Upload
others
View
3
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Segítség
a hivatali kapu használatához
Készítette: Kopint-Datorg Zrt. Tartalomszolgáltatási Igazgatóság
Utolsó módosítás: 2011.06.03.
Probléma esetén írásos segítséget az [email protected] e-mail címen, telefonos segítséget pedig a 40/200-195 telefonszámon kérhet.
A dokumentummal kapcsolatos észrevételeit az [email protected] email címen várjuk.
2
Tartalom
Segítség ...................................................................................................................................... 1 a hivatali kapu használatához ................................................................................................... 1 Tartalom ..................................................................................................................................... 2 1. Mi a hivatali kapu? ............................................................................................................ 3
2. A hivatali kapu használata ................................................................................................ 4 3. A nyitóképernyő ................................................................................................................. 5 4. Dokumentumok listázása .................................................................................................. 6
4.1. Keresés, szűkítés ................................................................................................................... 6 4.2. A találati lista ........................................................................................................................ 7
5. Dokumentum letöltése ....................................................................................................... 8 5.1. Ügyfél vagy más hivatal által küldött dokumentum letöltése .......................................... 8
Letöltés folyamata ......................................................................................................................................... 8 File letöltése .................................................................................................................................................. 8 Kulcstár kiválasztása ................................................................................................................................... 11 Letöltés visszaigazolása ............................................................................................................................... 12 Utólagos kititkosítás .................................................................................................................................... 13
5.2. Rendszerüzenet letöltése .................................................................................................... 18 Letöltés folyamata ....................................................................................................................................... 18 Fájlletöltés ................................................................................................................................................... 19 Letöltés visszaigazolása ............................................................................................................................... 20
5.3. Dokumentumok tömeges letöltése a Hivatali kapun keresztül ...................................... 21 5.3.1. Bevezetés ........................................................................................................................................... 21 5.3.2. Belépés a HKP oldalon ...................................................................................................................... 21 5.3.3. A letöltendő dokumentumok kijelölése ............................................................................................. 21 5.3.4. A dokumentumok letöltése ................................................................................................................ 22 5.3.5. A letöltés folyamata ........................................................................................................................... 24
6. Viszontazonosítás ............................................................................................................. 28 7. Azonosítás ........................................................................................................................ 30 8. Dokumentum küldése, feltöltés ....................................................................................... 31
8.1. A feltöltés folyamata .......................................................................................................... 31 8.2. Fájlfeltöltés ......................................................................................................................... 32
Állampolgár számára ................................................................................................................................... 32 Hivatal számára ........................................................................................................................................... 34
8.3. Elektronikus tértivevény ................................................................................................... 35 Elektronikus tértivevénnyel ellátott dokumentum küldése .......................................................................... 36 Értesítés 3 munkanapja át nem vett dokumentumokról ............................................................................... 37 Postafiókból 30 napnál régebbi dokumentumok törlése .............................................................................. 38 Kézbesítési vélelem beállta ......................................................................................................................... 38
8.4. Feltöltés visszaigazolása ..................................................................................................... 38 9. Hivatalok .......................................................................................................................... 39
10. Ügykezelői jelszóváltoztatás ............................................................................................ 40 11. Elfelejtett jelszó kérése .................................................................................................... 41
12. Gyakori kérdések ............................................................................................................. 42
3
1. Mi a hivatali kapu?
A hivatali kapu (HKP) a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer (Központi Rendszer, KR) része. A HKP-n keresztül az igénybevevő szervezetek hitelesen tudnak fogadni elektronikus üzeneteket, illetve a hivatalok elektronikus üzenetei a hitelesen azonosított ügyfelekhez (állampolgár vagy hivatal) eljuttathatók.
Hivatali kaput azon szervezetek használhatnak, akik csatlakoznak a központi rendszerhez.
A csatlakozás során a hivatalok „regisztrálják” ügyintézőiket. A HKP-hoz hozzáférési joggal rendelkező ügyintézők azonosítása ügyfélkapu-regisztrációval történik, ezért a hivatali kapu használatának alapvető feltétele az ügyintézők számára az ügyfélkapu-regisztráció (https://segitseg.magyarorszag.hu/segitseg/ugyfelkapu).
4
2. A hivatali kapu használata
A hivatali kapu egy böngészővel elérhető, internetes alkalmazás. Ahhoz, hogy a felhasználó bejelentkezhessen hivatali kapujába, először be kell jelentkeznie bejelentkezési nevével és jelszavával az Ügyfélkapuba (www.magyarorszag.hu).
Miután bejelentkezett az Ügyfélkapuba, be kell jelentkeznie a hivatali kapuba is. Ehhez kattintson a Személyes ügyfélkapu mellett látható Hivatali kapu linkre.
Az ügykezelő felhasználónak meg kell adni hivatala azonosítóját (Hivatal rövid neve) és az ehhez tartozó jelszót.
Hivatal rövid neve: A hivatal egyedi azonosítója (rövid neve), melynek meghatározására a hivatal központi rendszerhez történő csatlakozásakor kerül sor.
Hivatali jelszó: A hivatali ügykezelőhöz tartozó jelszó.
A mezők kitöltését követően nyomja meg a gombot! Ezzel az alkalmazás ellenőrzi, hogy az ügyfélkapuba bejelentkezett ügyfél részére a megadott hivatal esetében az ügykezelői jogkör engedélyezett-e. Ha nem jogosult, akkor az alábbi hibaüzenet jelenik meg:
Ha jogosult a hivatali ügyek kezelésére, akkor megjelenik az alkalmazás főoldala.
5
3. A nyitóképernyő
A képernyő az alábbi információkat szolgáltatja a hivatal postafiókjáról:
Olvasatlan (letölthető) dokumentumok száma: Megadja azon dokumentumok (nyomtatványok) darabszámát, amelyeket az interneten keresztül az ügyfelek juttattak el a hivatal postafiókjába.
Ügyfél által átvett üzenetekre kapott visszaigazolások száma: Megadja azon visszaigazolások számát, melyeket a KR generál a hivatal számára, amikor az ügyfél átveszi – letölti a postafiókjából – a hivatal által részére küldött dokumentumot (határozatot, végzést, felszólítást, felhívást, stb.).
Ügyfél által át nem vett üzenetekre kapott visszaigazolások száma: Megadja azon visszaigazolások (értesítések) számát, amelyeket a KR generál a hivatal számára, amikor az ügyfél a postafiókjába érkezett – a hivatal által küldött – dokumentumot 5 nap elteltével sem vette át.
Ezen dokumentumok esetében a rendszer törli a dokumentumot az ügyfél postafiókjából, és egy visszaigazolás (értesítés) üzenetet készít a törlés tényéről a hivatal postafiókjába.
A feldolgozás során a Dokumentumok linkre kattintva bármikor lekérdezhető a hivatal postafiókjának állapota.
Hivatal neve
Az Ügyfélkapuba bejelentkezett
ügykezelő adatai
Az alkalmazás
menüjének
linkjei
felsorolásszerűen
jelennek meg
A hivatali
postafiók
információi
6
4. Dokumentumok listázása
4.1. Keresés, szűkítés
Amennyiben a hivatal postafiókjában lévő dokumentumokra, azok adataira kíváncsi, kattintson a Dokumentumok linkre. A lekérdezéshez szűkítési feltételeket is választhat. Ezeket a képernyő felső blokkjában, a keresési ablakban lehet megadni.
Szűkítési lehetőségek:
Dokumentum típusa: Az ügykezelő megadhat egy konkrét dokumentumtípus-azonosítót, amely a dokumentumtervező programban került definiálásra egy-egy adott dokumentum esetében.
Üzenet fajtája: A hivatal számára érkező üzenetek háromfélék lehetnek:
Ügyfél: Az ügyfél által küldött dokumentumok – ügyfél üzenetek;
Hivatal: Más hivatalok által küldött üzenetek;
Rendszer: A rendszer által egyes folyamatokban automatikusan generált visszaigazolások, értesítések – rendszer üzenetek.
Szűkítési
lehetőségek
Találati lista
7
Az ügykezelő a nyílra kattintva egy lenyíló ablakból az Összes, Ügyfél, Hivatal illetve Rendszer üzenetfajtákból választhat.
Beérkezés dátuma: A mezőben megadható egy dátum. Megadása esetében csak azon dokumentumok adatai kerülnek a listába, melyek esetében a postafiókba kerülés dátuma megegyezik a megadott dátummal.
A dokumentumok listájának lekérése a gomb aktiválásával indítható.
4.2. A találati lista
A képernyő alsó blokkjában jelenik meg a találati lista. A táblázat kerete egy-egy navigációs sor, amely több képernyőnyi lista esetében a lapozást teszi lehetővé.
A navigációs sor linkeket tartalmaz, melyek aktiválásával tud az ügykezelő a kívánt oldalra navigálni:
A találati lista Érkeztetési szám oszlopa is linkeket tartalmaz:
A kiválasztott dokumentum érkeztetési számára kattintva tudja elindítani az ügykezelő a dokumentum letöltését.
8
5. Dokumentum letöltése
A hivatal részére érkező dokumentumok három nagy csoportra oszthatóak.
Az ügyfelek által kitöltött és felküldött dokumentumok, melyek alapja egy a hivatal által előállított formanyomtatvány (ÁNYT-vel tervezett és ÁNYK-val kitöltött .kr kiterjesztésű űrlap).
Más hivatalok által küldött üzenetek. Formailag és tartalmilag ezek lehetnek formanyomtatványok (űrlapok), illetve tetszőleges típusú fájlok.
A központi rendszer üzenetei, melyek egyes rendszerfolyamatok kapcsán automatikusan képződnek a hivatal számára:
o Visszaigazolási üzenet, egy a hivatal által az ügyfél részére küldött dokumentum ügyfél általi átvételéről.
o Visszaigazolási üzenet, egy a hivatal által küldött és az ügyfél által 5 napig át nem vett üzenet törléséről, melynek hatására a hivatalnak az üzenet tartalmát postai úton kell kézbesítenie.
5.1. Ügyfél vagy más hivatal által küldött dokumentum letöltése
Letöltés folyamata
1. Az ügykezelő által kiválasztott dokumentumot elkéri az alkalmazás a hivatal postafiókjából. 2. A letöltés során elhelyezi a dokumentumot az ügykezelő által megadott könyvtárba
<érkeztetésiszám>.kr néven. 3. A dokumentum letöltésével egy időben elhelyez a könyvárban egy információs fájlt is
<érkeztetésiszám>.info.xml néven. A fájl a letöltött dokumentum borítékadatait tartalmazza. 4. A sikeres letöltés után bekéri az alkalmazás az ügykezelőtől a hivatal privát titkosító kulcsát és
annak jelszavát, majd kititkosítja a dokumentumot az információs fájlban megadott fájl néven. Amennyiben a dokumentum csatolmányokat tartalmaz, a csatolmányok a nyomtatvány-azonosítójuknak megfelelő alkönyvtárakba kerülnek kibontásra.
File letöltése
Amennyiben tehát a kiválasztott dokumentum érkeztetési számára (linkre) kattint, letöltheti a dokumentumot. A fájlletöltési ablakban megjelenik a letöltésre kerülő dokumentum érkeztetési száma. Input paraméterként megadandó a letöltés helye és a hivatal titkosító kulcsának helye.
9
Dokumentum letöltésének helye: Megadandó egy könyvtár, ahová a rendszer a dokumentumot és az információs állományt töltheti. Alapértelmezett könyvtárként a program felajánl egy könyvtárat (operációs rendszer beállítástól függ!), de olyan könyvtárat jelöl meg, amilyet szeretne.
Hivatal titkosító kulcsának helye: Megadandó az a könyvtár, ahol a hivatal privát tikosító kulcsa található. (Ez a könyvtár akár egy pendrive is lehet.) Alapértelmezett könyvtárként a program felajánl egy könyvtárat (operációs rendszer beállítástól függ!), de olyan könyvtárat jelöl meg, amilyet szeretne.
Megadható
könyvtárak:
kattintson a Tallóz
gombra!
Kattintson a letöltés
elindításához ide!
10
A gombra kattintva indul meg a kiválasztott dokumentum letöltésének folyamata.
A letöltést követően az Adatlap blokkban megjelennek a letöltött dokumentum információs adatai. Ezen adatokat tartalmazza a letöltés során előállított információs állomány is.
Az Üzenet blokkban megjelenő üzenet nyújt információt a letöltés eredményéről.
Információs
adatok
Letöltési üzenet
11
Kulcstár kiválasztása
Sikeres letöltést követően az alkalmazás meghívja a hivatal privát titkosító kulcsának kiválasztási funkcióját. A titkosító kulcsra csak abban az esetben van szüksége, ha a saját maga által gyártott űrlapot kell letöltenie.
Az alkalmazás felajánlja egy felugró ablakban a hivatal privát titkosító kulcsát tartalmazó kulcstár kiválasztását, majd azt követően a kulcstárból a kulcs kiválasztását. Ezek után bekéri a privát kulcs védelmét szolgáló jelszót. A jelszó a titkosító kulcspár generálásakor megadott jelszó.
Helyes jelszómegadás esetén visszaigazolja a kulcs kiválasztásának sikerességét, és megkezdi a dokumentum kibontását.
A hivatal privát
titkosító kulcsát
tartalmazó kulcstár,
majd a kulcs
kiválasztása, a
program felajánlja!
A privát kulcs
védelmét
szolgáló jelszó
megadása.
12
Letöltés visszaigazolása
A kititkosítás eredménye megjelenik az Üzenet blokkban.
Sikeres kititkosítás esetében a titkosítás eredménye egy a „Dokumentum fájl neve” mezőben látható nevű fájl a „Dokumentum letöltésének helye” könyvtárban.
Az itt megnevezett
fájlnak kell
megjelennie…
… az itt
megnevezett
könyvtárban.
13
Utólagos kititkosítás
Amennyiben a kititkosítás a hivatali kapu Dokumentumtárából való letöltése során sikertelen volt, úgy a letöltés helyének kijelölt könyvtárba csak két fájl került letöltésre, egy .info.xml, illetve egy .kr kiterjesztésű fájl. Az .info.xml fájl az ügyfélhez tartozó ügyfélkapu dokumentumtárának címzését tartalmazza, a .kr kiterjesztésű fájl pedig maga a kitöltött, titkosított nyomtatvány, melynek utólagos kititkosítása az alábbiak szerint történik.
A Start menüben, vagy az Asztalon lévő link segítségével elindítjuk az ÁNYK alkalmazást, majd a „Szerviz” menü „Titkosítás saját tanúsítvánnyal” pontját választjuk.
A felugró Krtitok nevű ablakban a „Műveletek” menü „Kititkosítás” pontját választjuk.
A felugró Üzenet ablak „OK” gombjára kattintva a lenti ábrán látható ablakok jelennek meg. A
tallózás („…”) gomb segítségével válasszuk ki a letöltött .kr kiterjesztésű fájlt.
14
A kapott Titkosított állományok ablak „Rendben” gombját választva lenti ábrán szereplő ablak jelenik
meg. A „Tallózás” gomb segítségével a „Kitikosítás helye” mező melletti tallózás („…”) gomb
segítségével válasszuk ki a szükséges könyvtárat.
15
A „Megnyitás” gombot választva a Kititkosítás képernyő jelenik meg, ahol a „Kitikosítás” gombot
választjuk, majd az Üzenet ablak „OK” gombjára kattintunk.
A megjelenő Kulcstárak ablak Tallózás („…”) gombjának segítségével megadjuk azt a könyvtárat,
amelybe a titkosító kulcspárt (illetve annak Privát részét) mentettük. Figyelem: a tallózás során a
titkosító kulcspárt tartalmazó könyvtár megnyitásakor a kulcspár nem látszik, ez nem hiba!
16
A megjelenő Kulcstárak ablakban láthatóak a kiválasztott könyvtárban található titkosító kulcsok. A
megjelent kulcsok közül válasszuk azt, amelynek „FileNév” mezőjében szereplő megnevezés _prv.asc-
re végződik. (Figyelem: amennyiben csak egy, _prv.asc elnevezésű kulcs található a könyvtárban, az
nem hiba!)
A „Rendben” gombra kattintva megjelenő Kulcsok ablakban a „Kiválaszt” mezőt kipipálva a rendszer
kéri a kulcspárhoz tartozó jelszót. A jelszó megadása után az „OK” gombra kattintunk.
17
A megjelenő Kulcsok ablak „Rendben” gombjára kattintva a rendszer tájékoztat arról, hogy a privát
kulcs beállítása sikeres, az „OK” gomb megnyomásával pedig arról, hogy a kititkosítás sikeres.
Ezt követően a kiválasztott könyvtárban megjelenik a Kititkosított nyomtatvány (.xml kiterjesztésű
fájl), amelyet az ÁNYK alkalmazás „Adatok” menüjének „XML állomány megnyitása megtekintésre”
pontját választva, majd betallózva nyithatunk meg. (Figyelem: a tallózásnál figyeljünk arra, hogy az
xml kiterjesztésű fájlt válasszuk, és ne az info.xml kiterjesztésűt!)
18
5.2. Rendszerüzenet letöltése
Letöltés folyamata
1. Az ügykezelő által kiválasztott rendszerüzenet tartalmát elkéri az alkalmazás a hivatal postafiókjából.
2. A letöltés során elhelyezi a rendszerüzenetet az ügykezelő által megadott könyvtárba <érkeztetésiszám>.nyugta1.xml, illetve <érkeztetésiszám>.nyugta2.xml néven.
A letöltött rendszerüzenet fájl neve
<érkeztetésiszám>.nyugta1.xml, ha a rendszerüzenet egy az ügyfél általi átvételről ad értesítést,
<érkeztetésiszám>.nyugta2.xml, ha az üzenet a hivatal által küldött dokumentum kézbesítettlenségéről nyújt információt.
19
Fájlletöltés
A fájlletöltési ablakban megjelenik a letöltésre kerülő rendszerüzenet érkeztetési száma. Input paraméterként megadandó a letöltés helye.
Dokumentum letöltésének helye: Megadandó egy könyvtár, ahová a rendszer a dokumentumot és az információs állományt töltheti. Alapértelmezett könyvtárként a program felajánl egy könyvtárat (operációs rendszer beállítástól függ!), de olyan könyvtárat jelöl meg, amilyet szeretne.
Hivatal titkosító kulcsának helye: Rendszerüzenet esetében az alkalmazás nem használja a hivatal titkosító kulcsát, de kitöltése kötelező (egy tetszőleges könyvtár megadásával).
A gomb aktiválására indul meg a kiválasztott dokumentum letöltésének folyamata.
20
Letöltés visszaigazolása
A letöltést követően az „Adatlap” blokkban megjelennek a letöltött rendszerüzenet információs adatai.
Az „Üzenet” blokkban megjelenő üzenet nyújt információt a letöltés eredményéről.
21
5.3. Dokumentumok tömeges letöltése a Hivatali kapun keresztül
5.3.1. Bevezetés
A felmerült felhasználói igényekre válaszolva a HKP oldalakon úgynevezett tömeges letöltési lehetőséget vezettünk be. Ezzel lehetőséget kívánunk biztosítani a hivatali kapuk ügyintézőinek és kapcsolattartóinak, hogy a dokumentumokat ne egyesével kelljen letölteniük, hanem az ott található összes dokumentum egyszerre kijelölhető és letölthető legyen.
5.3.2. Belépés a HKP oldalon
Az Ügyfélkapun való bejelentkezés után a Hivatali Kapu bejelentkezési ablakon adja meg a hivatal rövid nevét és jelszavát.
5.3.3. A letöltendő dokumentumok kijelölése
A Hivatali Kapu dokumentumlista oldalán a megjelenő dokumentumok mellett található jelölőnégyzetek segítségével jelölje ki a letölteni kívánt dokumentumokat, majd kattintson a „Kijelöltek letöltése” gombra. FIGYELEM! Amennyiben nem jelöl ki egyetlen dokumentumot sem, akkor a „Kijelöltek letöltése” gombra való kattintás után „Legalább egy dokumentumot ki kell jelölnie” szövegű figyelmeztető üzenetet kap:
22
Ilyen esetben a dokumentumok melletti jelölőnégyzetekre kattintva jelölje ki a megfelelő
dokumentumokat, majd kattintson újra a „Kijelöltek letöltése” gombra.
5.3.4. A dokumentumok letöltése
A letöltendő dokumentumok helyéül szolgáló könyvtár kiválasztása
A rendszer alapértelmezésben a felhasználó "Home” könyvárán belül (Windows rendszerekben ez a C:\Documents and Settings*windows_felhasználónév*) az adott napnak megfelelő dátumformátumú (ééhhnn) könyvtárat kínálja fel a letöltés helyeként.
A „Tallóz” gombra kattintva a dokumentumok letöltésének helye tetszőlegesen megváltoztatható!
23
A letöltés indítása
A dokumentumok letöltése azok kijelölése után, a „Kijelöltek letöltése” gombra való kattintással kezdődik el.
Hibajelzések a letöltés indításakor Amennyiben lejárt a biztonsági okból automatikusan megadott felhasználói idő, egy figyelmeztető ablak jelenik meg.
.
A letöltés megkezdéséhez ismételt bejelentkezés szükséges.
A dokumentumletöltés indításakor a felületen az alábbi üzenőablak jelenik meg, amiben a felhasználó az „Igen” gombra kattintva erősítheti meg szándékát.
24
5.3.5. A letöltés folyamata
A megerősítést követően megkezdődik a kiválasztott dokumentumok letöltése. Az „Üzenet” ablakban követhető, hogy melyik érkeztetési számú dokumentum töltődik éppen.
A dokumentum letöltése után az applet a következő műveleteket hajtja végre:
Amennyiben a letöltött állomány nem .kr kiterjesztésű fájl, úgy az nem igényel kititkosítást.
Ilyenkor a letöltési folyamat a „000000000201011161352530872 érkeztetési számú
dokumentum nem lett ki titkosítva” üzenettel befejeződik.
Ha a letöltött dokumentum .kr kiterjesztésű titkosított állomány, akkor az kititkosítást
igényel.
A letöltést követően az applet az alábbi párbeszédablakot jeleníti meg, ahol a titkosító kulcs
helyének kitallózása után a felhasználó kiválaszthat egy (vagy akár több) kulcsot.
25
A kulcsmegadás menete megegyezik az egyetlen állomány letöltésekor szokásos eljárással.
Kulcs bekérésénél az alábbi lehetőségek közül választhat:
Amennyiben kiválasztja a privát kulcsot és megadja a hozzá tartozó jelszót, az applet
kititkosítja a dokumentumot.
Fontos szem előtt tartani, hogy amennyiben egy kulcsot már megadott az appletnek, akkor az
a kulcs addig marad használatban, amíg az összes dokumentum le nem töltődik.
Ez azt jelenti, hogy ha egy dokumentumnál megadott egy privát kulcsot, akkor azt ha a
következő dokumentum kititkosításához is ez szükséges - az applet már nem kéri be újra,
hanem t automatikusan használja azt.
Amennyiben több kulcsot adott meg az appletnek, akkor az addig nem fog újat bekérni, amíg
a megadottak közül talál egyet, amivel sikerül kititkosítani az adott állományt.
Ha más eszköz nem áll a rendelkezésére,, akkor az ÁNYK program segítségével is elvégezheti
a kititkosítást („Szerviz”/”Titkosítás saját tanúsítvánnyal” menüpont).
26
Kulcs megadása:
Letöltött és kititkosított dokumentum:
27
A letöltés befejezése
A letöltés akkor fejeződik be, ha a megjelenő képernyő felső táblázatábólan („Letöltendő
dokumentumok”) az összes érkeztetési szám eltűnik, vagyis valamennyi kijelölt érkeztetési
számú dokumentum letöltődik..
.
28
6. Viszontazonosítás
A Viszontazonosítás lehetőséget nyújt a hivatal részére, hogy egy az ügyféltől kapott dokumentum kapcsán ellenőrizze, hogy a dokumentumot benyújtó ügyfél – az ügyfélkapu tulajdonosa – azonos-e az általa nyilvántartott benyújtó személlyel.
Ehhez meg kell adni az azonosítandó dokumentum információs állományának nevét (ez a dokumentum feltöltésekor jön létre), valamint a dokumentum benyújtójának nyilvántartásában lévő személyi adatait.
Fogadott dok. inf. állománya:
A gomb segítségével az ügykezelő kiválaszthatja a viszontazonosítás kapcsán ellenőrzendő dokumentum információs állományát. Alapértelmezett könyvtárként a program felajánl egy könyvtárat (operációs rendszer beállítástól függ!), de olyan könyvtárat jelöl meg, amilyet szeretne. Az információs fájl neve a <dokumentum érkeztetési száma>.info.xml.
Viselt neve: A benyújtó személy viselt családi és utóneve(i) a hivatal nyilvántartása alapján. A viszontazonosításhoz a viselt név vagy a születési név közül az egyik megadása kötelező. A második utónév megadása nem kötelező.
Az információs állomány
(info.xml) betöltése:
kattintson a Tallóz gombra!
Adatok megadása
Viszontazonosítás indítása
29
Születési neve: A benyújtó személy születési családi és utóneve(i) a hivatal nyilvántartása alapján. A viszontazonosításhoz a viselt név vagy a születési név közül az egyik megadása kötelező. A második utónév megadása nem kötelező.
Anyja neve: A benyújtó személy anyjának születési családi és utóneve(i) a hivatal nyilvántartása alapján. A családi név és az első utónév megadása kötelező. A második utónév megadása nem kötelező.
Születési helye: A benyújtó személy születési helye a hivatal nyilvántartása alapján. Megadása kötelező.
Születési ideje: A benyújtó személy születési ideje a hivatal nyilvántartása alapján. Megadása kötelező.
A gombra kattintva az alkalmazás elvégzi a személy viszontazonosítását.
Az „Üzenet” blokkban jelenik meg a viszontazonosítás eredménye.
Sikeres viszontazonosítás esetében („A viszontazonosítás sikeres volt” üzenet) a megadott adatok megegyeznek az ügyfélkapuban tárolt személyi adatokkal.
Sikertelen viszontazonosítás az alábbi okok miatt lehetséges: o Nem egyeznek meg a személyi adatok az ügyfélkapuban a megadottakkal
(„A viszontazonosítás sikertelen volt” üzenet). o Vagy az ügyfélkapuja megszűnt
(„Az ügyfél azonosítása kapcsolati kód alapján sikertelen” üzenet).
Viszontazonosítás adatai
Viszontazonosítás
eredménye az
Üzenet blokkban
30
7. Azonosítás
Az Azonosítás lehetőséget nyújt a hivatal részére, hogy egy állampolgárt azonosítson, és a sikeres azonosítás után dokumentumot küldjön számára.
Ehhez meg kell adni az azonosítandó személy nyilvántartásában lévő személyi adatait. Az azonosításhoz kötelező kitölteni a „Viselt neve”, vagy a „Születési neve” mezők közül legalább az egyiket, illetve kötelező kitölteni az „Anyja neve”, „Születési hely”, és „Születési dátum” mezőket.
A sikeres azonosítás után az azonosított személyt közvetlenül meg lehet címezni, vagyis a találati listába kattintva a rendszer átvisz a Feltöltés oldalra (megjegyezve az azonosított adatait), ahol dokumentumot lehet küldeni a korábban azonosított személynek.
31
8. Dokumentum küldése, feltöltés
8.1. A feltöltés folyamata
1. Az ügykezelő kiválasztja azt az információs állományt, amelynek kapcsán válaszdokumentumot akar küldeni az ügyfél részére. Ezután kiválasztja az elküldendő dokumentumot, és megadja a válasz rendszerüzenet (visszaigazolás) helyét, majd elindítja a feltöltés folyamatát.
2. A rendszer ellenőrzi az információs állományban, hogy az ügyfél milyen formában (titkosítottan, titkosítatlanul) kéri a hivataltól az esetleges válaszdokumentumokat.
3. Ha titkosítottan kéri a választ az ügyfél, akkor az info állományban lévő kapcsolati kód alapján elkéri a KulcsTárból a rendszer az ügyfél által feltöltött publikus titkosító kulcsot. Ha a rendszer nem tud titkosító kulcsot letölteni, akkor megtagadja a dokumentum továbbítását.
4. Sikeres titkosító kulcs letöltése esetében elvégzi a dokumentum titkosítását, és megkezdi a titkosított dokumentum feltöltését.
5. Sikeres dokumentumfeltöltés esetében a rendszer visszaküldi a hivatal részére az elküldött dokumentum érkeztetési számát, melyet a rendszer egy <érkeztetésiszám>.nyugta.xml fájlban tárol le a felküldött dokumentum egyéb információs adataival együtt.
Figyelem! A Központi Rendszer nem tárolja a hivatal által feltöltött dokumentumot, illetve a dokumentumfeltöltéskor visszaadott nyugta fájlt. Ezek archiválása a hivatal feladata. A feltöltött dokumentum csak a rá válaszként kapott nyugtával együtt bizonyító erejű, így célszerű ezeket egy helyen archiválni.
32
8.2. Fájlfeltöltés
Állampolgár számára
A dokumentum küldéséhez, feltöltéséhez az alábbi adatok megadása szükséges:
Címzett típusa: Válassza ki az állampolgár opciót!
Fogadott dok. inf. állománya:
A gomb segítségével az ügykezelő kiválaszthatja a viszontazonosítás kapcsán ellenőrzendő dokumentum információs állományát. Ezt abban az esetben kell megadni, amennyiben egy ügyfél által küldött dokumentumra szeretne választ küldeni. Ezt az info.xml fájlt (<érkeztetésiszám>.info.xml) a küldött fájl letöltése után a saját számítógépéről kell kitallózni.
Állampolgár számára úgy is küldhet dokumentumot, hogy korábban az állampolgár nem küldött még az intézmény számára dokumentumot, vagyis nincs <érkeztetésiszám>.info.xml dokumentum. Ebben
Ha
állampolgárnak
küld, válassza az
állampolgár
opciót
33
az esetben először az Azonosítás fülön kell az állampolgárt azonosítani, majd a sikeres azonosítás után a találati listában az állampolgár nevére kattintva a rendszer átvisz a Feltöltés oldalra, ahol már meg lesz címezve a korábban azonosított állampolgár.
Feltöltendő dokumentum neve:
A gomb segítségével az ügykezelő kiválaszthatja a feltöltendő, elküldendő dokumentumot. Kattintson a Tallóz gombra, majd keresse meg a dokumentumot a saját könyvtáraiban! A mezőben megjelenő könyvtárnév a HKPDIR environment váltózóban definiált könyvtár neve, illetve ha a változó nincs megadva, akkor az operációs rendszerbe bejelentkezett felhasználó home könyvárának neve.
Dokumentum típus azonosítója: Az elküldendő dokumentum típusának azonosítója, a hivatal számára. Pl. HAT12/2010, VEGZ003.
Dokumentum típus leírása: A dokumentum típusának szöveges megnevezése. Pl.: Határozat, Kérelem elutasítása, stb.
Nyugta fájl helye:
A gomb segítségével az ügykezelő kiválaszthatja a feltöltés visszaigazolását tartalmazó nyugtaállomány könyvtárát. A mezőben megjelenő könyvtárnév a HKPDIR environment váltózóban definiált könyvtár neve, illetve ha a változó nincs megadva, akkor az operációs rendszerbe bejelentkezett felhasználó home könyvárának neve.
Tértivevényes: Ha tértivevényesen szeretné feladni a küldeményt, a „Tértivevényes” jelölőnégyzetet állítsa jelöltre (alapértelmezésben a jelölőnégyzet jelöletlen).
A gombra kattintva indul meg a kiválasztott dokumentum feltöltése az ügyfél részére.
Ha az ügyfél titkosított formátumban kérte a dokumentum küldését, akkor a feltöltési folyamat során a rendszer automatikusan elkéri az ügyfél titkosító kulcsának publikus részét, és titkosítja vele a feltöltés előtt a dokumentumot.
34
Hivatal számára
A dokumentum küldéséhez, feltöltéséhez az alábbi adatok megadása szükséges:
KRID: A címzett hivatal azonosító száma a Központi Rendszerben.
Rövidnév: A címzett hivatal rövid neve. A legördülő listából választható ki, illetve folyamatos gépeléssel kereshető is. Amennyiben űrlapfájlt (ÁNYT-vel tervezett, ÁNYK-val kitöltött .kr kiterjesztésű fájl) kívánunk feltölteni, a fejlécadatokból a rendszer automatikusan beilleszti a címzett nevét a Dokumentum típus azonosítóját, illetve a Dokumentum típus leírását. Ezek után, ha más címzettet próbálunk megadni, a küldés sikertelen lesz.
A KRID és a Rövidnév közül elég csak az egyiket megadni a címzett hivatal azonosításhoz.
Feltöltendő dokumentum neve:
A gomb segítségével az ügykezelő kiválaszthatja a feltöltendő, elküldendő dokumentumot. Alapértelmezett könyvtárként a program felajánl egy könyvtárat (operációs rendszer beállítástól függ!), de olyan könyvtárat jelöl meg, amilyet szeretne.
Dokumentum típus azonosítója: Az elküldendő dokumentum típusának azonosítója a hivatal számára. Pl. HAT1001, VEGZ003. (.kr fájl feltöltése esetén a rendszer automatikusan kitölti ezt a mezőt.)
Ha hivatalnak
küld, válassza az
hivatal opciót!
Válassza ki a
könyvtáraiból a
feltöltendő
dokumentumot!
A nyugta fájlnak
válasszon egy
könyvtárat!
Indítsa el a feltöltést!
35
Dokumentum típus leírása: A dokumentum típusának szöveges megnevezése. Pl.: Határozat, Kérelem elutasítása, stb. (.kr fájl feltöltése esetén a rendszer automatikusan kitölti ezt a mezőt.)
Nyugta fájl helye:
A gomb segítségével az ügykezelő kiválaszthatja a feltöltés visszaigazolását tartalmazó nyugtaállomány könyvtárát. Alapértelmezett könyvtárként a program felajánl egy könyvtárat (operációs rendszer beállítástól függ!), de olyan könyvtárat jelöl meg, amilyet szeretne.
Tértivevényes: Ha tértivevényesen szeretné feladni a küldeményt, a „Tértivevényes” jelölőnégyzetet állítsa jelöltre (alapértelmezésben a jelölőnégyzet jelöletlen).
A gombra kattintva indul meg a kiválasztott dokumentum feltöltése a hivatal részére.
Ha az hivatal titkosított formátumban kérte a dokumentum küldését, akkor a feltöltési folyamat során a rendszer automatikusan elkéri a hivatal titkosító kulcsának publikus részét, és titkosítja vele a feltöltés előtt a dokumentumot.
8.3. Elektronikus tértivevény
A hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről a 2009. évi LII. törvény
rendelkezik. A törvény az elektronikus tértivevény bevezetésével a hiteles, naplózott, bizonyító erejű
elektronikus kommunikáció biztosítását célozza meg.
A kézbesítési feladatok a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszeren keresztül történnek.
A rendszer a kézbesítés megtörténtét, illetve az elektronikus kézbesítéssel kapcsolatos egyéb
körülményeket hitelt érdemlő módon – az elektronikus tértivevénnyel, visszaigazolással, illetve
szükség esetén a rá vonatkozó külön jogszabályok szerinti naplózással – a feladó, illetve a címzett
számára igazolja.
Egy hivatal kérése alapján elektronikus tértivevénnyel feladott hivatalos iratok időbeli folyamatát az
alábbi ábra mutatja (az elektronikus tértivevény nélkül feladott dokumentumok kezeléséről itt
olvashat):
36
Dokumentum beérkezése és
Értesítés küldése
0. nap
Értesítés 3 munkanapja át nem
vett dokumentumról
3. munkanap
Kézbesítési vélelem beállta
6-8. nap(5. napot követő
munkanap)
Dokumentum törlése, ha- nem vette át- nem törölte
- ideiglenes tárhelyen van
30. nap
Elektronikus tértivevénnyel ellátott dokumentum küldése
A hivatali ügykezelő a Feltöltés menüpontra kattintva tud elektronikus úton dokumentumot küldeni
egy felhasználó/hivatal részére – az állampolgár által beküldött dokumentum adatai, valamint a
hivatali kapuk kötelező gyakorlata szerint akár titkosítva is.
A dokumentumfeltöltés lépései
1. A hivatali ügykezelő a Hivatali Kapun belül a Feltöltés menüpontra kattint. Ekkor megjelenik a
feltöltés oldal.
2. Kitölti a feltöltési beállításokat, ha tértivevényesen szeretné feladni a küldeményt, a
„Tértivevényes” jelölőnégyzetet jelöltre állítja (alapértelmezésben a jelölőnégyzet jelöletlen)
és kiválasztja a feltöltendő iratot. Az ügykezelő bármilyen típusú dokumentumot feltölthet.
37
3. A „Feltöltés” gombra kattintva feltölti az iratot.
4. Ha a nyomtatvány befogadásra kerül a rendszer a dokumentumo(ka)t egyedi érkeztetési
azonosítóval és időbélyegzővel látja el. A befogadásról az értesítési tárhelyre pdf formátumú
visszaigazolást küld a rendszer, valamint a „Dokumentum letöltésének helye” mezőben
megadott helyen létrejön a dokumentum sikeres feltöltését igazoló xml nyugta fájl.
5. A kiválasztott állomány(ok) feltöltésre kerül(nek) a címzett felhasználó/Hivatal postafiókjába.
6. A címzett felhasználó e-mail értesítést kap a beérkezett küldeményről.
Értesítés 3 munkanapja át nem vett dokumentumokról
Minden nap egy előre meghatározott időpontban automatikusan lefut egy folyamat, amely során e-
mail értesítést küld ki a központi rendszer a Hivatali Kapu kapcsolattartónak az alábbi szabály szerint:
Első alkalommal a 3. munkanapon, majd azt követően naponta, ha létezik a postafiókjában
olyan dokumentum, melyet a beérkezéstől számított három munkanapon belül nem vett át
(nem töltött le).
38
Postafiókból 30 napnál régebbi dokumentumok törlése
Ha a felhasználó az értesítési tárhelyről nem törli, vagy tartós tárhelyre nem helyezi át a
dokumentumot, akkor az elhelyezéstől számított 30 naptári nap elteltével az irat és metaadatai
automatikusan törlődnek.
Kézbesítési vélelem beállta
Ha a címzett a hivatalos iratnak az elektronikus kézbesítési tárhelyen történő elhelyezését követő
ötödik munkanapon sem veszi át a tértivevényes küldeményt, akkor a hivatalos iratot az ezt követő
munkanapon kézbesítettnek kell tekinteni (kézbesítési vélelem).
A rendszer a címzett (felhasználó vagy hivatal) értesítési tárhelyén rögzíti a „Kézbesítési
vélelem” státuszt, valamint a Kézbesítési vélelem ideje mezőbe a kézbesítési vélelem
beálltának időpontját.
A feladó a Hivatali Kapun található ideiglenes tárhelyén („Hivatali Kapu” – „Dokumentumok”)
megtekintheti az át nem vett dokumentumról szóló értesítést.
8.4. Feltöltés visszaigazolása
A feltöltést követően a „Feltöltés” blokkban megjelennek a visszaigazolás adatai: az érkeztetési szám és az visszaigazolási információkat tartalmazó rendszerüzenet fájl neve. Az „Üzenet” blokkban megjelenő üzenet nyújt információt a feltöltés eredményéről.
A feltöltés
eredménye
A visszaigazolás
adatai
39
9. Hivatalok
A Hivatal menüpontra kattintva a hivatali kapuval rendelkező intézmények között lehet keresni.
Keresni bármelyik mező segítségével lehet a következők szerint:
KRID: A teljes számsort meg kell adni a kereséshez
Rövidnév: a teljes rövid nevet meg kell adni a kereséshez,
Teljes név: itt minimum 3 karaktert meg kell adni, és az intézmény teljes nevében keres.
Sikeres keresés esetén megkapjuk a keresett hivatal adatait, melyek segítségével a Feltöltés részben leírtak szerint dokumentumot lehet küldeni az intézmény számára.
A megtalált
intézmény adatai.
40
10. Ügykezelői jelszóváltoztatás
Az ügykezelő megváltoztathatja a jelszavát a HKP felületen a Beállítások menüpontra kattintva. A jelszó minimum hossza 5 karakter.
Megadandó paraméterek:
Új jelszó: Az új jelszó
Új jelszó (ellenőrzés): Az új jelszó még egyszer, ellenőrzés céljából.
A jelszavak megadása után a gombra kattintva lehet aktiválni a szolgáltatást.
Amennyiben a két jelszó megegyezik, a következő képernyőt kapjuk, és a jelszó megváltozik:
Amennyiben a két jelszó nem egyezik meg, a következő képernyőt kapjuk, és a jelszó marad az eddigi:
41
11. Elfelejtett jelszó kérése
A https://ugyfelkapu.magyarorszag.hu/hivatalikapu/belepes oldalon található egy „Elfelejtette jelszavát?” link, melyre kattintva meg kell adni a hivatal rövid nevét, majd az Elküld gombra kattintva új jelszót generál a rendszer, és elküldi az ügyfélkapus e-mail címre.
Kattintson a linkre, ha
elfelejtette jelszavát.
42
12.Gyakori kérdések
Hiba leírása Megoldás
Nem találom a HKP-ban a letölteni kívánt file-t
Ha a hivatali kapuban már nincs meg a dokumentum, akkor azt Ön, vagy egy másik, szintén jogosult ügyintéző sikeresen letöltötte valahova. Ha más töltötte le, akkor meg kell megkérni, keresse meg az általa használt könyvtárakban az állományt.
Nem találom a letöltött file-t
Ha a hivatali kapuban még megtalálható a dokumentum, akkor töltse le újra.
Ha a hivatali kapuban már nincs meg a dokumentum, akkor azt Ön, vagy egy másik, szintén jogosult ügyintéző sikeresen letöltötte valahova. Kereséshez használja az intézőt, vagy más keresőt (pl. Start menü/Keresés/Fájlt vagy mappát), és keresse végig a számítógép lehetséges meghajtóit kr kiterjesztésű (.kr) file-ok után kutatva. Ha több kr file-t is talált, és nem emlékszik a letöltött file nevére, akkor a file keletkezésének időpontja segíthet.
Nem sikerült letöltéskor a kititkosítás
Az 5.1.5 fejezet szerint járjon el
Hiányos a képernyő Java futási probléma van a böngészőben. Ha a böngésző fejlécében van üzenet, akkor kövesse azt, engedélyezze a java futását.
Ha nincs üzenet, akkor törölje a böngésző sütijeit (böngészési előzmények törlése, cookie-k törlése).
Ellenőrizze a gépén lévő java működését http://www.java.com/en/download/help/testvm.xml, ha nem működik, frissítse a java-t.
Segíthet még a java cache törlése (Vezérlőpult/Java – Settings…/Delete Files…)
Java hiba üzenet Ellenőrizze a gépén lévő java működését http://www.java.com/en/download/help/testvm.xml, ha nem működik, frissítse a java-t
Ha a böngésző fejlécében van üzenet, akkor kövesse azt, engedélyezze a java futását
Törölje a böngésző sütijeit (böngészési előzmények törlése, cookie-k törlése)
Feltöltésnél nincs kitöltve a rövid név, ill. a dokumentum típusazonosítója, leírása
ÁNYK-val kitöltött nyomtatvány esetén fontos, hogy a nyomtatványt titkosítsa, azaz megjelölje küldésre (Kapcsolat az Ügyfélkapuval/Hivatali kapuval/Nyomtatvány megjelölése elektronikus beküldésre), és csak ezután kezdje meg a feltöltést. Feltöltéskor ezt a titkosított, .kr kiterjesztésű fájlt kell kitallóznia. Ebben az esetben a rövid név, a típusazonosító és típus leírása mezők automatikusan kitöltődnek.
Nem titkosított állományok (pl. PDF, XLS fájlok, Word dokumentumok stb.) feltöltése esetén a típusazonosító, ill. típus leírása mezőket ki kell tölteni. A Hivatal rövid neve vagy a KRID mezők egyikét is ki kell tölteni.
A feltöltött dokumentumok visszaérkeznek hozzánk
A feltöltésnél – tévesen – a Hivatal rövid neve/ KRID mezőbe a saját hivatalunk rövid nevét írtuk. Ebbe a mezőbe a címzett hivatal rövid nevét kell írni.