Programa de Gestion Documental Marzo 20 2015

7/23/2019 Programa de Gestion Documental Marzo 20 2015

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M I N I S T E R I O D E A G R I C U L T U R A Y D E S A R R O L L O R U R A L

2014

Programa de Gestin

Documental PGD.

Subdireccin Administrativa

Grupo de Gestin Documental y Biblioteca

Compilo: Jonathan Javier Rodriguez Sichaca


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TABLA DE CONTENIDOPRESENTACIN ....................................................................................................................... 7

INTRODUCCIN ........................................................................................................................ 81. OBJETIVOS ........................................................................................................................ 9

1.1 OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................... 9

1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ............................................................................................................. 9

2. COMIT DE ARCHIVO Y COMIT DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO: ................... 10

3. ALCANCE ......................................................................................................................... 10

4. MBITO DE APLICACIN ................................................................................................ 10

5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD ............................................... 10

5.1 NORMATIVOS ........................................................................................................................... 10

5.2 ECONMICOS .......................................................................................................................... 13

5.3 ADMINISTRATIVOS .................................................................................................................. 14

5.3.1 SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE ARCHIVO CENTRALIZADO DEL MADR ............................ 14

5.3.2 COORDINACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL CON OTRAS REAS DEL MADR ................. 14

5.3.3 GESTIN DEL TALENTO HUMANO DESTINADO A LA GESTIN DOCUMENTAL EN EL

MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL .................................................................. 15

5.3.4 RESPONSABLES DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTALPGD EN LA MADR ............. 15

5.3.5 PLAN DE CAPACITACINPGD - MADR ................................................................................ 15

5.3.6 EDIFICIOS DE ARCHIVO .......................................................................................................... 16

5.4 TECNOLGICOS ......................................................................................................................... 16

5.4.1 MEDIOS DE GENERACIN. ..................................................................................................... 16

5.4.2 DOTACIN DE UNIDADES INFORMACIN (HARDWARE Y SOFTWARE) ................................ 16

5.4.3 CONTENIDO, APROBACIN, PUBLICACIN Y DEMS ASPECTOS DEL P.G.D ......................... 16

5.4.3.1 CONTENIDO DEL P.G.D ....................................................................................................... 16

5.4.3.2 APROBACIN DEL PGD ....................................................................................................... 175.4.3.3 PUBLICACIN DEL PGD ....................................................................................................... 17

5.4.4 DEFINICIN DE LA POLTICA DE GESTIN DOCUMENTAL ..................................................... 17

5.4.5 PRESUPUESTO DE LA GESTIN DOCUMENTAL MADR .......................................................... 18

5.4.6 INSTRUMENTOS ARCHIVSTICOS DEL MADR ......................................................................... 18

5.4.6.1 CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL ....................................................................... 18


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5.4.6.2 TABLA DE RETENCIN DOCUMENTALTRD ...................................................................... 18

5.4.6.3 TABLA DE VALORACIN DOCUMENTALTVD ................................................................... 18

5.4.6.4 EL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL (PGD)............................................................. 18

5.4.6.5 EL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD (PINAR) ....................................... 19

5.4.6.6 PROGRAMA E INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIN DOCUMENTAL ...................................... 19

5.4.6.7 INVENTARIOS DOCUMENTALES .......................................................................................... 19

5.4.6.8 MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS .............. 19

5.4.6.9 BANCOS TERMINOLGICOS DE SERIES, SUB-SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ................. 19

5.4.6.10 REGISTRO NICO DE SERIES DOCUMENTALES ................................................................. 19

5.4.6.11 MAPA DE PROCESOS, FLUJOS DOCUMENTALES Y LA DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES DE

LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS ................................................................................................. 19

5.4.6.12 TABLAS DE CONTROL DE ACCESO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE CATEGORAS

ADECUADAS DE DERECHOS Y RESTRICCIONES DE ACCESO Y SEGURIDAD APLICABLES A LOS

DOCUMENTOS ................................................................................................................................ 20

5.4.6.13 ALCANCE Y COBERTURA DEL P.G.D ACORDE A SOPORTES Y MEDIOS DE REGISTRO DE

INFORMACIN ................................................................................................................................ 20

5.4.7 PROGRAMAS ESPECIFICOS DEL PGD ...................................................................................... 20

5.4.7.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRNICOS ............ 20

5.4.7.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES ..................................................... 21

5.4.7.3. PROGRAMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS ........................................... 21

5.4.7.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS ................................................................ 22

5.4.7.5 PROGRAMA DE REPROGRAFA ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS (SISTEMAS DE

FOTOCOPIADO, IMPRESIN, DIGITALIZACIN Y MICROFILMACIN). ........................................... 22

5.4.7.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES (GRAFICOS, SONOROS, AUDIOVISUALES,

ORALES, ETC) .................................................................................................................................. 22

5.4.7.7 PROGRAMA DE AUDITORA Y CONTROL. ............................................................................ 22

6. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL .................... 22

6.1 PLANEACIN ............................................................................................................................. 23

6.2 PRODUCCIN ............................................................................................................................ 23

6.2.1 FLUJO DEL PROCESO ...................................................................................................... 25

6.2.2 CONSIDERACIONES GENERALES ........................................................................................ 26

6.2.3 MARCO NORMATIVO ......................................................................................................... 26


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6.2.4 RADICACIN COMUNICACIONES OFICIALES DE SALIDA (-1) ............................................. 27

6.2.4.1 CONSIDERACIONES GENERALES COMUNICACIONES DE SALIDA (-1) .......................... 27

6.2.5 RADICACIN DE COMUNICACIONES INTERNAS MEMORANDOS (-3)................................ 28

6.2.5.1 CONSIDERACIONES GENERALES DE MEMORANDOS (3) ............................................. 28

7. GESTIN Y TRMITE ...................................................................................................... 28

7.1 FLUJO DEL PROCESO (DOCUMENTOS EXTERNOS -1) ............................................................... 29

7.1.1 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO .................................................................................. 30

7.1.2 RECEPCIN Y VERIFICACIN. ................................................................................................. 30

7.1.3 PROCEDIMIENTO ................................................................................................................... 30

DOCUMENTOS RECIBIDOS PERSONALMENTE. ............................................................................... 30

DOCUMENTOS RECIBIDOS POR AGENCIA DE CORREO: ................................................................. 31

7.2 CONSIDERACIONES DEL PROCEDIMIENTO ............................................................................... 31

7.3 RECEPCIN DE DOCUMENTOS POR CORREO ELECTRNICO .................................................. 31

7.4 CONSIDERACIONES GENERALES .............................................................................................. 31

7.5 RADICACIN Y DIRECCIONAMIENTO DOCUMENTAL .............................................................. 32

7.6 PROCEDIMIENTO ...................................................................................................................... 32

7.7 DESCRIPCIN DEL NMERO DE RADICADO DEL MADR. .......................................................... 32

7.8 DIGITALIZACIN DE COMUNICACIONES RECIBIDAS POR EL MADR. ....................................... 33

7.8.1 PROCEDIMIENTO ............................................................................................................... 33

8 DISTRIBUCIN DOCUMENTAL ....................................................................................... 33

8.1 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCION DOCUMENTAL -2) ......................................................... 34

8.2 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCIN DOCUMENTOS INTERNOS -3) ....................................... 35

8.3 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS PARA ENVO -1) ............................... 36

8.3.1 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ..................................................................................... 37

8.3.2 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS (-2) ................................................................. 37

8.3.3 PROCEDIMIENTO ................................................................................................................... 37

8.3.4 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS INTERNOS (-3) ................................................................. 37

8.8.1 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ENVIADOS (-1) ............................................................. 38

8.8.2 ENVIOS ............................................................................................................................... 38

8.3.7 PROCEDIMIENTO ................................................................................................................... 38


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9 TRAMITE DE DOCUMENTOS OFICIALES ....................................................................... 39

9.1 FLUJO DEL PROCESO ................................................................................................................. 39

9.2 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ....................................................................................... 409.3 PROCEDIMIENTO ...................................................................................................................... 40

9.3.1 RECEPCIN DE SOLICITUD O TRMITE .................................................................................. 40

9.3.2 RESPUESTA DE LA SOLICITUD ................................................................................................ 40

9.3.3 TIEMPOS ESTABLECIDOS PARA LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS. ..... 41

10 ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS ...................................................................... 41

10.1 FLUJO DEL PROCESO ............................................................................................................... 42

10.2 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ...................................................................................... 43

10.3PROCEDIMIENTO ..................................................................................................................... 44

10.4FOLIACIN ............................................................................................................................... 45

10.5IDENTIFICACIN DE UNIDADES DE CONSERVACIN ............................................................... 47

10.5.1 CARPETAS ............................................................................................................................ 47

10.5.2 CAJAS ................................................................................................................................... 48

10.5.3 ENTREGA DE ARCHIVO AL GRUPO DE GESTIN DOCUMENTAL Y BIBLIOTECA. .................. 49

11 CONSULTA DOCUMENTAL ............................................................................................. 50

11.1 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ...................................................................................... 5111.2 CONSULTA Y PRSTAMO DE HISTORIAS LABORALES.............................................................. 52

11.3CONSIDERACIONES GENERALES .............................................................................................. 53

11.4CONSULTA Y PRSTAMO DE ARCHIVO .................................................................................... 53

11.5 CONSIDERACIONES GENERALES ............................................................................................. 53

12 DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS ............................................................... 54

12.1 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ...................................................................................... 54

12.2TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL-TRD ........................................................................... 55

12.3DEFINICIN .............................................................................................................................. 55

12.4OBJETIVO ................................................................................................................................. 55

12.5CONSIDERACIONES GENERALES .............................................................................................. 55

12.6INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 57

ANEXOS .................................................................................................................................. 61


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ELABORACIN DIAGNSTICO DE LA GESTIN DOCUMENTAL ....................................... 61

GLOSARIO ............................................................................................................................... 61


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PRESENTACIN

El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural en cumplimiento de las disposiciones legales que rigen la gestindocumental en Colombia (Ley 594 de 2000 y su reglamentacin) y a lo dispuesto en la Constitucin Poltica deColombia, especialmente a lo previsto en su Artculo 15 y a las leyes y disposiciones que regulen su labor, vieneadelantando acciones encaminadas a propender por su aplicacin y cumplimiento en todas sus dependencias

El alcance del Programa de Gestin Documental se establece a corto, mediano y largo plazo, buscando lasostenibilidad del proceso dentro del Sistema Integrado de Gestin y como poltica institucional en el

incumplimiento de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), Decreto 2609 de 2012 y dems acuerdosreglamentarios.


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INTRODUCCIN

Acerca de la importancia de los archivos, bien lo expres la Unesco, en uno de sus documentos del Programade Gestin de Documentos y Archivos - RAMP1:

"En primer- lugar, son como la memoria de un pas ypermiten a una sociedad planificar inteligentemente elfuturo sobre la base de la experiencia adquirida en el pasado. Los archivos registran las obligaciones ycompromisos del gobierno y constituyen unaprueba de IC1S derechos yprerrogativas de los ciudadanos.En su conjunto. Los archivos contienen una gran cantidad de informacin sobre /as personas, /asorganizaciones, el desarrollo social y econmico, /os fenmenos naturales y los diferentes acontecimientos,y todo ello constituye un material inapreciable de primera mano para escribir sobre todos, los aspectos de lahistoria de un pas. Como fuente de la historia nacional. Los archivospueden contribuir considerablementea fomentar la comprensin que una nacin tenga de s misma y a crear el sentido de identidad nacional (Rhods, 1983)2.

Teniendo en cuenta la importancia de los documentos que generan las organizaciones, y en mbito de lopblico la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, estableci la obligacin para todas las entidadespblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, de elaborar programas de gestin de documentos,independientemente del soporte en que produzcan la informacin para el cumplimiento de su cometidoestatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

As mismo, desde el marco de la Ley General de Archivos, se define Gestin Documental3como el "Conjuntode actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de ladocumentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objetode facilitar su utilizacin y conservacin'.

Es as que un Programa de Gestin Documental4 (PGD) se entiende como un proceso archivsticosistemtico encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la. Documentacin produciday recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su produccin,trmite, utilizacin y conservacin.

En el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, el Programa de Gestin Documental, es un mecanismoque busca consolidar las iniciativas que desde hace el algn tiempo ha venido desarrollando con el fin desalvaguardar sus documentos y sus archivos, velando por la Integridad, autenticidad, veracidad y fidelidadde los mismos.

1UNESCOs Records and Archives Management Program (RAMP)2Rhoards, James B. La funcin de la gestin de documentos y archivos en los sistemas nacionales de informacin;estudio del RAMP, 1983.3Archivo General de la Nacin. Gua para la implementacin de un Programa de Gestin Documental. Meja,Myriam et al. Bogot, 20054Ibid


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En cumplimiento del Decreto 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura5, el Ministerio de Agricultura y DesarrolloRural-MADR, ha elaborado el presentedocumento el cual tiene como propsito normalizar y racionalizar lasfases y procedimientos aplicados en la produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta,

conservacin y disposicin final de los documentos

1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

Implementar el Programa de Gestin Documental en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, resaltando laimportancia del papel de la informacin, de los documentos y archivos de la Administracin Pblica para elfuncionamiento del Ministerio.

1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Implementacin de un programa integral de Gestin Documental al interior del Ministerio de Agriculturay Desarrollo Rural, como una herramienta prctica para la racionalizacin de recursos e implementacinde sistemas de informacin integrales.

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de laadministracin pblica, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participacinciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestin pblica y garanta de losderechos individuales y colectivos.

Racionalizar y controlar la produccin documental, en atencin a los procesos, procedimientos yfunciones del Ministerio.

Normalizar los procedimientos para el recibo, radicacin y distribucin de la correspondencia mediantela utilizacin de sistemas eficientes.

Normalizar la administracin y organizacin de los documentos a partir de la nocin de Archivo Total,teniendo en cuenta la finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad de losmismos.

Implementar la aplicacin de herramientas archivsticas tales como la Tabla de Retencin Documental-TRD al interior del Ministerio.

Implementacin de tecnologa para el acceso a la informacin de manera confiable y rpida

5COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente losartculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestin Documental para todas las Entidades del Estado.EN: DIARIO OFICIAL. Vol. 148. No. 48647. 17, Diciembre, 2012. Pg. 187.


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2. COMIT DE ARCHIVO Y COMIT DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO:

El Comit de Archivo del Ministerio y Agricultura y Desarrollo Rural se establece por Resolucin 0485 de 2004 y

se modifica por Resolucin 0312 de 2007, como rgano asesor interno de la Subdireccin Administrativa,responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesosadministrativos y tcnicos de la gestin documental de la entidad.

El Comit de archivo fue suprimido teniendo en cuenta lo definido en el Decreto 2578 del 2012, Art. 4 y Decreto2482 de 2012, y por Resolucin nmero 204 de 2014 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, se crea ElComit de Desarrollo Administrativo, quien cumplir con las funciones del Comit interno de Archivo del Ministerio.

3. ALCANCEEn el Programa de Gestin Documental del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural-MADR, se definen

los procesos que lo componen, a travs de los procedimientos del Sistema Integrado de Gestin-SIG y aplicapara todos los documentos generados y recibidos en la Entidad, y que resulten del cumplimiento de lasfunciones de cada una de las reas.

4. MBITO DE APLICACIN

El presente Programa de Gestin Documental, es de carcter interno y aplica para todas las dependencias delMinisterio de Agricultura y Desarrollo Rural. Y en general a las partes interesadas de la entidad (entes de control,clientes y ciudadana), facilitando los mecanismos de participacin ciudadana.

La Subdireccin Administrativa por medio del Grupo de Gestin Documental y Biblioteca o quien haga sus veces,coordinar la gestin documental como apoyo de las actividades administrativas, con base en lo previsto en lasdisposiciones legales vigentes sobre la materia, manual especifico de funciones y competencias laborales, SIG ydems normas legales vigentes, velando por el estricto cumplimiento de lo aqu expuesto

5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

5.1 NORMATIVOSPara que el Programa de Gestin Documental del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural pueda sergestionado de manera apropiada, es necesario que se responda y cumpla con las diferentes normas proferidaspor la entidad, por el Archivo General de la Nacin y dems normas aplicables a la entidad. A continuacin sesealan aquellas de carcter general que conciernen a la prctica de la gestin documental:Constitucin Poltica de Colombia.

Artculo 8. Es obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales dela Nacin.

Artculo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre,y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y


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rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos deentidades pblicas y privadas.En la recoleccin, tratamiento y circulacin de datos se respetarn la libertad y dems garantasconsagradas en la Constitucin.La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo pueden serinterceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezcala ley.Con el fin de prevenir la comisin de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentar la forma ycondiciones en que las autoridades que ella seale, con fundamento en serios motivos, puedaninterceptar o registrar la correspondencia y dems formas de comunicacin privada, sin previa ordenjudicial, con aviso inmediato a la Procuradura General de la Nacin y control judicial posterior dentro delas treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendir informe alCongreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a

que se refiere este artculo incurrirn en falta gravsima, sin perjuicio de las dems responsabilidades aque hubiere lugar. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003). Artculo 20.Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones,

la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicacin.Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificacin en condicionesde equidad. No habr censura.

Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades pormotivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentar suejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. El patrimonio

arqueolgico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nacin yson inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecer los mecanismos para readquirirloscuando se encuentren en manos de particulares y reglamentar los derechos especiales que pudierantener los grupos tnicos asentados en territorios de riqueza arqueolgica.

Artculo 74.Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casosque establezca la ley.

Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobierno podrn ejercerlibremente la funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollar alternativas polticas. Para estos efectos,salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la informacin y ala documentacin oficiales; de uso de los medios de comunicacin social del Estado de acuerdo con la

representacin obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores; de rplica en losmedios de comunicacin del Estado frente a tergiversaciones graves y evidentes o ataques pblicosproferidos por altos funcionarios oficiales, y de participacin en los organismos electorales...

Ley 80 de 1989.Por la cual se crea el Archivo General de la Nacin, se establece el Sistema Nacionalde Archivos y se dictan otras disposiciones.

Artculos 27 y 79.Faltas y delitos en archivos. Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administracin de justicia.


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Artculo 95.Sobre el uso de la tecnologa, medios tcnicos, electrnicos, informticos y telemticos enla administracin de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea susoporte, gozarn de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada suautenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Ley 527 de 1999.Artculos 6 al 13.Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercioelectrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otrasdisposiciones.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otrasdisposiciones.

Ley 734 de 2002. Cdigo Disciplinario nicoArtculo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la

Constitucin, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los dems ratificados por el Congreso,las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad,los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convencionescolectivas, los contratos de trabajo y las rdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5.Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o funcin conservebajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento outilizacin indebidos. No.22. Responder por la conservacin de los tiles, equipos, muebles y bienesconfiados a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin.

Artculo 35. PROHIBICIONES.A todo servidor pblico le est prohibido. No. 8. Omitir, retardar o nosuministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes

de las autoridades, as como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien correspondasu conocimiento. No. 13. Ocasionar dao o dar lugar a la prdida de bienes, elementos, expedientes odocumentos que hayan llegado a su poder por razn de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso oexhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiera.Artculo 22. Sobre administracin y conservacin de los archivos de las entidades financieras pblicasen liquidacin.

Ley 951 de 2005. Por la cual se crea el Acta de Informe de GestinArtculo 633. Informacin en medios magnticos. Para efectos del envo de la informacin que debasuministrarse en medios magnticos, la Direccin General de Impuestos Nacionales prescribir lasespecificaciones tcnicas que deban cumplirse.

Decreto 4124 de 2004.Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otrasdisposiciones relativas a los Archivos Privados.

Circular AGN No. 1 de 1997.Exhortacin al cumplimiento de la legislacin bsica sobre archivos enColombia.


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Circular AGN No. 2 de 1997.Parmetros a tener en cuenta para implementacin de nuevas tecnologasen los archivos pblicos.

Decreto 2693 de 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia deGobierno en lnea de la Repblica de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2609 de 2012:Reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y59 de la Ley 1437 de 2011 y dicta otras disposiciones en materia de Gestin Documental.

Decreto 2578 de 2012:Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, establece la Red Nacional deArchivos y deroga el Decreto 4124 de 2004.Artculo 26 PARAGRAFO PRIMERO. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios ensus respectivos sectores, establecer normas para el manejo de los archivos de las entidades privadasbajo su inspeccin y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y dems normas

reglamentarias, Previa coordinacin con el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado.

5.2ECONMICOSHace relacin al anlisis de situaciones de tipo econmico de la gestin de documentos, como la reduccinde costos derivados de la conservacin de documentos innecesarios y la racionalizacin de los recursosdestinados para la gestin documental, para ello la Entidad a travs del presupuesto anual asigna una partidapresupuestal para el desarrollo del Programa de Gestin Documental. Estos recursos son gestionados porla Subdireccin Administrativa con el fin de la implementar el presente Programa de Gestin Documental.

La adopcin de estrategias orientadas a una gestin documental eficiente a partir del uso de las TICs y la

construccin de indicadores como elementos de medicin, monitoreo y seguimiento, tendrn en cuentaalgunos ejes para ser abordados, como los siguientes:

El impacto que tendr dentro del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural-MADR, la estrategia de CeroPapel en la Administracin Pblica.

El impacto que tendr dentro del MADR, la estrategia de Gobierno en Lnea - GEL. Construccin de indicadores que sealen el impacto generado por las medidas adoptadas en la

reduccin de consumo de papel y la sustitucin de procedimientos y trmites basados en papel portrmites y procedimientos electrnicos.

Igualmente, se tendrn en cuenta los requerimientos econmicos del PGD, el cual estar determinado por elmonto de los bienes y servicios destinados directamente por cada vigencia fiscal a la gestin documental delMADR, el que a su vez, deber responder y apuntar al Plan Estratgico, por ello se hace fundamental alinearel PGD con el Plan Estratgico del Ministerio. Dado el carcter transversal de algunas actividades, que sesealan en el PGD y que pueden coincidir con las formuladas con otras referidas en otros planes, como elPlan de Accin, el GEL o Cero Papel, la cuantificacin de los recursos se ir consolidando.


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5.3ADMINISTRATIVOS

Se contemplan las situaciones administrativas de la gestin de documentos en aspectos como latransparencia, simplificacin de trmites y eficiencia de la administracin6.

Dentro de los ejes administrativos del PGD, se debern tener en cuenta los siguientes aspectos:

5.3.1 SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE ARCHIVO CENTRALIZADO DEL MADR

El Programa de Archivo, estar orientado para el caso del MADR, a la institucionalizacin del ArchivoCentralizado, como una nueva instancia de gestin documental.

5.3.2 COORDINACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL CON OTRAS REAS DEL MADR

Por el carcter transversal del Macroproceso Gestin de Apoyo Logstico e Infraestructura, la SubdireccinAdministrativa, por intermedio del Grupo de Gestin Documental y Biblioteca, ser el responsable en el MADRde liderar y coordinar lo relacionado a los diferentes aspectos y componentes, demandando de las dependenciasla participacin pertinente.

Este requerimiento administrativo, de trabajo con el concurso de las dems dependencias del MADR, busca hacerrealidad y materializar, algunos de los principios del proceso de Gestin Documental, definidos en el Artculo 5del Decreto 2609 de 2012, como los siguientes:

k) Autoevaluacin. Tanto el sistema de gestin documental como el programa correspondiente sern evaluadosregularmente por cada una de las dependencias de la entidad.

l) Coordinacin y acceso. Las reas funcionales actuarn coordinadamente en torno al acceso y manejo de lainformacin que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y elcumplimiento de la misin de estos.

m) Cultura archivstica. Los funcionarios que dirigen las reas funcionales colaborarn en la sensibilizacin delpersonal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institucin.

n) Modernizacin. La alta gerencia del MADR, junto con la Subdireccin AdministrativaGrupo de GestinDocumental y Biblioteca propiciar el fortalecimiento de la funcin archivstica de la entidad, a travs de laaplicacin de las ms modernas prcticas de gestin documental al interior de la entidad, apoyndose para elloen el uso de tecnologas de la informacin y las comunicaciones.

6COLOMBIA. Archivo General de la Nacin. Sistema Nacional de Archivos. Gua para, p. Cit., p. 13


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5.3.3 GESTIN DEL TALENTO HUMANO DESTINADO A LA GESTIN DOCUMENTALEN EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL

Este requisito de tipo requerimiento administrativo, est dirigido a la gestin del talento humano, con destinacinpermanente y exclusiva a ejecutar funciones de gestin documental dentro del MADR. Responder a lo planteadoen el Artculo 16, de la Ley 594 de 2.0007; y teniendo en cuenta lo sealado el Artculo 4, del Decreto 2609 del20128, ser la Subdireccin Administrativa, a travs del Grupo de Gestin Documental, la responsableinstitucional de coordinar la gestin documental.

5.3.4 RESPONSABLES DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL PGD EN LAMADR

Requerimiento administrativo, orientado a definir el grupo especial9

que dentro del MADR, ser responsable delPrograma de Gestin Documental.

Funcionarios y contratistas: Profesionales en ciencias de la informacinResponsables de formular,publicar, capacitar, liderar la implementacin y seguimiento del PGD

Funcionarios Oficina de Control Interno10: Funcionarios que actuarn en coordinacin con losfuncionarios del Grupo de Gestin Documental y Biblioteca, en las labores de implementacin yseguimiento del PGD

5.3.5 PLAN DE CAPACITACINPGD - MADR

Requerimiento administrativo, orientado a definir y ejecutar dentro del MADR en el marco de los planes anualesde capacitacin los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los diferentesservidores del MADR, orientado entre otros aspectos a ampliar y mejorar los conocimientos de la gestindocumental y la organizacin de los archivos, adems formacin en el rea de la auditora de informacin ymanejo de procesos.

El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural dar cumplimiento a lo definido en el Artculo 14. Decreto 2609 de2012. Plan de Capacitacin. Las entidades pblicas y las privadas que cumplan funciones pblicas, debernincluir en sus planes anuales de capacitacin los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollodel PGD, a los funcionarios y contratistas de los diferentes niveles de la entidad.

7COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 594 de 2000. p. Cit. Pg. 7.8COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012, p. Cit., p. 3.

9COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 1409. Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la Archivstica, se dicta el Cdigo detica y otras disposiciones. EN: DIARIO OFICIAL. Volumen 165. No. 47817. 30, AGOSTO, 2010. PAG. 1.10COLOMBIA. Archivo General de la Nacin. Sistema Nacional de Archivos. Gua para, p. Cit., p. 16


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5.3.6 EDIFICIOS DE ARCHIVO

a) Edificios e Instalaciones de Archivo. Estn orientados para que las instalaciones inmuebles propios o

de terceros, que el Ministerio, destine para depsito, almacenamiento y consulta de documentos,responda a lo solicitado en el Captulo 7 Conservacin de Documentos, del Acuerdo AGN No. 007 de199411de Reglamento General de Archivos, y a lo previsto en el Acuerdo 049 de 200012.

b) Servicios de apoyo logstico. A nivel institucional se debern proveer los apoyos de tipo logstico, comola disponibilidad de medios de transporte y dems servicios de comunicacin.

5.4 TECNOLGICOS

5.4.1 MEDIOS DE GENERACIN.

Las lneas de accin del Programa de Gestin Documental del Ministerio, estarn orientadas a incluir,verificar y validar que el componente tecnolgico, permita una gestin documental eficiente dentro del MADR,teniendo en cuenta, los diversos tipos de informacin que se generan en diversos medios y formatos, y queest alojada en los diversos sistemas de informacin del MADR, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:Universalidad:Tendr en cuenta la totalidad de las formas que generacin de documentos institucionalesgenerados en el MADR por diferentes medios y sistemas, desde los fsicos (anlogos), hasta los electrnicos.

De los documentos institucionales, reflejar los sistemas de organizacin y conservacin de los mismos.

5.4.2 DOTACIN DE UNIDADES INFORMACIN (HARDWARE Y SOFTWARE)

Incorporan las condiciones de uso yconsulta de los documentos, independientemente de los formatos ocondiciones en las que se generaron.

5.4.3 CONTENIDO, APROBACIN, PUBLICACIN Y DEMS ASPECTOS DEL P.G.D

5.4.3.1 CONTENIDO DEL P.G.D

Responder al Anexo Programa de Gestin Documental, definido en el Artculo 13 del Decreto 2609 de 2012y a los elementos adicionales, que la gestin documental del MADR amerite incluir

11COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012, p. Cit., p. 812COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 07 de 1.994. Por el cual se adopta y expide el Reglamento General de Archivos.


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5.4.3.2 APROBACIN DEL PGD

Deber ser aprobado por el Comit de Desarrollo Administrativo del MADR

5.4.3.3 PUBLICACIN DEL PGD

Una vez elaborado y aprobado, este se publicar en la pgina WEB del MADR, siguiendo la siguiente ruta:

Cumpliendo con lo estipulado en el Artculo 12 del Decreto 2609 de 2012 y con el Manual de Gobierno elLnea-GEL, Versin 3.1., Anexo No.2, informacin mnima a publica, del Manual13, se seala que lasentidades deben publicar en el apartado de Planeacin, Gestin y Control, en un link denominado Informede Archivo, las Tablas de Retencin Documental y el Programa de Gestin Documental.

5.4.4 DEFINICIN DE LA POLTICA DE GESTIN DOCUMENTAL

La poltica de Gestin Documental del MADR se dirige a gestionar la informacin institucional tanto fsicacomo electrnica, la adopcin de estndares para la informacin en cualquier soporte; al uso demetodologas para la creacin, mantenimiento, retencin, acceso y preservacin de la informacin. Laimplementacin del PGD y la cooperacin, articulacin y coordinacin permanente entre las reas, otrosprogramas y sistemas a fines, y los productores de la informacin.

Gestin de la informacin fsica y electrnica.El MADR adoptar modelos de gestin para la informacin fsica y electrnica, nacionales o internacionaleshomologados para Colombia por el Archivo General de la Nacin, el Ministerio de Tecnologas de la Informaciny las Comunicaciones, y/o el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y CertificacinICONTEC.

Estndares para la gestin de la informacin en cualquier soporte.El MADR adoptar estndares para la gestin de la informacin en cualquier soporte, nacionales o internacionaleshomologados para Colombia por el Archivo General de la Nacin, el Ministerio de Tecnologas de la Informaciny las Comunicaciones, y/o el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y CertificacinICONTEC.

Metodologa general.

El MADR analizar e identificar y aplicar las mejores prcticas en la creacin, uso, mantenimiento, retencin,acceso y preservacin de la informacin, independiente de su soporte y medio de creacin.

Programa de gestin de informacin y documentosP.G.D.

13COLOMBIA. Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones. Manual para la implementacin de la Estrategia deGobierno en lnea en las entidades del orden nacional de la Repblica de Colombia. [En lnea]. Encontrado en:http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/eb0df10529195223c011ca6762bfe39e/manual-3.1.pdf. Anexo 2 pg. 80


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El MADR disear e implementar el Programa de Gestin Documental - PGD como una estructura normalizaday herramienta de planificacin estratgica a corto, mediano y largo plazo, debidamente soportado en diagnsticos,cronograma de implementacin y recursos presupuestales.

Cooperacin, articulacin y coordinacinEl MADR fomentar la cooperacin, articulacin y coordinacin permanente entre la Oficina de Tecnologas de laInformacin y las Comunicaciones, Grupo de Gestin Documental y Biblioteca, Grupo del Sistema Integrado deGestin, los productores de la informacin, que permitan mejorar y complementar la gestin documental.

5.4.5 PRESUPUESTO DE LA GESTIN DOCUMENTAL MADR

5.4.6 INSTRUMENTOS ARCHIVSTICOS DEL MADR

En este apartado se orienta a sealar los instrumentos archivsticos, definidos en el artculo 8 del Decreto 2609de 2012. Igualmente, se incorpora otros instrumentos archivsticos, que en el desarrollo de los Decretos 2482,2578 y 2609 de 2012, as como lo contemplado en la reglamentacin de estos decretos a travs de los AcuerdosAGN 003, 004 y 005 de 2013, Normas Tcnicas Colombianas, Circulares AGN, Polticas Publicas y estrategiasgubernamentales que imponga una gestin documental ms eficiente como Gobierno en Lnea GEL y CeroPapel en la Administracin Publica. Los instrumentos previstos inicialmente sern los siguientes:

5.4.6.1 CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL

El Cuadro de Clasificacin Documental (CCD), Literal a), Artculo 8, D. 2609/2012.

5.4.6.2 TABLA DE RETENCIN DOCUMENTALTRD

La Tabla de Retencin Documental (TRD), Literal b), Artculo 8, D. 2609/2012; Acuerdo AGN No. 004 de 2013.

5.4.6.3 TABLA DE VALORACIN DOCUMENTALTVD

Si bien la Tabla de Valoracin Documental (TVD), no se seala en ninguno de los literales del Artculo 8, D.2609/2012; para el caso del MADR, al contar con documentacin que clasifica dentro de la categora de FondoAcumulado, se requiere la elaboracin de este instrumento archivstico, como una de las herramientas de

aplicacin14

5.4.6.4 EL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL (PGD)

Instrumento, que es el propsito del presente documento.

14COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 002 de 2004 y Acuerdo 004 de 2013


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5.4.6.5 EL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD (PINAR)

Recoge las acciones en materia de gestin documental, es decir las acciones a corto plazo, que se ejecutar por

el MADR a travs de la Subdireccin Administrativa Grupo de Gestin Documental y Biblioteca en la vigencia2015, las cuales se reflejarn en el Plan Institucional de Archivos PINAR del MADR

5.4.6.6 PROGRAMA E INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIN DOCUMENTAL

Programa e Instrumentos de Descripcin Documental MADR, Artculo 11, Acuerdo AGN No. 005 de 2013, talcomo se especifica en el Captulo 4, del Acuerdo AGN 005 artculos del No. 11 al No. 19

5.4.6.7 INVENTARIOS DOCUMENTALES

El Inventario Documental, Literal e), Artculo 8, D. 2609/2012, como se contempla en el Literal a) Art. 18 delAcuerdo AGN No. 005.

5.4.6.8 MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOSELECTRNICOS

Este instrumento archivstico se desarrollar dentro del Programa de Gestin de documentos electrnicos MADR,sealado como accin en el presente PGD, en el numeral 8.1.7.3, de Programas Especficos.

5.4.6.9 BANCOS TERMINOLGICOS DE SERIES, SUB-SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Los bancos terminolgicos de Series y Sub-series y tipos documentales, Literal g), Artculo 8, D. 2609/2012.

5.4.6.10 REGISTRO NICO DE SERIES DOCUMENTALES

Registro nico de Series Documentales, Numeral 4, Articulo 16, Decreto 2578/2012; Literal b), Artculos 10, 18,Acuerdo AGN No. 004 de 2013.

5.4.6.11 MAPA DE PROCESOS, FLUJOS DOCUMENTALES Y LA DESCRIPCIN DE LASFUNCIONES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripcin de las funciones de las unidades administrativas dela entidad, Literal h), Artculo 8, D. 2609/2012


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5.4.6.12 TABLAS DE CONTROL DE ACCESO PARA EL ESTABLECIMIENTO DECATEGORAS ADECUADAS DE DERECHOS Y RESTRICCIONES DE ACCESO Y

SEGURIDAD APLICABLES A LOS DOCUMENTOSEste instrumento archivstico, igualmente se desarrollar y har parte del Programa de Gestin de documentoselectrnicos CGR, sealado como accin en el presente PGD, en el numeral 8.1.7.3, de Programas Especficos.

5.4.6.13 ALCANCE Y COBERTURA DEL P.G.D ACORDE A SOPORTES Y MEDIOS DEREGISTRO DE INFORMACIN

En la formulacin, diseo, implementacin del PGD y de los Programas Especficos que lo componen, se tendr,como mbito de cobertura la informacin generada, registrada y contenida por las dependencias del MADR en

los siguientes soportes y medio:

a) Documentos de Archivo (fsicos y electrnicos).b) Archivos institucionales (fsicos y electrnicos).c) Sistemas de Informacin Corporativosd) Sistemas de Trabajo Colaborativoe) Sistemas de Administracin de Documentos.f) Sistemas de Mensajera Electrnica.g) Portales, Intranet y Extranet.h) Sistemas de Bases de Datos.i) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (anlogo o digital),etc.j) Cintas y medios de soporte (backup o contingencia).k) Uso de tecnologas en la nube.

5.4.7 PROGRAMAS ESPECIFICOS DEL PGD

5.4.7.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIN DE FORMAS Y FORMULARIOSELECTRNICOS

El Programa de Normalizacin de Formas y Formularios Electrnicos, buscar a partir del inventario de sistemas

de informacin de la CGR que se tenga, contar con el inventario de los tipos documentales generados en formatoelectrnico, como informacin bsica tendiente a:

Determinar el sistema o herramienta tecnolgica donde nace o se origina. La frecuencia volumen y caractersticas. Si adems del soporte electrnico, tambin se genera en medio anlogo. Si est contemplado en el Sistema Integrado de Gestin y Control de Calidad (SIGCC), tipo de

proceso, frecuencia de generacin y codificacin en el SIGCC.


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Si est definido en las TRD como tipo documental, de qu serie o Subserie. Puntos de acceso. Frecuencia de consulta. Medios de conservacin y preservacin. Formas de consulta a futuro.

Se tendrn como criterios de produccin o conservacin, los generados en los medios previstos en el Artculo 2,Decreto 2609 de 2012.

5.4.7.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

El Programa de Documentos Vitales o Esenciales del MADR, estar orientado a definir, identificar, caracterizar,los documentos institucionales que ante la ocurrencia de eventuales siniestros originados por efectos fsicos,biolgicos o humanos, deben ser conservados y preservados con el fin de garantizar la existencia, gestin ycontinuidad del MADR a futuro, mediante la formulacin de polticas, metodologas, responsabilidades tendientesa garantizar la proteccin necesaria de los mismos.

El Programa de Documentos Vitales o Esenciales de la CGR, estar orientado a:

Proteger los documentos vitales de la destruccin total o parcial, ante desastres ocasionados por efectos fsicos,biolgicos o humanos.

5.4.7.3. PROGRAMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

El Programa de Gestin de Documentos Electrnicos, est orientado a garantizar una eficiente y tcnica gestinde documentos electrnicos en el MADR a partir del cumplimiento de un Modelo de Requisitos que incluye entreotros elementos de Autenticidad, Integridad, Inalterabilidad, Fiabilidad, Disponibilidad y Conservacin, los cualesgarantizan que los documentos electrnicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida deexpedientes mixtos (hbridos), digitales y electrnicos. El programa debe apoyarse en el uso de tecnologas tipode Sistemas Gestin de Documentos Electrnicos de ArchivosSGDEA, que incluyan el manejo de formas yformularios electrnicos. Se debern tener en cuenta los estndares de la Ley 1437 de 2011 y los desarrollos ylos ajustes a nivel de Acuerdos AGN, Guas AGN MinTic, Normas Tcnicas Colombianas, Normas ISO, laEstrategia de Gobierno en LneaGEL.

Se tendr en cuenta lo atinente a las polticas y lineamientos que desarrolle el Sistema Nacional de Archivos

Electrnicos - SINAE, en concordancia con el Sistema Nacional de Archivos.a) Meta: Disear e implementar el Programa de Gestin de Documentos Electrnicos.b) Recursos:- Firmas y certificados electrnicos- Sistemas Gestin de Documentos Electrnicos de Archivos - SGDEAc) Articulacin: Plan estratgico de tecnologa (PETI), Plan Institucional de Capacitacin


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5.4.7.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS

Estar orientado para el caso del MADR, a la institucionalizacin del Archivo Centralizado, como una nueva

instancia de gestin documental.

5.4.7.5 PROGRAMA DE REPROGRAFA ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS (SISTEMASDE FOTOCOPIADO, IMPRESIN, DIGITALIZACIN Y MICROFILMACIN).

El programa de reprografa del MADR debe incluir los sistemas de fotocopiado, impresin, digitalizacin dedocumentos que forman parte del acervo documental de la entidad, a nivel de los archivos de gestin, centralizadoy Central.

Estar determinado por la conservacin y preservacin de las series misionales y de valor histrico que genera

el MADR

Meta: Disear e implementar el Programa de Reprografa.Recursos: 1 Ingeniero de sistemas, 1 Restaurador, 1 Biblioteclogo Archivista.Articulacin: Plan estratgico de tecnologa (PETI), Plan Institucional deCapacitacin.

5.4.7.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES (GRAFICOS, SONOROS,AUDIOVISUALES, ORALES, ETC)

El Programa de documentos especiales del MADR estar orientado a definir estndares de los documentos en

diversos formatos que ha generado a lo largo de su historia el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y queviene generando actualmente el MADR, con el fin de garantizar la conservacin y preservacin de sus contenidos,acudiendo a procesos tcnicos como la migracin a otros formatos, en aras de garantizar la lectura, consulta yuso

5.4.7.7 PROGRAMA DE AUDITORA Y CONTROL.

El Programa en materia de gestin documental, est orientado a que el Grupo de Gestin Documental en trabajocoordinado con las otras reas que intervienen en la implementacin del PGD, capaciten, midan y evalen laconsecucin de las metas y objetivos de cada uno de los aspectos del PGD.

6. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTALEsta parte del Programa de Gestin Documental-PGD debe contener las orientaciones de carcteradministrativo, tecnolgico, econmico, corporativo o normativo, formuladas por el Ministerio de Agriculturay Desarrollo Rural-MADR a travs de la Subdireccin Administrativa Grupo de Gestin Documental yBiblioteca, dirigidas para que cada uno de los procesos de la gestin documental, se desarrolle ajustndosea los principios a) planeacin; b) eficiencia; c) economa; d) control y seguimiento; e) oportunidad; f)


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transparencia; g) disponibilidad; h) agrupacin; i) vnculo archivstico; j) proteccin del medio ambiente, k)autoevaluacin, l) coordinacin y acceso, m) cultura archivstica, n) modernizacin, o) interoperabilidad, p)orientacin al ciudadano, q) neutralidad tecnolgica y r) proteccin de la informacin y los datos.

6.1 PLANEACIN

Conjunto de actividades encaminadas a la planeacin, generacin y valoracin de los documentos de la entidad,en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y tcnico. Comprende la creacin y diseo deformas, formularios y documentos, anlisis de procesos, anlisis diplomtico y su registro en el sistema de gestindocumental.

La aplicacin del proceso de gestin documental de Planeacin al interior del Ministerio de Agricultura y DesarrolloRural, la Subdireccin Administrativa Grupo de Gestin Documental y Biblioteca, formular, establecer,

documentar, implementar y mantendr la poltica de gestin documental del Ministerio ajustada a la legislacin,especificaciones tcnicas, administrativas, tecnolgicas, buenas prcticas y polticas pblicas en materia degestin documental.

El desarrollo u Operativizacin del Proceso de Gestin Documental de Planeacin en el Ministerio de Agriculturay Desarrollo Rural, se contemplar a travs del presente Programa de Gestin Documental, el cual ser formuladoen los trminos del Decreto 2609 de 2012 y dems directrices definidas por el Gobierno Nacional, su elaboracinestar a cargo de la Subdireccin Administrativa Grupo de Gestin Documental y Biblioteca, responsable de suorientacin y seguimiento. Su aprobacin se har por parte del Comit de Desarrollo Administrativo del MADR ypara su implementacin, la Subdireccin Administrativa contar con la participacin de la Oficina de ControlInterno de la MADR

El Programa de Gestin Documental, tiene como requisitos y metodologa de elaboracin los siguientes principiosy aspectos, que rigen la gestin documental en el MADR

6.2 PRODUCCIN

Desde el punto de vista legal, el Literal a), del Artculo 9, del Decreto 2609 de 2012, define el proceso de Produccincomo:

a) Produccin. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccin o ingreso,formato y estructura, finalidad, rea competente para el trmite, proceso en que acta y los resultados

esperados15

Tcnicamente, la Gua para la implementacin de un PGD16, lo define como Generacin de documentos de lasinstituciones en cumplimiento de sus funciones.

15COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012, p. Cit., p. 7.16COLOMBIA. Archivo General de la Nacin. Sistema Nacional de Archivos. Gua para, p. Cit., p. 17.


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Desde el punto de vista del principio de la eficiencia, el PGD, estar orientado a que en el MADR, laproduccindocumental, permita que solo se generen los documentos que son necesarios para el cumplimiento de susfunciones y que estos estn reflejados en cada uno de los procesos que hagan parte del Sistema Integrado de

Gestin-SIG, para lo cual El Grupo de Gestin Documental y Biblioteca orientar, documentar, participar,asesorar y acompaar a las reas en la documentacin del proceso de produccin documental, en el cual setendrn en cuenta las diversos tipos de produccin documental, el cual se regir por la racionalizacin de suproduccin (tanto anlogos como electrnicos); Sensibilizar y generar buenos hbitos frente al uso del papel;Fomentar el modelo de Cero Papel en la Administracin Publica contribuyendo a pasar de un modelo de trmitesy procedimientos basados en papel a un Ministerio con trmites y procedimientos electrnicos.

Desde el punto de vista del principio de Economa y lo formal, la produccin documental, propender por el usode la imagen corporativa, conservando los datos identifica torios institucionales definidos, en cuanto a logos y piede pgina adoptados, usando primordialmente los colores blanco y negro, buscando de esta forma ahorros enlos diferentes procesos de la gestin documental.

El proceso de gestin documental de produccin, desde el principio de laproteccin del medio ambiente, estarorientado a evitar la generacin de documentos impresos en papel dado el proceso de longevidad de ese mediocomo registro de informacin, cuando por exigencias de tipo legal, tcnico o administrativo no sea requerido

La operativizacin del proceso de gestin documental de produccin implicar:

6.2.1Implementacin del PGD

Formulacin, aprobacin, publicacin, implementacin del PGD, debe contemplar las siguientes acciones:

Actualizacin del Programa de Gestin Documental para incluir archivos fsicos y documento electrnico

de archivo segn la normatividad vigente

Definicin de un modelo de requisitos para documentos electrnicos de archivo segn la normatividadvigente


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6.2.1 FLUJO DEL PROCESO

INICIO

La Dependencia identifica, elige yelabora el documento

Conoce lasdirectrices para su

elaboracin?

La Dependencia hace uso de los medios de elaboracin, registro,impresin y el tipo de soporte que requiere (papel, medio magntico,electrnico)

Se realiza; proyeccin documental, radicacin mediante la plataformaORFEO, Impresin de copias establecidas, Firma del comunicado y Envooficial mediante la empresa establecida.

El documento

es Interno 3 ?

Aplica el procedimiento de Radicacin de MemorandosNumerales PGD (1.4 y 1.4.1) Radicacin decom unicaciones of ic iales Interna (-3)

Aplica el procedimiento de Radicacin de salida Numerales(1.3 y 1.31) Radicacin de com unicaciones of ic iales desalida (-1)

FIN

NO

SI

NO

SI

Consultar:Numerales PGD (1.1), Consideraciones generales de laproduccin documental oficial del MADR.


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6.2.2 CONSIDERACIONES GENERALES

En la Radicacin del documento se debe tener presente que es de suma importancia que los datosque se cargan a ORFEO sean los mismos que se encuentran en la correspondencia fsica.

Si el documento lleva anexos, se debe especificar en la parte inferior del documento proyectado,anexarlos en forma fsica y especificar en ORFEO (descripcin anexos) que es lo que esta anexado.

El tipo de letra a utilizar es Arial/12 y ya viene predeterminado en el formato de comunicacionesoficiales

La impresin debe realizarse por ambas caras y es de carcter obligatorio por polticas de usoracional del papel.

El tipo de papel y los tamaos, son los establecidos por la entidad, las impresoras del MADR soncargadas de manera frecuente con estas caractersticas.

En caso de radicar y no utilizar el nmero de radicacin, se deber solicitar la anulacin del mismomediante la plataforma ORFEO, informando al Grupo de Gestin Documental, quien procederrealizar la respectiva acta de anulacin.

6.2.3 MARCO NORMATIVO

Ley 43 de 1913Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 527 de 1999Artculo 7.Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Cdigo PenalArtculos 218 a 228.Sobre las disposiciones relacionadas con falsificacin de los documentospblicos.Artculo 231.Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

Cdigo de Procedimiento PenalArtculo 261.Sobre el valor probatorio de documento pblico.Artculos 262 a 263.Sobre valor probatorio de documento privado.

Cdigo de Comercio

Artculo 48.Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - mediospara el asiento de operacionesArtculo 51.Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.Artculo 54.Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

Decreto 2649 de 1993Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden losprincipios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.Artculo 123.Soportes contables


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Decreto 1584 de 1994Documentacin indispensable Registro proponentes Cmaras de Comercio

Decreto 2150 de 1995

Artculos 11, 12, 23 y 24.Uso de formatos nicos. Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artculos 4, 6, 9 y 14.Pautas para la administracin de comunicaciones oficiales en las entidadespblicas y privadas que cumplen funciones pblicas.

Circular Interna AGN No.13 de 1999,No se deben utilizar micro-puntas o esferos de tinta hmeda.

NTC 1673Papel y cartn: papel para escribir e imprimir.

NTC 2223:1986Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir.

NTC 2676Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90mm. (3.5 pulgadas), caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas.

NTC 3393.Elaboracin documentos comerciales.

NTC 4436Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad

6.2.4 RADICACIN COMUNICACIONES OFICIALES DE SALIDA (-1)

Asignacin por ORFEO de un nmero de consecutivo a las comunicaciones oficiales emitidas por el MADR,bajo las condiciones y formatos establecidos para este proceso.

6.2.4.1 CONSIDERACIONES GENERALES COMUNICACIONES DE SALIDA (-1)

En la generacin de documentos de salida, la dependencia al momento de proyectar el documento,deber verificar los datos del destinatario, para que la entrega de las comunicaciones oficiales sea msefectiva y as evitar devoluciones por parte del operador de correos que presta el servicio.

Se recomienda marcar los sobres con el cargo de la persona, en lugar del nombre, ya que por los

constantes cambios en el personal, son frecuentes las devoluciones con motivo destinatariodesconocido.

Se debe imprimir original y dos copias:

La primera para el destinatario, la cual debe ir en sobre abierto para que el funcionario encargado deldespacho de la documentacin, verifique el contenido del sobre.


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La segunda copia para el consecutivo de comunicaciones oficiales de salida, el cual es custodiado yconformado por el Grupo de Gestin Documental y Biblioteca.

La tercera para la dependencia que emite la respuesta y deber ser archivada en el respectivo expediente.

Cuando la comunicacin de salida es respuesta a un radicado de entrada (-2), se debe realizar comoanexo para crear vnculo entre la comunicacin de entrada (-2) y la radicacin de salida (-1)

6.2.5 RADICACIN DE COMUNICACIONES INTERNAS MEMORANDOS (-3)

Asignacin en ORFEO de un nmero de consecutivo a las comunicaciones oficiales internas emitidas por elMADR, bajo las condiciones y formatos establecidos para este proceso.

6.2.5.1 CONSIDERACIONES GENERALES DE MEMORANDOS (3)

Al generar el Memorando se deber verificar los datos de la persona a la cual se le est remitiendo lacomunicacin:

Nombre del Funcionario Dependencia

Se debe tener en cuenta que los Memorandos (-3) solo son remitidos y destinados por los Jefes de las

dependencias o grupos. Una vez producido el Memorando en los formatos y las condiciones establecidas por el MADR (1.1.

Consideraciones generales), se debe imprimir un solo original, que ser entregado a la dependenciacorrespondiente, con sus respectivos anexos y reasignado por ORFEO en PDF o TIF, se utilizar parael entrega el formato (Entrega de memorandos V.1)

La dependencia que recibe el memorando, le asignar el respectivo expediente virtual para su posteriorarchivo, indicando en la observacin que recibi a satisfaccin

7. GESTIN Y TRMITE

Conjunto de actividades que incluyen la verificacin, recepcin, radicacin, direccionamiento y digitalizacinde los documentos que lleguen o ingresen por el rea de correspondencia al Ministerio de Agricultura yDesarrollo Rural, ya sea de manera personal, correo postal, correo electrnico y pagina web.


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7.1 FLUJO DEL PROCESO (DOCUMENTOS EXTERNOS -1)

INICIO

El Grupo de Gestin Documental Recibe los documentosexternos por los diferentes medios, Ver Num eral PDG (2.3 y 2.4).

El Documento escompetencia de la

entidad?

La Dependencia devuelve el documento alremitente o lo redirecciona a la entidadcompetente, dejando constancia mediantecomunicacin oficial escrita informando alremitente sobre el redireccionamiento.

El Grupo De Gestin Documental recibe la documentacin, verifica que el documento este dirigido al MADR, si losdocumentos son enviados por agencia de correo se verifica que el destinatario en la planilla o gua corresponda a lossobres recibidos, se Impone el sello oficial del MADR indicando fecha, hora y cantidad de folios de dicha comunicacin,en el caso de recepcionar de manera personal, solicitar al usuario que indique en la primera pgina la cantidad de foliosy sus anexos (CDs, folletos, libros, revistas, etc), Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombredel responsable o responsables de su contenido, se considerar annima y deber ser remitida sin radicar, a la oficinade su competencia, donde se determinarn las acciones a seguir. Ver Numeral PGD (2.3.1)

El Grupo de Gestin Documental realiza la Clasificacin de las comunicaciones segn su orden jerrquico deimportancia, Verifica que a comunicacin no haya llegado con anterioridad, llena el formulario de destinatario en laplataforma ORFEO teniendo en cuenta, Nombre, Apellido, Direccin, Municipio, Dpto. Se debe hacer una descripcindel asunto y sus anexos, posteriormente se direcciona a la dependencia competente y se imprime rotulo que ser ladescripcin del documento en su ciclo vital. Ver Numeral PGD (2.5.1)

El Grupo de Gestin Documental realiza la digitalizacin de los radicados de entrada (-2), teniendo en cuenta la calidad de la imagen, el sentido de lectura, sin dejar hojas enblanco. Despus de culminar la digitalizacin de todos los documentos del da se realizaun listado de chequeo verificando que no falte ningn documento por imagen y seorganizan las carpetas de forma consecutiva para su posterior distribucin.

El Grupo de Gestin Documental realiza una verificacin de la documentacin excluyendo todo lo que se cataloguecomo no oficial o de carcter informativo al igual que las invitaciones, Agradecimientos, revistas, Boletinespromocionales, etc... y ser relacionado en el Formato de entrega de correspondencia. Ver Numeral PGD (2.3.2.)

FIN

NO

SI


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7.1.1 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitucin PolticaArtculo 15.Prrafo 3: La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables.Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con lasformalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.

Decreto 2150 de 1995.Artculos 1, 11 y 32.Supresin de autenticacin de documentos originales y uso de sellos, ventanillanica.

Acuerdo AGN 060 de 2001.Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicacin y control de las

comunicaciones recibidas y enviadas.7.1.2 RECEPCIN Y VERIFICACIN.

Recibir la documentacin verificar y controlar la admisin de los documentos que son remitidos por unapersona natural o jurdica, al igual que los documentos estn completos y que correspondan a lo anunciado,para efectos de su radicacin y registro, con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.

7.1.3 PROCEDIMIENTO

DOCUMENTOS RECIBIDOS PERSONALMENTE.

El funcionario que recibe la correspondencia verifica que el documento este dirigido a la entidad. Si el documento no se encuentra foliado, se solicitar al Usuario que realice la foliacin del

documento e indique sus anexos (CDs, folletos, libros, revistas, etc), si el usuario insiste en nofoliar, se dejar constancia en el documento original y la copia (Entrega del documento sinfoliacin).

Se genera nmero de radicado y se le pone tanto al original como a la copia del documento. Si elusuario no trae copia se le debe indicar que es necesaria, para la constancia de entrega del

documento. Se le informa al usuario que puede hacer seguimiento a su peticin, ingresando por la pgina

www.minagricultura.gov.co,en la opcin Atencin al ciudadano/Consulte su solicitud, digitando elnmero de radicado.
http://www.minagricultura.gov.co/http://www.minagricultura.gov.co/http://www.minagricultura.gov.co/


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DOCUMENTOS RECIBIDOS POR AGENCIA DE CORREO:

1. En el caso de los operadores de correo que traen masivos de correspondencia, se les recib y seles coloca el sello de recibido con su respectiva fecha

Se verifica que el destinatario en la planilla o gua corresponda a los sobres recibidos y se colocasello en la gua con fecha y hora.

Se realiza apertura de los sobres y encarpetado. Impone el sello oficial del MADR al documento indicando fecha, hora, cantidad de folios de dicha

comunicacin y anexos del documento. Hacer entrega de los comunicados ya foliados y con el sello correspondiente a los encargados de

la radicacin dejando como prioridad tutelas, solicitudes del congreso y derechos de peticin, por

sus tiempos de respuesta, el resto en orden de llegada7.2 CONSIDERACIONES DEL PROCEDIMIENTO

Horario de atencin: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. en jornada continua. Es necesario recordar que NO todo documento debe ser radicado ya que lo catalogado como

informativo (no oficial), ser entregado a la dependencia de manera personal, diligenciando paraesto el formato de entrega de correspondencia, en el que se relacionar la documentacinentregada, por ejemplo todo lo relacionado con; invitaciones, Agradecimientos, revistas, Boletinespromocionales, etc (Ver Artculo segundo / ACUERDO No 060 DEL 30 DE OCTUBRE DE 2001).

Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del responsable o responsablesde su contenido, se considerar annima y deber ser remitida sin radicar, a la oficina de sucompetencia, donde se determinarn las acciones a seguir.

Cuando la comunicacin no contenga un oficio remisorio, se deber dejar la portada del sobre comoremisorio y direccionarla segn su contenido a la dependencia competente.

7.3RECEPCIN DE DOCUMENTOS POR CORREO ELECTRNICO

El funcionario que administra el correo electrnico institucional

[email protected] verifica si los mensajes son documentos a radicar, realizala impresin y encarpetado para su posterior radicacin y digitalizacin, en caso de que el correoelectrnico contenga anexos, estos se cargaran a travs del Sistema de Gestin Documental Orfeo yquedaran como archivos adjuntos al nmero de radicado.

7.4CONSIDERACIONES GENERALES
mailto:[email protected]:[email protected]


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El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural cuenta con un correo electrnico para la recepcin decomunicaciones electrnicas ([email protected]), al cual se debern remitirtodos los correos que sean de carcter oficial, para que el Grupo de Gestin Documental y Bibliotecalos radique por medio de nuestro aplicativo Orfeo.

7.5RADICACIN Y DIRECCIONAMIENTO DOCUMENTAL

Asignacin de un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas en los trminosestablecidos en el artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora derecibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimientoque establezca la Ley. Estos trminos, se empiezan a contar a partir del da siguiente de la radicacindel documento.

7.6 PROCEDIMIENTO

1. Clasificar las comunicaciones segn su orden jerrquico de importancia.2. Realizar una consulta previa en el sistema para verificar que la comunicacin no haya llegado con

anterioridad, si ya se ha recibido se le colocara el mismo nmero de radicado y se indicara que esuna copia.

3. Llenar el formulario Orfeo teniendo en cuenta los campos obligatorios, los cuales son; Direccin,Nombre, Apellido, Direccin, Municipio y Dpto.

4. Describir el contenido del documento en un asunto corto y claro con el que se identificara el temadel documento.

5. En el caso de traer anexos se anotara en el campo anexo del formulario ORFEO la descripcin delo que adjunta el documento (CDs, folletos, libros, revistas, etc).

6. Direccionar el documento a la dependencia correspondiente.7. Despus de que el sistema asigna un nmero de radicado, se imprime el stiker correspondiente que

ser colocado en el documento sin tapar ningn tipo de informacin.

7.7 DESCRIPCIN DEL NMERO DE RADICADO DEL MADR.

El Ministerio De Agricultura y Desarrollo Rural maneja la radicacin de los documentosidentificndola con un nmero compuesto por 14 dgitos, establecidos de la siguiente manera:

a) Los cuatro primeros dgitos corresponden al ao en el que se radico el documento (2013,2014,2015)
mailto:gesti%C3%[email protected]:gesti%C3%[email protected]


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b) Los siguientes tres dgitos corresponden al cdigo de la dependencia que radico dichacomunicacin (100, 200, 300, 313,340)

c) Los seis siguientes dgitos corresponden al consecutivo asignado por el sistema.d) El ultimo digito corresponde al tipo documental el cual nos identifica si el documentos es; una

respuesta o salida (-1), una entrada o documento recibido (-2) y un comunicado interno omemorando (-3).

7.8DIGITALIZACIN DE COMUNICACIONES RECIBIDAS POR EL MADR.

Este procedimiento consiste en asignar una imagen (.TIF) al documento ya radicado con el fin deque funcionario pueda tener acceso a la informacin del documento de manera rpida y oportuna.

7.8.1 PROCEDIMIENTO

1. El funcionario realiza la digitalizacin haciendo uso de la herramienta ORFEO SCAN donde realizala bsqueda del documento por el nmero de radicado al cual se le asignara la imagen.

2. Se digitaliza el documento y se realiza una revisin de calidad de imagen, eliminando manchas yhojas blancas que el scanner no logre eliminar.

3. Se realiza el envo de la imagen.4. Al terminar la digitalizacin del total de los documento se debe ordenar de manera consecutiva y de

forma ascendente todas las carpetas para su posterior entrega.

8 DISTRIBUCIN DOCUMENTAL

Actividad tendiente a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario de manera oportuna,garantizando la satisfaccin del usuario. La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interiory al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de la distribucin de los documentos.


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8.1 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCION DOCUMENTAL -2)

INICIO

El Grupo de Gestin Documental y Correspondencia realiza un listadode las comunicaciones radicadas del da anterior, con el fin de identificarla dependencia a la cual fue direccionada el radicado y poder realizar ladistribucin.

Conoce la directriz

para la distribucin?

Consultar el Numeral PGD No (3.3)

DISTRIBUCIN DOCUMENTAL

El Grupo de Gestin Documental garantiza la entrega de la documentacina diario.

FIN

NO

SI

Es competencia dela Dependencia?

Se remite a la dependencia competente en elmenor tiempo posible teniendo en cuenta que elMADR tiene un tiempo estipulado para emitirrespuesta.

La Dependencia receptora firma la constancia de

recibido a satisfaccin.

SI

NO


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8.2 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCIN DOCUMENTOS INTERNOS -3)

INICIO

Conoce la directriz parala distribucin de

documentos Internos?

Consultar el Numeral PGD No (3.4)DISTRIBUCIN DOCUMENTAL (interna -3)

Hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay, ala dependencia destinataria de manera virtual y fsica dejando constanciaen el formato de entrega de Memorandos.

FIN

NO

SI

La Dependencia receptora firma la constancia derecibido a satisfaccin. Ver Numeral PGD (3.4)


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8.3 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS PARA ENVO -1)

INICIO

La Dependencia productora remite la documentacin a enviar al Grupo de GestinDocumental para su verificacin y distribucin postal, garantizando la pronta y oportunaentrega de la Documentacin oficial del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

Conoce la directrizpara Envos (-1)?

Consultar el Numeral PGD No (3.5)

DISTRIBUCIN DOCUMENTAL(Envos)

El Grupo de Gestin Documental puntea los documentos a enviar, verifica los datos, Firmas y sus anexos paraas realizar la entrega a la empresa de servicios postales que realiza la respectiva distribucin. Ver Numeral PGD(3.5.2.)

FIN

NO

SI

El Documento

cumple requisitos?

Se hace devolucin a la dependencia productora

para que realice la respectiva correccin.

El Funcionario encargado separa losdocumentos teniendo en cuenta el tipo deenvos que se realizara; Certificado,PostExpress, Normal, Internacional y Al da

SI

NO

El Grupo de Gestin Documental realiza laindexacin de la informacin al sistema(SIPOST), el cual nos genera un nmero deorden con el cual se despacha ladocumentacin.

El Grupo de Gestin Documental realiza laindexacin de la informacin al sistema(SIPOST), el cual nos genera un nmero deorden con el cual se despacha ladocumentacin.

El Grupo de Gestin Documental hace constara la dependencia productora con que numero degua se despachan los envos para que puedanhacer el respectivo seguimiento.


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8.3.1 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995Artculo 25.Utilizacin del correo para el envo de informacin.

Acuerdo 060 de 2001.Artculo 3.Centralizacin de los servicios de distribucin de las comunicaciones oficiales.

8.3.2 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS (-2)

La distribucin de los documentos externos (-2) que llegan al Ministerio de Agricultura y DesarrolloRural, es realizada a diario por el Grupo de Gestin Documental y Biblioteca en las horas de lamaana, en caso de TUTELAS o documentos de carcter urgente se avisa telefnicamente para quesean recogidos a la mayor brevedad posible.

8.3.3 PROCEDIMIENTO

1. El funcionario encargado del procedimiento realiza un listado de las comunicaciones radicadas el

da anterior, con el fin de poder identificar a que dependencia pertenece.2. Una vez radicadas y digitalizadas las comunicaciones, el funcionario encargado de la distribucinlas separa teniendo en cuenta el listado de radicacin previamente impreso.

3. Cuando se tienen separados los documentos por dependencia, el funcionario procede a llevar a cadagrupo los fsicos de sus comunicaciones.

4. En los casos en que la Dependencia solicita un documento de carcter urgente, puede acercarse ala oficina de correspondencia, donde se le har entrega del documento personalmente diligenciandoel Formato de registro de correspondencia para entrega directa de comunicaciones oficiales(FORMATO ENTREGA DE CORRESPONDENCIA).

8.3.4 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS INTERNOS (-3)

Las comunicaciones oficiales internas o Memorandos (-3), deben ser reasignadas virtualmente a labandeja de la dependencia destino, a su vez que se realiza su entrega fsica con los respectivosanexos. Para el control de entrega de comunicaciones oficiales internas se debe utilizar (FORMATODE ENTREGA DE MEMORANDOS).


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8.8.1 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ENVIADOS (-1)

Las comunicaciones oficiales a enviar (-1), son reasignadas al funcionario competente virtualmentepor el Jefe de la dependencia para que se realice el trmite correspondiente y sea enviada aldestinatario correspondiente.

8.8.2 ENVIOS

Conjunto de actividades con la que el funcionario encargado del procedimiento establece un tipo de envopara la documentacin generada por el MADR y de esta forma la entidad garantice la entrega pronta yoportuna de la informacin a los usuarios.

El despacho de las comunicaciones oficiales se realiza por medio del Grupo de Gestin Documental yBiblioteca nicamente, la cual realiza la verificacin de los datos de destino y posteriormente entrega a laempresa encargada de la distribucin postal (SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. 4-72), la cualdependiendo de la distancia y el lugar realizara la entrega en los tiempos establecidos, certificando surecibido.

8.3.7 PROCEDIMIENTO

Punteo de los documentos que entregan las dependencias para su trmite de envo. Revisin en el sistema del nmero de radicado y que este cuente con imagen cargada. Clasificacin de correspondencia por tipo de envo a realizar (Certificado, Post Express, Normal, al

da, Internacional). Clasificacin de correspondencia por ubicacin geogrfica del destinatario.

o LOCAL= Cobertura de Bogot dentro del casco urbano.o NACIONAL= Dems ciudades del pas.o INTERNACIONAL= Dems pases del mundo.

Se elabora una relacin de los documentos en el aplicativo SIPOST en la cual se verificara la

existencia de las direcciones. Se genera una orden de servicio por medio del sistema SIPOST la cual nos arrojara los consecutivos

de guas (RX, RB, YY), con los cuales podremos realizar el seguimiento a las comunicaciones,mediante la pginahttp://trazabilidad.sipost.co:8080/default.aspx?Buscar.

Se realiza la entrega de los sobres a la empresa SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. 4-72la cual realiza la distribucin.
http://trazabilidad.sipost.co:8080/default.aspx?Buscarhttp://trazabilidad.sipost.co:8080/default.aspx?Buscarhttp://trazabilidad.sipost.co:8080/default.aspx?Buscar


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9 TRAMITE DE DOCUMENTOS OFICIALESCurso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa,dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existenteen el Pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de lascomunicaciones.

9.1 FLUJO DEL PROCESO

INICIO

La dependencia recibe el documento por parte delGrupo de Gestin Documental o por otra dependencia.

Ameritatrmite?

Se realiza la tipificacin del documento, seincluye en expediente virtual y posteriormentese archiva.

El Jefe de la Dependencia realiza la asignacin del radicado al funcionariocompetente para que realice el trmite. Ver Numeral PGD (3.4)

FIN

NO

SI

La solicitud esclara?

Se solicita mediante un comunicado oficial laampliacin de la informacin.

El funcionario consolida la informacin,proyecta respuesta y entrega al Jefe de ladependencia para su revisin y firma.

SI

NO

El Jefe de la dependencia revisa, firma eldocumento y entrega al funcionario encargadopara su trmite de envo.

El comunicadoes para una

de endencia?

Se aplica directriz para distribucin deMemorandos (-3). Ver Numeral (3.3)

Se aplica el procedimiento para la distribucinde documentos oficiales a enviar (-1). VerNumeral (3.4).

SI

NO


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9.2MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitucin Poltica.Artculo 23.Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades pormotivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentarsu ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Ley 58 de 1982.Reglamentacin trmite peticiones.

Decreto 01 de 1984Cdigo Contencioso Administrativo. Derecho de peticin.

Decreto 2150 de 1995.Artculos 6, 16, 17, 22.

Artculo 25.Establece que las entidades de la Administracin Pblica debern facilitar la recepciny envo de documentos o Solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado,el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.

Decreto 1222 de 1999.Artculo 33.Derecho de turno.

Acuerdo AGN 060 de 2001.Artculos 3, 6 y 8. Envo y control del trmite de las comunicaciones, numeracin de actosadministrativos.

9.3 PROCEDIMIENTO

9.3.1 RECEPCIN DE SOLICITUD O TRMITE Confrontacin de informacin. Identificacin de trmite. Determinacin de competencia, segn funciones de la dependencia (TEMA)

Definicin de periodos de vigencia y tiempos de respuesta (TRD)

9.3.2 RESPUESTA DE LA SOLICITUD Anlisis de antecedentes y recopilacin de informacin. Proyeccin documental en los formatos establecidos. Radicacin en el aplicativo ORFEO. Envo de la comunicacin. Digitalizacin de la comunicacin. Inclusin en expediente y posterior archivo.

Documents

Programa de Gestion Documental Marzo 20 2015