SAP BW (Business Warehouse)bw.plastimo.com/manbw-fr.pdf · Référence IT-MANBW2006 04/2006 Version 01 Page 2 / 19 GUIDE D’UTILISATION BW - FR 2 QU’ESTCE QUE BW ? BW est un module

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GUIDE D’UTILISATION BW - FR

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SAP BW

(Business Warehouse)

Qu’estce que BW ?................................................................................................................ 2 Avant-propos ......................................................................................................................... 2 Accès..................................................................................................................................... 2 Les differentes requêtes (reports) pré établies ...................................................................... 3 Utilisation de BW avec Internet Explorer ............................................................................... 5 Navigation.............................................................................................................................. 7 Utilisation de BW avec Excel ............................................................................................... 13 Définition des caracteristique de tri disponibles dans BW ................................................... 17 Annexe – Calcul de la marge groupe consolidée ................................................................ 19

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QU’ESTCE QUE BW ? BW est un module développé par SAP pour permettre d’extraire des données d’un ou plusieurs systèmes SAP, en faire un historique et les présenter sous une forme adaptée à l’analyse. Au sein du groupe Navimo, BW a été mis en œuvre dans un premier temps pour analyser les ventes. Cependant BW peut permettre à terme d’analyser d’autres périmètres comme les données financières, les stocks, les achats… AVANT-PROPOS - L'extraction des données transactionnelles (Factures et Carnet de commande) de SAP vers BW est faite tous les samedi matin et en fin de mois. L’actualité des données est donc de l’ordre de la SEMAINE. - Les données de base sont extraites de SAP et remontées tous les jours. Ex : un article qui change de désignation ou de hiérarchie sus SAP est pris en compte sur BW la journée suivante. Note : Les données de base (articles, hiérarchies, vendeurs, division, société etc…) par opposition aux données transactionnelles (factures, commandes) sont des données présentées dans BW avec une vision « actuelle » et non pas « historique » Ex : si un article change de hiérarchie dans SAP au mois 04/2006, une requête sur le mois 01/2006 fait au 04/2006 dans BW affichera l’article dans sa hiérarchie actuelle au 04/2006. Ceci est valable pour toutes les données de bases. ACCES - A l’aide de son Navigateur Internet : http://plastimo.com/bw (Accessible depuis l’extérieur du réseau Navimo de n’importe quel point d’accès Internet) - Avec Excel : sur demande à Olivier Le Bris (accessible à l’intérieur du réseau Navimo) 44 Licences utilisateurs néanmoins il est possible sans problème de se connecter à plusieurs avec les mêmes login/password CF : Olivier Le Bris pour obtenir un compte utilisateur ([email protected])

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LES DIFFERENTES REQUETES (REPORTS) PRE ETABLIES

La page http://plastimo.com/bw présente différentes requêtes préconfigurées mais néanmoins très générales. L’intérêt de BW est de construire soi même sa requête en fonction de ses besoins.

Note : Il est possible d’ajouter à cette page des requêtes personnalisées à la demande des utilisateurs (cf Olivier Le Bris) pour éviter à l’utilisateur de reconstruire une requête utilisée fréquemment.

Cependant, il est toujours possible à l’utilisateur de sauvegarder lui-même ses requêtes personnalisées dans ses favoris (cf section Utilisation de BW)

Requêtes Pré établies :

Analyse des Factures par Mois (vue Société)

Requête sur le facturé d’UNE SOCIETE sur un intervalle de temps en MOIS CALENDAIRE (ex : aout 2006 =>08.2006) choisi par l’utilisateur.

Notes :

- Sont disponibles uniquement les sociétés travaillant sous SAP (Plastimo, Navimo UK, GOIOT, DNS etc..)

- L’historique des données d’une société disponible dans BW correspond à l’arrivée de la société dans le système SAP. (ex DNS : l’historique commence au 03.2006)

Analyse des Factures par Mois (vue Groupe)

Requête sur le facturé de toutes les sociétés du groupe (présentes sur SAP) sur un intervalle de temps en MOIS CALENDAIRE (ex : aout 2006 =>08.2006) choisi par l’utilisateur.

Note :

- Chiffre d’affaire Consolidé : Pour obtenir une vue consolidé du chiffre d’affaire du groupe, les factures INTER-COMPAGNIES sont exclues de la requête. C'est-à-dire techniquement parlant est exclue de la requête toute facture au groupe de client FI de chaque société du groupe.

- Marge consolidée : Un même produit a différents prix de revient suivant les sociétés or le marketing est désireux d’obtenir une marge consolidée groupe. Dans les requêtes groupe une méthodologie à été mise en place pour calculer une marge consolidée (voir méthodologie en annexe)

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Analyse des Factures par Semaine (vue Société)

Idem à factures par semaine (société) mais avec un intervalle de temps de l’ordre de la semaine CALENDAIRE

Ex : 23.2006 (semaine 23 année 2006)

Analyse du carnet de commande par Mois (vue Société)

Analyse par mois FISCAL du carnet de commande + Facturé pour une SOCIETE

Notes :

- mois FISCAL : mois numérotés de 1 à 12 ou 1 correspond à Octobre et 12 à Septembre.

- Anné Fiscale : Période Fiscale 2006 correspond à une période calendaire allant de Octobre 2005 à Septembre 2006

- Carnet de Commande : Par carnet de commande on entend toute commande non facturée à la période d’analyse demandée.

Ex : si on analyse au mois 02.2006 (Novembre 2005) le carnet de commande correspond à toutes les commandes client non facturées au mois de Novembre 2005.

- Dans cette requête le facturé est ajouté en parallèle au carnet de commande de façon à analyser ces 2 chiffres dans une même requête.

- Le carnet de commande est remonté dans BW depuis mai 2005. Pas de données antérieures à cette date disponibles.

Analyse du carnet de commande par Semaine (vue Société)

Analyse par semaine CALENDAIRE du carnet de commande pour une SOCIETE

Analyse du carnet de commande par Mois (vue Groupe)

Analyse par mois FISCAL du carnet de commande + Facturé pour toutes les SOCIETES du groupe présentes sur SAP.

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UTILISATION DE BW AVEC INTERNET EXPLORER

- Lancement de la requête

- Ecran de sélection de Variables :

Renseigner la période en mois calendaire civil

NOTE PREALABLE :

- NE PAS UTILISER LES BOUTONS PRECEDENTS ET SUIVANT DE VOTRE NAVIGATEUR MAIS UTILISER LES BOUTONS PREVUS PAR BW

- NE PAS ACTIVER DE FILTRE SUR LES UNITES DE VENTE ( BUG)

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- Présentation du Report :

Rappel du périmètre choisi

Date d'extraction des données

Résultat

Données en ligne Données en colonne

Liste des critères de tri disponibles

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NAVIGATION - CRITERES DE TRI / CARACTERISTIQUES LIBRES Les critères d’analyse ou critères de tri sont disposées à gauche de l’écran de la requête :

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! Attention les données sont présentées selon l'ordre de sélection des critères de tri. !

Permet de sélectionner un critère d’analyse et l’afficher en ligne dans la partie résultat (conseillé pour une meilleure lisibilité du résultat)

Permet de sélectionner un critère de tri et l’afficher en colonne dans la partie résultat

Permet de filtrer les données à afficher.

Permet de supprimer le filtre

Permet de Supprimer un critère de tri

Critère de tri non affiché dans le résultat mais résultat filtré sur l’article 10003

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EXEMPLE Statistique souhaitée : CA N , CA N et progression Plastimo par chef de produit avec éclatement famille. Période du 01.10.2004 à fin juin 2005.

Lignes : supprimer le critère Unité de vente en cliquant sur l'icône

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Caractéristiques libres : Dans la liste, cliquer sur l'icône face à Labo / Bur.Etude. Puis cliquer sur l'icône face à Hier 1 Colonnes : Vérifier que le critère sélectionné pour les colonnes est bien Ratios. Filtrer les données en cliquant sur l'icône face à Ratios. Une fenêtre de définition du filtre s'affiche.

Cocher les données à afficher : Montants FAC N, Montants FAC N-1 et progression montants FAC. Valider

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Résultat (Vue partielle)

-- Fin exemple --

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- BARRE DE MENU :

Représentation Graphique : Permet d’afficher les résultats sous la forme de graphiques

Information : Récapitulatif des critères sélectionnés pour la requête, filtres, période d’analyse…

Informations Broadcasting : Permettre l’envoi par email automatique des requêtes (pas encore disponible)

- Sauvegarder Vue : Inutile… voir Signet

- Ecran de variables : Permet de revenir au premier écran de la requête pour modifier la période d’analyse ou la société…

- Signet : Permet de sauvegarder une requête personnalisée dans ses favoris internet pour un lancement ultérieur Conserve les filtres et critères de tri établis.

En cliquant sur SIGNET l’adresse (URL) dans la barre d’adresse d’internet explorer prend la forme

http://81.255.41.60:8012/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=F&BOOKMARK_ID=...

Il vous suffit ensuite de l’enregistrer dans vos favoris ( Menu Favori d’Internet Explorer => Ajouter aux favoris)

- Exceptions et Conditions : Modifier les résultats en fonctions de critères de tri mathématique (ex : n’afficher que les résultats > à 50000€ etc)

- Notes : Commentaires personnels sur la requête (ne pas oublier de sauvegarder avec Signet ensuite)

- Exportation dans EXCEL : Exporte le résultat sous forme de fichier Excel

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- « CLIC DROIT »

Un clic droit dans le tableau résultat sur les données, l'en-tête de colonne ou de ligne permet d'accéder à diverses fonctions :

Sélection des critères, filtres, intervertir les critères sélectionnés, tri des résultats, conversion de devises....

UTILISATION DE BW AVEC EXCEL

- Ne fonctionne qu’au sein du réseau informatique Navimo

- Nécessite l’installation d’une macro dans Excel (demande à faire à Olivier Le Bris)

Lancer l’application « Analyser »

Menu Ouvrir => Requêtes

Se connecter à BW

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Choisir une requête

Ecran de variable

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Note : le bouton affiche toutes les valeurs possibles.

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Développer par critère de tri :

Utiliser le clic droit sur les caractéristiques de tri pour les développer dans le résultat ou faire un filtre.

Pour sauvegarder la requête pour une réactualisation ultérieure.

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DEFINITION DES CARACTERISTIQUE DE TRI DISPONIBLES DANS BW

Le Tableau ci-dessous liste les principaux critères d’analyse disponibles dans BW et indique leur correspondance dans SAP.

Note : Cette liste n’est pas figée ni exhaustive. En théorie toute information du périmètre Ventes (SD) disponible dans SAP peut être remontée dans BW…

CRITERE DE TRI BW CORRESPONDANCE SAP VALEURS POSSIBLES

Agence commerciale Agence commerciale (fiche client XD03) 01/ 20 /12 ,,,

Année civile/mois Mois calendrier civil

Article Référence Article - donnée de base (MM03) 21807 / 30030 …

Canal distribution Structure organisationnelle SAP correspondant au circuit de commercialisation des marchandises

PL SP NO

Catég.doc.commercial En tête Facture VF03 Facture/ Avoir/Note de débit…

Classe clients Fiche client / classification des clients (SD) A / B /C

Classe de valorisation Schéma de valorisation associé au type article

matiere premiere / produit fini …

Destinataire facture Client facturé

Division Division PLA1 / GO1 …

Donneur d'ordre Client créateur de la commande

Gestionnaire Gestionnaire responsable planification Article vue MRP1

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Groupe cptes client Qualifie le client Livré / payeur/

Groupe d'imputation article

Fiche article données de base 02 / 02 /AT / RF

Groupe d'imputation client

Fiche client données commerciales France soumis TVA…

Groupe de clients Division commerciale géographique Allemagne/ export/ Filiale,,,

Groupe de clients 1 Champ utilisé par navimo UK seulement (vendeurs XM)

B10 / B11 (UK seulement)

Groupe de ristournes Groupe de ristournes classe A / classe B / OA / OE ,,,

Groupe de vendeurs Fiche client - Vendeur attribué au client

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Groupe march. ext. Catalogue ou Marque auquel appartient le produit

PL / XM / Accessoire / produit Fini

Grpe de marchandises

Description des familles Sécurité / mouillage

Hier 1 Famille de produit (MM03 données de base1)

Hier 2 Sous famille

Hier3 Sous sous Famille

Hiérarchie Client Hierarchie client - Groupements (Uship…)

Labo / Bur. Etude Fiche Article - Chef de Produit Marketing associé à l’article (MM03)

Liste de Prix client Tarifs bruts PR00 – XD03 données domaine commercial

T1/ T2 / T4

Organisation commerciale

Organisation Commerciale –

Entité organisationnelle responsable de la vente de produits

OCPL / DNS …

Pays donneur d'ordre Pays du client (fiche client XD03)

Secteur d'activité DNS / spain / netherlands

Société Société

Statut de l'article ADV Code vie de l'article – MM03 04 , 06 , 07

Statut de l'article CCR Code vie comptable – MM03 04 , 06 , 07

Type d'article Nature du produit –MM03 ZKIT , ZPF

Type de facture Donnée En tête facture - vf03 (type F2, F3 etc)

Type de poste En tete facture - données Poste (Ex: TAN)

Unité de Vente MM03 – unite de vente données ADV

Unité qté base MM03- Unité de quantité utilisée pour gérer les stocks de l'article

bobine , piece, gramme …

Zone Nielsen Catégorie client –XD03 01 , 05 ,…

Zone de distribution sub-division géographique commerciale Amérique du Sud, Europe…

Ex. compt./période Mois Fiscal (01=octobre , 12= septembre) 01 , 10 ,,,

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ANNEXE – CALCUL DE LA MARGE GROUPE CONSOLIDEE

L’objectif est de fournir une marge consolidée dans les requêtes groupe de BW.

La problématique est de déterminer sur quel Prix de revient (PR) BW doit se baser pour afficher une marge sachant que les PR sont différents par société. La rège générale voudrait que l’on prenne le plus petit PR cependant cela pourrait conduire a des incohérences notamment dans le cas ou le PR du produit n’est plus maintenu dans une société d’où le calcul suivant.

On définit ce qu’on appellera des fournisseurs nominaux (société du groupe généralement fabricante de produits Plastimo) puis :

« Muni de 2 informations (fournisseurs nominaux et statut de l’article, vue division) voici comment obtenir le « bon PR » pour un article donné

1- On balaye les divisions de la table des Fournisseurs nominaux pour déterminer si l’article a un PR et est de statut 6 OU 4 dans une ou plusieurs de ces divisions . Si oui alors on prend le plus petit PR. Sinon on passe au point 2

2- On balaye les autres divisions. Si il existe un PR et un statut 6 OU 4 pour une ou plusieurs divisions on

prend le plus petit PR. Sinon on passe au point 3. 3- Si dans les Fournisseurs Nominaux on trouve un PR (et donc un statut différent de 6 OU 4), on prend le

plus petit PR. Sinon point 4

4- Dans les autres divisions on prend le plus petit PR » Les fournisseurs nominaux sont aujourd’hui Plastimo, Goiot (1 et 2) et DNS.

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