© 2013 IBM Corporation

Przegląd oprogramowania dla instytucji kultury

Jakub Fila

Document number

© 2013 IBM Corporation2

Krótka sonda

Reprezentowane role:

Architekci?

Project Managerowie?

Developerzy?

Administratorzy

Właściciele „biznesowi”?

Pozostałe role

© 2013 IBM Corporation3

Dlaczego instytucje kultury odnoszą korzyści z zaawansowanych narzędzi informatycznych

Udział w wyścigu zbrojeń, czy zdrowy rozsądek?

- Zapewnienie platform współpracy

- Poprawa tzw. „customer experience” przez dostępność i ujednolicenie procesów dla

konsumenta

- Zarządzanie zasobami

- Ograniczone budżety, w dużej mierze pieniądze podatnika

Warunki niezbędne powodzenia:

- Rozsądne wydawanie pieniędzy

- Inicjacja tylko zasadnych projektów

- Rozsądny dobór skali

- Zdolność do zapewnienie profesjonalnego zarządzania projektem – tak,

instytucje popularyzujące/promujące/udostępniające dobra kultury też

potrzebują zawodowych managerów i inżynierów

© 2013 IBM Corporation4

Doświadczenia autora z instytucjami kultury – subiektywna perspektywa

Z czego korzystam?

Opera, Filharmonia, Teatry – czynny meloman i „teatroman”

Muzea – sporadycznie/oportunistycznie

Biblioteki – często

Kina – ze wstydem przyznaję, że na dziś bardziej komercyjna część oferty

Czego mi brakuje?

Jednolity proces – np. jednolity proces dostarczania biletów (oczywiście

istnieją ebileterie)

Newseltters – instytucje kultury nie potrafią przeprowadzić, lub nie mają

środków na „agresywną reklamę”/”nachalną kampanię informacyjną”:

– Przykłady: Harry Potter vs pierwsze kompletne tłumaczenie

„Finnegans’ Wake”

– Wayne Shorter (lipiec 2013) vs Beyonce

„Customer Experience” – kultura i sztuka bronią się same, ale...

Łatwości wyszukania informacji o wydarzeniach

© 2013 IBM Corporation5

Co omówimy, a czego nie?

Co omówimy:

Zarządzanie dokumentacją

Zarządzanie aktywami

Czego nie omówimy (a mogłoby mieć zastosowanie):

Automatyzacja procesów marketingowych – promocja dóbr kultury to też

marketing

Narzęzia analityczne – związane z w/w, wsparcie badań w zakresie

segmentacji interesariuszy, statystyk użycia itd.

Dlaczego taki wybór?

Ograniczony czas prezentacji

Perspektywa wewnętrzna vs zewnętrzna

Czas konwersji w wartość

© 2013 IBM Corporation6

Zarządzanie Dokumentacją

Obszar zastosowań

Repozytorium dokumentacji

Zarządzanie procesem obiegu dokumentów

Zarządzanie sprawami

Digitalizacja dokumentów

Analiza danych niestrukturalnych

zgromadzonych w repozytorium dokumentów

Beneficjenci

Interesanci – konumenci dóbr kultury

Animatorzy kultury – wsparcie pracy zespołowej,

dostęp do zasobów

Architekci procesów i wykonawcy procesów

Osoby odpowiedzialne za procesowanie spraw,

reklamacji, wniosków

Narzędzia

Content Management:

– IBM FileNet P8

– IBM FileNet BPM

IBM Case Manager

IBM Content Analytics

IBM DataCap

Korzyści

Eliminacja dużej części dokumentacji papierowej

Centralne repozytorium

– Wspólne procesy

– Centralizacja sygnatur

– Jeden status dokumentu

Możliwość analizy danych niestrukturalnych

Jednolity proces digitalizacji

Obniżenie kosztów zarządzania archiwum

Podniesienie sprawności operacyjnej

© 2013 IBM Corporation7

Zarządzanie aktywami

Obszar zastosowań

Zarządzanie aktywami ruchomymi:

– Lokalizacja

– Zarządzanie cyklem życia

– Zarządzanie wartością

– Zarządzanie wykorzystaniem

Zarządzanie nieruchomościami:

– Zarządzanie wykorzystaniem

– Zarządzanie wartością

Beneficjenci

Zarządzający instutucjami

Animatorzy kultury

Narzędzia

IBM Maximo

IBM Tririga

Korzyści

Poprawa sprawności i zwiększenie efektywności

wykorzystania zasobów

Szybki dostęp do informacji o zasobach

Obniżenie kosztów lokalizacji, pozyskania

statusu i alokacji zasobu

© 2013 IBM Corporation8

Zarządzanie dokumentacją – bliższe spojrzenie

Komponenty rozwiązania:

IBM FileNet P8:

– manager repozytorium dokumentów

– silnik procesów

– kolektory danych

IBM Case Manager:

– oparty na FileNet P8

– implementuje dokumentocentryczne procesy zarządzania sprawą

– udostępnia przystosowane GUI

IBM Content Analyzer:

– silnik do analizy danych niestrukturalnych (text mining) – spolszczony

IBM DataCap:

– serwer digitalizacji dokumentów papierowych

– narzędzia do tagowania i automatycznej edycji digitalizowanych

dokumentów

© 2013 IBM Corporation9

Użytkowe cechy rozwiązania – IBM FileNet P8

Klient i formularze

© 2013 IBM Corporation10

Użytkowe cechy rozwiązania – IBM FileNet P8

Klient i formularze

© 2013 IBM Corporation11

Użytkowe cechy rozwiązania – IBM Case Manager

© 2013 IBM Corporation12

Użytkowe cechy rozwiązania – IBM Case Manager

Obsługa sprawy

Analityka

© 2013 IBM Corporation13

Użytkowe cechy rozwiązania – IBM DataCap

© 2013 IBM Corporation14

Użytkowe cechy rozwiązania – IBM Content Analytics

© 2013 IBM Corporation15

Architektura rozwiązania – IBM FileNet P8

•Standard CMIS•Integracja z LDAP•Możliwość rozwoju własnych aplikacji korzystających z API rozwiązania•Skalowanie „pionowe” i „poziome” – wszystkie komponenty rozwiązania

© 2013 IBM Corporation16

Architektura rozwiązania – krok dalej – IBM Case Manager

© 2013 IBM Corporation17

Architektura rozwiązania – DataCap

© 2013 IBM Corporation18

Zarządzanie aktywami – bliższe spojrzenie

Komponenty rozwiązania:

IBM Maximo:– zarządzanie zasobami – dostępność– zarządzanie kosztami– zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi i utrzymaniem– silnik procesów– wykorzystanie GIS

IBM WebSphere Sensor Events:– lokalizacja zasobów

IBM Tririga:– zarządzanie nieruchomościami– zarządzanie kosztami– zarządzanie dostępnością/rezerwacją zasobów– zarządzanie zużyciem energii i innych mediów– wykorzystanie GIS

Integracja z FileNet (wg referencyjnej architektury integracji ECM <-> Maximo IBM)

© 2013 IBM Corporation19

Użytkowe cechy rozwiązania - Maximo

Zgłoszenie serwisoweBudowa procesu

Oznaczanie i alarmy

© 2013 IBM Corporation20

Użytkowe cechy rozwiązania – Maximo + Sensor Events/WBE

Predefiniowane reguły lokalizacji

Definicja nowych reguł zdarzeń i

alertów (integracja z WBE)

Predefiniowane alarmy

© 2013 IBM Corporation21

Użytkowe cechy rozwiązania – IBM Tririga

Advanced Technology Platform

Real

Estate

Manage

ment

Capital

Project

Manage

ment

Facility

Manage

ment

Environ

mental

and

Energy

Manage

ment

Mainten

ance

Manage

ment

IBM

TR

IRIG

A

Rezerwacja Cateringu

Proces rezerwacji:

•Sprzężenie z Outlookiem

•Rezerwacja cateringu,

wyposażenia itd. Rezerwacja wyposażenia

© 2013 IBM Corporation22

Architektura rozwiązania - Maximo

© 2013 IBM Corporation23

Architektura rozwiązania - Tririga

Platform tooling

IBM TRIRIGABusiness Modules

Operations

Space Management

Move Management

Reservation Mgt

Drawing Management

Marketing Projects

Pipeline Planning

Deal Management

Lease Administration

Lease Accounting

Real Estate

Cost Management

Schedule Management

Resource Management

Vendor Management

Permit Management

Projects

Asset Management

Service Management

Warranty Management

Preventive Maintenance

Store Inspections

Utility Management

Facilities/Maintenance

Carbon Emissions

Utility Consumption

Certification Ratings

(LEEDS, Energy Star)

Triple Bottom Line

Environmental

IBM TRIRIGA Interoperability

SOAP XML Based

IBM TRIRIGA CBA;

ClassLoader; Servlet Proxy

Real Estate

Vendor D

Contractor

Vendor E

Facilities

Vendor C

Corporate

ERPSAP MAXIMO

Legacy

System

Facilities

Vendor B

Excel Based

IBM TRIRIGA Offline

Text Based

IBM TRIRIGA Data

Integrator

ETL Based

IBM TRIRIGA

DataConnect

Target Systems

Java Based

Integration Object Reporting Semantic Modeling Data Modeling

© 2013 IBM Corporation24

Integracja Maximo <-> FileNet

Synchronizacja repozytoriów

Dokumentacja zasobów przechowywana w FileNet ECM

© 2013 IBM Corporation25

Jak wdrażać rozwiązania informatyczne o zasięgu na całą organizację?

Big Bang czy zacząć od małych projektów – perspektywa instytucji/promotorów kultury

wyższej

Infrastruktura

Cloud

Zaangażowanie użytkowników końcowych od pierwszego momentu

© 2013 IBM Corporation26

Podsumowanie

Dyskusja/Pytania

Jakie hasła powinny pozostać po dzisiejszej sesji:

– Możliwości wsparcia procesów zarządzania dokumentacją, sprawą,

procesem

– Możliwości zarządzania zasobami i nieruchomościami w zakresach

operacyjnym, oraz finansowym

– Korzyści dla instytucji

– Warunki konieczne sukcesu projeku

Rozwiązania, które warto omówić w przyszłości:

– Marketing Automation – zarządzanie procesami marketingowymi i

kampaniami

– Analityka

– BigData (?)

Dziękuję za uwagę!