PROSEDUR PENGAJUAN PEMBELIAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN

1. TUJUAN

Prosedur pengajuan pembelian koleksi perpustakaan ini bertujuan untuk menerangkan

kepada dosen cara mengajukan pembelian koleksi perpustakaan, dengan pendanaan

yang dipusatkan di Perpustakaan UNPAR.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk pengajuan pembelian koleksi perpustakaan, yang

pendanaannya dikelola oleh Perpustakaan, terdiri dari:

a) Koleksi Buku, baik buku W ajib, Anjuran maupun Referensi untuk baik mendukung

proses pembelajaran dinyatakan dalam silabus Kurikulum Program Studi maupun

mendukung kegiatan penelitian dan pengembangan keilmuan.

b) Koleksi Jurnal, baik Jurnal Ilmiah tercetak/on-line terbitan Dalam dan Luar Negeri

untuk melengkapi kebutuhan informasi yang juga mendukung pelaksanaan proses

Tridharma Perguruan Tinggi.

c) Koleksi Data dalam bentuk kepingan cakram yang diperlukan untuk pendukungan

kegiatan penelitian dosen.

3. REFERENSI

3.1. Surat W akil Rektor Bidang Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat dan

Kerjasama Nomor III/R/2015-09/1589-I, tanggal 23 September 2015 tentang

Kebijakan Perlindungan Hak Cipta Buku di Perpustakaan.

3.2. Surat W akil Rektor Bidang Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat dan

Kerjasama Nomor III/R/2015-09/1635-I, tanggal 29 September 2015 tentang

Komisi Perpu stakaan.

4. ISTILAH DAN DEFINISI

4.1. Pembelian koleksi perpustakaan adalah proses pengadaan koleksi perpustakaan

melalui proses membeli .

4.2. Koleksi perpustakaan adalah kumpulan dokumen atau informasi baik tercetak

maupun elektronik untuk mendukung proses pengajaran , penelitian dan

pengembangan keilmuan. Terdiri dari : koleksi buku, k oleksi terbitan berkala dan

koleksi kumpulan data.

4.3 Dosen adalah dosen tetap dan dosen kontrak dengan perjanjian kerja 12, 24 dan

36 jam per minggu yang dapat mengajukan pembelian koleksi perpustakaan.

4.4. Buku W ajib adalah buku utama/inti yang digunakan sebagai buku pegangan

mengajar suatu mata kuliah.

4.4. Buku Anjuran adalah buku penunjang yang diperlukan untuk melengkapi buku

wajib suatu mata kuliah dan/atau buku yang digunakan untuk mendukung

kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyara kat.

4.5. Buku Referensi adalah buku yang memuat informasi bersifat merujuk atau

memberikan jawaban terhadap pertanyaan tertentu tanpa per lu membaca

keseluruhan isi buku, contoh : Ensiklopedia, Kamus Subjek, Kamus Bahasa,

Statistik, Undang-undang, Kumpulan Data, Direktori, Peta, Atlas, Sumber Biografi,

Prosiding, dll.

PROSEDUR

PENGAJUAN PEMBELIAN

KOLEKSI PERPUSTAKAAN

Nom or P1

Revisi 0

Berlaku 5 Okt 2015

PROSEDUR PENGAJUAN PEMBELIAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN

4.6. Jurnal Ilmiah adalah terbitan khusus secara periodik yang memuat artikel ilmiah

dalam bidang tertentu dan/atau oleh suatu asosiasi/institusi tertentu, baik dalam

bentuk tercetak maupun elektronik yang dapat diakses secara online.

4.7. Koleksi data adalah sekumpulan data/informasi penting dari satu atau beberapa

perusahaan yang dirangkum dalam satu paket informasi berdasarkan tahun

tertentu dalam bentuk kepingan cakram.

5. TANGGUNG JAW AB DAN W EW EN ANG

5.1. Dosen bertanggung jawab akan mutu dan kekinian koleksi yang d iusulkan untuk

kepentingan proses pembelajaran dan pengembangan keilmuan di Universitas

Katolik Parahyangan.

5.2. Ketua Program Studi bertanggung jawab atas prospek pemanfaatan koleksi yang

diusulkan, arti penting serta dampak koleksi terhadap proses pembelajaran dan

pengembangan keilmuan di Universitas Katolik Parahyangan .

5.3. Dekan Fakultas/Direktur Pascasarjana bertanggung jawab atas ketersediaan

koleksi khususnya untuk proses pembelajaran yang dicantumkan pada kurikulum

setiap program studi dalam lingkungan fakultasnya /pascasarjana .

5.4. Perpustakaan bertanggung jawab atas pembelian koleksi perpustakaan yang

diajukan oleh dosen dan sudah mendapatkan perse tujuan dari ketua Program

Studi dan Dekan/Direktur Pascasarjana.

5.5. Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan dan pengawasan dalam

pemanfaatan dana pembelian koleksi perpustakaan dan bukti-bukti

pendukungnya.

6. RINCIAN PROSEDUR

6.1. Dosen mengajukan permohonan pembelian koleksi perpustakaan dengan

menggunakan Formulir 1 .1. Pengajuan Pembelian Koleksi Perpu stakaan, dan

melengkapi informasi yang dibutuhkan.

6.2. Ketua Program Studi melakukan evaluasi permohonan pembelian dan menjamin

bahwa koleksi tersebut bermanfaat untuk kebutuhan proses pembelajaran dan

pengembangan keilmuan.

6.3. Ketua Program Studi membubuhkan tanda tangan di Formulir 1.1 Pengajuan

Pembelian Koleksi Perpustakaan sebagai tanda persetujuan.

6.4. Dosen memproses ke Dekan/Direktur SPS (bisa diwakili oleh W D Bidang

Akademik/Asdir Bidang Akademik) untuk mendapatkan persetujuan terhadap

permohonan pembelian koleksi perpustakaan.

6.5. Dekan/Direktur SPS menandatangani Formulir 1.1. Pengajuan Pembelian Koleksi

Perpustakaan sebagai persetujuan terhadap permohonan dosen dan menyerahkan

ke perpustakaan dengan disertai kelengkapan dokumen yang dibutuhkan.

6.6. Perpustakaan memeriksa semua kelengkapan informasi pengajuan pembelian

koleksi perpustakaan sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan ini.

6.7. Jika harga pembelian koleksi mencapai Rp. 3.000.000,- / koleksi, Perpustakaan

harus memberitahu dan mendapat persetujuan dari Rektor melalui W R4.

6.8. Setelah disetujui oleh Kepala Perpustakaan, proses pembiayaan untuk pembelian

koleksi perpustakaan dilaksanakan oleh perpustakaan.

6.8. Setelah proses pembelian koleksi perpustakaan diselesaikan, perpustakaan

membuat dan mengumumkan rekapitulasi koleksi yang dibeli oleh perpustakaan

setiap bulannya kepada komunitas akademik Unpar.

6.9. Perpustakaan membuat rekapitulasi anggaran yang sudah terpakai setiap 3 bulan

untuk semua pembelian koleksi perpustakaan dan menginformasikan kepada

setiap Dekan Fakultas/Direktur SPS.

6.10. PROSES SELESAI

PROSEDUR PENGAJUAN PEMBELIAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN

7. KRITERIA KEBERHASIL AN

Proses Pembelian Koleksi Perpustakaan lancar sesuai prosedur ini.

PROSEDUR PENGAJUAN PEMBELIAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN

8. LAM PIRAN

8.1. Formulir 1 .1. Pengajuan Pembelian Koleksi Perpustakaan

FORMULIR

PENGAJUAN PEMBELIAN

KOLEKSI PERPUSTAKAAN

No. F 1.1.

Revisi 0

Berlaku 5 Okt 2015

I. Dosen Pengusul

1 Nama

2 Telp / Extension / email

3 N I K

4 Jabatan Fungsional

5 Jabatan Struktural

6 Bidang Keahlian

7 Mata Kuliah Diampu

1.

2.

3.

8 Program Studi/Fakultas

II. Data Pembelian Koleksi Perpustakaan (Lampirkan brosur penawaran koleksi, jika ada)

USULAN PERTAMA:

1 Identitas Koleksi * Buku / Jurnal (Tercetak/On -line)/ Kumpulan Data

2 Judul

3 Pengarang

4 Edisi, Tahun Terbit

5 Penerbit

6 ISBN/ISSN (jika diketahui) 7. Perkiraan Harga :

8 Status *

(koleksi buku / data)

1. Referensi

2. Wajib (Proses Pembelajaran)

3. Anjuran (Proses Pembelajaran)

4. Anjuran (Penelitian)

9 Jika koleksi untuk proses

pembelajaran, tuliskan

mata kuliah yang

menggunakan

1.

2.

3.

4.

USULAN KEDUA:

1 Identitas Koleksi * Buku / Jurnal (Tercetak/On -line)/ Kumpulan Data

2 Judul

3 Pengarang

4 Edisi, Tahun Terbit

5 Penerbit

6 ISBN/ISSN (jika diketahui) 7. Perkiraan Harga :

8 Status *

(koleksi buku / data)

1. Referensi

2. Wajib (Proses Pembelajaran)

3. Anjuran (Proses Pembelajaran)

4. Anjuran (Penelitian)

9 Jika koleksi untuk proses

pembelajaran, tuliskan

mata kuliah yang

menggunakan

1.

2.

3.

4.

* Berikan tanda (lingkaran) pada pilihan yang sesuai

PROSEDUR PENGAJUAN PEMBELIAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN

Catatan:

1. Pada setiap awal tahun anggaran, Perpustakaan menentukan jumlah maksimal anggaran

pembelian koleksi per fakultas/pascasarjana dan akan diinformasikan secara resmi

kepada seluruh Dekan Fakultas dan Direktur Pascasarjana . Jika akumulasi anggaran

pembelian koleksi sudah mencapai jumlah maksimal, maka pengajuan berikutnya akan

direalisasi menjelang akhir tahun anggaran , dan disesuaikan dengan sisa dana anggaran

pembelian koleksi perpustakaan yang tersedia.

2. Untuk pembelian koleksi dengan harga melebihi Rp. 3.000.000,- / judul koleksi harus

membutuhkan persetujuan rektorat.

3. Formulir Pengajuan Pembelian Koleksi Perpustakaan (F 1.1) dapat d iunduh melalui web

perpustakaan http://perpustakaan.unpar.ac.id/info -penawaran/

4. Jika mengusulkan pembelian lebih dari 2 (dua) judul koleksi maka formulir dapat

dimodifikasi sendiri untuk menampung Usulan Ketiga dan seterusnya.

Bandung, tanggal ……… ……

Dosen Pengusul,

……… …… ……… …… .....................

Menyetujui, Mengetahui,

Bandung, tanggal ……… …… Bandung, tanggal ……… ……… ……

Ketua Prodi ……… ……….... ..... Dekan/W D I Fak. ........… …… ……..*

Direktur/Asdir Akademik SPS *

……… ……… …............................... ……… ……… ….........................................

Bandung, tanggal ……............. Bandung, tanggal ......... .....................

W R 4 UNPAR Kepala Perpustakaan

(Jika harga >= 3 juta/judul)

……………………….……… ...… ....... ......................................................