QuickView analýza

2012 © Print Partners s.r.o.

QuickView analýza

a návrh optimalizace

ZÁKAZNÍK s.r.o.

září 2012

Tato vzorová analýza je založena na skutečných datech existujícího zákazníka. Veškeré identifikační údaje byly odstraněny.

Strana 2 3.9.2012


Autorské právo

Zpráva obsažená v tomto dokumentu je intelektuálním vlastnictvím

společnosti Print Partners s.r.o. a to jak po dobu projektu tak i po jeho skončení. Print Partners s.r.o. tímto uděluje souhlas společnosti ZÁKAZNÍK

s.r.o. používat tuto zprávu v souvislosti s rozhodnutími ohledně svého tiskového prostředí (soubor reprografických zařízení k pořizování, množení

a šíření dokumentů).

ZÁKAZNÍK s.r.o. není oprávněna kopírovat a distribuovat jakoukoiv část této zprávy bez výslovného písemného souhlasu Print Partners s.r.o..

ZÁKAZNÍK s.r.o. bude udržovat obsah této zprávy, která je intelektuálním vlastnictvím Print Partners s.r.o., v tajnosti a nebude jej sdílet s žádnou

třetí stranou.

Strana 3 3.9.2012


Obsah

1 Úvod ................................................................................................... 5

1.1 Váš tiskový park jako příležitost ............................................................. 5

1.2 Představení Print Partners s.r.o. ............................................................. 6

2 Parametry projektu ............................................................................ 7

2.1 Cíle ......................................................................................................... 7

2.2 Problémy ................................................................................................ 7

2.3 Osoby podílející se na projektu: .............................................................. 8

3 Parametry stávajícího stavu ............................................................... 9

3.1 Stávající zařízení ..................................................................................... 9

3.2 Pracovní skupiny................................................................................... 10

4 Stávající situace ............................................................................... 11

4.1 Analýza stávajících zařízení .................................................................. 11 4.1.1 Všechny technologie ................................................................................... 11 4.1.2 Monochromatická zařízení ........................................................................... 11 4.1.3 Barevná zařízení ........................................................................................ 11 4.1.4 Monochromatická vs. barevná zařízení .......................................................... 12

4.2 Analýza stávajícího měsíčního objemu tisku ......................................... 13 4.2.1 Všechny technologie ................................................................................... 13 4.2.2 Monochromatická zařízení ........................................................................... 14 4.2.3 Barevná zařízení ........................................................................................ 14 4.2.4 Podle pracovních skupin .............................................................................. 15

4.3 Náklady ................................................................................................. 15 4.3.1 Předpoklady .............................................................................................. 15 4.3.2 Měsíční náklady podle technologií (Kč) .......................................................... 15 4.3.3 Monochromatická zařízení – náklady (Kč) ...................................................... 16 4.3.4 Color devices – náklady (Kč) ....................................................................... 16 4.3.5 Měsíční náklady podle pracovních skupin ....................................................... 17

4.4 Stávající smlouvy .................................................................................. 18

5 Strategie pro tiskové technologie ..................................................... 19

5.1 Detailní srovnání podle technologií ....................................................... 19

5.2 Souhrnný přehled nákladů: ................................................................... 22

6 Navrhovaná situace .......................................................................... 23

6.1 Přehled zařízení .................................................................................... 23 6.1.1 Monochromatická zařízení ........................................................................... 23 6.1.2 Barevná zařízení ........................................................................................ 23

6.2 Navrhovaný objem ................................................................................ 24 6.2.1 Dle technologie .......................................................................................... 24 6.2.2 Monochromatická zařízení ........................................................................... 25 6.2.3 Barevná zařízení ........................................................................................ 25 6.2.4 Dle pracovních skupin ................................................................................. 26

7 Detaily nákladů ................................................................................ 27

Strana 4 3.9.2012


7.1.1 Měsíční náklady podle technologií ................................................................. 27 7.1.2 Monochromatická zařízení ........................................................................... 28 7.1.3 Barevná zařízení ........................................................................................ 28 7.1.4 Měsíční náklady podle pracovních skupin (Kč) ................................................ 29

7.2 Navržené smlouvy ................................................................................ 30

8 Důsledky navrženého tiskového řešení ............................................. 31

9 Další informace ................................................................................ 32

10 Navrhovaný harmonogram implementace ........................................ 33

11 Přehled všech tiskových zařízení – stávající situace ......................... 34

11.1 Měsíční analýza dle zařízení .................................................................. 34

Strana 5 3.9.2012


1 Úvod

1.1 Váš tiskový park jako příležitost

V dnešním stále více konkurenčním prostředí většina obchodních společností

hledá způsoby redukce nákladů. Zeptejte se například jakéhokoliv finančního ředitele jaká je hodnota vozového parku jejich společnosti a dostanete

prakticky okamžitě odpověď. Jsou ale i skryté náklady, které nenápadně

vysávají společnosti. Jedním z nich jsou i náklady na tisk a výrobu dokumentů ve společnostech. Je totiž fakt, že 78% dnešních organizací neví kolik

tiskových zařízení přesně mají a nemají představu kolik je tisk ročně stojí. Význam nákladů na tisk je podceňován a obvykle mnohonásobně

přesahuje nejlepší odhady.

Management tisku ve firmách ale zatím nebyl příliš podrobován zkoumání a

málo společností hledala v této oblasti úspory. Naopak boom způsobený výrazným poklesem ceny laserového a inkoustového tisku v uplynulých 15

letech vedl k tomu, že společnosti mají dnes nekontrolovaná a často nekontrolovatelná, zastaralá a neefektivní tisková portfolia. Správa

takového tiskového parku navíc často zbytečně zatěžuje IT oddělení (podle některých odhadů je až třetina požadavků na IT helpdesk spojena se selháním

tiskárny), oddělení nákupu a vlastní uživatele. Společnosti se při managementu nákladů spojených s tiskem ale stále soustředí na cenu pořízení

zařízení a cenu spotřebního materiálu. Podle studie agentury Gartner přitom

ale náklady na tyto položky tvoří pouze 45,5% celkových nákladů na vlastnictví. Zbývajících (a převažujících) 54,5% nákladů na celkové vlastnictví

(TCO) pak tvoří náklady na technickou podporu a servis, správu infrastruktury a softwaru spojeného s tiskovým prostředím a náklady na nedostupnost

tiskových zařízení (činnost koncového uživatele).

Základním předpokladem pro usměrnění těchto nákladů, které byste nenašli

jako samostatnou položku snad v žádném finančním účetnictví, je optimalizovat tiskové prostředí a začít sledovat celkové náklady na

vlastnictví tiskové flotily.

Strana 6 3.9.2012


1.2 Představení Print Partners s.r.o.

Print Partners je společnost nezávislá na jakémkoliv výrobci. Nejsme

jednobarevným dodavatelem – dealerem výrobce. Neživí nás prodej hardware!

Naším cílem není vyměnit vaše stávající tiskárny a kopírky za jiné. Je dost

dobře možné, že vaše vybavení je vyhovující, ale může být využíváno efektivněji.

Optimalizace je často chápána jako centralizace tisku na malý počet velkých

strojů. Náš přístup je jiný. Respektujeme individualitu vašeho prostředí a procesů.

Hledáme řešení pro snížení nákladů na tisk, které vám bude vyhovovat.

Strana 7 3.9.2012


2 Parametry projektu

2.1 Cíle

Cíle projektu tiskového řešení pro ZÁKAZNÍK s.r.o. byly stanoveny takto:

Obnovit tiskovou flotilu

Mít lepší kontrolu nad náklady na tisk, snížit je tam kde je to efektivní. Dokázat adresovat přesně náklady jednotlivým

oddělením. Průběžně monitorovat tiskový park a optimalizovat jej pro co nejnižší náklady na tisk a nejlepší funkčnost.

Zjednodušit správu zařízení

Portfolio tiskových zařízení je velmi fragmentované (několik

výrobců, řada modelů, více dodavatelů spotřebního materiálu a servisních služeb), což klade velké nároky na jeho správu. V

ideálním případě by většina služeb potřebných pro správu

tiskového parku měla být zajištěna jedním dodavatelem.

Efektivní kontrola nákladů

Mít lepší kontrolu nad náklady na tisk, snížit je tam kde je to efektivní. Dokázat adresovat přesně náklady jednotlivým

oddělením. Průběžně monitorovat tiskový park a optimalizovat jej pro co nejnižší náklady na tisk a nejlepší funkčnost.

2.2 Problémy

Největšími problémy ZÁKAZNÍK s.r.o. v oblasti výroby dokumentů a správy tiskového prostředí jsou:

Předimenzované tiskárny

Neexistující preventivní péče

Nesystematický růst parku

Používání refilovaných kazet

Nejsou známy skutečné dopady na celkové náklady na tisk -

zkrácení životnosti tiskáren, skutečná výtěžnost přeplněných kazet, objem dokumentů, které je nutné přetisknout vícenásobně

kvůli nízké kvalitě výstupu, atd.

Strana 8 3.9.2012


2.3 Osoby podílející se na projektu:

zástupce vedení společnosti

zástupce účetního oddělení

zástupce IT oddělení

Strana 9 3.9.2012


3 Parametry stávajícího stavu

3.1 Stávající zařízení

Počet tiskáren (P) ..................................... 22

Počet kopírek (C) ...................................... 2

Počet multifunkčních zařízení (MFP) ............ 6

Počet faxů (F) .......................................... 7

Current devices split

Printer

60%Copier

5%

MFP

16%

Fax

19%

Strana 10 3.9.2012


3.2 Pracovní skupiny

Pracovní skupina počet uživtelů / pracovní skupina

Bezpečnostní technici 2

Obchodní odd. 35

Expedice 4

IT 13

Péče o zákazníky 5

Personální odd. 1

Pokladna 1

Správa budov 4

Marketing 7

Účetní odd. 16

Vedení obchodu 8

Technické odd. 11

Kancelář ředitele 1

Sklad tiskáren 0

Logistika 4

Nákupní odd. 2

16 114

Strana 11 3.9.2012


4 Stávající situace

4.1 Analýza stávajících zařízení

4.1.1 Všechny technologie

Technologie Počet zařízení Počet výrobců Počet modelů

Copier 2 1 1

Fax 7 1 4

MFP 6 3 5

Printer 22 3 12

37 5 22

4.1.2 Monochromatická zařízení


Copier 2 1 1

Fax 7 1 4

MFP 5 3 4

Printer 16 1 8

30 4 17

4.1.3 Barevná zařízení


MFP 1 1 1

Printer 6 3 4

7 3 5

Strana 12 3.9.2012


4.1.4 Monochromatická vs. barevná zařízení

Mono

81%

Color

19%

16

6

2

0

5

1

7

0

Printer(s) Copier(s) MFP(s) Fax

Dei

Devices split mono/color per technology

MonoColor

Strana 13 3.9.2012


4.2 Analýza stávajícího měsíčního objemu tisku

4.2.1 Všechny technologie

Technologie Počet Mono objem Color objem Celkem objem.

Copier 2 996 0 996

Fax 7 9 242 0 9 242

MFP 6 31 904 177 32 081

Printer 22 76 722 8 017 84 739

37 118 864 8 194 127 058

4.2.1.1 Všechny stránky

Volume split per technology

Printer(s)

67%

Copier(s)

1%

MFP(s)

25%

Fax

7%

Strana 14 3.9.2012


4.2.1.2 Mono versus barevné

Mono

94%

Color

6%


Technologie Počet Mono objem Color objem Celkem objem

Copier 2 996 0 996

Fax 7 9 242 0 9 242

MFP 5 31 195 0 31 195

Printer 16 74 337 0 74 337

30 115 770 0 115 770



MFP 1 709 177 886

Printer 6 2 385 8 017 10 402

7 3 094 8 194 11 288

Strana 15 3.9.2012


4.2.4 Podle pracovních skupin

Pracovní skupina Počet Mono objem Color objem Cekem objem

Bezpečnostní technici 1 2 617 0 2 617

Obchodní odd. 6 12 344 81 12 425

Expedice 3 16 131 0 16 131

IT 1 676 0 676

Kancelář ředitele 1 354 0 354

Logistika 2 20 989 0 20 989

Péče o zákazníky 1 0 7 525 7 525

Nákupní odd. 1 1 000 0 1 000

Personální odd. 2 8 208 177 8 385

Pokladna 2 8 736 0 8 736

Správa budov 2 2 950 141 3 091

Marketing 4 1 889 270 2 159

Účetní odd. 4 30 372 0 30 372

Vedení obchodu 3 2 426 0 2 426

Technické odd. 4 10 172 0 10 172

37 118 864 8 194 127 058

4.3 Náklady

4.3.1 Předpoklady

Technologie Papír - náklady

Mono pokrytí

(%)

Barevné

pokrytí (%) Měsíční odpisy

Copier 0,00 5,00 5,00 36

Fax 0,00 5,00 5,00 36

MFP 0,00 5,00 5,00 36

Printer 0,00 5,00 5,00 36

4.3.2 Měsíční náklady podle technologií (Kč)

Technologie Počet Čb. stránky

Color

stránky Zařízení

Servis

Celkem

Na

stránku

Copier 2 164,82 0,00 0,00 209,16 373,98 0,3755

Fax 7 4 875,94 0,00 2 111,46 1 241,67 8 229,07 0,8904

MFP 6 11 133,63 404,49 207,52 3 325,52 15 071,16 0,4698

Printer 22 28 605,47 22 675,85 2 444,57 13 612,44 67 338,33 0,7947

37 44 779,86 23 080,34 4 763,55 18 388,79 91 012,54 0,7163

Strana 16 3.9.2012


Monthly costs per technology

Copier(s)

0%

MFP

17%

Fax

9%

Printer(s)

74%

4.3.3 Monochromatická zařízení – náklady (Kč)

4.3.4 Color devices – náklady (Kč)

Technologie Počet

Čb.

stránky

Color


Servis Celkem

Na

stránku

Copier 2 164,82 0,00 0,00 209,16 373,98 0,3755

Fax 7 4 875,94 0,00 2 111,46 1 241,67 8 229,07 0,8904

MFP 5 10 622,33 0,00 207,52 3 139,46 13 969,31 0,4478

Printer 16 27 246,09 0,00 1 945,04 12 861,87 42 053,00 0,5657

30 42 909,18 0,00 4 264,02 17 452,16 64 625,36 0,5582

Technologie Počet

Čb.

stránky

Color


Servis Celkem

Na

stránku

MFP 1 511,30 404,49 0,00 186,06 1 101,85 1,2436

Printer 6 1 359,38 22 675,85 499,53 750,57 25 285,33 2,4308

7 1 870,68 23 080,34 499,53 936,63 26 387,18 2,3376

Strana 17 3.9.2012


Costs split per color/mono devices

Mono

Device(s)

71%

Color

device(s)

29%

4.3.5 Měsíční náklady podle pracovních skupin

Pracovní skupina Qty

Mono

stránky

Color


Servis Celkem

Na

stránku

Bezpečnostní

technici

1 1 602,91 0,00 207,52 549,57 2 360,01 0,9018

Obchodní odd. 6 4 785,40 171,45 767,93 2 325,15 8 049,93 0,6479

Expedice 3 7 058,96 0,00 525,17 3 910,76 11 494,89 0,7126

IT 1 246,74 0,00 186,47 40,56 473,77 0,7008

Kancelář ředitele 1 134,82 0,00 195,29 21,24 351,34 0,9925

Logistika 2 5 432,52 0,00 0,00 1 887,69 7 320,21 0,3488

Péče o zákazník 1 0,00 21 619,77 249,76 451,50 22 321,03 2,9663

Nákupní odd. 1 384,29 0,00 0,00 0,00 384,29 0,3843

Personální odd. 2 3 435,91 404,49 0,00 1 760,85 5 601,25 0,6680

Pokladna 2 3 800,10 0,00 0,00 1 834,56 5 634,66 0,6450

Správa budov 2 1 822,20 322,22 0,00 649,11 2 793,53 0,9038

Marketing 4 857,74 562,41 525,66 306,24 2 252,05 1,0431

Účetní odd. 4 9 773,46 0,00 477,70 2 568,63 12 819,79 0,4221

Vedení obchodu 3 1 234,35 0,00 579,65 167,61 1 981,61 0,8168

Technické odd. 4 4 210,46 0,00 1 048,39 1 915,32 7 174,17 0,7053

37 44 779,86 23 080,34 4 763,54 18 388,79 91 012,53 0,7163

Strana 18 3.9.2012


4.4 Stávající smlouvy

Smlouva Časové určení Měsíční náklady

Zůstatková

hodnota

Smluvní měsíční

min. stránek

Poplatek za

stránku

Poplatek za

stránku nad limit

Název Typ Začátek Konec Servis Leasing Mono Color Mono Color Mono Color

Minolta Di 450 * 2.2.2006 29.2.2008 2 000,00 0,00 0,00 0 0 0,5000 0,0000 0,0000 0,0000

Olivetti d-

Copia 25 * 7.2.2004 29.2.2008 0,00 0,00 0,00 0 0 0,2700 0,0000 0,0000 0,0000

Strana 19 3.9.2012


5 Strategie pro tiskové technologie

1. Mírný posun k centralizovanosti tiskového parku, ovšem pouze na úrovni jednotlivých oddělení.

2. Nasazení zařízení, která jsou vhodná pro objem daného oddělení.

3. Nasazení multifunkčních zařízení místo samostatných kopírek.

4. Používání originálních tonerů na všech nových tiskárnách.

5. Možnost použití neoriginálních tonerů tam, kde již není co zachraňovat

(tiskárny zakoupené před rokem 2007).

6. Zavedení preventivní péče o tiskárny.

7. Ctění preferované značky tiskových zařízení – méně výrobců zařízení přináší jednodušší správu tiskového parku.

8. Nasazení vzdáleného monitoringu tiskáren a přenesení správy tiskového parku na dodavatele.

5.1 Detailní srovnání podle technologií

Stávající situace Navrhovaná situace

Měsíční

náklady

Měsíční

náklady

Copier

2 - Canon NP 6512 373,98 0,00

Fax

1 - Canon FAX-L100 1 509,82 1 - Canon FAX-L100 1 509,82

1 - Canon FAX-L200 885,19 1 - Canon FAX-L200 885,19



MFP

0,00 2 - HP LaserJet 4345x

mfp

11 902,88

Strana 20 3.9.2012


0,00 1 - HP LaserJet M3035

MFP

4 005,78

0,00 1 - HP officejet L7680 652,35

2 - HP LaserJet 3030 4 670,41 2 - HP LaserJet 3030 4 670,41

1 - HP PSC 2210 1 101,85 0,00

1 - Konica Minolta Di152 2 286,37 0,00

1 - Konica Minolta Di450 4 815,00 0,00

1 - Olivetti d-Copia 25 2 197,53 1 - Olivetti d-Copia 25 2 197,53

Printer

0,00 1 - HP Color LaserJet

CP4005dn

16 637,95

0,00 1 - HP LaserJet 4250dtn 3 125,55

0,00 1 - HP LaserJet P3005dn 2 282,76

1 - Canon BJC-4550 360,33 1 - Canon BJC-4550 360,33

2 - HP Deskjet 5550 701,56 2 - HP Deskjet 5550 1 200,61

1 - HP Deskjet 920c 444,44 0,00

1 - HP LaserJet 1005w 384,29 0,00

1 - HP LaserJet 1150 3 514,50 0,00

1 - HP LaserJet 1200n 1 269,39 0,00

1 - HP LaserJet 1300 4 499,40 0,00

7 - HP LaserJet 1320 series 18 492,08 4 - HP LaserJet 1320

series

2 260,67

2 - HP LaserJet 2300 series 7 154,00 2 - HP LaserJet 2300

series

2 602,32

2 - HP LaserJet P2015

series

1 523,44 2 - HP LaserJet P2015

series

4 172,46

1 - HP LaserJet P3005n 5 215,90 1 - HP LaserJet P3005n 7 511,46

2 - Oki Data C5600DN 23 779,00 1 - Oki Data C5600DN 1 457,97

Strana 21 3.9.2012


Celkové náklady (Kč) : 91 012,54 Celkové náklady (Kč) : 73 270,11

Náklad na stránku (Kč) : 0,7163 Náklady na stránku : 0,5767

Potenciální úspory : 17 742,43

Stávající objem : 127 058 Navrhovaný objem: 127 058

Počet zařízení : 37 Počet zařízení : 30

5.2 Souhrnný přehled nákladů:

Celkové roční náklady ve stávající situaci jsou

1 092 151 Kč, to je 9 580 Kč na uživatele.

Celkové roční náklady v navrhované situaci jsou

879 241 Kč, to je 7 713 Kč na uživatele.

Potenciální úspora je tedy 212 909 Kč za rok, t.j. 19,5 % ročně.

Strana 22 3.9.2012


6 Navrhovaná situace

6.1 Přehled zařízení


Fax 7 1 4

MFP 7 2 5

Printer 16 3 10

30 4 19



Fax 7 1 4

MFP 6 2 4

Printer 11 1 6

24 3 14



MFP 1 1 1

Printer 5 3 4

6 3 5

Mono

80%

Color

20%

Strana 23 3.9.2012


11

5

00

6

1

7

0

Printer(s) Copier(s) MFP(s) Fax

Devices split mono/color per technology

Color Mono

6.2 Navrhovaný objem

6.2.1 Dle technologie


Fax 7 9 242 0 9 242

MFP 7 58 147 177 58 324

Printer 16 51 475 8 017 59 492

30 118 864 8 194 127 058

6.2.1.1 Všechny stránky

Printer(s)

47%

Copier(s)

0%

MFP(s)

46%

Fax

7%

Strana 24 3.9.2012


6.2.1.2 Monochromatické vs. barevné

Color

94%

Mono

6%



Fax 7 9 242 0 9 242

MFP 6 57 438 0 57 438

Printer 11 49 090 0 49 090

24 115 770 0 115 770



MFP 1 709 177 886

Printer 5 2 385 8 017 10 402

6 3 094 8 194 11 288

Strana 25 3.9.2012


6.2.4 Dle pracovních skupin

Pracovní skupiny Počet Mono objem Color objem Celkem objem

Bezpečnostní tech. 1 2 617 0 2 617

Obchodní odd. 4 12 344 81 12 425

Expedice 2 16 278 0 16 278

IT 1 676 0 676

Kancelář ředitele 1 354 0 354

Logistika 1 20 989 0 20 989

Péče o zákazníky 1 0 7 525 7 525

Nákupní odd. 1 1 000 0 1 000

Personální odd. 2 8 208 177 8 385

Pokladna 2 8 736 0 8 736

Správa budov 2 2 950 141 3 091

Marketing 3 1 889 270 2 159

Účetní odd. 3 30 372 0 30 372

Vedení obchodu 2 2 279 0 2 279

Technické odd. 4 10 172 0 10 172

30 118 864 8 194 127 058

7 Detaily nákladů

7.1.1 Měsíční náklady podle technologií

Technologií Počet Čb. stránky

Color

stránky Zářízení

Servis Celkem

Na

stránku

Fax 7 4 875,94 0,00 2 111,46 1 241,67 8 229,07 0,8904

MFP 7 15 045,95 180,42 6 142,77 2 059,80 23 428,95 0,4017

Printer 16 16 004,87 16 386,44 4 868,01 4 352,77 41 612,09 0,6995

30 35 926,76 16 566,86 13 122,24 7 654,24 73 270,11 0,5767

Strana 26 3.9.2012


Monthly costs per technology

Copier(s)

0%

MFP(s)

32%

Fax

11%

Printer(s)

57%


Technologie Počet

Čb.

stránky

Color


Servis

Celkem

Na

stránku

Fax 7 4 875,94 0,00 2 111,46 1 241,67 8 229,07 0,8904

MFP 6 14 873,77 0,00 5 896,19 2 006,64 22 776,60 0,3965

Printer 11 14 645,48 0,00 3 331,30 3 978,45 21 955,23 0,4472

24 34 395,19 0,00 11 338,95 7 226,76 52 960,90 0,4575


Technologie Počet

Čb.

stránky

Color


Servis

Celkem

Na

stránku

MFP 1 172,19 180,42 246,58 53,16 652,35 0,7363

Printer 5 1 359,38 16 386,44 1 536,71 374,32 19 656,85 1,8897

6 1 531,57 16 566,86 1 783,29 427,48 20 309,20 1,7992

Mono

Device(s)

72%

Color

Device(s)

28%

Strana 27 3.9.2012


7.1.4 Měsíční náklady podle pracovních skupin (Kč)

Pracovní skupina Qty

Mono

stránky

Color


Servis

Celkem

Na

stránku

Bezpečnostní

technici

1 1 602,91 0,00 207,52 549,57 2 360,01 0,9018

Obchodní odd. 4 4 166,03 171,45 1 595,76 1 039,80 6 973,04 0,5612

Expedice 2 3 783,83 0,00 2 662,66 260,93 6 707,42 0,4121

IT 1 257,44 0,00 195,29 141,96 594,69 0,8797

Kancelář ředitele 1 134,82 0,00 195,29 21,24 351,34 0,9925

Logistika 1 4 092,85 0,00 2 332,78 209,89 6 635,52 0,3161

Péče o zákazník 1 0,00 15 275,75 1 286,94 75,25 16 637,95 2,2110

Nákupní odd. 1 380,83 0,00 195,29 210,00 786,12 0,7861

Personální odd. 2 1 630,74 180,42 1 463,64 503,10 3 777,90 0,4506

Pokladna 2 2 751,08 0,00 559,78 1 092,06 4 402,92 0,5040

Správa budov 2 1 822,20 322,22 0,00 649,11 2 793,53 0,9038

Marketing 3 831,19 617,02 330,38 306,24 2 084,83 0,9657

Účetní odd. 3 9 161,73 0,00 477,70 1 579,38 11 218,81 0,3694

Vedení obchodu 2 1 210,02 0,00 579,65 136,74 1 926,41 0,8453

Technické odd. 4 4 101,07 0,00 1 039,57 878,97 6 019,61 0,5918

30 35 926,74 16 566,86 13 122,25 7 654,24 73 270,10 0,5767

Strana 28 3.9.2012


7.2 Navržené smlouvy

Smlouva Časové určení Měsíční náklady

Zůstatková

Hodnota

Smluvní měsíční

min. stránek

Poplatek za

stránku

Poplatek za

stránku nad limit

Název Typ Začátek Konec Servis Leasing Mono Color Mono Color Mono Color

Strana 29 3.9.2012


8 Důsledky navrženého tiskového řešení

Snížení CPP

Navržené řešení přinese jednoznačné snížení nákladů na tisk

jedné strany (CPP)..

Snížení nepřímých nákladů

Díky zvýšené spolehlivosti tiskového parku se sníží nepřímé náklady, tzn. zejména čas uživatelů, podpora iterního IT

helpdesku, náklady na nákup spotřebního materiálu a zajištění servisních služeb, náklady na zpracování účetních

dokladů apod.

Monitoring tisku

Zavedení monitoringu tisku a přesné adresace nákladů jednotlivým oddělením obvykle vede k citelnému poklesu

celkového objemu tisku. Samotná informace pro uživatele o

monitorování nákladů na tisk vede uživatele k uvážlivějšímu přístupu k tisku a k eliminaci soukromých tisků.

Trvalá optimalizace

Zavedení monitoringu tisku umožňuje neustálou optimalizaci

tiskového parku. Výkonnost parku se posuzuje podle nákladů na tisk jedné strany (CPP). V pravidelných

intervalech je možné provést analýzu aktuální situace a navrhnout opatření vedoucí ke snížení nákladů na tisk.

Strana 30 3.9.2012


9 Další informace

Náklady na papír nejsou v analýze zahrnuty

Náklady na tisk jsou v analýze počítány s originálním spotřebním materiálem

Další variantou snížení nákladů je přesměrování faxových úloh na nová multifunkční zařízení, která mají nižší náklady na tisk, nebo využívat

elektronických faxů bez nutnosti tisknout

Strana 31 3.9.2012


10 Navrhovaný harmonogram implementace

Datum Popis akce

20.12.11

21.1.12

5.2.12

7.2.12

11.2.12

19.2.12

19.5.12

19.11.12

Zahájení auditu stávajícího tiskového prostředí

Dokončení auditu

Revize výstupu auditu a diskuze nad navrhovanou

strategií

Revize a podpis smlouvy

Předinstalační místní šetření

Instalace nových zařízení a školení uživatelů

Závěrečná zpráva o implementovaném řešení

Půlroční revize a doporučení k dodržování nastolené tiskové strategie

Strana 32 3.9.2012


11 Přehled všech tiskových zařízení – stávající situace

11.1 Měsíční analýza dle zařízení

Technologie OEM Model IP Address/

Serial Number Měsíčně stránek

Přímé náklady

Amortizace / Leasing Servis

Náklady celkem

Na stránku (CPP) Pořízení Smlouva

Bezpečnostní technici

HP LaserJet 3030 192.168.1.46 CNBF195533

2 617 1 602,91 207,52 549,57 2 360,01 0,9018 3.2.2006

Summary 2 617 1 602,91 207,52 549,57 2 360,01 0,9018

Obchod odd. (Color)

Canon BJC-4550 244 309,09 0,00 51,24 360,33 1,4768 1.1.1996

Obchod odd. Canon FAX-L250 1 718 868,54 327,93 360,78 1 557,25 0,9064 2.1.2006

Obchod odd. Canon NP 6512 849 140,49 0,00 178,29 318,78 0,3755 1.10.1998

Obchod odd. HP LaserJet 1200n 192.168.1.45 XXXXXXXXXX

2 136 820,83 0,00 448,56 1 269,39 0,5943 1.7.2001

Obchod odd. HP LaserJet 1320 series 192.168.1.47 CNHW5BWHPG

5 584 2 126,57 195,29 1 172,64 3 494,50 0,6258 22.7.2005

Obchod odd. HP LaserJet P2015 series 192.168.1.52

CNBW6CK0V0 1 894 691,31 244,72 113,64 1 049,67 0,5542 10.4.2007

Summary 12 425 4 956,83 767,94 2 325,15 8 049,92 0,6479

Expedice Canon FAX-L220 1 963 992,41 329,89 117,78 1 440,07 0,7336 1.4.2007

Expedice HP LaserJet 1320 series CNHW56GGDD 8 538 3 251,55 195,29 1 792,98 5 239,82 0,6137 7.7.2005

Expedice Konica Minolta

Di450 5 630 2 815,00 0,00 2 000,00 4 815,00 0,8552 Minolta Di

450

Summary 16 131 7 058,96 525,18 3 910,76 11 494,8

9 0,7126

IT HP LaserJet P2015 series 192.168.1.53

CNBW79L8F0 676 246,74 186,47 40,56 473,77 0,7008 23.8.2007

Strana 33 3.9.2012




Přímé náklady


Náklady celkem


Summary 676 246,74 186,47 40,56 473,77 0,7008

Kancelář ředitele

HP LaserJet 1320 series 192.168.1.50 CNHW636JBH

354 134,82 195,29 21,24 351,34 0,9925 24.4.2006

Summary 354 134,82 195,29 21,24 351,34 0,9925

Logistika HP LaserJet 2300 series 192.168.1.39 CNCFD31805

8 989 3 146,15 0,00 1 887,69 5 033,84 0,5600 1.7.2003

Logistika Konica Minolta

Di152 12 000 2 286,37 0,00 0,00 2 286,37 0,1905 1.9.2001

Summary 20 989 5 432,52 0,00 1 887,69 7 320,21 0,3488

Péče o zákazníky

(Color)

Oki Data C5600DN 192.168.1.35 7 525 21 619,7

7 249,76

451,50 22 321,0

3 2,9662 25.9.2007

Summary 7 525 21 619,7

7 249,76 451,50

22 321,03

2,9662

Nákupní odd.

HP LaserJet 1005w 1 000 384,29 0,00 0,00 384,29 0,3843 1.5.2000

Summary 1 000 384,29 0,00 0,00 384,29 0,3843

Personální odd.

HP LaserJet 1300 7 499 2 924,61 0,00 1 574,79 4 499,40 0,6000 1.7.2003

Personální odd.(Color)

HP PSC 2210 886 915,79 0,00 186,06 1 101,85 1,2436 1.11.2002

Summary 8 385 3 840,40 0,00 1 760,85 5 601,25 0,6680

Pokladna HP LaserJet 1150 192.168.1.51 CNCJ524748

4 950 2 475,00 0,00 1 039,50 3 514,50 0,7100 1.12.2003

Pokladna HP LaserJet 2300 series 192.168.1.37 CNCDD70724

3 786 1 325,10 0,00 795,06 2 120,16 0,5600 1.7.2003

Summary 8 736 3 800,10 0,00 1 834,56 5 634,66 0,6450

Strana 34 3.9.2012




Přímé náklady


Náklady celkem


Správa budov (Color)

HP Deskjet 5550 282 423,90 0,00 59,22

483,12 1,7132 1.9.2002

Správa

budov HP LaserJet 3030 CNBF049642 2 809 1 720,51 0,00 589,89 2 310,40 0,8225 1.7.2004

Summary 3 091 2 144,41 0,00 649,11 2 793,52 0,9038

Marketing Canon FAX-L200 981 495,95 330,38 58,86 885,19 0,9023 1.4.2006

Marketing (Color)

HP Deskjet 5550 117 193,86 0,00 24,57 218,43 1,8669 1.9.2002

Marketing (Color)

HP Deskjet 920c 200 402,44 0,00 42,00 444,44 2,2222 1.4.2002

Marketing HP LaserJet 1320 series 192.168.1.38 CNBW49HGPF

861 327,90 195,29 180,81 704,00 0,8177 25.4.2005

Summary 2 159 1 420,15 525,67 306,24 2 252,06 1,0431

Účetní odd. Canon FAX-L100 1 636 1 030,68 135,58 343,56 1 509,82 0,9229 2.1.2006

Účetní odd. HP LaserJet 1320 series 192.168.1.48 CNBW49RKMZ

6 595 2 511,60 0,00 1 384,95 3 896,55 0,5908 20.1.2005

Účetní odd. HP LaserJet P3005n 192.168.1.41 CNK1N92685

14 002 4 033,65 342,12 840,12 5 215,90 0,3725 1.1.2007

Účetní odd. Olivetti d-Copia 25 8 139 2 197,53 0,00 0,00 2 197,53 0,2700 Olivetti d-Copia 25

Summary 30 372 9 773,46 477,70 2 568,63 12 819,8

0 0,4221

Vedení obchodu

Canon FAX-L220 245 123,86 329,89 14,70 468,45 1,9120 1.4.2007

Vedení obchodu

Canon NP 6512 147 24,33 0,00 30,87 55,20 0,3755 1.10.1998

Vedení

obchodu Oki Data C5600DN 192.168.1.49 2 034 1 086,16 249,76 122,04 1 457,97 0,7168 4.4.2007

Strana 35 3.9.2012




Přímé náklady


Náklady celkem


(Color)

Summary 2 426 1 234,35 579,65 167,61 1 981,62 0,8168

Technické

odd. Canon FAX-L220 1 472 744,18 329,89 88,32 1 162,38 0,7897 1.4.2007

Technické odd.

Canon FAX-L250 1 227 620,32 327,93 257,67 1 205,91 0,9828 2.1.2006

Technické odd.

HP LaserJet 1320 series CNGW55DGBL 6 909 2 631,18 195,29 1 450,89 4 277,36 0,6191 22.7.2005

Technické

odd. HP LaserJet 1320 series CNHW5BWHP4 564 214,79 195,29 118,44 528,52 0,9371 9.1.2006

Summary 10 172 4 210,47 1 048,40 1 915,32 7 174,17 0,7053

Total 127 058 67 860,1

8 4 763,58

18 388,79

91 012,54

0,7163

Documents

QuickView analýza