Projektstategi - Grønlands Erhvervsportal/media/Udbudsportalen... · Web viewNår faktura er godkendt, omposteres der på interimskonto og kreditorkonti. Med elektronisk fakturagodkendelse

Functional Requirements Document FRD – KreditorODM Version 1.0

Udarbejdet for: Det fællesoffentlige ERP-sekretariat

Projekt: Det fællesoffentlige ERP-projekt i Grønland

Udarbejdet af: Johnny Kragh Hansen

Page 1 of 70

Indholdsfortegnelse

Indholdsfortegnelse.............................................................................................2Figuroversigt.......................................................................................................4Tabeloversigt.......................................................................................................41 Introduktion...................................................................................................5

1.1 Formål........................................................................................................................51.2 I scope........................................................................................................................51.3 Ikke i scope................................................................................................................5

2 Ændringshistorik............................................................................................53 Oversigt over forretningsprocesser.................................................................54 Oprettelse og vedligeholdelse af kreditorer.....................................................7

4.1 Processer i scope........................................................................................................84.2 Opsummering.............................................................................................................94.3 Beskrivelse af to-be-processer...................................................................................9

4.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med oprettelse af kreditorer i AX 2012.....134.3.2 Variationer i to-be-processer........................................................................134.3.3 Initiativer og krav til to-be-processer............................................................134.3.4 Indsatsområder............................................................................................134.3.5 Andre spor....................................................................................................144.3.6 Nøgledata på området..................................................................................144.3.7 Øvrige bemærkninger..................................................................................15

5 Modtagelse, indgangsbog, workflow/godkendelse..........................................155.1 Processer i scope......................................................................................................175.2 Håndtering af leverandørfakturaer...........................................................................185.3 Opsummering...........................................................................................................20

5.3.1 Ambitioner for området................................................................................205.3.2 Primære beslutninger...................................................................................205.3.3 Øvrige beslutninger......................................................................................21

5.4 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................215.4.1 Identificerede gaps i forbindelse med fakturering og kreditnotaer i AX 2012

245.4.2 Variationer i to-be-processer........................................................................245.4.3 Initiativer og krav til to-be-processer............................................................245.4.4 Indsatsområder............................................................................................245.4.5 Andre spor....................................................................................................245.4.6 Nøgledata på området..................................................................................245.4.7 Øvrige bemærkninger..................................................................................24

6 Fællesfaktura/Posteringsmeddelelse (PM).....................................................256.1 Processer i scope......................................................................................................256.2 Opsummering...........................................................................................................26

Page 2 of 70

6.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................266.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med indbetaling og bogføring i AX 2012...276.3.2 Variationer i to-be-processer........................................................................276.3.3 Initiativer og krav til to-be-processer............................................................276.3.4 Indsatsområder............................................................................................276.3.5 Andre spor....................................................................................................276.3.6 Nøgledata på området..................................................................................276.3.7 Øvrige bemærkninger..................................................................................27

7 Kreditormodregning.....................................................................................277.1 Processer i scope......................................................................................................287.2 Opsummering...........................................................................................................287.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................28

7.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med kreditormodregning..........................287.3.2 Variationer i to-be-processer........................................................................297.3.3 Initiativer og krav i to-be-processer..............................................................297.3.4 Indsatsområder............................................................................................297.3.5 Andre spor....................................................................................................297.3.6 Nøgledata på området..................................................................................297.3.7 Øvrige bemærkninger..................................................................................29

8 Udbetaling...................................................................................................298.1 Processer i scope......................................................................................................308.2 Opsummering...........................................................................................................308.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................30

8.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med udbetaling af overskydende saldo i AX 2012 348.3.2 Variationer i to-be-processer........................................................................348.3.3 Initiativer og krav til to-be-processer............................................................348.3.4 Indsatsområder............................................................................................348.3.5 Andre spor....................................................................................................358.3.6 Nøgledata på området..................................................................................358.3.7 Øvrige bemærkninger..................................................................................35

9 Afstemning og diverse forhold......................................................................359.1 Processer i scope......................................................................................................369.2 Opsummering...........................................................................................................369.3 Beskrivelse af to-be-processer.................................................................................36

9.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med afstemning og diverse forhold..........389.3.2 Variationer i to-be-processer........................................................................389.3.3 Initiativer og krav til to-be-processer............................................................389.3.4 Indsatsområder............................................................................................389.3.5 Andre spor....................................................................................................389.3.6 Nøgledata på området..................................................................................389.3.7 Øvrige bemærkninger..................................................................................39

10 Samlet oversigt over identificerede gaps på Kreditor-området................39

Page 3 of 70

11 Risici....................................................................................................4112 Forkortelser og definitioner...................................................................4113 Referencer og bilag...............................................................................42

13.1.1 PowerPoint – skærmbilleder fra MediusFlow.................................................4213.1.2 PowerPoint – skærmbilleder fra EGVI............................................................59

Figuroversigt

Figur 1: Kategoriseret procesflow på Kreditor-området.............................................................6Figur 2: Kreditorstamdata – indstillinger fra fælles stamdataworkshop i uge 5..........................8Figur 3: Opret ny kreditor i AX 2012..........................................................................................9Figur 4: Valg af skabelon i forbindelse med manuel oprettelse af ny kreditor i AX 2012.........10Figur 5: Eksempel på en post i Global adressebog i AX 2012...................................................11Figur 6: Tjek i GAB ved oprettelse af ny kreditor i standard AX 2012......................................12Figur 7: Leverandørspærring i AX 2012...........................................................................12Figur 8: Eksempel på indgangsregistrering i AX 2012..............................................................22Figur 9: Mulighed for vedhæftning af indscannede fakturaer..................................................22Figur 10: Eksempel på godkendelseskladde i AX 2012............................................................23Figur 11: Udvælgelse af bilag til behandling i godkendelseskladden.......................................23Figur 12: Fordeling af kontering via godkendelseskladden......................................................26Figur 13: Styring af specifikke betalingsdage i AX 2012..........................................................30Figur 14: Opsætning af betalingsmåder i AX 2012..................................................................31Figur 15: Udsøgning af betalingsforslag i AX 2012...................................................................32Figur 16: Visning af udsøgte fakturaer i forbindelse med betalingsforslag..............................33Figur 17: Godkendelsesflow i betalingskladde med tilhørende betalingsstatus.......................33Figur 18: Oprettelse af udbetalingsfil til banken......................................................................34Figur 19: Rapport til afstemning af finans kontra kreditor.......................................................37Figur 20: Kreditorkontoudtog fra AX 2012...............................................................................38

Tabeloversigt

Tabel 1: Oversigt over alle processer på Kreditor-området........................................................6Tabel 2: Oversigt over alle processer for området "Oprettelse og vedligeholdelse af kreditorer"

............................................................................................................................................. 7Tabel 3: Identificerede gaps i forbindelse med oprettelse af kreditorer i AX 2012...................13Tabel 4: Oversigt over alle processer for området "Modtagelse, indgangsbog, workflow og

godkendelse".....................................................................................................................15Tabel 5: Oversigt over alle processer for området "Fællesfaktura/PM"....................................25Tabel 6: Identificerede gaps i forbindelse med fællesfaktura/PM i AX 2012............................27Tabel 7: Oversigt over alle processer for området "Kreditormodregning"................................28Tabel 8: Oversigt over alle processer for området "Udbetaling"..............................................29Tabel 9: Identificerede gaps i forbindelse med udbetaling kreditorfakturaer...........................34Tabel 10: Oversigt over alle processer for området "Afstemning og diverse forhold"..............35Tabel 11: Identificerede gaps i forbindelse med afstemning og diverse forhold......................38

Page 4 of 70

Tabel 12: Samlet oversigt over identificerede gaps på Kreditor-området................................39Tabel 13: Forkortelser og definitioner......................................................................................41

1 Introduktion

Nærværende dokument indeholder en behandling af alle processer på Kreditor-området og er baseret på en række Deep Dive-workshops (uge 8-9) og løsningsworkshops (uge 16-17). I forbindelse med udarbejdelsen af dokumentet er alle processerne gennemgået med henblik på vurdering af behovet i den nye løsning op imod standard AX 2012-funktionalitet. Analysearbejdet er udført i samarbejde med ERP-sekretariatet og har resulteret i en oversigt over nødvendige tilpasninger (gaps) i den nye løsning. En dybere analyse af de enkelte gaps med henblik på at designe de specifikke løsninger bliver foretaget i projektets design- og implementeringsfase.

1.1 FormålDokumentet har til formål at beskrive resultatet fra løsningsworkshops i form af fit og gaps og dermed give en præcisering af kundens krav og en efterfølgende analysering af mulighederne for understøttelse i Dynamics AX 2012. Dokumentet danner grundlaget for senere detailanalyse (FDD) og den videre implementering. Det er ERP-sekretariatet, der har til opgave at validere, at de skitserede krav er udtømmende, og at de skitserede løsningsforslag er dækkende i forhold til kravene.

1.2 I scopeDokumentet omhandler kun Kreditor-sporet.

1.3 Ikke i scopeDokumentet fokuserer udelukkende på de definerede processer. Det er ERP-sekretariatets opgave at sikre, at de enkelte krav er medtaget i løsningsworkshops og dette dokument.

I afgrænsningen af Kreditor-sporet er det besluttet, at indkøbsmodulet og valg af kreditorworkflowsystem er out of scope i forhold til nærværende FRD (se afsnit 5.4.1).

2 Ændringshistorik

Version

Dato Initialer

Specifikation af ændringer

1 11.05.2015 JOKHA Nyt dokument startet2 18.05.2015 JADAM Rettelser til dokumentet3 19.05.2015 ANMCH Review afsluttet

Page 5 of 70

3 Oversigt over forretningsprocesser

Dette dokument dækker det overordnede forretningsflow på Kreditor-området, herunder flere forskellige procesområder/grupperinger. Flowet er vist i figuren nedenfor.

Figur 1: Kategoriseret procesflow på Kreditor-området

Det overordnede forretningsflow ovenfor dækker over en række specifikke processer på Kreditor-området, som alle behandles i dette dokument. Den fulde oversigt over disse fremgår i tabellen nedenfor (Tabel 1: Oversigt over alle processer på Kreditor-området). Processerne og beskrivelserne i oversigten nedenfor er udarbejdet af ERP's interne konsulenter ifm. deres analysearbejde gennem de seneste to år. ERP benytter værktøjet Rapid Value, og nedenstående er et snapshot af det gennemførte procesarbejde i Rapid Value tilbage fra uge 2, 2015. Denne oversigt har dannet grundlaget for det arbejde, som EG sammen med ERP-sekretariatet har gennemført i løbet af vinter/forår 2015 i form af en række Deep Dives og løsningsworkshops.

I forbindelse med planlægning og gennemførelse af Deep Dive og løsningsworkshops er der foretaget en klassificering af de enkelte processer i hhv. Høj, Mellem og Lav baseret på vurdering af de enkelte processers kompleksitet. Processerne, der er klassificeret som "L", bliver ikke behandlet i dette dokument. Disse behandles tidligst i projektets implementeringsfase. Desuden er processerne inddelt i kategorier, således at processer, der er ens, behandles samlet. Eksempelvis er de specifikke processer vedrørende fakturering af diverse ydelser sammenlagt i en kategori med navnet Kreditorworkflow og beskrives samlet i denne FRD. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget.

Tabel 1: Oversigt over alle processer på Kreditor-områdetFunktionsområde (spor)

Bearbejdning(Høj,

Mellem, Lav)

Proces-ID

Forretningsproces

EG - LW Kategori

Kreditorer L 16.001 Afstemning af kreditorer

KREDITOR

AFSTEMNING

Kreditorer L 16.002 Behandling af rykker

KREDITOR

KREDITORWORKFLOW

Kreditorer H 16.003 Betaling af kreditorfaktura

KREDITOR

UDBETALING

Kreditorer M 16.004 Faktura scannes ind i AX 2012

KREDITOR

KREDITORWORKFLOW

Page 6 of 70

Oprettelse og vedligeholdelse af kredtitorer

Modtagelse, Indgangsbog, workflow og godkendelse

Fællesfaktura/ posteringsmeddelse

(PM)Kreditormodregning Udbetaling Afsteming og diverse

andre forhold

Funktionsområde (spor)

Bearbejdning(Høj,

Mellem, Lav)

Proces-ID

Forretningsproces

EG - LW Kategori

Kreditorer L 16.004 Faktura scannes ind i Iris

KREDITOR

KREDITORWORKFLOW

Kreditorer H 16.005 Fakturamodtagelse med rekvisition

KREDITOR

KREDITORWORKFLOW

Kreditorer M 16.006 Fordeling af fællesfaktura

KREDITOR

FÆLLESFAKTURA/PM

Kreditorer H 16.007 Foretage kreditormodregning

KREDITOR

KREDITORMODREGNING

Kreditorer H 16.009 Godkende og anvise faktura

KREDITOR

KREDITORWORKFLOW

Kreditorer L 16.010 Oprette og slette kreditor

KREDITOR

STAMDATA

Skattestyrelsen

M 21.061 Bogføring af posteringsmeddelelser

KREDITOR

FÆLLESFAKTURA/PM

4 Oprettelse og vedligeholdelse af kreditorer

Procesområdet "Oprettelse og vedligeholdelse af kreditorer" omhandler processerne i forbindelse med oprettelse og vedligeholdelse af kreditorstamdata i AX 2012. Det inkluderer både private borgere, virksomheder, foreninger, udenlandske virksomheder osv. Nedenfor vises en oversigt over de processer, der er defineret på området.

Tabel 2: Oversigt over alle processer for området "Oprettelse og vedligeholdelse af kreditorer"Proces-ID

Forretningsproces

Beskrivelse

16.010 Oprette og slette kreditor

I dag oplever man både i kommunerne og i Selvstyret, at den samme kreditor kan være oprettet flere gange, og man har derfor svært ved at identificere og afstemme den enkelte kreditor. Ligeledes opleves det, at der ingen reference er mellem kreditor i Selvstyret og kreditor i kommunerne. I forbindelse med et nyt System påtænkes at skabe unikke identifikationer af debitorer og kreditorer.

Debitorer og kreditorer skal derfor oprettes på baggrund af to

Page 7 of 70

Proces-ID

Forretningsproces

Beskrivelse

fællesoffentlige centrale registre –CPR og GER (CVR). En kreditor – og en debitor – bør kunne oprettes ved at vælge en kreditor-/debitorskabelon og indtaste et CPR-nr. eller GER-nr. Virksomheder fra udlandet har ofte intet CVR-/GER-nummer. De oprettes i dag med telefonnummer, og så betales fakturaer som løn.

Der er en lignende problemstilling ved personer fra udlandet, hvor CPR-numre kan være konstrueret på en anden måde end det danske. Oprettede kreditorer kan ikke slettes. Det giver problemer ved afstemning, fordi samme kreditor har flere konti. Kreditorer kan ikke spærres. Der skal være lettere adgang til GER-numre (som mange kreditorer ikke er oprettet med).

4.1 Processer i scopeProces 16.010 er klassificeret som lavt kompleksitetsniveau (L), men er medtaget i dette dokument, da den betragtes som grundlæggende i forhold de kommende procesområder i dette dokument, herunder modtagelse og betaling af leverandørfaktura.

Som et led i strategien om at opnå bedre data i det fremtidige ERP-system har ERP-organisationen (styregruppen) tidligt i forløbet med EG truffet nogle overordnede beslutninger vedrørende stamdata, som har indflydelse på dette procesområde. I uge 5 blev der gennemført en workshop vedrørende fælles stamdata. I den forbindelse blev der truffet beslutning om, at kreditorstamdata i AX 2012 skal oprettes på baggrund af en integration til CPR- og GER-registre. Ideen er at sikre opdaterede data på kreditorer og undgå situationer, hvor en borger eller virksomhed bliver oprettet med flere kreditorkonti i samme kommune eller i Selvstyret. Nedenfor vises indstillingerne vedrørende kreditorstamdata fra workshoppen i uge 5:

Page 8 of 70

Figur 2: Kreditorstamdata – indstillinger fra fælles stamdataworkshop i uge 5

Processen håndterer også oprettelse og vedligeholdelse af udenlandske virksomheder og borgere, der som udgangspunkt ikke kommer fra et register og skal oprettes manuelt i AX 2012. Ændringer i stamdata er en del af denne proces.

4.2 OpsummeringDer er ikke gennemført Deep Dive på procesområdet.

4.3 Beskrivelse af to-be-processerProces 16.010 blev gennemgået på kreditorløsningsworkshop (Kreditor LW) med henblik på at vurdere standard AX 2012-funktionalitet i forhold til behovet.

Her blev der vist, hvordan man i standard AX 2012 opretter en kreditor manuelt via skærmbilledet "Opret ny kreditor" (se Figur 3: Opret ny kreditor i AX 2012).

Page 9 of 70

Figur 3: Opret ny kreditor i AX 2012

Ved oprettelse af kreditor er der i AX 2012 udelukkende krav om følgende stamdata:

Kreditorkonto Navn Kreditorgruppe Valuta.

Resten af stamdataene, såsom adresse, bankkonto, køn m.m., er ikke "tvunget" i forbindelse med oprettelse af en kreditor og skal efterfølgende påføres på kreditorkortet. Behovet for yderligere felter på kreditorkortet, og at flere felter bliver "tvunget", blev drøftet. Der blev også gennemgået, hvordan man i AX 2012 ved oprettelse af kreditorer kan anvende skabeloner, hvorfra det er muligt at nedarve bestemte værdier (se Figur 4: Valg af skabelon i forbindelse med manuel oprettelse af ny kreditor i AX 2012). Det blev konstateret, at der er behov for at nedarve yderligere felter fra skabelonen end det, standarden indeholder.

Page 10 of 70

Figur 4: Valg af skabelon i forbindelse med manuel oprettelse af ny kreditor i AX 2012

I forbindelse med oprettelse af en kreditor blev det på Kreditor LW vist, at AX 2012 standard indeholder en global adressebog (GAB). GAB giver muligheden for at sikre, at personer/virksomheder kun oprettes én gang, og at der holdes styr på deres relationer i de forskellige regnskaber. GAB indeholder eksempelvis oplysninger om, at en person er oprettet som kreditor i et eller flere regnskaber (Selvstyret/kommunerne) og evt. som debitor i andre regnskaber.

Page 11 of 70

Figur 5: Eksempel på en post i Global adressebog i AX 2012

I forbindelse med oprettelse af en ny kreditor kontrollerer AX 2012 ved indtastning af navn, om denne findes i GAB i forvejen. Hvis navnet findes i GAB, har brugeren muligheden for at vælge det og dermed nedarve de oplysninger, der findes i GAB, til kreditorkontoen, herunder bl.a. adresse- og kontaktoplysninger (se Figur 6: Tjek i GAB ved oprettelse af ny kreditor i standard AX 2012). Hvis brugeren vælger at oprette ny post i GAB er det stadig muligt at oprette en virksomhed dobbelt. Der blev drøftet et behov for yderligere oplysninger i GAB og en strammere styring af stamdata for at leve op til stamdatastrategien i afsnit 4.1.

Page 12 of 70

Figur 6: Tjek i GAB ved oprettelse af ny kreditor i standard AX 2012

Derudover blev det vist, hvordan der oprettes adresse- og kontaktoplysninger, kontaktpersoner og bankkonti på kreditoren. Behov for kontrol af bankkontonummer (antal cifre) blev drøftet. Der er ikke nogen kontrol i standard AX 2012. Koblingen mellem en borgers/virksomheds kreditorkonto og debitorkonto i AX 2012 blev også gennemgået og behov for begge konti drøftet (relevant i forbindelse med udbetaling af overskydende saldi og offentlige ydelser via kreditormodulet).Det er også vist at man helt standard i AX 2012 kan spærre de ønskede kreditorer på stamkortet for hver enkelt kreditor via funktionen leverandørspærring.

Figur 7: Leverandørspærring i AX 2012

Page 13 of 70

4.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med oprettelse af kreditorer i AX 2012

Tabel 3: Identificerede gaps i forbindelse med oprettelse af kreditorer i AX 2012Aktivitets-ID

Beskrivelse Fit/ gap

Initiativ

Kred_001 Integration til CPR-/GER-registre gap Der skal udvikles en integration mellem AX 2012 og CPR-/GER-registre. Herudover henvises der til afsnit 4.3.4.1.

Kred_002 Udvidelse af påkrævede felter ved oprettelse af kreditorer

gap I forbindelse med oprettelse af kreditorer skal der være flere tvungne felter (mandatory-felter) på kreditorkortet. Specifikation af hvilke udarbejdes i forbindelse med designfasen.

Kred_003 Udvidelse af skabeloner til oprettelse af kreditorer med nye påkrævede felter

gap I forbindelse med oprettelse af kreditorer via skabeloner skal evt. nye felter på kreditorkortet kunne arves fra skabeloner. Specifikation af, hvilke felter det drejer sig om, udarbejdes i forbindelse med designfasen.

Kred_004 Bankkonto fra e-skat skal med over i debitormodul/kreditormodul ifm. udbetaling

gap Der henvises til FRD Debitor, men det er vigtigt, at de debitorer, som automatisk også oprettes som kreditorer, også bliver oprettet med de relevante bankkonti.

Kred_005 Validering af bankkonti, FI, SWIFT og IBAN på kreditor

gap Der skal udføres en validering af bankkonti, FI, SWIFT og IBAN i forbindelse med oprettelse af udbetalingsoplysninger på kreditor. Hermed menes validering af oplysninger ud fra nogle overordnede regler (antal cifre osv.). Reglerne defineres nærmere i designfasen.

Kred_006 Workflow ved ændring af stamdata på kreditor

gap Der skal defineres og udvikles et workflow i AX 2012 ved ændring af udvalgte stamdata på en kreditorkonto (eksempelvis bankkonto).

Kred_007 Kontrol på GER-/CPR-nummer (unik ID) i forbindelse med manuel oprettelse af kreditor

gap I forbindelse med oprettelse af ny kreditor skal AX 2012 kontrollere på hhv. GER-nummer eller CPR-nummer i GAB, således at det ikke er muligt at oprette en virksomhed/borger som kreditor to gange i samme regnskab. Specifikation udarbejdes i forbindelse med designfasen.

4.3.2 Variationer i to-be-processerN/A.

4.3.3 Initiativer og krav til to-be-processerN/A.

4.3.4 Indsatsområder

Page 14 of 70

4.3.4.1 Integration mellem AX 2012 (GAB) og GER/CPR registreProcessen vedrørende oprettelse og vedligeholdelse af kreditorstamdata skal i fremtiden løses via en integration til hhv. GER-registeret og CPR-registeret1. Målet er at automatisere så meget som muligt via den integration, der skal udvikles til formålet. Manuel oprettelse af kreditorer skal stadig være muligt, men skal underlægges det samme regelsæt. Her mangler der en afklaring af situationen med udenlandske borgere/virksomheder, som ikke kommer fra ovennævnte registre, med hensyn til hvordan disse skal håndteres i AX 2012, således at de får unikke ID'er. ERP-sekretariatet arbejder med dette frem til designfasen.

Et grundlæggende element i løsningen af denne proces i AX 2012 er den globale adressebog (GAB). GAB er en tabel i AX 2012, som er delt på tværs af regnskaber og indeholder alle adresseoplysninger, der oprettes for følgende relationstyper:

Debitorer Kreditorer Kontaktpersoner.

GAB holder styr på de enkelte posters relationer i de forskellige regnskaber. En virksomhed kan således være oprettet både som kreditor og debitor i et eller flere regnskaber, men har kun én unik post i GAB, hvilket gør det muligt at se alle relationerne for den pågældende virksomhed på tværs af regnskaber. Dette er standard i AX 2012 og understøtter den stamdatastrategi, der er valgt, men der skal bygges flere regler ind i løsningen. Der skal udvikles en integration mellem GAB i AX 2012 og CPR-/GER-registre, jf. beslutningen om fælles stamdata. Integrationen skal sikre, at samtlige borgere (CPR) og virksomheder/foreninger (GER) automatisk oprettes i GAB med et unikt ID. CPR-nummer og GER-nummer skal være påkrævet i GAB og kan muligvis anvendes som det unikke ID (afgøres i designfasen). Data i GAB, som kommer fra de to offentlige registre, skal opdateres automatisk (adresseændringer m.m.). Data ejes således af CPR- og GER-registre og bliver opdateret i GAB via periodiske kørsler. Den detaljerede beskrivelse af krav til denne integration er i skrivende stund ikke udarbejdet og skal først behandles i designfasen. Der henvises i øvrigt til integrationsstrategidokumentet.

4.3.5 Andre sporAutomatisk oprettelse af kreditor i forbindelse med oprettelse af debitor og de nærmere regler for, hvornår det skal ske, bliver også beskrevet i Debitor FRD-dokumentet.

4.3.6 Nøgledata på områdetNøgledata på området er: Den globale adressekartotek (GAB) Kreditorer Kontaktpersoner Debitorer.

1 Der arbejdes aktivt på en overgang fra GER-registeret til CVR-registeret i fremtiden, hvilket kan have indflydelse på den integration, der skal udvikles i implementeringsfasen. Dette dokument benytter udtrykket GER-registeret, da det er det aktuelle virksomhedsregister i Grønland i skrivende stund.

Page 15 of 70

4.3.7 Øvrige bemærkningerN/A.

5 Modtagelse, indgangsbog, workflow/godkendelse

Procesområdet "Modtagelse, indgangsbogføring, workflow/godkendelse" omfatter det fulde flow startende med modtagelse af leverandørfaktura enten elektronisk eller manuelt, og hvordan den første bogføring bliver registreret i AX i indgangsbogen. Herefter sendes fakturaen i workflow til godkendelse og kontering m.m. Procesområdet omfatter følgende specifikke processer.

Tabel 4: Oversigt over alle processer for området "Modtagelse, indgangsbog, workflow og godkendelse"Proces- ID

Forretningsproces Beskrivelse

16.002 Behandling af rykker Leverandørerne rykker for ubetalte fakturaer. Årsagen til, at fakturaer er betalt rettidigt, er mange kreditorrenter. Der er stor fokus på at få det bragt ned på et minimum. Systemet er et væsentligt værktøj i denne proces.

16.004 Faktura scannes ind i AX 2012

Faktura scannes ind i EGVI. Dette kan ske ved indscanning af papirfaktura, ved indlæsning af elektroniske dokumenter modtaget på mail, fx som pdf- eller Word-format, eller ved modtagelse af faktura i OIO-format.

16.004 Faktura scannes ind i Iris Faktura scannes ind i Iris. Dette kan ske ved indscanning af papirfaktura, ved indlæsning af elektroniske dokumenter modtaget på mail, fx som pdf- eller Word-format, eller ved modtagelse af faktura i OIO-format.

16.005 Fakturamodtagelse med rekvisition

Kommunerne:Kommunerne håndterer godkendelse og anvisning af fakturaer forskelligt afhængigt af, om de har implementeret elektronisk fakturagodkendelse. Uden elektronisk fakturagodkendelse er processen, at faktura modtages på papir, påføres kontonummer og sendes til godkendelse hos de budgetansvarlige, inden faktura indtastes manuelt. I nogle situationer bogføres fakturaer på udgiftskonto og interimskonto, inden de sendes til institutioner og fagområder til godkendelse. Når fakturaen er godkendt, omposteres der på interimskonto og debitorkonto. Med elektronisk fakturagodkendelse sendes fakturaer til regnskabsafd., som scanner ind og sender dem til godkendelse i organisationen eller andre fagområder.

Page 16 of 70

Proces- ID


Selvstyret:I dag modtages ca. 10 % af fakturaerne som OIO. Disse fakturaer kan i godkendelsesprocessen sammenlignes med rekvisitionen på den enkelte varelinje. 90 % af fakturaerne modtages enten som papirfaktura eller som pdf vedhæftet i en mail. Disse fakturaer scannes ind i IRIS, hvor en række oplysninger registreres, bl.a. fakturabeløbet, men ikke den enkelte varelinje. Ved indscanning kan den indscannede faktura desuden ses som et billede.Det er essentielt, at der ved modtagelse af faktura sker en automatisk sammenligning af rekvisitionen og fakturaen. Rekvisition og faktura identificeres ud fra et unikt rekvisitionsnummer. Sammenligningen skal – ud over rekvisitionsnummeret – omfatte tilstrækkeligt mange værdier til, at fakturaen uden yderligere behandling kan bogføres og dermed betales. For at fakturaen kan betales, skal rekvisitionen også være markeret med, at varen er modtaget – se Varemodtagelse.

Hvis forløbet fra rekvisition til betaling af faktura ikke forløber ideelt, skal der opstilles workflows, der sikrer, at uoverensstemmelserne håndteres og løses. Det er vigtigt, at Systemet er fleksibelt i forhold til at kunne håndtere hele eller dele af denne proces afhængigt af organisatorisk enhed, leverandør, varegrupper og varenummer. Man modtager fakturaer i 3 formater: Elektroniske fakturaer, som overføres til (først til IRIS, hvor den bliver sendt direkte til godkender i IRIS, efter godkendelse bliver den overført til XAL) (leverandør sender den til server, som sender den videre til en DcR-server, hvor den havner i IRIS). Man er begyndt at gemme bilagene til OIO-fakturaer. Mail til faktura-indbakken i pdf-format, som overføres til Verify, og efter verificering overføres fakturaen til IRIS til godkendelse. Efter den er godkendt og anvist, overføres fakturaen til XAL. Faktura i papirform, som indtastes manuelt i XAL. Fakturaer skal godkendes af mindst 2 godkendere. Hvis en godkender konterer en faktura, og kontoen ikke stemmer overens med en konto i XAL, havner den i Validér fejl. Der bruges mange ressourcer på at

Page 17 of 70

Proces- ID


identificere, hvilke personer i hvilke enheder der skal godkende en faktura. Alle enheder har et GLN.NR. Men anvendelsen er endnu ikke fuldt udbredt.

16.009 Godkende og anvise faktura

Kommunerne:Kommunerne håndterer godkendelse og anvisning af fakturaer forskelligt afhængigt af, om de har implementeret elektronisk fakturagodkendelse. Uden elektronisk fakturagodkendelse er processen, at faktura modtages på papir, påføres kontonummer og sendes til godkendelse hos de budgetansvarlige, inden faktura indtastes manuelt. I nogle situationer bogføres fakturaer på udgiftskonto og interimskonto, inden de sendes til institutioner og fagområder til godkendelse. Når faktura er godkendt, omposteres der på interimskonto og kreditorkonti. Med elektronisk fakturagodkendelse sendes fakturaer til kreditorbogholderi, som scanner ind og sender dem til godkendelse, hvorefter fakturaerne indtastes manuelt.

Selvstyret:I dag scannes alle indkomne fakturaer til IRIS, som fordeler fakturaer til Selvstyrets enheder vha. et GLN-nummer. I IRIS foretages en godkendelsesproces med 2 godkendere, og herefter bogføres og betales fakturaen automatisk.

5.1 Processer i scopeForløbet omhandler følgende processer:

Håndtering af leverandørfaktura Håndtering af kreditnota (der er truffet beslutning om, at proces for håndtering af

kreditnota er den samme som processen for håndtering af leverandørfaktura. Derfor er der ikke tegnet en selvstændig proces for håndtering af kreditnota).

Dog vil der være en speciel proces for afvigelseshåndtering, og der skal være fokus på, hvorledes 1. godkender får oplysninger om oprindelig leverandørfaktura.

Proces 16.002 og 16.004 er klassificeret som lavt kompleksitetsniveau (L), men er medtaget i dette dokument, da de betragtes som grundlæggende i forhold de kommende procesområder i dette dokument, i forhold til hele kreditorworkflowet.

Page 18 of 70

5.2 Håndtering af leverandørfakturaer

Håndtering af leverandørfaktura

Cen

tral e

nhed

Dec

entra

l enh

edLe

vera

ndør/p

orta

l

Start1

Fremsend faktura?

2Leverandør

Indtaster fakturai portal

nej 3Bilag?

4Upload bilagja

5Dan OIO fakturanej

6Fremsend faktura(OIO, e-mail, post)

ja

7OIO faktura?

8Validering af

stamdataja

9Stamdata ok?

10Opret og

vedligehold stamdata

nej

111. Godkender

ja

12Godkend faktura?

13Afvigelses-håndtering

nej

142. Godkendelse

15Godkend faktura?

ja

nej

16Bogføring af

faktura

ja

17Besked omkring

bogføring Slut

21Fremsend faktura

nej

24OCR scanning af

faktura

19Brug portal til oprettelse?

nej

1

1

20Indtaste faktura i

portalja

22Brug portal til oprettelse?

1

23Indtaste faktura i

portalja

nej

18Faktura modtaget

via post/e-mail

KommentarerStart Leverandør fremsender faktura eller indtaster faktura på portalSlut Der sendes en systemmæssig besked om, at bogføring er gennemført

Aktivitet

Kommentarer

1 Leverandørfakturaen kan modtages på forskellige måder: Elektronisk modtagelse

OIO – direkte til den decentrale enhed Leverandør udarbejder elektronisk fakturablanket på en portal - > OIO –

uploade faktura + bilag Manuelt

Modtagelse af pdf (mail) eller på papir (central eller decentral enhed)2 Leverandøren kan bruge en portalløsning til registrering af leverandørfakturaen.

3-4 Hvis der er behov for det, kan leverandøren uploade yderligere bilag samtidig med, at leverandørfakturaen indtastes på portalløsningen.

5 Når leverandørfakturaen er indtastet og eventuelle bilag uploadet, dannes der fra portal-løsningen en OIO-faktura (på samme måde som hvis leverandøren havde fremsendt en OIO-faktura direkte).

6 Hvis leverandørfakturaen ikke indtastes via portalløsningen, fremsendes den enten via OIO, mail eller post.

7 Afhængigt af, hvordan leverandørfakturaen er modtaget (elektronisk kontra

Page 19 of 70

Aktivitet

Kommentarer

manuelt), vil der være forskellige måder at håndtere processen på.8-10 Der skal ske en validering af stamdata i forbindelse med modtagelse af

leverandørfakturaen. Eksempelvis om leverandøren er oprettet i systemet. Hvis der mangler stamdata på en leverandør, eller nuværende stamdata skal vedligeholdes, foregår dette centralt (procedure for oprettelse og vedligeholdelse af stamdata skal besluttes).

11 Når leverandørfakturaen er registreret i systemet, og stamdata er valideret, er leverandørfakturaen klar til 1. godkendelse i et workflow. I forbindelse med 1. godkendelse af leverandørfakturaen sker der typisk kontrol af:

at den omhandlede ydelse er modtaget at ydelser, der vedrører et kontraktforhold, er i overensstemmelse med

dette at bilaget er eftertalt og efterregnet at bilaget er konteret i overensstemmelse med dets indhold at bilaget er konteret på det regnskabsår, hvor det hører hjemme at betalingstidspunktet er i overensstemmelse med aftale eller gældende

praksis.12-13 I forbindelse med 1. godkendelse af leverandørfaktura er der mulighed for

accept/godkendelse, hvorefter leverandørfakturaen automatisk sendes videre til næste godkender i workflowet ud fra et godkendelseshierarki (der kan være op til 5 godkendere).Der er ligeledes mulighed for at afvise leverandørfakturaen eller sætte den på "hold", hvis eksempelvis den ydelse, leverandørfakturaen vedrører, ikke er modtaget eller kun delvist modtaget. Hvad angår afvigelseshåndtering, vil denne være specifik i den enkelte enhed. Afvigelseshåndtering er en selvstændig proces, og procedure for denne bør afstemmes.

14-15 I forbindelse med 2. godkendelse af leverandørfaktura er der mulighed for accept/godkendelse. Hvis der sker en godkendelse af leverandørfakturaen, og der ikke er flere godkendere defineret i workflowet, er leverandørfakturaen klar til bogføring.I forbindelse med 2. godkendelse af leverandørfaktura sker der typisk kontrol af:

at indtægten/udgiften har hjemmel i budgettet eller særlig bevilling at bilaget er behørigt attesteret at bilaget i øvrigt findes egnet til anvisning.

Hvis 2. godkender laver korrektioner efter godkendelse af 1. godkender, skal 1. godkender ikke godkende igen. (Dette er en ændret procedure i forhold til i dag).

16 Når leverandørfakturaen har været igennem og er accepteret i hele godkendelses-workflowet, skal der ske en systemmæssig bogføring af leverandørfakturaen i AX 2012.

17 Ved systemmæssig bogføring af leverandørfaktura i AX 2012 skal der være mulighed for at fremsende en automatisk besked til et subsystem eller en portal med information om, at leverandørfakturaen er bogført.

18-20 Hvis leverandørfakturaen er modtaget manuelt (mail eller post) i den decentrale

Page 20 of 70

Aktivitet

Kommentarer

enhed, skal der være en mulighed for, at den portalløsning, der stilles til rådighed for leverandører til registrering af leverandørfakturaer, kan anvendes internt i den decentrale enhed.

21 Hvis den decentrale enhed ikke selv skal registrere de leverandørfakturaer, der er modtaget manuelt (mail eller post), skal disse fremsendes til en central enhed, som står for registrering af leverandørfakturaer.

22-23 Hvis leverandørfakturaen er modtaget manuelt (mail eller post) i den centrale enhed, skal der være en mulighed for, at den portalløsning, der stilles til rådighed for leverandører til registrering af leverandørfakturaer, kan anvendes internt i den centrale enhed.

24 Hvis den centrale enhed ikke anvender portalløsningen til registrering af leverandørfakturaer, skal der foretages en OCR-scanning af leverandørfakturaen, hvorefter den er klar til 1. godkendelse.

5.3 OpsummeringHåndtering af leverandørfakturaer er et af de procesområder, som blev behandlet i forbindelse med Deep Dive-workshops. De primære beslutninger, referat og procestegninger er medtaget i dette dokument.

I relation til hvert punkt fremgår, om det er krav til en forretningsmæssig eller ledelsesmæssig beslutning (forretning), om det er krav til systemer som fx AX 2012 (system), eller det er krav om integrationer til fx fagsystemer (integration).

De forretnings- eller ledelsesmæssige beslutninger er forudsætninger for de øvrige system- og integrationsmæssige beslutninger og de hertil optimerede processer, hvor de forretnings- og ledelsesmæssige beslutninger afklares særskilt uden for nærværende FRD-dokument. Der kan afhængigt af beslutningerne komme et tilbageløb til, hvad der efterfølgende skal implementeres i AX 2012.

5.3.1 Ambitioner for området Enighed på tværs af kommuner, Selvstyret og Skattestyrelsen om 3 varianter i forhold til

modtagelse af leverandørfaktura: Elektronisk modtagelse

1. OIO – direkte til den decentrale enhed (system) 2. Leverandør udarbejder elektronisk fakturablanket på en portal - > OIO - uploade

faktura + bilag (system) Manuelt

3. Modtagelse af pdf (mail) eller på papir (central eller decentral enhed) (system) Beslutning om, at både kommuner og Selvstyre skal påvirke leverandører til i højere grad

at fremsende leverandørfaktura via OIO eller oprette faktura via portalløsning . (system)

Processen for afvigelseshåndtering er en selvstændig proces. Proces og procedure bør afstemmes i den

Page 21 of 70

enkelte enhed. (forretning) Alle relevante organisatoriske enheder skal have et GLN. Implementering af GLN

igangsættes igennem ERP-projektet (ansvarlig Torben). (forretning) Fakturering mellem enheder skal foretages via OIO-faktura. (system)

5.3.2 Primære beslutninger En fælles proces for behandling af kreditorfakturaer. (forretning) En højere grad af elektronisk modtagelse (OIO) af kreditorfakturaer. (forretning) Hvis IRIS – eller et andet tredjepartsprodukt – skal anvendes som elektronisk

fakturagodkendelsessystem, må det ikke betyde, at den videre proces i AX 2012 reduceres eller besværliggøres. (system)

Alle fakturaer er påført et GLN. (forretning) Der opstilles et workflow, som skal sikre en hurtig identifikation af fakturagodkendere på

baggrund af GLN. (system) Workflowet skal som minimum kunne indeholde 5 godkendere. (system)

5.3.3 Øvrige beslutninger Det skal være muligt at godkende dele af en faktura. (system) Faktura opsplittes ud på flere godkendere. (system) Det skal være muligt at godkende faktura på linjeniveau. (system) Det skal være muligt at opsætte et godkendelsesflow med op til 5 godkendere. (system) Hvad angår modtagelse af leverandørfakturaer i Selvstyret, skal alle fakturaer sendes til

DcR. (forretning) I DcR er der et ønske om at afskaffe modtagelse af faktura på mail som pdf eller lignende.

(forretning) Hvad angår modtagelse af leverandørfakturaer i kommunerne, skal alle

virksomhedsfakturaer sendes til den centrale regnskabsenhed. (forretning) Det skal specificeres, hvilke opgaver den enkelte godkender har i forbindelse med

godkendelse/kontrol af faktura. (forretning) Mulighed for at påføre forklarende notater på "faktura", fx deltagere ved repræsentation.

(system) Kreditor skal kunne se, hvor langt en faktura er i processen (fx via IRIS-"skyen"). (system) Variationen i forhold til processerne i leverandørfakturabehandlingen ligger primært i den

måde, fakturaerne modtages og registreres på. (forretning) Der skal tages beslutning om, hvor tjek skal ske med hensyn til, om faktura er sendt til

rette modtager – kan det ske automatisk? (forretning) Der er i alle tilfælde tale om to godkendere, og der kan være op til 5 godkendere. (system) Hvis 2. godkender laver korrektioner efter godkendelse fra 1. godkender, skal 1. godkender

ikke godkende igen (i modsætning til i dag). (system) I specielle tilfælde kan godkender være ekstern (typisk i forbindelse med anlæg). (system) Validering af leverandørfaktura mod stamdata skal defineres, herunder central oprettelse

og vedligeholdelse af stamdata. (forretning) "Fisker/fanger" afleverer "faktura" til nærmeste decentrale enhed – bygdekontor – som

indtaster faktura via elektronisk fakturablanket på portal og vedhæfter eventuelle indscannede faktura og bilag. (system)

Page 22 of 70

Der skal ske en præregistrering af kreditorer på kreditorkonto og en interimskonto inden godkendelse.

Efter godkendelse og i forbindelse med den endelige bogføring flyttes posteringen automatisk fra interimskonto til den endelige konto. (system)

5.4 Beskrivelse af to-be-processerProcesområdet "Håndtering af leverandørfaktura" er et nøgleområde i både kommunerne og Selvstyret, da det omfatter alt fra modtagelse/indscanning, bogføring, fordeling og godkendelse m.m.

På Kreditor LW blev processerne 16.002, 16.004, 16.005 og 16.009 gennemgået og drøftet i forhold til forskellige løsningsmuligheder.

Her blev det vist, hvordan man i standard AX 2012 modtager og indgangsbogfører en leverandørfaktura, og hernæst blev godkendelse og efterfølgende valg af kontering og til sidst bogføring i godkendelseskladden vist.

Figur 8: Eksempel på indgangsregistrering i AX 2012

Page 23 of 70

Figur 9: Mulighed for vedhæftning af indscannede fakturaer

Figur 10: Eksempel på godkendelseskladde i AX 2012

Page 24 of 70

Figur 11: Udvælgelse af bilag til behandling i godkendelseskladden

Herudover blev følgende tre kreditorworkflowmoduler gennemgået: IRIS (ved Johanne fra DCR), og EGVI og MediusFlow af EG via et PowerPoint-slideshow (disse er vedhæftet som bilag i afsnit 13.1.1). Der blev nogle dage senere foretaget endnu en gennemgang af IRIS (ved Johanne fra DCR) for et større antal deltagere, som ikke havde haft mulighed for at deltage på LW Kreditor. Det samme var gældende for EGVI, hvor forretningskonsulent Johnny Amby Larsen fra EG via Danmark/Lync foretog en nærmere gennemgang af dette produkt, og deltagerne fik samtidig mulighed for at stille spørgsmål til konkrete krav og processer. I forbindelse med gennemgangen af de tre produkter er der ikke gennemgået noget specifikt på den elektroniske modtagelse, indscanning og genkendelse, som i alle tre produkter sker via et tredjepartsprodukt som fx ReadSoft.

5.4.1 Identificerede gaps i forbindelse med fakturering og kreditnotaer i AX 2012Det er ikke fundet relevant at identificere specifikke gaps eller fit i forhold til standard AX 2012, da de beskrevne processer og krav til elektronisk modtagelse/indscanning, godkendelsesflow, prokura, webportal og PM-faktura som minimum kræver, at man anvender en af de tre fremviste produkter til styring af "Håndtering af leverandørfaktura".

ERP-sekretariatet har via mail den 8. maj 2015 udskudt beslutningen om valg af kreditorworkflowmodul til gennemførelsesfasen, som ligger umiddelbart efter sommerferien 2015.

Det er derfor vores vurdering, at ERP-sekretariatet i den forbindelse må udarbejde konkrete fit og gaps i forhold til en mere specifik analyse sammen med de krav og processer, man ønsker, at kreditorworkflow-modulet skal kunne håndtere både i forhold til kommunerne og Selvstyret, og hvilke krav man stiller til brugervenlighed, uddannelse, integration til AX 2012, implementering og priser m.m.

Page 25 of 70

5.4.2 Variationer i to-be-processerNår/hvis man igangsætter indkøbsmodulet, vil det få stor betydning for disse indkøbsfakturaer, når de overgår til godkendelse og bogføring i det valgte kreditorworkflow. På indkøbsfakturaer har man typisk mulighed for at lave et specielt setup i forhold til en lettere godkendelse og bogføring end den nuværende proces.


5.4.4 IndsatsområderN/A.

5.4.5 Andre sporN/A.

5.4.6 Nøgledata på områdetNøgledata på området er:

Kontoplan/Dimensioner Kreditorer Bankkonti (kreditor).


6 Fællesfaktura/Posteringsmeddelelse (PM)

Procesområdet "Fællesfaktura og Posteringsmeddelse (PM)" omfatter det specifikke flow, hvor en leverandørfaktura skal fordeles imellem individuelle enheder enten i Selvstyret eller i kommunerne, startende med at fakturagrundlaget skal indgå i det valgte kreditorworkflowsystem, og herefter skal systemet kunne generere særskilte godkendelsesflow for de enkelte enheder.

PM'er imellem Selvstyret og kommunerne håndteres allerede i dag via fremsendelse af en almindelig faktura, som så vil kunne indgå i det almindelige workflow, og vil derfor ikke blive gennemgået yderligere i dette notat.

Der henvises til FRD Finans vedrørende håndtering af finansposteringer/omposteringer imellem individuelle enheder i Selvstyret eller i kommunerne.

Procesområdet omfatter følgende specifikke processer:

Tabel 5: Oversigt over alle processer for området "Fællesfaktura/PM"Proces-ID


16.006 Fordeling af fællesfaktura Kommunerne:Kommunerne modtager en del fakturaer, som

Page 26 of 70

skal fordeles på flere organisatoriske enheder. Nogle gange er det efter en fast fordelingsnøgle, andre gange er det efter et konkret forbrug. Det kan fx være fakturaer på køb hos Taxa og Brugsen, men også på større anlægsprojekter. Fordelingen af disse fakturaer gennemføres ved manuelle posteringsmeddelelser.

Selvstyret:Selvstyret modtager en del fakturaer, som skal fordeles på flere organisatoriske enheder. Nogle gange er det efter en fast fordelingsnøgle, andre gange er det efter et konkret forbrug. Det kan fx være fakturaer på køb hos Taxa og Brugsen, men også på større anlægsprojekter. Fordelingen af disse fakturaer er tidligere gennemført ved manuelle posteringsmeddelelser. Der er udviklet faciliteter i IRIS, der sikrer en elektronisk godkendelse af posteringsmeddelelser.

21.061 Bogføring af posteringsmeddelelser

6.1 Processer i scopeSe afsnit 6.

6.2 OpsummeringN/A.

6.3 Beskrivelse af to-be-processerProcesserne 16.006 og 21.061 blev gennemgået og drøftet på Kreditor LW med henblik på at vurdere løsningsmulighederne i AX 2012.

Det blev vist, hvordan en bogføring i godkendelseskladden kan opsplittes på forskellige finansdimensioner, som kunne indikere de forskellige individuelle enheder i Selvstyret/kommunerne. Denne mulighed medfører dog ikke et yderligere godkendelsesflow og styring af disse fællesfakturaer, som både krav og processer beskriver det.

Page 27 of 70

Figur 12: Fordeling af kontering via godkendelseskladden

Page 28 of 70

6.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med indbetaling og bogføring i AX 2012

Tabel 6: Identificerede gaps i forbindelse med fællesfaktura/PM i AX 2012Aktivitets-ID


Initiativ

Kred_008 Behandling/godkendelse af fællesfaktura/PM

gap ERP-sekretariatet bør inddrage deres ønsker og krav, når der skal vælges kreditorworkflowsystem samt fuld integration til GLN-numre og relevante godkendelsesflow.






Kreditorer GLN-registeret.


7 Kreditormodregning

Procesområdet "kreditormodregning" omfatter hele den proces, som starter med, at der foreligger en konkret kreditorudbetaling, som fx består af kreditorfakturaer, overskydende skatter, for meget indbetalt motorafgift eller løntræk m.m. Når disse poster er klar til udbetaling, skal denne proces sikre, at den debitor, som er direkte relateret til den aktuelle kreditor, bliver modregnet for eventuelle skyldige debitorposter, som der bogført direkte på debitoren eller på en eventuel meddebitor.

Herefter skal der kunne dannes relevant information, som skal kunne sendes til kreditoren eller uploades til en webportal, i de tilfælde hvor der er foretaget en konkret modregning i udbetalingen.

Flowet dækker både transaktioner, som kommer internt fra kreditormodulet i AX og fra

Page 29 of 70

eksterne leverandører som Nukissiorfiit og eventuelle kommuner, som ikke indgår i AX 2012 endnu.

Procesområdet omfatter følgende specifikke processer:

Tabel 7: Oversigt over alle processer for området "Kreditormodregning"Proces-ID


16.007 Foretage kreditormodregning Kommunerne:Kommende udbetalinger fra kommunerne sendes som data til inddrivelse. Der foretages modregning af kommunens kommende afregninger. Inddrivelsesmyndigheden informerer ikke leverandører på en hurtigere måde. Desuden modtager kommunerne først pengene 1-1½ md. efter træk hos kommunerne.

Selvstyret:I forbindelse med betaling af kreditorer foretages en kørsel, som klarlægger, om der er et tilgodehavende hos de kreditorer, der skal foretages udbetaling til. Hvis dette er tilfældet, foretages en modregning, der fremsendes en opgørelse til kreditor/debitor, og en eventuel restkreditsaldo udbetales. Hvis debitorsaldoen består af flere forskellige poster, fx restskat, motorafgift, dagplejeplads, foretages modregningen efter defineret rækkefølge.

For yderligere gennemgang/beskrivelse af denne proces henvises til FRD Skattestyrelsen, hvor hele området er beskrevet i forhold til en konkret funktion under inkassoområdet.

7.1 Processer i scopeDer henvises til FRD Skattestyrelsen.

7.2 OpsummeringDer henvises til FRD Skattestyrelsen.

7.3 Beskrivelse af to-be-processerDer henvises til FRD Skattestyrelsen.

7.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med kreditormodregningDer henvises til FRD Skattestyrelsen.

Page 30 of 70


7.3.3 Initiativer og krav i to-be-processerN/A.

7.3.4 IndsatsområderDer henvises til FRD Skattestyrelsen.


7.3.6 Nøgledata på områdetDer henvises til FRD Skattestyrelsen.


8 Udbetaling

Procesområdet "Udbetaling" omhandler udbetaling af godkendte og forfaldne fakturaer via filudveksling med banken. Procesområdet omfatter følgende specifikke processer:

Tabel 8: Oversigt over alle processer for området "Udbetaling"Proces-ID


16.003 Betaling af kreditorfaktura Kommunerne:Man betaler fakturaer fra mandag til torsdag. Inden faktura kan betales, skal der foretages kreditormodregning (se Kreditormodregning). Der sker desuden en validering for at sikre, at den rigtige person får det rigtige beløb indsat på den rigtige bankkonto.

Selvstyret:Man betaler fakturaer fra mandag til torsdag. Fakturaer overføres fra IRIS til XAL. Inden faktura kan betales, skal der foretages kreditormodregning (se Kreditormodregning). Der sker en validering af data fra overførslen fra IRIS til XAL for at sikre, at den rigtige person får det rigtige beløb indsat på den rigtige

Page 31 of 70

bankkonto.

8.1 Processer i scopeLøbende udbetaling af forfaldne og godkendte fakturaer efter endt kreditormodregning.


8.3 Beskrivelse af to-be-processerProces 16.003 blev gennemgået på Kreditor LW med henblik på at vurdere løsningsmuligheder i standard AX 2012.

Her blev det vist, hvordan man i standard AX 2012 opsætter forskellige faste parametre for den daglige/ugentlige håndtering af udbetaling, når fx udbetalingen kun sker på specifikke dage i ugen.

Figur 13: Styring af specifikke betalingsdage i AX 2012

Det blev også gennemgået, hvordan man skal oprette relevante betalingsmåder i forhold til de udbetalingstyper og banker, man anvender i de forskellige regnskaber. Det er oplyst, at hovedvægten af alle udbetalinger sker via Grønlandsbanken – det gælder både for kommunerne og Selvstyret.

Page 32 of 70

Figur 14: Opsætning af betalingsmåder i AX 2012

Dernæst blev det gennemgået, hvordan man laver et betalingsforslag, som er den måde, hvorpå AX 2012 finder de fakturaer, der skal betales, og først herefter kan der dannes fil til banken og til sidst bogføring.

Page 33 of 70

Figur 15: Udsøgning af betalingsforslag i AX 2012

Page 34 of 70

Figur 16: Visning af udsøgte fakturaer i forbindelse med betalingsforslag

Det er også vist, hvordan man kan opsætte et godkendelsesflow på udbetalingskladden i AX 2012, så man sikrer, at to uafhængige medarbejdere har godkendt kladden, inden filen til banken kan dannes, og der dernæst kan ske bogføring af den samlet kladde.

Figur 17: Godkendelsesflow i betalingskladde med tilhørende betalingsstatus

Page 35 of 70

Figur 18: Oprettelse af udbetalingsfil til banken

8.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med udbetaling af overskydende saldo i AX 2012

Tabel 9: Identificerede gaps i forbindelse med udbetaling kreditorfakturaerAktivitets-ID


Initiativ

Kred_009 Filformat Grønlandsbanken fit Grønlandsbanken anvender "ERH . Bankens Erhvervsformat (BEC)" der findes som standard i AX 2012

Kred_010 Tilbageholdelse af udbetalinger i forbindelse med anlægssager og delbetalinger

gap ERP-sekretariatet skal i forbindelse med valg af kreditorworkflow sikre, at dette modul understøtter disse ønsker, og dernæst at AX 2012 kan foretage den korrekte udbetaling, jf. given tilbageholdelse eller aftale om delbetaling.




Page 36 of 70

8.3.5 Andre spor N/A.


Kreditor Betalingsmåder og betalingsdage Bankkonti (kreditor) Bankmodul.


9 Afstemning og diverse forhold

Procesområdet "Afstemning og diverse forhold" omhandler afstemning mellem kreditor- og finansmodulet samt væsentlige forhold, som blev drøftet på LW. Procesområdet omfatter kun følgende specifikke proces:

Tabel 10: Oversigt over alle processer for området "Afstemning og diverse forhold"Proces-ID


16.001 Afstemning af kreditorer Kommunerne:Afstemning sker op imod indscannede eller indtastede fakturaer. Det opleves, at der modtages rykkere fra leverandører på beløb, der er blevet betalt. Dette skyldes sandsynligvis, at inddrivelsesmyndigheden har trukket et beløb, og at der først modtages betalinger 1- 1½ måned efter.

Selvstyret:Afstemning af kreditorer er en manuel proces. Man afstemmer hver gang, man modtager et kontoudtog fra kreditor, også selvom kontoen stemmer. Man skriver bemærkninger til de åbne poster. Hvis man får et langt kontoudtog, beder man om at få et kontoudtog, der kun indeholder åbne poster.P.t. modtager man kontoudtog pr. post eller mail. Så tjekker man IRIS for at se, om fakturaen er modtaget. Derefter tjekker man i XAL, om den er betalt. Hvis den er det, skriver man en bemærkning om, at

Page 37 of 70

den er betalt.

9.1 Processer i scopeProcessen omfatter:

Afstemning mellem kreditormodulet og finansmodulet (proces-ID 16.001) Modtagelse og afstemning af kontoudtog sendt fra kreditorerne Udbetaling af ydelser, hvor der skal oplyses B-indkomst eller A-skat Aflevering af returkvittering, hvis kreditorworkflowmodulet ikke er direkte del af AX 2012 Udskrivning af kreditorkontoudtog.


9.3 Beskrivelse af to-be-processerProces 16.001 blev gennemgået på Kreditor LW med henblik på at vurdere løsningsmuligheder i standard AX 2012. Der findes ikke noget i AX 2012, som kan håndtere det krav i denne proces, der omhandler elektronisk modtagelse og afstemning af kreditorkontoudtog, og det har derfor ikke været muligt at vise en løsning. Da sådan en løsning vil kræve en større tilretning, har løsningsworkshoppens deltagere accepteret, at det ikke bliver en del af løsningen, og processen beskrives derfor ikke yderligere.

Processen vedrørende afstemning mellem kreditor og finans blev gennemgået, og det blev vist, hvilke hjælpeværktøjer der findes i AX 2012 til håndtering af den løbende afstemning. Det er vurderet, at standardafstemning er fuldt tilstrækkelig.

Page 38 of 70

Figur 19: Rapport til afstemning af finans kontra kreditor

I forbindelse med drøftelserne vedrørende forskellige udbetalingsydelser fremkom der et krav om håndtering af automatisk opsamling/oplysning af udbetalte ydelser, som modtageren er forpligtiget til at betale A-skat af. Der findes ikke processer i standard AX 2012, som kan håndtere dette og herefter aflevere disse informationer elektronisk til eSkat (Skattestyrelsen).Det er derfor aftalt, at ERP-sekretariatet arbejder videre med en fælles proces for håndtering af dette konkrete behov, og at der ikke beskrives noget yderligere i dette dokument.

Selvstyret anvender i dag kreditorworkflowmodulet IRIS, som er et selvstændigt modul, der ligger uden for økonomisystemet, og her har man et stort behov for løbende at få en returkvittering på de overførte fakturaer, som bliver udbetalt via økonomisystemet. Returkvittering indeholder både oplysninger om mulige fejl i forbindelse med overførslen, og hvordan udbetaling er foretaget, fx via bank, modregnet og manuel udlignet. Behovet for returkvitteringer bør selvfølgelig medtages i den samlede vurdering, når et nyt eller eksisterende kreditorworkflowmodul bliver valgt i fremtiden.

På LW er det vist, hvordan forskellige kreditorrapporter fungerer i AX 2012, og hvilke muligheder og data de enkelte rapporter giver internt og eksternt.

Page 39 of 70

Figur 20: Kreditorkontoudtog fra AX 2012

9.3.1 Identificerede gaps i forbindelse med afstemning og diverse forhold Tabel 11: Identificerede gaps i forbindelse med afstemning og diverse forholdAktivitets-ID


Initiativ

Kred_011 Kreditorkontoudtog – tekstmæssige tilretninger, LW gav ikke anledning til helt specifikke ændringer, men at der nok er et behov.

gap LaserNet anvendes og tilretning i AX-rapporten.






Kreditor Ydelser Finans.

Page 40 of 70


10Samlet oversigt over identificerede gaps på Kreditor-området

Tabel 12: Samlet oversigt over identificerede gaps på Kreditor-områdetProcesområde Aktivitets-

IDBeskrivelse Fit/

gapInitiativ

Oprettelse og vedligeholdelse af kreditor

Kred_001 Integration til CPR-/GER- registre

gap Der skal udvikles en integration mellem AX 2012 og CPR-/GER-registre. Herudover henvises der til afsnit 4.3.4.1.


Kred_002 Udvidelse af påkrævede felter ved oprettelse af kreditorer

gap I forbindelse med oprettelse af kreditorer skal der være flere tvungne felter (mandatory-felter) på kreditorkortet. Specifikation af hvilke udarbejdes i forbindelse med designfasen.


Kred_003 Udvidelse af skabeloner til oprettelse af kreditorer med nye påkrævede felter

gap I forbindelse med oprettelse af kreditorer via skabeloner skal evt. nye felter på kreditorkortet kunne arves fra skabeloner. Specifikation af, hvilke felter det drejer sig om, udarbejdes i forbindelse med designfasen.


Kred_004 Bankkonto fra e-skat skal med over i debitormodul/kreditormodul ifm. udbetaling.

gap Der henvises til FRD Debitor, men det er vigtigt, at de debitorer, som automatisk også oprettes som kreditorer, også bliver oprettet med de relevante bankkonti.

Page 41 of 70

Procesområde Aktivitets-ID


Initiativ


Kred_005 Validering af bankkonti, FI, SWIFT og IBAN på kreditor

gap Der skal udføres en validering af bankkonti, FI, SWIFT og IBAN i forbindelse med oprettelse af udbetalingsoplysninger på kreditor. Hermed menes validering af oplysninger ud fra nogle overordnede regler (antal cifre osv.). Reglerne defineres nærmere i designfasen.


Kred_006 Workflow ved ændring af stamdata på kreditor

gap Der skal defineres og udvikles et workflow i AX 2012 ved ændring af udvalgte stamdata på en kreditorkonto (eksempelvis bankkonto).


Kred_007 Kontrol på GER-/CPR-nummer (unikt ID) i forbindelse med manuel oprettelse af kreditor

gap I forbindelse med oprettelse af ny kreditor skal AX 2012 kontrollere på hhv. GER-nummer eller CPR-nummer i GAB, således det ikke er muligt at oprette en virksomhed/borger som kreditor to gange i samme regnskab. Specifikation udarbejdes i forbindelse med designfasen.

Fællesfaktura/PM Kred_008 Behandling/godkendelse af fællesfaktura/PM

gap ERP-sekretariatet bør inddrage deres ønsker og krav, når der skal vælges kreditorworkflowsystem samt fuld integration til GLN-numre og relevante godkendelsesflow.

Page 42 of 70

Procesområde Aktivitets-ID


Initiativ

Udbetaling Kred_009 Filformat Grønlandsbanken

fit Grønlandsbanken anvender "ERH . Bankens Erhvervsformat (BEC)" der findes som standard i AX 2012

Udbetaling Kred_010 Tilbageholdelse af udbetalinger i forbindelse med anlægssager og delbetalinger

gap ERP-sekretariatet skal i forbindelse med valg af kreditorworkflow sikre, at dette modul understøtter disse ønsker, og dernæst at AX 2012 kan foretage den korrekte udbetaling, jf. given tilbageholdelse eller aftale om delbetaling.

Afstemning og diverse forhold

Kred_011 Kreditorkontoudtog – tekstmæssige tilretninger, LW gav ikke anledning til helt specifikke ændringer, men at der nok er et behov.

gap LaserNet anvendes og tilretning i AX 2012-rapporten.

11 Risici

N/A.

12 Forkortelser og definitioner

Tabel 13: Forkortelser og definitioner

Forkortelse Definition

GAB Global adressebog i AX 2012LW LøsningsworkshopFit Angiver, at en proces/et krav kan håndteres i standard AX 2012 uden

tilpasningGap Angiver, at en proces/et krav ikke kan håndteres i

standard AX 2012 uden tilpasning

Page 43 of 70

13 Referencer og bilag

13.1.1 PowerPoint – skærmbilleder fra MediusFlow

Page 44 of 70

Page 45 of 70

Page 46 of 70

Page 47 of 70

Page 48 of 70

Page 49 of 70

Page 50 of 70

Page 51 of 70

Page 52 of 70

Page 53 of 70

Page 54 of 70

Page 55 of 70

Page 56 of 70

Page 57 of 70

Page 58 of 70

Page 59 of 70

Page 60 of 70

13.1.2 PowerPoint – skærmbilleder fra EGVI

Page 61 of 70

Page 62 of 70

Page 63 of 70

Page 64 of 70

Page 65 of 70

Page 66 of 70

Page 67 of 70

Page 68 of 70

Page 69 of 70

Page 70 of 70

Documents

Projektstategi - Grønlands Erhvervsportal/media/Udbudsportalen... · Web viewNår faktura er godkendt, omposteres der på interimskonto og kreditorkonti. Med elektronisk fakturagodkendelse