SharePoint kasutusjuhend Keila Kool

Keila Kooli sisemiseks kasutuseks

Koostatud Primend OÜ poolt

August 2019

1

Sisukord

Sisukord ............................................................................................................................................................................. 1

1. Navigatsioon ............................................................................................................................................................. 2

1.1. Peasait ja alamsaidid ......................................................................................................................................... 2

1.2. Otsing ................................................................................................................................................................ 3

1.2.1. Otsing kogu saidil ...................................................................................................................................... 3

1.2.2. Kaustapõhine otsing .................................................................................................................................. 3

2. Dokumendikeskuste sünkroniseerimine ................................................................................................................... 4

2.1. Kaustade sünkroniseerimine ............................................................................................................................. 4

2.2. Varundatud failide vabastamine ....................................................................................................................... 5

2.3. Sünkroniseerimise staatused ............................................................................................................................ 6

3. Sisu haldamine .......................................................................................................................................................... 7

3.1. Kausta loomine ................................................................................................................................................. 7

3.2. Olemasoleva kausta kustutamine või muutmine ............................................................................................. 8

3.3. Kausta asukoha muutmine ............................................................................................................................... 8

4. Dokumendihaldus ..................................................................................................................................................... 9

4.1. Dokumentide tõstmine SharePointi .................................................................................................................. 9

4.2. Dokumendi kustutamine ................................................................................................................................... 9

4.3. Uue dokumendi loomine ................................................................................................................................ 10

4.4. Kustutatud dokumendi taastamine ................................................................................................................ 11

4.5. Dokumentide check in ja check out ................................................................................................................ 12

4.6. Dokumendi teavituse seadmine ..................................................................................................................... 13

4.7. Dokumentide versiooniajalugu ....................................................................................................................... 13

5. Ligipääsu ja õiguste haldamine ............................................................................................................................... 16

5.1. Kasutajagrupid ja õigused ............................................................................................................................... 16

5.2. Dokumendile ligipääsu ülevaade .................................................................................................................... 16

2

1. Navigatsioon

1.1. Peasait ja alamsaidid

Keila Kooli SharePoint keskkond koosneb neljast saidist, kuhu saab navigeerida ülemisel menüüribal asuvate

linkide kaudu:

1. Keila koolide ühine siseveeb: https://keilakool.sharepoint.com/sites/siseveeb

2. Keila Kooli dokumendikeskus: https://keilakool.sharepoint.com/sites/Keilakool

3. Keila Põhikooli dokumendikeskus: https://keilakool.sharepoint.com/sites/Keilapohikool

4. Keila koolide ühine pildi- ja videopank: https://keilakool.sharepoint.com/sites/Materjalid

https://keilakool.sharepoint.com/sites/siseveebhttps://keilakool.sharepoint.com/sites/Keilakoolhttps://keilakool.sharepoint.com/sites/Keilapohikoolhttps://keilakool.sharepoint.com/sites/Materjalid

3

1.2. Otsing

Igat saidil asuvat faili on võimalik leida osalist või täielikku nimeotsingut kasutades.

1.2.1. Otsing kogu saidil

Otsinguks kasutage ekraani paremal ülaservas asuvat otsingulahtrit.

1.2.2. Kaustapõhine otsing

Faile on võimalik otsida kaustapõhiselt. Selleks tuleb navigeerida vastavasse kausta ning kasutada otsinguks lehe

vasakul servas kaustapuu kohal olevat otsinguvälja.

4

2. Dokumendikeskuste sünkroniseerimine

SharePointi dokumendikeskuseid või kaustasid on võimalik sünkroniseerida oma arvutiga, et kaustad ja

dokumendid oleksid kasutatavad arvuti töölaualt File Exploreri abil.

2.1. Kaustade sünkroniseerimine

Kausta sünkroniseerimiseks toimi järgnevalt:

• Veendu, et sul on viimane versioon OneDrive aplikatsioonist arvutisse laetud. Viimase versiooni saab alla

laadida siit: https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=248256

• Mine brauseriga oma ettevõtte SharePoint keskkonda ja logi sisse.

• Vali soovitud kaust ja kliki menüüribal Sync:

https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=248256

5

• Avanevas aknas vajutage Click on „Open Microsoft OneDrive“:

• Avage oma arvutis File Explorer. Sünkroniseeritud kaust on ilmunud vasakule Mainor AS nimelise SharePointi

jaotise alla. Kõik sünkroniseeritavad kaustad ilmuvad sellesse jaotisesse.

• Kui soovite olemasolevaid dokumente SharePointi kopeerida, lohistage need sobivasse sünkroniseeritud

SharePointi kausta.

2.2. Varundatud failide vabastamine

Peale failide sünkroniseerimist oma arvutisse, kontrollige nende staatust, et valida kõige optimaalsem

sünkroniseerimise vorm.

Arvutisse varundatud failid on soovitatav vabastada, et need asuksid vaid SharePointi pilveruumis ning ei

kasutaks ülemääraselt arvuti mälumahtu.

6

Failide vabastamiseks toimi järgnevalt:

• Tehke parem klikk valitud kaustal või dokumendil ning valige Clear space:

2.3. Sünkroniseerimise staatused

Sinise piirjoonega pilve sümbol dokumendi järel tähendab, et fail asub pilves ning on avatav vaid

internetiühenduse korral. Pilves asuvad dokumendid ei kasuta arvuti mälumahtu.

Avades pilves asuva dokumendi, laetakse see alla ja see on seejärel seadmest ka internetiühenduse puudumisel

avatav. Kui on tarvis seadmes mälumahtu vabastada, saab alla laetud dokumendid seadmest vabastada.

Faile saab ka ise alla laetuteks määrata. Sellised dokumendid kasutavad arvuti mälumahtu, aga on ka

internetiühenduse puudumisel kätte saadavad.

Tabaluku ikoon kuvatakse dokumentidel, mille seaded ei luba seda sünkroniseerida. Sünkroniseerimise

piirangutest saab lähemalt lugeda sellest artiklist.

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=872509

7

3. Sisu haldamine

3.1. Kausta loomine

Kaustade loomiseks peab kasutajal olema piisav õigus.

Loodud uue kausta ligipääsuõigused pärinevad ülemkaustalt. Kui loodava kausta õigused peaksid ülemkausta

omadest erinema, tuleb kontakteeruda vastutava administraatoriga.

Toimi järgnevalt:

• Mine asukohta, kuhu soovid uut kausta luua.

• Kliki New ja seejärel Folder.

• Sisesta soovitav kausta nimi ning vajuta Create.

8

3.2. Olemasoleva kausta kustutamine või muutmine

Kustutades kausta, kustutate ka kogu selles sisalduva sisu. Kausta nime muutmine ei mõjuta selle sisu.

Toimi järgnevalt:

• Valige soovitav kaust klikates kausta nimest vasakul asuval ringil.

• Klikake üleval menüüribal vastavalt soovile kas Delete või Rename.

• Nime muutes sisestage uus nimi ning klikake Save.

3.3. Kausta asukoha muutmine

Kausta liigutamiseks uude asukohta toimi järgnevalt:

• Valige liigutatav kaust klikates kausta nimest vasakul asuval ringil.

• Klikake menüüribal Move to.

• Valige sobiv uus asukoht ning vajutage Move.

9

4. Dokumendihaldus

4.1. Dokumentide tõstmine SharePointi

Dokumentide tõstmiseks SharePointi toimi järgnevalt:

• Minge asukohta, kuhu soovite dokumente tõsta.

• Klikake menüüribal Upload.

• Otsige avanevas aknas soovitud dokumendid ning vajutage Open.

4.2. Dokumendi kustutamine

Dokumendi kustutamiseks SharePointist toimige järgnevalt:

• Valige Kustutav kaust klikates kausta nimest vasakul asuval ringil.

• Klikake menüüribal Delete.

10

4.3. Uue dokumendi loomine

SharePointi veebiversioonis on võimalik luua kõige levinumaid Office dokumente.

Selleks toimige järgnevalt:

• Minge asukohta, kuhu soovite uue dokumendi luua.

• Klikake New ja seejärel valige sobiv dokumendi formaat.

• Dokumendi saate avanenud vaate ülaservas ümber nimetada.

11

4.4. Kustutatud dokumendi taastamine

SharePoint säilitab kustutatud dokumendid ja kaustad maksimaalselt 30 päeva. Selle aja jooksul on võimalik

kustutatud üksuseid taastada ning pärast 30 päeva määdumist enam mitte.

Kustutatud dokumendi taastamiseks toimige järgnevalt:

• Klikake lehe paremal üleval nurgas asuval Settings menüüikoonil ning valige Site contents.

• Avanenud vaate menüüriba paremal servas valige Recycle bin.

• Valige taastatav dokument või kaust vajutades selle nimest vasakul asuval ringil ning seejärel menüüribal

Restore.

12

4.5. Dokumentide check in ja check out

Dokumentidele on SharePointi keskkonnas võimalik teha check out, mis lukustab dokumendi muutmise teistele

kasutajatele. Dokumenti ei ole võimalik teistel muuta niikaua kuni kasutaja teeb dokumendile check in ja

dokumendi sellega vabastab.

Dokumendile check out tegemiseks toimi järgnevalt:

• Valige soovitud dokument klikates selle nimest vasakul asuval ringil.

• Klikake ülamenüü parempoolsel jätkuvalikul (kolm punkti) ning valige Check out.

Dokumendile check in tegemiseks toimi järgnevalt:

• Valige soovitud dokument klikates selle nimest vasakul asuval ringil.

• Klikake ülamenüü parempoolsel jätkuvalikul (kolm punkti) ning valige Check in, kui soovite tehtud

muudatused salvestada või Discard check out, kui soovite tehtud muudatustest loobuda.

13

4.6. Dokumendi teavituse seadmine

Dokumendis tehtud muudatustest on võimalik saada meili teel teavitusi.

Teavituse aktiveerimiseks toimi järgnevalt:

• Valige soovitud dokument klikates selle nimest vasakul asuval ringil.

• Klikake ülamenüü parempoolsel jätkuvalikul (kolm punkti) ning valige Alert me.

4.7. Dokumentide versiooniajalugu

SharePointi dokumendikeskustes on versiooniajalugu vaikeseadena kõigil dokumentidel lubatud.

Versiooniajalugu võimaldab jälgida dokumentidel tehtud muudatusi ning nende tegijaid.

Versiooniajaloo vaatamiseks toimi järgnevalt:

• Klikake dokumendi nimest paremal asuval jätkumenüül (kolm punkti) ning valige Version history.

14

• Saate avada dokumendi varasema versiooni klikates Modified tulbas asuval kuupäeval.

Varasema versiooni taastamiseks klikake kuupäeva paremal ilmuval noolel ning valige Restore.

Versiooniajaloo sätete muutmiseks toimige järgnevalt:

• Minge dokumendikeskusesse, mille sätteid soovite muuta ning klikake menüüriba paremal asuval

Settings ikoonil ja valige Library settings.

15

• Avanenud lehel valige Versioning Settings.

• Valige sobivad versioonihalduse sätted.

16

5. Ligipääsu ja õiguste haldamine

5.1. Kasutajagrupid ja õigused

SharePointi kasutajana on teid määratud ühte või mitmesse kasutajagruppi, mis tagab teile ligipääsu ühte või

mitmesse dokumendikeskusesse ja kausta. Ligipääs võib olla nii muutmisõigusega, mis võimaldab dokumentide

sisu muuta ja uusi dokumente ning kaustu luua kui vaatamisõigusega, mis võimaldab vaid olemasolevat sisu

vaadata.

5.2. Dokumendile ligipääsu ülevaade

Kui soovite näha kellel on dokumendile või kaustale ligipääs, toimige järgnevalt:

• Valige soovitud dokument klikates selle nimest vasakul asuval ringil.

• Klikake menüüriba paremal asuval „i“ tähisel.

• Avanevas aknas on näha kasutajagrupid ja isikud, kellel on valitud dokumendile või kaustale ligipääs.