Jobs SecretaryBy. Khoirul Anam., S.E.

Tujuan Pembelajaran• Mahasiswa mengetahui dan dapat

menyebutkan tugas-tugas sekretaris di perusahaan

• Mahasiswa memahami persyaratan dan kepribadian sekretaris

• Mahasiswa memahami Keuntungan bekerja sebagai sekretaris

Ruang Lingkup Tugas Sekretaris

Tugas Rutin1. Membuka surat masuk untuk pimpinan2. Menyususun/membuatkan surat untuk kepentingan

pimpinan(Korespondensi)3. Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan4. Menerima telepon dan menelpon5. Mengerjakan filling6. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan7. Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk

menciptakan kenyamanan kerja8. Menyiapkan pembuatan laporan9. Mengelola kas kecil/Petty Cash

Tugas Insidental1. Mempersiapkan rapat2. Mengatur konsumsi pimpinan bersama relasinya3. Menyusun makalah pidato untuk pimpinan4. Mengurus masalah dengan bank5. Mendatangi perusahaan lain atau instansi

pemerintah untuk mencari informasi atau menyampaikan informasi

6. Mengurus perjalanan dinas pimpinan7. Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia

Tugas Kreatif1. Mengirimkan bunga atau surat ucapan selamat kepada

rekan pimpinan yang memperoleh promosi jabatan.2. Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan

perusahaan.3. Membuat perencanaan kerja4. Mengumpulkan brosur, price list dari berbagai macam

pameran yang berguna bagi perusahaan5. Mempelajari organisasi, peraturan kerja, product

knowledge, budaya perusahaan.6. Mengembangkan diri dengan megikuti berbagai macam

pelatihan, lokakarya, seminar, ataupun kursus-kursus maupun pendidikan yang menunjang pekerjaan.

Tugas Menurut Jenisnya

Tugas Sosial

Tugas Sosial

Tugas Perkantoran

1. Mempersiapkan meja kerja pimpinan,2. Mengambil dan menyalin dikte dari

pimpinan,3. Mengurus surat masuk dan surat

keluar,4. Mengetik dan membuat konsep surat,5. Filling dan mengindeks surat.

Tugas Resepsionis

1. Menerima dan menjawab telepon,2. Mencatat pesan telepon,3. Menerima dan melayani tamu

pimpinan,4. Mencatat janji-janji temu pimpinan,5. Menyusun agenda kegiatan kerja

sehari-hari pimpinan.

Tugas Keuangan

1. Menangani urusan keuangan pribadi pimpinan dengan bank,

2. Membayar rekening-rekening,3. Pajak4. Sumbangan5. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-

hari untuk pimpinan serta penyediaan dana untuk keperluan tersebut.

Tugas Sosial

1. Menguruskan rumah tangga kantor pimpinan,

2. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangan,

3. Menyampaikan ucapan selamat atau menyatakan belasungkawa kepada relasi pimpinan.

Tugas Insidental1. Mempersiapkan agenda rapat,2. Mempersiapkan laporan,3. Menuliskan pidato dan pernyataan

pimpinan,4. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan

artikel dari media elektonik dan massa.5. Mengoreksi bahan cetakan,6. Memilih souvenir yang sesuai dengan

relasi pimpinan.

Persyaratan & Kepribadian SekretarisSuatu syarat mutlak seorang Sekretaris Mengetahui kriteria seorang sekretaris PROFESIONAL

Syarat-syarat sekretaris

Syarat Kepribadian

a. Jujurb. Sabarc. Simpatikd. Bijaksanae. Ramahf. Pandai bergaulg. Dapat dipercayah. Penampilan yang baik, dll.

Syarat Pengetahuan Umum

Menguasai seluk beluk kantora. Budaya kantor, struktur

organisasi, visi dan misi organisasi tempat sekretaris bekerja

b. Nama yang duduk dalam struktur organisasi

c. Tata hubungan kerja antar individu maupun antar bagian

Syarat Pengetahuan Khusus

Syarat pengetahuan khusus yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai dengan jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat ia bekerja, seperti di kantor pemerintah ataupun kantor perusahaan swasta. Syarat ini biasanya ditempuh pada pendidikan formal contohnya di Akademi Komunitas Prabumulih jurusan Administrasi Bisnis/Perkantoran

Syarat Skill/Keterampilan

a. Kemampuan mengetik,b. Korespondensi, c. Kearsipan,d. Keuangan,e. Pelaporan,f. Manajemen,g. Dll.

Keuntungan menjadi Sekretarisa. Keanekaragaman tugas (Membuat pekerjaan

tidak membosankan)b. Penghasilan memadai (umumnya sekretaris

mendapatkan gaji yang menarik dibanding profesi lain)

c. Promosi(karena kedekatan dengan pimpinan seringkali menjadi bahan pertimbangan untuk kenaikan jabatan)

d. Pentingnya peranan sekretaris(Memiliki andil yang vital dan memiliki kepuasan dalam bekerja)

Tugas • Carilah informasi lowongan pekerjaan

terbaru mengenai sekretaris dari media elektronik maupun media massa.

• Dicetak pada kertas A4, dan• Beri komentar soal lowongan pekerjaan

tersebut mengenai persyaratan yang dicantumkan oleh perusahaan atau instansi yang membutuhkan.