profilhantering...2 Centrala begrepp inom Profilhantering För att enklare följa med i resonemangen kring Profilhantering är det nödvändigt att känna till vad de olika begreppen

UNIFAUN WWW.UNIFAUN.COM

DEN 30 JANUARI 2018

Profilhantering Unifaun Online

http://www.memnonnetworks.com/

PROFILHANTERING 2 / 23

Innehållsförteckning

1 Profilhantering ............................................................................................................ 3

2 Centrala begrepp inom Profilhantering ......................................................................... 3

3 Administratören .......................................................................................................... 5

4 Exempelföretaget Blomman AB ................................................................................... 6

5 Sätta upp profilhantering i Unifaun Online ................................................................. 11

5.1 Roller ............................................................................................................................................... 11

5.1.1 Skapa ny roll........................................................................................................................ 11

5.1.2 Ändra, kopiera eller ta bort roll .......................................................................................... 12

5.2 Profilgrupper................................................................................................................................... 12

5.2.1 Skapa ny profilgrupp ........................................................................................................... 12

5.2.2 Ändra, kopiera eller ta bort profilgrupp ............................................................................. 13

5.3 Profiler ............................................................................................................................................ 13

5.3.1 Skapa ny profil .................................................................................................................... 13

5.3.2 Ändra, kopiera eller ta bort profil ....................................................................................... 14

5.3.3 Ändra lösenord ................................................................................................................... 14

6 Utskriftsfavoriter ....................................................................................................... 15

6.1 Inställningar .................................................................................................................................... 15

6.1.1 Användar-ID ........................................................................................................................ 16

6.1.2 Profilgrupp .......................................................................................................................... 16

6.1.3 Profil ................................................................................................................................... 16

6.2 Några sätt att använda Utskriftsfavoriter....................................................................................... 16

7 Import av adressregister ............................................................................................ 19

8 Logga in som-profil för Unifaun Online ....................................................................... 19

8.1 Inställningar .................................................................................................................................... 20

8.2 Användning ..................................................................................................................................... 20

9 Rättigheter för neutral transportör ............................................................................ 21

9.1 Administrera rättigheter................................................................................................................. 21

9.2 Administratör.................................................................................................................................. 22

10 Analysera behovet ................................................................................................. 22


1 Profilhantering För att öka säkerheten samt effektivisera och förenkla användandet av Unifaun Online finns funktionen

Profilhantering. Genom att styra tillgång till information samt tilldela olika rättigheter kan man

finjustera varje användares sätt att arbeta i systemet. De centrala begreppen kring profilhantering är

Profilgrupper, Profiler och Roller.

• Rättigheter att utföra något styrs via Roller.

• Tillgång till information styrs via Profilgrupper.

• Varje Profil blir en unik sammansättning av rättigheter och tillgång till information.

De personer som använder Unifaun Online tillhör en Profil beroende på arbetsuppgift och placering

inom företaget eller organisationen.

2 Centrala begrepp inom Profilhantering För att enklare följa med i resonemangen kring Profilhantering är det nödvändigt att känna till vad de

olika begreppen avser. Figur 1 nedan är en schematisk beskrivning av de inbördes relationerna mellan

centrala begrepp i Profilhanteringen i Unifaun Online.

Figur 1 Relationen mellan de centrala begreppen i Profilhantering

Utskriftsfavoriter

Standard - profil

Användar - ID

Profil

Profilgrupp

Rol

Användar-ID

Profilgrupp

Standard-

profil Profil Roll

Utskriftsfavoriter

Grundprofil-

grupp


Användar-ID

Användar-ID representerar inte en fysisk person utan ett företag eller en organisation. Användar-ID

består 10 siffror och ska användas av alla Profiler knutna till samma kundnummer.

Grundprofilgrupp och Standardprofil

Det finns alltid en Grundprofilgrupp per användar-ID. Grundprofilgruppen har åtkomst till all data inom

detta användar-ID, d.v.s. alla profilgruppers information.

Det finns alltid en Standardprofil kopplad till Grundprofilgruppen. Standardprofilen kan ses som en

”super-användare”, en administratörsprofil som har tillgång till all information. Standardprofilen kan

t.ex. se historiken på alla underliggande profilgrupper och skapa eller ta bort rättigheter för profilerna.

De uppgifter som skapas på grundprofilgruppnivån kan alla profilgrupper se.

Roller

Roller reglerar rättigheter i Unifaun Online. De olika rollerna har rätt att utföra olika uppgifter i

systemet. Det finns alltid en förutbestämd administrationsroll, som kan göra allt i systemet.

Administratören bestämmer vilka roller som ska skapas i systemet. En roll ska t.ex. ha rättighet att skapa

frakthandlingar medan en annan roll ska ha möjlighet att ta ut statistik från systemet. En tredje roll ska

kanske ha båda rättigheterna.

Profilgrupper

En profilgrupp reglerar vilken information som är tillgänglig för den eller de profiler som ingår i

profilgruppen. Profilgruppen har endast tillgång till den information som ligger i den egna profilgruppen,

t.ex. avsändare, mottagare och sändningshistorik. Ingen profilgrupp kan se någon annan profilgrupps

data, förutom den information som ligger på grundprofilgruppnivån.

Profiler

Profiler kan ses som olika funktioner inom företaget som kan representeras av en eller flera olika

användare. En profil har ett profilnamn och ett lösenord, som tillsammans med användar-ID används för

inloggningen. Detta administreras av Standardprofilen. Profilnamnet måste vara unikt för varje profil

som skapas. Varje profil tillhör en profilgrupp och kan tilldelas en eller flera roller. Tilldelas en profil flera

roller blir resultatet att den profilen får tillgång till alla rättigheter som rollerna har. Genom att skilja på

profil och roll förenklas administrationen av rättigheter. Flera profiler kan uppdateras samtidigt genom

att ändringen endast görs på rollen.

Utskriftsfavoriter

För att underlätta och effektivisera arbetsflödet kan du skapa utskriftsfavoriter. Utskriftsfavoriter är

mallar där du kan välja avsändare, transportsätt, tilläggstjänster, innehåll, etc. som du sedan ser som

förvalda värden när du väljer en viss utskriftsfavorit. En utskriftsfavorit är inte en fast mall utan en

möjlighet för dig att styra och begränsa de val som kan göras vid utskrifter.


OBS! Tänk igenom vilka transportbehov du har, vilka tjänster och tilläggstjänster du brukar använda

samt vilka avsändare och mottagare du ofta använder. Du kan lägga upp så många utskriftsfavoriter du

behöver. Tänk på att optimera för normalfallet och inte för specialfallen.

För att profilhanteringen ska fungera så smidigt som möjligt är det viktigt att tänka igenom sitt behov

från början. Utgångspunkten är alltid det arbetssätt som råder/bör råda inom företaget/organisationen.

3 Administratören Företagets administratör i Unifaun Online har en viktig roll vad gäller profilhantering. Administratören

styr profilgrupper, profiler och roller i systemet och ansvarar för användar-ID och lösenord.

• Företagets Administratör i Unifaun Online är förinställd att tillhöra Grundprofilgruppen,

Standardprofilen samt har tilldelats rollen ”Administration”. Vi rekommenderar att ni utser minst

3 personer till att vara administratör.

• Administratören ansvarar i och med detta för Standardprofilen och kan skapa profiler med egen

inloggning under menyn Underhåll.

• För att förenkla för användaren kan administratören ställa in vilka utskriftsfavoriter som ska vara

åtkomliga direkt i huvudbilden i Unifaun Online. Inställningarna kan göras på profilgrupp eller

profil. Du kan även skapa en standardinställning på standardprofilen som sedan tilldelas alla dina

skapade profilgrupper, förutsatt att alla ska ha tillgång till samma utskriftsfavoriter.

• När profilhanteringen är aktiverad bör det vara den anmälda kontaktpersonen i Unifaun Online

som är administratör och som då ansvarar för standardprofilen samt de skapade profilgrupperna,

profilerna och rollerna. Administratören kan kontakta Unifaun Online support vid eventuella

frågor. Varje enskild användare ska alltid vända sig till administratören angående frågor om

inloggningen samt rättigheter och behörighet i Unifaun Online.

• Alla profiler ska logga in på www.unifaunonline.se med tilldelade inloggningsuppgifter, som

består av Användar-id, Profil och Lösenord. Administratören är ansvarig för att skapa och ge ut

inloggningsuppgifterna.

Logga in som administratör på www.unifaunonline.se. Administratören loggar in med Användar-id och

Lösenord. Profilfältet ska lämnas tomt.

OBS! Lösenordet är unikt för administratören och ska aldrig ges ut till någon annan.

http://www.unifaunonline.se/

http://www.unifaunonline.se/


Inloggningssida för administratör:

Därefter kan administratören lägga upp Roll/Profilgrupp/Profil under menyn Underhåll.

4 Exempelföretaget Blomman AB Blomman AB är ett företag som säljer snittblommor samt floristtjänster. Företaget är inte så stort men

man har flera användare med olika arbetsuppgifter för vilka man vill förenkla och effektivisera det

dagliga arbetet. Dessutom vill man kunna dela upp avsändare, mottagare och sändningar mellan olika

enheter. Med hjälp av profilhantering vill man också uppnå en smidigare kostnadsuppföljning. Det är

också viktigt att kundtjänst snabbt kan svara på frågor från kunder och leverantörer.

Företaget Blomman AB finns på två platser, Storstaden och Småstaden. I Storstaden finns en

huvudkontoret med 3 personer, ett lager med 2 personer samt Butiken Rosen med 2 personer.

I Småstaden finns Butiken Tulpanen med 2 personer samt ett lager där 1 person arbetar.


Vilka olika roller finns på företaget?

Oavsett antal personer och arbetsuppgifter på Blomman AB kan vi identifiera följande roller:

Huvudkontor

• Kundtjänst

• Ekonomi

• VD

Lager

• Lagerchef

• Lagermedarbetare

Butik

• Butikschef

• Butiksbiträde

Om vi tittar närmare på butikerna har vi alltså två olika roller att ta hänsyn till, Butikschef och

Butiksbiträde.

Vilka rättigheter ska de olika rollerna ha?

Butikschefernas arbetsuppgifter är likartade och bör således tilldelas likadana roller och därmed

rättigheter. Detsamma gäller för butiksmedarbetarna. Däremot ska man bara ha rättighet att hantera

uppgifter som rör den egna butiken. Man skulle också kunna tänka sig att inte skilja mellan Lager, Butik

och Huvudkontor utan bara skapa Rollerna Chef och Medarbetare/Biträde, beroende på företagets

arbetsrutiner.

Roller

Butikschef

Butiks-

biträde


Hur är rollerna organiserade inom företaget? Tillhör de några naturliga enheter, t.ex.

geografiskt, som behöver tillgång till samma information?

Företaget Blomman AB finns på två olika platser i landet, Storstaden och Småstaden. På de två olika

platserna ska man bara ha tillgång till den information som tillhör den egna butiken. Profilgrupperna

kommer då endast ha tillgång till den information som tillhör den egna profilgruppen. Här väljer vi att

skapa två olika profilgrupper, Storstad och Småstad.

Profilgrupper

Hur är rollerna organiserade inom profilgruppen? Tillhör de några naturliga enheter,

t.ex. funktionellt, som behöver tillgång till särskild information?

Rollerna Butikschef och Butiksbiträde ska hantera det som rör just butiksverksamheten inom företaget.

De ska alltså särskiljas från Lager och Huvudkontor. Dessutom ska de bara kunna hantera information i

sin egen butik. Det är också möjligt att man t.ex. kommer att utöka med fler biträden, eller ta in

semestervikarier så vi vill undvika att knyta profilerna till fysiska personer. För butikerna behövs då fyra

profiler:

Profiler

Småstad

Storstad

Rosen 2 Tulpanen 1

Tulpanen 2

Rosen 1


Bilden av Blomman ABs profiluppsättning ser nu ut så här:

Figur 2 Profilhantering på Blomman AB

00

00

00

01

23

45

6

Användar-ID Profilgrupp Profil Roll

Storstad

Tulpanen 1

Rosen 2

Rosen 1

Småstad

Tulpanen 2

Butikschef

Butiks-

biträde


På huvudkontoret vill man låta kundtjänst se alla profilgruppers information för att smidigt kunna ta

hand om olika frågor som kommer in. Ett krav är då att kundtjänst tilldelas en egen profil som är knuten

till grundprofilgruppen. Kundtjänst ska däremot inte ha administratörsrättigheter så vi måste skapa en

roll som reglerar detta.

Figur 3 Profiler inom Grundprofilgruppen

Tabellen nedan visar de olika unika kombinationerna som vi hittills skapat för Blomman

AB.

Profil Profilgrupp Roll Rosen 1 Storstad Butikschef

Rosen 2 Storstad Butiksbiträde

Tulpanen 1 Småstad Butikschef

Tulpanen 2 Småstad Butiksbiträde

Blomman Grundprofilgrupp Kundtjänst

Standardprofil Grundprofilgrupp Administration

Skulle vi ha tagit med företagets alla enheter och funktioner skulle listan givetvis ha blivit längre och

kombinationerna fler. Initialt kan profiluppsättningen vara en tids- och tankekrävande uppgift men det

får man igenom genom att det dagliga arbetet sedan blir så mycket smidigare och effektivare.

00

00

00

01

23

45

6

Användar-ID Profilgrupp Profil Roll

Grundprofil-

grupp

Standard-

profil

Blomman

Kundtjänst

Administra-

tion


Exempel på företag/organisationer som kan ha behov av profilhantering

• Ett sjukhus eller ett universitet som ska arbeta enhetligt och minska felkällor. Dessutom ska de

internt kunna kostnadsfördela fraktkostnaden per avdelning/enhet.

• Industriföretag som vill styra sina leverantörer att skicka leveranser (returer) till en och samma

plats. Samtidigt vill de ha kontroll på vilka tjänster som utförs och att inga tjänster sker på

kundnumret utöver överenskommet avtal.

• Större butikskedja med försäljning till privatpersoner men som skickar leveranser mellan

butikerna på ett styrt sätt. Gods ska också skickas mellan butik och ett centrallager.

• Avtalsupphandlare som upphandlar frakter centralt för medlemsföretag som är helt fristående

från varandra. Man vill ha en övergripande koll, styra vilka tjänster företagen ska få använda samt

kunna fördela kostnader till medlemsföretagen.

• TPL-företag med olika uppdragsgivare som lagt ut sin lagerhållning på dem. Med hjälp av

profilhantering kan de särskilja sina bakomliggande kunder i olika profilgrupper för att kunna hålla

isär såväl historik som register. De kan då även förse sina uppdragsgivare med inloggning (profil)

med lämpliga rättigheter (roller) så de kan överblicka vad som skickats ut för deras räkning samt

även själva kunna lägga till order utanför den ordinarie orderhanteringen.

5 Sätta upp profilhantering i Unifaun Online Man kan gå tillväga på lite olika sätt för att sätta upp profilhantering i Unifaun Online. Här börjar vi med

Roller, för att sedan gå vidare till Profilgrupper och till sist knyta ihop det via Profiler.

5.1 Roller

Roll är en definition på vilka rättigheter användarna har i systemet. De olika rollerna har rätt att utföra

olika uppgifter i systemet.

Gå till UNDERHÅLL > Roller.

5.1.1 Skapa ny roll

Välj .

Ge rollen ett passande namn och en beskrivning. Markera därefter de aktiviteter rollen ska ha rättighet

till.

Klicka på .


5.1.2 Ändra, kopiera eller ta bort roll

Välj för att se befintliga roller om du vill ändra, kopiera eller ta bort.

• Ändra – Klicka eller och sedan .

• Kopiera – Klicka och sedan .

• Ta bort – Klicka eller och därefter .

5.2 Profilgrupper

En profilgrupp reglerar vilken typ av information som är tillgänglig och som bara kan ses av dem som är

inloggade i den aktuella profilgruppen eller i grundprofilgruppen.

Gå till UNDERHÅLL > Profilgrupper.

5.2.1 Skapa ny profilgrupp

Välj för att skapa en helt ny profilgrupp.

Ge profilgruppen ett passande namn och en beskrivning.

Klicka på .


5.2.2 Ändra, kopiera eller ta bort profilgrupp

Välj för att se befintliga profilgrupper om du vill ändra, kopiera eller ta bort.




OBS! Grundprofilgruppen ska inte ändras i normala fall.

5.3 Profiler

Profiler kan ses som olika funktioner inom företaget som kan representeras av en eller flera olika

användare. En profil har ett profilnamn och ett lösenord, som tillsammans med användar-ID används för

inloggningen.

Gå till UNDERHÅLL > Profiler.

5.3.1 Skapa ny profil

Välj .

Ange vilken profilgrupp den nya profilen ska tillhöra genom att välja i listan.

Bestäm användarens inloggningsuppgifter genom att ange ett namn i fältet Profil samt ett unikt

Lösenord. En profil kan vara antingen en enhet/avdelning/företag eller en person.

• Lösenordet måste vara mellan 8 och 32 tecken långt. Det ska innehålla minst en bokstav och en

siffra. Endast a-z, A-Z samt 0-9 är tillåtna. Man får inte använda sammanhängande

bokstavsföljder, sifferföljder eller tangentbordsföljder som är längre än tre tecken. T.ex.

aBCd6863, 6789AiTs och QWERTYUI är inte tillåtna lösenord.

OBS! Använd knappen för att skapa ett godkänt och säkert lösenord!

Koppla profilen till en eller flera roller för att på så vis styra rättigheterna.

OBS! Administration är den roll som styr profilgrupper, profiler och roller i systemet samt ansvarar för

användar-ID och lösenord. Rollen Administration bör därför endast tilldelas administratören i Unifaun

Online.


Klicka på .

När lösenordet är skapat och kommunicerat till användarna är det viktigt att komma ihåg och spara

lösenordet på ett säkert sätt. Det finns inte möjlighet att se lösenordet någonstans i systemet.

5.3.2 Ändra, kopiera eller ta bort profil

Välj för att se befintliga profiler om du vill ändra, kopiera eller ta bort.




5.3.3 Ändra lösenord

Administratören kan vid behov ändra lösenordet för profiler.

Välj och ange eventuella sökvärden för att söka upp den profil där lösenordet behöver ändras.

Klicka eller och sedan till vänster om posten som ska ändras.

Välj för att själv mata in ett lösenord eller så ett godkänt och

säkert lösenord genereras av systemet.

Klicka på .


6 Utskriftsfavoriter Genom att skapa en eller flera utskriftsfavoriter kan du styra arbetssättet när det gäller dina leveranser.

Utskriftsfavoriter kan skapas på flera olika sätt och med olika grad av styrning.

Vissa värden, såsom avsändare, mottagare och tjänster kan anges som förvalda standardvärden. Om du

väljer att låsa ett värde kan inte användaren ändra det. Andra värden kan sättas att vara obligatoriskt för

användaren att fylla i manuellt.

För att begränsa men inte helt låsa kan du också med hjälp av filter skapa rullistor, där du sedan kan

välja mellan ett visst antal olika poster.

För en utförlig beskrivning av hur man lägger upp utskriftsfavoriter läs mer i dokumentet

Utskriftsfavoriter som finns på Unifaun Onlines hjälpsida.

Om en utskriftsfavorit tillhör grundprofilgruppen kan den tilldelas alla underliggande profilgrupper.

Fördelen är att du bara behöver skapa ett mindre antal utskriftsfavoriter som kopplas till alla

underliggande profiler. Det blir då enkelt att uppdatera om det ska ske en förändring på en

utskriftsfavorit.

6.1 Inställningar

I Unifaun Online kan du skapa direktlänkar till de utskriftsfavoriter en viss profil eller profilgrupp ska ha

lätt åtkomliga. Inställningarna kan göras på olika nivåer och utförs av administratören.


6.1.1 Användar-ID

Välj UNDERHÅLL > Mitt konto och klicka på och därefter i sektionen

Gränssnittsinställningar. Inställningarna gäller för alla inom detta användar-ID.

6.1.2 Profilgrupp

Välj UNDERHÅLL > Profilgrupper, klicka på , därefter -symbolen till höger om den aktuella

posten, och slutligen i sektionen Gränssnittsinställningar. Inställningarna gäller

för alla inom profilgruppen.

6.1.3 Profil

UNDERHÅLL > Profiler klicka på , därefter - symbolen till höger om den aktuella posten,

och slutligen i sektionen Gränssnittsinställningar. Inställningarna gäller för just

den profilen.

OBS! Om du har tillgång till menyn INSTÄLLNINGAR och gör ändringarna där gäller de endast för den

profil som är inloggad. Är du inloggad som administratör gäller ändringarna endast för

administratörsprofilen. Utan profilhantering kommer ändringarna att gälla alla eftersom alla användare

loggar in med samma uppgifter.

6.2 Några sätt att använda Utskriftsfavoriter

Gemensam utskriftsfavorit kopplad till flera profiler eller profilgrupper

För att spara tid kan man skapa generella utskriftsfavoriter till alla profilgrupper och/eller profiler. Det

finns två metoder för att skapa utskriftsfavoriten på, beroende på hur man vill styra avsändare

respektive mottagare.

Metod 1

För att skapa en utskriftsfavorit som kan ha olika avsändare till en och samma mottagare:

1. Koppla varje avsändare till sin egen profilgrupp.

2. Ge varje avsändare ett och samma snabbsökvärde, t.ex. snabbsökvärde ”1”.

3. Koppla ihop avsändare och snabbsökvärde för alla profiler.

4. Skapa en utskriftsfavorit som tillhör grundprofilgruppen.

1. Skapa/koppla avsändaren till sin egen profilgrupp

Gå till UNDERHÅLL > Avsändare.

Klicka på och för att ändra redan skapade avsändare eller klicka på .

Ange den profilgrupp som ska kopplas ihop med avsändaren.

OBS! Viktigt att avsändaren tillhör sin egen profilgrupp.


2. Snabbsökvärde — samma till alla avsändare

Antingen lägger du in ett värde, t.ex. ”1” när du skapar en ny avsändare, eller så importerar du ett

adressregister där det finns ett värde i kolumnen/fältet Snabbsökvärde på alla avsändare.

Klicka på för att spara avsändaren när du är klar med avsändaruppgifterna.

3. Profilinställningar — Koppla ihop avsändare och snabbsökvärde för alla profiler

Gå till UNDERHÅLL > Mitt konto och klicka på knappen och sedan i sektionen

Övriga inställningar.

Välj t.ex. värde ”1” på Avsändare som Förvalt snabbsökvärde. Om ”1” är vad du angivit som

snabbsökvärde på en avsändare, måste det anges på samtliga avsändare, som är kopplade till samma

profilgrupp.

Klicka på för att spara.


4. Skapa utskriftsfavoriten så att systemet automatiskt väljer den fördefinierade avsändaren för den profil som har loggat in i systemet

Gå till UNDERHÅLL > Utskriftsfavoriter och välj .

Namnge och beskriv utskriftsfavoriten som måste tillhöra grundprofilgruppen.

Klicka på i sektionen Avsändare och Mottagare.

I sektionen Avsändare väljer du ”Förvalt värde från Inställningar” i rullistan vid Förvald avsändare och

låser värdet genom att markera kryssrutan Låst.

Klicka sedan .

Metod 2

Den vanligaste använda metoden då man har många adresser som ska vara både avsändare och

mottagare är att:

• Lägga upp en profilgrupp per arbetsställe/plats.

• Koppla alla avsändare till grundprofilgruppen.

• Skapa unika snabbsökvärden för alla avsändare.

• Koppla ihop varje profil med respektive avsändares snabbsökvärde.

• Skapa en utskriftsfavorit som tillhör grundprofilgruppen.

För att skapa profilgrupper enligt metod 2 används samma logik som i metod 1.

Effekten blir densamma för båda metoderna utom i det fall man t.ex. har 300 adresser som ska skicka

mellan både mottagare och avsändare. Då behöver man med metod 2 bara lägga upp dessa adresser en

gång och ha dem som både mottagare och avsändare. En avsändare syns per profilgrupp men alla

mottagare syns för alla.


OBS! Det sistnämnda fungerar inte med metod 1.

Metod 2 är speciellt användbar då man vill att flera avsändare ska kunna skicka till många mottagare där

adressregistret är gemensamt för båda. Skillnaden är att respektive avsändare är förvald på det värde

som avsändaren har i registret som snabbsökvärde. Förmodligen har man angivit i sitt register att

adressparterna finns både som avsändare och mottagare.

7 Import av adressregister I Unifaun Online finns möjligheten att importera adressregister över de mottagare och/eller avsändare

du vill ha tillgång till. Förutsättningen är att du har möjlighet att redigera uppgifterna du vill importera

och skapa en textfil enligt Unifauns specifikation.

Du kan i textfilen ange vilken profilgrupp respektive mottagare/avsändare ska tillhöra och på så vis

koppla ihop dem direkt i systemet.

• Du måste först lägga upp profilgrupper.

• I textfilen anger du vilken profilgrupp respektive mottagare/avsändare ska tillhöra i fältet

[profilegroup].

• Gå till UNDERHÅLL > Mottagare (eller Avsändare) och klicka på .

För mer information om import av adressregister, se dokumentet Importera kundregister som finns på

Unifaun Onlines hjälpsida.

Exempel Större butikskedja

Ett exempel som vi granskar lite närmare är en större butikskedja som skickar gods mellan butiker. Den

egna butiken ska alltid vara avsändare och de andra butikerna mottagare. Man vill dessutom begränsa

valmöjligheterna för användarna.

1. Lägg upp de aktuella profilgrupperna.

2. Importera ett register där alla butiker är mottagare men utan att specificera profilgrupp. Alla

hamnar då i grundprofilgruppen.

3. Importera samma register fast med alla adresser som avsändare och med en profilgrupp för

varje avsändare.

4. Gå till UNDERHÅLL > Utskriftsfavoriter. Klicka på och ange din profilgrupp

och namnet på utskriftsfavoriten.

5. Gå till sektionen Avsändare och Mottagare och klicka på . Välj den egna butiken som

Förvald Avsändare i rullistan och markera kryssrutan Låst.

8 Logga in som-profil för Unifaun Online Funktionen Logga in som ger en användare möjlighet att logga in som någon av profilerna på kontot.

Det gör att användaren kan göra inställningar, kontrollera och hjälpa profilanvändare.


8.1 Inställningar

För att tilldela användare rättigheten Logga in som lägger man till den till en roll som sedan användaren

kan kopplas till.

Gå till UNDERHÅLL > Roller.

Välj för att skapa en ny roll eller och sedan för att lägga till rättigheten på en befintlig

roll.

Gå till sektionen Rättigheter > Övrigt och markera rättigheten ”Logga in som”.

Klicka på för att spara.

Alla användare som använder sig av rollen kommer nu att kunna använda sig av Logga in som-

rättigheten.

8.2 Användning

Gå till UNDERHÅLL > Profiler.

Ange ett sökvärde för profilen du vill logga in som och klicka på .

En lista på alla matchande profiler visas.


Genom att klicka på kan du logga in som den valda profilen.

Om knappen inte är synlig i sökresultatet betyder det att du inte är inloggad med en profil som har

rättigheten Logga in som.

9 Rättigheter för neutral transportör I Unifaun Online ingår funktionen neutral transportör som används för att göra sändningar med en

manuellt skapad transportör. Neutrala etiketter kan behövas för mindre transportörer utan förställda

krav och EDI. De neutrala transportörer du skapar kommer att listas bland tjänster och kan då väljas när

du ska skriva ut dina frakthandlingar.

9.1 Administrera rättigheter

Gå till UNDERHÅLL > Roller. Ange ett sökvärde för att hitta den roll där rättigheter för neutral

transportör ska läggas till eller ändras och klicka på . Du får upp en lista med de roller som matchar

dina sökvärden.


Klicka på eller och sedan .

Listan över alla rättigheter som kan sättas för en roll visas tillsammans med rollens namn och andra

detaljer. För att ändra rättighetsinställningarna för neutrala transportörer gå till sektionen Neutral

transportör.

En roll kan tilldelas följande rättigheter för neutrala transportörer:

• Modifiera neutral transportör.

Ändra detaljer för alla neutrala transportörer på kontot.

• Se neutral transportör.

Söka efter och se neutrala transportörer i gränssnittet. Detta begränsar inte möjligheten att

använda en neutral transportör för att sända paket. För att kunna använda sig av de andra

rättigheterna måste användaren också ha rättigheten att se neutrala transportörer.

• Ny neutral transportör.

Skapa nya neutrala transportörer.

• Ta bort neutral transportör.

Ta bort befintliga neutrala transportörer.

Efter att ändringar har gjorts i rollen som en användare tillhör måste användaren logga ut och logga in

igen för att tilldelas de nya rättigheterna.

Du kan även välja att skapa en ny roll genom att klicka på knappen och ange de rättigheter

rollen ska ha.

9.2 Administratör

Den användare som är administratör i grundprofilgruppen har alla rättigheter gällande neutrala

transportörer.

10 Analysera behovet För att kunna utnyttja profilhanteringen så bra som möjligt är det viktigt att börja med att analysera

behovet. Att lägga tid på att göra en grundlig genomgång av behovet från början gör att du effektivt kan

använda Unifaun Online och Profilhantering.

Frågor som kan vara till hjälp i analysarbetet:

• Hur många profilgrupper behövs?

• Hur många roller behövs, som ska ha begränsad tillgång till funktioner?

• Hur många profiler behövs det för att inloggning ska vara unik? En inloggning per lokal

enhet/kostnadsställe eller en per användare?

• Skall begränsning ske för att kunna välja/ändra/lägga till avsändare eller mottagare?


• Hur ska arbetssättet styras för de olika profilerna så att de bara har tillgång till utvalda tjänster,

avsändare och mottagare?

• Hur ska styrning av uppgifter ske via utskriftsfavoriter?

• Hur ska tillgången till tjänster och tilläggstjänster begränsas?

• Ska ett unikt värde för avsändare/mottagare låsas som referens för sändningarna?

• Ska andra uppgifter vara obligatoriska/förvalda/låsta för profilerna?

• Ska överflödig information döljas för att underlätta ett arbetssätt?

När du har en bra bild av vilka profiler som behövs kan du steg för steg börja lägga in de nödvändiga

uppgifterna i Unifaun Online.

Documents

profilhantering...2 Centrala begrepp inom Profilhantering För att enklare följa med i resonemangen kring Profilhantering är det nödvändigt att känna till vad de olika begreppen