Rekstrarstjórnun fyrir Réttinga- og málningarverkstæði 17.-18. febrúar 2012 … · 2015. 8. 25. · Thomas Möller 2015 9. 85% af tíma stjórnenda er mannleg samskipti 80%

SAMNINGATÆKNIThomas Möller

Við erum alltaf að semja !

Hver er ykkar reynsla af samningum?

2Thomas Möller 2015

Það er alltaf verið að semja !

Thomas Möller 2015 3

Við semjum

við..

MakannSamstarfs-

fólk

Viðskipta-vini

Matur

Bíll Hús

ForeldraÞjónustu

aðila

Bankann

Vinina

Börnin

...fleiri ?


Stjórnendur

semja við:

Starfs-menn Viðskipta

vininn

Þjónustu aðila

Nágranna

Flutnings-aðila

BirgjaLóðar-

eigendur

Banka

Ríkið

Sveitar-félagið

....fleiri ?


Samningatækni er ekki bara notadrjúg í krísum !

Við erum öll að semja, daginn inn og daginn út.

Allt að 70% samskipta eru í raun samningaviðræður.

Við semjum í einkalífinu, félagslífinu og í vinnunni.

Það getur það ráðið úrslitum hversu fær þú ert í samningatækni.


Samningatækni...mikilvæg þekking

Að kunna grundvallaratriði góðrar og áhrifaríkrar samningatækni hefur áhrif.

Fátt færir þér krónurnar hraðar í kassann en þegar þér tekst vel upp í samningum.

Þú nærð betri samningum......

EF þú þekkir grundvallaratriðin

og kemur betur undirbúin(n) til samninganna en hinn aðilinn


Gullna reglan í samningum?

…allt er umsemjanlegt !

…eða hvað?


85% af tíma stjórnenda er mannleg samskipti

80% af þeim tíma fer í samningaviðræður !

Hvenær eru samskipti = samningar ?


12 Thomas Möller 2015

Mismunandi mikilvægir samningar

Hjónabandið !

Húsið

Starfið

´ Bíllinn

Ferðalagið

Húsgögnin

Maturinn

Bío

98% samninga okkar eru munnlegir

Samningar hjá ykkur?

“You got to know when to hold them, know when to fold them, know when to walk away and know when to run.” The Gambler

Erin Brockovich – góð dæmi um samningatækni http://www.youtube.com/watch?v=5Jdk3riKKwo

khttp://soft-skill.blogspot.com/2008/01/twelve-angry-men-art-of-negotiation.htmlk

http://www.youtube.com/watch?v=gTDhgR3p12w

http://www.youtube.com/watch?v=kn481KcjvMo

12 Angry Men:Snilldartaktarí samningatækniEinn sannfærir 11


Að „semja“= að ná „samvinningi“

• Að fá aðra á sitt band

• Að semja um skuld

• Að fá starfssamning

• Að selja hluti eða þjónustu

„fylgdu mér“- og þú munt hafa hag af því


SAMNINGUR =SAMVINNINGUR

Börn eru góð í samningum

• Þau eru ekki hrædd við að biðja um það sem þau langar í

• Þau vita hvenær er best að biðja um hlutina


Samningar – lögum samkvæmt• Þegar tilboð eða pöntun er samþykkt er bindandi samningur kominn á.

• Samningur getur komist á þótt kaupandi og seljandi hafi ekki talast við

• Ef neytandi svari ekki sölutilboði innan ákveðins frests má ekki líta á það sem þegjandi samþykki neytanda.

• Þegar þú skrifar undir samning samþykkir þú allt sem þar kemur fram, líka smáa letrið! Frestaðu því að gera samning ef eitthvað er óljóst.

• Munnlegir samningar eru yfirleitt jafngildir skriflegum samningum.

• Í sumum tilvikum er lagaskylda að gera samninga skriflega


Þetta eru líka samningar...

Heima....

• Ertu til í að sækja börnin í leikskólann í dag

• Pabbi: get ég fengið bílinn lánaðan í kvöld

• Eigum við að fara í fjallgöngu í Öræfum, síðan á Norðfjörð..og svo norður í land...ef Bárðarbunga leyfir

• Sigga viltu ekki taka til í herberginu þínu, þá er fínt í öllu húsinu okkar

Í vinnunni...

• Jón – bið þig að endurtelja lagerinn fyrir helgina

• Pössum uppá þrifin í kælinum

• Allir fari eftir vaktaplaninu

• Guðrún – bið þig að skila inn tilboðinu ekki seinna en 15.feb

• Eigum við að taka höndum saman um að sýna frumkvæði


Að versla = semja = að prútta !


Lykilatriði góðra samninga: TRAUST

Að stækka kökuna...........auka virðið fyrir báða aðila

Búa til „win –win“

Ekki 2-2=0 heldur 2+2=5 !


„TRUST IS A MUST“

„BRANDS“ efla traustÞjónustufulltrúar efla traust

Sölufólk sem þú þekkir…. = aukið traustGóð reynsla af vörum, fyrirtækjum, fólki.

Auðveldara að selja núverandi viðskiptavinum en nýjum

Samningar snúast um að ná hámarksávinningi fyrir báða aðila

þetta þýðir að stækka kökunaekki rífast um það hver fær stærri bitann

Lykilatriði góðra samninga:

Að stækka kökuna......

.....auka virðið fyrir báða aðila

Búa til „win –win“






“Þú ert aldrei á hærra kaupi en þegar þú ert að semja." - Roger Dawson

Ef einvern tímann hefur verið nauðsynlegt að kunna listina að ná og lenda góðum samningum þá er það núna!


Að „semja“skv. Herb Cohen – „you can negotiate everything“

• Að nota þekkingu, upplýsingar, tíma og samningsstöðu ....

• ....til að hafa þannig áhrif á hegðun annarra, þannig

• ...að þeir samþykki að gera eitthvað þér í vil

• ...og hagnast á því sjálfir líka

• Þetta heitir að ná „win-win“

...í vinnunni, einkalífinu, félagslífinu, stjórnmálum, í vinahópnum, í skólum.. ...allstaðar, allan daginn


Í samningum notar þú þetta til að fá fólk til að gera þér greiða....

• Samningsstöðu (þína ….og fyrirtækisins)

• Þú hefur oft betri stöðu og meiri völd en þig grunar

• Þú ert að bjóða meira virði en fæst annars staðar

• Tíma• Ef þú hefur nægan tíma, ekki flýta þér

• Ef þú ert í tímaþröng – ekki segja frá því

• Upplýsingar• Því meira sem þú veist um þarfir og hagsmuni… því betra

• Mikilvægt að spyrja…lesa….horfa….hugsa

Flestir telja sína samningsstöðu lakari en hún er í raun !Thomas Möller 2015 30

Tvenns konar nálgun við samninga

Kröfunálgunin: Hagsmunanálgunin

• Karp um kröfur Hlustað á hagsmuni


Kröfugerðarsamningar vs. Forsendusamningar


Karp um gagnstæðarkröfur….

“ég vil þetta”“ég vil ekki þetta”

100 krónur ?Nei…200 krónurHvað með 165125 hámark!!

Ok…145

Hverjar eru forsendursamkomulags ?

Hvaða mælikvarða má nota ?

Hvaða gagn væri af samkomulagi?

Eru sameiginlegir hagsmunir ?

Markmið allra samninga: skynsamleg niðurstaða á stuttum tíma sem bætir samskipti.

Forsendusamningar…

• Málefnin eru skýr:• laun, leiga, kaupverð…

• Leikreglurnar eru skýrar: • harka..mýkt..forsendur


Forsendusamningar.Grunnreglurnar eru þessar…(skv Fisher og Ury)


Forsendusamningar.Grunnreglurnar eru þessar…

• Farðu frá kröfum til……………til hagsmuna

• Aðskildu fólk ……..og viðfangsefni

• Finndu leiðir ……báðum til hagsbóta

• Notaðu sanngjörn viðmið og mælikvarða


Sanngjörn, hlutlæg, viðmið…


Verð……sérfræðiálit….lög….hefðir….

Staðlar …..öryggi….kostnaður….siðareglur

Samningar snúast um FÓLK !


Samningar snúast um FÓLK !

• Allir stilla sig inn á WII-FM !

• Virðing, traust, vinsemd, sanngirni…

• Reiði, móðgun, rangtúlkun, fordómar, óréttmæti…

• Lítilsvirðing, óréttlæti, ósanngirni…

• Gildi, umhverfi, menntun, skoðanir….

• Karlar…konur…þjóðerni…trúmál…


Sterkustu hugsanir fólks..

• Öryggi

• Heilsan

• Samkennd – tengsl

• Virðing

• Athygli

• Viðurkenning

• Tilgangur

• Stjórn á eigin lífi….heilsu, fjármálum, tíma


Ferli forsendusamninga..


Stöðu-mat

Undir-búningur

Viðræður

Ferli forsendusamninga..


Stöðu-mat

Undir-búningur

Viðræður

Mannlegir þættir…

Hagsmunir….

Úrræði og leiðir

Viðmið

Aðskilja fólk og viðfangsefni

Frá kröfum til hagsmuna

…báðum til hagsmuna

…huglæg og sanngjörn

Skynsamir samningar

Vinsamlegir

Fljótlegir

Betri samskipti

Má bjóða þér appelsínu ?


Hvað er appelsína?


En hvað ef…..• …annar aðilinn er með stekari stöðu ?

• Og vill klára samninginn hratt

• Og þú freistast til að láta undan


…þá er tvennt í stöðunni:

• Setja “hingað og ekki lengra” mark.– Kostur:

• lágmarkskrafa kemur í veg fyrir mistök

• Kaupandi:…”borga ekki meira en x”

• Seljandi:…”lægsta upphæð sem ég samþykki”

• Fortölur og freistingar duga ekki, mörkin eru skýr

• Samstaða og samflot í launaviðræðum virkar betur

– Ókostur….• Fleiri lausnir samninga eru ekki skoðaðir

• Kæfir nýjar hugmyndir og kemur í veg fyrir skynsama lausn

• Lágmarkskrafa er oft valin af handahófi, of lág eða og há.


..eða finna BESTAKOSTINN(BATNA)


Besti kostur…leið til að meta tilboð.

• Tilgangur samninga: betri árangur en ella.

• Samningstillaga er borin saman við BESTAKOST.

• Varnar því að þú gerir vondan samning - Varnar því að þú hafnir góðum samningi

• BESTIKOSTUR: er eitthvað sem þú átt völ,

….annað en samningur við þann sem þú ræðir nú.– Húsnæði (kaup eða leiga)

– Bíll (notaður eða nýr)

– Starf (í Reykjavík eða Akureyri)

– Laun (og fríðindi)

– Viðgerð

– Birgjar

– Annað flug

– Staðsetning fyrirtækis


BESTI ANNAR KOSTUR (BEKO)?

• Við lifum á kaupendamarkaði

• Valkostir á öllum sviðum

• ..það eru engar biðraðir !


„beggars are not choosers“

EF ÞÚ FERÐ Í SAMNINGAÁN VALKOSTAER STAÐA ÞÍN ALLTAF VEIK


Að hafa annan valkost í samningum

“BATNA is my Best Alternative To a Negotiated Agreement“

= BEKO er BEsti annar KOstur þinn


Að hafa annan valkost

Dæmi:

ef þér er boðinn bíll á 2 milljónir

þér býðst algjörlega sambærilegur bíll á 1,9mkr

þá samþykkir þú aldrei hærri tölu en 1,9 mkr.


Stilltu upp þínum valkostumnotaðu excel !

• Bílar

• Íbúðir

• Atvinnuhúsnæði

• Tryggingar

• Sjónvarpstæki

• Þvottavélar

• Skíðaleigur !


EF ÞÚ EKKI SPYRÐ...

..ÞÁ ER SVARIÐALLTAFNEI !


STATTU MEÐ ÞÉRog þínu fyrirtæki

í samskiptum

og samningum !

Lykilspurningar áður en lagt er af stað í samningaviðræður:

hverju vil ég ná fram ? hver er raunveruleg samningsstaða mín?

hverjir eru hagsmunir mótaðilans ?hverjir eru valkostir mínir ?

og hvers virði eru þeir ?

Samningar snúast fyrst og fremst um..

• Að þekkja sjálfa(n) þig og fyrirtækið þitt..– Hagsmuni þína og samningsstöðu

– Styrkleika, veikleika

– Gildi, fordóma, hugmyndir !

• Að þekkja mótaðilann– Þarfir hans og hagsmuni

– Samningsstöðu

– Styrkleika og veikleika

– ....... og að setja sig í fótspor hans


samningsstaðaSamningsstaða þín sem neytandi, launþegi, skattgreiðandi.

• Kaupenda markaður

• Hvað ertu að selja ?

Samningsstaða öflugs fyrirtækis

• Öflugt fyrirtæki

• Öruggur greiðandi

• Dreifikerfi

• Þekking

• Fleira...


Er samningsgrundvöllur?


Væntingar

kaupandans

Væntingar

seljandans

Samningssvið (SAS) þarf að liggja fyrir


DÆMI UM SAS

2.3.......2.9m 3,1......3,5m

Ekkert samningssvæði


DÆMI UM SAS

2.3.......3m 3......3,5m

Ekkert samningssvæði


DÆMI UM SAS

2.3.......3,0m 2,9.....3,5m

Samningssvæði !Thomas Möller 2015 63

Þreifingar í samningum!

• Hvað vill mótaðilinn - Er hann í tímaþröng ?

• Hefur hann aðra valkosti ?

• Hvers virði eru valkostir hans – okkar valkostur ?

• Hver er greiðslugetan hans ?

• Hver er hans samningsstaða ?

• Er hægt að fá hann til að tala ?


Góðar reglur í samningum

• “Hvað get ég látið mótaðilannfá….. – sem er mikils virði fyrir hann

– Ekki mjög verðmætt fyrir mig

• Þegar þú lætur fólk fá það semþað vill– þá færðu oftast það sem þig vantar

• Oft þarf lítið til að loka samningi

Stökktu aldrei á fyrsta útspil !

• Þegar þú segir já við fyrsta útspili ….

• …setur þú sjálfvirkt í gang tvær hugsanir í huga hins aðilans.

Bölvun sigurvegarans

Bölvun sigurvegarans


Áður en Andrea hélt úti á bílasölu, þá útskýrði Aðalsteinn hvernig það geti gerst að eigandi bílsins verði ánægðari en ella ef hún borgar minna fyrir bílinn.

Slíkt kallist bölvun sigurvegarans og geti gerst þegar maður samþykkir strax tilboðið sem býðst.

Til dæmis, ef eigandi bílsins vill fá 1,1 milljón fyrir hann, og kaupandinn segir um hæl: „Frábært, ég tek hann,“ þá getur sú tilfinning setið í seljandanum að hann hefði getað fengið hærra verð fyrir bílinn – bölvun sigurvegarans.

Að hafa valmöguleika


„Það sem gerist oft í bílakaupum er að fólk verður ástfangið af tilteknum bíl. Það verður að eignast þennan ákveðna bíl. Þegar við erum komin með þá tilfinningu að við verðum að eignast hlutinn, þá erum við oft tilbúin að gera nánast hvað sem er til þess að eignast hann. Þá hverfur okkar samningsstaða út um gluggann,“ sagði Aðalsteinn.

Lausnin væri sú að hafa alltaf nokkra valmöguleika.

„Ef við getum leyst okkar þarfir með því að kaupa ólíka bíla, þá batnar samningsstaða okkar til muna. Í öllum samningsviðræðum sem þú vilt fara í, þá áttu að hafa ólíka valmöguleika. Við reynum að semja við tvo eða þrjá á sama tíma, og þar er allt algjörlega uppi á borðinum og við gerum það heiðarlega. Því lengra sem við komumst með einum seljanda, því betri samningsstöðu höfum við að semja við hinn.“

„Zero sum“ eða „win win“ ?


„win – lose“ samningarhvað gerist...

• Slæm þjónusta – gölluð vara - vonbrigði

• Að selja einu sinni er ekkert mál

• Óánægður kúnni segir 30 manns frá

• Facebook ....30 þúsund manns


Ertu kaupandi....

• Þú þarft að þekkja kosti og galla þess sem þú ert að kaupa

• – benda á ókosti og galla til að ná betri samningi

• Ekki gefa upp of mikið um þína hagsmuni

• Mundu: Þú ert líka seljandi……þú ert að selja peninga!

• Stattu með sjálfum þér

• ....og þínum vinnustað!


Eða ertu seljandi ?

• Þá ertu að sannfæra aðra um að kaupa– Vörur - Lausnir -Vinnu þína – peninginn þinn!

• Hafðu staðreyndir á hreinu

• Spilaðu á tilfinningar – þær ráða oft ákvörðun

• Stoppaðu – þegar kaupandi segir JÁ...

Stattu með sjálfum þér !


Vertu tilbúinn að ganga burt frásamningaborðinu

• Mikilvægasti þrýstingurinn

• Hafðu BEKO í huga

• …taktu frakkann og labbað burt

Ekki verða ástfangin(n) !

• af VALKOSTUNUM ÞÍNUM....

– Þú ofmetur þá

– Mótaðilinn finnur það

– Þú færð verri samning


Samningatækni er líka leiktækni

• Að leika áhugalausa kaupandann:

• Passaðu þig á “áhugalausa” seljandanum

• AÐ LEIKA BLANKA KAUPANDANN ?

máttur hins skrifaða orðs

• Skriflegar reglur

• “Verð að spyrja minnyfirmann” – frestarákörðun

• Reglur fyrirtækisins segja að...

• Máttur eyðublaðanna!

Vertu á undan að kasta út ankerinu !

• ANKERIÐ í byrjun

• = vertu alltaf fyrst(ur) að nefna tölu eða valkost

• Einhver þarf að byrja!


Af hverju er oftast betra að vera fyrstur?

• Fyrsta útspil = samningssvæðið

• Allir verðmiðar eru „ankeri“


Farðu fram á meiraen þú býst við að fá

• “árangur við samningaborðið er háður því hvað þértekst að ýkja þínar kröfur í upphafi samningaferlisins “

(“your ability to overstate your initial demands.”)

Henry Kissinger

Miðaðu hátt !

„you get what you expect to get„

Brian Tracy

Af hverju ætti maður að biðja um meiraen maður býst við að fá

1. Færir þér rými til samninga

2. Kannski færðu það sem þú biður um fyrst

3. Eykur virði vörunnar sem þú ert að bjóða

4. Býr til andrúmsloft fyrir sigur hjá hinum

5. Kemur í veg fyrir samningsslit – hefur pláss til aðgefa eftir


Að fá í staðinn

• Ef beðið er um tilslökun – alltaf biðja um eitthvað í staðinn

• “Ef við gerum þetta fyrir þig….hvað getur þú gert fyrir okkur”

Góð regla í samningum

• “Hvað get ég látiðmótaðilann fá sem er mikilsvirði fyrir hann, en veikirekki mína stöðu”

• Þegar þú lætur fólk fá þaðsem það vill, þá færðuoftast það sem þig vantar

• Oft þarf lítið til að lokasamningi

Að ljúka samningum

• “you can´t always get what you want”

• Dragðu lærdóm af þessum samningum…..gengur betur næst!

• Lítil meðgjöf í restina getu auðveldað samninga


Samningslok

• Talaðu skýrt um niðurstöðu samningaviðræðna

• Endurtaka helstu atriðin – allt skilið rétt?

• Ekki brenna brýr – þið gætuð þurft að semja aftur!


Samningslok

• Gera samantekt, minnispunktar – lesa upphátt

• Engin vafaatriði eftir – bara staðreyndir, ekki tilfinningar

• Skriflegur samningur er betri, vottaður enn betri


Ekki semja eftirá....

það er of seint........og þú færð minna !

ÞÚ GETUR NÁÐ BETRI SAMNINGUM EN ÞIG GRUNAR

Gangi þér vel !

Samningafundur kaupandi og seljandi

Verkefni

Vel undirbúinn samningamaður....

• Þekkir sína hagsmuni, takmörk og þarfir

• Hann er yfirvegaður í samningaviðræðum

• Honum líður betur - Hann er bjartsýnni

• Hann veit hvenær á að segja JÁ

• ...og hvenær á að segja NEI

• Gefur sér góðan tíma

• Nýtir sér þagnir á samningafundum

(Aðalsteinn Leifsson – HR)Thomas Möller 2015 92

Fundur með birgjum, ..hvað er fjallað um?

• Hillurými – staðsetning í verslun

• Sýnishorn / prufur /kynningareintök

• Einkasölusamningur á svæðinu

• Fyrsta pöntun – stærð og vöruflokkar

• Aðstoð við framsetningu

• Sölustandar, verslunarhillur og útbúnaður í hillur.

• Þátttaka í kynningarátaki nýrrar vöru

• Greiðslufrestur – því meiri / því minni og styttri fjárbinding

• Flutningskostnaður og tryggingar /ábyrgð: Fob, Cif, ExWorks



Að undirbúa samningafundinn

• Jafn margir og mótaðilinn á samningafundinum

• Velja staðinn gaumgæfilega – láttu þér líða vel

• Þekktu stöðu mótaliðans – er hann undir þrýstingi?

• Ekki beita ógnunum eða hótunum

• Aðskilja fólk og vandamál – ekki persónugera

• Aðeins staðreyndir !!..tölur, magn, tími...ekki giska


Að undirbúa samningafundinn

• Frá kröfusamningum í hagsmuna/forsendusamninga

• Finndu „win win“ tækifæri – stækkaðu kökuna

• Ekki rjúfa þögnina – hún getur unnið með þér

• Þekktu takmörkin – hvað ertu tilbúinn að ganga langt –

• Er annar valkostur betri ? – gangtu þá frá borðinu

• Ekki brenna brýr að baki.....þið gætuð hist aftur !

• Settu þig í fótspor hins aðilans….hver gætu verið hans aðalmarkmið !


Fundur með birgjum....hvernig getum við undirbúið okkur ?

• Ríkir traust og virðing ?

• Afla upplýsinga um birgjann

• Hverjar eru væntingar og þarfir hans

• Hver er hans sérstaða og samkeppnisyfirburðir

• Erum við með annan jafngóðan valkost

• Hvað er birginn mikilvægur fyrir okkur

• Hvað erum við mikilvæg fyrir hann

• Birgjar þekkja markaðinn – þeir eru sérfræðingar á sínu sviði

• Nýta fundi með þeim til að ná upplýsingum um „trends“

• Miðla upplýsingum um okkar markað – þróun, tíska og nýjungar


Fundur með verslunarkeðju....hvernig getum við undirbúið okkur ?

• Ríkir traust og virðing ?

• Afla upplýsinga um verslunarkeðjuna

• Hverjar eru væntingar og þarfir hennar

• Hver er hans sérstaða og samkeppnisyfirburðir

• Erum við með annan jafngóðan valkost sem dreifingaraðila

• Hvað er verslunarkeðjan mikilvæg fyrir okkur

• Hvað erum við mikilvæg fyrir hana

• Smásalar þekkja markaðinn á Íslandi – þeir eru sérfræðingar á sínu sviði

• Nýta fundi með þeim til að ná upplýsingum um þróun markaðarins

• Miðla upplýsingum um okkar markað – þróun, tíska og nýjungar


2 hópar:

• Hópur 1: – Innkaupafólk verslunarkeðju

• Hópur 2: – Fulltrúar erlends birgja í matvöru

Verkefnið

Undirbúa samninga-

fund um innkaup…sjá texta.

SITJA FUNDINN OG SEMJA !!


Documents

Rekstrarstjórnun fyrir Réttinga- og málningarverkstæði 17.-18. febrúar 2012 … · 2015. 8. 25. · Thomas Möller 2015 9. 85% af tíma stjórnenda er mannleg samskipti 80%