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Conclusiones y Recomendaciones

182

CONCLUSIONES

La investigación estuvo dirigida al diseño de un sistema contable de

las cuentas por cobrar, a través del establecimiento de políticas, normas y

procedimientos que consideren las características especiales del Centro de

Transferencia y Tecnología Occidental, y se adapten a los requerimientos y

necesidades que permitan a la administración controlar y regular el proceso

de crédito y cobranza.

Al analizar los procesos contables que se llevan acabo en el

rubro de las cuentas por cobrar, se detectó que el registro de las

transacciones en los auxiliares es realizado extemporáneamente, ya que por

razones netamente internas las mismas se realizan por lotes una vez a la

semana, lo cual crea una debilidad de control interno.

Al analizar las políticas, normas y procedimientos vigentes en el

Centro de Transferencia y Tecnología Occidental, se constató la ausencia

de procedimientos y métodos eficientes para el manejo de las cuentas por

cobrar, así como tambien de políticas y normas que lo regulen en especial lo

referente a la facturación y a su verificación. La aprobación de los créditos no

cumple con un análisis previo tendente a garantizar la recuperación de los

montos cedidos. Las cuentas incobrables son determinadas sin haber


183

realizado previamente tramites legales por parte de un abogado. Aspecto

que puede convertirse en un punto perdida de la gestión desfavorable para la

empresa.

Al evaluar las fuentes de información que permiten soportar los

datos contables, se evidenció que el proceso de facturación es inadecuado ,

ya que una sola persona realiza la factura, se encarga de su custodia y del

registro en los auxiliares manualmente. Esta práctica no es recomendable,

ya que no garantiza la confiabilidad en los importes registrados.

Determinando las cifras que refleja el libro mayor principal, se

detectó que la información suministrada a la directiva inherente a los saldos

pendientes por recuperar no es fiable, debido a que por no contar con un

sistema administrativo no son emitidos estados de cuenta, que reflejen al

cliente los montos adeudados.

Igualmente se evidenció, que no se realizan conciliaciones

entre las cifras reflejadas en el listado de deudores y las que arroja el

sistema contable.

Debe destacarse que el ingreso de los datos se realiza sin

aprobación previa que valide la información en ellos contenida.


184

Al identificar los elementos que comprende el sistema contable,

quedo demostrado que la organización no cuenta con un sistema

formalmente establecido en el cual se cumplan todas las funciones que

aseguren la eficiencia operativa y el control interno de las políticas, normas y

procedimientos de las cuentas por cobrar.


185

RECOMENDACIONES

Como consecuencia de la detección de las fallas que presenta el

sistema contable de cuentas por cobrar del centro de transferencia y

Tecnología occidental, y con el fin de eliminarlas se recomienda:

Las transacciones deben ser elaboradas en el mismo momento

en que se transfiere el servicio al cliente, y deben ser realizadas por los

departamentos responsables, el en mismo momento en que se presta el

adiestramiento al cliente, eliminando la posibilidad de omisión de registros y

reforzando el control interno.

Establecer políticas, normas y procedimientos tendentes a la

efectividad en el manejo de las cuentas por cobrar. Formalizadas en

manuales que sirvan de guía para la ejecución de las operaciones. La

protección de los activos, específicamente de los capitales cedidos en crédito

debe ser el objetivo primordial en el análisis del crédito, para lo cual deben

establecerse todos los procedimientos de control que los garanticen.

Enfatizar en el cumplimiento de las normas que garantizan un

reforzado control interno a través de el diseño de un organigrama y la

especificación de las labores inherentes a cada cargo donde la segregación


186

de funciones, principio fundamental del control interno, sea lo más

importante, evaluando la posibilidad de que una sola persona no sea la

encargada de realizar las facturas, custodiar las mismas y registrar los

auxiliares, para evitar el riesgo de fraude o malversación de capital.

Adquirir e implantar un sistema administrativo computarizado y

de ser posible que sea compatible con el software contable actual, lo que

permitirá contar con informes detallados de los saldos adeudados por los

clientes y facilitará las conciliaciones entre los saldos arrojados por este

sistema y los reflejados en la contabilidad de la empresa.

Con el fin de optimizar todas las operaciones inherentes a

crédito y cobranza, se proporciona el diseño del sistema contable para las

cuentas por cobrar debidamente estructurado, que de ser aceptado por la

directiva le brindará seguridad en la toma de decisiones y su implantación le

asegurará al CTT la eficiencia operativa.

Bibliografía

188

BIBLIOGRAFIA LIBROS DE TEXTO

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9.- VILLASEÑOR (1.997) ELEMENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE

CRÉDITOS Y COBRANZAS. Editorial Trillas, México.

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD DR. RAFAEL BELLOSO CHACIN

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURÍA PUBLICA

INSTRUMENTO Y VALIDEZ DE CONTENIDO

ENTREVISTA GERENTE

DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR

PRESENTADO POR:

KARLA GARCÍA MAYERLING GUTIÉRREZ

ASESORADO POR:

M.SC. ZORAYA DÍAZ Tutor Academico

LIC. ADEGNY LEYDENZ Tutor Metodologico

MARACAIBO, ENERO DEL 2001

INSTRUCCIONES PARA LOS EXPERTOS

El siguiente formato fue diseñado para realizar el proceso

de validación de una entrevista que será utilizada para la

realización de la investigación de pregrado, dirigida al:

DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LAS

CUENTAS POR COBRAR DEL DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DEL CENTRO DE TRANSFERENCIA Y

TECNOLOGÍA OCCIDENTAL (CTT).

Usted ha sido seleccionado para formar parte del grupo

de expertos que evaluaran y validaran cada uno de los items. en

tal sentido, agradecemos la colaboración en la validación del

contenido del presente instrumento de medición en la cual

tomara en consideración los siguientes aspectos:

Pertinencia de los items con los objetivos.

Pertinencia de los items con las dimensiones

Pertinencia de los items con los indicadores

Redacción y ortografía de los items.

Muchas gracias por su colaboración

IDENTIFICACIÓN DEL EXPERTO

Apellido y nombre: ______________________________________

Cédula de Identidad:_____________________________________

Titulo de pregrado:______________________________________

Título de postgrado:______________________________________

Institución donde labora:__________________________________

Cargo:__________________________________________________

Antigüedad en el cargo:___________________________________

Experiencia en el área:____________________________________

IDENTIFICACIÓN DEL ESTUDIO

Diseño de un sistema contable de las cuentas por cobrar para el

departamento administrativo del centro de transferencia y

tecnología occidental (CTT).

Objetivo General:

Diseñar un sistema contable de las cuentas por cobrar para el

departamento administrativo del centro de transferencia y

tecnología occidental (CTT).

Objetivos Específicos:

1. Analizar los procesos contables que se llevan a cabo en el

rubro de cuentas por cobrar.

Variable:

Cuentas por cobrar.

Dimensión:

Procesos contables que se llevan a cabo en el rubro de

cuentas por cobrar.

Indicadores:

Cargos a las cuentas por cobrar.

Abonos a las cuentas por cobrar.

Cargos parciales o totales.

Descuentos por pronto pago-abonos.

Cancelación de servicios.

2. analizar las políticas, normas y procedimientos actuales

que aplica el centro de transferencia y tecnología occidental a

las cuentas por cobrar.

Variable:

Cuentas por cobrar.

Dimensión:

Políticas, normas y procedimientos contables de las cuentas por

cobrar.

Indicadores:

Envío de facturas pendientes de pago.

Realizar llamadas telefónicas a deudores.

Visitas personales.

Acción legal.

Aprobación del crédito.

Facturación

Verificación de factura

Aprobación para la determinación de cuentas incobrables.

Estado mensual.

Sistemas de recordatorio del departamento de cobranza.

3. Evaluar las fuentes de información que permiten soportar

los datos contables de las cuentas por cobrar.

Variable:

Sistema contable

Dimensión:

Fuentes de información que permiten soportar los datos

contables.

Indicadores.

Preparación de las facturas.

Custodia de documentos.

Subdivisión de tareas.

Registro de facturas.

4. Determinar las cifras que refleja el mayor principal de las

cuentas por cobrar.

Variable:

Cuentas por cobrar.

Dimensión:

Cifras que refleja el mayor principal de las cuentas por cobrar.

Indicadores:

Saldo del libro mayor auxiliar.

Listado de documentos en existencia.

Saldos del mayor principal.

5. Identificar los elementos que comprende el sistema

contable en el proceso de cuentas por cobrar.

Variables:

Cuentas por cobrar

Sistema contable.

Dimensión:

Elementos que comprende el sistema contable en el proceso de

cuentas por cobrar.

Indicadores:

Ingreso de Datos

Validación de los Datos.

Actualización de los registros.

Emisión de reportes.

6. Elaborar las normas, políticas y procedimientos contables

para agilizar el proceso de cuentas por cobrar.

Nota: Este Objetivo no se encuentra dentro del instrumento de

validación ya que es un objetivo de diseño.

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE

DATOS

Entrevista estructurada conformada por 43 preguntas, las cuales

son cerradas dirigidas al departamento administrativo.

PRESENTACIÓN DE LA POBLACIÓN

Población de la empresa centro de transferencia y Tecnología Occidental (CTT). C.A. Características de la población

Empleado Cargo Desempeñado Experiencia Laboral

1) Lorena Huerta Administradora 2 años.

2) Karla Bermudez Asistente Administrativo. 1 año y 6 meses

3) Zenaida Coy Contadora 2 años

4) Rita Huerta Gerente general. 3 años

Fuente: García-Gutiérrez (2001).

Juicios del experto con respecto a la entrevista dirigida al

departamento administrativo.

¿Considera usted que los ítems están acordes con los

objetivos? :

ü Suficientes _____

ü Medianamente suficientes _____

ü Insuficientes _____

Observaciones:______________________________________________________________________________________________________________________

¿ Considera que los ítems de la entrevista miden las dimensiones? :




Observaciones:_____________________________________________________________________________________________________________________

¿Los ítems miden los indicadores? :




Observaciones:______________________________________________________________________________________________________________________

¿El instrumento mide las variables? :




Observaciones:______________________________________________________________________________________________________________________

¿Considera que el instrumento es valido? :

Sí____

No_____

Observaciones:__________________________________________________ ___________________________________________________________________ Firma de Validación.

Juicios del experto con respecto a la guía de observación

dirigida al departamento administrativo.

¿Considera usted que los parámetros están acordes con los

objetivos? :




Observaciones:______________________________________________________________________________________________________________________

¿ Considera que los parámetros de la guía miden las dimensiones? :




Observaciones:______________________________________________________________________________________________________________________

¿Los parámetros miden los indicadores? :




Observaciones:______________________________________________________________________________________________________________________

¿El instrumento mide las variables? :




Observaciones:______________________________________________________________________________________________________________________

¿Considera que el instrumento es valido? :

Sí______

No_____

Observaciones:______________________________________________________________________________________________________________________

Firma de Validación.

ENTREVISTA ESTRUCTURADA DIRIGIDA AL NIVEL DE

LOS GERENTES

1, Se realizan los respectivos cargos en los auxiliares al

momento de la prestación del servicio?

Si.____ No.____ Algunas Veces

2, Con que frecuencia se procesan los cargos al libro

mayor?

7 días____ 15 días.____ 30 días

3, ¿ Se aplican los respectivos abonos en los auxiliares al

momento del cobro de un servicio?


4, ¿ En el momento de cobro de una factura el abono es

efectuado en los auxiliares en forma automática?


5, ¿ La empresa utiliza la modalidad de registrar en los

auxiliares cargos parciales y/o totales?


6, ¿ Con que frecuencia se realizan los cargos y/o abonos

de las cuentas por cobrar a nivel del mayor?

7 días____ 15 días.____ 30 días

7, ¿ Concede la empresa descuentos por pronto pago?


8, ¿El plazo para la cancelació n de un servicio se realiza

dentro de un periodo previamente establecido por la empresa?


9, ¿ Es política de la empresa presentar a sus clientes

estados de cuenta correspondientes a las facturas pendientes de

pago?


10, ¿ Son usuales las llamadas telefónicas en el proceso

de cobro a sus clientes?


11, ¿ Las llamadas telefónicas son realizadas antes de que

la factura por cobrar se encuentre vencida?


12, ¿ Es política de la empresa visitar a sus clientes?


13, ¿ Es costumbre de la empresa enviar las facturas

incobrables al departamento legal de la empresa?


14, Antes de otorgar un crédito se realiza un estudio

previo del cliente?


15, ¿ Es costumbre de la empresa prestar todos sus

servicios a crédito?


16, . ¿ Es adecuado el proceso de facturación?


17, . ¿ Las facturas son elaboradas y autorizadas por la

misma persona?


18, ¿ Es confiable el proceso de la verificación de las

facturas?


19, ¿ Esta preparada para desempeñar el cargo la

persona que verifica las facturas?


20, ¿ Después de cuanto tiempo la empresa determina

que una cuenta es incobrable?

90 Días.____ 120 Días.____ 180 Días

21, ¿ Es norma de la empresa pasar al departamento legal

una factura antes de ser calificada como incobrable?


22, ¿ Con qué frecuencia se emiten Estados de Cuenta de

las cuentas por cobrar que presenta la empresa?

Mensualmente.____ A solicitud de la Gerencia.___ A solicitud del cliente

23, ¿ Es confiable el sistema que arroja el estado mensual

de las cuentas por cobrar de la empresa?


24, ¿ La empresa posee un sistema de recordatorio para

el proceso de cobranza?


25, ¿ Es confiable el procedimiento utilizado para la

preparación de las facturas?


26, ¿ Existe dentro de la empresa un sistema de

seguridad para custodiar los documentos?


27, ¿ La persona encargada de la custodia de los

documentos es diferente al encargado de la preparación de las

facturas?


28, ¿ Es llevado a cabo el proceso de la subdivisión de

tareas para el departamento de cobranza?.


29, ¿ La persona cuya función es delegar funciones

verifica que el empleado este capacitado para cumplir con los

objetivos que requiere la misma?


30, ¿ Existe un control previo de las facturas antes de ser

registradas?


31, ¿ Es confiable el sistema utilizado para el registro y

verificación de los saldos del libro mayor ?


32¿ Cada cuanto tiempo son revisados los saldos del

libro mayor principal?

7 Días.____ 15 Días.____ 30 Días

33¿ Existe un listado de documentos en existencia?


34, ¿ Es realizada una verificación de los saldos del

mayor principal con relación al listado de documentos en

existencia?


35, ¿ Con que frecuencia es revisado el saldo del libro

mayor principal?

7 Días.____ 15 Días.____ 30 Días

36. ¿ El ingreso de datos de cuentas por cobrar al sistema

contable se realiza en forma global o cada transacción por

separado?

Global.____ Individual.____

37, ¿ El proceso de trascripción contable de la

información referente a cuentas por cobrar se realiza previa

verificación de un ente diferente a los dos departamentos?

Si.____ No.____

38, ¿ Es observada la secuencia numérica y correlativa de

los documentos que conforman la estadística de ventas que se

transcribe en contabilidad?


39, ¿ Los ingresos por concepto de cobranzas son

soportados con un recibo de caja prenumerado?

Si.____ No.____

40, ¿ Con que frecuencia son trascritos los datos sobre

ventas y abonos o cancelacione s al sistema contable?

7 Días.____ 15 Días.____ 30 Días

41, ¿ El sistema de contabilidad tiene una opción que

permita emitir reportes por cuenta?

Si.____ No.____

42, ¿ Los reportes por cuenta del sistema contable

pueden ser solicitados con que frecuencia?

Diario.____ Semanal.____ Quincenal

43, ¿ El sistema contable esta en capacidad de emitir

reportes por separado por débitos o créditos?

Si.____ No.____

CUADRO N° 1OPERACIONALIZACION DE LAS VARIABLES

Cuadro de variables: Diseño de un Sistema Contable de las Cuentas Por Cobrar para el Departamento Administrativo Del Centro De Transferencia Y Tecnología Occidental (CTT).Objetivos Variable Dimension Subdimension Indicadores1, Analizar los procesos contables que se Procesos contables que se llevan - Cargos a las cuentas por cobrar llevan a cabo en el rubro de cuentas por cobrar Cuentas por cobrar a cabo en el rubro de cuentas por cobrar - Abonos a las cuentas por cobrar

- Cargos parciales o totales - Descuento por pronto pago - abonos - Cancelacion de servicios.

2, Analizar las politicas, normas y procedimientos - Envio de facturas pendientes de pago.actuales que aplica el Centro de Transferencia y - Realizar llamadas telefonicas a deudoresTecnologia Occidental a las cuentas por cobrar. Politicas - Visitas personales

- Accion legal.Politicas, normas, y procedimientos de - Aprobacion del credito

Cuentas por cobrar las cuentas por cobrar. Normas - Facturacion - Verificacion de la factura - Aprobacion para la determinacion de cuentas incobrables - Estado mensual.

procedimientos. - Sistemas de recordatorio del departamento. de cobranza.

3, Evaluar las fuentes de informacion que permitan fuentes de informacion que permitan - Preparacion de las facturassoportar los datos contables de las cuentas por soportar los datos contables - Custodia de documentos cobrar Sistema Contable - Subdivision de tareas.

- Registro de facturas.4, Determinar las cifras que refleja el mayor principal Cifras que refleja el mayor principal de - Sado del libro.mayor auxiliarde las cuentas pro cobrar. Cuentas por cobrar cuentas por cobrar - Listado de documentos en existencia

- Saldo del mayor principal5, Identificar los elementos que comprende el Elementos que comprende el sistema - Ingreso de Datossistema contable en el proceso de cuentas por Cuentas por cobrar contable en el proceso de cuentas por - Validacon de Datoscobrar Sistema Contable cobrar - Actualizacion de los Registros

- Emision de Reportes6, Elaborar las normas, politicas y procedimientos Normas, politicas y procedimientos contables para agilizar el proceso de cuentas por Cuentas por cobrar contables para agilizar el proceso de OBJETIVO DEL DISEÑO.cobrar. cuentas por cobrar.

Documents

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