June 29, 2010

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CENTRO DOCUMENTAL XM

RADICACION XM

ARCHIVO

NUMERACION XM

CORRESPONDENCIA

2

CORRESPONDENCIANUMERACION XM

Digitalización imágenes

Numerar Documento

Envió de documentos por vías asociadas

Documentos respondidos

Revisión consecutivo y entrega archivo

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3

CORRESPONDENCIANUMERACION XM

Numerar Documento

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4

Envío de documentos por vías asociadas

CORRESPONDENCIANUMERACION XM

Sobre correo certificado

Reporte Fax

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5

CORRESPONDENCIANUMERACION XM

Digitalizacion imágenes

Digitalización en orden consecutivo ascendente, utilizando debidamente plantillas de confidenciales

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6

Documentos respondidos

CORRESPONDENCIANUMERACION XM Documento a

responder

Documento respuesta

Fecha del cítese respuesta

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7

CORRESPONDENCIANUMERACION XM

Revisión consecutivo y entrega archivo

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•Se Verifica:

Firmas Sello sin anexo Vías Consecutivo ascendente Faltantes Cantidad de hojas enviadas vía fax Números correctos

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8

CORRESPONDENCIARADICACION XM

Radicar Documento

Ingresar en domino

Digitalización de imágenes

Righfax

Cruce documento

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9

Righfax

Imagen que llega por righfax y es guardada en el servidor que alimenta al SIAD

CORRESPONDENCIARADICACION XM

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Radicar DocumentoCORRESPONDENCIARADICACION XM

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11

CORRESPONDENCIARADICACION XM

Digitalización de imágenes

Digitalización a medida que llegan los documentos utilizando debidamente las plantillas de confidenciales

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12

CORRESPONDENCIARADICACION XM

Ingresar en domino

De acuerdo al tema tratado se ingresa la comunicación a la ventana respectiva

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13

CORRESPONDENCIARADICACION XM

Cruce documento Verificar ubicación del documento

Si el documento esta en el área, el cruce se realiza en Acuse de recibo en el campo de observaciones

Si el documento esta en el archivo, el cruce se realiza en documentos archivados en el campo de observaciones

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ARCHIVO XM

Recepción

Clasificación

Archivo

Descripción

Consultas

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Recepción

Existen dos tipo de recepción de documentos: la documentación que va autoarchivada y la que es entregada directamente por los usuarios del centro documental.

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ARCHIVO XM

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16

Clasificación

Se clasifica la información según asunto y basados en el cuadro de clasificación

ARCHIVO XM

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17

Descripción

El documento debe tener unos requisitos según el procedimiento; de no ser así se devuelve al área para su respectivo tramite.

ARCHIVO XM

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18

Archivo

Ordenar documentos según procedimientosgarantizando su preservación

ARCHIVO XM

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19

Consultas

vía mail, telefónicas, personales, prestamos.

ARCHIVO XM

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20

ARCHIVO XM

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