JosephHeagney

QUẢNTRỊDỰÁN-NHỮNGNGUYÊNTẮCCĂNBẢNBảnquyềntiếngViệt©2014CôngtyCổphầnSáchAlpha

NHÀXUẤTBẢNLAOĐỘNG-XÃHỘI

Ebookmiễnphítại:www.Sachvui.Com

Tạoebook:TôHảiTriều

Ebookthựchiệndànhchonhữngbạnchưacóđiềukiệnmuasách.

Nếubạncókhảnănghãymuasáchgốcđểủnghộtácgiả,ngườidịchvàNhàXuấtBản

MộtcuốnsáchđángđọcvềquảnlýdựánQuảnlýdựánlàmộtngànhkhoahọcphứctạpvàliêntụcpháttriểnvớinhữngthayđổivềphươngpháptiếpcận,tưduyvàquytrìnhquảnlý,ứngdụngcôngnghệ.Sốlượngdự án trong các lĩnh vực khác nhau như xây dựng, tàichính,chếtạo,côngnghệthôngtin,v.v…tăngnhanhtheotừngnăm,nhưngtỉlệđượcđánhgiálàthànhcôngtheobộtiêuchívềsảnphẩm,chấtlượng,thờigian,chiphívàsựhàilòngcủakháchhàngtrongcáckhảosátgầnđâyluôndưới30%,còn lại làchậm tiếnđộ,độichiphíquámức,tính năng, chất lượng chưa đáp ứng yêu cầu làm kháchhàngkhiếunại,haycónhữngdựánsụpđổhoàntoàn.

Mộttrongnhữngnguyênnhâncơbảncủathựctrạngnàylàchất lượngcủađộingũquản lýdựán.VớinhiềunămgiảngdạyvàtưvấnvềquảnlýdựántạiViệtNam,CôngtyTNHHĐàotạovàTưvấnQuảnlýdựán(PMCCo.,Ltd) chúng tôi nhận thấy một điều khá ngạc nhiên là cáctrưởngdự án, nhất là các dự ánCNTT, thông thường làchuyên gia kĩ thuật của lĩnh vực đó, được kiêm nhiệmthêmnhiệmvụquảnlýkhichưa,hoặcrấtítđượcđàotạovềquảnlýnóichung,vàvềquảnlýdựánnóiriêng.Thực

tếthìvớicácdựántừcỡtrungbình,trưởngdựánhầunhưkhôngcó thờigianđểgiảiquyết cácvấnđềkĩ thuậtmàchỉ tập trungvàoviệc lãnhđạo,quản lýđểpháthuysứcmạnh củađội dự ánvà các nguồnnhân lực, vật lực chophép,thúcđẩydựántiếnlên.Vìvậy,ngườitrưởngdựáncầnđượcđàotạo,tựđàotạođểcócáckiếnthức,kĩnăngcầnthiếtchoviệclãnhđạovàquảnlýnày.

Cuốn sách “Quản trị dự án – những nguyên tắc cănbản”củaJosephHeagneymàbạnđangcầmtrong tay làmột trongsố ítnhững tài liệurấtbổ íchdànhchonhữngngườimới vào nghề, cũng như những người đã có kinhnghiệm và đang thực hành quản lý dự án. Nếu bạn làngườimớivàonghề,cáchtrìnhbàysángsủa,dễhiểuvớinhiều ví dụ, hình minh họa cho phép bạn nhanh chóngnắmđượccáckháiniệm,kiếnthứcvàquytrìnhcơbảnđểtiếnhànhquảnlýdựántheocáchthứcchuẩnmực,tránhđượcnhữngsailầmsơđẳngkhôngđángcó.Nếulàngườiđãcókiếnthứcvàkinhnghiệm,thìbạnsẽhọcthêmđượctừnhữnglờikhuyên,gợiýhữuích,cótínhthựchànhcaocủaHeagney trongcácnộidungquan trọng.Sáchkhôngchỉdẫnchi tiếtbạncần tiếnhànhcôngviệcnhư thếnàomàđưaracơsởthựctiễnchoviệcquảnlýcáckhíacạnhkhácnhaucủadựán.

Dùphiênbảnđầutiênđượcpháthànhcáchđâyđã17năm(1997),cuốnsáchnàyvẫngiữnguyêntínhthờisựvàhữuíchdoluônđượccậpnhậttheobộtiêuchuẩnhàngđầuthếgiớivềquản lýdựán làcuốnPMBOK®GuidedoViệnquảnlýdựánquốctế(PMI®)pháthành.Phiênbản4nàycủa cuốn sách đã được cập nhật theo PMBOK® Guidephiênbản4với tổng số42quy trìnhvà9 lĩnhvựckiếnthức.

ĐượccậpnhậttheoPMBOK®GuidekhôngcónghĩađâylàcuốnsáchtómtắtcủaPMBOK®Guide.Saukhiđưaracáckháiniệmcơbảnvềdựán,quảnlýdựán,vaitròcủatrưởngdự án và các lĩnh vực kiến thức,Heagney đi sâuvàonhữngkhíacạnhphứctạpnhưnglàcácnhântốthành,bạichínhcủadựántừconmắtcủamộtngườicórấtnhiềunămthựchành,giảngdạyvàphụtráchvềcôngtácquảnlýdự án, quản lý chương trình. Những nội dung đượcHeagneyđisâubaogồm:Mụctiêu;Hoạchđịnh(chútrọngvềlịchtrình);Quảnlýrủiro;Kiểmsoát;Quảnlýđộidựán. Bạn sẽ được tác giả cuốn sách giải thích và chia sẽkinhnghiệm thực tếvề:Xâydựngchiến lược, tầmnhìn,mục tiêu;Hoạchđịnhdựán;Biểuđồphânrãcôngviệc;Xâydựnglịchtrìnhkhảthi;Quảnlýrủiro;Phântíchgiátrịthuđược(EarnedValueAnalysis);Quảnlýđộidựán;

Kiểmsoátvàđánhgiátiếnđộchomỗigiaiđoạnvàcáchthứcxâydựng,triểnkhaicácquytrìnhquảnlýdựánchotổchứccủabạn.

Ngoàisốgiáotrìnhđượcsửdụngởcáctrườngđạihọcvàtàiliệuchocácchuyênngànhriêngbiệt,chođếnnaychỉcómộtvàisáchvềquảnlýdựánchungđượcdịchratiếngViệt nhưQuản lí dự án thật là đơn giản của StephenBarker&RobCole,QuảnlídựántrênmộttranggiấycủaClarkA.CampbellhayQuảntrịdựáncủaPhilBaguley.CuốnsáchnàycủaJosephHeagney,bảntiếngViệt,làmộtnỗ lực mới của Alpha Books giúp thúc đẩy phát triểnngànhnghềnàyởViệtNam.Công tyPMCchúng tôi sẽsửdụngsáchnhưmột tài liệu thamkhảo trongcáckhóađàotạovềquảnlýdựánvàxinđượctrântrọnggiớithiệucùngbạnđọc.

TrầnLanAnh

GiámđốcPMCCo.,Ltd

CôngtyTNHHĐàotạovàTưvấn

Quảnlýdựán

1.TổngquanvềquảnlýdựánKểtừkhiấnbảnđầutiêncủacuốnsáchnàyđượcpháthànhnăm1997,sốlượngthànhviêncủaViệnQuảnlýDựán(PMI®)đãtăngthêmvàinghìnngười,đạtđếnconsốgần450.000thànhviênvàonăm2011.XingiớithiệuvớinhữngbạnchưabiếtđếnPMIrằngđâylàmộttổchứcchuyênmôndànhchocácnhàquảnlýdựán.BạncóthểthamkhảothêmthôngtintrêntrangmạngcủaviệnPMItạiđịachỉwww.pmi.org.Khôngchỉcungcấpnhiềuloạidịchvụ cho các thànhviên,PMIcònhướngđếnmộtmục tiêuquan trọngkháclàpháttriển“nghề”quảnlýdựán.Đểđạtđượcmụctiêuđó,việnPMIđãxâydựngmộtquytrìnhđánhgiánănglựcngànhnghề,theođó,nhữngcánhân đạt chuẩn sẽ được cấp chứng chỉ Quản lý Dự án Chuyên nghiệp(PMP®).Cụ thể hơn, nhữngngười được cấpPMP®phải có kinh nghiệmlàmviệckhoảng5.000giờvàvượtquamộtkỳkiểmtratrựctuyếndựatrênnộidunggiáotrìnhĐạicươngkiếnthứcQuảnlýdựán,gọitắtlàPMBOK®Guide.

PMI cóphải làmột hiệphội ngànhnghềkhông?Cóphải tổ chứcnày chỉchuyênvềquảnlýdựánhaykhông?Chẳnglẽcôngtácquảnlýdựánkhôngphảichỉlàmộtbiếnthểcủacôngtácquảnlýchunghaysao?

Đúngvàkhôngđúng.Cónhiềuđiểmtươngđồng,songcũngcóđủsựkhácbiệtđểbạnkhôngthểcoicôngtácquảnlýdựánchỉlàmộtphươngphápcủacôngtácquảnlýchung.Thứnhất,cácdựánthườngxuyênphảichịusứcépvề tiếnđộ lớnhơnđasốnhữnghoạtđộngmàcácnhàquản lýchungphảiđiềuhành.Thứhai,nhânsựtrongmộtđộidựánthườngkhôngbáocáotrựctiếplêngiámđốcdựán,trongkhivớitưcáchlànhânviên,họphảibáocáochocácgiámđốccủamình.

Vậyquảnlýdựánlàgì,vàdựánlàgì?TheođịnhnghĩacủaPMI,dựánlà“mộtnỗlựccóthờihạnnhằmtạoramộtsảnphẩm,mộtdịchvụhoặcmột

kếtquảduynhất.”(PMBOK®Guide,ViệnQuảnlýDựán,2008,trang5).Theođịnhnghĩanày,mộtdựánchỉđượctriểnkhaimộtlần.Cònnếuviệcđóđượclặplại,thìnókhôngthểđượccoilàmộtdựánnữa.Mộtdựáncầncóđiểmbắtđầuvàđiểmkết thúccụ thể,mộtkhoảnngânsách(chiphí),mộtphạmvihoặcquymôđượcxácđịnhrõràngvàcácyêucầucụthểcầnđạtđược.Tôidùngchữ“cần”ởđâylàvìhiếmcódựánnàocóthểhoànthànhvớikếtquảhoànhảonhưmongđợi.Nhữngyêucầunhưthếđốivớimộtdựán được gọi là mục tiêu PCTS (Performance, Cost, Time, Scope – Chấtlượngthựchiện,Chiphí,Thờihạn,Quymô),nhữngkháiniệmsẽđượcnhắcđếntrongsuốtcuốnsáchnày.

TiếnsỹJ.M.Juran,mộtchuyêngiauytíntronglĩnhvựctưvấnquảnlý,địnhnghĩarằngdựánlàmột“vấnđề”đượclậptrìnhđểgiảiquyết.Tôithíchcáchđịnhnghĩanàybởiđiềuđónhắcnhởngườiđọcrằngmọidựánđượctriểnkhaiđềunhằmgiảiquyếtmột loại “vấnđề”chomộtcông tynàođó.Tuynhiên, tôi thấy phải lưu ý bạn rằng thuật ngữ “vấn đề” nói chung thườngmang tính tiêu cực, trong khi các dự án giải quyết các loại “vấn đề” nàymangcảnghĩatíchcựcvàtiêucực.Vídụ,pháttriểnmộtsảnphẩmmớilàmột“vấnđề”mangtínhtíchcực,trongkhimộtdựánlàmsạchmôitrườngphảixửlýmộtloại“vấnđề”mangtínhtiêucực.

Thấtbạicủadựán

KếtquảđiềutrathựctếcủahãngnghiêncứuvàtưvấnthịtrườngStandishGroup(www.standishgroup.com)đãchỉrarằngchỉcókhoảng17%cácdựánphầnmềmđượctriểnkhaiởMỹđápứngcácmụctiêuPCTSbanđầuvà50% đã phải thay đổi các mục tiêu đó. Điều này có nghĩa là các dự ánthường rơi vào tình trạng chậm tiến độ, phát sinh chi phí hoặc buộc phảigiảmcácyêucầuvềchấtlượngthựchiện.Tồitệhơn,33%sốdựáncònlạiđãbuộcphảihủybỏ.Cónăm,cáccôngtyMỹđãdànhđếnhơn250tỷđô-lachocôngtácpháttriểnphầnmềmtrêntoànnướcMỹ,cónghĩalàcóđến80

tỷđô-labịthấtthoátdocácdựánthấtbại.Nếutínhtheocáchkhác,bạncònthấymộtconsốgâykinhngạcnữa,đólàcóđến83%cácdựánphầnmềmgặpvấnđề!

Nóiđếnđây,tôierằngbạncóthểnghĩ:Ồ,đâychỉlàcáccôngtyphầnmềmthôimà.Vìvậy,hãychophéptôithôngtinthêmvớibạnrằngnhiềuloạidựánkhácnhaucũngcócácsốliệuthốngkêtươngtự.Vídụ,cácdựánpháttriểnsảnphẩmcũngđạttỷlệảmđạmnhưthếvềmứcđộthấtbại,lãngphívàbuộcphảihủybỏ.Cácchuyêngiavềpháttriểnsảnphẩmđánhgiá,cóđếnkhoảng30%chiphídànhđểpháttriểnmộtsảnphẩmmớiđượcsửdụngđểsửasai.Điềuđócónghĩalàcứ3kỹsưthamgiamộtdựánthìcó1kỹsưphảidànhtoànbộthờigianlàmviệccủamìnhchỉđểchỉnhsửanhữngviệcmà2kỹsưkiađãlàmsaitrướcđó.

TôicómộtđồngnghiệptênlàBobDubley.Anhđãthamgiacácdựánxâydựngtrongsuốt35nămnay.Anhchobiết,cóđến30%côngviệccủacácdựánloạinàycóxuhướngphảilàmlại.Điềunàyrấtkhótinbởitôiluônchorằngxâydựnglàmộtlĩnhvựctươngđốirõràngvàvìvậydễkiểmsoáthơn.Tuynhiên,mộtsốđồngnghiệpkháccủatôicũngkhẳngđịnhsốliệuthốngkêmàBobđưara.

Ngườitatìmthấynguyênnhâncủatấtcảnhữngthấtbạinàytrongkhâulậpkếhoạchdựán.Mọingười thườngsửdụngcách tiếpcận“ready-fire-aim”(sẵnsàng-khaihỏa-nhắmbắn,cónghĩalàxácđịnhmụcđích,hànhđộngvàsauđómớivạchrahoặcđiềuchỉnhkếhoạch)vớihyvọngcóthểhoàntấtcôngviệcnhanhchóng.Tuynhiên,chínhđiềuđóđãkhiếnhọphảimấtthêmrấtnhiềuthờigiansovớimứccầnthiếtchocáchoạtđộngsửasai,chuyểnhướngkhibếtắcvànhiềuviệckhácnữa.

Mọingườithườnghỏitôirằnghọnêngiảithíchnhưthếnàotrướcbanlãnhđạocấpcaotrongcôngtyvềviệccôngtácquảnlýdựáncủahọthấtbại.Đểtrảlời, tôi luônviệndẫncácsốliệuthốngkênày.Tuynhiên,họcũngbăn

khoănrằngviệcápdụngcácphươngphápquảnlýdựántốtcóthựcsựlàmgiảmmứcđộthấtbạivàtỷlệsửasaihaykhông.Vớicâuhỏinày,tôichỉcóthểtrảlờirằngbạncầnphảithửvàtựmìnhtheodõi.Nếubạncóthểgiữmứcsửasaiởvàokhoảngvàiphầntrămkhisửdụngcáchtiếpcậntrựcgiác(seat-of-the-pants)đểquảnlýdựán,thìcứtiếptụcnhữnggìbạnđanglàm.Tuynhiên,tôikhôngtinrằngbạncóthểthấyđiềuđótrởthànhsựthật.

Mộtvấnđềnữađượcđặt ra làcôngtácquảnlýchungcó tạosựkhácbiệthaykhông.Nếuchúngtacáchlytoànbộquảnlýcủamộtcôngtytrongmộtvàitháng,thìliệudoanhnghiệpđócóduytrìcôngviệcởcùngmứcđộhiệuquảnhưtrướcnữakhông,haysẽbịsuygiảm?Nếuhiệuquảcôngviệcgiảm,thìchúngtacóthểlậpluậnrằngcôngtácquảnlýđãtạoranhữngđiềutíchcực,vàngượclại.Tôikhôngnghĩlàcónhiềunhàquảnlýchungmuốnthừanhậnrằngnhữngviệchọlàmlàkhôngquantrọng.Tuynhiên,tấtcảchúngtađềubiếtrằngtrongsốcácnhàlãnhđạodoanhnghiệp,cónhữngngườilàmviệchiệuquảvàcónhữngngườilàmviệckhônghiệuquả.Thựctếnàycũngđúngvớicácnhàquảnlýdựán.

Quảnlýdựánlàgì?

TheođịnhnghĩacủaPMBOK®Guide,quảnlýdựánlà“hoạtđộngápdụngcáckiến thức,cáckỹnăng,cáccôngcụvàkỹ thuậtđể lênkếhoạchhànhđộngnhằmđạtđượccácyêucầucủadựán.Công tácquản lýdựánđượcthựchiệnthôngquaviệcápdụngvàphốihợpápdụng42quytrìnhquảnlýdựánđượcphânthành5nhómquytrình:Khởixướng,Lậpkếhoạch,Triểnkhai thựchiện,Giámsátvàkiểmsoát,Kết thúc” (PMBOK®Guide,ViệnQuảnlýDựán,2008,trang6).CácyêucầucủadựánbaogồmcácmụctiêuPCTSđãđềcậpđếnởphầntrên.Cácquytrìnhkhácnhautrongnhómkhởixướng,lậpkếhoạch,v.v...sẽđượcđềcậptrongphầnsaucủachươngnày,vàphầnlớncuốnsáchnàysẽtậptrungvàogiảithíchviệcthựchiệnnhữngquytrìnhnàynhưthếnào.

SẽtốthơnnữanếuPMBOK®Guidechỉrõrằngmộtnhàquảnlýdựáncầntạođiềukiệnthuậnlợichoviệclậpkếhoạch.Mộtsailầmmàcácnhàquảnlýdựáncókinhnghiệmthườngmắcphảilàtựmìnhlậpkếhoạchthaychođộidựán.Vấnđềkhôngchỉnằmởchỗhọkhôngủnghộchokếhoạchnàymàcònởthựctếrằngcáckếhoạchđượclậptheocáchnhưvậythườngcórấtnhiềuthiếusót.Cácnhàquảnlýkhôngthểtínhtoánhếtđượcmọiviệcvàthườngướcđịnhsaivềthờilượngthựchiệnnhiệmvụ.Vàthếlàsaukhidựánkhởiđộng,mọiviệctrởnên“xôihỏngbỏngkhông”.Nguyêntắcđầutiêncủacôngtácquảnlýdựánlàcầncósựthamgiacủatấtcảnhữngngườithựcthidựánvàoviệclậpkếhoạchchodựán.

Trongmộtdựán,nhàquảnlýdựánđóngvaitròcủamộttácnhân(enabler).Côngviệccủaanhtalàkhuyếnkhíchđộidựánhoànthànhcôngviệc,giúpđộigiảiquyếtcáckhókhăn,đápứngcácnguồnlựckhanhiếmmàđộicầnvàchechắnchohọkhỏi sựcản trởcủacác thế lựcbênngoài.Anh takhôngphảilàôngvuacủadựán,màphảilàmộtnhàlãnhđạotrongmọiviệctheođầyđủýnghĩacủatừnày.

Địnhnghĩahaynhấtvềcôngtác lãnhđạomàtôi từngbiếtđãđượcVancePackard đề cập đến trong cuốn sách The Pyramid Climbers (tạm dịch:Nhữngngườileokimtựtháp).Packardviết:“Côngtáclãnhđạolàmộtnghệthuậtsaikhiến,khiếnngườikhácmuốnlàmđiềumàbạntinrằngcầnphảilàm.”Từ“muốn”ởđâymangnghĩa rấtđặcbiệt.Cácnhàđộc tài épbuộcngườikhác làmtheoýmình.Cáccaingụccũnghànhxử tương tự.Nhưngmộtnhàlãnhđạothìphảikhiếnmọingười“muốn”làmviệcđó,vàđóchínhlàsựkhácbiệtquantrọng.

Lậpkếhoạch,xâydựngtiếnđộvàgiámsátcôngviệclàphầnviệcmangtínhhànhchínhcủanhàquảnlýdựán.Tuynhiên,nếukhôngcócôngtác lãnhđạo,thìcácdựáncóxuhướngchỉhoànthànhđượcnhữngyêucầucơbảnvàtốithiểu.Cònnếucócôngtáclãnhđạo,cácdựáncóthểthuđượcnhững

thànhquảlớnhơnthế.Tôikhuyếnnghịcácbạnhãyápdụngmộtcáchtoàndiệncáckỹthuậtlãnhđạodựánđượcđềcậptrongchương13.

Quảnlýdựánkhôngchỉlàxâydựngbảngtiếnđộ!

Mộtsailầmphổbiếntrongnhậnthứcvềquảnlýdựánlàchorằngcôngtácnàychỉđơnthuầnlàxâydựngbảngtiếnđộ.Theobáocáomớiđây,mặcdùMicrosoftđãbánđượcsốlượngkhổnglồcácbảnsaophầnmềmlậpchươngtrìnhdựánMicrosoftProject®,nhưng tỷ lệdựán thấtbạivẫngiữởmứccao.Lậpbảng tiếnđộđúng làmột côngcụchủchốt trongquản lýdựán,nhưngvẫnkhôngquantrọngbằngviệctạodựnghiểubiếtchungvềmụctiêucủadựáncần thựchiệnhayxâydựngmột cấu trúcphân rã côngviệc tốt(workbreakdownstructure–WBS)hợplýhayđểxácđịnhrõcáctácvụcầnhoànthành(tôiđisâuphântíchvềWBStrongchương6).Trênthựctế,nếukhôngthựchiệntốtcácnguyêntắcnềntảngtrongquảnlýdựánthìlợiíchduynhấtcủamộtbảngtiếnđộchitiếtlàgiúpbạnbáocáochínhxácvềthấtbạicủamình!

Tôimuốnnhấnmạnhvàomộtvấnđềliênquanđếnviệcsửdụngcácphầnmềmlậptiếnđộ.Việcbạnlựachọngóiphầnmềmnàokhôngquantrọngbởichúngđềucóưuvànhượcđiểmriêng.Tuynhiên,nhiềungườicóxuhướnggiaocácphầnmềmđóchonhânviênvàyêucầuhọphảihọccáchsửdụngmàkhônghềhuấnluyệntrước.Cáchlàmnàykhôngđemlạihiệuquả.Mộttrongnhữnghệ lụymàcácphầnmềm lập tiếnđộmang lại làkhiếnnhiềungườisửdụngchúngkhônghọcđượctínhlinhhoạt.Họkhôngcóthờigianđểtìmhiểurõcáchsửdụngcácphầnmềmđóvìhọđangcốgắnghoànthànhcôngviệcthườngnhậtcủamìnhvàkhôngphảiaicũngtìmđượcchomìnhmộtphươngpháptựhọchiệuquả.Bạnchắcchắnsẽkhôngthuêmộtngườinontaynghềvàgiaochongườiđónhiệmvụvậnhànhmộtcỗmáyphứctạptrongnhàmáymàkhôngđàotạotrước,vìbạnbiếtchắcrằngngườinàysẽlàmhỏngmộtviệcgìđóhoặctựlàmmìnhbịthương.Vậytạisaobạnlạilàm

nhưthếđốivớicácphầnmềmlậptiếnđộ?

Cácdựán“mộtnhânviên”(one-person)

Khinàothìviệcquảnlýmộtdựánkhôngđượcgọilàcôngtácquảnlýdựán?Đólàkhidựánđóchỉliênquanđếnmộtngười.

Nhiềungườiđượccửđếncáccuộchộithảocủatôiđểhọccáchquảnlýdựán,nhưnghọlạilàngườiduynhấtđangtriểnkhaithựchiệndựáncủamình.Đúnglàcôngviệc“mộtnhânviên”cóthểđượcgọilàmộtdựánbởicôngviệcnàycũngcó thờiđiểmbắtđầu,mục tiêu, thờiđiểmkết thúc,yêucầuchấtlượngthựchiệncụthể,mộtquymôcôngviệcxácđịnhvàmộtkhoảnngânsáchriêng.Tuynhiên,khikhôngcócộngsựnàokháccùnglàmviệctrongmộtdựán(kểcảnhữngnhàcungcấpbênngoài),bạnkhôngcầnphảicómộtbảngtiếnđộ“đườnggăng”.Mộtbảngtiếnđộđườnggăngcómộtsốđườngnổicáchoạtđộngdiễnrađồngthời,trongđócómộtđườngdàihơnnhữngđườngnốicáchoạtđộngkhácvàcóýnghĩaquyếtđịnhđếnthờigianhoànthànhcôngviệcvàkhảnăngđápứngthờigiankếtthúcdựántheokếhoạch.Khichỉcómìnhbạnlàmviệcchodựán,sẽkhôngthểcónhữnghoạtđộngđồngthờidiễnra,trừphilàbạnbiếtthuậtphânthân!

Cácdựán“mộtnhânviên”thựcsựđòihỏibạnphảicókhảnăngtựquảnlý,haykhảnăngquảnlýthờigiantốt,nhưngtấtcảnhữnggìbạncầnlàmchỉlàlậpmộtdanhsáchcáctácvụphảihoànthành.Trênthựctế,nếubạnkhôngphốihợplàmviệcvớingườikhác,thìkhônghẳnlàbạnđangthựchànhcôngtácquảnlýdựán.

Cạm bẫy lớn – Nhà quản lý dự án kiêm nhân viên (working projectmanagers)

Mộtthựctếtươngđốiphổbiếnlàcónhữngngườiđượcgiaolàmcôngtácquảnlýdựánnhưngđồngthờicũngđượcyêucầuphảiđảmnhiệmmộtphần

côngviệcthựchiệndựán.Giảiphápnàycóthểphùhợpnhấtđịnhđốivớimộtsốvấnđề.Tuynhiên,nếuđólàmộtđộidựánthựcsựgồmmộtvàinhânviên,thìnhàquảnlýdựánchắcchắnsẽbịgiằngxégiữacôngviệcquảnlývàyêucầuphảihoànthànhphầnviệccủamộtnhânviên.Tấtnhiênlàphầnviệctrựctiếpnàyphảiđượcưutiênvìnếukhông,dựánsẽkhôngđạttiếnđộtheobảngtiếnđộ.Hệquảlàphầnnhiệmvụcôngtácquảnlýsẽkhôngđượchoànthành.Nhàquảnlýcóthểhyvọngrằngđộidựánsẽtựthuxếpđược,nhưng sự thực thì khôngphải nhưvậy.Hơnnữa, nếuđội dự án có thể tựquảnlý,thìngaytừđầudựánđãchẳngcầnphảicómộtnhàquảnlýdựánnữa(đếnđây,mongbạnhãynhớ lạinhữngphân tíchcủachúng tavề tầmquantrọngcủacôngtácquảnlýdựán).

Thậtkhôngmaychonhàquảnlýdựánđó.Khitổngkếtvàđánhgiákếtquảthựchiệnnhiệmvụ,nhàquảnlýsẽđượcnhậnxétrằngnănglựcquảnlýcủaanhtachưaổnvàcầnphảiđượccảithiện.Thựcsựthìngaytừbanđầu,chỉnênphâncôngnhàquảnlýđảmnhiệmcôngtácquảnlýdựánmàthôi.

Đúngvậy,đốivớicácđộidựánquymônhỏ,từ3đến4người,thìnhàquảnlýdựáncóthểđảmnhiệmmộtphầncôngviệcchuyênmônnàođó.Nhưngvớicácđộidựáncóquymô lớnhơn thìbạnkhông thểvừa làmviệcvừaquảnlý,bởibạnsẽliêntụcbịxaonhãngkhỏicôngviệcchuyênmônmỗikhicácthànhviênkháctrongđộidựáncầnđếnbạn.

Một trongnhữngnguyênnhâncủa tình trạngnày làdocác tổchứckhônghiểuđầyđủvềcôngtácquảnlýdựánvàchorằngmộtcánhâncóthểlàmcảhaiviệctrongmộtdựán.Hệquảcủaviệcnàylàtrongcôngty,gầnnhưaicũngđềutìmcáchthửsứctrongcôngtácquảnlýcácdựán.Lẽthườngthìchắcchắnchỉcómộtvàingười làmtốt,cònmộtsốngườikháctỏrahoàntoànkhôngcókhảnăng.Tôipháthiệnramộtcáchtiếpcậntốthơnnhiều,đólàlựachọnmộtvàicánhâncónănglực,đammêcôngtácquảnlýdựánvàgiaochohọquảnlýmộtsốdựánnhỏ.Nhưvậy,cácnhânviên“kỹthuật”

(với nghĩa rộng của từnày) rảnh tay tập trungvào côngviệckỹ thuậtmàkhôngphảilolắngvềcácvấnđềhànhchính;đồngthờicácnhàquảnlýdựánlạicócơhộipháttriểnvàtinhthôngthựcsựtrong“nghề”quảnlýdựáncủamình.

Cuốnsáchnàykhôngđisâuthảoluậncácbiệnpháplựachọnnhàquảnlýdựán,nhưngxinđộcgiảcóquantâmlưuýrằngchủđềnàyđượcphântíchchitiếttrongcuốnsáchcótiêuđềTheWorld-ClassProjectManager(tạmdịch:Nhàquảnlýdựánđẳngcấpthếgiới,Perseus,2001)củaWysockivàLewis.

Bạnkhôngthểđạtđượctấtcả!

Mộttrongnhữngnguyênnhânphổbiếndẫnđếnthấtbạicủacácdựánlàdonhàtàitrợyêucầunhàquảnlýdựánphảihoànthànhcôngviệctrongmộtthờigiannhấtđịnh,vớingânsáchđượccấpvàởquymôxácđịnh,trongkhivẫnphảiđạt đượcchất lượng thựchiện cụ thể.Nói cáchkhác, nhà tài trợquyếtđịnhcả4yêucầuràngbuộccủadựán.Cáchtiếpcậnnàykhôngthểđemlạikếtquả.

MốiquanhệgiữacácyêucầuPCTScóthểđượctínhnhưsau:

C=f(P,T,S)

Đểdiễnđạtbằnglời,côngthứcnàycóthểviếtlà:“ChiphílàmộthàmsốcủaChất lượngThựchiện,ThờigianvàQuymô.”Khisửdụngđồ thị, tôithíchmôtảbằnghìnhmộttamgiác,trongđóP,CvàTlàcáccạnhvàSlàdiệntích.ĐồthịnàyđượctrìnhbàytrongHình1-1.

Tronghìnhhọc,chúngtabiếtrằngnếugiảthiếtchobiếtgiátrịcáccạnhcủamộttamgiác,tacóthểtínhđượcdiệntíchcủatamgiácđó.Hoặc,nếubiếtdiệntíchtamgiácvàđộdài2cạnh,chúngtacóthểtìmrađộdàicủacạnhthứ3.Lýthuyếtnàycũnglàmộtnguyêntắcrấtthựctếtrongquảnlýdựán:nhàtàitrợcóthểquyđịnh3biếnsốbấtkỳ,nhưngnhàquảnlýdựánphảiquyếtđịnhbiếnsốcònlại.

Vìvậy,chúngtahãygiảđịnhrằngnhàtàitrợyêucầudựánphảiđạtyêucầuchấtlượngthựchiệnnhấtđịnh,thờigiancụthểvàquymôxácđịnh.Nhiệmvụcủanhàquảnlýdựánlàxácđịnhxemcầnchiphíbaonhiêuđểcóthểđạtđược cáckết quảđó.Tuynhiên, tôi luôn cảnhbáo cácnhàquản lýdựánrằnghọcầnđemtheomộtbácsỹkhitrìnhbàyconsốướcđịnhchiphíchonhàtàitrợ.Khingheconsốđó,nhàtàitrợcóthểlêncơnđautimhoặcđộtquỵvàvìvậy,phảicóbácsỹđểhồisứccấpcứuchoôngta.

Thểnàonhàtàitrợcũngsẽkêulên:“Saonhiềuthế?”Bảnthânôngtavốnđãhình dung ramột con số trong đầu, tuy nhiên con số của bạn lại lớn hơnnhiều.Vàthếlàôngtacóthểnóiluôn:“Nếudựántốnkémnhưvậy,chúngtôikhônglàmđượcđâu.”Đúnglànhưvậy!Vàđólàquyếtđịnhmàôngta

nênđưa ra.Thếnhưng, thông thường thìnhà tài trợ lại tìmcáchbuộcnhàquảnlýdựánphảicamkếttriểnkhaithựchiệndựánvớimộtconsốchiphíthấphơn,vànếubạntuânlệnh,thìbạnđãthiếtkếramộtcúngãlớnsaunàychocảbạnvàôngta.

Tráchnhiệmcủabạnlàphảicungcấpchonhàtàitrợmộtmứcchiphíhợplýđểôngtacóthểđưaramộtquyếtđịnhđúngđắnvềviệcdựánnàynênhaykhôngnêntriểnkhai.Nếubạnđểchomìnhrơivàotìnhtrạngbuộcphảicamkếtthựchiệndựánvớimộtconsốchiphíthấphơn,thìnhữnggìdiễnrasauđósẽlàthảmhọathựcsự.Khổtrướcsướngsau,thàlàbạnchịuđaubâygiờcònhơnlàbị“lênđoạnđầuđài”saunày.

Dĩnhiêncòncómộtkhảnăngkhác.Nếuôngtanhấtđịnhrằngôngtachỉcóthểchitrảđượctừngđóchodựán,thìbạncóthểđềnghịgiảmquymô.Nếucôngviệccóthểđiềuchỉnhđượctheoquymôđó,thìvẫncóthểtriểnkhaithựchiệndựán.Nếutấtcảnhữngkhảnăngtrênkhôngđạtđược,thìtốthơnhếtlàbạnhãyquêndựánnàyđiđểbắttayvàomộtviệckháccóthểđemlạilợinhuậnchocông ty.Cóngườiđãrút rakết luậnrằngcáccôngviệccủamộtdựáncónhiềukhảnăngbấtngờgặprắcrốihơnlàbấtngờbiếnchuyểntốtđẹphơn.Xétvềgócđộchiphí,điềunàycónghĩalàmộtdựánluôncókhảnăngbộichingânsáchchứítkhicóchiphídướimứcdựtoán.CáchnóinàylàmộtcáchdiễnđạtkháccủađịnhluậtMurphyrằng“nếumộtvậtcóthểdiễntiếnxấu,nósẽdiễntiếnđúngnhưthế.”

Cácgiaiđoạncủamộtdựán

Cónhiềumôhìnhkhácnhauđểmôtảcácgiaiđoạnmàmộtdựánphảitrảiquatrongchukỳhoạtđộngcủamình.Hình1-2làmộttrongnhữngmôhìnhnhưthếvàđãgiúpthểhiệnđượcbảnchấtthựcsựcủacácdựánđượcquảnlýkém.

Hình1-2.Vòngđờicủamộtdựáncóvấnđề

Tôiđãgiớithiệumôhìnhnàyvớinhiềungườiởkhắpnơitrênthếgiới,tấtcảmọingườiđềucườivàthừanhận:“Vâng,mọiviệcdiễnrađúngnhưvậy.”TôithấyđượcanủiđôichútkhinhậnrarằngngườiMỹkhôngphảilànhữngngườiduynhấtgặpvấnđềnhưthế.Tuynhiên,điềuđángbuồnởđâylàviệcmọingườicôngnhậnmôhìnhnàyđồngnghĩavớithựctếrằngcórấtnhiềunhữngdựánbấtổnnhưvậy.

Theocáchphânchiađơngiảnnhất thìmộtdựáncógiaiđoạnkhởiđộng,giaiđoạnthựchiệnvàgiaiđoạnkếtthúc.Tôithíchmôhìnhvòngđờidựánđượcmô tả trongHình1-3, nhưng trên thực tế, cũng cónhữngphiênbảnkháccógiátrịtươngđương.Trongmôhìnhcủatôi,bạnsẽnhậnthấyrằngmọidựánđềubắtđầuchỉbằngmộtkháiniệmcònrất“mờnhạt”,vàrằngđộidựánphảixâydựngđịnhnghĩachínhthứcvềcôngviệcnàytrướckhitriển khai bất cứ việc gì. Tuy nhiên, với tâm lý “sẵn sàng-khai hỏa-nhắmbắn”,chúngtathườngbắttayvàoviệcmàkhôngbiếtchắcrằngmìnhđãcóđượcđịnhnghĩacôngviệcphùhợphaychưa,hoặcmọingườiđãcónhậnthứcđúngvềnhiệmvụvàtầmnhìncủadựánhaychưa.Điềunàychắcchắnsẽdẫnđếnnhữngvấnđềlớnkhidựántiếntriển.Vídụdướiđâysẽminhhọachonhậnđịnhtrên.

Giaiđoạnxácđịnhnhiệmvụ

Cáchđâyvàinăm,mộtnhàquảnlýdựánthuộcmộtcôngtykháchhàngcủatôigọiđiệnphảnánh:“Tôivừamớihọptrực tuyếnquađiện thoạivớicácthànhviênchủchốttrongđộidựánvànhậnthấychúngtôikhôngthốngnhấtquanđiểmvềnhữnggìmàdựáncầnphảiđạtđược.”

Khitôikhẳngđịnhrằngtìnhtrạngnàykháphổbiến,nhàquảnlýdựánđóbănkhoănhỏi:“Vậytôiphảilàmgìbâygiờ?”

Tôitraođổivớianhấyrằnganhkhôngcólựachọnnàokhácngoàiviệcphảilàmrõmụcđíchcủadựánđểmọithànhviênđộidựáncùngtậptrungnỗlựctheomộthướng.Anhấyđềnghịtôithuxếpmộtcuộchọpđểthựchiệnviệcnày.

Tạicuộchọp,tôiđứngtrướcmộtchiếcbảngkẹpgiấyvàbắtđầubằngmộtđềnghị:“Chúngtahãyviếtmộtvănbảngiảitrìnhvấnđềmàchúngtacầngiảiquyết.”Ngay lập tứccó tiếngnóiphảnđối:“Khôngcầnphải làmthế.Chúngtôiaicũngbiếtvấnđềđólàgìrồi.”

Khônghềlaychuyển,tôinóitiếp:“Ồ,nếuđúnglànhưvậy,thìviệcchúngtaviếtravấnđềđóchỉlàvấnđềthủtụcthôi,vàmặcdùviệcnàychỉmấtmộtvàiphútnhưnglạigiúptôirấtnhiều,vậyaiđóhãygiúptôibắttayvàoviệcnào.”

Nhữnggìdiễnrasauđókhákhôihài.Khimộtngườikêulên:“Việc…”vàtôiviếttừ“việc”lênbảng,ngaylậptứcđãcóngườikhácchenvào:“Khôngđúng,tôikhôngđồngý.”

Thếlà,saubagiờđồnghồ,cuốicùngchúngtôicũnghoànthànhmộtbảngkêvề“vấnđề”màdựánphảigiảiquyết.

Nhàquảnlýdựánnóitrênđãđúng.Độidựánkhôngcóquanđiểmthốngnhấtvề“vấnđề”củadựánvàcàngkhông thểnhất trívềcáchgiảiquyết.Tìnhtrạngnàykhácănbảnvàphổbiếnđếnmứctôibắtđầuchorằngtrong

mỗichúngtađềucómộtgenkhiếmkhuyếtnàođóngăncảnchúngtaquyếttâmxácđịnhbằngđượcmộtđịnhnghĩađúngvềcác“vấnđề”trướckhikhởisự.Chúngtanênnhớđếnđịnhnghĩachorằngquản lýdựán lànhằmgiảiquyếtmột“vấnđề”quymôlớn,vàcáchbạnxácđịnhmộtvấnđềsẽquyếtđịnhcáchbạngiảiquyếtnó.Nếubạnđịnhnghĩasai,bạncóthểđiđếnmộtgiảiphápđúng–chomộtvấnđềsai!

Trênthựctế,tôicamđoanrằngcácdựánhiếmkhithấtbạitronggiaiđoạnkếtthúcmàthườngmắcsailầmtronggiaiđoạnxácđịnhnhiệmvụ.Tôigọicácdựánnàylàgàkhôngđầubởichúnggiốngnhưnhữngcongàđãbịchặtmấtđầuvàcứchạyvòngquanh,máuphunrakhắpnơitrướckhingãxuốngvàchết.Nhiềudựáncũngtiếntriểntheođúngcáchnhưvậy.Cácdựánđócứloayhoay,luẩnquẩnchođếnkhicóngườithốtlên:“Tôinghĩdựánđóhỏngrồi.”Vàđúnglànhưvậy.Thếnhưng,đúngramànói,dựánđóđãchếtngay từbanđầu, từkhichúng ta“cắtđầu”nó.Chỉ làmọingườiphảimấtthêmchútthờigianmớinhậnthứcđượctìnhhìnhmàthôi.

Mộtkhinhiệmvụcủadựánđãđượcxácđịnh rõ ràng, bạn có thể lậpkếhoạchtriểnkhaicôngviệc.Có3thànhtốchomộtkếhoạchnhưthế:chiếnlược,chiếnthuậtvàhậucần.Chiếnlượclàcáchtiếpcậnchung,còngọilà“gameplan”(tứclàđịnhhướnghoạtđộng),đượctuânthủtriệtđểtrongquátrình triển khai dự án.Một người bạn của tôi,một nhân vật trong lịch sửquânsự,đãcungcấpchotôimộtvídụthúvịvềchiếnlượcdựánnhưsau:

Chiếnlược

TrongThếchiếnII,cácnhàthầuquânđộiphảichịuáplựcrấtlớntrongviệcphát triển các loại vũ khí.Đểđẩymạnhviệc đóng tàu vàmáybay, nhiềuphươngphápmớiđãđượcpháthiện,trongđócóphươngphápcủanhàmáyđóngtàuAvondale.Thờibấygiờ,cáchđóngtàutruyềnthốnglàtheochiềuthẳngđứng.Tuynhiên,cáccontàuđóngbằngthépcầnphảithựchiệncôngđoạnhànởđáytàu(còngọilàsốngtàu)trongkhicôngviệcnàyhếtsứckhó

khăn.Avondalequyếtđịnhđóngtàutheohướngúpxuốngđểcóthểhàndễdànghơn,sauđólộnngượccontàulạitrướckhihoànthànhcáccấutrúcởboongtrêncùng.Chiếnlượcnàyrấthiệuquả,nóđãgiúpAvondaleđóngtàunhanhhơn,rẻhơnvàcóchấtlượnghơncácđốithủ.Chiếnlượcnàyđếnnayvẫnđượcsửdụng,tứclàgần70nămsauđó.

Lậpkếhoạchtriểnkhai

Giaiđoạnnàyliênquanđếnchiếnthuậtvàhậucần.Nếubạnđịnhđóngtàutheohướngúpngược,bạnphảitìmracácbướcthựchiệnviệcđó.Bạnphảixâydựngmộttrụcốđịnhđểgiữvữngcontàutrongquátrìnhđóngvàkhiđượclộnngượctrởlạithìcontàucũngkhônghềhấngì.Quátrìnhnàyđượcgọilà“xácđịnhchiếnthuật”vàcũngbaogồmhàngloạtcáctácvụcầnthựchiện,ngườithựchiệnvàthờigianthựchiện.

Mụctiêucủacôngtáchậucầnlànhằmđảmbảochođộidựáncóđủnguyênliệuvàcác loạihànghóacần thiếtđể triểnkhaicôngviệc.Thông thường,chúngtachỉnghĩđếnviệccungcấpnhữngnguyênliệuthôcầnthiếtđểtạorasảnphẩm,nhưngnếuđộidựántriểnkhaiởmộtnơikhanhiếmlươngthựcthìcôngviệcsẽchẳngmấychốcmàđìnhtrệ.Vìvậy,chúngtacũngphảitínhđếnviệccungcấplươngthực,vàcóthểlàcảnơitrúngụ,chocácthànhviênđộidựán.

Thựcthivàkiểmsoát

Mộtkhikếhoạchđãđượcxâydựngvàphêduyệt thìđộidựáncó thểbắtđầu triển khai công việc.Khâu này được gọi là giai đoạn thực thi, nhưngcũngbaogồmcôngtáckiểmsoátbởimặcdùkếhoạchđangđượctriểnkhai,nhưngcácdiễnbiếnphảiđượcgiámsátchặtchẽđểđảmbảorằngcôngviệcđang tiến triển theo đúng kế hoạch. Khi xuất hiện những dấu hiệu chệchhướngsovớikếhoạch,phảithựchiệnngaycáchoạtđộngsửasaiđểđưadựántrởlạiđúnghướng.Nếukhôngthểđiềuchỉnh,thìphảithayđổikếhoạch

vàtrìnhquacácbênđểđượcphêduyệt.Lúcnày,kếhoạchsửađổitrởthànhcơsởmớichocôngtáckiểmsoátcácbướctiếntriểncủadựán.

Kếtthúcdựán

Khiđãhoànthànhmọitácvụ,bạnbướcvàogiaiđoạnkếtthúcvớinộidungtậptrungvàocôngtáctổngkếtdựán.Mụcđíchcủagiaiđoạnnàylàrútranhữngbàihọckinhnghiệmcóthểápdụngchocácdựántươnglai.Cóhaicâu hỏi được đặt ra: “Chúng ta đã làm tốt những việc gì?” và “Chúng tamuốncảithiệnđiềugìtronglầntới?”

Hãylưuýrằngchúngtakhôngđặtvấnđềrằngtađãlàmsaiđiềugì.Câuhỏinàycóxuhướngkhiếnmọingườitìmcáchphòngthủvàcốgắngchegiấunhữnggìcóthểkhiếnhọbịtrừngphạt.Trênthựctế,mộtcuộctổngkếtrútkinhnghiệmhoàntoànkhôngnêndiễnratrongkhôngkhí“đổlỗivàtrừngphạt”.Nếubạnđangnỗlựctiếnhànhmộtcuộcđiềutra,thìđólạilàchuyệnkhác.Thường thìmụcđích củamột cuộcđiều tra là để tìm ra người phảichịutráchnhiệmchonhữngthảmhọalớnvàtìmcáchtrừngphạthọ.Nhưngcáccuộchọp“tổngkếtrútkinhnghiệm”cầnphảidiễnrađúngvớinghĩacủatêngọinày.

Tôinhận thấy rằng trongvàinămqua,có rất ít tổchức thườngxuyên tiếnhànhcáccuộctổngkếtrútkinhnghiệmtừcácdựánđãđượctriểnkhai.Tâmlýchungcủamọingườilàrấtmiễncưỡngkhiphải“mởnắplọmắmthối”,đồngthờihọcũngmongmuốntiếptụcđượcgiaoviệc.Vấnđềởđâylàgầnnhưchắcchắnbạnsẽlặplạinhữngsaisótđãmắcphảitrongdựántrướcđónếunhưkhôngcóainhậnthứcđược,hiểuđượcnguyênnhânvàtìmrabiệnphápngănchặnnhữngsaisótđó.Nhưngcólẽđiềuquantrọngnhấtlạinằmởchỗbạnkhôngthểpháthuyđượcnhữngđiểmtốtmàbạnđãlàmđượcnếubạnkhôngnhậnthứcđượcchúng.

Ngườitanóirằngcáctổchứccóthểsốngsótvàpháttriểnmạnhmẽtrong

tươnglaiphảilànhữngtổchứcbiếthọchỏinhanhhơncácđốithủcủahọ.Lậpluậnnàyđặcbiệtđúngvớicácdựán.

Cácbướcquảnlýmộtdựán

Các bước thực tế để quản lýmột dự án rất đơn giản.Tuy nhiên, để hoànthànhđượcchúngthìkhôngđơngiảnnhưvậy.Hình1-4biểuthịmôhìnhvề

cácbướcquảnlýdựán:

Cácchươngtiếp theocủacuốnsáchnàysẽphântíchchi tiếtvềbiệnpháphoànthànhtừngbướcnêutrên.Cònbâygiờ,chúngtôixinmôtảtómtắtcáchànhđộngliênquanđếntừnggiaiđoạnnhưsau:

Xácđịnh“vấnđề”cầngiảiquyết

Nhưđãthảoluậnởphầntrên,bạncầnxácđịnhđúng“vấnđề”màdựáncầnphảigiảiquyết.Điềuđógiúpbạnhìnhdung rakếtquảcuối cùngmàbạnmongmuốn.Điểmkhácbiệtsẽlàgì?Bạnsẽthấy,sẽnghe,sẽnếm,sẽchạmvàohaysẽngửithấynhữnggì?(hãysửdụngcácdấuhiệugiácquannếubạnkhôngthểlượnghóahếtmọikếtquả).Dựánđangthỏamãnnhữngnhucầugìcủakháchhàng?

Pháttriểncáclựachọngiảipháp

Bạncóthểsửdụngbaonhiêucáchkhácnhauđểgiảiquyết“vấnđề”này?Hãytậptrungsuynghĩđểlựachọnđượcgiảiphápphùhợp(bạncóthểlàmviệcnàymộtmìnhhoặc theonhóm).Trongsốcácgiảiphápcóđược,bạnnghĩgiảiphápnàosẽgiảiquyếtvấnđềmộtcáchtốtnhất?Giảiphápđóchiphícaohơnhaythấphơncáclựachọnphùhợpkhác?Liệugiảiphápđócóthểgiảiquyếthoàntoànhaychỉđượcphầnnào“vấnđề”màthôi?

Lậpkếhoạchdựán

Quátrìnhbạnlậpkếhoạchlàkhibạnphảitrảlờicáccâuhỏi:làmgì,ailàm,chiphíbaonhiêu,nhưthếnào,khinào,v.v.Tấtnhiênlàđểcóđápánchonhữngcâuhỏinày,bạncầnphảicómột“quảcầuphalê”(tứclàkhảnăngdựbáocácsựkiệndiễnratrongtươnglai).Chúngtôisẽthảoluậnbướcnàychitiếthơntrongnộidungtừchương2đếnchương4.

Triểnkhaithựchiệnkếhoạch

Điềunàythìrõrồi.Mộtkhikếhoạchđãđượcsoạnthảothìphảiđượcthựchiện.Điềuthúvịlàđôikhichúngtathấymọingườinỗlựcrấtnhiềuđểxâydựngmộtkếhoạch,nhưngrồilạikhôngthểtriểnkhaithựchiệnkếhoạchđó.Nếumột kế hoạch không được thực hiện, thì việc lập kế hoạch đâu có ýnghĩagìnữa?

Giámsátvàkiểmsoáttiếnđộ

Bạnlậprakếhoạchđểcóthểgiànhkếtquảcuốicùngmộtcáchthànhcông.Nếu không giám sát tiến độ, bạn không thể chắc chắn được bạn sẽ thànhcônghaykhông.Tìnhtrạngnàygiốngnhưtìnhhuốngbạncómộtlộtrìnhđểđiđếnđíchnhưnglạikhôngtheodõicácbiểnchỉdẫndọcđường.

Dĩnhiênlànếupháthiệnrasựchệchhướngsovớikếhoạch,bạnphảiđặtcâu hỏi “cần làm gì để đưa các hoạt động trở lại đúng hướng”, hoặc nếukhôngthểđiềuchỉnhhướngđicủacáchoạtđộngđónữa,bạnphảibổsung,điềuchỉnhrasaođểkếhoạchsửađổiphảnánhđượcnhữngthựctếmớinảysinh?

Kếtthúcdựán

Khibạnđếnđích,thìdựáncoinhưđãhoàntất.Nhưngcònmộtbướccuốicùngcầnđượcthựchiện.Mộtsốngườigọiđólàcôngtáctổngkết,mộtsốlạigọilà“khámnghiệmtửthi”(nghehơirợnngười).Bấtkểbạngọiviệcđólàgì,nhưngýnghĩacủatácvụnàylàđểhọchỏitừnhữnggìbạnvừahoànthành.Bạnhãychúýcáchdiễnđạtcáccâuhỏi:Chúngtađãlàmtốtviệcgì?Việcgì cầnđượccải tiến?Chúng tahọc thêmđượcnhữnggì?Rõ ràng làchúngtaluôncókhảnănglàmtốthơnnhữnggìđãlàm,nhưngnếubạnđặtcâu hỏi “Chúng ta đã làm sai điều gì?”, chắc chắn làmọi người sẽ có xuhướngphòngthủ.Vìvậy,chúngtanêntậptrungvàoviệccảitiếncôngviệc,chứ không phải là cứ tìm cách phán xét và đổ lỗi.Chúng ta sẽ thảo luậnnhiềuhơnvềvấnđềnàytrongphầntiếptheo.

ĐạicươngkiếnthứcQuảnlýdựán(PMBOK®)

ViệnQuảnlýDựánđãnỗlựcxâydựngmộtcẩmnangnhữngkiếnthứctốithiểumàmộtnhàquản lýdựáncầnnắmvữngđểhoạtđộngcóhiệuquả.Nhưtôiđãđềcậptrongphầnđịnhnghĩadựán,PMBOK®Guidexácđịnh5nhómquytrìnhthựcthidựánvà9lĩnhvựckiếnthứcchung.Tôisẽnêuởđâynhữngnộidungtómtắtcơbảncủachúng.Nếubạnmuốnmột tài liệuhoànchỉnh,bạncóthểtìmhiểuthêmthôngtintrêntrangmạngcủaPMItạiđịachỉwww.pmi.org.Cácquytrìnhthựcthicôngtácquảnlýdựán

Quy trình là cách thức thực hiện một việc gì đó. Như đã nêu ở trên,PMBOK®Guidexácđịnh5nhómquytrìnhthựcthimàcôngtácquảnlýdựánthườngsửdụng.Mặcdùcónhữngquytrìnhđóngvaitròchủđạotrongtừnggiaiđoạnnhấtđịnhcủadựán,nhưngcả5nhómquytrìnhđềucóthểpháthuyhiệuquảtrongbấtkỳgiaiđoạnnào.Tuynhiên,nóirộngra,chúngthườngđượcsửdụnglầnlượttheoquátrìnhtiếntriểncủadựán.Trướctiênlàkhởiđộngdựán,sauđóđếnlậpkếhoạch,rồithựcthi,v.v...Trongtrườnghợpmộtdựánkhôngtiếntriểnnhưmongmuốn,thìviệclậplạikếhoạchlàcầnthiết,cònnếudựánbịpháthiệnlàđanggặprắcrốinghiêmtrọng,thìcóthểbạnphảiquay lại từđầu, tức làphải tái sửdụngnhómquy trìnhkhởiđộngdựán.

Khởiđộngdựán

Khibạnđưaraquyếtđịnhthựchiệnmộtdựán,thìbạnphảikhởiđộnghoặclàphátđộngdựánđó.Cómộtsốhoạtđộnggắnliềnvớinhómquytrìnhnày.Mộttrongnhữnghoạtđộngđólàviệcnhàtàitrợdựánđưarabảngcôngbốdựán(charter), trongđóxácđịnhnhữngviệccầnlàmđểđápứngyêucầucủacáckháchhàng.Đâylàmộtbướcđiquantrọngmàcáctổchứcthườngbỏqua.Bảnthôngbáonàysẽđượcsửdụnglàmcơsởchoviệctriểnkhaicáccôngviệccủadựán;xácđịnhthẩmquyền,tráchnhiệmvànghĩavụcủađộidựán; thiết lậpgiớihạnquymôchocôngviệc.Khikhôngcómột tài liệu

nhưvậy,cácthànhviêntrongđộidựáncóthểhiểusainhữnggìmàdựáncầnởhọvàbạncóthểphảitrảgiáđắtchođiềuđó.

Lậpkếhoạch

Một trongnhữngnguyênnhânchínhdẫnđếnsự thấtbạicủadựán làviệclậpkếhoạchkém.Tôitintưởngrằngkếtluậnđólàchínhxác.Đaphầncácrắc rối xảy ra là do tình trạngkhôngcókếhoạch!Độidựán chỉ cốgắng“ứngbiến”vàlàmviệcmàkhôngcókếhoạchgìcả.Nhưtôiđãgiảithíchởphầnđầuchươngnày,nhiềungườitrongchúngtachỉchútrọnghoànthànhnhiệm vụ và cho rằng việc lập kế hoạch là sự lãng phí thời gian, vì vậychúngta thíchbắt tayvàoviệc luôn.Nhưchúngtasẽ thấykhinghiêncứucông táckiểmsoátdựán,nếubạnkhôngxâydựngđượcmộtkếhoạchcónghĩalàbạnkhôngthểthựcthicôngtáckiểmsoátdựánmộtcáchthựcchất.Nhưvậy,chúngtađúnglàđangtựbỡncợtmìnhmàthôi.

Thựcthi

Quytrìnhthựcthidựáncóhaikhíacạnh.Thứnhất,thựcthicáctácvụcầnthiếtđểtạorasảnphẩmcủadựán.Cũngcómộtcáchgọikhácrấthayrằngđâylàtácvụkỹthuật,vàmỗimộtdựánđượcthiếtkếnhằmtạoramộtsảnphẩm.Hãylưuýrằngchúngtađangsửdụngtừ“sảnphẩm”theonghĩarấtrộng.Mộtsảnphẩmcó thể làmộtvậthữuhình,vídụnhưmộtphầncứnghoặcmột tòanhà.Sảnphẩmdựáncóthể làmộtphầnmềmhoặcmột loạidịchvụnàođó,cũngcóthểlàmộtkếtquả,vídụnhưmộtdựánbảodưỡngxehơi, trongđóbaogồmviệcthaydầuvàđảolốp.Khôngcókếtquảhữuhìnhnàochomộtdựánnhưthế,nhưngrõràngcómộtkếtquảcầnphảiđạtđược, và nếu không làm đúng cách, hậu quả có thể là chiếc xe sẽ bị pháhỏng.

Thứhai,thựcthicũngliênquanđếnviệc triểnkhai thựchiệnkếhoạchdựán. Thật là ngược đời khi các đội dự án thường dành thời gian để lập kế

hoạchdựán,nhưngrồi lại từbỏkếhoạchđóngaykhivấpphảikhókhăn.Mộtkhilàmnhưvậy,họkhôngcònkhảnăngkiểmsoátcôngviệc,bởinếukhông có kế hoạch thì không thể có công tác kiểm soát.Đáp án cho tìnhtrạngnàylàbạnphảithựchiệnhànhđộngsửasaiđểđưadựántrởlạiđúngvớikếhoạchgốchoặcbạnphảiđánhgiá lạikếhoạchđểbiếtđượcdựánđangởgiaiđoạnnàovàtiếptụcxúctiếncôngviệctừthờiđiểmđó.

GiámsátvàKiểmsoát

Trên thực tế,giámsát vàkiểm soát có thểđược coi là hai quy trình riêngbiệt.Tuynhiên,dohaimặtcôngtácnàyluônđicùngnhaunêntôixếpvàocùngmộtloạihoạtđộng.Kiểmsoátlàviệcsosánhtiếntriểntrênthựctếcủadựánvớiyêucầuvề tiếnđộ trongkếhoạch, sauđóđưa rahànhđộngđểchỉnhđốnbấtkỳhoạtđộngnàođanglàmchodựánxarờimụctiêuđềra.Lúcnày,kếhoạchsẽgiúpbạnnắmđượcyêucầuvềtiếnđộcủacôngviệc.Nếukhôngcókếhoạch,bạnkhôngthểbiếtđượcđếnthờiđiểmnàybạncầnđạtđếngiaiđoạnnào,vìvậybạnkhôngthểthựchiệncôngtáckiểmsoátmộtcáchthựcchất.

Bêncạnhđó,chínhnhờviệcgiámsáttiếnđộmàbạnbiếtđượccôngviệcđãđạtđếnđâu.Bạncóthểsửdụngbấtkỳcôngcụnàophùhợpvớiloạicôngviệcđangđượctriểnkhaiđểđưarađánhgiávềsốlượngvàchấtlượngcôngviệc.Kếtquảđánhgiánàysẽđượcđemrasosánhvớiyêucầutiếnđộcôngviệc theokếhoạch.Nếu tiếnđộ thực tếvượtnhanhhơnhaychậmhơnkếhoạch,bạnphảicóhànhđộngđểđưatiếnđộtrởlạiphùhợpvớikếhoạch.Tấtnhiên,thựctếlúcnàocũngxảyranhữngsailệchnhỏvàbạncóthểbỏquanếuchúngkhôngvượtquángưỡngđãđịnhhoặckhôngcho thấybiểuhiệnngàycàngđichệchhướngsovớikếhoạch.

Kếtthúcdựán

Trongnhiềutrườnghợp,mộtkhiđãtạorađượcsảnphẩmđểthỏamãnnhu

cầucủakháchhàngthìdựánđượccoilàđãhoànthành,hoặckếtthúc.Tuynhiên,bạnkhôngnênchorằngquanđiểmnàylàđúng.Nhàquảnlýdựáncầntổchứcmộtcuộchọpcuốicùngđểtổngkếtrútkinhnghiệmtrướckhidựánđượccoi làđãhoàn thành.Nếukhông làmvậy,cácdựán tương laicủabạnchắcchắnsẽvấpphảinhữngvấnđềtươngtựnhưnhữnggìmàdựánnàyđãtrảiqua.

Cáclĩnhvựckiếnthứcchung

Nhưđãđềcậpởphầntrên,PMBOK®Guidexácđịnh9lĩnhvựckiếnthứcmàcácnhàquảnlýdựánphảitinhthôngđểcóthểđượccoilàcácchuyêngiavềquảnlýdựán,cụthểnhưsau:

Quảnlýtíchhợpdựán

Quảnlýtíchhợpdựánđảmbảorằngdựánđượclậpkếhoạch,thựcthivàkiểmsoátphùhợp,trongđócóviệcthựchiệncôngtáckiểmsoátnghiêmtúcđối với những thay đổi của dự án.Như thuật ngữ này thể hiện,một hoạtđộngphảiđượcphốihợphoặctíchhợpvớicáchoạtđộngkhácmớicóthểđạtđượckếtquảdựánnhưmongmuốn.

Quảnlýquymôdựán

Nhữngthayđổiquymôdựáncóthểlàyếutốgiếtchếtdựánđó.Quảnlýquymôdựánbaogồmviệcxácnhậnchínhthứcnhiệmvụ;soạnthảomộtbảngkêvềquymôdựán, trongđóxácđịnhcácgiớihạncủadựán;chiacôngviệcthànhcáctácvụkhácnhauởtầmmứcmàbạncóthểquảnlýđượcbằngcáckếtquả;thẩmtralạikhốilượngcáccôngviệcđãhoạchđịnhxong;xácđịnhthayđổiquymôcủadựán.

Quảnlýthờigiandựán

Theo tôi, thuật ngữnày làmột sự lựa chọn rất tệ, bởi “quản lý thờigian”

thườngcóýnóiđếncácnỗ lựccánhânnhằmquản lý thờigiancủamình.Tuynhiên,quảnlýthờigiandựánphảilàviệcxâydựngmộtbảngtiếnđộkhảthi,sauđótiếnhànhkiểmsoátđểđảmbảorằngtiếnđộnàyđượctuânthủ!Chỉ đơn giản vậy thôi.Bởimọi người có xu hướng coi đây chính làcôngtáclậpbảngtiếnđộdựán,nênlẽralĩnhvựcnàyphảiđượcgọilàquảnlýtiếnđộdựán.(TôibiếtlàmìnhcóthểbịPMIsathảivìnhữngbấtđồngquanđiểmnhưthế!)

Quảnlýchiphídựán

Côngtácquảnlýchiphídựánhoàntoànđúngvớinộihàmcủathuậtngữnày.Quảnlýchiphídựánliênquanđếncôngtácdựtoánchiphícácnguồnlực,trongđócónhânlực,trangthiếtbị,nguyênliệu,côngtácphívàcácchitiếthỗtrợkhác.Sauđó,cácnộidungchiphíđượccấpngânsáchdựtoánvàđượcgiámsátchặtchẽđểđảmbảorằngdựánsẽchitiêutrongngânsáchdựkiếnđó.

Quảnlýchấtlượngdựán

Như tôiđãphân tíchở trên,một trongnhữngnguyênnhângây ra thấtbạicủadựánlàdonhàquảnlýbỏquahoặchysinhchấtlượngcôngviệcnhằmmụcđíchhoànthànhdựánđúngthờihạnđặtra.Sựthựclàsẽkhôngcóíchgìkhihoànthànhmộtdựánđúnghạnnhưnglạipháthiệnrarằngsảnphẩmcủadựánkhôngđạtđượccácđặctínhmongmuốn.Quảnlýchấtlượngdựánbaogồmcảcáchoạtđộngđảmbảochất lượngcôngviệc(xâydựngkếhoạchđểđápứngcácyêucầuvềchấtlượng)vàkiểmsoátchấtlượngcôngviệc(cácbướcthựchiệnnhằmgiámsátkếtquảhoànthànhvàđánhgiáxemliệucáckếtquảđócóphùhợpvớiyêucầuđặtrahaykhông).

Quảnlýnguồnnhânlựccủadựán

Mộtmặtcôngtácthườngkhôngđượccoitrọngđúngmứctrongnhiềudựán

làquảnlýnguồnnhânlựccủadựán.Côngtácnàylàviệcxácđịnhcácnhânviêncụthểcầnchocôngviệccủadựán;xácđịnhvaitrò,tráchnhiệmcủahọvànghiêncứucácmốiquanhệcủahọ;thuhúthọthamgiavàodựánvàsauđóquảnlýhọtrongquátrìnhthựchiệndựán.Bạnhãylưuýrằngcôngviệcnày không có nghĩa là nhà quản lý dự án thực sự quản lý các hoạt độngthườngnhậtcủatừngnhânviên.CuốngiáotrìnhPMBOK®Guidechorằngcáckỹnăngnàylàcầnthiết,nhưnglạikhôngđisâuphântích.Dođâylàmộttrongnhữngkỹnăngquantrọngnhấtmàmộtnhàquảnlýdựánphảicó,nêntôichorằngcuốnPMBOK®Guidequảthựcđãcóphầnthiếusótkhicoinhẹchúng.

Quảnlýtruyềnthôngdựán

Như tiêuđềnàyđãphảnánh,quản lý truyền thôngdựán là xâydựngkếhoạch, thực thi và kiểm soát việc thu thập và phổbiếnmọi thông tin liênquanđếnnhucầucủamọibênliênquanđếndựán.Thôngtinnàycóthểliênquanđếntìnhtrạngdựán,nhữngkếtquảđạtđượcvànhữngsựkiệncóthểtácđộngđếncácbên liênquanhoặcđếncácdựánkhác.Một lầnnữa, tôimuốnlưuýrằngcôngtácnàykhôngliênquanđếnviệcgiảiquyếtquytrìnhgiaotiếpcánhân.CôngtácnàycũngđượcđềcậpnhưngkhôngphảilàmộtnộidungchínhcủacuốnPMBOK®Guide.

Quảnlýrủirodựán

Quảnlýrủirodựánlàmộtquytrìnhcóhệthốngnhằmxácđịnh,lượnghóa,phântíchvàphảnứngtrướccácrủirocủadựán.Côngtácnàybaogồmviệctốiđahóakhảnăngxảyravàtácđộngcủacácsựkiệntíchcực;đồngthờigiảmthiểukhảnăngxảyravàhậuquảtiêucựccủacácsựkiệnkhôngcólợichomụctiêucủadựán.Đâylàmộtkhíacạnhvôcùngquantrọngtrongquảnlýdựánnhưngđôikhivẫnbịcácnhàquảnlýdựánnonnớtkinhnghiệmbỏqua.

Quảnlýviệcmuasắm,trangbịchodựán

Việcmuasắmcáchànghóavàdịchvụcầnthiếtchodựánlàkhíacạnhhậucầncủacôngtácquảnlýdựán.Quảnlýviệcmuasắm,trangbịchodựánbaogồmviệcquyếtđịnhphảimuagì,đưarayêucầumờithầuvàbáogiá,lựachọnnhàthầu,thựchiệnhợpđồngvàhoàntấthợpđồngkhidựánhoànthành.

Ghinhớ

•Mộtdựánlàmộtnỗlựccóthờihạnnhằmtạoramộtsảnphẩm,mộtdịchvụhoặcmộtkếtquảduynhất.

•Mộtdựáncũnglàmột“vấnđề”đượclập trìnhđểgiảiquyết.

• Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, các kỹnăng,cáccôngcụvàkỹthuậtđểlênkếhoạchhànhđộngnhằmđạtđượccácyêucầucủadựán.Công tácquản lýdự án được hoàn thành thông qua việc áp dụng và phốihợpápdụng42quytrìnhquảnlýdựánđượcphânthành5Nhóm quy trình:Khởi xướng, Lập kế hoạch, Triển khaithựchiện,Giámsátvàkiểmsoát,Kếtthúc.

•MọidựánđềuchịuáplựctừcácyêucầuvềChấtlượngthựchiện,Thờigian,ChiphívàQuymô.Nhà tài trợdựánchỉcóthểxácđịnhvàyêucầutrướcgiátrịcủa3trongsố4biếnsốnày.Giátrịbiếnsốcònlạiphảidođộidựánquyếtđịnh.

• Các dự án có xu hướng thất bại bởi đội dự án khôngdànhthờigianđểnghiêncứuvàđảmbảochắcchắnrằnghọđãpháttriểnmộtđịnhnghĩaphùhợpvề“vấnđề”màdựáncầngiảiquyết.

•Cácgiaiđoạnchínhcủamộtdựánbaogồmhìnhthànhkháiniệm,địnhnghĩanhiệmvụ,lậpkếhoạch,thựcthivàkiểmsoát,vàkếtthúc.

Câuhỏiôntập

1.Quảnlýdựánkhôngchỉlà:

a.lậpkếhoạch

b.sửasai

c.xâydựngtiếnđộ

d.kiểmsoát

2.Hệquảcủaviệcbạnđảmnhiệmvaitròmộtnhàquảnlýdựánkiêmnhânviênlàởchỗ,khixảyraxungđộtgiữanhiệmvụcủanhânviênvànhiệmvụ

quảnlý:

a.Bạnkhôngbiếtphảidànhưutiênchoviệcgì.

b.Sếpcủabạnsẽnghĩrằngbạnđanggiảmnhiệttìnhlàmviệc.

c.Bạnsẽkhôngbaogiờcóđủthờigianđểlàmcảhaiviệc.

d.Nhiệmvụcủanhânviênsẽđượcưutiênvànhiệmvụquảnlýsẽbịảnhhưởng.

3.CuốngiáotrìnhPMBOK®Guideđềcậpđến:

a.ĐạicươngnhữngkiếnthứcmàPMIcoilàcầnthiếtđểcácnhàquảnlýdựáncóthểhoạtđộngcóhiệuquả.

b.MộtcuộckiểmtradoPMItổchứcđểcấpchứngchỉchocácnhàquảnlýdựán.

c. Nội dung tóm tắt củamột loại phân tích rủi ro đặc biệt, giống như làFMEA(FailureModevàEffectsAnalysis-Phươngphápphântíchlỗisaivàtácđộng)

d.Cảbađápántrênđềukhôngđúng.

4.Quymôdựánthểhiện:

a.Tầmnhìncủamộtnhàquảnlýdựánchođếnngàykếtthúcdựán.

b.Độlớnhoặctầmcỡcủacôngviệc.

c.Mộtdựánđãđượcthayđổithườngxuyênnhưthếnào.

d.Nhữnggiớihạntrongthẩmquyềncủamộtnhàquảnlýdựán.

2.VaitròcủanhàquảnlýdựánVaitròcủanhàquảnlýdựándườngnhưđãbịhiểusairấtnhiều,dùlàởnơinàotrênthếgiới.Dothựctế,cónhiềunhàquảnlýdựánbắttayđảmđươngcôngviệcquảnlýdựángiốngnhưmộtbướcpháttriểntựnhiêntừcácvịtrítrướcđây củahọnhư làkỹ sư, lập trìnhviên, nhàkhoahọcvànhiều loạicôngviệckhácnhau,nêncảhọvàsếpcủahọđềucoiquảnlýdựánlàmộtcôngviệcmangtínhkỹthuật.Điềunàyhoàntoànkhôngđúng.

Nếubạnvẫn cònnhớ rằngmọi dự án đều nhằmmụcđích tạo ramột sảnphẩm,mộtdịchvụhaymộtkếtquảnhấtđịnh, thìđúnglàcôngtácnàycókhíacạnhkỹthuật.Tuynhiên,vấnđềởđâylàviệcphâncôngtráchnhiệm.Đốivới cácnhàquản lýdựán,nếuvừaquản lýdựánvừađảmnhậncáccôngviệckỹthuật,thìquảthựchọđãbướcvàoconđườngthấtbạingaytừđầu.Tôisẽphântíchđiềunàytrongphầnsau.Cònbâygiờ,chúngtachỉcầnhiểurằngtráchnhiệmchínhcủanhàquảnlýdựánlàđảmbảorằngmọitácvụđượchoànthànhđúngthờigian,trongngânsáchđượccấp,theoquymôxácđịnhvàđạtyêucầuchấtlượng.NóigọnlạilàanhtaphảithấyđượcrằngdựánđãđạtcácmụctiêuPCTS.Vaitròchínhcủaanhtalàquảnlýdựán,chứkhôngphảilàlàmcôngviệccủamộtnhânviên!

Quảnlýnhữnggì?

ĐịnhnghĩacủaPMIvềquảnlýdựánkhôngthểhiệnđượcđầyđủbảnchấtthựcsựcủacôngtácquảnlýdựán.Bạncầnnhớrằng,“quảnlýdựánlàviệcápdụngcáckiếnthức,cáckỹnăng,cáccôngcụvàkỹthuậtđểlênkếhoạchhànhđộngnhằmđạtđượccácyêucầucủadựán.Công tácquản lýdựánđượchoànthànhthôngquaviệcápdụngvàphốihợpápdụng42quytrìnhquảnlýdựánđượcphânthành5nhóm:Khởixướng,Lậpkếhoạch,Triểnkhaithựchiện,Giámsátvàkiểmsoát,vàKếtthúc”(PMBOK®Guide,ViệnQuảnlýDựán,2008,trang6).Cáchđịnhnghĩanàynghethìdễ,nhưngđâu

lànhữngcôngviệcmàmộtcánhânthựcsựđảmnhiệmkhianhtagiữvaitròquảnlý?

Tôikhôngbiếtliệumìnhcóthểthựcsựtruyềnđạthếtnộihàmcủacôngtácquảnlýhaykhông.Lýdolàvìquảnlýdựánlàmộtnghệthuậtbiểudiễn,vàbạnkhócóthểdùngngônngữđểtruyềntảihếtnhữnggìmàmộtdiễnviên,mộtvậnđộngviên,hoặcmộtnghệsỹ,thựchiện.Tuynhiên,chúngtacóthểmôtảnhữngvaitròkhácnhaucủamộtnhàquảnlýdựán,vàđólàtiêuđiểmcủachươngnày.Cầnphảinóirõrằngbạnkhôngthểthựcsựtrởthànhmộtngười nếu như bạn khôngmô tả và định nghĩa được những đặc tính củangườiđó,vìvậyđâylàmộtbàitậprấtcầnthiết.

Cácđịnhnghĩavềcôngtácquảnlý

Cómộtđịnhnghĩarấtphổbiếnvềcôngtácquảnlýnhưsau:Mộtnhàquảnlýlàngườiđiềukhiểnsaochocôngviệcđượchoànthànhnhờnhữngngườikhác.Chỉcầnbạndừnglạisuynghĩmộtchútthôi,bạncũngcóthểnhậnrarằngđịnhnghĩa nàyvớvẩn tớimứcnào.Cácnhàđộc tài cũngkhiến chocôngviệcđượchoànthànhnhờvàonhữngngườikhác,nhưngtôikhônggọiđólàcôngtácquảnlý.TiếnsỹPeterDrucker,đượcnhiềungườigọilà“ôngtổ”củacôngtácquảnlýbởiônglàngườiđầutiêngiúpmọingườihiểurằngcông tác quản lý làmột nghề, chứ không đơn thuần làmột công việc, đãkhẳngđịnhrằngmộtnhàquảnlýcầnphảitạodựngđượcchomìnhtinhthầnđónggóp tựnguyệncho tổchức.Cụ thể là,mộtnhàquản lýcần tìmhiểuxungquanhđểpháthiệnranhữngviệccầnlàmnhằmthúcđẩysựnghiệpcủatổchức.Trongkhi thựchiệnđiềuđó,anh takhôngcầnxinphéphayphảiđượcgiaoviệcmớilàm.Tinhthầnnàythườngđượcgọilà“tiênphong”,tráingượcvớitưtưởng“đốiphó”.Sựthựcđúnglànhưvậy.

Nhưngđiềuquantrọngnhấtlàmộtnhàquảnlýkhôngthểthểhiệntinhthầnnàynếuanhtakhônghiểurõnhiệmvụvàtầmnhìncủatổchứcvàđi tiênphong trong triểnkhai thựchiệnvàđạtđượcnhữngđiềunày.Tôi tin rằng

lập luậnnàycũngrấtđúngvớicácnhàquản lýdựán.Trước tiên,họphảihiểunhiệmvụvàtầmnhìncủatổchức;tiếptheo,họphảithấyđượcdựánmàhọđangquản lýgiữvị trínhư thếnào trong tổng thểnhiệmvụcủa tổchức;vàrồihọphảichèoláiconthuyềndựánnhằmđảmbảorằngdựánsẽđemlạilợiíchchotổchứcrasao.

Vấnđềlàconngười!

Tôiđãđềcậpởphầntrướcrằngcôngtácquảnlýdựánkhôngphảilàmộtcôngviệckỹthuật.Đólàviệcđiềukhiểnsaochomọingườitriểnkhaithựchiệnnhữngcôngviệccầnthiếtnhằmđápứngcácmụctiêucủadựán.Xétvềkhíacạnhnàythìđịnhnghĩatruyềnthốngđúng,nhưngTiếnsỹDruckerđãchỉrarằngnhàquảnlýphảilàngườikhuyếnkhíchđượccácnhânviênthựchiệncôngviệcmộtcáchhiệuquảhơnsovớimứctốithiểucóthểchấpnhậnđược.Lýdolàvìmứcđộtốithiểulàmứccóýnghĩasốngcònquyếtđịnhsựtồntạicủatổchức,tuynhiênbấtkỳcôngtynàothựchiệncôngtácquảnlýchỉđểđượctồntạithìsẽkhôngthểbámtrụlâudài.Cuốicùngthìtổchứcđósẽbịcạnhtranhvàphảiđóngcửa.

Vìthếnhữngkỹnăngđầutiênmàmộtnhàquảnlýdựáncầnchínhlàcáckỹnăngnhânvăn.Đâylàcănnguyêncủanhữngrắcrốilớnđốivớinhiềunhàquản lýdựán,vàcảcácnhàquản lýchungnữa.Tôiđãpháthiện ra rằngnhiềunhàquảnlýthôngthạosửdụngmáytính,cácloạimáymócvàtiềnbạchơnlàhiểuvềcáchkhuyếnkhíchcácnhânviêncủamìnhlàmviệc.Cónhiềulýdo,nhưnglýdochínhlàkhôngcóaidạyhọcácphươngphápđốinhânxửthế trongkhikhôngphải chúng tabẩmsinhđãbiếtnhữngđiềuđó.Trongchừngmựcmàtôibiếtthìcácnhàditruyềnhọcchưapháthiệnramộtgenkỹnăngnhânvănnàocóthểphúchoconngườinhữnghiểubiếtđókhirađời.

Trênthựctế,cónhiềunhàquảnlýdựánrấthiểubiếtvềcôngnghệnhưnglạithấykhókhăntronggiaotiếpvớingườikhác.Họcócáchtiếpcậntheo“định

hướng vật chất”, chứ không phải “định hướng con người”.Một số ngườithậmchí cònđixa tớimức tuyênbố rằnghọcămghétkhía cạnhnàycủacôngtácquảnlý.Tôikhuyếncáohọđừngđảmnhiệmcôngtácquảnlýdựánnữanếuđiềuđó làsự thật.Rõ ràng,bạnkhông thểđạtđượchiệuquảcaonhấtđốivớicôngviệcmàbạnghét làm,nhưngđiềuquan trọnghơn là tạisaobạnlạiphảidànhcuộcđờicủamìnhđểlàmđiềumàbạncămghét?

Nhàquảnlýdựánkiêmnhânviên

Trênthựctế,mộttrongnhữngcạmbẫylớnnhấtđốivớicácnhàquảnlýdựánchínhlàviệcđóngvaitròcủamộtnhàquảnlýdựánkiêmnhânviêntheocáchgọihoamỹcủavịtrínày.Điềunàycónghĩalànhàquảnlýdựánthựcsựcótráchnhiệmtrongthựchiệnnhiệmvụchuyênmônbêncạnhcôngviệcquảnlý.Vấnđềởđâylàkhicósựxungđộtgiữacôngtácquảnlývàcôngviệctrựctiếp,vàchắcchắnsẽluôncónhữngsựxungđộtnhưthế,thìcôngviệc trực tiếp sẽ được ưu tiên và công tác quản lý sẽ bị xao nhãng. Tuynhiên,khiđánhgiákếtquảthựchiệnnhiệmvụcủamộtnhàquảnlý,anhtasẽđượcnhậnxétrằngnhiệmvụchuyênmôncủaanhtathìổn,nhưngnhiệmvụquảnlýthìchưađạt.Bạnkhôngnênđểchomộttìnhthếtiếnthoáilưỡngnannhưthếxảyra.

Thẩmquyền

Cácnhàquảnlýdựánthườngthanphiềnrằnghọchịurấtnhiềutráchnhiệmnhưnglạikhôngcóquyềnhànhgì.Đólàmộtthựctế,vàthựctếđósẽkhôngthayđổi.Tôierằngbảnchấtcủacôngviệcnàylànhưvậy.Tuynhiên,bạnkhôngthểgiaotráchnhiệmchomộtngườinàođómàkhôngtraochoanhtathẩmquyềntươngxứngvớitráchnhiệmmàbạnmuốnanhtanhận.Vìvậy,mặcdùthẩmquyềncủanhàquảnlýdựáncóphầnhạnchế,nhưngkhôngthểlàconsố0.

Tuynhiên,tôicómộtđiềumuốnlưuývớicácnhàquảnlýdựán.Trướcđây,

khiđanglàmộtkỹsư,tôiđãnghiệmramộtđiềurằngbạnsẵnsàngnhậnbaonhiêuthẩmquyềnthìbạnsẽcóđượcbấynhiêu.Tôihiểurằnglậpluậnnàynghecóvẻ lạ lẫm.Chúng tavẫnnhận thức rằng thẩmquyền là thứmà tổchứctraochochúngta,nhưngthựctếhóaralànhữngaitintưởngvàothẩmquyền củamình thì người đó sẽ thực sự có được nó.Dĩ nhiên, tôi khôngkhuyếnkhíchbạnviphạmbấtkỳmộtchínhsáchnàocủatổchức.Đókhôngphảilàcáchsửdụngthẩmquyềnmộtcáchphùhợp.Tuynhiên,khiphảiđưaraquyếtđịnh,thayvìxinýkiếnsếpxemliệulàmnhưthếcóđượckhông,thìbạnhãytựmìnhđưaraquyếtđịnh,triểnkhaicáchànhđộngphùhợpmiễnlàkhôngviphạmchínhsách,sauđóthôngbáochosếpnhữngviệcbạnđãlàm.Nhiềugiámđốcđãtraođổivớitôirằnghọmongmuốncácnhânviênthuộcquyềnđừngchồngchấtmọitráchnhiệmvềviệcraquyếtđịnhlênvaihọ.Vàhọcũngướcrằngcácnhânviênsẽđemđếnchohọcácgiảiphápthayvìcácrắc rối. Nói cách khác, sếp của bạnmong bạn nhận lãnhmột phần tráchnhiệmđểôngtacóthêmthờigianrảnhrỗiđểlàmviệckhác.

Giờkhắcthửthách

JanCarizonlàCEOtrẻnhấttừtrướctớinaycủahãnghàngkhôngđaquốcgiaScandinavianAirlines(SAS)vàđãthànhcôngtrongviệckhôiphụchãnghàngkhôngvốnđanggặpvôvànkhókhănkhiôngtiếpquảncôngviệcnày.Thànhcôngcủaôngmộtphầnnhờvàoquyếtđịnhchophépmọinhânviênđượctựquyếtđịnhthựchiệncôngviệcmàhọcảmthấynênlàmđểđápứngnhucầucủakháchhàng.Ôngchỉrarằngmỗi tươngtácgiữanhânviênvàkháchhàngđềulàmộtgiờkhắcthửthách,quađókháchhàngsẽđánhgiáchấtlượngdịchvụcủahãnghàngkhông.Nếudịchvụtốt,kháchhàngchắcchắnsẽtiếptụcsửdụngdịchvụcủaSAS.Ngượclại,nếudịchvụkhôngtốt,họsẽkhôngquay lại.Nhưvậy, theoCarizon, trongmắtkháchhàng,nhânviênSASchínhlàbảnthânhãnghàngkhôngnày.

Bêncạnhđó,Carizonxemxétlạibiểuđồtổchứctiêuchuẩn,tứclàbiểuđồ

hìnhkimtựthápvớivịtrícủaCEOnằmởđỉnhtháp,vàcácnhàquảnlýởcáccấpdưới lần lượtđượcxếp từ trênxuốngvàđộingũnhânviênnằmởchântháp.Điềunàycónghĩa làbạncàngởxađáyvàcàngởgầnđỉnh thìthẩmquyềncủabạncànglớn,ngượclại,nhữngngườiđượcxếpởmứcthấpnhấtthìhầunhưchẳngcóchútquyềnhànhnào.

Carizonđã xoay lại biểu đồ hình kim tự tháp, đặt đỉnh thápở đáy và cácnhânviênởtrêncùng.Bằngcáchlàmnày,ônggiántiếpkhẳngđịnhcácnhàquảnlýphảicónhiệmvụtạođiềukiệnchođộingũnhânviên, thànhphầnquan trọngnhất trongbộmáy tổchức,giữnhiệmvụcungcấpdịchvụ tớikháchhàng.Nhàquảnlýlàtácnhântạokhảnăngchonhânviên.Họlà“nôbộc”củanhânviênthayvìsếpcủahọ.

Vớitôi,đâychínhlàmộtđặcthùtrongvaitròcủanhàquảnlýdựán.Hãycoinhiệmvụcủamìnhlàđảmbảochomọingườitrongđộidựáncóđượcmọinguồnlựccầnthiếtđểlàmviệcthậttốt.Nếubạnlàmđượcnhưvậy,thìphầnlớncácthànhviêntrongđộisẽthựchiệncôngviệctheocungcáchphùhợpnhất.

Lãnhđạovàquảnlý

Điểmcuốicùngtôimuốnđềcậpvềvaitròcủanhàquảnlýdựánlà“lãnhđạovàquảnlý”.Vìcôngviệccủanhàquảnlýdựánchủyếulàđốinhânxửthế,nênquantrọnglàbạnphảibiếtsửdụngcáckỹnănglãnhđạocũngnhưquản lý (xem chương 13). Tôi đã định nghĩa quản lý là việc đóng góp tựnguyệncho tổchức.Mộtđịnhnghĩavề sự lãnhđạomà tôi cho là rõ ràngnhất là định nghĩa trong cuốnThe Pyramid Climbers: “Lãnh đạo là nghệthuật sai khiến, khiến người khácmuốn làm điều mà bạn tin là cần phảilàm.”Điểmđặcbiệttrongđịnhnghĩanàynằmởtừ“muốn”.

Trongchương1,tôiđãnêuýkiếnrằngcácnhàđộctàiépbuộcngườikháclàmviệc,nhưngcácnhàlãnhđạothìkhiếnmọingườimuốnlàmviệc.Đólà

sựkhácbiệtrấtlớn.Ngaykhinhàđộctàiquaylưnglại,mọingườisẽngừnglàmviệc.Cònkhinhàlãnhđạobướcđi,mọingườivẫntiếptụclàmviệcbởihọvuilòngkhiđượclàmviệcđó.

Rõràng,mộtnhàquảnlýdựáncầnthểhiệnđượckhảnănglãnhđạobởianhtakhôngcóquyềnlựccaonhất.Điểmkhácbiệtquantrọngnhấtlànhàđộctàichỉcóthểkiểmsoátcấpdướitrongtầmquansátgầnnhất,trongkhinhàlãnhđạocó thểkhiếnmọingười làmviệcmàkhôngcầnphảigiámsáthọchặtchẽ.Đâylàđiềucầnđượcchúýđặcbiệttrongcácdựán.

Tuynhiên,mộtnhàquản lýdựáncũngphải thựchiệncóhiệuquảcáckỹnăng quản lý. Trên thực tế, hai nhóm kỹ năng này phải được thống nhấttrongcông tácquản lýdựánbởi công tácquản lý liênquanđến cáckhíacạnhquản trịkhácnhaunhưngân sách, tiếnđộ,hậucần,v.v…, trongkhicôngtáclãnhđạokhuyếnkhíchnhânviênthựchiệnnhiệmvụvớinỗlựccaonhất.Nếubạnchỉsửdụngmộtnhómkỹnăngmàbỏquanhómkỹnăngcònlạithìthànhquảdựáncủabạnsẽtệhơnrấtnhiềusovớikhibạnphốihợpsửdụngcảhainhómkỹnăngnày.

Bạncóthựcsựmuốntrởthànhmộtnhàquảnlýdựánkhông?

Côngtácquảnlýdựánkhôngphảilàviệcdànhchomọingười.Tôiđãnhấnmạnh rằng đó không phải là công việc chuyênmôn.Đó là nghệ thuật saikhiếnmọingườithựchiệnnhữngcôngviệccầnthiếtnhằmđápứngcácmụctiêucủadựán.Vìthế,khiđượchỏirằngthuộctínhnàocủacácnhàquảnlýdựán làquan trọngnhất, tôi luôn trả lời rằngkỹnăngnhânvănđứng thứnhấttrongsố3nhómkỹnăngnóitrên.Nếubạnbiếtcáchxửlýmốiquanhệvớimọingười,bạnhoặclàcóthểhọchỏi2nhómkỹnăngcònlại,hoặclàcóthểgiaophónhữngviệcđóchongườicónănglựcphùhợp.Nhưngnếuchỉcókhảnăngthựchành2nhómkỹnăngcònlạimàkhônggiỏiđốinhânxửthếthìbạnvẫnchưađủđiềukiệnđểthànhcông.

Lúcnày,câuhỏiđặtralàbạncóthựcsựmuốntrởthànhmộtnhàquảnlýdựánkhông?Bạncóthíchphảinhậnnhiềutráchnhiệmtrongkhithẩmquyềnlạirấthạnchếhaykhông?Bạncóthíchlàmviệcvớinhữngthờihạnbấtkhảthi, những nguồn lực hạn chế và những bên liên quan không biết khoannhượnghaykhông?Nóicáchkhác,bạncóbiếtnhẫnnhịnchútnàokhông?Nếuđúnglàbạnmuốn,thìthựcsựbạnsẽthíchtrởthànhmộtnhàquảnlýdựán.

Nếubạnlàsếpcủacácnhàquảnlýdựán,đâylàđiềumàbạncầncânnhắctrongtuyểnchọnnhânsựchocôngtácquảnlýdựán.Khôngphảiaicũngđượcchuẩnbịtốtđểlàmcôngviệcnày.

Ghinhớ

•Nhàquảnlýdựántrướctiênphảihiểunhiệmvụvàtầmnhìncủatổchức;tiếptheo,họphảithấyđượcdựánmàhọđangquảnlýthốngnhấtnhưthếnàotrongtổngthểnhiệmvụcủatổchức;vàrồihọphảichèoláiconthuyềndựánnhằmđảmbảodựánsẽđemlạilợiíchchotổchức.

•Cáckỹnăngđầutiênmàmộtnhàquảnlýdựáncầncólàsựnhânvăn.

•Mộttrongnhữngcáibẫylớnnhấtđốivớinhàquảnlýdựán chính là việc đảm nhiệm công việc chuyênmôn bêncạnhnhiệmvụquảnlýdựánbởikhixảyraxungđộtgiữahaicôngviệcđó,nhàquảnlýdựánkhôngthểbỏbêcáckhíacạnhcủacôngtácquảnlý.

•Thayvìđềnghịđượctraothêmthẩmquyền,bạnhãytựmìnhđưaraquyếtđịnh,triểnkhaicáchànhđộngphùhợpmiễnlàkhôngviphạmchínhsách,sauđóthôngbáochosếpnhữngviệcbạnđãlàm.

•Côngviệccủamộtnhàquản lýdựán làđảmbảo rằngmọi thànhviên củađội dự ánnhậnđượcmọi nguồn lựcmà họ cần để thực hiện công việc của họ một cách tốtnhất.

•Mộtnhàquảnlýdựánphảithựchiệncóhiệuquảcảhainhómkỹnănglãnhđạovàquảnlý.

3.LậpkếhoạchdựánTrongchương1,tôiđãthảoluậnvềkhoảnphítổnrấtlớndocácthấtbạicủadựángâyra.Hầuhếtcácnghiêncứuđềuchỉrarằngnguyênnhânthấtbạichủyếulàdocôngtácquảnlýdựánkémhiệuquả,đặcbiệtlàdokhônglậpđượccáckếhoạchdựánkhảthi.Cóhaichướngngạivậtcảntrởtínhhiệuquảcủacôngtáclậpkếhoạch.Thứnhấtlàsựđịnhhìnhthếgiớiquancứngnhắcvàthứhailàbảnchấttínhcáchcủaconngười.

Sựđịnhhìnhthếgiớiquancứngnhắclàniềmtinphổbiếncủaconngườivềđịnhhướngpháttriểncủathếgiớixungquanh.Bạncóthểtìmhiểuniềmtincủamọingườibằngcáchquansátnhữngviệchọlàmbởihọluônxửsựnhấtquánvớinhữngđiềumàhọtintưởngsâusắc.Bạncầnlưuýrằngnhữngđiềuhọnóihọtintưởngkhôngphảilànhữnggìmàhọthựcsựtintưởng.TácgiảChris Argyris trong cuốn sách Overcoming Organizational Defenses:FacilitatingOrganizationLearning(tạmdịch:Vượtquacácràocảntổchức)đãgọinhữngniềmtinnhưthếlàhọcthuyếtđượctánthành,chứkhôngphảihọcthuyếttrênthựctế.Đểmôtảcụthểhơn,tôixinnêumộtvídụnhưsau:Mộtngườibạn,saukhithamgiahộithảocủatôivềcáccôngcụquảnlýdựán,traođổivớitôirằngkhitrởlạilàmviệc,anhngaylậptứctriệutậpđộidựánđểhọpbànvềviệcchuẩnbịmộtkếhoạch.Cấptrênliềngọianhrangoàiphònghọpvàhỏi:“Cậuđanglàmgìvậy?”

Anhtrảlời:“Chúngtôiđanghọplậpkếhoạchchodựáncủachúngta”.

Vịcấptrêncủaanhliềnbảo:“Chà,anhkhôngcầnmấtthờigianđểlàmcôngviệcvônghĩađó.Hãyđềnghịhọrakhỏiphònghọpđểhoàntấtcôngviệcđi.”

Rõràng,cấptrêncủaanhkhôngtintưởngvàocôngtáclậpkếhoạch.Điềunày làm nảy sinh câu hỏi: Tại sao ông ta lại gửi anh đến tham dự một

chươngtrìnhhuấnluyệnnếuôngtathựcsựkhôngtintưởngnhữnggìđượcdạyởđó?Thậtkỳlạ.

Lýdothứhaikhiếnnhiềungườikhônglậpkếhoạchlàdohọthấycôngviệcnàykhónhọcvàphiềntoái.Mộtsốcánhân,đặcbiệtlàcáckỹsưvàcáclậptrìnhviên,longạirằnghọsẽbịgòchặtvàocácướcđịnhvềthờihạnthựchiệnnhiệmvụmàchínhhọđưa radựa trên cácướcđoánđược cho là tốtnhấtcủamình.Bởikhôngcócácdữliệucũđểviệndẫn,nênướcđịnhlàtấtcảnhữnggìhọcóthểlàm.Tuynhiên,tấtcảđềubiếtrằngnhữngconsốđórấtkhôngchắcchắn,vàhọsợrằngnếukhôngđạtđượccácmụctiêuđãđượcxáclậpthìhọsẽgặprắcrối.Mộttrongsốcáckỹsưcủatôicólầnnêuquanđiểm:“Anhkhôngbaogiờcóthểxâydựngtiếnđộchocáchoạtđộngsángtạođâu.”

Tôiđáplạirằngnhậnđịnhcủaanhtacóthểđúng,nhưngchúngtaphảivờnhưlàcóthểbởisẽkhôngcóaitàitrợchomộtdựánkhôngcóthờihạncụthể.Dovậy,tôiđãthayđổinhậnđịnh:bạncóthểxâydựngtiếnđộchohoạtđộngsángtạo,trongcácgiớihạncụthể.Trênthựctế,khôngcótácnhânnàocókhảnăngkích thích tưduysáng tạo lớnhơnmột tiếnđộchặtchẽ.Nếubạnchomọingười lượng thờigianbất tận, chắcchắnhọ sẽ làmviệcmộtcáchtàolaovàkhôngthểsángtạođượcđiềugì.

Tuynhiên,chúngtôinhậnthấyrằng,khiđượcyêucầulậpkếhoạchchomộtdựán,mọingườicóxuhướngnhậnthấyviệclàmđóthậtkhónhọcvàphiềntoái,vàvìvậyhọtìmcáchchốnglạisựphiềntoáiđó.Hậuquảchungcuộclàhọlàmgiatăngđộkhócủadựánnhưđượcthểhiệntrênđặctuyếnđộkhósố1trongHình3-1.Nộidungđượcthểhiệntrênđặctuyếnnàylàdựánphảitrảiquarấtnhiềukhókhănbởitổngsốkhókhănphảitrảiquađượcthểhiệnbằngdiệntíchbêndướiđặctuyến.

Theođặctuyếnsố2,banđầubạngặpnhiềukhókhăn,nhưngđộkhóđượcgiảmdầntheothờigianvàtổngdiệntíchbêndướiđườngcongnàynhỏhơn

diệntíchbêndướiđặctuyếnsố1.

Lậpkếhoạchlàmộtyêucầubắtbuộc

Khinghiêncứuchứcnăngchínhcủacôngtácquảnlý,bạnsẽthấyrằngcôngtácquảnlýphảiđảmbảokhảnănggiànhđượccácmụctiêumongmuốncủatổchức.Côngtácquảnlýđượcthựchiệnmộtcáchhiệuquảthôngquaviệckiểmsoátcácnguồnlựckhanhiếm.Tuynhiên,từkiểmsoátcóhainghĩa,vàchúngtaphảicẩntrọngvớingữnghĩamàchúngtađịnhđềcậpđến.

Mộtnghĩacủatừnàylà“quyềnlựcvàthốngtrị.”Trongquảnlý,kiểmsoátcólúcđượcgọilàcáchtiếpcậnchỉhuy-và-kiểmsoát.Trongtrườnghợpxấunhất,cáchtiếpcậnnàycóthểbiếnthànhviệcdọadẫmvàgâylosợđểbuộcnhânviênphảihoànthànhcôngviệc.Phươngphápnàychỉcótácdụngkhicácnhânviênkhôngcólựachọnviệclàmnàokháhơnhoặckhôngđượctựýrờiđi(nhưtrongquânđộihoặctrongtùchẳnghạn).Tuynhiên,trongmộtnềnkinhtếlànhmạnhthìcórấtítnhữngnhânviênchấpnhậncáchquảnlýnhưthếtrongmộtthờigiandài.

Nghĩa thứhaicủa từkiểmsoát, làngữnghĩamàtôikhuyếnkhíchcácnhà

quảnlýsửdụng,chorằngcôngtáckiểmsoátđượcthựcthithôngquaviệcsosánhkếtquảđạtđượctrênthựctếvàkếtquảcầnphảiđạtđượctheokếhoạchđềra,lấyđólàmcơsởđểđưarahànhđộngphùhợpkhipháthiệnsựchệch hướng so với kế hoạch.Bạn cần chú ý rằng đây làmột định nghĩamangtínhđịnhhướngcóliênquanđếnhệthốngthôngtin.Bêncạnhđó,bạncầnlưuýrằngcóhaiyêucầuđểcôngtáckiểmsoátcóthểtồntại.Thứnhất,bạnphảicómộtkếhoạchđểtrướchếtchothấyrõkếtquảbạncầnphảiđạtđượcvàothờiđiểmhiệnnaytrongquytrìnhdựán.Nếukhôngcókếhoạch,thì bạnkhông thểkiểm soát.Tôi nghĩ rằng chúng ta cần thườngxuyên tựnhắcnhởbảnthânvềđiềunày,bởibạnsẽdễdàngquênmấtkhimàcứliêntụcbịsếpnhắcnhởphảilàmviệcnày,việckiavàhàngtriệuviệckhácnữa.

Yêucầuthứhailàbạnphảibiếtmìnhđãđạtđếnđâu.Nếukhôngbiếtdựánđãđượchoànthànhđếnđâu,bạnkhôngthểthựcthicôngtáckiểmsoát.Đểbiếtđượcbạnđãđạtđếnđâulàđiềukhôngdễdàngnhưthoạtđầubạnvẫnnghĩ,đặcbiệtlàđốivớicáchoạtđộngtríóc.Vídụ,bạnbiếtkếhoạchlàđếnhômnayphảiviếtđược10nghìndònglệnhvàtrênthựctếbạnđãviếtđược8nghìn.Nhưvậycóphảilàbạnđãđạt80%kếhoạchkhông?Khônghẳn.Cóthểbạnđãtìmđượcmộtcáchviếthiệuquảhơn.

Đối với bất kỳ hoạt động nào, điều quan trọngmà bạn luôn phải nhớ làkhôngthểthựcthicôngtáckiểmsoátnếukhôngcókếhoạch,vìthếviệclậpkếhoạchkhôngphảilàmộtsựlựachọn,màlàmộtyêucầubắtbuộc.

Một cái bẫykháckhiếnmọi người không lậpkếhoạch là dohọ cho rằngmìnhkhôngcóthờigianchoviệcđó,mìnhphảihoànthànhcôngviệcthậtnhanh! Điều này nghe lạ lùng, nhưng hãy nghĩ xem: nếu thời gian hoànthànhcôngviệccủabạnlàvôtận,thìbạnkhôngcầncókếhoạch.Nhưngkhithờihạnđượcđưaramộtcáchchặtchẽthìđólàlúckếhoạchcóvaitròthựcsự quan trọng. Một ví dụ đơn giản, hãy tưởng tượng bạn đang bay đếnChicagovàbịmuộngiờ.Bạndựkiếnthamdựmộtcuộchọpởbênkiathành

phố trong chưađầy1giờnữa.Bạn chưabaogiờđếnChicago, nhưngkhinhânviênhãngchothuêxehỏibạncócầnmộtchiếcbảnđồkhôngthìbạnlạitrảlời:“Tôikhôngcóthờigianxembảnđồ.Tôiphảiđếncuộchọpthậtnhanh!”Điềunàylàkhôngthể,phảivậykhôngcácbạn?

Địnhnghĩavềlậpkếhoạch

LậpkếhoạchđơngiảnlàđểtrảlờicáccâuhỏiđượcđưaratrongHình3-2.Nhữngcâuhỏiđó là“ai,cáigì,khinào, tại sao,baonhiêu,bao lâu?”nhưbạnđãbiếtnếubạntừngnghiêncứucácphươngphápphỏngvấn.Chỉđơngiảnvậythôi,nhưngthựctếlạivôcùnghócbúa.Tôinóihócbúalàvìđểcóthểđưarađápánchomộtsốcâuhỏi,bạnphảicómột“quảcầutiêntri”(quảcầu pha lê), đặc biệt là với những câu kiểu như “làm việc đó sẽmất baolâu?”Đốivớinhữngnhiệmvụchưatừngcótiềnlệthìđóquảlàmộtcâuhỏikhó.Nhưnhậnđịnhcủamộtkỹsưmàtôiđãđềcậpởphầntrên:“Anhkhôngthểxâydựngtiếnđộchocáchoạtđộngsángtạo.”

Chiếnlược,chiếnthuậtvàhậucần

Đểlậpđượckếhoạchphùhợpchomộtdựán,bạnphảitínhtới3loạihoạtđộngcóthểphảiđượcthựchiệntrongsuốtvòngđờicủadựán.Đólàchiến

lược,chiếnthuậtvàhậucần.

Chiếnlượclàbiệnpháptổngthểmàbạnsửdụngđểthựchiệncôngviệc,cònđượcgọilàđịnhhướnghoạtđộng (gameplan).Nhưtôiđãlấyvídụtrongchương1,tronghàngnghìnnăm,ngườitađãđóngtàutheocáchđặtsốngtàuở dưới để khi hạ thủy thì con tàu đã sẵn sàng ở tư thế thẳng đứng rồi.Phươngphápnàyvẫncógiátrịchođếnthậpkỷ1940,khimàáplựcgaygắttừcuộcChiếntranhThếgiớilầnIIbuộccácxưởngđóngtàuphảisảnxuấtđượctàuquânsựvớitốcđộnhanhhơnvàphảisửdụngcáctấmthépthayvìdùnggỗnhưtrướcđây.Cáckỹsưđóngtàulậptứcnhậnthấykhócóthểthựchiệnđượccôngđoạnhàntrongkhuvựcsốngtàubởitừbênngoài,bạnkhócóthểdichuyểnvàophíadướicontàu,cònởbêntrongtàu,bạnthậmchíphải“trồngcâychuối”mớicóthểhànđược.

NhàmáyđóngtàuAvondaleđãnghiêncứuvànhậnđịnhviệcđóngcáccontàuthéptheohướngngượclạisẽdễdànghơn.Lúcnày,bạncóthểthựchiệncôngđoạnhànkhuvựcsốngtàutừbênngoàikhiđứngtrêncontàu.Cònkhitiếptụcvàobêntrongtàuthìcácnhânviêncóthểđứngthẳngđểlàmviệc.Chiếnlượcnàychứngtỏtínhhiệuquảtuyệtvời.NhàmáyAvondaleđãcóthểđóngtàunhanhhơn,rẻhơnvàcóchấtlượngcaohơncácđốithủcạnhtranh,cònchiếnlượcnàyvẫntiếptụcđượcsửdụngchođếnngàyhômnay.

Nhiều người lập kế hoạch thường lựa chọn một chiến lược dự án chỉ vì“ngườitavẫnlàmnhưthế”chứkhôngphảilàvìđólàcáchtốtnhất.Bạncầnphảiluôntựvấn:“Cáchtốtnhấtđểlàmviệcnàylàgì?”trướckhibạntiếptụctriểnkhaixâydựngkếhoạchchitiết.

Lậpkếhoạchthựchiện

Khiđãquyếtđịnhsẽđóngtàutheohướngngượclại,bạnsẽphảitínhtoánvàtìmramọichitiếtvềviệcthựchiệnchiếnlượclàmviệcnày.Đôikhichúngtatựnhắcnhởmìnhphảithựcsựtỉmỉởtừngchitiết.Đâychínhlàlúcbạn

trả lờicáccâuhỏi“ai,cáigì,khinàovàởđâu”.Trên thực tế,khinóiđếncôngtáclậpkếhoạch,nhiềungườichorằngđóchínhlàviệclậpkếhoạchthực hiện.Tuynhiên,một kế hoạch thực hiện tuyệt hảo phục vụ chomộtchiếnlượcdựánsailầmchỉcóthểdẫnđếnthấtbạinhiềuhơnmàthôi.

Hậucần

Cácquânnhâncóthểngaylậptứctrìnhbàychobạnhiểulợiíchcủasựquantâmđếncôngtáchậucần.Bạnkhôngthểchiếnđấunếukhôngcóđạndược,thứcăn,quầnáohayvậntải.Chínhcôngtáchậucầnlàkhâucungcấpcácloạivật chấtnày.Tôiđượcbiếtmột chương trìnhxâydựng tiếnđộdựán(đángtiếclàchươngtrìnhnàyđãkhôngcònnữa),chophépcácnhàquảnlýcôngtrìnhghilạitừngđợtchuyểngạchđếncôngtrườngcủahọvàthôngbáochohọbiếtkhinàohọsẽhếtsốgạchhọcócăncứtrênmứcsửdụngcụthể.Điềunàygiúpcácnhàquảnlýxácđịnhlịchtrìnhphânphốinguồncungứngmớitrướckhikhohànghiệntạicủahọtrởnênrỗngkhông.

TôicũngđượcnghekểvềmộtdựánxâydựngđườngsáởẤnĐộ.Ởđó,cáccôngnhânphảisốngtrongđiềukiệnrấttồitệ:thứcănkémchấtlượng,điềukiệnnghỉngơinghèonànvàtinhthầncủacôngnhânsasút.Trongkhiđó,nhàquảnlýcủadựánnàyvàcácnhânviêncủaanhtalạinghỉtạimộtkháchsạnxinhđẹp trong thànhphốgầnđó.Cuốicùng,họđãnhận ravấnđềvàchuyển tới ở cùng chỗ với các công nhân.Điều kiện sống của công nhânngaylậptứcđượccảithiện,vàtinhthầncủahọcũngvậy.Đâylàmộtvídụchứngtỏ tầmquantrọngcủacôngtáchậucần,khâuhoạtđộngvốnhaybịcoilàthứyếu.

Cácthànhtốcủakếhoạch

Dướiđâylàcácthànhtốtốithiểucầnphảicótrongmộtkếhoạchdựán.Sẽlàmộtýtưởnghaynếubạnlưutrữcácthànhtốnàytrongmộtcơsởdữliệudựántậptrung.Banđầu,hồsơđiệntửsẽchỉbaogồmkếhoạchđó.Trong

quá trìnhquản lýdựán, cácbáocáo,nhữngđiểm thayđổivàcác tài liệukhácsẽđượcbổsungđểkhidựánhoànthành,hồsơnàysẽbaogồmtoànbộlịchsửcủadựán.Hồsơnàycóthểđượcnhữngngườikhácsửdụnglàmdữliệutronglậpkếhoạchvàquảnlýcácdựáncủariênghọ.

Cácthànhtốtạonênmộtkếhoạchdựánbaogồm:

•Bảngkêvề“vấnđề”màdựánphảigiảiquyết.

•Bảngkêvềnhiệmvụdựán(xemchương4đểtìmhướngdẫnvềcáchpháttriểnmộtbảngkênhiệmvụ).

•Cácmụctiêucủadựán(xemthảoluậntrongchương4)

•Cácyêucầucôngviệccủadựán,baogồmmộtdanhsáchmọikếtquảmàdựánphảiđạtđượcnhưcácbáocáo,phầncứng,phầnmềm,v.v...Sẽrấtcóíchnếuxácđịnhđượckếtquảphảiđạtđượctạimỗicộtmốcquantrọngcủadựán,vìđiềuđógiúpchoviệctínhtoánmứcđộtiếntriểncủadựándễdànghơn.

•Tiêuchíđầura.Cầnthiếtlậpđượccáctiêuchítạimỗicộtmốcđểxácđịnhxemliệuphầnviệctrướcđóđãthựcsựhoànthànhhaychưa.Đặcbiệt,khiởmộtcộtmốckhôngxácđịnhđượckếtquảcụthểnàothìvaitròcủacáctiêuchíđầuratrởnênrấtquantrọng.

•Cácthôngsốsảnphẩmcuốicùngcầnphảiđạtđược.Cụthểlàsảnphẩmphảiđạtđượccácyêucầuvềthôngsốkỹthuật,thôngsốkiếntrúc,cáctiêuchuẩnđịaphươngvềcôngtrìnhxâydựng,cácquyđịnhcủachínhphủ,v.v…

•Cấutrúcphânrãcôngviệc(WBS).Đâylàcôngcụđểxácđịnhmọitácvụphảiđượcthựchiệnđểđạtđượccácmụctiêudựán.MộtWBScũnglàbứctranhđồhọađầyđủvềquymôdựán(xemchương6).

•Tiếnđộ(baogồmcáccộtmốcvàcáctiếnđộchocôngviệc;xemchương7và8).

•Cácnguồnlựccần thiết (nhânlực, trang thiếtbị,vậtchấtvàcácphươngtiện).Nhữngthôngtinnàyphảiđượccụthểhóaphùhợpvớitiếnđộ(xemchương7và8).

•Hệthốngkiểmsoát(xemchương9,10và11).

•Các bên đóng góp chính. Sử dụngmột biểu đồ tuyến trách nhiệm (xemchương6).

•Cácvùngnguyhiểmvàcáctìnhhuốngbấtngờcóthểxảyra(xemchương4và5).

Thôngquakếhoạch

Mộtkếhoạchkhiđãsẵnsàngcầnphảiđượcchuyểnđếncácbênliênquanđểtrìnhduyệtvàkýkết.

Dướiđâylàmộtsốđánhgiávềýnghĩacủaviệckýduyệtvànhữnggợiýđểđiềuhànhquytrìnhnày:

-Việcđặtbútkýcónghĩalàcánhânđócamkếtđónggóp,nhấttrívớiquymôcôngviệcphảithựchiệnvàchấpnhậntínhhợplýcủacácthôngsốnêura.Chữkýcủamộtbênđónggópkhôngphảilàmộtcamđoanvềchấtlượngcôngviệcmàchỉlàmộtcamkết.Vìluôncónhữngnhântốngoàitầmkiểmsoátcủachúngta,nênchỉcóítngườitrongchúngtamuốncamđoanvềchấtlượngcôngviệc.Tuynhiên,nhiềungườisẽsẵnsàngđưaracamkết,nghĩalàhứasẽlàmnhữngđiềutốtnhấtđểhoànthànhcácnghĩavụcủamình.Nếumộtchữkýđượccoinhưmộtsựcamđoan,thìcácbênphảikýkếthoặclàsẽtừ chối ký hoặc là sẽ kýmà không thực sự cam kết với thỏa thuận này.Chẳngaimongmuốncáchphảnứngnàonhưthếcả.

•Kếhoạchphảiđượckýkếttạimộtcuộchọpthôngquakếhoạchdựán,chứkhôngphảiquathư.Việcphânphốicácbảnsaoquađườngcôngvănđểcácbênkýkếtítkhicóhiệuquảvìmọingườicóthểquábậnrộnnênkhôngđọckỹvàcóthểbỏquanhữngđiểmquantrọngđượctrìnhbàytrongmộtcuộchọpthôngquakếhoạchdựán.

•Cầnkhuyếnkhíchcácbên“bắtlỗi”kếhoạchtrongsuốtcuộchọpnhưtrênchứkhôngphảilàchờchođếnkhicácrắcrốinảysinhsaunày.Tấtnhiên,việcnàykhôngcónghĩalàhọnên“bớilôngtìmvết”kếhoạchđó.Mụcđíchcủacáchtiếpcậnnàylànhằmđảmbảorằngkếhoạchsẽđạthiệuquả,vậythôi.

ThayđổiKếhoạch

Sẽrấthaynếumộtkếhoạch,saukhiđượclậpra,sẽkhôngbaogiờthayđổinữa.Tuynhiên,điềunàykhôngthựctế.Khôngaicóđượctầmnhìnxatrôngrộngtoàndiện.Điềuquantrọnglàphảiđiềukhiểnsựthayđổimộtcáchcótrậttựvàtuânthủquytrìnhthayđổitiêuchuẩn.

Nếukhôngthựchiệntốtcôngtáckiểmsoátsựthayđổi,dựáncóthểrơivàotình trạng bội chi ngân sách, chậm tiến độ và không đạt tiêu chuẩn chấtlượng,đồngthờikhônghềđượccảnhbáochođếnkhisựviệctrởnênquámuộn.Dướiđâylànhữnggợiýtronghoạtđộngkiểmsoátsựthayđổisovớikếhoạch:

•Chỉnênđưaracácquyếtđịnhthayđổikhicótácđộnglàmtrệchhướngđángkể.Mộtsựthayđổilớnthườngđượccụthểhóabằngphầntrămdungsaisovớimụctiêugốc.

•Côngtáckiểmsoátsựthayđổilàviệccầnthiếtđểbảovệmọingườikhỏitìnhtrạngmấtkiểmsoátquymôdựán(scopecreep),tứclànhữngthayđổi

trongdựánlàmgiatăngkhốilượngcôngviệc.Nếunhữngthayđổivềquymôdựánkhôngđượcpháthiệnvàquảnlýmộtcáchphùhợpthìdựánđócóthểlâmvàotìnhtrạngbộichilớnvà/hoặcchậmtiếnđộnghiêmtrọng.

•Cácnguyênnhânthayđổicầnđượclưugiữlạiđểlàmdữliệuthamkhảotrongviệclậpkếhoạchchocácdựántươnglai.Cácnguyênnhânđóphảicócăncứthựctếthayvìnhữnglờibuộctộivõđoánvàvôcăncứ.

Một quy trình toàn diện để quản lý sự thay đổi của dự án được trình bàytrongchương10.

Cácgợiýđểlậpkếhoạchcóhiệuquả

Dướiđâylàmộtvàiýtưởnggiúpbạnlậpkếhoạchmộtcáchhiệuquả:

•Hãylậpkếhoạchchoviệclậpkếhoạch.Tậphợpmọingườiđểcùngpháttriểnmộtkếhoạchluônlàmộtviệckhó.Chínhphiênhọplậpkếhoạchcũngcầnđượclênkếhoạch,nếukhôngphiênhọpcóthểbiếnthànhmộtkiểugặpmặthoàn toànvô tổchứcvốnkháphổbiếnởnhiềucông ty.Điềunàycónghĩa là bạn phải chuẩn bị một chương trình nghị sự, phải giới hạn thờilượngcuộchọptrongphạmvicóthểvàchủtrìphiênhọpđểcácthànhviênđiđúnghướng.Nếucóaiđóđilạcđề,thìngườiđiềuphốicuộchọpcầnđưaanhtatrởlạiđúnghướngcàngnhanhcàngtốt.Cónhiềuhướngdẫnhữuíchvềviệcđiềuhànhcáccuộchọp,vídụnhưcuốnMiningGroupGold (tạmdịch:Đàovàngtrongtổchức)củaTomKayser;chúngtôikhuyếnnghịcácđộcgiảthamkhảonhữngcuốnsáchnày.

•Nhữngngười sẽ triển khai thực hiện kế hoạch thì cần thamgia vào quátrìnhchuẩnbịkếhoạchđó.Nếukhông,bạncónguycơgặp rủi rokhi cónhữngngườiđónggópvàoquátrìnhthựchiệndựánnhưnglạikhôngcóýthứccamkếtvớikếhoạchđó;họcóthểđưaracácướcđịnhsailầmvàbỏ

quacácnhiệmvụtrọngyếu.

•Nguyên tắc đầu tiên của lập kế hoạch dự án là luôn sẵn sàng lập lại kếhoạch.Cácchướngngạivậtkhôngmongđợichắcchắnsẽxuấthiệnvàphảiđượcxửlý.Điềunàycũngcónghĩalàbạnkhôngnênlậpkếhoạchmộtcáchquáchitiếtnếukếhoạchđócókhảnăngsẽphảithayđổi,vìviệcđósẽlàmmấtthờigiancủabạn.

•Vìcácchướngngạivậtkhôngmongmuốnsẽxuấthiện,nênlúcnàocũngcầntiếnhànhphântíchrủironhằmlườngtrướcnhữngchướngngạidễxảyranhất(xemchương5).PháttriểnKếhoạchBphòngkhiKếhoạchAkhôngcóhiệu quả.Tại sao bạn khôngdùngKếhoạchBngay từ đầu?Là vìKếhoạchAưuviệthơnnhưngcómộtvàiđiểmyếu.CònkếhoạchBcũngcóđiểmyếu,nhưngkhácvớiđiểmyếucủaKếhoạchA,nếukhôngthìsẽchẳngcóíchgìkhicoiKếhoạchBlàmộtkếhoạchdựphòng.

•Cáchđơngiảnđểtiếnhànhphântíchrủirolàđặtcâuhỏi:“Điềugìcóthểtrở nên tồi tệ?” Phân tích rủi ro cần được thực hiện đối với tiến độ, chấtlượngcôngviệcvàcácnộidungkháccủakếhoạchdựán.Đôikhixácđịnhđượcrủirocóthểgiúpbạnngănchặnchúng,nhưngnếukhôngngănchặnđượcthìítnhấtbạncũngsẽcómộtkếhoạchdựphòng.Cầncảnhgiác:Nếubạnđanglàmviệcvớinhữngngườirấtgiỏiphântích,thìhọcóthểbịmắchộichứngtêliệtdophântíchquámức.Việcbạnđanglàmkhôngphảilàcốgắngpháthiệnmọirủirocóthể,màchỉlànhữngrủirogầnnhưchắcchắnsẽxảyra.

•Hãybắtđầubằngviệcxemxétmụcđíchcủabấtkỳviệcgìsẽđượclàm.Hãypháttriểnmộtbảngkêvề“vấnđề”cầngiảiquyết.Mọihànhđộngtrongmộttổchứcđềuđượcthựchiệnnhằmđạtđượcmộtkếtquảnàođó,nóicáchkhác,đólàđể“giảiquyếtvấnđề”.Ởđiểmnày,chúngtaphảirấtthậntrọngtrongquátrìnhđánhgiánhucầuthựcsựcủangườitiêudùngkhitìmcáchgiảiquyếtvấnđềđó.Thỉnhthoảng,ởmộtsốdựán,chúngtabắtgặpnhững

độidựánbiếtgiảiphápphùhợpvớikháchhàng,nhưnglạikhôngbaogiờsửdụnggiảiphápđó.Điềuđóđãgâyrasựlãngphílớnchotổchức.

•SửdụngCấu trúcPhânrãcôngviệc (được trìnhbày trongchương6)đểchiacôngviệcthànhcáctácvụnhỏhơnnhằmgiúpbạncóthểđưarađượcnhữngướcđịnhchínhxácvềthờihạn,chiphívàcácyêucầunguồnlực.

Cácbướclậpkếhoạchdựán

Trongphầndướiđây,tôixintrìnhbàycácbướccơbảntronglậpkếhoạchdựán.Bạnhãylưuýrằngmộtvàitrongsốnhữngnộidungnàysẽtiếptụcđượcđềcậptrongchươngsau.

•Xácđịnh“vấnđề”màdựáncầngiảiquyết.

•Pháttriểnmộtbảngkênhiệmvụdựán,sauđólàmộtbảngkêvềcácmụctiêuchủchốt.

•Pháttriểnmộtchiếnlượcdựáncóthểđápứngmọimụctiêudựán.

•Soạnthảomộtbảngkêquymôdựánđểxácđịnhcácgiớihạncủadựán(nhữnggìsẽvàsẽkhôngđượclàm).

•PháttriểnmộtCấutrúcPhânrãcôngviệc(WBS).

• Sử dụngWBS để ước định thời lượng của các hoạt động, các yêu cầunguồnlựcvàchiphí(phùhợpvớimôitrườngcủabạn).

•Chuẩnbịtiếnđộtổngthểvàngânsáchcủadựán.

•Quyếtđịnhcấutrúctổchứcdựán,hoặclàtheocấutrúcmatrậnhoặccấutrúcthứbậc(nếubạnđượctựdolựachọn).

•Tạobảngkếhoạchdựán.

•Chuyểnkếhoạchđếnmọibênliênquanđểbáocáovàxinphêduyệt.

Ghinhớ

•Nếukhôngcókếhoạch,bạnkhôngthểthựcthicôngtáckiểmsoát.

•Nhữngngườithamgiatriểnkhaithựchiệnmộtkếhoạchcầnthamgiavàoquátrìnhchuẩnbịkếhoạchđó.

•Hãyđểkếhoạchđượckýduyệt tạimộtcuộchọp,chứkhôngphảibằngcáchgửikếhoạchquahòmthưnộibộ.

•Lưutrữmọitàiliệudựántrongmộthồsơđiệntửvềdựán.

•Sửdụngtiêuchíđầurađểxácđịnhthờiđiểmthựcsựđạtđượcmộtcộtmốc.

•Hãyyêucầu thôngquanhững thayđổi trongkếhoạchdựántrướckhibạnthựcthinhữngthayđổiđó.

•Quảnlýrủirocầnlàmộtphầncủatoànbộquátrìnhlậpkếhoạchdựán.

• Sự định hình thế giới quan là một niềm tin về định

hướngpháttriểncủathếgiớixungquanh.

•Lậpkếhoạchlàviệctrả lờichocâuhỏi“ai,cáigì,khinào,nhưthếnào,baolâuvàbaonhiêu”.

•Hậucầnlàkhâucungcấpchonhânviêncácnguyênvậtliệuvàsảnphẩmcungứngmàhọcầnđể triểnkhai thựchiệncôngviệc.

Bàitập

Chúng ta đã thảo luận về chiến lược, chiến thuật và hậu cần.Điều gì cầnđượcquyếtđịnhtrướctiên?Chứcnăngcủachiếnthuậtlàgì?Khinàothìbạncầnlậpkếhoạchhậucần?

4.Pháttriểnnhiệmvụ,tầmnhìn,mụcđíchvàmụctiêucủadựánTrướckhitiếnhànhbấtcứviệcgì,độidựáncầndànhthờigianđểkiểmtravàđảmbảorằngmọithànhviêntrongđộicócùngnhậnthứcvềđịnhhướngthựchiệncôngviệcđó.Cácthuậtngữđượcsửdụngđểxácđịnhđíchđếnlà“nhiệmvụ”,“tầmnhìn”,“mụcđích”và“mụctiêu”.Vàngaychínhtạigiaiđoạnkhởisựnày,cácdựánđãcóxuhướngthấtbạibởimọingườicứmặcnhiêncholà“chúngtôiđềuđãbiếthếtnhiệmvụđólàgìrồi.”

Xácđịnh“vấnđề”cầngiảiquyết

Mỗidựánđềunhằmgiảiquyếtmộtloạivấnđềnàođó,nhưngngườitalạicóxuhướngbỏquabướctìmđịnhnghĩachínhxácvềvấnđềđó.Đâylàmộtsailầmlớn.Cáchthứcbạnxácđịnhmộtvấnđềsẽquyếtđịnhcáchbạngiảiquyếtnó,vìvậy,quantrọnglàbạnphảihìnhthànhđượcmộtđịnhnghĩaphùhợp.Mộtvấnđềrấthayđượcđịnhnghĩatheokiểumộtgiảipháp.Vídụ,mộtngườinói:“Tôicómộtvấnđề.Xehơicủatôikhôngchạyđượcnữa,vàtôikhôngcóphươngtiệngìđểđilàmcả.Làmsaotôisửađượcxebâygiờ,vìtôikhôngcótiền?”

Vấn đề ở đây được định nghĩa là “Tôi sửa xe bằng cách nào đây?” Tuynhiên,vấnđề thựcsựvàcănbảnnhất làngườiđókhôngcócáchgìđểđilàm,hoặclàanhtanóinhưvậy.Nhưnganhtacóthểbắtxebus,đinhờđồngnghiệphoặcđạpxechođếnkhianhtacótiềnđểsửaxehơihaykhông?Rõràng,việckhôngcótiềnsửaxelàmộtvấnđề,nhưngquantrọnglàphảiphânbiệtgiữavấnđềcơbảnhoặccốtlõivớinhữngvấnđềởcấpđộkhác.

Tôi từngnghemộtvị giámđốckinhdoanhmắngmỏnhânviênbánhàng

như thếnày: “Công ty đãphải tốnkém rất nhiềumới phát triểnđược sảnphẩmmớinày,nhưngcácanhkhôngaibánđượcnócả.Nếucácanhkhôngtíchcựclênvàbánchođượcsảnphẩmnày,tôisẽtựmìnhtìmnhữngngườikhácbiếtcáchbánnó!”

Chúngtathấyrõcáchmàanhtaxácđịnhvấnđề,rằnganhtacómộtnhómnhânviênkhôngbiếtbánhàng.Tuynhiên,vớiviệckhôngcóaitrongsốcácnhânviênbánđượcsảnphẩmđó,tôicóthểchắcchắnrằnganhtađãsai.Sảnphẩmđóhoặc thị trườngcósai sót,hoặc là sựcạnh tranhđãgiếtchếthọ.Chắcchắnbạnkhôngthểcótoànnhữngnhânviênbánhàngkémcỏi!

Tuynhiên,vịgiámđốcnàyđãđịnhnghĩavấnđềdướigócđộnguồnnhânlực và cho rằng đó là cáchmà vấn đề cần được giải quyết.Bạn hãy hìnhdungxem,nếuanhtathaythếmọinhânviênbánhàng,anhtavẫnmắcphảivấnđềtươngtự,bởianhtađãkhôngchỉrađượcnguyênnhânthựcsựcủavấnđề.

Có lúcmọingười lạiđịnhnghĩamộtvấnđềnhưmộtmụcđích.Mộtmụcđíchtựthânnókhôngphải làvấnđề.Mộtngườigặpvấnđềkhicónhữngchướngngạivậtkhiếnhọkhóđạtđượcmụcđích.Trêncơsởđịnhnghĩavấnđềnhưthế,chúngtacóthểđịnhnghĩarằnggiảiquyếtvấnđềvàtìmracácbiệnphápđểgiảiquyếtcácchướngngạivật.Phảivượtqua,phảiné tránhđược,hoặcphảigỡbỏđượcchúng.

Sựnhầmlẫncácthuậtngữ

Giảsửcómộtcôgáikểvớibạnrằngcôấysẽnhậnviệcmớiởmộtcôngtyrấtxa,vàcôtínhchuyểnđếnsốngởđó.Côhiểungayrằngmìnhphảicómộtnơiđểở.Vìvậycônói:“Tôicómộtvấnđề.Tôiphảitìmchỗở.”

Bạnhỏirằngnhiệmvụcủacôlàgì.“Làtìmmộtchỗở,”côấytrảlời.

Thếcòntầmnhìncủacôthìlàgì?“Làphảicómộtchỗở,”côlạitrảlờinhư

vậyvớimộtchútbốirối.

Dĩnhiênlàcôđãnhầmlẫn.Cảbacâutrảlờiđềugiốngnhau!Côấycầnphảihiểu được sự khác biệt giữa các câu hỏi nếumuốn giải quyết vấn đề củamình.

Hãynhớrằngvấnđềlàmộtkhoảngcách.Giảsửchúngtahỏicôbạnrằngcômuốnởđâukhivấnđềđãgiảiquyếtxong.Côbạnđósẽtrảlời:“Tôisẽởtrongthànhphốmới.”

“Cònbâygiờthìcôđangởđâu?”Bạnhỏi.

“Tôikhôngcónơinàođểởcả.”Côbạntrảlời.

Nhưvậyvấnđềởđâylàkhoảngcáchgiữaviệccómộtnơiởvàkhôngcómộtnơiở.Việcnàycóthểđượcdiễnđạtmộtcáchđơngiảnlà“Tôikhôngcóchỗở.”Vàthựcsựđâylàvấnđềmàcôấyđangcốgắnggiảiquyết.

Nhưngcóphải làbấtcứnơinàocũngđượckhông?Dĩnhiênlàkhôngrồi.Côấykhôngmuốnsốngởgầmcầu,mặcdùnhữngngườivôgiacưcólúclàmnhưvậy.Vìvậy,nếubạnhỏicôấyrằng:“Côđangtìmkiếmmộtchỗởnhưthếnào?”thìcôấycóthểbảobạnthếnày:

“Cănnhàđócầncó3phòngngủ,phảiđủrộngvàtôimuốntrangtrínótheophongcáchriêng.”Đâylàtầmnhìn(vision)củacôvềnơimàcômuốnsống.Tầmnhìnđóthựcsựđãvẽnênmộtbứctranhtrongtrínãocủacôvàkhitìmthấymộtnơinàođógầngiốngvớibứctranhđó,côấysẽ“cán”đích.Đâylàchứcnăngcủatầmnhìn,tứclàđịnhnghĩasự“hoàntất.”

Khiđó,nhiệmvụcủacôấylàtìmmộtchỗởgiốngvớitầmnhìncủamình.Nói cáchkhác,nhiệmvụcủadựán luôn làphảiđạtđược tầmnhìn.Bằngcách làmnhưvậy,dựángiảiquyếtđượcvấnđềđặt ra.Vớicách lập luậnnhưvậy,có thểbạnsẽmuốnlậpmộtsơđồnhưHình4-1.Hãylưuýrằngtầmnhìnnàyđãđượcgiảithíchmộtcáchrõràngbằngmộtdanhsáchnhữngthứmàcôấyphảicó,muốncóvàrấtvuikhicó.

Thếgiớithực

Vậybâygiờchúngtađãhiểusựkhácbiệtgiữanhiệmvụ,tầmnhìnvàvấnđề,nhưng trong“thếgiới thực”,bạnkhôngbaogiờđược tiếpnhậnchúngtheothứtựnày.Sếpcủabạnhoặcnhàtàitrợdựánsẽralệnh:“Đâylànhiệmvụcủaanh”màkhôngnóigìđếnmộtbảngliệtkêvấnđềnàocả.Cóthểnhàtàitrợsẽthảoluậnđôichútvềtầmnhìncủaôngtavềkếtquảcuốicùngcủa

dựán,nhưngkểcảcónhưvậythìcũngrấtsơsài.Vìvậy,yêucầuhoạtđộngđầutiêncủamộtđộidựánlàpháttriểnnhữngviệcnàythànhmộthìnhthứcmẫumàmọingườiđềuchấpnhậnđược.

Vấnđề“chínhtrị”chủyếumàbạncóthểgặpphảilànhàtàitrợchắcchắnsẽgiaochobạnmộtnhiệmvụdựatrênđịnhnghĩavấnđềcầnđượcgiảiquyếtcủa chínhông ta.Đôikhiđịnhnghĩa củaông takhôngđúng,vàbạnphảiđươngđầuvớiđiềuđó.Nếukhông,bạnsẽtiêutốnrấtnhiềutiềnbạccủatổchứcchỉđểpháthiệnrarằngbạnđãpháttriểnmộtgiảiphápđúngchomộtvấnđềsai.

Nhiệmvụthựcsựcủamọidựán

Phầntrêntôiđãkhẳngđịnhrằngnhiệmvụluônlàcôngviệcnhằmđạtđượctầmnhìn.Tuynhiên, tôi thấycầnnói thêmrằng tầmnhìnmàbạnđangcốgắngđạtđượcchínhlàđiềumàkháchhàngcủabạnmongmuốn.Nóicáchkhác,bạnđangcốgắngthỏamãncácnhucầucủakháchhàng.Đólàmụctiêuchínhcủadựán.Độngcơcủaviệcthựchiệndựánlàđểthuđượcnhiềulợinhuậnchotổchức,nhưngnhiệmvụcủadựánlúcnàocũnglàđápứngnhucầucủakháchhàng.Dĩnhiênđiềuđóđồngnghĩavớiviệcbạnphảibiếtkháchhàngcầnnhữnggì,trongkhicónhữnglúc,việcnàyhoàntoànkhônghềdễdàngbởichínhkháchhàngcũngcóthểkhônghiểurõvềbảnthânhọ.Vìvậy,bạnphảicốgắnghiểuvàgiải thíchđượcnhucầucủakháchhàngcàngrõràngcàngtốt.Biệnphápantoànnhấtcủabạnlàthuhútsựquantâmcủakháchhàngtừkhihìnhthànhýtưởngchođếnkhihoànthànhdựánđểcóđiềukiệnthườngxuyênđánhgiáxemliệunhữnggìbạnđanglàmcóđạtđượckếtquảmongmuốnkhông.

Nhiệmvụcủadựáncóthểđượcthểhiệnquaviệctrảlờihaicâuhỏi:

1.Chúngtasắplàmgì?

2.Chúngtalàmđiềuđóchoai?

Tronglầnxuấtbảntrước,cuốnsáchnàyđãkhuyếnnghịbạnnêntrìnhbàyphương pháp đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, nhưng nội dung nàykhôngnênđưathànhmộtphầncủabảngkênhiệmvụdựán.Báocáonàychỉxácđịnh“nhữnggì”bạnsẽlàm;còncáchthứcmàbạnthựchiệnchúnglạichínhlàchiếnlượcdựánvàcầnphảiđượcxemxétmộtcáchriêngrẽ.

Pháttriểncácmụctiêudựán

Khimộtbảngkênhiệmvụđượchoànthành,bạncóthểbắttayvàoviệcxácđịnhcácmụctiêudựán.Hãylưuýrằngcácmụctiêunàycụthểhơnnhiềusovớibảngkênhiệmvụvàgiúpnhậndạngcáckếtquảphảiđạtđượcđểcóthểhoànthànhnhiệmvụtổngquátcủadựán.Nhưvậy,mộtmụctiêugiúpxácđịnhkếtquảmongmuốncuốicùng.

Tôimuốnkếtthúcchươngnàyvàolúc10giờsángnay.Đólàđầurahoặclàkếtquảmàtôimongmuốn,tứclàmụctiêucủatôi.Cáchthứcgiúptôiđạtđượcmụctiêunàylà thựchiệnmộtsốnhiệmvụnhưgõvănbảnvàomáytính,thamkhảomộtsốtàiliệukhácvềchủđềmàtôiđangviết,gọiđiệnchomộtđồngnghiệpđểthảoluậnthêmvàinnộidungchươngnàyra,ràsoátvàsửalạiđôichútvàovănbảntrênmáytínhcủamình.

Cụmtừviếttắtdướiđâycóthểgiúpbạnnhớđượcnhữngyêucầuquantrọngvềchấtlượngmàmộtbảngkêmụctiêuphảithểhiệnđược.Chúngnóithếnày: cácmục tiêuphảiTHÔNGMINH, tức làSMART– tậphợpchữcáiđứngđầucáctừsau:

Cụthể(Specific)

Cókhảnăngđịnhlượng(Measurable)

Cóthểđạtđược(Attainable)

Thựctế(Realistic)

Cóhạnđịnhvềthờigian(Timelimited)

TiếnsỹW.EdwardsDemingđãnêumộtsốcâuhỏinghiêmtúcvềviệccónêncốgắnglượnghóacácmụcđíchvàmụctiêucủadựánhaykhông.Ônglậpluậnrằngsẽchẳngcóíchgìkhiđặtrachỉtiêuphảiđạtđượcchomộtquytrìnhsảnxuất.Ôngphântích,nếuhệthốnghoạtđộngổnđịnhthìkhôngcầnphảicụthểhóamộtmụcđíchbởibạnsẽnhậnđượctấtcảnhữnggìmàhệthốngcóthểsảnxuất.Nếucómộtmụcđíchvượtquákhảnăngcủahệthống,thìbạnkhôngbaogiờcóthểđạtđược.

Mặtkhác,theoDeming,nếuhệthốngkhôngổnđịnh(xéttheokhíacạnhcụthể của từ này), thì cũng không cần phải cụ thể hóa các chỉ tiêu bởi bạnkhôngcócáchgìđểcóthểbiếtđượchệthốngcókhảnăngđếnđâu.

Khinghiêncứucáccôngviệccủadựán,chúngtacóthểđánhgiákhảnăngcủacáccánhânbằngcáchxemxétquátrìnhlàmviệctrướcđâycủahọ.Thếnhưng,nếubạnkhôngcónhiềuthídụtiêubiểu,bạnsẽkhôngthểnàobiếtđượcchínhxáctấtcảnhữnggìmàmộtngườicóthểlàm,bởinănglựclàmviệccủamọingườirấtkhácnhau.Hơnnữa,cũngchẳngcógìhaykhiđưaramộttiêuchídựatrênnhữnggìmàmộtngườikhácđãlàm.Tiêuchíđóphảiphùhợpvớichínhcánhânsẽđảmnhậncôngviệctrongdựánnày.

Chúngtađềubiếtrằngmộtsốngườicóhiệusuất làmviệccaohơnnhữngngườikhác.Vìvậy,việctìmraphươngphápđolườngvàkhảnăngđạtđượccácmụcđíchhoặcmụctiêulàrấtkhókhăn.Tôisẽthảoluậnvấnđềnàysâuhơntrongchương6,phầnđềcậpđếnviệcướcđịnhthờigian.

Tôinhậnthấyhaicâuhỏidướiđâycótácdụngtrongviệcxácđịnhcácmụctiêu,đồngthờigiámsátquytrìnhđạtđếncácmụctiêunày:

1.Kếtquảmàchúngtamongmuốnlàgì?Đâyđượcgọilàđịnhhìnhkếtquả,

giúpbạntậptrungvàokếtquảmàbạnđangcốgắnggiànhđượcchứkhôngphảilàvàonhữngnỗlựcđangđượcthựchiệnđểđạtkếtquảđó.

2.Làmcáchnàođểchúngtabiếtđượclàchúngtađãđạtđượcmụctiêuđó?Tôigọiđâylà“câuhỏikiểmchứng”.Câuhỏinàyrấthữuíchtrongviệcxácđịnhtiêuchíđầurachocácmụctiêukhôngthểđịnhlượng.

Dướiđâylàhaivídụvềmụctiêu:

•Mụctiêucủachúngtôilàchođếnngày5tháng6năm2012sẽhoànthànhviệcghihìnhmột tiếtmụcquảngcáokéodài1phútvàdựkiếnphátsóngtrêncácđàitruyềnhìnhđịaphươngđểhuyđộngđónggópchokênhtruyềnhìnhWXYZ.

•Mụctiêucủachúngtôilàđếnngày18tháng9năm2012sẽquyêngópđược600.000đô-latừcáckhángiảđịaphương.

Bảnchấtcủamụctiêu

Xin bạn hãy lưu ý, những ví dụ vềmục tiêu nói trên không cho bạn biếtphươngphápgiànhđượcchúng.Tôicoimộtmụctiêulàmộtbảngkêchotôibiếtkếtquảnàocầnphảiđạtđược.Trongkhiđó,câuhỏi“bằngcáchnào”lạiliênquanđếnbiệnphápgiảiquyết“vấnđề”,vàtôimuốnđểngỏviệcnàyđểcóthểđisâuphântíchcácgiảipháptrongphầnsau.Nếubiệnphápthựchiệnđượcđưavàotrongbảngkêmụctiêu,độidựáncóthểbịgòchặtvàomộtbiệnphápmàtrênthựctếkhôngphảilàtốiưuđốivớidựán.

Đánhgiárủirodựán

Mộtkhiđãxácđịnhđượcmụctiêu,bạncóthểxâydựngcáckếhoạchnhằmxácđịnhcách thứcgiànhđượccácmục tiêuđó.Thậtkhôngmay,ngaycảnhữngkếhoạch tốtnhấtđôikhicũngkhôngđem lạihiệuquả.Một“vọnggácantoàn”chocôngtácquảnlýdựánlàphảisuyngẫmvềcácrủirotrước

khichúngcó thể làm“chìmxuồng” toànbộcôngviệccủabạn.Việcđánhgiárủirodựáncóthểđượcthựchiệnđốivớicácmụctiêutrọngyếuvàcácnộidungkháccủakếhoạch.

Cáchđơngiảnnhấtđểthựchiệnphântíchrủirolàđặtcâuhỏi:“Điềugìcóthểtrởnêntồitệ?”hoặc“Điềugìcóthểcảntrởchúngtagiànhlấycácmụctiêuđãxácđịnh?”Thôngthường,cáchtốtnhấtlàliệtkêcácrủirotrướctiên,sauđóxemxétcáckhảnăngứngphóđểgiảiquyếtchúng.Mộtbiệnphápnghiêncứurủi romàbạncó thểsửdụng làchiamộtchiếcbảng thànhhaiphần,yêucầuđộidựánsuynghĩvềcácrủiro,viếtnhữngrủirođóởnửabêntráicủabảng,sauđóliệtkêcácbiệnphápứngphóởnửabênphải,tứclànhữngviệcmàbạncóthểlàmđểquảnlýrủironếuchúngxảyra.Mộtvídụvề hoạt động phân tích rủi ro chomột dự án về nhiếp ảnh được thể hiệntrongHình4-2.

Việcphântíchrủirotheophươngphápnàycómộtlợiíchlàcóthểgiúpbạnngăn chặnmột vài rủi ro. Còn khi không thể, thì ít nhất bạn cũng có kếhoạchdựphòng.Nhữngrủirokhôngđượclườngtrướccóthểlàmđảolộntoànbộdựáncủabạn.

Cóđiểmnàymặcdùđãđềcậptrongchương3,nhưngtôithấycầnphảinhắclại:việcbạnđanglàmkhôngphảilàcốgắngpháthiệnmọirủiro,màchỉlàmộtsốrủi rodễxảyranhất.Bạncầngiải thíchrõđiềunàychocác thành

viên của đội dự án, nhất là những người quá giỏi về phân tích hoặc cókhuynhhướng tiêu cực.Ngoài ra, hoạt độngphân tích rủi ro cũngcómặttiêucực,đólàkhibạnhỏi:“Nếuđiềuđóxảyra,chúngtasẽphảilàmgì?”vàmọingười trả lời:“Thật làđángsợquá!”Đây làđiềubạnkhônghềmongmuốn.

Trongchương5,tôisẽgiớithiệuvớibạncáccôngcụvàkỹthuậtcụthểđểthựchiệnhoạtđộngquảnlýrủirotrongmôitrườngdựán.

Ghinhớ

•Cách thứcbạnxácđịnhmộtvấnđềsẽquyếtđịnhcáchbạngiảiquyếtnó.

•Mộtvấnđềlàkhoảngcáchgiữakếtquảthựctếbạncóvà kết quả mà bạn mong muốn đạt được, trong đó cónhững chướng ngại vật không cho bạn dễ dàng thu hẹpkhoảng cách đó. Bản thân một mục đích không phải làmộtvấnđề.Phảitồntạicácchướngngạivậtthìbạnmớicómộtvấnđề.

•Tầmnhìn thểhiệnkếtquảcuốicùngsẽ“nhưthếnào”.Tầmnhìnđịnhnghĩasự“hoàntất”.

•Nhiệmvụlàđểđạtđượctầmnhìn.Nhiệmvụtrảlờichohaicâuhỏi:“Chúngtadựđịnhlàmgì?”và“Chúngtalàmđiềuđóchoai?”

•CácmụctiêuphảiđạtđượccácyêucầuSMART.

•Bạncóthểnhậndạngrủirobằngcáchđặtcâuhỏi:“Điềugìcóthểtrởnêntồitệ?”

Bàitập

Chọnmộtdựánmàbạndựđịnhtriểnkhaihoặcvừamớikhởiđộng.Cốgắnghếtsứcđểtrảlờicáccâuhỏidướiđây.Nếuthấycần,trongquátrìnhchuẩnbịcâutrảlời,bạncóthểhỏiýkiếnngườikhác.Hãynhớrằngnhữngngườithựchiệnkếhoạchcầnthamgiavàoviệcchuẩnbịvàlậpkếhoạchđó.

•Bạnđangcốgắngđạtđượcđiềugìtừdựánđó?Dựánđóthỏamãnnhucầunàocủakháchhàng?Aithựcsựsẽlàngườisửdụngcácsảnphẩmcủadựánkhidựánkếtthúc?(hoặcailàkháchhàngthựcsựcủabạn?)Sảnphẩmcủabạncógìkhácvớinhữngsảnphẩmmàkháchhàngcủabạnđãcócơhộitiếpcận?

•Soạnthảomộtbảngkêvấnđềtrêncơsởnộidungtrảlờicủabạnchocâuhỏithứnhất.Khoảngcáchgiữanhữnggìbạncóvànhữnggìmàbạnmuốnđạtđượclàgì?Chướngngạivậtnàođangcảntrởviệcthuhẹpkhoảngcáchđó?

•Viếtmộtbảngkênhiệmvụtrảlờihaicâuhỏicơbảnsau:

1.Chúngtadựđịnhlàmgì?

2.Chúngtalàmđiềuđóchoai?

Hãy trao đổi với khách hàng của bạn về những nội dung này. Tuy nhiên,đừng trao cho anh ta báo cáo bằng văn bản,mà hãy cố gắng kiểm chứngbằngcáchđặtcáccâuhỏimở.Nếukhôngđược,bạncóthểsẽphảixemxétlạinhữnggìbạnđãviếtra.

5.LậpkếhoạchứngphóvớirủirodựánNhưđãđềcậptrongchương1,quảnlýrủirolàquytrìnhcótínhhệthốngbaogồmviệcxácđịnh,phântíchvàứngphóvớirủirodựán.Hệthốnglàmộttừquantrọngởđịnhnghĩanày,vìnhiềunhàquảnlýdựánthườngcốgắngứngphóvớicác rủi romộtcách tùy tiệnmàkhôngcóhoặc ít cókếhoạchtrước.Bấtkỳnhàquảnlýdựánnàolàmviệctheocáchnàycũngđềugặpphảithấtbại,thậmchílàthảmhọa.Đâylàlốinóingoadụ,nhưngthíchđángđốivớimộtvấnđềquantrọngnhưvậy.Mộtkếhoạchứngphórủirotoàn diện và khoa học sẽ giúp nhà quản lý dự án chủ động giải quyết rấtnhiềuviệcđanghoặccóthểsẽtrởnêntồitệvàtácđộngxấuđếndựán.Nếukhôngcómộtkếhoạchnhưvậy,bạnsẽbuộcphảiquảnlýmộtcáchthụđộngvàmang tínhđốiphóđốivớinhữngviệc tồi tệđãxảy ra.Rõ ràng,đây làcáchtiếpcậntốnkémnhất.Mộtquytrìnhcótínhhệthốngsẽgiúpgiatăngkỷluậtvàtínhhiệuquảcủaquátrìnhlậpkếhoạchrủirodựán.Trongphầncuốicủachương4, tôiđã trìnhbàynhữngđánhgiá tổngquátvềquytrìnhphântíchrủiro.Còntrongchươngnày,chúngtôisẽtrìnhbàymộtcáchtiếpcậntoàndiệnđốivớicôngtácquảnlýrủirodựán.

Xácđịnhrủirodựán

Côngtácquảnlýrủirodựánđượctriểnkhaingaytừgiaiđoạnđầucủavòngđờidựán.Bạnphảinhậnthứcrõràngvềcácrủiromàdựáncóthểphảiđốimặt.Cácnguồnrủirodựángầnnhưlàvôtận,vìvậy,bạnphảicómộtkếhoạchchitiếtvàkỹlưỡng.Cácvídụđiểnhìnhvềrủirodựánbaogồmviệcmấtmộtthànhviênchủchốtcủađộidựán,tìnhtrạngthờitiếtkhẩncấp,cácsaisótvềkỹthuậtvàsựhạnchếcácnguồncungứng.Trongphầnnày,tôixinđượcgiớithiệunhữngkháiniệmchungvềrủirovàthảoluậnsơbộvềnhữngviệccầnlàmsớmtrongquytrìnhnày.

Nhiềunhàquảnlýdựáncứlầnlữamãimớitiếnhànhđánhgiácácyếutốrủiro.Ngoàira,họcòntrìhoãnviệclậpkếhoạchrủirodựánvìchorằngchưađủthôngtinvàcóquánhiềuđiềuhọchưabiết.Đâylàmộtcạmbẫyrấtphổbiếnmàbạnnêncốgắngtránhxa.Ngaytừgiaiđoạnđầucủavòngđờidựán,bạnđãphảicómộtđánhgiácănbảnbanđầuvềrủirodựán.Bạnvàcácthànhviênđộidựáncầncócáchtiếpcậnchiếnlượcđốivới“nhữngviệccóthểtrởnêntồitệ”vàbắttayvàoviệchìnhthànhnhữngnộidunglàmcơsởchoviệclậpmộtkếhoạchquảnlýrủirosauđó.Nếukhôngcónhữngthôngtinnềntảngnày,cácdựánthườngphảichịutácđộngtiêucựccủanhữngrủiromàlẽrađãcóthểđượcngănchặnhoặcgiảmnhẹnhờvàomộtkếhoạchứngphóđược lập ra từ trước.Đây là tháiđộ thụđộng, trongkhibạnphảisốngtrongmộtthếgiớichủđộngmớicóthểthànhcôngvớivaitròmộtnhàquản lý dự án.Các cơ hội tiềm tàng đôi khi được xem như những rủi romangtínhtíchcựcnếunhàquảnlýdựánnỗlựcvàtậndụngđượctácđộngcólợicủanóđốivớicácmụctiêudựán.

Nhưđãđượcđềcậptrongchươngđầucủacuốnsách,côngtácquảnlýrủirodựánđượccoilàmộttrongchínmảngkiếnthứccủacuốnPMBOK®Guide.CuốnĐạicươngkiếnthứcQuảnlýdựánnàyđịnhnghĩaquảnlýrủirodựánlà“quytrìnhlậpkếhoạchquảnlýrủiro;xácđịnh,phântíchvàlậpkếhoạchứngphó;sauđógiámsátvàkiểmsoátdựán.”Vềkháiniệm,mộtquytrình có thể được coi làmột quá trình thực hiện nhiệm vụ chính thức, cókiểmsoát,ítcóhoặclàkhôngcósựthayđổi.Đốivớicácquytrình,thìsựthayđổithườngđồngnghĩavớitínhthiếuhiệuquả.Điềuquantrọnglàbạnphảiquảnlýrủiromộtcáchkhoahọcbằngcáchápdụngmộtquytrìnhđãđượcphêduyệtvàoviệclậpkếhoạchquảnlýrủiro.Căncứvàothựctếvàcácbiếnđộngcủamôitrườngdựánđặcthù,bạncóthểcầnsựlinhhoạtnhấtđịnh.Khibạncóđượckinhnghiệmtrongquản lý rủi ro, thì trựcgiác linhhoạtcủabạnsẽđượcpháttriểncăncứvàokiểuloại,độdài,độdày,chiềusâuvàchiềurộngcủacácdựán.

Quytrìnhsáubước

Quy trình sáu bước làmột cách tiếp cận phổbiến và thực tế trong lập kếhoạchrủirodựán.Quytrìnhnàykhôngphải“từtrêntrờirơixuống”haylàbạntựnghĩralàđượcmàphảicósựnghiêncứukỹlưỡngvàhợptácchặtchẽvớicácthànhviênđộidựán.

Bước1:Lậpdanhsáchcácrủirodựán

Hãytíchcựcđộngnãonhằmlậpramộtdanhsáchcácrủirotiềmtàngđốivớidựán.Giaiđoạnnàykhôngđisâuvàophântíchmàchủyếulàhuyđộngtrítuệtậpthểđểđưaramọiýtưởng.Bước2và3củaquytrìnhnàysẽchophépbạnđisâutìmhiểunhữngýtưởngđó.Điểmquantrọngởđâylàtoànbộthànhviênđộidựánđềuphải thamgiavàoviệcnhậndạngcácmốiđedọavànêurõnhữngviệccókhảnăngtrởnêntồitệtrongquátrìnhtriểnkhaidựán.Mộtsốnhàquảnlýdựánmắcsailầmkhicốgắngtựmìnhlàmviệcnàyvớimụcđíchtạođiềukiệnthờigianvàcôngsứcchothànhviênđộidựánhoànthànhcáccôngviệckhác.Đâylàmộtcáchtưduythiểncậnvàkémcỏi.Trongbướcđầu tiêncủaquy trình lậpkếhoạchrủi rodựánnày,nhàquản lýdựánphảiđảmbảocóđượcsựphốihợpvà thamgiacủamọicánhânchuyêntráchtừngphầncôngviệccủadựán.Hãypháthuytốiđavốnkiến thức (hay là sự khôn ngoan) của đội dự án. Nếu cómột hoặc nhiềuthànhviênbịgạtrangoàilề,thìchắcchắnlàsẽcómộtvàirủirobịbỏsót,đedọađếnthànhcôngcủadựán.Bạnnênnhớrằng,việcbạnthuhútđượctrítuệcủamộtchuyêngiavềcungứngsẽkhôngcóíchchoviệcxácđịnhcácvấnđềtiềmtàngtronghoạtđộngpháttriểnphầnmềmvàngượclại.

Khilàmviệcvớisựhỗtrợcủamộtđộikhôngchínhtắc,bạnphảilàngườicókỷluậtvàphảinhậnthứcrõnhucầucầnphảinghiêncứumộtcáchnhấtđịnhtrướckhitiếptụctriểnkhaiviệclậpkếhoạchrủiro.Đểlàmđượcviệcnày,bạncóthểsửdụngđiệnthoại,viếtthưđiệntử,trựctiếpđếnthămviếngvănphònglàmviệchoặctổchứccáchộinghịtruyềnhình,v.v…,tómlạilàbất

cứviệcgìcó thểgiúpgợi ranhững thông tinmàbạncần.Bạn thườngbắtđầubằngviệcđốithoạivớicácthànhviêncủađộihoặcvớicácnhàcộngtácvềnhữngtìnhhuốngcóthểtrởnêntồitệ.Thôngthường,quacáccuộcthảoluậnnày,bạnsẽxácđịnhthêmnhữngngườikhácmàbạncầntiếpxúc.Giámđốccácbộphậnchứcnăngcũngcóthểrấthữuíchtrongtrườnghợpnày.Họhoặc làsẽhỗ trợ trực tiếpchobạnhoặc làgiúpbạnpháthiệnnhữngnhânviêntrongbộphậncủahọcóthểgiúpbạn.

Dù trong trườnghợpnàođi chăngnữa, thì bạn cũngcần có cách tiếp cậntoàndiệnnhằmlậprađượcmộtdanhsáchrủirobởithựctế,mọiloạirủirođềuphảiđượctìmravàphảiđượcgiảiquyếtmộtcáchphùhợp.

Bước2và3:Xácđịnhkhảnăngxảyravàmứcđộtáchạicủacácrủiro

Tôigộpbước2và3trongcùngmộtnộidungnàybởichúngđềulàyếutốgiúpxácđịnhmứcđộưutiên.Haibướcnàygiúpbạnràsoátkỹlưỡngdanhsáchcácrủiro,giúpbạncócơsởxácđịnhưutiêndànhchomọimốiđedọađãđượcnhậndạng,đồngthờigiúpbạnđưaraquyếtđịnhnênsửdụngbaonhiêuthờigian,nỗlực,nhânsựvàtiềnbạcđểngănchặnhoặcgiảmthiểutácđộngcủatừngmốiđedọa.Mộtlầnnữa,bạnkhôngthểtựmìnhhoàntấthaibướcnàymàphảithuthậpđầyđủthôngtintừcácthànhviênđộidựánvàcácchuyêngiatưvấnchuyênngành(subjectmatterexperts–SME).

Bước2và3:Xácđịnhkhảnăngxảyravàmứcđộtáchạicủacácrủiro

Mỗirủirocóbaonhiêukhảnăngtrởthànhsựthật?Câuhỏinàyphảiđượcđặt ravàphảiđược trả lời.Bạncó thểdùngcáchchiamứcđộCao-Trungbình-Thấp(H-M-L)vàápdụngcáchchianàykhi lậpdanhsáchcácrủi romàbạnđãxácđịnh.MộtrủirođượcnhậnđịnhlàrấtcókhảnăngxảyrathìnhậnmứcH;mộtrủirocókhảnăngxảyraởmứctrungbìnhthìnhậnmứcM;vàmộtrủiroítkhảnăngxảyrathìnhậnmứcL.Tuynhiên,nhữngđịnhlượngnàykhông thểđượcápdụngmộtcách tùy tiện,màphảicó sựphối

hợpcủađộidựánhoặcquaquátrìnhnghiêncứuvàphântíchkỹlưỡngcủanhàquảnlýdựán.

Mộtrủironếutrởthànhsựthậtthìsẽgâytáchạichodựánđếnmứcnào?Đâylàcâuhỏitiếptheophảiđượcđặtravàphảiđượctrảlời.Mọikhíacạnhcủadựánđềucầnphảiđượcxemxéttrongquátrìnhđánhgiámứcđộtáchạicủabấtkỳrủironào.Nếurủirođótrởthànhsựthật,nósẽtácđộngnhưthếnào đến ngân sách, tiến độ, việc sử dụng nguồn lực, quy mô công việc,v.v…?Kếtquảcủabước2và3sẽgiúphìnhthànhmộtdanhsáchcácrủirotiềmtàngvớinhữngthôngsốtươngứngvềkhảnăngxảyravàmứcđộtáchạicủachúng:

CăncứvàonhữngphântíchrủirotừAđếnDtrongbảngtrên,rõràng,bạncầnphảitậptrungphầnlớnnỗlựcđểgiảmthiểurủiroDvàkhôngcầnchúýnhiềuđếnrủiroC.Tuynhiên,xinhãynhớrằngbạncóthểnhậnđịnhsai(thúthựcrằngtôiđãtừngmắcsailầmnàykhicònlàmộtnhàquảnlýdựántrẻ).Nếuchỉvìbạnnhậnđịnhrằngmộtrủiro“ítkhảnăngxảyra”và“íttáchại”thìkhôngcógìđảmbảorằngthựctếsẽdiễnrađúngnhưvậy,vìvậybạnhãynghiêncứucácrủiromộtcáchthậtkỹlưỡng.

Nếubạnthíchlàmviệcvớicácconsố,bạncóthểápdụngmộtcáchđánhgiáđơngiảnkhác.Trongquátrìnhđánhgiákhảnăngxảyravàtáchạicủacácrủiro,bạnquymộtgiátrịchotừngrủiromàbạnđangxemxét.Bảngđánhgiávềkhảnăngxảyracóthểdựavàothangđánhgiátừ1đến10,trongđó

mức1thểhiện“Rấtkhócókhảnăngxảyra”vàmức10thểhiện“Rấtcókhảnăngxảyra”.Táchạicủarủirocóthểđượcthểhiệntrêncùngthangđiểmđóhoặcđượcđánhgiátheomứcđộtácđộngđếnngânsách(theođơnvịtiềntệ):

Theocáchphântíchnày,độidựáncầnquantâmnhấtđếnrủiroCbởigiátrịtươngứngcủarủironàylà28K,mứcgiátrịcaonhất.Bạnnênlưuýrằngphươngphápnàycũngcó thểđượcsửdụngđểđánhgiámứcđộ tácđộngđếntiếnđộhoặcthậmchílàtốiưuhóanguồnlực.

Bước4:Ngănchặnhoặcgiảmnhẹrủiro

Mộtsốrủirocóthểngănchặn;mộtsốkháclạichỉcóthểgiảmnhẹ.Vídụ,hiệntượngđộngđấthoặcmộtbênchủchốtnàođónghỉhưulàviệcbấtkhảkháng,không thểngănchặn.Một số rủi ro có thểvà cầnđượcngănchặnngay trongbước4.Nếumộtrủi rođãđượcxácđịnhvàcókhảnăngngănchặn,bạnhãylàmngaynhưvậyđi.Tínhchủđộnglàngườibạntốtnhấtcủanhàquảnlýdựán.Hãytriệttiêurủirođótrướckhinócócơhộixuấthiệnvàpháttriển,nhưvậybạnsẽkhôngphảilogiảiquyếtnómộtlầnnữa.

Bước4:Ngănchặnhoặcgiảmnhẹrủiro

Vídụ,khibạnđịnhsửdụngmộtdoanhnghiệphoặcmộtnhàcungứngnàođóchodựáncủabạn,thìcómộtthànhviênđộidựán,ngườitừnglàmviệcvớicôngtyđónhưngkhôngcóấntượngtốt,chobạnbiếtrằngnhàcungứngnàythườnggiaohàngrấtchậmvàhànghóathìthườngbịtừchối.Nếuđây

khôngphảilànguồncungứngduynhất(cónghĩalàlựachọnduynhấtcủabạn),bạncóthểngănchặnrủirobằngcáchtìmmộtnhàcungứngkhácđángtincậyhơnđểthaythế.

Đốivớinhữngrủirokhôngcókhảnăngngănchặn,thìbạncầnnỗlựclàmgiảmkhảnăngxảyravà/hoặchạnchếtácđộngtiêucựcmàchúngcóthểgâyra.Trongtrườnghợpvềnhàcungứngthiếutincậynóitrên,nếubuộcphảisửdụngcôngtyđó,bạncóthểtriểnkhaicácbướcđicụthểnhằmchủđộngxúctiếnviệcphânphốinguyênliệu.Điềuđósẽgiúplàmgiảmtáchạicủarủironày.Nếubangiámđốcđedọagiảmmứcđộưutiêndànhchodựáncủabạn,bạncóthểvìlợiíchcủadựánmàxúctiếncáchoạtđộngvậnđộnghànhlangnhằmlàmgiảmkhảnănglờiđedọanàytrởthànhsựthật.

Bước5:Chuẩnbịsẵnsàngcácbiệnphápứngphó

Cácbiệnphápngănchặnlànhữngbướcđiđượcthựchiệntrướckhirủirotrởthànhsựthật.Còncácbiệnphápứngphóthểhiệnnhữnghànhđộngcụthểsẽđượcthựchiệnnếurủirođóxảyra.Trongbướcnày,bạntrảlờicâuhỏi:“Nếurủirođótrởthànhsựthật,chúngtasẽlàmgì?”

Vídụ,nếuviệckiểm tranghiệm thucác sảnphẩmcủamộtnhàcungứngđượcđánhgiálàcórủiroởmứctừtrungbìnhđếncaovàkhôngđạtyêucầu,thìbiệnphápứngphóphùhợpcủabạncó thể là cungcấpviệchỗ trợkỹthuậtvớichiphídobênbánđảmnhiệm.Biệnphápứngphókháccóthểlàchuyểnsangnhàcungứngkhácmàbạnđãxácđịnhtrướcnếucôngtynàycóloạihànghóađótrongkho.

Cácbiệnphápứngphóliênquantrựctiếpđếncácyếutốxácđịnhmứcưutiênđượcgiớithiệutrongbước2và3.Nếurủirocóđộưutiêncao(tứclàkhảnăngxảyracaovàtáchạilớn),bạnphảiđịnhhìnhđượcnhiềubiệnphápứngphókhácnhau.Bởirủirođórấtcókhảnăngxảyravàkhixảyra,nósẽảnhhưởngrấttiêucựcđếndựán,nênbạnmuốnmọithứphảisẵnsàngđểcó

thểđảmbảoantoàn.Nếumộtrủironằmởgiữathangưutiên,bạnnênxácđịnhítnhấtlàmộtbiệnphápứngphó.Nhữngrủironằmởmứcthấphơnthìkhôngcầnchúýđếnnhiềuvàtốtnhấtlàbạndànhnỗlựcchonhữngrủirokhác.Khixácđịnhcácbiệnphápứngphó,hãycẩntrọngvớinhữngrủirocókhảnăngxảyrathấpnhưngtáchạilạirấtlớn.Nhữngrủironàycóxuhướngbịquênbẵngđibởikhảnăngxảyra thấp,nhưngchúngthựctếvẫncóthểxảyravàđôikhicóthểlàm“chìmxuồng”toànbộdựáncủabạn.

Bước6:Xácđịnhđiểmkíchhoạtbiệnphápứngphó

Điểmkíchhoạt làyếutốquantrọngnhấtcủakếhoạchrủirodựán.Điểmkíchhoạtvàcácbiệnphápứngphócómốiquanhệtrựctiếpvớinhau.Đúngnhưtêngọi,điểmkíchhoạtlàthờiđiểmmànhàquảnlýdựánxácđịnhlàrủirođãtrởthànhsựthậtvàbuộcphảitriểnkhaicácbiệnphápứngphó.Nỗlựcphântíchnàycủanhàquảnlýdựánlànhằmtốiđahóagiátrịcủacácbiệnphápứngphóđãđượcxácđịnhtrướcbằngcáchthựcthicácbiệnphápnàyvàothờiđiểmtốiưu.Nếubắtđầuquásớm,bạncólẽsẽtiêuphíthờigian,nỗlựcvàtiềnbạcmàkhôngđạtđượcgìcả.Cònnếubắtđầuquámuộn,cóthểbạnsẽphảichịuđầyđủnhữngtáchạicủarủiromàkhôngthuđượckếtquảtíchcựcnàotừviệcthựcthicácbiệnphápứngphó.Chúngtahãyquaytrởlạivớivídụởphầntrên.

NếunhàcungứngAvốnđượccoilàđángtincậygặpphảinhữngvấnđềvềlaođộngvàphảiđóngcửavì tình trạngđìnhcông, thìcó lẽkếhoạchứngphócủabạnlàxácđịnhnhàcungứngBvàClàphươngánthaythế.Cácnhàcungứngnàyđềucósẵnhàng trongkhovàđềxuất thờigianchuẩnbịvàphânphốihànglà2tuần.Nếungàygiaohàngbạncầnlàngày15tháng2,thìthời điểmkích hoạt của bạn phải tính đến hai tuần đó cộng thêmmột vàingàydựphòngnữa.Nhưvậyđiểmkíchhoạtphùhợpởđâysẽ làngày31tháng1.Nếubiệnphápứngphó tácđộngđếnmộthoặcnhiều tácvụ trênđường găng (xem chương 7) thì bạn phải cân nhắc và tính thêm ngày dự

phòng.

Điểmkíchhoạtphảilàmộtthờiđiểmcụthểhoặcmộtquãngthờigianxácđịnh.Nhiềunhàquảnlýdựáncoiđólàphầnviệckhónhấttrongkếhoạchrủirodựán,nhưngcôngviệcnàythựcsựđángđểbạnnỗlực.Trongvaitròlàmột nhà tư vấn, tôi thường hay gặp những kế hoạch được chuẩn bị kỹcàngnhưnglạibịlãngphídokhôngthựchiệncácbiệnphápứngphóhoặcthựchiệnnhưngkhôngđúnglúc.Xácđịnhđiểmkíchhoạtlàmộthoạtđộnghữuíchnhấtđốivớicácnhàquảnlýdựán,giúpcảithiệntínhhiệuquảcủatoànbộkếhoạchrủirodựán.

Thiếtlậpdựphòng

Mộtkếhoạchrủirodựántoàndiệnnhấtcũngcóthểđổbểnếubạnkhôngcóthờigianhoặcphươngtiệnđểthựchiệncáchànhđộngcầnthiết.Thiếtlậpdựphòngsẽgiúpbạncókhảnăngpháthuytốiđatiềmnăngcủakếhoạch.Các kế hoạch được lập ramột cách tốt nhất cũng không có hiệu quả nếukhôngcóthờigianvà/hoặcngânsáchđểcóthểthựcthiđúngcách.Vìvậy,bạn cần chuẩn bị ngân sách dự phòng cho các biện pháp ứng phó và dựphòngquảntrị.

Dựphòngchocácbiệnphápứngphó(contingencyreverses)làthờilượngvà/hoặcngânsáchđểdựphòngứngphócácrủirodựánđãđượcxácđịnh.Khoảndựphòngnàyđượctạolậpnhằmchuẩnbịđểgiảiquyếtchonhữngrủirodựánđãđượcnhậndiện.Dựphòngứngphórủirovàquytrìnhsáubướcđượcthảoluậnởphầntrêncómốiquanhệtrựctiếp.Khiquytrìnhnàyhoàntất,bạncầnướclượngkhoảngdựphòngcầnthiếtđểứngphóvớicácrủirođãđượcxácđịnhvàđãđượccácbênnhấttrí.

Vídụ,nếuđộidựáncủabạnđãxácđịnhviệcmấtmộtthànhviênchủchốtdongườinàynghỉhưulàmộtrủiroưutiêncao(tứclàkhảnăngxảyracaovà tác hại lớn), thì hành động ứng phó sẽ là thuêmột người khác từ bên

ngoàitổchứcđểthaythếchongườiđãnghỉhưu.Tácđộngvềmặtchiphívàtiếnđộcủadựándoquytrìnhthuêchuyêngiavàkiệntoànđộidựángâyraphảiđượctínhđếnvàbổsungvàodựphòngứngphórủiro.

Dựphòngquảntrị(managementreserves)làthờilượngvà/hoặcngânsáchxácđịnhđượcbaogồmtrongkếhoạchcủabạnđểgiảiquyếtchonhữngrủiromàđộidựánkhôngdựbáođược.Đôikhibạnkhôngthểbiếtđượcbạnkhôngbiếtnhữnggì.Cácnguồndựphòngquảntrịđượcdùngđểgiảiquyếtcácrủirodựánkhôngthểtiênliệuđược.Vídụ,nếudựánhiệntạibaogồmphần lớncáchoạtđộngnghiêncứuvàphát triển, trongkhiquá trìnhphântíchcácsựkiện thực tế(dữliệu lịchsử)củacácdựán tươngtự trướcđâychothấytỷlệbộichingânsáchtrungbìnhlà10%,thì10%nàykhôngđượctínhchorủirocụthểnào.Tuynhiên,điềuđólàmphátsinhyêucầuphảidựtrùthêm10%chotoànbộngânsáchdựánvàsốdựtrữnàyđượcgọilàdựphòngquảntrị.

Quảnlýrủirođadựán

Nhiều,nếukhôngnóilàhầuhết,cácnhàquảnlýdựánđanglãnhđạokhôngchỉmộtdựán.Nhàquảnlýđadựánphảiđốiđầuvớinhữngvấnđềđặcbiệtthườngkhônggặpphảikhichỉquảnlýmộtdựán.Trongmộtthếgiớiđadựán,nhiềudựánchồnglấnnhauhoặclàtrựctiếpphụthuộcvàonhau,tươngtựnhưnhữngdựánđượcthểhiệntrongmộtbiểuđồsơđồmạngđiểnhình(xemchương7và8).

Bạncóhaiviệccầnphảilàmởđây.Thứnhất,bạnphảitậptrungvàotừngdựánvànhữngrủirođikèmcủatừngdựánđó.Sauđó,bạnphảiđánhgiátoànbộdanhmụccácdựáncủabạnvàxácđịnhbảnchấtmốiquanhệgiữacácdự ánnày.Danhmục của bạn bao gồmmọi dự ánmàbạn đang đảmtrách.Hãylưuýrằngmốiquanhệgiữanhữngdựánnàycóthểhếtsứcđadạng.

Mộtchươngtrìnhthườngbaogồmnhiềudựáncùngđượctriểnkhaiđểhoànthànhmộtkếtquảđơnnhất.Tấtcảnhữngdựánnàyđềuphảiđượcthựchiệnmộtcách thốngnhấtvàphùhợpnhằmđạtđượcmụcđíchnày.Trongmôitrường dự án theo danhmục, bạn phải xác định được điểmmà các dự ántrùngkhớphoặcchồnglấnvớinhauxétvềmọikhíacạnhcủadựán.Sauđó,bạnxácđịnhxemđiềugìcóthểtrởnêntồitệtrongsốnhữngnộidung“đụngchạm”giữacácdựánđó.

Quy trình tương tự cũng cầnphải được thựchiện trongmôi trườngdự ántheochươngtrìnhchỉlưuýlàquanhệgiữanhữngdựánởđâythườngđượcxácđịnhmộtcáchrõràng.Vídụ,trongmônchạytiếpsức,có4vậnđộngviênphải chuyền chonhaumột câygậy.Đội có tốcđộnhanhnhất khôngphảilúcnàocũngthắng,nguyênnhâncóthểlàdohọtraogậykhôngđượcthànhthạolắmhoặcthậmchícònlàmrớtgậyxuốngđất.Theochươngtrình,nhiều dự án cómối quan hệ trước-sau (tức làmột tác vụ phải được hoànthànhtrướckhibắtđầutácvụtiếptheo).Đểthúcđẩysựchuyểntiếpsuônsẻtừdựánnàysangdựántiếptheo,bạnphảiquantâmđếnnhữngviệctươngtựkiểutrao“gậytiếpsức”nhưthế.Kếhoạchrủirođadựáncũngchỉ tậptrungvàocácnộidungnày.

Cácđiểmgiaothoa

Trongtrườnghợpnóitrên,nhữnglĩnhvựcmàcácdựáncóquanhệvớinhauđượcgọilàcácđiểmgiaothoa.Bạncầnphảixácđịnhđượccácđiểmnày,sauđómớicóthểbắttayvàoviệcxâydựngmộtkếhoạchrủirođadựánchuẩnmực. Cần nhấnmạnh rằng ở đây, bạn phải quan tâm đến việc xâydựng quy trình 6 bước riêng cho từng điểm giao thoa. Cụ thể là, bạn tậptrungvàoviệclậpkếhoạchrủirochotừngdựánriênglẻđểquảnlýcácrủirotrongcùngmộtdựán;sauđóchuyểnhướngtrọngtâmsangcácđiểmgiaothoavà thựchiệnquy trình tương tựđểquản lý các rủi ro liêndự án.Kếhoạchrủirodanhmụcdựánhaykếhoạchrủirochochươngtrìnhlànhằm

bổsungvàtăngcườngchocáckếhoạchrủiroriêngrẽtrongmôitrườngđadựán.

Matrậnrủiro

Mộttrongnhữngcôngcụhữuíchđểquảnlýrủiroliêndựánlà“matrậnrủirotiêuchuẩn”đượcthểhiệntrongHình5-1.

Khảnăngxảyra

Khicácmốiđedọađãđượcthểhiệntrongmatrậnrủiro,bạncóthểsắpxếpcácưu tiênH-M-L (cao-trungbình-thấp) theo cách đặt rủi ro ưu tiên caonhấtvàogóctrêncùngbênphảivànhữngrủiroưutiênthấphơnthìđặtsanggócdướibêntrái.Sauđóbạncóthểtôcácmàukhácnhauchotừngrủiroứngvớitừngdựán.Trongcáiphứctạpcủamôitrườngquảnlýdanhmục,chươngtrình,biệnphápnàycóthểlàmộtcáchtiếpcậnrấthiệuquả.

Bảngliệtkêrủiro

Bảngliệtkêrủirolàmộtcôngcụhữuíchtrongquảnlýcáchànhđộngđược

thựchiệnnhằmứngphótrướcvớicácrủirođãđượcxácđịnhđốivớidựánnhưmôtảtrongHình5-2.

Bảngliệtkêrủirolàthànhtốcuốicùngcủamộtkếhoạchrủirodựán.Đólàmộtcôngcụsốngvànăngđộngcóthểgiúpbạntheodõitìnhtrạngrủirokhidựáncủabạntiếntriểntheothờigian.Bảngliệtkêrủirocũnggiúpbạnxácđịnhngườichịutráchnhiệmthựchiệnbiệnphápứngphó,kếtquảcủahànhđộngđượcthựchiệnvàtrạngtháihoạtđộngcủacácrủiro.

Nếukhôngphântíchrủiromộtcáchcẩntrọng,bạnvàđộidựáncủabạnsẽphải làm việc trongmột thế giới thụ động và thiếu những ngọn lửa nhiệthuyết trongsuốtvòngđờicủadựán.Vìvậyngay từđầu,bạnphảiđầu tưchodựánbằngcáchbổsungcácyếutốquantrọngnàyvàokếhoạchdựántổngthểcủabạn.

Ghinhớ

•Quảnlýrủirodựáncầnđượcbắtđầusớmngaytừquytrìnhquảnlývà

tiếptụctrongsuốtvòngđờicủadựán.Chìakhóachosựthànhcôngtronggiảiquyếtcácrủirolàbắtđầuphântíchsớmvàchuẩnbịcácđiềukiệnchoquảnlýrủiro;chủđộng,chứkhôngphảibịđộng;quảnlýrủiromộtcáchnghiêmtúctheomộtquytrình;vàphảilinhhoạt.

•Quytrình6bướcnhằmxâydựngmộtkếhoạchrủirodựánbaogồmviệclậpdanhsáchcácrủirotiềmtàng;xácđịnhkhảnăngxảyrarủiro;xácđịnhmứcđộtáchại;ngănchặnhoặclàmgiảmnhẹrủiro;xácđịnhcácbiệnphápứngphó;vàxácđịnhđiểmkíchhoạtcácbiệnphápứngphó.

•Thiếtlậpcácnguồndựphòngứngphóvàdựphòngquảntrịchophépbạnpháthuyhếttiềmnăngcủakếhoạchrủirodựánmàbạnlậpra.

•Cácđiểmgiaothoacầnphảiđượctìmravàphântíchtrongmôitrườngrủirođadựán.

•Mộtma trận rủi ro tiêu chuẩn làmột công cụ hữu ích cho việc quản lýnhữngrủiroliêndựán.

•Bảngliệtkêrủirocóthểlàmộtcôngcụhiệuquảđểtổchứcvàxácđịnhmứcđộưutiênchocácmốiđedọađếndựán.

Bàitập

Chọnmộttrongcácdựánhiệnnayhoặcgầnđâycủabạn,vàthựchànhxâydựngQuytrình6bước.Lậpmộtdanhsáchcácrủirotiềmtàngđốivớidựánvàxácđịnhmứcđộưutiênđốivớitừngrủiro,sửdụngH-M-Lhoặcthanggiátrịđơngiảntheokiểumatrận.Chọnbấtkỳbatrongsốcácrủirovàxácđịnh:

•Cácbiệnphápngănchặn

•Cácbiệnphápứngphó

•Cácđiểmkíchhoạt

Mỗinộidungđềcậptừ2-3chitiết(khoảng2-3gạchđầudòng).

6.SửdụngcấutrúcphâncônglaođộngđểlậpkếhoạchdựánTrongchươngtrước,tôiđãnhậnđịnhrằngcôngtáclậpkếhoạchlàviệctrảlờichocáccâuhỏi“Phảilàmviệcgì”,“Việcđólàmmấtbaolâu?”và“Việcđósẽtốnbaonhiêutiền?”Xácđịnhviệcgìlàmộtnộidungcôngviệccótínhsốngcònbởicácdựán thường thấtbạidomộtphầncôngviệcquan trọngnàođóbịbỏquên.Hơnnữa,khiđãxácđịnhđầyđủcáctácvụcầnthiết,bạnmớixácđịnhđượccácyêucầuvề thờigianvàcácnguồn lựckhác.Khâunàyđượcgọilàướcđịnh.

Mộtvấnđềquantrọngtronglậpkếhoạchdựánlàđưaranhậnđịnhvềviệccáctácvụsẽdiễnratrongbaolâuvàsẽtốnkémbaonhiêu.Việckhôngướcđịnhchínhxáccácyếutốnàylànguyênnhânhàngđầudẫnđếnnhữngthấtbạicủadựán,vàviệckhôngđạtcácmục tiêuchiphí lànguyênnhânphổbiếncủatìnhtrạngcăngthẳngvàbuộctội,đổlỗichonhautrongquảnlýdựán.

Côngcụhữuíchnhấtgiúpbạnđạtđượctấtcảnhữngtácvụnàylàcấutrúcphânrãcôngviệc(WBS).ÝtưởngcủaWBSrấtđơngiản:Bạncóthểchiamộtcôngviệcphứctạpthànhcáctácvụnhỏhơnchođếnkhiđạtđếnđiểmmàbạnkhông thể chia nhỏhơnđược nữa.Lúc này, bạn sẽ thấy việcướcđịnhthờilượngvàchiphícủacáctácvụnhỏdễdànghơnnhiềusovớicáctácvụcóquymôlớnhơn.

Tuynhiên,vẫnkhônghềdễdàngkhibạnphảiướcđịnhthờilượngcủamộttácvụmàtrướcđóchưabaogiờđượcthựchiện.Bởiđâylàmộttìnhhuốngđiểnhìnhtrongviệcxâydựngcácdựánpháttriểnphầncứngvàphầnmềm,nênchúngtacầnchuẩnbịtâmlýđểsẵnsàngứngphóvớitìnhhuốngrằngnhiềuướcđịnhcóthểsaivàchỉcóthểđượcgiảithíchbằngkinhnghiệmmà

thôi.Mặcdùvậy,mộtWBSvẫntạothuậnlợichobạntrongướcđịnhcáctácvụtrithứchơnbấtkỳcôngcụnàomàchúngtacó.

Mộtvídụđơngiản

Vídụ,nếutôimuốndọndẹpmộtcănphòng(xemHình6-1),tôicóthểbắtđầubằngviệcnhặtnhạnhquầnáo,đồchơivànhữngđồvậtkhácrảiráctrênsànnhà.Tôicóthểdùngmộtchiếcmáyhútbụiđểlàmsạchtấmthảm.Tôicólẽcũngsẽlaucửasổvàphủitường,rồiquétbụitrênđồđạc.Tấtcảnhữnghoạtđộngnàyđượcgọilàcáctiểutácvụđượctriểnkhainhằmdọndẹpsạchsẽcănphòng.

Vàđểhútbụichotấmthảm,tôicóthểphảilấychiếcmáyhútbụirakhỏitủ,lắpvòi,cắmđiện,đẩymáykhắpphòng,đổráctrongtúirácđivàđặtmáytrởlại tủ.Đây lànhững tácvụ thậmchí cònnhỏhơnnữamà tôiphải làmđểhoànthànhmộttiểutácvụđượcgọilàhútbụi.BiểuđồHình6-1chothấyviệcnàycóthểđượcmôtảnhưthếnàotheocấutrúcWBS.

XinhãylưuýrằngchúngtakhôngquantâmđếntrìnhtựthựchiệncáctácvụkhixâydựngmộtWBS.Yếu tốnàysẽđược tínhđếnkhichúng taxâydựngbảngtiếnđộ.Tuynhiên,bạncólẽsẽthấysuynghĩcủamìnhcứquẩnquanhvớiviệcnàybởidườngnhưbảnchấtconngườilàvậy.ÝtưởngchủđạocủaviệcxâydựngmộtWBSlàphảibaoquátđượcmọitácvụ.Vìvậynếubạnthấymìnhvàcácthànhviênkháctrongđộidựánkhôngngừngsuynghĩnhưtrên,thìđừngquálolắng,nhưngcũngđừngcốtìmchoratrìnhtựcôngviệc,nếukhôngbạnsẽlàmchậmquytrìnhxácđịnhcáctácvụcủadựán.

MộtWBSđiểnhìnhcó3đến6cấpđộcóthểđượcgọitênnhưtrongHình6-2.Dĩnhiênlàcóthểcónhữngdựáncầnxácđịnhnhiềucấpđộhơn.20

cấpđộđượccoilàởgiớihạntrên,vàđóphảilàmộtdựánkhổnglồ.Xinbạnlưuýrằngcấpđộ1đượcgọilàcấpđộchươngtrình.Mộtchươngtrìnhvàmộtdựánchỉkhácnhaumộtcấpđộmàthôi.

Vídụ,vớimộtchươngtrìnhpháttriểnmáybay,WBScóthểđượcxâydựngnhưmôtảtrongHình6-3.Hãychúýrằngđộngcơ,cánhvàhệthốngđiệntửlànhữngcôngviệcđủlớnđểtựthânchúngcũngđượcgọilàcácdựán.Trênthựctế,côngviệccủanhàquảnlýchươngtrìnhlàđảmbảorằngmọidựánphốihợptốtvớinhau.Độngcơđượcgắn trêncánh,vìvậy, trongcấu trúcWBSđểpháttriểnđộngcơ,sẽcómộthoạtđộnggọilà“thiếtkếđộngcơcótrọng lực trêncánh”.Cònđốivới cấu trúcphát triểncánh, sẽ cómộthoạtđộnggọilà“thiếtkếcánhchịutrọnglựccủađộngcơ”.Nếucácbộphậnnàykhôngthểhoạtđộngđồngbộ,bạnsẽtìmđếngiảiphápkhônggắnđộngcơtrêncánhnữa.Côngviệcphốihợpcácdựánnàyđượcgọi là tíchhợphệthống.

HướngdẫnxâydựngWBS

MộtcâuhỏiquantrọngcầnđặtrakhixâydựngWBSlà:“Khinàothìnênngừngphânnhỏcáctácvụ?”Địnhhướngchunglànêndừnglạikhibạnđãphânnhỏcôngviệcđếnđiểmmàbạncó thểướcđịnh thờigianvàchiphímộtcáchchínhxácnhưmongmuốnhoặclà tácvụđósẽsửdụnghếtmộtthờilượngtươngđươngvớicácđơnvịnhỏnhấtmàbạnmuốnxâydựngtiến

độ.Vídụ,nếubạnmuốnxâydựngtiếnđộđếnđơnvịngày,bạnsẽchiacôngviệc tới điểmmà các tác vụmất khoảngmột ngày để thực hiện.Nếu bạnđịnhlậptiếnđộđếnđơnvịgiờthìbạnsẽdừngphânchiakhithờihạnthựchiệntácvụđãnằmtronggiớihạnđó.

Hẳnbạncònnhớnguyêntắcchorằngnhữngngườitrựctiếpthựchiệncôngviệc nên tham gia vào quy trình lập kế hoạch thực hiện công việc đó.Nguyên tắc này cũng áp dụng ở đây. Theo quy trình thông thường, mộtnhómcánbộchủchốtsẽcótráchnhiệmxácđịnhcácnộidungcơbảnnhấtcủaWBS;sauđó,cácthànhviênkháccủađộidựánsẽxácđịnhchitiếtcụthểcácnộidungđó;cuốicùng,cácnộidungnàyđượctíchhợpnhằmtạoramộtcấutrúcWBShoànchỉnh.

Bạncầnlưuýmộtđiểmquantrọng:CầnxâydựngWBStrướckhixâydựngtiếnđộ.Trênthựctế,WBSlàcôngcụgắnkếttoànbộdựán.WBSgiúpnhàquảnlýphânbổnguồnlực,ướcđịnhthờigianvàchiphí,vàthểhiệnquymôcôngviệcdướidạngđồhọa.Saunày,khiràsoátdựán,cóthểxácđịnhcáccôngviệcthuộcmộtphầncụthểnàođócủaWBS.

Có những gói phầnmềm, ít nhất là gói SuperProject ExpertTM, có chứcnănginWBSrasaukhiđãnhậpcácdữliệutiếnđộ.ĐâylàmộttínhnăngthúvịvìnógiúptạoramộtWBSđẹpvềmặtđồhọa,tuynhiên,bạnnênvẽnháptrướckhisửdụngphầnmềmxâydựngtiếnđộnày.Lýdohếtsứcđơngiản:Chođếnkhimọingườiđãnhấttrírằngcáctácvụđãđượcxácđịnhđầyđủ,thìsẽlàsailầmnếubạnpháttriểnmộtbảngtiếnđộ.Bạnkhôngthểchắcchắnđượcrằngđườnggăngcủachỉmộtphần tiếnđộcũng làđườnggăngcủatoànbộtiếnđộdựánhoànchỉnh.

CómộtsốcáchtiếpcậnđểpháttriểncấutrúcWBS.Lýtưởngnhấtlàbạnlàmtheotrìnhtựtừtrênxuống,tứclàpháttriểnWBSsaukhiđãxâydựngđượcmộtbảngliệtkêvấnđềvàmộtbảngkênhiệmvụphùhợp.Tuynhiên,nhưtôiđãđềcập,tríócchúngtakhôngphảilúcnàocũnghoạtđộngtrong

trạngtháisảngkhoáivàrànhmạch;vàvìvậy,trongkhipháttriểnWBS,bạncóthểnhậnthấyrằnghoạtđộngnàygiúpbạnhiểucôngviệctốthơn.Vìvậy,tôikhôngmặcđịnhmộttrậttựcụthểchoviệcthựchiệncáchoạtđộngtrên.Bạnhãylàmtấtcảnhữnggìlàtốtnhấtchobạn.

WBSkhôngmangtínhđốixứng,tứclàkhôngcầnphảichiamọinhánhcôngviệcđếncấpđộ6(hoặcbấtcứcấpđộnàomàbạndừnglại).Bởinguyêntắclànêndừnglạiởmứcđủđểbạncóthểđưaranhữngướcđịnhchínhxácnhưmongmuốn,nênmộtnhánhcôngviệcnàycóthểphảiphânrãđến6cấpđộ,trongkhinhánhcôngviệckháccóthểchỉcần3cấpđộlàđược.

LợiíchcủaviệcsửdụngWBS

Nhưtôiđãnhậnđịnh,cấutrúcWBSlàmộtbiệnpháphaytrongviệcthểhiệnquymô công việc. Nếu bạn từng đưa ra các ước định về chi phí và thờilượngdựánvớimộtngườivàchứngkiếncáinhìnkinhhãicủangườinày,thìbạnsẽhiểuđượcrằngtrongđầuôngta,dựánđượcnhìnnhậnđơngiảnhơnthựctếrấtnhiều.Tuynhiên,khibạntrìnhbàymộtdựándướidạngcấutrúcWBS,thìnhiềungườisẽthấyđượctạisaocôngviệclạitốnkémnhiềunhưvậy.TôiđãcókinhnghiệmthựctếkhitừngchứngkiếnchínhcácthànhviênnhómlậpkếhoạchlạibịchoángngợpbởisựphứctạpvàquymôtolớncủaWBS.NếuWBSgâyấn tượngvớichínhnhữngngườiđó, thìbạnhãysuynghĩvềtácđộngcủacấutrúcnàyđốivớimộtngườingoàicuộc.

Xácđịnh tráchnhiệm thựchiện tácvụ làmột lợi íchquan trọngkháccủaWBS.Mỗitácvụnênđượcgiaochomộtngườicụthểvàngườinàycótráchnhiệmhoànthànhtácvụđó.Nộidungphâncôngcôngviệcnhưthếnàycóthể được thể hiện trong một bảng riêng, thường được gọi là “bảng tráchnhiệm”(xemHình6-4).

ƯớcđịnhThờigian,ChiphívàNguồnlực

Khimộtcôngviệcđãđượcchianhỏ,bạncóthểướcđịnhcôngviệcnàysẽdiễnratrongbaolâu.Nhưngbằngcáchnào?Giảsửtôihỏibạnsẽmấtbaolâuđểsắpxếpchođúngthứtựmộtbộbàichuẩnđãđượcxáorấtkỹ.Làmsaobạntrảlờiđượccâuhỏinày?

Cáchđơngiảnnhấtlàbạnthửlàmviệcđómộtvàilầnvàđưarađánhgiávềviệcđó.Nhưngnếukhôngcómộtbộbàitrongtay,bạncóthểsẽphảinghĩ

vềnó,tưởngtượngviệcđósẽmấtbaolâu,vàchotôimộtcâutrảlời.Đasốmọingườicho rằngviệc sắp lạibộbài sẽmất từ2đến10phút.Khi thựchiệncácphépthử,tôinhậnthấyrằngthờilượngtrungbìnhmàđasốngườilớnphảisửdụnglàkhoảng3phút.

Tuynhiên,giảsửchúngtađưabộbàichomộtđứatrẻkhoảng4hoặc5tuổi.Đứatrẻsẽphảimấtnhiềuthờigianhơn,bởibékhôngquenvớithứtựsắpxếpcácquânbàihoặcthậmchícònchưabiếtđếm.Nhưvậy,chúngtaphảiđiđếnmộtkết luậnrấtquantrọng:Thứnhất,bạnkhôngthểướcđịnhthờigianhoặcchiphímàkhôngxemxétviệcai sẽ làngười thựcsựphải thựchiệntácvụđó;thứhai,bạnphảiướcđịnhdựatrêncácdữliệulịchsửhoặcmộtquátrìnhtưduy.Cácdữliệulịchsửvẫnlàtốtnhất.

Thôngthườngthìchúngtacăncứvàothờilượngtrungbìnhđểlậpkếhoạchchocácdựán.Cụthểlànếungườilớnmấttrungbình3phútđểsắpxếpmộtbộbài,thìtôisẽcoi3phútnàylàcơsởđểướcđịnhviệcđósẽdiễnrabaolâutrongkhithựchiệndựán.Tấtnhiênlàkhitasửdụngcácsốliệutrungbìnhđểlậpkếhoạchthìtrênthựctế,mộtsốtácvụsẽdiễnralâuhơn,cònmột số tác vụ khác lại diễn ra nhanh hơn so với thời gian cho phép.Tuynhiên,tựuchunglàchúngtavẫncầnphảitínhthờigiantrungbìnhđểthựchiệncáctácvụcủadựán.

Đólàmộtýtưởnghay.Tuynhiên,ĐịnhluậtParkinsonkhôngđánhgiácaonhậnđịnh này. Parkinson cho rằng côngviệc luôn kéo dài theo đúng thờigianđượcphép.Điềuđócónghĩalàcáctácvụcóthểkéodàihơndựtính,nhưnghầunhưkhôngbaogiờcóthểkếtthúcsớmhơn.Mộtlýdolàkhithấycòn thờigian, người ta cóxuhướngchau chuốt lại nhữnggì đã làm.Mộtkhíacạnhkháclàmọingườisợrằngnếuhoànthànhcôngviệcsớm,thìlầnsausếpcóthểsẽyêucầuhọphảihoànthànhcôngviệctrongthờigianngắnhơnhoặcgiaothêmviệckhácchohọ.

Cóđiểmnàyrấtquantrọng:Nếungườitahoànthànhnhiệmvụtốthơnmục

tiêuđềramàlạigặpđiềubấtlợithìhọsẽkhônglàmđiềuđó.Ngoàirachúngtacũngphảihiểuquyluậtbiếnthiên.Nếucùngmộtngườiphảisắpđisắplạimộtbộbàithìchúngtađềubiếtmỗilầnsắpxếpsẽmấtlượngthờigiankhácnhau.Có lúcviệcnàymất 2 phút, nhưng cónhững lúckhác lạimất tới 4phút.Tínhtrungbìnhcóthểlà3phút,nhưngchúngtacóthểhìnhdungđượcrằngmộtnửasốlầnthựchiệnmấtchưađến3phút,cònmộtnửasốlầnkháclạimấthơn3phút.Rấtítkhilượngthờigiansửdụnglàđúngbaphút.

Quy luật tương tựcũngdiễn rađúngvớimọi tácvụcủadựán.Thờigianthựchiệnchúngsẽthayđổidonhữngyếutốnằmngoàikhảnăngkiểmsoátcủangườithựchiện.Vídụnhưcácquânbàimỗilầnlạiđượctráotheocáccách khác nhau.Hay người thực hiện bị xao nhãng,mất tập trung vìmộttiếng động lớn từ bên ngoài.Hoặc anh ta làm rơimột quân bài trong khiđangsắpxếp.Hayanhtatrởnênmệtmỏiv.v...

Liệubạncóthểtránhđượcquyluậtbiếnthiênnàykhông?Thựcsựlàkhôngcócáchnàocả.

Bạncóthểlàmgiảmtácđộngcủaquyluậtđókhông?Có.Bạncóthểlàmđược thôngquaquá trình luyện tậphay thayđổiquy trình thựchiệncôngviệc v.v... Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải hiểu rằng sự biến thiênluôntồntại,chúngtaphảinhậnthứcđượcvàphảichấpnhậnnó.

Nhữngyếutốcảntrởviệcướcđịnh

Chúng tahãyxemxét trườnghợpcủaKaren.Mộthôm,vàokhoảng1giờchiều,sếpghéquabànlàmviệccủacôvàbảo:“Tôicầncôgiúptôiđưaramộtướcđịnh.Tôiđãhứavớisếptổnglàsẽsẵnsàngtrìnhôngấylúc4giờ.Côhiểuchứ?”

Karengậtđầuvàmỉmcười.Sếpmôtảcôngviệcđóchocôvàđềnghị:“Chỉcầnmộtconsốtươngđốithôi”,ôngtakhẳngđịnhlạinhưvậyvàbỏđi.

Vìcóquáítthờigian,Karenchỉcóthểsosánhdựánmàsếpmôtảvớiviệcmàcôđãlàmtrướcđó1năm.Côthêmchútthờigianchoviệcnày,bớtchútthời gian cho việc kia, cộng thêmmột ít dự phòng cho việc không co đủthông tin rồiđưakếtquảướcđịnhđóchosếp.Sauđó,côquênbẵng luônchuyệnnày.

Thếrồi2thángsau,rắcrốiđãxảyra.SếpcủaKarenlạixuấthiện,tươicười:“Côcònnhớướcđịnhmàcôđãcungcấpchotôivềviệcxyzchứ?”

Cônghĩrấtlungmàkhôngbiếtviệcgì,nhưngkhisếptiếptụccấtgiọngđềuđềuđểtraođổicôngviệc,côđãnhớra.Ôngtađặtmộtchồnghồsơchitiếtlênbàncô:“Bâygiờlàviệccủacôđấy”,ôngtayêucầucônhưvậyvàquaybướctrởlạiphònggiámđốc.

Khinghiêncứuđốnggiấytờ,Karencànglúccàngthấylolắng.Cósựkhácbiệt rất lớngiữabộhồsơchi tiếtđóvànhữnggìmàsếpđãmô tảchocôtrướckhi cô thựchiện cácướcđịnh. “Ôi trờiơi, ông ấyphảibiết điềuđóchứ…”côthanthầm.

Cuối cùng, cô hoàn thànhmột ước địnhmới về công việc đó trên cơ sởnhữngthôngsốthựctế.Consốnàylớnhơnconsốướctínhlầnđầuđếngần50%.Côkiểmtramộtcáchcẩnthậnđểchắcchắnrằngcácconsốđólàphùhợp,rồiđigặpsếp.

Sếpcônhìnvàocácconsốvànổikhùngngaylậptức:“Côđịnhlàmcáiquáigìvớitôivậy?”Ôngtahétlên:“Tôiđãbảosếptổnglàchúngtasẽthựchiệnviệcđóvớicácconsốmàcôbảotôilúctrước.Tôikhôngthểnóilạivớiôngấylàchúngthựcraphảilớnhơnnhiều.Ôngtagiếttôimất.”

“Nhưngôngđãnóilàchỉcầnmộtconsốtươngđốithôi.”Karentranhluận:“Đólànhữnggìtôiđãnóivớiông.Nhưngviệcnàykhônghềgiốngvớiviệcmàtôiđãtínhtoán.Nócóquymôlớnhơnnhiều.”

“Tôikhôngbiết.Tôiđãđưachosếptổngcácconsốđó.Côsẽphảitìmcáchlàmđượcnhưthế.”

Dĩ nhiên là bạn biết phần còn lại của câu chuyện rồi đấy. Công việcmàKarentriểnkhaicóchiphíthựctếcònlớnhơncảướcđịnhmớicủacô.Bịkêuca,phànnànnhiều,nhưngcuốicùngKarenvẫntrụlạiđược.Họcửcôthamdựmộtkhóahọcvềquảnlýdựán,tấtnhiênlàvớihyvọngrằngcôsẽhọcđượccáchướcđịnhtốthơntrongtươnglai.

Dướiđâylàmộtvàihướngdẫnchoviệcgiảitrìnhcácướcđịnhcủabạn:

•Trìnhbàyrõphầntrămdungsaicóthểchấpnhận.

•Môtảcáchthứcthựchiệnướcđịnhvànhữnggiảđịnhmàbạnsửdụngđểđưaraướcđịnh.

•Trìnhbàycụ thểmọiyếu tốcó thể tácđộngđếngiá trịcủaướcđịnhđó(nhưlàliệuướcđịnhđócócòngiátrịtrongsáuthángnữahaykhông.)

BạncóđiềugìchêtráchKarenkhông?Cólẽlàcó.Nếucôkhôngbảotrướcvới sếp rằng một ước định tương đối có thể có dung sai khoảng ± 25%nhưnggiớihạnsaisốcóthểtừ-10%đến+100%,thìsếpđangtinrằngướcđịnhcủacôtốthơnthựctế.Lẽracônêndẫnchứngmọigiảđịnhmàcôđặtra,giảithíchcáchthựchiệnướcđịnh,chobiếtđãsửdụngdựánnàođểsosánh,v.v…Khiđó,nếukếtquảquản lývẫnxuixẻo thì ít ra là lỗicủacôcũngnhẹđinhiều.Trênthựctế,khôngthểđánhgiáđượctínhchínhxáccủacácướcđịnhnếukhôngthựchiệncácviệctrên,vìvậy,cácnhàquảnlýdựánnêncóthóiquenvànềnếplàmnhưvậy.

Ướcđịnhđồngthuận

Trongnhữngnămgầnđây,cómộtphươngphápđánhgiáhoạtđộngtríócmớiđượcpháttriểnvàtỏrahiệuquảhơncácphươngphápcũ.Thayvìđềnghịcáccánhânướcđịnhthờilượngthựchiệncáctácvụ,phươngphápmớiyêucầuítnhấtphảicóbangườiđưaraướcđịnhvềmộthoạtđộngmàhọítnhiều biết đến trong dự án.Ba người làmviệc nàymàkhông thảo luận ýtưởngvớinhau.Sauđóhọgặpnhauđểđánhgiánhữnggìmàhọđãnghiêncứuđược.Trongmộttìnhhuốngđiểnhình,cóthểhọđưaranhữngdựkiếnthờilượngrấtkhácnhau,vídụmườingày,mườihaingàyvàbamươingày,trongđócóhaiướcđịnhgầnnhauhơn,cònướcđịnhthứbalạirấtkhácbiệt.Bạncóthểluậngiảisựkhácbiệtnàybằngcáchnàođây?

Phươngpháptốtnhấtlàthảoluậnnhữngcăncứmàtừngngườiđãxemxétvàsửdụngkhihìnhthànhướcđịnh.Cóthểlàngườiướcđịnhbamươingàycótínhđếnmộtviệcgìđómàhaingườikiabỏqua.Hoặclàngượclại,haingườikiacóthểthuyếtphụcđượcngườiđưaraconsốbamươingàyrằngconsốđóquácaovàanhtacầnđiềuchỉnhvềgầnvớicácướcđịnhcủahọ.Trongbấtkỳtrườnghợpnàothìbangườinàycũngsẽcốgắngthốngnhấtvềmộtconsốmàtấtcảbọnhọcóthểủnghộ.Đóđượcgọilàsựđồngthuận.

Cách tiếp cận này có ba ưu điểm.Một là không riêng ai phải chịu tráchnhiệmvềconsốcuốicùng.Thứhai,ngườinonkinhnghiệmcóthểhọccáchđánhgiátừngườicókinhnghiệmhơn.Thứba,khicóvàingườicùngnhaulàm thìhọcó thểnghiêncứunhiềuvấnđềhơnbấtkỳngườinào làmviệcmộtmình.Nhưvậy,khảnăngbạnđưarađượcmộtướcđịnhchínhxácsẽcaohơn,mặcdùđiềuquantrọnglàbạnluônphảinhớrằngbảnthântừ“ướcđịnh”đãkhôngcónghĩalàchínhxác!

Nângcaokhảnăngướcđịnh

Mọingườisẽkhôngthểrútkinhnghiệmnếuhọkhôngnhậnđượcphảnhồivềchấtlượngthựchiệncủahọ.Nếubạnrangoàihàngngày,tậpchạymộttrămmét,cốgắngtăngtốcđộnhưnglạikhôngbaogiờbấmgiờchomình,

thìbạnkhôngthểbiếtđượcmìnhđangtiếnbộhayđangkémđi.Cóthểcómột việc gì đó đang làm chậm tốc độ công việc của bạn, nhưng bạn lạikhôngbiếtđượcviệcđólàgì.Cũngtươngtựnhưvậy,nếubạnướcđịnhthờilượngthựchiệnmộttácvụnhưngkhôngbaogiờghilạithờilượngthựctếđểthựchiệnnhiệmvụđó,thìbạnsẽkhôngbaogiờcảithiệnđượckhảnăngướcđịnhcủamình.Hơnnữa,bạnphảitheodõitiếnđộdựánbằngviệcghithờigianhàngnày.Nếubạnchỉghichépcáchoạtđộngnàymỗi tuầnmộtlần,thìtôixinthềrằngthựcsựbạnmớichỉđangcốgắngphỏngđoánthôi,vàđiềuđóchẳngcóíchgì.

Ghinhớ

•Đừngcốgắngxácđịnh trình tựcôngviệckhibạnpháttriểnmộtWBS.Bạnsẽlàmđiềuđókhixâydựngtiếnđộ.

•MộtWBSgắnkếttoànbộdựánlạivớinhau.WBSgiúpmô tảquymôdựánbằngđồhọa,giúpbạnphânbổcácnguồnlực,pháttriểncácướcđịnhvềthờigianvàchiphí,vàtừđócungcấpnhữngthôngtincơbảnchoviệclậptiếnđộvàdựtoánngânsách.

•Mộtướcđịnhlàmộtphépphỏngđoán,cònmộtướcđịnhchínhxáclàmộtphépnghịchhợp!

•Hãycẩntrọng,đừngđểcácướcđịnhtươngđốitrởthànhmụctiêucầnđạtđược.

•Ước định đồng thuận là phươngpháp tốt để xử lý cáchoạtđộngchưatừngxảyra.

•Khôngaicóthểrútrađượcbàihọcchomìnhnếukhôngcó sựphảnhồi.Bạnhãyướcđịnh, sauđó trực tiếp theodõiviệcthựchiệntrênthựctếnếubạnmuốncảithiệnkhảnăngướcđịnhcủamình.

Bàitập

Dướiđâylàmộtdanhsáchcáctácvụphảiđượcthựchiệnđểchuẩnbịchomộtchuyếncắmtrại.VẽmộtWBS,trongđónêurõcáctácvụvàlàmrõmốiquanhệgiữacáctácvụvớinhau.GiảiphápchoviệcnàyđượcđềcậptrongphầnTrảlời.

•Sắpxếpđồdùngvàtrangbị.

•Chọnđịađiểmcắmtrại.

•Chuẩnbịđịađiểm.

•Đặtchỗcắmtrại.

•Sắpxếpthờigianđượcnghỉlàm.

•Chọnđườngđếnđịađiểmcắmtrại.

•Chuẩnbịthựcđơnchocácbữaăn.

•Xácđịnhcácnguồnđồdùngvàtrangbị.

•Chấtđồdùnglênxe.

•Đóngvali.

•Muađồdùng.

•Sắpxếpchuyếncắmtrại(dựán).

7.XâydựngtiếnđộdựánMộttrongnhữngđặcđiểmchínhphânbiệtcôngtácquảnlýdựánvớicôngtácquản lýchung làsựquan tâmvàýnghĩađặcbiệtcủaviệc lập tiếnđộ.Mongbạnhãynhớlà từchương1,chúng tađãđềcậpđếnquanđiểmcủaTiến sỹ J.M. Juran rằngmộtdựán làmột“vấnđề”được lập trìnhđểgiảiquyết.

Thật khôngmay là cómột số người lại cho rằng công tác quản lý dự ánchẳng là gì cả ngoại trừviệcxâydựng tiếnđộ.Quanđiểmnàyhoàn toànkhôngđúng.Xâydựngtiếnđộchỉlàmộttrongnhữngcôngcụđượcsửdụngđểquảnlýcáccôngviệcvàkhôngnênđượccoi làphầncănbảnduynhấtcủaquảnlýdựán.

Ngàynay,mọingườicóxuhướngtìmmuacácphầnmềmxâydựngtiếnđộđangbántrànlankhắpnơivànghĩrằngchúngsẽgiúphọtrởthànhcácnhàquảnlýdựánngaylậptức.Chẳngbaolâusau,họđãnhậnthấyrằngýtưởngđóthậtlàsailầm.Trênthựctế,bạnhầunhưkhôngthểsửdụngmộtcáchcóhiệu quả các phầnmềm này nếu bạn chẳng hiểu gì về quản lý dự án (vàphươngphápxâydựngtiếnđộnóiriêng).

Vềsửdụngphầnmềmxâydựngtiếnđộ,tôicómộtgợiý.Dùbạnchọnbấtcứphầnmềmnào, thì hãy học cách sử dụngnómột cách chuyênnghiệp.Tronggiaiđoạnmáytínhcánhânmớirađời,cósựkhácbiệtkhálớngiữaphầnmềmđơngiảnvàphầnmềmhiệnđại.Cácgóiphầnmềmđơngiảnthìdễsửdụng, trái lạicácgóihiệnđại thìkhông.Đếnnay,khoảngcáchgiữaphầnmềmđơngiảnvàhiệnđạigầnnhưđãđạtđếnđiểmkhôngcòntồntạinữa. Tất cả hiện đều rất khó sử dụng, trong khi các nội dung huấn luyện(đượccácgiáoviênphụđạotruyềnđạthoặcđượctrìnhbàytrongcácsáchhướngdẫn)liênquanđếnphầnmềmthườngkhôngđượctốtlắm.Ngoàira,bạnkhómàtìmđượcthờigianliêntụcđểhọcvớicácgiáoviênphụđạovà

chắcchắnlàsẽbịngắtquãngvàilần.Điềunàycónghĩalàbạnrấtkhócóthểtựhọctạinhà.Cáchhiệuquảnhấtlàthamdựmộtkhóahọc.

Bạnphảitìmhiểukiếnthứccủagiáoviênvềcôngtácquảnlýdựántrướckhilựachọnlớphọc.Mộtsốgiáoviêndạyphầnmềmrấtíthiểubiếtvềcôngtácquảntrịdựán,vìvậykhibạncócâuhỏithìhọkhôngthểtrảlờiđược.

Bạncầnxácđịnhlàsẽphảimấttừhaiđếnbangàycómặtởlớphọcđểcóthểhọcphươngphápsửdụngphầnmềmđómộtcách thựcsự thành thạo.Tuynhiên,đâychắcchắn là sựđầu tư tốt, căncứvào lượng thờigianmàphầnmềmcóthểtiếtkiệmđượcchobạnvềlâudài.

Sơlượclịchsửcủaphươngphápxâydựngtiếnđộ

Mãichođếnkhoảngnăm1958,thìcôngcụduynhấtđểlậptiếnđộchocácdựán làđồ thị thanh (xemHình7-1).DoHenryGantt làngườiphát triểnmộthệthốngkháiniệmhoànchỉnhđểthểhiệntiếntriểncủadựánbằngđồthị thanh,nên cácđồ thị loại này thườngđượcgọi làđồ thịGantt.Đồ thịGanttdễlập,dễđọcvàvẫnlàcôngcụtốtnhấtđểtruyềnđạtchocácthànhviênđộidựánvềnhữngviệchọcầnlàmtronggiớihạnthờigiannhấtđịnh.Trongkhiđó,cácbiểuđồhìnhmũi têncóxuhướngquáphức tạpđốivớimộtsốđộidựánmặcdùđâylàmộtcôngcụcóích,giúpnhữngngườiđanglàmviệchiểuđược sựphụ thuộc lẫnnhaucủahọvàhiểuđược tại saohọphảihoànthànhmộtsốtácvụđúngthờihạn.

Cácđồ thị thanhcómộthạnchếnghiêm trọng,đó là rấtkhóxácđịnh tácđộngmộttácvụbịtrễđốivớiphầncònlạicủadựán(vídụ,nếuTácvụAtrongHình7-1khôngđượchoànthành,thìkhócóthểnhậnđịnhđiềugìvềtácđộngđốivớicácphầncôngviệccòn lại).Lýdochính làphiênbảncũcủađồ thị thanhkhông thểhiệnsựphụ thuộcnhaucủacáccôngviệc (cácphầnmềmhiệnnayđãchỉrõđượcmốiliênhệgiữacácthanh,làmchođồthịtrởnêndễđọchơn.Cáchgọithựcsựcủacácđồthịthanhnàylà“cácbảngtiếnđộđườnggăngtheodòngthờigian”).

Đểgiảiquyếtvấnđềnày,cóhaiphươngphápxâydựngtiếnđộđượcpháttriểnvàocuốithậpkỷ1950vàđầuthậpkỷ1960.Cảhaiđềusửdụngbiểuđồmũitênđểthểhiệnmốiquanhệtuầntựvàsongsonggiữacáchoạtđộngcủadự án. Một trong hai phương pháp này là do Du Pont phát triển, gọi làPhươngphápĐườnggăng(CPM).PhươngphápthứhaidoHảiquânMỹvànhóm tư vấnBoozAllenHamilton phát triển, có tên gọi làKỹ thuậtƯớclượngvàĐánhgiáChươngtrình(PERT).MặcdùviệcgọicácbiểuđồmũitênlàcácmạnglướiPERTđãtrởthànhthônglệ,nhưngnóimộtcáchthẳng

thắnthìphươngphápPERTtậndụngmọikỹthuậtcóthể,trongkhiCPMthìkhông.Nóicáchkhác,vớiPERT,tacóthểtínhtoánxácsuấtmàmộthoạtđộngsẽđượchoànthànhtrongmộtkhoảngthờigiannhấtđịnh.Ngượclại,vớiCPMthìkhôngthể.

Cácbiểuđồmạng

Để thểhiện thứ tự triểnkhai côngviệc, ta sửdụngcácbiểuđồnhư trongHình7-2.Trongbiểuđồnày,tácvụAđượchoànthànhtrướctácvụB,trongkhitácvụCđượctiếnhànhsongsong.

BiểuđồmạngởnửacuốicủaHình7-2sửdụngcáckýhiệuhoạtđộng-trên-mũitên,trongđómũitênthểhiệncôngviệcđangđượclàmvàvòngtrònthểhiệnmộtmốcsựkiện(event).Mộtmốcsựkiệncóhaitrạngtháihoặclàđãxảyrahoặc làchưađến.Mộthoạtđộng,mặtkhác,có thểhoàn thànhmộtphần.Lưuýrằngđâylàcáchsửdụngđặcbiệtcủatừ“event”.Chúngtanóimột trậnđấubóngđá làmộtsựkiệnmặcdùnókéodài trongmộtkhoảngthờigiancụthể.Tuynhiên,trongthuậtngữxâydựngtiếnđộ,mộteventlàmộtthờiđiểmcụthểkhimàmộtviệcgìđóvừabắtđầuhoặcvừakếtthúc.

BiểuđồmạngtrongnửatrêncủaHình7-2sửdụngcáckýhiệuhoạtđộng-trên-nút,thểhiệnphầncôngviệcbằnghìnhảnhmộthộpchữnhật(cònđượcgọi làmộtnút),vàcácmũi têncho thấy thứ tựcôngviệcđược triểnkhai.Cácthờiđiểmsẽkhôngđượcthểhiệntrênbiểuđồmạnghoạtđộng-trên-nútnếukhôngphảilàcáccộtmốcquantrọng,tứclàcácthờiđiểmtrongmộtdựánmàmộttỷlệlớncôngviệcđượchoànthành.

Tạisaolạisửdụngđếnhaidạngbiểuđồ?Cóphảiđólàcáchmàcácnhàquảnlýchuyênnghiệpápdụngnhằmgâybốirốichonhữngngườimớihọcnghềhaykhông?Thựcrathìlýdorấtđơngiản,haicáchthểhiệntiếnđộdựánkhácnhaulàdocácchuyêngiakhácnhauxâydựng.

Phươngphápnào tốt hơn?Khôngcóphươngphápnào tốt hơncả.Cảhaiphươngphápđềuchorakếtquảtươngtự, tứclàchỉra thờiđiểmmàcôngviệccầnđượchoàntất.Cảhaiphươngphápnàyđếnnayvẫnđangđượcsửdụngmặcdùphươngpháphoạtđộng-trên-nútđượcsửdụngnhiềuhơnmộtchút,đơngiản làvìnhiềuphầnmềmmáy tínhcánhânhiệnnayđược lậptrìnhđểsửdụngkýhiệunút.

SửdụngCPMhoặcPERTsẽđem lại lợi íchgì?Ưuđiểmchính lànhữngphươngphápnàygiúpbạnnhậnđịnhđượckhảnăngđápứngthờigianhoànthànhquantrọngcủadựán.Bạncũngcóthểxácđịnhchínhxácthờiđiểmnàothìcáctácvụkhácnhauphảiđượchoànthànhđểđápứngthờihạnđó.Hơnnữa,bạncóthểpháthiệnnhữngtácvụnàocóphầnchậmtrễvànhữngtác vụ nào thì không.Trên thực tế, cảCPMvàPERTđềunhằmxác địnhđườnggăng–mộtkháiniệmđượcđịnhnghĩalàmộtchuỗidàinhấtcáchoạtđộng(khôngthểtiếnhànhsongsong)vàvìvậychiphốivàquyếtđịnhthờiđiểmdựánđượchoànthành.

Lýdocầnxâydựngtiếnđộ

Tấtnhiên,lýdochínhbuộcbạnphảixâydựngđượcmộtbảngtiếnđộchodựánlànhằmđảmbảorằngdựánsẽđápứngđượcthờihạnhoànthành.Phầnlớndựánbịápđặtgánthờihạnnày.Hơnnữa,dophươngphápđườnggănggiúpxácđịnhnhữnghoạtđộngnàosẽquyếtđịnhđếnngàyhoànthànhdựán,nênphươngphápnàycũnggiúphướngdẫnchobạncáchthứcquảnlýdựán.

Tuynhiên,điềucầnchúýlàbạnrấtdễbịcuốnvàoviệcxâydựngtiếnđộvàdành hết thời gian để cập nhật, xemxét v.v… tiến độ đó. Phầnmềmxâydựngtiếnđộđượcsửdụnghiệnnaychỉnênđượccoilàmộtcôngcụ,vàcácnhàquảnlýkhôngnêntrởthànhnôlệcủacôngcụđó.

Bêncạnhđó,cũngrấtcókhảnănglàbạnsẽtạoranhữngbảngtiếnđộmà

trêngiấytờthìcóvẻrấthaynhưngtrênthựctếlạikhônghiệuquả.Nguyênnhân chủyếu thường là do bạn không có sẵn các nguồn lực để triển khaicôngviệckhicần.Trênthựctế,nếukhôngphânbổnguồnlựcmộtcáchphùhợpthìcácbảngtiếnđộcũnggầnnhưvôdụng.Điềumaymắnlàcácphầnmềm xây dựng tiến độ hiện nay có hướng dẫn quản lý công tác phân bổnguồnlựcrấttốt.Tuynhiên,chúngtasẽdànhviệcthảoluậnvềcácphươngpháptrênchocáccuốncẩmnangvềphầnmềm.Trongkhuônkhổcuốnsáchnày,chúngtachỉxemxétcáchsửdụngcácsơđồmạngdựánđểnắmnhữngnộidungcầnthựchiệncôngtácquảnlý.

Tôithườngnghenóilàtrongmộttổchứccụthể,quymôvàưutiênbịthayđổi thườngxuyênđếnmứcmàviệcdành thờigianđể tìmcácđườnggăngkhôngcòncóýnghĩagìnữa.Cóhaiđiểmđángđượcxemxétởđây.Mộtlànếuquymôdựánthayđổithườngxuyênthìsẽkhôngđủthờigianđểbạnxácđịnhmụcđíchvàlậpkếhoạch.Thườngthìquymôhaybịthayđổidobạnquênmấtđiểmgìđó.Vìvậy,ngaytừbanđầu,bạnhãychúýhơnđếnnhữngviệcsẽlàmđểcóthểgiảmkhảnăngthiếusótvềquymôcôngviệccủadựán.

Thứhai,nếucácưutiêncũngcứbị thayđổinhiềulầnthìcónghĩalàBanquản trị đã không phối hợp với nhau.Nguyên nhân thường là do tổ chứcđangphảicốgắnggiảiquyếtquánhiềuviệcvớimứcnguồnlựccóđược.Tấtcả chúng ta ai cũng cómột “danh sáchmongước”, tức là nhữngviệcmàchúngtamuốnlàm.Tuynhiên,chúngtaphảitạmngưngmộtsốmongmuốnchođếnkhicóđủthờigian,tiềnbạchoặclàđủcảhainguồnlựcnày.Hiệntượngtươngtựcũngdiễnravớicáctổchức.Kinhnghiệmchothấy,nếumộtcánhânthamgiavàonhiềudựánthìhiệuquảsảnxuấtsẽbịảnhhưởng.Cụthể,cómộtcôngtytừngpháthiệnrarằngkhicôngtykhôngchophépmộtnhânviêncủamìnhcùng lúc làmviệc trongnhiềudựánnữa thìhiệuquảlàmviệccủanhânviênđótănggấpđôi!Điềunàyrõrànglàrấtcóýnghĩaphảikhôngcácbạn?

CPMphảilàmgìtrướchiệntượngnày?Nếubạnbiếtđườnggăngtrongmộtdựánnằmởđâu,bạnsẽđánhgiáđượctácđộngcủamộtsựthayđổivềquymôhoặcưu tiênnàođóđối với hiệuquả củadự án.Bạn sẽ biết cáchoạtđộngnàobịtácđộngnặngnhấtvàphảilàmgìđểgiànhlạithờigianđãmất.Bêncạnhđó,cáclãnhđạosẽcóthôngtinđầyđủđểđưaraquyếtđịnhphùhợpkhibạnthôngbáochohọvềtácđộngcủanhữngthayđổiđốivớidựán.Trêncơsởđó,CPMcóthểđượccoilàmộtcôngcụvôgiánếubạnbiếtsửdụngđúng.

Xâydựngbiểuđồmũitên

Trong chương 6 chúng ta đã chỉ ra rằng bạn phải phát triểnmột cấu trúcphânrãcôngviệc(WBS)trướckhixâydựngtiếnđộchocôngviệccủadựán.ChúngtacũngđãbiếtrằngmộtWBScóthểbaogồmtừhaiđếnhaimươicấp độ.Đểmô tả cách thức xây dựngmột bảng tiến độ trên cơ sở đã cóWBS,chúngtahãyphântíchmộtcôngviệcđơngiảnlàdọnvệsinhsânnhà.WBSđượcthểhiệntrongHình7-3.

TrongtrườnghợpcấutrúcWBSnêutrên,sẽlàphùhợpnếubạnxâydựngtiếnđộchocáctácvụởcấpđộthấpnhất.Tuynhiên,điềunàykhôngphảilúcnàocũngđúng.Đôikhicôngviệcđượcphânchiađếncấpđộ6nhưngchỉcáchoạtđộngđếncấpđộ5mớiđượcđưavàotiếnđộ.Lýdolàvìcóthểbạnkhôngcócáchnàođểduytrìcáctácvụcấpđộ6theođúngtiếnđộ.Nóirõhơnlàbạnkhôngthểquảnlýcáctácvụđómộtcáchchặtchẽ.Vìvậybạnhãyxâydựngmộttiếnđộởcấpđộmàbạncóthểquảnlýđược.Cáchlàmnày tuân thủ nguyên tắc chung rằng bạn không bao giờ nên lập kế hoạch(hoặcxâydựngtiếnđộ)mộtcáchchitiếthơnmứcmàbạncóthểquảnlý.Mộtsốdựán,đơncửnhưviệcđạitumộtmáyphátđiệnlớn,đượcxâydựngtiếnđộtheođơnvịgiờ.Mộtsốdựánkháclạitínhtheođơnvịngày,trongkhinhữngcôngtrìnhxâydựnglớnthìđượctínhtiếnđộtheotháng.

Mặc dù việc lập kế hoạchmột cách quá chi tiết không phải là điều đượcmongmuốn,nhưngbạncũngcóthểđangkhôngbậntâmđếnkếhoạchcủamìnhđangkhôngcóđủchitiếtcầnthiết.Cómộtvídụthựctếnhưthếnày:Mộtgiámđốckểvớitôirằngcácnhânviêncủaôngmuốnxâydựngcáctiếnđộbaogồmcáctácvụkéodàiđến26tuần.Ôngquảquyếtrằnghọsẽkhông

baogiờhoànthànhđượcđúnghạnnhữngtiếnđộnhưthế.Ônglậpluậnrằnghọsẽlàmphátsinhphíchặnhậu(back-endload-giatănggánhnặngvàchiphíchogiaiđoạncuốicủathờihạnthựchiện).

Lậpluậncủavịgiámđốctrênlàmộttácvụkéodàiđếnhaimươisáutuầnthìcóquánhiều rủi ro.Đếnngàykhởiđộng tácvụ,nếungườiđảmtráchbậnbịu, cô ấy có thể nghĩ thế này: “Có những 26 tuần cơmà.Mình thế nàochẳngthuxếpbùlạiđượcmộtngày.Mìnhsẽbắtđầuvàongàymai.”Côtacứnghĩnhưthếchođếnkhichợtnhậnrarằngmìnhđãtrìhoãnquálâu.Thếlàcô liềncuốngcuồngbắt tayvàoviệcvàcốgắnghoàn thànhhàngđốngcôngviệcchođúng thờihạn.Vàvìvậymọicôngviệcđềubịdồnépphảihoànthànhtrướckhikếtthúckhungthờigian26tuần.

Mộtnguyêntắccógiátrịmàbạncầntuânthủlàkhôngđểchotácvụnàocóthờihạnkéodàihơn4-6tuần.Vớimộttácvụ26tuần,bạncóthểphânchiathành5hoặc6tácvụnhỏhơn.Mộtkếhoạchnhưthếthườnggiúpmọingườitránhđượctìnhtrạngphátsinhphíchặnhậu.

Cóhaiphươngpháppháttriểnmộtbảngtiếnđộ.Mộtlàbắtđầutừđiểmcuốicùngvàlàmngượctrởlạichođếnkhibạnđạtđếnđiểmkhởiđầu.Phươngpháp thứ hai là bắt đầu từ điểm khởi đầu và tiếp tục cho đến điểm cuối.Thôngthường,cáchdễnhấtlàbắtđầutừđiểmkhởiđầu.

Bướcđầutiên,bạnphảiquyếtđịnhviệcgìcóthểlàmtrướcnhất.Đôikhi,mộtsốtácvụcóthểbắtđầucùngmộtthờiđiểm.Trongtrườnghợpđó,bạnchỉcầnvẽcáckýhiệubiểuthịcáctácvụđócạnhnhauvàbắtđầulàmviệctừđó.HãychúýđếnchuỗitácvụtrongbiểuđồHình7-4.Cónhữnglúcbạnphảitínhđitínhlạivàilầnmớicóthểhoàntấtđượcviệcxácđịnhtrìnhtựtriểnkhaicáctácvụ.

Cóthểchiadựánnhỏnàythành3giaiđoạn:chuẩnbị,triểnkhaivàkếtthúc.Giaiđoạnchuẩnbịcó3tácvụ:nhặtrác,bơmgachocácthiếtbị,vàchuẩnbịkéocắttỉa.Giaiđoạnkếtthúcbaogồmcáctácvụthucỏchovàobao,dọnrácvụnvàchuyểnrácđiđổ.

Trongquátrìnhxâydựngbiểutiếnđộnày,tôiđãtuânthủmộtnguyêntắc,đólà lậpbiểuđồchonhữngviệccóthểlàmvềmặt logic,sauđómớigiảiquyếtnhữnghạnchếvềnguồnlực.Đốivớidựándọnvệsinhsânnhà,nếukhôngcóaigiúp,thìđúngralàtôikhôngthểvẽbấtkỳhaiđườngsongsongnào.Tuynhiên,nếutôicóthểtranhthủđượcsựgiúpđỡcủagiađìnhhoặccủacácbạnnhỏhàngxóm,thìcóthểvẽcácđườngsongsong.Nguyêntắcnàykhuyếnkhích tôi tiếp tục lập tiếnđộcứnhư là tôi có thể tìmkiếmsựgiúpđỡ.Đâylàmộtnguyêntắcquantrọngmàbạnnênnhớkhisắpxếpmộtcôngviệc,nếukhôngbạnsẽkhôngthểxâydựngđượcmộtbiểutiếnđộhợp

lý.Bạnlúcnàocũngphảilolắngvềviệcailàmđượccôngviệcđóvàcuốicùngtrởnênlẩnthẩnvàlâmvào“hộichứngtêliệtdophântíchquámức”.

Mộtnguyêntắckháclàbạnphảixácđịnhcácthờilượngtheocùngmộtđơnvịđo lường.Đừng trộn lẫngiờvàphútmàhãyxâydựng tiếnđộchomọiviệcbằngphút,saucùngmớichuyểnsanggiờvàphút.Trongbiểutiếnđộnày,tôixácđịnhthờilượngcủatấtcảmọiviệcbằngphút.

Tôigợiýbạnvẽsơđồmạnglêngiấyvàkiểmtratínhnhấtquánvềlogiccủasơđồnàytrướckhinhậpbấtcứdữliệunàovàomộtchươngtrìnhxâydựngbiểutiếnđộtrênmáytính.Nếusơđồđócólỗivềlogic,thìmáytínhchắcchắnsẽchỉtraochobạnmộtkếtquảGIGO(garbage-in,garbage-out,tứclàdữliệunhậpsaithìkếtquảsai),nhưnglạicóvẻấntượngvìđượclậpratừmộtchiếcmáyvitính.

Mộtđiềukháccũngrấtquantrọnglàbạnphảiluônnhớrằngthôngthườngkhôngcógiảiphápduynhấtnàochomộtvấnđềsơđồmạng.Cụthểlà,thếnàocũngcóngườicóthểvẽramộtbiểuđồmũitêncóphầnkhácđôichútsovớibiểuđồmàbạntạora.Cóthểcónhữngphầnnàođócủabiểuđồphảihoànthànhtheomộttrìnhtựnhấtđịnh,nhưngthườngthìcóthểlinhhoạt.Vídụ,bạnkhông thểđiphátbáo trướckhibạnđã inchúngra,vìvậynếucóbiểuđồ thểhiện trình tựphátbáo trướckhi inbáo thìbiểuđồđó sai.Kếtluậncủachúngtalàkhôngcógiảiphápnàoduynhấtđúng,nhưngmộtbiểuđồcóthểbịcoilàsainếukhôngtuânthủđúnglogic.

Sơ đồmạng cho dự án dọn vệ sinh sân nhà có thể trở nên phức tạp hơnnhiều.Bạncóthểchiaviệccắtcỏlốiđithànhcắtcỏlốiđiphíatrướcvàcắtcỏlốiđiphíasau.Bạncóthểđưavàocácchitiếttrangtrícâyởcảsântrướcvàsânsauv.v.Tuynhiên,bạnkhôngcầnphảilàmchosơđồnàytrởnênquáphức tạp.Chúng ta thườngkhôngbiết chắcđượcchínhxác là chúng ta sẽlàmcôngviệcđónhưthếnào,màchỉlànhữngđiểmchínhcủacôngviệcđóthôi.

Trongbướctiếptheo,bạnphảichỉrađượclàsẽmấtbaonhiêuthờigianđểlàmcôngviệcđó.Cácướcđịnhthờigianchomỗi tácvụđượcđưaradựatrêncáccăncứlịchsử,tứclàxemxétnhữnghoạtđộngnhưthếtrướcđâyđãdiễnra trongbaolâu.Tuynhiên,cầnnhớrằngmỗiướcđịnhchỉcógiá trịchonhữngcánhâncụthểđảmnhiệmtácvụđó.Nếucùngdùngmộtchiếcmáyxéncầmtayđểcắtcỏ,thìcôcongáimườisáutuổisẽmấtítthờigianhơncậucontraimớilênmườihaicủatôi.Trongchươngtiếptheo,chúngtaxemxétphươngphápxácđịnhđườnggăngtrênsơđồmạngđểcóthểbiếtđượcđườnggăngđósửdụnghếtbaonhiềuthờigian.

Ghinhớ

•Quảnlýdựánkhôngchỉđơnthuầnlàxâydựngbiểutiếnđộ.

•CácbiểuđồmũitêngiúpbạndễdàngđánhgiátácđộngcủaviệctrượtcôngviệctrongdựánhơnsovớicácsơđồGantt.

•Hãyxâydựngbiểu tiếnđộchi tiếtđếnmứcmàbạncóthểquảnlýđược.

•Khôngnênxâydựngbiểutiếnđộchobấtkỳtácvụnàocóthờilượnglớnhơn4-6tuần.Hãychianhỏhơncáctác

vụnàyđểđạtđượcmụctiêutrên.Cáctácvụphầnmềmvàkỹ thuật thậmchícầnđượcchianhỏhơnnữa, thànhcácthờilượngkhôngvượtquá1-3tuần.

Bàitập

DựatrêncấutrúcWBSdướiđây(Hình7-5),bạnhãyvẽmộtbiểuđồmũitên(mộtgiảiphápđượccungcấptrongphầnĐápán).

8.XâydựngmộtbiểutiếnđộkhảthiKhi đã xây dựng xong một sơ đồ mạng phù hợp, trong đó xác định cáckhoảngthờigiancầnphảihoànthànhcủamọihoạtđộng,thìbạnphảiquyếtđịnhđoạnđườngdàinhấtnằmởđâutrongsơđồmạngvàxétxemliệuđoạnđường này có đáp ứng ngày hoàn thành mục tiêu hay không. Bởi đoạnđườngdàinhấtxuyênsuốtdựánxácđịnhthờigiantốithiểuđểthựchiệndựán,nênnếubấtkỳhoạtđộngnàotrênđườngđódiễnralâuhơnhoạchđịnhsẽkhiếnchongàyhoànthànhdựánbịkéodàitươngứng,vìvậyđoạnđườngnàyđượcgọilàđườnggăng(đườngtớihạn).

Thuậttoáncủamáyvitínhtrongxâydựngtiếnđộ

Thôngthường,bạnsẽđểchomáyvitínhthựchiệnmọitínhtoángiúpbạn.Vìvậy,bạncóthểbănkhoăntạisaolạicầnbiếtcáchtínhtoánbằngphươngphápthủcông?Tôitinrằngnếubạnkhôngbiếtcáchthứcmàmáytínhthựchiện các phép tính, thì bạn không thể hoàn toàn hiểu hết ý nghĩa của cácthuậtngữnhư thờigian trễchophép,ngàysớm,ngày trễ,v.v…Hơnnữa,bạncóthểbịámảnhbởitìnhtrạngGIGO(dữliệunhậpsaithìkếtquảsai).Dướiđâylànhữngnghiêncứucơbảnvềthuậttoáncủamáyvitính(đốivớiphầnlớnbiểutiếnđộ,máyvitínhcóthêmchứcnăngchuyểnthờigianthànhngàycụthểtheolịch–mộtcôngviệckhôngdễlàmbằngphươngphápthủcông).

Trước tiên, bạnhãy suynghĩvềnhữngđiềumàchúng tamuốnbiết trongmộtdựán.Nếudựánbắtđầutạimộtthờiđiểmnàođóbằng0,thìchúngtamuốnbiếtdựánđócóthểđượchoànthànhtạithờiđiểmnào.Tấtnhiênlà,trongnhiềudựánthựctế,chúngtađượcyêucầuvềthờiđiểmkếtthúccôngviệc.Tứclàngàykết thúcdựánđãđượcchỉđịnh.Trongkhiđó,ngàybắt

đầucôngviệclạithườngkhóđúnghạnvìmộtsốlýdonhưkhôngcósẵncácnguồn lực,cácchi tiếtkỹ thuậtchưacụ thể,hoặc làmộtdựánkhácchưahoànthànhchođếnthờiđiểmđó.Vìvậyviệcxâydựngtiếnđộsẽgiúpbạnthúcđẩycácnỗ lựchoàn thànhcôngviệc trongkhoảng thờigiangiữahaithờiđiểmcốđịnhđó.Trongbấtcứtrườnghợpnàothìchúngtavẫnmuốnbiếtdựánsẽmấtbaolâuđểhoànthành;vànếukhôngđúngkhungthờigianđượcyêucầuthìchúngtasẽphảilàmgìđóđểrútngắnđườnggăngcủabiểutiếnđộnàylại.

Trongdạngđơngiảnnhất,cáctínhtoánđượcthựchiệntrênsơđồmạngvớigiảđịnh rằng thời lượng thựchiệncôngviệcđúngnhưsơđồđãxácđịnh.Tuynhiên, thời lượngcủacáchoạtđộng làmộthàmsốphảnánhmứcđộnguồnlựcđượcsửdụngchocôngviệcđó,vànếunguồnlựcđókhôngthậtsựđầyđủkhicầnthìthờilượngđãđượcxácđịnhtrongbiểutiếnđộchotácvụđókhôngthểđượcđápứng.Vìvậy,cáctínhtoántrênsơđồmạngcuốicùngphảiđượcthựchiệntrêncơsởxemxétcáchạnchếvềnguồnlực.Nóicáchkhác,xemxétviệcphânbổnguồnlực làcầnthiếtnhằmgiúpbạnxácđịnh được loại biểu tiến độ nào là thực sự có khả năng thành công! Nếukhôngcânnhắcviệcphânbổnguồn lực trongquá trìnhxâydựng tiếnđộ,bạn gần như chắc chắn là sẽ đi đếnmột tiến độ không có khả năng hoànthành.

Tuynhiên,bướcđầutiêntrongtínhtoánsơđồmạnglàxácđịnhvị trícủađường găng trong biểu tiến độ và khả năng linh hoạt của các công việckhônggăngtrongđiềukiệnlýtưởng.Tấtnhiên,tìnhhuốnglýtưởnglàdựáncó cácnguồn lựckhônghạn chế, vì vậy, các tính toánđầu tiên cho sơđồmạngđượcthựchiệnmàkhôngphảixemxétđếncácyêucầuvềnguồnlực.Đây là phương phápmà chương này thảo luận, còn về các phương phápphânbổnguồnlựcthìnhưtôiđãnóiởphầntrên,bạnnêntuânthủnộidunghướngdẫntrongcácsáchhướngdẫnsửdụngphầnmềmxâydựngtiếnđộ.

Cácnguyêntắcsơđồmạng

Đểtínhtoánđiểmbắtđầuvàkếtthúccủasơđồmạng,chỉcóhainguyêntắccóthểápdụngchomọisơđồmạng.Chúngđượcgọilànguyêntắc1và2.Cácnguyêntắckháccólúcđượccácphầnmềmxâydựngtiếnđộápdụng.Đóhoàntoànlàchứcnăngriêngcủaphầnmềmvàkhôngđượcápdụngchomọisơđồmạng.

Nguyêntắc1.Trướckhibắtđầumộttácvụmới,mọitácvụtrướcđóphảiđãđượchoàntất.

Nguyêntắc2.Cácmũitênchỉrõtrìnhtựlogiccủacôngviệc.

Cáchtínhtoáncơbảntrongxâydựngtiếnđộ

Các tính toán trong xây dựng tiến độ đượcmô tả bằng sơ đồmạng trongHình8-1.Trướctiên,chúngtahãyxemxétnhữnghìnhchữnhậtchứacácnúttrongbiểutiếnđộ.MỗihìnhchữnhậtbaogồmcáckýhiệuES,LS,EF,LFvàDU,thểhiệnýnghĩa:

ES=BắtđầuSớm

LS=BắtđầuTrễ

EF=KếtthúcSớm

LF=KếtthúcTrễ

DU=Thờilượng(thựchiệntácvụ)

Phươngpháptínhchiềuthuận(forward-passcomputations)

Hãyxemxétmộthoạtđộngđơnlẻtrongsơđồmạng,cụthểlàviệcnhặtráctrênsân.Tácvụnàycóthờilượng15phút.Giảđịnhrằngtácvụbắtđầuởthờiđiểm=0,nócóthểkếtthúcđúng15phútsauđó.Vìvậy,chúngtađưasố15vàoôcóchữEF.

Bơmgachomáycắtcỏvàchuẩnbịkéocắt tỉachỉmất5phút.Logiccủabiểuđồchobiếtcáctácvụnàyphảiđượchoànthànhtrướckhichúngtacóthểbắtđầudọndẹpcâydại,cắtcỏsântrướcvàcắttỉagờcâyvỉahè.Nhiệmvụnhặtrácmất15phút,trongkhiviệcbơmgaschỉmất5phút.Vậycáchoạtđộngsauđócóthểbắtđầusớmnhấtkhinào?Chắcchắnlàphảichờđếnkhiviệcnhặtrácđãđượchoànthành,bởiđâylàhoạtđộngdiễnralâunhấttrongcáchoạtđộngtrướcđó.

Trênthựctế,khiđó,KếtthúcSớmcủaviệcnhặtráctrởthànhBắtđầuSớm

chobatácvụtiếptheo.MộtđiềuluônluônđúnglàKếtthúcSớmmuộnnhấtcủacác tácvụ trước luôn trở thànhBắtđầuSớm củacác tácvụ tiếp theo.Nhưvậy,đoạnđườngdàinhấtxácđịnhcáctácvụtiếptheocóthểbắtđầusớmnhấtkhinào.

Theonguyêntắcnày,chúngtacóthểđiềncácthờiđiểmBắtđầuSớmnhấtchomỗitácvụnhưđượcthểhiệntrongHình8-2.Biểuđồnàychothấy,dựánsẽmấttổngsố165phútđểhoànthànhnếunhưtoànbộcôngviệcđượcthựchiệnđúngnhưbiểuđồthểhiện.Chúngtavừamớithựchiệnnhữngviệcgọi là tínhchiềuthuận để xácđịnh thời điểmKết thúcSớmnhất chomọihoạtđộng.Cácchươngtrìnhcủamáyvitínhcũnglàmđúngnhữngviệcnhưvậy,cóthêmphầnchuyểnthờigianchungchungthànhcácngàycụthểtheolịchvàgiúpchoviệctínhtoántrởnênnhanhchónghơn.

NGUYÊNTẮC:Khimộthoạtđộngphụthuộcvàohaihoặcnhiềuhơncáchoạt động, thời gian sớm nhất mà hoạt động đó có thể được bắt đầu làkhoảngthờigiandàinhấttrongsốcáckhoảngthờigiancủacáchoạtđộngdiễnratrướcnó.

LƯUÝ:Thờigiankếtthúcsựkiệncuốicùnglàthờiđiểmkếtthúcsớmnhấtcủadựán tính theo thời lượng làmviệc.Nếu tínhđếncácngàycuối tuần,cáckỳnghỉvàcácthờigiangiánđoạnkháctrongtiếnđộthìngàykếtthúccóthểmuộnhơnđángkểsovớingàykếtthúcsớmnhấttínhtheothờilượnglàmviệc.

Phươngpháptínhchiềunghịch

(backward-passcomputations)

Phươngpháptínhchiềunghịchđượcthựchiệntrongsơđồmạngnhằmướctínhthờiđiểmbắtđầumuộnnhấtvàkếtthúcmuộnnhấtchomỗihoạtđộng.Để làm được điều đó, chúng ta phải xác định xem dự án có thể kết thúcmuộn nhất khi nào.Thường thì chúng ta đều khôngmuốn dự án kết thúcmuộnhơnmộtchútnàosovớithờiđiểmmàdựáncóthểkếtthúcsớmnhất.Mộtdựánbịkéodàilàmộtdựánkhônghiệuquả.

Nhưnglúcnàychúngtacũngkhôngkhăngkhăngđòihỏidựánphảikếtthúcsớmhơn thờiđiểmkết thúc sớmnhất có thểđượcdự tính trongcácbướctrướcđó.Nếuchúngtamuốnkếtthúcsớmhơn,chúngtasẽphảivẽlạisơđồmạnghoặcrútngắnmộtsốhoạtđộng(vídụnhưbằngcáchsửdụngnhiềunguồnlựchơnhoặclàmviệchiệuquảhơn).Tạmthời,chúngtachấpnhậnthờigian làmviệc là165phútvàchođó là thờiđiểmKết thúcMuộnnhấtcủadựán.

NếuviệcChuyểnrácđicóKếtthúcMuộnlà165phútvàcóthờigianthựchiệnlà45phútthìtácvụnàycóthểbắtđầumuộnnhấtkhinào?Rõrànglànếu lấy165 trừ45, chúng ta có120phút, tức là thờiđiểmBắtđầuMuộnnhấtcủatácvụnày.Tiếptụctheocáchnày,chúngtacóđượccácthờiđiểmLSchoviệcDọnCỏvàGomrác tuầntự là90và105phút.Một tronghaiconsốnàyphải là thờiđiểmLFcho từnghoạtđộng trướcđó.Consốnàovậy?

Bâygiờ,giảsửrằngchúngtathửchọnconsố105phútxemnhé.Nếuchúngtalàmnhưvậy,trongbảngtiếnđộ,việcDọnCỏsẽbắtđầumuộnnhấtlàởphút105bởicáctácvụtiếptheocóthểbắtđầungaykhicáctácvụtrướcđókếtthúc.Nhưngnếuchúngtathêm30phútchoviệcDọncỏtừthờiđiểmES105phút, chúng ta sẽ kết thúc lúc135phút,muộnhơn120phút đãđượcquyếtđịnhtrướcđó,vàchúngtasẽlỡmấtthờihạnkếtthúclà165phútchodựánnày.

Vìvậy,khichúngtathựchiệnphươngpháptínhchiềunghịch,thìKếtthúcMuộnnhấtchomộttácvụtrướcsẽluônlàphầnnhỏnhấtcủacácthờiđiểmBắtđầuMuộn chonhững tácvụsau (nóimộtcáchđơngiảnhơn là:Luôndùngnhữngconsốnhỏnhất!)

NGUYÊNTẮC:Khicó từhaihoạtđộng trở lên tiếp theomộthoạtđộngkhác,thìthờiđiểmmuộnnhấtmàhoạtđộngdiễnracóthểphảihoànthànhlàphầnnhỏhơncủathờigianbắtđầumuộncủahaihoạtđộngdiễnrasau.

BâygiờchúngtahãyxemxétcácđườngđitrongHình8-3baogồmcáchoạtđộngđượcđánhdấubằngcácđườngtôđậm.MỗihoạtđộngcócùngcácthờiđiểmES/LSvàEF/LF.Khôngcóthờigiantrễchophép(hoặcsựlinhhoạtvềthờigian)trênđườngnày.Lẽthôngthường,mộthoạtđộngkhôngcóthờigiantrễchophépđượcgọilàhoạtđộnggăng,và toànbộmộtđoạnđườngkhôngcóthờigiantrễchophépthìđượcgọilàđườnggăng,cónghĩalànếubấtkỳcôngviệcnàotrênđườngnàykhônghoànthànhđúngtiếnđộthìngàykết thúc dự án sẽ kéo dài ra tương ứng.Mọi hoạt động có các thời điểmES/LShoặcEF/LFkhácnhauthìđềuđượccoilàcóthờigiantrễchophép.Vídụ,việcDọndẹpCâydạicóthờiđiểmESlà15phútvàthờiđiểmLSlà60phút,tứclàhoạtđộngnàycó45phútdựphòng.

SơđồmạngcuốicùngđượcthểhiệntrongHình8-3.HãylưuýrằngmộtsốtácvụcócùngcácthờiđiểmEFvàLF,cũngnhưlàcùngcácthờiđiểmESvàLS.Cáctácvụnàynằmtrênđườnggăng.TrongHình8-3,chúngđượcthểhiệnbằngnétngoàitôđậmđểchỉchínhxácvịtrícủađườnggăng.

Cáchoạtđộng trênđườnggăngkhôngcókhảnăng linhhoạt.Chúngphảiđượchoànthànhtheođúngtiếnđộ,nếukhôngthìtoànbộdựánsẽkéodàihơn165phút.Biếtđượcvịtríđườnggăng,nhàquảnlýsẽbiếtphảitậptrungchúývàohoạtđộngnào.Cáccáctácvụkhácthìcókhảnănglinhhoạt,tứclàcóthờigiantrễchophép.Điềunàykhôngcónghĩalàchúngtacóthểbỏquacáctácvụđó,nhưngchúngítcókhảnănglàmtrìhoãndựánhơnnếugặpvấnđề.Vídụ,tácvụCắttỉagờcâyvỉahècóthờiđiểmESlà15phútvàthờiđiểmLSlà75phút.Chênhlệchgiữahaithờiđiểmtrênlà60phút,tứclàlượngthờigiantrễchophépcủatácvụnày.

Thờigiantrễchophépcógìhay?Bạnbiếtđấy,chúngtabiếtrằngcóthểbắtđầu tácvụnàymuộnnhất làvào lúc75phútmàdựánvẫnkết thúcđúnghạn. Nếu con trai của bạn đảm nhiệm việc này, cậu bé có thể xem mộtchươngtrìnhvôtuyếndài60phúttrongthờigianđómàvẫnhoànthànhtácvụCắttỉagờcâyvỉahèđúngthờihạn.

Tuynhiên,bạncũngcầnphảinhớrằngcácthờiđiểmnàyđềuchỉlànhữngướcđịnh.Điềuđócónghĩalàcáctácvụcóthểdiễnranhanhhơnhoặclâuhơnthờigiandựtính.Miễnlàchúngkhôngdiễnralâuhơnthờigiandựtínhcộngvới thờigian trễchophép, thìcôngviệcvẫncó thểđượchoànthànhđúnghạn.Cáctácvụgăng,vốnkhôngcóthờigiantrễchophép,phảiđượcquảnlýphùhợpđểđượctriểnkhaiđúngkếhoạch.Bạncóthểlàmviệcnàybằngcáchđiềuchỉnhcáchsửdụngcácnguồnlực,hoặcbằngcáchcungcấpthêmnhiềunguồnlựchoặcphảilàmthêmgiờ(trongcảhaitrườnghợp,bạnđềuphảibổsungcácnguồnlực).

Tuynhiên,khôngphảilúcnàobạncũngcóthểlàmđượcnhưvậy.Việclàmthêmngoàigiờthườnggâythêmnhiềusaisót,dẫntớiviệcphảilàmlạivàcóthểkhiếnbạnkhôngthểhoànthànhcôngviệcnhanhhơnsovớikhibạnlàmviệctheotiếnđộbìnhthường.Hơnnữa, luôncómộtđiểmtrừvềhiệuquảmanglạikhibạnđưathêmngườivàothựchiệnnhiệmvụ.Vềkhíacạnhnàođó,họsẽchỉ làmvướngchânnhauvà làmchậmtiếnđộcôngviệc thayvìthúcđẩynhanhhơn.Bạncầnlưuýrằngviệclàmthêmngoàigiờcầnđượccoilànguồndựtrữtrongtrườnghợpcórắcrốixảyra,vìvậy,sẽkhôngbaogiờlàmộtýkiếnhaynếukhixâydựngtiếnđộchomộtdựán,bạnlạichọnviệctổchứclàmthêmngoàigiờchỉđểđápứngtiếnđộbanđầumàthôi.

Mộtđiểmvôcùngquantrọngkhácmàbạncầnchúý:bạncầnkhuyếnnghịmọi thành viên của đội dự án dành thời gian trễ cho phép như nguồn dựphòngchocáctìnhhuốngướcđịnhsaihoặccácrắcrốingoàidựtính.Mọingườicóxuhướngđợichođếnkhithờigianbắtđầumuộnnhấtcóthểthìmớibắttayvàotriểnkhaithựchiệntácvụ;vàđếnkhiđó,khicácrắcrốixảyra,họsẽkhôngthểđảmbảođúngthờihạnkếtthúc.Nếukhôngcònthờigiantrễchophép,khitácvụdiễnralâuhơnkếhoạchbanđầu,ngàykếtthúccủatoànbộdựánsẽbịảnhhưởngbởikhimộttácvụhếtthờigiantrễchophép,tácvụđótrởthànhmộtphầncủađườnggăng!Trênthựctế,nghĩa thựcsựcủatừ“găng”làkhôngcóthờigiantrễchophép.Tácvụđóphảiđượchoàn

thànhđúnghạn.

Sửdụngsơđồmạngđểquảnlýdựán

Nhưtôiđãnêu,ýnghĩacủaviệcpháttriểnmộtbiểuđồCPMlàsửdụngbiểuđồđólàmcôngcụquảnlýdựán.Nếukhônglàmnhưvậy,thìviệcxâydựngtiếnđộhoàntoànvôgiátrị.Dướiđâylàmộtsốđịnhhướngmàtôithấycóíchchoviệcquảnlýcáccôngviệccủachínhbảnthântôi:

•Cốgắngbámsáttiếnđộ.Đuổitheomụctiêulúcnàocũngkhókhănhơnviệcgiữđượcmụctiêuđãđặtrabanđầu.

•Dànhthờigiantrễchophépnhưnguồndựphòngđểphòngtrườnghợpcócácrắcrốikhôngmongđợihoặccácướcđịnhkémcỏi.

•Sửdụngmọinỗlựccầnthiếtnhằmđảmbảocáctácvụgăngtheođúngkếhoạch.Nếumộttácvụtrênđườnggăngcóthểkếtthúctrướctiếnđộ,thìhãylàmngaynhưvậyđi!Sauđóbắttayngayvàotácvụtiếptheo.

•Tránhxuhướngquácầutoàn–đólànhữnggìmàcácsảnphẩmhoặcdịchvụthếhệ tiếp theosẽ làm.Lưuý:Tôikhôngnói rằngbạncó thể làmviệcmộtcáchluộmthuộmhaykhôngnêncốgắnghoànthànhcôngviệcmộtcáchtốtnhất.Ýcủatôilàbạnđừngcốgắngquásứcđểlàmmọiviệcthậthoànhảo.Vềlýthuyếtmànói,bạnsẽkhôngbaogiờđạtđếnđộhoànhảo.

•Cácướcđịnhvềthờilượngthựchiệntácvụđượcthựchiệnvớigiảđịnhrằngmộtsốlượngngườinhấtđịnhsẽđảmnhiệmcáctácvụđó.Nếucóaiđókhác thực sự thamgia vào côngviệc, bạn có thểphải điều chỉnh các thờilượng đó cho phù hợp.Điều này đặc biệt đúng nếu nhân viênmới khôngthạoviệcbằngcácnhânviêndựkiếnbanđầu.

•Mặcdùđâylànộidungđãđềcậptrongchương7,nhưngvìtínhquantrọngcủanó, tôivẫnthấycầnnhắclại:Khôngnênlậptiếnđộchobấtkỳtácvụnàocóvớithờigianthựchiệnlớnhơn4-6tuần.Nếubạnlàmnhưvậy,mọingườicóxuhướngsuynghĩsaivềkhảnăngđảmbảotiếnđộvàtrìhoãnbắttayvàoviệcvới lập luận rằng“Tôi lúcnàocũngcó thể thuxếpmộtngàymà.”Chođếnkhihọbắtđầutriểnkhaithựchiện,họthườngđãlỡmấtvàingàyvàpháthiệnrarằngmìnhkhôngthểkết thúccôngviệcnhưđãđịnh.Nóicáchkhác,họđãnạptảisauchotácvụđóbằngcáchdốctoànbộsứclựcvàogiaiđoạncuốicôngviệcnhằmđạtchođượckỳhạn.Nếumộttácvụcóthờihạnlớnhơnsáutuần,thìtốtnhấtlàhãychianhỏcôngviệcđóravàbốtrímộtkhoảngthờigianngắtquãngnếucần.Sauđóxemxét tiến triểncủacôngviệcởthờiđiểmđó.Việcnàysẽgiúpđảmbảothựchiệncáctácvụđúnglịchtrình.

•Nếucónhữngnhânviêntrướcđókhôngthamgiavàoviệcpháttriểnsơđồmạng,bạnhãygiảithíchsơđồmạngđóchohọvàgiúphọhiểurõýnghĩacủa thờigian trễ chophép.Đừnggiấu sơđồđó.Đồng thời, bạn cũngcầngiaochohọmộtđồthịthanhđểhọlàmviệctheo.Việcđọchiểumộtđồthịthanhdễdànghơnnhiềusovớimộtsơđồmạng.Hãygiúphọhiểurõrằngnếuhọdùnghếtthờigiantrễchophépcủamộttácvụđượcgiao,thìcáctácvụtiếptheocóthểtrởthànhtácvụgăngvàlàmchonhữngngườiđảmnhiệmcáctácvụđócảmthấyvôcùngcăngthẳng.

•Cóthểrútngắnthời lượngthựchiệnmột tácvụbằngviệcbổsungthêmcácnguồnlực,giảmquymô,cẩuthảtrongthựchiệncôngviệc(dẫnđếnchấtlượngkém),tăngnăngsuấthoặcthayđổiquytrìnhthựchiệncôngviệc.Vớingoại lệ làcẩu thả trongcôngviệc thìmọibiệnpháp trênđềucó thểchấpnhậnđược.Dĩnhiênlàkhảnănggiảmquymôphảiđượcthảoluậnvớikháchhàngcủabạn.

•Xâydựngtiếnđộbanđầuđượcthựchiệnvớigiảđịnhrằngbạnsẽcóđược

cácnguồnlựcmàbạnxácđịnhlàcần.Nếunhânsựdựáncủabạnbịchiasẻvớicácdựánkháchoặcnếukếhoạchcủabạnsửdụngcùngmộtngườivàonhiềutácvụ,thìsauđóbạncóthểnhậnthấymìnhđãlàmchongườiđóquátải.Cácphầnmềmhiệnđại thường cảnhbáo rằngbạnđã làmquá tải cácnguồnlựcvàcóthểgiúpbạngiảiquyếtvấnđềđó.

Chuyểncácbiểuđồmũitênthànhđồthịthanh

Mặcdùmộtbiểuđồmũitêncóýnghĩahếtsứcquantrọngtrongviệcphântíchmột cáchkhoahọcmốiquanhệgiữacáchoạtđộng trongmộtdựán,nhưngcôngcụlàmviệctốtnhấtlạilàđồthịthanh.Nhữngngườiđanglàmviệcsẽdễdàngnắmđượckhinàothìhọcầnbắtđầuvàkếtthúccôngviệcnếubạngiaochohọmộtđồ thị thanh.Biểuđồmũi tên trongHình8-3đãđượcmôtảthànhđồthịthanhtrongHình8-4trêncơsởnhữnghiểubiếtvềtiếnđộthunhậnđượcquaviệcphântíchsơđồmạng.

Bạnhãylưuýrằngđườnggăngtrongđồthịthanhtrênđượcthểhiệnbằngcácthanhđenđặc.Cáctácvụcóthờigiantrễchophéplàcácthanhrỗngvớimộtđườngkẻnốisauđóđểbiểuthịtácvụđócóbaonhiêuthờigiantrễ.Tác

vụcóthểkếtthúcmuộnnhấtởđiểmmàđườngkẻnốikếtthúc.

Đâylàcáchkýhiệuthôngthường.Cácphầnmềmxâydựngtiếnđộluônchophépbạninramộtđồthịthanh,mặcdùmộtsơđồmạngCPMvốnthườngđượcsửdụngđể tìmđườnggăngvà tính toán thờigian trễchophép.Bạnhãylưuý:Nhiềuchươngtrìnhthểhiệnđườnggăngbằngmàuđỏtrênmànhìnhmàuvàhiển thị các tác vụđãđược triểnkhai bằngmàuxanh lá câyhoặcxanhnướcbiển.Khinhữngthanhnàyđượcinratrêngiấyđentrắng,tấtcảđềutrởnênđenkịt,tứclàđềulàcáctácvụgăngvàlàmchomọingườikhóhiểu.Bạncóthểchomáytínhhiểnthịmàuđậmhoặcnhạthoặcsửdụngcácđườnggạchchéođểkhiinđồthịthanhratrênnềnhaimàuđentrắngsẽkhônglàmngườiđọckhóphânbiệt.

Phânbổnguồnlựcchocáctácvụ

Tôiđãtrìnhbàyrằngtrongbướcđầutiêncủaquytrìnhxâydựngmộttiếnđộ,bạngiảđịnhrằngbạncónguồnlựcvôhạn,bởiđâylàtìnhhuốngtốtnhấtmàbạncóthểhìnhdunggiúpbạnbiếttrướcliệudựáncóthểđápứngđượcngàyhoànthànhhaykhông.Khibạnđãxácđịnhđượcngàyhoànthànhcóthểđạtđượcbằngcáchnàođó,thìbạnphảixemxétđếnkhảnăngliệunguồnlựcsẵncócóđápứngđượctiếnđộhaykhông.

Thôngthường,bạnsẽthấyrằngcónhữngngườiđượcbốtríviệchaiđếnbalần.Nhưvậyrõrànglàkhôngcótácdụng.Việcquátảinguồnlựcnàychỉcóthểđượcgiảiquyếtbằngcáchsửdụngcácphầnmềmmáy tính,ngoại trừnhữngbiểutiếnđộrấtđơngiản.Đâylàđiểmưuviệtcủacácphầnmềm.Tuynhiên,cácđánhgiáchothấy,chỉmộtvàiphầntrămtrongsốnhữngngườisởhữucácphầnmềmđóthựcsựbiếtcáchsửdụngphầnmềmđểtínhtoáncácnguồnlực.

BạnhãyxemxétmộttiếnđộđơngiảntrongHình8-5.Tiếnđộnàychỉbaogồm4 tácvụ.Hai là tácvụgăng,cònhai tácvụkháccó thờigian trễchophép.TácvụAcần2côngnhânnếuphảihoànthànhtrong3tuần,còntácvụBvàCcần1ngườichomỗitácvụ.Tuynhiên,khiđếnlúctriểnkhaidựán,bạnthấymìnhchỉcó3côngnhânthôi.Tạisaolạinhưvậy?

Cóthểbạnkhôngthểnàocóđượchơn3người,nhưngbởibạntuânthủmộtnguyêntắclàxâydựngtiếnđộbốtrítriểnkhaisongsongcáctácvụmàvềlogic có thể thựchiện song songđược, nênbạnkhông thể tránhkhỏi tìnhtrạngcầnnhiềunhâncônghơnsốngườithựctếmàbạncó.Cũngcóthểlàkhi xây dựng kế hoạch, bạn có 4 công nhân, nhưng sau đómột người đãđượcphâncônglàmviệckhácđượcưutiênhơncôngviệccủabạn.

Dù là lý do nào đi nữa thì biểu tiến độ này cũng không khả thi nếu bạnkhôngthayđổiđiểmnàođó.Cómộtsốkhảnăng.Có3nộidungcầnxemxét.Trướctiênbạnnênxemliệucótácvụđócóđủthờigiantrễchophépđể

cóthểtrìhoãnchođếnkhicóđủnguồnlựchaykhông.Trongvídụcụthểnày,việcđólàcóthể.GiảiphápđượcmôtảtrongHình8-6.

Dĩnhiêngiảiphápnàychỉlàmộtvídụmangtínhsáchvởđiểnhìnhchomôtcáchgiảiquyếtcụ thể.Tuynhiên,mộtdựán thực tế thìkhôngbaogiờdễdàngnhưvậy.HãychúýrằngtácvụCcóđủthờigiantrễchophépđểđượclùilạivàđợichođếnkhitácvụBkếtthúc.NhưngthựctếlạithườngxảyraviệctácvụChếtthờigiantrễtrướckhiBhoànthành.Tươngtựnhưvậy,giảđịnhrằngtácvụDcần3người,chứkhôngphảilà02.Chúngtacóthểthấyngayrằngtìnhhìnhđãtrởnênphứctạphơnrấtnhiều.TìnhhuốngnàyđượcthểhiệntrongHình8-7.

Bởiđâylàmộttìnhhuốngđiểnhình,nênchúngtaphảisẵnsànggiảiquyếtđượcvấnđềnày.Chúngtacóthểtrôngchờvàohơn2điểmkhác.Điểmthứnhấtlàmốiquanhệchứcnănggiữacácbiếnsố:

C=f(P,T,S)

Bạnnênđềxuấtrằngbạncóthểgiảmquymô,thayđổigiớihạnthờigianhoặcgiảmchất lượng thựchiệncôngviệchaykhông.Thông thường, chấtlượngthựchiệncôngviệclàbiếnsốkhôngthểthươnglượngđược,nhưngnhữngbiếnsốcònlạithìcóthể.Vídụ,cótrườnghợpbạngiảmquymômàkếtquảcủadựánvẫnsẽđượckháchhàngchấpnhận.Dĩnhiênlànếubạncóthểnhanhchóngtìmthêmđượcmộtngườikhác,bạnsẽkhôngphảisuytínhviệcgiảmquymôhoặcchất lượng thựchiệncôngviệc.Thế làbạncó thểthảnhthơiđượcrồi.

Bạnđềxuấtvớivịgiámđốc“sởhữu”cácnguồnlựcrằngliệuôngtacóthể

cungcấpchobạnthêmmộtngườinữakhông.Ôngtabuồnrầutrảlờirằngđiềuđólàkhôngthểvàrằngôngtathậmchícònđangcânnhắckhảnăngrútbớt1 trongsố3ngườimàông tađãgiaochobạn.Bằngcáchnàođó,bạnthuyếtphụcđượcôngtakhôngrútbớtngười.Sauđóbạnlạihỏinhàtàitrợdựánrằngliệubạngiảmquymôdựánthìcóđượckhông.Ôngtatrảlờilàkhôngđược.

Trongkhiđó,việcgiảmchấtlượngthựchiệncôngviệccũngkhôngổn.Bạncũngkhôngthểkịpthờitìmthấymộtcôngnhânhợpđồngđểthựchiệncôngviệcđó.Đúnglàbạnđangtrongtìnhtrạngtiếnthoáilưỡngnan.Đếnlúcnày,bạnsẽsuynghĩxemliệucóthểsửdụngmộtphươngcáchnàokhácđểtriểnkhaicôngviệcnàyhaykhông.Vídụ,nếubạncóthểphunsơnchomộtbứctườngthayvìsửdụngmộtconlănthìcôngviệcsẽnhanhhơnrấtnhiều.

Giảsửbạntiếptụcthửlàmđiềunàyvàrồilạitrởnêntrắngtay.Bạnquyếtđịnhrằngviệcduynhấtmàbạncóthểlàmlàtừchứcvàdùsaođichăngnữathì bạn cũng chưa bao giờ thực sựmuốn làmmột nhà quản lý dự án cả.Nhưngđợiđã.Cólẽbạncònlàmđượcđiềugìđó.

Hãynhớlạinhữnggìtôiđãtrìnhbàytrongphầntrước.Bạnsửdụngtấtcảthời gian trễ cho phép của C, và bây giờ C đã trở thànhmột tác vụ trênđườnggăng.Khibạnlệnhchophầnmềmcânđốicácnguồnlực,phầnmềmsẽhỏi liệubạncómuốnxâydựng tiếnđộ tronggiớihạn thờigian trễchophép(còngọi là thờigianngắtquãng)hiệncóhaykhông.Nếubạn trả lời“có”,thìngaykhimộttácvụhếtthờigiantrễchophép,nósẽkhôngthểkéodàihơn.Phươngphápnàycònđượcgọilàcânđốinguồnlựcthờigiangăng,bởi thờigianlàđiểmcốtyếuđốivớidựáncủabạn.(Thựctế luônluônlànhưvậy!)

Tuynhiên, giả sửbạn trả lời “không” cho câuhỏi “Bạn cómuốn thuxếptronggiớihạnthờigiantrễchophépmàbạncókhông?”Nhưvậy,bạnđangyêucầuphầnmềmtiếptụckéodàitácvụchođếnkhicónguồnlực,thậmchí

nếuđiềuđócónghĩalàphảikéodàingàykếtthúc.(Việcnàyđượcgọilàcânbằngnguồnlựcgăng.)Khibạnthửlàmđiềunàyvớitiếnđộmẫucủachúngta,bạnđiđếnmộtgiảiphápđược thểhiện trongHình8-8.Không tệchútnào,trừphibạnkhôngthểchấpnhậnviệcquáhạnkếtthúcnhưthế.

Trênthựctế,đôikhithờigianquáhạnlạilớnđếnmứcbấtngờ.Dựáncủabạnbanđầuđịnhkếtthúcvàotháng12nămnay(năm2012–thờiđiểmcuốnsách xuất bản).Nhưnggiờ phầnmềm lại cho bạn biết rằng do nguồn lựcthiếuthốnquámức,dựánsẽkếtthúcvàonăm2013.Thậttứccười!Mộttiến

độkéodàiđếnmứcđóthìcógìlàhayhochứ?

Thựcrathìbiểutiếnđộnàycómộttácdụng,đólàbạncóthểsửdụngđểthuhútsựquantâmcủamọingườivềtìnhhuốngkhókhăncủabạn.Biểutiếnđộnàychỉratácđộngcủaviệcthiếunguồnlựcvàthúcđẩysựthỏahiệpnhưđãđượcthảoluậnởphầntrước.Đólàtrongtrườnghợpmọingườiđãtinvàobiểutiếnđộcủabạnngaytừbanđầu.Tôivừacókinhnghiệmvớimộtngườibạn về việc này.Anh ấy nói rằng anh không bao giờ tin các biểu tiến độngaytừđầubởianhnghĩrằngchúngkhôngthựctế,vìthế,mộtbiểutiếnđộkhôngthựctếdựatrênnhữngtínhtoánviểnvôngsẽkhôngthểthuyếtphụcđượcanhta.

Tôi tinchắcrằngđiềuanhấychiasẻlàsựthật.Tuynhiên,nếumọingườisẵnsàngchấpnhậnsựhạnchếcủanhữngviệcchúngtađanglàmkhilậpkếhoạchchomộtdựán,thìđâyítnhấtlàcáchđểlàmrõnhữnghạnchếmàbạnphảiđốimặt.Mọingườiphảihiểu rằngướcđịnhchỉ làphỏngđoán,cũngnhưlànhữngdựbáothịtrườngvàdựbáothờitiếtchẳngbaogiờđúnghoàntoànđượccả.Ngoàira,nhưtôiđãđềcậpởphầntrước,mọihoạtđộngđềucómứcđộbiếnđộngnhấtđịnh.Nếumọingườivẫnkhônghiểuđượcđiềunày,thìtôikhuyếnnghịbạnhãytừbỏnhiệmvụquảnlýdựánđểtìmmộtcôngviệckháctốthơn.

Tínhsẵnsàngnguồnnhânlực

Mộtyếu tố lớn cầnphải tínhđến trongphânbổnguồn lực làmứcđộ sẵnsàngđểthựchiệncôngviệcdựáncủatừngcánhân.Mộthướngdẫnmàcáckỹsưcôngnghiệpluônchúýlàkhôngngườinàocóthểlàmviệcnhiềuhơn80%thờigian.Nếubạngiảđịnhmộtngàylàmviệctámgiờ,tứclàmộtngàybạncó6,4giờcóthểlàmđượcviệc,vàđểchothậntrọnghơn,bạnchỉtínhlà6giờthôi.20%thờigianlàmviệcbịmấtgâyrabởi3yếutốPFD,trongđóPtrong“personal”cónghĩalàcánhân:mỗicánhânđềuphảicóthờigiannghỉngơi; F trong “fatigue” nghĩa là sựmệt nhọc: bạn không thể làm việc có

năng suất khimệtmỏi; vàD trong “delays” có nghĩa là sự chậm trễ:mọingườimấtthờigianchờđợiđầuvàotừnhữngngườikháchoặcchờđợicácnguồncungứnghaycácnộidunghướngdẫn.

Tuynhiên,kinhnghiệmchothấy,chỉnhữngngườicókhảnănglàmviệctới80%thờigianmớilànhữngngườithựcsựgắnbóvớinhiệmsởcủamình.Nhậnđịnhnàyrấtđúngvớicáccôngnhânnhàmáy,vớinhữngngười làmcôngviệcđềuđặn thườngnhậtnhưlàviệcxử lýcácyêucầubảohiểmvàthậmchílàcảnhữngngườiphảidichuyểnthườngxuyên.Vớigiớitríthức,bạnkhôngbaogiờcóđược80%thờigian làmviệccóhiệuquả trongmộtngày.Consốnàythườngvàokhoảnggần50%,vàcòncóthểthấphơn!Tạimộtcôngtymàtôibiết,ngườitađãtiếnhànhmộtnghiêncứuvềnăngsuấtlaođộng, theođómọingườighi lại thờigian làmviệccủamình từnggiờmột trongvònghai tuần,vàhọnhận thấy rằngcôngviệcdựánchỉchiếm25%thờigian.Phầnthờigiancònlạilàđểđihọp,đểlàmmộtsốcôngviệccầnthiếtnhưngkhôngliênquanđếndựán,đểthựchiệnnhữngcôngviệccũtưởngchừngđãkếtthúctừlâu,đểnghiêncứungânsáchchonămsau,đểhỗtrợkháchhàng,v.v…

Nhiềuchươngtrìnhphầnmềmchophépbạncụthểhóasốgiờlàmviệccầnthiếtchomộttácvụvàsốphầntrămthờigiancủamộtngàymàmộtngườisẽdànhđểthựchiệntácvụđó;sauđóphầnmềmchuyểnnhữngướcđịnhnàythànhthờigiantheolịch.Vídụ,nếumộtngườichỉdànhmộtnửathờigianđểlàmviệcchodựáncủabạntrongkhitácvụmàanhtađangđảmnhiệmđượccholàsẽmất20giờlàmviệcthựctế,thìanhtasẽcầnmộttuần(hoặchơn)đểhoànthànhtácvụđó.

Việcbạnnắmkhảnăngsẵnsàngcủanguồnlựcthamgiadựánlàđiềuđặcbiệt quan trọng, nếu không bạn sẽ lập ra những biểu tiến độ “trên cả vôdụng”,tứclàcòntệhơncảđiềumàngườitagọilà“vôdụng”.Tôinóitệhơnlàbởinhữngbiểutiếnđộđósẽrấtthiểncậnvàsailầm,cóthểcó“tácdụng

ngược”vàpháhoạitổchứccủabạn.Vìvậy,bạnhãynghiêncứucẩnthậnvềthờigianvànăngsuấtlaođộngđểxácđịnhconsốthựctếvàvàsửdụngconsốđótrongxâydựngbiểutiếnđộ.Vànếunhưmọingườikhôngthíchthựctếrằngrấtnhiềuthờigianđangbịmấtvàonhữnghoạtđộngkhôngliênquanđếndựán,thìbạnhãygiảiquyếtvấnđềbằngcáchloạibỏcáchoạtđộnggâychậmtrễđó.

Giảiphápthôngthườnglàmọingườiphảilàmthêmgiờđểhoànthànhcôngviệcdựáncủamình,bùlạichonhữngtrìtrệcủamọihoạtđộngtrìtrệdiễnratrongsuốtngàyhômđó.Vấnđềởđâylàcácnghiêncứuđãchỉrarằnglàmviệcngoàigiờcótácđộngrấttiêucựcđếnnăngsuất.Vìthế,đâylàmộttrậnchiếnthảmbại.Làmthêmgiờtrongngắnhạnthìkhôngsao,nhưngnếukéodàilâuthìsẽchỉlàmchotổchứcgặpkhókhănhơnthôi.

Ghinhớ

•Bạnnênbỏqua cáchạn chếvềnguồn lựckhi bắt đầuxâydựngmộttiếnđộ.Nếuhaitácvụvềlogiccóthểthựchiệnsongsong, thìhãymôtảchúngtheođúngcáchnhưvậy.

•Đườnggăng làchặngđườngdàinhấtvàkhôngcó thờigiantrễchophép.Hãychúýrằngbạncóthểcómộtdựánmàtrongđótácvụcóđườnghiểnthịdàinhấtkhônggăngbởitácvụđócóthờigiantrễchophép.

•Khôngaicóthểthựchiệncôngviệcmộtcáchhiệuquảtronglượngthờigianlớnhơn80%thờigianlàmviệccủamột ngày. Bạn mất 20% thời gian do các công việc cánhân,sựmệtmỏivàsựchậmtrễ.

Bàitập

TrongsơđồmạngHình8-9,bạnhãy tínhcác thờiđiểmsớmvà thờiđiểmmuộnvàthờigiantrễchophépcóthểchocáchoạtđộngkhônggăng.Nhữnghoạtđộngnàotạonênđườnggăng?CáccâutrảlờicótrongphầnĐápánởcuốicuốnsáchnày.

9.KiểmsoátvàĐánhgiádựánMọibướcđimàchúngtathảoluậnchođếnlúcnàyđềunhằmđạtđượcmộtmụcđích,đólànhằmkiểmsoátđượcdựán.Đâylànhữnggìmàngườitamongđợiởmộtnhàquảnlýdựán,cụthểlàcáchthứcmàanhtaquảnlýcácnguồnlựccủatổchứcnhằmđạtđượccáckếtquảcốtyếu.

Tuynhiên,từ“kiểmsoát”cóhainghĩa,vàđiềuquantrọnglàchúngtaphảibiếtsửdụngnghĩanàochophùhợpvớithếgiớingàynay.Mộtnghĩacủatừ“kiểm soát” dùng để chỉ sự thống trị, quyền lực vàmệnh lệnh. Chúng takiểmsoátmọingườivàmọiviệcthôngquaviệcsửdụngquyềnlựcđó.Khichúngtaralệnh:“Nhảy”,mọingườisẽhỏi:“Nhảycaobaonhiêu?”Ítnhấtthìtrướcđâyđãdiễnranhữngviệcnhưvậy.Nhưngngàynay,cáchtiếpcậnđóđãkhôngcònhiệuquảnữa.

Trongphầntrướctôiđãthảoluậnvềmộtthựctếrằngcácnhàquảnlýdựánthườngcónhiềutráchnhiệmnhưnglạirấtítthẩmquyền.Chúngtahãyxemxétđiềuđóvàđánhgiáxemđócóthựcsựlàmộtvấnđềhaykhông.

Tôiđãhỏimộtsốquanchứclãnhđạocáctậpđoàn(cácchủtịchvàphóchủtịch) rằng: “Ông là người có quyền, quyền lực đó có đảm bảo rằng mọingườisẽlàmnhữnggìmàôngmuốnkhông?”

Câutrảlờicủahọđềulà:“Không.”

“Vậyđiềugìcóthểkhiếnhọmuốnlàmnhữngviệcmàôngmuốn?”

“Ồ,xétchocùngthìhọphảimuốnlàmđiềuđó.”Họtrảlời.

“Vậyquyềnlựcmàôngcócógiúpíchgìchoôngkhông?”Tôihỏi.

“Ồ,tôicóquyềntrừngphạthọ,nhưngchỉvậythôi.”

Nhưvậy,chúngtathấyrằngviệcbạncóquyềnlựccũngkhôngđảmbảobạnsẽcókhảnăngbắtmọingườithựchiệnmệnhlệnhcủabạn.Suychocùng,bạnphải làm sao để có thể khiến họ làmviệc đómột cách tự nguyện, cónghĩalàbạnphảihiểuđượcđộngcơcủanhânviênđểcóthểtácđộngđếnhọvàkhiếnhọlàmnhữnggìcầnphảilàm.

Mộtloạiquyềnlựcthứhailànhàquảnlýdựánthựchiệncáchànhđộngmộtcáchđộclậpmàkhôngcầnxinphéptrước.Vớikhíacạnhngữnghĩanàycủatừ“kiểmsoát”,chúngtathựcsựcónhiềuvấnđềthuộcvềcơcấu.Tôigặpgỡcácnhàquảnlýdựáncóngânsáchdựánnhiềutriệuđô-la(cótrườnghợplênđến35triệuđô-la),nhưngmọikhoảnchi tiêuđềuphảiđược(banlãnhđạocôngty)thôngqua.Nếumộtkếhoạchvàngânsáchdựánđãđượcthôngquatrướckhidựánđượctriểnkhaivànếunhàquảnlýdựánđangsửdụngngânsáchtronggiớihạncủakếhoạchđãđượcthôngqua,thìtạisaoanhtalạiphảixinthêmnhiềuchữkýđểthôngquacáckhoảnchitiêucủadựán?Chỉkhixuấthiệnmộtphươngsaisovớikếhoạchcóthểgâyhậuquảnhấtđịnhthìbạnmớicầnxinthêmchữký,vàkhiđóthìkếhoạchphảiđượcxétduyệtlạiđểcóthểphảnánhđượcnhữngthayđổiđó.

Chúng tahãyxemxétcác thôngđiệpmàcácnhàquản lý trênnhậnđược.Mộtmặt,ngườitanóivớihọ:“Chúngtôitintưởngvàgiaochoôngquảnlý35 triệuđô-la tiềncủachúng tôi.”Mặtkhác,người ta lạiđềnghị:“Nhưngmỗikhiôngsửdụngsốtiềnđó,ôngphảiđượccấpcóthẩmquyềncaohơnphê duyệt cho từng khoản chi tiêu.” Thông điệp thứ nhất rất tích cực:“Chúngtôitintưởngông.”Nhưngthôngđiệpthứhailạimangtínhtiêucực.Bạnnghĩxemthôngđiệpnàosẽ làmbạnsuynghĩnhiềuhơn?Dĩnhiên làthôngđiệptiêucựcrồi.

Điềuthúvịlàchúngtacứthanphiềnrằngcácnhânviêntrongtổchứckhôngchịugánhthêmchúttráchnhiệmnào,sauđóchúngtacưxửvớihọnhưthểlàhọlàngườivôtráchnhiệmvàtựnhủtạisaohọkhôngcưxửmộtcáchcó

tráchnhiệmđi!

Nhưvậy,nghĩađầutiêncủatừ“kiểmsoát”làquyềnlực.Cònnghĩathứhaiđượctổngkếtbằngmộtđịnhnghĩađượctôđậmvàinnghiêngởdướiđây.Địnhnghĩanàyđãđượcgiớithiệutrongchương1.Kiểmsoátlàhànhđộngsosánhtiếntriểncủadựánvớikếhoạchđểcóthểđưarahànhđộngđiềuchỉnh kịp thời khi xuất hiện những sự chệch hướng so với quy trình thựchiệnđãđượchoạchđịnh.Địnhnghĩanàynóiđếnviệcsửdụngthôngtin,chứkhôngphảilàquyềnlực,làmyếutốchínhcủakiểmsoát.Vìvậy,chúngtasẽbànthảovềcáchệthốngthôngtinphụcvụcôngtácquảnlý.Đâythựcsựlàbản chất của những điều cần thiết nhằm giành được khả năng kiểm soáttrongcácdựán.

Mộtthựctếkhôngvuilànhiềutổchứccóhệthốngthôngtinrấttốtphụcvụcho công tác quản lý, cụ thể như việc theo dõi hàng trong kho, theo dõidoanhthuvànhânlựclaođộng,tuynhiênlạikhôngphụcvụcôngtáctheodõicácdựán.Khicôngtykhôngcósẵnnhữnghệthốngnhưthế,bạnsẽphảitheodõiquátrìnhtiếntriểncủadựánmộtcáchthủcông.

Khuyếnkhíchthànhviênđộidựánpháthuykhảnăngtựkiểmsoát

Điều cốt lõimà bạn cần chú ý: cách duy nhất để kiểm soátmột dự án làkhuyến khíchmọi thành viên của đội dự án phát huy khả năng kiểm soátcôngviệccủamình.Mộtnhàquảnlýdựáncóthểgiànhđượckhảnăngkiểmsoátởtầmvĩmôchỉkhikhảnăngnàyđạtđượcởtầmvimô.Tuynhiên,điềunàykhôngcónghĩalàbạnnênthựchiệnquảnlývimô!Ýnghĩathựcsựcủakhuyếnnghịnày làbạnnên thiết lậpcácđiềukiện thuận lợiđểmọi thànhviênđộidựánđềucóthểpháthuyđượckhảnăngkiểmsoátcácnỗlựccủachínhhọ.

Đểlàmđượcđiềunày,bạnphảixâydựngđược5điềukiệncơbảndướiđâybởicácthànhviênđộidựánchỉcóthểpháthuykhảnăngtựkiểmsoátkhi

cóđược:

1.Mộtđịnhnghĩarõràngvàmụcđíchcủanhữngviệchọphảilàm

2.Mộtkếhoạchcánhânlàmrõcácbiệnphápthựchiệncôngviệcđượcgiao

3.Cáckỹnăngcầnthiếtvànguồnlực thỏađángđể thựchiệntácvụđượcgiao

4.Ýkiếnphảnhồivềnhữngdiễntiếncủacôngviệchọđượcgiao

5.Mộtđịnhnghĩarõràngvềthẩmquyềncủahọtrongthựchiệnhànhđộngsửasaikhixảyratìnhtrạngchệchhướngsovớikếhoạch(vàthẩmquyềnđókhôngthểlàconsốkhông!)

Yêucầuthứbalàmọithànhviênphảicócáckỹnăngvànguồnlựccầnthiếtđểthựchiệnnhiệmvụ.Nhucầuvềcácnguồnlựclàrõràng,nhưngđiềukiệnnàygợiýrằngbạncóthểphảihuấnluyệnnhữngthànhviênchưacócáckỹnăngcầnthiết.Chắcchắnlàkhikhôngcónhânviênnàocócáckỹnăngcầnthiết,thìbạncóthểphảicửtoànbộthànhviênđộidựánthamdựcáckhóahuấnluyện.

Yêucầuthứtưlàcácthànhviênđộidựánphảicókhảnăngtựđánhgiáchấtlượng thực hiện công việc của họ.Nếu những đánh giá như thế không rõràng,thìhọkhôngthểtựkiểmsoát.Nóichorõhơn,nếumộtthànhviênđộidựánđangxâydựngmộtbứctường,anhtaphảibiếtcáchđođộcaocủabứctườngđó,sosánhnóvớiyêucầucôngviệctheokếhoạchvàrútrađượckếtluậnrằngmìnhcóđiđúngtiếnđộhaykhông.

Điềukiệnthứnămlàtừngthànhviênđộidựánphảicókháiniệmrõràngvềthẩmquyềnthựchiệnhoạtđộngsửasaicủamìnhkhixảyrasựchệchhướngsovớikếhoạch,vàthầmquyềnđóphảilớnhơnconsố0!Nếumỗikhilàmgìđósai,anhtacứphảihỏinhàquảnlýdựánrằnganhtaphải làmgì thì

thực ra lànhàquản lýdựánvẫnđangkiểmsoátcôngviệc.Hơnnữa,nếunhiềuthànhviêncứphảixinphépđểđượcthựchiệntừngviệcrấtnhỏ,thìquảthựchọđãtrútmộtgánhnặngquásứclênđôivaicủanhàquảnlýdựán.

ĐặcđiểmcủamộtHệthốngKiểmsoátDựán

Hệthốngkiểmsoátphảitậptrungvàocácmụctiêucủadựán,vớimụcđíchlà đảm bảo phải đạt được nhiệm vụ của dự án.Để làm được điều đó, hệthốngkiểmsoátcầnđượcthiếtlậptrêncơsởnhữngnộidungtrảlờichocáccâuhỏisau:

•Đốivớitổchức,điềugìlàquantrọng?

•Chúngtađangnỗlựclàmnhữnggì?

•Nhữngmảngcôngviệcnàolàquantrọngnhấtcầnphảitheodõivàkiểmsoát?

•Đâulànhữngđiểmgăngcầnphảiđượckiểmsoáttrongquytrìnhdựán?

Bạncầnthựcthiviệckiểmsoátđốivớinhữngnộidungquantrọngcủadựán.Mặtkhác,nhữngnộidungđượckiểmsoátthườngcóxuhướngtrởnênquantrọng.Vìvậy,nếungânsáchvàtiếnđộđượccoitrọnghơnchấtlượng,thìchỉnhữngyếutốnàymớiđượckiểmsoáttrongquytrìnhdựán.Dựáncóthể hoàn thành đúng thời gian và trong ngân sách được cấp, nhưng chấtlượngcóthểbịảnhhưởng.Cácnhàquảnlýdựánphảigiámsátviệcthựchiệnmộtcáchcẩnthậnnhằmđảmbảorằngchấtlượngkhôngbịsuygiảm.

Thựchiệnviệcsửasai

Mộthệthốngkiểmsoátcầntậptrungvàokhảnăngphảnứngtrướccácdiễnbiến chệch hướng so với kế hoạch.Nói cách khác, nếu dữ liệu kiểm soát

không giúp xác định được các hành động cần thực hiện thì hệ thống đókhôngcóhiệuquả.Điềunàycónghĩalànếumộthệthốngkiểmsoátkhôngsửdụngcácdữliệuvềsựchệchhướngđểxácđịnhmộthoạtđộngsửasaicầnthiết,thìđókhôngthựcsựlàmộthệthốngkiểmsoátmàchỉđơngiảnlàmộthệthốnggiámsát.Nếubạnđangláixevànhậnrarằngvìlýdonàođóbạnđãđisaiđườngnhưnglạikhôngbiếtphảilàmgìcảđểchỉnhlạihướngđichođúng,thìthựcralàkhôngphảibạnđangthựcthiviệckiểmsoát.

Tuynhiên,cómộtđiểmcầnthậntrọngởđây.Tôitừngbiếtmộtvịgiámđốcđãphảnứng trướcmột sự chệchhướngbằngmột trạng thái tâm lýhoảngloạnvàbắtđầusavàocáigọilà“quảnlývimô”.Ôngấycứxenvàonhữngviệcmàmọingườiđangcốgắnglàmđểgiảiquyếtvấnđềvàvìvậyđãlàmchậm tiếnđộcủahọ.Thực ra, nếuôngấyđểmặchọ thìhọđãgiảiquyếtđượcvấnđềmộtcáchnhanhchónghơnnhiều.

Kịpthờiphảnứng

Nhữngphảnứng trướccácdữ liệukiểmsoátphảikịp thời.Nếumộthànhđộngđượcthựchiệnquámuộn,nósẽkhônghiệuquả.Đây thựcsự làmộtvấnđềnghiêmtrọngvàdiễnrakháphổbiến.Cácdữliệuvềthựctrạngcủadựánđôikhibịchậmtrễtừ4-6tuần,vìvậytrởnênvôdụngvàkhôngthểlàmcơsởđểnhàquảnlýđưaravàthựchiệnhànhđộngsửasai.Tìnhhuốnglýtưởnglàcácthôngtinvềthựctrạngdựánluônsẵnsàngtrêncơsởthờigianthực.Trongnhiềutrườnghợp,điềunàylàkhôngthể.Đốivớinhiềudựán,sẽlàphùhợpnếubạnchuẩnbịcácbáocáothựctrạngtheođịnhkỳhàngtuần.

Vềcơbản,bạnmuốnbiếtmọingườithựcsựdànhđượcbaonhiêuthờigianlàm việc cho dự án của bạn và so sánh con số đó với những gì đã đượchoạchđịnhtrướcchohọ.Bạnmuốncódữliệuchínhxácvềđiềuđó.Trongmộtsốtrườnghợp,mọingườibáocáovềthờigianlàmviệccủamìnhtheotầnsuấthàngtuầnmàkhôngphảihàngngày.Điềunàydẫnđếnsựmơhồvà

nhữngconsốtưởngtượng,bởiphầnlớnchúngtakhôngthểnhớchínhxácvềnhữnggìchúngtalàmcáchđâymộttuần.

Cóthểkhóthựchiện,nhưngbạncầnđềnghịmọingườighilạicôngviệccủahọ theo tần suất hàng ngày để các dữ liệu bạn thu thập được có thể chứađựngýnghĩagìđó.Họcóđược lợigìkhông?Có lẽ làkhông.Nhưngcácước định sau đó sẽ chuẩn hơn nhờ bạn đã thu thập được những thông tinchínhxácvềdựánnày.Trongbấtkỳtrườnghợpnàothìbạncũngcầndữliệuchínhxác,vìnếukhôngthìbạnchẳngcầnmấtthờigianthuthậpchúnglàmgì.

Khi các thông tin thu thập được bị để chậm trễ quá lâu, thay vì cải thiệnđược tình hình, nhà quản lý có thể khiếnmọi việc trở nên tồi tệ hơn. Sựchậmtrễ tronghệ thốngphảnứng làmộtchủđề thúvịđốivớicácnhà lýluậnhệthống.Cáccốgắngcủachínhphủtrongkiểmsoátsuythoáivàlạmphátđôikhigâyrasựtrìtrệ,kếtquảlàcuốicùngthìchínhphủlạilàmđúngnhữngviệctráingượcvớinhữnggìlẽracầnphảilàm,vàvìvậycànglàmchotìnhhìnhkinhtếtồitệhơn.

Bạncầnlưuýmộtđặcđiểmnữatrongcôngtáckiểmsoát.Nếumọi thànhviêncủađộidựánđangthựchiệncácbiệnpháptựkiểmsoátphùhợpthìcácbáocáođượcchuẩnbịhàngtuầnchỉlàđểkiểmtravàcânđối.Đâylàtìnhhuốnglýtưởngmàaicũngmongmuốn.

Thiếtkếmộthệthốngphùhợp

Mộthệthốngkiểmsoátkhôngthểphùhợpvớimọidựán.Hệthốngnàycóthểcầnđượcgiảmquymôđốivớicácdựánnhỏvàcầnđượctăngcườngđốivớicácdựánlớn.Nhìnchung,mộthệthốngkiểmsoátphùhợpđốivớimộtdựánlớnmàlạiápdụngchomộtdựánnhỏsẽlàmchodựánnhỏbịngậptronghàngđốngcáccôngviệcgiấytờ,trongkhimộthệthốngphùhợpvớicácdựánnhỏthìsẽkhôngđủtầmchomộtdựánlớn.

TuânthủnguyêntắcKISS

KISSlàchữviếttắtcủacâu“Keepitsimple,stupid!”,cónghĩalà“Hãyđơngiảnthôi,ngốcạ!”Bạncầnthựchiệnnỗlựckiểmsoátnhỏnhấttrongsốcácnỗlựccóthểgiúpgiànhđượckếtquảmongmuốn.Bấtkỳdữliệukiểmsoátnàokhông thiếtyếucầnđược loạibỏ.Tuynhiên,nhưvừađềcập,mộtsailầmphổbiếncủacácnhàquảnlýdựánlàthườngcốgắngkiểmsoátcácdựánphứctạpbằngcáchsửdụngnhữnghệthốngquágiảnđơn!

Đểđảmbảocôngtáckiểmsoátởmứcđơngiảnnhấtcó thể,cómộtgợiýhay.Đólà,bạnnênđịnhkỳkiểmtraxemnhữngngườinhậnbáocáocóthựcsựsửdụngcácbáocáođóvàoviệcgìhaykhông.Đôikhichúngtaviếtbáocáovìchúngtatinrằngcácthôngtintrongđósẽgiúpíchchongườikhác,nhưngnếungườinhậnbáocáokhôngsửdụngnhữngthôngtinđóthìrõrànglàchúngtađangtựgiỡnmình.Đểkiểmtrađiểmnày,khigửicácbáocáo,bạnhãygửikèmmộtphiếuđềnghịvớinộidungyêucầungườinhậnphúcđáp rằnghọ cómuốn tiếp tụcnhận cácbáo cáokhácnữahaykhông; nếukhôngnghephảnhồitừphíahọ,bạnsẽgạchbỏtêncủahọtrongdanhsáchgửibáocáo.Bạncóthểngạcnhiênkhithấykhôngcóaisửdụngmộtsốcácbáocáocủamình.Bạnnênchấmdứthoàntoànviệcviếtnhữngbáocáođó.

Tổchứccáccuộchọpsoátxétdựán

Cóhaikhíacạnhtrongcôngtáckiểmsoátdựán.Khíacạnhthứnhấtcóthểđượcgọilàduytrìvàkhíacạnhthứhai lànhằmcảithiện chất lượng thựchiệncôngviệc.Ràsoátviệcduytrìdựánchỉ làđểgiữchodựánđiđúnghướng.Cònràsoátđểcải thiệndựán lànhằmgiúpcácđộidựáncải tiếnchấtlượngthựchiệncôngviệc.Có3phươngdiệncầnđượcràsoátđềuđặnđểđạtđượchaimụcđíchtrên.Đólà:

1.Ràsoátthựctrạngdựán

2.Ràsoátquytrìnhthựchiệnhoặcnhữngbàihọckinhnghiệmrútra

3.Ràsoátthiếtkế

Mọingườicầnthựchiệnràsoátthựctrạngvàquytrình.Cònràsoátthiếtkếchỉphùhợpkhibạnđangthiếtkếphầncứng,phầnmềmhoặctriểnkhaikiểuchiếndịchnàođó,vídụnhưchiếndịchtiếpthịchẳnghạn.

Việcràsoátthựctrạnglànhằmduytrìchodựánđiđúnghướng.Nộidungrà soát này sẽ trả lời cho câuhỏi:Dựánđãđạt đếnđâu theo các tiêu chíPCTSmàchúngtađãsửdụngtrongsuốtcuốnsáchnày.Chỉkhibạnbiếtgiátrịcủatấtcả4yếutốnàythìbạnmớicóthểchắcchắnđượckếtquảcôngviệccủabạnđãđạtđếnđâu.Đâylàchủđềcủachương11.

Quytrìnhcónghĩalàcáchthứcthựchiệnmộtviệcgìđó,vàbạncóthểchắcchắnrằngquytrìnhluônảnhhưởngđếnchấtlượngthựchiệnnhiệmvụ.Cụthểlàcáchthứcthựchiệnmộtcôngviệcsẽảnhhưởngđếnkếtquảthựchiệncôngviệcđó.Vìvậy,cảithiệnquytrìnhlàmộtnhiệmvụcủamọinhàquảnlý.Còncải thiệnnhư thếnào lại làchủđềđược thảo luận trongphần tiếptheo.

Đánhgiádựán

Theođịnhnghĩacủamộttừđiển,đánhgiámộtdựánlànỗlựcxácđịnhxemliệuthựctrạngchungcủacôngviệccóthểchấpnhậnđượchaykhôngxétvềkếtquảdựkiếnvớikháchhàngmộtkhicôngviệcđượchoànthành.Đánhgiádựánlàđưaranhữngnhậnxétvềnhữngtiến triểnvàchất lượngthựchiệnmộtcôngviệc,sosánhchúngvớinhữnggìđượchoạchđịnhbanđầu.Nộidungđánhgiáđólàcơsởđểđưaracácquyếtđịnhtrêngócđộquảnlývềviệcphảitiếptụcthựchiệndựánnhưthếnào.Kếtquảđánhgiáphảicóđộtincậy trongconmắtcủangườisửdụng,nếukhôngthìcácquyếtđịnhdựatrênnhữngđánhgiáđósẽkhôngđượccoilàcógiátrị.Côngcụchínhđể

đánhgiádựán làsoátxétquy trìnhdựán, thườngđược triểnkhai tại cácmốcchínhtrongsuốtvòngđờicủadựán.

Mụcđíchcủađánhgiádựán

Nếutrongquátrìnhluyệntập,cácđộithểthaokhôngràsoátlạichấtlượngluyệntậpthìkếtquảhọđạtđượcsẽchỉlà“giỏichơitồi”màthôi.Đólàlýdotạisaohọduyệtlạinhữngthướcphimghihìnhluyệntậpđểđánhgiácụthểnhữngđiểmcầncảitiến.Nóicáchkhác,mụcđíchcủaviệcràsoátlàrútranhữngbàihọccóthểgiúpchođộidựántránhđượcnhữnghoạtđộngcóthểgâyrakếtquảkhôngmongmuốnvàtiếptụcpháthuynhữngviệcđãlàmtốt.Việcràsoátlạinhữngthướcphimđócầnđượcgọilàviệcsoátxétquytrìnhhoặcrútrabàihọckinhnghiệm.

Tôi đã cố tình tránh dùng từ kiểm tra, bởi không ai thích bị kiểm tra cả.Trướcđây,mụcđíchtiếnhànhmộtcuộckiểmtralànhằmbắtquảtangmọingườiđanglàmnhữngviệcmàhọlẽrakhôngnênlàmvàtrừngphạthọbằngbiệnphápnàođó.Nếubạncứđiloanhquanhtìmcáchkiểmtramọingười,thìbạncóthểchắcchắnmộtđiềurằnghọsẽgiấubạntấtcảnhữnggìmàhọkhôngmuốnbạnbiết, trongkhiđó lại chính lànhững tri thứccó thểgiúpcôngtynghiêncứuvàpháttriển.

NhưTiếnsỹW.EdwardsDemingđãchỉra,thếgiớingàynaycóhailoạitổchức,loạimộtthìngàycàngpháttriểnhơnvàloạihaithìđanglụibạidần.Mộttổchứccứđứngyêntạichỗthìsẽphảiđóngcửa.Tổchứcđóchỉđơngiảnlàchưabiếtđếnđiềuđómàthôi.

Lýdoư?Thươngtrườngchưabaogiờthiếusựcạnhtranh.Sựcạnhtranhđóđang tạo ra những sản phẩmmới, trong đó có những thứ có thể tốt hơnnhữnggìmàbạnđanglàm.Nếukhôngtựcảithiện,bạnsẽbịvượtqua,vàchẳngbaolâusaubạnsẽkhôngcònthịphầnnữa.

Tìnhhuốngnàycũngđúngvớimọibộphậnthuộctổchức.Bạnkhôngthểchỉtốiưuhóamộtbộphận,đơncửnhưchỉcảithiệnkhâusảnxuất.Bạnphảicảithiệnmọibộphận,trongđóbaogồmcảcáchthứcbạnquảnlýcácdựán.

Trênthựctế,quảnlýdựántốtcóthểgiúpbạngiànhlợithếcạnhtranhthựcsự,đặcbiệt là trongphát triển sảnphẩm.Nếubạnquản lý cácdựánmộtcáchluộmthuộm,thìbạnkhôngthểkiểmsoáttốtcácchiphípháttriển.Điềuđócónghĩalàbạnhoặclàphảibánnhiềusảnphẩmhoặclàphảidànhphầnlợinhuậnlớnđểchitrảchocáckhoảnchiphípháttriểnđểdựáncóthểđượccoilàđángđượctriểnkhaitừtrước.Nhưvậy,nếukhôngthểbánđượcnhiềuhàng,thìbạnphảimấtđimộtkhoảnlợinhuậnlớn.

Trongkhiđó,nếuđốithủcạnhtranhcủabạnkiểmsoátchiphítốt,họcóthểchỉphảidànhmộtkhoảnlợinhuậníthơnnhưngvẫnđảmbảobùlạichocáckhoảnđầutưvàtiếptụcsinhlời.Vìvậy,họcólợithếcạnhtranhsovớibạnbởihọđãkiểmsoátcôngviệcdựántốthơn.

Bêncạnhđó,đểrútrađượcbàihọckinhnghiệm,mọingườicầnphảinhậnđượccácthôngtinphảnhồigiốngnhưlànhữnggìmàmộtđộithểthaonhậnđượckhixem lạinhững thướcphimghihìnhcác trậnđấu.Giaiđoạncuốicủamộtdựánphảilàmộtbướcràsoátquytrìnhcuốicùngnhằmgiúpcảithiệncôngtácquảnlýdựán.Tuynhiên,nhữngcuộcràsoátquytrìnhnhưthếkhôngnênchỉtiếnhànhvàocuốidựán.Thayvàođó,việcràsoátquytrìnhcầnđượcthựchiệntạinhữngđiểmmốcchínhtrongdựánhoặcđịnhkỳba tháng một lần (tùy điều nào đến trước) để có thể rút ra bài học kinhnghiệmngaykhicôngviệcđangtiếntriển.Ngoàira,nếumộtdựánđanggặpkhókhănnghiêmtrọng,thìviệcràsoátquytrìnhsẽgiúppháthiệnkhókhăn,làmcơsởđểđưaraquyếtđịnhnêntiếptụchaynênkếtthúccôngviệcởđây.

Dướiđâylàmộtsốlýdochủyếukhiếnbạncầnphảitiếnhànhràsoátquytrìnhdựántheođịnhkỳ.Làmtốtcôngtácnày,bạnsẽcókhảnăng:

•Cảitiếnchấtlượngthựchiệndựántrongquátrìnhquảnlýdựán.

•Đảmbảorằngchấtlượngcôngviệcdựánkhôngbịcoinhẹsovớicácmốiquantâmvềtiếnđộvàchiphí.

•Sớmlàmrõnhữngvấnđềđangnảysinhđểcóthểđưarahànhđộnggiảiquyếtkịpthời.

•Pháthiệnnhữnglĩnhvựcmàcácdựánkhác(hiệnnayvàtrongtươnglai)nênđượcquảnlýtheocáchkhác.

•Thôngtin thườngxuyênchokháchhàngvề tìnhhìnhdựán(việcnàycóthểgiúpđảmbảorằngdựánsẽđápứngnhucầucủakháchhàngkhihoànthành).

•Tái khẳngđịnh camkết của tổ chứcđối với dự án vì quyền lợi của cácthànhviênđộidựán.

Thựchiệnviệcràsoátquytrìnhdựán

Trongđiềukiện lý tưởng,việc rà soátquy trìnhdựánđược thựchiệnbởimộtthanhtraviênđộclập,ngườicóthểduytrìđượctínhkháchquantrongquátrìnhđánhgiáthôngtin.Tuynhiên,việcràsoátquytrìnhphảiđượcthựchiệnvớitinhthầnhọchỏivàcầuthịchứkhôngphảitrongkhôngkhítráchmócvàtrừngphạt.Nếumọingườisợrằnghọsẽbị“treocổ”vìnhữngrắcrốixảyra,thìhọsẽchegiấunhữngrắcrốiđóbấtcứkhinàocóthể.

Ngaycảkhibạnđãlàmnhưvậythìtinhthầncởimởcũngkhómàcóthểđạtđược.Trongnhiềutổchức,khôngkhítrừngphạtdiễnracăngthẳngvàkéodàiđếnmứcmàtấtcảmọingườiđềurấtmiễncưỡngkhiphảibộclộbấtkỳkhíacạnh“khôngđượchoànhảo”nàocủamìnhtrongquátrìnhthựchiệndựán.TiếnsỹChrisArgyris,trongcuốnOvercomingOrganizationalDefenses:FacilitatingOrganizationLearning(tạmdịch:Khắcphụctìnhtrạngthếthủ

trongTổchức:TạokhôngkhíhọchỏitrongTổchức),đãmôtảcácquytrìnhdẫnđếnhoạtđộngkémhiệuquảcủacáctổchức,trongđócáccánhântìmmọicáchđể“giữthểdiện”hoặctránhrắcrối.Kếtquảlànhữngquytrìnhđóđãngăncảntổchứcrútkinhnghiệmvàcảitiếnphươngpháplàmviệc.

Cóhaicâuhỏicầnphảiđượcđặtratrongquátrìnhràsoát.Câuhỏithứnhấtlà:“Chođếnnaycónhữngviệcgìchúngtađãlàmtốt?”vàcâuhỏithứhailà:“Chúngtamuốnlàmgìđểcảithiện(hoặclàmtốthơn)trongtươnglai?”Xinbạnhãylưuýrằngtôikhôngđặtcâuhỏi:“Chúngtađãkhônglàmtốtnhữngviệcgì?”Câuhỏiđósẽchỉkhiếnmọingườichuyểnsangtrạngtháithếthủ,bởihọchorằngbạnsẽtrừngphạthọvìnhữngviệcmàhọđãlàmsai.Ngoàira,thựctếthìluôntồntạikhảnănglàkhôngcóđiềugìsaicả,nhưnglúcnàocũngcócơhộiđểcảithiệncôngviệcchotốthơnnữa.

Việccuốicùnglàbạnphảicôngbốkếtquảkiểmđiểm.Nếukhông,nhữngthànhviênđượckiểmđiểmsẽlànhữngngườiduynhấttrongtổchứccóthểtậndụngcáckếtquảkiểmđiểmđó.Trongkhiđó,cácnhómdựánkháccũngcóthểđượchưởnglợinếuhọđượctiếpcậnvớicácthôngtinvàbàihọcđãđượcrútrađó.Trongphầntiếptheo,chúngtasẽxemxétnhữngnộidungmàmộtbáocáoràsoátquytrìnhnhưthếcầncó.

Báocáoràsoátquytrình

Mộtcôngtycóthểquyếtđịnhthựchiệnràsoátquytrìnhởcáccấpđộkhácnhau,cóthểtoàndiệnvàđầyđủhoặcchỉmộtphần,cóthểnghiêmngặthoặcchỉqua loa.Saumỗiquytrìnhràsoátquytrình toàndiệnvànghiêmngặt,bạnphảiđưarađượcmộtbáocáo.Báocáođóphảibaogồmítnhấtlànhữngnộidungsau:

•Tìnhhìnhdựánhiệntại.Cáchtốtnhấtđểđánhgiáđượctìnhtrạngdựánhiệntạilàsửdụngnhữngphântíchgiátrịthuđược(earnedvalueanalysis)–nộidungsẽđượcthảoluậntrongChương11.Tuynhiên,khikhôngsửdụng

nhữngphân tíchgiá trị thuđược, thì tìnhhìnhhiện tại củadựánvẫn cầnđượcbáocáomộtcáchcàngchínhxáccàngtốt.

•Tìnhhìnhdựkiến.Đâylànhữngdựbáovềnhữnggìcóthểxảyratrongdựán.Liệunhữngsựchệchhướnglớncóthểxảyravớicáctiêuchítiếnđộ,chiphí,chấtlượngthựchiệnvàquymôhaykhông?Nếucó,báocáocầnnêucụthểbảnchấtcủanhữngthayđổiđó.

•Tìnhhìnhcủacáctácvụgăng.Báocáocầnlàmrõtìnhhìnhthựchiệncáctácvụgăng,đặcbiệt lànhữngtácvụnằmtrênđườnggăng.Cầnquantâmđặcbiệttớicáctácvụcómứcđộrủirokỹthuậtcaocũngnhưlànhữngtácvụthuộctráchnhiệmcủacácnhàthầungoàitổchứcvàcácnhàthầuphụmàkhảnăngkiểmsoátcủanhàquảnlýdựánbịhạnchế.

•Đánhgiárủiro.Báocáocầnđềcậpđếnbấtkỳrủironàođãđượcxácđịnhlàcóthểdẫntớiviệcgiatăngchiphí,thấtbạihoặccácnguycơkhác.

•Thông tin liênquanđếncácdựánkhác.Báocáocầnmô tảnhữngkinhnghiệm thu nhận được từ quá trình rà soát quy trình này có thể hoặc cầnđược áp dụng cho các dự án khác, kể cả các dự án đang triển khai hoặcchuẩnbịkhởiđộng.

•Cáchạnchếtrongràsoátquytrình.Báocáocầnđềcậpđếnmọiyếutốcóthểlàmhạnchếgiátrịcủakếtquảràsoátquytrình.Cógiảđịnhnàođángnghingờkhông?Códữliệunàocònthiếuhaykhôngchínhxáckhông?Cóaiđóthiếuhợptáctrongcungcấpthôngtinchoquytrìnhràsoátquytrìnhkhông?

Nhìnchung,mộtbáocáoràsoátquytrìnhdựáncàngđơngiảnvàthẳngthắnthìcàng tốt.Các thông tinphảiđượcsắpxếpsaochongườiđọccó thểdễdàng so sánh kết quả thực tế với kết quả theo kế hoạch.Những sự chệchhướngđángkểphảiđượcnêubậtvàgiảithíchthậtrõràng.

Ghinhớ

•Đốivớicácnhàquảnlýdựán,côngtáckiểmsoátcóýnghĩaquantrọngtrongviệcthuthậpvàsửdụngcácthôngtincầnthiếtđểsosánhtiếntriểncủadựántrênthựctếvớidựtrùtrongkếhoạchđểcóthểthựchiệnhànhđộngsửasai,điềuchỉnhlạinhữngsựchệchhướngsovớikếhoạch.

•Cáchduynhấtđểmộtdựánthựcsựcókhảnăngkiểmsoátlàmọithànhviênđộidựánđềuphảithựchiệnkiểmsoátđốivớicôngviệccủachínhhọ.

•Nhữngnỗlựckiểmsoátmộtdựáncủabạncầnphảiđemlạigiátrị.Chẳnghạn,bạnsẽkhônghềmuốndùng100đô-lađểmuamộtquảpintrịgiá3đô-la.

•Nếubạnkhôngcóhànhđộngkhicósựchệchhướngxảyra,bạnmớichỉcómộthệthốnggiámsát,chứchưaphảilàmộthệthốngkiểmsoát.

•Thờigianđượcsửdụngđểlàmcôngviệccủadựáncầnphảiđượcghilạihàngngày.Nếumọingườiđợichođếnmột tuần saumới ghi lại những gì họ đã làm, thì họ sẽphảiphụthuộcvàotrínhớvàcuốicùngsẽchỉchorađượcnhữngước định về nhữngviệc họ làm.Các dữ liệu như

thếchẳngcólợichoviệcđánhgiásaunày.

•Việc rà soátdựánđược thựchiệnnhằmxácđịnhxemliệumộtdựáncónêntiếptụchaynênhủybỏ.Ràsoátquytrìnhcũngcầnphảigiúpđượcđộidựánhọchỏithêmkinhnghiệmnhằmnângcaochấtlượngthựchiệncôngviệccủahọ.

10.QuytrìnhkiểmsoátthayđổiMộtkếhoạchdựánhiệuquảvàtoàndiệnnhấtcũngsẽbịlãngphínếubạnkhôngápdụngphươngphápkiểmsoát sự thayđổinàođó.Tương tựnhưviệclậpkếhoạchdựán,mứcđộchuđáovàkhảnăngđầutưcôngsứccủabạnvàoviệcthiếtlậpmộtquytrìnhkiểmsoátsựthayđổisẽtácđộngtrựctiếpđếnthànhcônghaythấtbạicủadựán.Bànvềquytrìnhthayđổi,cuốnPMBOK®Guidenhậnđịnh:“Khipháthiệncácvấnđềtrongquytrìnhthựchiệncôngviệccủadựán,ngườitacóthểđưaranhữngyêucầuthayđổiliênquanđếnviệcđiềuchỉnhchínhsáchhoặcquytrìnhdựán,quymôdựán,chiphí hoặc ngân sách dự án, tiến độ hoặc chất lượng của dự án.” Nếu bạnkhôngduytrìkếhoạchnhưhiệntại,thìbạnlàngườilàmviệckhôngcókếhoạch.Vàkếhoạchgốcbanđầu(đượclậptrướcđó)sẽkhôngcòngiátrịvàmấttínhhiệuquảtrongxửlýcáckịchbảndựánhiệnnay.

Kiểmsoátsựthayđổilàcôngviệckhônghềdễdàng.Côngtácnàyđòihỏiphảicósựđánhgiácẩntrọngvềcácbiếnsố(PCTS)vàviệcthôngquacácquyếtđịnh thayđổivềngưỡngcôngviệc.Quy trìnhkiểmsoátsự thayđổitạo rasựổnđịnhcần thiếtđểbạnquản lý rấtnhiềunhững thayđổicó tácđộng đến dự án trong suốt chu kỳ dự án.Nếu không được kiểm soát, thìnhữngthayđổitrongkếhoạchdựánsẽgâyrasựmấtcânbằngnghiêmtrọngvềquymô,tiếnđộvàngânsáchdựán.Khitậptrungđếnviệcquảnlýdựáncónghĩalàcácnhàquảnlýdựánpháttriểnmộtvũkhíhiệunghiệmnhằmchống lại sựmất kiểm soát phạmvi dự án (xemChương 3).Nhờ đó, khinhữngthayđổixảyra,bạnsẽđánhgiáđượctácđộngtoàndiệncủachúnglêndựánvàcóhànhđộngphảnứngkịpthời.

Bạnkhôngthểkiểmsoátsựthayđổinếukhôngthuhútđượcsựthamgiacủatấtcảmọingười.Khibạnphảnứngtrướcnhữngthayđổivàđưaracácđềnghịđiềuchỉnh,thìkếhoạchdựánphảiđượcxemxétlạivàđượcchuyểnđếnchocácbênliênquanđãđượcxácđịnhtrước.Nhữngngườinàythường

đượcxácđịnhtrongkếhoạchtruyềnthôngdựán.Bêncạnhviệcxácđịnhrõcácbênliênquan,kếhoạchnàyquyếtđịnhđườnglốitruyềnthôngcầnthiết,mứcđộphổbiếndữliệuvàcácđịnhhướnghoặccáchìnhthứctươngtácchođộidựán.Đâylànhữngchỉdẫnhữuíchvềcáchthứcmàcácthànhtốkhácnhaucủamộtkếhoạchdựántổngthểbổsungchonhau.Cácbênliênquantiêu biểu cần có tên trong danh sách thôngbáo hoặc phânphối bao gồmngườiphụtráchdựán,cácthànhviênđộidựán,cácgiámđốcchứcnăng,cácnhânviênhỗtrợ,cácnhàcungcấpđượclựachọnbênngoàitổchứcvàcốvấnvềpháplý.Cũngcóthểcócácbênliênquankháctrongtừngdựáncụthể.

Cácnguồnthayđổi

Sựthayđổi luôndiễnra.Khimọi thứchínmuồivàphát triển,nhữngthayđổixảy ramột cách tựnhiên, thường là lànhmạnhvàđượchoannghênh.Cácdựáncũngkhôngcógìkháccả.Tuynhiên,cácvấnđềnảysinhkhicácthayđổidiễnranhưnglạikhôngcóaiđưaranhữngđánhgiácầnthiếtvềtácđộngcủachúngđốivớidựán,dùlàtíchcựchaytiêucực.Cácnguồnthayđổicó thể rấtnhiềuvà rấtkhácnhau,phụ thuộcvào từngdựán.Hãysuynghĩvềnhữngdựánmàbạnđangthamgiangaylúcnày.Điềugìđãkhiếnbạnphảibổsunghayđiềuchỉnhkếhoạchcủabạn?Vớimộtsốdựán,kháchhànghoặcmộtbộphận trong tổchứccó thể làyếu tố thúcđẩynhữngnộidungbổsungđó.Trongmộtsốdựánkhác,sự thayđổicó thểđến từmọihướngcóthể.Hình10-1minhhọakháiniệmnàybằnghìnhảnhcụthể.

Nhưbạncóthểthấy,mỗicạnhcủatamgiácgiớihạnnàythểhiệnmộtgiớihạnthenchốtcủadựán.Cácnguồnthayđổithườnggắnvớimộthoặcnhiềucạnhcủa tamgiácđó:quymô, tiếnđộhoặcngân sách.Chất lượngdựánluônlàvàluôncầnđượccoilàmộtnguồntiềmtàngvàphảiđượctậptrungtrongquátrìnhkiểmsoátsựthayđổi.Sựthayđổivềquymôcầnđượccoilànhữngyếutốtácđộngđếnkếtquảcủadựán.Khinhữngthayđổixuấthiệntrongtamgiác,nhiệmvụcủabạnlàgiữchotamgiácđócânbằngbằngcáchđưa ra những điều chỉnh cần thiết cho kế hoạch của bạn.Nếu không làmđượcđiềunày,mộthoặchơnmộtcạnhcủatamgiácsẽtrởnênmấtcânxứngvàvìvậykhôngcòncânbằngđượcnữa.Khiđó,bạnsẽbuộcphảithựchiệnthêmmột số công việc khác để có thể hoàn thành dự ánmột cách thànhcông.Cácnguồnthayđổiđiểnhìnhtrêntamgiácbaogồm,nhưngkhônghạnchế,trongnhữngnộidungsau:

Quymô

•Cácdựánkhácđượcbổsungđểcủngcốdựáncủabạn

•Kháchhàngthayđổicácyêucầu

•Cácđiềukiệnthịtrườngthayđổi

•Cácvấnđềvềkỹthuậtphátsinh

•Tiếnđộ

•Ngàyhoànthànhbịđẩysớmlên

•Áplựccạnhtranh

•Kháchhàngyêucầuđẩynhanhtiếnđộ

•Ngânsách

•Quảnlýgiảm20%ngânsáchdựán

•Chiphínguyênliệuthôgiatăng

•Côngviệcdựányêucầuphảibổsungthêmmộtthànhviênmớichođộidựán

Hiểurõvàxácđịnhđúngcácnguồnthayđổiđốivớicácdựánsẽgiúpbạnduytrìthếchủđộng.Quytrìnhkiểmsoátsựthayđổiđòihỏibạnphảiđưaraquyếtđịnhnênhaykhôngnêngiảiquyếtyêucầuthayđổivàsauđóxácđịnhcáchgiảiquyếthiệuquảnhất.Mộtsốquyếtđịnhkhádễdàng,vídụnhưviệckháchhàngyêucầucảithiệnthiếtkếchophùhợphoặcngườiphụtráchdựángiảmưutiênchodựáncủabạnvàgiahạnthờigianhoànthànhthêmbatháng.Nhưngthựctếhoạtđộngcủacácdựánchothấyviệcđánhgiá,phântíchnhiềuyêucầuthayđổitỏrahếtsứckhókhănvàcầnđượcnhiềubênliênquanthôngquatrướckhicóthểgiảiquyếtnhữngthayđổiđó.Khôngphải

lúcnàobạncũngcóthểthấyrõliệumộtthayđổicụthểcógiúplàmtănggiátrịdựánhaychỉlànhữngđiềuchỉnhmangtínhhìnhthứcchokếhoạchdựánmàthôi.Quytrìnhkiểmsoátthayđổichínhtắcthựcsựlàmộtngườibạnchânthànhcủanhàquảnlýdựán.Nhưbạnsẽthấytrongnộidungphầnsau,quytrìnhđóhỗtrợvàhướngdẫnbạnvượtquanhữngtìnhhuốngthayđổikhóxácđịnhthườngphátsinhkhidựántiếntriển.

Sáubướctrongquytrìnhkiểmsoátthayđổi

Quytrìnhkiểmsoátthayđổicóthểkhácnhaunhưngthườngbaogồmmộtsố các bước quan trọng và bắt buộc.Trong phần này, tôi xin phác thảo 6bước thông thường trongmộtquy trìnhđiểnhìnhnhằmkiểmsoát sự thayđổicủadựán.Vănhóacủatổchức,thủtụcvàloạidựánlànhữngnộidungtrựctiếpảnhhưởngđếncáchthứcthựchiệncácbướcnày.Nhàquảnlýdựánthườngnhậnđượcyêucầuthayđổitừcácthựcthểyêucầu(baogồmcáccánhân/cácphòngban/cáckháchhàng).Ởđiểmnày,điềuquantrọnglàbạnphảixácnhậnphiênbảnkếhoạchdựánhiệnthời.Nếumộtsựthayđổiđượcgiảiquyết,thìtácđộngcủasựthayđổiđósẽđượcxácđịnhkhibạnsosánhvớikếhoạchdựánvàtrêncơsởđóđưaracácđiềuchỉnhphùhợp.Hãyduytrìkếhoạchgốc.

Bước1:Ghi chép các thông tinbanđầuvềkiểmsoát thayđổivào sổ taykiểmsoátsựthayđổicủabạn.

Ghichépcácthôngtinbanđầuvềkiểmsoátthayđổivàosổtaykiểmsoátsựthayđổicủabạnđượccoilàbướctómtắtlạitấtcảnhữnghoạtđộngđãđượcthựchiệnliênquanđếnnhữngthayđổiđượccácthựcthểđềnghịvà/hoặcđãđượcgiảiquyết.Cuốicùng,khidựánhoàntất,mộtnhậtkýchitiếtnhưthếvềnhững thayđổicủadựáncó thể trở thànhmộtsửkývềdựáncủabạn(xemHình10-3).

Bước2:Xácđịnhnhucầucầnhaykhôngcầngiảiquyếtsựthayđổiđó.

Bằng việc xác định xem liệu sự thay đổi đó có cần được giải quyết haykhông,bạnđãđảmnhậnvai tròcủangườigáccổngchodựán.Tôichứngkiếnrấtnhiềunhàquảnlýdựánđồngýthayđổiđơngiảnchỉvìhọđượcyêucầunhưvậy.Nếusựthayđổiđókhôngcóýnghĩagì,tứclàkhônglàmtănggiátrịdựánhoặckhôngnênđượcgiảiquyếtvìnhữnglýdokhác,thìhãybỏquayêucầuthayđổiđó.Bạnhãyđềnghịlàmrõhoặcgiảitrìnhcácyêucầuthayđổiđểgiúpbạncóđủthôngtinđiđếnmộtquyếtđịnhhợplý.Nếusựthayđổiđóđượcchấpnhận,bạnhãybắttayvàoviệcđánhgiákhảnăngtácđộngđếnkếhoạchdựánbằngcáchđặtcâuhỏi:“Sựthayđổiđótácđộngnhưthếnàođếncáccạnhtamgiáccủatôi:quymô,tiếnđộvàngânsách?”

Chấtlượng,mụctiêuvàcácthànhtốkháccủadựáncũngcầnđượccânnhắckhiđánhgiátácđộng.Hãychuẩnbịcáckhuyếnnghịliênquanđếnviệcthựcthisựthayđổivàsauđóhoàntấtmẫukiểmsoátthayđổi.

Bước 3: Trình các khuyến nghị đến Ban quản trị và/hoặc khách hàng đểđượcxemxétvàphêduyệt.

Nhữngkhuyếnnghịđượcđưarađểxemxétvàphêduyệt, trongđócócácthôngtinphụcvụviệcđánhgiátácđộng,cầnphảiđượctrìnhlênBanquảntrịvà/hoặckháchhàngcủabạn.Bạncóthểcũngphảixinphépcácbênkhácnếu cần (ví dụ như giám đốc các bộ phận chức năng).Đưa ra những nộidungbổsungphùhợpkhinhậnđượcýkiếnđónggópcủacácbênliênquannày.

Bước4:Cậpnhậtkếhoạchdựán.

Đừngquêncậpnhậtkếhoạchdựán!Điềunàycóthểvàđôikhibịbỏquêntrongtốcđộđiêncuồngcủamôitrườngdựán.Đâychínhlàlúcbạntạorakếhoạchgốcmớichodựán.Sauđó,kếhoạchnàysẽtrởthànhkếhoạchhiệnthờicủabạn.

Bước5:Phổbiếnkếhoạchđãđượccậpnhật.

Nhưđãđềcậpởphầntrên,việcbạntraođổivớicácbênliênquansaukhiđãphổbiếnchohọkếhoạchmàbạnđãcậpnhậtlàrấtquantrọng.Bạnsửdụngbướcnàynhằmđảmbảorằngmọibênliênquanđềunhậnthứcrõvềsựthayđổiđóvàvềkếhoạchgốcđãđượcđiềuchỉnh(vídụ,bảnduyệtsố7).Nếudanhsáchphổbiếnkhôngđầyđủ,thìđộidựánvàmộthoặcnhiềubênliênquansẽhoạtđộng thiếuănkhớp.Hãy tưởng tượngđộidựáncủabạn làmviệctheobảnduyệtsố3trongkhivănphòngtạiCalifornialạilàmviệctheokếhoạchcũbanđầu(đâythựcsựđãlàmộtkinhnghiệmtồitệcủachínhbảnthântôi.)

Bước6:Giámsátsựthayđổivàtheodõitiếntriểnsovớikếhoạchsửađổi.

Tácđộngcủacáchoạtđộng thayđổicó thểrấtnhỏnhưngcũngcó thểrấtkhốcliệt,cóthểrấttốtnhưngcũngcóthểrấttồitệ.Vìvậybạnđừngquênkiểmtratamgiácdựánđểđảmbảorằngtamgiácđóvẫncânbằng.

Vănhóatổchứctácđộngđếncáchthứcbạnthiếtlậpquytrìnhkiểmsoátsựthayđổivàquản lýnhững thayđổiđếndựáncủabạn.Hãy linhhoạt.Tôithườnghỏinhữngngười thamdựhội thảocủamình rằng liệuhọmộtquytrìnhkiểmsoátsựthayđổicósẵnđểápdụngkhông;mộtsốngườitrảlờicó,nhưng nhiều người trả lời không. Thực tế đó phản ánh kinh nghiệm củachínhtôi.Khitôichuyểntừngànhcôngnghiệpquốcphòng(nơicócácquytrìnhdựánquyết liệt) tớimôi trườnghọc tậpcủangười trưởng thành(vớinhữngquytrìnhkémbiếnđộnghơn),tôicầnphảiđiềuchỉnh.Nếubạnđốimặtvớimộtmôitrườngkhôngcóquytrìnhkiểmsoátsựthayđổinàođangdiễnra,thìđólàmộtkịchbảnvừahayvừatệ.Bạnsẽgặpkhókhănkhithiếtlậpquy trìnhkiểmsoátsự thayđổikhôngchỉ trongbốicảnhphảiđốimặtvới thái độ chống đối mà cả khi phải nhận sự thờ ơ, hờ hững quá mức.Khôngaimuốnkýkếtđiềugì,và ítaiủnghộquy trìnhraquyếtđịnhcủabạn.Tuynhiên,bạnhãylàmđiềuđódùthếnàođichăngnữa!Đốivớibạn,

điềuquantrọnglàphảiduytrìđượcviệckiểmsoátdựánthôngquanhữngthayđổinày.Nếukhôngthểtiếpcậnvớimộtbênliênquanhoặcmộtgiámđốcbộphậnnàođóthìbạnhãyviếttêncủabộphậnhoặcbênliênquan/vịgiámđốcđólênmẫukiểmsoátthayđổivàghichúngàythángvào.Đâylàmột cơ chếkiểm soát, chứkhôngphải làmột kiểu “biết rồi, khổ lắm, nóimãi.”Lànhàquảnlýdựán,tráchnhiệmcủabạnlàphảichốnglạitìnhtrạngmấtkiểmsoátquymôdựánvàphảigiữchotamgiácgiớihạnởtrạngtháicânbằngvàtrongtầmkiểmsoát.Đâylàcôngcụcủabạnchodựáncủabạn.Điềutốtcủaviệckhôngtồntạibấtkỳquytrìnhnàochínhlàởchỗchưacóquytrìnhnào.Khiđó,bạncóthểđưaramộtquytrìnhtheobấtcứcáchnàomàbạnthíchbởikhôngcóquytrìnhnàokhácđểthaythếcả.Đúnglàviệcnàysẽlàmtốnnhiềuthờigianvàcôngsứccủabạn,nhưngkếtquảlàbạnsẽcóđượcquytrìnhvàphongcáchcủariêngmình.

Đối với những người làmviệc trongmộtmôi trường đã thiết lập các quytrìnhkiểmsoátsựthayđổi, thìhãysửdụngchúng.Thôngthườngcácquytrìnhnàyđượcthiếtkếnhằmquảnlýnhữngthayđổicủasảnphẩm(cácbộphậnIT,R&D),chứkhôngphảicủadựán.Hãychắcchắnrằngbạncócáchtiếpcậntoàndiệnvớisựthayđổivàtậptrungvàochínhdựánđó.

Mẫukiểmsoátsựthayđổi

Mẫukiểmsoátsựthayđổilàtàiliệudùngđểkiểmsoátquytrìnhthayđổi.Tàiliệunàylàcôngcụcủanhàquảnlýdựántrongviệcxácđịnh,đánhgiávànếucần thiết thìgiảiquyếtnhững thayđổicó tácđộngđếndựán.Nóingắngọn,loạimẫunàygiúpduytrìkếhoạchdựánnhưhiệntại.Cácthôngtinvềviệcchấpnhậnsựthayđổiphảiđượcthốngkêđầyđủtrongmẫunày.Dữliệuđầuvàokhôngchỉđơngiảnlànhữnghồsơghichépmàđòihỏiphảicósựphântích,đánhgiátrêncơsởphốihợpvớicácthànhviênđộidựán,cácbênliênquanvàcácchuyêngia.Nếukhôngcómẫunàyhoặcmộtbáocáonàotươngtựnhưvậythìbạnsẽkhôngthểcóquytrìnhnàocảbởikhông

cósựkiểmsoátnàoởđây.

Hình10-2làmộtphiênbảnrấttoàndiện,chitiếtvềmộtmẫuthayđổi.Điềuquantrọnglàbạnphảixemxétmẫunàyvàđiềuchỉnhnótheoyêucầucủachínhbạnkhiquảnlýnhữngthayđổitrongquátrìnhpháttriểncủadựán.Cóthểbạnphảisắpxếplạimẫuđó,cóthểbạnmuốnmởrộngmộtvàiphần.Đólàquyếtđịnhcủabạn.Nếutàiliệuquácồngkềnhthìbạnsẽmấttínhhiệuquả.Cònnếubạnlàmquáđơngiảnthìcácdữliệuquantrọngcóthểsẽbịbỏqua.

Cácdữliệutổngquanlàdữliệuđầuvàotrongphầnđầucủamẫunày,bao

gồmsốdựán,sốphêduyệtvàngàyphêduyệt.Tôiluônđưaphầngiảitrìnhvềmụctiêuvàocáctàiliệuvềsựthayđổicủamìnhđểđảmbảotínhliêntụcvàtránhtìnhtrạngthiếurõràng.Sựthayđổicóthểdẫnđếntìnhtrạngkhôngrõràng,vàtìnhtrạngkhôngrõràngkhôngbaogiờlàngườibạntốtcả.Khisốlượngnhữngthayđổităngrấtnhanhtrongmộtdựánđặcthù,bạnhãyđưanộidunggiảitrìnhvềmụctiêubanđầuvào.Điềunàysẽgiúpcácbênliênquan không phải băn khoăn liệu mục tiêu đó có thay đổi do những điềuchỉnhgầnđâyhaykhông.Nếutácđộnglàđángkể,thìmộtgiảitrìnhvềmụctiêumớicóthểcầnphảinhậnđượcsựthốngnhấtvàtraođổitrênmẫuđó.Cũngsẽlàphùhợpkhibạnmôtảsơbộvềsựthayđổivàgiải thíchlýdothayđổi.Lýdothayđổicũngcó thểđượccoi làmộtyếu tốđượcsửdụnglàmcôngcụkiểm tra trênhệ thốngnhằmđảmbảo rằngviệc thựchiện sựthayđổiđósẽlàmtănggiátrịcủadựán.

Cácthôngtinthayđổivềtiếnđộvàchiphíướctínhđưachúngtatrởlạivớitamgiácgiớihạn.Điềuquantrọnglàbạnphảilượnghóađượccáctácđộngtiềmtàngcủasựthayđổiđóđếncảtiếnđộvàngânsáchdựán.Mộtsốnhàquản lý dự án thíchmẫu quản lý sự thay đổi ít chi tiết hơnHình 10-2 vàlượnghóatácđộngbằngcáchghichúlượngthờigianchậmtrễhoặclượngthờigiantiếtkiệmđược.Đâylàquyếtđịnhcủabạnvàthườngđượcxácđịnhbởiphongcách,vănhóatổchức,loạidựán,v.v…Đôikhi,cácchiphíướctính(estimatedcosts)làcácchiphíthựctếđãđượccácnhàcungcấpthựchiệnhoặcchàogiá.Điềunàycũngphụthuộcvàotấtcảnhữngbiếnsốgắnvớisựthayđổiđó.

Mộtmẫukiểmsoát thayđổi cóhiệuquả rõ ràng là rấtquan trọngđốivớiviệckiểmsoátdựán,đồngthờicũngcóthểhữuíchchomộtsốviệckhácnữa:

Đồngnghiệpcủatôi,mộtgiámđốcchươngtrìnhnhómcủaHiệphộiQuảnlýQuốc tếMỹ(AMA),nhậnđượcmộtcâuhỏi từmộtnhânviêndướiquyền

trựctiếp,ngườiđangquảnlýmộtdựánkiểmduyệtcáckhóahọc,rằngliệucôcóthểcholàmđồhọa25%cuốnsáchTraintheTrainer(tạmdịch:Huấnluyệnngườihuấnluyện)haykhông.Vịgiámđốcnày trả lời rằngcó lẽđókhôngphảilàmộtýkiếnhayvìsẽlàmchiphísảnxuấttăngquácao.Khinữnhânviênđưa ramộtđềxuấthợp lýhơnvàđãnhậnđủ sự tán thànhcầnthiết, thìvịgiámđốcmớiđồngývớithayđổiđó,dẫnđếnviệcchiphígiatăngkhoảng10.000đô-la.TrongcuộchọptổngkếtdựáncủaBanlãnhđạodiễnrasauđó,ôngđượchỏivềviệcgiatăngchiphí.Vốnđãchuẩnbịchocâuhỏinày,ôngchuyểnmànhìnhsangslidetiếptheo,hìnhcopymộtbảnyêucầuthayđổiđãcóchữkýcủahaitrongsốcácthànhviênBanlãnhđạo.Ônggiámđốcvìvậyđãcó thể tiếp tụccôngviệccủamìnhmàkhôngcầnphảitìmcáchanthầnbằngmộtviênaspirin.

Cácngưỡngthayđổi(thresholds)

Thayđổibaonhiêulàđủđểbắtđầuquytrình?Cónhữngthayđổinàokhôngđủtầmquantrọngđểbạnphảitốncôngsứcđiềnthôngtinvàomẫu,xinchữký,đầutưthêmthờigianvànỗlựckhông?Đâylànhữngcâuhỏiquantrọngđốivớicácnhàquảnlýdựán,vàchúngtạoracơhộirấttốtđểxemxétcácngưỡngthayđổi.Nhiềuquytrìnhdựánđòihỏibạnphảiamhiểuvềdựánvàkinhdoanh.Nếusự thayđổiđóđượccoi lànhỏvàkếhoạchdựáncó thểthíchứngmàkhôngbịtácđộngnhiều,thìbạnhãythựchiệncácđiềuchỉnhcần thiếtvà tiếp tục thựchiệnkếhoạch (xemVídụ1).Tuynhiên,nếusựthayđổivượtquamộtngưỡngcứngnàođó thìbạnnênxúc tiếnmộthànhđộngcầnthiếtđểthựcthiquytrìnhkiểmsoátsựthayđổi(xemvídụ2).

Vídụ1:Nếumộtdựán5triệuđô-laphảitrảiquamộtthayđổicógiátrị10đô-la thì không cần phải khởi động quy trình kiểm soát sự thay đổi.Mộtngưỡngphùhợptrongdựánnàycólẽlà500đô-la,phụthuộcvàogiớihạnvềngânsáchvàcáctiêuchuẩncôngnghiệp.

Vídụ2:Nếuthờihạndựáncủabạncòn4thángkểtừngàyyêucầuthayđổi

vàkhảnăngchậmhoànthànhtiếnđộdựkiếnlàmộttuần,thìquytrìnhthayđổicầnphảiđượcthựchiện.Cácngưỡngtiếnđộđòihỏiphảicóthêmcácphântíchdựatrêncáctácđộngđếnđườnggăng(hoặckhông)vàthờilượnghoànthành.Bạnluônphảixemxétđếnđặcthùcủamôitrườngdựántrongsuốtquytrìnhraquyếtđịnh.

Bởimôitrườngnhiềudựánluônthayđổi,nêncácngưỡngcũnglinhhoạt,vàbạnthườngsẽphảiyêucầucácđồngnghiệpcùngnhómhaycácbênliênquankháccungcấpdữliệuđầuvàođểbạncóthểxácđịnhtácđộngcủamộtsựthayđổiđốivớidựán.Nếubạnđãnghiêncứukỹvàđãđầutưnhiềuthờigianvànỗlựcđểquảnlýquytrìnhhoạtđộngcủacácdựántrướcđây,bạnsẽcóthêmthôngtinđểđưaracácquyếtđịnhphùhợpliênquanđếnnhữngthayđổiđốivớidựán.

Sổtaykiểmsoátsựthayđổi

Nhưtôiđãđềcậptrongphầnđầucủachươngnày,sổtaykiểmsoátsựthayđổi làmộtcôngcụ thựchiệnBước1củaquy trìnhkiểmsoát sự thayđổi.Đúngnhưbạncóthểhyvọng,đâylàmộtcơchếkiểmsoátkhácđượctạoranhằmthốngkênhữngthayđổiđượcđềxuấtvàtheodõinhữngthayđổiđãđượcchấpthuậntrongtoànbộquytrình.

Hình 10-3 làmộtmẫumà bạn có thể sử dụng đúng như được trình bày,nhưngcũngcóthểlinhhoạtvàmởrộngnếubạnthấycầnthiết.Trongtrườnghợpkhôngcótiêuchuẩntổchứccụthể,tôikhuyếnnghịbạnchấpnhậncáchtiếpcậnkhácbiệtvàtoàndiệnđểtheodõinhữngthayđổitrongdựán.Bạncóthểbổsunghoặcbỏquacácthôngtinnếuthấyphùhợp.

Cũngnhưnhiềumẫudựánkhác,kháiniệmvềmẫunàythìđơngiảnnhưngkhôngphảilúcnàocũngdễápdụng.Tuânthủlàmộtđứctínhrấtquantrọngởđây.Khinhữngthayđổi,nhữngrủirovàcácvấnđềđườnggăngcứxoaytrònquanhbạn,bạnphảiđủtuânthủđểcóthểngưngnhữngviệcđanglàmvàghichépvàocuốnsổnày.Phầnnhiềutrongsốnhữngthôngtinmàbạnđưavàocóvẻnhưlàhiểnnhiênvàchẳngquantrọnggì,nhưngnhữngchitiếtđơngiảnnhấtcũngcóthểtrởnênlớnlaokhidựántiếntriển.SốThayđổi,NgàyYêucầuThayđổivàMôtảVắntắtSựThayđổilànhữngthôngtintiêuchuẩn.CáchtiếpcậnđượcsửdụngtrongHình10-3cũngbaogồmcáccộtghingườiyêucầuvàthựctrạng.Sẽcónhữngtrườnghợpkhimàmộtsựthayđổiđượcchấpnhậnnhưngngânsách,tiếnđộ,côngnghệ,nhómkỹnănghoặcmộtsốviệckháclạichothấynguycơgâytrìhoãnhoặcthậmchílàngăncảnviệcthựchiệnthayđổiđó.TôithíchcôngthứcO/Chơn,tứclàmởhoặcđóng,đểxácđịnhthựctrạngdựán.SauđóbạnnênchuyểnphầnẢnhhưởngđếnTiếnđộvàNgânsáchtừmẫukiểmsoátsựthayđổisangvàcậpnhậtkhicần.Nhiềunhàquản lýdựánđưa thêmmộtcộtđánhgiá tácđộng đến quymôvàmục tiêu lên trước dữ liệu đầu vào cuối cùng để dựphòngchoviệcnhậnxétvàcácvấnđềkhác.Cácnhậnxétđiểnhìnhcóthểlàquanngạicủacácbênliênquan,cácvấnđềkỹthuậthoặcđánhgiávềcácvấnđềkháccủadựán.

Cáchệquảphụcủadựán

Hãynghĩvềmộtsố thayđổi lớnđã tácđộngđếncácdựán trướcđâycủabạn.Đôikhi thayđổicủadựán,bấtkể từnguồnnào,có thể làmnảysinhyêucầuphảicómộtdựánmớitrongkhidựáncũvẫnđượctiếptục.Đôikhicũngphùhợpnếudựánmớithaythếhoàntoàndựánbanđầudocácyêucầuvềkỹnăng,vịtrí,yêucầungânsách,sựgiảmưutiênhayhàngloạtcáclýdokhác.Cũng cónhững thayđổi nghiêm trọng tớimức chúng ta buộcphải ngưng dự án lại. Khi bạn đối mặt với một thay đổi lớn, công việcthườngkhôngdễdàngvàchẳngbaogiờlàvuivẻcả.Đôikhiđókhôngphảilàmộtsựthayđổi,màcóthểlàhàngđốngnhữngthayđổigâytácđộngrấtlớnđếndựán.Trongbấtkỳtrườnghợpnàothìbạncũngcầnphảinắmrõcáctácđộngđếndựánvàđưarađượckhuyếnnghịvềphươnghướngtiếptheo.Cũngnhưviệcbánhàng,bạnsẽphảithuyếtphụcđượcmọingườivớinhữngdữliệutincậytừkếhoạchdựán.

Cáchệquảnhưvậycủadựánthườngxảyrakhisựthayđổidiễnramạnhmẽđếnmứcmàbạnvàđộidựáncủabạnxácđịnhrằngmộtdựánriêngrẽhoàntoàncầnphảiđượchìnhthành.Điềunàycóthểlàdo“sựbùngnổ”quymô củamột hay nhiều trong số các lý do được nêu chi tiết ở phần trên.Thôngthường,nếumộtdựánmớiđượcxúctiếncùngvớidựánhiệntại,thìhai dự án có thể được quản lý song song, có sự phối hợp và liên kết vớinhau.Nếucóthêmmộtnhàquảnlýdựánđảmnhậndựánmớithìbạncóthểđượcđềnghịphảikèmcặpanh tađể thúcđẩy tiếnđộkhivòngđờidựánmớibắtđầu.Bạncólợiíchrấtlớntrongthựchiệncôngviệcmộtcáchchuđáoởgiaiđoạnnày.Mộtvàitrongsốcácnguồnlựcđộidựáncủabạncóthểđượcchiasẻhoặcchuyểngiaophụthuộcvàođiềukiệncụthểcủatừngdựán.

Nếudựánmới trở thànhmộtdựánvệ tinh,hay làmột tiểudựán, thì tácđộnghoàntoànchưamạnhmẽ,vàthôngthườngthìđộidựánmớisẽbáocáotrựctiếpchonhàquảnlýdựángốc.Ngượclại,nếudựánmớithaythếdựáncũ,bạncóthểsẽphảichuyểnsangcácdựánkhác.Trongtrườnghợpcầngiữ

bạnlạivịtrínày,hãyquảnlýdựánmớinhưbạnđãlàmvớidựángốc.Bắtđầuởđiểmkhởiđầu,đólàkếhoạch.Sauđótiếptụctiếntriểnvớivòngđờidựánmộtcáchphùhợp.Điềuquantrọngởđâylàbạnphảinắmchắcmọicôngviệcvàdữliệucóthểhữuíchđốivớiviệctiếptụctheođuổidựánmới.Bạnphảiphântíchhếtsứccẩnthậnđểcóthểtỏtườngmọiviệc.Trongmộtsốtrườnghợp,cácyêucầuvềnhómkỹnăngsẽbuộcbạnphảithaythếcácthànhviênđộidựán.Bạncóthểphảituyểndụngmộtđộidựánmớihoàntoàn,mộtlầnnữalạitùythuộcvàotừngtrườnghợpcụthể.

Làmộtnhàquảnlýdựán,bạncóthểquyếtđịnhrằngcầnphảichấmdứtdựánđó; tôichúcbạnmaymắn.Theokinhnghiệmcủa tôi,có thểđó làmộtviệckhókhăn,nhưngkhôngphảilàkhôngthể.Nếudựánđãmấtgiátrị,thìbạncứquyếtđịnhnhưvậy.Sửdụngdữliệu,chứkhôngphảilàcảmxúc.Cáclýdocóthểnhiềuvàkhácnhau,nhưngnếubạnđãhếtsức,thìbạnsẽcócácphươngtiệnthựctếvàcơsởlậpluậnđểthuyếtphụcnhàtàitrợcủabạn.

Nắmchắcsựthayđổi

Đừngsợnhữngthayđổicủadựán,hãynắmlấyvàquảnlýnhữngthayđổiđó.Đâykhôngphảilàmộtnhiệmvụkhókhănnếubạnđãtậptrungcôngsứcvànănglựccủatoànđộidựánvàoviệclậpmộtkếhoạchkhảthi.Cũngnhưvớitìnhtrạngmấtkiểmsoátquymôdựán,cácthayđổithườngthểhiệnsựđiềuchỉnhcầnthiếtsovớikếhoạchdựángốc.Chínhcáchthứcbạnquảnlýnhữngthayđổinàylàđiềutạorasựkhácbiệtvàgiúpbạnhoànthànhdựánđúnghạn,trongngânsáchđượccấpvàtạoramộtsảnphẩmtuyệtvời.

Ghinhớ

•Sự thayđổiphảiđượckiểmsoátvàbàn thảogiữacácbênliênquan.

•Hiểuvàxácđịnhđúngcácnguồnthayđổigiúpbạngiữthế chủ động.Các nguồn thay đổi cơ bản là nhữngđiềuchỉnhvềquymô,tiếnđộvàngânsách.

•Việcquantrọnglàbạnphảiduytrìkếhoạchgốc.

•6bướcphổbiếnmàbạnsẽthựchiệntrongmộtquytrìnhkiểmsoátthayđổiđiểnhìnhlàghichépcácthôngtinbanđầuvềkiểmsoátsựthayđổivàosổtaykiểmsoátsựthayđổi củabạn;xácđịnhxem liệu thayđổiđócónênđượcgiảiquyếthaykhông; trìnhcácđềxuấtvớiBanquản trịvà/hoặc khách hàng để được xem xét và phê duyệt; cậpnhậtkếhoạchdựán;phổbiếnkếhoạchđãđượccậpnhật;và giám sát sự thay đổi và theo dõi tiến triển so với kếhoạchđãsửađổi.

•Mẫuvàsổtaykiểmsoátsựthayđổilàcáctàiliệukiểmsoátchủyếucủabạn.

•Cần phải thiết lập các ngưỡng thay đổi khi quyết địnhphảnứngcủabạnđốivớisựthayđổicủadựán.

•Cáchệquảphụcủadựánthườngxảyrakhisựthayđổicủadựándiễnramạnhmẽđếnmứcmàbạnvàđộidựánquyết định rằng cần phải bắt đầu một dự án riêng biệt

hoàntoàn.

Bàitập

Xácđịnhmộtsựthayđổigầnđâytrongdựáncủabạnđòihỏibạnphảicóphảnứng.Trêncơsởnhữnggìbạnđãhọcđượctrongchươngnày,hãytrảlờicáccâuhỏisau:

•Việcchấpnhậnsựthayđổiđócóphùhợphaykhông?

•Bạn có cần phải bắt đầu chuẩn bịmột tài liệu về kiểm soát sự thay đổikhông?

•Sựthayđổinàytácđộngnhưthếnàođếntamgiácdựán?

•Phảnứngđócủabạncầnđượcthôngbáovàtraođổivớinhữngai?

•Phảithiếtlậpnhữngngưỡngthayđổinàochophùhợpvớidựánđó?

11.SửdụngphươngphápphântíchgiátrịthuđượcđểkiểmsoátdựánCôngtáckiểmsoátđượcthựchiệnnhằmđạtđượccácmụctiêucủadựán,vàchúngtabiếtrằngcácđíchngắmquantrọngmàchúngtaluônphảihướngđến là chất lượng thực hiện, chi phí, thời gian và quymô. Bên cạnh đó,chúng ta cũng thấy rằng công tác kiểm soát được thực hiện bằng cách sosánhkếtquảthựchiệnvớicácchỉtiêuđềratrongkếhoạchvàkhixuấthiệncácbướcchệchhướng(haycòngọilàphươngsai),chúngtatiếnhànhcáchànhđộngsửasainhằmđưaquytrìnhtriểnkhaidựántrởlạiđúnghướngvớimụctiêuđềra.

Nhưtôiđãtrìnhbàytrongchương9,cáchoạtđộngràsoátcóliênquanđếnviệcduytrìhoặcràsoátdựánmộtcáchđơnthuầnđượcgọilàràsoáttrạngthái.ViệcràsoátnàynhằmmụcđíchtìmhiểuxemdựánđãđạtđếnđâuxétvềmọibiếnsốPCTS.Trongquátrìnhràsoáttiếntriểndựánnày,bạnphảiđặtrabacâuhỏisau:

1.Chúngtađãđạtđếnđâu(xétvềPCTS)?

2.Khicósựchệchhướng,thìnguyênnhânlàgì?

3.Chúngtaphảilàmgìvớisựchệchhướngđó?

Hãychúýrằngchỉcó4hoạtđộngcóthểđượcthựchiệnđểtrảlờichocâuhỏithứba,đólà:

1.Ngừngdựán.

2.Bỏquasựchệchhướngđó.

3.Thựchiệnhànhđộngsửasaiđểquaytrởlạivớiquytrìnhđãđượcvạchra.

4.Điềuchỉnhkếhoạchsaochokếhoạchphảnánhđượcsự thayđổi trạngtháimàbạnkhôngthểsửasaiđược.

Đôikhimộtdựánbịchệchhướngquáxađếnmứckhôngcòncóthểlàmgìđượcnữa,vàđiềutốtnhấtbạnphảilàmlàdừngdựánlại.Tấtnhiên,bướcđinàykhôngvuivẻgì,nhưngvẫncầnlàmtrongnhữngtrườnghợpmànếuđầutư tiếp thì bạn sẽ chỉ tiếp tụcném tiềnqua cửa sổmà thôi.Hãy cắt lỗ vàchuyểnsangviệckháccóíchhơn.

Về việc bỏ quamột sự chệch hướng, nếu bạn có thể kiểm soát công việctrong phạm vi dung sai nhất định và các giới hạn cần thiết, đồng thời sựchệchhướngđókhông thểhiệnxuhướngchắcchắnsẽdẫndựánvượt rakhỏinhữnggiớihạnxácđịnh,thìbạnnênbỏquasựchệchhướngnày.Nếubạnkhônglàmnhưvậymàcứtiếptụcxoaysởthìcóthểchỉ làmchotìnhhìnhtồitệhơnmàthôi.

Vềviệcthựchiệnmộthànhđộngsửasai,khôngaicóthểmôtảrõviệcđónhưthếnàomàphảiphụ thuộcvào từngdựáncụ thể.Có lúcviệcbạnđềnghịcôngnhânlàmthêmgiờcóthểgiúpđưadựántrởlạiđúnghướng.Cólúcbạnlạicầnthêmngười,hoặcgiảmquymô,hoặcthayđổiquytrình.Bạnphảilàngườiquyếtđịnhnhữngviệccầnlàmchodựáncủabạn.

Trongtrườnghợpdựánvẫntrụđượcnhưngbạnlạikhôngthểlàmgìđểđưadựántrởlạiđúnghướng,thìbạncóthểphảiduyệtlạikếhoạch.Dĩnhiên,bạncũngcóthểcânnhắcviệclàmthêmgiờhoặcgiảmquymô,bởivìnhữngyếutốnàybanđầuchưađượcđềxuất.Tuynhiên,điềutôithựcsựmuốnnóiđếnởđâylàtìnhhuốngmàbạnkhôngthểkhắcphụcvàbạnđangxemxétlạikếhoạchđểphảnánhđượcthựctếrằngchiphísẽgiatăng,thờihạnsẽkéodàihoặcmộtvàithayđổikhácđốivớikếhoạchsẽxảyra.

Theodõitiếntriểncủadựán

Mộttrongnhữngviệckhókhănnhấttrongquảnlýdựánlàtheodõichínhxácquátrìnhtiếntriểncủadựán.Khibạntheodõimộtlộtrình,bạnsẽchúýđếncácbiểndẫntrênđườngđểxemliệuchúngcóđúngvớituyếnđườngđãđịnhcủabạnkhông.Trongcáccôngviệcđượcxácđịnhrõràng,nhưlàcácdựánxâydựngchẳnghạn,thìviệcxácđịnhbạnđãđạtđếnđâulàtươngđốidễdàng.Bạncóthểđođộcaocủabứctườnggạchhoặcxemcácđườngốngđãđượclắpđặthaychưav.v...Nhưvậy,bạncóthểbiếtđượcdựánđãđạtđếnđâukhimộtphầncủacôngviệcthựcsựhoànthành.Tuynhiên,đốivớicáccôngviệckhóxácđịnhvàmớichỉhoànthànhmộtphầnthìbạnphảiướcđịnhrằngbạnđãđạtđếnđâu.

Điềunàyđặcbiệtđúngđốivớicáccôngviệctrithức–nhữngviệcđượclàmbằngđầuchứkhôngphảichântay.Nếubạnđangviếtmãphầnmềm,thiếtkếgìđó,hoặcviếtmộtcuốnsách,cóthểrấtkhóđểnhậnđịnhchínhxáclàbạnđãđạtđếnđâuvàcònbaonhiêuviệcphảilàmnữa.

Tấtnhiênlànếubạnkhôngthểbiếtđượcmìnhđãđạtđếnđâu,thìbạnkhôngthểthựcthicôngtáckiểmsoát.Vậyhãylưuýcáchsửdụngtừ“ướcđịnh”trongtheodõitiếntriểncủadựán.Nhưngmộtướcđịnhchínhxáclàgìnhỉ?

Đólàsựphỏngđoán.

Vàvìvậy,chúngtađangphỏngđoánvềviệcchúngtađãđạtđếnđâu.

Vâng.Chúngtasẽbiếtchínhxácchúngtađạtđếnđâukhithựcsựđãđếnđó.Chođếntrướckhichúngtathựcsựđếnđóthìchúngtachỉphỏngđoánthôi.

ĐiềunàykhôngphảilàcógìđógiốngnhưcâuchuyệnAliceởxứsởdiệukỳđấychứ?

LạyChúatôi.

Mộtlầnnữa,tôimuốnhỏibạncónhớkiểmsoátnghĩalàgìkhông?Chúngta

hãyxemvàsosánhbạnđãđạtđếnđâu…

Làmcáchnàobạnbiếtđượcbạnđãđạtđếnđâu…

Chúngtađangphỏngđoánthôi.

…sosánhvớinhữngviệcmàbạndựđịnhphảiđạtđược…

Làmcáchnàođểbạnbiếtđượcbạndựđịnhlàphảiđạtđượcđếnđâu?

Ôi,điềuđódễhơnnhiều.Kếhoạchchochúngtabiếtđiềuđó.

Nhưngkếhoạchtừđâumàra?

Kếhoạchcũngchỉlàmộtsựướcđịnhmàthôi.

Ôi, vậy nếumột sự phỏng đoán không phù hợp với phỏng đoán ban đầu,nhiệmvụ của chúng ta là phải thực hiện hành động sửa sai để hợp chỉnhchúnglạivớinhau,cóđúngkhôngcácbạnnhỉ?

Đólànhữngđiềumàmộttácgiảđãđềcậpđếntrongcuốnsáchcủaông.

Đóphảilàmộtcuốnsáchvềnhữngyêumavàphépthuật.

Ồ,bởivìkhôngthểnàobiếtchắcchắnrằngchúngtađãđạtđếnđâu,nêncólẽchúngtacầnphảitừbỏtoànbộviệcđóvàduytrìviệcđiềuhànhdựándựatheonhữngphỏngđoánmàthôi.Đúngkhông?

Sai.

Thựctếrằngcácbiệnphápđolườngsựtiếntriểnkhôngthựcsựchínhxáccũngkhôngthểbiệnminhchokếtluậnrằngbạnkhôngnênsửdụngchúng.Hãynhớrằngnếubạnkhôngcókếhoạch,thìbạnkhôngcókhảnăngkiểmsoát;vànếubạnkhôngthửcốgắnggiámsátvàtuânthủkếhoạch,thìbạnchắcchắnkhôngcókhảnăngkiểmsoát.Vànếubạnkhôngcókiểmsoát,sẽ

chẳngcóđiềugìcóthểgọilà“quảnlý”cả.Đơngiảnlàbạnchỉđangchạylòngvòngmàthôi.

Tuynhiên,cầnphảilưuýrằngmộtsốdựáncóthểđượckiểmsoátchặthơncácdựánkhác.Cáccôngviệcđượcxácđịnhrõràng,tứclànhữngviệccóthểđolườngmộtcáchchínhxác,cóthểđượckiểmsoáttrongphạmvidungsaichặt.Cáccôngviệcítrõrànghơn(vídụnhưcáchoạtđộngtrithức)phảichophépdungsailớnhơn.Banquảntrịphảinhậnthứcđượcvàchấpnhậnđiềunày.Nếukhông,bạnsẽphátđiênlênkhiphảicốgắnggiànhđượcphạmvi dung sai 3%.Việc đó giống như là cố gắng kéomột sợimì thànhmộtđườngthẳnghoặctìmcáchdùngđinhđểđóngmộtmiếngthạchvàotường.

Đolườngviệcthựchiện/chấtlượngdựán

Nếubạnchorằngđolườngtiếntriểncủamộtdựánđãlàkhókhăn,thìhãythửđolườngchất lượngcủadựánđóxem.Liệucáichốtgiữcáctấmkimloạicóđược lắpđúngcáchkhông?Tấtcảnhữngmốihàncóchắckhông?Làmcáchnàobạnbiếtđược?

Đâylàbiếnsốkhótheodõinhất,vàthườnggâyrahậuquảnhấtđịnh.Tươngtựnhưvậy,người tacóxuhướngquantâmquánhiềuđếnchiphívà thựchiệntheotiếnđộmàbỏquachấtlượngcôngviệc.Điềuđósẽtrởthànhthảmhọa, và trongmột số trường hợp có thể dẫn đến những vụ kiện chống lạicôngtyvìnhữngthiệthạigâyradochấtlượngcôngviệcyếukém.

Cácnhàquản lýdựánphảiđặcbiệtchúýđếnbiếnsốchất lượngmặcdùviệcnàylàrấtkhókhăn.

Phươngphápphântíchgiátrịthuđược

(EVA–EarnedValueAnalysis)

Mộtviệcmàbạnphải làmlàđápứngthờihạndựánbằngbấtkỳgiánào.

Mộtviệckhácbạncũngphảilàmđượclàsửdụngmứcchiphíhợplý.Kiểmsoátchiphídựánliênquanđếnviệcđảmbảorằngcácdựánnằmtrongngânsách dự kiến, trong khi công việc được thực hiện đúng thời gian và đúngchấtlượng.

Mộthệthốngđểlàmđiềunày,cótênlàphântíchgiátrịthuđược,đượcpháttriểntrongthậpkỷ1960nhằmchophépchínhphủquyếtđịnhliệumộtnhàthầucónênnhậnđượcphươngthứcthanhtoántừngchặngchocáccôngviệcđãhoànthànhhaykhông.Phươngphápnàycuốicùnglạirấtthànhcôngvớicácdựánkhôngphảicủachínhphủ,vàđượccoilàphươngcáchđúngtronggiámsátvàkiểmsoáthầunhưmọidựán.Phươngphápnàycònđượcgọimộtcáchđơngiảnlàphântíchphươngsai.

Phântíchphươngsaichophépnhàquảnlýdựánxácđịnhnhữngđiểmcóvấnđềtrongdựánvàđưarahànhđộngkhắcphụckịpthời.Cácđịnhnghĩadướiđâygiúpbạnhiểuphươngphápphântíchnày:

•Phươngsaichiphí:Sosánhđộlệchchiphíthựctếvàcôngviệcđượcthựchiện.

•Phươngsaithờigian:Sosánhtiếnđộcôngviệctheokếhoạchvàtiếnđộcôngviệcđượchoànthànhtrênthựctế.

•BCWS(dựtoánchiphíchocôngviệctheotiếnđộ):Dựtoánchiphíchocôngviệctheotiếnđộđểđượcthựchiệntrongmộtquãngthờigiannhấtđịnhhoặcmứcđộnỗlựcnhấtđịnhvốnđượcxácđịnhlàsẽđượcthựchiệntrongthờigianđó.

•BCWP(dự toánchiphíchocôngviệcđãđược thựchiện):Chiphíngânsáchchocôngviệcthựcsựđãđượcthựchiệntrongmộtthờigiannhấtđịnhhoặcmứcđộchiphínỗlựcthựctếđượcsửdụng.BCWPcònđượcgọilàgiá

trịthunhậnđượcvàlàphươngpháptínhgiátrịcôngviệcđãthựcsựđượchoànthànhtrongthờikỳgiámsát.

•ACWP(chiphíthựctếchocôngviệcđãđượcthựchiện):Sốtiền(hoặcnỗlực)thựcsựđượcsửdụngđểhoànthànhcôngviệctrongmộtthờikỳnhấtđịnh.

Cácngưỡngphươngsaicóthểđượcthiếtlậpđểxácđịnhmứcđộmàcácbáocáophảiđượcgửitớicáccấpquảnlýkhácnhautrongnộibộmộttổchức.

Phươngsaichiphí=BCWP–ACWP

Phươngsaithờigian=BCWP–BCWS

Phươngsai:Bấtcứsựchệchhướngnàosovớikếhoạch

Bằngviệckếthợpcácphươngsaichiphívà tiếnđộ,bạncóthểphát triểnmộthệthốngbáocáochiphí/tiếnđộtíchhợp.

Phântíchphươngsaisửdụngđườngcongchiphí

Phươngsaithườngđượcbiểuthịbằngcácđườngcongchiphí.MộtđườngcongBCWSchomộtdựánđượcthểhiệntrongHình11-1.Nóchothấychiphítíchlũyđượchoạchđịnhchomộtdựánvàđôikhiđượcgọilàmộtkếhoạchđườngcơsở.

Trongtrườnghợpkhôngcóphầnmềmcungcấpcácdữliệucầnthiết,Hình11-2chothấycáchtạoracácdữliệuchođườngcongnày.Hãyxemxétmộttiếnđộđồthịthanhđơngiản.Chỉcóbatácvụliênquan.TácvụAcần40giờlàmviệcmộttuầnvớitỷlệlaođộngkhấuhaotrungbìnhlà20đô-la/giờ,vì vậy chi phímất 800 đô-la/tuần. Tác vụB cần 100 giờ/tuần với 30 đô-la/giờ,vìvậychiphímất3.000đô-la/tuần.Cuốicùng,tácvụCchiphí2.400đô-la/tuần,giảđịnhrằngcần60giờlaođộng/tuầnvớigiá40đô-la/giờ.

Ởđáy biểu đồ, chúng ta thấy rằng trong suốt tuần đầu tiên, 800 đô-la đãđượcsửdụngđểchicholaođộngdựán;trongtuầnthứhai,cảhaitácvụAvàBđềuđượcthựchiện,vìvậychitiêucholaođộnglà3.800đô-la.Trongtuầnthứba,cảbatácvụđềuđượctriểnkhai,vìvậy,chitiêucholaođộnglàtổngcủacảbatácvụ,tươngđươngvới6.200đô-la.Đâylànhữngkhoảnchitiêuhàngtuầncủadựán.

Cáckhoảnchitiêutíchlũyđượctínhtoánbằngviệccộngthêmchiphíchomỗituầntiếptheovàotổngsốtíchlũycủacáctuầntrướcđó.NhữngconsốtíchlũynàyđượcbiểuthịtrongHình11-3.ĐâylàđườngcongtíchlũychiphícủadựánvàđượcgọilàmộtđườngcongBCWS.Đượcxâydựngtrêncơsởtiếnđộ,đườngcongnàythểhiệnchoviệcthựchiệntheokếhoạchvàvìvậyđượcgọilàkếhoạchcơsởhaykếhoạchgốc.Hơnnữa,doviệckiểmsoátđượcthựchiệnbằngcáchsosánhtiếntriểnsovớikếhoạch,nênđườngcongnàycóthểđượcsửdụnglàmcơsởchonhữngsosánhnhưthếnhằmgiúpnhàquản lýdựáncó thểbiếtđược tình trạngdựán.Trongphần tiếp

theo,chúngtasẽxemxétcácvídụvềcáchthứcthựchiệnnhữngđánhgiánhưthế.

Cácvídụvềhoạtđộngtheodõitiếntriểncủadựánthôngquaviệcsửdụngđườngcongchiphí

Hãy xem xét các đường cong được thể hiện trongHình 11-4. Trongmộtngàycụthể,dựánđượccholàphảicầnđến40.000đô-la(40K)tiềncônglaođộng(BCWS).Chiphíthựctếchocôngviệcđãđượcthựchiện(ACWP)là60K.CácconsốnàythườngđượctínhdựatrênSổsáchkếtoánvàđượcxâydựng từ thẻ chấmcông thể hiện việc sử dụng lao động trongdự án.Cuốicùng, dự toán chi phí cho công việc đã được thực hiện (BCWP) là 40K.Trongnhữngđiềukiệnnhưthếnày,dựánsẽbịchậmtiếnđộvàphụtrộichiphí.

Hình11-5môtảmộtkịchbảnkhác.CácđườngcongBCWPvàACWPđềuđạt đến cùngmột điểm là 60K.Điều này có nghĩa là dự án vượt tiến độnhưngchitiêuđúngchosốlượngcôngviệcđãhoànthành.

Cácđườngcongtiếptheothểhiệnmộttrạngtháikhác.TrongHình11-6,cácđườngcongBCWPvàACWPđềuởmức40K.Điềunàycónghĩalàdựánchậmtiếnđộvàchitiêuthấphơndựtoán.Tuynhiên,bởivìnhàquảnlýsửdụng40Kvànhậnđược40Kgiá trịchoviệcđó,nênđãchi tiêuđúngvớinhữnggìđãlàm.Cómộtphươngsaithờigian,nhưngkhôngphảilàphươngsaichiphí.

Hình11-7giốngnhưHình11-4,ngoại trừviệccácđườngcongACWPvàBCWPđãđượcđảongượclại.Lúcnàythìdựánđitrướctiếnđộvàchitiêudướimứcdựtoán.

Phântíchphươngsaichỉdựatrêngiờlàmviệc

Trongmộtsốtổchức,cácnhàquảnlýdựánkhôngchịutráchnhiệmvềchiphímàchỉchịutráchnhiệmvềlượngthờigianthựcsựđượcsửdụngtrongdựánvàvềcôngviệcthựcsựđượchoànthành.Trongtrườnghợpnày,cácphântíchtươngtựcóthểđượcthựchiệnbằngcáchbỏquacácconsốphảiánhsốtiền(sốchiphí).Nhưvậy:

BCWStrởthànhTổnggiờlàmviệctheoKếhoạch(hoặctheoTiếnđộ)

BCWPtrởthànhSốgiờthuđược(sốgiờtheoTiếnđộx%côngviệcđượcthựchiện)

ACWPtrởthànhSốgiờlàmviệcthựcsự.

Khichỉsửdụngcáchtínhtheogiờlàmviệc,cáccôngthứctrênsẽtrởthành:

Phươngsaithờigian=BCWP–BCWS=

Sốgiờthuđược–SốgiờtheoKếhoạch

PhươngsaiLaođộng=BCWP–ACWP=

Sốgiờthuđược–Sốgiờlàmviệcthựcsự

Nếuchỉtheodõigiờlàmviệc,cóthểbạnsẽtrởnênkémnhạycảm.ACWPthựcralàhợptửcủamộtphươngsaitỷlệlaođộngnhânvớimộtphươngsaigiờ lao động. Khi chỉ theo dõi số lượng giờ làm việc, bạn sẽ không tiênlượngđượcrằngtỷlệlaođộngcóthểdẫnđếnvấnđềvềngânsáchdựán.Tuynhiên,phươngphápnàylàmđơngiảnhóacácphântíchvàcóthểgiúpnhàquảnlýdựánchỉtậptrungtheodõinhữnggìmàanhtacóthểkiểmsoát.

Ứngphótrướccácphươngsai

Việcphát hiện ramột phương sai là chưađủ.Bước tiếp theo là phải hiểuđiềuđómanglạiđiềugìvànguyênnhântừđâu.Sauđó,bạnphảiquyếtđịnhcần làmgì chophùhợpvới sự chệchhướngđó.Trongphần trước, tôi đãphân tích bốn loại phản ứng có thể thực hiện khi xuất hiệnmột sự chệchhướngsovớikếhoạch.Việcbạnchọnloạiphảnứngnàodựamộtphầnvàonguyên nhân dẫn đến sự chệch hướng đó.Dưới đây làmột số hướng dẫnchung:

•KhiACWPvàBCWPgầnnhưbằngnhauvà lớnhơnBCWS(xemHình11-5)thìnóthườngcónghĩalàdựánđãsửdụngthêmcácnguồnlực,nhưngvớitỷlệlaođộngnhưdựkiếnbanđầu.Điềunàycóthểxảyratheomộtsốcách.Cólẽbạndựkiếnmộtvàisựchậmtrễdothờitiếtkém,nhưngvìthờitiếtlạirấttốtvàbạnlàmđượcnhiềuviệctronggiaiđoạnphântíchhơndựkiến, nhưngđúngvới chi phí đó.Vì vậy, bạnvượt tiếnđộnhưng chi tiêuđúng.

•KhiACWPvàBCWPgầnnhưbằngnhauvàthấphơnBCWS(xemHình11-6),đây làmột tình trạngtráingượcvới tìnhhuốngtrước:đó là,bạnđãkhôngsửdụngđủnguồnlực.Cólẽmộtphầnnguồnlựcđãbịđánhcắp,cólẽlàtrờiđãmưanhiềuhơnbạndựtrù,hoặccólẽlàmọingườiđãquyếtđịnhđinghỉcùngmộtlúc.Vấnđềcủabạnkhigặptìnhhuốngnàylàviệcđóthườngdẫnđếntìnhtrạngbộichikhibạncốgắngđuổikịptiếnđộdựán.

•KhiđườngcongACWPnằmdướiBCWSvàđườngcongBCWPnằmtrênBCWS(xemHình11-7),bạnđangvượttiếnđộvàchitiêuthấphơndựtoán.Thựctếnàythườngxảyrakhiđánhgiábanđầuquáthậntrọng(cólẽdodựtrùcaođểantoàn).Mộtkhảnăngkháclàbạnđãcómộtcơhộimaymắn.Bạntưởngrằngcôngviệcphảikhókhănhơnthựctế,vìvậybạncóthểhoànthànhsớmhơndựđịnh.Cólúcđiềunàycóđượclànhờcácnhânviênlàmviệchiệuquảhơnmongđợi.Vấnđềvớiphươngsainày lànógiữ lại cácnguồnlựcđánglẽcóthểđượcsửdụngchocácdựánkhác.Cácnhàkinhtếgọiviệcnàylàchiphícơhội.Cũngcómộtcơhộitốtrằngnếubạnliêntụcnớirộngcácướcđịnhvàlạiđangdựthầucùngvớicáccôngtykhácthìcólẽbạnsẽtrượtthầumộtsốdựán.Nếuđốithủcạnhtranhcủabạnđangsửdụngcácgiátrịtrungbìnhđểướcđịnhthờigiantrongkhibạnlạinớirộngcácướcđịnhcủabạn,thìcácchỉsốcủabạnchắcchắnsẽcaohơn,vàbạnsẽtrượtvụthầuđó.

Cácphươngsaicóthểchấpnhậnđược

Cácphương sai có thể chấpnhậnđược là gì?Câu trả lời duynhất có thểđúngchocâuhỏinàylà“hoàntoànphụthuộcvàohoàncảnh.”Nếubạnđangtriểnkhaimộtdựánxâydựngđượcxácđịnhrõràng,thìcácphươngsaiđócóthểtronggiớihạn±3-5%.Khicôngviệclàmộtnghiêncứuthuầntúy,thìgiớihạncủanólàvôcùng.Vídụ,hãytưởngtượngrằngbạnlàmviệcchomộtcông tydượcvàsếpcủabạnyêucầu:“Hãycho tôibiếtanhphảimấtbaolâuvàchiphíbaonhiêuđểcóthểphátminhvàpháttriểnphươngthuốcchữabệnhAIDS.”

Đối với mọi tổ chức, bạn phải phát triển các dung sai thông qua kinhnghiệm.Sauđóbạnbắtđầutìmcáchgiảmđộdungsaixuống.Tấtcảnhữngtiếnbộđềunhờvàonỗlựchạgiảmphươngsaicủanhữnggìmàchúngtalàm. Chúng ta sẽ không bao giờ giảm phương sai đó đến mức 0 trừ phichúngtaloạibỏhoàntoànquytrìnhđó,nhưngconsố0phảilàmụctiêucủachúngta.

Sửdụnglượngphầntrămhoànthànhđểđánhgiátiếntriểndựán

Cáchphổbiếnnhấtđểđánhgiásựtiếntriểnlàchỉtínhmứcphầntrămhoànthànhcôngviệc.ĐâylàbiệnphápBCWP,nhưngBCWPđượcthểhiệnbằnggiátrịđồngđôla,tráilạilượngphầntrămhoànthànhcôngviệckhôngtạorasựhoánđổiđó.

Khibiểuthịbằngsơđồthờigianviệcđánhgiámứctiếnbộtheolượngphầntrămhoànthànhcôngviệc,bạnsẽcómộtđườngcongnhưtrongHình11-8.Đường congnày tăng hoặc giảm theo đườngkẻ cho đếnmứckhoảng80-90%, sau đó chuyển sang dạng đường nằm ngang (có nghĩa là không đạtđược tiếnbộnào).Đườngcong tiếp tụckéongangnhưvậymột thờigiannữa,vàsauđóthìđộtnhiêncôngviệclạiđượchoànthành.

Lýgiảichohiệntượngnàylàcácvấnđềthườngxuấthiệnkhitácvụgầnkếtthúc,vàcầnnhiềunỗlựcđểgiảiquyếtchúng.Vìvậy,trongsuốtthờigianđó,dựánkhôngđạtđượctiếntriểnnào.

Một khía cạnh khác của vấn đề nằm ở chỗ bạn xác định bắt đầu từ đâu.Chúngtađãnóirằngbạnđangướclượngtổngthểsựtiếntriển.Hãyxemxét

mộttácvụcóthờilượnglà10tuần.Nếubạnhỏingườiđangthựchiệntácvụđólàanhtađãlàmđượcđếnđâuvàocuốituầnđầutiên,anhtachắcchắnsẽbảobạn:“10%”;vàocuốituầnthứhai:“20%”;vàv.v…Thựcra,nhữnggìanhtađanglàmchỉlàđưaramộtkếtluậnngược,cụthểthếnày:“Đãđếncuốituầnđầucủamộttácvụkéodài10tuần,vìvậymìnhphảihoànthànhđược10%côngviệc.”Nhưvậy,anhtathựcsựkhôngbiếtmìnhđãđạtđếnđâu.Tấtnhiên là trongnhữngđiềukiệnnhư thế,việckiểmsoát làhếtsứclỏnglẻo.Tuynhiên,đâylạilàcáchduynhấtcóthểgiúpđolườngsựtiếnbộtrongnhiềutrườnghợp.

Ghinhớ

•Kiểmsoátđượcthựchiệnbằngcáchphântíchthựctếsovớikếhoạch.

•Trongcácdựánxácđịnhrõràng,bạncóthểkiểmsoátcácphươngsaichặtchẽhơnsovớicácdựánkhóxácđịnhrõràng.

• Nhiều người có xu hướng hy sinh chất lượng khi gặpphảitìnhhuốngkhóđápứngđượccácthờihạn.

•Chỉnhậndạngđượcmộtphươngsailàchưađủ.Phảixácđịnhđượcnguyênnhâncủanóđểcóthểđưarahànhđộngsửasai(điềuchỉnh)kịpthời.

•Việcxácđịnhcácphươngsaicóthểchấpnhậnđượcphụthuộc hoàn toàn vào kinh nghiệm.Mọi hệ thống đều có

một khả năng nào đó.Đội dự án của bạn có thể có khảnăngduytrìphạmvidungsaicủacôngviệclớnhơnmộtđộinàođókhác.

Bàitập

HãyxemxétbáocáotrongHình11-9vớinộidungthểhiệncácchỉsốgiátrịthuđượcchomộtdựán.Hãytrảlờicáccâuhỏibằngcáchphântíchdữliệu.CáccâutrảlờicótrongphầnĐápánởcuốicuốnsáchnày.

Câuhỏi

1.Tácvụđóvượthaychậmtiếnđộ?Vượthaychậmbaonhiêu?

2.Tácvụđóbộichihaychitiêudướimức?Bộichihaychitiêudướimứcbaonhiêu?

3.Khitácvụđượchoànthành,dựánsẽlàbộichihaychitiêudướimức?

12.QuảnlýđộidựánTrongnhữngchươngtrước,chúngtađãtậptrungphântíchcáccôngcụcủanhàquảnlýdựán,cụthểlàphươngpháplậpkếhoạch,xâydựngtiếnđộvàkiểmsoátcôngviệc.Tuynhiên,cóđiềukhôngmaylàcóquánhiềunhàquảnlýdựánchorằngnhữngcôngcụnàylàtấtcảmàhọcầnđểquảnlýthànhcông.Họthànhlậpmộtđội,hướngdẫnchocácthànhviên,sauđóngồilạivàtheodõidựánchođếnkhidựánđótựđổvỡ.Lúcnày,họbănkhoăntựhỏiliệucáccôngcụnàycóthểsaisótgìđóhaykhông.

Rấtcókhảnăngnguyênnhânlạinằmởphươngcáchquảnlýnhânsự.Ngaycảtrongnhữngtrườnghợpcáccôngcụnóitrêncóvấnđề,thìcũngthườnglàdo lỗicủacácnhânviên.Họđãkhông thểsửdụngcáccôngcụđómộtcáchphùhợpvàdẫnđếnhậuquả.Mộtlầnnữavấnđềlạiquaytrởlạivớiconngười.

Cáccôngcụvàkỹthuậtquảnlýdựánlàđiềukiệncầnnhưngkhôngphảilàđủđốivớithànhcôngcủadựán.Nhưtôiđãđềcập,nếubạnkhôngthểquảnlýconngười,bạnsẽgặpkhókhăntrongquảnlýcácdựán,đặcbiệtlàkhinhữngconngườiđókhông“thuộcvề”bạn.

Yêucầuđặtratrongtrườnghợpnàylàphảichuyểnđượcmộtnhómdựánthànhmộtđộidựán.Trongquảnlýdựán,ngườitarấtítđểýđếnviệcxâydựngđộidựán.Chươngnàyđưaramộtsốgợiývềcáchthứcthựchiệnđiềuđó.

Xâydựngđộidựán

Việcxâydựngmộtđộidựánhiệuquảphảibắtđầungaytừngàyđầutiênđộiđivàohoạtđộng.Nếukhôngcómộtquytrìnhxâydựngđộidựán,thìhệquảlàđộidựáncủabạncóthểgiốngnhưmộtnhómchứkhôngphảilàmộtđội.Trongmộtnhóm,cácthànhviêncóthểcandựnhưngkhôngcócamkếtvới

cáchoạtđộngcủađạiđasốcácthànhviêncònlại.

Camkếtlàmộtvấnđềlớnđốivớicảcáctổchứcvàcácđộidựán.Điềunàyđặcbiệtcóýnghĩatrongcáctổchứctheodạngmatrận,trongđócácthànhviêncủađộidựánvừalàthànhviêncủacácnhómchứcnăngvàcócácsếpcủariênghọnhưngcũngđồngthờichịusựquảnlýmộtcáchkhôngthườngxuyêncủanhàquảnlýdựán.

Trongphầnsaucủachươngnày,tôixintrìnhbàynhữngnguyêntắcthểhiệncáchthứcpháttriểncamkếttrongmộtđộidựáncủanhàquảnlýdựán.Cònbâygiờ,chúngtahãychuyểnsangcáchtổchứcmộtđộidựánđểđộinàycóbướckhởisựđúnghướng.(Đểxemxétchủđềnàychuyênsâuhơn,bạncóthểxemcuốnTeam-BaseProjectManagement(tạmdịch:Quảnlýdựántrênnềntảngđộidựán)củatácgiảJimLewis).

Pháttriểnlàmviệcđộitrongquátrìnhlậpkếhoạch

Mộtquytắcchủyếucủaviệclậpkếhoạchlànhữngngườithựchiệndựáncầnthamgiavàoviệcchuẩnbịkếhoạchchodựánđó.Tuynhiên,cácnhàlãnhđạothườngtựmìnhlậpkếhoạchdựán,thếrồisauđókhônghiểuvìsaocácthànhviênđộidựáncủahọlạicóvẻkhônggắnbógìvớicáckếhoạchđócả.

Toànbộquátrìnhlậpkếhoạchphảiđưarađượcmộtsốđánhgiá:mộttácvụsẽphảimấtbaolâucăncứvàocácnguồnlựcnhấtđịnhđãcóv.v...Trongcáccuộchộithảocủamình,tôihỏinhữngngườithamgia:“Cácanhcóthấyrằngsếpcủacácanhnghĩrằngcácanhcóthểlàmviệcnhanhhơnnhiềumứcmàcácanhcóthểthựcsựlàmkhông?”Họcườivàđồngý.Nhưtôisauđótraođổivớihọ,dườngnhưlàcómộtloạiquyluậttâmlýnàođókhiếncácsếpcứlạcquanvề thời lượngmàcácnhânviêncủahọcầnđểhoànthànhmộtcôngviệc.

Khimộtnhàquảnlýgiaoviệcchomộtngườinhưnglạikhôngchođủthờigianđểthựchiện,thìngườiđóhiểnnhiênlàsẽcảmthấythoáichí,vàchắcchắn sẽ ảnhhưởngđếncamkết củaanh ta.Anh ta có thểnói: “Tôi sẽ cốgắnghếtsức”,nhưngthựcsựthìtâmhuyếtcủaanhtakhôngnằmtrongcâutrảlờiđó.

Sắpxếptổchức

Đâylàbốnbướcchínhtrongtổchứcmộtđộidựán:

1.Quyếtđịnhviệcgìphảihoànthành,sửdụngcấutrúcphânrãcôngviệc,cácđịnhnghĩavềvấnđềcầngiảiquyếtvàcáccôngcụlậpkếhoạchkhác.

2.Xácđịnhnhucầusốnhâncôngcầncóđểhoànthànhđượccáctácvụđãxácđịnhtrongbước1.

3.Tuyểnthànhviêncủađộidựán.

4.Hoànthànhkếhoạchdựánvớisựthamgiacủacácthànhviênđộidựán.

Tuyểndụng

Dướiđâylàmộtvàitrongsốcáctiêuchítronglựachọnthànhviênđộidựán:

•Ứngviênsởhữunhữngkỹnăngcầnthiếtđểthựchiệncôngviệcđượcyêucầuvớitốcđộcầnthiếtđểđápứngcácthờihạnđặtra.

•Ứngviêncócácnhucầucóthểđượcđápứngthôngquaviệcthamgiavàodựán (xemcácquy tắcMarch&Simonđược thảo luận trongphầnsaucủachươngnày).

•Ngườinộphồsơtuyểnchọncótínhcáchphùhợpvớicácthànhviênkháccủađộidựán,tứclànhữngngườiđãđượctuyểndụng,vàvớinhàquảnlýdự

ánvàcácnhânvậtquantrọngkhác.

LàmrõNhiệmvụ,MụcđíchvàMụctiêucủaĐộidựán

TrongcuốnsáchInsearchofExcellence(Kiếmtìmsựhoànhảo),PetersvàWatermanđãviếtrằngcáctổchứcưuviệt“luônduytrìtậptrungvàongànhkinhdoanhcốtlõi”.Cáccôngtynàyluôngắnbóvớingànhhàngmàhọamhiểuvàkhôngđichệchrangoài,tứclàkhôngcốgắnglàmnhữngviệcmàhọkhôngcóhiểubiếtvềnó.(Vídụ,hãytưởngtượngxem,mộtđộikhúccôncầulạiquyếtđịnhchơibóngrổ.)

Nhiềunghiêncứu tìnhhuốngvànhiềubàibáođãviếtvềviệccác tổchứcchuyểnsangkinhdoanhngoàingànhđãphảitrảmộtcáigiárấtđắtbởivìhọquênmấtnhiệmvụcủamình.Điềutươngtựcũngcóthểxảyravớicácđộidựán.Nếucácthànhviênkhôngnắmrõnhiệmvụcủađội,họsẽđưađộicủamình tớiđiểmmàhọcho làđộicầnphảiđạt tới,nhưngđiềuđó lạicó thểkhôngphảilàhướngđimàtổchứcdựđịnh.Quytrìnhpháttriểnmộtbảngkênhiệmvụđãđược trìnhbày trongchương4,vìvậychúng tôisẽkhôngđềcậpthêmởđây.Tuynhiên,chínhquátrìnhlàmviệcvớiđộicủabạnđểpháttriểnmộtbảngkênhiệmvụđãlàmộthoạtđộngxâydựngđộirấthiệuquả.

XungđộtgiữaMụcđíchcánhânvàNhiệmvụcủaNhóm

Kinhnghiệmđãchỉrarằngcácthànhviênđộidựángắnbónhấtvớimộtđộikhicácnhucầucánhâncủahọđượcđápứng.Đôikhihọcócáiđượcgọilàđộngcơngầm(hiddenagenda),tứclàcócácmụctiêucánhânmàhọkhôngmuốnaibiếtbởivìhọsợrằngcácthànhviênkhácsẽngăncảnnếuđộngcơthựcsựcủahọbộclộ.Bởivìmộtnhàquảnlýcầntìmcáchgiúptừngthànhviêngiànhđượccácmụcđíchcánhân,trongkhivẫnphảiđạtđượccácmụcđíchcủađội,nênnhàlãnhđạođộicầnnắmrõcácđộngcơngầmđểcóthểgiúpcáccánhângiànhđượcmụcđíchcủaanhta.Dĩnhiênlàđôikhimụcđíchcủamộtcánhâncóthểtráingượcvớicácmụctiêucủađộiđếnmứcmà

khôngthểnàohòahợpđược.Trongtrườnghợpđó,nếunhàlãnhđạođộicóthểhiểuđượcmụcđíchcủangườiđólàgì,thìcóthể(tốtnhấtlà)nênchuyểnanhtatớimộtđộikhác,nơicóthểgiúpanhtađạtđượcmụcđíchcủamình.

Cácvấnđềcủađội

Cóbốnvấnđềphổbiếnmàmộtđộidựánphảigiảiquyết.Đólàmụcđích,vai trò và trách nhiệm, thủ tục và các mối quan hệ. Trong chương này,chúngtađãlàmrõnhiệmvụ,mụcđíchvàmụctiêucủanhóm.Đâyluônlàbướcđầutiênvàquantrọngnhấttrongpháttriểnmộtđội.

Khiviệcnàyđãhoànthành,mọingườiphảihiểuđượcvaitròcủahọ.Mộtsốđiểmphảiđượcxácđịnhrõràng.Bạnchờđợiđiềugìởmỗicánhân,vàkhinào?Mộtvấnđềdườngnhưrấtphổbiếnlàcácnhàlãnhđạođộinghĩrằnghọđãtraođổirõnhữngthôngtinnàychocácthànhviêncủađộidựán.Tuynhiên,khibạnhỏicácthànhviêncủađộixemliệuhọđãnắmrõmụcđíchvàvaitròcủahọchưa,thìbạnlạithườngnhậnđượcnhữngcâutrảlờitiêucực.

Nguyênnhân làdochúng takhôngđềnghịcác thànhviênđộidựáncóýkiếnphảnhồinhằmđảmbảochắcchắnrằnghọđãhiểuđúng;bêncạnhđó,chính các thành viên đôi khi cũngmiễn cưỡng và khôngmuốn thừa nhậnrằngthựcrahọkhônghiểu.Cóvẻtìnhtrạngnàylàhệquảtừviệccáctrườnghọccủachúngtacókhuynhhướngđènénhọcsinhkhiđặtranhững“câuhỏingớngẩn.”Vìvậy, thayvì thừanhận làmìnhkhônghiểu, họ lại suydiễnnhữnggìhọđượctruyềnđạtvàcốgắnglàmtốtnhấtcôngviệcđó.

Cácnhàlãnhđạodựánphảixâydựngmộtkhôngkhígiaotiếpcởimởvớiđộidựán.Trongkhôngkhíđó,khôngaicảmthấybịđedọanếucóphátbiểuvềđiềugìđó.Cáchtốtnhấtđểlàmviệcnàylàhãybìnhluậnnhưsau:“Tôibiếtcómộtsốanhchịcóthểcảmthấyngạilêntiếngvànóirõrằngcácanhchịchưahiểu,nhưngchúngtakhôngthểlàmviệckiểunhưvậy.Cácanhchịhãycảm thấy thoảimáivàphátbiểu thẳng thắn.Nếukhônghiểu,hãynói

không.Nếukhôngnhấttrívớiviệcgìđó,hãynóirõnhưvậy.Đólàcáchduynhấtcóthểgiúpchúngtathànhcông.Chúngtasẽrấtmaymắnkhichỉphảidànhthờigianđểlàmcôngviệccủamìnhmộtlầnthôi,chứkhôngphảitìmthêmthờigianđểlàmđilàmlạichỉvìmộtngườinàođótrongsốcácanhchịkhônghiểuchúngtađangmongđợiđiềugì.”

Tôicũngnhận thấyrằngmọingườiphảnứngrất tíchcựckhi tôisẵnsàngthừanhậnrằngchínhtôikhônghiểuđiềugìđóhoặcđangengạihaylolắngvềmộtvấnđềnàođócủadựán.Nếubạn luônđòihỏimọiviệcphải thậthoànhảo, thìchắcchắnsẽkhôngcóaidám thừanhậnmộtđiểmyếunào.Nhưnglúcđóthìaicònmuốnlàmgìvớimộtthiênthầnkhôngtỳvếtnữa?Việcmộtngườithừanhậnmộtđiểmyếunhonhỏcủamìnhcóthểgiúpphávỡsựedègiữamọingườivà làmgia tăngsựhiểubiết lẫnnhau.Tôibiếtđiềunàytráingượcvớinhữnggìmàmộtsốnhàquảnlýđãđượcdạy.Chúngtatừlâuđãnuôidưỡngđịnhkiếncứngnhắcvềsựhoànhảo,vàtôitinrằngđólànguyênnhâncủanhiềurắcrốitrongtổchứccủachúngta.Đãđếnlúcphảiđivàothựctếhơn.

Xâydựngthủtục

Việctiếptheolàphảitìmracáchlàmviệcđó.Điểmthenchốtởđâylàcácquytrình.Côngviệcphảiđượcthựchiệnmộtcáchhiệuquảnhấtvàđemlạikếtquảtốtnhất,vàcảitiếnquytrìnhlàmviệclàmộtvấnđềvôcùngquantrọngtrongthờiđạingàynay.Quytrìnhnàythườngđượcgọilàcải tiếnkỹthuậttrêncơsởphântíchvàcảithiệnquytrìnhlàmviệcnhằmgiatăngkhảnăngcạnhtranhcủadoanhnghiệp.

Khókhănmànhiềuđộidựánthườnggặpphảivềvấnđềquytrìnhlàhọquátập trung vào việc triển khai công việcmà quên đánh giá xem công việcđượcthựchiệnnhưthếnào.Cácđộidựáncầnđịnhkỳtạmdừngcôngviệctrongmộtkhoảngthờigiancầnthiếtđểxemxétlạicácquytrìnhlàmviệccủamìnhvàxemliệucócáchtiếpcậnnàokháctốthơnkhông.Nếukhông

làmđượcnhưvậy,độidựáncó thể trở thànhnhữngchuyêngia thựchiệncáccôngviệctồitệ.

Cácmốiquanhệtrongđộidựán

Sựbấtđồngxảyragầnnhưlàtrongmọihoạtđộngtươngtáccủaconngười.Cónhữngsựhiểu lầm,cónhữngxungđột,vachạmcánhânvànhữngsựghentỵnhỏmọn.Cácnhàquảnlýdựánphảisẵnsàngđươngđầuvớinhữngviệcđó.Trênthựctế,nếubạnthựcsựkhôngthíchphảigiảiquyếtcácvấnđềvềứngxửnảysinhtrongcácdựán,bạncầntựvấnxemliệubạncóthựcsựmuốnquảnlýdựánhaykhông.Dùthíchhaykhôngthìcácvấnđềvềứngxửluônđicùngvớicôngviệcnày,vànếukhônggiảiquyếtđượcchúng,cảdựáncuốicùngsẽbịnhấnchìm.

Mộtđiềucầnphảinhậnthứcrõlàphầnnhiềunhữngvachạmcánhânxuấtpháttừviệcmọingườithiếucáckỹnăngtươngtáccánhânphùhợp.Chúngtachưabaogiờđượcdạycáchngồi tĩnh lặngvà suynghĩnhằm tìm ra sựkhácbiệtvớinhữngngườikhác,vìvậy,khisựxungđộtphổbiếnấyxảyra,tìnhhìnhcứ thếcăng thẳng lên.Cách tốtnhấtđểgiảm thiểu tácđộngcủanhữngrắcrốinhưthếlàphảihuấnluyệnchomọithànhviênđộidựán(kểcảbạn)vềnhữngkỹnăngtươngtáccánhân.Nhiềutổchứcđãsaonhãnghoàntoànhoạtđộngnàybởivìngườitakhôngthểnhìnthấyhiệuquảtứcthìtừviệcđó.Thựctếđúnglàbạnkhóthểhiệnchomọingườirằngchúngtasẽnhậnđược10đô-lacho1đô-lađầutưvàoviệchuấnluyện.

Bởivìchúngtakhôngcókhảnănglượnghóalợiíchcủaviệchuấnluyệncáckỹnănggiao tiếpcánhân,nênchúngtakhônglàmviệcđó.Trongkhiđó,nếucácnguồnlựckhônghoạtđộnghiệuquả,chúngtasẽphảisửdụngtấtcảnhững gì cần thiết để giải quyết vấn đề nguồn lực gây ra.Điều thú vị là,nguồnnhânlựccủachúngtalànguồnlựcduynhấtcókhảnănglàmmớigầnnhưvôhạn,nhưngchúngtalạikhônglàmgìđểgiữchonguồnlựcđóhoạtđộngmộtcáchhiệuquả.Làmộtnhàquảnlýdựán,bạncónghĩavụquảnlý

khíacạnhnàycủacôngviệc.

Cácgiaiđoạnpháttriểncủamộtđội

Cómộtsốmôhìnhmẫumôtảcácgiaiđoạnmàcácđộihoặccácnhómhoànchỉnhphải trải qua.Một trong nhữngmôhình phổbiến gọi tên theo cáchdiễn giải về các giai đoạn đó như sau: hình thành (forming), sóng gió(storming), nề nếp (hình thành chuẩn mực –norming), và hoạt động(performing).

Tronggiaiđoạnhìnhthành,mọingườiquantâmđếncáchthứcmàhọsẽhòanhậpvớinhómvàvớingườichỉhuy,ngườiraquyếtđịnh,v.v…Tronggiaiđoạnnày,họmongđợingườilãnhđạo(hoặcmộtngườinàođókhác)giúphọhình thànhýniệmvềcấu trúc– tức làgiúphọđịnhhướngvàkhởisự.Nếu nhà lãnh đạo không làm được điều này, họ có thể sẽ đánhmất thựcquyềnchỉhuyvàotaymộtngườinàođókhác,ngườicóthểthựchiệnđượcđiềumàchúngtavẫngọilàquyềnlãnhđạokhôngchínhthức.

Giaiđoạnsónggió làm rấtnhiềungười thấtvọng.Khinhómchuyển sanggiaiđoạnnày,mọingườibắtđầunghivấnvềcácmụcđíchcủahọ.Liệuhọcó đi đúng hướng không? Người lãnh đạo có thực sự đang lãnh đạo họkhông?Thậmchí,đôikhihọcònphủnhậnngườilãnhđạo tronggiaiđoạnnày.

Tronggiaiđoạnnềnếp,họbắtđầugiảiquyếtcácxungđộtvàổnđịnhđểlàmviệc.Họđãpháttriểnđượccácquytắc(cácquyđịnhbấtthànhvăn)vềcáchthứchọlàmviệccùngnhau,vàhọcảmthấythoảimáihơnvớinhau.Mỗicánhânđãthấyđượcvị trícủamìnhtrongnhómvànhữnggìmàngườikhácmongđợiởhọ.

Cuốicùng,khinhómđạtđếngiaiđoạnhoạtđộng,côngviệccủangườilãnhđạotrởnêndễdànghơn.Đaphầncácthànhviênlúcnàycóthểphốihợptốt

vớinhau.Họvuivẻkhiđượclàmnhưvậyvàcóxuhướngtạoracáckếtquảcóchấtlượngcao.Nóicáchkhác,ởthờiđiểmnày,chúngtacóthểthựcsựcoihọlàmộtđội.

Lãnhđạođộiquacácgiaiđoạn

Mộtđộimớithànhlậpcầncócơcấurõràng,nếukhôngsẽkhôngthểkhởisự.Nhưtôiđãlưuýtrongphầntrước,nếumộtngườilãnhđạokhôngđưarađượcmộtcơcấunhưthếtronggiaiđoạn1,tứclàgiaiđoạnhìnhthành,thìanhtacóthểsẽbịcảnhómphủnhậnvàsauđónhómsẽtìmkiếmsựlãnhđạoởmộtngườikhác.Tronggiaiđoạnnàycầnthựchiệnhìnhthứclãnhđạotrựctiếp.

Tronggiaiđoạnnày,cácthànhviêncũngmuốntìmhiểunhauvàmuốnhiểuđượcvaitròmàtừngthànhviênsẽđảmnhiệmtrongđội.Tronggiaiđoạn1,ngườilãnhđạophảigiúpcácthànhviêncủađộilàmquenvớinhauvàgiúphọnắmrõmụcđích,vaitròvàtráchnhiệmcủamình.Nhữngngườilãnhđạotheođịnhhướngquá tập trungvào các tác vụ cụ thể thường cóxuhướngmắcsailầmlớntronggiaiđoạnnày:họchỉyêucầuđội“bắttayvàoviệc”màkhônggiúpcácthànhviênlàmquenvớinhau.Họcoinhữnghoạtđộngcótính“xãhội”thuầntúyấylàsựlãngphíthờigianvàchắcchắnlàtựcácthànhviênđãcó thểquan tâmđếnnhữngviệcnhưvậy rồi.Mặcdùcóvẻnhưđãrõrànglàmộtđội,nhưngbạnkhócóthểthấycảmgiácđangởtrongmộtđộikhibạnkhôngbiếtmộtvàingườitrongsố“nhữngngườichơi”trongđội.

Việcramắtmộtđộibằngmộtbuổi tiệchoặcmộtbữatối làmquenlàmộtcách để tạo điều kiện cho các thành viên gần gũi với nhau vềmặt xã hộithuần túymàkhôngphải chịu áp lực thực sự từviệc thựchiệnnhiệmvụ.Nếuđiềunàykhôngkhảthi,thìphảicómộtcơchếnàođóđểchomọingườitìmhiểunhau.

Khitiếptụcpháttriển,nhómbướcvàogiaiđoạn2,sónggió.Đếnlúcnày,mọingườibắt đầu có chút lo lắng.Họbắt đầunghingờvềmụcđích củanhóm:chúngtacóđanglàmnhữnggìđángphảilàmkhông?Ngườilãnhđạophảisửdụngảnhhưởnghoặckhảnăngthuyếtphụcđểđảmbảovớihọrằnghọđangđiđúnghướng.Cácthànhviêncũngcầnsựhỗtrợmạnhmẽvềmặttâmlý.Họphảiđượcngườilãnhđạođảmbảorằnghọđượcđánhgiáđúngmức,rằnghọcóvaitròquantrọngđốivớisựthànhcôngcủađội,v.v…Nóicách khác, các thành viên cần đôi chút khích lệ (vuốt ve) trong giai đoạnnày.

Mộtsốnhàquảnlýcóxuhướngtìmcáchbỏquagiaiđoạnnàyvìhọcảmthấythôngthíchthúgìvớiviệccóxungđộtxảyra.Việccheđậyxungđộtđó sẽ giống như là “giấu bụi dưới thảm” và việc vờ như là xung đột đókhôngtồntạilàmộtsailầm.Xungđộtphảiđượcquảnlýđểkhônggâytổnhại,chứkhôngnênnétránh.Nếunhưvậy,nhómnàysẽphảiquaytrởlạiđểgiảiquyếtchoxongxungđột,làmhạnchếđàtiếntriểncủanhóm.Tốthơnlàhãyxửlýchoxonglúcnàyvàsauđóbạnkhôngphảilonghĩvềviệcđónữa.

Khibướcvàogiaiđoạn3,nềnếp,độidầncómốiliênkếtchặtchẽhơn.Cácthànhviênbắtđầucoinhómcủahọlàmộtđộivàcóýthứcvềđặctínhcánhânvớitưcáchlàthànhviêncủanhóm.Cácthànhviênlúcnàyđãgắnbóvớicôngviệc,ngàycàngủnghộlẫnnhauvà,nhờcósựhợptácđó,đếnthờiđiểmnày,cácthànhviêncóthểđượcgọilàmộtđộihơnlàmộtnhóm.Ngườilãnhđạocầnsửdụnghìnhthứclãnhđạophânquyềntronggiaiđoạnnàyvàchiasẻquyềnquyếtđịnhvớicácthànhviênnhiềuhơntronggiaiđoạn1và2.

Khinhómbướcvàogiaiđoạn4,hoạtđộng,nhómđãthựcsựtrởthànhmộtđội.Người lãnhđạocó thể thư thảhơnvà tập trungphân tích rủi ro trongquytrìnhhoạtđộngcủađội,lậpkếhoạchchocôngviệctươnglaivàv.v...Đâylàhìnhthứclãnhđạoủythácphùhợpvớigiaiđoạnnày.Độidựánđang

giànhđượcnhữngkếtquả,vàcácthànhviêntựhàovềnhữngthànhtựucủahọ.Tronggiai đoạn này, có nhữngdấu hiệu của sự thân thiết, vui đùa vàthựcsựthíchthúđượclàmviệccùngnhau.

Điềuquantrọngcầnphảinhớlàkhôngcóđộinàoduytrìmãimộtgiaiđoạnđơnlẻnào.Nếugặptrởngại,độicóthểphảitụtlạigiaiđoạn3vànhàlãnhđạocóthểkhôngcònlãnhđạotheohìnhthứcủythácnữamàphảithựchiệnmôhìnhquảnlýphùhợptronggiaiđoạn3,tứclàhìnhthứclãnhđạophânquyền.

Thànhviêntrongcácđộidựánthườngthayđổi.Khicácthànhviênmớigianhập,bạnnênhiểurằngđộisẽbịkéotrởlạigiaiđoạn1trongmộtkhoảngthờigiannhấtđịnhvàbạnsẽlạiphảidẫndắtđộiquacácgiaiđoạnchođếnkhiđạttrởlạigiaiđoạnchínmuồi.Điềuđặcbiệtquantrọnglàbạnphảigiúpmọingườilàmquenvớithànhviênmớivàhiểuđượcvaitròcủathànhviênnày trongđội.Việcnàymấtđôichút thờigian,nhưngcóýnghĩavôcùngquantrọngnếubạnmuốnđộicủamìnhtiếptụcpháttriểnmộtcáchphùhợp.

Xâydựngtinhthầncamkếttrongmộtđộidựán

Trongphầnđầucủachươngnày,tôiđãchỉrarằngviệcgiúpcácthànhviêncủađộixâydựngtinhthầncamkếtvớidựánlàmộtvấnđềlớnđốivớicácnhàquảnlýdựán.Cácthànhviêncủađộithườngđượcphâncôngvàomộtdựánchỉlàvìhọlànhữngngườicósẵnnhất,chứkhôngphảibởivìhọlànhữngngườitốtnhấtchocôngviệcđó.Khiđiềunàyxảyra,họcóthểkhôngcóđượctinhthầncamkếtvớiđội.

Trong cuốn sáchOrganizations (tạmdịch:Các tổ chức),March vàSimontrìnhbày5nguyêntắctrongpháttriểntinhthầncamkếtcủamộtđộihoặcmộttổchức.Đólà:

1.Buộccácthànhviênđộiphảitươngtácthườngxuyênđểhọhìnhthànhý

thứcvềtưcáchthànhviêncủamộtđội.

2.Hãy chắc chắn rằng các nhu cầu cá nhân của các thành viên trong độiđangdầnđượcđápứngkhihọthamgiavàođội.

3.Hãyđểchomọi thànhviênhiểuđượcvì saodựán lạiquan trọng.Mọingườikhôngthíchcảmgiácphảilàmviệcchomộtdựántồi.

4.Hãychắcchắnrằngmọithànhviênđềuchiasẻcácmụcđíchcủadựán.Mộtconsâucóthểlàmrầucảnồicanh.

5.Duytrìtínhcạnhtranhtrongđộiởmứctốithiểu.Cạnhtranhvàhợptáclàhaimặtđốilập.Hãyđểchocácthànhviêncạnhtranhvớinhữngngườibênngoài,chứkhôngphảibêntrongđội.

Hãy lưuý rằngbạnkhông thể lúcnàocũng tuân thủđượcnguyên tắcđầutiênnếuđộidựánphântánvềmặtđịalý.Trongtrườnghợpđó,cácthànhviên nên “gặp nhau” thường xuyên qua hội nghị điện tín, hội nghị truyềnhìnhvà/hoặcmộtcôngcụgiao tiếpnàođódựa trên internet.Bạngầnnhưhoàn toànkhông thểnghĩ rằngmình làmộtphầncủađộinếuđội củabạnkhôngbaogiờgặpgỡnhautheocáchthứcnàođó.

Gợiýcuốicùng

Nếubạnmuốncómộtsốmôhìnhhayvềphươngpháplàmviệcvớicácđội,hãyquansátcáchuấnluyệnviêncừnhấtvàxemhọlàmviệcthếnào.Tuynhiên,hãycẩn thận,đừngbắtchướcphongcáchứngxửkiểu“đạica”củahọ.Phongcáchnàycóthểkhôngvấnđềgìvớimộtđộithểthao,nơimàmọingườicómặtbởivìhọmuốnởđó,nhưngsẽkhôngtốtchomộtđộidựán,nơimàcácthànhviêncómặtbởivìhọphảiởđó.TôicũnggợiýbạnnênxembộphimStandandDelivervàxemcáchmàJaimeEscalanteứngxửvớinhữngcôcậuhọctròcủamình.Sauđó,mỗikhibạnmuốnthanphiềnrằngbạncóquánhiềutráchnhiệmnhưnglạihầunhưkhôngcóquyềnhànhgì,thì

bạnhãytựhỏixemlàmthếnàomàmộtgiáoviên(ngườithậmchícòncóítquyềnhànhhơnbạn)có thểkhuyếnkhíchcảnhómhọcsinhhọctậpchămchỉ nhưvậy.Làm thếnàomàông ấy có thể thuhút bọn trẻ đến thamgiakhóahọchèhayhọchaitiếttoánmỗingày?Khiđóbạnsẽbắtđầunhậnrakhảnănglãnhđạothựcsựlàthếnào.

Ghinhớ

•Cácđộidựánkhôngthểtìnhcờmàcóđược.Chúngtaphảixâydựngcácđộiđó.

• Việc thu hút toàn đội dự án tham gia vào việc lập kếhoạchlàmộtcáchbắtđầuquytrìnhxâydựngđội.

•Xửlýcácvấnđềmụcđích,vaitròvàtráchnhiệm,quytrìnhvàcácmốiquanhệtheothứtựđó.

•Cáigọilàcácxungđộtcánhânthườngxuấtpháttừkỹnăngtươngtáckémcỏicủacácthànhviêntrongđội.Đểđộihoạtđộngtốt,mọithànhviênđềucầnđượchuấnluyệnvềlĩnhvựcnày.

•Hìnhthứclãnhđạophùhợpvớimộtđộiphụthuộcvàotừnggiaiđoạnpháttriển.Tronggiaiđoạnhìnhthành,đólàhìnhthứctrựctiếp.Tronggiaiđoạnsónggió,đólàhìnhthứckhuyếndụ.Tronggiaiđoạnnềnếp,chuyểnsangkiểuphân quyền. Cuối cùng, khi đội đạt đến giai đoạn hoạt

động,bạncóthểsửdụngkiểuủythác.

13.NhàquảnlýdựántrongvaitròmộtngườilãnhđạoKhilãnhđạođộicủamìnhtrongmôitrườngdựán,bạnphảicócáchtiếpcậnvừamangtínhnghệthuậtvừađảmbảonguyêntắc:nghệthuậttrongquảnlýnhân lựcvànguyên tắc trongápdụngcácquy trìnhdựáncần thiếtđểđạtđếnthànhcông.Lúcnàongườitacũngnóinhưthế,bởivìđiềuđóhoàntoànđúng.Kinhnghiệmcủatôichothấynhântốconngườicóthểvàthườnglàphầntháchthứcnhấtcủatoànbộdựán.Ngườiphụtráchdựán,cácthànhviênđộidựán,cácnhàquảnlýchứcnăng,cácchuyêngiatrongnhiềulĩnhvựcvàhầuhếtmọibênliênquancầnphảiđượcquảnlýmộtcáchhiệuquảđểđảmbảodựánthànhcông.Chương1và2giớithiệucácđịnhnghĩavềquyềnlãnhđạonóichung,cònchương12xácđịnhcáchìnhthứclãnhđạophùhợpchocácgiaiđoạnpháttriểncủađộidựán.Trongchương13này,tôidựđịnhtậptrungtìmhiểuchứcnăngcủamộtnhàlãnhđạodựán,phântíchcácđiểmmạnh,yếu,địnhhướngviệc tìmkiếmngườiủy thácvàxácđịnhtầmquan trọngcủađộngcơ.Tôicũngsẽ thảo luậnvềgiảiphápchoxungđột,phốihợphiệpđồngtrongđộivàmộtcáchtiếpcậnthựctếđểchủtrìcáccuộchọpcủadựán(chứkhôngphảilàquảnlýcáccuộchọpnày).

Xâydựngnềntảngchocôngtáclãnhđạođộidựán

Trướckhibạncóthểgắngsứchiểuvàlãnhđạongườikhác,bạncầnđầutưcho việc tìm hiểu chính bản thânmình. Tôi không khuyến nghị bạn dànhnhiềungàyđểphântíchtâmlýbảnthân,nhưngbạncầnsoigươngđểcócáinhìnthựctếvềchínhphongcáchứngxửcủabạnvàcáctácnhâncủaphongcáchnày.Điềunàychắcchắnsẽgiúpbạncóđượcnhữnghiểubiếtgiátrịvềhànhđộngcủachínhmìnhcũngnhưcủacácthànhviêntrongđộicủabạnvàcủacácbênliênquankhác.

Tìmhiểucácđặcđiểmcủacôngtáclãnhđạo

Khichủtrìcáchộithảovềquảnlýdựán,tôithườngđềnghịnhữngngườithamdựphátbiểuvàchiasẻvềnhữngkhoảngthờigianrảnhrỗitrongmỗingàycủahọ.Đâylàmộtcáchhỏiẩndụđểnhấnmạnhnhucầuphảitốiđahóamọicơhộitươngtác.Donhịpđộđiênrồcủamôitrườngdựán,hầunhưmọicuộctiếpxúcđềucóthểđượccoilàquantrọng.Nếubạnhiểubiếthơnvềbảnthânvàvềcácbênliênquan,bạnsẽcókhảnănggiaotiếphiệuquảhơnvàcó thểđưa ranhữngquyếtđịnh lãnhđạodựán tốthơn.Khảnăngthuyếtphục,tạođộnglựclàmviệcvàgiảiquyếtxungđộtcủabạnsẽđượccải thiện.Khibạnđã tạođượcnền tảngchonhữngkỹnăngnhânvănnày,bạnsẽtránhđượckiểuứngxửthiếuănkhớpvớicácbênliênquanởmọicấpđộ.Việcbạnhiểurõcácđặcđiểmcủacôngtáclãnhđạo(đặcđiểmcánhân,điểmmạnh,điểmyếu)sẽgiúpbạntìmđượccáchđiềuchỉnhphongcáchchophùhợpvớitừngbênliênquanvàtừngtìnhhuống.Điềunàygiúptạorasựliênkếttốthơntrongđội,giúptạoratínhhiệuquảcaohơn.Theocáchnóithựctếthìbạncàngnhanhnhẹnbaonhiêuthìcơhộithànhcôngcủadựáncànglớnhơnbấynhiêu.

Nắmđượccácđặcđiểmcủacôngtáclãnhđạo

Tôiđãchứngkiếnnhiềudựánthấtbạibởivìnhàquảnlýdựáncứkhăngkhăngrằngcácbênliênquancầnđiềuchỉnhtheophongcáchcủanhàlãnhđạođó.Nhưđãđềcậpởphầntrên,đểđộidựántrưởngthànhvàchínmuồi,bạnphảitrảiquacáchìnhthứclãnhđạotừtrựctiếpđếnủythác.Đâylàcáchlàmhợp lývàápdụngchonhiềukịchbảnđộidựán,nhấnmạnhnhucầuphảicócáchtiếpcậnlinhhoạt.Tuynhiên,khibạntrảiquanhữngngàylàmviệcđiểnhìnhtrongdựán,bạnphảiđốimặtvớinhiềuhoạtđộngtươngtáckhácnhau,đòihỏiphảicósựchuyểntiếpsuônsẻtừhìnhthứclãnhđạonàysanghìnhthứclãnhđạokhác.Mộtsốnhàquảnlýdựáncónăngkhiểubẩmsinhđểlàmviệcnày,nhưngnhiềungườikháccầnhọctậpvàrènluyện.Bạn

nênđầutưthờigianvànỗlựcđểpháttriểnkỹnăngnày.Giốngnhưmộtchútắckèhoahọccáchthayđổimàudađểsinhtồn,bạncũngnênđiềuchỉnhcáchtiếpcậnvớimọingười,vớicáctìnhhuốngvàcáchoàncảnhnhằmđảmbảotínhhiệuquảcủadựán.

Nhiềungườitrongchúngtacảmthấyưathíchvàthoảimáivớimộtphongcáchtựnhiênnàođóvốnđượcgọilà“vùngantoàn”(comfortzone).Hiệntượngnàythườnglàmchoviệckhởiđộngquytrìnhchuyểnđổitừmộtnhàquảnlýdựánthànhmộtnhàlãnhđạotrởnênkhókhăn.Bạnluôncảmthấydễhoạtđộngkhibạnđanghànhxửmộtcách tựnhiên,đúngvới tínhcáchcủabạn.Tuynhiên,khitìnhhuốngđòihỏibạnphảithoátrakhỏi“vùngantoàn”này,bạnbuộcphảicósựcốgắngnhấtđịnh.Đểtrởthànhmộtnhàlãnhđạodựáncóhiệuquả,bạncầnhiểurõvềsựmiễncưỡngmàbạncóthểgặpphảikhi thayđổicáchứngxửcủamình.Nếuhìnhthứctrựctiếpcầnđượcbiểuthịkhiứngxửvớimộtbênliênquanvàbạnthấyrằngđâylàcáchmàbạnítưathíchnhất,hãynỗlựchếtsứcđểđểnângtínhkỷluậtvàtạođủđộnhanhnhạyđểđiềuchỉnhcáchtiếpcậnưathíchcủabạnvàthểhiệntháiđộthẳngthắn.Tấtcảnhữngquantâmđếncácchitiếtcủacôngtáclãnhđạodựánsẽgiúpcảithiệnsựhòahợpgiữaphongcáchlãnhđạo,đặcđiểmứngxửcủa các bên liên quan của bạn và nhiều kịch bản dự ánmà bạn gặp hàngngày.Hình13-1biểuthịmộtbốicảnhrõràngcủasựhòahợpnày:

Xâydựngnhữngtácnhânủnghộdựán(projectconstituents)

VàocuốithếkỷXX,ngườitarấtítchúýđếnkháiniệmnhàquảnlýdựánvới tư cách làmộtnhà lãnhđạo.Trongmột cuộchọpvề tình trạngdựánđiểnhình,cácthànhviênđộidựánbáocáotiếnđộtheocácnộidunghoạtđộngđượcgiao(tươngtựnhưngàynay).Nếucôngviệckhôngđượchoànthành,thànhviênđóthườngbịloạibỏ,hoặccóthểnhàquảnlýchuyênmôncủa anh ta sẽ được gọi đến. Tốc độ làmối quan tâm phổ biến trongmôitrườngđộidựán.

Thờithếđãthayđổi.Khảnănglãnhđạodựánmộtcáchcóhiệuquảđượccác trườngđại học, các chuyêngia, và tất nhiên là tác giả cuốn sáchnày,côngnhậnlàmộtyếutốkhôngthểthiếuchosựthànhcôngcủatoànbộdựán.Sựlớnmạnhcủacáctổchứcchuyênvềdựán(tứclàphầnlớncôngviệcđạtđượcthôngquacácdựán),bảnchấtthựcsựvàtầmvóccủacácdựántoàncầu,vàthựctếđadạngvănhóađềulàmgiatăngyêucầuphảicócácnhàlãnhđạogiỏichứkhôngchỉlàcácnhàquảnlýđộidựán.Cácnhàlãnhđạocầnphảicóngườiủnghộ,vàcácnhàlãnhđạodựánkhôngphảilàngoạilệ.

Hìnhthànhsựnhấtquántrongcácmốiquanhệcôngviệc

Đểhìnhthànhsựủnghộ,tứclàcácthànhviêntrongđộivàcácbênliênquannhiệttìnhthựchiệnhoặcủnghộcôngviệcdựán,bạncầnxâydựngniềmtinvà sự tôn trọng, thậmchí là cả sựkhâmphụcđốivớibạnnữa.Điềuquantrọnglàphải“nóilàlàm”(“walkthetalk”)vàthểhiệnnhấtquántrongcácmốiquanhệ côngviệc.Vídụ, nếumộthuấn luyệnviên thể thao thểhiệnphongcáchnhiệttìnhvàđòihỏikhắtkhe,thếnhưngsauđólạitừbỏphongcáchđógiữachừng,thìđộithểthaođósẽhoangmangvàbốirối,vàkếtquảthiđấuchắcchắnsẽbịảnhhưởng.Nhữngngườiủnghộdựánkhôngchờđợisựhoànhảo,nhưngrấtcầnsựnhấtquántừcácnhàlãnhđạodựáncủahọ.Nếubạnchấpnhậncáchtiếpcậnnày,bạnsẽtạođượchiệuứngtíchcựclêntinhthầncủađộivàcủacácbênliênquan.

Khuyếnkhíchtâmlýsẵnsàngchấpnhậnrủirovàtriệttiêunỗisợthấtbại

Làmộtnhàlãnhđạodựán,bạncầnkhuyếnkhíchtâmlýsẵnsàngchấpnhậnrủirovànỗlựctriệttiêunỗisợthấtbại.Nếuđộidựánsợmắcsailầm,hiệuquảlàmviệccủađộisẽkhóđạtđượcởmứccaonhất.Điềuquantrọnglàbạnphảihuyđộngđượckiếnthứcvànănglựccủamọingườiđểtốiđahóađónggópcủacácthànhviênvàodựán.Mặcdùnghecóvẻngượcđời,nhưngcácsailầmquảthựccóthểtạoranhữngcơhộiquantrọng.Bạnkhôngchỉcóthểhọchỏitừcácsailầmcủamìnhmàcòncóthểsửdụngchúngđểđiềuchỉnhtháiđộvàtạolậpsắctháimớichomôitrườngđộidựán.Trongsựnghiệplãnhđạodựán của tôi,một trongnhững thóiquen tốt nhấtmà tôi đãhọcđược là tậndụngsai lầmđầu tiênmàmìnhmắcphải.Tôi sẽ ra thôngbáorằngtôiđãlàmsai,nói“Đólàlỗicủatôi”rồigiảithíchmìnhđịnhgiảiquyếtvấnđềnhưthếnào.Nếucácthànhviêntrongđộithấyrằngbạnlàngườicởimởvàsẵnsàngchiasẻnhữngbướcsơsẩycủabạn,thìbạnsẽthấynhữngcơhộituyệtvờithúcđẩyhọcũngsẽlàmtheobạnvàsẵnsàngchấpnhậnnhữngrủironhấtđịnhkhidựántiếntriển.

Tạodựngmộtphongcáchvănhóaphảnbiệntíchcực

“Mọidanhhiệuchỉlàphùphiếm”làmộttrongnhữngtuyênbốđầutiênmàtôiđưarakhitiếpxúclầnđầuvớiđộidựán.Đâylàmộtnguyêntắccănbảnquan trọnggiúpbạnxác lậpmộtphong cách vănhóaphảnbiện tích cực.Nếudựánđangtronggiaiđoạn2,tứclàgiaiđoạnsónggió,nhưngcáccuộchọplạicókhôngkhíthânmậtvàthốngnhấttháiquá,thìrõrànglàbạnđanggặpvấnđề.Rấtcókhảnăngđólàmộtđộidựánbấtbìnhthườngđangvậnhành trongmộtmôi trườngkhắcnghiệt.Nhậnđịnhnàykhôngcónghĩa làbạnnênkhuyếnkhíchxungđột,nhưngbạncầnthúcđẩyquytrìnhđadạnghóacácquanđiểm.Làmộtnhàlãnhđạodựán,điềuquantrọnglàbạnphảitạo đượcmộtmôi trường khuyến khích sự trao đổi ý kiến và quan điểm,đồng thờikhôngcósựđedọa trảđũa.Phongcáchvănhóaphảnbiện tíchcựcnàygiúpbạnluôndồidàoýtưởngvàhỗtrợbạntrongviệcđưaracácquyết định chiến lược và chiến thuật.Nếu xung quanh bạn toàn là nhữngngười“baphải”,thiếusựquantâmcầnthiếtđếnviệcđưaracácýtưởng,thìdựánchắcchắnsẽbịđìnhđốnvàbạnsẽđánhmấtgiá trị thựccủanhữngngườiủnghộdựáncủabạn.

Độngcơ

Mọinhàquảnlýdựánđềuđòihỏicácthànhviênđộidựánphảihoànthànhcáchoạtđộngvàgiànhđượckếtquảđúngthờihạn.Làmộtnhàlãnhđạodựánhiệuquả,bạncầncó thêmmộtyếu tốnữa,đó là“chất lượng thựchiệncôngviệctốtnhất”.Đểcóthểthuđượcnhiềukếtquảnhấttừđộidựán,bạnphảitậptrungvàotừngcánhântrongđội,chứkhôngchỉlàmộttậphợpcáccông nhân đang tìm cách đáp ứng các thời hạn.Nếu bạn kích thích đượcđộngcơcủacáccánhân,thìbạnkíchthíchđượccảđộivàtạolậpđượcnềntảngchomộtmôitrườnglàmviệccóhiệusuấtcao.Ngượclại,mộtđộidựánthiếuđộngcơsẽgặpkhókhănliêntiếpbấtkểcáckhíacạnhkỹthuậtcủadựánđượcquảnlýtheocáchnào.

Mộtsốnhàlãnhđạodựánsửdụngcáccôngcụtựđánhgiáđểxácđịnhcác

đặcđiểmvàcácbiểuhiệnđộngcơcóthểcócủacácthànhviêntrongđội.Mặcdùbiệnphápnàyđãchứngtỏ làcóhiệuquả trongnhiều trườnghợp,nhưngtôithíchcáchtiếpcậntruyềnthốnghơn,cụthểlàdànhthờigianvớicácthànhviêntrongđộivàcácbênliênquanquantrọngkhácđểtìmrađiềugìkhiếnhọtiếnbước.NếubạnđầutưthờigianđểnóichuyệnvàlắngnghecácthànhviêntrongđộitrongmộtdịpcafévàomộtbuổisángthứBanàođó(hãycốgắngtránhthứHai,bởivìmộtsốngườitrongchúngtacầnphảiđiềuchỉnh sinh hoạt và làm việc đôi chút sau khi nghỉ cuối tuần) và ghi nhậnnhữngđónggópcủacácđồngnghiệptrongmộtbuổinhâmnhichútđồuốngvàogiờbánhàngkhuyếnmạihaymộtbữatrưađặcbiệtnàođó,bạnsẽcủngcốđượcmốiquanhệvàcóthểhiểurõhơnconngườihọ.Càngbiếtnhiềuthìbạncàngsẵnsànghơnkhinhucầukíchthíchđộngcơxuấthiện.PhongcáchquảnlýMBWA,tứclàđiềuhànhbênngoàivănphòng,đượcBillHewlettvàDavePackardgiớithiệutrongthậpkỷ1970vàtrởthành“phongcáchHP–Hewlett-Packard”.Phongcáchnàynhấnmạnhkỹthuậtnóitrênvàđượccácnhàlãnhđạodựán,cácCEOvàcácnhàquảnlýởmọicấpsửdụngbởivìnóvẫnchứngtỏtínhhiệuquả.Điềunàyđặcbiệtđúngtrongmôitrườngdựánđặc thù,nơimànhà lãnhđạokhôngquản lýbằng thẩmquyềnchính thức.Nếubạn thiếu thẩmquyềnđể ra lệnhchohọ,bạncầnxâydựngđượckhảnăngthúcđẩyđộngcơởhọ.

Hãybiếtcáchchúcmừng.Ngaykhicóthể,mộtthànhtựu,dùlớnhaynhỏ,cầnđượcghinhậnvà tônvinh.Khicácdựánbắtđầu,một số lượngnhấtđịnh sự trì trệphảiđượcvượtqua.Bạnhãybắtđầubằngviệcchúcmừngnhữngthắnglợinhỏ,vàkhidựántiếntriển, tiếptụcghinhậnnhữngcôngviệcđượchoànthànhtốt.Nhiềunhàlãnhđạochúcmừngđộidựánkhihọđạtđượccácmốcdựánhoặckhihọhoànthànhcácmụcđíchđãxácđịnhvàocuốimỗigiaiđoạndựán.Dùbạnsửdụngphươngphápnào,thìviệccủabạnvẫnlàphảiduytrìđượcđàlàmviệcbằngcáchtìmhiểuvềđộngcơvàđảmbảonhiệthuyếtmạnhmẽcủađộidựán.

Lãnhđạodựánvàmôitrườngđộidựán

Nhưtôiđãđềcậptrongphầntrên,ýtưởngcoinhàquảnlýdựánlànhàlãnhđạolàmộtkháiniệmtươngđốimới.Cáchđâykhônglâu,vaitròthànhviênđộidựán,cácchiếnlượcgiảiquyếtxungđộtvàcáchoạtđộngphốihợphiệpđồngkhôngđượccoilàcóvaitròquantrọngđốivớithànhcôngchungcủadựán.Làmộtnhàlãnhđạodựánngàynay,bạncầngiảiquyếttấtcảnhữngviệcnày.Trongphầnnày,chúngtasẽlàmrõnhữngkỹthuậtđãđượcchứngminhlàcóhiệuquảchocôngtáclãnhđạocácđộidựánvàmởrộngphạmvitậptrungđểbaohàmcảcácđộidựánảo(cósựphântánvềmặtđịalý).

Xácđịnhvàpháttriểnvaitròcủacácthànhviênđộidựán

Mặcdùbạn lànhân tốđoànkếtcác thànhviên trongđộivớinhau,nhưngbạncũngcó thểđượccoi làngườiđảmnhiệmvai tròcủamộtbếp trưởngtrongphachếcácnguyênliệu,màởtrongmôitrườngdựánchínhlàvaitrò,cácloạikỹnăngvàcácđặctrưngtínhcáchkhácnhaucủacácthànhviênđộidựán,nhằmtốiđahóanănglựctổngthể.Tấtnhiên,đâylàmộtlốinóiẩndụ,nhưnglạimôtảđượcmộtkháiniệmquantrọng.Khidựántiếntriển,cáccánhânsẽdầnđảmnhiệmnhữngvai tròphùhợpmộtcách tựnhiênvớimôitrườngđộidựánmàcórấtíthoặckhôngcóxungđộtgìxảyra.Tuynhiên,trongnhiềutrườnghợpkhác,việccácthànhviênkhônghiểunhauđãgâyranhững va chạm hàng ngày và sự bất đồng tiêu cực. Trong thế giới dự ánngàynay,bạncầnxácđịnhđượccácđiểmmạnh,điểmyếu,tínhtình,phongcáchcủacácthànhviêntrongđộinhằmthiếtlậpmốiquanhệlâudàitrongđộingũnhânsựdựán.Mỗithànhviênđộiđềucómặtởđâyvìmộtmụcđíchnàođó, thông thường làvề chuyênmônchứcnănghoặc chuyênmôn trênmộtlĩnhvựcnàođó.

Đểgiúpchođộidựáncủabạngắnkết,bạnphảitheodõisựnăngđộngcủanhómnày.Hãychủđộngvàxácđịnhnhữngvùngnguyhiểm(dangerzones),nơimàcácxungđộtcóthểxảyra.Hãytìmcơhộiphốihợpcácnỗlựccủa

độihoặcthậmchílàthànhlậpcáctiểunhómđểkíchthíchviệcphốihợptàinăngcủahọ.Mụcđíchcủabạnlàthúcđẩysựphốihợphiệpđồngnhằmtốiđahóanănglực làmviệccủađộidựán.Mộtđịnhnghĩachungvềsựphốihợp hiệp đồng như sau: “tổng thể hệ thống có giá trị hơn phép cộng đơnthuầncácbộphậncủanó”.Làmộtnhàlãnhđạođộidựán,đâylàđiềumàbạnphảinỗlựcđạtđược,vàlúcnàocũngphảinỗlựcnhưvậy.

Xácđịnhcáchtiếpcậnphùhợptronggiảiquyếtxungđột

Mọiđộidựánđềuphảitrảiquaxungđộtởmộtthờiđiểmnàođó,vànhưtôiđã nhấnmạnh ở phần trước, phần nhiều những xung đột đó có tính lànhmạnhvàtíchcực.Bạnchỉcầnhànhđộngkhixungđộtđótrởthànhyếutốpháhoạicôngviệcvàcácmốiquanhệcủadựán.Mọivấnđềvềtínhcách,cácvấnđềưu tiênkhácnhau, sựbấtđồnggiữacácbên liênquan, tiếnđộchặtchẽvàcácvấnđềkỹthuậtđềucóthểđượccoilànguyênnhânsâuxacủaxungđộttrongmôitrườngdựán.Cáchthứcbạngiảiquyếtcácvấnđềnổilênnàysẽlànhântốquyếtđịnhđếnhiệuquảcủabạntrongvaitròcủamộtlãnhđạodựán.Phầnlớnchúngtađềucóphongcáchriêngtronggiảiquyếtxungđột.Nhưđãđềcậptrongphầnđầuchươngnày,điềunàycóthểdẫn đến một “vùng an toàn” (comfort zones) làm cản trở khả năng điềuchỉnhphongcáchcủabạnchophùhợpvớitìnhhình.SusanJundatrìnhbày5cách tiếpcậnđểgiảiquyếtxungđột trongmôi trườngdựán trongcuốnProject Team Leadership: Building Commitment Through SuperiorCommunication(tạmdịch:Lãnhđạođộidựán:Xâydựngcamkếtthôngquagiaotiếphiệuquả)nhưsau:

1.Tránhné.Thườngđượcgọilàtriệuchứngđườngbay.Tránhnéxảyrakhimột cá nhân trì hoãngiải quyết vấnđề, thoái lui khỏi tìnhhuốnghoặcnétránhhoàntoànxungđộtđó.

2.Đápứng:Trongtrườnghợpnày,mộtcánhântậptrungvàoviệcđápứngnhucầucủangườikia,bỏquatấtcảnhữngviệckhác.

3.Thỏahiệp.Đâylàmộtnỗlựcnhằmtìmkiếmđiểmchungtrongđókhôngbênnàođạtđượctấtcảnhữnggìmàbênđóđangtìmkiếm.

4.Cộngtác:Lúcnày, cả hai bên làmviệc cùngnhauđểđạt đếnmột giảipháp cùng có lợi; đây làmột kịch bản hai bên cùng thắng (win-win) điểnhình.

5. Ép buộc/cạnh tranh: Đây là cách tiếp cận “hoặc là theo tôi, hoặc làkhông”,khimàmộtcánhânkiênquyếtxúctiếncôngviệctheoýtưởngcủaanhta.

Nhiệmvụcủabạnlàphảiquyếtđịnhxemcáchtiếpcậnnàolàphùhợpnhấtdựa trên tình huống xung đột dự án. Nếu bạn đã đầu tư để thực sự hiểunhữngtácnhânủnghộdựáncủabạn,thìnhiệmvụnàytrởnênbớtkhókhănhơnnhiều.Cácxungđộtbênngoàiđòihỏibạnphảicóđánhgiá thấuđáohơnvềtìnhhìnhvà(các)cánhântrướckhibạnthôngbáoquyếtđịnh.Bấtkểbạnchọncách tiếpcậnnào, thìhãynhớ làphải tập trungvào thực tế,chứkhôngphảicảmxúc.

Điềuhànhcáccuộchọpvềtìnhhìnhdựán

Tầm quan trọng của các cuộc họp về tình hình dự án thường bị đánh giáthấp.Đúngvậy, nhiều tổ chứchọpquánhiềuvàmất quánhiều thời gian.Tuynhiên,cáccuộchọpđánhgiátìnhhìnhvẫnluôncótầmquantrọngsốngcònđốivớisựthànhcôngcủadựán.NếumọiCEOđềunhậnthứcđượcsốlượng thờigianvà tiềnbạcđãbịsửdụng lãngphíchocáccuộchọp thiếuhiệuquả,thìmọingườicóthểđãđượcđàotạođểtrởthànhnhữngngườichủtrìvàthamgiatíchcực,đónggópvàoviệcnângcaohiệuquảchocáccuộchọp.Với tưcách làngười lãnhđạodựán,bạncó tráchnhiệmtổchứccáccuộchọpvềtìnhhìnhdựánmộtcáchhợplý,hiệuquảvàhữuích.

Đâylàmộtsốphươngpháptốtnhấtđiềuhànhcáccuộchọpvềtìnhhìnhdự

ánmộtcáchcóhiệuquả:

• Xácđịnh thực trạng côngviệc; chứđừng sửdụng thời gianquýgiá đểhoànthànhcôngviệctrongcuộchọp.

•Đềraquychếcănbảnchocáccuộchọpnhư:

1.Sốlượngthànhviêntốithiểucầnthiếtchomộtcuộchọp.

2.Sựđồngthuận(trongtrườnghợpbếtắc,nếucó5thànhviênđồngýthìtiếptụccuộchọpvàđểngỏkhảnăngquaytrởlạivấnđềđó).

3.Gác lạimọidanhhiệuở cửaphònghọp (xứngđángnhắc lại lầnnữaởđây).

4.Bímật(mọiviệcphảiđượcgiữtrongkhuônkhổphònghọp).

5.Lầnlượttừngngườiphátbiểu.

•Bắtđầuđúnggiờ,kếtthúcđúnggiờ.

•Chỉđịnhmộtngườibấmgiờđểgiúpbạngiữđúngtiếnđộ.

•Chọnmộtthưkýcuộchọpđểghichépvàphânphốibiênbảncuộchọp.

•Thamgiavới tinh thần tập trungcaođộđểcó thể lắngngheđượcmọiýkiến.

•Khôngchophépmởrộngcácnộidungthảoluậnbổsung.

•Đảmbảorằngmọithiếtbịđiệntửđềuđãtắthoặcởchếđộrung.

Khiđềraquychếcănbảnchocuộchọp,điềuquantrọnglàbạnphảinhậnđượcsựcamkếtcủamọithànhviênđộidựán.Nếubạnchỉralệnhchođộiphảilàmđiềunày,thìsẽkhôngcóaitôntrọngtriệtđểchúngcả.Mộtsốđội

dựáncònđểcácthànhviênthaynhauđảmnhiệmvaitròthưkýcuộchọp.Đây làmộtý tưởng rất tệ.Nếubạnchỉđịnhmột thưkýcuộchọpchuyênnghiệp,thìngườinàysẽpháttriểnnhữngthóiquenhiệuquảtrongghichépvàphânphốibiênbảnđúngthờihạn.Nếucôngviệcnàyluânphiêngiữacácthànhviênđộidựánthìmỗingườisẽcómộtphongcáchlàmviệckhácnhauvàkhôngcóaipháttriểnđượccáckỹnăngphùhợpnhưđãnóiởtrên.

Làmviệcvớicácđộidựánảo(virtual)

“Brussels,chúngtagặprắcrốirồi.”Tôinhớlàđãnóinhữnglờinàyvớimộtthànhviênđộidựánsaukhiđưaraquyếtđịnhđìnhchỉphiênhọpquatruyềnhìnhhàngtuần.Tôiđãkhônghiểunhữngtháchthứctruyềnthôngmàđộidựánđangtriểnkhaitrêntoàncầucủatôigặpphảivàothờiđiểmđó.Khôngcócáchgìkhác,cuốicùngquyếtđịnhđãbịhủybỏ.Nếuđộidựáncủabạnsốngởcáctòanhàkhácnhauhoặcphântántrêntoàncầu,bạnnênpháthiệnkịpthờinhữngtháchthứccụthểcủamìnhvàlậpkếhoạchvượtquachúng.

Nhiềuđộiảogặpphảinhữngcản trởđặcbiệthoặcchắcchắnxảyra trongmộtmôitrườnglàmviệcphântánvềđịalý.Giaotiếpởmọicấpđộcóthểtrởthànhmộtnghệthuật,mộtmônkhoahọc,mộttiếtmụcxiếchoặclạilàcănnguyêncủa rắc rối.Khicác thànhviên trongđộikhôngphảiđixuốngphòng họp lớn hoặc đi lên tầng trên, thì việc truyền đạt thông tin rõ ràngcũngcóthểtrởthànhmộtdựán.Cácnộidungcóxuhướngbịsailệchkhiđượctruyềnđạtquakhâutrunggian.Cácthànhviênđộidựánthườnggặpphảinhữngvấnđềluônhiệnhữunhưngkhôngcóaipháthiệnđượccả.Nếubạn bổ sung các thành viên đa văn hóa hoặc đa ngôn ngữ thì nhữngmâuthuẫncàngcóthểpháttriểntheohướngtươngtự.Sựkhácbiệtvềvănhóa,nếukhôngđượcnhậndạngvàxửlýmàcứđểnhưvậy,cóthểngăncảnsựpháttriểntínhthốngnhấtthựcsựcủađội.Sựkhácbiệttrongthóiquenlàmviệc,lễnghivàphongcáchcũnglànhữngyếutốphổbiếnvàgâynhiềutáchại.

Đểchốnglạinhữngtháchthứcphátsinhsovớicácđộidựánthôngthường,bạnphảiquaytrởlạinhữngđiềucănbản,đólàbạnphảihiểucácthànhviêntrongđộivàcácbênliênquancủamình.Hãychắcchắnrằngcuộchọpkhởiđầudựánlàcuộcgặpgỡtrựctiếp.Điềunàycóthểlàhếtsứckhókhăn,đặcbiệt làkhicácthànhviênphảidichuyểnnhiều,nhưnglàmộtviệcthựcsựquantrọngđốivớisựgắnkếtvàtinhthầncủađộidựántrongtươnglai.BạnphảinhậnthứcrõnhucầuphảithuyếtphụcđượcBanquảntrịhoặcnhàtàitrợdựánvềviệcnày.Đểlàmđượcnhưvậy,bạnhãyướcđịnhcácchiphívàlợi íchdựkiếnvàgiải trìnhchohọkhicần thiết (tôiđã từngphảicốgắnglàmđiềuđó6lầnmớinhậnđượccâutrảlời:“đồngý”).

Nếutổchứccủabạnthiếucáccôngcụgiaotiếpảotântiếnnhất,thìbạnhãytrởthànhngườicổxúychochuyệnđó.Hãythuyếtphụctổchứcvềnhucầuphảiđầu tư choviệcnângcấp các côngcụgiao tiếpđóbằngcách làm rõnhữngphítổnvànhữngtácđộngtiêucựccủacáccôngcụgiaotiếplạchậuđốivớicácdựántrướcđây.

Khidựántiếntriển,bạntạođượccàngnhiềucơhộitươngtáckhôngchínhthứcchocácthànhviênđộidựáncàngtốt.Điềunàycũngsẽluôncóíchbởivì nó giúp bạn tận dụng được các cơ hội tiếp xúc ngẫu nhiên và phá vỡnhữngràocảnengạigiữamọingười.

Ghinhớ

•Bạncàngnhanhnhạytronglãnhđạongườikhác,thìcơhộithànhcôngcủadựáncànglớnhơn.

•Điềuquantronglàphải“nóilàlàm”vàtạosựnhấtquántrongcácmốiquanhệcôngviệccủabạn.Khuyếnkhíchtâmlýsẵnsàngchấpnhậnrủiro,triệttiêunỗisợthấtbại,

vàxâydựngmộtphongcáchvănhóaphảnbiệntíchcựcsẽ giúp bạn trở thànhmột nhà lãnh đạo dự án hiệu quảhơn.

•Côngviệccủabạnlàphảiduytrìđộngcơcủađộidựánbằngcáchtìmhiểuvềcácthànhviêntrongđộicủabạnvàđảmbảotinhthầntốtchođội.

•Làmột nhà lãnhđạodự án, bạn cần cókhảnăngpháthiện và phát huy vai trò của các thành viên trong đội,quyết định cách tiếp cận phù hợp trong giải quyết xungđột,điềuhànhcáccuộchọpđánhgiátìnhhìnhdựán,vàlàmviệcvớicácđộidựánảo.

Bàitập

Hãyphân tíchmôi trườngdựán trong tổchứccủabạn.Hãy lậpmộtdanhsách10đặcđiểmlãnhđạodựánquantrọngđảmbảochothànhcôngcủadựánđó.Từdanhsáchnày,bạnxácđịnh3đặcđiểmquantrọngnhất.Sauđósosánhdanhsáchđóvớikhảnăngcủachínhbạn.Đặcđiểmnàolàmạnhnhấtởbạn?Đặcđiểmnàocầnphảiđượccảithiện?

14.PhươngpháptriểnkhaicôngtácquảnlýdựántrongcôngtyBiếtcáchquảnlýcácdựánlàmộtchuyện.Cònthúcđẩymọingườithựcsựtiếnhànhcôngviệccủadựánlạilàmộtchuyệnkhác.Quảnlýbằngtrựcgiáchaykinhnghiệmcóvẻdễhơnnhiềusovớiviệctriểnkhaimọihoạtđộnglậpkếhoạch,xâydựng tiếnđộvàgiámsátnhưđãđược trìnhbày trongcuốnsáchnày.Thậmchíkhingườitadành3hoặc4ngàychocáccuộchộithảoquảnlýdựán,bạnvẫnnhậnthấyrằngsauđóhọnhanhchóngquênnhữnggìđượcdạyvàtrởlạivớicáchlàmcũ.

Tôiđãnỗlựcgiảiquyếtvấnđềnàytronghaimươinămnayvàcuốicùngđãtìmramộtvàicâutrả lời.Dướiđâylàmộtsốgợiývềcáchxâydựngcácnguyêntắcchocôngtácquảnlýdựántrongcôngtycủabạn:

•Cáchđây50năm,TiếnsỹW.EdwardsDemingđãpháthiệnrarằngnếubạnkhông tranh thủđượcsựquan tâmcủaBanquản trịcaonhấtđếnmộtchươngtrình,thìchươngtrìnhđósẽsớmchếtyểu.Điềunàykhôngcónghĩalàchỉcầnhọquantâmmộtcáchđãibôi.NhưTomPetersgợiýtrongcuốnsáchThrivingonChaos(tạmdịch:Phátđạttừcảnhhỗnđộn),nếumộtnhàquảntrịmuốnđiềugìđódiễnratrongcôngty,anhtaphảithayđổilịchlàmviệc,phảidànhthờigiannóichuyệnvềquảnlýdựán,thamgiavàoviệclậpkếhoạchdựánhoặctheodõicáccuộchọp,bắttayvàoviệcxemxétcácghichépvềdựáncủamọingườivàđặtcáccâuhỏivềcáchthứcmàdựánđượctiếnhành.Nóicáchkhác,anhtaphảiquantâmthựcchấtđếnnộidungnày.

•Cáccôngtyphảixâydựngcơchếđánhgiákếtquảthựchiệnnhằmđánhgiáviệcsửdụngcáccôngcụquảnlýcủamộtnhàquảnlýdựán.Cáccôngtycầnkhenthưởngnhữngngườiđãthựchiệncácphươngpháptốtnhấtvànếucầnthiếtthìcóhìnhthứcxửphạtkhihọkhônglàmnhưvậy.Nhưnghãythật

cẩntrọng.Hãychắcchắnrằngbanquảnlýcấptrênkhônggâycảntrởđốivớicácnhàquảnlýđangtriểnkhaicácphươngphápquảnlýtốt.

•Sẽthậthữuíchnếutoànđộidựánđượchuấnluyệnvềnhữngkháiniệmcơbản.Bởivì,khibạnchocácthànhviêntrongđộibiếtrằngbạnmuốnhọlậpmộtWBSchophầncôngviệccủahọtrongdựántrongkhihọchưabaogiờnghethấythuậtngữnàytrướcđó,họsẽkhôngthểđưaramộtsảnphẩmtốt.Tôinhận thấyrằngnhìnchung,cácnhàquản lýdựáncần ítnhấtmộtđợthuấnluyệnvềquảnlýdựántừ3đến4ngày,còncácthànhviêntrongđộicầnkhoảng2ngày.

•Tôicũngnhậnthấyrằngbanquảnlýcấpcaonêncócáinhìntổngquanvềcácnguyên tắcđểcó thểbiếtđượchọ thựcsựnênmongđợiđiềugì.Mộttrongnhữngnguyênnhânphổbiếnnhấtdẫnđếnthấtbạicủadựánlàsựkỳvọngthiếuthựctếcủacácnhàquảnlýcấpcao.Tuynhiên,nhiềunhàquảnlýcấp cao bận rộn đếnmức bạn chỉ có thể thu xếp cho họ gặp nhau trongkhoảng3giờđồnghồ,nếunhưbạncóthểlàmđiềuđó.Đểgiảiquyếtvấnđề,chúng tôi đã tiến hành ghi hình nội dung thuyết trình và giảm thời lượngxuốngcòn1giờ15phút,vừađủthờigianchocácnhàquảntrịbậnrộnhiểunhữnggìhọcầnbiếtđểủnghộvàkhuyếnkhíchnhữngnỗlựccủanhàquảnlýdựán.Ngàynay,cácnhàquảnlýcấpcaocầntậndụngnhiềuhơnnhữngcơhộihuấnluyệntrựctuyếnmàhọcóthểtiếpcậnđược.

•Saukhicôngtáchuấnluyệnhoànthành,hãychọnmộtdựánđượccholàcókhảnăng thànhcôngcao–đừngchọncôngviệckhókhănnhấtvàkhảnăngthấtbạiquácao–vàđềnghịhuấnluyệnviên/nhàtưvấncủabạndắtđộidựánđi từngbướcmột.Đâylàgiaiđoạn“cầmtaychỉviệc”vàtôiđãnhận thấy làhết sứcquan trọng (một sốcông ty lớnmà tôi từng làmviệccũngnhậnthấyđiềuđó).Thựcsựsẽcóíchkhicóaiđógiúpđỡđộidựánthựchiệnnhữnggìmàđộiđãhọcđược.Tấtcảnhữngthủtụcmớiđềurấtbấttiệnkhibạnlầnđầutuânthủchúng,vàmộtchuyêngiatừbênngoàisẽgiúp

chomọiviệctiếntriểnêmxuôihơn.Bêncạnhđó,mộtngườingoàicuộccóthểkháchquanhơncácthànhviêntrongđội.

•Hãylênkếhoạchđểtạođiềnkiệnchomọingườicóthểgiànhđượcnhữngthành tích nhỏ. Hãy quên nguyên tắc Pareto đi. Nguyên tắc đó sai trongtrườnghợpcụ thểnày,ngaycảkhixemxét từgócđộquanđiểmkinh tế.TheoPareto,bạncầnbắtđầuvớinhữngvấnđềquantrọngnhấtvàgiảiquyếtchúng,sauđótiếptụcvớinhữngvấnđềđơngiảnhơn.Điềunàynghecóvẻhayvềmặtkinhtế,nhưngthựcsựkhôngphảinhưvậy.Nguyêntắcnàybỏquamộtthựctếrằngvấnđềlớnnhấtcũngchắcchắnlàvấnđềkhógiảiquyếtnhất,vìthếmọingườidễthấtbạihơn,dễtrởnênthoáichívàbỏcuộchơn.Khôngđộithểthaođứnghạng10nàolạimuốnchơivớiđộihạngnhấttrongtrậnthiđấuđầutiên.Cóthểhọsẽmuốnchơivớiđộixếphạng9hơn,hoặcthậmchílàhạng11.Đừngxâydựngmộtđộidựánchỉđểchođộiđógặtháithấtbại!

•Ápdụng triệtđểphươngphápMBWA(điềuhànhbênngoàivănphòng)khidựántiếntriển,nhưngtrêntinhthầnxâydựng,chứkhôngphảilàtháiđộ“bắtlỗivàtrừngphạt”.Hãychomọingườicơhộisớmthôngbáochobạnvềcácrắcrối,chứkhôngphảilàsaukhicácrắcrốiđóđãtrởthànhthảmhọa.Tuynhiên,đừngtìmcáchgiúpmọingườimộtcáchquánhanhchóng.Hãychohọthờigianđểtựhọgiảiquyếtvấnđề.Chỉnênđềnghịhọduytrìbáocáothườngxuyênvàyêucầuhọchobạnbiếtnếuhocầnhỗtrợ.Hãylàmộtnguồnlựcchohọ,chứkhôngphảilàmộttênsenđầm.

•Duytrìràsoátquytrìnhlàmviệcđểnắmbắttìnhhìnhvànỗlựccảithiệnbấtcứkhinàocóthể.

•Nếubạnnhậnthấycómộtthànhviênngỗngượctrongđộidựán,hãygiảiquyếtvớianhtacàngsớmcàngtốt.Nếubạnkhôngbiếtcáchxửlývấnđềđó,hãynóivớingườinàođócókinhnghiệmvàcóthểgiúpbạn.Đừnglảngtránhrắcrốiđó,vìnócóthểlàmtanrãtoànđộicủabạn.

•Hãyluônchủđộng,chứđừngbịđộng.Hãyđiđầu.Hãydỡbỏnhữngvậtcảnngángđườngcácthànhviêntrongđộicủabạn.Hãyủnghộhọ.

•HãyđểchocácthànhviênđộidựántrìnhbàyphầncôngviệccủahọtrướcBanquảntrịcấpcao.Hãykhenngợinhữngđónggópcủahọ.Hãyxâydựngtưtưởngsởhữuchohọ.

•Nếubạnđangđiềuhànhmộtdựánnơimàmọingườichỉ tạmthờinhậnnhiệmvụvàvẫnthuộcquyềnquảnlýcủacácsếpcủahọ(tổchứcmatrận),hãyduytrì thôngbáođềuđặnchocácsếpđóvềnhữngviệchọđanglàm.Hãyxâydựngmốiquanhệtốtvớicácnhàquảnlýđó.Bạncóthểsẽphảicầnđếnsựhỗtrợcủahọđểhoànthànhđượccôngviệccủamình.

•Đốivớinhữngtácvụnằmtrênđườnggăngcủadựán,bạncóthểnhậnrayêucầuphảibốtríổnđịnh,lâudàinhữngnhânviênphụtráchcáchoạtđộngđóđểbạnkhôngphảiliêntụcrúthọralàmcáccôngviệckhác.Cáctậpđoànlớnhiệnsửdụngphươngphápnàyngàycàngnhiềuhơntrongnhữngdựáncótầmquantrọnglớn.

•Cóthểcóíchnếubạnxemxétviệctạodựngvàsửdụngmộtchuyêngiahoặcmộtvănphònghỗtrợdựánđểphụ trách toànbộcôngtácxâydựngtiếnđộchocácnhàquảnlýdựáncủabạn.Thayvìđểchotấtcảmọingườicốgắnglàmchủphầnmềmnày,tốthơnlàbạnnênhuấnluyệnmộthoặchaichuyên gia có năng lực, còn những người sử dụng nó chỉ cần được huấnluyệnđủđểbiếtkhảnăngcủaphầnmềmnày.Theokịchbảnnày,cácnhàquảnlýdựánđưadữliệuthôchonhómhỗtrợ,nhómhỗtrợnhậpcácdữliệuvàomáytínhvàtraolại tiếnđộchonhàquảnlý;sauđótiếnđộđượcđiềuchỉnhchođếnkhiđạtđượctínhkhảthivàhiệuquả.Tiếptheo,nhómhỗtrợsẽđảmnhiệm toànbộcáchoạtđộngcậpnhật,phân tích rủi ro,v.v…chonhàquảnlýdựán.

• Tương tự như vậy, hãy cửmột người làm trợ lý dự án (Administrator).

Ngườinàyhoặclàhỗtrợdựánhoặcphânchiacôngviệcdựán.Anhtacũngthamdựcáccuộchọpsoátxétdựán,hướngdẫn từngbướcchocác thànhviên lập kế hoạch, kiểm tra sổ sách và thực hiện các bước tiếp theo. Tấtnhiênlàchỉkhicôngtybạnhiệnphảiđiềuhànhmộtsốdựán(ítnhấtlà10đến20),bạnmớicóthểlýgiảichoviệclậpthêmvịtrínày.Mộtngườinhưthếcóthểcóíchkhinhữngngườiđangquảnlýcácdựáncóítkinhnghiệmtrongcôngtácquảnlý,hoặcchưacókỹnăngtốt trongứngxử,hoặclàcảhai.

•Sosánhvớicáccôngtykhácđểxemhọquảnlýdựánnhưthếnào.Hãylưuýrằngkhibạnthấycáccôngtykhôngtriểnkhaithựchiệncácphươngpháp quản lý tốt, thì không có nghĩa là bạn cũng nên bỏ qua các phươngpháptốtđó.Tôibiếtcótrườnghợpmộttậpđoànlớnmặcdùkhônggiámsátthực sự chặt chẽ các công việc củamột dự án, nhưng dự án vẫn vô cùngthànhcông.Tuynhiên,việccôngtynàykhônggiámsátcôngviệcchặtchẽcuốicùngsẽdẫnđếnmộtsốvấnđề.Đốivớinhữngviệckhác,côngtyđóđãlàmrấttốt,vàtôikhôngngầnngạilấynhữngviệcđólàmchuẩnmực.

•Hãyđểchomỗicánhângánhtráchnhiệmlàmộtchuyêngiahàngđầuvềnhững lĩnh vực khác nhau trong quy trình quản lý dự án.Bạn có thể xâydựngmộtnhânviênthànhmộtchuyêngiavềgiátrịthuđược.Ngườinàysẽđikhắpcôngty,nỗlựclôicuốnmọithànhviênđộidựánsửdụngphươngphápđó.Mộtngườikhác có thểnhận tráchnhiệmgiải quyết sơđồWBS,v.v…

•HãythamgiaViệnQuảnlýDựán,thamdựcáccuộchọpchuyênđềcủatổchứcnàyvàhọchỏithêmvềquảnlýdựántừcácnhàquảnlýchuyênnghiệpkhác.

•Hãycốgắngnghiêncứucáccuốnsáchvềquảnlýhiệnnay,và thunhậnmọithứcóthể,điềuđósẽgiúpbạnthựchiệncôngviệctốthơn.Quảnlýcácdựánlàmộtcôngviệcyêucầucao,vàbạncầntấtcảnhữngsựgiúpđỡmà

bạncóthểnhậnđược.

•Hãycânnhắcviệcthayđổicơcấucủatổchứcthànhmộtcơchếphùhợpchoquảnlýdựán.Hãynóivớimọinhàquảnlýchứcnăngrằnghọtồntạilàđểphụcvụnhucầucủacácdựán.Nhiềungườitrongsốhọsẽkêuca,thậmchímộtvàingườisẽbỏcuộc.Nhưngtrongthếgiớingàynay,nơimàphầnlớnnhữngcôngviệcđangđượcthựchiệntrongcáctổchứcdướihìnhthứcdựán,thìđiềunàyrấtcóýnghĩa.

•Hãyxácđịnhquảnlýdựánlàmộtnghềdocácnhàquảnlýdựántậntụythựchiện.Bạnkhôngthểđềnghịtấtcảmọingườilàmkếtoán.Khôngthểcóchuyệnaicũnggiỏiviệcđó.Điềunàycũngđúngvớicôngtácquảnlýdựán.Bằngcáchcoiquảnlýdựánlàmộtchứcnăng,giốngnhưnhữngcôngviệckhác,bạnđãdọnđườngchocáccánhâncókhảnăngcảithiệncáckỹnăngcủahọvàtrởnêntinhthôngvềcôngviệcnày.Mộtnguồnthamkhảorấthaycho ý tưởng này là cuốnCreating anEnvironment for Successful Projects(tạm dịch: Tạomôi trường cho các dự án đi đến thành công) của RobertGrahamvàRandallL.Englund.

•Hãycoiviệcquảnlýcácdựánlàmộttháchthứchoặcthậmchílàmộttròchơi.Nếukhôngkíchthíchbảnthântheocáchđó,cólẽviệcnàyđốivớibạnsẽ không thú vị cho lắm. Hãy thử nghiệm các phương phápmới. Tìm raphươngpháptốtvàthựchiện.Ngừngngayphươngphápkhônghiệuquả.

Cuốicùng–Xinchúccácbạnnhiềumaymắn!

ĐápánChương1

1.c3.a

2.d4.b

Chương3

Bạncầnquyếtđịnh chiến lượcdựán trướckhibắt đầu lậpkếhoạch thựchiện.Đếnlúcđó,bạncầnpháttriểncáckỹthuậtthựchiệnchiếnlượcvàlậpkếhoạchhậucầnđểmọingườisẽnhậnđượcnhữnggìhọcầnđểthựchiệncáckỹthuậtđó.

Chương6

WBSchochuyếncắmtrại:

HìnhA-1.WBSchochuyếncắmtrại

Chương7

GiảiphápchobàitậpWBS:

HìnhA-2.GiảiphápchobàitậpWBS

Chương8

Đápánchobàitậpxâydựngtiếnđộ:

HìnhA-3.Đápánchobàitậpxâydựngtiếnđộ.

Chương11

1.Tácvụđóchậmtiếnđộvớigiátrịcôngviệc0.

2.Tácvụđóvượtmứcchitiêudựtoán0.

3.Tácvụđósẽvượtmứcchitiêudựtoán6.

VềcáctácgiảJoseph Heagney là Chủ tịch của công ty nghiên cứu đầu tư QMAInternational, LLC từ năm 2001 (khác với thông tin trên trang web này:http://www.linkedin.com/pub/joe-heagney/13/88a/2b1), cung cấp hàng loạtcác giải pháp huấn luyện về quản lý trên toàn thế giới. Ông thường diễnthuyếttạicáchộithảocủacáccôngtytrongFortune500vàphátbiểutạicáchộinghịcóchọnlọc.KháchhàngcủaônggồmcóPepsiCo,FederalExpress,Verizon,Merck,HarvardBusinessSchool,QuânđộiMỹvàSAPAmericas.

HeagneythamgiaHiệphộiQuảnlýQuốctếMỹ(AMA)năm1996trongvaitròlàmộtGiámđốcChươngtrìnhgiámsátviệcsảnxuất,chấtlượngvàmuasắmcácsảnphẩmcủahộithảocôngcộng.Saukhichuyểnsangchuyênvềcácsảnphẩmquảnlýdựán,ôngđượccửlàmGiámđốcChươngtrìnhNhómcủa Trung tâm Phát triển Quản lý ở thành phố New York và được giaonhiệmvụquảnlýcácnhàquảnlýchươngtrìnhtrongcáclĩnhvựcquảnlýdựán,đàotạovàpháttriển,truyềnthông,muasắmvàquảnlýchung.ĐượccửlàmNhà Lãnh đạo Phương phápHoạt động Toàn cầu, Các Phương phápQuảnlýDựánTốiưunhất,ônglãnhđạomộtnhómquốctếcótráchnhiệmxác định và sau đó kết hợp các phương pháp tốt nhất vào giải pháp họcAMAđượcchấpnhậntrêntoàncầu.

Ông cũng là một trợ giảng tại Đại học Thành phố New York và ViệnDowling/ĐạihọcDowling,NewYork,ởcảcáccấpđạihọcvàsauđạihọc.ÔnghiệnđanggiảngdạynhiềukhóahọctậptrungtheoChươngtrìnhQuảntrịMBAcủaDowling.CáckhóahọcđóbaogồmQuảnlýDựán,QuảnlýSảnxuấtvàHoạtđộng,NghiêncứuHoạtđộng,Lãnhđạo,QuảnlýChung,Hệ thốngQuản lý Nhân sự, Quản lý Chất lượng Chung, Kiểm soát ChấtlượngThốngkê/QuytrìnhThốngkêvàPháttriểnQuảntrị.

Ông bắt đầu sự nghiệp với tập đoàn Grumman Aerospace (Northrop

Grumman),nơiôngpháttriểntạiPhòngQuảnlýNguyênliệuvàMuasắmTậpđoàn.Tạitậpđoànnày,cuốicùngôngtrởthànhmộtlãnhđạomộtđộidựánđượcgiaonhiệmvụxâydựngvàthựcthimộthệthốngđánhgiáchấtlượnghoạtđộngcủacácbêncungcấpnguyênliệuchotoàncôngty.

ÔngHeagneycóbằngCửnhânKhoahọcvềGiáodụctạiĐạihọcC.W.PostvàbằngThạcsỹKhoahọcvềQuảnlýCôngnghiệptạiĐạihọcStonyBrookthuộcĐạihọcBangNewYork.CáccôngtychuyênmônmàôngthamgiagồmViệnQuản lýDự án,Hiệp hộiQuản lýDự ánQuốc tế vàHộiChấtlượngMỹ.

Quảntrịdựán-nhữngnguyêntắccănbảncólẽsẽkhôngphảilàsáchbánchạynhấtnếukhôngcóTiếnsỹJamesP.Lewis,tácgiảcủabaấnbảnđầutiên.Tiến sỹLewis làChủ tịchcủaTheLewis Institute, Inc.,một công tychuyênđàotạovàtưvấnvềquảnlýdựándoôngthànhlậpnăm1981.Làmộtnhàquảnlýdựángiàukinhnghiệm,ôngđãhướngdẫntạicáchộithảovềchủđềnàytrêntoànnướcMỹ,AnhvàvùngViễnĐông.

Kểtừnăm1980,TiếnsỹLewisđãđàotạohơn30.000cốvấnvànhàquảnlýở Argentina, Canada, Anh, Đức, Italia, Indonesia, Malaysia, Mexico,Singapore,ThụyĐiển,TháiLanvàMỹ.ÔngđãviếtcácbàibáochoTậpsanHuấnluyệnvàPháttriển,TạpchíCôngnghiệpMaymặc,vàTạpchíGiaothông vàPhânphối.Ông là tác giả của các cuốn sáchLập kếhoạch,XâydựngTiếnđộvàKiểmsoátDựán,Làmchủcôngtácquảnlýdựán,TàiliệuthamkhảocủaNhàQuảnlýdựán,Cùngnhaulàmviệc:12nguyêntắcđượcBoeingCommercialAircraftsửdụngtrongquảnlýcácdựán,cácđộidựánvàTổchức,PhươngphápXâydựngvàQuảnlýmộtĐộidựánthànhcôngvàQuảnlýDựántrêncơsởđộidựán.Ôngcũnglàđồngtácgiả,cùngvớiBobWysocki,củacuốnQuảnlýDựánquymôthếgiới.

Ebookmiễnphítại:www.Sachvui.Com

Tạoebook:TôHảiTriều

Ebookthựchiệndànhchonhữngbạnchưacóđiềukiệnmuasách.

Nếubạncókhảnănghãymuasáchgốcđểủnghộtácgiả,ngườidịchvàNhàXuấtBản