Revizia

0 1 2 3 4 5 Universitatea

din Oradea

PROCEDURA privind achizi ţia de

documente de bibliotecă

COD: SEAQ

PA – U. 06 Aprobat în Şedinţa de Senat din data: 04.04.2011

1

1. Scop Instituirea unui mod de lucru legal şi eficient privind achiziţia de documente de bibliotecă pentru completarea colecţiilor Bibliotecii Universităţii din Oradea cât şi circulaţia actelor necesare pentru achiziţia acestora. 2. Termeni şi abrevieri Termenii sunt în conformitate cu cele hotărâte în cadrul C.Q. al Universităţii din Oradea.

În prezenta procedură sunt utilizate următoarele abrevieri şi definiţii:

• CEAQ – Comisia de Evaluare şi Asigurare a Calităţii • BUO – Biblioteca Universităţii din Oradea • UO – Universitatea din Oradea • CQ – Consiliul Calităţii

3. Responsabilităţi

3.1. Prorectorul cu probleme administrative, preşedintele CEAQ şi şef serviciu BUO sunt responsabili pentru implementarea şi menţinerea prezentei proceduri.

3.2. Responsabilul cu achiziţia de documente de bibliotecă, din cadrul BUO:

- va ţine o evidenţă clară a documentelor pe baza cărora se face achiziţia;

- colaborează în mod direct cu reprezentanţii facultăţilor în vederea realizării achiziţiei de documente;

- colaborează cu Direcţia Economică în vederea urmăririi pl ăţilor.

3.3. Direcţia Economică este responsabilă cu realizarea plăţilor şi urmăreşte încadrarea sumelor folosite în bugetul alocat achiziţiei de documente pentru BUO.

3.4. Decanii / directorii de departamente sunt responsabili pentru întocmirea şi transmiterea referatelor de necesitate pentru achiziţia de documente de bibliotecă, în limita fondului alocat.

4. Descrierea procedurii

4.1. Solicitarea, în vederea achiziţiei de documente, se va face pe baza unui referat de necesitate (Anexa 1). Referatul va fi trimis şi în format electronic responsabilului cu achiziţia (carte sau periodice) din cadrul BUO. Estimarea preţului (fără TVA) pentru cărţile sau periodicele de achiziţionat din fiecare referat va fi făcută de către beneficiari, valorile estimate fiind verificate de către bibliotecarii responsabili cu achiziţia din cadrul BUO şi apoi incluse în procedura de achiziţie.

4.2. Referatul de necesitate (Anexa 1) va conţine:

- titlurile solicitate; - numărul de exemplare; - ISBN sau E-ISBN, ISSN sau E-ISSN; - suma aferentă; - numele, prenumele şi semnătura decanului (director sau şef serviciu) şi

OBLIGATORIU ştampila facultăţii, departamentului sau serviciului care solicită achiziţia de documente;

Revizia

0 1 2 3 4 5 Universitatea

din Oradea

PROCEDURA privind achizi ţia de

documente de bibliotecă

COD: SEAQ

PA – U. 06 Aprobat în Şedinţa de Senat din data: 04.04.2011

2

- numele, prenumele şi semnătura solicitantului – persoana desemnată de facultate (secretarul ştiinţific) care va centraliza cererile de la catedrele facultăţii, iar pentru filiale – bibliotecarul filialei respective.

4.3. Referatele vor fi depuse la Biroul Achiziţie (carte sau periodice) din cadrul BUO, iar responsabilii cu achiziţia din Bibliotecă se vor ocupa de vizarea lor de către Şef serviciu bibliotecă, Directorul economic, Rector (Prorectorul responsabil cu activitatea Bibliotecii) şi Registratură.

4.4. Aceleaşi etape se parcurg şi pentru abonarea revistelor de specialitate, cu menţiunea că abonamentele pentru ziare şi reviste se fac la sfârşit de an calendaristic pentru anul următor. Bibliotecarul responsabil va trimite facultăţilor o adresă în care va menţiona data până la care referatele vor putea fi depuse. Pentru achiziţia acestora se va ţine cont de continuitatea colecţiilor deja existente, normă impusă şi de ARACIS.

4.5. Achiziţia de carte şi periodice pentru bibliotecile filiale (Arhitectură şi Construcţii, Medicină şi Farmacie şi Protecţia Mediului) se face în acelaşi mod; documentele achiziţionate fiind inventariate şi prelucrate în cadrul BUO şi predate ulterior filialelor pe bază de proces verbal predare-primire în subgestiune.

4.6. Achiziţia documentelor de bibliotecă se va face în limita bugetului alocat fiecărei facultăţi / departament din cadrul UO la început de an calendaristic.

4.7. Pe baza referatelor primite de la facultăţi, responsabilul cu achiziţia din cadrul BUO va întocmi comenzi (Anexa 2) cu documentele de bibliotecă ce urmează a fi achiziţionate şi le va transmite către edituri sau furnizori, ţinând cont de O.G. 34/2006 actualizată, astfel încât în locul codurilor CPV se vor lua în considerare ISBN, ISSN, E-ISBN, E-ISSN care dau unicitate publicaţiei (conform răspunsului – anexat dat de ANRMAP nr. 3840 din 07.06.2007 către Comisia Naţională a Bibliotecilor).

Pentru achiziţia directă BUO va folosi următoarele coduri:

- pentru carte:

- ISBN (cod internaţional de identificare al cărţilor, definit prin ISO 2108);

- E-ISBN (varianta ISBN pentru publicaţiile electronice - cărţi);

- pentru reviste:

- ISSN (cod internaţional de identificare al revistelor, definit prin ISO 3297);

- E-ISSN (varianta ISSN pentru publicaţiile electronice - reviste).

Pentru achiziţia de cărţi şi reviste străine se vor solicita 3 oferte de la 3 furnizori diferiţi, alegându-se în final oferta cea mai avantajoasă.

4.8. Pentru achiziţia cursurilor universitare, Analelor Universităţii (destinate schimbului interbibliotecar) şi revistelor editate de Editura UO se va respecta procedura menţionată la art. 4.1- 4.7, la care mai sunt necesare următorele documente:

- copie după Deviz şi Proces verbal de predare-primire încheiat între solicitant şi bibliotecarul responsabil cu achiziţia în cadrul BUO – pentru cursurile tipărite la Tipografia Universităţii;

- Factură fiscală emisă de Editură sau Tipografie, Notă de recepţie şi Codul IBAN al titularului (persoană fizică sau juridică) – pentru cursurile scoase la alte tipografii, decât cea a Universităţii, dar cu ISBN-ul (sau ISSN-ul) Editurii Universităţii din Oradea.

Plata se va face pe baza unei Adrese contabile ataşată actelor sus menţionate.

4.9. Achiziţia fondului de carte pentru proiecte de cercetare se va face conform procedurii menţionate la art. 4.1- 4.8, doar că pe referat se va menţiona codul proiectului şi numele directorului

Revizia

0 1 2 3 4 5 Universitatea

din Oradea

PROCEDURA privind achizi ţia de

documente de bibliotecă

COD: SEAQ

PA – U. 06 Aprobat în Şedinţa de Senat din data: 04.04.2011

3

de proiect. Plata acestor documente de bibliotecă se va face din fondul de proiect, se vor inventaria în Bibliotecă, însă, pe perioada derulării proiectului, directorul de proiect poate lua aceste documente din Bibliotecă pe baza unui proces verbal de predare-primire şi să le păstereze în spaţiul în care se desfăşoară proiectul. După încheierea proiectului acestea vor fi restituite Bibliotecii. Dacă proiectul are angajamente, indicatori care obligă la păstrarea documentelor achiziţionate într-un laborator / centru de CDI dezvoltat în cadrul proiectului şi după finalizarea acestuia condiţia va fi respectată, documentele fiind inventariate şi înscrise în evidenţele BUO, la laboratorul / centrul respectiv. 5. Referinţe:

• Legea bibliotecilor 334/2002, cu modificările ulterioare; • Regulament de organizare, funcţionare şi administrare a Bibliotecii din subordinea

Universităţii din Oradea; • Carta Universităţii din Oradea; • Hotărâri ale Senatului Universităţii din Oradea; • O.G. 34/2006 cu modificările ulterioare; • Răspuns ANRMAP nr. 3840 din 07.06.2007 către Comisia Naţională a Bibliotecilor.

6. Modificarea procedurii

6.1. Procedura poate fi modificată printr-o hotărâre a Senatului UO;

6.2. Responsabilitatea pentru modificarea procedurii îi revine Prorectorului responsabil cu probleme administrative, preşedintelui CEAQ şi şef serviciu BUO.

7. Anexe:

• Anexa 1 – Referat de necesitate pentru achiziţia de documente de bibliotecă • Anexa 2 – Model comandă către edituri / furnizori

Revizia

0 1 2 3 4 5 Universitatea

din Oradea

PROCEDURA privind achizi ţia de

documente de bibliotecă

COD: SEAQ

PA – U. 06 Aprobat în Şedinţa de Senat din data: 04.04.2011

4

ANEXA 1 Aprobat RECTOR

REFERAT DE NECESITATE

PENTRU ACHIZI ŢIA DE DOCUMENTE DE BIBLIOTEC Ă

din _________________ 2011

UNIVERSITATEA DIN ORADEA

FACULTATEA / DEPARTAMENTUL_______________________________________________________________

Nr. crt. Titlul c ăr ţii / revistei Autor Editura ISBN / E-ISBN

ISSN / E-ISSN Nr. ex.

Preţ / ex.

Total sumă (fără TVA)

TOTAL SUM Ă DE ACHITAT

SOLICITANT

DECAN / DIRECTOR / ŞEF COLECTIV SECRETAR ŞTIIN ŢIFIC / BIBLIOTECAR

Nume şi prenume ____________________ Nume şi prenume _______________________

Semnătura (L.S.)_____________________ Semnătura_____________________________

DIRECTOR ECONOMIC

Semnătura _________________________

ŞEF SERVICIU BIBLIOTEC Ă

Semnătura (L.S.)_______________________

Nr. înregistrare în bibliotecă _____ din ____________ 2011

Revizia

0 1 2 3 4 5 Universitatea

din Oradea

PROCEDURA privind achizi ţia de

documente de bibliotecă

COD: SEAQ

PA – U. 06 Aprobat în Şedinţa de Senat din data: 04.04.2011

5

Nr. _____ din ____________ 2011

CĂTRE,

______________________________________________________

Vă rugăm să ne trimiteţi următoarele lucrări:

Nr. crt. Titlul c ăr ţii / revistei Autor ISBN / E-ISBN

ISSN / E-ISSN Nr. ex.

Preţ / ex.

Total sumă (fără TVA)

TOTAL LEI

Biblioteca Universităţii din Oradea Cod fiscal 4287939 Cont Trezoreria Oradea RO72TREZ076504602X000279

ŞEF SERVICIU BIBLIOTEC Ă BIBLIOTECAR ACHIZI ŢIE

Semnătura (L.S.)__________________ Semnătura___________________

ANEXA 2

R O M Â N I A

MINISTERUL EDUCA ŢIEI, CERCET ĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI

UNIVERSITATEA DIN ORADEA BIBLIOTECA

Adresa: C.P. 114, O.P. 1, Str. Universităţii nr. 1, Cod Poştal 410087, Oradea, Bihor

Tel. +40 259 408619 E-mail: bibl.univ_oradea@yahoo.ro

Pagina web: www.uoradea.ro

Revizia

0 1 2 3 4 5 Universitatea

din Oradea

PROCEDURA privind achizi ţia de

documente de bibliotecă

COD: SEAQ

PA – U. 06 Aprobat în Şedinţa de Senat din data: 04.04.2011

6

Revizia

0 1 2 3 4 5 Universitatea

din Oradea

PROCEDURA privind achizi ţia de

documente de bibliotecă

COD: SEAQ

PA – U. 06 Aprobat în Şedinţa de Senat din data: 04.04.2011

7

Revizia

0 1 2 3 4 5 Universitatea

din Oradea

PROCEDURA privind achizi ţia de

documente de bibliotecă

COD: SEAQ

PA – U. 06 Aprobat în Şedinţa de Senat din data: 04.04.2011

8