Éthique, valeurs et comportement en approvisionnement

Gilles St-Laurent

Avis général

• Au cours de cette présentation, toute ressemblance avec des faits ou des individus identifiables ne sont que pure coïncidence.

Quelques définitions

• L’éthique:– Mot grec; la science morale, habitudes, mœurs,

caractères, états de l’âme.– Une discipline philosophique qui réfléchit sur les

finalités…– Une réflexion sur les comportements a adopter

pour rendre le monde humainement habitable– Elle donne pour but d’indiquer comment les êtres

humains doivent se comporter, agir et être.

Quelques définitions

• L’éthique:– Précède et inspire souvent les règles légales.

• Valeur:– le produit, le résultat, d'un processus de

valorisation ou d'évaluation.– Une norme de conduite, personnelle ou sociale,

relevant de la morale ou de l'éthique, de la politique, de la spiritualité ou encore de l'esthétique

Quelques définitions

• Comportement:– Les actions d’un être vivant– Se manifestent à un ou des observateurs– Peut aussi traduire des valeurs…

Bref historique de l’évolution et des perceptions

ÉthiqueValeurs

Comportement

Il y a 30 ans et plus

• Les tournois de golf• Les promenades sur le St-Laurent• Les repas copieux• Les voyages organisés en groupe pour des

visites d’usines ou de manufacturation de produits, ou plus…

• Et souvent juste avant le processus d’appels d’offres (Lorsqu’il y en avait) …

• Plusieurs fermaient les yeux..

30 ans et plus

• Loi = 296 à 304 • 1977: Le gouvernement met en place des

comités pour étudier l’octroi des contrats:– Construction– Services professionnels– Services auxiliaires– Publicité

• En 78-79 deux règlements et Rosalie

30 ans et plus

• Historique de l’encadrement des marchés publics (Rosalie) 1978

• Principes du fichier : Rotation des fournisseurs– Équité– Transparence– Juste concurrence– Régionalisation– Rendement

• Ce fichier sera sous la responsabilité du Directeur général des achats au ministère des travaux publics et de l’approvisionnement

Il y a 10 ans

• Toujours des tournois de golf mais d’avantage par les fondations ou autres organismes. Et moins populaires. (disparition des cadeaux)

• Les voyages promotionnels ont disparus…• Toujours des repas mais approches plus

corporatives avec accord des directions.• Les scandales aux USA ont des impacts sur

l’industrie des fournisseurs.• Début d’une plus grande sensibilisation.

Il y a 10 ans• Sarbanes –Oxley (Oct 2002). Enron, Tyco International,

Adelphia, Peregrine Systems et WorldCom.

– Éveils sur les fraudes financières.– Impacts sur les entreprises avec filiales Canadiennes.

• 2004 Début des travaux sur une nouvelle loi encadrant le secteur public et para – public.– Partie intégrante du plan de modernisation de l’époque qui adressait les

marchés publics gouvernementaux et les grands réseaux que sont l’éducation et la santé.

• Journée des acquisitions: Table sur l’éthique• Adoption d’un code d’éthique pour les

fonctionnaires.

Il y a 5 ans

• Les tournois de golf ont presque disparu• Les organisations encadrent les premiers

codes d’éthique administratifs• Le marché des fournisseurs change ses

pratiques.• Le comportement des approvisionneurs est

d’avantage encadré

Il y a 5 ans

• Entrée en vigueur de la loi sur les contrats des organismes publics (Lcop) et ses règlements.

• Encadrement gouvernemental plus structuré• Apparition d’éléments liés à la reddition de

comptes…• Renforcement et croissance des groupes

d’approches aux marchés.• Approches plus subtiles des fournisseurs

Depuis deux ans, deux mois…

• Plus personne n’est intéressé à se faire prendre….

• Même le don d’un stylo est mis en question.• Une recommandation est faite pour obliger

les municipalités à la LCOP• Le code d’éthique des fonctionnaires du

gouvernement du Québec sera-t-il étendu ?

Depuis toujours

Pour les donneurs d’ordre• Connaître ce qui existe• Maintenir une certaine

distance ( Variable dans le temps)

• Processus impliquant plusieurs spécialités

• Définir les éléments clés pour comparer et qualifier

Pour les fournisseurs• Connaître les besoins• Établir des liens. Se rendre

apparemment indispensables.

• Identifier les personnes clés

• Trouver les éléments clés pour préparer les offres.

La Loi sur la fonction publique (L.R.Q., chapitre F-3.1.1), articles 4 à 12;

• Le Règlement sur l’éthique et la discipline dans la fonction publique (G.O.Q. II, 6 novembre 2002, p. 7639), articles 1 à 14 et annexe;

• La Déclaration de valeurs de l’administration publique québécoise, 21 novembre 2002, Assemblée nationale, document sessionnel n°1598-20021121

Règles d’éthique Gouvernement du Québec

1. LA PRESTATION DE TRAVAIL1. Deux obligations

1. Assiduité…2. Compétences…

2. LE LIEN AVEC L’ORGANISATION• l’obéissance hiérarchique;• la loyauté et l’allégeance à l’autorité constituée;• l’exercice d’une fonction en dehors de la fonction publique.

Règles d’éthique Gouvernement du Québec

• 3. LE SERVICE AU PUBLIC• la courtoisie, l'absence de

discrimination et la diligence.• 4. LE COMPORTEMENT

• la discrétion;• la neutralité politique et la réserve;• l’honnêteté et l’impartialité;• l’absence de conflit d’intérêts.

Règles d’éthique applicables

1- La prestation de travail

Règles d’éthique applicables

• La notion de clientèle– Privé – Public

• La nécessité d’une prestation de service… mène à des besoins de temps pour traiter:– Implique la règle d’assiduité.

Première partie de la première règle d’éthique

• L’obligation d’être assidu implique que l’approvisionneur est présent au travail, qu’il y accomplit sa tâche, qu’il respecte ses heures de travail et ne s’absente pas sans justification ni autorisation préalable.

Les liens avec les règles éthiques

• La complexité des besoins– Bien comprendre ce qui nous est mandaté– Comprendre les enjeux à intégrer dans la

négociation: prix, transports, conditions de paiement, douanes, unités de commandes…

• La nécessité de tout connaître implique:– La notion de compétence

Deuxième partie de la première règle d’éthique

• L’obligation de compétence implique que le l’approvisionneur accomplit les attributions de son emploi de façon compétente, c’est-à-dire en fournissant le service demandé, de manière appropriée et satisfaisante. Il doit, de plus, veiller à respecter les normes de sécurité en vigueur, éviter les négligence et ne pas accumuler de retards indus dans l’exécution de ses tâches. Enfin, par une mise à jour de ses connaissances, il doit s’assurer de conserver la compétence nécessaire à l'accomplissement de ses fonctions

2- Le lien avec l’organisation

L’Organisation

• Quelle que soit la nature de l’organisation, on y retrouve:– Un sommet stratégique– Une ligne hiérarchique– Un centre opérationnel– Une technostructure– Des fonctions de support logistique

• Telles sont les cinq parties de base des organisations selon Mintzberg.

Deuxième règle éthique

• Conséquemment:– L’approvisionneur ne travaille pas seul et ne peut agir

uniquement comme il l’entend. Il est intégré aux autres employés de son unité, de son organisme.

– Afin de coordonner l’ensemble des efforts et de permettre l’accomplissement de la mission de l’organisation, il importe alors que l’approvisionneur respecte l’obligation d’obéissance hiérarchique, ainsi que celle de loyauté et d’allégeance à l’autorité ainsi constituée

L’organisation

• Imagée par un organigramme• Est un système de flux régulés:– Travail opérationnel– Informations et décisions de contrôle– Flux d’informations opérationnelles

• Une organisation pour fonctionner doit se doter de règles

Première partie de la deuxième règle d’éthique

• L’obligation d’obéissance hiérarchique implique que L’approvisionneur accomplit les tâches qu’on lui demande de remplir. En ce sens, il doit exercer non seulement les attributions de son emploi, mais aussi celles que peuvent lui confier ses supérieurs.

• Cette obligation implique également que L’approvisionneur se conforme aux demandes spécifiques de ses supérieurs. S’il estime que la demande est injuste ou déraisonnable, il peut alors en discuter avec son supérieur ou le répondant en éthique de son organisme et, s’il y a lieu, en référer aux autorités compétentes.

Deuxième partie de la deuxième règle d’éthique

• La deuxième obligation, soit celle de loyauté et d’allégeance à l’autorité constituée, signifie avant tout l'adhésion aux principes démocratiques régissant notre société. Cette obligation requiert également que L’approvisionneur défende les intérêts de son employeur et évite de lui causer du tort, par exemple en utilisant un langage ou un comportement inapproprié ou en divulguant des renseignements de nature confidentielle.

Règle de non exclusivité…• Par ailleurs, l’approvisionneur n’est plus soumis à

l'obligation d’exclusivité de service envers son employeur. Il peut donc exercer une fonction en dehors de l’organisation publique, aux strictes conditions suivantes :– Il s’assure que l’exercice de cette fonction ne nuit pas

à sa prestation de travail à titre d’approvisionneur;– Il évite tout conflit entre l’exercice de cette fonction

et celle qu’il accomplit à titre d’approvisionneur;– Il évite, en raison de l’exercice de cette fonction, tout

autre manquement aux normes d’éthique qui lui sont applicables à titre d’approvisionneur.

Conditions de non exclusivité:

• L’approvisionneur n’a pas à demander d’autorisation à cet égard. Cependant, s’il avait un doute quant à la possibilité pour lui, compte tenu des circonstances, d’exercer une autre fonction, il devrait pouvoir demander un avis à ses supérieurs ou au répondant en éthique de son organisme.

Première partie de la troisième règle d’éthique

• Le service aux clients implique l’obligation de traiter ces derniers avec égards et diligence. Si l’on considère que l’approvisionneur a pour mission de fournir aux clients les services de qualité auxquels il ont droit, on comprend toute l’importance que prend la qualité de la relation entre l’approvisionneur et les clients.

• « Savoir se rendre indispensable… »

Première partie de la troisième règle d’éthique

• En pratique, l’obligation de traiter le client avec égards implique que l’approvisionneur adopte un comportement poli et courtois dans ses relations avec les clients et qu'il évite toute forme de discrimination interdite par la loi.

• « Un des principes de la Lcop, chapitre 65.1… »

Deuxième partie de la troisième règle d’éthique

• Quant à l’obligation de diligence envers les clients, elle requiert notamment que l’approvisionneur s’empresse de traiter les dossiers qui lui sont confiés et qui touchent directement le public. L’approvisionneur est enfin tenu de donner aux clients toute l’information qu’ils demandent et qu'ils sont en droit d’obtenir.

• « Autre partie de la Lcop chapitre 65.1 »

4-Le comportement

Actions à prendre• L’obligation de discrétion– L’obligation de discrétion signifie que l’approvisionneur

doit garder secrets les faits ou renseignements dont il prend connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions et qui revêtent un caractère confidentiel. Cette obligation signifie également que l’approvisionneur adopte une attitude de retenue à l’égard de tous les faits ou renseignements qui, s’il les dévoilait, pourraient nuire à l’intérêt de son organisation, à l’autorité constituée, au bon fonctionnement de l’organisation ou porter atteinte à la vie privée de tiers.

– « Quels sont les impacts en négociation de contrats… »

Actions à prendre

• L’obligation de discrétion:– Cette obligation implique également que l’approvisionneur

s’abstient de prendre connaissance, ou même de tenter de prendre connaissance, d’un renseignement confidentiel qui n’est pas nécessaire à l’exercice de ses fonctions, même s’il n’a pas l’intention de le divulguer.

Actions à prendre

• L’OBLIGATION D’AGIR AVEC HONNÊTETÉ– Au départ, l’obligation d’agir avec honnêteté requiert, de toute

évidence, de ne pas être impliqué dans un vol, une fraude ou une situation d’abus de confiance.

– L’obligation d’agir honnêtement exige également que l’approvisionneur évite toute forme de corruption ou de tentative de corruption.

– À cet égard, l’approvisionneur ne peut accepter, en plus du traitement auquel il a droit, une somme d’argent ou toute autre considération liées à l’exercice de ses fonctions. Il peut toutefois accepter un cadeau, une marque d’hospitalité ou un autre avantage, mais à condition que ceux-ci soient d’usage et de valeur modeste.

Actions à prendre

• De même, il ne doit accorder, solliciter ou accepter ni faveur ni avantage indu, pour lui-même ou pour une autre personne. Il ne doit pas non plus utiliser à son avantage ou au profit d’un tiers un bien de l’organisation ou un renseignement qu’il détient.

• L’obligation d’agir avec honnêteté requiert également que l’approvisionneur fasse preuve d’honnêteté intellectuelle à l’égard même du contenu du mandat qui lui est confié.– Lcop c.C65.1 Promotion du 2 ième alinéa de l’article du

chapitre 1 de la loi:Le traitement intègre et équitable des concurrents

Actions à prendre

• L’approvisionneur doit aussi exercer ses fonctions avec impartialité, c’est-à-dire éviter toute préférence ou parti pris indu, incompatible avec la justice ou l’équité.

• Il doit enfin se garder d’agir sur la base de ses intérêts personnels.

Actions à prendre• L’OBLIGATION D’ÉVITER TOUT CONFLIT D’INTÉRÊTS:

– Le conflit d’intérêts est lié aux situations dans lesquelles l’approvisionneur a un intérêt personnel suffisant pour que celui-ci l’emporte, ou risque de l’emporter, sur l’intérêt de l’organisation en vue duquel il exerce ses fonctions.

– La notion de conflit d’intérêts est, de fait, très large. Il suffit, pour qu’il y ait conflit d’intérêts, d’une situation de conflit potentiel, d'une possibilité réelle, fondée sur des liens logiques, que l’intérêt personnel, qu’il soit pécuniaire ou moral, soit préféré à l’intérêt de l’organisation. Il n’est donc pas nécessaire que l’approvisionneur ait réellement profité de sa charge pour servir ses intérêts ou qu’il ait contrevenu aux intérêts de l’organisation. Le risque que cela se produise est suffisant puisqu’il peut mettre en cause la crédibilité de l’organisation.

• Un approvisionneur doit donc éviter de se placer dans une situation où il y a conflit entre son intérêt personnel et les devoirs de ses fonctions ou d’avoir un intérêt direct ou indirect dans une activité qui crée un tel conflit.

• Placé dans une situation où il se croit susceptible d’être en conflit d’intérêts, l’approvisionneur peut en discuter avec le répondant en éthique de son organisme, mais il doit en informer ses supérieurs afin que soient déterminées les mesures qui devront être prises à cet égard.

Les valeurs

• La déclaration de valeurs de l’administration publique québécoise a été déposée officiellement à l’Assemblée nationale, le 21 novembre 2002.

• Elle énonce les valeurs les plus fondamentales de l’administration publique québécoise, à savoir la compétence, l’impartialité, l’intégrité, la loyauté et le respect.

Conclusions de la présentation de M.Jacques Lafrance à la comission

Charbonneau

Il m’apparaît important de rappeler que la Loi sur les contrats desorganismes publics a consacré et mis en évidence les grandsprincipes d’une saine gestion contractuelle et que les fondementsmême de cet encadrement législatif, aussi précis, rigoureux ouexigeant soient-ils, reposent d’abord et avant tout sur des valeurséthiques. Les vrais acteurs de cette réforme sont tous cesintervenants qui, au quotidien, sauront adopter un comportementéthique dans leur prise de décision.