Click here to load reader
Upload
commgres-conference-agency
View
725
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Het is mogelijk een congres te organiseren met veel sponsors maar waarbij de inhoud onafhankelijk is en zeer waardevol voor de deelnemers.
Citation preview
reclameweek 21 pagina 33
marketing
Partners in crimeHeb lef bij congressponsoring
Is het mogelijk een congres te organiseren dat onafhankelijk is en toch stijf staat van de sponsoring? Het kan wel
degelijk, zegt Marga Groot Zwaaftink.
tekst Harald Roelofs
‘Een congres is bijna niet meer te organiseren
zonder sponsorgelden’, zegt Marga Groot Zwaaf-tink, eigenaar van congresadviesbureau Comm-
gres in Den Bosch en onder meer gespecialiseerd
in sponsorwerving van congressen. ‘Het dilemma
is dat veel organisatoren bang zijn dat bij sponso-
ring hun congres een grote commerciële kermis
wordt en dat dit ten koste gaat van de inhoudelijke
objectiviteit en het gezag van de conferentie. Maar
dat is helemaal niet nodig.’
‘Een sponsor begrijpt meestal wel dat het averechts
werkt als bijvoorbeeld een farmaceutisch bedrijf
een reclamepraatje houdt tijdens een congres waar
medici hun onafhankelijke onderzoeken presente-
ren. Dat doet het imago van het congres geen goed,
maar ook dat van de sponsor niet. Als het toch
gebeurt dat een spreker te vaak een bedrijfsnaam
noemt, kan de presentator van het congres nog
altijd op een grappige manier ingrijpen. Desalniet-
temin is het verstandig alert te blijven dat een spon-
sor niet het hele congres naar zich toetrekt. Zorg
dan ook dat je niet afhankelijk bent van slechts één
sponsor.’
Waar voor je geldNatuurlijk wil de sponsor waar voor zijn geld door
middel van exposure bij de congresbezoekers. Daar
zijn veel onopvallende, maar effectieve middelen
voor. Groot Zwaaftink geeft voorbeelden. ‘Een
sponsor kan cadeautjes geven. Bijvoorbeeld een
usb-stick die deelnemers aan het einde van een con-
gres mee naar huis nemen. Of een krantje/crois-
santje. De sponsor kan bijvoorbeeld een boodschap
op de wikkel van de krant plaatsen. De deelnemers
ontvangen dan dit mini-ontbijt bij binnenkomst. Je
kunt ook aparte dingen verzinnen: sponsor van een
oesterbar bijvoorbeeld. Verder klinkt het goed als er
op een congres wordt gezegd: Bedrijf zus en zo heeft
zijn laboratorium ter beschikking gesteld om het
onderzoek mogelijk te maken dat zo direct wordt
gepresenteerd. Er is zoveel te bedenken. Standaard
zijn meestal een stand en relatiekaarten. Verder het
bedrijfslogo op de congresfolder en op advertenties
die de organisator plaatst in vakbladen. Op de inter-
netsite kan een banner met doorklik-mogelijkheid
worden gezet. Als je een goed communicatieplan
schrijft met een duidelijke doelgroepbepaling, kan
dat een prima overtuigingsmiddel zijn voor de
potentiële sponsor.’
Volgens Groot Zwaaftink is het belangrijk een
hoofdsponsor en subsponsors te hebben. ‘Zorg
dat je iets extra’s verzint, zodat je een argument
hebt om een bedrijf te overtuigen hoofdsponsor
te worden in plaats van subsponsor. Als hij totale
exclusiviteit verlangt binnen zijn branche, betekent
dat omzetderving en moet daar uiteraard flink voor
betaald worden, als je er al voor wilt kiezen.’
Je kunt wel leuk bedrijven afbellen met wat je
allemaal te bieden hebt als organisator, maar hoe
bepaal je de prijs? Volgens Groot Zwaaftink spelen
daarbij zaken een rol als het aantal congresdeel-
nemers en de hoogte van advertentietarieven in
vakbladen. ‘Vraag jezelf af wat een investering van
het sponsorbedrag in advertenties zou opleveren.
Maak vervolgens ook een inschatting hoeveel klan-
dizie een sponsor uit het congres kan halen. Neem
als voorbeeld leveranciers van medische appara-
tuur. Die verkopen vaak installaties van een miljoen
euro of meer. Als zo’n bedrijf een congres sponsort
waar vijfhonderd chirurgen zijn, hoeft hij maar één
klant te werven om een flinke order in de wacht te
slepen. Die chirurgen vormen weliswaar een klei-
ne doelgroep, maar met een heel groot potentieel
rendement. Daar mag je dus best een behoorlijke
prijs voor vragen.’
Prestige‘Een belangrijke vraag is ook wat de uitstraling is
van een congres. Het kan een kwestie van presti-
ge zijn om een heel hoogstaand congres te spon-
soren. Stel vooral vast wat de ondergrens is van
het totale sponsorbedrag dat je wilt binnenhalen
en op welke datum je die binnen moet hebben.
Als je deze omzet niet haalt, kun je nog kijken
welke zaken anders, goedkoper of geschrapt kun-
nen worden, nu het nog kan. Bijvoorbeeld dure
congrestassen (die kun je overigens ook door de
sponsor laten bedrukken), het aantal vrijkaarten,
omvang van hal en stands, et cetera.’
‘Als de sponsors geregeld zijn, is het belangrijk
continu contact te houden met de geldschietende
bedrijven. Maak hen enthousiast en probeer bij-
voorbeeld regelmatig een korte nieuwsbrief te
sturen met het laatste nieuws. Zorg uiteraard voor
een paar vrijkaartjes. Maar meld het ook als dingen
tegenvallen, bijvoorbeeld het aantal congresdeelne-
mers. In zo’n geval is het een kwestie van eerlijk
duurt het langst. Anders kun je het volgend jaar
wel schudden. Heb het lef om tegen een sponsor te
vertellen dat het aantal deelnemers of de kwaliteit
daarvan niet is wat je ervan verwachtte. Je hoeft dan
geen korting te geven. Maar je kunt dan bijvoorbeeld
bespreken wat je een sponsor extra kunt aanbieden
ter compensatie. Je bent dan als het ware partners
in crime om die kar toch nog samen te trekken. De
sponsor ziet dan dat je eerlijk bent over wat je hebt
te bieden’ Groot Zwaaftink onderstreept verder het
belang van after sales. ‘Evalueer met de sponsor het
congres en het effect van de sponsoring. Wellicht
zijn er al direct verbeterpunten te bespreken voor
een volgende keer. Het is jammer dat napraten vaak
als overbodig wordt gezien. Mensen realiseren zich
te weinig dat alle partijen ervan kunnen leren.
Bovendien wordt de relatie hechter en vergroot het
de kans om een volgende keer opnieuw samen te
werken.’ •
Marga Groot Zwaaftink: ‘Wees alert dat een sponsor niet het hele congres naar zich toetrekt’
‘Als het aantal congresdeelnemers tegenvalt, hoef je niet per se korting te geven aan de sponsor’