QuickView analýza

2012 © Print Partners s.r.o.

QuickView analýza

ZÁKAZNÍK s.r.o.

září 2012

Tato vzorová analýza je založena na skutečných datech existujícího

zákazníka. Veškeré identifikační údaje byly odstraněny.


Strana 2 3.9.2012

Autorské právo

Zpráva obsažená v tomto dokumentu je intelektuálním vlastnictvím

společnosti Print Partners s.r.o. a to jak po dobu projektu tak i po jeho skončení. Print Partners s.r.o. tímto uděluje souhlas společnosti ZÁKAZNÍK

s.r.o. používat tuto zprávu v souvislosti s rozhodnutími ohledně svého tiskového prostředí (soubor reprografických zařízení k pořizování, množení

a šíření dokumentů).

ZÁKAZNÍK s.r.o. není oprávněna kopírovat a distribuovat jakoukoiv část této zprávy bez výslovného písemného souhlasu Print Partners s.r.o..

ZÁKAZNÍK s.r.o. bude udržovat obsah této zprávy, která je intelektuálním vlastnictvím Print Partners s.r.o., v tajnosti a nebude jej sdílet s žádnou

třetí stranou.


Strana 3 3.9.2012

Obsah

1 Úvod ................................................................................................... 4

1.1 Váš tiskový park jako příležitost ............................................................. 4

1.2 Představení Print Partners s.r.o. ............................................................. 5

2 Parametry stávajícího stavu ............................................................... 6

2.1 Stávající zařízení ..................................................................................... 6

2.2 Pracovní skupiny..................................................................................... 7

3 Stávající situace ................................................................................. 8

3.1 Analýza stávajících zařízení .................................................................... 8 3.1.1 Všechny technologie ..................................................................................... 8 3.1.2 Monochromatická zařízení ............................................................................. 8 3.1.3 Barevná zařízení .......................................................................................... 8 3.1.4 Monochromatická vs. barevná zařízení ............................................................ 9

3.2 Analýza stávajícího měsíčního objemu tisku ......................................... 10 3.2.1 Všechny technologie ................................................................................... 10 3.2.2 Monochromatická zařízení ........................................................................... 11 3.2.3 Barevná zařízení ........................................................................................ 11 3.2.4 Podle pracovních skupin .............................................................................. 11

3.3 Náklady ................................................................................................. 12 3.3.1 Předpoklady .............................................................................................. 12 3.3.2 Měsíční náklady podle technologií (Kč) .......................................................... 12 3.3.3 Monochromatická zařízení – náklady (Kč) ...................................................... 13 3.3.4 Color devices – náklady (Kč) ....................................................................... 13 3.3.5 Měsíční náklady podle pracovních skupin ....................................................... 14

4 Obecná doporučení pro daný tiskový park ........................................ 15

5 Přehled všech tiskových zařízení – stávající situace ......................... 16

5.1 Měsíční analýza dle zařízení .................................................................. 16


Strana 4 3.9.2012

1 Úvod

1.1 Váš tiskový park jako příležitost

V dnešním stále více konkurenčním prostředí většina obchodních společností

hledá způsoby redukce nákladů. Zeptejte se například jakéhokoliv finančního ředitele jaká je hodnota vozového parku jejich společnosti a dostanete

prakticky okamžitě odpověď. Jsou ale i skryté náklady, které nenápadně

vysávají společnosti. Jedním z nich jsou i náklady na tisk a výrobu dokumentů ve společnostech. Je totiž fakt, že 78% dnešních organizací neví kolik

tiskových zařízení přesně mají a nemají představu kolik je tisk ročně stojí. Význam nákladů na tisk je podceňován a obvykle mnohonásobně

přesahuje nejlepší odhady.

Management tisku ve firmách ale zatím nebyl příliš podrobován zkoumání a

málo společností hledala v této oblasti úspory. Naopak boom způsobený výrazným poklesem ceny laserového a inkoustového tisku v uplynulých 15

letech vedl k tomu, že společnosti mají dnes nekontrolovaná a často nekontrolovatelná, zastaralá a neefektivní tisková portfolia. Správa

takového tiskového parku navíc často zbytečně zatěžuje IT oddělení (podle některých odhadů je až třetina požadavků na IT helpdesk spojena se selháním

tiskárny), oddělení nákupu a vlastní uživatele. Společnosti se při managementu nákladů spojených s tiskem ale stále soustředí na cenu pořízení

zařízení a cenu spotřebního materiálu. Podle studie agentury Gartner přitom

ale náklady na tyto položky tvoří pouze 45,5% celkových nákladů na vlastnictví. Zbývajících (a převažujících) 54,5% nákladů na celkové vlastnictví

(TCO) pak tvoří náklady na technickou podporu a servis, správu infrastruktury a softwaru spojeného s tiskovým prostředím a náklady na nedostupnost

tiskových zařízení (činnost koncového uživatele).

Základním předpokladem pro usměrnění těchto nákladů, které byste nenašli

jako samostatnou položku snad v žádném finančním účetnictví, je optimalizovat tiskové prostředí a začít sledovat celkové náklady na

vlastnictví tiskové flotily.


Strana 5 3.9.2012

1.2 Představení Print Partners s.r.o.

Print Partners je společnost nezávislá na jakémkoliv výrobci. Nejsme

jednobarevným dodavatelem – dealerem výrobce. Neživí nás prodej hardware!

Naším cílem není vyměnit vaše stávající tiskárny a kopírky za jiné. Je dost

dobře možné, že vaše vybavení je vyhovující, ale může být využíváno efektivněji.

Optimalizace je často chápána jako centralizace tisku na malý počet velkých

strojů. Náš přístup je jiný. Respektujeme individualitu vašeho prostředí a procesů.

Hledáme řešení pro snížení nákladů na tisk, které vám bude vyhovovat.


Strana 6 3.9.2012

2 Parametry stávajícího stavu

2.1 Stávající zařízení

Počet tiskáren (P) ..................................... 22

Počet kopírek (C) ...................................... 2

Počet multifunkčních zařízení (MFP) ............ 6

Počet faxů (F) .......................................... 7

Current devices split

Printer

60%Copier

5%

MFP

16%

Fax

19%


Strana 7 3.9.2012

2.2 Pracovní skupiny

Pracovní skupina počet uživtelů / pracovní skupina

Bezpečnostní technici 2

Obchodní odd. 35

Expedice 4

IT 13

Péče o zákazníky 5

Personální odd. 1

Pokladna 1

Správa budov 4

Marketing 7

Účetní odd. 16

Vedení obchodu 8

Technické odd. 11

Kancelář ředitele 1

Sklad tiskáren 0

Logistika 4

Nákupní odd. 2

16 114


Strana 8 3.9.2012

3 Stávající situace

3.1 Analýza stávajících zařízení

3.1.1 Všechny technologie

Technologie Počet zařízení Počet výrobců Počet modelů

Copier 2 1 1

Fax 7 1 4

MFP 6 3 5

Printer 22 3 12

37 5 22

3.1.2 Monochromatická zařízení


Copier 2 1 1

Fax 7 1 4

MFP 5 3 4

Printer 16 1 8

30 4 17

3.1.3 Barevná zařízení


MFP 1 1 1

Printer 6 3 4

7 3 5


Strana 9 3.9.2012

3.1.4 Monochromatická vs. barevná zařízení

Mono

81%

Color

19%

16

6

2

0

5

1

7

0

Printer(s) Copier(s) MFP(s) Fax

Dei

Devices split mono/color per technology

MonoColor


Strana 10 3.9.2012

3.2 Analýza stávajícího měsíčního objemu tisku

3.2.1 Všechny technologie

Technologie Počet Mono objem Color objem Celkem objem.

Copier 2 996 0 996

Fax 7 9 242 0 9 242

MFP 6 31 904 177 32 081

Printer 22 76 722 8 017 84 739

37 118 864 8 194 127 058

3.2.1.1 Všechny stránky

Volume split per technology

Printer(s)

67%

Copier(s)

1%

MFP(s)

25%

Fax

7%

3.2.1.2 Mono versus barevné

Mono

94%

Color

6%


Strana 11 3.9.2012

3.2.2 Monochromatická zařízení

Technologie Počet Mono objem Color objem Celkem objem

Copier 2 996 0 996

Fax 7 9 242 0 9 242

MFP 5 31 195 0 31 195

Printer 16 74 337 0 74 337

30 115 770 0 115 770

3.2.3 Barevná zařízení

Technologie Počet Mono objem Color objem Celkem objem

MFP 1 709 177 886

Printer 6 2 385 8 017 10 402

7 3 094 8 194 11 288

3.2.4 Podle pracovních skupin

Pracovní skupina Počet Mono objem Color objem Cekem objem

Bezpečnostní technici 1 2 617 0 2 617

Obchodní odd. 6 12 344 81 12 425

Expedice 3 16 131 0 16 131

IT 1 676 0 676

Kancelář ředitele 1 354 0 354

Logistika 2 20 989 0 20 989

Péče o zákazníky 1 0 7 525 7 525

Nákupní odd. 1 1 000 0 1 000

Personální odd. 2 8 208 177 8 385

Pokladna 2 8 736 0 8 736

Správa budov 2 2 950 141 3 091

Marketing 4 1 889 270 2 159

Účetní odd. 4 30 372 0 30 372

Vedení obchodu 3 2 426 0 2 426

Technické odd. 4 10 172 0 10 172

37 118 864 8 194 127 058


Strana 12 3.9.2012

3.3 Náklady

3.3.1 Předpoklady

Technologie Papír - náklady

Mono pokrytí

(%)

Barevné

pokrytí (%) Měsíční odpisy

Copier 0,00 5,00 5,00 36

Fax 0,00 5,00 5,00 36

MFP 0,00 5,00 5,00 36

Printer 0,00 5,00 5,00 36

3.3.2 Měsíční náklady podle technologií (Kč)

Monthly costs per technology

Copier(s)

0%

MFP

17%

Fax

9%

Printer(s)

74%

Technologie Počet

Čb.

stránky

Color

stránky Zařízení

Servis Celkem

Na

stránku

Copier 2 164,82 0,00 0,00 209,16 373,98 0,3755

Fax 7 4 875,94 0,00 2 111,46 1 241,67 8 229,07 0,8904

MFP 6 11 133,63 404,49 207,52 3 325,52 15 071,16 0,4698

Printer 22 28 605,47 22 675,85 2 444,57 13 612,44 67 338,33 0,7947

37 44 779,86 23 080,34 4 763,55 18 388,79 91 012,54 0,7163


Strana 13 3.9.2012

3.3.3 Monochromatická zařízení – náklady (Kč)

3.3.4 Color devices – náklady (Kč)

Costs split per color/mono devices

Mono

Device(s)

71%

Color

device(s)

29%

Technologie Počet

Čb.

stránky

Color


Servis Celkem

Na

stránku

Copier 2 164,82 0,00 0,00 209,16 373,98 0,3755

Fax 7 4 875,94 0,00 2 111,46 1 241,67 8 229,07 0,8904

MFP 5 10 622,33 0,00 207,52 3 139,46 13 969,31 0,4478

Printer 16 27 246,09 0,00 1 945,04 12 861,87 42 053,00 0,5657

30 42 909,18 0,00 4 264,02 17 452,16 64 625,36 0,5582

Technologie Počet

Čb.

stránky

Color


Servis Celkem

Na

stránku

MFP 1 511,30 404,49 0,00 186,06 1 101,85 1,2436

Printer 6 1 359,38 22 675,85 499,53 750,57 25 285,33 2,4308

7 1 870,68 23 080,34 499,53 936,63 26 387,18 2,3376


Strana 14 3.9.2012

3.3.5 Měsíční náklady podle pracovních skupin

Pracovní skupina Qty

Mono

stránky

Color


Servis Celkem

Na

stránku

Bezpečnostní

technici

1 1 602,91 0,00 207,52 549,57 2 360,01 0,9018

Obchodní odd. 6 4 785,40 171,45 767,93 2 325,15 8 049,93 0,6479

Expedice 3 7 058,96 0,00 525,17 3 910,76 11 494,89 0,7126

IT 1 246,74 0,00 186,47 40,56 473,77 0,7008

Kancelář ředitele 1 134,82 0,00 195,29 21,24 351,34 0,9925

Logistika 2 5 432,52 0,00 0,00 1 887,69 7 320,21 0,3488

Péče o zákazník 1 0,00 21 619,77 249,76 451,50 22 321,03 2,9663

Nákupní odd. 1 384,29 0,00 0,00 0,00 384,29 0,3843

Personální odd. 2 3 435,91 404,49 0,00 1 760,85 5 601,25 0,6680

Pokladna 2 3 800,10 0,00 0,00 1 834,56 5 634,66 0,6450

Správa budov 2 1 822,20 322,22 0,00 649,11 2 793,53 0,9038

Marketing 4 857,74 562,41 525,66 306,24 2 252,05 1,0431

Účetní odd. 4 9 773,46 0,00 477,70 2 568,63 12 819,79 0,4221

Vedení obchodu 3 1 234,35 0,00 579,65 167,61 1 981,61 0,8168

Technické odd. 4 4 210,46 0,00 1 048,39 1 915,32 7 174,17 0,7053

37 44 779,86 23 080,34 4 763,54 18 388,79 91 012,53 0,7163


Strana 15 3.9.2012

4 Obecná doporučení pro daný tiskový park

1. Mírný posun k centralizovanosti tiskového parku, ovšem pouze na úrovni

jednotlivých oddělení.

2. Nasazení zařízení, která jsou vhodná pro objem daného oddělení.

3. Nasazení multifunkčních zařízení místo samostatných kopírek.

4. Používání originálních tonerů na všech nových tiskárnách.

5. Možnost použití neoriginálních tonerů tam, kde již není co zachraňovat (tiskárny zakoupené před rokem 2007).

6. Zavedení preventivní péče o tiskárny.

7. Ctění preferované značky tiskových zařízení – méně výrobců zařízení

přináší jednodušší správu tiskového parku.

8. Nasazení vzdáleného monitoringu tiskáren a přenesení správy tiskového

parku na dodavatele.

Předmetem této zprávy není vyčerpávající návrh konkrétních opatření pro

snížení TCO. Účelem této zprávy je vyčíslit náklady na tiskový park a vytvořit tak platformu pro další rozhododvání ohledně tiskového parku.


Strana 16 3.9.2012

5 Přehled všech tiskových zařízení – stávající situace

5.1 Měsíční analýza dle zařízení

Technologie OEM Model

IP Address/

Serial Number

Měsíčně

stránek

Přímé

náklady

Amortizace

/ Leasing Servis

Náklady

celkem

Na

stránku

(CPP) Pořízení Smlouva

Bezpečnost

ní technici HP LaserJet 3030

192.168.1.46

CNBF195533 2 617 1 602,91 207,52 549,57 2 360,01 0,9018 3.2.2006

Summary 2 617 1 602,91 207,52 549,57 2 360,01 0,9018

Obchod

odd. (Color) Canon BJC-4550 244 309,09 0,00 51,24 360,33 1,4768 1.1.1996

Obchod

odd. Canon FAX-L250 1 718 868,54 327,93 360,78 1 557,25 0,9064 2.1.2006

Obchod

odd. Canon NP 6512 849 140,49 0,00 178,29 318,78 0,3755 1.10.1998

Obchod

odd. HP LaserJet 1200n

192.168.1.45

XXXXXXXXXX 2 136 820,83 0,00 448,56 1 269,39 0,5943 1.7.2001

Obchod

odd. HP

LaserJet 1320

series

192.168.1.47

CNHW5BWHPG 5 584 2 126,57 195,29 1 172,64 3 494,50 0,6258 22.7.2005

Obchod

odd. HP

LaserJet P2015

series

192.168.1.52

CNBW6CK0V0 1 894 691,31 244,72 113,64 1 049,67 0,5542 10.4.2007

Summary 12 425 4 956,83 767,94 2 325,15 8 049,92 0,6479

Expedice Canon FAX-L220 1 963 992,41 329,89 117,78 1 440,07 0,7336 1.4.2007

Expedice HP LaserJet 1320

series CNHW56GGDD 8 538 3 251,55 195,29 1 792,98 5 239,82 0,6137 7.7.2005

Expedice Konica

Minolta Di450 5 630 2 815,00 0,00 2 000,00 4 815,00 0,8552

Minolta

Di 450


Strana 17 3.9.2012


IP Address/

Serial Number

Měsíčně

stránek

Přímé

náklady

Amortizace

/ Leasing Servis

Náklady

celkem

Na

stránku


Summary 16 131 7 058,96 525,18 3 910,76 11 494,89 0,7126

IT HP LaserJet P2015

series

192.168.1.53

CNBW79L8F0 676 246,74 186,47 40,56 473,77 0,7008 23.8.2007

Summary 676 246,74 186,47 40,56 473,77 0,7008

Kancelář

ředitele HP

LaserJet 1320

series

192.168.1.50

CNHW636JBH 354 134,82 195,29 21,24 351,34 0,9925 24.4.2006

Summary 354 134,82 195,29 21,24 351,34 0,9925

Logistika HP LaserJet 2300

series

192.168.1.39

CNCFD31805 8 989 3 146,15 0,00 1 887,69 5 033,84 0,5600 1.7.2003

Logistika Konica

Minolta Di152 12 000 2 286,37 0,00 0,00 2 286,37 0,1905 1.9.2001

Summary 20 989 5 432,52 0,00 1 887,69 7 320,21 0,3488

Péče o

zákazníky

(Color)

Oki

Data C5600DN 192.168.1.35 7 525 21 619,77 249,76

451,50 22 321,03 2,9662 25.9.2007

Summary 7 525 21 619,77 249,76 451,50 22 321,03 2,9662

Nákupní

odd. HP LaserJet 1005w 1 000 384,29 0,00 0,00 384,29 0,3843 1.5.2000

Summary 1 000 384,29 0,00 0,00 384,29 0,3843

Personální

odd. HP LaserJet 1300 7 499 2 924,61 0,00 1 574,79 4 499,40 0,6000 1.7.2003

Personální

odd.(Color) HP PSC 2210 886 915,79 0,00 186,06 1 101,85 1,2436 1.11.2002


Strana 18 3.9.2012


IP Address/

Serial Number

Měsíčně

stránek

Přímé

náklady

Amortizace

/ Leasing Servis

Náklady

celkem

Na

stránku


Summary 8 385 3 840,40 0,00 1 760,85 5 601,25 0,6680

Pokladna HP LaserJet 1150 192.168.1.51

CNCJ524748 4 950 2 475,00 0,00 1 039,50 3 514,50 0,7100 1.12.2003

Pokladna HP LaserJet 2300

series

192.168.1.37

CNCDD70724 3 786 1 325,10 0,00 795,06 2 120,16 0,5600 1.7.2003

Summary 8 736 3 800,10 0,00 1 834,56 5 634,66 0,6450

Správa

budov

(Color)

HP Deskjet 5550 282 423,90 0,00 59,22

483,12 1,7132 1.9.2002

Správa

budov HP LaserJet 3030 CNBF049642 2 809 1 720,51 0,00 589,89 2 310,40 0,8225 1.7.2004

Summary 3 091 2 144,41 0,00 649,11 2 793,52 0,9038

Marketing Canon FAX-L200 981 495,95 330,38 58,86 885,19 0,9023 1.4.2006

Marketing

(Color) HP Deskjet 5550 117 193,86 0,00 24,57 218,43 1,8669 1.9.2002

Marketing

(Color) HP Deskjet 920c 200 402,44 0,00 42,00 444,44 2,2222 1.4.2002

Marketing HP LaserJet 1320

series

192.168.1.38

CNBW49HGPF 861 327,90 195,29 180,81 704,00 0,8177 25.4.2005

Summary 2 159 1 420,15 525,67 306,24 2 252,06 1,0431

Účetní odd. Canon FAX-L100 1 636 1 030,68 135,58 343,56 1 509,82 0,9229 2.1.2006

Účetní odd. HP LaserJet 1320

series

192.168.1.48

CNBW49RKMZ 6 595 2 511,60 0,00 1 384,95 3 896,55 0,5908 20.1.2005


Strana 19 3.9.2012


IP Address/

Serial Number

Měsíčně

stránek

Přímé

náklady

Amortizace

/ Leasing Servis

Náklady

celkem

Na

stránku


Účetní odd. HP LaserJet

P3005n

192.168.1.41

CNK1N92685 14 002 4 033,65 342,12 840,12 5 215,90 0,3725 1.1.2007

Účetní odd. Olivetti d-Copia 25 8 139 2 197,53 0,00 0,00

2 197,53 0,2700

Olivetti

d-Copia

25

Summary 30 372 9 773,46 477,70 2 568,63 12 819,80 0,4221

Vedení

obchodu Canon FAX-L220 245 123,86 329,89 14,70 468,45 1,9120 1.4.2007

Vedení

obchodu Canon NP 6512 147 24,33 0,00 30,87 55,20 0,3755 1.10.1998

Vedení

obchodu

(Color)

Oki

Data C5600DN 192.168.1.49 2 034 1 086,16 249,76

122,04 1 457,97 0,7168 4.4.2007

Summary 2 426 1 234,35 579,65 167,61 1 981,62 0,8168

Technické

odd. Canon FAX-L220 1 472 744,18 329,89 88,32 1 162,38 0,7897 1.4.2007

Technické

odd. Canon FAX-L250 1 227 620,32 327,93 257,67 1 205,91 0,9828 2.1.2006

Technické

odd. HP

LaserJet 1320

series CNGW55DGBL 6 909 2 631,18 195,29 1 450,89 4 277,36 0,6191 22.7.2005

Technické

odd. HP

LaserJet 1320

series CNHW5BWHP4 564 214,79 195,29 118,44 528,52 0,9371 9.1.2006

Summary 10 172 4 210,47 1 048,40 1 915,32 7 174,17 0,7053

Total 127 058 67 860,18 4 763,58 18 388,79 91 012,54 0,7163

Documents

QuickView analýza