Rezumat Curs Online

8/13/2019 Rezumat Curs Online

1/22

REZUMAT CURS

ORGANIZARE EVENIMENTE

ANTONESCU MDLINA

Acest curs este supus legilor dreptului de autor i nu poate fi copiatsau trimis online fr autorizaie scris din partea autorului.

TIPURI DE EVENIMENTE conferine de pres conferine, simpozioane, seminarii, congrese expoziii adunri generale ale acionarilor, edine team-building petreceri ale angajailor aniversri ale companiei seminarii gale de premiere festivaluri, spectacole evenimente speciale ( nunta, botez, zile de nastere sau onomastice).

ORGANIZAREA UNEI CONFERINE, SIMPOZION, CONGRES

Pregtirea Desfurarea Follow-up

1. PREGTIREA CONFERINEI


2/22

Conferina este un eveniment business n care protocolul este important. Inacesta intr aranjarea unui prezidiu, existena unor speaker-i (vorbitori) i aunui moderator. Aceste tipuri de evenimente au o map, care uneori poatefi chiar o serviet. Toate persoanele primesc ecusoane, pe care se scrienumele, uneori i instituia sau calitatea lor la eveniment.RESURSE MATERIALE

1. Echipamente:

imprimant

fax

computer

videoproiector

ecran pentru videoproiector

autoturism

telefon mobil

aparat de fotografiat

cutter-ploter

sonorizare ( atenie la mufe, cablu)

cabin traducere etc

2. Suporturii materiale

Tipuri de suporturii materiale

Scrise: mesa je, invitaii, agend eveniment, formulare de confirmare,comunicate de pres, formulare de evaluare. Grafice :afie, roll-up, banner,brouri,fly-ere, reviste, ecusoane,

clrei. Clreii sunt suporii cu numele persoanelor de la prezidiu. Vizuale : pr ezentri Power -Point


3/22

Sonore : discursuri, interviuri, prezentri Video : filmulee. Obiecte-suport : materiale promoionale ( mape, pix-uri, agende,

stick-uri, CD-uri, aletele ).RESURSELE LOGISTICE CONFERIN:

Sala. Hotel. Restaurant sau catering

Mijloace de transport. Furnizori : sonorizare Inchiriere standuri expoziionale de la firme specializate. Decoraiuni sal i prezidiu. Ap pentru speaker -i .

RESURSE UMANE CONFERIN

Membrii echipei multidisciplinaretrebuie s cuprind minim : Speaker-i. Gazd, e Moderator Garderobier, i

Secretar, e Fotograf-cameraman Sponsori Traductori


4/22

Ali specialiti care pot fi implicai sunt: grafician ofier de pres copywriter designer specialist de resurse umane

Particulariti

In cadrul unei conferine ntotdeauna exist o mas de prezidiu, pe care

se afl : Mape pentru fiecare persoan n parte Pixuri Pahare Apa plat, niciodat carbogazoas ! Microfoane ( fixe, mobile) Clrei, cu nume i funcie Decor.

Cnd o conferin sau simpozion are sponsori uneor i se organizeaz omic expoziie pentru acetia. In mod sigur bannere i roll-up-uri dinpartea lor vor fi puse n sal i la intrare, pliante sau brouri n mapaevenimentului.

Se determin pachete de sponsorizare care se denumesc:Sponsori de argint, aur, platin

Pachet baz, clasic, premium

Sponsor principal i sponsori


5/22

Sponsor de safir, rubin, smarald, diamant.

Fii creativii gsii nume pentru aceste pachete.

Tot n partea de pregtire intr i conceperea materialelor publicitare decare am pomenit deja : mape, ecusoane, bro uri, crti de vizit, roll-up-uri etc

Invitaiile De invitaii se ocup secretara conferinei sau persoana care are

acest rol i care va fi delegat conform recomandrilor prezentateanterior.

Trebuie s fie scrise i trimise prin mail sau pot Se trimite : invitaia, agenda ntlnirii, harta de acces, formular ul de

confirmare, altele. Inainte de eveniment cu cteva zile se confirm telefonic. Se trimite un mail de reamintire.

Inainte de eveniment cu cteva zile se ntocme te LISTA DEVERIFICARE 1 ce cuprinde toate obiectele care trebuie duse de lasediu la sala de conferine i o LIST DE VERIFICARE 2 ce cuprindetoate lucrurile care trebuie verificate nainte de nceperea conferinei,adic temperatura i luminozitatea slii, numr de scaune, dac toatepersoanele din management sunt la posturile lor etc.

DESFURAREA CONFERINEI

Toi cei implicai n managementul conferinteivin cu cel puin o or nainte i pleac ultimii.

Cnd ajung n locaia respectiv organizatorul bifeaz pe lista deverificare 2, dac sunt ndeplinite toate condiiile i dac nu rezolvsituaia ct de repede posibil.

Atmosfera trebuie s fie plcut i profesional.


6/22

Rolul cel mai important este cel al gazdei, gazdelor i almoderatorului.

Etape:

1. La nceput se prezint agenda ntlnirii, speaker-ii i SPONSORII.2. Apoi se d cuvntul fiecrui vorbitor. Cu tact este necesar s-ianunm dac au depit timpul alocat.

3. Urmeaz ntrebrile din public.

4. In ncheiere se prezint concluziile.

FOLLOW - UP

Follow-up-ul cuprinde : Trimiterea de poze, eventual lista cu invitaii ( nu este obligatoriu) i

mulumiri pentru participare. Se pot organiza ntlniri de follow-up. Se definitiveaz contractele i plile. Se trimit comunicate

de pres despre evenimentul respectiv.

Se posteaz pe site propriu poze i detalii, pe You Tube, pe blog-uri,etc

Congresele sunt evenimente de amploare mai mare n care au loc maimulte conferine, seminarii, workshop-uri pe parcursul mai multor zile i n care spons orilor le sunt puse la dispoziie spaii expoziionale.

Managementul acestora este o combinaie ntre organizarea unei

conferine i cea a unei expoziii despre care vom vorbi n curnd.ORGANIZAREA UNUI TEAM BUILDING

Aceste evenimente, de obicei corporate ,sunt de dou tipuri :

Indoor : sub forma unor concursuri diverse.


7/22

Outdoor : aventur n aer liber, excursii, sit arheologic, diverse sporturi n gr up, asediere de cetate medieval, etc.

Mixte :indoor i outdoor.

Scopul principal este cel de a consolida echipa, de a atenua conflictele,dar poate fi i o metod de recunoatere a muncii i de divertisment.

Tipul de mesaje : Comunicare Motivare Relaionare Autocunoatere Dezvoltare personal

Pregatirea Team building-ului

Se alege o tem central, pe baza creia se construiete strategia i sealeg activitile.

Activiti :

Jocuri i exerciii Joc de rol Tehnici expresiv creative ( desen, poveste terapeutic ) Foc de tabr Concursuri Dans Karaoche Excursii Vizionare film


8/22

Activitati de grup.

Recomandri : Introducei n fiecare sesiune un joc de spargerea gheii, jocuri de

trecere de la o activitate la alta, respectiv de ncheiere. Alegei jocuri care au legtur cu tema central. Fii pregtii s avei mai multe jocuri de rezerv. Fii conectai cu nevoile participanilor, adaptai coninutul i

valorificai situaiile spontane.

RESURSE LOGISTICE TEAMBUILDING

In funcie de activitiile alese, se alege locaia, avnd n vedere c pentru toi participanii este necesar s li se asigure transpot ( eventual)cazare i 3 mese pe zi, de obicei minim o cin festiv i uneori un foc detabr. Furnizori : sonorizare, fotograf-cameraman, animatori ( care se potrivesctemei alese), Dj

RESURSE MATERIALE

Tipuri de suporturi i materiale Scrise: mesaje, invitaii, agend eveniment, formulare de confirmare,

formulare de evaluare. Grafice :brouri,fly-ere, ecusoane. Vizuale : prezentri Power -Point.

Sonore : muzic, discursuri. Video : filmulee. Obiecte-suport : materiale promoionale ( mape, pix-uri, agende,

stick-uri, CD-uri, mici cadouri ),materiale necesare pentru activitilede team building, altele.


9/22

Decoraiuni.

RESURSE FINANCIARE

Bugetul se construiete conform modelului trimis pe mail. In funcie de el segenereaz i preul evenimentului, dac suntem firm organizatoare deteam building, cu mai multe pachete ( la fel ca pachetele de sponsorizare,firmele urmnd s-i aleag).

Resusa timp, de obicei are loc n weekend 2-3 zile, dar perioada depr egtire se poate ntinde i pe cteva luni.

RESURSE UMANE

Membrii echipei multidisciplinare Invitai Gazd, e Coordonator, i Secretar, e Fotograf-cameraman. Animatoripentru activitiile special. Dj, pentru cina festiv.

Ali specialiti: psiholog sociolog

specialist de resurse umaneSe pregtete lista de verificare 1 ( obiectelecare trebuie duse n locaiarespectiv) i lista de verificare 2 ( ce trebuie controlat la locul dedef urare al evenimentului).

DESFURAREA TEAM BUILDING-ULUI


10/22

Se vine cu cteva ore nainte, mai bine cu o zi i organizatoriipleacultimii. Se bifeaz List de verificare 2.

Atmosfer plcut.

Rolul cel mai important este cel al gazdei i al MC-ului, care creazatmosfera i dau tonul.

Etape :

1. La nceput se prezint calendarul ( agenda) i eventual SPONSORII,organizatorii.

2. Se creeaz un set de reguli pentru a stimula creativitatea fr sintervin factori deranjani. Acestea pot fi renegociate pe msura ce aparnoi nevoi.

3. Se formeaz grupuri mai mici, atenie la personaliti.

4. Desfurarea activitilor propriu-zise.

5. n ncheiere are loc de obicei o cin festiv.

FOLLOW-UP TEAM BUILDING Trimiterea de poze, mulumiri pentru participare. Evaluarea impactului asupra participanilor ( interviu, chestionar). Definitivarea contractelor i a plilor . Postarea pe site-ul propriu, Intranet.

ORGANIZAREA DE INTLNIRI DE NETWORKING

Seamn cu organizarea de conferine, deoarece resursele necesaremanagementului unui astfel de eveniment sunt aceleai ca pentru oconferin. Intlnirile de networking mai sunt numite i forumuri.

Fa de o conferina planul de desfurare este diferit :


11/22

La evenimentele mari care dureaz cteva zile se ncepe cu unspectacol i o cin.

Se ncepe cu prezentarea agendei eventual 2- 3 discursuri scurte i

instruciuni despre cum se va desfura ntlnirea de networking. Urmeaz apoi sesiunea de networking care se poate organiza n

mai multe feluri Unerori seara se organizeaz o cin festiv.

Ses iunea de networking propriu zis se poate desfura dup una dinmetodele :

B2B formal. Participanii stau fa n fa i la sunetul unui clopoel i schimb partenerii. Clopoelul sun la un interval strict ( 5, 10, 30minute).

Sub forma unui expo networking formal. Este o modalitate preferatcnd au loc ntlniri foarte mari. Fiecare participant poate opta pentru unstand ( care este de fapt o mas cu un clre pe care este scris firma,ara i eventual domeniul), pentru care pltete suplimentar fa de taxade participare clasic ( dac este o ntlnire cu plat). Jocuri de networking mai puin formal. La ntlnirile mai mici, maxim

100 persoane. La libermai puin formal. Se prefer pentru ntlnirile mici sub 50

persoane n care organiza torii pun la dispoziie spaiul, catering-ul siatt. Participanii socializeaz singuri.

ORGANIZAREA DE EDINE

Managementul unei edine cuprinde urmtoarele: Pregtirea edinei

Anunarea datei, duratei edinei, locaiei i solicitarea de confirmri Stabilirea agendei de lucru pe puncte


12/22

Protocol ( apa, catering) Mape, pixuripentru participani

Existena unui moderator Alte materiale : prezentri Traducere

Locaia Este important contactul vizual cu toi participanii. Sala de edin s fie aerisit i cu temperatur potrivit.

Desfurarea edinei Asigurai-v ca ncepei la timp. Asigurai-v c toi se cunosc. Anunai agenda. Trecei n vedere punctele de aciune din trecut i dac au fost

ndeplinite. Respectai programul. Implicai-i n discuie pe toi. Fermitate, politee, nu lsai pe nimeni s monopolizeze discuia. Sesizai i punei punct discuiilor paralele. Stabilii data urmtoarei ntlniri. Hotari cine va redacta planul de aciune i-l va trimite mai departe. Mulumii-le tuturor pentru participare.

Follow- up edin


13/22

Toi cei care au participat este necesar s primeasc o copie duplista cu punctele de aciune stabilite n timpul sedinei i baza agendeipentru edina viitoare.

ORGANIZAREA DE T RGURI I EXPOZIIIPregtirea expoziiei

Alegerea temei -- Studiu de pia. Planificarea unui trg, expoziie.

Resurse alocate: materiale logistice financiare timp umane.

Resurse materiale

echipamente: imprimant, fax, computer, autoturism, telefon mobil,aparat de fotografiat, cutter-ploter, standuri expoziionale, sonorizare( atenie la mufe, cablu), cabin traducere, cti traducere etc.

suporturi i materiale

Tipuri de suporturii materiale Scrise: mesaje, invitaii, agend eveniment pentru expozani i

pentru vizitatori, formulare de confirmare, comunicate de pres,formulare de evaluare.

Grafice :afie, roll-up, banner,brouri,fly-ere, reviste, ecusoane,clrei ( Corel, Photoshop).

Vizuale : prezentri Power -Point.


14/22

Sonore : discursuri interviuri, prezentri. Video : filmulee. Obiecte-suport : materiale promoionale ( mape, pix-uri, agende,

stick-uri, CD-uri, aletele ).Resurse logistice

Sala de expoziie sau complexul expoziional. Catering. Mijloace de transport. Furnizori : sonorizare, fotograf-cameraman, animatori, Dj. Standurile expoziionale se nchiriaz de la firmele de specialitate. Decoraiuni. Firm paz.

Resurse financiare

Stabilirea bugetului i a calendarului de activiti se face conform modeluluitrimis.

Ieiri, elementele determinante-- resusele materiale, logistice,umane.

Intrri clieni expozani i sponsori, bilete de intrare.

Resursa timp

Durata pregtirii evenimentului. Durata desfurrii evenimentului, de obicei 3-4 zile. Durata follow-up.

Resurse umane

Membrii echipei multidisciplinare :


15/22

Vizitatori. Gazd, e.

Garderobier, i ( uneori). Secretar, e. Fotograf-cameraman, animatori, Dj. Sponsori. Bodyguard-zi.

Ali specialiti: grafician ofier de pres, purttor de cuvnt vnztor stilist copywriter

designer.CONCEPTUL EXPOZIIEI

Definirea problemei (scopului) Descriere ( temetic, activiti conexe) Perioada evenimentului Programul trgului Locaia Amenajare ( tip standuri, planul expoziiei) Expozani poteniali ( din ce domenii)


16/22

Vizitatori (traficul estimatsau numrul de vizitatori atrai prinpromovare )

Organizator, i Pachete de participare. Sponsorii. Alte serviciicare pot fi cumprate de la organizatori( roll-up, banner,

flyer, etc) Promovare, care sunt canalele de comunicare alese. Pe parcursul expoziiei se organizeaz deobicei spectacole,

concursuri cu premii, care s atrag participani. Modelul de contact ( expozani), anexat ntr -un fiier separat.

Desfurarea expoziiei

Detaliile fac diferena ! Nu uitati cele dou liste de verificare.

Se vine cu cel puin o or naintea expozanilor i 3-4 ore nainteavizitatorilor , se pleac ultimul.

Follow-up expoziie Trimiterea de poze, mulumiri pentru participare Demontarea standurilor expoziionale Definitivarea contractelor i a plilor Comunicate de pres, prin care se anun succesul evenimentului.

Postarea pe site-ul propriu, You Tube, blog-uri, etcORGANIZAREA DE CONCURSURI

Particulariti Sponsorii, juriu .


17/22

Locaia . Facilitile de cazare i mas. Sunt necesari prezentatori i sonorizare sal. Uneori are loc un spectacol de deschidere sau de nchidere. Cina festiv. Ceremonia de premiere. Vor fi necesare : agenda, podium, muzic,

medalii, diplome, trofee, persoaneledesemnate s nmnezepremiul.

Condiii de participare if i de nscriere Invitaii ctrepublicul int, de fapt construciacampaniei de

comunicare.

ORGANIZAREA DE SPECTACOLE, FESTIVALURI

ETAPE :

Pregtirea evenimentului Elaborarea conceptului ( tema evenimentului). Identificarea beneficiarilor. Stabilirea obiectivului evenimentului. Stabilirea perioadei de desfurare a evenimentului. Identificarea parteneriatelor. Coordonarea planificrii activitilor.

Desfurarea evenimentului

Este structurata n mai multe perioade, dinainte stabilite i care sunt trebuieurmate ntocmai.

Follow up


18/22

In aceast etap se finalizeaz pltile, se trimit mulumiri i eventual pozeinvitailor i sponsorilor, se trimit comunicate de pres n care se aratsuccesul de care s- a bucurat evenimentul respectiv, se monteazdocumentare despre organizarea evenimentului, care se trimit spredifuzare televiziunilor, etc

PARTICULARITI SPECTACOLE, FESTIVALURI Buget mult mai mare Numr mare de furnizori Resurse umane numeroase

Numr mare de materiale Managementul problemelor i al crizei Planificarea evenimentului Prezentar e conceptului unui spectacol, festival se face asemntor

cu cel de la expoziii i trguri.

ORGANZAREA DE EVENIMENTE SPECIALE Nunta Botezul Petrecerea corporate Revelionul Zile onomastice i de nastere

Elementele de organizare pe care aceste evenimente le au n comun sunt: Pregtirea

Stabilirea temei. Locaie


19/22

Invitaii, crile de meniu Sesiune foto ( fotograf, filmare) Gazd Decoraiuni ( n funcie de tem), artificii Meniu (individual sau bufet suedez,tort, buturi,) Aezarea la mas, carduri Muzic ( DJ, formaie) Distracie ( spectacol, tombol, animatori) Cadouri (mrturii, rvae, altele) Prezentare Power point inut, accesorii personale

Desfurare Atmosfera trebuie s fie cald i primitoare. Respectarea etapelor.

Follow-up

Trimitei bilete, mailuride mulumire i poze celor care au fostprezeni.

Intlniri de follow-up Definitivarea contractelor i a plilor

NUNTAServicii :

Restaurant i biseric.

Invitaii, card confirmare, supori card mese, meniuri.


20/22

Coafor, frizer,make-upartist, lecii de dans.

Aranjamente florale ( buchete, coulet cu petale, arcada intrare,aranjamnete stlpi, lumnri, aranjamente mas, brri florale,

cocarde)Turta miresei, de unde o procurai, cu ct timp nainte.

Covor rou.

Confetii

Porumbei.

Bomboane

Picoturi sampanie

Ageni de paz

Gazde

Transport ( limuzin, caleac, main de epoc, autocar)

Decoraiuni maini

Coule cu pernia verighete.Decoraiuni mese i scaune

Perdea de becuri.

Cadou pentru invitai, mrturii.

Pahare personalizate

Cufr pentru bani Sfenice mas

Baloane

Artificii


21/22

Tort

Dj sau formaie

Divertisment

Foto i video

Fntn ciocolat

Ghea carbonic

Prezentare Power Point cu mirii

Rochii domnioare de onoare

Verighete.Pentru nunta n aer liber se adaug :

Cort

Iluminare

Podea

Mochet

Aer conditionat

Mese

Scaune

Toalete

Oglinzi

Torte

Catering

Ring de dans

Scen


22/22

Vesel

BOTEZUL

Este un eveniment puin mai mic dect nunta. Are multe elemente comunecu nunta, dar i unele specifice.

Pentru un botez este naa trebuie s cumpere:

2 prosoape mari de baie1 prosop mic care va rmne la preot1 sticl ulei (de msline)1 sticl vinHainuele copilului, n funcie de anotimp2 spunuri (1 este pentru preot, 1 este pentru baia de a doua zi)Pnza pentru scos copilul din cristelni Faa nici lung, nici scurt (cam 3 m)

LumnareCruciulie cu fundi O icoan care se d preotuluice o sfinete, apoi preotul o d copiluluiBomboane sau prjituri pentru invitaii de la biseric Earfe sau fee de mas mici pentru moae

Facultativ:Biblia pentru copilaiJucrii-un set pentru bi (ampon, spun, pudr, ulei, parfum pentrubebe, gel de du etc)

Scopul principal al unui astfel de eveniment este ca toat lumea s sesimt super bine.

INCHEIERE

V mulumim pentru alegerea de a parcurge acest curs. Sperm ca toateinformaiile prezentate s fie utile pentru dumneavoastr i s organizaict mai multe evenimente cu impact.

Documents

Rezumat Curs Online