Programa de Ayuda EMCS

Guía de Usuario

Versión 1.0 - Febrero 2010

Página 2 de 58

Programa de Ayuda EMCS

Tabla de Contenido

1 Introducción........................................................................................... 4

1.1 Requisitos del sistema ...................................................................... 5

1.1.1 Sistema operativo...................................................................... 5

1.1.2 Comunicaciones ........................................................................ 5

1.1.3 Hardware ................................................................................. 5

1.1.4 Impresoras ............................................................................... 5

1.2 Instalación ...................................................................................... 5

1.3 Qué hacer si necesito ayuda .............................................................. 6

1.4 Nuevas versiones ............................................................................. 7

1.5 Limitaciones de la Versión 1.0............................................................ 7

2 Novedades para usuarios del Programa de Ayuda de Impuestos Especiales de la AEAT ........................................................................................................ 8

2.1.1 Diferencias del Programa de Ayuda EMCS..................................... 8

2.1.2 Nuevo Modelo de documento “EMCS” ........................................... 9

2.1.3 La Bandeja de Entrada del Sistema EMCS ..................................... 9

2.1.4 Posibilidad de realizar Pruebas ...................................................10

2.1.5 Eliminación del envío por disquete ..............................................10

3 Primeros Pasos ......................................................................................11

3.1 Verificación de la Instalación.............................................................11

3.2 Asistente para los Primeros Pasos .....................................................12

3.3 Activar el Programa mediante el Número de Serie ...............................13

4 Conceptos Básicos .................................................................................14

4.1 Documentos, Partes y Mensajes ........................................................14

4.2 Tipos de Partes ...............................................................................14

4.3 “Estado” de los Documentos y los Partes............................................16

4.4 Comunicaciones ..............................................................................17

4.5 Certificados Digitales .......................................................................19

4.6 Enviar Partes en modo “Pruebas” ......................................................21

4.7 La Bandeja de Entrada EMCS ............................................................22

4.8 Gestión Centralizada........................................................................22

4.9 Importación de Documentos .............................................................23

5 Manejo del Programa..............................................................................24

5.1 Menú Principal ................................................................................24

Página 3 de 58

5.2 Barra de Herramientas.....................................................................24

5.3 Ventanas........................................................................................25

5.3.1 Buscador Simple.......................................................................26

5.3.2 Buscador Multicriterio................................................................26

5.3.3 Ventanas de Edición..................................................................28

5.3.4 Ventanas de Acción...................................................................30

6 Opciones del Menú .................................................................................31

6.1 Menú “Sistema” ..............................................................................31

6.2 Menú “Edición”................................................................................32

6.3 Menú “Documentos” ........................................................................32

6.4 Menú “Comunicaciones” ...................................................................33

6.5 Menú “Mantenimiento”.....................................................................36

6.6 Menú “Ventana” ..............................................................................37

6.7 Menú “Ayuda”.................................................................................37

7 Proceso de Importación de Documentos ...................................................38

7.1 Estructura General ..........................................................................38

7.2 Tipos de Campos.............................................................................39

7.3 Diseño de Registro ..........................................................................40

7.3.1 Registro “DOCUMENTO” ............................................................40

7.3.2 Registro “MERCANCÍA” ..............................................................47

7.3.3 Registro “CERTIFICADO” ...........................................................50

7.4 Movimiento de Borrado ....................................................................51

7.5 Anexos ..........................................................................................52

7.5.1 Relación Epígrafe – Campos Registro “Mercancía” .........................52

7.5.2 Tabla de Regímenes Fiscales ......................................................54

8 Consejos Prácticos .................................................................................55

8.1 Realizar Copias de Seguridad............................................................55

8.2 Usar el Teclado ...............................................................................55

8.3 Guardar con Frecuencia ...................................................................56

8.4 Usar el Botón de “Repetición” ...........................................................56

8.5 Acceso a Informes Impresos.............................................................56

8.6 Zoom.............................................................................................57

8.7 Manejo en Ventanas Multi-Página ......................................................57

9 Agradecimientos ....................................................................................58

Página 4 de 58

1 Introducción El Programa de Ayuda EMCS es un producto informático desarrollado por Easytech que permite:

• La cumplimentación, grabación e impresión de los Documentos Administrativos de Acompañamiento emitidos (modelo 500).

• La cumplimentación, grabación e impresión de los Documentos Administrativos Simplificados de Acompañamiento emitidos (modelo 503).

• La cumplimentación y grabación de las Notas de Entrega (modelo 511).

• La cumplimentación, grabación e impresión de los Documentos Administrativos “electrónicos” del sistema EMCS.

• La grabación de los Documentos de Acompañamiento recibidos en Tráfico Intracomunitario (modelo 500).

• La grabación de Documentos Simplificados de Acompañamiento recibidos en Tráfico Intracomunitario (modelo 503)

• La recepción de Documentos Administrativos “electrónicos” del sistema EMCS en los que actuamos como destinatarios.

• El envío por Internet a la A.E.A.T. en formato EDIFACT de los documentos emitidos y/o recibidos y la recepción de las respuestas de admisión o rechazo de la Agencia Tributaria.

• La firma electrónica y el envío por Internet a la A.E.A.T. en formato XML de los documentos emitidos correspondientes al sistema EMCS y la recepción de las respuestas de admisión o rechazo de la Agencia Tributaria.

• La generación de partes de modificación o de cancelación sobre documentos ya enviados a la A.E.A.T.

• El envío de partes de modificación o de cancelación a la A.E.A.T. por Internet.

• La gestión de la Bandeja de Entrada del sistema EMCS y la recuperación de los documentos existentes en ésta.

El Programa de Ayuda EMCS es una evolución del Programa de Ayuda de Impuestos Especiales distribuido por la Agencia Tributaria. Se han añadido a éste último los modelos de documentos y sistemas de comunicaciones específicos del sistema EMCS. Además de gestionar estos nuevos documentos, permite gestionar los modelos 500 internos, notas de entrega, etc. de la forma habitual. Se ha aprovechado la ocasión para darle al programa un aspecto más moderno y funcional.

Si usted ya es usuario del Programa de Ayuda, le conviene leer el apartado “2 - Novedades para usuarios del Programa de Ayuda de Impuestos Especiales de la AEAT”

Si usted es nuevo en el uso del Programa de Ayuda, sáltese el apartado 2, vaya al apartado 3 y lea detenidamente el resto del manual.

Para obtener información sobre normativas y detalles del nuevo sistema EMCS, la Agencia Tributaria ha puesto a su disposición una Web específica en www.emcs.es

Página 5 de 58

1.1 Requisitos del sistema

1.1.1 Sistema operativo El Programa de Ayuda EMCS funciona en sistemas operativos Windows de Microsoft, versión Windows 2000 en adelante.

El programa necesita la presencia del Net Framework 2.0 o posterior instalado en su ordenador. Esto es una parte importante del sistema operativo, y existirá ya en la mayoría de los ordenadores. No obstante, si su ordenador no tiene el Net Framework 2.0 o posterior, se puede descargar gratuitamente desde la Web de Microsoft.

El Programa de Ayuda EMCS dispone de una opción “Verificar Instalación” (en el menú “Mantenimiento”), que verifica que los distintos requisitos se cumplen, y ayuda a localizar y descargarse desde Internet aquellos requisitos que no cumple su ordenador.

Es una aplicación compilada para 32 bits, por lo que si se instala en un entorno de 64 bits, deberá ejecutarse en modo emulación de 32 bits (consulte la documentación de su sistema operativo).

El Programa de Ayuda EMCS es Monousuario. Aunque se puede instalar en un servidor de red, no está preparado para gestionar el uso concurrente de los datos. Recomendamos, por tanto, la no utilización del mismo por más de un puesto simultáneamente.

1.1.2 Comunicaciones El Programa de Ayuda EMCS transmite y recibe mensajes por Internet mediante Servicios Web estándar. Para funcionar correctamente necesitará un acceso a Internet, que no tenga bloqueado el uso de servicios Web HTTP.

1.1.3 Hardware El Programa de Ayuda EMCS no tiene unos requerimientos especiales de hardware. Cualquier ordenador relativamente moderno será suficiente. Como ejemplo, si en su ordenador funciona dignamente el Office, funcionará perfectamente el Programa de Ayuda EMCS.

En cuanto a la capacidad de almacenamiento requerida, con 1-2 Gb de disco duro deberá tener suficiente para muchos años en la mayoría de los casos.

1.1.4 Impresoras El Programa de Ayuda EMCS imprime los modelos 500, 503 y EMCS sobre papel DIN-A4 en blanco. Requiere, por tanto, una impresora capaz de imprimir adecuadamente sobre este formato.

1.2 Instalación El Programa de Ayuda EMCS se instala ejecutando un archivo instalador estándar, siguiendo los pasos mostrados. En la mayoría de los casos, no será necesario modificar las opciones predeterminadas ofrecidas por el instalador, y sólo deberá pulsar el botón “Siguiente” hasta que finalice la instalación.

Página 6 de 58

Por defecto se instalará en la carpeta:

C:\Archivos de Programa\EasyTech\Progiiee_EMCS

Una vez finalizada la instalación, encontrará una nueva opción “Programa de Ayuda EMCS” entre los programas instalados en su ordenador (“Inicio”->”Todos los programas”). En esta opción encontrará las siguientes subopciones:

• Programa de Ayuda EMCS: ejecuta el programa, para trabajar en el mismo.

• Guía de Usuario: ofrece acceso a la guía de usuario del programa en formato PDF

• Ayuda: abre la Ayuda sobre el programa

• Desinstalar: desinstala el programa y todos los datos grabados por el mismo

Asimismo, al finalizar la instalación, el instalador crea el siguiente icono en su escritorio para el acceso directo al Programa de Ayuda EMCS:

NOTA IMPORTANTE: para instalar el Programa de Ayuda EMCS, deberá tener privilegios de administrador de su ordenador. Si el ordenador donde se instalará el programa pertenece a la red de su empresa, posiblemente no tenga privilegios para instalarlo correctamente y deberá solicitar al Departamento de Informática de su empresa su colaboración para la instalación.

NOTA IMPORTANTE: para ejecutar el Programa de Ayuda EMCS necesitará permisos de escritura sobre la carpeta donde se ha instalado el programa.

1.3 Qué hacer si necesito ayuda Para recibir ayuda sobre el funcionamiento del Programa, por favor siga los siguientes pasos:

1. Vaya a http://www.progiiee-emcs.com/ayuda.htm donde ofreceremos las respuestas a las dudas que se nos vayan planteando de forma estructurada para que pueda rápidamente encontrar la solución a su problema.

2. Si realizado el paso anterior no encuentra una solución a su problema, envíenos un correo a la dirección soporte@progiiee-emcs.com indicando claramente su problema y cómo localizarle (su teléfono y dirección de correo). Nos pondremos en contacto con usted a la mayor brevedad. Es importante saber que su problema y la solución se añadirán a la lista de problemas y soluciones descritas en el punto anterior, para que usted y otros puedan aprovechar el conocimiento adquirido.

3. Finalmente, si no respondemos en tiempo o en forma, por favor llámenos al 91-852 9408 y le atenderemos con gusto.

Si necesita ayuda sobre la normativa, motivos de rechazo de documentos, plazos de entrega, etc. recomendamos que contacte con la Agencia Tributaria, que dispone de personal especializado que amablemente resolverá sus dudas. Si tiene alguna

Página 7 de 58

duda sobre el sistema EMCS, no olvide pasar primero por http://www.emcs.es, donde se muestra información abundante sobre la normativa, plazos, etc.

1.4 Nuevas versiones Como usuario registrado del Programa de Ayuda EMCS, será avisado de nuevas versiones y del modo de acceder a éstas en el momento en que estén disponibles. Generalmente se generarán una o dos versiones nuevas cada año, para ir adaptando el programa a nuevas normativas.

No obstante, como el sistema EMCS es nuevo y existe escasa experiencia en el mismo, seguramente durante los primeros meses de funcionamiento del sistema se publicarán nuevas versiones con cierta frecuencia.

1.5 Limitaciones de la Versión 1.0

La Versión 1.0 del Programa de Ayuda EMCS permite importar ficheros en formato TXT producidos por otros sistemas e incorporarlos como documentos normales dentro del programa para su gestión y envío por Internet. No obstante, los nuevos campos específicos de EMCS no están disponibles aún. Lo estarán en la versión 1.1 prevista para finales de Marzo del 2010.

Página 8 de 58

2 Novedades para usuarios del Programa de Ayuda de Impuestos Especiales de la AEAT

El funcionamiento del Programa de Ayuda EMCS es muy similar al Programa de Ayuda de Impuestos Especiales actual. La estructura de menús y el contenido de las pantallas son prácticamente idénticos, sólo que se añaden nuevas opciones específicas del sistema EMCS, así como algunas mejoras para hacer más fácil el uso del programa.

Al comenzar a trabajar con el nuevo Programa de Ayuda EMCS, podrá importar al mismo todos los datos existentes en su Programa de Ayuda actual (documentos, establecimientos, relaciones habituales, etc.) Deberá repasar las Relaciones Habituales y los Agentes de Transporte Habituales porque la dirección se ha dividido en dos campos: calle y número. Más adelante encontrará un apartado que explica los pasos a seguir.

2.1.1 Diferencias del Programa de Ayuda EMCS A continuación detallamos las diferencias entre el Programa de Ayuda EMCS y el Programa de Ayuda actual para que pueda empezar a usar el nuevo programa sin dificultad:

• Cambio de Aspecto: afecta a todo el programa. Se han agrandado y reestructurado las distintas ventanas para que el manejo sea más cómodo.

• Cambio en los campos de “Dirección”: se han desdoblado todos los campos referentes a las direcciones en todos los apartados del programa en dos: calle y número.

• Nueva opción “Emisión Modelo EMCS”: nueva opción del menú “Documentos”, permite crear un nuevo modelo de documento con los requisitos del sistema EMCS. Este nuevo modelo es muy similar al “Emisión Modelo 500 U.E.” ya existente. Más adelante se detallan sus características.

• Reorganización de los Menús: se ha reorganizado y mejorado la estructura de menús para adecuarla a los nuevos estándares. Se han reordenado las opciones del menú “Documentos” para agrupar el Modelo 500 U.E. y el Modelo EMCS en un mismo apartado.

• Empresas y Establecimientos: se ha reagrupado la información en una única página.

• Relaciones Habituales: se realizan los siguientes cambios:

o Se añaden a la segunda página los pormenores del transporte (que se trasladan automáticamente a los documentos cuando seleccionamos una relación habitual, ahorrándonos el trabajo de introducir estos datos manualmente) y el “Transportista”, entidad nueva que se explica más adelante.

o Se añade una página de información específica EMCS, donde se recoge información como el Tipo de Destinatario, el Idioma, datos del Garante, y la información detallada del Lugar de Entrega (para EMCS, el lugar de entrega no es un texto genérico, sino que se detalla el Nombre, Calle, Número, Población, etc.).

o Por último, las mercancías habituales se trasladan a una página propia, y cambian de comportamiento (ver siguiente punto). Además, al seleccionar una Relación Habitual cuando estamos confeccionando un documento nuevo, el sistema presenta todas las mercancías asociadas a

Página 9 de 58

esa Relación Habitual para que seleccionemos las que queremos incluir en el documento, facilitándonos así el trabajo.

• Mercancías Habituales: Una mejora destacable del Programa de Ayuda EMCS es que permite registrar nuestras mercancías habituales. La opción para ello se encuentra en el menú “Mantenimiento”. Registrando nuestras mercancías habituales podemos seleccionarlas para rellenar automáticamente los datos sobre las mercancías en los distintos documentos, así como en las relaciones habituales. La ficha de una mercancía habitual tiene algunas novedades, algunas específicas del sistema EMCS, como el epígrafe específico, información específica sobre los vinos, etc. y otras generales como la Marca y la Denominación de Origen. Rellenando completamente las fichas de nuestras mercancías habituales aseguramos que se pueden usar para automatizar la confección tanto de los nuevos Modelos EMCS como de otros modelos ya existentes (500 Interno, 500 U.E., etc.).

• Transportistas Habituales: Novedad del Programa de Ayuda EMCS, permite registrar nuestros transportistas habituales, que se usan en el nuevo documento Modelo EMCS, así como en las Relaciones Habituales.

• Mercancías en los Documentos: En los documentos donde se especifican mercancías, se añade un botón para cargar las mismas a partir de las Mercancías Habituales que hemos registrado. De esta manera se facilita la confección de documentos.

• Configuración de las Comunicaciones: se ha añadido un apartado específico para el EMCS a la opción de “Configurar Comunicaciones” del menú “Comunicaciones”. Cabe destacar la necesidad de identificar un determinado fichero de certificado digital (extensión pfx) y su contraseña para poder firmar digitalmente los mensajes de los documentos EMCS y enviarlos al sistema EMCS. Recomendamos lea detenidamente el capítulo sobre la configuración de las comunicaciones para aprender sobre el manejo de certificados digitales.

2.1.2 Nuevo Modelo de documento “EMCS” El nuevo tipo de documento EMCS tiene bastante parecido con los Documentos 500 UE existentes. Tiene más campos, pero si rellenamos correctamente nuestras “Relaciones Habituales”, se rellenarán la mayoría de ellos de forma automática.

Al generar los mensajes de envío, cuando el sistema detecta un documento EMCS, en lugar de generar un fichero en formato EdiFact, genera un mensaje XML específico para el mismo y lo firma con el certificado digital que hemos configurado en “Configurar Comunicaciones”.

2.1.3 La Bandeja de Entrada del Sistema EMCS Uno de los elementos más relevantes del sistema EMCS es su Bandeja de Entrada. En esta bandeja se depositan los mensajes que van dirigidos a nosotros. Como ejemplos:

• Si emitimos un documento EMCS, el destinatario deberá enviarnos un Certificado de Recepción al recibir la mercancía.

• Si somos destinatarios de un documento EMCS, debemos recibir este documento y emitir nosotros un Certificado de Recepción.

En ambos casos, encontraremos los documentos en la Bandeja de Entrada. El Programa de Ayuda EMCS accede directamente a la Bandeja de Entrada del sistema EMCS para recoger los mensajes allí depositados y transformarlos en documentos y/o partes normales dentro del programa.

Página 10 de 58

Se accede a la Bandeja de Entrada EMCS desde la opción “Bandeja de Entrada EMCS” del menú “Comunicaciones”.

2.1.4 Posibilidad de realizar Pruebas El Programa de Ayuda EMCS permite enviar los mensajes al sistema EMCS en modo “Pruebas” para asegurar que todos los datos son correctos antes de enviar un documento de manera definitiva. Para ello, seleccionamos el parte (por ejemplo, el Parte de Alta) que queremos probar, lo destinamos al modo “Pruebas”, generamos el mensaje y lo enviamos. Recibiremos una respuesta como si de un documento definitivo se tratara, pero nuestro parte no quedará registrado en el sistema EMCS.

Una vez finalizadas las pruebas con un parte, lo podemos abrir y reenviarlo en modo “Producción”. Más abajo se detallará el funcionamiento en los capítulos correspondientes.

2.1.5 Eliminación del envío por disquete Se ha eliminado del Programa de Ayuda EMCS la posibilidad de grabar los mensajes en disquete para su presentación por este medio.

Página 11 de 58

3 Primeros Pasos Una vez instalado el Programa de Ayuda EMCS, al entrar por primera vez en el mismo aparece una pantalla de bienvenida desde la cual debemos verificar la instalación y proceder a la importación de datos de un Programa de Ayuda de Impuestos Especiales que pudiéramos tener previamente instalado.

Finalizada la verificación, aparece en pantalla un asistente que nos guiará en los primeros pasos a realizar dentro del Programa.

Por último, será necesario activar el Programa introduciendo el Número de Serie de Activación que hemos recibido para el mismo.

3.1 Verificación de la Instalación Al entrar en el Programa de Ayuda EMCS por primera vez aparece la pantalla de Verificación de la Instalación. Desde esta pantalla podemos completar las instalación de los distintos componentes de comunicaciones, comprobar que funcionan correctamente, y proceder a la importación de datos de un Programa de Ayuda de Impuestos Especiales que pudiéramos tener previamente instalado:

Seguimos los pasos 1, 2, 3, 4 y 5 pulsando los botones y opciones correspondientes (por favor recorra los pasos de arriba abajo e izquierda a derecha). Al completar satisfactoriamente cada uno de los cuatro pasos, aparece una marca de color verde a la izquierda del número de paso. Una vez realizados los cuatro pasos, se habilita el botón “Continuar” para comenzar a trabajar con el programa.

Si ya tenemos instalado un Programa de Ayuda de Impuestos Especiales de la A.E.A.T. y queremos importar los datos del mismo al nuevo Programa de Ayuda EMCS, pulsamos el botón “Importar” del paso 4. El sistema nos solicita identificar la carpeta donde tenemos instalado Programa de Ayuda de Impuestos Especiales de la A.E.A.T. (generalmente C:\PROGIIEE) y ofrece las siguientes opciones de importación:

Página 12 de 58

• Importar sólo las Tablas Maestras: seleccionando esta opción, se importan al Programa de Ayuda EMCS las tablas maestras: Empresa y Establecimientos, Relaciones Habituales, etc.)

• Importar las Tablas Maestras y los Documentos Pendientes de Preparar Mensaje de Envío: seleccionando esta opción, se importan al Programa de Ayuda EMCS las tablas maestras y todos aquellos documentos que tengan algún parte pendiente de preparar y enviar.

• Importar las Tablas Maestras y todos los Documentos: seleccionando esta opción, se importan al Programa de Ayuda EMCS todos los datos registrados en el Programa de Ayuda de IIEE.

Una vez realizada la verificación inicial automática de la instalación, podemos volver a realizarla desde el menú “Mantenimiento”, opción “Verificar Instalación”.

NOTA IMPORTANTE: El proceso de importación de datos a partir de un Programa de Ayuda de IIEE previamente instalado sólo se puede realizar antes de empezar a trabajar con el Programa de Ayuda EMCS. Una vez que hayamos creado un Establecimiento en el Programa de Ayuda EMCS, ya no podremos importar datos del programa previo.

3.2 Asistente para los Primeros Pasos

Al finalizar la verificación inicial automática, el programa presenta un asistente que nos guiará en los primeros pasos:

Página 13 de 58

Seleccionando un determinado paso en la lista de pasos, aparece una explicación sobre mismo en la parte inferior de la pantalla. Pulsando un doble-click del ratón sobre un paso en la lista de pasos, accedemos a su ficha para rellenar los datos necesarios.

Podemos volver a ejecutar el asistente para los primeros pasos en cualquier momento desde el menú “Ayuda”, opción “Primeros Pasos”.

3.3 Activar el Programa mediante el Número de Serie

Debemos destacar la opción para rellenar los datos del establecimiento. El Programa de Ayuda EMCS permite dar de alta tantos establecimientos como necesitemos. Al solicitar la licencia del programa para un establecimiento, recibirá un Número de Serie de Activación para el mismo. Una vez que introduzca el CAE del establecimiento, aparecerá en la parte inferior de la ficha del establecimiento la casilla para introducir este Número de Serie de Activación. Debemos introducir en esta casilla el número que hemos recibido:

Cada Número de Serie de Activación sólo es válido para un establecimiento. Si tenemos más de un establecimiento, debemos solicitar un número nuevo para cada uno.

Si no introducimos el Número de Serie de Activación para un establecimiento, el Programa de Ayuda EMCS permitirá trabajar con el programa, e incluso crear documentos para ese establecimiento, pero no permitirá preparar mensajes EDI/XML ni comunicar los mismos a la A.E.A.T.

Página 14 de 58

4 Conceptos Básicos

4.1 Documentos, Partes y Mensajes

El Programa de Ayuda EMCS permite cumplimentar e imprimir documentos modelo 500,503, 511 (Nota de Entrega) y modelo “EMCS”. A su vez existen dos tipos de modelo 500, el 500 Interno y el 500 UE. Estos son los Documentos con los que trabaja el sistema.

A cada Documento se asocian Partes. Existen distintos tipos de Partes. Al dar de alta un Documento nuevo, el programa genera automáticamente un Parte de Alta. A lo largo de la vida de un documento podemos añadir al mismo más Partes si fuera necesario.

Para cada Parte se generan y reciben Mensajes. Los Mensajes son los que se transmiten por Internet a la Agencia Tributaria y los que se reciben como respuesta a los que hemos enviado. Si todo va bien, cada Parte tendrá un Mensaje de envío y un Mensaje de respuesta. No obstante, un Parte puede tener varios mensajes. Por ejemplo, si generamos un Mensaje para un Parte, y éste es rechazado porque existe algún error, el Programa de Ayuda EMCS permite corregir el error sobre el documento y volver a preparar un nuevo Mensaje para ese Parte.

Resumiendo, cada Documento puede tener uno o varios Partes, y cada Parte puede tener uno o varios Mensajes. Cada Documento tendrá como mínimo un Parte (el Parte de Alta). Cada Parte (una vez transmitido por Internet) tendrá como mínimo dos Mensajes, el de envío y el de respuesta.

Desde la ficha de cualquier tipo de Parte, se puede acceder a los Mensajes de Envío y a las respuestas recibidas a los mismos pulsando los botones “Ver mensajes de envío” y “Ver mensajes recibidos” respectivamente, presentes en la parte inferior de la ficha del Parte:

Los pasos para introducir los Documentos y Partes, para preparar los Mensajes y para transmitir los Mensajes están claramente diferenciados en el Programa de Ayuda EMCS:

1.- Primero introducimos los Documentos y sus Partes desde las opciones ofrecidas por el menú “Documentos”

2.- Luego generamos los Mensajes de Envío desde la opción “Preparar Mensajes a Enviar” del menú “Comunicaciones”

3.- Y por último transmitimos los Mensajes preparados y recibimos las respuestas a los mismos desde la opción “Enviar y Recibir” del menú “Comunicaciones”.

4.2 Tipos de Partes El Programa de Ayuda EMCS ofrece y gestiona los siguientes tipos de Partes para los documentos 500 Interno, 500 UE y 503:

Página 15 de 58

• Parte de Alta: al crear un documento nuevo de cualquier tipo, el sistema automáticamente generará un parte de alta para el mismo. Cada documento lógicamente sólo podrá tener un parte de alta. Si el mensaje de envío del parte de alta es rechazado, el sistema permitirá realizar modificaciones sobre el documento y generar otro mensaje de envío para dicho parte.

• Cancelación de Documento: se utiliza para anular un documento previamente enviado.

• Modificación por Errores: este tipo de parte, previo aviso y petición de conformidad, es generado automáticamente por el sistema cuando realizamos cualquier modificación sobre un documento que ya hemos enviado.

• No Recepción del Ejemplar 3: debemos generar un parte de este tipo en el caso de no recibir en el plazo establecido el ejemplar 3 de un documento 500 emitido.

• Modificación por Cambio de Cantidad: se utilizará para informar de los cambios de la cantidad suministrada declarada en el documento 500 o 503 enviado con anterioridad. Este cambio en la cantidad podrá deberse a pérdidas en la circulación, a devoluciones o a cambio de destinatario.

• Cambio de Destinatario: se utilizará este parte para informar de los cambios en el destinatario de las mercancías y/o el lugar de entrega. Para realizar un parte de este tipo será necesario haber realizado previamente un parte de “Modificación por Cambio de Cantidad”, que haya minorado la cantidad recibida por el destinatario original. Al realizar un parte de “Cambio de Destinatario” se indicará el nuevo destinatario y las cantidades de mercancía de cada una de las mercancías declaradas originalmente recibidas por este nuevo destinatario.

El Programa de Ayuda EMCS ofrece y gestiona los siguientes tipos de Partes para los documentos EMCS:

• Parte de Alta: funciona de manera análoga al Parte de Alta de los restantes documentos.

• Cancelación de Documento: se utiliza para anular un documento previamente enviado. Sólo se podrá cancelar un documento ANTES de que llegue la fecha y hora de despacho informados en el Parte de Alta. Si intentamos enviar un Parte de Cancelación pasada la fecha y hora de despacho, el sistema EMCS nos rechazará el parte indicando que la “Mercancía ya ha salido”.

• Parte de Cambio de Destino: se utiliza para informar de los cambios en el destinatario de las mercancías y/o el lugar de entrega. Sólo se podrá enviar un Parte de Cambio de Destino DESPUES de la fecha y hora de despacho informados en el Parte de Alta. Si intentamos enviar un Parte de Cambio de Destino antes de la fecha y hora de despacho, el sistema EMCS nos rechazará el parte indicando que cancelemos el documento original y enviemos uno nuevo.

• Parte de Certificado de Recepción: al recibir un documento EMCS, cuando recibamos las mercancías estamos obligados a emitir un Parte de Certificado de Recepción, en el que indicaremos si hemos aceptado totalmente, aceptado parcialmente o rechazado las mercancías y los motivos de rechazo. Por otra parte, ante un documento EMCS emitido por nosotros, recibiremos el Certificado de Recepción emitido por nuestro destinatario en la Bandeja de Entrada EMCS. Este certificado se adjuntará automáticamente al documento EMCS original.

Página 16 de 58

• Parte de Recordatorio: este tipo de parte nos aparecerá en documentos EMCS recibidos cuando se haya excedido el plazo de presentación del Certificado de Recepción por nuestra parte. Nos insta a que presentemos el Certificado de Recepción. No podemos emitir este tipo de parte, sólo podemos recibirlo del sistema EMCS.

• Parte de Explicación sobre el Retraso en Emitir el Certificado de Recepción: si recibimos un Parte de Recordatorio porque nos retrasamos en emitir un certificado de recepción desde un documento EMCS recibido, podemos emitir este tipo de parte para explicar los motivos de este retraso.

Cabe destacar que no existe en EMCS un equivalente al parte de Modificaciones por Error. Si enviamos un Parte de Alta, y éste es aceptado, no nos queda otra que cancelar el documento y crear uno nuevo. Está prevista en EMCS la inclusión de un tipo de parte para modificar un documento ya aceptado, pero la fecha de su disponibilidad no está determinada.

En todos los documentos presentados por el Programa de Ayuda EMCS encontraremos un apartado titulado “Historial de Partes”. En este apartado veremos una relación de todos los partes realizados sobre el documento y los resultados o estado de cada parte. Desde esta página podremos incluir nuevos partes al documento.

El siguiente esquema muestra los tipos de partes que podemos gestionar según el tipo de documento:

Para los modelos 500 Interno, 500 UE y 503 emitidos por nosotros:

• Parte de Alta • Parte de Cancelación • Parte de Cambio de Cantidad • Parte de Cambio de Destinatario • Parte de No Recepción del Ejemplar 3 • Parte de Modificación por Errores

Para los modelos EMCS emitidos por nosotros:

• Parte de Alta • Parte de Cancelación • Parte de Cambio de Destino

Para los modelos 500, 503 recibidos por nosotros:

• Parte de Alta • Parte de Cancelación • Parte de Modificación por Errores

Para los modelos EMCS recibidos por nosotros:

• Parte de Alta • Parte de Certificado de Recepción • Parte de Recordatorio • Parte de Explicación sobre el Retraso en Emitir el Certificado de Recepción

4.3 “Estado” de los Documentos y los Partes

Todos los documentos y partes tienen un “Estado”. El estado de cada documento se toma del estado del último parte asociado al mismo.

Al introducir un documento nuevo, se genera automáticamente un Parte de Alta. Este nace en estado “Pendiente de Preparar Mensaje”.

Página 17 de 58

Una vez que preparemos el mensaje (opción “Preparar Mensajes a Enviar” del menú “Comunicaciones”), tanto el parte como el documento pasan al estado de “Mensaje Pendiente de Enviar”. El documento en este estado queda bloqueado por el sistema hasta que realicemos el envío del mensaje por Internet y recibamos la correspondiente respuesta.

Al enviar el mensaje y recibir la respuesta (opción “Enviar y Recibir” del menú “Comunicaciones”), el parte y el documento pasan al estado de “Enviado, Aceptado” o “Enviado, Rechazado”:

• Si el mensaje ha sido aceptado, se bloquea el documento para que no podamos realizar modificaciones directamente sobre el mismo, pero podemos añadir nuevos partes al documento.

• Si el mensaje del Parte de Alta ha sido rechazado, el documento permanece libre para realizar modificaciones. Si realizamos alguna modificación, el sistema vuelva a colocar el Parte de Alta y el Documento en un estado de “Pendiente de Preparar Mensaje”.

Al incluir un parte nuevo en un documento, el parte nace en el estado “Pendiente de Preparar Mensaje”, y el documento toma este estado, comenzando nuevamente el ciclo descrito.

4.4 Comunicaciones

El sistema de comunicaciones del Programa de Ayuda EMCS permite enviar a la A.E.A.T. los mensajes creados para los Partes asociados a nuestros documentos y recibir la respuesta (aceptación o rechazo) a dichos mensajes.

Para su funcionamiento, será necesario disponer de un acceso libre a Internet y tener instalados correctamente los componentes de comunicaciones del Programa de Ayuda EMCS:

• Componente Adedinet: componente de comunicaciones desarrollado por la A.E.A.T. encargado de la transmisión de mensajes de los documentos 500, 503 y 511. Se instala automáticamente con el Programa de Ayuda EMCS, y también es descargable desde http://www.aeat.es/aduanas/adedinet.htm

• Librerías de Comunicaciones EMCS: conjunto de componentes desarrollados por Easytech, forman parte del propio programa y se encargan de las comunicaciones directas con el sistema EMCS y del firmado de los documentos con un certificado digital.

Asimismo, para poder transmitir nuestros mensajes y recibir respuestas, será necesario disponer de un Certificado de Usuario X.509.V3 expedido por una autoridad reconocida por la A.E.A.T. (FNMT u otros).

Las comunicaciones se configuran desde la opción “Configurar Comunicaciones” del menú “Comunicaciones” del Programa de Ayuda:

Página 18 de 58

Detallamos el significado de los distintos campos:

• “NIF asociado al Certificado Digital”: debemos introducir el NIF asociado al certificado digital que usaremos para la firma de los documentos y el envío por Internet.

• “Buzón de Destino Predeterminado Documentos 500, 503, 511”: se utiliza para establecer de manera predeterminada el buzón de destino al que vamos a dirigir nuestros mensajes. En funcionamiento normal, debe estar marcada la opción “Entorno de Producción” (ver más abajo).

• “Buzón de Destino Predeterminado Sistema EMCS”: se utiliza para establecer de manera predeterminada el buzón de destino al que vamos a dirigir nuestros mensajes. En funcionamiento normal, debe estar marcada la opción “Entorno de Producción” (ver más abajo).

• “Fichero del Certificado Digital”: debemos indicar el fichero de extensión PFX del certificado digital que utilizaremos en el sistema. Es importante que este certificado esté instalado en el disco duro local del ordenador. La instalación del certificado en una unidad de red no funcionará. En el siguiente apartado se trata el tema de certificados digitales.

• “Contraseña”: debemos introducir en este campo la contraseña que hemos dado al fichero del certificado digital.

• “Nombre Asociado”: debemos establecer el nombre al que ha sido emitido el certificado digital.

• Botón “Probar Certificado”: para asegurar que los datos que hemos introducido sobre el certificado digital y la contraseña con correctos, pulsando este botón el sistema nos muestra un resumen del certificado (fecha de validez, emisor, etc.) o un mensaje de error si procede.

Página 19 de 58

Los distintos Buzones de destino, tanto para los modelos 500, 503, 511 como para los documentos EMCS tienen la siguiente funcionalidad:

• Entorno de Pruebas: los mensajes enviados al entorno de pruebas son validados como si de documentos reales se tratara, si bien no son registrados definitivamente en la A.E.A.T. Los mensajes aceptados por el entorno de pruebas generalmente serán aceptados al ser enviados al entorno de producción.

• Entorno de Producción: opción habitual de trabajo, en que los mensajes son validados y si son aceptados, quedan registrados en la A.E.A.T.

• Entorno de Producción, modo Pruebas: de funcionamiento análogo al “Entorno de Pruebas” descrito anteriormente. La diferencia radica en que en ocasiones las novedades (como el sistema EMCS) son accesibles en el entorno de pruebas antes de ser accesibles para pruebas en el entorno de producción.

En funcionamiento normal, debemos configurar los buzones en “Entorno de Producción”. Si queremos enviar un determinado parte en modo “Pruebas”, podemos dirigir ese parte específico al modo “Pruebas” sin cambiar el entorno predeterminado del sistema. Cada parte asociado a un documento lo podemos enviar a cualquiera de los entornos. Por defecto irá dirigido al entorno predeterminado en la configuración de las comunicaciones, pero podemos cambiar el entorno para ese parte en concreto.

NOTA IMPORTANTE: el uso del sistema de Pruebas no exime de la posterior presentación definitiva de la declaración en el entorno de producción.

4.5 Certificados Digitales Para el funcionamiento del Programa de Ayuda EMCS es imprescindible disponer de un certificado digital X.509.V3 expedido por una autoridad reconocida por la A.E.A.T. (FNMT u otros).

Una vez obtenido e instalado el certificado, debemos exportarlo a un fichero formato PFX y dar una contraseña al mismo mediante los siguientes pasos (descripción para Windows con Internet Explorer):

1.- Abrimos el Internet Explorer y accedemos a la opción “Opciones de Internet” del menú “Herramientas”:

2.- En la ventana que aparece seleccionamos la página “Contenido” y pulsamos el botón “Certificados”:

Página 20 de 58

3.- Aparece una lista con los certificados instalados en nuestro ordenador, seleccionamos el que vamos a usar para el Programa de Ayuda EMCS y pulsamos el botón “Exportar”, apareciendo el asistente para exportación de certificados:

4.- Seleccionamos el formato “Intercambio de información personal” (PFX) y marcamos la opción “Permitir protección segura”.

Página 21 de 58

5.- El sistema nos pide la ubicación y el nombre que queremos darle al fichero PFX y por último la contraseña. Es importante que exportemos el fichero del certificado al disco duro local del ordenador (por ejemplo, carpeta “Certificados” de la unidad C:). Los certificados instalados en una unidad de red no funcionarán.

4.6 Enviar Partes en modo “Pruebas”

El Programa de Ayuda permite enviar Partes en modo “Pruebas”. Para ello, abrimos el parte desde el apartado “Historial de Partes” del documento, y seleccionamos la opción “Producción, modo Pruebas”. Esto hay que hacerlo ANTES de preparar el mensaje de envío para el parte.

Los mensajes enviados en modo “Pruebas” son validados, y aceptados o rechazados, como si de un documento normal se tratara, pero no se registran en la A.E.A.T. Los mensajes aceptados por el entorno de pruebas generalmente serán aceptados al ser enviados al entorno de producción.

Cuando un parte es enviado en modo “Pruebas”, aparecerá la indicación “Pruebas” en rojo en la esquina superior del documento (500, 503, 511, EMCS, etc.) correspondiente. Todos los mensajes dirigidos a modo “Pruebas” aparecerán resaltados en color rojo en el programa:

• En la lista de partes del “Historial de Partes” de los documentos.

• En la lista de mensajes de envío a preparar en la opción “Preparar Mensajes de Envío” del menú “Comunicaciones”

• En la lista de mensajes a transmitir en la opción “Enviar y Recibir” del menú “Comunicaciones”

Para reenviar un parte en modo real una vez enviado en modo pruebas, abrimos el parte desde el apartado “Historial de Partes”, pulsamos el botón “Volver a Preparar” y seleccionamos la opción “Producción”. El parte volverá a aparecer para preparar su mensaje en la opción “Preparar Mensajes de Envío” del menú “Comunicaciones”.

NOTA IMPORTANTE: el uso del sistema de Pruebas no exime de la posterior presentación definitiva de la declaración en el entorno de producción.

Página 22 de 58

4.7 La Bandeja de Entrada EMCS La Bandeja de Entrada EMCS es un servicio al cual accede directamente el Programa de Ayuda EMCS donde podemos ver y recuperar los mensajes del sistema EMCS de los que somos destinatarios.

Podemos encontrar los siguientes tipos de mensaje en la Bandeja de Entrada EMCS:

• Documentos de Acompañamiento electrónicos EMCS en los que constamos como destinatario.

• Certificados de Recepción emitidos por nuestros destinatarios en respuesta a un Documento EMCS previamente emitido por nosotros.

• Recordatorios de que hemos excedido el plazo para presentar nosotros un Certificado de Recepción de un Documento EMCS que hemos recibido previamente como destinatarios de la mercancía.

• Partes de Cambio de Destino o de Cancelación emitidos por nuestros destinatarios en respuesta a un Documento EMCS previamente emitido por nosotros.

Al procesar un determinado documento encontrado en la Bandeja de Entrada EMCS, el sistema genera automáticamente los documentos y/o partes necesarios.

En caso de recibir un Documento de Acompañamiento electrónico EMCS en el que constamos como destinatario, genera automáticamente un “Documento EMCS Recibido”. Podemos acceder a este documento posteriormente para asociarle un Parte de Certificado de Recepción (u otros tipos de parte)

En el resto de los tipos de mensaje posibles, el sistema genera el parte correspondiente y lo asocia al documento original, que ya existe en nuestra base de datos. El Programa de Ayuda identifica a qué documento pertenece determinado mensaje encontrado en la Bandeja de Entrada mediante el código ARC que contienen todos los mensajes. Este código es único para cada documento en todo el sistema EMCS y en todos los países. En caso de recibir un mensaje con un código ARC de un documento que no exista en nuestra base de datos, el Programa lo procesa, pero lo deja en el estado “Procesado con Error”

4.8 Gestión Centralizada El Programa de Ayuda EMCS permite a los establecimientos traspasar documentos a su empresa “madre” para generar envíos a la A.E.A.T. de forma centralizada desde esta última.

Desde el punto de vista del establecimiento, un documento enviado a su empresa se considera a todos los efectos como si hubiera sido enviado a la A.E.A.T. Por ejemplo, si modificamos un documento enviado a la empresa, el sistema genera un parte de modificación, que será a su vez incorporado en el siguiente proceso de envío.

Desde el punto de vista de la empresa que recibe los documentos, no hay distinción entre un documento incorporado manualmente al sistema y un documento incorporado a éste mediante un proceso de traspaso desde el establecimiento. Los documentos y partes son recibidos en el estado de “Pendiente de Enviar” y son incorporados a los procesos de preparación de mensajes de envío de la forma habitual.

Los mensajes de respuesta recibidos desde la A.E.A.T. NO son traspasados de la empresa al establecimiento que originó el documento.

Página 23 de 58

NOTA IMPORTANTE: En la empresa “madre” no debemos introducir manualmente documentos para un establecimiento si desde este establecimiento recibimos los documentos mediante el procedimiento de traspaso, dado que los números de referencia se pueden duplicar

4.9 Importación de Documentos

El Programa de Ayuda EMCS permite importar documentos en formato TXT para su posterior envío. Los documentos importados aparecen en el programa como si se hubieran introducido manualmente.

Más adelante encontrará un capítulo específico sobre la importación de documentos, así como la descripción de la estructura de ficheros necesaria.

Página 24 de 58

5 Manejo del Programa Se ha realizado un importante esfuerzo en intentar conseguir que el manejo del Programa de Ayuda EMCS sea lo más cómodo y eficiente posible. Para ello, se han diseñado una serie de elementos estándar y se ha procurado que todas las opciones de la aplicación sigan estos estándares. Conviene una lectura detallada del contenido de este apartado, dado que el conocimiento en el manejo de estos elementos básicos asegura el posterior manejo de todas las opciones con las que nos encontraremos.

5.1 Menú Principal El Menú Principal consiste en una franja horizontal en el borde superior de la pantalla donde se ofrecen las distintas opciones que componen la aplicación. Se puede acceder a una opción pulsando el ratón sobre ella o pulsando simultáneamente las teclas Alt y la letra que aparece subrayada en esa opción (por ejemplo, para acceder a la opción “Mantenimiento” pulsaremos Alt+M).

Al acceder a una de las opciones del Menú Principal aparecerá una ventana debajo de ésta donde se presentarán todas las subopciones de esa opción. Para acceder a una de las subopciones se pulsará el ratón sobre ella o se seleccionará usando las flechas arriba y abajo del teclado, y una vez seleccionada se pulsará la tecla Intro.

Las subopciones de uso más frecuente tendrán asociadas una combinación de teclas que permitirán acceder a ellas sin tener que abrir el menú. Esta combinación de teclas se presenta a la derecha de la subopción. Por ejemplo, bajo la opción “Documentos” veremos la subopción “Buscar Documentos Existentes Ctrl+B”. Pulsando las teclas Ctrl+B accederemos a la búsqueda de Documentos sin tener que acceder al menú.

Es importante ir memorizando con el tiempo estas teclas de acceso directo, porque una vez dominadas nuestro manejo de la aplicación será mucho más eficiente.

5.2 Barra de Herramientas

La Barra de Herramientas es un grupo de iconos presentes en la zona superior izquierda de la pantalla que ofrecen las opciones de uso más frecuente para poder acceder a ellas de forma rápida sin tener que acudir a los menús. Las opciones ofrecidas por la barra de herramientas son:

Emisión de Modelo 500 Interno: pulsando este botón nos aparece el formulario para registrar un Modelo 500 Interno nuevo con los campos vacíos. Se accede también a esta función mediante las teclas Ctrl+D.

Emisión de una Nota de Entrega: pulsando este botón nos aparece el formulario para registrar una Nota de Entrega (Modelo 511) nueva con los campos vacíos. Se accede también a esta función mediante las teclas Ctrl+N.

Emisión de un Modelo 500 U.E.: pulsando este botón nos aparece el formulario para registrar un Modelo 500 U.E. nuevo con los campos vacíos. Se accede también a esta función mediante las teclas Ctrl+M.

Emisión de un Modelo EMCS: pulsando este botón nos aparece el formulario para registrar un Modelo EMCS nuevo con los campos vacíos. Se accede también a esta función mediante las teclas Ctrl+U.

Recepción de Modelo 500: pulsando este botón nos aparece el formulario para registrar un Modelo 500 que hayamos recibido. Se accede también a esta función mediante las teclas Ctrl+P.

Página 25 de 58

Buscar Documentos: pulsando este botón accederemos al buscador de Documentos Existentes, desde el cual podemos localizar uno o varios Documentos por múltiples criterios. Se accede también a esta función mediante las teclas Ctrl+B.

Preparar Mensajes a Enviar: pulsando este botón accedemos al módulo de preparación de los mensajes a enviar para los distintos partes que tenemos pendientes. Se accede también a esta función mediante las teclas Ctrl+O.

Enviar y Recibir: pulsando este botón accedemos a la opción encargada de enviar los mensajes pendientes por Internet y de recibir las respuestas a los mismos. Se accede también a esta función mediante las teclas Ctrl+E.

Bandeja de Entrada EMCS: pulsando este botón accedemos al módulo que comunica con la Bandeja de Entrada del sistema EMCS, desde donde podemos recuperar los documentos allí depositados. Se accede también a esta función mediante las teclas Ctrl+T.

Botón de Repetición: a diferencia de los restantes botones de la barra de herramientas, este botón tiene dos estados, “Pulsado” y “No Pulsado”. En estado pulsado aparece hundido. En estado no pulsado no aparece hundido. La función de este botón es repetir la última acción. Por ejemplo, si tenemos el botón pulsado y damos de alta un documento 500, al guardar este documento aparece en pantalla un nuevo documento 500 para seguir trabajando en el mismo circuito. Esta repetición continúa hasta que pulsamos nuevamente el botón de la barra de herramientas (para que no aparezca hundido) o hasta que cerremos una ficha sin guardarla mediante la tecla Esc.

Impresión: imprime informes según el contexto de la ventana actualmente activa. Si desde la ventana activa no existen informes asociados, este botón de la barra de herramientas aparecerá deshabilitado. Se puede acceder a la función de Imprimir mediante las teclas Ctrl+I.

Guardar: guarda en la base de datos los cambios realizados en la ventana activa. Se puede acceder a la función de Salvar mediante las teclas Ctrl+G.

Cerrar: cierra la ventana activa, y si no hay ninguna, cierra y finaliza la aplicación. Si en la ventana activa se han realizado modificaciones pendientes de salvar, antes de cerrar ésta el sistema presentará un mensaje pidiendo si se desea o no guardar las modificaciones realizadas. Se puede acceder a la función de cerrar mediante la tecla Esc.

5.3 Ventanas Toda la acción de la aplicación se desarrolla dentro de ventanas. Una ventana es una zona rectangular dentro de la pantalla que muestra cierta información. A lo largo de la aplicación nos encontraremos con varios tipos de ventana:

• Buscadores Simples • Buscadores Multicriterio • Ventanas de Edición • Ventanas de Acción

El funcionamiento dentro de un determinado tipo de ventana siempre será el mismo, con independencia de la opción de la aplicación en la que nos encontramos.

Página 26 de 58

En los siguientes subapartados se describen en detalle estos tipos de ventana. Conviene una lectura detallada, pues aprendiendo las características principales de cada tipo de ventana ya hemos aprendido a usar la totalidad de la aplicación.

5.3.1 Buscador Simple Se utilizan para localizar determinados elementos dentro del sistema para proceder a su edición o borrado, y para dar de alta elementos nuevos. Los Buscadores Simples se utilizan en aquellos circuitos donde el número de elementos posibles es relativamente pequeño y no es necesario localizar determinados elementos por algún criterio.

Presentan una lista con los elementos existentes ordenados alfabéticamente y los siguientes botones:

Abrir: abre el elemento actualmente seleccionado en la lista. Se puede acceder a esta función directamente pulsando la tecla F2.

Nuevo: se utiliza para crear un elemento nuevo. Se puede acceder a esta función directamente pulsando la tecla F3.

Borrar: borra el elemento actualmente seleccionado en la lista. Se puede acceder a esta función directamente pulsando la tecla F4.

Actualizar: se utiliza para actualizar el contenido de la lista, accediendo nuevamente a la base de datos para buscar todos los elementos existentes. Si creamos un elemento nuevo o modificamos un elemento existente dentro de determinada opción, al volver sobre el Buscador Simple no veremos estas modificaciones. Para ponerlas en evidencia en la lista, usaremos el botón de Actualizar.

Excel: exporta a Excel la lista de elementos encontrados. Para un correcto funcionamiento de esta opción es necesario tener Excel instalado en el ordenador.

Según el contexto, algunos de los botones arriba descritos pueden estar deshabilitados e incluso no existir. Por ejemplo, si entramos en una opción donde aún no existen elementos, los botones de (Abrir) y (Borrar) lógicamente aparecerán deshabilitados, impidiéndose así su uso.

Ejemplos de Buscadores Simples podemos encontrar en las siguiente opciones del menú: “Mantenimiento”->”Relaciones Habituales”, “Mantenimiento”->” Agentes de Transporte”, etc.

5.3.2 Buscador Multicriterio Los Buscadores Multicriterio son potentes herramientas que permiten localizar una o varias entidades en la base de datos por un criterio o por combinación de varios criterios. El Buscador tiene dos páginas, una primera donde se introducen los criterios de selección deseados y una segunda donde se muestran los elementos que cumplen los criterios dados en la primera.

Los criterios de selección ofrecidos en la primera página permiten acotar la búsqueda en la base de datos a aquellos elementos que deseamos localizar. El Buscador Multicriterio de Documentos, ejemplo de Buscador Multicriterio, permite localizar documentos por los siguientes criterios:

• Número de Referencia • Número de Albarán

Página 27 de 58

• Fecha de Declaración • Código NC de alguna Mercancía • Identificador Interno del Documento • Epígrafe de alguna Mercancía • Tipo de Documento • etc

Cada criterio de búsqueda viene precedido por una casilla que estará marcada ( ) si el criterio está activo o desmarcada si no lo está. Esta casilla estará deshabilitada si el criterio correspondiente está vacío. Al entrar en la opción “Buscar Documentos”, todas las casillas estarán inicialmente deshabilitadas. Si rellenamos el criterio “Código NC” con “200” (queremos buscar todos los documentos que contengan alguna mercancía cuyo código NC comience por “200”), automáticamente la casilla del criterio “Código NC” se habilita y queda marcada.

Si ahora rellenamos el criterio “Estado” con “Enviado, Aceptado”, la casilla de este criterio se habilita y queda marcada.

Si lanzamos en este momento la búsqueda en la base de datos, estaríamos buscando todos los Documentos que contengan alguna mercancía cuyo Código NC comience por “200” y cuyo Estado sea “Enviado y Aceptado”.

Si ahora queremos buscar todos los documentos cuyo Estado sea “Enviado, Aceptado”, pero no limitarnos a aquellos que contengan mercancía con Código NC “200”, bastará con desmarcar la casilla del criterio “Código NC” y relanzar la búsqueda. Volviendo a marcar esta casilla, volveríamos a acotar la búsqueda por los dos criterios y no sólo uno.

Si borramos un criterio que hemos rellenado anteriormente, su casilla correspondiente se desmarcará y deshabilitará automáticamente. En nuestro ejemplo, si borramos el texto “200”, la casilla “Código NC” se desmarcará y deshabilitará.

Para lanzar la búsqueda en la base de datos y visualizar los documentos encontrados que cumplen con los criterios establecidos se accede a la segunda página del Buscador. Para ello, se pulsa el ratón sobre esta página o se usan las teclas Ctrl+AvPág. Al entrar en la segunda página, el Buscador presentará un mensaje en la esquina superior derecha de la pantalla indicando que está buscando en la base de datos. En breves momentos finalizará la búsqueda y presentará una lista con los elementos encontrados, indicando en el título de la página el número de documentos localizados.

En la segunda página del Buscador Multicriterio se encontrarán los siguientes botones para el manejo de la lista de elementos encontrados:

Abrir: abre el elemento actualmente seleccionado en la lista. Se puede acceder a esta función directamente pulsando la tecla F2.

Borrar: borra el elemento actualmente seleccionado en la lista. Se puede acceder a esta función directamente pulsando la tecla F4.

Zoom: agrande la lista de elementos encontrados hasta ocupar la totalidad de la pantalla, facilitando así su manejo cuando contiene muchos elementos. Se puede acceder a esta función directamente pulsando la tecla F5.

Actualizar: se utiliza para actualizar el contenido de la lista. Por ejemplo, si creamos un documento nuevo o modificamos un documento existente dentro de determinada opción, al volver sobre el Buscador Multicriterio de Documentos no veremos estas modificaciones hasta que no pulsemos el botón de atualizar.

Excel: exporta a Excel la lista de elementos encontrados. Para un correcto funcionamiento de esta opción es necesario tener Excel instalado en el ordenador.

Página 28 de 58

Al igual que en los Buscadores Simples, en el Buscador Multicriterio algunos de los botones arriba descritos pueden estar deshabilitados. Por ejemplo, si no hemos encontrado ningún elemento que cumpla los criterios de selección que hemos establecido, los botones de (Abrir) y (Borrar) lógicamente aparecerán deshabilitados.

Entre otras características del Buscador Multicriterio, destacamos los siguientes:

• El Buscador Multicriterio permite acceder a la página de “Elementos Encontrados” sin establecer previamente criterios de selección. La lista en este caso mostrará TODOS los elementos existentes en la base de datos. Hay que tener precaución al lanzar búsquedas sin criterios, dado que el sistema puede tardar algo en responder.

• Cuando se busca por más de un criterio, el enlace entre los criterios será “Y”, no “O”. En el ejemplo anterior (Código NC=”200” y Estado=”Enviado, Aceptado”), se buscarán los documentos que cumplan los DOS criterios, el primero Y el segundo

Ejemplos de Buscadores Mulricriterio podemos encontrar en las siguiente opciones del menú: “Documentos”->”Buscar Documentos Existentes”, “Comunicaciones”->”Buscar Mensajes de Envío”, etc.

5.3.3 Ventanas de Edición Las ventanas de edición se utilizan para introducir información dentro del sistema. Constan de un conjunto de campos repartidos entre una o más páginas, campos que rellenamos con los datos necesarios. Los campos pueden ser de varios tipos:

• Campo de Edición de Texto: zona que ocupa una línea de altura donde escribimos un texto o un número, por ejemplo, “Nombre del Destinatario”, “Dirección”, etc. Los campos de edición de texto limitan la cantidad de caracteres que podemos escribir a la longitud establecida para ese campo en la base de datos. Por ejemplo, si en la base de datos hemos establecido que el nombre del Destinatario puede tener un máximo de 50 caracteres, el campo de la ventana donde introducimos el nombre del cliente no permitirá que introduzcamos más de 50 caracteres.

• Campo de Edición de Texto Libre: zona que ocupa más de una línea de altura donde se pueden escribir comentarios, anotaciones, etc. Estos campos tienen en su borde derecho unas barras de desplazamiento que nos permiten movernos hacia abajo o hacia arriba en el texto, si la longitud de éste supera la altura del campo. En la mayoría se ha establecido una limitación de 254 caracteres con el fin de ahorrar espacio en la base de datos. Ejemplo de este tipo de campo puede ser la “Descripción de la Mercancía”, el “Lugar de Entrega”, etc.

• Listas Desplegables: ocupan una única línea de altura y presentan en su borde derecho una flecha apuntando hacia abajo. Estos campos ofrecen una serie de opciones predeterminadas. Al entrar en ellos, se despliegan y se ven las opciones ofrecidas. Al salir de ellos se repliegan a una sola línea y muestran únicamente la opción seleccionada. Ejemplos de este tipo de campo pueden ser el “Establecimiento” asociado a un documento, el “Régimen Fiscal” de una mercancía, etc.

• Botones de Acción: son zonas rectangulares en relieve que presentan en su interior un dibujo o icono representativo de su funcionalidad o un texto explicativo del mismo. Pulsando el ratón sobre ellos se desencadena la acción correspondiente. En los botones que presentan un icono, si movemos

Página 29 de 58

el ratón sobre el botón sin pulsarlo aparecerá un mensaje de ayuda explicando su funcionalidad.

• Listas Combinadas con Botones: ocupan varias líneas de altura y presentan generalmente información secundaria relacionada con la entidad principal que estamos viendo (por ejemplo, “Mercancías” del documento, “Certificados” del documento o “Establecimientos” de la Empresa). En estas listas no se puede escribir directamente; ofrecen los siguientes botones de acción para su manejo:

Abrir: abre el elemento actualmente seleccionado en la lista. Se puede acceder a esta función directamente pulsando la tecla F2.

Nuevo: se utiliza para crear un elemento nuevo dentro de la lista. Se puede acceder a esta función directamente pulsando la tecla F3.

Borrar: borra el elemento actualmente seleccionado en la lista, pidiendo primero confirmación. Se puede acceder a esta función directamente pulsando la tecla F4.

En algunas ventanas podemos encontrar dos o más Listas Combinadas con Botones. En estos casos las teclas F2, F3 y F4 se asociarán a los botones de la primera lista. Para acceder a los botones de la segunda lista se utilizará el ratón. Ejemplo de dos listas combinadas podemos encontrar en la página “Despacho, Mercancías y Certificados” de muchos documentos (500 interno, 500 U.E, etc.)

Al borrar uno de los elementos de una Lista Combinada, aparecerá éste en color más claro y tachado. Si nos movemos por una Lista Combinada y seleccionamos un elemento borrado, la apariencia del botón de "Borrar” cambia de a . Si pulsamos nuevamente este botón recuperamos el elemento borrado.

En ventanas simples, toda la información se presentará en una única página. En ventanas donde hay mucha información, se repartirá ésta entre dos o más páginas. En estas ventanas con más de una página de información, nos desplazamos de una página a otra pulsando el ratón sobre la página deseada o usando las teclas Ctrl AvPág y Ctrl RePág. Con Ctrl AvPág pasamos a la siguiente página de la ventana, y si estamos en la última, volvemos a la primera. Con Ctrl RePág pasamos a la página anterior, y si estamos en la primera, nos colocamos en la última.

Una vez finalizado nuestro trabajo en una ventana de edición, debemos guardar la información en la base de datos. Hay varias maneras de desencadenar el guardado:

• Pulsando las teclas Ctrl G. Se guardan las modificaciones realizadas y desaparece la ventana de edición.

• Pulsando el botón de la Barra de Herramientas. Se guardan las modificaciones realizadas y desaparece la ventana de edición.

• Cerrando la ventana, bien pulsando la tecla Esc, bien pulsando el botón de cerrar presente en la esquina superior derecha de la ventana, bien pulsando el botón de la Barra de Herramientas. En cualquiera de estos casos el sistema presentará un mensaje preguntando si se desean guardar los cambios realizados y las siguientes posibilidades:

o Si: se guardan los cambios y desaparece la ventana de edición.

o No: no se guardan los cambios y desaparece la ventana de edición. Perdemos el trabajo realizado sobre la ventana. Se utiliza esta posibilidad para dejar las cosas como estaban cuando nos equivocamos e introducimos información errónea.

o Cancelar: detiene el proceso de cierre de la ventana, dejándonos nuevamente sobre ella.

Página 30 de 58

Es importante tener presente que la información que rellenamos en una ventana no está accesible, ni siquiera para nosotros mismos, hasta que la guardemos en la base de datos. Por ejemplo, si creamos un documento nuevo, mientras no lo guardamos no lo podremos utilizar en ningún otro circuito.

Otro hecho a tener presente es que desde muchas ventanas se accede mediante Listas Combinadas con Botones a información secundaria relacionada con la entidad principal (por ejemplo, “Mercancías”, o “Certificados” presentados). Esta información secundaria no se guardará en la base de datos hasta que guardemos la ventana principal. Esto quiere decir que si a un documento ya existente le añadimos 2 mercancías y un nuevo certificado, esta información no estará disponible en la Base de Datos hasta que no guardemos el documento.

Ejemplos de Ventanas de Edición podemos encontrar en la práctica totalidad de las opciones de la aplicación. Todos los Buscadores Simples y Buscadores Multicriterio dan origen a Ventanas de Edición al abrir un elemento o crear un elemento nuevo.

5.3.4 Ventanas de Acción Las Ventanas de Acción son unas ventanas muy simples en las que se muestra cierta información y se pide que realicemos determinada acción. El sistema impedirá acceder a otras opciones y a otras ventanas mientras estemos sobre una Ventana de Acción.

A lo largo de la aplicación nos encontraremos con multitud de Ventanas de Acción. La mayoría sólo nos indicarán la ocurrencia de una determinada situación. Otras nos pedirán confirmación para seguir adelante con determinado proceso.

Algunas Ventanas de Acción presentan varias opciones para que podamos elegir una de ellas. Un ejemplo de una ventana de este tipo encontraremos cada vez que vayamos a imprimir algo. En esta ventana de impresión se ofrecen opciones para imprimir directamente a la impresora, para visualizar previamente en pantalla lo que vamos a imprimir y para seleccionar una impresora distinta a la “Predeterminada” de Windows antes de imprimir.

Página 31 de 58

6 Opciones del Menú El Menú Principal del Programa de Ayuda EMCS ofrece las siguientes opciones para el manejo del programa:

• Sistema • Edición • Documentos • Comunicaciones • Mantenimiento • Ventana • Ayuda

En los siguientes apartados se describe cada una.

6.1 Menú “Sistema”

Ofrece funciones generales para el manejo de la aplicación:

• Guardar: guarda las modificaciones realizadas en la ventana que estemos editando en la pantalla. Se accede también a la función de Guardar mediante las teclas Ctrl+G o mediante el botón de la Barra de Herramientas. Tanto la opción de Guardar como el correspondiente botón sólo estarán habilitados cuando haya algo que se pueda guardar.

• Cerrar: cierra la ventana actualmente abierta en la pantalla. Si no hay ninguna ventana abierta, la función de Cerrar cierra la aplicación. Se accede también a la función de Cerrar mediante la tecla Esc, o mediante el botón de la Barra de Herramientas.

• Imprimir: imprime el informe asociado a la ventana que estamos visualizando en pantalla, siempre y cuando dicha ventana tenga una opción de impresión disponible. Se accede también a la función de Imprimir mediante las teclas Ctrl+I o mediante el botón de la Barra de Herramientas. Al acceder a la opción de imprimir aparecerá una pequeña ventana que ofrecerá las opciones de imprimir directamente, de ver en pantalla el informe correspondiente (“Presentación Preliminar”) y de poder especificar la impresora hacia la cual queremos dirigir lo que vamos a imprimir. Si seleccionamos imprimir directamente, podremos especificar el número de copias deseadas.

NOTA: al explorar las distintas opciones de la aplicación debemos estar atentos al botón de la Barra de Herramientas. Siempre que esté habilitado significa que hay posibilidad de imprimir algo.

• Calculadora: da acceso a la calculadora del sistema, desde la cual podremos realizar operaciones matemáticas comunes. Los resultados de la calculadora se pueden trasladar a cualquier campo de cualquier ventana mediante las opciones estándar de edición de texto (Ctrl+C para copiar el contenido seguido de Ctrl+V para pegarlo en el destino)

• Finalizar: opción para finalizar la aplicación. Recordemos que también se puede finalizar usando la función de Cerrar cuando no hay ninguna ventana presente en la pantalla.

Página 32 de 58

6.2 Menú “Edición” Ofrece acceso a las funciones de edición de texto estándar:

• Deshacer (teclas Ctrl+Z)

• Rehacer (teclas Ctrl+R)

• Cortar (teclas Ctrl+X)

• Copiar (teclas Ctrl+C)

• Pegar (teclas Ctrl+V)

• Borrar

• Seleccionar Todo (teclas Ctrl+A)

Habiendo manejado cualquier aplicación de tratamiento de textos para Windows se conocerá perfectamente la utilidad de cada una de estas funciones.

6.3 Menú “Documentos”

Desde esta opción del menú principal accedemos a las subopciones para crear documentos nuevos y localizar documentos existentes:

• Emisión de Modelo 500 Interno: se utiliza para generar un Documento de Acompañamiento 500 nuevo en el que el destinatario es nacional o el destino es la exportación. Se puede acceder de manera rápida a esta opción mediante las teclas Ctrl+D.

• Emisión de Nota de Entrega: se utiliza para generar una Nota de Entrega nueva. Se puede acceder de manera rápida a esta opción mediante las teclas Ctrl+N.

• Emisión Modelo 503: utilizada para emitir un Documento 503 nuevo.

• Emisión de Modelo 500 U.E.: se utiliza para generar un Documento 500 nuevo en el que el destinatario pertenece a un estado miembro de la Unión Europea. Se puede acceder de manera rápida a esta opción mediante las teclas Ctrl+M.

• Emisión de Modelo EMCS: se utiliza para generar un Documento EMCS. Se puede acceder de manera rápida a esta opción mediante las teclas Ctrl+U.

• Recepción de Modelo 500: opción para grabar un Documento 500 recibido desde un estado miembro de la Unión Europea. Se puede acceder de manera rápida a esta opción mediante las teclas Ctrl+P.

• Recepción de Modelo 503: se utiliza para grabar un Documento 503 recibido.

• Buscar Documentos Existentes: opción que da acceso al Buscador Multicriterio de Documentos para localizar documentos emitidos y/o recibidos por múltiples criterios. Se puede acceder de manera rápida a esta opción mediante las teclas Ctrl+B.

• Resumen Documentos 500/503 Emitidos: ofrece un resumen de los documentos emitidos, incluyendo información sobre las mercancías, cantidades, pesos y régimen fiscal.

Página 33 de 58

• Resumen Notas de Entrega Emitidas: ofrece una relación detallada de las Notas de Entrega, incluyendo los destinatarios, productos y cantidades.

• Resumen Documentos 500/503 Recibidos: ofrece un resumen de los documentos recibidos, incluyendo información sobre las mercancías, cantidades y pesos

NOTA: si queremos introducir varios documentos nuevos seguidos, podemos pulsar

el botón de “Repetición” ( ) de la Barra de Herramientas. Estando en modo “Repetición”, al guardar un documento automáticamente aparece uno nuevo en blanco para seguir introduciendo documentos nuevos.

6.4 Menú “Comunicaciones”

Ofrece las opciones para gestionar la comunicación de los documentos emitidos y recibidos a la A.E.A.T. mediante Internet:

• Preparar Mensajes a Enviar: constituye el primer paso del proceso de comunicación de la información. Desde esta opción preparamos los mensajes EDI / XML a partir de los partes en estado “Pendiente de Preparar Mensaje“ existentes en los documentos que hayamos registrado. Al entrar en esta opción debemos seleccionar el Establecimiento cuyos partes queremos preparar. Al seleccionar un Establecimiento aparecen en la lista todos los partes pendientes de preparar mensaje de ese Establecimiento. Desde esta lista marcamos los partes que queremos preparar y finalizamos pulsando el botón (Preparar los partes marcados) o la tecla F10.

Los partes que hemos marcado para modo “Pruebas” aparecerán en color rojo en la lista de partes pendientes.

• Buscar Mensajes de Envío: desde esta opción accedemos al Buscador Multicriterio de Mensajes de Envío, desde el cual podemos localizar por múltiples criterios uno o varios mensajes preparados previamente. Desde el Buscador podemos abrir un determinado mensaje para ver su contenido, las respuestas recibidas al mismo, y el propio fichero EDI / XML asociado. Este fichero se puede exportar si fuese necesaria una depuración especial del mismo. Desde el Buscador de Mensajes de Envío se pueden borrar mensajes, siempre que se encuentren en estado “Pendiente de Enviar”.

• Enviar y Recibir: esta opción se utiliza para desencadenar un proceso de comunicaciones. Al entrar en esta opción aparece una ventana que nos muestra los mensajes de envío pendientes de enviar. Podemos marcar o desmarcar los mensajes que queramos. Pulsando el botón (Enviar y Recibir) o la tecla F10 se desencadena un proceso de comunicaciones mediante el cual se envían a la A.E.A.T. todos los mensajes marcados y se reciben respuestas para los mismos.

Al finalizar el proceso de comunicaciones el sistema muestra en una lista todas las respuestas recibidas a los mensajes enviados y los resultados obtenidos (aceptación o rechazo). Desde esta lista podemos abrir las respuestas para ver el detalle de los resultados, los motivos de rechazo, etc.

Al enviar un determinado mensaje y recibir la respuesta, el Programa de Ayuda EMCS automáticamente pasa el parte asociado (y el documento correspondiente) a un estado de “Enviado, Aceptado” o “Enviado, Rechazado” según la respuesta recibida. En caso de mensajes asociados a Partes de Alta, si es aceptado, asigna el Número de Admisión (o el ARC en documentos EMCS) al documento correspondiente.

Página 34 de 58

Si durante un proceso de enviar y recibir un determinado mensaje no puede ser enviado por cualquier motivo, se queda en un estado de “Pendiente de Enviar” y vuelve a aparecer en la lista cuando entremos en el módulo de Enviar y Recibir otra vez.

• Buscar Mensajes de Respuestas Recibidas: desde esta opción accedemos al Buscador Multicriterio de Mensajes de Respuesta Recibidos, desde el cual podemos localizar por múltiples criterios los mensajes recibidos. Desde el Buscador podemos abrir determinado mensaje para ver su contenido, incluido el propio fichero EDI / XML asociado. Este fichero se puede exportar si fuese necesaria una depuración especial del mismo.

• Bandeja de Entrada EMCS: desde esta opción accedemos a la Bandeja de Entrada EMCS, para recuperar los mensajes allí depositados en los que constamos como destinatarios. Al entrar en esta opción debemos pulsar el botón “Buscar Mensajes” existente en la parte superior derecha para conectar con la Bandeja de Entrada EMCS y extraer de la misma todos los mensajes pendientes. Los mensajes encontrados son presentados en una lista, desde la cual podemos marcar los mensajes que queremos recuperar.

Finalmente, pulsando el botón (Recuperar los Mensajes Marcados) o la tecla F10, el programa recupera los mensajes que hemos marcado y los incorpora como Documentos o como Partes dentro del sistema.

Los mensajes que recuperamos de la Bandeja de Entrada EMCS desaparecen de la misma. Los mensajes que no recuperamos volverán a aparecer la próxima vez que entremos el módulo de la Bandeja de Entrada EMCS.

En el Capítulo 4 “Conceptos Básicos”, apartado 4.7 “Bandeja de Entrada EMCS”, encontrará más información sobre el funcionamiento de la Bandeja de Entrada.

• Buscar Mensajes Recuperados de Bandeja EMCS: desde esta opción accedemos al Buscador Multicriterio de Mensajes de Recuperados de la Bandeja de Entrada EMCS, desde el cual podemos localizar por múltiples criterios los mensajes recibidos. Desde el Buscador podemos abrir determinado mensaje para ver su contenido, incluido el propio XML asociado. Este fichero se puede exportar si fuese necesaria una depuración especial del mismo.

• Traspasar Documentos a la Empresa: opción utilizada para seleccionar documentos pendientes de preparar desde un establecimiento para traspasarlos a la empresa “madre” para su envío a la A.E.A.T. de forma centralizada. Al entrar en esta opción debemos seleccionar el Establecimiento cuyos documentos queremos traspasar. Al seleccionar un Establecimiento aparecen en la lista de “Documentos No Seleccionados” todos los documentos y/o partes pendientes de enviar de ese Establecimiento. Desde esta lista seleccionamos los documentos y/o partes que queremos traspasar a la empresa y finalizamos pulsando el botón “Comenzar Proceso de Traspaso”. El sistema nos pedirá la unidad hacia donde queremos exportar los datos (generalmente será una unidad de disquete, pero podemos indicar cualquier otra unidad para hacer llegar los documentos exportados por correo electrónico, etc.). El sistema copia todos los datos necesarios de los documentos seleccionados hacia la unidad indicada. Debemos hacer llegar estos ficheros a la empresa “madre” para que los incorpore a su copia del Programa de Ayuda EMCS y los envíe a la A.E.A.T. En el Programa de Ayuda del establecimiento origen, los documentos “traspasados” se consideran en todos los aspectos como si hubieran sido enviados a la A.E.A.T.

Página 35 de 58

• Importar Documentos desde Establecimientos: opción utilizada para importar a la base de datos documentos procedentes de establecimientos periféricos para enviarlos a la A.E.A.T. de forma centralizada. Al entrar en esta opción el sistema solicita la unidad donde se encuentran los documentos a importar. A continuación incorpora a la base de datos todos los documentos presentes en esa unidad. Desde el Programa Ayuda EMCS los documentos importados no se diferencia de los documentos introducidos manualmente. Pasan por los mismos procesos de Preparación y Envío vistos anteriormente.

• Importar Datos Externos: opción utilizada para importar documentos al programa a partir de ficheros de texto producidos por otros sistemas informáticos. Al entrar en esta opción identificamos el fichero texto a importar y comenzamos el proceso. El programa revisa el fichero y presenta los resultados y posibles incidencias antes de proceder a la importación definitiva. En la pantalla de revisión, aquellos documentos en los que se ha encontrado alguna incidencia aparecerán en color rojo, y los documentos válidos aparecen en color negro. Desde la pantalla de revisión disponemos de las siguientes opciones:

o Pulsando este botón, sólo vemos en la lista de documentos aquellos que contienen alguna incidencia. Desmarcando este botón volvemos a ver todos los documentos.

o Marca el documento actualmente seleccionado para su importación definitiva, y si el documento está ya marcado, lo desmarca. Podemos acceder a la función de marcar/desmarcar mediante la tecla F3. El programa no permitirá marcar un documento si este tiene incidencias.

o Marca todos los documentos válidos (libres de incidencias) para su importación definitiva. Podemos acceder a la función de marcado masivo mediante la tecla F4.

o Desmarca todos los documentos marcados.

o Abre el documento actualmente seleccionado para ver un resumen de su contenido y una descripción detallada de las posibles incidencias encontradas. Se puede acceder a la función de abrir el documento seleccionado mediante la tecla F2.

o Exporta a Excel la relación de los documentos a procesar y sus posibles incidencias. Si queremos exportar sólo los documentos con incidencias, pulsamos primero el botón para restringir la lista de documentos a aquellos con incidencias y luego el botón de exportar a Excel.

o Pulsando esta opción, el sistema incorpora definitivamente a la base de datos aquellos documentos marcados. Recordemos que primero hay que marcar los documentos que queremos incorporar y luego proceder a la finalización del proceso. El sistema no permitirá marcar para su incorporación definitiva los documentos con incidencias. Se tendrán que arreglar las incidencias y volver a generar el fichero texto.

En el capítulo 7 “Proceso de Importación de Documentos” encontraremos una descripción técnica detallada del proceso de importación de documentos.

� Configurar Comunicaciones: desde esta opción configuramos el módulo de comunicaciones del Programa de Ayuda EMCS, así como los

Página 36 de 58

certificados digitales a utilizar. En el capítulo 4 “Conceptos Básicos”, apartados 4.4 “Comunicaciones” y 4.5 “Certificados Digitales” encontrará una descripción detallada de la configuración de las comunicaciones.

6.5 Menú “Mantenimiento”

El menú “Mantenimiento” ofrece las siguientes opciones:

� Empresas y Establecimientos: se utiliza para registrar los datos de nuestra empresa así como de sus establecimientos. La empresa puede tener un número ilimitado de establecimientos. El NIF de la empresa y los CAE de los establecimientos serán validados por el sistema, rechazándose valores incorrectos. Al dar de alta un establecimiento nuevo, un dato importante a tener presente es el valor inicial del contador de números de referencia. El primer documento que generemos para el establecimiento nuevo tomará para su numeración este valor inicial. Si no ha generado documentos numerados en el ejercicio en el que instala el Programa de Ayuda EMCS, debe rellenar con “1” el valor del contador inicial. Si ya tiene documentos numerados para el establecimiento, debe rellenar el valor del contador inicial con el número del último documento + 1. El Programa de Ayuda EMCS sólo permite establecer el valor inicial del contador en el momento de dar de alta un establecimiento. Una vez creado, no se puede modificar.

� Relaciones Habituales: desde esta opción accederemos al listín de nuestras “Relaciones Habituales”. El Programa de Ayuda EMCS permite registrar los clientes y proveedores con los que habitualmente trabajamos para que al crear un documento de cualquier tipo podamos seleccionar uno de ellos, rellenándose a continuación muchas de las casillas del documento de manera automática. Se permite definir para las “Relaciones Habituales” incluso las mercancías y las cantidades que habitualmente despachamos.

� Mercancías Habituales: desde esta opción accederemos al listín de nuestras “Mercancías Habituales”, desde donde podemos registrar las mercancías con las que habitualmente trabajamos. Este listín de mercancías habituales se puede usar al rellenar los distintos documentos (500, EMCS, etc.), con lo que gran parte de las casillas sobre las mercancías que expedimos o recibimos se rellenan automáticamente.

� Agentes de Transporte: opción que se utiliza para acceder al listín de Agentes de Transporte con los que trabajamos. Si rellenamos aquí los datos de los Agentes de Transporte, al confeccionar un documento muchas de las casillas se rellenarán de manera automática al seleccionar uno de los Agentes dados de alta en el listín.

� Transportistas Habituales: opción que se utiliza para acceder al listín de Transportistas con los que trabajamos habitualmente. Si rellenamos aquí los datos de los Transportistas, al confeccionar un documento muchas de las casillas se rellenarán de manera automática al seleccionar uno de los dados de alta en el listín. Los Transportistas sólo se utilizan en los documentos EMCS, al no exigirse informar sobre los mismos en los restantes tipos de documentos.

� Imprimir Reversos 500 / 503: se utiliza para imprimir masivamente los reversos de los modelos 500 y 503 para disponer de hojas “preimpresas” a utilizar para imprimir los documentos 500 y 503 que confeccionemos. Al entrar en esta opción el sistema pregunta el modelo que queremos imprimir y el número de copias, hasta un máximo de 99.

Página 37 de 58

Si bien los documentos 500/503 que imprimimos deben tener el reverso también impreso, en los documentos EMCS no es necesario, se imprimen en A4 con el reverso en blanco.

� Desmontar Documentos: opción utilizada para desmontar de la Base de Datos todos los documentos de fecha anterior a una fecha dada y pasarlos a disquete u otro medio. Una vez desmontados, se pueden volver a montar si fuera necesario. El sistema no permitirá desmontar documentos en estado de “Pendiente de Enviar”. Si existieran documentos en este estado en el periodo que se desea desmontar, se deberán borrar primero.

� Importar Datos: se utiliza para volver a montar en la Base de Datos documentos previamente desmontados mediante la opción anterior o actualizar las tablas auxiliares de la aplicación con nuevas versiones.

� Verificar Instalación: ofrece un módulo que verifica que todos los componentes del Programa de Ayuda EMCS están correctamente instalados y permite importar al Programa de Ayuda EMCS datos a partir de un Programa de Ayuda de Impuestos Especiales instalado previamente en su ordenador. Se describe detalladamente en el “Primeros Pasos”.

� Registro de Incidencias: el Programa de Ayuda EMCS mantiene un registro de todas las incidencias y errores ocurridos durante su ejecución. Para informar de cualquier eventualidad, será necesario acceder primero al registro de incidencia, para anotar el código de incidencia, y demás información necesaria para detectar el origen del problema y proceder a su corrección.

6.6 Menú “Ventana” Desde esta opción del Menú Principal veremos todas las ventanas que tenemos abiertas en un momento determinado y podemos acceder directamente a cualquiera de ellas.

6.7 Menú “Ayuda” El Menú “Ayuda” ofrece las siguientes opciones:

� Contenido: ofrece la ayuda del Programa de Ayuda EMCS

� Primeros Pasos: ofrece un asistente para realizar los primeros pasos dentro del programa. Se describe detalladamente en el capítulo “Primeros Pasos”.

� Acerca de…: presenta una pantalla de bienvenida que muestra información sobre la versión, autores, etc.

Página 38 de 58

7 Proceso de Importación de Documentos Para facilitar la integración con otros sistemas informáticos, el Programa de Ayuda EMCS ofrece una utilidad que permite incorporar al mismo nuevos documentos 500 / 503 / Notas de Entrega / EMCS y registrar Bajas de documentos ya existentes. No se contempla la incorporación de partes de modificación desde un fichero externo. Las posibles modificaciones sobre documentos ya existentes en el Programa de Ayuda EMCS se harán desde el propio Programa de Ayuda EMCS.

El proceso de importación de documentos realizará todas las validaciones necesarias para impedir que entre un documento al Programa de Ayuda que no hubiera podido entrar manualmente. Los errores detectados serán informados de forma exhaustiva para que se pueda corregir el documento en origen y volverlo a incorporar en otro proceso posterior.

Los registros del fichero texto origen serán de longitud fija terminados en LF+CR. Los campos serán de longitud fija, no siendo necesario separadores. Se admiten los juegos de caracteres ANSI CP1252 (típico de aplicaciones Windows) y OEM CP850 (MS-DOS, OS/2, etc.)

La empresa y los establecimientos tendrán que darse de alta en el Programa de Ayuda antes de hacer referencia a ellos en un documento a importar.

En los siguientes apartados encontrará información detallada sobre el proceso de Importación de Documentos.

NOTA IMPORTANTE: En la versión 1.0 del Programa de Ayuda EMCS no está disponible la opción de importación completa que contempla todos los datos nuevos del sistema EMCS. Esta opción estará disponible en la versión 1.1, prevista para finales de Marzo de 2010.

7.1 Estructura General Existirán 3 formatos de registro, correspondiéndose cada formato con las entidades principales que pueden encontrarse en un documento:

DOCUMENTO: recogerá la información de la cabecera de un documento (NIF de la Empresa, CAE del establecimiento, Datos del Destinatario o Expedidor, etc.). Los campos a rellenar dependerán del tipo de documento (500 / 503 / Nota de Entrega / Documento EMCS).

MERCANCÍA: recogerá la información sobre la mercancía expedida o recibida.

CERTIFICADO: recogerá la información sobre los certificados que pueden acompañar a un documento.

Un documento se compondrá de las combinaciones necesarias de los registros anteriores. Para registrar un documento nuevo, deberá existir al menos un registro DOCUMENTO y un registro MERCANCÍA.

En un documento nuevo podrá existir como máximo un registro DOCUMENTO, 999 registros MERCANCÍA y 9 registros CERTIFICADO. En un fichero no tiene importancia el orden en que aparecen los distintos tipos de registro. Pueden ir todos los registros de un mismo documento seguidos, pueden aparecer primero todos los registros tipo DOCUMENTO, luego los de tipo MERCANCÍA y finalmente los de tipo CERTIFICADO, o cualquier otra combinación.

Para registrar la baja de un documento existente, basta con un único registro DOCUMENTO en el que se identifica el documento a eliminar.

Página 39 de 58

7.2 Tipos de Campos

Los distintos tipos de campos utilizados y las reglas a seguir en su utilización quedan resumidos en la siguiente tabla:

Código Descripción

C Carácter (Alfanumérico). Deberá justificarse a la izquierda y rellenarse a la derecha con tantos espacios (carácter 32) como sean necesarios para completar la longitud requerida.

N Numérico. Deberá justificarse a la derecha y rellenarse con tantos ceros a la izquierda como sean necesarios para completar la longitud requerida.

En caso de números con decimales, se utilizara el punto (.) como separador entre la parte entera y la parte decimal. Se deberán rellenar tantas posiciones decimales como las requeridas. El punto decimal utiliza una posición en la longitud total del campo. Por ejemplo, para especificar “125” en un campo numérico de 14 posiciones con 3 decimales, debemos construir “0000000125.000”.

F Fecha. Seguirá el formato AAAAMMDD, siendo AAAA el año, MM el mes y DD el día. Ocupará 8 posiciones.

H Hora. Seguirá el formato HH:MM, siendo HH las horas y MM los minutos. Ocupará 5 posiciones.

En los campos donde se especifica un Código de País se utilizará la codificación alfabética internacional de dos caracteres.

Página 40 de 58

7.3 Diseño de Registro En los siguientes apartados se detalla la estructura de los tres tipos de registro, DOCUMENTO, MERCANCIA y CERTIFICADO

7.3.1 Registro “DOCUMENTO” En este Registro se recogen los datos generales del documento. La siguiente tabla muestra los campos del Registro DOCUMENTO. La columna “Campo” indica el nombre utilizado para el campo, la columna “T” el tipo de campo, la columna “L” la longitud del campo y la columna “POS” la posición del campo dentro del registro.

Campo T L Pos Descripción

TIPO_REGISTRO N 2 1-2 Tipo de Registro. Identificará el tipo de documento en casos de alta o indicará que se trata de una baja. Podrá tomar los siguientes valores:

1 - Doc 500 Interno Emitido 2 - Doc 500 Emitido a la U.E. 3 - Doc 503 Emitido 4 - Nota de Entrega Emitida 5 - Doc 500 Recibido 6 - Doc 503 Recibido 9 - Documento a Borrar (de cualquier tipo)

NIF C 9 3-11 NIF de le Empresa declarante

CAE C 13 12-24 CAE del Establecimiento Emisor (en registros tipo 1, 2, 3, 4) o Receptor (registros tipo 5 y 6) del documento. En caso de borrado (registro tipo 9), se deberá indicar el CAE del Establecimiento del documento original a borrar.

REFERENCIA C 19 25-43 En los documentos 500/503 emitidos (registros tipo 1, 2 y 3), será único por Establecimiento y Año. Tendrá el formato AAXnnnnnnnnn, siendo “AA” los dos últimos dígitos del año. “X” podrá se alfanumérico si se utilizan series.

En los documentos recibidos (registros tipo 5 y 6), se consignará con el número de referencia existente en el documento original.

En las Notas de Entrega se rellenará este campo con el número de albarán, que no podrá tener más de 14 posiciones. Coincidirá el valor de este campo con el del campo NUM_DOC_COM que se verá más adelante. El sistema no permitirá repetir el número de albarán dentro de un establecimiento.

Página 41 de 58

NIF_IVA C 15 44-58 NIF IVA del Destinatario en documentos 500/503 emitidos (registros tipo 1, 2 y 3) o del Expedidor en documentos recibidos (registros tipo 5 y 6). En las Notas de Entrega no se rellenará este campo.

NIF_IIEE C 18 59-76 NIF de Impuestos Especiales del Destinatario en documentos 500/503 emitidos (registros tipo 1, 2 y 3) o del Expedidor en documentos recibos (registros tipo 5 y 6). En las Notas de Entrega no se rellenará este campo.

FECHA_DECLA F 8 77-84 Fecha de la Declaración

PAIS_DESTINO C 2 85-86 Código del País Destino. En los documentos recibidos (registros tipos 5 y 6) será siempre “ES”. En los documentos emitidos podrá tomar los siguientes valores:

- Documento 500 Interno (registro tipo 1): podrá ser “ES” o “EX” (en caso de destino a la exportación).

- Documento 500 U.E. (registro tipo 2): tomará el código del país de la U.E. destinatario.

- Documento 503 (registro tipo 3): tomará el código del país de la U.E.

- Nota de Entrega (registro tipo 4): será siempre “ES”.

TIPO_DOC_COM C 3 87-89 Tipo de Documento Comercial acompañante. Podrá tomar los siguientes valores:

FAC - Factura ALB - Albarán NOT - Nota de Entrega ORD - Orden de Entrega OTR - Otros no especificados

Sólo se utiliza en los modelos 500 y en las Notas de Entrega (registros tipo 1, 2, 4 y 5). En las Notas de Entrega (registro tipo 4), el valor deberá ser “ALB” siempre.

NUM_DOC_COM C 15 90-104 Número del Documento Comercial acompañante. Sólo se utiliza en los modelos 500 y en las Notas de Entrega (registros tipo 1, 2, 4 y 5).

En las Notas de Entrega, el valor de este campo deberá coincidir con el del campo REFERENCIA visto con anterioridad. El sistema no permitirá repetir el número de albarán dentro de un establecimiento.

FEC_DOC_COM F 8 105-112 Fecha del Documento Comercial acompañante. Sólo se utiliza en los modelos 500 emitidos (registros tipo 1 y 2).

Página 42 de 58

FEC_RECEP F 8 113-120 Fecha de Recepción. Sólo se utiliza en los documentos recibidos (registros tipo 5 y 6).

FEC_DESPA F 8 121-128 Fecha de Despacho

HORA_DESPA H 5 129-133 Hora de Despacho

PAIS_DESPA C 2 134-135 Código del País de Despacho. En los documentos 500 Internos cuyo destino sea la exportación (registro tipo 1, campo PAIS_DESTINO=”EX”), recogerá el código del país de salida de la U.E. y será obligatorio.

En los restantes tipos de documentos emitidos será “ES” siempre (registros tipos 1 no “EX” y registros 2, 3 y 4).

En los documentos recibidos (registros tipo 5 y 6) se rellenará con el código del país de la U.E. correspondiente.

LUGAR_DESPA C 18 136-153 Lugar de Despacho. No se utiliza en las Notas de Entrega (registro tipo 4).

NOMBRE C 50 154-203 Nombre del Destinatario en documentos emitidos (registros tipo 1, 2 y 3) o del Expedidor en documentos recibidos (registros tipos 5 y 6). No se utiliza en las Notas de Entrega (registro tipo 4).

DIRECCION C 50 204-253 Dirección del Destinatario en documentos emitidos (registros tipo 1, 2 y 3) o del Expedidor en documentos recibidos (registros tipos 5 y 6). No se utiliza en las Notas de Entrega (registro tipo 4).

POBLACION C 40 254-293 Población del Destinatario en documentos emitidos (registros tipo 1, 2 y 3) o del Expedidor en documentos recibidos (registros tipo 5 y 6). No se utiliza en las Notas de Entrega (registro tipo 4).

PROVINCIA C 20 294-313 Provincia del Destinatario en documentos emitidos (registros tipo 1, 2 y 3) o del Expedidor en documentos recibidos (registros tipos 5 y 6). No se utiliza en las Notas de Entrega (registro tipo 4).

COD_POSTAL C 9 314-322 Código Postal del Destinatario en documentos emitidos (registros tipo 1, 2 y 3 o del Expedidor en documentos recibidos (registros tipos 5 y 6). No se utiliza en las Notas de Entrega (registro tipo 4).

PAIS C 2 323-324 Código del País del Destinatario en documentos emitidos (registros tipo 1, 2 y 3) o del Expedidor en documentos recibidos (registros tipo 5 y 6). No se utiliza en las Notas de Entrega (registro tipo 4).

LUG_ENTREGA C 255 325-579 Lugar de Entrega de la Mercancía en texto libre. No se utiliza en las Notas de Entrega

Página 43 de 58

(registro tipo 4).

AUTO_NUMERO C 18 580-597 Número de Autorización (sólo utilizado en registros tipo 2 y 3 – Modelos 500 o 503 emitidos a un destinatario de un país miembro de la U.E.)

AUTO_FECHA F 8 598-605 Fecha de la Autorización (sólo utilizado en registros tipo 2 y 3 – Modelos 500 o 503 emitidos a un destinatario de un país miembro de la U.E.)

CAR C 10 606-615 Número del CAR para recepciones sin establecimiento receptor. (sólo utilizado en registros tipo 5 y 6 – Modelos 500 / 503 recibidos)

CAR_FECHA F 8 616-623 Fecha del CAR para recepciones sin establecimiento receptor. (sólo usado en registros tipo 5 y 6)

TRAN_DIAS N 4 624-627 Días de duración del transporte. Si la duración es menor de un día, se deberá rellenar con 0.

TRAN_HORAS N 2 628-629 Horas de duración del transporte. Si el transporte dura más de 24 horas, se señalarán los días completos en el campo anterior y el resto en horas en el campo actual.

TRAN_MINUTOS N 2 630-631 Minutos de duración del transporte. Si el transporte dura más de 60 minutos, se señalarán las horas completas en el campo anterior y el resto de minutos en el campo actual. Como ejemplo, si el transporte dura 1 día, 6 horas y 30 minutos, el campo “TRAN_DIAS” tomará el valor 1, el campo “TRAN_HORAS” tomará el valor 6 y el campo “TRAN_MINUTOS” el valor 30.

TRAN_MODO N 1 632-632 Modo de Transporte. Podrá tomar los siguientes valores:

1 – Transporte Marítimo 2 – Ferrocarril 3 – Transporte por Carretera 4 – Transporte Aéreo 5 – Envíos Postales 7 – Instalaciones de Transporte Fijas 8 – Navegación Interior 9 – Propulsión Propia

TRAN_MEDIO C 17 633-649 Medio de Transporte

TRAN_MATRIC C 17 650-666 Identidad o Matrícula del Medio de Transporte

TRAN_REMOL C 17 667-683 Matrícula del Remolque (sólo en caso de transporte por carretera).

TRAN_PAIS C 2 684-685 Código del País del Medio de Transporte.

Página 44 de 58

TRAN_R_PAIS C 2 686-687 Código de País del Remolque (sólo en casos de transporte por carretera).

TRAN_PRECI C 35 688-722 Número del Precinto Comercial

AGN_NIF C 15 723-737 NIF del Agente de Transporte.

AGN_NOMBRE C 50 738-787 Nombre del Agente de Transporte.

AGN_DIREC C 50 788-837 Dirección del Agente de Transporte.

AGN_POB C 40 838-877 Población del Agente de Transporte.

AGN_PROVI C 20 878-897 Provincia del Agente de Transporte.

AGN_CODPOS C 9 898-906 Código Postal del Agente de Transporte.

AGN_PAIS C 2 907-908 Código del País del Agente de Transporte.

GARAN_NUM C 15 909-923 Número de la Garantía. Sólo se usa en los modelos 500 emitidos o recibos de la U.E. (registros tipo 2 o 5)

GARAN_ORIG N 1 924-924 Origen de la Garantía. Los posibles valores son:

1 – Expedidor 2 – Agente de Transporte 3 – Destinatario

Sólo se usa en los modelos 500 emitidos o recibos de la U.E. (registros tipo 2 o 5)

REP_NIF C 15 925-939 NIF del Representante Fiscal en Destino. Sólo se utiliza en los modelos 500 emitidos a un país de la U.E. (registro tipo 2).

REP_NOMBRE C 50 940-989 Nombre del Representante Fiscal en Destino. Sólo se utiliza en los registros tipo 2.

REP_DIREC C 50 990-1039

Dirección del Representante Fiscal en Destino. Sólo se utiliza en registros tipo 2.

REP_POB C 40 1040-1079

Población del Representante Fiscal en Destino. Sólo se utiliza en registros tipo 2.

REP_PROVI C 20 1080-1099

Provincia del Representante Fiscal en Destino. Sólo se utiliza en registros tipo 2.

REP_CODPOS C 9 1100-1108

Código Postal del Representante Fiscal en Destino. Sólo se utiliza en registros tipo 2.

REP_PAIS C 2 1109-1110

Código del País del Representante Fiscal en Destino. Sólo se utiliza en registros tipo 2.

AUT_CODIGO C 20 1111-1130

Código o NIF de la Autoridad Competente. Sólo se utiliza en los modelos 500 y 503 recibidos (registros tipo 5 y 6).

AUT_NOMBRE C 50 1131-1180

Nombre de la Autoridad Competente. Sólo se utiliza en registros tipo 5 y 6.

AUT _DIREC C 50 1181-1230

Dirección de la Autoridad Competente. Sólo se utiliza en registros tipo 5 y 6.

AUT _POB C 40 1231- Población de la Autoridad Competente. Sólo

Página 45 de 58

1270 se utiliza en registros tipo 5 y 6.

AUT _PROVI C 20 1271-1290

Provincia de la Autoridad Competente. Sólo se utiliza en registros tipo 5 y 6.

AUT _CODPOS C 9 1291-1299

Código Postal de la Autoridad Competente. Sólo se utiliza en registros tipo 5 y 6.

AUT _PAIS C 2 1300-1301

Código de País de la Autoridad Competente. Sólo se utiliza en registros tipo 5 y 6.

Un documento queda identificado en el sistema por los campos CAE, REFERENCIA, NIF_IVA y NIF_IIEE del registro “DOCUMENTO” (En las Notas de Entrega sólo son necesarios los dos primeros (CAE y REFERENCIA).

Para los documentos emitidos, el sistema no permitirá la duplicidad de los campos CAE y REFERENCIA. Esto es, no se permitirá la duplicidad del número de referencia (Número de Albarán en las Notas de Entrega) para el mismo establecimiento emisor.

Para los documentos recibidos, el sistema no permitirá la duplicidad en los campos REFERENCIA, NIF_IVA y/o NIF_IIEE y fecha de recepción. Evitará la duplicidad de un número de referencia procedente del mismo NIF_IVA o NIF_IIEE en la misma fecha.

Dependiendo del tipo de documento, algunos campos del registro “DOCUMENTO” son utilizados o no. En la siguiente tabla se muestra la utilización (indicado por una X) o no de estos campos según el tipo de registro:

Campo 1 2 3 4 5 6 9 NIF X X X X X X X CAE X X X X X X X REFERENCIA X X X X X X X NIF_IVA X X X X X X NIF_IIEE X X X X X X FECHA_DECLA X X X X X X PAIS_DESTINO X X X X X X TIPO_DOC_COM X X X X NUM_DOC_COM X X X X FEC_DOC_COM X X FEC_RECEP X X FEC_DESPA X X X X X X HORA_DESPA X X X X X X PAIS_DESPA X(*) X X X X X LUGAR_DESPA X X X X X NOMBRE X X X X X DIRECCION X X X X X POBLACION X X X X X PROVINCIA X X X X X COD_POSTAL X X X X X PAIS X X X X X LUG_ENTREGA X X X X X AUTO_NUMERO X X AUTO_FECHA X X CAR X X CAR_FECHA X X TRAN_DIAS X X X X X

Página 46 de 58

TRAN_HORAS X X X X X TRAN_MINUTOS X X X X X TRAN_MODO X X X X X TRAN_MEDIO X X X X X TRAN_MATRIC X X X X X TRAN_REMOL X X X X X TRAN_PAIS X X X X X TRAN_R_PAIS X X X X X TRAN_PRECI X X X X X AGN_NIF X X X X X AGN_NOMBRE X X X X X AGN_DIREC X X X X X AGN_POB X X X X X AGN_PROVI X X X X X AGN_CODPOS X X X X X AGN_PAIS X X X X X GARAN_NUM X X GARAN_ORIG X X REP_NIF X REP_NOMBRE X REP_DIREC X REP_POB X REP_PROVI X REP_CODPOS X REP_PAIS X AUT_CODIGO X X AUT_NOMBRE X X AUT _DIREC X X AUT _POB X X AUT _PROVI X X AUT _CODPOS X X AUT _PAIS X X

(*) En los documentos tipo 1 (500 Interno) destinados a la exportación (campo PAIS_DESTINO=”EX”), el campo PAIS_DESPA deberá contener el código del país de salida de la U.E. En los restantes documentos tipo 1, deberá contener siempre “ES”.

Página 47 de 58

7.3.2 Registro “MERCANCÍA” En este Registro se recogen las características de la(s) mercancía(s) de la expedición. Podrán existir hasta 3 registros “MERCANCÍA” por registro “DOCUMENTO” en los modelos 500, tanto emitidos como recibidos (tipo de registro en “DOCUMENTO” 1, 2 y 5). En los modelos 503 (tipos 3 y 6) sólo podrá existir un registro “MERCANCÍA” por registro “DOCUMENTO”. En las Notas de Entrega (tipo 4) podrán existir 999 registros “MERCANCÍA” por registro “DOCUMENTO”.

En los movimientos de alta, tendrá que existir al menos un registro “MERCANCÍA” por registro “DOCUMENTO”. En los movimientos de baja, no es necesaria la existencia de registros de tipo “MERCANCÍA”.

La siguiente tabla muestra los campos del Registro MERCANCÍA:

Campo T L Pos Descripción

TIPO_REGISTRO N 2 1-2 Tipo de Registro. Se especificará siempre el valor 20 indicando que se trata de un registro de tipo “MERCANCÍA”.

NIF C 9 3-11 NIF de le Empresa declarante

CAE C 13 12-24 CAE del Establecimiento Emisor o Receptor

REFERENCIA C 19 25-43 Número de Referencia del Documento o Número de Albarán en caso de tratarse de una Nota de Entrega.

NIF_IVA C 15 44-58 NIF IVA del Destinatario (si el registro DOCUMENTO asociado es de tipo 1, 2 o 3) o del Expedidor (si el registro DOCUMENTO asociado de tipo 5 o 6). En las Notas de Entrega (registro tipo 4) no se rellena este campo.

NIF_IIEE C 18 59-76 NIF de Impuestos Especiales del Destinatario (si el registro DOCUMENTO asociado es de tipo 1, 2, o 3) o del Expedidor (si el registro DOCUMENTO asociado es de tipo 5 o 6). En las Notas de Entrega (registro tipo 4) no se rellena este campo.

EPIGRAFE C 2 77-78 Código de Epígrafe de la mercancía (Anexo I)

CODIGO_NC C 8 79-86 Código NC de la mercancía.

CANTIDAD N 14,2 87-100 Cantidad de mercancía. Las unidades a utilizar dependerán del Epígrafe (ver Anexo I).

PESO_NETO N 11 101-111 Peso Neto en Kg. Será obligatorio en todos los documentos excepto las expediciones internas y las Notas de Entrega. (registro DOCUMENTO asociado tipos 1 o 4), En las expediciones internas será obligatorio o no dependiendo del Epígrafe. En las Notas de Entrega no se utiliza.

Página 48 de 58

PESO_BRUTO N 11 112-122 Peso Bruto en Kg. Será obligatorio en todos los documentos excepto las expediciones internas y las Notas de Entrega. (registro DOCUMENTO asociado tipos 1 o 4), En las expediciones internas será obligatorio o no dependiendo del Epígrafe. En las Notas de Entrega no se utiliza.

REGI_FISCAL C 1 123-123 Código del Régimen Fiscal. Los valores posibles se encuentran en el Anexo II.

VALOR N 14,2 124-137 Valor de la Mercancía – se especificará el valor máximo de venta al público. Se expresará en Euros con dos decimales. Será obligatorio o no dependiendo del Epígrafe.

VALOR_FACT N 14,2 138-151 Valor factura de la mercancía, expresado en Euros con dos decimales. Será obligatorio o no dependiendo del Epígrafe.

DESCRIPCION C 255 152-406 Descripción de la mercancía en texto libre. Es un campo obligatorio en todos los modelos excepto en las Notas de Entrega.

TRAZADOR C 33 407-439 Descripción del Trazador utilizado. Será obligatorio o no dependiendo del Epígrafe.

EXT_DESCRIP C 255 440-694 Descripción del empaquetado externo de la mercancía

EXT_TIPO C 7 695-701 Código del Tipo de Empaquetado Externo. Se usará para la codificación la Recomendación UN / ECE 21.

EXT_CANTIDAD N 10 702-711 Cantidad de Empaquetado Externo, expresado en las unidades establecidas en el campo anterior.

INT_DESCRIP C 255 712-966 Descripción del Empaquetado Interno de la mercancía.

INT_TIPO C 7 967-973 Código del Tipo de Empaquetado Interno. Se usará para la codificación la Recomendación UN / ECE 21.

INT_CANTIDAD N 10 974-983 Cantidad de Empaquetado Interno, expresado en las unidades establecidas en el campo anterior.

GRD_MEDIDA C 3 984-986 Unidad de Medida para expresar los grados o la densidad. Será obligatorio o no dependiendo del Epígrafe. Podrá tomar los siguientes valores:

ASM – Densidad LPA – Grado Alcohólico ZGP – Grado Plato

GRD_UNIDADES N 6,3 987-992 Grados o densidad de la mercancía según la unidad de medida establecida en al campo anterior. Será obligatorio o no dependiendo del Epígrafe.

Página 49 de 58

NE_REFERENCIA C 11 993-1003

Campo específico a Notas de Entrega (documentos tipo 4), será único por Establecimiento y Año. Tendrá el formato AAXnnnnnnnnn, siendo “AA” los dos últimos dígitos del año. “X” podrá ser alfanumérico si se utilizan series.

NE_NIF C 15 1004-1018

Campo específico a Notas de Entrega (documentos tipo 4), recoge el NIF IVA del destinatario.

NE_CAE C 18 1019-1036

Campo específico a Notas de Entrega (documentos tipo 4), recoge el CAE o NIF IIEE del destinatario.

NE_DEST C 35 1037-1071

Campo específico a Notas de Entrega (documentos tipo 4), recoge el Nombre del destinatario.

NE_PAIS C 2 1072-1073

Campo específico a Notas de Entrega (documentos tipo 4), recoge el Código del País del destinatario.

NE_FECHA F 8 1074-1081

Campo específico a Notas de Entrega (documentos tipo 4), recoge la Fecha del suministro.

Será obligatorio rellenar los siguientes campos en todos los modelos:

• TIPO_REGISTRO • NIF • CAE • REFERENCIA • EPIGRAFE • CANTIDAD

En todos los modelos a excepción de las Notas de Entrega (registro “DOCUMENTO” tipo 4) serán también obligatorios los campos:

• NIF_IVA y/o NIF_IIEE • DESCRIPCION

En las Notas de Entrega (registro “DOCUMENTO” tipo 4), y sólo en éstas, serán obligatorios los siguientes campos:

• NE_REFERENCIA • NE_NIF • NE_PAIS, que deberá ser siempre ES. • NE_FECHA

En las Notas de Entrega no serán obligatorios más campos. En los demás documentos, la necesidad o no de rellenar los restantes campos viene gobernada por el Epígrafe al que corresponde la mercancía. En el Anexo I se muestra la relación entre el Epígrafe y los campos a rellenar.

Página 50 de 58

7.3.3 Registro “CERTIFICADO” Se utiliza este Registro para identificar los Certificados que pueden acompañar a la expedición. Podrá existir hasta 9 registros “CERTIFICADO” por registro “DOCUMENTO”. Las Notas de Entrega (registro “DOCUMENTO” tipo 4) no se acompañarán en ningún caso de registros “CERTIFICADO”

La siguiente tabla muestra los campos del Registro “CERTIFICADO”:

Campo T L Pos Descripción

TIPO_REGISTRO N 2 1-2 Tipo de Registro. Se especificará siempre el valor 30 indicando que se trata de un registro de tipo “CERTIFICADO”.

NIF C 9 3-11 NIF de le Empresa declarante

CAE C 13 12-24 CAE del Establecimiento Emisor o Receptor

REFERENCIA C 19 25-43 Número de Referencia del Documento

NIF_IVA C 15 44-58 NIF IVA del Destinatario (si el registro DOCUMENTO asociado es de tipo 1, 2, 3 o 4) o del Expedidor (si el registro DOCUMENTO asociado de tipo 5 o 6).

NIF_IIEE C 18 59-76 NIF de Impuestos Especiales del Destinatario (si el registro DOCUMENTO asociado es de tipo 1, 2, 3 o 4) o del Expedidor (si el registro DOCUMENTO asociado es de tipo 5 o 6).

CERT_TIPO C 3 77-79 Tipo de Certificado. Podrá tomar los siguientes valores:

Z08 – Certificado de Origen ZP4 – Certificado Análisis de Calidad del Vino ZE4 – Certificado Cerveza fabricada por pequeñas empresas que se acoja a tipo reducido en el país de destino ZE5 – Certificado Alcohol Etílico fabricado por pequeñas empresas que se acoja a tipo reducido en el país de destino

CERT_NUMERO C 35 80-114 Número del Certificado.

CERT_FECHA F 8 115-122 Fecha de Expedición del Certificado.

Página 51 de 58

7.4 Movimiento de Borrado

Para indicar el borrado de un documento, se deberá rellenar un registro de tipo “DOCUMENTO” con los siguientes campos:

Campo T L Pos Descripción

TIPO_REGISTRO N 2 1-2 Tipo de Registro, que deberá contener el valor 9.

NIF C 9 3-11 NIF de le Empresa declarante

CAE C 13 12-24 CAE del Establecimiento especificado en el documento original que se pretende borrar.

REFERENCIA C 19 25-43 Número de referencia del documento especificado en el documento original que se pretende borrar. (Número de Albarán en caso de Nota de Entrega).

NIF_IVA C 15 44-58 NIF IVA del Destinatario o del Expedidor especificado en el documento original que se pretende borrar (No necesario en Notas de Entrega).

NIF_IIEE C 18 59-76 NIF de Impuestos Especiales del Destinatario o del Expedidor especificado en el documento original que se pretende borrar (No necesario en Notas de Entrega).

El resto de los campos se puede dejar en blanco. El registro “DOCUMENTO” no se debe acompañar de registros “MERCANCÍA” ni de registros “CERTIFICADO”.

Página 52 de 58

7.5 Anexos

7.5.1 Relación Epígrafe – Campos Registro “Mercancía”

Según el Epígrafe al que corresponda una mercancía, será necesario o no rellenar determinados campos del registro “MERCANCIA”. Asimismo, las unidades en las que se deberá expresar el campo “CANTIDAD” vendrán gobernado por el Epígrafe.

En la siguiente tabla queda resumida la relación entre el Epígrafe y los distintos campos. La última columna de la tabla muestra qué Epígrafes son compatibles con las Notas de Entrega. Recordemos que en las Notas de Entrega no son necesarios ninguno de los campos aquí relacionados, sólo es necesario el Epígrafe y la Cantidad.

Epígrafe Unidades Grado/Densidad Peso

Neto(*)

Peso

Bruto(*)

Valor Trazador Utilizable en

Nota de Entrega

A0 LTR X

A3 LTR X

A4 LTR X

A5 LTR X

A6 LTR X

A7 LTR X

B0 LTR X

B2 LTR X

B3 LTR X X X

B4 KGM X X

B5 KGM X X

B6 KGM X X X

B7 KGM X X X

B8 GJ

B9 GJ X

C0 LTR X

C1 LTR X X

C2 KGM X X

C3 LTR X

C4 KGM X X

C5 KGM X X

C6 LTR X

C7 LTR X X

C8 KGM X X

Página 53 de 58

C9 LTR X

D0 LTR X

D1 LTR X X

D2 KGM X X

D3 GJ

D4 GJ X

D5 KGM X X

D6 KGM X X

D7 LTR X

D8 KGM X X

D9 LTR X

E0 KGM X X

F0 MIL X X X

F1 MIL X

F2 KGM X X X

F3 KGM X X X

G0 LTR X

G1 LTR X

H0 LTR X

H1 LTR X

I0 LTR X

I1 LTR X

I8 LTR X

I9 LTR X

V0 LTR X

V1 LTR X

V2 LTR X

V3 LTR X

(*) El Peso Bruto y el Peso Neto serán obligatorios, con independencia del epígrafe, en todas las expediciones a excepción de las Internas y las Notas de Entrega (Registro “Documento” tipos 1 y 4). En las expediciones internas la obligatoriedad dependerá del epígrafe y en las Notas de Entrega no se utilizarán estos campos.

Unidades de Medida Utilizadas:

LTR: Litros KGM: Kilogramos MIL: Millares GJ: Gigajulios

Página 54 de 58

7.5.2 Tabla de Regímenes Fiscales

Código Descripción

A Avituallamientos que no se documentan como exportación.

E Uso o Destino exento no comprendido en el apartado anterior (A).

F Tipo reducido sin CAE.

G Procedimiento de envíos garantizados.

N Importación con aplicación de tipo pleno.

R Destino con aplicación de tipo reducido.

S Expediciones en régimen suspensivo.

V Tipo reducido por ventas en ruta.

X Suspensivo a la U.E. con autorización.

Página 55 de 58

8 Consejos Prácticos Para una mayor seguridad, eficiencia y disfrute del Programa de Ayuda EMCS recomendamos seguir los siguientes consejos:

8.1 Realizar Copias de Seguridad Es imprescindible realizar copias de seguridad del sistema para poder recuperar nuestra información en caso de fallo del disco duro. Los datos se almacenan en la carpeta DATOS que se encuentra por debajo de la carpeta de instalación (normalmente C:\Archivos de Programa\EasyTech\Programa de Ayuda EMCS). Basta con realizar copias de la carpeta DATOS, puesto que el resto del sistema se puede reinstalar.

Aconsejamos realizar copias de seguridad al menos una vez al día, alternando sobre medios distintos, para asegurar que en un momento determinado disponemos al menos de los datos de ayer y de anteayer sobre medios distintos.

8.2 Usar el Teclado La alternancia entre el uso del teclado y el uso del ratón puede resultar una práctica ineficiente. Se puede acceder a la práctica totalidad de la funcionalidad de la aplicación sin usar el ratón. Aconsejamos el aprendizaje de las Teclas Rápidas ó Teclas Activas tanto de los distintos menús como de los botones de la Barra de Herramientas y de las Listas. Si a lo largo del uso de la aplicación se detectara que el acceso a determinada función resultara poco práctica, agradeceríamos nos lo comunicaran para intentar mejorar el sistema.

Podemos destacar como Teclas Rápidas las siguientes:

� Ctrl+AvPág: En ventanas multipágina, pasa a la página siguiente. Si estamos en la última página, nos vuelve a colocar en la primera.

� Ctrl+RePág: En ventanas multipágina, pasa a la página anterior. Si estamos en la primera página nos coloca en la última.

� Ctrl+I: Accede a la función de Impresión. Equivale al botón de Imprimir de la barra de herramientas.

� Ctrl+G: Accede a la función de Guardar a la base de datos los cambios realizados en la ventana activa. Equivale al botón de Guardar .

� Esc: Accede a la función de cerrar la ventana activa, y si no hay ninguna, cierra y finaliza la Aplicación. Equivale al botón Cerrar de la barra de herramientas.

� F2: Abre el elemento seleccionado en una lista. Equivale al botón Abrir .

� F3: Crea un elemento nuevo. Equivale al botón Nuevo .

� F4: Borra el elemento seleccionado en una lista. Equivale al botón Borrar .

� F5: Agranda la lista de elementos encontrados hasta ocupar la totalidad de la pantalla. Equivale al botón Zoom .

Aparte de las teclas anteriores, cada opción del Menú y la mayoría de las subopciones contenidas en ellas poseen su propia combinación de teclas. Por ejemplo, para acceder a la opción “Mantenimiento” del Menú Principal, pulsaremos las teclas Alt+M. Para acceder directamente al Buscador de Documentos podemos usar las teclas Ctrl+B.

Página 56 de 58

8.3 Guardar con Frecuencia El entorno de Windows invita a muchos usuarios a tener multitud de ventanas abiertas simultáneamente sobre la pantalla. Sin embargo, mientras no se Guarda la información de una ventana, ésta no será registrada definitivamente en la base de datos. Tener 4 ó 5 ventanas abiertas con modificaciones pendientes de guardar puede resultar en una pérdida importante si por cualquier motivo la estación se bloquea y no podemos continuar. En este caso, perdemos todas las modificaciones realizadas.

Hay varias maneras de desencadenar el guardado:

� Pulsando las teclas Ctrl+G. Se guardan las modificaciones realizadas y desaparece la ventana de edición.

� Pulsando el botón de la Barra de Herramientas. Se guardan las modificaciones realizadas y desaparece la ventana de edición.

� Cerrando la ventana, bien pulsando la tecla Esc, bien pulsando el botón de cerrar presente en la esquina superior derecha de la ventana, bien pulsando el botón de la Barra de Herramientas. En cualquiera de estos casos el sistema presentará un mensaje preguntando si se desean guardar los cambios realizados y las siguientes posibilidades:

o “Si”: se guardan los cambios y desaparece la ventana de edición.

o “No”: no se guardan los cambios y desaparece la ventana de edición. Perdemos el trabajo realizado sobre la ventana. Se utiliza esta posibilidad para dejar las cosas como estaban cuando nos equivocamos e introducimos información errónea.

o “Cancelar”: detiene el proceso de cierre de la ventana, dejándonos nuevamente sobre ella.

Otro hecho a tener presente es que desde muchas ventanas se accede a información secundaria relacionada con la entidad principal (por ejemplo, “Mercancías” o “Certificados” del documento). Esta información secundaria no se guardará en la base de datos hasta que guardemos la ventana principal. Esto quiere decir que si a un documento ya existente le añadimos 2 mercancías y un nuevo certificado, esta información no estará disponible en la Base de Datos hasta que guardemos el documento. Al guardar la ventana principal se guardarán todas las modificaciones realizadas sobre entidades secundarias de la ventana principal, y no antes.

8.4 Usar el Botón de “Repetición” Pulsando el botón de “Repetición” ( ) de la Barra de Herramientas, al terminar de introducir un documento nuevo aparece otro vacío para seguir en el circuito de introducción de documentos. Esta opción es de gran utilidad para introducir varios documentos seguidos sin tener que acceder repetidas veces a la opción de menú correspondiente.

8.5 Acceso a Informes Impresos

La aplicación cuenta con multitud de informes impresos que se hacen accesibles en determinadas circunstancias. Se accede a la función de Imprimir mediante la opción “Imprimir” del Menú “Sistema”, mediante las teclas Ctrl+I o mediante el botón Imprimir de la Barra de Herramientas. Al acceder a la opción de imprimir aparecerá una pequeña ventana que ofrecerá las distintas opciones de impresión:

Página 57 de 58

� Imprimir directamente

� Ver en pantalla el informe correspondiente (“Presentación Preliminar”).

� Especificar la impresora hacia la cual queremos dirigir lo que vamos a imprimir. Por defecto la impresión se dirigirá hacia la impresora que hayamos establecido como “Predeterminada” para Windows. Mediante esta opción podemos dirigir la impresión hacia otra impresora distinta de la “Predeterminada”.

Si seleccionamos imprimir directamente, podremos especificar el número de copias deseadas.

NOTA: al explorar las distintas opciones de la aplicación debemos estar atentos al

botón de la Barra de Herramientas. Siempre que esté habilitado significa que hay posibilidad de imprimir algo.

8.6 Zoom

El uso de la función de zoom (botón o tecla F5) resulta muy práctico en los Buscadores Multicriterio cuando hay muchos elementos. El zoom hace que la información rellene la totalidad de la pantalla, ofreciendo con ello una visión mucho más completa.

8.7 Manejo en Ventanas Multi-Página Aquellas ventanas de la Aplicación que contienen información extensa y de diversa índole, normalmente se componen de varias páginas. Recordemos que para pasar de una página a otra no hace falta usar el ratón. Se puede pasar a la página siguiente con las teclas Ctrl+AvPág y a la página anterior con las teclas Ctrl+RePág. Desde la última página de la ventana, Ctrl+AvPág nos vuelve a colocar en la primera. Desde la primera página Ctrl+RePág nos colocará en la última.

Página 58 de 58

9 Agradecimientos Agradecemos a la Subdirección General de Aplicaciones de Aduanas e IIEE de la Agencia Tributaria su colaboración y apoyo continuos durante el desarrollo y pruebas del Programa de Ayuda EMCS. Especial mención a:

Ignacio Mouliaá Ariza, Subdirector General Adjunto Carmen Amat Barrasa Manuel Fornos Soro Alejandro Pérez Hernández

Sin ellos hubiera sido imposible ni siquiera empezar a desarrollar el Programa, especialmente los apartados específicos del Sistema EMCS, que son de gran complejidad.