Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu ReLOaD

Empowered lives. Resilient nations.

Javni konkurs za raspodjelu budžetskih sredstava namjenjenih finansiranju nevladinih

organizacija u sklopu Reogionalnog programa Lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu

(ReLOaD) u Opštini Kotor

(objavljen 22. februara 2018. a zatvoren 26. marta 2018)

NAJČEŠĆE GREŠKE, NEDOSTACI I PREPORUKE

Novembar 2018. godine, Podgorica

2

Sadržaj

1. Uvod ................................................................................................................................................................................ 3

2. Najčešće greške .......................................................................................................................................................... 5

2.1 Administrativni nedostaci ....................................................................................................................... 5

2.2 Operativni i finansijski kapaciteti ........................................................................................................ 6

2.3 Nedostaci u vezi sa relevantnosti projekta ..................................................................................... 6

3. Nedostaci i preporuke u drugim ReLOaD konkursima u Crnoj Gori .................................................. 7

3.1 Administrativni nedostaci ....................................................................................................................... 8

3.2 Operativni i finansijski kapaciteti ........................................................................................................ 9

3.3 Nedostaci u vezi sa relevantnosti projekta ..................................................................................... 9

4. Često postavljana pitanja ..................................................................................................................................... 11

3

1. Uvod

Ovim dokumentom se daje pregled najčešćih grešaka i nedostataka projektnih prijedloga koje je

identifikovala evaluaciona komisija formirana za prvi Javni konkurs za raspodjelu budžetskih sredstava

namjenjenih finansiranju nevladinih organizacija u sklopu Reogionalnog programa Lokalne demokratije na

Zapadnom Balkanu (ReLOaD) u Opštini Kotor (u daljem tekstu Konkurs).

Ovaj dokument je prije svega namijenjen nevladinim organizacijama (NVO) koje nisu imale uspjeha na

prvom ReLOaD Konkursu Opštine Kotor, u cilju unapređenja kvaliteta prijedloga projekata u narednim

Konkursima.

Konkurs je objavljen 22. februara 2018. godine, a zatvoren 36. marta 2018. godine.

U Opštini Kotor je šest projektnih prijedloga podnešeno u vremenskom roku predviđenom Konkursom.

Projektne prijave su podnijele sljedeće nevladine organizacije: Expeditio, Koltrina, Zajedno protiv

korupcije, Budimo humani, Ante portas I Eko centar Delfin.

Od svih ukupno pristiglih prijava, administrativnom provjerom na prvom sastanku evaluacione komisije je

konstatovano da je svaka od prijava nepotpuna (utvrđeni su manji ili veći nedostaci obevezne i dodatne

dokumentacije) i svima je upućen zahtjev za dopunu nedostajuće dokumentacije sa jasno naznačenim

rokom, u skladu sa Smjernicama za aplikante. Zahtjev je objavljen i na sajtu Opštine.

Do isteka roka za predaju nedostajuće dokumentacije, sve NVO su uredno dostavile nedostajuću

dokumentaciju (100%), što znači da nijedna NVO nije diskvalifikovana i time su svih šest stekle uslov za

dalju evaluaciju.

Svih 6 NVO su u potpunosti ocijenjene, od kojih tri NVO (50%) nisu osvojile minimalni broj poena u okviru

kriterijuma za operativne i finansijske kapacitete, a ostale tri NVO su u potpunosti ocijenjene i osvojivši

94,4, 90 i 74 poena predložene za finansiranje.

4

0

1

2

3

4

5

6

7

Administrativninedostaci

Nedovoljni operativnii finansijski kapaciteti

Projekat nijerelevantan

Nedovoljan kvalitetpredloženog projekta

Broj prijavljenih projekata Broj projekata koji nisu osvojili dovoljno poena

5

2. Najčešće greške

U ovom dijelu dokumenta se daje pregled najčešćih grešaka i propusta u prijavljenim projektima na

ReLOaD Konkursu u Opštini Kotor, a u nastavku i najčeše grešake u svim do sada objavljenim ReLOaD

konkursima u Crnoj Gori. U cilju bolje uporedivosti informacija i slučajeva, najčešće greške, propusti i

preporuke su podijeljeni u četiri kategorije, tj. četiri glavna kriterijuma za ocjenjivanje projekata:

administrativni nedostaci, operativni i finansijski kapaciteti, nedostaci u vezi sa relevantnosti projekta i

nedostaci samog projektnog prijedloga.

2.1 Administrativni nedostaci

Administrativni nedostaci ukazuju na propuste i nedostatke u dostavljanju dokumenata traženih

Konkursom i Smjernicama za aplikante u dijelu obavezne i dodatne dokumentacije (strane 3 i 4), ali i

osnovnih kriterijuma i principa Konkursa koji nisu ispoštovani i koji su doveli do diskvalifikacije projekta.

Najčešći administrativni nedostaci

Svaka od prijavljenih projektnih aplikacija je imala nedostataka kada je u pitanju tražena obavezna i

dodatna dokumentacija: svaka od nevladinih organizacija nije dostavila Ovjerenu kopija rješenja o upisu

u registar NVO, dok jedna od NVO nije dostavila većinu obavezne i dodatne dokumentacije.

Svim nevladinim organizacijama je upućen zahtjev da dopune nedostajuću dokumentaciju u naznačenom

roku, o čemu su i telefonski obaviještene. To su uradile sve organizacija, na osnovu čega su se I

kvalifikovale za sledeću fazu administrativne provjere - korekcije budžeta u skladu sa pravilima Konkursa i

komentarima Komisije. Sve NVO su postupile po komentarima Komisije u datom roku.

Svih 6 projektnih prijava su prošle administrativnu provjeru I kvalifikovale se za narednu fazu ocjenjivanja.

Preporuke

Iako nijedna NVO nije diskvalifikovana zbog nepotpune dokumentacije Konkursa, ipak je svaka od

aplikacija bila nepotpuna. Smjernicama za aplikante je jasno navedeno koju je dokumentaciju potrebno

predati i u kom formatu, i toga se treba strogo pridržavati. U slučaju da se traži dopuna dokumentacije,

potrebno je ispoštovati rok i dostaviti nedostajuću dokumentaciju, kako projekat ne bi bio diskvalifikovan.

Za prijavu na Konkurs treba koristiti isključivo Obrasce objavljene uz Konkurs, kao i slijediti listu dodatne

dokumentacije koja je detaljno definisana. Dodatno, u Smjernicama za aplikante se nalazi i Tabela Obrazac

za administrativnu provjeru, u kojoj je jasno predstavljeno i nabrojano koja dokumenta se moraju dostaviti

u Prijavi, i koje kriterijume i uslove projektni prijedlozi treba da zadovolje, pa treba koristiti ovu listu kao

provjeru da li ste priložili sva dokumenta i ispunili sve osnovne uslove Konkursa.

U slučaju traženih korekcija budžeta u dijelu usaglašavanja sa pravilima Konkursa, zahtijevanje izmjene se

moraju izvršiti ili će u supronom projekat biti diskvalifikovan jer krši pravila Konkursa.

6

2.2 Operativni i finansijski kapaciteti

Nedovoljni operativni i finansijski kapaciteti, odnosno nedovoljan broj poena (manje od 20) u okviru ove

sekcije, podrazumijevali su isključivanje predloženog projekta iz daljeg procesa evaluacije. Nedovoljni

finansijski i operativni kapaciteti za realizaciju projekta znače da nema dovoljno iskustva u upravljanju i

realizaciji sličnih projekata, ili su ljudski kapaciteti organizacije nedovoljni.

Najčešći nedostaci u u dijelu operativnih i finansijskih kapaciteta

U dijelu procjene dovoljnosti operativnih i finansijskih kapaciteta tri organizacije koje su ušle u ovu fazu

evaluacije su posjedovale dovoljne finansijske i operativne kapacitete da realizuju predloženi projekat.

Ipak, kod preostalih tri su sve ocjene u okviru podkriterijuma kapaciteta bile izuzetno niske, čime je

konstatovano da nemaju dovoljno operativnog niti finansijskog kapaciteta za realizaciju predloženog

projekta.

Tri organizacije su ostvarile dovoljan broj poena za ovaj kriterijum i kvalifikovale se za naredni krug

ocjenjivanja.

Preporuke

NVO treba sama da procijeni da li ispunjava podkriterijume u vezi sa kapacitetima. Ukoliko samoprocjena

pokaže da NVO ne bi mogla da dobije dovoljno poena za prolazak u narednu fazu ocjenjivanja, i

dodjeljivanje sredstava, ohrabruje se da potraži partnersku NVO, koja posjeduje dovoljno znanja i iskustva

u toj oblasti, te da iskusnija NVO bude glavni aplikant a NVO sa manje iskustva partner na projektu. Dvije

NVO u ovom slučaju zajednički pripremaju projekat i definišu uloge u sprovođenju aktivnosti projekta.

U slučaju jedne NVO koja je pdnijela prijavu u partnerstvu sa drugom NVO, koja nije registrovana na

teritoriji Opštine Kotor, Komisija je zaključila da je takvo partnerstvo bilo odlično uklopljeno, s tim

nedostatkom što je napravljen pogrešan izbor NVO podnosiova prijave, koja nije imala dovoljno iskustva

niti kapaciteta potrebnih za realizaciju predloženog projekta. U tom I sličnim slučajevima, treba pažljivije

procijeniti iskustva partnera i upravljačku strukturu postaviti na način da partner sa bogatijem iskustvom

I realizacijom sličnih projekata bude podnosilac prijeve.

Takođe, Komisija je konstatovala da jedan projektni prijedlog predlaže angažovanje stručnjaka van

teritorije Kotora, bez jasnog obraloženja, iako postoje stručnjaci takvog profila u Kotoru, što treba

izbjegavati u projektima. Cilj je da se što više angažuju domaći stručnjaci, ukoliko postoje u gografskim

granicama Opštine.

2.3 Nedostaci u vezi sa relevantnosti projekta

Projekat nije relevantan ukoliko nije usklađen sa prioritetima Konkursa, ukoliko potreba za njegovom

realizacijom nije jasno prezentovana, kao i ukoliko nije jasno koje su ciljne grupe projekta i kako će

projekat doprinijeti rješavanju njihovih problema. Neophodno je jasno opisati prethodno navedeno, kako

bi Komisija imala sve potrebne informacije za procjenu važnosti projekta u odnosu na korisnike/ce i

doprinos rješavanju strateških prioriteta lokalne zajednice.

7

Najčešći nedostaci u u dijelu operativnih i finansijskih kapaciteta Tri organizacije su jasno definisale na koji način će predloženi projekti doprinijeti realizaciji strateških

ciljeva Opštine, prikazana je veza sa prioritetima Konkursa, jasno obrazložena potreba za realizaciju

projekta, jasno definisane ciljne grupe i korisnici.

2.4 Kvalitet predloženog projekta

Kvalitetan projekat podrazumijeva da su ciljevi, podciljevi, rezultati i aktivnosti projekta jasno I realno

postavljeni, da aktivnsoti logično vode ostvarenju rezultata a rezultati ciljeva. Dobro postavljeni rezultati i

ciljevi su mjerljivi, dostižni i realni. Kvalitetan projekat takođe sadrži dobar plan za praćenje uspješnosti

realizacije aktivnosti i ostvarenja rezultata projekta. Budžet mora biti opravdan u odnosu na predložene

aktivnosti, rezultate i predviđeno vrijeme trajanja projekta. Takođe, važno je da projekat sadrži elemente

održvosti, tj. da je tako osmišljen da će njegovi rezultati trajati i nakon završetka projekta. U samom

Projektnom prijedlogu su u okviru svake od sekcija data jasna uputstva kako ih popuniti, pa ih se treba

pridržavati jer obezbjeđuju da predloženi projekat bude kvalitetan a time i dobro ocijenjen.

Najčešći identifikovani nedostaci u vezi sa kvalitetom predloženog projekta

Sve tri organizacije su imale jasno razrađenu projektu ideju, ciljeve, aktivnosti i rezultate, povezane sa

realnim i jasnim vremenskim rokom realizacije i predviđenim budžetom. Jedini nedostatak koji je

zahtjevao unapređenje jeste jasnija Matrica logičkog okvira i postavljeni indikatori za praćenje realizacije

projekta. Najčešće greška se odnosila na loše postavljene indikatore, odnosno indikatore koji nijesu

kvantitaivno ni kvalitativno postavljeni, tj. ne omogućavaju praćenje uspješnosti projekta. Na primjer,

indikator planiranih rezultata koji glasi ‘’broj polaznica kursa’’ nije dobro postavljen, zato što ne daje

konkretan broj polaznika pa se ne može pratiti uspješnost. Pravilno postavljen indikator bi glasio ,,20 žena

steklo vještine šivenja’’.

Preporuke

Preporučuje se da NVO u pripremi projektne dokumentacije najviše pažnje posveti pripremi Okvira logičke

matrice rada, a prije svega u definisanju jasnijih i realnijih indikatora specifičnog cilja i rezultata, koji će

poslužiti za lakše praćenje realizacije projekta. Takođe, jasno moraju biti definisani i izvori verifikacije koji

će se koristiti kao dokazi za potvrdu ostvarivanja rezultata. Kako bi se dobro postavili ciljevi, rezultati,

aktivnosti, indikatori, jako je važno prisustvovati Obuci za upravljanje projektnim ciklusom koja se

organizuje u okviru Konkursa, i pratiti uputstva dobijena na obuci.

3. Nedostaci i preporuke u drugim ReLOaD konkursima u Crnoj Gori

U svim do sada objavljen ReLOaD Konkursima u četiri lokalne samouprave u Crnoj Gori (Kotor, Tivat, Nikšić

i Pljevlja) prijavljeno je 45 projektnih prijedloga, od kojih je 16 diskvalifikovano u fazi administrativne

provjere, 15 nije osvojilo dovoljan broj poena za kriterijum kapaciteta, dok je 14 projektnih prijedloga

odobreno za finansiranje. U okviru kriterijuma iz Tabele za ocjenjivanje Doprinos prijavljenog projekta

ostvarivanju javnog interesa i realizaciji strateških ciljeva u određenoj oblasti, i trećeg praga finalne faze

ocjenjivanja projekata - osvojeni broj poena manji od 50, nijedan projektni prijedlog nije osvojio

nedovoljan broj poena.

8

3.1 Administrativni nedostaci

NEDOSTACI PREPORUKE

Vrijeme trajanja projekta kraće od traženog konkursom, znači kraće od 6 mjeseci, što vodi ka diskvalifikaciji projekta. Budžet manji ili veći od traženog konkursom (7.000-12.000), što je takođe vodilo diskvalifikaciji projekata. U nekoliko slučajeva projekat nije prijavljen u formama i obrascima koji su traženi Konkursom. U tom slučaju, procedura nalaže da se od podnosioca prijave traži da u roku od 5 radnih dana od obavještavanja, dostavi projektni prijedlog u traženom formatu. Ukoliko ni u tom roku ne dostavi tražena dokumenta, projekat se diskvalifikuje.

Uslovi koji su detaljno obrazloženi u Konkursu, a odnose se na prioritetne oblasti, partnerstvo, trajanje i vrijednost predloženih projekata, lokaciju realizacije projekta, broja predloga projekata po aplikantu, aktivnosti koje neće biti finansirane, i sl. se moraju dobro proučiti i shodno primijeniti u projektnom prijedlogu. Ukoliko neki od obaveznih uslova nije ispoštovan, projekat će biti isključen iz dalje evaluacije. Potrebno je detaljno pročitati Konkurs i Smjernice za aplikante, a posebno dio koji se odnosi na dokumentaciju, i prilikom pripreme aplikacije pobrinuti se da se na vrijeme pribavi sva potrebna administrativna dokumentacija i popune svi Konkursom zahtjevani obrasci koji se nalaze u prilogu Projektnog prijedloga. Prije podnošenja projekta je potrebno izvršiti dodatnu provjeru sve priložene dokumentacije i uslova Konkursa odgovarajući na pitanja iz tabele za administrativnu provjeru iz Smjernica za aplikante.

Konflikt interesa - povezanost opštinskih službenika sa organizacijom koja aplicira, plaćanje opštinskih službenika iz budžeta projekta, plaćanje usluga instituciji/preduzeću u kojem je osoba zaposlena mimo NVO.

Strogo voditi računa o pravilima koja se tiču konflikta interesa, a koja su predstavljena u Smjernicama za aplikante, jer postojanje konflikta interesa vodi ka diskvallifikaciji projekta.

Odbijanje zahtjeva za korekcijom budžeta u djelovima koji se tiču pravila propisanih Konkursom, npr. limit od 20% za ljudske resurse i

Na zahtjev Komisije upućen podnosiocima prijava za dopunu nedostajuće dokumentacije, ili kasnije za korekcije budžeta, potrebno je postupiti po dobijenim

05

1015202530354045

9

administrativne troškove, limit od 10% za troškove opreme, itd.

uputstvima i u tačno utvrđenom roku. U suprotnom će Komisija predložiti odbijanje projekta za finansiranje iz ReLOaD sredstava.

3.2 Operativni i finansijski kapaciteti

NEDOSTACI PREPORUKE

Najveći problem imaju “mlade” NVO koje su nedavno osnovane, i time nemaju dovoljno traženog iskustva u sprovođenju sličnih projekata, niti finansijske kapacitete za upravljanje projektima od 7,000 – 10,000€. Zaposleni u NVO ili oni koji će biti angažovani u realizaciji aktivnosti, takođe često nemaju dovoljno iskustva u realizaciji sličnih projekata.

NVO treba sama da procijeni da li ispunjava podkriterijume u vezi sa kapacitetima. Ukoliko samoprocjena pokaže da NVO ne bi mogla da dobije dovoljno poena za prolazak u narednu fazu ocjenjivanja, i dodjeljivanje sredstava, ohrabruje se da potraži partnersku NVO, koja posjeduje dovoljno znanja i iskustva u toj oblasti, te da iskusnija NVO bude glavni aplikant a NVO sa manje iskustva partner na projektu. Dvije NVO u ovom slučaju zajednički pripremaju projekat i definišu uloge u sprovođenju aktivnosti projekta.

3.3 Nedostaci u vezi sa relevantnosti projekta

NEDOSTACI PREPORUKE

U praksi nije zabilježen nijedan slučaj evaluiranih projekata, koji su prošli administrativnu provjeru, da nisu bili u skladu sa Konkursom utvrđenim prioritetnim oblastima i strateškim planovima Opštine. Ipak je postojao izvjestan broj slučajeva gdje ciljne grupe nisu jasno identifikovane, kao ni korist koju će imati od realizacije datog projekta. Takođe, neki projekti nijesu sadržali detaljno obrazloženje povezanosti projekta sa lokalnim strategijama i prioritetima, kaon i detaljno obrazloženje potrebe za realizacijom projekta.

Potrebno je dobro pojasniti vezu ciljeva i rezultata projekta sa strateškim i prioritetnim oblastima Konkursa, i na koji način će projekat doprinijeti razvoju zajednice i rješavanju problema. U dijelu opisa problema i potrebe za projektom, važno je koristiti jasan prikaz postojećeg stanja tj. problema na koji se utiče, kroz predstavljanje relevantnih podataka, i analizu uzroka problema. Treba jasno definisati direktne i indirektne ciljne grupe, uz što preciznije kvantificiranje broja učesnika u projektu koji će imati konkretne benefite. Takođe, treba redovno čitati dokument Često postavljana pitanja i odgovori, koji će u toku Konkursa biti ažuriran novim pitanjima i odgovorima.

10

3.4 Kvalitet predloženog projekta

NEDOSTACI PREPORUKE

Projektne aktivnosti nepovezane, ne odražavaju jasan slijed i logiku u smislu dovođenja do rezultata projekta. Samim tim ni kvalitet Matrice logičkog okvira rada, Plana aktivnosti ni ostalih dokumenata nije dobar i teško se može pratiti napredak aktivnosti u toku realizacije projekta. Često se dešava da specifični ciljevi ne vode realizaciji opšteg cilja, a u nekoliko slučajeva i da aktivnosti u okviru opšteg cilja ne doprinose njegovoj realizaciji (npr. specifični cilj je unapređenje institucionalne saradnje u nekom polju, a u okviru aktivnosti se ne planira bilo kakva saradnja ili komunikacija sa nadležnim instutucijama ili drugim organizacijama, već samo pojedinačne aktivnosti koje sprovodi NVO).

Treba prvo pristupiti identifikaciji problema i njegovih uzroka, na osnovu čega se definišu opšti i specifični ciljevi projekta, kao i rezultati i aktivnosti. Kada se ciljevi, rezultati i indikatori jasno postave u Matrici i kada se oni mogu razumjeti bez ikakve dileme, onda treba pristupiti pripremi Projektnog prijedloga. Kada se pripremi prvi nacrt Projektnog prijedloga i Matrice logičkog okvira rada, provjeriti da li svaka od planiranih aktivnosti vodi postizanju očekivanih rezultata, oni realizaciji opšteg cilja, kao i da li opšti specifični ciljevi doprinose realizaciji opšteg.

Čest slučaj je da su indikatori uspjeha u Matrici nerealno visoko postavljeni, tako da kasnije u praksi to ne može biti postignuto, a time ni realizacija projekta visoko ocijenjena. Indikator je izražen riječima „broj“ ili „%“, umjesto numeričkim izrazom rezultata koji se žele postići.

Definisati jasne i realne indikatore, i truditi se da budu što precizniji, jer se kasnije prilikom praćenja realizacije projekta mora jasno i precizno znati šta se prati i na koji način će se izmjeriti napredak. Takođe, jasno naznačiti izvore i dokaze za praćenje napretka u realizaciji aktivnosti.

Nedovoljno objašnjene aktivnosti, nedovoljno informacija za razumijevanje predloženog.

Aktivnosti treba da budu opisane na način koji pruža dovoljno informacija Komisiji. Jedna ili nijedna rečenica koja opisuje aktivnost nijesu dovoljne. Svaku aktivnost je potrebno detaljnije opisati, kroz minimum jedan manji paragraf, koji će sadržati informacije o tome kako, sa kim, za koga, gdje, i zašto će se sprovesti aktivnost.

Budžet nejasan i nepotpuno prikazan.

U projektnom prijedlogu mora biti popunjena sekcija Narativni opis budžeta, gdje će se jasno prikazati i obrazložiti sve budžetske stavke. Svaka budžetska stavka mora biti jasno povezana sa aktivnostima projekta, tj. za svaki trošak mora biti jasno zašto je neophodan. Budžet treba što realnije planirati za svaku od aktivnosti, jer nije moguće kasnije uvećavati jednu budžetsku stavku bez umanjivanja druge budžetske stavke. Loše i neprecizno planiranje može dovesti do problema u realizaciji projekata. Kada finalizujete plan aktivnosti i rezultate, razmislite i o svakom i najmanjem trošku po aktivnosti kako bi došlo do nesmetane realizacije. U ovoj fazi planiranja budžeta korisno je pribavljanje informacija ili ponuda od dobavljača ili konsultanata, kako bi se što realnije planirale budžetske stavke.

11

Na kraju, važno je napomenuti da u slučaju bilo kakvih nejasnoća i pitanja u pogledu dokumentacije ili

uslova Konkursa, možete se obratiti projektnom timu putem reloadgrants.me@undp.org kontakt

adrese, tokom cijelog perioda trajanja Konkursa.

Takođe, treba redovno čitati dokument Često postavljana pitanja i odgovori, koji će u toku Konkursa

biti ažuriran novim pitanjima i odgovorima.

4. Često postavljana pitanja

PITANJE 1: Kako se plaćaju i pravdaju putni troškovi?

ODGOVOR 1: Pravilo je da se sve isplate rade putem banke bez obzira na njihov iznos ali se ne moraju

raditi isplate za svaku pojedinačnu nadoknadu troškova. Moguće je uraditi nadoknadu putnih troškova

uplatom na žiro račun nakon nekoliko dolazaka i sl. U tom smislu, ukoliko je moguće, može se iznajmiti

organizovani prevoz za više učesnika i sl, kako bi se najedno uplatilo organizatoru prevoza preko računa-

banke.

PITANJE 2: Kako se obračunavaju, plaćaju i pravdaju troškovi goriva?

ODGOVOR 2: Potrebno je obračunati predviđeni broj pređenih kilometara, pomnožiti sa cijenom goriva i

potrošnjom po kilometru. (Formula je: cijena litra goriva X pređeni kilometri X 0,20€). Troškovi goriva se

mogu pravdati na 2 načina: 1) po kilometru – objašnjeno u prethodnom odgovoru ) ili 2) kroz dnevnik

putovanja i ugovor sa benzinskom pumpom.

Plaćanje se u svakom slučaju vrši preko računa direktno korisniku ukoliko je obračun po kilometru na

osnovu putnih naloga se obračuna naknada i isplati. Ukoliko je učestalija praksa korištenje vozila onda

jednom mjesečno. Ukoliko se koristi opcija dva onda se vodi evidencija o pređenom putu (dnevnik

putovanja) pa se na osnovu Ugovora sa benzinskom pumpom plaća potrošeno gorivo direktno pumpi a

osoblje NVO toči gorivo u skladu sa putovanjima. Konkretna razlika je da se kod opcije jedan plaćanje vrši

prema NVO osoblju (prema datoj formuli) a kod opcije dva se plaćanja vrše prema benzinskoj pumpi.

PITANJE 3: Da li je moguće kupiti opremu za projekat u inostranstvu? (u slučaju kada oprema ne može

da se kupi u CG)

ODGOVOR 3: Ukoliko nije moguće kupiti opremu u CG, morate dokazati da ste pokušali nabaviti opremu u

CG jer mi moramo imati objašnjenje. Dakle, ako dokažete da se nigdje u CG ne može nabaviti data oprema

onda morate naći nekoga ko može uvesti tu robu, uzimajući u obzir zakonska pravila i obaveze oko uvoza,

špedicije, carine, i sl.

PITANJE 4: U slučaju da je iznajmljivanje prostora neophodno za realizaciju projektnih aktivnosti, da li

trošak rente ide u projektne troškove ili u kancelarijske troškove?

12

ODGOVOR 4: Ukoliko je trošak zakupa prostora, osnovni preduslov za realizaciju projektnih aktivnosti,

tada trošak rente ide u projektne troškove. Znači, zakup prostora u kojem se obavljaju projektne aktivnosti

je projektni trošak a ako NVO rentira prostor za potrebe vođenja-koordinacije projektnih aktivnosti onda

je to administrativni trošak (kancelarijski trošak).

PITANJE 5: Koju dokumentaciju prilaže oganizacija koja je partner na projektu?

ODGOVOR 5: Partnerska organizacija prilaže Statut i Rješenje o upisu u registar NVO.

PITANJE 6: Da li se narativni i finansijski izvještaji prevode na engleski jezik? Da li se troškovi tog prevoda

mogu uvrstiti u budžet projekta?

ODGOVOR 6: NE, nije neophodno prevoditi izvještaje na engleski jezik a ovo uključuje i finalne izvještaje.

Ono što je neophodno da NVO prevedu su četiri osnovna projektna dokumenta (Projektni prijedlog,

Budžet, Logički okvir i Plan aktivnosti i promocije) i ovaj trošak mogu budžetirati. Ovo ujedno predstavlja

i jedini trošak koji je prihvatljiv a nastaje izvan ugovornom definisanog perioda implementacije.

PITANJE 7: Ukoliko NVO aplicira sa više projekata, mora li čitava dokumentacija da se prilaže u svakoj

koverti?

ODGOVOR 7: Da, uz svaku projektnu prijavu treba priložiti svaki traženi dokument.

PITANJE 8: Navedite primjere konflikta interesa?

ODGOVOR 8: Konflikt interesa može biti u slučaju kada je član komisije za ocenjivanje istovremeno član

NVO-a kojem se procjenjuje aplikacija ili je dio upravljačke strukture (skupština, upravni odbor, nadzorni

odbor itd.), ili je u upravi (predsjednik, direktor, itd.) ili je zaposlen od strane takve NVO, ili je učestvovao

u izradi projektne aplikacije, ili će se angažovati na implementaciji projekta koji se ocjenjuje. Osim toga,

neće se finansirati NVOi koji su usko povezani sa službenicima opštine. Nije dozvoljeno da projekat NVO-

a, kada započne, plati ili pokrije troškove bilo kog opštinskog osoblja iz budžeta NVO. Zaposleni u opštini

ne bi trebalo da učestvuju u projektima NVO-a (osim kao volonteri). Isto tako, ne može se iznajmljivati

prostor za kancelariju NVO od opštinskog osoblja i slično.