Sekretaris - kc.umn.ac.id

28

Bidang Ekonomi Kreatif

Rossmawati

Seksi Seni dan Budaya

Ernawati

Seksi Media Desain dan Iptek

Ferry Lina

Seni Kerjasama dan Fasilitasi

Nassrulloh

Magang/Penulis

Satria Afriawan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung

BAB III

PELAKSANAAN KERJA MAGANG

3.1 Kedudukan dan Koordinasi

Sumber: Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung, 2020

Sekretaris

Sub Bagian Penyusunan

Program Informasi

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Sukartoro

Magang/Penulis

Satria Afriawan

Sub Bagian Keuangan dan Aset

29

Selama praktek kerja magang di Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung, penulis

merupakan bagian dari dua Bidang yaitu Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di

bawah bidang sekretariat dan Bidang Ekonomi Kreatif.

Bidang Sub Bagian Umum dan Kepegawaian adalah sebuah bidang yang menjalani

tugas:

1. Menyusun perencanaan program Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD

2. Melakukan pengelolaan dan pelaporan administrasi umum yang meliputi

pengelolaan naskah dinas, penataan kearsipan dinas, melaksanakan urusan

kedinasan, pengadaan dan perawatan sarana dan prasarana,urusan hukum dan

menyiapkan rapat dinas;

3. Melakukan pengelolaan dan pelaporan administrasi kepegawaian yang meliputi

kegiatan penyiapan bahan penyusunan rencana kebutuhan pegawai, mutasi,

disiplin, pengembangan pegawai dan kesejahteraan pegawai;

4. Menyiapkan bahan laporan, monitoring, evaluasi, dan Pelaporan pelaksanaan

tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;

5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Bidang Ekonomi kreatif mempunyai tugas;

Menyusun dan menyiapkan perencanaan program, perumusan standar kebijakan di

bidang ekonomi kreatif berbasis media, desain, iptek, seni, budaya, dan pengembangan

serta fasilitasi sumber daya alam, manusia, dan budaya.

3.2 Tugas yang Dilakukan

3.2.1 Tugas Utama dan Tugas Tambahan

Berikut adalah tabel yang berisi pekerjaan-pekerjaan yang penulis lakukan sebagai

utama:

30

No Tugas Utama yang Dilakukan Koordinasi

1. Melakukan Analisis Jabatan. Kepala Sub Bagian

Umum dan Kepegawaian

(Bapak Sukartoro) & Staff

(Ibu Nova).

2. Menginput data perencanaan dalam reformasi

birokrasi yang dilakukan dinas untuk

menentukan kinerja dari aparatur sipil negara.

Sekretaris Jenderal &

Kepala Sub Bagian


(Bapak Dirman, dan

Bapak Sukartoro).

3. Membuat Surat Penerimaan Anak Magang. Kepala Sub Bagian


(Bapak Sukartoro).

4. Membuat Pengaturan Jam Kerja ASN dalam

Penerapan PSBB.

Kepala Sub Bagian


(Bapak Sukartoro) & Staf

(Ibu Nova).

Tabel 3.1 Tugas Utama

Sumber: Data Penulis, 2020

Berikut adalah tabel yang berisi pekerjaan-pekerjaan yang penulis lakukan sebagai

tugas tambahan:

No Pekerjaan Tambahan yang dilakukan Koordinasi

1 Monitoring Kegiatan Unit Usaha Sekretaris Jenderal dan

Kepala Seksi Ekonomi

Kreatif ( Bapak Dirman dan

Bapak Nassruloh )

2 Peresmian UMKM Kepala Bidang dan Staf

Ekonomi Kreatif ( Ibu

Rossmawati dan Staf )

31

3 Menerima tamu kunjungan dari unit usaha Kabid Kelembagaan dan

staff ( Ibu Hellina dan staf)

4 Membuat data produk layanan Kasubag Umum

Kepegawaian dan Staf

(Bapak Sukartoro dan staf)

Tabel 3.2 Tugas Tambahan


3.3 Uraian Tugas Dalam Pelaksanaan Kerja Magang

3.3.1 Proses Pelaksanaan Tugas Utama

1. Melakukan Analisis Jabatan.

Penulis ditugaskan untuk membantu Kasubag Umum Kepegawaian yaitu Bapak

Sukartoro dalam melakukan analisis jabatan di Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung,

hal ini dilakukan dengan adanya Peraturan Menteri Pendayaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi Republik Indonesia. Analisis jabatan dengan tujuan agar sumber

daya manusia aparatur dan ketatalaksanaan serta membangun aparatur negara agar

mampu mengemban misi, tugas, dan fungsi serta peranannya masing-masing secara

bersih, efektif, dan efisien, dalam rangka meningkatkan pelayanan publik yang lebih

baik.

Dalam hal ini penulis ditugaskan untuk melakukan analisis jabatan sebagai berikut:

1. Mengumpulkan data referensi mengenai jabatan, tugas pegawai. Penulis ditugaskan

oleh Kepala Bagian Umum dan Kepegewaian yaitu Bapak Sukartoro untuk

membantu melakukan analisis jabatan dengan cara meminta data referensi

mengenai data jabatan, tugas dari pegawai untuk dikumpulkan dari beberapa bidang

yang ada di Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung.

2. Kemudian setelah mendapatkan data referensi mengenai jabatan, pekerjaan, dan

lainnya dari beberapa bidang kemudian dilakukan pemetaan jabatan dan tugas dari

Aparatur Sipil Negara, setelah itu penulis akan memberikan hasil analisis pekerjaan

dan jabatan yang telah penulis susun kepada Kepala Bagian Umum Kepegawaian

lalu diteruskan ke Kepala Dinas.

32

3. Setelah hasil diterima maka akan diperiksa kembali oleh Kepala Dinas dan Kepala

Bagian Umum Kepegawaian mengenai analisis jabatan yang telah penulis lakukan

untuk diketahui sudah sesuai atau belum dengan prosedur dari pedoman Peraturan

Menteri, serta beliau juga akan membuat tambahan apa saja yang kurang dari hasil

analisis jabatan tersebut. Setelah diperbaiki oleh beliau dan staf nya kemudian data

analisis jabatan tersebut diberikan ke kantor pemerintah kota pusat bagian

organisasi untuk pengajuan mengenai analisis jabatan dan beban kerja yang sudah

dilakukan di Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung.

Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020

Gambar 3.3.1 Data Analisis Jabatan 2020


33






34





35



36





37



38

2. Membantu menginput data rencana aksi reformasi birokrasi dari Dinas

Pariwisata Kota Bandar Lampung untuk menentukan kinerja Aparatur Sipil

Negara.

Penulis ditugaskan untuk membantu menginput data yang sudah diberikan oleh

atasan untuk Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung. Penulis melakukan input data

dengan cara memasukan beberapa data mengenai program, indikator kinerja, mitra kerja

serta target output yang sudah ditentukan oleh atasan dinas yang terkait. Salah satu

program yang ditulis dalam rencana aksi reformasi birokrasi adalah meningkatkan

kualitas penetapan rencana kebutuhan pegawai sesuai dengan kebutuhan organisasi

dengan indikator kinerja yaitu tersedianya perencanaan kebutuhan pegawai sesuai

dengan kebutuhan organisasi. Selanjutnya untuk mengetahui aktivitasnya apa saja

adalah dengan pemutakhiran dokumen analisis beban kerja dari seluruh jabatan yang

diambil dari Badan Kepegawaian Daerah (BKD) bagian organisasi di pemerintahan

Kota Bandar Lampung.

Setelahnya penulis dan atasan menginput semua data kedalam rencana aksi

reformasi birokrasi ini yang bertujuan memperoleh sistem manajemen sumber daya

manusia yang mampu menghasilkan pegawai yang profesional. Dari hal rencana aksi

reformasi birokrasi ini maka bagian kepegawaian dari kedinasan ini dapat mengetahui

kebutuhan sumber daya manusia melalui beberapa tahapan evaluasi dan analisis,

kemudian perbaikan sistem manajemen sumber daya manusia aparatur menjadi lebih

baik di dalam birokrasi.

39


Gambar 3.3.12 Data Rencana Aksi Reformasi Birokrasi 2020



40



3. Membuat surat penerimaan anak magang baru di Dinas Pariwisata Kota

Bandar Lampung.

Penulis ditugaskan untuk membuat Surat Penerimaan Magang dan Surat Perintah

Tugas (SPT) untuk anak magang baru di Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung.

Penulis ditugaskan membuat surat penerimaan magang terkait untuk surat balasan bagi

mahasiswa yang akan diberikan ke kampus mereka yang menyatakan bahwa mereka

diterima magang di Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung. Kemudian penulis

membuat surat perintah tugas untuk mahasiswa magang yang baru yang bertujuan

penempatan mahasiswa tersebut di bidang mana mereka ditempatkan pada bagian di

bidang-bidang dalam Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung.


Gambar 3.3.14 Surat Perintah Tugas 2020

41





42

Sumber: Dinas Pariwisata, 2020

Gambar 3.3.17 Surat Keluar Balasan 2020

43

Gambar 3.3.18 Surat Keluar Balasan 2020


4. Membuat pengaturan waktu kerja selama diberlakukannya PSBB.

Penulis ditugaskan untuk membuat pengaturan jam kerja untuk pegawai di Dinas

Pariwisata Kota Bandar Lampung berkenaan dengan dilakukannya Pembatasan Sosial

Berskala Besar (PSBB) di Kota Bandar Lampung. Penulis diberitahukan oleh atasan

untuk membuat pengaturan jam kerja Pegawai Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung

dengan sistem shift yang dibagi menjadi dua dalam satu hari. Shift pertama yaitu

44

sebagian pegawai masuk pada pagi hari yaitu pukul 7.30 dan berakhir pada 11.30,

kemudian untuk shift yang kedua sebagian pegawai yang lain masuk siang hari pada

pukul 11.30 dan berakhir pada 15.30. Pengaturan shift ini diberlakukan untuk

menghindari penularan covid-19 yang disebabkan kerumunan ketika di dalam kantor,

maka dari itu agar lebih baik Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung melakukan sistem

kerja dengan shift.


Gambar 3.3.19 Data Jam Kerja Pegawai 2020

45


3.3.2 Proses Pelaksanaan Tugas Tambahan

1. Monitoring Kegiatan Usaha

Dalam pekerjaan tambahan yang diberikan kepada penulis ini, penulis diarahkan

untuk ikut menjalani tugas monitoring kegiatan usaha di area Kota Bandar Lampung.

Bapak Dirman selaku Sekretaris Jenderal dan Bapak Nasrulloh selaku Kasi Ekonomi

Kreatif mengajak penulis untuk ikut dalam tugas monitoring kegiatan usaha pariwisata

di Kota Bandar Lampung. Kegiatan monitoring ini bertujuan untuk memantau apakah

tempat usaha pariwisata di Kota Bandar Lampung ini sudah mematuhi protocol

kesehatan yang sudah di atur kebijakannya oleh pemerintah. Penulis melakukan

ditugaskan untuk memfoto, dan mencatat tempat usaha mana yang sudah menjalani

protokol kesehatan dan mana yang belum menjalaninya. Kemudian catatan yang sudah

penulis buat tersebut, penulis ditugaskan untuk membuat laporan monitoring terkait

SOP protokol kesehatan, kemudian laporan monitoring tersebut digunakan sebagai

acuan bagi Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung untuk mengeluarkan surat

peringatan jika pelaku kegiatan usaha pariwisata tidak mematuhi protokol setelah

diingatkan.

Gambar 3.3.20 Data Jam Kerja Pegawai 2020

46


Gambar 3.3.21 Laporan Hasil Monitoring 2020

47


Gambar 3.3.22 Laporan Hasil Monitoring 2020

48

2. Peresmian UMKM

Penulis ditugaskan untuk ikut membantu Bidang Ekonomi Kreatif mewakili Dinas

Pariwisata Kota Bandar Lampung dalam menghadiri peresmian salah satu UMKM di

Kota Bandar Lampung yang juga dihadiri oleh Wali Kota Bandar Lampung. Penulis

ditugaskan untuk mendokumentasikan dan mencatat segala kebutuhan informasi yang

ada saat peresmian UMKM tersebut.

Gambar 3.3.23 Peresmian UMKM 2020


49


Gambar 3.3.24 Peresmian UMKM 2020

50

3. Menerima Tamu dari Unit Usaha

Dalam pekerjaan tambahan yang diberikan kepada penulis kali ini, penulis diikut

tugaskan oleh Ibu Helv dalam penerimaan tamu unit usaha yang bernama Nujek.

Penulis menerima tamu, kemudian penulis mempersiapkan audiensi yang hadir dalam

ruang rapat untuk mendengarkan unit usaha Nujek tersebut mempresentasikan

bisnisnya. Selama presentasi berlangsung penulis membuat pertanyaan yang pada di

akhir sesi nanti untuk ditanyakan kepada Nujek tentang kegiatan usahanya. Kemudian

penulis ditugaskan untuk mencatat poin penting dari presentasi tersebut untuk diberikan

kepada Ibu Helv agar dapat mengetahui apa saja yang dibutuhkan oleh pihak Nujek dari

Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung dalam proses bisnisnya.


Gambar 3.3.25 Tamu Unit Usaha Nujek 2020

51


4. Membuat Data Produk Layanan Perizinan dan Non Perizinan

Untuk pekerjaan tambahan yang diberikan kepada penulis ini, penulis ditugaskan

oleh Pak Sukartoro untuk membantu membuat data layanan perizinan dan non perizinan

untuk program penilaian kepatuhan standar pelayanan publik. Penulis membuat form

yang akan diisi oleh data yang berupa produk layanan dari bidang-bidang usaha yang

dinaungi oleh Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung. Data-data bidang usaha yang

dimasukan penulis kedalam form tersebut kemudian nanti diberikan kepada pemerintah

pusat untuk dijadikan pertimbangan dalam penilaian apakah nanti mereka diberikan izin

atau tidak tergantung penilaian tersebut. Kemudian penulis juga ditugaskan untuk

memasukan prosedur pengolahan pengaduan yang ada di Dinas Pariwisata Kota Bandar

Lampung, jika ada pihak terkait yang ingin mengadukan tentang bidang usaha yang

tidak patuh sesuai standar pelayanan publik yang ada.

Gambar 3.3.26 Catatan Nujek 2020

52

Gambar 3.3.27 Data Produk Layanan 2020



Gambar 3.3. 28 Data Produk Layanan 2020

53





54





55

3.3.3 Kendala yang Ditemukan Selama Praktik Kerja Magang

Selama penulis melakukan praktek kerja magang dalam periode 15 Juni sampai

dengan 15 September 2020, penulis menghadapi beberapa kendala yang ada. Kendala-

kendala tersebut adalah sebagai berikut:

1. Penulis mengalami kesulitan pada saat mengumpulkan data referensi

mengenai informasi jabatan dan pekerjaan dari beberapa bidang.

Salah satu pekerjaan yang diberikan kepada penulis adalah melakukan

pengumpulan data referensi mengenai informasi jabatan dan pekerjaan seluruh staf di

beberapa bidang Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung untuk menganalisis dan

melakukan pemetaan jabatan dan tingkatan dari staf. Pada bagian ini penulis mengalami

kesulitan, diantaranya pada saat penulis meminta data dari beberapa bidang mengenai

staf mereka namun data tersebut kurang lengkap dan jadwal pengumpulan data referensi

mengenai informasi pekerjaan dari beberapa bidang jadi terlambat, sehingga hal ini

menjadi penghambat dalam melakukan analisis pekerjaan pada Dinas Pariwisata Kota

Bandar Lampung.

2. Penulis mengalami kesulitan pada saat memetakan jabatan dan tingkatan

dalam kedinasan.

Kemudian saat penulis ingin diberikan tugas untuk melakukan pemetaan jabatan

dengan melihat tingkatan pada pegawai Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung,

penulis menemui kesulitan karena keterbatasan sumber informasi sehingga penulis,

mengenai tingkatan jabatan (eselon) sehingga penulis mengalami kesulitan saat

melakukan pemetaan jabatan di kedinasan.

3. Penulis kesulitan dalam menginput data mengenai Reformasi Birokrasi 2020

Selanjutnya pada saat penulis ditugaskan untuk membantu staf dalam menginput

data tentang reformasi birokrasi untuk Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.

Penulis mengalami kesulitan pada saat penginputan data yang diberikan karena

penginputan data dilakukan pada website, sehingga urutan data yang penulis dapatkan

dari atasan berbeda dengan form yang ada pada website, kemudian website yang

tersebut mempunyai batas waktu dalam setiap pengisian data sehingga pada saat terlalu

56

lama dalam penginputan maka website tersebut akan membutuhkan refresh dan data

yang sudah terinput tidak masuk.

3.3.4 Solusi atas Kendala yang ditemukan

Penulis pada akhirnya mendapatkan solusi tersendiri dan dengan bantuan rekan

kerja lainnya terhadap kesulitan yang dihadapi dan rasakan saat menjalani praktek kerja

magang di Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung. Solusi yang penulis dapati adalah

sebagai berikut:

1. Penjadwalan lebih awal untuk pengumpulan data referensi

Untuk kesulitan ini, penulis memiliki solusi untuk penulis lebih proaktif bertanya

kepada atasan untuk pengumpulan jadwal data referensi dari setiap bidang, karena

atasan dapat langsung menyampaikan ke pimpinan dari setiap bidang untuk

dikumpulkan segera agar pekerjaan dapat hasil dari pekerjaan tersebut berjalan efisien.

Kemudian dari solusi yang didapat oleh penulis, atasan lebih tegas menyampaikan ke

beberapa bidang untuk meminta pengumpulan data referensi.

2. Informasi data jabatan yang lebih lengkap dan terencana

Kemudian kesulitan yang kedua adalah dalam melakukan pemetaan jabatan dan

tingkatan pada setiap staf dari masing-masing bidang. Sumber kendala ini adalah

keterbatasan sumber informasi untuk memahami mengenai tingkatan jabatan pegawai

kedinasan dalam melakukan pemetaan jabatan ini. Oleh karena itu penulis memiliki

solusi untuk berkoordinasi kepada staf atau atasan yang ahli dalam pekerjaan ini agar

dapat mengetahui proses pengerjaan pemetaan jabatan dan tingkatan dari setiap pegawai

yang ada agar hasil dari pekerjaan tersebut baik dan sesuai yang diharapkan.

3. Pengorganisasian data yang tidak berurut pada tahap perencanaan proses

analisis jabatan

Kesulitan yang terjadi adalah dalam penginputan data dari atasan yang penulis

lakukan karena masalah website dan tidak berurutnya data yang diperoleh. Solusinya

adalah penulis diskusi dengan atasan dan staf untuk berkoordinasi agar dapat

mengorganisasikan terlebih dahulu data yang akan diinput, kemudian penulis

memasukan data yang sudah terorganisasikan dan terklasifikasikan kemudian langsung

dikonfirmasi atau disimpan agar tidak kehabisan waktu dalam website. Dari solusi yang

57

didapatkan oleh penulis itu dalam menginput data menjadi efektif dan efisien saat

mengerjakan pekerjaan tersebut karena data yang akan diinput tersebut sudah urut dan

memasukan ke dalam website tidak kehabisan waktu.

Documents

Sekretaris - kc.umn.ac.id