Schnelleinstieg DMS - agenda-kunden.de · Dieser wird für jedes Dokument, das auf Basis der Vorlage erstellt wurde, vorgeschlagen. Achtung Der Dokumententyp einer Vorlage hat Vorrang

© 2019 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KGAutor: CH / 14.05.2019

Schnelleinstieg DMS

Inhaltsverzeichnis

Bereich: DMS - Info für Anwender Nr. 0800

21. Zweck der Anwendung

22. Einrichtung zum Start

22.1. Assistent für die Ersteinrichtung

32.2. Stammdaten einrichten

73. Arbeitsablauf

73.1. Erstellung von Einzel- bzw. Serienbriefen

113.2. Erstellung von Einzel- bzw. Serien-E-Mails

163.3. Ablage von eingegangenen E-Mails

173.4. Dokumente in Word/Excel bearbeiten

183.5. Auswertungen aus den Agenda-Anwendungen automatisch in DMS ablegen

193.6. Auswertungen aus Agenda-Anwendungen über die Bildschirmansicht in DMS

ablegen

213.7. Dokumente aus Fremdprogrammen ablegen

233.8. Scannen von Dokumenten

233.9. Import / Export

244. Weitere Funktionen

244.1. Postkorb nutzen

254.2. Papierkorb-Funktionen

285. Hilfe

Autor: CH / 14.05.2019 © 2019 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

Seite 2Info für Anwender Nr. 0800

Zweck der Anwendung1.

Zweck der Anwendung

Mit DMS werden Vorlagen und Dokumente für Standard- und Serienbriefe in Word erstellt und über-sichtlich verwaltet. Außerdem können beliebige Dokumente (z.B. XLS, PDF oder BMP) in jede Man-dantenakte importiert und abgelegt werden. Ebenso können Einzel- oder Serien-E-Mails erstellt wer-den.

Das Scannen von Dokumenten und deren Ablage beim gewünschten Mandanten ist möglich.

Über einen speziellen PDF-Drucker können beliebige Dokumente aus Fremdprogrammen über denDruckvorgang im DMS abgelegt werden.

Die Vorlagen können einen Standardtext (z.B. den Briefkopf der Kanzlei) enthalten und sogenanntePlatzhalter für individuelle Daten (z.B. die Briefanschrift des Mandanten), die aus Agenda-Anwendun-gen gefüllt werden.

Ein neues Dokument wird im »elektronischen« Ordner des jeweiligen Mandanten im entsprechendenRegister abgelegt. Die Register des »elektronischen« Mandantenordners können der MandantenakteIhrer Kanzlei angepasst werden.

Die vorhandenen Dokumente sind einem Bearbeiter zuordenbar und stehen diesem dann in »sei-nem« Postkorb zur Verfügung.

Einrichtung zum Start2.

Assistent für die Ersteinrichtung2.1.

Beim ersten Programmstart von DMS erscheint das Fenster »Assistent zur Ersteinrichtung«. Darüberkönnen Sie die Dokumentvorlagen importieren und evtl. Registeranpassungen vornehmen.

Der Assistent kann auch jederzeit über »Tools - Ersteinrichtungs-Assistent« aufgerufen werden.

1. Vorlagen-Import

Es können die von Agenda gelieferten Vorlagen importiert werden. Es stehen für Betriebe und Steu-erberater verschiedene Vorlagen zur Verfügung.

Über die Schaltfläche <Starten> kann der Import gestartet werden.

Auch bereits vorhandene eigene Vorlagen können importiert werden.

2. Registerverwaltung

Es stehen automatisch eine Reihe von Registern zur Ablage der Dokumente zur Verfügung. Es kön-nen jederzeit aber auch eigene Registernamen angelegt werden.



Stammdaten einrichten2.2.

Vorlagenverwaltung2.2.1.

Vorlagen werden im Hauptmenü unter <Vorlagenverwaltung...> erstellt bzw. bearbeitet.

Über den Assistent zur Ersteinrichtung können die gewünschten Mustervorlagen von Agenda im-portiert werden.

Mit dem Symbol kann eine Vorlagenvorschau eingeschaltet werden.

1. Muster-Vorlagen bearbeiten

§ Doppelklick auf eine importierte Vorlage (oder »Datei | Öffnen«)

§ Vorlage wird in Microsoft Word geöffnet (gleichzeitig wird die Vorlagenhilfe geöffnet)

§ Wählen Sie in der Vorlagenhilfe einen Platzhalter aus, wird dieser in die Vorlage an der aktuel-len Stelle eingefügt.

§ »Datei | Speichern«Die Korrekturen werden in der Vorlage gespeichert; Microsoft Word kann dann wieder ge-schlossen werden.

HinweisÖffnen Sie nach dem Import der Vorlagen die Eigenschaften der jeweiligen Vorlage und ordnenSie diese einem Register zu.Beim Erstellen eines neuen Dokuments auf Basis einer Vorlage, wird das Dokument dann auchdiesem Register zugeordnet. Die Zuordnung zum Register kann aber jederzeit beim Erstellen desDokuments noch verändert werden.

2. Eigene Vorlagen erstellen

Um eine eigene Vorlage im DMS einzubinden kann wie folgt vorgegangen werden:

§ Gestalten Sie einen Brief nach Ihren Wünschen (auch mit Kopf- und Fußtext), d. h. inkl. Brief-kopf, Absenderangaben, Brieftext und Grußformel. Die mandantenbezogenen Angaben, z. B.Mandantenadresse, Mandantennummer, etc. werden dabei noch nicht angegeben.

§ Register »Agenda« oder »Add-Ins« (je nach Office-Version) wählen.

§ »Speichern unter«.

§ Abfrage von DMS mit »Vorlage« bestätigen.

§ Bezeichnung der neuen Vorlage eingeben und wählen Sie ggfs. ein gewünschtes Register.

§ Gespeichert wird über das Diskettensymbol.

§ MS-Word beenden.

§ DMS starten.

§ »Stammdaten | Vorlagenverwaltung«.

§ Neue Vorlage per Doppelklick öffnen.

§ Zusätzlich zur Vorlage erscheint automatisch die Vorlagenhilfe.Damit werden nun noch die Platzhalter der im Brief gewünschten Felder gesetzt (z. B. Man-dantenadresse, Mandantennummer, etc.).

§ Über »Register: AGENDA | Speichern unter« kann die Vorlage gespeichert und dann für dieEinzel- und Serienbrieferstellung verwendet werden.

Als Vorlagen können Word-, Excel- und PDF-Dateien gespeichert werden.

2



3. E-Mail-Vorlagen

Ist bei Erstellung eines neuen Dokuments der E-Mail-Versand gewünscht, muss die entsprechendeVorlage als E-Mail-Vorlage markiert sein. Dazu muss in den Vorlagen-Eigenschaften das Häkchen imFeld »E-Mail-Vorlage« gesetzt werden.

HinweisWerden über »Stammdaten | Vorlagenverwaltung | Transfer | Import« Vorlagen importiert, dieim Dateinamen den Text »E-Mail« bzw. »Email« enthalten (Groß- und Kleinschreibung spielt kei-ne Rolle), bekommen diese Vorlagen in den Vorlagen-Eigenschaften im Feld »E-Mail-Vorlage«automatisch eine Markierung.

§ »Stammdaten | Vorlagenverwaltung«.

§ Klick mit der rechten Maustaste auf die Vorlage.

§ »Eigenschaften«.

§ Häkchen bei E-Mail-Vorlage setzen.

Registerverwaltung2.2.2.

Es können beliebig viele Register mit frei wählbarer Bezeichnung angelegt, hinzugefügt, bestehendegeändert, gelöscht oder die Reihenfolge verschoben werden.

Ob alle Register oder nur die jeweils den Mandanten betreffenden Register in der Dokumentenverwal-tung des Mandanten angezeigt werden, kann unter »Optionen | DMS-Optionen« im Feld »Alle Re-gister anzeigen« eingestellt werden.

Eine Erstellung von Unterregistern ist über die »Schlagwortverwaltung« möglich.

Schlagwortverwaltung2.2.3.

1. Agenda-Schlagwort1-4

Es werden vier Schlagwörter fest von Agenda vorgegeben. Diese Schlagwörter kann der Benutzernicht ändern:

§ Zeitraum

§ Jahr

§ Belegnummer

§ Suchwörter

Es kann jedoch gewählt werden, ob bei diesen Schlagwörtern in den Dokument-Eigenschaften eineEingabe erfolgen MUSS (»Mussfeld« = markiert).



2. Benutzer-Schlagwort1-6

Vom Benutzer können 6 Schlagwörter frei definiert werden.

Alle Schlagwörter stehen dann mit ihrer Bezeichnung in den Dokument-Eigenschaften zur Verfügung.

Beispiel:

Benutzer-Schlagwort1 = AktenzeichenBei jedem Dokument erscheint dann in den Dokument-Eigenschaften im Schlagwort-Bereich der Text»Aktenzeichen«.

AchtungIn den Dokument-Eigenschaften sind nur bei den Schlagwörtern Eingaben möglich, die unter »Stammdaten | Dokumententypverwaltung« beim jeweiligen Dokumententyp entsprechend freige-geben (markiert) wurden.

Über die Schlagwörter besteht auch die Möglichkeit zur Nutzung von Unterregistern.

Weitere ausführliche Informationen zu den Schlagwörtern erhalten Sie in der Kapitelhilfe , Such-wort: Schlagwortverwaltung.

Dokumententypverwaltung2.2.4.

Jedes angelegte Dokument kann einem Dokumententyp zugeordnet werden. Die Namen der Doku-mententypen sind frei wählbar.

Beispiel

Allg. Postausgang oder Allg. Posteingang oder Rechnung oder Notiz

1. Schlagwörter freigeben

§ »Stammdaten | Dokumententypverwaltung«

§ Dokumententyp öffnen (z. B. per Doppelklick)

§ Häkchen bei den gewünschten Schlagwörtern setzen

Die markierten Schlagwörter stehen dann bei der Speicherung von Dokumenten zur Verfügung, wennder entsprechende Dokumententyp gewählt wurde.

Bitte beachten Sie hierzu die Angaben zur »Schlagwortverwaltung« .4



2. Dokumententyp für neue Dokumente vorgeben

Allgemeiner Dokumententyp:

§ »Optionen | DMS-Kanzleioptionen«

§ Neuer Dokumententyp

Vorlagen-Dokumententyp:

§ »Stammdaten | Vorlagenverwaltung«

§ Vorlage öffnen

§ »Datei | Eigenschaften«

§ Dokumententyp hinterlegenDieser wird für jedes Dokument, das auf Basis der Vorlage erstellt wurde, vorgeschlagen.

AchtungDer Dokumententyp einer Vorlage hat Vorrang vor dem allgemeinen Dokumententyp.

Bearbeiter2.2.5.

1. Bearbeiter anlegen

»ARBEITSPLATZ | Bearbeiter | Neuanlage & Bearbeiten | Schaltfläche: Bearbeiter neu«

2. Vorschlag des Bearbeiters beim Anlegen eines neuen Dokuments

§ »Optionen | DMS-Optionen«

§ Punkt »angemeldeten Benutzer vorbelegen« markieren

3. Windows-Anmeldename hinterlegen

§ »ARBEITSPLATZ | Bearbeiter | Neuanlage & Bearbeiten | Schaltfläche: Adressdaten bear-beiten«

§ Register »Zusatzangaben«

§ Klick auf die Schaltfläche <automatisch ermitteln>



Arbeitsablauf3.

Erstellung von Einzel- bzw. Serienbriefen3.1.

1. Auswahl der Empfänger

Einzeldokument

§ »Bearbeitung | Neues Dokument«

§ Mandant auswählen (z. B. per Doppelklick)

§ Auswahl einer Dokumentenvorlage

Serienbrief


§ mehrere Mandanten auswählen (z. B. <Strg>+Mausklick oder über die Filterfunktionen, z. B.zur Suche nach der Kennung »Rundschreiben«)

§ Klick auf das Symbol

§ Auswahl der gewünschten Vorlage

Wenn für jeden Mandanten ein Serienbrief erstellt werden soll, der auf der Auswertung »Antrag aufSammelfristverlängerung« in der ZMIV erschienen ist, dann muss in dieser Auswertung im Druckdia-

log das Symbol benutzt werden.



2. Auswahl der Vorlage

§ Links oben werden die Adressen dargestellt.

§ Links unten kann eine Vorlage ausgewählt werden.

§ Bei eingeschalteter Vorschau wird der Inhalt der gewählten Vorlage rechts dargestellt.

Feld Erläuterung

<Adressdaten bearbeiten> Durch Klick auf die Schaltfläche <Adressdaten bearbeiten> wer-den die Mandanten-Adressdaten aufgerufen und können bear-beitet werden.

<Vorlage bearbeiten> Wird eine Vorlage markiert und auf die Schaltfläche <Vorlagebearbeiten> geklickt, kann die Vorlage vor Erstellung des neuenDokuments geöffnet, kontrolliert und ggfs. verändert werden.

<Weiter> Über die Schaltfläche <Weiter> gelangen Sie in die Dokument-Eigenschaften zur »Verschlagwortung« des neuen Dokuments.



3. Dokument-Eigenschaften

Über die Dokument-Eigenschaften erfolgt die Verschlagwortung. D. h. es können bestimmte Anga-ben zu einem Dokument hinterlegt werden, damit eine entsprechende Ablage bzw. Suche nach die-sem Dokument möglich ist.

Feld Erläuterung

Bezeichnung Im Feld »Bezeichnung« kann der Name des neuen Dokumentsangegeben werden. Ob der Name der Vorlage als Bezeichnungfür das neue Dokument verwendet werden soll, kann unter »Optionen | DMS-Optionen« vorgegeben werden.

Register Im Feld »Register« kann festgelegt werden, in welchem Registerdas Dokument beim jeweiligen Mandanten abgelegt wird. Ist diegewählte Vorlage bereits einem Register zugeordnet (»Stammdaten | Vorlagenverwaltung | Vorlage markieren | Datei |Eigenschaften«) wird dieses Register für das neue Dokumentvorgeschlagen.

Dokumententyp Der Dokumententyp für neue Dokumente wird aufgrund der Defi-nition unter »Optionen | DMS-Kanzleioptionen« eingetragen.

Übergabe an FRISTEN Das Dokument kann an FRISTEN übergeben werden.

Voraussetzungen

§ Programmverbindung zu FRISTEN muss aktiv sein: »Optionen | DMS-Kanzleioptionen«

§ Bei den einzelnen Dokumententypen muss festgelegtwerden, ob jeweils eine Übergabe an FRISTEN (Postein-bzw. -ausgang) erfolgen soll:

»Stammdaten | Dokumententypverwaltung«



§ Bei Ablage eines Dokuments wird (je nach gewähltemDokumententyp) die Übergabe an FRISTEN vorge-schlagen.

Aktiv Wird in der Auflistung der Dokumente der sog. Aktiv-Filter einge-schaltet, werden nur Dokumente gefunden, bei denen das Häk-chen in diesem Feld gesetzt ist.

Geschützt Ein Dokument kann mit dem Vermerk »Geschützt« versehenwerden. Beim Öffnen eines geschützten Dokuments erscheintdann ein entsprechender Hinweis:

Zeitraum / Jahr Mit den Eingabefeldern »Zeitraum / Jahr« wird das Dokument ei-nem Veranlagungszeitraum zugeordnet. Über eine Vorgabe un-ter »Optionen | DMS-Optionen« können diese Felder bei ei-nem neuen Dokument auch leer vorgeschlagen werden.

Benutzer-Schlagwörter Je nach Vorgabe unter »Stammdaten | Dokumententypen«sind die dort aktivierten Schlagwörter in den Dokument-Eigen-schaften anwählbar oder nicht.

Bearbeiter Dem bei einem Dokument hinterlegten Bearbeiter wird das ent-sprechende Dokument in seinem Postkorb unter »Bearbei-tung | Postkorb Bearbeiter« angezeigt. Dort kann er eine weitereBearbeitung des Dokuments vornehmen.

Wiedervorlage am Erfolgt im Feld »Wiedervorlage am« ein Eintrag, wird das Doku-ment erst im Postkorb angezeigt, wenn das entsprechende Da-tum erreicht ist.

Menü »Datei«Dateieigenschaften

Die Dateieigenschaften zeigen z. B. den Ablageort des Doku-ments oder dessen Erstellungsdatum an.

Dokument erstellen Über die Schaltfläche <Dokument erstellen> wird das Dokumentin MS-Word bzw. -Excel (je nach gewählter Vorlage) geöffnetund kann dort weiterbearbeitet und gedruckt werden.

HinweisBeim Serienbrief (mehrere Mandanten) erfolgt beim Klick aufdie Schaltfläche <Dokument erstellen> der Ausdruck allerDokumente.Es kann im vorangegangenen Fenster, im Feld »SerienbriefNICHT drucken« ein Häkchen gesetzt, dann werden die Seri-endokumente ohne Ausdruck beim jeweiligen Mandanten ab-gelegt.



Erstellung von Einzel- bzw. Serien-E-Mails3.2.

1. Auswahl der Empfänger

Einzel-E-Mail


§ Mandant auswählen (z. B. per Doppelklick)

§ Auswahl einer Dokumentenvorlage

Serien-E-Mail


§ mehrere Mandanten auswählen (z. B. <Strg>+Mausklick oder über die Filterfunktionen, z. B.zur Suche nach der Kennung »Rundschreiben«)

§ Klick auf das Symbol

§ Auswahl der gewünschten Vorlage

HinweisVoraussetzung für den Versand einer E-Mail an den Mandanten ist eine hinterlegte E-Mail-Adres-se in den Mandanten-Adressdaten.



2. Auswahl der Vorlage

§ Links oben werden die Adressen dargestellt.

§ Links unten kann eine Vorlage ausgewählt werden.

§ Bei eingeschalteter Vorschau wird der Inhalt der gewählten Vorlage rechts dargestellt.

Feld Erläuterung

nur E-Mail-Vorlagen anzeigen Für die Erstellung einer E-Mail ist es wichtig, eine entsprechendeE-Mail-Vorlage zu wählen. Zur leichteren Auswahl kann das Feld»nur E-Mail-Vorlagen anzeigen« markiert werden. Es werdendann nur alle Vorlagen dargestellt, in deren Vorlagen-Eigenschaf-ten im Feld »E-Mail-Vorlage« ein Häkchen gesetzt ist.

<Vorlage bearbeiten> Wird eine Vorlage im rechten Bereich markiert und auf dieSchaltfläche <Vorlage bearbeiten> geklickt, kann die Vorlage vorErstellung des neuen Dokuments geöffnet, kontrolliert und ggfs.verändert werden.

<Weiter> Über die Schaltfläche <Weiter> gelangen Sie in die Dokument-Ei-genschaften zur »Verschlagwortung« des neuen Dokuments.



3. Dokument-Eigenschaften

Über die Dokument-Eigenschaften erfolgt die Verschlagwortung. D. h. es können bestimmte Anga-ben zu einem Dokument hinterlegt werden, damit eine entsprechende Ablage bzw. Suche nach die-sem Dokument möglich ist.

Feld Erläuterung

Bezeichnung Im Feld »Bezeichnung« kann der Name des neuen Dokumentsangegeben werden. Ob der Name der Vorlage als Bezeichnungfür das neue Dokument verwendet werden soll, kann unter »Optionen | DMS-Optionen« vorgegeben werden.

Register Im Feld »Register« kann festgelegt werden, in welchem Registerdas Dokument beim jeweiligen Mandanten abgelegt wird. Ist diegewählte Vorlage bereits einem Register zugeordnet (»Stammdaten | Vorlagenverwaltung | Vorlage markieren | Datei |Eigenschaften«) wird dieses Register für das neue Dokumentvorgeschlagen.

Dokumententyp Der Dokumententyp für neue Dokumente wird aufgrund der Defi-nition unter »Optionen | DMS-Kanzleioptionen« eingetragen.

Übergabe an FRISTEN Das Dokument kann an FRISTEN übergeben werden.

Voraussetzungen

§ Programmverbindung zu FRISTEN muss aktiv sein: »Optionen | DMS-Kanzleioptionen«

§ Bei den einzelnen Dokumententypen muss festgelegtwerden, ob jeweils eine Übergabe an FRISTEN (Postein-bzw. -ausgang) erfolgen soll:

»Stammdaten | Dokumententypverwaltung«



§ Bei Ablage eines Dokuments wird (je nach gewähltemDokumententyp) die Übergabe an FRISTEN vorge-schlagen.

Aktiv Wird in der Auflistung der Dokumente der sog. Aktiv-Filter einge-schaltet, werden nur Dokumente gefunden, bei denen das Häk-chen in diesem Feld gesetzt ist.

Geschützt Ein Dokument kann mit dem Vermerk »Geschützt« versehenwerden. Beim Öffnen eines geschützten Dokuments erscheintdann ein entsprechender Hinweis:

Zeitraum / Jahr Mit den Eingabefeldern »Zeitraum / Jahr« wird das Dokument ei-nem Veranlagungszeitraum zugeordnet. Über eine Vorgabe un-ter »Optionen | DMS-Optionen« können diese Felder bei ei-nem neuen Dokument auch leer vorgeschlagen werden.

Benutzer-Schlagwörter Je nach Vorgabe unter »Stammdaten | Dokumententypen«sind die dort aktivierten Schlagwörter in den Dokument-Eigen-schaften anwählbar oder nicht.

Bearbeiter Dem bei einem Dokument hinterlegten Bearbeiter wird das ent-sprechende Dokument in seinem Postkorb unter »Bearbei-tung | Postkorb Bearbeiter« angezeigt. Dort kann er eine weitereBearbeitung des Dokuments vornehmen.

Wiedervorlage am Erfolgt im Feld »Wiedervorlage am« ein Eintrag, wird das Doku-ment erst im Postkorb angezeigt, wenn das entsprechende Da-tum erreicht ist.

Menü »Datei«Dateieigenschaften

Die Dateieigenschaften zeigen z. B. den Ablageort des Doku-ments oder dessen Erstellungsdatum an.

E-Mail erstellen Über die Schaltfläche <E-Mail erstellen> wird das Dokument inMS-Word bzw. -Excel (je nach gewählter Vorlage) geöffnet unddort die entsprechenden Platzhalter gefüllt. Anschließend wirddas fertige Dokument dargestellt und steht zum Versand überMS-Outlook bereit.



4. E-Mail-Versand

Einzel-E-Mail

Feld Erläuterung

Empfänger Nach dem Füllen der Platzhalter wird der Text am Bildschirmdargestellt. Die E-Mail-Adresse des Empfängers wird angezeigtund könnte ggfs. verändert werden.

Institutionsauswahl Über die Schaltfläche <Institutionsauswahl> kann gewählt wer-den, ob das Dokument an den Mandant oder z. B. an dessenFinanzamt versandt werden soll.

Betreff Der Betreff wird aufgrund des Dokumentennamens vorge-schlagen und kann ebenfalls verändert werden.

Anhänge Falls zusätzliche Dokumente als Anhang zur E-Mail versandtwerden sollen, können diese über die Schaltfläche <Hinzufügen>(beliebiger Speicherort) oder <Hinzufügen aus DMS> (Doku-mentenauswahl in DMS) ausgewählt werden.

Senden Es erfolgt der Versand der E-Mail über MS-Outlook.

Als Entwurf speichern Die E-Mail wird nicht versendet. Sie wird als »Entwurf« in DMSabgelegt und kann jederzeit weiterbearbeitet und später versen-det werden.

HinweisDiese Funktion steht nicht für Serien-E-Mails zur Verfügung.

E-Mail-Text bearbeiten Der Text einer Einzel-E-Mail kann an dieser Stelle bearbeitetwerden.

Wichtige Hinweise Über diese Schaltfläche erhalten Sie wichtige Infos zur benötig-ten Einrichtung von Microsoft Outlook.



Serien-E-Mail

Feld Erläuterung

Empfänger Wurden mehrere E-Mail-Empfänger gewählt, ist keine individuel-le Eingabe einer E-Mail-Adresse möglich.

Betreff Der Betreff wird aufgrund des Dokumentennamens vorge-schlagen und kann verändert werden.

Anhänge Falls zusätzliche Dokumente als Anhang zur E-Mail versandtwerden sollen, können diese über die Schaltfläche <Hinzufügen>ausgewählt werden.

E-Mail-Text AchtungDer Text einer Serien-E-Mail kann nicht verändert werden.Der gewünschte Text muss bereits in der Vorlage der E-Mailenthalten sein.

Alle E-Mails senden Bei Klick auf die Schaltfläche <Alle E-Mails senden> erfolgt derVersand der E-Mails über MS-Outlook.

Wichtige Hinweise Über diese Schaltfläche erhalten Sie wichtige Infos zur benötig-ten Einrichtung von Microsoft Outlook.

TESTMAIL senden an Über die Schaltfläche <TESTMAIL senden an> kann an eine be-liebig gewünschte E-Mail-Adresse eine einzelne E-Mail zur Kon-trolle versandt werden.

Ablage von eingegangenen E-Mails3.3.

Durch die automatische Aktivierung der Verbindung (beim Programmstart von DMS) steht im Pro-gramm Microsoft Outlook die Schaltfläche <E-Mails an Agenda DMS> zur Verfügung. Damit kann eineeingegangene E-Mail (inkl. Anhänge) in DMS abgelegt werden.

Bei Office 2007 und 2010 befindet sich diese Schaltfläche im Register »Add-Ins«.Bei Office 2013 ist sie im Register »Agenda« zu finden.



Dokumente in Word/Excel bearbeiten3.4.

1. Neues Word-Dokument im DMS speichern

§ In Microsoft Word das gewünschte Dokument erstellen

§ »Register: AGENDA | Speichern unter«

§ Abfrage mit <Dokument> bestätigen

2. Bereits im DMS abgelegte Dokument in Microsoft Word öffnen

§ Microsoft Word öffnen

§ »Register: AGENDA | Öffnen«

§ Abfrage zur Verwendung der Dokumentenauswahl mit <Ja> bestätigen

AchtungWird ein bereits im DMS gespeichertes Dokument geöffnet, müssen Änderungen daran über »Datei | Speichern« gespeichert werden. Eine erneute Speicherung über »Datei | Speichern un-ter« würde das Dokument ein zweites Mal im DMS ablegen!

3. Neues Excel-Dokument im DMS speichern

§ In Microsoft Excel das gewünschte Dokument erstellen

§ »Register: Add-Ins (Office 2007/2010) bzw. Register: AGENDA (Office 2013) | Speichernunter«

§ Abfrage mit <Dokument> bestätigen

4. Bereits im DMS abgelegte Dokument in Microsoft Excel öffnen

§ Microsoft Excel öffnen

§ »Register: Add-Ins (Office 2007/2010) bzw. Register: AGENDA (Office 2013) | Öffnen«

§ Abfrage zur Verwendung der Dokumentenauswahl mit <Ja> bestätigen

AchtungWird ein bereits im DMS gespeichertes Dokument geöffnet, müssen Änderungen daran im Regis-ter »Add-Ins«/»AGENDA« über »Speichern« gespeichert werden. Eine erneute Speicherung über»Speichern unter« würde das Dokument ein zweites Mal im DMS ablegen!



Auswertungen aus den Agenda-Anwendungen automatisch in DMS ablegen3.5.

1. In der Anwendung ARBEITSPLATZ legen Sie unter »Optionen | Einstellungen DMS« im Register»DMS-Auswertungen« fest, welche Auswertungen automatisch bei Druckausgabe im ProgrammDMS abgelegt werden.

2. Zusätzlich kann im Register »DMS-Allgemein« definiert werden, in welchem Register die jeweiligenAuswertungen abgelegt werden.



Für die Programmbereiche »Rechnungswesen« und »Personalwesen« gibt es folgende Unter-schiede bei der Bereitstellung der Auswertungen:

1. Mandant mit monatlicher USt-VA oder LSt-A

Die Bereitstellung aller Auswertungen ( »ARBEITSPLATZ | Optionen | Einstellungen DMS« ) anDMS erfolgt beim Sofortversand oder beim Bereitstellen nach ZDÜ.

Das Übergeben von bestimmten Auswertungen z. B. nur Primanota ist beim Ausführen des Sta-peldrucks durch Markierung der gewünschten Auswertung möglich.

2. Mandant mit vierteljährlich/jährlicher USt-VA oder vierteljährlicher LSt-A

Die Bereitstellung der Auswertungen an DMS erfolgt beim Ausführen des Stapeldrucks.

TippIm Register »DMS-Allgemein« können Sie angeben, ob bei der automatischen Übergabe derAuswertungen eine entsprechende Hinweismeldung erscheinen soll.

Die Auswertungen z. B. in der Anwendung FIBU werden über »Auswertungen | Stapeldruck« inDMS abgelegt.

Auswertungen aus Agenda-Anwendungen über die Bildschirmansicht in DMSablegen

3.6.

Auswertungen aus den Agenda-Anwendungen als PDF in Agenda DMS ablegen

§ Druckvorschau in den verschiedenen Auswertungen über das Symbol aufrufen

§ Übergabe über das Symbol



Beispiel aus Agenda FIBU

FIBU: »Auswertungen | Buchungserfassung | Primanota«

Register und Dokumententyp für die Ablage vorbelegen

DMS: »Optionen | DMS-Kanzleioptionen«



Dokumente aus Fremdprogrammen ablegen3.7.

Über den Drucker »Agenda DMS PDF Drucker« können Sie über die Druckfunktion in jedem beliebi-gen Fremdprogramm ein Dokument als PDF-Datei im Programm DMS ablegen.

Beispiel

Schritt 1

§ Öffnen Sie das entsprechende Dokument.

§ Rufen Sie die Druckfunktion auf (z. B. »Datei | Drucken«).

Schritt 2

§ Wählen Sie den Drucker »Agenda DMS PDF Drucker« aus.

§ Starten des Druckvorgangs.



Schritt 3

§ DMS-Verschlagwortung ausfüllen.

Schritt 4

§ Schaltfläche <Dokument erstellen>

§ Das Dokument steht im DMS als PDF-Datei zur Verfügung:

AchtungArbeiten Sie im Programm DMS mit mehreren Kanzleien, kann unter »Optionen | DMS-Optio-nen« bestimmt werden, ob bei Ablage der Dokumente jeweils eine Kanzlei-Auswahl erscheint oderob die Dokumente immer in eine fest definierte Kanzlei importiert werden sollen.



Scannen von Dokumenten3.8.

Über einen angeschlossenen Scanner können Dokumente direkt im DMS abgelegt werden.

Die Geräte werden über die sog. TWAIN-Schnittstelle gesucht. D. h. die verwendeten Geräte müssendiese Schnittstelle unterstützen (z. B. »Dell 2335dn« oder »Sceye Dokumentenkamera«).

1. »Bearbeitung | Dokumentenverwaltung«

2. »Transfer | Datei-Import / Scannen«

AchtungWerden mehrere gescannte Dokumente markiert und in einem Vorgang über <Weiter> eingelesen,werden alle Bilder in einer Datei gespeichert! Für die Anzeige ist dann ein entsprechendes Bildbe-arbeitungsprogramm notwendig, dass diese Möglichkeit berücksichtigt.

Import / Export3.9.

1. Import von Dokumenten

Wenn bereits bestehende Dokumente, wie Briefe (.doc), Excel-Tabellen (.xls) oder jedes andere For-mat (z. B. .pdf), im Programm DMS einem Mandanten zugeordnet werden sollen, kann dazu die Im-port-Funktion verwendet werden.

§ »Bearbeitung | Dokumentenverwaltung«

§ Mandant wählen

§ »Transfer | Datei-Import / Scannen«

§ Option »Dateien importieren« markieren

§ über die Schaltfläche <Importordner wählen> den entsprechenden Ordner wählen (in dem sichdie zu importierenden Dateien befinden)

TippUnter »Optionen | DMS-Kanzleioptionen« kann eine feste Vorgabe für den Import-Ordner defi-niert werden.Ebenso ist dort die Vorgabe eines Import-Dokumententyps möglich. D. h. für jedes zu importieren-de Dokument wird dieser Typ vorgeschlagen.

HinweisWurde der Import-Ordner gewählt, erscheinen im oberen linken Bereich die Dateinamen der Do-kumente. Durch Markieren eines oder mehrere Dokumente können diese importiert werden.

HinweisSind mehrere Dokumente für den Import markiert, erscheint bei Klick auf die Schaltfläche <Wei-ter> die Abfrage, ob die folgende Verschlagwortung für alle Dokumente identisch gelten soll odereine Einzelverschlagwortung pro Dokument gewünscht ist. Je nach Wahl werden die Dokumentedann entsprechend im DMS abgelegt.

2. Import von Vorlagen


§ »Transfer | Import | Eigene Vorlagen«

Nach dem Import müssen diese Vorlagen noch mit den Platzhaltern für die gewünschten Informatio-nen, z. B. für die Mandantenadresse, versehen werden (siehe Vorlagenverwaltung ).3



3. Export von Dokumenten

Für eine Bearbeitung der Dokumente außerhalb des Agenda-Programms kann ein Export der Doku-mente durchgeführt werden.


§ »Transfer | Export Dokument«

§ gewünschte Dokumente auswählenDie Auswahl der Dokumente kann über die Eingabe einer Mandantennummer erfolgen oder

über die Suchfunktion . Ebenso können die Dokumente eines bestimmten Jahres (rechtsoben) ausgewählt werden. Welche Vorgehensweise hier geeignet ist, hängt davon ab, welcheDokumente exportiert werden sollen.

§ zu exportierende Dokumente markieren (z. B. <Strg+A> für alle Dokumente)

§ »Transfer | Export Dokument«

TippUnter »Optionen | DMS-Kanzleioptionen« kann eine feste Vorgabe für den Export-Ordner defi-niert werden.

HinweisBeim Export wird zusätzlich eine CSV-Datei (kann mit MS-Excel geöffnet werden) erstellt. In die-ser Datei sind die exportierten Dokumente und ihre Eigenschaften aufgelistet.

4. Export von Vorlagen

Die im DMS vorhandenen Vorlagen können für eine Bearbeitung außerhalb des Agenda-Programmsexportiert werden.


§ Vorlagen markieren (eine oder mehrere)

§ »Transfer | Export Vorlage«

Weitere Funktionen4.

Postkorb nutzen4.1.

1. Postkorb allgemein

Im allgemeinen Postkorb werden alle Dokumente aufgelistet, die keinem Bearbeiter zugewiesen sindund nicht als erledigt markiert sind.

Zuordnung zu einem Bearbeiter vornehmen:

§ »Bearbeitung | Postkorb Allgemein«

§ Schaltfläche <Bearbeiter zuweisen>

Dieser Mitarbeiter bekommt das Dokument dann in »seinem« Postkorb unter »Bearbeitung | Post-korb Bearbeiter« angezeigt.



2. Postkorb Bearbeiter

Jeder Mitarbeiter bekommt die ihm zugeordneten Dokumente aufgelistet.

Voraussetzung zur Verwendung des Postkorbs:

Damit ein Vorschlag für den »Postkorb Bearbeiter« möglich ist, muss bei jedem Bearbeiter in denStammdaten sein Windows-Anmeldename hinterlegt werden (siehe »Bearbeiter« ).

Zuordnung eines Dokuments zu einem Bearbeiter vornehmen:

§ »Bearbeitung | Postkorb Allgemein«

§ Schaltfläche <Bearbeiter zuweisen>

ODER


§ Dokument markieren

§ »Datei | Eigenschaften«

§ »Bearbeiter« wählen

Dokument im Postkorb bearbeiten:

Die Bearbeitung eines Dokuments ist über die entsprechenden Schaltflächen möglich (z. B. <Beant-worten>).

Die Kennung, ob die Bearbeitung eines Dokuments erledigt ist, kann entweder im Postkorb über dieSchaltfläche <Erledigt> gesetzt werden oder in den Dokument-Eigenschaften des jeweiligen Doku-ments.

3. Postkorb eines anderen Bearbeiters einsehen

Über die Benutzerverwaltung kann bestimmt werden, dass ein Mitarbeiter in den Postkorb eines an-deren Mitarbeiters nicht wechseln darf:

§ »ARBEITSPLATZ | Alle Anwendungen«

§ »Benutzerverwaltung« aufrufen

§ mit Administrator-Rechten anmelden

§ »Bestand | Benutzergruppen«

§ betreffende Benutzergruppe öffnen

§ Schaltfläche <Zugriffsrechte ändern>

§ Programm »DMS« wählen

§ Funktion »DMS -Postkorb anderer Bearbeiter« in den Bereich »Gesperrte Funktionen« ver-schieben

4. Wiedervorlage von Dokumenten

Wird in den Eigenschaften eines Dokuments ein Wiedervorlage-Datum angegeben, wird das Doku-ment erst im Postkorb (»Allgemein« oder »Bearbeiter«) angezeigt, wenn das entsprechende Datumerreicht ist.

Papierkorb-Funktionen4.2.

Werden in der Dokumentenverwaltung Dokumente über das -Symbol gelöscht, legt das System die-se Dokumente in der Papierkorb-Funktion ab.

6



1. Dokumente im Papierkorb einsehen


§ »Papierkorb | Papierkorb öffnen«

2. Dokumente aus dem Papierkorb wiederherstellen



§ ein oder mehrere Dokumente markieren

§ »Datei | Wiederherstellen«

3. Dokumente aus dem Papierkorb löschen



§ ein oder mehrere Dokumente markieren

§ »Datei | Löschen«

AchtungErfolgt die Löschung eines Dokuments im Papierkorb oder eine Leerung des Papierkorbs sinddiese Dokumente endgültig gelöscht und nicht wiederherstellbar.

4. Löschprotokoll zum Papierkorb

Über das Löschprotokoll kann jederzeit nachvollzogen werden, welcher Benutzer ein Dokument ge-löscht, wiederhergestellt bzw. endgültig gelöscht hat (aus dem Papierkorb gelöscht).


§ »Papierkorb | Löschprotokoll einsehen«

Angabe Erläuterung

»... befindet sich im Papierkorb« Das Dokument wurde in der Dokumentenverwaltung gelöschtund damit im Papierkorb abgelegt. Es kann wiederhergestelltwerden.

»... wurde wiederhergestellt« Das Dokument wurde aus dem Papierkorb wieder in die Doku-mentenverwaltung aufgenommen.

»... wurde aus dem Papierkorbgelöscht«

Das Dokument wurde in der Dokumentenverwaltung gelöschtund anschließend aus dem Papierkorb ebenfalls gelöscht. Eskann nicht wiederhergestellt werden.



5. Papierkorb-Funktionen für bestimmte Benutzer sperren

Ob ein Benutzer Zugriff auf den Papierkorb erhält, kann im Programm BENUTZER bestimmt werden.

§ »ARBEITSPLATZ | Alle Anwendungen«

§ »Benutzerverwaltung« aufrufen

§ mit Administrator-Rechten anmelden

§ »Bestand | Benutzergruppen«

§ betreffende Benutzergruppe öffnen

§ Schaltfläche <Zugriffsrechte ändern>

§ Programm »DMS« wählen

§ Funktion »DMS - Dokumenten-Papierkorb« in den Bereich »Gesperrte Funktionen« verschie-ben



Hilfe5.

»Hilfe | Video zum Hilfesystem«

Praktische Beispiele zum optimalen Einsatz der Agenda-Software.

Schulung zu einem Thema.

Antworten zu häufig gestellten Fragen.

Eine Aufgabe wird Schritt für Schritt erklärt.

Rechtliche Änderungen und Weiterentwicklungen einerProgrammversion.

Informationen zum jeweiligen Fenster.

Die Pfadangabe führt zur Funktion.

Externe Wissensdatenbanken

Rechtsdatenbanken einbinden: »ARBEITSPLATZ | Optionen | Einstellungen Wissensdatenbanken«

https://videobackend.de/connector/video/2648?stream=1080p



Empfehlungen für Agenda DMS

»Hilfe | Video«

»Hilfe | Online-Seminar«

»Hilfe | Häufige Frage«

»Hilfe | Infos für Anwender«

Nr. 0801 Outlook - empfohlene Einstellungen

»Hilfe | Hotline«

Bei allen Fragen, die Sie nicht über das Hilfesystem lösen können, stehen Ihnen unsere Anwendungs-berater gerne zur Verfügung.

https://agenda-kunden.de/videos.htm

https://agenda-kunden.de/seminare.htm?cpssessionid=SID-56E12E51-77395AA8&ap_anrede=&ap_vorname=&ap_name=&ap_bearbeiternummer=

https://agenda-kunden.de/haeufige-fragen.htm?cpssessionid=SID-30A8B78C-F871C900&ap_anrede=&ap_vorname=&ap_name=&ap_bearbeiternummer=

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Schnelleinstieg DMS - agenda-kunden.de · Dieser wird für jedes Dokument, das auf Basis der Vorlage erstellt wurde, vorgeschlagen. Achtung Der Dokumententyp einer Vorlage hat Vorrang