reformasi birokrasi & sni iso 9001:2015

REFORMASI BIROKRASI

& SNI ISO 9001:2015

Agus Fanar Syukri, [email protected]

Pusat Penelitian Sistem Mutu & Teknologi Pengujian

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

Pusbindiklat Peneliti LIPI, Kamis, 09 Juni 2016

mailto:[email protected]

Perkenalan Singkat

2AFS: awareness ISO 9001:2015 @ Pusbindiklat

• Agus Fanar Syukri, Ph.D• Demak, 15 Sep 1969• Alumni Program Beasiswa

Habibie (STMDP-STAID) S1, S2, S3 di Jepang (1990-2005)

• Bidang keahlian: Manajemen: Mutu, Informasi, & Pengetahuan

• Bimtek: BUP, BKPI, P2G, P2B, dll• Amanah:

– Direktur Eksekutif Himpenindo– Kepala P2SMTP-LIPI

09/06/2016

Isi Presentasi

1. Pendahuluan:

Manajemen Organisasi

2. Sistem Manajemen Mutu (SMM)

3. Mengenal SNI ISO 9000:2008

4. Mengenal SNI ISO 9000:2015 & apa saja yang berubah?

5. Langkah Sertifikasi & Migrasi

6. Penutup


SistemManajemen

Mutu

09/06/2016

1. MANAJEMEN ORGANISASIBAGIAN I


organizationorganization

09/06/2016

PENDAHULUAN

Era Globalisasi Kawasan Ekonomi Regional

↓ ↓

Organisasi hasilkan produk/jasa bermutu

memuaskan pelanggan

↑

Terapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM)

berbasis ISO 9001:20082015

↓

Bagaimanakah meningkatkan mutu/kualitas organisasi

melalui sertifikasi ISO 9001:2015?

5AFS: awareness ISO 9001:2015 @ Pusbindiklat09/06/2016

Tantangan Hidup Berorganisasi


organization

organization

Manajemen Organisasi Kurang Baik

09/06/2016 AFS: awareness ISO 9001:2015 @ Pusbindiklat 7

organization

organizationorganizationorganization

Manajemen Organisasi yang Baik


2. SISTEM MANAJEMEN MUTU


BAGIAN II

Quality Level


Apakah SMM hanya ISO 9001?

No Sistem Negara Pemakai

1 ISO 9001 Internasional (173 negara*)

2 Balanced Score Card Internasional

3 Deming Prize Jepang

4 Malcolm Baldrige Award Amerika Serikat

5 European Quality Award Eropa

6 Six Sigma (Motorola) High Tech Manufacture

AFS: awareness ISO 9001:2015 @ Pusbindiklat 1109/06/2016

Jumlah Sertifikat ISO 9001


Kita Hidup dengan Standar


http://youtube.com

../../../../My Video/ISO 9001/_ISO benefits for business and government.mp4

../../../../My Video/ISO 9001/_ISO benefits for business and government.mp4

Nomor Standar ISO9000 Sistem Manajemen Mutu (INDUK/Generik)

10000 Dokumentasi, Perencanaan Mutu, …

14000 Sistem Manajemen Lingkungan

17000 Sistem Manajemen Lembaga Penilai

Kesesuaian/Laboratorium/Kalibrasi

18000 Sistem Manajemen Keamanan & Keselamatan

Kerja

19000 Audit

22000 Sistem Manajemen Keamanan Pangan

26000 Tanggung Jawab Sosial (CSR)

27000 Sistem Manajemen Keamanan Informasi

dst


Relevan kah ISO 9001 di LIPI?

MEMBANGUN KEPERCAYAAN MASYARAKAT


SESUAI DENGAN AREA REFORMASI BIROKRASI BERDASARKAN PERATURAN MENPAN&RB TENTANG PEDOMAN MANAJEMEN

PERUBAHAN

1. Struktur Organisasi

2. Peraturan Perundang-

undangan

3. Tata Laksana

4. Manajemen SDM

5. Pengawasan

6. Akuntabilitas Kinerja

7. Kualitas Pelayanan Publik

8. Pola Pikir dan Budaya

Kerja

1. Organisasi

2. Tata Laksana dan

Rencana Mutu

3. Sasaran Mutu

4. Kepuasan Pelanggan

5. e-Government

Ruang Lingkup SMM Berbasis ISO 9001

09/06/2016 16AFS: awareness ISO 9001:2015 @ Pusbindiklat

Satker LIPI yang sudahtersertifikasi SNI ISO 9001:2008

SNI ISO 9001:2008

1. P2SMTP (2010)

2. KRB (2011)

3. Pusbindiklat (2011)

4. BUP (2012)

5. KRC (2013)

6. P2O (2013)

7. KRBedugul (2013)

8. P2B (2013)

9. P2G (2013)

SNI ISO 9001:2008

10. BKPI (2014)

11. PDII (2014)

12. KRP (2014)

13. BIT (2014)

14. P2M (2014)

15. Biomaterial (2014)

16. Pusinov (2014)

17. P2Limnologi (2014)

18. BOSDM (2014)


18/50

satker

Keuntungan ImplementasiSMM ISO 9001

Kepercayaan pelanggan & stakeholders terhadapkinerja yang konsisten.

Transparansi operasional di dalam organisasi.

Kesatuan & keselarasan proses untuk mencapai sasaran yang direncanakan.

Kemampuan fokuskan usaha pada efektivitas dan efisiensi proses, dan sumber daya.

Hasil meningkat, konsisten dan dapat diprediksi.

Dorongan keikut-sertaan semua karyawan dan kejelasan tanggung jawabnya.


Manfaat Penerapan ISO 9001

1 2 3 4

Winarni, et al 2012

1• Mampu membuat sistem kerja dalam organisasi

menjadi standar kerja yang terdokumentasi

2• Dipahaminya berbagai kebijakan dan prosedur operasi

yang berlaku di seluruh organisasi

3• Meningkatkan pengawasan dan pembinaan terhadap

pengelolaan

4• Termonitornya kualitas pelayanan organisasi terhadap

mitra kerja


Keraguan TerhadapManfaat Menerapkan ISO 9001

Winarni, et al 2012

• Pembuatan Dokumen sulit1• Meningkatkan Birokrasi?2• Sertifikat adalah sasaran untuk mendapatkan

pengakuan kinerja yang lebih baik3• Staf tidak dapat merasakan setiap keuntungan

langsung4• Staf merasakannya sebagai beban5


SISTEM MANAJEMEN MUTU BERBASIS SNI ISO 9001:2008

BAGIAN III


Pengelolaan

sumber daya

Input

Output

P

E

L

A

N

G

G

A

N

PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN

SISTEM MANAJEMEN MUTU

Persyaratan

Tanggung jawab

manajemen

Pengukuran,

analisis dan

perbaikan

Out put/

KInerja

Realisasi

kinerja

P

E

L

A

N

G

G

A

N

Kepuasan

09/06/2016

AFS: awareness ISO 9001:2015 @ Pusbindiklat

Pengelolaan

sumber daya

Input

Output

P

E

L

A

N

G

G

A

N



Persyaratan

Tanggung jawab

manajemen

Pengukuran,

analisis dan

perbaikan

Out put/

KInerja

Realisasi

kinerja

P

E

L

A

N

G

G

A

N

Kepuasan

Pertambahan nilai

Aliran Informasi

Ket:

Model SMM berbasis Proses(SNI ISO 9001:2008)

2209/06/2016

8 Prinsip Manajemen Mutu(ISO 9001:2008)

1. Fokus kepada Pelanggan

2. Kepemimpinan (Leadership)

3. Keterlibatan Karyawan

4. Pendekatan Proses

5. Pendekatan Sistem Pada Manajemen

6. Perbaikan Berkelanjutan (Continual Improvement)

7. Pendekatan Fakta pada Pengambilan Keputusan

8. Hubungan yang saling menguntungkan denganpemasok


1. Fokus Pada Pelanggan

Lembaga tergantung pada stakeholders (pemangku kepentingan)-nya

Lembaga harus mengetahui kebutuhanstakeholders: saat ini maupun akan datang

dengan memenuhi persyaratan pelanggan (ISO 9001), dan

berusaha melampaui harapan stakesholders (ISO 9004)

Q1: siapakah stakeholders organisasi Anda?

Q2: siapakah pelanggan organisasi Anda?


Pelanggan P2SMTP-LIPI


2. Kepemimpinan

Para pemimpin harus membangun kesatuan tujuan danarah lembaga,

dengan menciptakan dan memelihara lingkunganinternal lembaga

di mana para karyawan dapat terlibat secara penuh

dalam mencapai sasaran lembaga.

Q3: apakah Manajemen di organisasi Anda sudahberkomitmen untuk mengimplementasikan SMM?


Perjalanan panjang menuju sertifikasiISO 9001:2008 di P2SMTP-LIPI

Surat tugasTim ISO 9001

2008

Dokumen ISO 9001:2000 disahkan(1/10/’08)

2010

Sertifikat ISO 9001:2008

(23/4/10)1999

Pustan

(99-01)

PSSM

(01-05)Migrasi dokumen

Ke ISO 9001:2008


Perjalanan pendek menuju sertifikasiISO 9001:2008 di P2G-LIPI


2013.07

Dokumen ISO 9001:2000 disahkan

implementasi(1/10/’14)

2014.01


2013.03


Perjalanan pendek menuju sertifikasiISO 9001:2008 di Pusinov LIPI


2014.03

Dokumen ISO 9001:2000 disahkan

implementasi(1/03/’14)

2014.08


2014.03


Komitmen Manajemen P2SMTP


Pelajaran penting dari MP

• Manajemen Puncak harus menjalankan fungsi POAC secara sistematis, simultan, continual

• Memperhatikan unsur soft dan hard organisasiHard:

(1) sinergisitas kebijakan pemenuhan persyaratanISO 9001 dengan regulasi; (2) pengaturan anggaran yang cermat

Soft: (1) Manajemen Puncak sbg role model, (2) kepemilikan personel thd ISO 9001, (3) personel menjadi agent of change, sbgperpanjangan manajemen.


Komitmen Manajemen BUP


Komitmen Manajemen P2M


Komitmen Manajemen KRC


Komitmen Manajemen BKPI


Komitmen Manajemen P2G


Komitmen Manajemen Pusinov


3. Keterlibatan Karyawan

Karyawan di semua tingkatan merupakan intidari organisasi

keterlibatan mereka secara penuh

memungkinkan kemampuannya

digunakan untuk keuntungan organisasi.

Q: apakah semua karyawan sudah dilibatkan dandiberdayakan untuk keuntungan organisasi?


Keterlibatan Karyawan P2SMTP


Keterlibatan Karyawan BUP


Keterlibatan Karyawan BKPI


Keterlibatan Karyawan KRB


Keterlibatan Karyawan P2G


Keterlibatan Karyawan BIT

AFS: awareness ISO 9001:2015 @ Pusbindiklat 44

Siapa ya yang akanJadi WM (WakilManajemen)? * Iya, siapa ya? Saya

sudah sangat sibuknih! *

Siapa pun WM-nya, update

status dulu ah! *

* AFS

09/06/2016

Keterlibatan Karyawan P2B


Keterlibatan Sivitas Pusinov


Keterlibatan Sivitas P2O LIPI


4. Pendekatan Proses

bila sumber daya dan kegiatan terkait diatursebagai sebuah proses

hasil yang diinginkan dapat dicapai denganlebih efisien

Q: apa sajakah proses di organisasi Anda?


5. Pendekatan Sistem PadaManajemen

Identifikasi, pengertian dan pengaturan suatu sistemdari proses

yang saling berhubungan untuk suatu tujuan

akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dariorganisasi

Q: apakah organisasi Anda sudah menggunakan sistemmanajemen?


AFS: awareness ISO 9001:2015 @ Pusbindiklat

Pengelolaan

sumber daya

Input

Output

P

E

L

A

N

G

G

A

N



Persyaratan

Tanggung jawab

manajemen

Pengukuran,

analisis dan

perbaikan

Out put/

KInerja

Realisasi

kinerja

P

E

L

A

N

G

G

A

N

Kepuasan

Pertambahan nilai

Aliran Informasi

Ket:

Model Sistem Manajemen Mutu

5009/06/2016

6. Perbaikan Berkelanjutan

Penyempurnaan yang berkesinambungan

harus menjadi sasarantetap dari organisasi


ISO

9001

STANDAR MUTU

ISO

9001

PERBAIKAN

BERKELANJUTAN

D

A C

P

D

A C

P

09/06/2016

7. Pendekatan Fakta untukPengambilan Keputusan

Keputusan yang efektif

didasarkan pada hasil analisis

data dan informasi

Q: apakah di organisasi Anda saat mengambil keputusanselalu berdasarkan fakta?


8. Hubungan salingmenguntungkan dg pemasok

Hubungan antara organisasi dengan pemasok(supplier) memiliki ketergantungan timbal balik saling menguntungkan kedua belah pihak yang meningkatkan kemampuan kedua belah pihak

Q1: Siapa sajakah pemasok organisasi Anda?Q2: apakah saling menguntungkan kedua belah pihak?


Konsekwensi Melanggar Prinsip


http://youtube.com

../../../../My Video/ISO 9001/_the cost of poor quality.mp4

../../../../My Video/ISO 9001/_the cost of poor quality.mp4

SEKILAS SNI ISO 9001:2008 - SISTEM MANAJEMEN MUTU - PERSYARATAN

BAGIAN IV


Pengelolaan

sumber daya

Input

Output

P

E

L

A

N

G

G

A

N



Persyaratan

Tanggung jawab

manajemen

Pengukuran,

analisis dan

perbaikan

Out put/

KInerja

Realisasi

kinerja

P

E

L

A

N

G

G

A

N

Kepuasan

09/06/2016

Klausul SNI ISO 9001:2008

1. Ruang Lingkup

2. Acuan Normatif

3. Istilah dan Definisi


5. Tanggungjawab Manajemen

6. Manajemen Sumber Daya

7. Realisasi Produk (Barang/Jasa)

8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan


Drop Diagram ISO 9001:2008


4. SMM 5. Tgjawab

Manajemen

6. Manajemen

Sumberdaya

7. Realisasi

Produk

8. Pengukuran,

Analisis &

Peningkatan

Persyaratan

Dokumentasi

Persyaratan

Umum

Komitmen

Manajemen

Fokus kpd

Pelanggan

Kebijakan

Mutu

Perencanaan

Tgjwb, Wew,

Komunikasi

Kaji Ulang

Manajemen

Penyediaan

Sumber Daya

SDM

Infrastruktur

Lingk Kerja

PerencRealProd

ProsesTerkPlgan

Desain &Pengembangan

Pembelian

Produksi &

Penyediaan Jasa

PengendPeralatan

Pemantauan &

Pengukuran

Umum

Pemantauan &

Pengukuran

Pengendalian Produk

yang tidak sesuai

AnalisisData

Peningkatan

Berkelanjutan

09/06/2016

SEKILAS ISO 9001:2015 - SISTEM MANAJEMEN MUTU - PERSYARATAN

BAGIAN V


Quality Management Principles

ISO 9001:2008

1. Customer focus

2. Leadership

3. Involvement of people

4. Process approach

5. System approach to management

6. Continual improvement

7. Factual approach to decision making

8. Mutually beneficial supplier relationships

ISO 9001:2015

1. Customer focus

2. Leadership

3. Engagement of people

4. Process approach

5. Improvement

6. Informed decision making

7. Relationship management


Major DifferencesISO 9001:2008

Products

Supplier

Documentation and records

Work environment

Purchased product

Exclusions

Management representative

Documented procedure

Quality manual

Preventive action

Term not used

Term not used

ISO 9001:2015


Products and services

External provider

Documented information

Environment for the operation of processes

Externally provided products and services

Term not used

Term not used

Term not used

Term not used

Term not used

Leadership

Risk

ISO 9001:2015 clauses

SNI ISO 9001:2008

1. Ruang Lingkup

2. Acuan Normatif

3. Istilah dan Definisi


5. Tanggungjawab Manajemen

6. Manajemen Sumber Daya

7. Realisasi Produk (Barang/Jasa)

8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan


1. Scope

2. Normatif References

3. Terms and Definition

4. Context of the Organization

5. Leadership

6. Planning

7. Support

8. Operation

9. Performance Evaluation

10. Improvement

Drop Diagram ISO 9001:2015 (1/2)


4. Context 5. Leadership 6. Planning 7. Support 8. Operation

Needs &

expectations

Org context L & commit-

ments

Quality

Policy

Roles,

Responsibilites

& Authorities

Risks &

opportunities

Objectives &

planning

Planning

Of changes

Resources

Competences

Awareness

Communication

Documented

Information

Planning &

Control

Determination of

requirements

Design & Dev

Control of

Externaly provider

Provision

09/06/2016

QMS scope

QMS &

processes

Release

Control of NC

Drop Diagram ISO 9001:2015 (2/2)

63

9. Performance Evaluation

Monitoring,

measurement,

analysis & evaluation

Internal Audit

Management

Review

10. Improvement

General

NC &

corrective action

Continual

improvement

09/06/2016 AFS: awareness ISO 9001:2015 @ Pusbindiklat

Perubahan (1): DokumentasiISO 9001:2008

Quality Manual, Procedures, Forms

ISO 9001:2015

Documented Information


http://sertifikasiiso.wordpress.com

http://linkedin.com

QMS ISO 9001:2015


Proses Tunggal


Perubahan (2): Konteks Organisasi

• Organisasi harus menentukan isu eksternal dan internal yang relevan dengan tujuan dan arah strategis dan yang mempengaruhi kemampuan untuk meraih hasil yang diharapkan dari sistem manajemen mutunya.

• Organisasi harus memantau dan mengkaji ulang informasi tentang isu eksternal dan internal tersebut.


Perubahan (2): Konteks Organisasi

CATATAN 1 Isu dapat termasuk yang berupa faktor atau kondisipositif dan negatif yang diperhitungkan.

CATATAN 2 Memahami konteks eksternal dapat difasilitasidengan memperhitungkan isu yang timbul dari lingkunganhukum, teknologi, kompetisi, pasar, budaya, masyarakat danekonomi, apakan bersifat internasional, nasional, regional maupun lokal.

CATATAN 3 Memahami konteks internal dapat difasilitasi denganmemperhitungkan isu yang terkait dengan nilai, budaya, pengetahuan dan kinerja organisasi.


Perubahan (3): Perencanaan

Organisasi harus merencanakan:a) tindakan yang ditujukan pada risiko dan peluang;

b) cara untuk

1) mengintegrasikan dan menerapkan tindakan ke dalam proses sistem manajemen mutunya (lihat 4.4);

2) mengevaluasi efektivitas tindakan.

Tindakan yang diarahkan pada risiko dan peluang harus sebanding dengan dampak potensial pada kesesuaian produk dan jasa.


Perubahan (3): Manajemen Risiko

• Agar sesuai dengan Standar ISO 9001:2015, organisa si perlu merencanakan dan menerapkan tindakan untuk mengelola risikodan peluang. (klausul 0.3.2. Pemikiran BerbasisRisiko)

• Risiko adalah akibat ketidakpastian dan ketidakpastian apapun yang sedemikian sehingga dapat berakibat positif atau negatif.


ISO 31000 Manajemen Risiko


../../../../My Video/Manajemen Risiko/Manajemen resiko.mp4

../../../../My Video/Manajemen Risiko/Manajemen resiko.mp4

Perubahan (4): Manajemen Pengetahuan (7.1.6)

• Organisasi harus menetapkan pengetahuan yang diperlukan untuk operasional proses-prosesnya dan untuk mencapai kesesuaian produk dan jasanya.

• Pengetahuan ini harus dipelihara dan tersedia sejauh yang diperlukan.

• Ketika mengelola kebutuhan perubahan dan kecenderungan, organisasi harus mempertimbangkanpengetahuan terkininya dan menetapkan cara untuk mendapatkan atau mengakses pengetahuan tambahan apapun dan pemutakhiran yang diperlukan.


Perubahan (4): Manajemen Pengetahuan (7.1.6)

CATATAN 1 Pengetahuan organisasi adalah pengetahuan yang khusus bagi organisasi; umumnya diperoleh melalui pengalaman. Hal ini merupakan informasi yang digunakan dan dibagi (shared)untuk mencapai sasaran organisasi.

CATATAN 2 Pengetahuan organisasi dapat didasarkan pada:

a) sumber internal (misalnya: hak milik intelektual, pengetahuanyang bertambah dari pengalaman, pelajaran yang diperoleh dariproyek yang gagal dan sukses; menangkap dan berbagipengetahuan dan pengalaman yang tidak didokumentasikan; hasil peningkatan dalam proses, produk dan jasa);

b) sumber eksternal (misalnya: standar; akademis; konferensi; pengumpulan pengetahuan dari pelanggan dan penyediaeksternal).


Perubahan (5): Komunikasi

Organisasi harus menentukan komunikasi internaldan eksternal yang relevan terhadap sistem manajemen mutu, termasuk:

a) apa yang akan dikomunikasikan;

b) kapan berkomunikasi;

c) dengan siapa berkomunikasi;

d) bagaimana cara berkomunikasi;

e) siapa yang berkomunikasi.


Knowledge Management


Di mana TIK berperan?

• QMS Efficiency TIK

• QMS effectiviness TIK

• DocumentedInformation TIK

• Knowledge Management TIK

• Communications TIK

• Processes TIK

• System TIK

• … TIK09/06/2016 AFS: awareness ISO 9001:2015 @ Pusbindiklat 76

BAGIAN VII


10 LANGKAH SERTIFIKASIISO 9001:2015

Sosialisasi

SMM ISO

Penerapan

SistemPenyusunan

Dok SMMMR dan

Tim ISO Pelatihan

Dok SMM

Komitmen

Manajemen

Pelatihan

Audit Internal

Audit

InternalSERTIFIKAT

Temuan

Tindakan

Koreksi

10 LANGKAH UNTUK MEMPEROLEH SERTIFIKAT ISO

0

2 3 4 56

7

Tinjauan

Manajemen

9 8

Audit

Eksternal

10

Understanding

Context 1

10 langkah sertifikasi ISO 9001



Contoh Perubahan Organisasi X (2014)

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Dokumentasi Proses

Tingkatkan Ketrampilan

Tingkatan Pengetahuan

Ukur sasaran

Hilangkan Non-value

Akui kesalahan

Hargai sukses

Hargai Perbaikan

Ukur kesuksesan

Lakukan Perbaikan

Terima Kelemahan

Peran Model

Terbuka thd Perubahn

09/06/2016


Contoh Perubahan Organisasi X (2015)

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Dokumentasi Proses

Tingkatkan Ketrampilan

Tingkatan Pengetahuan

Ukur sasaran

Hilangkan Non-value

Akui kesalahan

Hargai sukses

Hargai Perbaikan

Ukur kesuksesan

Lakukan Perbaikan

Terima Kelemahan

Role Model

Terbuka thd Perubahn

09/06/2016

LANGKAH MIGRASI ISO 9001:2008 KE ISO 9001:2015

BAGIAN VIII


http://zulfikaramin.wordpress.com

Langkah Migrasi ke ISO 9001:2015

Ubah Dokumen SMM berbasis ISO 9001:2008 keISO 9001:2015 dengan menambahkan:

a) prosedur manajemen risiko (dapat berbasis ISO 31000)

b) hitungan risiko pada seluruh proses

c) dokumen konteks organisasi

d) dokumen manajemen pengetahuan

e) Prosedur komunikasi


KENDALA-KENDALA IMPLEMENTASI SNI ISO 9001:2015


BAGIAN IX http://seribupeluang.blogspot.com

Kendala Implementasi SMM berbasis SNI ISO 9001:2008

1. lemahnya komitmen manajemen,

2. rendahnya budaya mutu pegawai,

3. persepsi negatif pegawai, dan

4. kurangnya komunikasi.

Ref: ANALISIS KENDALA-KENDALA DALAM PENERAPAN SMM ISO 9001:2008 DI SMK NEGERI 3 WONOSARI KABUPATEN GUNUNGKUDUL


PENUTUPBAGIAN X


ISO 9001 bukan tujuan!


P2SMTP-LIPIMitra Anda Meningkatkan Kinerja


Terima kasih atas perhatian & kerja sama Anda.

Mohon maaf atas segala kekurangan, kesalahan.

Dengan SMM ISO 9001:2008semua proses akan lebih TRANSPARAN!

[email protected]

0815-114-24-114


mailto:[email protected]

Documents

reformasi birokrasi & sni iso 9001:2015