SIM Bab-01 Pengantar Sistem Informasi Berbasis Komputer

M a t e r i

Drs. Chairul Amsal

Sistem Informasi Manajemen

Halaman 1

M a t e r i

Bagian Satu : Komputer sebagai Sistem Informasi Organisasi Bab 1 : Pengantar Sistem Informasi Berbasis Komputer Bab 2 : Menggunakan Teknologi Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif Bab 3 : Menggunakan Teknologi Informasi untuk Ikut Serta Dalam Perdagangan Melalui Jaringan Elektronika Bagian Dua : Fokus Mutakhir dalam Penggunaan Sistem Informasi Informasi Bab 4 : Penggunaan Komputer di Pasar Internasional Bab 5 : Implikasi Etis dari Teknologi Informasi Bagian Tiga : Teori dan Metodologi Sistem Bab 6 : Model Sistem Umum Perusahaan Bab 7 : Pendekatan Sistem Bab 8 : Metodologi Siklus Hidup Sistem Bagian Empat : Komputer Sebagai Alat Pemecahan Masalah Bab 9 : Dasar-Dasar Pemrosesan Komputer DasarDasar-Dasar Bab 10 : Database dan Sistem Manajemen Database Bab 11 : Komunikasi DataDrs. Chairul Amsal Sistem Informasi Manajemen Halaman 2

1

M a t e r i

Pengantar Sistem Informasi Berbasis KomputerMateri pada bab ini: ini: 1. Manajemen Informasi 2. Perhatian pada manajemen informasi 3. Siapakah para pemakai 4. Manajer dan sistem 5. Data versus informasi 6. Evolusi sistem Informasi berbasis komputer 7. Suatu model sistem informasi berbasis komputer 8. Suatu contoh sistem informasi manajemen 9. Organisasi jasa informasi 10. Kecenderungan menuju end user komputing 11. Menjustifikasi CBIS 12. Mencapai CBIS 13. Mengelola CBIS 14. Menempatkan CBIS dalam konteksDrs. Chairul Amsal Sistem Informasi Manajemen Halaman 3

1.1. Manajemen Informasi Kenapa diperlukan Manajemen Informasi ? Jawabannya adalah : Ketika operasi meningkat dengan ratus ribuan pekerja yang tersebar di wilayah yang luas, maka manajer tidak bisa mengandalkan pengamatan, tetapi harus lebih mengandalkan Informasi. Kecenderungan ini menjadikan manajer menganggap informasi adalah sumberdaya mereka yang paling berharga Jenis-jenis sumber daya utama :Manusia Material Mesin (fasilitas&energi) Uang Informasi Sumber daya fisik

Sumber daya konseptual

Tugas utama manajer adalah mengelola sumberdaya dengan efektifDrs. Chairul Amsal Sistem Informasi Manajemen Halaman 4

2

Manajemen Sumberdaya fisik, Sumberdaya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan, memaksimalkan penggunaannya, menimalkan waktu yang terbuang, menjaga agar berfungsi pada efesiensi puncak, akhirnya mengganti apabila kritis sebelum tidak menjadi efesien atau usang Manajemen Sumberdaya informasi, informasi Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna, informasi diterima oleh orang yang layak, tepat waktu, mengupdate informasi. Aktifitas memperoleh informasi, menggunakan seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut manajemen informasiDrs. Chairul Amsal Sistem Informasi Manajemen Halaman 5

1.2. Perhatian pada Manajemen Informasi 1. Aktifitas bisnis semakin rumit Pengaruh ekonomi internasional Persaingan dunia Meningkatnya kerumitan teknologi Batas waktu yang semakin singkat Kendala-kendala sosial 2. Kemampuan komputer yang semakin baik

Drs. Chairul Amsal


Halaman 6

3

1.3. Siapakah para pemakai Didalam Perusahaan : Manajer Non Manajer Staff Ahli atau orang2 yang berada dalam lingkungan perusahaan Diluar Perusahaan : Pelanggan (penerima faktur dan laporan) Pemegang saham (deviden) Pemerintah (menerima laporan pajak) Dalam pembahasan selanjutnya adalah penekanan penggunaan oleh manajer, alasannya agar kita bisa menggunakan sumberdaya komputer perusahaan.Drs. Chairul Amsal Sistem Informasi Manajemen Halaman 7

Dimana para manajer ditemukan 1. Tingkatan Manajemen : Manajer pada puncak hirarki organisasi, direktur, wakil direktur. Disebut juga tingkat perencanaan strategis 2. Bidang Fungsional : Tiga bidang fungsional yang tradisional perusahaan adalah pemasaran, manufaktur dan keuangan Dua bidang bidang tambahan yang menjadi penting adalah sumberdaya manusia dan jasa informasi

Drs. Chairul Amsal


Halaman 8

4

Managers Can Be Found on All Levels and in All Functional Areas of the FirmStrategic planning level Management Control Level

Operational Control LevelFinance Function Human Resources Function Information Manufacturing Services Function Function Marketing Function

Drs. Chairul Amsal


Halaman 9

What Managers do -Fayols FunctionsStrategicPlanning Level

ManagementControl Level

OperationalControl Level

PlanDirectControl

OrganizePlanControlStaffOrganize

Direct

Staff Organize

Control

StaffPlan

Direct

Drs. Chairul Amsal


Halaman 10

5

Apa yang dilakukan para manajer : 1. Fungsi Manajemen : pada tahun 1914 Henri Fayol seorang ahli teori manajemen menyatakan bahwa manajer menjalankan lima fungsi-fungsi manajemen yang utama; Planning, organizing, staffing directing dan controlling 2. Peran Manajerial : 25 tahun terakhir gagasan peran manajerial (managerial roles) telah menjadi populer dengan alasan oleh Henry Mintzberg, profesor pada McGill University, Kanada, menganggap bahwa fungsifungsi Fayol tidak memberikan gambaran menyeluruh. Ia mengembangkan kerangka kerja yang terdiri dari Sepuluh Peran Manajerial

Drs. Chairul Amsal


Halaman 11

What Managers do (Mintzbergs Roles)Interpersonal roles Figurehead Leader Liaison Informational roles Monitor Disseminator SpokespersonDrs. Chairul Amsal

Decisional roles Entrepreneur Disturbance handler Resource allocator Negotiator


Halaman 12

6

1. Peran Antar Pribadi (Interpersonal Roles) : a. Peran tokoh (figurehead) b. Peran pemimpin (leader) c. Peran penghubung (liaison) 2. Peran Informasional (Informational Roles) a. Peran pemantau (monitor) b. Peran penyebar (disseminator) c. Peran juru bicara (spokesperson) 3. Peran Pengambilan Keputusan (Decision Making Roles) a. Peran wirausahawan (entrepreneur) b. Peran pereda gangguan (disturbance handler) c. Peran pengalokasi sumber daya (resource allocator) d. Peran perunding (negotiator)Drs. Chairul Amsal Sistem Informasi Manajemen Halaman 13

Keahlian Manajemen Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi yang terutama : 1. Keahlian Komunikasi : Keahlian manajer berkomunikasi dalam bentuk lisan dan tertulis untuk

2. Keahlian Pemecahan Masalah : Defenisi pemecahan masalah (problem solving) merupakan semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalahan

Drs. Chairul Amsal


Halaman 14

7

Pengetahuan Manajemen Istilah mengerti (literacy) menggambarkan dua jenis pengetahuan yang merupakan kunci untuk menggunakan komputer. Idealnya Manajer harus mengerti komputer dan informasi 1. Mengerti Komputer (Computer literacy) : Mencakup (Computer literacy) pengetahuan istilah-istilah komputer, pemahaman keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer 2. Mengerti Informasi (Information literacy) : meliputi (Information literacy) pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap proses pemecahan masalah. Dimana informasi diperoleh dan bagaimana berbagi informasi dengan orang lainDrs. Chairul Amsal Sistem Informasi Manajemen Halaman 15

Problem Solving Information Comes in Many FormsInternal Sources External Sources Written MediaScheduled Meetings Letters & MemosNoncomputer reports

Oral MediaVoice MailUnscheduled Meetings

Electronic mail

Computer Reports

Problem SolvingDrs. Chairul Amsal Sistem Informasi Manajemen Halaman 16

Business Meals

Periodicals

Telephone

Tours

8

1.4. Manajer dan Sistem Sistem : Adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem Lingkaran terbuka (open-loop system) : Suatu (opensystem) sistem tanpa elemen mekanisme pengendalian, lingkaran umpan balik dan tujuan

Input

Transformation

Output

Drs. Chairul Amsal


Halaman 17

Sistem Lingkaran tertutup (closed-loop system) : Suatu (closedsystem) sistem dengan tiga elemen pengendalian; mekanisme pengendalian, lingkaran umpan balik dan tujuan

Objectives

Control mechanism

Input

Transformation

Output

Drs. Chairul Amsal


Halaman 18

9

Subsistem : Adalah sistem yang berada didalam suatu sistem, berarti sistem yang berada lebih dari satu tingkat Supersistem : Apabila suatu sistem merupakan bagian dari suatu sistem yang lebih besar Sistem Bisnis : Manajer merupakan elemen pengendalian sistem, menjaga sistem agar terus berjalan dan bergerak menuju tujuannya. Seperti pada semua sistem, sistem perusahaan berada dalam satu atau lebih dari masyarakat bisnis

Drs. Chairul Amsal


Halaman 19

Perusahaan adalah sub sistem dalam sistem yang lebih besar

Masyarakat Keuangan Perusahaan Assuransi KPR Bank Nasional

Masyarakat Bisnis Lainnya

Bank-Bank Lainnya

Asosiasi Simpan pinjam

Organisasi Bisnis Lainnya

Masyarakat Lokal

Pendidikan, Mesjid, Gereja dll

Drs. Chairul Amsal


Halaman 20

10

Sistem fisik dan Sistem Konseptual : Perusahaan bisnis merupakan suatu sistem fisik yang terdiri dari sejumlah sumberdaya fisik. Sebaliknya suatu sistem konseptual adalah sistem yang menggunakan sumberdaya konseptual (informasi dan data) yang mewakili suatu sistem fisik. Sistem konseptual umumnya adalah sebagai citra mental dari pikiran manajer berupa angka-angka atau tulisan pada selembar kertas atau dalam bentuk media elektronik dalam media penyimpanan komputer Komputer adalah suatu sistem fisik, data dan informasi yang tersimpan didalamnya merupakan sistem konseptual yang mewakili satu atau lebih sistem fisik. Sistem Fisik penting karena keberadaannya, Sistem Konseptual penting karena penggambarannya atas sistem fisik.Drs. Chairul Amsal Sistem Informasi Manajemen Halaman 21

Pentingnya Suatu Pandangan Sistem : Suatu pandangan sistem (systems view) adalah melihat operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas. Pandangan sistem ini adalah : Mencegah manajer tersesat dalam kerumitan struktur organisasi dan rincian pekerjaan Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik Menekanan pentingnya kerja sama dari semua bagian dalam organisasi Mengakui keterikatan organisasi dengan lingkungannya Memberi penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutupDrs. Chairul Amsal Sistem Informasi Manajemen Halaman 22

11

1.5. Data Versus Informasi Data dan informasi termasuk dalam pengelompokkan jenis-jenis sumberdaya, namun keduanya tidak sama. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi (Information processor). Pengolah informasi merupakan salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat berupa elemen komputer dan elemen non komputer atau kombinasi keduanyaDrs. Chairul Amsal Sistem Informasi Manajemen Halaman 23

1.6. Evolusi sistem Informasi berbasis komputerPerkembangan (evolusi) Sistem Informasi Berbasis Komputer Perkembangan (evolusi) Sistem Informasi Berbasis Komputer

SMDB/DBMS

SPK/DSS ES/SP SIS/SIS

1950

1960 EDP/SPT MIS/SIM

1970 OIS/SIP/OA

1980 EIS/SIE

1990 e-Business

2005

Drs. Chairul Amsal


Halaman 24

12

Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam bidang bisnis terfokus pada data. Kemudian penekanan pada informasi dan pendukung keputusan, sekarang komunikasi dan konsultasi mendapat perhatian paling besar Fokus awal pada data : Separuh pertama abad 20 saat punched card dan keydriven bookkeeping machines berada pada masa jayanya, perusahaan-perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya dan komputer pada generasi pertama terbatas pada aplikasi akuntansiDrs. Chairul Amsal Sistem Informasi Manajemen Halaman 25

Fokus baru pada informasi : Pada tahun 1964 diperkenalkan satu generasi alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer, komputer baru ini menggunakan sirkuit kepingan silikon yang memungkinkan daya pemrosesan lebih banyak untuk komputer peralatan setiap sebagai baru rupiahnya. Sistem Konsep Informasi SIM penggunaan mendukung dengan besarDrs. Chairul Amsal Sistem Informasi Manajemen Halaman 26

Manajemen dipromosikan oleh pembuat komputer untuk tersebut. Konsep menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini diterima oleh banyak perusahaan

13

Fokus revisi pada pendukung keputusan : Ilmuwan informasi Michael S. Scott Morton G Anthony Gorry dan Peter G.W. Keen pada Massachusetts Institute of Technologi (MIT) menformulasikan pendekatan yang berbeda dengan konsep mereka yang disebut Sistem Pendukung Keputusan (decision support system) atau DSS. Dengan dasar teori DSS kita memandang sistem Informasi manajemen (SIM) sebagai sistem penghasil informasi yang mendukung sekelompok manajer yang mewakili suatu unit organisasi seperti suatu tingkat manajemen atau suatu bidang fungsional yang digunakan untuk mendukung keputusan merekaDrs. Chairul Amsal Sistem Informasi Manajemen Halaman 27

Fokus sekarang pada komunikasi : Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain yaitu otomatisasi kantor (office automation) dan atau OA yang memudahkan diantara komunikasi meningkatkan produktifitas

manajer dan pekerja kantor. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh (teleconferencing), voice mail, dan desktop publishing. Digunakan istilah kantor virtual (virtual office) untuk menggambarkan semua aplikasi otomatisasi kantor

Drs. Chairul Amsal


Halaman 28

14

Fokus potensial pada Konsultasi : Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan (artificial intelegence) atau AI bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI adalah sistem pakar (expert system) atau ES yang merupakan sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem pakar dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan yang sama yang diberikan oleh seorang konsultan manajemenDrs. Chairul Amsal Sistem Informasi Manajemen Halaman 29

1.7. Suatu Model Sistem Informasi Berbasis Komputer (Computer Based Information System CBIS-) CBISComputer-based ComputerInformation System

(CBIS) ProblemAccounting Information System

Decisions

Information

Management Information System Decision Support Systems

Problem Solution

The Virtual Office Knowledge-based KnowledgeSystems

Drs. Chairul Amsal


Halaman 30

15

1.8. Suatu contoh Sistem Informasi Manajemen Program-program komputer yang mempersiapkan output ini adalah suatu contoh Sistem Informasi Manajemen. Organisasi jasa informasi di suatu perusahaan menciptakan SIM untuk membantu manajemen memecahkan masalahPengelola Database

Pemakai

Analis Sistem

Programer

Operator

Komputer

Spesialis JaringanDrs. Chairul Amsal Sistem Informasi Manajemen Halaman 31

1.9. Organisasi Jasa Informasi Praktek yang ada sekarang adalah membentuk bagian komputer sebagai suatu kesatuan organisasional utama tersendiri yang dipimpin oleh seorang wakil direktur Para spesialis informasi : Adalah istilah untuk menggambarkan pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggungjawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer

Drs. Chairul Amsal


Halaman 32

16

Lima golongan utama spesialis informasi : 1. Analis sistem, adalah pakar dalam mendefenisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah 2. Pengelola Database, menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Database, adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali 3. Spesialis jaringan, menggabungkan keahlian bidang komputer dan komunikasi 4. Programmer, membuat kode-kode instruksi yang memerintahkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai 5. Operator, mengoperasikan komputer, memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan hard disk, disket dan tape

Drs. Chairul Amsal


Halaman 33

1.10. Kecenderungan menuju end user computing Pendekatan yang dijelaskan sebelumnya adalah pendekatan tradisional, cara sistem tersebut dikembangkan sejak tahun 1950-an, 60-an dan 70-an. Pada akhir tahun 1970 dimulai suatu kecenderungan yang berpengaruh pada penggunaan komputer. Kecenderungan ini adalah peningkatan minat pemakai untuk mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri, nama yang dipakai untuk situasi ini adalah end user computing. End User sinonim dengan pemakai, jadi end user computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai

Drs. Chairul Amsal


Halaman 34

17

End User Computing didorong oleh: 1. Peningkatan pengetahuan tentang komputer, sejak tahun 1980-an dampak dari program-program pendidikan komputer di tingkat universitas sangat terasa. Berbagai tingkatan manajemen terutama ditingkat bawah mulai diisi oleh orang-orang yang menguasai komputer dengan baik 2. Antrian jasa informasi, spesialis informasi terlalu banyak pekerjaan, sehingga unit jasa informasi tidak bisa melayani pemakai, sehingga harus menunggu dua atau tiga tahun. 3. Perangkat keras yang murah, pada periode yang sama pasar dibanjiri komputer mikro yang murah 4. Perangkat lunak jadi, Perusahaan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak(software) keduanya memproduksi perangkat lunak yang mampu melaksanakan tugas-tugas akuntansi dasar dan menyediakan informasi untuk pengambil keputusanDrs. Chairul Amsal Sistem Informasi Manajemen Halaman 35

Peran spesialis informasi dalam End user Computing : Dalam banyak kasus, pemakai akan bekerja dengan para spesialis informasi bersama-sama mengembangkan bersamasistem. Konsep EUC menyebabkan para spesialis akan lebih banyak peran konsultasi Rantai komunikasi End user Computing : Pemakai mengandalkan para spesialis informasi untuk dukungan hingga tingkat tertentu Spesialis Spesialis Informasi Informasi Pemakai Pemakai

Komputer KomputerDrs. Chairul Amsal Sistem Informasi Manajemen Halaman 36

18

1.11 Menjustifikasi CBIS Perusahaan-perusahaan mencoba menjustifikasi

komputer mereka berdasarkan biaya tenaga administrasi (clerical cost) yang digantikan. Pegawai kecil kehilangan pekerjaan atau memecat pekerja yang telah digantikan oleh komputer. Menjustifikasi Computer Based

Information System (CBIS) adalah dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subjektif, adalah langkah kunci dalam mencapai sumber daya berharga ini

Drs. Chairul Amsal


Halaman 37

1.12. Mencapai CBIS Dalam beberapa hal, tiap sub sistem dari Computer Based Information System (CBIS) menyerupai suatu organisme hidup, lahir, bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusioner ini disebut dengan siklus kehidupan sistem (system life cycle SLC) terdiri dari tahap-tahap sebagai berikut : - Perencanaan - Analisis - Rancangan - Penerapan - Pengunaan Siklus ini mungkin hanya berlangsung beberapa bulan atau beberapa tahun. Sifat dinamis bisnis akan melampaui kemampuan sistem informasi dengan demikian sistem informasi itu harus diperbaharui mengikuti perkembangan bisnisDrs. Chairul Amsal Sistem Informasi Manajemen Halaman 38

19

Achieving the CBIS

Drs. Chairul Amsal


Halaman 39

1.13. Mengelola CBISTanggungjawab pengelolaan Computer Based Information System (CBIS) adalah manajer. Tanggungjawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap demi tahap yang diberikan para spesialis informasi dapat digambarkan sebagai berikut : Phase Manager Information Specialist

Planning Analysis Design Implementation

Define problem Control Control Control ControlSistem Informasi Manajemen

Support System Study Design system Implement system Make availableHalaman 40

UseDrs. Chairul Amsal

20

1.14. Menempatkan CBIS dalam konteks Manajer sekarang tidak banyak pilihan mengenai penggunaan komputer. Pertanyaannya bukan lagi soal menggunakannya atau tidak, tapi seberapa ekstensif menggunakannya. Sebagian besar perusahaan telah menjadi sepenuhnya tergantung pada sistem pengolahan data berbasis komputer

Drs. Chairul Amsal


Halaman 41

THANKYOU FOR YOUR ATTENTION

Drs. Chairul Amsal


Halaman 42

21

Documents

SIM Bab-01 Pengantar Sistem Informasi Berbasis Komputer