SBi 2005:05

Prisdatabase og informative datablade for bygherren

SBi 2005:05, 2. udgaveStatens Byggeforskningsinstitut 2005

Prisdatabase og informative databladefor bygherren

Stefan Christoffer GottliebNiels Haldor Bertelsen

Titel Prisdatabase og informative datablade for bygherrenSerietitel SBi 2005:05Udgave 2. udgaveUdgivelsesår 2005Forfattere Stefan Christoffer Gottlieb, Niels Haldor BertelsenSprog DanskSidetal 125Litteratur-henvisninger Side 63-64Emneord Prisdatabase, datablade, byfornyelse, bygherrer, beslutningsgrundlag, arbejdsprocesser,

procesledelse, værdier, kvalitet

ISBN 87-563-1238-5

Pris Kr. 275,00 inkl. 25 pct. momsTegninger Niels Haldor Bertelsen, Stefan Christoffer Gottlieb, Michael Jonsen, Tenna Tychsen, Lone

Zeeberg

Udgiver Statens Byggeforskningsinstitut,Dr. Neegaards Vej 15, DK-2970 HørsholmE-post sbi@sbi.dkwww.sbi.dk

Eftertryk i uddrag tilladt, men kun med kildeangivelsen: SBi 2005:05: Prisdatabase og informative databladefor bygherren. (2005)

3

Indhold

Forord ..............................................................................................................4Indledning ........................................................................................................5Konklusioner....................................................................................................81. Problemstillinger for projektet....................................................................13

1.1 Arbejdsprocesser og målgrupper i renoveringsprocessen .................131.2 Arbejdsfelter i udviklingsprojektet .......................................................151.3 Forslag til udviklingsopgaver og ændring i arbejdsprocesser ............17

2. Byfornyelsesprocessen .............................................................................192.1 Markedsmæssige forandringer...........................................................192.2 Selskabernes forandringsproces ........................................................212.3 Udvikling af ydelser og kompetencer..................................................22

3. Byfornyelsens beslutningsprocesser.........................................................253.1 Udarbejdelse af beslutningsgrundlag .................................................263.2 Oplæg til beslutning ............................................................................283.3 Informative datablade .........................................................................293.4 Beslutning ...........................................................................................333.5 Oplæg til fremtidig beslutningsproces i byfornyelsen .........................35

4. Dokumentation ved aflevering...................................................................374.1 Udarbejdelse af dokumentation..........................................................374.2 Informativt datablad til dokumentation ved aflevering ........................404.3 Formidling af dokumentation ved aflevering.......................................42

5. Krav til prisdatabase og analysemetoder ..................................................475.1 Krav til prisdatabase på sagsniveau...................................................485.2 Krav til prisdatabase på sektorniveau.................................................495.3 Administration af prisdatabase ...........................................................51

6. Forslag til uddannelses- og træningsprogram...........................................546.1 Model for kompetenceudvikling ..........................................................54

7. Oplæg til beslutningsgrundlag...................................................................587.1 Udviklingsbehov og baggrund for oplæg............................................587.2 Model og elementer i plan for implementering ...................................597.3 Implementeringsplan for datablade og prisdatabase .........................61

Referencer.....................................................................................................63Bilag A. Problemstillinger for projektet ..........................................................65Bilag B. Undersøgelsesdesign og metode ....................................................72Bilag C. Analyse af byfornyelsens marked....................................................78Bilag D. Analyse af bygherrerådgiverne........................................................83Bilag E. Analyse af ydelsen...........................................................................92Bilag F. Byfornyelsens beslutningsproces ..................................................108Bilag G. Dokumentation ved aflevering.......................................................116Bilag H. Informative datablade ....................................................................122

4

Forord

Gennem flere år er der på byfornyelsesområdet arbejdet med forbedring afproduktiviteten, og under det offentlige udviklingsprogram Projekt Renove-ring blev der gennemført knap hundrede projekter, som gav hver sit bidraghertil. Statens Byggeforskningsinstitut (SBi) har i samarbejde med Byforny-else København siden begyndelsen af 1990’erne samarbejdet om at skabeen bedre og mere effektiv byfornyelse. En større kortlægning af 88 byforny-elsessager i København, som blev afsluttet i perioden fra 1988 til 1995, varet af resultaterne (Bertelsen, 1999). Heri blev det foreslået, at åbenhedenom byfornyelsens økonomi kunne bidrage til dens effektivisering, og at enprisdatabase og informative datablade offentligt på Internettet ville være etgodt procesværktøj til at skabe den ønskede gennemsigtighed.

Som et led i Projekt Værktøjskassen, der er et samarbejdsprojekt mellemByfornyelse København, Niras og Statens Byggeforskningsinstitut blev pro-jektet ’Prisdatabase og informative datablade’ igangsat, bl.a. med økonomiskstøtte fra det daværende By- og Boligministerium.

Denne publikation samler resultaterne fra projektets gennemførelse, hvorider blandt andet er gennemført en analyse af arbejdsprocesser inden forbyfornyelsen med Byfornyelse København som case. Formålet med denneanalyse er at vurdere de fremtidige ydelser og arbejdsgange hos en bygher-rerådgiver og med det som baggrund give et oplæg til, hvorledes en prisda-tabase og informative datablade kan etableres i regi af en større bygherre-rådgiver, forretningsfører eller lignende.

Projektet er gennemført med udgangspunkt i Byfornyelse Københavnspraksis, men den anvendte analysemetode og resultatet vil kunne overførestil andre bygherrer, bygherrerådgivere og forretningsførere i både den offent-ligt støttede og den private bygnings- og boligfornyelse.

Erfaringerne vil også kunne anvendes af kommunerne i fremtiden og afSocialministeriet, når effektivisering af byfornyelsen i almindelighed skaldrøftes. I rapporten er casevirksomheden Byfornyelse København såledesbenævnt ’bygherrerådgiveren’, hvilket understreger, at resultatet kan overfø-res til andre virksomheder, der kan sammenlignes hermed.

Rapporten er udarbejdet af forsker Stefan Gottlieb, Statens Byggeforsk-ningsinstitut med seniorforsker Niels Haldor Bertelsen, Statens Byggeforsk-ningsinstitut som projektleder. Endvidere har Tenna Tychsen, Lone Zeebergog Michael Jonsen, alle Byfornyelse København, bidraget til gennemførelseaf analyse og udarbejdelse af datablade og fasediagrammer.

SBi vil gerne takke Byfornyelse København for det gode samarbejde oghåber, at resultatet vil give et godt grundlag for at udvikle en prisdatabase oginformative datablade, som kan bidrage til en effektivisering af bygherreråd-givernes ydelser og byfornyelsen i almindelighed.

Statens ByggeforskningsinstitutAfdelingen for Proces og InnovationMarts 2005

Lone Møller SørensenDirektør, fungerende forskningschef

5

Indledning

Benchmarking og nøgletal på priser i byfornyelsen har længe været efterlystsom et middel til at stramme op på omkostninger i byfornyelsen, der eftermanges mening vil kunne billiggøres, uden at kvaliteten forringes. Mangetekniske vanskeligheder og usikkerhed om, hvem der ville tage udviklings-ansvaret har bremset udviklingen. I SBI-rapport 307 ’Kortlægning af 88 by-fornyelsessager’ (Bertelsen, 1999) blev der stillet forslag til forskellige løs-ninger.

Flere initiativer har i de seneste år lagt grunden til, at det nu vil kunne ladesig gøre at afprøve principper for informative datablade og en prisdatabase ibyfornyelsen målrettet bygherren. Byfornyelse København (BK) har somplanlægger og bygherrerepræsentant inden for byfornyelsen ønsket at af-prøve generelle principper, som efterfølgende kan indføres i bygherrerådgi-verens daglige rutiner.

BaggrundDer er for tiden meget fokus på bygherren som en drivende kraft i den frem-tidige udvikling af byggeriet, og der er stor interesse overalt i byggeriet for atkunne synliggøre byggeriets kvalitet og produktivitet. Effektivitet, benchmar-king, brugerforståelse og forandring er dagligdag for den moderne bygherre,og hvordan der kan sættes handling bag.

Byfornyelsesselskabet BK er en af de store aktører inden for byfornyelse,bygningsfornyelse og renovering og har i rollen som byfornyelseskonsulentog bygherrerådgiver disse forhold tæt inde på livet. Samtidig har BK gennemde seneste år vist, at de gerne vil gå foran som et godt eksempel på bygher-ren som forandringsagent. De har samtidig vist en åbenhed for at dele dereserfaringer med andre og bidrage til den generelle samfundsudvikling påmange fronter.

I rollen som byplanlægger og rådgiver for Københavns Kommune har BKmedvirket til udvikling af dette felt bl.a. gennem initiativer som ’Integreret By-udvikling’. I rollen som byggeadministrator har BK gennem udviklingspro-grammet ’Projekt Værktøjskassen’ gennemført udvikling af selve byggepro-cessen og nye bygherreroller. Flere af disse initiativer er gennemført i etnært samarbejde med Statens Byggeforskningsinstitut med det formål atsætte udviklingen ind i en bredere teoretisk ramme og gøre resultatet almentgyldigt.

Idéen og baggrunden for dette udviklingsprojekt har sin rod tilbage i 1995,hvor Byfornyelse København og Statens Byggeforskningsinstitut igangsatteet projekt, som blev afsluttet i 1999 med rapporten ’Kortlægning af 88 byfor-nyelsessager. En analyse af slutregnskaber og renoveringsbehov’ (Ibid.,1999). Heri blev det bl.a. foreslået, at man skulle synliggøre produktivitets-udviklingen ved at indføre en dokumentation på alle byfornyelsessager. I til-knytning hertil skulle der udarbejdes et nøgletalssystem, og informationerneskulle digitaliseres og gøres synlige.

Udviklingstankerne blev herefter indarbejdet i det 5-årige udviklingspro-gram 'Projekt Værktøjskassen', som udføres i et samarbejde mellem Byfor-nyelse København, Niras og Statens Byggeforskningsinstitut, og som blevstøttet af det daværende By- og Boligministerium. Rammerne for denne ud-viklingstanke er siden blevet skærpet i andet regi, bl.a. gennem følgendeprojekter:

– Forstudier til opbygning af en produktivitetsdatabase udført af StatensByggeforskningsinstitut i projektet (Buhelt, 2002).

6

– Forstudier om prisforskelle mellem byfornyelse i Århus Kommune og Fre-deriksberg Kommune. Her er ’5 + 5’ sager analyseret, og der er givet for-slag til en revision af bygningsdelsopgørelsen og etablering af et informa-tivt datablad på Internettet over planer og resultater på byfornyelsessager,som vil kunne anvendes af kommunerne (Pedersen, 2000).

Udviklingsprojektets idégrundlag passer desuden direkte ind i det samfunds-og erhvervsperspektiv, som det er beskrevet i visionerne for Projekt Hus’gennemførelsesfase og i redegørelsen fra Byggepolitisk Task Force.

Det foreslåede udviklingsprojekt er dermed nøje afpasset branchens kon-krete behov for udvikling af produktivitet og nye bygherreydelser. Projektethar desuden et klart alment sigte, idet det læner sig op ad de generelle be-hov, som samfundet og erhvervet har formuleret.

Formål og perspektivUdviklingsprojektets formål er at udarbejde et eller flere konkrete eksemplerpå informative datablade, der kan bruges i de forskellige beslutningsproces-ser og ved afleveringen, som bygherrerådgivere er inddraget i fra screeningaf bydele over programlægning af den konkrete renoveringssag og frem tildokumentation ved aflevering og slutregnskab.

Udviklingsprojektets formål er desuden at opstille generelle brugerkrav tilen prisdatabase, som kan håndtere de informative datablade og analyserenøgletal og indikatorer for produktivitet og kvalitet på de udførte renoverings-sager. Der skal desuden opstilles en plan for implementering af de informati-ve datablade og prisdatabasen i bygherrerådgivernes daglige rutiner, og derskal udarbejdes oplæg til træningsprogram for de medarbejdere, som skalbruge dem i det daglige.

Målet er at kunne fremlægge et dokumenteret beslutningsgrundlag forbygherrerne til indførelse af informative datablade og en prisdatabase i dedaglige rutiner, som kan være et eksempel for andre.

I forhold til erhverv og samfund er udviklingsprojektets perspektiv delt i to.For det første skal det demonstrere, hvorledes en produktivitetsforbedringkan analyseres og dokumenteres som led i en forståelse af naturen bag in-novations- og læringsprocesser i byggeriet. For det andet skal det demon-streres, hvordan et nøgletalsystem kan virke hos en udvalgt bygherrerådgi-ver, samt hvorledes det kan ses i et større perspektiv i forhold til ministerierog kommuner på den ene side og rådgivere og deres arbejde med projekte-ring på den anden side.

Målgruppe og rekvirentDe primære målgrupper for udviklingsprojektet er professionelle bygherrer,der ønsker at virke som forandringsagent for et bedre ejendomsmarked mendet kan også være kommuner, ejere, administratorer og større rådgivere, dervirker som bygherrerådgivere og byfornyelseskonsulenter.

Den sekundære målgruppe er ledere i innovative og toneangivende virk-somheder i byggeerhvervet i almindelighed, herunder også byggeriets orga-nisationer samt den nationale og internationale forskning.

LæsevejledningRapporten er struktureret i syv hovedkapitler og en bilagssektion med i altotte bilag, der indeholder uddybende og supplerende dokumentation til ho-vedrapporten.– Kapitel 1 omhandler udviklingsprojektets centrale problemstillinger og in-

deholder forslag til analysemodel, som sammenknytter arbejdsopgavernehos en bygherrerådgiver (BK) med udviklingen af informative databladeog prisdatabase.

– I kapitel 2 præsenteres et forslag til fremtidig tilrettelæggelse af byfornyel-sesprocessen, herunder de forandringer sektoren står overfor.

7

– Kapitel 3 omhandler udarbejdelse af det nødvendige og tilstrækkeligegrundlag for beslutninger, der skal tages på forskellige niveauer i byforny-elsesprocessen. I bilagssektionen præsenteres tre eksempler på udarbej-delse af beslutningsgrundlag med forslag til informativt datablad samt envejledning i gennemførelse af de arbejdsopgaver, der er forbundet her-med.

– I kapitel 4 fokuseres på dokumentation af realiseret pris, ressourceforbrugomfang, tidsforløb og kvalitet ved aflevering.

– Kapitel 5 indeholder en kravspecifikation på en brugerrettet prisdatabase,som bygherrerådgiverne selv kan administrere. Endvidere belyses sam-menhænge mellem prisdatabase og informative datablade, og der præ-senteres et oplæg til struktur, indhold og administration af database, derer udarbejdet med baggrund i et aktuelt SBi-projekt ’Nøgletalssystem forboligbebyggelser’ (Bertelsen, Gottlieb & Hansen, 2005).

– Kapitel 6 indeholder et forslag til lærings- og træningsprogram for demedarbejdere, som skal arbejde med de nye arbejdsprocesser og værk-tøjer.

– Afslutningsvist samles i kapitel 7 de foregående resultater i et oplæg tilbeslutningsgrundlag for bygherrerådgiveren. Heri lægges der op til æn-dringer af arbejdsprocesser, herunder brug af de foreslåede vejledningerog de informative datablade samt den nye prisdatabase.

8

Konklusioner

Denne publikation indeholder grundlaget for etablering af et system med in-formative datablade og prisdatabase for byfornyelsen med relation til bygher-ren. Baggrunden for at etablere et sådan system er et ønske om at øge ef-fektiviteten og kvaliteten i byggeriet. Projektet er udført af SBi for Socialmini-steriet og Byfornyelse København (BK), som også har deltaget i udviklings-arbejdet. Rapporten skal opfattes som SBi’s og BK's forslag til udformning afet proces- og nøgletalssystem, som stilles til rådighed for byfornyelsessekto-ren.

Formål og nyskabelserDet beskrevne system har bygherren som målgruppe, og systemets formåler at medvirke til at styrke kvalitet og effektivitet i renovering af boliger, her-under ikke mindst at vise bedste praksis for pris og kvalitet for bygningen.

Det primære fundament for rapportens konklusioner og anbefalinger er enanalyse af tre udvalgte eksempler på beslutningsprocesser i byfornyelsenmed understøttende ydelser, som kan leveres af bygherrerådgivere ellerbyfornyelseskonsulenter. For hver af eksemplerne er der foretaget en be-skrivelse af den nuværende praksis, givet forslag til en fremtidsvision samtde ændringer, det nødvendiggør.

Med baggrund i de tre eksempler er der givet forslag til en fælles fremtidigbeslutningsmodel med understøttende ydelser, som kan anvendes som pa-radigme for alle hovedprocesser i byfornyelsen, og som har en prisdatabase,informative datablade og procesværktøjer som centrale hjælpemidler.

Synliggørelse af byfornyelsens omstillingsbehovI projektet har deltaget tre medarbejdere fra Byfornyelse København, somhar et indgående kendskab til byfornyelsesprocessen og de centrale ar-bejdsopgaver og –processer vedrørende bygherrerådgivning. Analysen ergennemført med baggrund i otte arbejdsgruppemøder, hvor man på udvalgteområder har beskrevet den nuværende praksis, givet forslag til den fremtidi-ge vision og vurderet de forventede ændringer i forhold til markedet, aktø-rerne, ydelserne og medarbejderkompetencerne, som man skal tage hensyntil ved udformningen af nye informative datablade og en fælles prisdatabase.

Analysen har skabt klarhed over de væsentligste aktører i byfornyelsensenkelte faser, og hvorledes de enkelte aktører agerer som henholdsvis ’kun-de’ og ’leverandør’ i de enkelte faser. Der er også skabt klarhed over decentrale faser i byfornyelsen, samt hvorledes den kommende byfornyelses-lovs målsætning om mindre offentlige tilskud og mere privat bygnings- ogboligfornyelse påvirker fremtidige rådgivningsydelser.

I overskuelige fasediagrammer, som grafisk sammenstiller aktører/rollerog faser/processer, er vist de enkelte aktiviteter, de afledte beslutninger ogdet væsentligste dokumentationsmateriale, som er resultatet af aktiviteter oggrundlaget for beslutninger. Analysemetoden har tydeliggjort mangler og be-hov for forenklinger i processen, og den kan hjælpe en bygherrerådgiver tilbedre at tilpasse sig de nye ydre vilkår og fokusere deres ydelser på områ-der, som giver det bedste afkast for bygherren, og som har størst virkning påbyfornyelsens effektivitet og kvalitetsudvikling.

Bygherrerådgivernes ydelser gennemgår markante ændringer fremoverRammerne for byfornyelsen ændrer sig markant i disse år. Der foregår enløbende industrialisering af byggeriet, kravene fra beboere, ejere og myn-

9

digheder bliver skarpere på både pris og kvalitet, og der sker en kraftig re-duktion af støttemidlerne og en større fokus på privatisering. Fra udviklings-programmerne ’Projekt Renovering’ og ’Projekt Hus’ fremhæves også beho-vet for øget produktivitet og mere værdiskabelse for kunderne og ikkemindst, at bygherrerådgiveren skal blive bedre til at lede og styre dialogen tilkunderne og samarbejdet indbyrdes mellem leverandører.

Det er denne nye virkelighed, der også fremtvinger behovet for ændringeri bygherrerådgivernes ydelser. På den ene side skal rollen som planrådgiverfor de kommunale myndigheder klart adskilles fra rollen som bygherrerådgi-ver i bygnings- og boligfornyelsessager, og på den anden side skal rollensom bygherrerådgiver gennemføres efter samme professionelle konceptuafhængigt af om sagen er offentligt støttet eller 100 % privatfinansieret.

Rollen som bygherrerådgiver skal desuden udvikles til en procesleder-eller facilitatorrolle, som skal forenkle og smidiggøre dialogen mellem byg-herreinteressenterne (kommunen, ejeren og beboerne) og det indbyrdessamarbejde mellem leverandørerne (tekniske rådgivere, hovedentreprenø-rer, fagentreprenører, producenter og forhandlere).

Bygherrerådgivernes ydelser skal desuden kunne matche store forskelle ibeslutningskompetencen hos kunder og leverandører og professionaliseringog industrialisering af ydelser og produkter. I nogle sager tages alle beslut-ninger i fællesskab eller som en netværksbeslutning, som der fx lægges optil i partneringprojekter, og i andre sager følger beslutningerne et hierarkiskbeslutningsforløb, når både bygherre, rådgivere og entreprenører styrer de-res eget ansvarsområde. I nogle sager skal alle løsninger tilpasses speciellesagsforhold, som dyre unika-løsninger, og i andre sager anvendes der enstor grad af industrialiserede produkt- og systemløsninger, som det fx kanske ved fornyelse af køkkener og vinduer.

Bygherrerådgivernes ydelser skal derfor i fremtiden på den ene side væreklart afgrænsede og fokuseret på byfornyelsens forskellige faser (kommunalplanfase samt i bygnings- og boligfornyelse, krav- og programfase, koncept-og designfase, konstruktions- og udførelsesfase samt afleverings- og op-følgningsfase) og på den anden side i forhold til forskellige kundegrupper,fornyelsesbehov og leverandørkompetencer. Det foreslås blandt andet, atbygherrerådgiverne udvikler standardkoncepter til de forretningsmæssigtvæsentligste ydelser, at byfornyelseskonsulenter trænes på sager i sikkert atgennemføre disse ydelser, og at der opbygges fælles procesværktøjer til ud-arbejdelse af beslutningsgrundlag, anvendelse af informative datablade ogindsamling af erfaringer i fælles pris- og erfaringsdatabase.

Disse ændringer i bygherrerådgivernes ydelser lægger samtidig op til enrevurdering af disses organisering og værdigrundlag, og det kan fx illustreresgennem følgende problemstillinger:

– Når man arbejder som plankonsulent for kommunen, kan man så tilladesig, fx på borgermøder, at sælge egne andre ydelser som bygherrerådgi-ver til ejendommenes ejere eller beboere, eller bør man afholde sig fradet og være loyal over for kommunen?

– Flere af bygherrerådgiverens medarbejdere er arkitekter og har i sagensnatur en faglig forståelse for, at arkitekten på sagen helst vil hjem og skit-sere og derfor ikke kan træffe hurtige beslutninger på møderne. Hvordanhåndterer de rollen som procesleder og facilitator, som skal fremme enhurtig beslutningsproces, når de som faguddannede arkitekter gerne vilacceptere sagsarkitektens ønske om enerum til beslutninger?

– Vil målet om en dialogbaseret beslutningsproces med fælles beslutningerpå de enkelte byggesager ikke også kræve, at de interne arbejdsproces-ser hos bygherrerådgiveren også skal følge samme målsætning?

Udarbejdelse af sikre beslutningsgrundlag kan blive en givtig ydelseAnalysen har som sagt vist, at den fremtidige beslutningsproces vil blivebygget mere på fællesskab end på hierarki, hvorfor det vil blive en konkur-

10

renceparameter for bygherrerådgiverne, hvis man vil kunne tilbyde specifik-ke ydelser, der kan matche denne markedsændring. En central og gennem-gående ydelse i tilknytning hertil vil derfor blive udarbejdelse af sikre, kvalifi-cerede og effektive beslutningsgrundlag, som leveres med støtte i fællesweb-baserede procesværktøjer, i nyudviklede informative datablade, der ertilgængelige på Internettet, samt i en fælles nyudviklet digital erfarings- ogprisdatabase. Analysen viser desuden, at bygherrerådgivere i fremtiden skalfokusere mere på at kunne forenkle og facilitere de enkelte processer sominteraktive procesledere, end på hovedsageligt at formidle kommunale støt-tebetingelser og myndighedskrav til de tekniske rådgivere og entreprenører.

Gennem analysen er udviklet en model for beslutningsprocesser i byfor-nyelsen, hvor informative datablade dels kan anvendes til at understøttesamarbejdet mellem de forskellige aktører, når der skal træffes beslutninger,og dels kan anvendes i et bredere formidlingsperspektiv til offentligheden. Ianalysen lægges også op til, at de nyudviklede informative datablade og dennyudviklede fælles pris- og erfaringsdatabase anvendes som procesværktøjog informationskilde ved udarbejdelse af beslutningsgrundlaget.

I modellen lægges op til en systematisering af arbejdsopgaverne, når derskal udarbejdes beslutningsgrundlag. Den centrale opgave er selve vurde-ringsprocessen, der anvender informationer fra det tekniske grundlag, krav-formulering, informative datablade og prisdatabasen som baggrundsmateri-ale. Vurderingsprocessen indgår sammen med en metodebeskrivelse forhele ydelsen og de forskellige procesværktøjer i procesrammen, der er ker-neaktiviteten i udarbejdelsen af beslutningsgrundlag. Det tekniske grundlager en anden aktivitet, i hvilken informationer fra regler og registerdata ind-samles, og tilstandsbeskrivelser på ejendommens renoveringsbehov udar-bejdes. Den tredje aktivitet omhandler kravformulering, hvor både kundeøn-sker og leverandørmuligheder skal klarlægges.

Som nævnt før anvendes informationer fra informative datablade og pris-og erfaringsdatabasen også som baggrundsmateriale i vurderingsproces-sen. På den anden side samles vurderingsprocessens resultat også heri, ogsammen med andre procesdokumenter og beslutningsoplæg arkiveres dedigitalt som sagens dokumenter. Den udviklede model for beslutningspro-cessen indeholder derfor følgende seks elementer: procesramme, tekniskegrundlag, kravformulering, dokumentation, beslutning og formidling.

Nye informative datablade og prisdatabase er værktøjer med flere målInformative datablade og prisdatabase er et centralt udviklingselement i for-bedring af byfornyelsens effektivitet generelt og bygherrerådgivernes fremti-dige ydelser specifikt. Gennem analysen er specificeret følgende fire speci-fikke mål med udviklingen af de informative datablade og prisdatabasen, idetde skal være:

– Et procesværktøj i udarbejdelsen af beslutningsgrundlag.– Et resultat af en central ydelse fra bygherrerådgiveren.– Et grundlag for sikre og afstemte beslutninger i byfornyelsen.– Et bidrag til synliggørelse af resultater over for offentligheden og åbenhed

om sagsforløb og erfaringer over for byggeriet.– Et udviklingsinitiativ som fremmer digitalisering i bygherrerådgivernes

ydelser og på byggesager.

De informative datablade er målrettet den enkelte ejendom, bygning eller lej-lighed, og den består af i alt fire adskilte lag, der er målrettet hver fase i enbygnings- og boligfornyelsessag:

1 Kommunale værdier, krav og støttemuligheder, som er af betydning forejendommens, bygningens og lejlighedens renovering, og som er for-muleret i den kommunale planfase.

11

2 Bygherrens og brugernes ønsker og krav til den kommende renoveringvedrørende renoveringsbehov, kvalitetsniveau, økonomi og husleje, ogsom er formuleret i krav- og programfasen.

3 Specifikationer på de enkelte rum, bygningsdele og fællesydelser af pri-ser, egenskaber, kvaliteter og leveringsforhold som opfylder punkt 1 og2, og som er formuleret i koncept- og designfasen.

4 Specifikationer på de enkelte entrepriser efter kontoplan 30-opdelingenmht. omkostninger, materialers egenskaber, ydelsers omfang og leve-ringsforhold som opfylder punkt 3, og som formuleres som kontrakt-grundlag i konstruktions- og udførelsesfasen.

Som det ses af ovenstående, er det første lag det informative datablad efterden kommunale planfase. Det andet lag sammen med det første lag er detinformative datablad efter krav- og programfasen. Det tredje lag sammenmed andet lag er det informative datablad efter koncept- og designfasen.

Når konstruktions- og udførelsesfasen starter, ligger de tre første lag klarog er grundlag for fjerde fases gennemførelse. Den suppleres med nærmerespecifikationer for de enkelte entrepriser, og de udgør tilsammen det fjerdeinformationsblad. Igennem denne fase kan der, som følge af udførelses-mæssige problemer eller nye bygherrekrav, være behov for at ændre i hveraf de fire lag i det fjerde informationsblad. Disse ændringer indarbejdes i for-skellige ændringsudgaver eller versioner til fjerde informationsblad, og vedafslutningen af denne fjerde fase ligger der et informativt datablad, som in-deholder det samlede aftalegrundlag for hele sagen, inklusive de ændringerder er fremkommet undervejs, og hvor der ses en tydelig sammenhængmellem de fire lag.

Det femte informative datablad har samme struktur og detaljering somfjerde informative datablad, og det udarbejdes i forbindelse med sagens af-levering og slutregnskab. I tilknytning hertil kan der udarbejdes et informativtdatablad, som viser forskellene mellem det fjerde og det femte datablad, ogsom angiver mangler og afvigelser ved afleveringen. Det femte informativedatablad kan sammen med ’afvigelsesbladet’ gentages ved 1. års eftersynet.

Samlet bliver informationerne mere og mere detaljerede ned gennem defire lag i det informative datablad, medens informationerne i de forskelligeversioner i fjerde datablad bliver mere og mere nøjagtige i forhold til den rea-liserede renovering, jf. femte datablad.

Detaljering

Plan Krav Koncept Konstruktion Aflevering

Præ

cisio

n

------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Figur 1. Flow og informationsniveauer i informative datablade.

Detaljeringen er i den ene dimension antal konti og i den anden dimensionpriser og egenskaber, som angives for de enkelte konti. Fx vil det tredje lagindeholde omkring 30 konti, medens fjerde lag kan indehold flere hundredekonti, hvoraf en stor del af dem ikke kan være offentligt tilgængelige. Denanden dimension omfatter økonomi- og egenskabsinformationer (værdier),hvor økonomien fx kan dække anlægsomkostninger, men også drifts- ogvedligeholdsomkostninger samt månedlig husleje og totalhusleje kan indgåheri. Egenskabsinformationer dækker følgende forhold i mere eller mindregrad: Mængder og omfang, standard og kvalitet samt leveringsforhold.

I de kommende faser vedrørende udviklingsprojektets implementeringskal detaljeringen af økonomi- og egenskabsdimensionen nærmere afklares,

12

idet arbejdsindsatsen for at udarbejde databladene og nytten ved at anven-de dem skal afbalanceres. Det skal ligeledes afklares, hvorledes de informa-tive datablade samordnes med en digital pris- og erfaringsdatabase, samthvorledes man håndterer 3D-visualisering, tegninger og billeder i forhold tiltekst og tal i databasen og på de informative datablade. Desuden skal ogsåafklares hvilke informationer, der er tilgængelige for hvilke parter under sa-gens gennemførelse og efter dens afslutning.

Rapporten indeholder forslag til strukturering og udformning af de infor-mative datablade, som interface til en web-baseret prisdatabase.

Der er endvidere stillet forslag til udvikling af en prisdatabase til brug forbyfornyelsen. En prisdatabase er en database, der indeholder data vedrø-rende renoveringssagers ressourceforbrug og resultater, således at derblandt andet kan beregnes nøgletal for produktivitet.

Som forudsætning for hele systemet med prisdatabase og informativedatablade er kravet om, at systemet skal være let at vedligeholde og anven-de, og det skal for så vidt tilstræbes at opbygge et systemuafhængigt systemfor at sikre kompatibilitet mellem øvrige ’proprietære’ systemer, der evt. an-vendes af de forskellige parter. Systemet skal endvidere være et åbent sy-stem forstået således, at nye datatyper eller nye tekniske standarder kantilføjes løbende i takt med, at nye behov opstår.

Uddannelse og træningÆndringer, som de er redegjort for i nærværende projekt, kommer ikke udenen gennemgribende og målrettet indsats i forhold til at ændre holdninger,kutymer og kultur i branchen. Rapporten indeholder derfor et oplæg til ettrænings- og uddannelsesprogram for medarbejdere, der adresserer de for-skellige identificerede udviklingsbehov i sektoren blandt bygherrerådgivernespecifikt.

13

1. Problemstillinger for projektet

På baggrund af et forarbejde til udviklingsprojektet er tre problemfelter iden-tificeret, der skal afdækkes med henblik på at igangsætte arbejdet med op-bygning af en prisdatabase og informative datablade for byfornyelsen. Derhenvises til bilag A for en nærmere beskrivelse af udvælgelsen heraf:

1 Centrale arbejdsprocesser og væsentlige målgrupper i renoveringspro-cessen.

2 Kommunikation, erfaringstilbageføring samt udarbejdelse af beslutnings-grundlag og dokumentation.

3 Valg af konkrete udviklingsopgaver, herunder ændring af arbejdsgangeog gennemførelse af intern læring for at sikre forsat udvikling.

1.1 Arbejdsprocesser og målgrupper i renoveringsprocessen

En af projektets målsætninger er at udvikle nogle centrale arbejdsprocesser irelation til bygherrerådgiverens plan- og byggefunktion med henblik på atforbedre relationen til kunder og interessenter samtidig med, at effektivitetenog kvaliteten forbedres i planprocessen og på de renoverede bygninger.Byfornyelse København er anvendt som casevirksomhed i denne analyse,idet de varetager bygherrens interesser i plan- såvel som byggefasen af enrenoveringssag. Dette diskuteres videre i efterfølgende delkapitler.

Planfunktionens sagstyper og opgaverI planfunktionen arbejdes med tre niveauer af offentlig planlægning, som harforskellige fokusområder på forskellige detaljeringsniveauer. På de to førsteniveauer er der behov for, at planfunktionen er i stand til at udarbejde etskøn over investeringsbehovet i et byområde eller i en ejendom. På tredjeniveau anvendes en ekstern tekniker til at udarbejde overslaget.

Tabel 1. Planfunktionens sagstyper og opgaver i forhold til tre niveauer af offentlig planlægning.Niveau Sagstyper og opgaverScreening af bydel Screening af en bydel eller et byområde med henblik på at udpege områder med

problemer og at skitsere mulige forbedringer set i forhold til de omkostninger, derer forbundet dermed. Arbejdet gennemføres på grundlag af BBR-oplysninger ogsocialstatistik. Prissætningen sker ud fra et groft skøn og alene inden for forskelli-ge kategorier af ejendomme.

Registrering af karré Registrering af en karré eller et kvarterløftsområde med henblik på at kortlæggerenoveringsbehovet på de enkelte ejendomme og fastlægge investeringsbehovet.Planlægningen er baseret på en bearbejdning af BBR-oplysninger og en ‘cykelre-gistrering’. Arbejdet afsluttes med en beskrivelse af enkeltejendomme.

Beslutning om byg-ningsfornyelse

Beslutningen gennemføres på den enkelte ejendom eller som et led i fx et kvar-terløftsprojekt. Planfunktionen er rådgiver for kommunen på sagen. Beslutningenbliver truffet på grundlag af en registreringsrapport udarbejdet af en ekstern tekni-ker. Resultatet er et forslag til bygningsfornyelse med angivelse af, hvilke arbejderder kan ydes støtte til og en støtteberettiget investeringsramme. Beslutningenindstilles til kommunen. Byggefunktionen vil i nogle tilfælde blive byggesagsadmi-nistrator eller bygherre på sagen, hvis ejeren vælger denne som forretningsfører.

Fokusområdet går fra den overordnede planlægning af bydelen, til karréenog ned til ejendommen, men det er i princippet de samme elementer, der

14

indgår i planlægningen dog på stigende detaljeringsniveau. I hvert tilfældeskal der for den enkelte ejendom, bygning og bolig gives en vurdering af ka-rakteren og omfanget af renoveringen samt de forbundne investeringsbehov.

Planfunktionen kommer herved til at virke som en slags offentlig myndig-hed, idet arbejdet foretages for Københavns Kommune, og ejere, beboereog deres rådgivere er forhandlingsparter til arbejdet.

Byggefunktionens sagstyper og opgaverI byggefunktionen arbejdes med bygnings- og boligforbedringssager i hen-hold til Byfornyelsesloven. Ved opfordringsejendomme udarbejder planfunk-tionen byggeprogrammet med prisoverslag som oplæg til en byfornyelses-beslutning. I forbindelse med boligkommissionssager og projekter med eks-traordinær byfornyelsesramme er det byggefunktionen, som i samarbejdemed tekniske rådgivere udarbejder oplæg til beslutninger og byggeprogram.

En del af sagerne er tunge sager, hvor kommunen har overtaget ejen-dommen, og byggefunktionen virker her som bygherre på sagen med kom-munen som ejer. Fokus for arbejdet i byggefunktionen er den enkelte ejen-dom, bygning og bolig, og man arbejder med flere niveauer af bygningsfor-bedringer fra totalistandsættelser til påbygninger. Fælles for alle typer af sa-ger er, at de gennemføres efter de samme faser og med baggrund i dennormale praksis i byggeerhvervet:

– Programfasen, som er bygherrens kravfase, afsluttes med et dispositi-onsforslag, prissat projektforslag og byggeprogram.

– Projektfasen med hovedprojekt, detailprojektering, udbud og licitation af-sluttes med entreprisekontrakt og projektmateriale.

– Udførelsesfasen med byggestyring, entrepriseplanlægning og udførelsepå byggepladsen afsluttes med aflevering af bygning og slutregnskab.

Væsentlige problemstillinger og ønsker til ændringVed sammenligning af de to funktioners arbejdsfelter er der et overlap, nårbyfornyelsesbeslutningen er truffet og byggeprogrammet og det prissatteprojektforslag skal udarbejdes. Fx fungerer arbejdsdelingen således, at byg-gefunktionen skal arbejde videre på grundlag af opfordringen og bygnings-fornyelsesbeslutningen, og at de herfra igangsætter udarbejdelsen af etprissat projektforslag.

Der kan således være forskellige forståelser af dette brydningsfelt, alt af-hængigt af, hvilken rolle man har. Iagttages desuden forskellene i ’kunde-grupper’ og ’leverandørgrupper’ i forhold til de to funktioner, er der også heret problemområde. I denne sammenhæng er ’kundegrupper’ benyttet om debetalere og brugere af de ydelser, den enkelte funktion præsterer, medens’leverandørgrupper’ betegner de underleverandører og bidragydere somfunktionen gør brug af og indgår aftaler med, når de enkelte ydelser skaludføres og leveres.

ByggefaserMålgrupper

Screening Karré-registrring

Opfordring ogprojektforslag

Projektering Udførelse ogaflevering

BorgerrepræsentantKommunalplanlæggerBeboerEjerBygherreRådgiverEntreprenørProducent

Figur 2. Plan- og byggefunktionens forskellige kundegrupper og arbejdsfelter i en renoveringssag.

Kunder

KunderLeverandører

Leverandører

Planfunktion

Byggefunktion

!

15

For BD’s planfunktion er Københavns Kommune (borgerrepræsentation ogkommunens planafdelinger) den centrale kunde, medens ejere og beboeresamt deres rådgivere er leverandører og bidragydere i debat- og høringsfa-sen. Byggefunktionen har derimod i sin rolle som bygherre ejere og beboeresom kundegrupper, medens projekterende rådgivere og entreprenører er le-verandørgrupper til renoveringssagen.

Der er derfor ingen tvivl om, at beslutningsgrundlaget i den tredje bygge-fase og målgrupperne ejere og beboere vil blive et væsentligt problemfelt forudviklingsarbejdet i udviklingsprojektet.

I tilknytning til den nuværende organisationsform og opgavehåndtering erder iagttaget forskellige problemstillinger og ønsker, som bør medtages iplanlægningen af udviklingsprojektet. Det drejer sig eksempelvis om:

– at mange medarbejdere i de to funktioner har problemer med kommuni-kation i forbindelse med overdragelse af sager.

– at karaktergivningen af renoveringsbehovet under planlægningsarbejdeter meget usikkert.

– at priser og renoveringsbehov fra registrering og beslutning til regnskabikke kan sammenlignes.

– at mange udlejningsejendomme ved vurdering af renoveringsbehovetrammer huslejeloftet, hvorfor arbejder herudover skal finansieres af detoffentlige alene.

– at det er svært at adskille rådgivernes arbejdsopgaver fra arbejdet i Byg-gefunktionen.

– at der skal tilstræbes en større præcision i forhold til at forudsige priser oggodtgøre kvaliteter.

– at man ønsker at blive bedre til at finde frem til årsagerne til konstateredeproblemer med kvalitet og budgetoverskridelser.

1.2 Arbejdsfelter i udviklingsprojektet

Iagttages de fem byggefaser, som de to ’bygherrerådgiverfunktioner’ rettersig imod, er der her fem arbejdsfelter, som har relation til udviklingsprojektet.

Tabel 2. Arbejdsfelter i udviklingsprojektet for hver af de fem byggefaser.Byggefase ArbejdsfelterScreening Udarbejdelse af beslutningsgrundlag for borgerrepræsentationen og de

kommunale planlæggere, hvori der foreslås hvilke karréer og områder,der skal udpeges som kvarterløftsområder.

Karréregistrering På baggrund af karréregistreringen skal det generelle renoveringsomfangfor de enkelte bygninger besluttes.

Opfordring og projektforslag Udarbejdelse af beslutningsgrundlag for ejer og beboere indeholdendeprissat byggeprogram til godkendelse af kommunen. Beslutningsgrund-laget skal omfatte omfanget af renovering på bygningsdelsniveau.

Projektering Udarbejdelse af detaljeret beslutningsgrundlag for bygherre og bygherre-rådgiver vedrørende valg af entreprenører og gennemførelse af entrepri-ser.

Udførelse og aflevering Udarbejdelse af dokumentation for kvalitet, omfang og pris af det gen-nemførte arbejde.

På de fire første arbejdsfelter skal der altså skaffes et beslutningsgrundlagpå et stadigt stigende detaljeringsniveau på følgende objektniveauer: Bydel,karré, bygning, bygningsdele og entreprisedele. På de to første niveauer erdet bygherrerådgiveren, der udarbejder overslag over priserne, hvorimod deter eksterne rådgivere, der udarbejder overslag over priserne på de to sidsteniveauer.

16

Disse beslutningsgrundlag skal have nøje sammenhæng og være i over-ensstemmelse med dokumentationen ved afleveringen og slutregnskabet.På den anden side vil disse realiserede data kunne bruges som grundlag forkommende beslutninger, hvis blot dataene bliver ordnet og analyseret kvali-ficeret. Man kan derfor sige, at arbejdsfelterne kan afgrænses til enten atudarbejde et beslutningsgrundlag eller til at give en dokumentation af resul-tatet ved afleveringen, men at de nødvendigvis også må være indbyrdes for-bundne.

Et grundlæggende problem er, at det i praksis er svært at adskille indhol-det i de tre første beslutningsgrundlag, samt at det tredje beslutningsgrund-lag indholdsmæssigt forstås forskelligt i de to funktioner. De har desuden entendens til at gå ubemærket over i hinanden, så de første i praksis bliver fordetaljerede. Det andet problem er, at der umiddelbart ser ud til at være ensammenhæng mellem de fem arbejdsfelter, men at det i praksis er svært atfølge ændringer på de enkelte bygningsdele og at øge kvaliteten af informa-tionerne gennem de fire beslutningstrin. Det sidste problemområde er dennæsten manglende erfaringstilbageføring fra dokumentationen af den reali-serede renovering til de fire niveauer af beslutningsgrundlag. Disse tre inter-ne kommunikationsproblemer skal der tages hånd om i udviklingsprojektet.

ByggefunktionPlanfunktion

Udførelse ogaflevering

Projektering ogplanlægning

Opfordring ogprissat forslag

Registreringaf karré

Screening afbydel

2.Beslutnings-grundlag B

Objektniveau:Karré

Bygninger

3.Beslutnings-grundlag C

Objektniveau:Bygning

Bygningsdele

4.Beslutnings-grundlag D

Objektniveau:BygningsdelEntrepriser

1.Beslutnings-grundlag A

Objektniveau:Bydel

Karréer

5.Afleveringog doku-mentationaf kvalitet

og pris

Erfaringstilbageføring

Figur 3. De fem centrale arbejdsfelter i hhv. plan- og byggefunktionen relateret til udviklingsprojektet.

Problemstillinger ved udarbejdelse af de fire beslutningsgrundlagSom det fremgår, drejer de fire første arbejdsprocesser sig om at skaffe etbeslutningsgrundlag for hvor, hvad og hvordan, der skal renoveres. Beslut-ningerne træffes henholdsvis af borgerrepræsentationen og af ejeren af denenkelte ejendom, og det er plan- og byggefunktionen, som har til opgave atfremskaffe beslutningsgrundlaget.

I denne forbindelse skal der gøres overvejelser om, hvilke kildedata, derskal indhentes fra offentligt tilgængelige registre i forbindelse med beskrivel-se af ejendommens tilstand og renoveringsbehov. Der skal også indhentesinformationer fra det offentlige, ejere, beboere og byggeriets parter, alt af-hængigt af, hvilken af de fire beslutningsgrundlag, det drejer sig om.

I udviklingsprojektet vil der derfor være behov for, at vurdere betydningenaf følgende forhold, hvis nye informative datablade og en ny prisdatabaseskal få effekt på produktiviteten:

1 Hvilke kildedata skal anvendes med henblik på at sikre, at beslutnings-grundlaget kan udarbejdes tilstrækkeligt kvalificeret?

2 Kan indsamlingen af det nødvendige og tilstrækkelige informations- ogkildemateriale gøres bedre og måske billigere?

3 Kan beslutningsgrundlaget fremlægges i en bedre form, så man kan mi-nimere usikkerheden i selve beslutningsprocessen?

4 Hvorledes kan erfaringer gøres mere anvendelige, så beslutningsgrund-laget bliver mere kvalificeret, og forskellen mellem det budgetterede ogdet realiserede bliver formindsket?

17

Beslutnings-processen:Sætter pris

kontroller pris

Udarbejdelse af beslutningsgrundlag

a) Vejled-ning ogmetode-beskri-velse

e) "Leveran-dør"ønskerb) Regler og

registerdata

g) Planmed

oplæg tilbeslut-

ning

Erfa-rings-

materi-ale og-data

c) Tilstands-beskrivelse

d) "Kunde"-ønsker

Kildemateriale

f) Vurde-ringsproces

h) Præ-sentation

i) Evalu-ering

Figur 4. Beslutningsgrundlaget udarbejdes med baggrund i forskellige kilder, og resultatet samles i enplan med forslag til beslutninger.

Problemstillinger ved udarbejdelse af dokumentation ved afleveringEn væsentlig problemstilling ved udarbejdelsen af byggeregnskabet og do-kumentationsmaterialet ved afleveringen af den renoverede bygning er, atdet er meget teknisk kompliceret at forstå for andre end professionelle byg-gefolk. Et andet væsentligt problem er, at der i dag ikke er praksis for atsamle disse informationer i et arkiv eller en database, som muliggør en sam-menligning mellem flere sager. Som nævnt er der heller ikke praksis for atsammenligne disse realiserede data med de forskellige budgetter og planer,så deres nøjagtighed kan fastlægges.

Et væsentligt problem for udviklingsprojektet bliver derfor at gøre doku-mentationen mere tilgængelig for ikke professionelle byggefolk såsom bebo-ere, ejere, politikere og pressefolk. Samtidig med at dokumentationen ikkemå være teknisk detaljeret, skal den alligevel have nøje relation til det meretekniske dokumentationsmateriale. Tilgængeligheden til dokumentationenstrækker sig også tilbage til byggeprocessen, idet den også skal have ennøje forbindelse til hver af de foregående fire niveauer af beslutninger.

1.3 Forslag til udviklingsopgaver og ændring i arbejdsprocesser

Det foreslås, at udviklingsprojektet skal lægge grundlaget for en udvikling afinformative datablade og udvikling af en prisdatabase med en analysemeto-de for produktivitet på tværs af sager. Det foreslås desuden, at der udpegesarbejdsprocesser i relation til bygherrerådgivernes plan- og byggefunktionsom skal ændres, og nye arbejdsprocesser som skal indlæres for at synlig-gøre produktivitet og kvalitet.

Arbejdsopgaver iPlanfunktion ogByggefunktion

Ændringer ognye opgaverskal indlæres

Kravspecifikationer

Udviklingsopgaver

Informativtdatablad

Produktivitetpå bygning,hoveddele &bygningsdele

Prisdatabasemed produk-

tivitetsanalyse

Figur 5. To udviklingsopgaver med tilhørende ændringer, der skal indlæres hos bygherrerådgiverne.

18

Forslag om udvikling af informative databladeInformative datablade udvikles til synliggørelse af renoveringssagens effekti-vitet og kvalitet på Internettet. Bladene har ejere, bygherrer, beboere, politi-kere og presse som målgruppe, og ved billeder og hovedtal illustreres denaktuelle renovering af bygning, hoveddele og bygningsdele.

Omfanget skal afgrænses maksimalt og angive data vedrørende: Kon-struktionstype/-kvalitet, vedligeholdstilstand, omfang og størrelse samt ejen-domsværdi, renoveringspris, tilskud og huslejeændring.

Forslag om udvikling af en prisdatabase og en produktivitetsanalyseEn prisdatabase med tilhørende metoder for analyser af produktivitet påtværs af sagens udvikling gør brug af de data, som er angivet på det infor-mative datablad. Det drejer sig både om planlægningsdata fra de fire beslut-ningsprocesser og realiserede data fra aflevering og slutregnskab.

Det er desuden ønsket, at databasen kan tilpasses andre lignende data-baser og have relation til den kommunale indrapportering og virksomheds-specifikke regnskabssystemer.

Forslag til ændrede og nye arbejdsgange og deres indlæringDe to udviklinger kan ikke stå alene, og det foreslås derfor, at de tilhørendearbejdsgange i Plan- og Byggefunktionerne ændres i forhold hertil, eller derudarbejdes nye, som kan fremme synliggørelsen af produktivitet og kvalitetpå bygherrerådgivernes renoveringssager.

Det må forventes, at der også bliver behov for et tilhørende uddannelses-eller indlæringsforløb hos sagsbehandlerne og det administrative personale.Udviklingsprojektets opgave skal afklare disse forhold og lægge op til et im-plementeringsforløb, som både tager hensyn til gode arbejdsforhold og godøkonomi.

19

2. Byfornyelsesprocessen

Som det fremgår af foregående kapitel er der foretaget en procesanalysemed udgangspunkt i BK som oplæg til et nyt forretningskoncept for bygher-rerådgivere i byfornyelsen med prisdatabase og informative datablade.

Formålet med analysen er at vurdere fremtidige ydelser og arbejdsgangeog med det som baggrund give et oplæg til udformning af en prisdatabaseog informative datablade, der understøtter de ændrede rammebetingelser.

Projektet retter sig mod udvikling af den nuværende byfornyelsesproceshen mod en fremtidig proces kendetegnet ved forbedret produktivitet i relati-on til arbejdsprocesser og synliggørelse af priser og kvaliteter på den fysiskebyfornyelse som det aktive middel til forandring. Det centrale element i den-ne forbindelse er en afdækning af beslutningsprocessen – hvordan beslut-ninger træffes, og hvordan det nødvendige grundlag for beslutninger tilveje-bringes.

Med henblik på at foretage denne afdækning af beslutningsprocessen erdet valgt at gennemføre en analyse af den nuværende og den fremtidigebyfornyelsesproces i forhold til tre niveauer:

Tabel 3. De 3 niveauer på hvilke ændringer i byfornyelsen analyseres.Niveau BeskrivelseMarkedet Det undersøges, hvordan ændringer rettet mod byfornyelsenssektorens overordnede

organisering kan sættes i værk. Dette indbefatter en analyse af byfornyelsesmarkedog -aktører (overordnet organisering).

Virksomheden Det undersøges, hvordan arbejdsprocesserne i en given virksomhed (bygherrerådgi-ver) tilrettelægges (ydre arbejdsprocesser).

Ydelsen Analyse af ændringer på operationelt niveau i en given virksomhed. Der fokuseres påmetoder til udvikling af ydelser og kompetencer (indre arbejdsprocesser).

For hver af de tre niveauer er der foretaget en analyse af de forhold, derkendetegner den nuværende situation. Dernæst er beskrevet, hvordan denfremtidige situation sandsynligvis vil tegne sig. På baggrund heraf er denødvendige ændringer, der skal sættes i værk, beskrevet.

Efterfølgende redegøres kortfattet for indholdet heraf og de væsentligsteresultater fra analysen. Der henvises til bilag C, D og E for yderligere oplys-ninger om grundlaget for analysen og en detaljeret gennemgang af de tre ni-veauer.

2.1 Markedsmæssige forandringer

For det første er der foretaget en analyse af markedet for byfornyelsen. Derredegøres for de centrale aktører og specifikt casevirksomheden Byfornyel-se Københavns rolle i forhold til de øvrige aktører og de ydelser, der skal le-veres i fremtiden. Der fokuseres særligt på forholdet mellem kunde- og leve-randørrollen, og hvordan denne vil tage sig ud i fremtiden.

Et af de helt centrale elementer i analysen er forholdet mellem virksom-heden og de ydre rammer, denne er underlagt. Således vurderes det, at dereksisterer et stort behov for forandring i sektoren, foranlediget af en rækkepåvirkninger af såvel politisk/økonomisk som udviklingsmæssig karakter.

Som beskrevet i (Haugbølle et al., 2005) fremgår det i den gældende lovom byfornyelse og udvikling af byer, at regeringen ønsker at gennemføre en

20

byfornyelsesreform, som skal sikre mindre offentlig regulering og støtte, stør-re grad af frivillighed, vægt på de markedsmæssige muligheder, alternativefinansieringsmuligheder samt et enklere regelsæt.

I loven er der fokus på at reducere de statslige bevillinger til byfornyel-sesområdet, hvilket medfører, at BK og andre aktører på markedet i højeregrad skal opsøge andre typer af opgaver og bygherrer og dermed konkurre-re på markedsvilkår om de private initiativer og investeringer.

Den markedsmæssige situation har således ændret sig de senere år, ogbyfornyelsesselskaberne er under pres for at effektivisere sagsgangenesamt udvikle og engagere sig i nye forretningsområder. Denne udvikling vilfortsætte fremover. Der må regnes med, at arbejdsopgaverne ikke længerekommer ’af sig selv’ fra kommunerne, og at byfornyelsesselskaberne derforselv må gøre et større arbejde med henblik på at sælge deres ydelser.

I en situation, hvor markedskræfterne råder, og der er stor konkurrenceom byfornyelsesopgaverne, bliver det særligt vigtigt, at virksomhederne ud-vikler deres ydelser, idet dette bliver en central konkurrenceparameter. Virk-somhederne skal dermed til at tænke strategisk og vælge sine kunder mereomhyggeligt i forhold til de forretningsområder, der ønskes udviklet, dvs.som virksomhederne finder rentable.

På aktørsiden viser analysen, at særligt tre aktørgrupper er af interesse irelation til de funktions- og rolleændringer, der finder sted fra den nuværen-de byfornyelsesproces til den fremtidige vision:

– Indførelsen af 'bygherreinteressenterne' på henholdsvis myndigheds- ogejer/lejerniveau.

– Kommunen som erfaren bygherre og investor.– Bygherrerådgiveren som konsulent for bygherreinteressenterne.

Bygherrerådgiverne skal fremover være indstillet på et samarbejde med flerenye bygherretyper, især på det private markedssegment. Dette indebærer, atvirksomhedernes medarbejdere ikke længere kan nøjes med at operere somforretningsførere for bygherren, der ofte ikke besidder den formelle viden ogkompetence til at udfylde bygherrerollen. Bygherrerådgiverne skal derfor læ-re at påtage sig en rolle som konsulent for bygherreinteressenterne, og ind-bygge denne beslutningskompetence i processen.

Bygherreinteressenterne anvendes som betegnelse for de parter, der bi-drager økonomisk i den konkrete bygningsfornyelses gennemførelse. Over-ordnet set kan det siges, at bygherreinteressenterne vil medvirke til at for-bedre samarbejdet mellem renoveringsprocessens parter med henblik på athøste økonomiske gevinster.

Med indførelsen af den nye aktørrolle 'bygherreinteressenterne' er derydermere lagt op til, at kommunen engageres i de konkrete bygningsfornyel-sessager på linie med ejer/lejer. Kommunen besidder ofte stor erfaring sombygherre og kan dermed medvirke til at opbygge en større beslutningskom-petence blandt de øvrige ejer/lejere. Kommunen vil fremover skulle fungerebåde som formel beslutningsmyndighed men også som en bygherre med enbetydelig og aktiv rolle i processen.

Ændringen i forholdet til kunden er ikke alene knyttet til fremkomsten af etnyt segment, men også til organiseringen af byggesagen. Særligt i tilfælde,hvor det offentlige og det private samarbejder i finansieringen af en byg-ningsfornyelse, opstilles der en række nye ’spilleregler’ for byfornyelsespro-cessen, der både kan have indflydelse på selve projektets gennemførelsemen også på bygherrerådgivernes ydelser.

Med reduktionen i rammerne for byfornyelsen og et mere differentieretkundesegment, skal byfornyelsesselskaberne i højere grad være indstillet påat lave et større opsøgende arbejde og skifte rolle i forhold til de ydelser, derskal sælges. Ydelserne skal omfatte mere end de rent administrative ogbyggetekniske opgaver, og kan fx omfatte bistand og rådgivning til kommu-nerne i relation til at udarbejde strategier for, hvordan kommunale/statsligerammer og private midler kan kombineres i byudviklingen/byfornyelsen.

21

2.2 Selskabernes forandringsproces

Analysen af selskabernes forandringsproces tager afsæt i den foregåendebeskrivelse af byfornyelsens marked og aktører, og omhandler bygherreråd-givernes indplacering i den overordnede byfornyelsesproces. Dette er valgtmed henblik på at kunne kortlægge de formelle og strukturelle rammer forvirksomhedernes virke og samarbejdet med de øvrige aktører på markedet.

I analysen af bygherrerådgiverne og den overordnede byfornyelsesprocesredegøres for de nye aktiviteter, der ses som resultatet af byfornyelsespro-cessens reorganisering.

Generelt er forandringen fra nutilstand til vision præget af forenkling afselve byfornyelsesprocessen. Den nuværende byfornyelsesproces er om-fattet af 14 processer (som beskrevet i bilag D), hvor hver af disse typiskkræver en myndighedsbehandling, med henblik på godkendelse af de be-slutninger, der er truffet og en tilladelse til at forsætte processen.

Dette kan betegnes som en ’stop-go proces’, hvor der forekommer fleretilfælde af tilbageløb, når sagen har ligget længe fx i forbindelse med myn-dighedsbehandling og skal tages op på ny. Denne proces er præget afblandt andet (EBST, 2003a):

– Tomgang og inerti– Manglende samling af aktører– Dårlig kommunikation– Tovtrækkeri mellem bygherreparterne– Stor udskiftning hos de involverede parter.

Den fremtidige vision for byfornyelsesprocessens tilrettelæggelse arbejdermed en forenkling af sagsforløbet til kun syv processer. Dette, og det øgedesamarbejde mellem aktører og princippet om fælles beslutningstagen, med-fører, at der forekommer en ændring fra den eksisterende ’stop-go proces’ tilen dynamisk omkostningsreducerende proces.

Bygherrerollen forventes også at undergå en markant udvikling fra dennuværende til den fremtidige vision for byfornyelsen. Indførelsen af bygher-reinteressenterne som betegnelse for de aktører, der bidrager økonomisk tilbygningsfornyelsens gennemførelse, lægger op til, at myndighederne skalinddrages aktivt i processen, hvorved beslutningerne kan tages ad hoc ogløbende uden væsentlige tilbageløb, hvilket vil medføre en smidigere og me-re fleksibel proces.

Med henblik på at kunne håndtere den nye beslutningsstruktur er detnødvendigt, at bygherrerådgiverens rolle ændres fra forretningsfører til kon-sulent. Bygherrerådgiveren skal hjælpe bygherreinteressenterne til enighedom organisering af bygningsfornyelsen og skal på deres vegne sikre denoverordnede tilrettelæggelse og ledelse af byggeprocessen og samarbejdetmed de øvrige rådgivere og entreprenører. Der lægges op til, at bygherre-rådgiveren i den fremtidige byfornyelse skal kunne varetage følgende opga-ver:

– Procesledelse– Forventningsafstemninger– Effektmålinger.

Det er primært arbejdsopgaver knyttet til smidiggørelse og forenkling af pro-cessen, der er centrale i den fremtidige udvikling. Det drejer sig konkret omat medvirke til udarbejdelse af eksempelvis et bedre plangrundlag, bygher-rens værdigrundlag og prissat projektforslag. Alle opgaverne bliver til i enfælles dialog mellem de øvrige aktører, men det er bygherrerådgiveren, derkan få ansvar for igangsætning, konkretisering og formulering af disse.

Denne rolle indebærer også, at bygherrerådgiveren skal opbygge beslut-ningskompetencer blandt de øvrige aktører, således at disse kan medvirkeaktivt i processen og træffe beslutningerne på et retvisende eller fyldestgø-

22

rende grundlag. Udøvelsen af denne rolle retter sig især mod gruppen afejer/lejere, der ofte ikke besidder det nødvendige formelle kendskab til enbygningsfornyelses gennemførelse.

I forventningsafstemningen skal kommunen konkretisere det politiskeværdigrundlag, ejeren skal vurdere, hvor meget der kan investeres nu og ifremtidig drift, og lejerne skal tage stilling til niveau for huslejeforhøjelser ogfremtidige driftsudgifter. Ejer/lejeres stillingtagen foregår ofte på baggrund afbygherrerådgiverens indstilling eller med udgangspunkt i et informativt data-blad.

Udarbejdelse af informative datablade er en anden vigtig funktion, der ivisionen kommer til at ligge hos bygherrerådgiveren. De informative databla-de har i denne kontekst til formål at fungere dels til synliggørelse af byforny-elsessagens produktivitet og kvalitet udadtil, men også som beslutnings-støtte for de forskellige aktører i procesforløbet. Der henvises til det efterføl-gende kapitel for en nærmere beskrivelse af indholdet af disse, og hvordande kan anvendes i udarbejdelsen af et beslutningsgrundlag.

2.3 Udvikling af ydelser og kompetencer

Slutteligt er foretaget en analyse af, hvilke ydelser og kompetencer, der skaludvikles hos bygherrerådgiverne, med henblik på at kunne håndtere demarkedsmæssige ændringer, understøtte bygherrerådgivernes forandrings-proces og varetage den nye byfornyelsesproces som beskrevet ovenfor.Analysen fokuserer specielt på håndteringen af den nye beslutningsproces,herunder udarbejdelse af det nødvendige grundlag for beslutninger.

Til dette formål er tre konkrete arbejdsfelter i relation til udarbejdelse afbeslutningsgrundlag i byfornyelsesprocessen blevet analyseret, som gen-nemgås efterfølgende:

– Karréregistrering (Planfase)– Prissat projekt (Koncept- og designfase)– Udførelse (Konstruktionsfase).

PlanfaseGrundlæggende set tager visionen for den fremtidige planfase udgangs-punkt i en sammensmeltning af faserne 'screening af bydel' og 'registreringaf karré' for herigennem:

– at forenkle den overordnede proces, hvor der vil være færre aktiviteter ogaktører at holde rede på.

– at lægge bydelsanalysen op på et højere hierarkisk niveau i byfornyelsen,så denne tager mere form af en politisk proces end en teknisk proces.

– at indarbejde den meget detaljerede registrering af enkeltejendomme, deri dag gennemføres i karréregistreringen, som et element i byggepro-grammet, dvs. i kravfasen.

Den fremtidige bydelsanalyse vil dermed tage udgangspunkt i de politiskeudmeldinger, som derfor skal være mere detaljerede end i dag. De politiskeudmeldinger skal føre til udarbejdelsen af et politisk værdigrundlag, der somminimum indeholder kommunale krav til valg af renoveringsløsninger ogmaterialer, krav til finansiering og krav til selve bygningsfornyelsesproces-sen. I og med at processen lægges op på et højere politisk niveau, vil bydel-sanalysen fremover typisk også omfatte flere byområder og bygninger, endder kommer til at indgå i det politiske værdigrundlag.

Beslutningsprocessen vil tage udgangspunkt i anvendelsen af en prisda-tabase, der kombinerer oplysninger fra BBR og registreringer af ejendom-mens tilstand på bygningsdelsniveau.

23

Budgetlægningen tilstæbes at være mindre præcis end ved en egentligtilstandsvurdering af en konkret ejendom for til gengæld at få et økonomisksammenligningsgrundlag på screeningsniveau.

Som en del af ydelsen skal udarbejdes et informativt datablad, der vilsynliggøre renoveringssagens omfang, produktivitet og kvalitet i forhold tiloffentligheden. Det informative datablad skal anvendes som input til krav- ogkonceptfasen, idet de oplysninger om den kommende bygningsfornyelse,der fremgår heraf, skal bruges i dialogen om valg af koncept og lign. Det in-formative datablads rolle og udformning diskuteres i et efterfølgende kapitel.

Koncept- og designfaseI visionen for den fremtidige koncept- og designfase skal alle relevante par-ter og kompetencer inddrages fra projektets start. Det betyder, at der skalforetages en form for tidligt udbud, og at entreprenøren inddrages allerede ikoncept- og designfasen. Hovedprojektet skal i disse tilfælde derfor ikke for-beredes som udbudsmateriale til licitationen. I stedet foreslås det, at hoved-projekteringen erstattes af et udførelsesprojekt, som foretages af entrepre-nøren inden opstarten i konstruktionsfasen. De to faser forprojekt/hoved-projekt og licitation kan derfor reduceres. Aktiviteterne udgår eller overflyttestil henholdsvis krav- eller konstruktionsfasen i den fremtidige proces (se bilagE).

I den nuværende proces er aktiviteterne i høj grad knyttet til hver af aktø-rerne. Aktiviteterne foregår efter hinanden og afleveres ofte i en form forgodkendelsesskrivelse eller anden form for skriftlig dialog. I den fremtidigeproces er aktiviteterne ofte sammenfaldende og foregår i en dialog mellemaktørerne. Beslutningerne træffes i fællesskab på møder.

I konceptfasen skal der foregå en værdibaseret projektering, som kan sty-res af rådgiversiden, men både bygherresiden, rådgivere og udførende (hvisde er valgt i tidligt udbud) sidder med ved bordet. Myndighederne skal for-melt godkende det prissatte projektforslag, men kan gøre det relativt hurtigt,fordi man har kendskab til projektets detaljer.

De centrale dokumenter i dag vil være mange af de samme i den fremti-dige proces, men det tilstræbes, at de vil ligge i digital form.

Til konceptfasen er der, ud over entreprisekontrakten, udarbejdet ensamarbejdsaftale, og efter hver fase laves der procesmålinger udfra kriterier,som er valgt af aktørerne i fællesskab. Måleresultaterne vil foreligge efter af-slutningen af hver fase.

Endelig foreslås det, at der ved sagsoprettelsen laves et informativt data-blad, som opdateres undervejs i projektet, når der sker ændringer og juste-ringer i projektets nøgledata. Det er bygherrerådgiveren, der er tiltænkt detoverordnede ansvar i forhold til at udarbejde og justere de informative data-blade undervejs i processen.

I relation til beslutningsprocessen kan der peges på en anden vigtig æn-dring mellem den nuværende og den fremtidige koncept- og designfase. Iden nuværende situation træffes beslutningerne hierarkisk, hvilket vil sige, atforslag og indstilling til projektændringer og lign. skal behandles og godken-des sekventielt på de overordnede niveauer med myndigheder som denøverste autoritet. Heroverfor står den fremtidige vision, i hvilket det er hen-sigten, at beslutninger træffes i fællesskab på baggrund af dialog mellem li-geværdige aktører. Myndighederne har dog stadigvæk til opgave at foretageden endelige godkendelse og udstedelse af de rette tilladelser til byggeriet.

KonstruktionsfaseI relation til bygherrerådgiveren tilstræbes det, at der i den fremtidige byfor-nyelsesproces udarbejdes en ramme for, hvordan dennes ydelser skal til-rettelægges. Med dette menes ikke, at alle skal udføre opgaven på sammemåde, men derimod at alle har det samme baggrundsmateriale som et fæl-

24

les udgangspunkt for deres ydelser og arbejder ud fra en fælles given pro-cesforståelse.

Som et eksempel på dette kan nævnes, at der skal være større fokus påat styre aktiviteterne i henhold til konkrete milepæle for projektet snarere endefter en tidsplan udarbejdet i forbindelse med projekteringen. Dette skal væ-re medvirkende til at øge fleksibiliteten i forløbet, idet det vil være nemmereat justere projektplanerne i forhold til de løbende ændringer, der finder stedundervejs.

Der er endvidere den forskel, at alle de aktører, der er i spil i denne fase,medvirker til at tage centrale beslutninger af betydning for hele projektet ifællesskab. Det er så at sige ’de rigtige’, dvs. de der besidder den reelle vi-den og kompetence om givne forhold, der er med til at træffe beslutningerne.Man kan tale om en decentralisering af beslutningsmyndigheden.

Den nye proces skal dermed tilrettelægges handlings- og løsningsoriente-ret så aktørerne kan agere proaktivt i forhold til de kommende aktiviteter ogopgaver. I forhold hertil fremstår den nuværende udførelsesfase som pro-blemorienteret og reaktiv, idet en given aktør først bringes i spil i processen,såfremt der skal tages handling på en forespørgsel fra en aktør uden enformel beslutningskompetence placeret længere nede i det organisatoriskehierarki.

Endelig er der også ændringer knyttet til udarbejdelsen og anvendelsen afinformative datablade. De informative datablade behandles særskilt i et ef-terfølgende kapitel, hvorfor der her kun foretages en kort summarisk beskri-velse af de relaterede ændringer.

Den før omtalte fælles ramme, der skal udarbejdes for bygherrerådgiver-ne, kunne for eksempel tage form af anvisninger til brug af informative data-blade med henblik på at underbygge aktørernes beslutningskompetencer ogdermed styrke de valg, der skal træffes løbende. Det informative databladskal indeholde:

– Oplysninger om økonomiske og projektmæssige beslutninger i forbindel-se med opstarten.

– Oplysninger om efterfølgende ændringer, der har indflydelse på kvalitet,æstetik, pris og tid.

Det informative datablad anvendes såvel udadtil til formidling af byggesagentil offentligheden vedrørende beslutninger om bl.a. økonomi, udformning ogvalg af løsninger, men også som løbende input i processen blandt andet til:

– Fastholdelse af mål, aftaler ol aktørerne imellem.– Beslutningsstøtte til bygherren eksempelvis til valg af detailløsninger,

bygningsudformning og kvalitet.– Værdistyring, dvs. måling og afstemning af projektets milepæle i forhold til

bygherrens/bygherreinteressenternes værdigrund.

På baggrund af analysen af byfornyelsesprocessen, præsenteres i efterføl-gende kapitel et forslag til den fremtidige beslutningsproces i byfornyelsenrelateret til brugen af informative datablade og prisdatabase.

25

3. Byfornyelsens beslutningsprocesser

På baggrund af procesanalysen præsenteret i kapitel 2 og den i figur 4 afbil-dede referenceramme for udarbejdelse af et beslutningsgrundlag, gennem-gås i dette kapitel et oplæg til en model for beslutningsprocessen i den frem-tidige byfornyelse.

Som led i detailanalysen af byfornyelsesprocessen er der udarbejdet enrække fasediagrammer, der skematisk fremstiller en given fase i byfornyel-sesprocessen, herunder (se også bilag C, D og E):

– Medvirkende aktører– Flowet i procesforløbet med angivelse af delprocesser– Konkrete aktiviteter og arbejdsopgaver– Centrale dokumenter, der er resultatet af en given delproces, herunder

dokumenter, beslutningsdokumenter og informative datablade– Centrale beslutninger, der er resultatet af en given delproces.

Nedenfor er gengivet et fasediagram for den fremtidige konstruktionsfase:

B.

Grundigregistre-

ring

Konstruktions- og udførelsesfase

1. Myndigheder

2. Bygherrer

3. Rådgivere

4. Entreprenør

5. UE'er

A.

Opstart-møde

Forbere-delse

C.Bygher-remøder

Forbe-redelse

D.

Byggemøder E.

UE-møder

G.

Faktu-rering

Forberedelse

Udbe-taling

H.

Afstem-ningsmøde

Forbere-delse

Informativtdatablad(Input)

Informativtdatablad

(Justering)

Fællesbeslut-

ning

Ref. Ref. Ref. ReRef. Ref.Ref.

3

2A

2B

1

Fællesbeslut-

ning

Figur 6. De fire hovedelementer i beslutningsprocessen eksemplificeret i fasediagrammet for den frem-tidige konstruktions- og udførelsesfase.

Det fremgår heraf, at fasediagrammet med tilhørende aktiviteter kan opdelesi fire hovedelementer relateret til byfornyelsens beslutningsproces, jf. neden-stående model.

26

h) Be-slutning

Udarbejdelse af beslutningsgrundlag

a) Vejled-ning ogproces-værk-tøjer

e) ‘Leverandør’mulighederb) Regler og

registerdata

g) Oplægtil beslut-

ning- Resultat

i) Informa-tivt data-blad ogpris- og

erfarings-database

c) Tilstands-beskrivelse

d) ‘Kunde’ønsker

Kildemateriale

f) Vurde-ringsproces

12A 3

2B

Figur 7. De fire hovedelementer i grundmodellen for beslutningsprocessen med tilhørende ydelser.

De fire hovedelementer i modellen er:

1 Udarbejdelse af beslutningsgrundlag2A Oplæg til beslutning på baggrund af beslutningsgrundlag2B Informativt datablad og prisdatabase3 Beslutning.

Efterfølgende foretages en kort beskrivelse af indholdet af de fire hovedele-menter, hvorefter der redegøres for koblingen mellem disse og behovet foren yderligere justering af modellen.

3.1 Udarbejdelse af beslutningsgrundlag

Procesanalysen har vist, at de aktiviteter, der indgår i en given fase i byfor-nyelsesprocessen, er alle centreret omkring det at udarbejde et grundlag forat kunne træffe en sikker beslutning. Sagt på en anden måde, er det i detdaglige arbejde, at beslutningskompetencen opbygges.

I hver af de forskellige aktiviteter og arbejdsprocesser, der indgår i byfor-nyelsesprocessen foretages en afrapportering, der kan tage form af refera-ter, notater, betænkninger, kontrakter, projektplaner etc. Disse fungerer somgrundlag for de beslutninger, der træffes undervejs i projektet.

De elementer, der indgår i udarbejdelsen af beslutningsgrundlaget, kan,ansporet af de erfaringer, der er indsamlet i procesanalysen, samles i treoverordnede grupper, jf. figur 4 og 7 (se også bilag F):

1) Procesramme:a) Metodebeskrivelse og procesværktøjer.f) Vurderingsproces.

2) Teknisk grundlag:b) Regler og registerdata.c) Tilstandsbeskrivelse.

3) Kravformulering:d) Kundeønsker.e) Leverandørmuligheder.

ProcesrammeProcesramme bruges som betegnelse for den grundlæggende procesforstå-else og processtyring, der ligger til grund for ydelser, der er knyttet til bygher-rerådgiverens roller i henholdsvis plan- og byggefunktionen.

Hermed lægges der dog ikke op til, at alle skal udføre en given opgave påsamme måde (dvs. fravær af valg- og metodefrihed) men derimod, at allehar det samme baggrundsmateriale og arbejdsgrundlag som et fælles ud-gangspunkt for deres ydelser.

27

Procesrammen skal indeholde konkrete vejledninger og metodebeskrivel-ser, som ydelseshåndbøger, standardreferater og aftaler om fakturering,samt flowdiagrammer og eksempler på informative datablade (se også bilagF). Den kan også indeholde forskellige procesværktøjer som dataprogram-mer til 3D-visualisering og simulering af både priser og kvalitet (se eksem-pelvis Sørensen, 2004).

Det andet element i procesrammen er selve vurderingsprocessen. Ind-holdet af og formålet med vurderingsprocessen er måske bedst eksemplifi-ceret i forbindelse med beskrivelsen af den fremtidige bydelsanalyse (se bi-lag C). Heri fremgår det, at det tekniske grundlag (bl.a. oplysninger fra BBRog prisdatabase) skal kombineres med kravsformuleringerne (fx fra borger-møder) i en bygnings-/prisdatabase, hvorved der kan genereres et overslagover de samlede omkostninger fordelt på de enkelte ejendomme. Oversla-gene, der tager form af informativt datablad, vurderes desuden i forhold til depolitiske udmeldinger og værdigrundlag.

Vurderingsprocessen har bl.a. til formål at fungere som en kvalitetssikringaf beslutningsprocessen og det videre forløb, idet det sikres, at alle de op-lysninger og informationer, der skal anvendes med henblik på at træffe enbeslutning, er tilstede, og at de vægtes kvalificeret i forhold til hinanden.

I lighed med udarbejdelse af metodebeskrivelse og anvendelse af proces-værktøjer er bygherrerådgiveren her en central aktør. Det foreslås således,at det er bygherrerådigiveren, der varetager denne ’integrerende’ funktion,idet der kræves et stort overblik over alle processens delelementer, for atkunne vurdere om grundlaget for beslutningerne er tilstrækkeligt og tilstede.Således redegøres der i aktivitetsbeskrivelsen for netop den fremtidige faktu-rering, at de månedlige fakturaer vedrørende håndværkerudgifter fremsen-des månedligt til udbetaling af bygherrerådgiveren. Denne foretager afstem-ning af økonomi, sammenholder budget med fakturaer, attesterer og tagerrådgivers kommentarer i betragtning. Såfremt et større arbejde ikke er afkla-ret, skal bygherrerådgiveren tage aktion, og sørge for, at de nødvendige til-ladelser og lign. indhentes, fx i forbindelse med afstemningsmøder.

Teknisk grundlagI tilgift til procesrammen indgår der også et teknisk grundlag i relation til atudarbejde et beslutningsgrundlag. Det tekniske grundlag består af konkreteregler og registerdata knyttet til en given kommunal planopgave eller byg-nings- og boligfornyelsessag. Regler og registerdata indbefatter blandt andetlove, BBR-oplysninger, priser og frister. Tilstandsbeskrivelser er det andetelement i det tekniske grundlag, og det består primært af registreringsrap-porter, dvs. konkrete tekniske oplysninger om givne bygningers fysiske til-stand, som er indsamlet på de enkelte bygninger ved besøg eller ved sam-taler med beboere og ejere.

Det tekniske grundlag består af eksplicit viden eller information, hvilket vilsige, at det kan kodificeres, dvs. nedskrives og eksempelvis lagres i en da-tabase med henblik på senere udtræk, uden at der sker en forringelse ellernoget ’forsvinder’ i processen.

Eksplicit viden kan også kaldes objektiv, idet der ved udveksling/formid-ling af denne ikke viderebringes nogen ’skjult’ eller dobbelttydig mening. Dener med andre ord deskriptiv. En prisdatabase, indeholdende oplysninger(erfaringstal) om priser for tidligere gennemførte renoveringssager, er et godteksempel på, hvad der er indeholdt i det tekniske grundlag. Sådanne oplys-ninger kan komme til at spille en central rolle i forbindelse med en beslut-ningstagen, idet førstegangs-/engangsbygherrer uden formel indsigt i bygge-riet kan anvende disse tal til sammenligning af mulige løsninger, før detræffer et valg.

Såfremt det tekniske grundlag, der indgår i udarbejdelse af et beslut-ningsgrundlag, foreligger i digital form (dvs. database) er det nærliggende atpege på, at oplysningerne heri bør administreres af en gennemgående ogcentral aktør i byfornyelsesprocessen. Her falder øjet nemt på bygherreråd-

28

giveren, specielt byfornyelsesselskaberne, men kommunen eller andre kun-ne også komme på tale.

Årsagen til, at der peges på byfornyelsesselskaberne er, at disse udførerhovedparten af byfornyelsessagerne i rollen som bygherrerådgiver og byfor-nyelseskonsulent. Det er denne aktør, der besidder det største enkeltover-blik over branchen, og som har den største kontakt til de øvrige impliceredeaktører. Alternativt kunne denne opgave udlægges i en selvstændig fællesordning (se også kapitel 5 ’Krav til prisdatabase og analysemetoder’).

KravformuleringUdover det tekniske grundlag indgår også en række kvalitative parametre iudarbejdelsen af et beslutningsgrundlag. Disse parametre indgår i formule-ring af bygherrens kravspecifikation, og de skal både beskrive kundeønskerog leverandørmuligheder. Kravformuleringen i en bygningsfornyelse giversom ofte anledning til større eller mindre ændringsforslag i projektet.

Det er dog ikke altid entydigt eller åbenlyst, hvordan de krav eller æn-dringsforslag, der fremsættes, kan konkretiseres og omsættes til et designog en planlægning af renoveringen. Årsagen hertil er, at aktørerne ofte ikkeselv kan artikulere og redegøre for, hvad det er, de ønsker. Da ønskerneimidlertid er et billede på bygherrens og brugernes værdier, og da disse skalindgå eller afspejle sig i prissatte løsninger og bindende aftaler, skal bygher-rerådgiveren formå at eksplicitere denne ’tavse viden’ eller ikke udtrykte vi-den og bringe den i spil i processen. I denne forbindelse spiller de informati-ve datablade en central rolle, hvilket der bliver redegjort for efterfølgende.

På baggrund af ovenstående gennemgang præsenteres i nedenståendefigur en forenklet model for, hvorledes de enkelte elementer i udarbejdelseaf beslutningsgrundlag kan grupperes.

A. Teknisk grundlagRegler og registerdataTilstandsbeskrivelse

B. KravformuleringLeverandørmuligheder

Kundeønsker

C. ProcesrammeMetodebeskrivelseVurderingsprocesProcesværktøjer

Figur 8. Elementer i udarbejdelse af beslutningsgrundlag opdelt i tre elementgrupper A, B og C.

Som det fremgår heraf arbejdes nu med kun tre overordnede grupper. To afdisse, kravformulering henholdsvis teknisk grundlag, indeholder de konkreteinformationer ud fra hvilket beslutningsgrundlaget kan udarbejdes, medensdet sidste element, procesrammen, funger som det integrative element, derbringer viden og informationer i samspil i processen og muliggør vurdering afbeslutninger og konsekvenser heraf.

3.2 Oplæg til beslutning

Oplæg til beslutning er et resultat af den gennemførte vurderingsproces medbaggrund i kravformulering og teknisk grundlag. Oplægget giver en konkretbaggrundsinformation for at kunne træffe en sikker beslutning. Ved indførel-se af de informative datablade og en prisdatabase, som også kan indgå somdatagrundlag i vurderingsprocessen, bør det overvejes, at slå oplæg til be-slutning sammen med de informative datablade og prisdatabasen. Beggekan opfattes som dokumentationsmateriale, som med tiden bliver mere ogmere digitaliseret, og hvor de informative datablade er den illustrative ogformidlende del, som både kan bruges til intern og ekstern information.

29

3.3 Informative datablade

Med udgangspunkt i diskussionen om beslutningsprocessen foretages idette delkapitel en redegørelse for de informative datablades indflydelse irelation til udarbejdelsen af et beslutningsgrundlag.

I gennemgangen af de tre udvalgte eksempler på beslutningsprocesservedrørende bydelsanalyse, koncept- og designfasen samt konstruktionsfa-sen i den fremtidige byfornyelse (bilag C, D og E) er der redegjort kort for detinformative datablads rolle i byfornyelsesprocessen. I nærværende delkapiteluddybes disse betragtninger, og databladenes udformning og anvendelsediskuteres videre. I bilag F præsenteres flere konkrete eksempler på forslagtil udformning af informative datablade til brug i de forskellige faser i den nyebyfornyelse.

Tidligere i rapporten er der argumenteret for, at den skitserede foran-dringsproces i byfornyelsen skal bæres af anvendelsen af informative data-blade, der udfylder to vigtige formål:

– Synliggørelse af en given renoveringssags pris og kvalitet på Internettet,og ved billeder og hovedtal at illustrere den aktuelle renovering af byg-ning, hoveddele og bygningsdele. Målgruppen er ejere, bygherrer, beboe-re, politikere og offentlighed.

– Anvendelse som input til beslutningsprocessen undervejs i byfornyelses-processen. Databladene indeholder information på forskellige niveauer,der skal afspejle det ‘objektniveau’ der arbejdes på i den givne proces,hvilket fremgår af nedenstående figur.

Bygnings- og boligfornyelse

Kommunal planfase

Kravfase Koncept-fase

Konstruk-tionsfase

Afleverings-fase

1.Beslutnings-grundlag a:

Objektniveau:Bydele

2.Beslutnings-grundlag b:

Objektniveau:Bygninger

3.Beslutnings-grundlag c:

Objektniveau:Bygningsdele

4.Beslutnings-grundlag d:

Objektniveau:Entrepriser

5.Afleveringog doku-mentationaf pris ogkvalitet

Bydels-analyse

Erfaringstilbageføring

Figur 9. De forskellige processer, beslutningsgrundlag og objektniveauer i byfornyelsesprocessen. I vi-sionen er den kommunale planproces minimeret og adskilt fra selve bygnings- og boligfornyelsen, og jf.oplæg til ny byfornyelseslov bliver denne del mere privatiseret.

Hensigten med de informative datablade er, at indholdet i dem skal afspejledet objektniveau, der arbejdes på i den givne proces. I den fremtidige plan-fase, fx bydelsanalyseprocessen, arbejdes der fx med bydele, karréer ogbygninger, idet vægten især lægges på bydelen. I de efterfølgende faser ar-bejdes der henholdsvis med bygninger, bygningsdele og entrepriser somprimært objektniveau for data i de informative datablade. På det givne ob-jektniveau er nøjagtigheden af data ofte høj, og antallet af data på den en-kelte bygning er stigende gennem faserne. Dvs. at detaljeringsgraden af deinformative datablade for en renoveringssag er stigende jo længere frem iprocessen man kommer.

Ud over at være det konkrete output af en given proces, skal de informa-tive datablade også fungere som input i de efterfølgende processer. Det erhensigten, at de informative datablade, der er udarbejdet som resultat af en

30

proces skal udgøre rammebetingelserne for den efterfølgende proces. Debeslutninger, der eksempelvis træffes på det politiske beslutningsniveau ombyfornyelsesprocessens tilrettelæggelse og gennemførelse, anvendes i denvidere planfase til at føre dialogen med beboere og erhvervsdrivende ombetingelserne for renoveringssagens gennemførelse.

I de efterfølgende delkapitler redegøres nærmere for udformningen af deinformative datablade og de sammenhænge, der er mellem databladene påtværs af byfornyelsesprocessens faser.

Udformning og anvendelse af informative databladeSom det fremgår af ovenstående figur 9, arbejdes der i den kommunaleplanfase på et objektniveau, som har særlig fokus på bydelen, men den kanogså indeholde specifikke oplysninger om karréer og bygninger. I oplæggettil den fremtidige planfase er detaljeringen mindre, idet den grundige regi-strering af ejendomme foreslås at finde sted senere i processen.

I stedet for har bygherrerådgiveren til opgave at indsamle relevante op-lysninger fra eksisterende registre vedrørende bydelen og udvalgte bygnin-ger, og på baggrund heraf foretage en ’cykelregistrering’, hvilket primært in-debærer en udvendig besigtigelse af tag, fag, kældre og trappeopgange.Drøftelser af konkrete arbejder og økonomi skal først ske i forbindelse medden efterfølgende bygnings- og boligfornyelse. Som eksempel på, hvilke ek-sisterende registre, der kan inddrages i denne proces, kan UrbanMaster(2003) nævnes.

UrbanMaster er et Internetbaseret værktøj, der gennem et åbent struktu-reret informationssystem, indeholdende data i statistisk, grafisk og deskriptivform, har til formål at forbedre beslutningskompetencen blandt offentligemyndigheder, virksomheder og borgere i relation til by- og bygningsfornyel-se. Systemet er koblet til GIS-baserede kort og eksisterende eksterne infor-mationssystemer indeholdende kvantitativ og kvalitativ data om eksempelviskvalitetsniveauer, bygningshistorie, lokalplaner og lign. Systemet er tilgæn-geligt for administrativt brug gennem Internettet (www.urbanmaster.lt).

Grundlæggende set kan UrbanMaster siges både at fungere (primært)som en del af beslutningsprocessens tekniske grundlag, men også at funge-re (sekundært) i samme rolle som det informative datablad er tiltænkt, dvs.med henblik på at synliggøre renoveringssagens omfang og kvalitet i forholdtil offentligheden.

Figur 10a. Eksempel på udformning af informativt datablad i den kommunale planfase.

31

Figur 10b. Eksempel på udformning af informativt datablad i den kommunale planfase.

Det foreslås dog, at disponere det konkrete informative datablad således, atalle relevante oplysninger vil fremgå af kun én side, med henblik på at øgetilgængelighed og brugervenlighed. Dette stiller dog krav til, at der foretagesen sanering/oprydning af UrbanMasters informationer og struktur.

Følgende oplysninger skal fremgå af det informative datablad på by-delsniveau:

− Grafisk afbildning af bygningen, hvilket gør det muligt for beslutningsta-gerne ved selvsyn at konstatere, hvordan den givne bygnings tilstand er.

− Bygningens stamdata, herunder en beskrivelse af bygningen i forhold tilen række kvalitative parametre fx arkitektonisk og kulturhistorisk værdi.

− Vurderede omkostninger af en indvendig og udvendig istandsættelse fx jf.kontoplan 30 bygningsdelsopdelingen (Bertelsen, 2003a; 2004). Konto-plan 30 er nærmere omtalt sidstsom i kapitel 4. Disse kan evt. betragtessom rammeudgifter eller erfaringspris for bygningsfornyelsessagens gen-nemførelse. Det er denne pris der efterfølgende søges opfyldt i forbindel-se med krav-, koncept- og konstruktionsfasen.

Såfremt beslutning om bygningsfornyelse bliver truffet i kravfasen, skal ar-bejdet med konceptualisering af renoveringssagen begynde. Konceptualise-ringen skal foregå inden for rammerne af de i kravfasen fastlagte budgetter(erfaringspriser) og vilkår (omfang og kvalitet).

Kravspecifikation opfattes det centrale omdrejningspunkt i den fremtidigekonceptfase. De informative datablade, der er udarbejdet i planfasen ogkravfasen skal anvendes som input til den fælles dialog om valg af løsninger.

Databladet, der skal indeholde det kommunale plangrundlag for bygnings-og boligfornyelsens gennemførelse, skal indgå som en del af bygherrerådgi-verens ’værktøjskasse’ til at støtte bygherreinteressenterne, når de skaltræffe beslutninger om det videre forløb.

Hvor objektniveauet i den kommunale planfase omhandler bydele, karréerog bygninger med særlig vægt på bydelen, arbejdes der i krav- og kon-ceptfasen på et mere detaljeret niveau med fokus på henholdsvis bygningog bygningsdele. Bygherreinteressenterne skal således tage stilling til denkonkrete udformning af byggeriet, herunder valg af detailløsninger.

Ved valg af fast inventar og specifikke byggevarer kan der anvendes pro-duktblade (informative datablade på et meget detaljeret objektniveau), derindeholder oplysninger om de mulige løsninger, der kan vælges imellem.Bygherrerådgiveren kan i samarbejde med leverandører udarbejde disse iforbindelse med workshopprojekteringen, således at brugerne (ejer/lejere)har mulighed for at vurdere, hvilke konkrete løsninger der skal anvendes.

32

I forbindelse med en bygningsfornyelse er der fra bygherreinteressenter-nes side et kvantitativt (økonomisk) såvel som kvalitativt (æstetisk) hensynat tage i forbindelse med valg af løsninger. Og det er alene bygherreinteres-senterne, der skal træffe den endelige beslutning om valg af løsninger.

I konceptfasen er det centralt, at de valgte løsningers omkostninger rela-teres til en økonomisk konsekvensberegning om fx fremtidigt huslejeniveau,og at de valgte løsninger afbildes og beskrives på produktbladene, blandtandet med henblik på at sikre, at der ikke senere opstår tvivl og stridighederom, hvilke løsninger, der er valgt, og hvilke aftaler, der er indgået.

Databladene skal på dette tidspunkt i processen indeholde:

– Principtegninger over valgte løsninger.– Priser, mængder, omfang og kvaliteter af alle arbejder.– Beregnet årlig huslejestigning.

Databladene kan herefter anvendes i den efterfølgende licitation og som vi-dere input til konstruktionsfasen. Et informativt datablad kan eksempelvisudformes som vist nedenfor:

Figur 11. Eksempel på informativt datablad i konceptfasen efter afholdt licitation.

I konstruktionsfasen justeres de informative datablade med oplysninger om:

– Økonomiske og projektmæssige ændringer i forbindelse med opstarten afkonstruktions- og udførelsesfasen.

– Ændringer der har indflydelse på kvalitet og æstetik, og som kan opstå ikonstruktionsforløbet.

Disse forhold skal afklares på opstartmøder, afstemningsmøder og evalue-ringsmøder, som beskrevet i bilag E.

Udførelsesfasen er karakteriseret ved, at der løbende opstår uforudsetehændelser, der skal afklares ad hoc parterne imellem. Det informative data-blad indeholder de principbeslutninger, der er truffet tidligere i processen ogskal således justeres, hver gang uforudsete hændelser, der har indflydelsepå ovennævnte forhold, optræder.

Denne løbende justering af databladet skal sikre, at det kan anvendesudadtil til formidling af byggesagens status til offentligheden, men også lø-bende kan anvendes til videre input i processen, blandt andet til måling ogafstemning af projektets milepæle og økonomi, og som støtte til de enkelteaktørers beslutningstagen.

33

I kapitel 4 ’Dokumentation ved aflevering’ gennemgås struktur og indholdaf de informative datablade i alle fem faser – fra planfase til aflevering.

3.4 Beslutning

Sidste element i beslutningsprocessen er selve beslutningerne, der træffespå baggrund af det grundlag, der er beskrevet i de foregående afsnit samt ianalysen af den fremtidige byfornyelsesproces (bilag C, D og E). Denne vi-ser, at der er markante forskelle på, hvordan beslutningerne træffes i forholdtil den nuværende parksis. Grundlæggende set er der tale om en ændringfra en central til en decentral beslutningsproces.

Fra hierarkisk til gensidig beslutningsprocesDen nuværende byfornyelsesproces kan siges at være kendetegnet ved til-stedeværelsen af et såkaldt beslutningshierarki med lange kæder af enkelt-beslutninger, som illustreret i nedenstående figur.

Pris Dialog

234

5 4 3 12

5 234

5 4 3 12

Forespørg. Dialog Forespørg. Forespørg.

No

Go

Figur 12. Beslutningshierarki – sekventiel beslutningsproces.

Beslutningshierarkiet indebærer, at informationer og forespørgsler behand-les sekventielt eller ad ’kommandovejen’. En underentreprenør henvendersig eksempelvis til hovedentreprenøren med henblik på at få tilladelse til atanvende alternative materialer. Hovedentreprenøren indgår dernæst i dialogmed den tekniske rådgiver, der viderebringer underentreprenørens fore-spørgsel til bygherren, der skal tage stilling hertil. Bygherrens beslutning skaldernæst godkendes af myndighederne, hvorefter tilladelsen (eller afslaget)bringes tilbage ned gennem hierarkiet til underentreprenøren.

Beslutningshierarkiet er kendetegnet ved:

– Fastlagt arbejdsdeling.– Klart defineret arbejdsdeling med dertil afgrænsede kompetenceområder.– Tilstedeværelse af et sæt generelle regler, der kontrollerer ydelser og

præstationer.– Forventninger om streng disciplin og kontrol i udøvelsen af funktioner.– Rigidt procesforløb styret af formaliserede procedurer de handlinger der

udføres.

I forslaget til en fremtidig byfornyelsesproces søges beslutningerne derimodtaget decentralt i et gensidigt beslutningsfællesskab eller beslutningsnet-værk, hvilket kan illustreres, som vist i figur 13.

Det er her hensigten, at der er åbenhed om beslutningerne fra de forskel-lige parters side, og at disse træffes enten direkte og i fællesskab (fx påbygge- eller bygherremøder) eller ad hoc via et Internetbaseret inddaterings-system (de informative datablade), hvor de respektive sagsparter kan god-

34

kende eller afvise en given forespørgsel, så snart de har taget stilling til ind-holdet og konsekvenser heraf.

1

25

4 3

Forespørgsel DialogBeslutning træffes

Figur 13. Gensidigt beslutningsfællesskab i den fremtidige byfornyelse.

At træffe beslutningerne direkte og i fællesskab kræver imidlertid som mini-mum, at aktørerne besidder beslutningskompetencen (eller grundlaget) til attræffe beslutningerne ad hoc, da aktørerne skal kunne gennemskue konse-kvenserne af forespørgslerne, så snart disse indgives. Der stilles derfor storekrav til beslutningsgrundlagets beskaffenhed.

Alle projektplaner, dokumenter og kontrakter skal være kendte og tilgæn-gelige for de relevante aktører, ligesom der skal være klarhed omkring for-udgående beslutninger, der kan have indflydelse på disse forhold. Det er idenne forbindelse, de informative datablade finder sin berettigelse og indta-ger en helt central rolle i byfornyelsesprocessen, idet de så at sige netop hartil formål at skabe klarhed omkring de beslutninger, der er truffet tidligere iprocessen.

Nedenstående figur viser et eksempel på, hvordan det gensidige beslut-ningsfællesskab rent praktisk kan håndteres og udformes ved hjælp af etinformativt datablad (her på bygningsdelsniveau) på Internettet.

Figur 14. Eksempel på bygningsdelsblad i konceptfasen efter afholdt licitation.

Her er rådgiveres og leverandørs forslag til udformning af badeværelse lagtpå Internettet i form af et produktblad. I boksen nederst til højre kan de for-skellige sagsparter herefter enten godkende eller forkaste forslaget på bag-grund af de oplysninger, der fremgår om økonomi, udformning osv.

Såfremt der ikke er enighed om videre handling, skal der indkaldes til etmøde, hvor nye løsninger skal diskuteres på baggrund af de rammevilkår,

35

der er besluttet tidligere i processen. Det kan fx blive nødvendigt enten atacceptere en større udgift end planlagt eller gå på kompromis med produkt-kravene, dvs. kvalitetsniveauerne, på bygningsdelsniveau.

Såfremt der træffes beslutning om at ændre kvalitetsniveauer eller pro-jektets økonomi, skal der foretages korrektioner af de informative datablademed henblik på at dokumentere udviklingen i byggesagen og efterfølgendeat kunne spore beslutninger og ændringer tilbage gennem processen.

Der argumenteres med andre ord for, at mulighederne for at de enkelteaktører kan træffe beslutningerne ad hoc, afhænger af de informative data-blade, og at beslutningsprocessen i forslaget til den fremtidige byfornyelsekan siges at være kendetegnet ved:

– Autonomi i tilrettelæggelse og udførelse af aktiviteter og opgaver.– Tilstedeværelse af en fælles procesramme for tilrettelæggelse af ydelser.– Beslutninger træffes på grundlag af viden, ikke formel myndighed.– Anvendelse af informative datablade som aktivt input til beslutningspro-

cessen med henblik på at opnå et fleksibelt og smidigt procesforløb, hvorvalgte løsninger er tilpasset de enkelte aktørers krav og ønsker.

I efterfølgende afsnit foretages en udvikling og præcisering af modellen forbeslutningsprocessen i byfornyelsen.

3.5 Oplæg til fremtidig beslutningsproces i byfornyelsen

Nedenstående figur viser en model for beslutningsprocessen i den fremtidigebyfornyelse bestående af seks grundlæggende elementer, der er fastlagtmed udgangspunkt i analyserne af den fremtidige byfornyelsesproces ogudarbejdelse af beslutningsgrundlag.

Formålet med modellen er at etablere en generel forståelse for de ar-bejdsprocesser, centrale metoder, værktøjer og dokumenter, der skal brin-ges i spil, når beslutninger træffes.

I modellen arbejdes med følgende elementer:

A. Procesramme indeholdende metodebeskrivelse, vurderingsproces ogprocesværktøjer.

B. Teknisk grundlag bestående af regler og registerdata samt tilstandsbe-skrivelse.

C. Kravformulering gennem kundeønsker og leverandørmuligheder.D. Dokumentation i form af informative datablade, procesdokumenter (fx

kontrakter, referater og tegninger) beslutningsoplæg og prisdatabase.E. Beslutning.F. Formidling både internt på sagen og eksternt til offentligheden.

U d arb e jd e ls e a f b es lu tn in g sgru n d la g

E . B e -s lu tn in g

D . D o ku m en ta tio n :- In fo rm a tive da ta b lade

– P rocesd ok um en te r- B es lu tn ingsop læ g

- P risda tabaseK ilde in fo rm a tio n

A . P ro ce s ra m m e:- M e to deb esk rive lse- V u rde r in gsp roces

- P rocesvæ rk tø j

B . T ekn is k g ru n d lag :- R eg le r og reg is te rda ta

- T ils tandsb esk rive lse

C . K rav fo rm u le rin g :- Leve rand ø rm u lig hed e r

- K un d eø nsk e r

F . F o rm id lin g :- In te rn t på sa g

- E k s te rn t tilo ffen tligh ed e n

1

2

3

Figur 15. Den fremtidige model for beslutningsprocessen i byfornyelsen.

36

Som det fremgår ved sammenligning med den tidligere præsenterede refe-renceramme for beslutningsprocessen, er der foretaget visse ændringer.

Der er i den nye model foretaget en reducering af antallet af elementer ogen omstrukturering af den indbyrdes sammenhæng mellem disse. De infor-mative datablade ses at indtage en central position i beslutningsprocessen,idet de anvendes i et internt såvel som eksternt perspektiv, dvs. som beslut-ningsstøtte til kravspecifikation og til formidling af bygningsfornyelsens re-sultater til omverdenen.

I denne funktion ’trækker’ databladene på indholdet i en pris- og erfa-ringsdatabase samt de foregående beslutninger i en iterativ proces. Det vilsige, at der løbende forekommer en opdatering og justering af de informativedatablade gennem byfornyelsesprocessen, indtil den pågældende byg-ningsfornyelse er afsluttet, og de informative datablade overgår til en status iforbindelse med afleveringsforretningen og slutregnskabet. Disse erfaringerkan anvendes blandt andet til at dokumentere tidligere praksis og årsager tilvalgte løsninger til brug for kommende projekter.

Hermed opnås, at erfaringsmaterialet kommer til at spille en større rolle iden fremtidige byfornyelsesproces, end det er tilfældet i dag, hvor der ikkeforekommer en egentlig central opsamling af projekterfaringer. Her er viden ihøjere grad bundet til de enkelte aktører, hvilket også giver sig udtryk i denhierarkiske og bureaukratiske struktur, der kendetegner beslutningsforløbet iden nuværende situation. Det ses fx ved, at forskellige beslutninger og fore-spørgsler hver især skal verificeres af den aktør, der besidder den formelleviden og beslutningskompetence.

I tilgift til de informative datablade fremstår også procesrammen som enaf de mest centrale ændringer, der vil finde sted i den fremtidige proces.Procesrammen består af henholdsvis metodebeskrivelse, procesværktøjerog den samlede vurderingsproces.

I forbindelse hermed er det dog relevant endnu engang at understrege, atprocesrammen kan betragtes som selve udgangspunktet for anvendelsen afden nye beslutningsproces. Det foreslås derfor, at bygherrerådgiveren tileg-ner sig en særlig kompetence i at være drivkraften i byfornyelsesprocessen.Dette indebærer, at man skal tage ansvar for at tilvejebringe det nødvendigegrundlag for de beslutninger, der skal træffes, og man skal sætte rammernefor samarbejdet mellem de forskellige aktører og dermed lette og forenklegennemførelsen af de givne projekter. Dette indebærer desuden indsamling,kodificering og formidling af kundeønsker og leverandørmuligheder – aktø-rernes kravspecifikation – der skal operationaliseres med henblik på attræffe beslutninger om det videre projektforløb. I kapitel 6 præsenteres etforslag til et uddannelses- og træningsprogram, der kan klæde bygherreråd-giverne på til at varetage denne specifikke rolle.

37

4. Dokumentation ved aflevering

I dette kapitel præsenteres på baggrund af proces- og beslutningsanalysenet forslag til, hvordan dokumentation af aflevering og slutregnskab på en re-noveringssag kan udarbejdes. Udgangspunktet herfor er anvendelsen af in-formative datablade og koblingen til de oplysninger, der kan forventes at lig-ge ved en given projektafslutning.

Målet med udarbejdelse af dokumentation ved aflevering er at kunne do-kumentere primært pris og kvalitet af en given gennemført renoveringssag.

Der præsenteres et oplæg til gennemførelse af de arbejdsopgaver, der erforbundet med udarbejdelsen af dokumentationen og formidlingen af bygge-sagens resultater.

Bilag G indeholder en kort baggrundsanalyse vedrørende dokumentationaf aflevering og slutresultat på en renoveringssag med beskrivelse af bådeden nuværende arbejdsproces og forslag til fremtidig tilrettelæggelse af den-ne aktivitet.

4.1 Udarbejdelse af dokumentation

Forslaget til den fremtidige proces vedrørende dokumentation af aflevering,herunder udarbejdelse af slutregnskab, tager udgangspunkt i en afvikling afden eksisterende samlede afleveringsforretning til fordel for en struktur medflere delafleveringer, som illustreret på nedenstående figur.

Centrale dokumenter

1. Myndigheder

2. Bygherre/Ejer

3. Forretningsfører

4. Teknisk rådgiver

5. Entreprenør

B. Aflevering af byg-ningsdel C.

Nedskriv garanti

D. Aflevering afD/V plan og beboervej-ledning

A. Melder byggeriet klar til aflevering

F. Udbedre mangler

E. Indflytning Meddele

l

G. Tilsyn

H. Udbetale evt. bonus

I. 1-års gennem-gang Evaluering af proces

J. Udbedre mangler

K. Nedskriv garanti

Afleverings-protokol for bygningsdel

Karakterbog for bygge-sagens par-ter

Afleverings-protokol med mangelliste

Karakterbog for bygge-sagens par-ter

Beboer-mangelliste

Informativt datablad

AFLEVERING OG 1-ÅRS EFTERSYN - VISION

1-års eftersyn Samlet aflevering Delaflevering

Informativt datablad

Figur 16. Aktivitetdiagram for forslag til fremtidig aflevering og 1-års eftersyn.

Afleveringsforretningen foreslås foretaget som en serie af delafleveringer forhver bygningsdel. Dette medfører en række gennemgribende ændringer iforhold til nuværende praksis, der gennemgås efterfølgende.

Dels vil en struktur med en serie af løbende delafleveringer forudsætte, atder kan (og bliver) fastlagt kriterier for, hvornår de enkelte bygningsdele kan

38

afleveres, og dermed en rækkefølge for afleveringen af disse blive fastlagt.Som grundlæggende kriterier foreslås valgt:

– at de bygningsdele, der meldes klar til aflevering, er forseglede og frem-træder som færdige, hvilket vil sige, at alle arbejder på den pågældendebygningsdel er afsluttede.

– at den ansvarlige entreprenør for den pågældende bygningsdel skal havegennemført en egenkontrol i form af en mangelgennemgang og -afhjælp-ning.

Tankegangen med delafleveringer af ’færdige’ bygningsdele kan sidestillesmed det grundlæggende princip om systemleverancer. En omlægning tilbrug af denne fremgangsmåde frem for den traditionelle samlede aflevering(se bilag G) stiller store krav dels til den overordnede tilrettelæggelse af byg-gesagen og dels til entreprenørens egenkontrol, idet det er denne, der haransvaret for at gennemføre mangelgennemgangen. De konstateredemangler skal herefter afhjælpes af entreprenøren, før den endelige afleve-ringsforretning kan finde sted.

Som led i byggesagens aflevering udarbejdes et femte informativt data-blad, der har samme grundlæggende struktur og detaljering som fjerde in-formative datablad fra byggesagens udførelsesfase. Databladet skal i dennefase indeholde en dokumentation af:

– realiseret pris– realiseret ressourceforbrug (personer, materialer og driftsmidler)– renoveringsomfang– tidsforløb– kvalitet– mangler.

Det er disse realiserede data, der skal anvendes og sammenlignes mellemde forskellige niveauer af budgetter. I tilknytning hertil kan der udarbejdes etinformativt datablad, som viser forskellene mellem det fjerde og femte data-blad, og som angiver mangler og afvigelser ved afleveringen. Herved vil mankunne få syn for, hvor gode parterne har været til at ramme målet.

Bygherrerådgiveren spiller en mere administrativ rolle i denne fase i for-hold til de øvrige faser, som beskrevet tidligere i rapporten. Bygherrerådgive-rens primære funktioner er knyttet til dokumentation af forløbet i form af:

– udarbejdelse af afleveringsprotokol, hvor det informative datablad skal ju-steres med antal mangler på bygningsdelsniveau.

– aflevering af drifts- og vedligeholdelsesplan samt beboervejledning, hvorder skal gennemføres evalueringer af proces- og produktmålsætninger ogudarbejdes en karakterbog for byggesagens parter. Dette er at betragtesom en del af procesrammen i beslutningsmodellen og behandles nær-mere i kapitel 4.3.

– nedskrivning af garanti for hver bygningsdel efter udført mangelafhjælp-ning. Bygherrerådgiveren skal i denne forbindelse sikre dokumentationfor, at de konstaterede mangler faktisk er udbedret inden nedskrivningen.

De ovennævnte realiserede data skal endvidere anvendes til udarbejdelse afbyggeregnskab for den pågældende renoveringssag. Der henvises i denneforbindelse til publikationen ’Kortlægning af 88 byfornyelsessager. En analy-se af slutregnskaber og renoveringsomfang’ (Bertelsen, 1999), der indehol-der en detaljeret gennemgang af, hvordan en analyse af de realiserede datakan foretages.

Som udgangspunkt for forslaget til tilrettelæggelse af det fremtidige byg-geregnskab er målsætningen om, at dette fremover bør være nemmere atudfærdige og godkende, idet alle har været med til at beslutte ændringer isagen undervejs, og at der er foregået en løbende opsamling og justering afdata til brug for byggeregnskabet.

39

Nedenstående figur viser forslag til fremtidig proces vedrørende udarbej-delse af byggeregnskab.

DRIFTSFASE BYGGEREGNSKAB - VISION

1. Myndigheder

2. Bygherrer

3. Selskabet

4. Teknisk rådgiver

5. Entreprenør

3a. Byggesagsleder

3b. Jurist

A. DV materiale BVB Materiale KV materiale

B. Teknisk byggeregnskab

D. Administrativt byggeregnskab

C. Tjek teknikers regnskab Afklar m. tekniker. Fra web

E. Regnskab mv. til kommunen

F. Godkende regnskab

Tjek rådgiver regnskab

d. Del af administrativt regnskab

d. Del af adm. regnskab Husleje/renter

e. Følgebrev Materiale til KK og BVB Afsende regn-skab

f. Afstem regnskab med Byggeweb og prisdata base +/- 10%

g. Lukke bygge-sag og køre den som driftssag

AFLEVERING

Interne arbejdsgange i ’Selskabet’

Figur 17. Aktivitetsdiagram for forslag til fremtidigt byggeregnskab.

Idet en betydelig del af aktiviteterne vedrørende udarbejdelse af byggeregn-skab ligger i ’selskabet’, dvs. hos bygherrerådgiveren, er der på ovenståen-de fasediagram afbildet, hvilke interne arbejdsprocesser, der her finder sted,herunder hvordan de er koblet til de øvrige byggesagsaktiviteter.

I forslag til fremtidig proces vedrørende dokumentation ved afleveringstilles der krav til, at byggeøkonomien skal føres elektronisk fx på fællesbyggeweb eller via prisdatabasen. Dette medfører, at byggeregnskabet vilblive et direkte resultat af en løbende budgetkontrol på alle kontoposter.

Fakturaer til tekniske rådgivere og fagentreprenører udskrives elektronisktil den pågældende part, der skal forestå godkendelse af faktura og videre-sendelse til bygherrerådgiveren.

Enkelte fakturaer vil dog stadig skulle distribueres med almindelig post,hvorfor disse så skal skannes ind i systemet som bilag og indtastes manuelti det elektroniske system, således at de indgår i det samlede økonomiskeoverblik undervejs.

Efter aflevering gennemgår den givne udførende sagspart den tekniskedel af det elektroniske regnskab og har ansvaret for at melde det klar til byg-herrerådgiveren. Dette vil ske gennem en elektronisk godkendelse, som ek-sempelvis kan udformes og håndteres som redegjort for i kapitel 3.4.

Herefter er bygherrerådgiveren ansvarlig for at gennemgå alle sammen-talte poster i det løbende regnskab, svarende til de poster, det er aftalt mel-lem bygherre og kommune, at regnskabet skal bestå af. Regnskabet vil der-efter blive videresendt til kommunen. Videresendelsen sker automatisk, såsnart regnskabet er blevet godkendt elektronisk af alle implicerede parter.

Regnskabet bør kunne færdiggøres inden for en måned efter afleverin-gen, hvis den aftalte fremgangsmåde er fulgt. I forlængelse heraf indsendesmateriale til byggeskadefonden og øvrigt materiale til kommunen.

Den kommunale sagsbehandler gennemgår regnskabet og henvender sigmed evt. spørgsmål. Vigtige informationer vedrørende ændringer af projektetog dertil hørende aftalesedler skal håndteres elektronisk og være tilgængeli-ge via regnskabet. Det samlede regnskab kan derefter godkendes endeligt,hvorved byggesagen lukkes.

40

4.2 Informativt datablad til dokumentation ved aflevering

Af figur 17 fremgår det, at udarbejdelse af byggeregnskab er en aktivitet, derfølger tidsmæssigt efter afleveringsfasen. Dette er imidlertid kun delvist kor-rekt, idet denne proces starter så tidligt som ved kontraktskrivning, hvor til-budslister skal udformes således, at de kan anvendes direkte i forbindelsemed entreprenørens aflevering af bygningsdele samt ved regnskab og faktu-rering.

Dette betyder ikke alene, at grundstrukturen skal være gennemgåendeens i de forskellige informative datablade på tværs af renoveringssagensfem faser, men også inden for hver fase skal de forskellige versioner afsamme datablad være kohærent opbygget.

Inden for hver fase er det således muligt at foretage flere korrektioner afde informative datablade for herigennem af øge præcisionen eller nøjagtig-heden af informationer, indtil den endelige version af databladet foreligger,og projektet overgår til næste fase.

Detaljering

Plan Krav Koncept Konstruktion Aflevering

Præ

cisio

n

------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Figur 18. Flow og informationsniveauer i informative datablade.

Udover at arbejde med flere korrektioner af samme informative datablad, ar-bejdes der også med flere lag eller niveauer i databladene. I figur 11 vises eteksempel på et informativt datablad, der kan opfattes som ’niveau 1’ i hierar-kiet, dvs. indgangsnøglen til byggesagens informationer. Bygningsdelsbladet(figur 14) er ’niveau 2’ i hierarkiet og indeholder oplysninger dels om en gi-ven bygningsdel på et mere detaljeret niveau og dels beslutninger om viderehandling. Endelig kan et ’niveau 3’ i et informativt datablad også konstrueres(se figur 19 nedenfor).

Figur 19. Eksempel på produktblad i konceptfasen efter afholdt licitation.

41

Det informative datablad i ’niveau 3’ – det såkaldte produktblad – indeholderoplysninger om detailløsninger og –produkter for en given bygningsdel, somspecificeret i ’niveau 2’. Endvidere foreslås det, at produktbladet kan inde-holde oplysninger om leveringsforhold, mængder og priser (samt i afleve-ringsfasen evt. fejl og mangler). Oplysningerne fra produktbladet skal værepå et sådant detailniveau, at det er muligt at foretage fakturering og udarbej-delse af byggeregnskab på baggrund heraf. Hierarkiet i de informative data-blade kan dermed illustreres, som vist i efterfølgende figur.

Figur 20. Hierarkiet i de informative datablade.

Udover detaljeringen i de informative datablade inden for en given fase, bli-ver også informationerne i de informative datablade mere og mere detaljere-de hen gennem byfornyelsesprocessens faser. I de forskellige versioner ifjerde datablad er informationerne mere nøjagtige i forhold til den realiserederenovering (femte datablad), end det er tilfældet i de tre foregående faser.Detaljeringen sker i forhold til to dimensioner:

– Oplysninger om konti på bygningsdelsniveau. Således kan fx konceptfa-sens datablad indeholde omkring 30 konti, medens det informative data-blad i konstruktionsfasen kan indeholde flere hundrede konti, hvoraf enstor del af dem ikke kan være offentligt tilgængelige.

– Oplysninger om økonomi og egenskaber (værdier) på bygningsdelsni-veau. Økonomiske oplysninger kan fx dække anlægsomkostninger fordeltpr. kontopost, men også drifts- og vedligeholdsomkostninger samt må-nedlig husleje og totalhusleje kan indgå heri. Oplysninger om egenskaberkan dække forhold om mængder og omfang af renovering, kvalitet påbygningsdelsniveau samt leverings- og tidsforhold.

42

4.3 Formidling af dokumentation ved aflevering

Som et sidste element i dokumentation ved aflevering er formidlingen afbyggesagens resultater såvel internt til øvrige sagsparter som eksternt tiloffentligheden.

Målet med de informative datablade er, som tidligere nævnt, at synliggørerenoveringssagens produktivitet og kvalitet og ved billeder og hovedtal at il-lustrere den aktuelle renovering af bygning, hoveddele og bygningsdele. Iforbindelse med formidlingen kan følgende relevante spørgsmål stilles:

– Hvilke resultater og informationer er det vigtigst at kommunikere?– Hvem har gavn af informationerne på de forskellige niveauer (i de forskel-

lige faser) af byggesagen?– Hvordan skal data formidles, og hvor stor skal graden af åbenhed være?

Disse punkter gennemgås efterfølgende i kortfattet form som oplæg til defølgende kapitel om krav til prisdatabase og analysemetoder.

Resultater og informationerRapporten igennem er der præsenteret flere eksempler på informative data-blade, og der er opstillet en række krav til indholdet heraf.

Som et gennemgående element i de skitserede forslag er anvendelsen afen grundstruktur, den såkaldte kontoplan 30 opdeling (Bertelsen, 2003,2004; Ingvaldsen, Lakka, Nilsen, Bertelsen & Jonsson, 2004), for de regi-streringer af henholdsvis omfang, mængder, kvaliteter, priser og mangler forde arbejder, der iværksættes i en given renoveringssag. I kontoplan 30 an-vendes en opdeling af bygningen i seks hovedbygningskonti med tilhørendebygningsdele jf. nedenstående tabel.

Tabel 4. Kontoplan 30 anvendes som grundstruktur for registrering af renoveringsområder.Hovedbygningskonto Bygningsdel1. Ejendom og grund 1.1 Byggegrund

1.2 Tilslutningsafgifter1.3 Installationer1.4 Terræn og beplantning1.5 Mindre bygninger

2. Bygningskonstruktion 2.1 Fundamenter og terrændæk2.2 Udvendige vægge og gavle2.3 Indvendige vægkonstruktioner2.4 Etageadskillelser2.5 Tag og tagkonstruktion2.6 Vinduer, og udvendige døre2.7 Altaner, udvendige trapper og lign.

3. Bolig og rum 3.1 Køkkenrum3.2 Bade- og wc-rum3.3 Stuer, værelser og gange3.4 Fællesrum3.5 Fælles trapper og gange

4. Installationer 4.1 Afløb og kloak4.2 Vandinstallation4.3 Varmeinstallation4.4 Ventilationsinstallation4.5 Elinstallation

5. Fælles aktiviteter 5.1 Byggepladsen5.2 Projektering til byggestart5.3 Byggestyring med aflevering5.4 Byggeadministration5.5 Forsikring af sag5.6 Finansiering af udgifter

6. Moms og afgifter 6.1 Moms

43

Udgangspunktet for denne opdeling har været at skabe en relation til prin-cipperne i SfB-systemet og lign. systemer, som knytter entreprenørens be-hov sammen med rådgiverens og bygherrens behov for gennemskuelighed.

Samtidig ønskes et overskueligt antal bygningsdele, som med tiden vilkunne sammenlignes, både med hensyn til pris, mængde, kvalitet og bygge-proces. Det vil bl.a. gøre det muligt at årsagsrelatere pris/kvalitetsforholdetfor de enkelte bygningsdele, idet det kræver viden om den proces, der liggertil grund for det færdige resultat.

For hver bygningsdel, der skal renoveres angives omfanget af den til-tænkte/faktiske renovering jf. klassifikationen i tabel 5.

Tabel 5. Klassifikation for angivelse af renoveringsomfang.Omfang af renovering BeskrivelseVærdien '0' Ingen renovering af bygningsdel er udført/skal udføres.Intervallet '1-3' Småreparation og reparation af bygningsdel er udført.Intervallet '4-6' Reparationer og delvis udskiftning/fornyelse af bygningsdel er udført.Intervallet '7-9' Omfattende nedbrydning, fornyelse og udskiftning af bygningsdel er udført.Værdien '10' Atypisk renovering og restaurering af bygningsdel er udført.

Klassifikationen er videreudviklet fra (Bertelsen, 1999), hvor den med succeshar været anvendt i forbindelse med en analyse af slutregnskaber og reno-veringsomfang på 88 byfornyelsessager.

For hver bygningsdel skal endvidere foretages en registrering af mæng-der for derigennem at synliggøre, hvor mange enheder (antal og/eller m2)renoveringen omfatter.

I tilgift hertil skal der fastlægges et kvalitetsniveau for de løsninger, derskal iværksættes. Der arbejdes med følgende karakterer (se også Bertelsenet.al., 2005):

A. Meget højB. HøjC. NormalD. LavE. Meget lav.

Formålet med fastlæggelse af kvalitetsniveauer for de givne valgte løsningerpå bygningsdelsniveau er flere:

– I kravfasen skal bygherreinteressenternes fastlæggelse af kvaliteter fun-gere som overordnet prioritering af projektets økonomi i forhold til de løs-ninger/arbejder, der skal iværksættes.

– I konceptfasen skal bygherreinteressenternes prioritering af produktkrav’oversættes’ til kvalitetsniveauer for bygningsdele i henhold til kontoplan30 opdelingen. Kvalitetsniveauerne skal her fastlægges af bygherreråd-giveren og anvendes til udarbejdelse af det prissatte projektforslag medangivelse af target priser på bygningsdelsniveau.

– I konstruktions- og driftsfasen skal kvalitetsniveauerne fungere som inputstil løbende målinger af, hvorvidt byggesagens resultater står mål med detaftalte og med bygherreinteressenternes forventninger.

Afslutningsvist skal der også angives priser på bygningsdelsniveau. I de tid-lige faser er der tale om target priser, der på sigt kan fastlægges automatiskpå baggrund af erfaringstal fra prisdatabasen. Hen gennem de forskelligefaser opnås en større og større detaljering i pris-, omkostning- og kvalitetsni-veauer i forhold til det endelige datablad ved byggesagens afslutning, derhermed kan anvendes til udarbejdelse af byggeregnskab og fakturering.

Tilsvarende praksis er anvendt i forbindelse med etablering af et kom-mende ’Nøgletalssystem for boligbebyggelser’ (Ibid., 2005), som den almenebyggesektor ønsker at iværksætte med henblik på at styrke produktiviteten

44

og kvaliteten i byggeriet. I ’Nøgletalssystem for boligbebyggelser’ arbejdesmed en række nøgletal for (se også Ingvaldsen et al., 2004):

– Priser og omkostninger– Leveringsforhold– Mangler– Omfang– Teknisk og beboerbedømt kvalitet– Proces og samarbejde.

Det anbefales også at anvende visse af disse nøgletal i forbindelse medkommunikation og formidling af informationer og resultater fra renoverings-sagers gennemførelse via de informative datablade. Dette diskuteres videre idet efterfølgende kapitel om ’Krav til prisdatabase og analysemetoder´ idetinddata/uddata problematikken vurderes at være et centralt element i forbin-delse med opbygningen af en prisdatabase.

MålgruppeDet andet spørgsmål, der blev stillet indledningsvist i dette delkapitel var,hvem der har gavn af informationerne på de forskellige niveauer og i de for-skellige faser af byggesagen.

Med henblik på at besvare dette spørgsmål er det hensigtsmæssigt at gø-re sig helt klart, hvilke oplysninger, der skal fremgå af de informative data-blade i renoveringsprocessens forskellige faser og ikke mindst, hvem der erde primære leverandører af data hertil.

Tabel 6. Indhold af datablade og primære dataleverandører i den nye byfornyelsesproces.Fase Oplysninger Primære dataleverandørerPlan Grafisk afbildning af bygningen.

Stamdata om bygningen, herunder kvalitati-ve parametre.Vurderede omkostninger af istandsættelse.Registrering af bygningsdele.Politisk værdigrundlag.

PlanmyndighedBorgereBygherrerådgiver

Krav Beslutning om bygningsfornyelse.Vilkår for renovering, herunder omfang ogkvalitet.

Ejere/lejereBygherrerådgiver (teknisk rådgiver)Udførende (ved tidlig inddragelse)

Koncept Rammebudget.Prissat projektforslag.Principtegninger over valgte løsninger.Beregnet årlig huslejestigning.

Ejere/lejereBygherrerådgiverTeknisk rådgiverUdførende

Konstruktion Projektændringer i forhold til omfang, priser,mængder, kvaliteter, leveringsforhold og be-slutninger.

BygherrerådgiverTeknisk rådgiverUdførende

Aflevering Realiseret projekt i forhold til:– Omfang.– Priser.– Mængder.– Kvalitet.– Leveringsforhold.

Ejere/lejereBygherrerådgiverTeknisk rådgiverUdførende

Som udgangspunkt kan det siges, at de primære dataleverandører i hver fa-se også er de primære målgrupper for databladene, idet det er disse parter,der skal træffe beslutning om byggesagens videre forløb på baggrund af deoplysninger, de selv har medvirket til at tilvejebringe (se også foregåendekapitel).

Dog er det informative datablad i afleveringsfasen også rettet mod offent-ligheden og planmyndigheden, der herigennem på en let og overskuelig fa-

45

con kan få mulighed for at se det færdige resultat – både i form af økonomipå detailniveau (byggeregnskabet) og på ’nøgletalsniveau’.

Formidling af dataI de to foregående delkapitler er spørgsmålet om formidling af data blevetberørt med udgangspunkt i de tre forslag til informative datablade. Endvidereer der blevet peget på anvendelsen af nøgletal til formidling af byggesagensresultater. I dette kapitel gennemgås formidlingen af data på et mere over-ordnet niveau, og spørgsmålet om graden af åbenhed tages op.

Dataformidlingen har, som illustreret i figur 15 (punkt F. Formidling), etinternt, sagsspecifikt såvel som ekstern sigte. Grundlæggende kan det siges,at formidlingen af data internt på en given renoveringssag foregår med ud-gangspunkt i de informative datablade, medens den eksterne formidling tiloffentligheden tager udgangspunkt i anvendelsen af en prisdatabase, der erkoblet til databladene. I dette kapitel fokuseres udelukkende på den interneformidling via de informative datablade, medens der i det efterfølgende ka-pitel ’Krav til prisdatabase og analysemetoder’ redegøres for den eksterneformidling.

Som det er redegjort for rapporten igennem opfattes, bygherrerådgiverensom den centrale part i den nye byfornyelsesproces. Det er denne, der skalsikre kontinuiteten fra planfase til aflevering og være den aktive forandrings-agent i forhold til at introducere de nye metoder og værktøjer samt under-støtte eller facilitere processen for de øvrige parter, hvilket også indbefatterdet interne formidlingsaspekt.

Den interne formidling foreslås først og fremmest knyttet til anvendelsenaf de informative datablade, der i vid udstrækning indeholder alle de nød-vendige data, der skal til for at træffe en beslutning, som redegjort for tidlige-re (se figur 15).

Dog kræver anvendelsen af de informative datablade, at der foretages envis standardisering af arbejdspraksis, hvilket vil sige metodebeskrivelser,vurderingsproces og procesværktøjer. Dette er de elementer der indgår iprocesrammen. Det foreslås eksempelvis, at der udarbejdes standardproce-durer eller –manualer for:

– udarbejdelse og fremstilling af byggeregnskab– udarbejdelse af afleveringsprotokol– aflevering af drifts- og vedligeholdelsesplan samt beboervejledning– gennemførelse af proces- og produktevalueringer– udarbejdelse af karakterbog for byggesagens parter– nedskrivning af garanti for hver bygningsdel efter udført mangelafhjælp-

ning– kvalitetssikring af oplysninger og datamateriale – fx sikring af, at evt. kon-

staterede mangler udbedres inden garantien nedskrives.

På et mere generelt niveau anbefales det, at bygherrerådgiveren påtager sigen mere aktiv rolle som tovholder på byggesagen – en ressourceperson deøvrige sagsparter kan henvende sig til, såfremt der er uafklarede forhold afbetydning for byggesagens videre fremdrift.

I anvendelsen af informative datablade anbefales det, at der som ud-gangspunkt er fuld åbenhed om alle relevante oplysninger. Dog er der visseundtagelser fra denne regel. De forskellige entreprenører skal udelukkendehave mulighed for at se detailoplysninger om egne entrepriser. Dette er afkonkurrencemæssige hensyn, idet det kan svække en entreprenør, hvis fxdennes kundekartotek eller særlige indkøbsaftaler bliver åbnet op for andreentreprenører.

Endvidere foreslås det, at der laves forskellige ’interfaces’ eller versioneraf de informative datablade afhængigt af målgruppen. Det vurderes såledesikke at være relevant for fx beboere at få præsenteret eksempelvis økonomi-ske oplysninger i et detaljeringsniveau, som det er påkrævet i forbindelsemed udarbejdelse af byggeregnskab eller fakturering. Hvis detaljeringsni-

46

veauet er for højt, vil de informative datablade ikke opfylde målsætningenom at kunne opbygge en beslutningskompetence hos beboerne.

Den præcise afgrænsning af, hvilke oplysninger/data, der skal formidles,træffes dog først i forbindelse med en kommende etablering og implemente-ring af de informative datablade og en prisdatabase.

I det efterfølgende kapitel redegøres der nærmere for ovenstående pro-blematikker.

47

5. Krav til prisdatabase og analysemetoder

I de foregående kapitler er præsenteret et forslag til en ny byfornyelsespro-ces med tilhørende værktøjer til understøttelse heraf – et oplæg til udarbej-delse af et beslutningsgrundlag med udgangspunkt i anvendelse af informa-tive datablade. Formålet hermed er at fremme produktivitet og kvalitet i by-fornyelsen.

I dette kapitel gennemgås krav til prisdatabase og metoder til analyse afproduktivitet på tværs af byggesager. Dette drejer sig både om planlæg-ningsdata fra de fire beslutningsprocesser og realiserede data fra afleveringog slutregnskab. Formålet hermed er at tænke mål og indhold af den tekni-ske database ind i byfornyelsens beslutningsproces på to niveauer:

– Der opstilles konkrete mål for, hvilke data, der skal indeholdes i databa-sen, og hvordan data skal repræsenteres og anvendes.

– Der stilles krav til udformningen af den procesramme, der skal udgørefundamentet for bygherrerådgivernes medarbejderes fremtidige praksis.

Som et led i projektet foreslås udviklet en prisdatabase til brug for byfornyel-sen. En prisdatabase er en database, der indeholder data vedrørende reno-veringssagers ressourceforbrug og resultater, således at der blandt andetkan beregnes nøgletal for produktivitet.

Databasen skal ikke alene indeholde kvantitative data om ressourcefor-bruget (fx økonomi og tid) men også kvalitative data knyttet til renoverings-sagens resultater (fx processamarbejde og beboertilfredshed) samt kvalitet.

Ifølge (Bertelsen, 1999) kan produktivitet således udtrykkes som det rela-tive forhold mellem produktionsresultat og ressourceforbrug. Principielt kanproduktiviteten forbedres ved enten at reducere omkostninger eller ressour-ceforbrug for en given byggesag eller ved at forbedre bygningens værdi ogkvalitet. I begge tilfælde vil der være tale om en produktivitetsforbedring,som det fremgår af nedenstående figur.

Værdier og produktionsresultatStandard og kvalitet

Omfang og mængderLeveringsforhold

Omkostninger og ressourceforbrugLønudgifter

ByggevareudgifterMaterialer og driftsmidler

= Produktivitet

Figur 21. Produktivitetsbrøken udtrykker det relative forhold mellem resultat (værdi og kvalitet) og ind-sats (omkostninger og ressourceforbrug) (Bertelsen, 1999; Ingvaldsen et al., 2004).

Databasen foreslås at være koblet til elektroniske versioner af de informativedatablade, således at indholdet heri består af registreringer fra enkelte reno-veringssager. Databasen vil hermed både fungere som:

– en sagsdatabase for en given renoveringssag (byggeweb), hvor de infor-mative datablade fungerer som ’interfaces’ eller ’templates’, der strukture-rer de relevante data for sagsparterne.

48

– en samlet produktivitetsdatabase for byfornyelsen, hvor givne nøgletalkan trækkes ud til synliggørelse af produktivitet og kvalitet både på sags-og sektorniveau.

Databasen vil på sagsniveau hermed fungere både som input- og outputfa-cilitet, medens den som en overordnet prisdatabase for byfornyelsen vil fun-gere som outputfacilitet gennem synliggørelse af nøgletal for produktivitet.Denne dobbeltfunktion i databasen kan illustreres som vist nedenfor:

Prisdatabase

Nøgletal forproduktivitet

Plandata

Byggesags-materiale

Byggesagsniveau

Sektorniveau

Figur 22. Relationen mellem prisdatabasen, de informative datablade og ’beslutningsgrundlaget’ på denenkelte sag samt nøgletal for produktivitet på sektorniveau.

I de to følgende delkapitler beskrives krav til anvendelse af database påhenholdsvis sags- og sektorniveau og koblingen mellem de to niveauer dis-kuteres yderligere i delkapitlet ’Administration af prisdatabase’.

5.1 Krav til prisdatabase på sagsniveau

På sagsniveau er det hensigten, at prisdatabase og informative databladeskal fungere som et bygge- eller projektweb, der har til formål at understøtterenoveringsprocessen fra planfase til aflevering.

Som redegjort for i de foregående kapitler skal systemet på byggesagsni-veau anvendes til håndtering af fx:

– Dokumenter og tegningsmaterialer– Økonomi og ressourceforbrug– Beslutninger– Procesforløb.

Som nævnt tidligere skal systemet fungere både som input- og outputfacilitetpå sagen. De enkelte sagsparter skal kunne uploade relevant/påkrævet datatil prisdatabasen og anvende de informative datablade til at få struktureret deoplysninger, der er nødvendige med henblik på at kunne træffe beslutningerom videre handling.

Systemet skal med andre ord indeholde en lang række oplysninger ogdata, der er målrettet forskellige faser og sagsparter. Dette stiller store kravtil den overordnede strukturering af databasen – ikke mindst under hensyn-tagen til brugervenligheden set i forhold til de forskellige sagsparters krav ogbehov.

Samtidig med at systemet skal være målrettet de forskellige parter, skalder også tages hensyn til den samlede opbygning, anvendelse og vedlige-

49

holdelse af systemet. Dette medfører, at der som krav til systemet må stilles,at det bygger på én grundlæggende systematik eller struktur, der er gen-nemgående fra fase til fase og fra part til part.

Det foreslås derfor, at inddateringer i systemet skal foretages gennem etinformativt datablad, der er målrettet en given part med angivelse af fxkontoposter i et detaljeringsniveau, der er relevante i den pågældende fase.

Det er centralt, at systemet er let at vedligeholde og anvende og det skalfor så vidt tilstræbes at opbygge et systemuafhængigt system for at sikrekompatibilitet mellem øvrige ’proprietære’ systemer, der evt. anvendes af deforskellige parter.

Systemet skal endvidere være et åbent system forstået således, at nyedatatyper eller nye tekniske standarder kan tilføjes løbende i takt med, atnye behov opstår. Såfremt de informative datablade (som prisdatabasensinterfaces) opbygges som en internetbaseret løsning, anbefales det at an-vende fx XML til at repræsentere data, idet XML er et systemuafhængigtsprog til beskrivelse af strukturer, der ikke indeholder faste ’markup tags’,dvs. markeringer eller opmærkninger af informationer.

Med XML kan information markeres direkte således, at denne sættes isammenhæng og beskrives af de pågældende ’markup tags’. Dette er enmetode, der er beslægtet med traditionelle databasers måde at håndteredata på og vurderes derfor velegnet til formålet.

Idet systemet skal kunne håndtere uploads fra mange forskellige sags-parter, der ydermere skal kunne godkende beslutninger online, er det encentral forudsætning, at det er muligt at autentificere de unikke brugere frahinanden. Dette kræver at systemet skal kunne håndtere digitale signaturereller anden form for krypteret datatransmission.

Dette og andre mere tekniske aspekter skal dog først afklares i forbindel-se med den egentlige udvikling og implementering af databasen.

Afslutningsvist opsummeres de centrale krav til prisdatabase og informa-tive datablade på sagsniveau, som er præsenteret løbende i rapporten:

– De informative datablade skal anvendes som interfaces til prisdatabasen.– Prisdatabasen skal fungere som en underliggende struktur for projekt-

/byggeweb.– Databladene skal målrettes renoveringssagens forskellige parter og faser.– Databasen skal være systemuafhængig.– Databasen skal kunne udvides med relevante data i takt med at behovet

herfor opstår.– Brugervenlighed er et kardinalpunkt i systemet – hensynet hertil må ikke

underordnes rigide strukturelle hensyn.– Prisdatabasen og de informative datablade skal kunne implementeres og

anvendes med mindst mulig påkrævet uddannelse og træning.– Alle sagsparter skal automatisk have adgang til de data, der er relevante

for dem på et givent tidspunkt i processen.– Data skal ikke overskrives men versionlagres, således at det på et hvert

givent tidspunkt er muligt at få adgang til historikken i sagsforløbet.

5.2 Krav til prisdatabase på sektorniveau

På sektorniveau er det hensigten, at prisdatabasen skal anvendes til synlig-gørelse af produktivitet og kvalitet ved hjælp af nøgletal. I denne forbindelseer det er en afgørende forudsætning, at alle oplysninger, byggesagsdata ogikke mindst de givne nøgletal, der konstrueres, er offentligt tilgængelige.

Nøgletal er således grundlæggende lavet for at blive brugt og skabe engennemsigtighed om den bedste praksis – og dermed virke disciplinerende iforhold til dårlig praksis. Åbenheden er også afgørende for formidlingen ogbefordrende for, at nøgletallene kan anvendes af udførende og den brede

50

offentlighed til gennemførelse af analyser, der kan medvirke til at øge pro-duktiviteten.

Dermed er det sagt, at databasen skal kunne tilpasses andre lignendedatabaser og have relation til den kommunale indrapportering og øvrige in-terne systemer (herunder regnskabssystemer) hos den virksomhed/aktør,der skal administrere databasen.

Da det ydermere forholder sig således, at byfornyelsen, trods nedskærin-ger, også fremover vil være delvist finansieret via offentlige midler, er det ennaturlig følge, at offentligheden via nøgletal og fuld tilgængelighed til rele-vante data skal have indsigt i, hvordan disse midler finder anvendelse.

Den konkrete fastlæggelse af nøgletal skal ske i en efterfølgende imple-menteringsfase, hvor også organisationen omkring databasen skal opbyg-ges.

NøgletalSBi har for Boligselskabernes Landsforening (BL) udviklet et ’Nøgletalssy-stem for boligbebyggelser’ (NBB) med henblik på at øge effektiviteten ogkvaliteten af det almene boligbyggeri (Bertelsen, Gottlieb & Hansen, 2005).

NBB bygger i princippet på samme grundlæggende tilgang til indsamlingog ikke mindst strukturering af data som er gennemgået i denne rapport irelation til anvendelsen af informative datablade som procesværktøjer i by-fornyelsen.

Da det grundlæggende mål med NNB endvidere ’matcher’ målet medprisdatabasen, vurderes det derfor, at de nøgletal, der præsenteres i NBB,med succes kan overføres til også at omfatte renoveringssager.

NBB er et nøgletalssystem, der har bygherren og driftsherren som mål-gruppe, og systemets formål er at vise bedste praksis for pris og kvalitet forbygningen og den enkelte bolig.

Fuld åbenhed er et centralt element i NBB. Alle anvendte data, bench-marking og konklusioner mht. til bedste praksis skal være offentligt tilgænge-lige. Et andet centralt element i systemet er en aktiv anvendelse af oplysnin-ger fra eksisterende registre, idet hovedparten af de oplysninger, der indgår iNBB, er genbrug fra eksisterende registre. Dette mindsker også omkostnin-gerne til indsamling. Samlet set peges der i (Bertelsen et. al., 2005) på føl-gende argumenter for at anvende NBB som nøgletalssystem:

– NBB er rettet mod bygherrens, driftsherrens og beboernes behov.– Bedømmelse af kvalitet, som giver mulighed for at udlede en kvalitetskor-

rigeret pris.– Systemet er baseret på åbenhed og gennemsigtighed i en digitaliseret

form, som kan præsenteres på Internettet.– Omkring 70 % af dataene er genbrug fra eksisterende registre m.m.– Regelforenkling; det vurderes, at indberetningsbyrden for byggeriets par-

ter ikke øges, og at der er mulighed for en forenkling gennem en saneringaf praksis og øget brug af digitalisering.

Nøgletallene i NBB, der i vid udstrækning vurderes at kunne anvendes ogsåi forbindelse med dette projekt, omfatter:

– Pris og kvalitet, der bygger på registreringer af byggeomkostninger, are-aler samt teknisk standard og kvalitet. Kvaliteten af et givent byggerifastlægges med udgangspunkt i faktuel registrering af konstruktioner ogmaterialevalg på bygningsdelsniveau. Dermed er skabt det udgangs-punkt, at der ikke kun konkurreres på pris men også i højere grad på kva-litet i byggeriet.

– Beboerbedømt kvalitet, hvor beboere skal besvare en række spørgsmålom byggeriets og boligens kvalitet set fra ’lægmands’ perspektiv. Under-søgelse af beboerbedømt kvalitet er særlig interessant, idet en renoveringgrundlæggende iværksættes med henblik på at opfylde beboernes behov.Den beboerbedømte kvalitet må nødvendigvis kombineres med den tek-

51

niske standard og kvalitet, idet en høj teknisk standard ikke er ensbety-dende med større beboertilfredshed, da beboerne muligvis vægter laveremarginaludgifter højere end bedre marginalkvalitet.

– Byggeprocessen, der bygger på registreringer af tidsfrister, indgåelse afnye aftaler efter kontrakt, fejl og mangler ved aflevering samt parternesbedømmelse af proces og samarbejde. Registreringerne har til formål atafdække sammenhænge mellem forløbet af processen og resultatet iform af effektivitet, kvalitet og mangler.

Nøgletallene skal i lighed med de informative datablade formidles elektroniskpå Internettet via et overskueligt benchmarkingsystem baseret på fuld åben-hed om de indsamlede data. Prisdatabasen skal blandt andet indeholde op-lysninger om:

– byggerier med laveste pris pr. nettokvadratmeter, herunder også korrige-ret for kvalitet

– byggerier med bedste beboerbedømte kvalitet– forsinkelser og mangler pr. byggeri– forsinkelser og mangler pr. part (entreprenør, leverandør, producent og

rådgiver)– parter med bedste bedømmelse af processamarbejde.

Det er en central forudsætning, at de parametre, der registreres i prisdata-basen, kan betragtes som uafhængige størrelser. Det giver den fordel, atman efterfølgende i evalueringen mere entydigt kan beskrive eventuellesammenhænge, fx mellem pris og kvalitet og mellem pris og den givne byg-geproces. Det vil bl.a. gøre det muligt at årsagsrelatere pris/kvalitetsforholdetfor de enkelte bygningsdele, idet det kræver viden om den proces, der liggertil grund for det færdige resultat.

I tilgift hertil skal det også sikres, at de enkelt parametre måles somsammenhørende data på det samme fysiske objekt, som fx kunne være ta-get, køkkenet, bygningen eller den samlede bebyggelse. Bebyggelserne erofte indbyrdes så forskellige, at det er vanskeligt eller meget usikkert at lavesammenligningerne. Man bruger derfor størrelsen til at normere prisen fxsom kr./m2, og man grupperer bebyggelserne i forskellige typer og beliggen-hed fx som rækkehuse i mindre kommuner uden for storbyerne.

Prisdatabasen skal i første omgang anvendes til at skabe synlighed omrenoveringssagers effektivitet og kvalitet for herigennem at kunne afdækkeog formidle bedste praksis. Dette vil yderligere kunne styrkes gennem enaktiv anvendelse af nøgletallene i byfornyelsesselskaber og etablering af enåben hjemmeside. Prisdatabasen vil imidlertid også på sigt kunne benyttestil støtte for udvælgelse af samarbejdspartnere i konkrete byggesager.

5.3 Administration af prisdatabase

I dette delkapitel behandles krav til prisdatabase på selskabsniveau. Koblin-gen mellem de to niveauer i databasen er således i høj grad et spørgsmålom ejerskab til og administration af databasen. I (Bertelsen et. al., 2005) erfølgende figur anvendt til illustration af organisationen omkring NBB.

52

Byggesagen

Formidling

’Evaluator’ UdviklingSagsansvarlig

Beboere ogkommuner

Byggesagensparter

System-ansvarligDataoperatør

Den centrale systemorganisation

Figur 23. Organisationen omkring ’Nøgletalssystem for boligbebyggelser’, der foreslås videreudviklet tilanvendelse i forbindelse med implementering af ’Prisdatabase og informative datablade for bygherren’.

Grundtanken i denne organisationsstruktur er en adskillelse af de to funktio-ner vedrørende anvendelse af systemet på henholdsvis sags- og sektorni-veau.

I NBB omfatter aktørerne på den enkelte byggesag de respektive profes-sionelle sagsparter, en overordnet sagsansvarlig, beboerne og den aktuellekommune. Den sagsansvarlige har på vegne af ejeren det overordnede an-svar for kvalitetssikring af de indsamlede oplysninger, herunder:

– at oplysninger indberettet til de offentlige registre er i overensstemmelsemed praksis.

– at oplysninger om byggeprocessen er indsamlet og registreret af bygge-sagens parter i henhold til anvisningen.

– at beboerbedømmelsen af bygningens kvalitet er indsamlet og registrereti henhold til kravene i anvisningen.

Dette aktørgalleri er grundlæggende det samme, som kendes fra byfornyel-sen, jf. analysen i bilag C, D og E. Her vil den sagsansvarlige typisk værebygherrerådgiverens sagsbehandler, der er indraget fra planfase til afleve-ring.

I den centrale systemorganisation er der flere separate ansvarsfunktioner.Den systemansvarlige har det overordnede ansvar for prisdatabasesyste-met, herunder at det implementeres, drives og udvikles, og at resultaternefra de analyser, der udføres på data i systemet, formidles.

Den systemansvarliges opgaver kan efter behov uddelegeres til selv-stændige dataoperatører og systemudviklere. Dataoperatørens opgaverdækker databehandling vedrørende dels den konkrete byggesag og delsden samlede mængde af data i systemet. Hvad relationen til konkrete byg-gesager angår har dataoperatøren til opgave at indhente oplysninger fra denkonkrete byggesag i eksisterende registre og bearbejde disse oplysninger tilnøgletal og ’årsrapporter’.

Som et led i kvalitetssikringen af oplysninger indgår desuden ’evaluatorer’i den centrale systemorganisation. Evaluator har til opgave at fungere somkvalitetssikrer af indberettede oplysninger på sagen i forbindelse med bygge-riets aflevering – en rolle, der allerede er skitseret som en fremtidig arbejds-opgave for bygherrerådgiveren, jf. kapitel 4.

Afhængigt af, hvem der udvælges som dataoperatør, kan evaluator tæn-kes at have tæt relation til denne, og at uddannelsen og træningen i anven-delse af systemet sker som et supplement hertil. Ligeledes vil det også værenaturligt, at de indsamlede data og nøgletal behandles i regi af dataoperatø-

53

ren, og at nøgletal, tværgående benchmarking og bedste praksis formidlesåbent herigennem.

I forhold til denne opsplitning af ansvarsområder og funktioner på sepa-rate aktører i NBB, foreslås det som et led i udviklingen af prisdatabase oginformative datablade at bibeholde funktionsopdelingen, men samlet hossamme aktør, fx et byfornyelsesselskab. Denne aktør vil således skulle va-retage rollerne som systemansvarlig, dataoperatør, evaluator og sags-ansvarlig.

Funktionerne som dataoperatør, evaluator og sagsansvarlig er sammen-hængende i nærværende projekt, idet det er foreslået, at bygherrerådgive-ren (som sagsansvarlig) skal kvalitetssikre oplysninger fra de øvrige sags-parter og være den drivende kraft i anvendelsen af de informative datablade,der, som tidligere skitseret, foreslås at være det praktiske interface til pris-databasen.

Funktionen som systemansvarlig kan indplaceres organisatorisk i sekto-ren på flere måder:

– Frontløberne (se bilag B) blandt de store byfornyelsesselskaber kan selvinitiere udviklingen med at implementere de informative datablade somprocesværktøjer på konkrete renoveringssager og koble dette initiativ tilen intern udvikling af en prisdatabase, der enten vil blive benyttet som envirksomhedsintern/projektspecifik ressource i forbindelse med varetagelseaf bygherrens økonomiske interesse, eller anvendt som et led i deresydelser over for øvrige bygherrerådgivere eller stat/marked.

– En gruppe af bygherrer kan i fællesskab påtage sig ansvaret for etable-ring af en fælles ordning fx under de to byggeskadefonde, Byggeskade-fonden vedrørende Bygningsfornyelse (BvB) og Byggeskadefonden(BSF). Herved kan erfaringer og resultater fra hhv. renovering og almentnybyggeri udveksles til gavn for hele branchen.

– Kommunerne kan tage ansvaret for implementering af en prisdatabase påsektorniveau og i rollen som bygherre stille som krav til de øvrige projekt-parter, at informative datablade skal anvendes til dokumentation af byg-gesagens forløb og resultater.

Uanset hvilken løsning, der vælges foreslås det, at den pågældende ak-tør/virksomhed tager ejerskab til udvikling, implementering og drift af syste-met for derigennem at drive udviklingen i branchen og påtage sig rollen som’frontløber’ for den øvrige branche.

Funktionen relateret til udvikling af systemet omfatter primært en sikringaf, at systemet til stadighed lever op til målsætninger og behov, og at dersker en løbende forbedring og udvikling af systemet som følge af de tilba-gemeldinger, som indløber fra dataoperatører, systemansvarlige og sags-ansvarlige. Det anbefales at lægge denne funktion hos en ekstern konsulent,der kan validere resultaterne for selskabet, herunder sikre, at:

– systemet til enhver tid leverer troværdige og relevante resultater.– systemet til stadighed er brugervenligt og ikke har udviklet sig til et sy-

stem af så stor kompleksitet, at det repræsenterer en flaskehals i dendaglige anvendelse.

– medarbejdere også efter 1-2 år evner at anvende informative databladeog prisdatabase efter hensigten.

– der sker en tilretning af systemet i henhold til brugernes præferencer ogbehov.

En central forudsætning for implementering og anvendelse af prisdatabaseog informative datablade er, at medarbejderne modtager den fornødne træ-ning og uddannelse, dvs. får ’udfyldt den ny procesramme’, der skal udgørefundamentet for deres fremtidige praksis og daglige arbejde. Dette behand-les i kapitel 6.

54

6. Forslag til uddannelses- og træningsprogram

I dette kapitel præsenteres et forslag til et lærings- og træningsprogram forde medarbejdere, som skal arbejde med de nye arbejdsprocesser. Udviklin-gen af nye kompetencer og arbejdsrutiner blandt medarbejderne adresse-res, således at disse kan udfylde den nye procesramme og varetage dentiltænkte rolle som konsulent eller facilitator af byfornyelses- og beslutnings-processen.

6.1 Model for kompetenceudvikling

Med informative datablade og prisdatabaser ønskes implementeret en heltny måde at tilrettelægge, styre og dokumentere renoveringssager i byforny-elsen. Erfaringer fra lignende initiativer i den øvrige byggesektor er begræn-sede, og en generel accepteret forståelsesmodel for, hvordan udviklingenskal styres i den ønskede retning, mangler.

I de foregående kapitler er lagt fundamentet til en model, som kan giverammerne for den fremtidige udvikling og samtidig er der peget på en rækkeudviklingsbehov, der skal udmøntes i et konkret program for udvikling af defornødne kompetencer blandt de aktører, der tager udfordringen op og pres-ser en ny dagsorden igennem.

Det ovenfor nævnte fundament for en model, der kan belyse udviklings-behovene i forbindelse med prisdatabase og informative datablade er be-slutningsmodellen, der er gengivet nedenfor.

U d arb e jd e ls e a f b es lu tn in g sgru n d la g

E . B e -s lu tn in g

D . D o ku m en ta tio n :- In fo rm a tive da ta b lade

– P rocesd ok um en te r- B es lu tn ingsop læ g

- P risda tabaseK ilde in fo rm a tio n

A . P ro ce s ra m m e:- M e to deb esk rive lse- V u rde r in gsp roces

- P rocesvæ rk tø j

B . T ekn is k g ru n d lag :- R eg le r og reg is te rda ta

- T ils tandsb esk rive lse

C . K rav fo rm u le rin g :- Leve rand ø rm u lig hed e r

- K un d eø nsk e r

F . F o rm id lin g :- In te rn t på sa g

- E k s te rn t tilo ffen tligh ed e n

Figur 24. Model for udarbejdelse af beslutningsgrundlag i byfornyelsen, der også belyser behov forkompetenceudvikling blandt medarbejdere, der arbejder med de nye procesværktøjer.

Modellen belyser også behovene for kompetenceudvikling hos medarbejde-re i det selskab, der implementerer prisdatabase og informative datablade.Et nødvendigt vilkår for at sagsbehandlere, eller rettere bygherrerådgivere,kan arbejde effektivt inden for den nye procesramme er, at de er trænede ogkvalificerede i anvendelse af prisdatabase og informative datablade.

Procesramme og kompetencerHvad angår det trænings- og læringsmæssige indhold, er der i første om-gang behov for fælleskurser for de forskellige medarbejdere, der er engage-rede i renoveringssager. Dette være sig såvel sagsbehandlere (de kommen-

55

de bygherrerådgivere) som jurister, bogholdere og sekretærer. Fælleskur-serne har til formål at adressere udviklingsmuligheder og -behov på et over-ordnet markedsniveau, herunder hvordan prisdatabase og informative data-blade vil påvirke markedsstrukturer, prissystemer (Bertelsen, 2005), bonus-systemer og incitamentsaftaler.

Der vil også være behov for fælleskurser vedrørende de virksomhedsin-terne implikationer ved implementering og anvendelse af informative data-blade, herunder præcisering af nye roller, funktioner og arbejdsopgaver i for-hold til den traditionelle praksis.

I tilgift til fælleskurser skal der også gennemføres træning og uddannelsedirekte henvendt til de medarbejdere, der skal udfylde de nye roller og funk-tioner. I efterfølgende tabel 7 beskrives kort med udgangspunkt i figur 24 enrække udviklingsbehov, der skal adresseres i uddannelses- og træningspro-grammet for medarbejderne.

Tabel 7. Udviklingsbehov, der skal dækkes i et uddannelses- og træningsprogram.Element i beslutningsmodellen UdviklingsbehovA. Procesramme Der er behov for nye kompetencer i produktionsstyring af renove-

ringssager, hvor bygherrerådgiveren blandt andet skal lære at indgåmere aktivt undervejs i processen og blive bedre til at opstille og sty-re efter projektets milepæle.

B. Teknisk grundlag Der skal trænes i metoder til at tilvejebringe grundlaget for de øvrigeaktørers beslutninger med fokus på anvendelse af data fra eksiste-rende registre og nye metoder til gennemførelse af tilstandsregistre-ringer.

C. Kravformulering Der skal trænes i bedre kundeinformation/-dialog og samarbejdemed leverandører, rådgivere og entreprenører.

D. Dokumentation Kompetencer i forhold til registrering af det nødvendige og relevanteerfaringsmateriale eller viden til gavn for kommende projekter skalopbygges. I denne forbindelse skal der gennemføres uddannelse iudarbejdelse af byggeregnskab på baggrund af indberetning via in-formative datablade.

E. Beslutning I relationen til selve beslutningstagen er forståelsen for sociale kom-petencer som samarbejde, teamorganisering, konfliktløsning ogværdiledelse centrale. Det er vigtigt for gennemførelsen af projekter,at medarbejdere forstår at mediere mellem de ofte divergerende op-fattelser og opnå beslutninger, der træffes i gensidighed og fælles-skab. Medarbejderen skal lære at aftale nye ansvarsfordelinger medde øvrige sagsparter samt stille krav til og evaluere, om de øvrigeparter lever op til aftalerne.

F. Formidling Formidling på sags- og sektorniveau fordrer, at medarbejderne be-hersker det tekniske såvel som det processuelle aspekt af prisdata-basen og de informative datablade.Særlig centralt i forbindelse med formidlingen er gennemførelsen afworkshops og ’oplæring’ af øvrige sagsparter ved projektopstart, så-ledes at også disse behersker de nye værktøjer og metoder.

Såfremt prisdatabase og informative datablade skal indføres med succes ibyfornyelsen, skal der stilles krav til, at de der arbejder aktivt som ’frontløbe-re’ med anvendelse af systemet på renoveringssager besidder de tilstrække-lige faglige kvalifikationer, der kendetegner ’den nye bygherrerådgiver’.

Uddannelsen af bygherrerådgivere og andre medarbejdergrupper erudelukkende en opgave for det selskab, der tager ejerskabet til værktøjerneog implementerer dem i praksis.

Som støtte for trænings- og uddannelsesforløbet foreslås det at gøre brugaf proceskonsulenter og erfaringer fra gennemførelse af lignende udviklings-og implementeringsforløb i andre organisationer, fx fra den kommende im-

56

plementering af ’Nøgletalssystem for boligbebyggelser’ i den almene bo-ligsektor. Der peges på netop denne ’case’, idet det forventes, at det sel-skab, der ønsker at implementere prisdatabase og informative databalde, eret selskab med et vist slægtskab eller lighed med de almene boligorganisati-oner, hvad angår struktur og kultur.

I nedenstående tabel er der foretaget en sammenfatning af forslag til kon-krete kursuselementer i trænings- og uddannelsesprogrammet. For hvertelement er der fortaget en vurdering af de forskellige aktørers ønskede profili forhold til graden af kvalifikation inden for det pågældende område efterendt uddannelse.

Aktørerne er her grupperet i tre hovedopdelinger jf. figur 23.

– Sagsansvarlige, dvs. medarbejdere i en given virksomhed, der fungerersom bygherrerådgivere på byfornyelsessager.

– Øvrige dataoperatører, der anvendes som betegnelse for virksomhedsin-terne 'back office’ funktioner bestående af jurister, bogholdere, teknikereog lign.

– Systemansvarlige, der kan være en fælles ledelse, en særligt nedsat sty-regruppe eller et sekretariat med overordnet ansvar for systemets drift ogfortsatte udvikling (jf. redegørelsen i kapitel 5.3 ’Administration af prisda-tabase’).

For hvert kursuselement er der foretaget en vurdering af det påkrævedekvalifikationsniveau for medarbejderne på en tretrinsskala, hvor:

– lav angiver, at medarbejderne er trænede i anvendelse af metoder ogværktøjer på det givne område eller besidder en mere end basal videnom området.

– middel angiver, at medarbejderne er erfarne i anvendelse af metoder ogværktøjer på det givne område eller besidder en stor viden på området.

– høj angiver, at medarbejderne kan fungere som lærere for andre inden fordet pågældende område – og på veldefinerede og -afgrænsede områderendda kan fungere som udviklere af ny viden og metode.

Tabel 8. Forslag til kursuselementer i uddannelses- og træningsprogrammet samt angivelse af ønskedekvalifikationsniveauer for forskellige medarbejderfunktioner.

KursuselementerMålgruppe Sags-

ansvarligeØvrige data-

operatørSystem-

ansvarlige1. Beslutningsprocessen i byfornyelsen Middel Lav Lav2. Informative datablade Høj Middel Høj3. Prisdatabase Middel Høj Høj4. Produktionsstyring Middel Lav -5. Værdiledelse, teamorganisering og konfliktløsning Høj Lav -6. Rådgiver-, leverandør- og entreprenørsamarbejde Middel Lav -7. Kundeinformation- og dialog Middel Middel Høj8. Indberetning af data fra eksisterende registre Lav Middel -9. Tilstandsregistreringer Høj Lav -10. Dokumentation ved aflevering Middel Høj -11. Nøgletal Middel Middel Høj12. Andet:__________________________________

De forskellige kursuselementer skal baseres på identifikation og gennem-gang af processer. Der arbejdes med de psykologiske aspekter i ledelse afprocesser. Endvidere skal introduceres metoder til løbende forbedringer afprocesser. Kursusindholdet skal bygge på teori suppleret med træning ogpraktiske erfaringer, som illustrerer problemstillingerne ved at arbejde medorganisationsprocesser, informative datablade og prisdatabase. Ligeledesskal de ledelsesmæssige aspekter i en organisation, der arbejder bevidst

57

med processer set i forhold til kunden, berøres. Samlet set skal uddannel-ses- og træningsprogrammet medvirke til at afklare følgende begreber i rela-tion til den nye byfornyelsesproces:

– Definition af procesbegrebet, herunder hvad der forstås ved processersamt en afdækning af leverandør og kundeopfattelsen.

– Identifikation af kerneprocesser.– Sammenhæng mellem kerne- og støtteprocesser.– Informative datablade som værktøj.– Processtyring, herunder fastlæggelse af mål.– Tværorganisatoriske processer, herunder afklaring af interessekonflikter.

58

7. Oplæg til beslutningsgrundlag

Med udgangspunkt i analysen og udviklingstiltagene beskrevet i de foregå-ende kapitler, præsenteres der i dette kapitel et oplæg til beslutningsgrund-lag for det selskab, som vil i gang, omhandlende plan for implementering afprisdatabase og informative datablade.

7.1 Udviklingsbehov og baggrund for oplæg

Som det fremgår af den gennemførte analyse af byfornyelsens fremtidigebeslutningsproces, lægges der op til flere store ændringer, som kan få ind-flydelse på de ydelser og arbejdsgange, bygherrerådgiverne bør tilbyde ifremtiden.

For det første lægges der op til en ændring i selve beslutningsprocessen,idet det anbefales, at omlægge beslutningsstrukturen til et gensidigt beslut-ningsfællesskab i stedet for den traditionelle hierarkiske beslutningsproces.

Denne ændring forventes at skabe en mere effektiv og hurtig planlæg-ningsproces, som lægger vægt på værdiskabelse og stor grad af kundetil-fredshed.

Erstattes det hierarkiske beslutningsforløb med flere fællesbeslutninger vildet betinge ændringer på flere områder. Som det fremgår af nedenståendetabel, kan det dels ske i forhold til bygherrerådgivernes organisering, ledelseog styring af sager og enkeltydelser, og dels kan det ske i forhold til medar-bejdernes kompetenceniveau og den generelle videndeling hos disse.

Tabel 9. Den hierarkiske beslutningsproces er karakteristisk for den nuværende byfornyelse, medensfællesbeslutninger eller netværksbeslutninger forventes at nyde fremme i den fremtidige byfornyelse.

BeslutningsprocesserFokusområder Hierarki Fællesskab/netværkOrganisation Homogen HeterogenStyringsform Autoritær AutonomLedelsesopgave Styring og kontrol FacilitereTillidsform Lydighed GensidighedMagtbase Centraliseret - rang Decentraliseret - videnVidenbase Eksplicit, kodificeret Komplementær - tavs og eksplicitForløb Rigid FleksibelResultat Standardiseret Tilpasset

Tabel 9 kan også siges at summere analysens forskellige resultater i et or-ganisatorisk og videnmæssigt perspektiv. Som det fremgår, lægges der i denfremtidige vision med flere beslutninger i fællesskab eller i netværk blandtandet op til, at de forskellige aktører i højere grad skal operere selvstændigtog være i stand til at træffe beslutninger på forespørgsler ad hoc, idet de børbesidde såvel den nødvendige viden som den formelle beslutningskompe-tence. Der skal med andre ord arbejdes mod en mere decentral beslutnings-proces i den fremtidige byfornyelsesproces.

For at denne organisatoriske og videnmæssige ændring kan virkeliggø-res, er det nødvendigt, at der skabes et fælles erfaringsmateriale, proces-værktøjer og dokumentationsprincipper, og det gerne i digital form. Her erdet de informative datablade og prisdatabasen, der spiller en central rolle,

59

idet disse vil være bygherrerådgivernes fælles værktøjer til erfaringsopsam-ling og formidling gennem hele renoveringsforløbet.

Iagttages beslutningsforløbet i et tilbageskuende perspektiv, er spørgs-målet om, hvorfor en hierarkisk beslutningsproces er dagens praksis i byfor-nyelsen, når det har vist sig, at denne struktur medvirker til dårlig effektivitetog et langsomt planlægningsforløb samt mange kvalitetsproblemer? Dettekan der gives tre indlysende svar på:

– Den hierarkiske beslutningsproces anvendes, fordi bygherrerådgiverne idag ikke anvender fælles informative datablade og en fælles prisdataba-se.

– Den hierarkiske beslutningsproces anvendes fordi medarbejderne ikkehar den rette kompetence til at anvende fællesbeslutninger.

– Den hierarkiske beslutningsproces anvendes fordi bygherrerådgiverne ideres organisering og udvikling ikke understøtter de påkrævede foran-dringer.

Med dette spørgsmål og disse svar lægges der derfor op til, at selskabernetager stilling til følgende fire spørgsmål, hvis de informative datablade ogprisdatabasen skal implementeres:

1 Skaber en ændring fra hierarkiske beslutninger til fællesbeslutninger ellernetværksbeslutninger et bedre grundlag for effektivisering og forkortelseaf planlægningsprocessen samt bedre og billigere renovering og størrekundetilfredshed?

2 Er bygherrerådgiverne besluttet på at tilpasse organisation, ledelse ogstyring af sager og ydelser, så det understøtter fællesbeslutninger ellernetværksbeslutninger i fremtidige byfornyelsessager?

3 Er bygherrerådgiverne besluttet på at tilpasse medarbejdernes kompe-tence og det videnmæssige fællesgrundlag, så det understøtter den nyebeslutningsproces i byfornyelsen og en ny ledelsesform?

4 Er bygherrerådgiverne besluttet på at implementere informative databla-de og en fælles prisdatabase, som understøtter det fælles videngrundlagog den nye ledelsesform, og som understøtter og fremmer fællesbeslut-ninger i byfornyelsen?

7.2 Model og elementer i plan for implementering

Forslag til informative datablade og prisdatabase for bygherren er udvikletmed baggrund i 10 års erfaringer fra udvikling og afprøvning af koncepterblandt andet til dokumentation af priser, omkostninger, leveringsforhold,evaluering af processamarbejde og ikke mindst registrering af standard ogkvalitet (Bertelsen et. al., 2005).

De generelle erfaringer viser blandt andet, at et ensartet, systematisk ogvelstruktureret grundlag er en betingelse for at kunne skabe større gennem-sigtighed i forholdet mellem pris og kvalitet. Endvidere fremhæves det:

– at nødvendige data bør opsamles fra starten, dvs. allerede i planfasen afen given byfornyelsessag.

– at resultater bør gøres let tilgængelige fx i visuel form for hver bebyggel-se.

– at politisk opbakning er af afgørende betydning for implementering af nye’standarder’, der har konsekvenser for branchens organisering.

– at indgåelse af aftaler og tilsagn om støtte til anvendelse af nye metodereller værktøjer skal sikres med alle samarbejdspartnere.

– at anvendelsen af de nye metoder og værktøjer evt. kobles sammen medbrugen af incitamenter og andre bonusaftaler i forhold til de øvrige aktø-rer.

60

Elementer i informative datablade og prisdatabaseDe informative datablade og prisdatabasen anvendes til indsamling, bear-bejdning og fremlæggelse af oplysninger som entydige registreringsparame-tre og udvalgte nøgletal. Ved hjælp af prisdatabasen er det muligt at sam-menligne sager indbyrdes og udpege de bedste og de dårligste. I et sådantsystem er der jf. (Bertelsen et. al., 2005) følgende grundlæggende arbejds-opgaver:

− Indsamling af oplysninger.− Behandling af oplysninger til registreringsparametre.− Udvælgelse og beregning af væsentlige nøgletal.− Sammenligning af nøgletal gennem processen på den enkelte sag.− Sammenligning af nøgletal mellem forskellige sager.− Kvalitetssikring og –udvikling af systemet.

Indsamling af oplysninger skal ske på et sikkert grundlag, hvorfor det anbe-fales, at det sker med baggrund i en manual, og at det foretages af trænedepersoner. Sikkerhed og kohærens er nøgleord i denne forbindelse, og etgodt mål for manualen er, at den kan anvendes og give det samme resultat ialle situationer og af alle personer.

Manualen vil udgøre et væsentligt element i den tidligere omtalte proces-ramme og vil i egenskab heraf skulle indeholde vejledninger i:

– Anvendelse af informative datablade.– Metodebeskrivelser vedrørende dataindsamling i byfornyelsesprocessens

forskellige faser.– Eksempler eller ’templates’ for indtastning eller repræsentation af data i

prisdatabasen.– Standardskabeloner til referater, mødedagsordener, workshops og lign.– Indsamling/overførelse af data fra eksisterende registre, fx fra BBR.– Metoder til gennemførelse af bygningsregistreringer og udarbejdelse af

tilstandsbeskrivelser og registreringsrapporter.

Grundlæggende skal procesrammen i første omgang bestå af de nødvendi-ge paradigmaer for gennemførelse af renoveringssager ved hjælp af infor-mative datablade og prisdatabase og dertil uddannelse af medarbejdere i fa-cilitatorrollen.

Efter indsamlingen foretages der en behandling af oplysningerne, hvorregistreringsparametrene bliver udarbejdet, hvorved nøgletallene kan bereg-nes. Nøgletallene bruges dels til den interne sammenligning på sagen, delstil sammenligning mellem sager.

Den sidste arbejdsopgave er kvalitetssikring og udvikling af systemet. Detvæsentligste mål er her at sikre, at måleusikkerheden er mindst mulig, at sy-stemets grundstruktur er sikker og robust, og at der gennem stadige evalue-ringer foretages en fortsat udvikling af systemet.

Elementer i implementering og udvikling af systemetVed implementering af informative datablade og prisdatabase er det vigtigt,at systemet bygges på en enkel og robust grundstruktur, nogle klare mål ogmålgrupper for systemet samt en fortsat udvikling og justering af systemet.

Effekten af informative datablade og prisdatabase afhænger i høj grad af,at det er muligt at få de enkelte bygherrerådgivere til at tage ansvar for sy-stemet, og at systemet og dets anvendelse indgår som en naturlig arbejds-opgave i den daglige styring af renoveringssagen. Det er derfor vigtigt, atbrugerne af systemet føler, at det er dem der¨, styrer systemet og ikke sy-stemet, der styrer dem.

Første fase i implementeringen er at fastlægge mål, målgrupper og deresbehov samt at etablere en robust og sikker grundstruktur. Genbrug af allere-de indsamlede oplysninger og automatisering og digitalisering af så mange

61

arbejdsprocesser som muligt er også vigtigt at indtænke i grundstrukturen frastarten.

Anden fase i implementeringen er udarbejdelse af de konkrete manualer,der er grundlag for de nye arbejdsopgaver. I denne fase skal organisationenogså etableres, der skal udvikles de nødvendige hjælpeværktøjer og data-baser. Medarbejderne skal uddannes og trænes i de nye funktioner ogværktøjer.

Tredje fase i implementeringen igangsætter og udbreder systemet påmarkedet. Det er vigtigt hurtigt at sikre sig en tilstrækkelig volumen både iforhold til datamængde og økonomi for systemet. I denne fase vil god for-midling, fx med baggrund i resultater og positive erfaringer fra gennemførel-se af pilotprojekter, være centrale for en god dækningsgrad for systemet.

Fjerde fase er den fortsatte udvikling af de informative datablade og pris-databasen. En regelmæssig evaluering af systemet vil være en god støttefor udpegning af væsentlige udviklingsområder. I økonomien skal der gørestilstrækkelig plads til, at udviklingen kan gennemføres i det nødvendige om-fang.

7.3 Implementeringsplan for datablade og prisdatabase

Nærværende rapport indeholder grundlaget for udvikling og etablering af in-formative datablad og prisdatabase i byfornyelsen og dækker første fase i enimplementering af et nøgletalssystem.

Efterfølgende redegøres for forslag til kommende aktiviteter i forbindelsemed implementering af systemet på sektorniveau. I tabel 10 er givet enoversigt over forslag til implementeringo med angivelse af delaktiviteter i derespektive faser.

Tabel 10. Forslag til tidsplan for implementering af informative datablade og prisdatabase.Faser og aktiviteter Tidsplan for implementeringFase 1: Etablering af grundstruktur 1. halvår 2005

Fase 2: Etablering af systemHøring og etablering af styre- og følgegrupper 1. halvår 2005Beslutning om igangsættelse og finansiering 2. halvår 2005

Fase 3: Manualer og etablering 1. halvår 2006Etablering af organisation og styringVærktøjer og databaserEtablering af manualerInformation og uddannelse

Fase 4: Igangsættelse 2. halvår 2006Information og dialog med samarbejdsparterDataindsamling på sagDatabehandling og systemdriftAdministration og kvalitetsstyring

Fase 2: Etablering af systemAnden fase af projektet omhandler etablering af informative datablade ogprisdatabase. Her skal der træffes beslutning om igangsættelse af imple-mentering, og den nødvendige finansiering skal fremskaffes. De enkelte ud-giftsposter budgetlægges ved start af fase 3 og 4 og specificeres nærmere isamarbejde med operatørerne og de øvrige interessenter.

Et centralt element i denne fase er etablering af styre- og følgegrupper forprojektet, ligesom der skal afholdes høringer med indkaldelse af repræsen-tanter fra byggeerhverv, myndigheder og fag- og interesseorganisationer.

62

Målet med denne aktivitet er at skabe en fælles accept af branchens ud-viklingsbehov og potentialet i anvendelse af informative datablade og pris-database. De forskellige parter forventes hver især at have ønske om atpræge systemets udvikling og etablering – ikke mindst i relation til den prak-tiske drift og anvendelse, hvor specifikke partsinteresser kan bremse syste-met, såfremt der ikke er en fælles forståelse for mål og midler.

Fase 3: Manualer og etableringI tredje fase skal de konkrete manualer og værktøjer udvikles, der skal be-skrives en plan, de involverede parter skal uddannes i de nye arbejdsopga-ver, og den nødvendige organisation og systemstyring skal etableres.

Det foreslås, at denne etableringsfase kan gennemføres i første halvår2006, og at den dækker følgende fire hovedaktiviteter:

– Udarbejdelse af informative datablade og prisdatabase til indsamling ogstrukturering af oplysninger samt formidling af nøgletal.

– Etablering af procesramme i form af manualer, fx for indsamling af oplys-ninger, gennemførelse af tilstandsregistreringer, central databehandling,kvalitetssikring af systemet samt øvrige procesværktøjer.

– Uddannelse og træning af de forskellige parter, som skal anvende systemog øvrige procesværktøjer og formidle nøgletal.

– Etablering af organisation, herunder indgå aftaler med de enkelte data-operatører samt etablere en fast styre- og følgegruppe, som kan sikre denfortsatte udvikling af systemet på såvel sags- som sektorniveau.

Fase 4: IgangsættelseI fjerde fase igangsættes den egentlige anvendelse af systemet på renove-ringssager.

Omkostninger forbundet med anvendelse af informative datablade påsagsniveau, dvs. primært indsamling af oplysninger og procesaktiviteter(workshops og lign.) skal så vidt muligt lægges på den enkelte sag, som endel af sagens normale sagsledelse og kvalitetsstyring. Omkostninger for-bundet med drift af prisdatabase, herunder central databehandling, system-drift administration og kvalitetsstyring, kan finansieres gennem en grundsatspr. sag og et tillæg afhængig af sagens størrelse.

Det vurderes, at det i sagsomkostningerne er muligt at finde besparelser,som kan modsvare systemgebyret, så sagen derfor ikke belastes med bety-dende ekstraomkostninger. Endvidere vurderes det, at anvendelsen af sy-stemet på sigt vil mere end balancere med omkostninger forbundet meddriften heraf.

63

Referencer

Anderson, N., Borgbrant, J. (1998). Byggforskning – processer och ve-tenskapelighet. Lunds Tekniska Högskola, Institutionen för byggnadseko-nomi, Sverige.

Bang, H. L., Sørensen, N. L., Bertelsen, N. H. (2001). Bygherren som foran-dringsagent – et bedre ejendomsmarked. By- og Boligministeriet, ProjektHus, Debathæfte 1.

Borgbrant, J. (1990). Strategisk dialog 2. Natur och Kultur. Bokförlaget Naturoch Kultur.

Bertelsen, N. H. (1999). Kortlægning af 88 byfornyelsessager. En analyse afslutregnskaber og renoveringsomfang (SBI-rapport 307). Hørsholm: StatensByggeforskningsinstitut.

Bertelsen, N. H. (2001). Kvalitetsstyring af udviklingsprojekter. By- og Bolig-ministeriet, Projekt Hus, Temagruppe 10, Slutrapport.

Bertelsen, N. H. (2003a). Kvalitet i projektstyring - udvikling af rolle, samar-bejde og produktivitet i renovering. Projekt Renovering, projektnummer 274.København: Erhvervs- og Boligstyrelsen.

Bertelsen, N. H. (2003b). Oplæg til initiativer som Erhvervs- og Boligstyrel-sen vil kunne iværksætte med baggrund i rapporten: ‘Forslag til effektivise-ring af rådgiverydelser og honorarformer i byfornyelsen’. By og Byg notat,journal nr. 421-035, 20. juni 2003. Ikke publiceret.

Bertelsen, N.H. (2004). Bedre produktivitet ved renovering. Forsøg medplanlægning, styring og opfølgning på sager. By og Byg Dokumentation 061.Hørsholm. Statens Byggeforskningsinstitut.

Bertelsen, N. H. (in press). Den selvstyrende byggeplads. Hørsholm. StatensByggeforskningsinstitut.

Bertelsen, N. H., Gottlieb, S. C., Hansen, E. J. D. P. (2005). SBi 2005:04.Nøgletalssystem for boligbebyggelser. Hørsholm. Statens Byggeforsknings-institut.

Bertelsen, S., Davidsen, H., Pedersen, K. F. (2002). Bygherren som foran-dringsagent - på vej mod en ny byggekultur. Bygherreforeningen i Danmarkog Fonden Realdania.

Buhelt, M. (2002). Produktivitetsdatabase for byggeriet. Datastruktur og de-monstrationsmodel. By og Byg Resultater 019. Hørsholm. Statens Bygge-forskningsinstitut.

Dam, A., Riis; J. O. & Thorsteinsson, U. (1994). Integreret produktivitetsud-vikling – en fremgangsmåde. Polyteknisk Forlag.

Erhvervs- og Boligstyrelsen, EBST (2003a). Analyse og ideudvikling af råd-giverydelser og honorarformer i byfornyelsen. Udarbejdet for Erhvervs- og

64

Boligstyrelse af Byfornyelse Danmark/København i samarbejde med Basconog IBM Business Consulting Service.

Erhvervs- og Boligstyrelsen, EBST (2003b). Nyt lovforslag om byfornyelseog byudvikling - Høring over forslag til lov om byfornyelse og byudvikling.EBST. Lokaliseret 14. oktober 2003 på:http://www.ebst.dk/download/pdf/byfornyelse_lovforslag091003.pdf

Haugbølle, K., Gottlieb, S. C., Jonsen, M. & Tychsen, T. (2005). Værdi-grundlag og forandringsprocesser – et eksempel fra byfornyelsen. Køben-havn. Socialministeriet.

Ingvaldsen, Th., Lakka, A., Nielsen, A., Bertelsen, N. H. & Jonsson, B.(2004). Productivity studies in Nordic building- and construction industry.Project report 377, 2004. BYGGFORSK – Norwegian Building Research In-stitute. Oslo.

Løwendahl, B. (2000). Strategic Management of Service firms. (2.ed.). CBSPress. Copenhagen.

Pedersen, L. R. (2000). Prissammenligning 5+5 byfornyelsessager i Århusog Frederiksberg. Leif Rønby Pedersen, København. Ikke publiceret.

Sørensen, N. L. (2004). Den virtuelle prøvelejlighed. Beboerkommunikation.By og Byg Resultater 035. Statens Byggeforskningsinstitut. Hørsholm.

UrbanMaster (2003). Lokaliseret 15. maj 2003 på lukket database pr:http://www.urbanmaster.lt.

65

Bilag A. Problemstillinger for projektet

Med relation til beskrivelsen i kapitel 1 af væsentlige problemstillinger er føl-gende spørgsmål behandlet som led i fastlæggelse af udviklingsprojektetsmålsætninger og opgaver:

Tabel A1. Temaer og spørgsmål til fastlæggelse af udviklingsprojektets målsætninger og opgaver.Tema Beskrivelse SpørgsmålBaggrund Hvilke tidligere rapporter og projekter har

relation til og er baggrund for udviklingspro-jektet?

A. Er der andre forhold, som bør nævnesher?

Arbejdsfelter Fem centrale arbejdsfelter og væsentligemålgrupper i renoveringsprocessen er be-skrevet som værende af interesse for Plan-funktionen og Byggefunktionen. Der er des-uden angivet to centrale problemfelter og enrække andre problemer, som foreslås be-handlet i udviklingsprojektet.

A. Er det de rette fem arbejdsfelter og mål-grupper, som her er valgt?

B. Er det rigtigt at udpege byggeprogramfa-sen og målgruppen ejere og beboeresom de to væsentligste problemfelter?

C. Kan der til listen tilføjes andre problem-stillinger og ønsker, som skal medtages iplanlægningen af udviklingsprojektet?

Arbejdspro-cesser

Fem arbejdsprocesser i Planfunktionen ogByggefunktionen, som har relation til udvik-lingsprojektet er beskrevet, og der er frem-hævet nogle centrale problemfelter vedrø-rende indbyrdes kommunikation og erfa-ringstilbageføring samt udarbejdelse af be-slutningsgrundlag og dokumentation.

A. Er de beskrevne interne kommunikati-onsproblemer, herunder den manglendeerfaringstilbageføring mellem de fem ar-bejdsprocesser, tilstede, og skal de be-handles i udviklingsprojektet?

B. Er de beskrevne problemstillinger vedudarbejdelsen af beslutningsgrundlagetpå de fire niveauer forhold, som skal be-handles i udviklingsprojektet?

C. Er de beskrevne problemstillinger vedudarbejdelsen af dokumentationsgrund-laget forhold, som skal behandles i ud-viklingsprojektet?

Udviklings-opgaver

Der er beskrevet forslag til to udviklingsop-gaver, som skal løses samt et forslag til in-terne ændringer i funktionernes arbejdsgan-ge, som skal læres.

A. Hvorledes kan de to valgte udviklingsop-gaver løse de problemstillinger, der erfremhævet i de foregående kapitler?

B. På hvilke områder kan det være nød-vendigt at ændre arbejdsgange og gen-nemføre intern læring for at sikre bygher-rerådgivernes udvikling i fremtiden?

Disse spørgsmål blev drøftet første gang på et møde den 25. september2001 i Byfornyelse København, hvor primært indholdet af de tre førstespørgsmål blev belyst. Dette møde gav anledning til flere kommentarer ogrettelser til projektets problemstillinger, som herefter blev indarbejdet jf. ho-vedrapportens kapitel 1.

Problemstillingerne blev dernæst brugt som oplæg til en nærmere drøftel-se af tema fire 'udviklingsopgaver' på møder hhv. den 10. oktober 2001 og25. oktober 2001. Her blev bl.a. konkretiseret ønskerne til de seks centralearbejdsprocesser i Planfunktionen og Byggefunktionen, og resultatet herafses i tabel A1, A2, A3, A4, A5 og A6, der præsenteres nedenfor.

66

Tabel A2. Beslutning A - Bydel, ønsker til udvikling.Er tilstand - Nu Bør tilstand - Fremtid Hvorfor

A. Vejledning Ingen. Standardisering af metodertil kortlægning af byen.

Gentagende opgaver, rati-onalisering og professiona-lisering.

B. Regler ogdata

BBR, socialstatistik og GIS. Desuden også prisdataba-se.

C. Tilstands-beskrivelse

På baggrund af registerop-lysninger. De er individueltplanlagt.

Standardiseret kategorise-ring af bygninger, fx i for-hold til opførelses-år, lejlig-hedsstørrelse, installations-mangler og ejerform.

For at sikre ensartethed igrundlaget for vurderingen.Mulighed for at prissætteistandsættelsesbehov.

D. ’Kunde-ønsker’

– Kommune– Politikere– Store ejen-

domsejere

Udpege områder, der harbehov for investeringer.

Kende den politiske bag-grund og krav til resultatet.

Præcis og målrettet løsningaf opgaven.

E. ’Leverandør-ønsker’

– Bygherrerådg.

Bygherrerådgivernes vær-digrundlag

F. Vurderings-proces

Personafhængig kompe-tence.

Fælles værdigrundlag. Ensartede vurderinger.

G. Plan medoplæg

Kortlægge byfornyelsesbe-hov i større områder.

Investeringsbehov. Grundlag for kommunalplanlægning.

H. Præsentation Individuelt. Standardiseres. Professionalisering og ef-fektivisering så vi ikke skalopfinde den dybe tallerkenhver gang.

I. Evaluering Sker ikke nu. Intern og ekstern evalue-ring.

Sikrer, at vi lærer af opga-ver.Sikrer, at resultatet svarertil kundernes forventninger.

67

Tabel A3. Beslutning B - Karré, ønsker til udvikling.Er tilstand - Nu Bør tilstand - Fremtid Hvorfor

A. Vejledning Ingen. Metode bør beskrives i envejledning.

Gentagene opgaver.

B. Regler ogdata

BBR, Gis og ‘88 sager’. Desuden også prisdataba-se.

Kvalificering af prisgrund-lag.

C. Tilstands-beskrivelse

Besigtigelse er individueltplanlagt.

Standardiseret skema tilbesigtigelse, såvel af ni-veau for besigtigelse somkategorisering af bygninger.

For at sikre ensartethed.

D. ‘Kundeøn-sker’

‘Problemnotat’ med overblikover fornyelsesbehov oginvesteringsbehov.

Opdatering af politisk vær-digrundlag.

E. ‘Leverandør-ønsker’

Opdatering af værdigrund-lag.

F. Vurderings-proces

Personafhængig.Kvalifikationsafhængig

Bygge på fælles værdi-grundlag.

G. Plan medoplæg

Kortlægge byfornyelsesbe-hov, og byfornyelses-strategi.

H. Præsentation Individuelt. Standardiseres. Professionalisering og ef-fektivisering så vi ikke skalopfinde den dybe tallerkenhver gang.

I. Evaluering Sker ikke nu. Intern og ekstern evalue-ring.

Sikrer, at vi lærer af opga-ver.Sikrer, at resultatet svarertil kundernes forventninger.

68

Tabel A4. Beslutning C1 - Bygning/opfordring, ønsker til udvikling.Er tilstand - Nu Bør tilstand - Fremtid Hvorfor

A. Vejledning ‘Projekthåndbog’, BK.‘Ydelseshåndbog’, BK.Standardkoncepter.

Udbygges med kortechecklister koordineretmellem afdelingerne.Standardkoncepter udbyg-ges.

Gentagne opgaver.

B. Regler ogdata

Lov om byfornyelse.Københavns Kommunes‘Vejledning til KK’s skema 1og 3’.BBR-oplysninger.20-pkt. lister.

Love, bekendtgørelser ogvejledninger bør forenklesog ses i sammenhæng medden praktiske gennemførel-se af en byggesag.

Strømline processerne forat sikre et bedre og billigereresultat.

C. Tilstandsbe-skrivelse

Tilstandsvurderingudarbejdet af ekstern tekni-ker.Evt. svampeundersøgelserog funderingsundersøgel-ser.

Tilstandsvurdering evt. ud-arbejdet af BK.

D. ‘Kunde-ønsker’

– Beboere– Ejere

Grundlaget for en beslut-ning om Bygningsfornyel-ses.

En beslutningsproces, deraltid bliver håndteret pro-fessionelt af rådgiveren.Realistisk prissætning.

.

Beboerdemokratiet skal ta-ges alvorligt.Regler om mertilsagn erblevet strammet, derfor skalprissætningen være sikker.

E. ‘Leverandør-ønsker’

– TeknikereF. Vurderings-

procesForslag til beslutningbygger på kommunens ret-ningslinjer.Personafhængig.Kompetenceafhængig.

Erfaringsopsamling til brugved nye sager.

G. Plan medoplæg

Karrébeslutning elleristandsættelse af enkelt-bygninger.

Større sikkerhed omkringvurdering af priser.

Ændrede regler i byfornyel-sesloven vedrørende kom-munernes anvendelse afmertilsagn.

H. Præsentation Individuelt.Standardkoncept på Ve-sterbro.

Standardiseres også udenfor Vesterbro.

Effektivisering og professi-onalisering.

I. Evaluering Sker ikke nu. Kunne være en god ide ifremtiden.

Sikrer, at vi lærer af erfa-ringer.Sikrer, at kunden får denydelse, de forventer.

69

Tabel A5. Beslutning C2 - Bygning/prissat forslag, ønsker til udvikling.Er tilstand - Nu Bør tilstand - Fremtid Hvorfor

A. Vejledning ‘Projekthåndbog’, BK.‘Ydelseshåndbog’, BK.‘Håndbog for bygningsre-novering’, BK.Standardkoncepter.

Udbygges med kortechecklister koordineretmellem afdelingerne.Standardkoncepter udbyg-ges.

Gentagende opgaver. Ud-fører opgaver hurtigt ogsikkert.

B. Regler ogdata

Københavns Kommunes’Vejledning til KK’s skema 1og 3’. Bekendtgørelse omberegning af arealer.BBR-oplysninger.20-pkt. lister.

Love, bekendtgørelser ogvejledninger bør forenklesog ses i sammenhæng medden praktiske gennemførel-se af en byggesag.

Strømline processerne forat sikre et bedre og billigereresultat. Baggrund for atpåvirke lovgivningen.

C. Tilstands-beskrivelse

Prissat projektforslag inde-holdende førregistrering ogevt. svampeundersøgelserog funderingsundersøgel-ser udarbejdet af eksterntekniker.

Overblik over opgavensomfang og økonomi.

D. ‘Kunde-ønsker’

– Kommune– Beboer/ejere– Administrator

Oplysninger om økonomi,huslejeberegninger, pro-jektets omfang og indhold.

En beslutningsproces, deraltid bliver håndteret pro-fessionelt af rådgiveren.Realistisk prissætning.

Regler om mertilsagn erblevet strammet, derfor skalprissætningen være sikker.

E. ‘Leverandør-ønsker’

– Teknikere

Kontraktunderskrivelse. Rammer for opgaven.

F. Vurderings-proces

Indsendelse af prissat pro-jektforslag, BK. Godkendel-se af prissat projektforslag.

Prisdatabase. Beboernes og kommunensformelle godkendelse afprojektet.

G. Plan medoplæg

Grundlag for udarbejdelseaf udbudsmateriale.

H. Præsentation Beboermøder. Skriftligt tilkommunen.

Standardiseres. Effektivisering og professi-onalisering.

I. Evaluering Sker ikke nu. Kunne være en god ide ifremtiden.

Sikrer, at vi lærer af erfa-ringer.Sikrer, at kunden får denydelse, de forventer.

70

Tabel A6. Beslutning D - Bygningsdele, ønsker til udvikling.Er tilstand - Nu Bør tilstand - Fremtid Hvorfor

A. Vejledning ‘Håndbog for bygningsre-novering’, BK.Vejledning i opstartsmøder.

Udbygges med kortechecklister koordineretmellem afdelingerne.Standardkoncepter udbyg-ges.

Gentagende opgaver. Ud-føre opgaver hurtigt og sik-kert.

B. Regler ogdata

Københavns Kommunes’Vejledning til KK’s skema 1og 3’. Bekendtgørelse omberegning af arealer.BBR-oplysninger.20-pkt. lister.

Strømline processerne forat sikre et bedre og billigereresultat.

C. Tilstands-beskrivelse

Udbudsmateriale indehol-dende arbejds- og materi-alebeskrivelser samt til-budslister udarbejdet afekstern tekniker.Indsendelse til godkendelsei kommunen, BK.Indgåelse af kontrakt medentreprenør. Gennemførel-se af byggesag.

Definition af opgavensomfang, prisfastsættelse oggennemførelse.

D. ‘Kunde-ønsker’

– Beboere– Ejere

Orientering om detailind-hold i projektet. Detailbe-slutninger.

En orienterings- og beslut-ningsproces, der altid bliverhåndteret professionelt afrådgiveren.

For at sikre, at alle bebo-erønsker udføres som aftalttil den aftalte tid og pris.

E. ‘Leverandør-ønsker’

– Teknikere– Entreprenører

Kontraktunderskrivelsemed entreprenør.

Rammer for opgaven.

F. Vurderings-proces

Afholdelse af licitation.Godkendt udbudsmateriale,gennemførelse af bygge-sag.

Kommunens endelige god-kendelse af projektet.

G. Plan medoplæg

Gennemførelse af ombyg-ning.

Tidssvarende bygning.

H. Præsentation Beboermøder. Skriftligt ikommunen.

Standardiseres. Effektivisering og professi-onalisering.

I. Evaluering Sker ikke nu. Kunne være en god ide ifremtiden.

Sikrer, at vi lærer af erfa-ringer.Sikrer, at kunden får denydelse, de forventer.

71

Tabel A7. Dokumentation ved aflevering, ønsker til udvikling.Er tilstand - Nu Bør tilstand - Fremtid Hvorfor

A. Vejledning Der skal udarbejdes check-lister til brug ved aflevering,ændring af BBR-oplysnin-ger, til- og afmelding afmålere m.v.Standardkoncepter udbyg-ges.

Gentagende opgaver. Ud-føre opgaver hurtig og sik-kert.

B. Regler ogdata

Københavns Kommunes’Vejledning til KK’s skema 1og 3’. BBR-oplysninger.20-pkt. lister

C. Tilstands-beskrivelse

Aflevering af byggeopga-ven. Mangelgennemgang.Udbedring af mangler.

Krav til aflevering. Sikre mangelfri aflevering tiltiden.

D. ‘Kunde-ønsker’

– Beboer/ejere

Hurtig tilbageflytning. Pro-jekt udført som beskrevet.Ingen fejl og mangler.

E. ‘Leverandør-ønsker’

– Teknikere– EntreprenørerF. Vurderings-

procesAflevering af byggeriet. Kommunens godkendelse

af byggeregnskabet.G. Plan med

oplægAfslutning af ombygning. Indflytning.

H. Præsentation Beboervejledning. Standardiseres. Sikre optimal brug og vedli-geholdelse efter byggesa-gens afslutning.

I. Evaluering Sker ikke nu. Kunne være en god ide ifremtiden.

Sikrer, at vi lærer af erfa-ringer.Sikrer, at kunden får denydelse, de forventer.

72

Bilag B. Undersøgelsesdesign og metode

I dette bilag præsenteres undersøgelsesdesign og metode, der har væretanvendt til at analysere byfornyelsens forandringsproces.

Rekapitulering af projektets formålUdviklingsprojektets overordnede formål er at udarbejde et eller flere kon-krete eksempler på informative datablade, der kan bruges i de forskelligebeslutningsprocesser og ved afleveringen, som bygherrerådgiverne er ind-draget i fra screening af bydele over programlægning af den konkrete reno-veringssag og frem til dokumentation ved aflevering og slutregnskab. Derskal desuden udarbejdes konkrete eksempler på udarbejdelse af de tilhø-rende beslutningsgrundlag og dataopsamling ved aflevering, som man in-ternt kan anvende til effektivisering af de tekniske og administrative arbejds-rutiner.

I udviklingsprojektet skal desuden opstilles generelle brugerkrav til enprisdatabase, som kan håndtere de informative datablade og analyserenøgletal og indikatorer for produktivitet og kvalitet på de udførte renoverings-sager. Der skal desuden opstilles en plan for implementering af de informati-ve datablade og prisdatabasen i bygherrerådgivernes daglige rutiner, og derskal udarbejdes oplæg til træningsprogram for de medarbejdere, som skalbruge dem i det daglige.

Udviklingsprojektets mål er at kunne fremlægge et dokumenteret beslut-ningsgrundlag for bygherrerådgiverne til indførelse af informative databladeog en prisdatabase i de daglige rutiner som kan være et eksempel for andre.

Udviklingsprojektets perspektiv i forhold til erhverv og samfund er delt i to.For det første skal udviklingsprojektet demonstrere, hvorledes en produkti-vitetsforbedring i de indre arbejdsprocesser hos en bygherrerådgiver kananalyseres og dokumenteres som led i en forståelse af naturen bag innova-tions- og læringsprocesser i byggeriet. For det andet skal udviklingsprojektetdemonstrere, hvorledes et nøgletalsystem kan virke hos en udvalgt bygher-rerådgiver, samt hvorledes det kan ses i et større perspektiv i forhold tilkommuner, brugere og ejere på den ene side og rådgivere, entreprenører ogandre leverandører af renovering på den anden side.

Det overordnede perspektiv med denne indsats er et led i ønsket om atforbedre produktivitet og kvalitet i by- og bygningsfornyelse samt renovering.I udviklingsprojektet er synliggørelse af priser og kvalitet valgt som det aktivemiddel til forandring.

Grundlag for udarbejdelse af beslutningsgrundlagEn væsentlig opgave for en planlægnings- og byggefunktion er at kunne ud-arbejde det nødvendige og tilstrækkelige grundlag for beslutninger, der skaltages på forskellige niveauer i byfornyelsesprocessen.

I denne forbindelse skal der udvælges eksempler på udarbejdelse af be-slutningsgrundlag, som skal analyseres med det formål at skabe forandringmed relation til brug af informative datablade og prisdatabaser. Der skal ud-arbejdes forslag til datablad samt forslag til gennemførelse af arbejdsopga-ver knyttet til tilvejebringelsen af beslutningsgrundlaget for hvert eksempel.De enkelte eksempler skal illustreres konkret med beskrivelse af såvel dennuværende arbejdsproces som den ændring, der er nødvendig i forhold tilanvendelsen af datablade og prisdatabaser. Følgende eksempler er udvalgt:– Et eksempel på en planproces med forslag til informativt datablad.

73

– Et eksempel på en byggeprogramproces med forslag til informativt data-blad.

– Et eksempel på en byggeproces med forslag til informativt datablad.– Forslag til udarbejdelse af et generelt beslutningsgrundlag til brug i byfor-

nyelsesprocessens forskellige faser.

Beskrivelsen i de kommende tre bilag er fremlagt som et forstudium af cen-trale problemstillinger for udviklingsprojektet, hvor udviklingsprojektets udvik-lingstiltag er relateret til bygherrerådgivernes hovedfunktioner og de rele-vante arbejdsprocesser, er beskrevet.

Byfornyelsens udvikling og forandringProjektet retter sig som nævnt mod at skabe forandring hos en bygherreråd-giver med relation til brugen af prisdatabase og informative datablade. I pro-ektet arbejdes med en model for såvel markedets som for byfornyelsessel-skabernes udvikling, der er tilegnet og tilpasset idéerne fra Projekt Renove-ring (Bertelsen, 2003) samt en efterfølgende analyse af rådgiverydelser oghonorarformer, som Byfornyelse København har gennemført for Erhvervs-og Boligstyrelsen (EBST, 2003a) og (Bertelsen, 2003a).

Strategien til udvikling og forandring af byfornyelsen har såvel et interntsom eksternt perspektiv i forhold til BK. Modellen, som har sin baggrund i etforskningssamarbejde mellem SBi og Lunds Teknika Högskola, Sverige,samt Luleå Tekniska Universitet, Sverige (Anderson et al., 1998) og (Borg-brant, 1990), viser således tilstande og de ønskede ændringer blandt mar-kedets aktører, byfornyelsesprocessen samt bygherrerådgivernes ydelser ogmedarbejdere. Der opereres med to dimensioner på modellen, henholdsvisde tre tilstande I, II og III og en tids- og forandringsdimension.

NUÆNDRINGVirksomhed VISION

III

II

IPresse

Tils

tand

e

Tilskynde

Stan

dere

Sprin

gere

Frontløbere

Rykkere

Forandring af marked, virksomhed, ydelser og medarbejdere

Fremtid

Nu-innovativ

Nu-traditionel

Figur B1. Strategi for byfornyelsens udvikling og forandring. Virksomheder, ydelser og medarbejdere erforskellige og de tilskyndes og presses frem mod en vision, som hylder forskellighed og forandring indenfor fælles rammer (Bertelsen, 2001).

Grundlæggende set arbejdes der ud fra et ønske om udvikling af den nuvæ-rende byfornyelsesproces hen mod en fremtidig proces kendetegnet vedforbedret produktivitet i de indre arbejdsprocesser og synliggørelse af priserog kvaliteter på den fysiske byfornyelse som det aktive middel til forandring.Det helt centrale element i denne forbindelse er knyttet til anvendelsen afprisdatabase og informative datablade i de daglige rutiner hos bygherreråd-giverne.

I modellen anlægges der en forståelse af marked, virksomhed, ydelser ogmedarbejdere som værende differentierede. Forskellige virksomheder ogmedarbejdere befinder sig på forskellige niveauer, hvad angår innovations-og forandringsparathed og har dermed forskellige forudsætninger for at til-passe sig kravene til den fremtidige byfornyelsesproces. Byfornyelsessel-

74

skabet (bygherrerådgiveren), der ønsker at drive udviklingen i byfornyelsenfremefter, har forskellige incitamenter og virkemidler at spille på. De kan så-ledes enten presse eller tilskynde de forskellige aktører til at leve op til defremtidige konkurrencekrav.

De forskellige typer af virksomheder, medarbejdere og aktører i alminde-lighed kan karakteriseres i følgende fire grupper alt afhængigt af deres inno-vations- og forandringsparathed:

– Standere er de markedsaktører og medarbejdere blandt bygherrerådgi-verne, der trods pres fra markedet ikke formår at udvikle og tilegne sigkonkurrencekravene, og de har stor risiko for at forsvinde.

– Springere er de, der har muligheder for at overleve de store forandringergennem intenst pres, og som tager imod hjælp til det store spring fremsom frontløber, idet de har valget mellem udslettelse eller overlevelsegennem store forandringer.

– Rykkerne er de, der selv eller med lidt støtte i form af små gennemprøve-de tiltag som minimum kan fastholde deres nuværende position eller ud-bygge den yderligere til at opnå en styrket position fremover.

– Frontløberne er de der er med til at præge udviklingen. De kan tilskyndeseller lokkes til også i fremtiden at arbejde med og udvikle nye tiltag. Dekan tilbydes behovsstyret økonomiske og faglige incitamenter for fortsatat drive udviklingen i byfornyelsen. Årsagen til, at der er megen forkusfrontløberne er, at det er dem, der skaber produktivitetsforbedringerne ibyfornyelsen og blandt bygherrerådgiverne og trækker de øvrige aktørermed.

Med henblik på at forstå de forandringer, der skal finde sted for at indfri detilsigtede gevinster, analyseres byfornyelsesprocessen i tre forskellige til-stande benævnt I, II og III i figur B1.

Tilstand III udgør visionen for byfornyelsesprocessens fremtidige tilrette-læggelse og indhold. Den stiller specifikt krav til udformningen af nye ydresåvel som indre arbejdsprocesser og samarbejdsformer mellem byfornyel-sens parter. Endvidere bryder denne fremtidige byfornyelsesproces med dennuværende på en række afgørende punkter. Der stilles blandt andet krav tilreduktion af processens længde, en større gennemskuelighed i den centralebeslutningstagen samt udarbejdelse og anvendelse af prisdatabaser og in-formative datablade til styrkelse af beslutningsgrundlaget undervejs i byfor-nyelsesprocessen.

Tilstand I og II er begge betegnelser for en given nutilstand i byfornyel-sen. Tilstand I betegner den traditionelle proces, der er kendetegnet ved lilleintegration af byggeriets parter, lang beslutningsproces, ringe grad af inno-vation i tilegnelsen og anvendelsen af eksempelvis procesudviklingsværktø-jer samt megen spildtid i processen. Heroverfor ses tilstand II som en inno-vativ nutilstand, i hvilken der er foretaget en opblødning af de traditionelleprocessuelle mønstre, og hvor der afprøves enkelte isolerede tiltag ellerværktøjer til udvikling af byfornyelsesprocessen og til åben information afparterne og samfundet. De tre tilstande benævnes i det efterfølgende somfølger:

I: Nutilstand traditionel.II: Nutilstand innovativ.III: Vision og fremtidstilstand.

Forskellene mellem tilstand I og II ligger med andre ord først og fremmest ide indre arbejdsprocesser, snarere end i de ydre arbejdsprocesser og dengenerelle og overordnede organisering af selve byfornyelsesprocessen, somdet er tilfældet i ændringen mod tilstand III.

Som det fremgår heraf, skal de ændringstiltag, der iværksættes målrettesefter de forskellige behov, der er. Ændringen er med andre ord dynamisk ogdifferentieret forstået således, at der tages højde for:

75

– hvilket ’udviklingsniveau’ de forskellige aktører befinder sig på– hvilke krav eller forventninger, der kan stilles til disse i den fremtidige pro-

ces samt nødvendigt og tilstrækkeligt grundlag for beslutninger, der skaltages på forskellige niveauer i byfornyelsesprocessen.

I projektet iagttages tre hierarkiske niveauer, hvor ændringerne finder sted:

– På makroniveau (markedsniveau) undersøges, hvordan ændringer rettetmod byfornyelsessektorens overordnede organisering kan sættes i værk.Dette indbefatter en analyse af markedet. Det skal bemærkes, at foran-dringen mod tilstand III i høj grad er relateret til ændringer, som er eller vilske på dette niveau.

– Mesoniveauet (virksomhedsniveau) omhandler forhold, der er af betyd-ning for, hvordan arbejdsprocesserne i en given virksomhed (med ud-gangspunkt i casevirksomheden Byfornyelse København) tilrettelægges.Dette benævnes de ydre arbejdsprocesser.

– På mikroniveau (ydelsesniveau) analyseres ændringer på operationelt ni-veau i en given virksomhed. Der fokuseres på årsager/metoder til æn-dringer blandt medarbejdere og af ydelser. Dette benævnes de indre ar-bejdsprocesser.

I de kommende bilag C, D og E præsenteres resultaterne af de analyser, ar-bejdsgruppen er fremkommet med undervejs i projektforløbet.

Struktur og metode for analyseHeri beskrives kort de aktiviteter, der er blevet udført i procesanalysen ogden struktur, der er anvendt.

Med henblik på at afdække de ændringer, der finder sted i byfornyelsenpå de tre niveauer - marked, virksomhed og ydelser - er der udarbejdet enstrukturmodel, der har sat rammerne for arbejdet.

Mikroniveau:- Ydelser- Medarbejdere.- Indre arbejdsprocesser

Mesoniveau:- Virksomhed- Overordnet proces- Ydre

Forandring relateret tilanvendelsen af informative

datablade i byfornyelsen

3. Virksomheden ogoverordnet proces (Vision)

4a. P

lanf

ase

4c. K

on-

stru

ktio

nf.

6. ÆndringVirksomhed

7. ÆndringYdelser

4b. K

on-

cept

fase

1. Virksomheden ogoverordnet proces

(N d )

2a. P

lanf

ase

2c. K

on-

stru

ktio

nsf.

2b. K

on-

cept

fase

5. Marked (Nuværende og vision) Makroniveau:- Marked- Ydre rammer

2. Ydelser (Nuværende) 4. Ydelser (Vision)

Figur B2. Anvendt struktur- og analysemodel. Numrene angiver den rækkefølge, de er behandlet i ana-lysen, medens de i rapporten behandles lagvis fra oven - marked, virksomhed og ydelse.

Modellen viser koblingen mellem de forskellige aktiviteter, der undersøgessom et led i projektet, relateret til opdelingen i de tre hierarkiske niveauer,som diskuteret i foregående afsnit. Arbejdsgangen i analysen har været somfølger:

1 Beskrivelse af den nuværende overordnede proces.2 Detaljeret beskrivelse af udvalgt eksempel på udarbejdelse af beslut-

ningsgrundlag i henholdsvis planfasen og byggefasen.3 Beskrivelse af den fremtidige overordnede proces.4 Detaljeret beskrivelse af den fremtidige proces for de udvalgte eksem-

pler.5 Alternativer til de detaljerede beskrivelser (markedet).6 Beskrivelser af ændringerne på overordnet niveau.7 Beskrivelser af ændringerne på detaljeret niveau.

I forhold hertil er der foretaget justeringer undervejs, idet der bl.a. er beskre-vet et tredje eksempel, som dækker byfornyelsesprocessens programfase.

76

Dette er gjort med henblik på at tilvejebringe et bredere materiale, som mankan basere vurderingerne om udformningen af beslutningsgrundlaget på.

Punkt fem er blevet modificeret, idet markedet undervejs i processen erblevet tildelt en mere aktiv rolle i forhold til forståelsen af de forandringer, derfinder sted i relation til anvendelsen af informative datablade.

De syv aktiviteter er hierarkisk samordnede, så de hver især relaterer sigtil et af de tre niveauer, som beskrevet i foregående afsnit.

De syv aktiviteter er blevet behandlet på en række møder hos Byfornyel-se København i perioden 20. februar 2003 til 15. maj 2003, og rapportensamler disse erfaringer, bl.a. med henvisning til mødereferater, arbejdsno-tater og bilag, der er udarbejdet af projektgruppens deltagere.

Aktiviteterne gennemgås i bilag C, D og E i rækkefølgen som angivet ne-denfor:

– Beskrivelse af makroniveauet, dvs. marked og aktører i byfornyelsen, inkl.ændringer mellem nutilstandene og fremtidsvisionen.

– Beskrivelse af mesoniveauet, dvs. den overordnede byfornyelsesprocesog de ydre arbejdsprocesser, med fokus på bygherrerådgiverne.

– Beskrivelse af mikroniveauet, svarende til ydelser og medarbejdere hosbygherrerådgiverne, eksemplificeret gennem tre eksempler.

– Generel model for tilvejebringelse af beslutningsgrundlag relateret til bru-gen af informative datablade. Diskussion af udformningen af informativedatablade. Generelt oplæg til diskussion om forandring relateret til brugenaf prisdatabase og informative datablade.

De kommende bilag er dermed en hierarkisk beskrivelse af aktiviteterne ibyfornyelsesprocessen i forhold til makro-, meso- og mikroniveau. Der tagesudgangspunkt i en beskrivelse og analyse af den overordnede proces. Der-næst er der foretaget en beskrivelse og analyse af delaktiviteterne i hen-holdsvis planfasen, konceptfasen og konstruktionsfasen, hvor de to sidste erdel af bygnings- og boligfornyelsen.

Den grafiske repræsentation i figur B3 anvendes som løbende dispositioni rapporten til angivelse af, hvilke aktiviteter der gennemgås i et givent kapiteli bilaget.

Vigtige analysefelter:– Ændringen i beslut-

ningsgrundlaget.– Nye aktørroller og

ydelser.– Prisdatabase og in-

formative datablade.

VisionÆndring

Nu

1. Virksomhed ogoverordnet proces

2a. Y

dels

ePl

anfa

se

2c. Y

dels

eKo

nstru

ktio

n

2b. Y

dels

eKo

ncep

t

Figur B3. Eksempel på dispositionsoversigt, som er placeret i margin for hvert kapitel i bilagene.

77

Dispositionsmodellen placeres i margin i starten af hvert nyt kapitel, og denlyse del angiver, hvad der beskrives i kapitlet og vil dermed guide læserengennem rapporten.

Af eksemplet i figur B3 fremgår det således, at der foretages en gennem-gang af ændringerne for et ydelseseksempel 2a. vedrørende planfasen. På‘fanebladet’ nederst er angivet de vigtigste analysefelter for den pågældendegennemgang.

Til brug for udarbejdelsen af de forskellige diagrammer og oversigter overde forskellige processer og aktiviteter i byfornyelsen, er nedenstående grafi-ske repræsentationer i figur B4 benyttet. Disse anvendes gennemgående iden efterfølgende gennemgang af aktiviteterne.

Fælles

1 2Proces

Aktivitet

Beslutning

1. Dokument2. Beslutnings-

dokument3. Informativt

datablad

Fase

Signaturforklaring

Database(Priser/kvalitet)

3

Særsklit

Figur B4. Oversigt over anvendte signaturer og symboler i rapporten.

78

Bilag C. Analyse af byfornyelsens marked

I dette bilag anlægges et makroperspektiv på beskrivelsen af den ønskedeforandringsproces i byfornyelsen. Det primære genstandsfelt for analysen ersektoren som en helhed med fokus på markedet og de aktører, der operererherpå. Analysen er bilag til hovedrapportens kapitel 2.

C1. Byfornyelsens aktører

Det er et centralt led i makroanalysen af byfornyelsessektoren at redegørefor de aktører, der opererer på markedet, herunder disses overordnede rolleri processen. Redegørelsen tager form af en kort beskrivelse af aktørerne ogderes primære arbejdsfunktioner. Som et gennemgående træk i rapportenarbejdes der med seks overordnede aktørgrupper:

− Myndigheder.− Ejere/lejere.− Bygherrerådgiver.− Tekniske rådgivere.− Udførende.− Leverandører.

Hver af disse grupper består af op til flere unikke aktører, men som den ef-terfølgende gennemgang vil vise, varierer gruppernes konkrete indhold,sammensætning og funktion afhængigt af, hvilken tilstand der iagttages.Dette til trods er betegnelserne fastholdt gennem hele rapporten, med hen-blik på at kunne drage direkte sammenligninger på tværs af de forskelligedelanalyser.

Nuværende tilstandPå det politiske beslutningsniveau træffes de overordnede beslutninger omplanlægning og iværksættelse af byfornyelse. Dette indbefatter også fast-læggelse af bevillinger og støtte til samme. Det politiske beslutningsniveauer aktivt involveret i den tidligere planfase, hvor byfornyelsesområderne ud-peges. Embedsværket besidder især en administrativ funktion og har blandtandet til opgave at overvåge processen og godkende planer undervejs i for-løbet.

Tabel C1. Nuværende aktørroller i byfornyelsen.Aktørgruppe Unikke aktører Funktion og rolleMyndigheder Politisk beslutningsni-

veauEmbedsværk

Træffer overordnede beslutninger.Planmyndigheden administrerer beslutninger vedrø-rende byplanlægning og den kommunale planfase.Byggemyndigheden administrerer beslutninger vedrø-rende byggeloven.Byfornyelsesmyndigheden administrerer beslutningervedrørende bygningsfornyelsen.

Ejer/lejere Borgere

Lejer

I den kommunale planfase føres dialogen med bebo-ere og erhvervsdrivende i det berørte byfornyelses-område.Kan være både lejere i andelsforening, ejerforeningog lejere i privat udlejning.

79

Ejere Ejere kan være private ejere, andelsforening, ejerfor-ening samt kommuner og almene boligorganisationer.

Bygherrerådgiver Byfornyelsesselskabeller konsulentfirma

I planprocessen som konsulent for den kommunalemyndighed.I byggeprocessen som forretningsfører for ejeren.

Teknisk rådgiver IngeniørArkitektSpecialrådgiver

Teknisk rådgivning vedrørende projektering, plan-lægning og ledelse af byggesagen.

Udførende HovedentreprenørFagentreprenørerBygningsarbejdere

Produktion på byggepladsen.

Leverandører Producent Leverancer af byggevarer.

Gruppen af ejere/lejere inddrages på forskellige niveauer i byfornyelsespro-cessen. Borgere er en bred betegnelse, der anvendes som udtryk for denalmene offentlighed, der muligvis overgår til at blive beboere i den viderebyfornyelsesproces. Borgerne har i den indledende planfase mulighed for atpåvirke beslutningen om, hvilke områder og konkrete karréer, der skal løfteseller renoveres og få offentlig støtte. Når den endelige beslutning om byfor-nyelse foreligger, overgår de berørte borgere til gruppen af ejere/lejere, hvil-ket medfører, at de får en mere central rolle i beslutningsprocessen i relationtil den konkrete projektudformning.

Bygherrerådgiveren er en todelt funktion, der både retter sig mod myn-dighederne og aftagerne, dvs. ejere/lejere gruppen. Bygherrerådgiveren erden centrale aktørgruppe i dette projekts kontekst. Funktionen er ydermerecentral, idet den fremstår som bindeleddet mellem byggedelen (rådgivere ogudførende) på den ene side og aftagerdelen (ejere/lejere) på den anden.Den er så at sige bygherrens (myndigheder og ejere/lejere) forlængede arm.

Den todelte funktion træder særligt klart frem, når de konkrete arbejds-funktioner afdækkes. I den kommunale planproces optræder bygherre-rådgivere således som den kommunale myndigheds konsulent, der har tilopgave at fremme dennes interesser, hvad enten disse er af politisk ellerøkonomisk karakter. Heroverfor optræder bygherrerådgiveren i byggefasensom forretningsfører for bygherren, den kommunale såvel som private. Idenne funktion har bygherrerådgiveren den styrende og koordinerendefunktion i forholdet mellem rådgivere, ejere og byfornyelsesmyndigheder.

Den tekniske rådgiver kommer typisk ind i processen i den tidlige del afbyggefasen, hvor det prissatte projektforslag/programmet udarbejdes. Her-efter spiller de tekniske rådgivere en aktiv part i resten af byggefasen, til denendelige aflevering af byggesagen.

Afhængig af organiseringen af byggesagen (totalentreprise, hovedentre-prise eller fagentreprise) kommer de udførende ind i byggesagen på forskel-lige tidspunkter i byggefasen. Da byfornyelsessager oftest foregår i hoved-entreprise, kobles de udførende traditionelt på i forbindelse med licitationen.Såfremt en totalentreprise anvendes, optræder entreprenøren allerede i for-bindelse med udarbejdelse af det prissatte projektforslag.

FremtidsvisionValget af betegnelser for de forskellige aktørgrupper kan henføres til denopdeling, der traditionelt forekommer og anvendes i byggeriet. Hver af dissegrupper tillægges en række (ofte stereotypiske) karakteristika eksempelvis irelation til deres funktion. I analysen af den fremtidige vision har udviklings-arbejdet bestået i at definere nye roller og indhold for disse aktører, der bry-der med de traditionelle forestillinger og fagrelaterede funktioner.

80

Ændringer fra nutilstand til visionSærligt tre aktørgrupper er af interesse i relation til de funktions- og rolleæn-dringer, der finder sted fra den nuværende byfornyelsesproces til den fremti-dige vision:

– Indførelsen af bygherreinteressenterne på henholdsvis myndigheds- ogejer/lejerniveau.

– Kommunen som erfaren bygherre og investor.– Bygherrerådgiveren som konsulent for bygherreinteressenterne.

Bygherreinteressenterne anvendes som betegnelse for de parter, der bidra-ger økonomisk i den konkrete bygningsfornyelses gennemførelse. Dennerolle gennemgås detaljeret i relation til udarbejdelse af beslutningsgrundlag idet efterfølgende kapitel ‘Analyse af bygherrerådgiverne’, men overordnetset kan det siges, at formålet med denne konstruktion er at forbedre sam-arbejdet mellem parterne for herigennem at høste økonomiske gevinster.

Med indførelsen af bygherreinteressenterne er der ydermere lagt op til, atkommunen engageres i de konkrete bygningsfornyelsessager på linie medejere/lejere. Kommunen besidder ofte stor erfaring som bygherre og kanmedvirke til at opbygge en større beslutningskompetence blandt de øvrigeejere/lejere. Også denne rolle diskuteres videre i efterfølgende kapitel.

Endelig er det værd at bemærke, at bygherrerådgiveren er tiltænkt en me-re aktiv rolle som konsulent for de øvrige parter i modsætning til den tidligerefunktion som forretningsfører for gruppen af ejere/lejere. Konsulentrollen erogså tænkt rettet mod kommunen såvel i den kommunale beslutningsfase(planfasen) som i bygningsfornyelsesfasen (byggefasen).

Tabel C2. Fremtidige aktørroller i byfornyelsen.Aktørgruppe Unikke aktører Funktion og rolleMyndigheder Politisk beslutnings-

niveau

Embedsværk

Beslutter politisk værdigrundlag og sætter rammernefor bygningsfornyelsen.Planmyndigheden har en aktiv rolle i udførelsen af’det politiske værdigrundlag’ og dialogen med interes-senterne.Byggemyndigheden har en aktiv rolle som erfarenbygherrerepræsentant og tilsynsmyndighed i byg-ningsfornyelsen. Medvirker i workshopprojektering.

Ejere/lejere Borgere

Ejere

Lejere

På planniveau indgår alle beboere og erhvervsdri-vende i byen, som har interesser i tilvirkningen af ’detpolitiske værdigrundlag’.Formelle ejere af ejendommen (udlejer offentlig/privatandelsforening, ejerforening).Interessenter i forhold til ombygnin-gen/værdiskabelsen og finansiering via huslejen.Den erfarne flergangsbygherre og investor.

Bygherrerådgiver Byfornyelsesselskabeller konsulentfirma

I planprocessen som konsulent for den kommunalemyndighed.I byggeprocessen er bygherrerådgiveren bygherrein-teressenternes aktive rådgiver.

Teknisk rådgiver IngeniørArkitektSpecialrådgiver

Teknisk rådgivning vedrørende projektering, plan-lægning og ledelse af byggesagen.

Udførende HovedentreprenørFagentreprenørerHåndværkere

Produktion på byggepladsen.

Leverandører ProducenterSystemleverandører

Leverance af byggevarer.

81

En bygherrerådgiver vil som hovedregel have kontrakt med ejeren af ejen-dommen. Med inddragelse af den kommunale part og lejerne som bygher-reinteressenter bliver bygherrerådgiveren også ansvarlig for håndtering afforskellige interesser og de nye samarbejdsformer. Det vil derfor være engod ide, at bygherreinteressenterne i fællesskab vælger bygherrerådgive-ren.Bygherrerådgiveren skal først og fremmest kunne samle bygherreinteres-senternes mange interesser og bidrage med at få tilvejebragt en fælles for-ventningsafstemning og et fælles værdigrundlag, der kan danne udgangs-punkt for udarbejdelsen af et værdibaseret byggeprogram. Han skal lytte,forstå og respektere parternes synspunkter. Samtidig skal vedkommendevære samarbejds- og resultatorienteret, således at processen munder ud iet resultat, der kan skabes konsensus omkring (EBST, 2003a).

C2. Byfornyelsens marked

Analysen af byfornyelsens marked er foretaget på baggrund af en kort dis-kussion. Det primære omdrejningspunkt for diskussionen er bygherrerådgi-vernes rolle i forhold til de øvrige aktører og de ydelser der skal leveres ifremtiden. Der fokuseres særligt på forholdet mellem kunde- og leverandør-rollen, og hvordan denne vil tage sig ud i fremtiden.

Det skal bemærkes, at der fremover er behov for at modne og præciseredenne diskussion yderligere. Et andet SBi og Byfornyelse København pro-jekt, som er finansieret af Socialministeriet (Haugbølle, Gottlieb, Jonsen &Tychsen, 2005) har fokuseret på udvikling af generelle redskaber, som kanstyrke bygherrens rolle som forandringsagent vedrørende byfornyelse. Dettegøres ved at tage udgangspunkt i Byfornyelse København specifikke pro-blemstillinger og udfordringer i forhold til værdiopfattelse og forandringspa-rathed. Følgende afrapportering tager derfor kun indledningsvis fat om pro-blemstillingen og fører dermed udelukkende en kort diskussion af denne.

Et af de helt centrale elementer er forholdet mellem bygherrerådgiverensom virksomhed og de ydre rammer, de er underlagt. Således vurderes det,at der eksisterer et stort behov for forandring blandt bygherrerådgiverne, ogat dette behov i høj grad er båret af en række eksterne påvirkninger af såvelpolitisk/økonomisk som udviklingsmæssig karakter. Bygherrerådgivernessituation har således ændret sig de senere år, idet offentlige bevillinger tilbyfornyelse generelt er faldende. Dette bevirker, at byfornyelsesselskaberneer under pres for at effektivisere sagsgangene samt udvikle og engagere sigi nye forretningsområder.

Denne udvikling vil også fortsætte fremover. Der må regnes med, at ar-bejdsopgaverne ikke længere kommer ‘af sig selv’ fra kommunerne, og atbygherrerådgiverne derfor selv må gøre et større arbejde med henblik på atsælge deres ydelser.

I en situation, hvor markedskræfterne råder, og der er stor konkurrenceom byfornyelsesopgaverne, bliver det særligt vigtigt, at virksomhederne ud-vikler deres ydelser, idet dette bliver en central konkurrenceparameter. Virk-somhederne skal dermed til at tænke strategisk, og vælge sine kunder mereomhyggeligt i forhold til de forretningsområder, der ønskes udviklet, dvs.som virksomhederne finder rentable.

Med reduktionen i rammerne for byfornyelsen må byfornyelsesselskaber-ne i højere grad være indstillet på at lave et større opsøgende arbejde og,som redegjort for i foregående kapitel, skifte rolle i forhold til de ydelser, derskal sælges. Ydelserne skal omfatte mere end de rent administrative ogbyggetekniske opgaver. Byfornyelsesselskaberne kan fx hjælpe kommuner-ne med at udarbejde strategier for, hvordan kommunale/statslige rammer ogprivate midler kan kombineres i byudviklingen/byfornyelsen.

82

Selskaberne må endvidere være indstillet på at skulle samarbejde medflere nye bygherretyper, især på det private markedssegment. Dette indebæ-rer, at bygherrerådgivernes medarbejdere ikke længere kan nøjes med atoperere som forretningsførere for bygherren. Ofte besidder denne ikke denformelle viden og kompetence til at udfylde bygherrerollen. Medarbejderneskal derfor lære at påtage sig en rolle som rådgiver eller konsulent for byg-herren og bygherreinteressenterne, og indbygge denne beslutningskompe-tence i processen.

C3. Ændringer relateret til aktører og marked

Som det fremgår af makroanalysen, ses der at være store forskelle på, hvil-ke krav der stilles til virksomhed, ydelser og medarbejdere i den nuværendebyfornyelse i forhold til den fremtidige, hvor de ydre vilkår er markant æn-drede.

Kundesegmentet bliver større og mere differentieret, hvilket afspejler sig ide ydelser, bygherrerådgiverne skal kunne levere. Ydelserne skal i højeregrad reflektere kundernes forskelligartede behov og tilpasses derefter. Detvil således ikke længere være muligt at sælge den samme standardiseredeydelse til alle. bygherrerådgivernes medarbejdere vil blive mødt med krav frakunden om nærhed og forståelse og et ønske om kontinuitet i processen(Løwendahl, 2000).

Denne ændring i forholdet til kunden er ikke alene knyttet til fremkomstenaf et nyt segment, men også til organiseringen af byggesagen. Særligt i til-fælde, hvor det offentlige og det private samarbejder i finansieringen af enbygningsfornyelse, opstilles der en række nye ‘spilleregler’ for byfornyelses-processen, der både kan have indflydelse på selve projektets gennemførel-se men også på bygherrerådgivernes ydelser.

Der er i den fremtidige vision for byfornyelsen lagt op til en udvikling (ogudvidelse) af den kommunale rolle. Kommunen vil fremover fungere bådesom formel beslutningsmyndighed men også som en bygherre med en bety-delig og aktiv rolle i processen. Dette behandles yderligere i den efterfølgen-de gennemgang af den overordnede byfornyelsesproces i fremtiden.

83

Bilag D. Analyse af bygherrerådgiverne

Heri redegøres for byfornyelsens overordnede organisering i forhold til byg-herrerådgiverne. Analysen tager afsæt i den foregående beskrivelse af by-fornyelsens marked og de aktører, der opererer herpå.

Omdrejningspunktet i analysen er beskrivelsen af bygherrerådgivernespositionering i den overordnede byfornyelsesproces. Dette er valgt medhenblik på at kunne kortlægge de formelle og strukturelle rammer for bygher-rerådgivernes virke og samarbejdet med de øvrige aktører på markedet.

I analysen heraf redegøres for de ydre arbejdsprocesser i virksomheder-ne, herunder de nye aktiviteter, der er resultatet af reorganiseringen af denoverordnede byfornyelsesproces. Analysen er bilag til hovedrapportens ka-pitel 2.

D1. Den nuværende byfornyelsesproces

Udgangspunktet for analysen er en afdækning af den nuværende byfornyel-sesproces, der redegøres for efterfølgende. Set i relation til strategien forbyfornyelsens udvikling og forandring afdækkes de overordnede forhold ibyfornyelsen, der er karakteristiske for tilstand I og II.

Analysen er foretaget med udgangspunkt i en skematisk fremstilling afden nuværende overordnede byfornyelsesproces, der er blevet udarbejdetog modnet i løbet af de fem arbejdsmøder, der har været afholdt i projektetsfase II.

Fasediagrammet for den overordnede byfornyelsesproces, som den tagersig ud i dag, præsenteres over de efterfølgende to sider i figur D1, D2 og D3.Fasediagrammerne er opbygget således, at det indeholder information omde seks udvalgte analysefelter, der også fremgår af dispositionsmodellen imargin:

– Indledningsvist gennemgås, hvilke processer der er indeholdt i en traditi-onel byfornyelsessag.

– Med udgangspunkt i det foregående bilags aktørgennemgang redegøresnærmere for de aktiviteter, disse deltager i.

– Det detaljerede indhold i samarbejdsrelationer og arbejdsprocesserkortlægges.

– I relation til de beslutninger, der træffes, beskrives resultaterne (det kon-krete output) af de forskellige arbejdsprocesser.

Grundlæggende set opereres der ud fra en opfattelse af, at byfornyelsespro-cessen kan opdeles i to hovedforløb, benævnt planfasen henholdsvis byg-gefasen, der samlet set dækker over alle delprocesserne i en given byforny-elsessag. Årsagen til valget af denne inddeling skal findes i, at disse faseranvendes som milepæle i forbindelse med byfornyelsesbeslutningerne, ogdet giver en mere overskuelig fremstilling i rapporten.

Byfornyelsesproces:– Fragmenteret

procesforløb.– Hierarkisk

beslutningsstruktur.– Ringe samarbejde

mellem aktører.

VisionÆndring

Nu

1. Virksomhed ogoverordnet proces

2a. Y

dels

ePl

anfa

se

2c. Y

dels

eK

onst

rukt

ion

2b. Y

dels

eKo

ncep

t

84

OffentliggørelseForslag ombyfornyelse

1. Myndigheder

3. Forretningsfører

4. Teknisk Rådgiver

5. Udførende

2. Ejere/lejere

Screening af bydele Karréregistrering

Centrale

dokumenter

Udpeger byfor-nyelsesområdet

Karremøder

Kortlægger området’Orientering’ om

byfornyelse

Registrering afejendommene

Udkast til forslag ombygningsfornyelse

8 ugers indsigelse

Udsende forslag ombygningsfornyelse

Karremøde

PLANFASE

Registreringsrap. Udkast til forslagom bygnings-fornyelse

Rådgiverkontrakt

Kontrakt med rådgiver

Ejendomsmøder

Beslutninger

Godkende udkast tilforslag ombygningsfornyelse

Figur D1. Fasediagram for den nuværende byfornyelsesproces (del 1).

Licitation

Indstilling vedr.indsigelser

Bekendtgørelse eftermyndighedsbeslutning

TilstandsvurderingPrissat projektforslag

Udsende opfor-dringsskrivelse

Dialog omIdeer/ønsker

ForprojektHovedprojekt

Myndigheds-godkendelse

PrissatprojektforslagBeslutning

6 ugers høringBeboermøde

Forprojekt og ho-vedprojekt/ udbuds-

grundlag.Ansøge om

byggetilladelse

Licitation tilbuds-givning indstilling til

myndigheder

Indhenter byggelån

TilbudsregningTilbudsafgivelser

BYGGEFASEPLANFASE

TilstandvurderingRådgiverkontraktPrissatprojektforslag

Bekendtgørelse

Opfordringsskrivelser

UdbudsmaByggetilladelse

Hovedprojekt/udbudsmateriale

LicitationsindstillingTilbudslister

Beslutning ombygningsfornyelse

Valg af tekniskrådgiver

Godkende prissatprojektforslag

Godkende prissatprojektforslag

Byggetilladelse

Godkendehovedprojekt ogudbudsgrundlag

Figur D2. Fasediagram for nuværende byfornyelsesproces (del 2).

85

1- års eftersyn Aflevering DriftsplanTilbageflytning

ByggeperiodeMyndighedsgodkendelse

Varslehuslejeforhøjelser

OplægentreprisekontraktByggeledelse og

fagtilsyn

GenhusningGennemgang af

entreprisekontrakt

Kontraktforhandl.Produktion

Driftsvejledning

Afleveringsfor-retning

Afleveringsprotokol

Færdigmelding

Drifts- og vedligeholdelses-planer Kontrol af

driftsdokumentation

Driftsplan

Driftsmålsætning

Driftsassistance

1-års efter-synsprotokol

Igangsætning afmangelopfølgning

Mangeludbedring

Mangelgennemgang

Byggeregnskab

BYGGEFASE

Varsling aflejeforhøjelser

Driftsvejledning

Entreprise-kontrakt

Styringsdokumentervedr. tid, økonomimv.

KS-dokumentation

Godkendelse aflicitationsresultat oghuslejestigninger

Godkendelse afindstilling efter licitation

Godkendelse afafleveringsforretning

Godkendelse afbyggeregnskab, KS-dokumentation ogdriftsvejledning

Godkendelse afdriftsdokumentation

Figur D3. Fasediagram for den nuværende byfornyelsesproces (del 3).

Fasediagrammerne i figur D1, D2 og D3 viser flowet i procesforløbet, menikke aktiviteternes og beslutningernes rækkefølge. Der er heller ikke angivetrelationer mellem aktiviteterne og beslutningerne.

Den efterfølgende analyse har derfor til formål at redegøre for udvalgterelationer mellem analysefelterne i relation til udarbejdelsen af et beslut-ningsgrundlag. Dette gøres med henblik på at belyse de overordnede be-slutningsgange i byfornyelsesprocessen, og dermed skabe en rød tråd gen-nem rapporten.

Byfornyelsesprocessen i relation til beslutningsgrundlagetDe to hovedfaser (Planfasen og Byggefasen) består af i alt 14 processer, derspænder bredt fra den indledende orientering og debat i planfasen over pris-sætning af projektforslag til aflevering, tilbageflytning og 1-års eftersyn i byg-gefasen.

Disse processer strækker sig typisk over en periode på seks år med selvebyggeperioden som den længste enkeltproces. Det lange tidsforløb er med-virkende til at komplicere byfornyelsesprocessen. Det er problematisk atfastholde en fælles projektgruppe over så langt et forløb, idet flere aktørerbåde blandt politikere, beboere, embedsmænd og rådgivere udskiftes i pro-cessen, og hver gang mistes værdifuld viden, og etablerede samarbejdsre-lationer går tabt (EBST, 2003a).

Ydermere gør der sig det forhold gældende, at der såvel i plan- som byg-geprocessen er tale om en fragmenteret proces, hvor de mange involveredeaktører aldrig mødes samtidig.

Som det fremgår af fasediagrammet, mødes kun de aktører, der er di-rekte involveret i en given aktivitet. Dette ses især at være tilfældet i planfa-sen, hvor bygherrerådgiver og ejere/lejere indgår i dialog om rammerne forbyfornyelsen samt indledningsvist og afslutningsvist i byggefasen, hvor enrække beslutninger træffes i fællesskab.

Der er naturligvis tæt og løbende kontakt mellem teknisk rådgiver og ud-førende undervejs i byggeprocessen, men ellers mødes aktørerne kun sjæl-dent, da en stor del af kommunikationen foregår skriftligt. Derudover er der i

86

begge processer lange perioder, hvor projektet afventer politiske behandlin-ger eller kommunale godkendelser eksempelvis i form af:

– Bekendtgørelse om byfornyelse.– Godkendelse af prissat projektforslag.– Byggetilladelse.

Det er svært at pege på årsager til, at byfornyelsesprocessen er så lang-strakt og fragmenteret. I ’Analyse og idéudvikling af rådgiverydelser og hono-rarformer i byfornyelsen’ (EBST, 2003a) gives dog følgende forklaring:

I selve byggeprocessen savnes den drivkraft som kendes fra andre typer afbyggesager, hvor bygherren som regel har en stærk interesse i, at ‘dersker noget’. I en traditionel byggesag er der typisk sammenfald mellemden, der betaler, og den der er bygherre, hvilket betyder at de beføjelser ogdet ansvar, der er forbundet med at bygge, entydigt er samlet et sted.

I en byfornyelsessag kan der være op til 3 parter, som er involveret/finan-sierer sagen; nemlig det offentlige, repræsenteret ved kommunen, ejerenaf ejendommen og lejerne. Og selv om ejeren af ejendommen ofte betrag-tes som den egentlige bygherre, og bl.a. egenrådigt vælger teknisk rådgi-ver, kan ejeren langtfra træffe alle beslutninger selv, hvilket kan føre til endel tidskrævende og omkostningskrævende tovtrækkeri mellem parterne.

Disse forhold medfører, at processen nødvendigvis må tilrettelægges ud fraen stram formel struktur med velafgrænsede og fastdefinerede aktiviteter,der hver især skal være afsluttet, inden næste aktivitet kan påbegyndes. Denformelle struktur skal således sikre beslutningskompetencen gennem pro-cessen, dvs. at erfarings- og beslutningsgrundlag kan føres videre, uden atder går værdifuld viden tabt i tilfælde af personfrafald og lign.

Man kan tale om tilstedeværelsen af et formelt beslutningshierarki i denoverordnede byfornyelsesproces, i hvilket forslag til aktiviteter og beslutnin-ger, taget af aktører på et givent niveau, skal revideres og godkendes på ni-veauet over.

Af fasediagrammet fremgår det eksempelvis, at overordnede beslutnin-ger, der er taget af ejere/lejere, også skal behandles af myndighederne.Bygherrerådgiveren spiller en central rolle i forbindelse med at tilvejebringedet formelle grundlag for de beslutninger, der skal træffes af ejere/lejere, ty-pisk i form af specifikke økonomiske forhold knyttet til byggesagen. Bygher-rerådgiveren har med andre ord til opgave at sørge for indhentning og for-midling af informationer, der udarbejdes i løbet af projektet, mellem de øvri-ge aktører.

87

D2. Den fremtidige byfornyelsesproces

Udarbejdelsen af visionen for den fremtidige byfornyelsesproces er i højgrad baseret på forslag og overvejelser om samme i forbindelse med gen-nemførelse af projektet ’Analyse og idéudvikling af rådgiverydelser og hono-rarformer i byfornyelsen’ (EBST, 2003a), som kort berørt ovenfor.

Udgangspunktet i dette projekt er at arbejde frem mod en kortere og mereintensiv proces, hvor et projekt vurderes ud fra en helhedsbetragtning medfokus på fastlæggelse af fælles værdier, værdiskabelse og værdistyring.

Elementer i den fremtidige byfornyelsesprocesDen nye byfornyelsesproces adskiller sig fra den nuværende på flere afgø-rende punkter. Der er valgt at gå bort fra inddelingen i en planfase og efter-følgende byggefase og i stedet for arbejde med en kommunal planfase ef-terfulgt af et sammenhængende forløb benævnt bygnings- og boligfornyelse.Og det er valgt at forenkle og begrænse antallet af processer i disse.

Den kommunale planfase består af to processer, henholdsvis ‘Debat ogidegrundlag’ og ‘Beslutning og Politisk værdigrundlag’, medens bygningsfor-nyelses- og boligfasen består af fire processer relateret til selve bygningsfor-nyelsen og et afsluttende 1-års eftersyn. De fire processer er henholdsviskrav, koncept, konstruktion og evaluering/aflevering.

Der er tre centrale elementer, som udgør fundamentet i forslaget til dennye byfornyelsesproces:

Politisk værdigrundlag – et beslutningsgrundlag udarbejdet i kommunaltregi forud for den egentlige bygningsfornyelse.

Bygherreinteressenterne – et beslutningsfællesskab bestående af departer, der har bygherreinteresser i en bygningsfornyelsessag, og som ifællesskab bidrager økonomisk til bygningsfornyelsessagens gennemførel-se; kommunen, ejeren af ejendommen og lejerne.

Bygherreinteressenternes værdigrundlag – et værdigrundlag, der udar-bejdes af bygherreinteressenterne i fællesskab for den givne bygnings- ogboligfornyelse. Værdigrundlaget skal indeholde krav til både produkt ogproces og skal danne udgangspunkt for en løbende forventningsafstem-ning, der skal sikre, at kvalitet, pris og tid overholdes (EBST, 2003a).

Byfornyelsesproces:– Værdigrundlag som

styringsparametre.– Forenkling af byfor-

nyelsesprocessen.– Beslutninger træffes

i fælleskab.

VisionÆndring

Nu

1. Virksomhed ogoverordnet proces

2a. Y

dels

eP

lanf

ase

2c. Y

dels

eK

onst

rukt

ion

2b. Y

dels

eKo

ncep

t

88

Beslutninger

KonceptKrav

1. Myndigheder

3. Bygherrerådgiver

4. Teknisk Rådgiver

5. Udførende

2. Ejer/lejere

Debat og idegrundlagbydelsregistrering

Beslutning og Politiskværdigrundlag

Centrale

dokumenter

Deltagelse iworkshopprojektering

Procesledelse,forventningsafstemning,

målinger,varsle huslejeforhøjelser,

genhusning

Workshopprojektering

Afgive tilbud

Formulere bygherrensværdigrundlag

Valg afbygherrerådgiver,

samarbejdsparter ogsamarbejdsform.Procesledelse.

Prækvalifikation afrådgiver.

Forventningsafstemning, målinger

Tilstandsvurdering.

Ved tidlig inddragelseTilbud afgives

6 ugers høring

Beslutningsindstilling,forventningsafstemning

Målinger

Debatforum om ideer og behov med

alle relevanteinteressenter

Procesledelse ogrelevant interessent-

inddragelseForslag til

bygningsfornyelse

KOMMUNAL PLANFASE BYGNINGSFORNYELSESFASE

Kontrakt m. konsulent PlangrundlagInformativtdatablad

BygherrensværdigrundlagTilstandvurdering

Procesresultater

Samarbejdsaftale

Kontrakt tekn. rådg.SamarbejdsaftaleProcesresultater

Politisk værdigrundlag Godkende prissatprojektforslag,godkende husleje

Udkast til Informativtdatablad

Procesresultater

Informativt databladInteressentanalyse incl.kortlægning,dataindsamling bl.a. fraprisdatabase

Forslag ombygnings-fornyelse Kontrakt

bygherrerådgiverInformativtdatablad

Entreprisekontrakt

Prissat projektforslagByggeprogram

Informativtdatablad

Figur D4. Fasediagram for den fremtidige byfornyelsesproces (del 1).

Byggeregnskab

1- års eftersyn

VærdistyringUdførelsesbeskrivelse,

teknisk tilsynKontrol

ProduktionsstyringDrifsvejledning

Afleveringsforretning

EvalueringAflevering

Konstruktion

Afhjælpning af mangler

ForventningsafstemningMålinger

TilfredshedsmålingByggeregnskab

ProcesledelseForventningsafstemning

MålingerTilfredshedsmåling

IgangsætningMangelopfølgning

Mangeludbedring

Mangelgennemgang

BYGNINGSFORNYELSE

Informativt datablad

Procesresultater1-års eftersyns-protokolAfleveringsprotokol

Byggetilladelse

Styringsdokumenter

Udførelsesprojekt

Byggetilladelse Godkende byggeregnskab,KS-dokumentation ogdriftsvejledning

Godkende fleveringsforretning

KS-dokumentation

DriftsplanIbrugtagningstilladelse

Informativt datablad

Proces ogproduktevaluering

Figur D5. Fasediagram for den fremtidige byfornyelsesproces (del 2).

89

Det politiske værdigrundlag udarbejdes i forbindelse med den kommunaleplanfase og skal fungere som kommunens udgangspunkt for aktivt og frem-adrettet ageren i bygningsfornyelsesprocessen.

I det politiske værdigrundlag skal kommunen definere rammerne for denefterfølgende bygningsfornyelse. Værdigrundlaget skal være så præcist, atdet på den baggrund er muligt for ejere af ejendomme, der opfylder kriteri-erne for bygningsfornyelse, samt lejere og erhvervsdrivende i disse ejen-domme at tage stilling til, om de på de vilkår har interesse i en bygnings-fornyelse af ejendommen……

Kommunen skal udarbejde det politiske værdigrundlag i sammenhængmed kommunens øvrige fysiske planlægning og sektorplanlægning. Det ertanken, at værdigrundlaget skal kunne udarbejdes som en integreret del afde i forvejen eksisterende planredskaber som f.eks. kommuneplanen. Påden måde bliver byfornyelsen et tema i den overordnede planlægning påniveau med strategier for f.eks. lokalisering af boliger og erhverv, grønneområder samt trafikstruktur (EBST, 2003a).

Det fremgår af fasediagrammerne i figur D4 og D5, at det politiske værdi-grundlag skal udarbejdes med udgangspunkt i en fælles dialog mellem byg-herreinteressenterne og bygherrerådgiveren, såfremt denne er repræsente-ret i forløbet.

Den nuværende byfornyelsesproces' problematiske forhold med mang-lende drivkraft i processen, søges løst i den fremtidige proces gennem indfø-relsen af begrebet bygherreinteressenter. Bygherreinteressenterne er et be-slutningsfællesskab bestående af de parter, der har økonomisk interesse ien bygningsfornyelsessag, og som i fællesskab bidrager økonomisk til byg-ningsfornyelsessagens gennemførelse.

Kommunen skal være indstillet på udover myndighedsrollen at påtage sigrollen som bygherreinteressent ….. og skal som investor varetage sam-fundsmæssige og lokale interesser med udgangspunkt i det politiske vær-digrundlag.

Kommunen har en særlig rolle, idet denne ofte er den eneste af bygherre-interessenterne, der har erfaringer som flergangsbygherre. Jo tidligerekommunen inddrages i beslutningerne omkring bygningsfornyelsen, jo bed-re kan kommunens kompetencer som flergangsbygherre bidrage til, atbygningsfornyelsen tilrettelægges efter den nye proces med fokus på vær-diskabelse og værdistyring.

Kommunen kan derved blive den drivende kraft i forandringen af byg-ningsfornyelsesprocessen (EBST, 2003a).

Med indførelsen af bygherreinteressenterne er der dermed lagt op til en for-bedring af samarbejdet mellem aktørerne fra tidligere faser i byggeriet, hvil-ket kan medføre, at byfornyelsesprocessens længde reduceres. Årsagenhertil er, at myndighedsbehandlingerne (blandt andet godkendelser og hø-ringer), der ofte er meget tidskrævende, ideelt set kan afskaffes, idet myn-dighederne inddrages aktiv i beslutningsprocesserne.

Etableringen af bygherrefællesskabet skal sikre, at også kommunen tagerejerskabet til bygningsfornyelsessagen og dermed har et direkte økonomiskincitament forbundet med en smidig og ressourcebesparende afvikling af etgivent projekt. Såfremt kommunen deltager i de løbende beslutningsproces-

90

ser med de ørige aktører, kan det store efterfølgende administrative arbejdesåledes reduceres.

Byfornyelsesprocessen i relation til beslutningsgrundlagetSom beskrevet tidligere i rapporten, er et af de centrale elementer i denfremtidige vision for byfornyelsesprocessen ændringen af bygherreråd-giverens rolle fra forretningsfører til konsulent. Bygherrerådgiveren hjælperbygherreinteressenterne til enighed om organisering af bygningsfornyelsenog skal på bygherreinteressenternes vegne sikre den overordnede tilrette-læggelse og ledelse af byggeprocessen og samarbejdet med de øvrige råd-givere og entreprenører.

Som det fremgår af fasediagrammerne, kan bygherrerådgiveren i denfremtidige vision blandt andet forestå:

– Procesledelse– Forventningsafstemninger– Målinger.

Det er primært arbejdsopgaver knyttet til smidiggørelse og forenkling af pro-cessen, der er centrale i den fremtidige udvikling. Dette drejer sig konkret omat medvirke til udarbejdelse af eksempelvis et bedre plangrundlag, bygher-rens værdigrundlag og prissat projektforslag. Alle disse opgaver bliver til i enfælles dialog mellem de øvrige aktører, men det er bygherrerådgiveren, derkan få ansvar for igangsætning, konkretisering og formulering af disse akti-viteter.

Denne rolle indebærer også, at bygherrerådgiveren skal opbygge beslut-ningskompetencer blandt de øvrige aktører, således at disse kan medvirkeaktivt i processen og træffe beslutningerne på et retvisende eller fyldestgø-rende grundlag. Udøvelsen af denne rolle retter sig især mod gruppen af eje-re/lejere, der ofte ikke besidder det nødvendige formelle kendskab til enbygningsfornyelses gennemførelse.

I forventningsafstemningen skal kommunen konkretisere det politiskeværdigrundlag, ejeren skal vurdere, hvor meget der kan investeres nu og ifremtidig drift, og lejerne skal tage stilling til niveau for huslejeforhøjelser ogfremtidige driftsudgifter. Ejerenes/lejernes stillingtagen foregår ofte på bag-grund af bygherrerådgiverens indstilling eller med udgangspunkt i et infor-mativt datablad.

Udarbejdelse af informative datablade er en anden vigtig funktion, der ivisionen kommer til at ligge hos bygherrerådgiveren. De informative databla-de har i denne kontekst til formål at fungere dels til synliggørelse af byforny-elsessagens produktivitet og kvalitet udadtil, dels som beslutningsstøtte forde forskellige aktører i procesforløbet.

D3. Ændringer i byfornyelsesprocessen

I dette afsnit redegøres kort for de primært processuelle ændringer, der fin-der sted ved en forandring af den nuværende byfornyelsesproces mod denfremtidige vision.

Generelt er forandringen fra nutilstand til vision præget af forenkling afselve byfornyelsesprocessen. Den nuværende byfornyelsesproces er om-fattet af 14 processer, hvor hver af disse typisk kræver en myndighedsbe-handling, med henblik på godkendelse af de beslutninger, der er truffet, ogen tilladelse til at forsætte processen.

Dette kan betegnes som en ’stop-go’-proces, hvor der forekommer fleretilfælde af tilbageløb, når sagen har ligget længe fx i forbindelse med myn-dighedsbehandling, og skal tages op på ny. Denne proces er præget afblandt andet (EBST, 2003a):

Byfornyelsesproces:– Fra stop-go til ud-

giftsminimal proces.– Nye roller og forenk-

let organisering.– Ad hoc beslutninger

uden tilbageløb.

VisionÆndring

Nu

1. Virksomhed ogoverordnet proces

2a. Y

dels

ePl

anfa

se

2c. Y

dels

eKo

nstru

ktio

n

2b. Y

dels

eKo

ncep

t

91

– Tomgang og inerti.– Manglende samling af aktører.– Dårlig kommunikation.– Tovtrækkeri mellem bygherreparterne.– Stor udskiftning hos de involverede parter.

Som beskrevet ovenfor og tidligere i dette bilag, har bygherrerollen også un-dergået en markant udvikling fra den nuværende til den fremtidige vision forbyfornyelsen. Indførelsen af bygherreinteressenterne som betegnelse for deaktører, der bidrager økonomisk til bygningsfornyelsens gennemførelse,lægger op til, at myndighederne skal inddrages aktivt i processen, hvorvedbeslutningerne kan tages ad hoc og løbende uden væsentlige tilbageløb,hvilket vil føre en smidigere og mere fleksibel proces med sig.

I den fremtidige vision for byfornyelsesprocessens tilrettelæggelse er deoverordnede to faser endvidere blevet forenklet fra fjorten til kun syv proces-ser. Dette, og det øgede samarbejde mellem aktører og princippet om fællesbeslutningstagen, medfører, at der forekommer en ændring fra den eksiste-rende ‘stop-go’-proces til en dynamisk omkostningsreducerende proces.

92

Bilag E. Analyse af ydelsen

Med udgangspunkt i mesoanalysens fokus på de formelle, strukturelle ram-mer for byfornyelsens overordnede virke, foretages i dette bilag en detaljeretgennemgang af eksempler på processer svarende til det operationelle ni-veau i modellen og med relation til bygherrerådgiverne og strategien for by-fornyelsens udvikling og forandring:

– Planfase, bydelsanalyse (karréregistrering)– Koncept- og designfase– Konstruktions- og udførelsesfase.

Fokus lægges især på redegørelse for de indre og ydre arbejdsprocesser irelation til udarbejdelse af et beslutningsgrundlag. Dette vil sige, at så vel til-rettelæggelse af arbejdsprocesser som interaktion de forskellige aktørerimellem iagttages. Sidstnævnte omfatter specifikt en analyse af flowet i be-slutningsprocesserne, samt en analyse af, hvad de forskellige aktører hverisær skal bidrage med. Analysen er bilag til hovedrapportens kapitel 2.

E1. Planfase og bydelsanalyse

Nuværende tilstandSom det fremgår af dispositionsmodellen i margin, anvendes bydelsanalysen(karréregistrering, som den kaldes i nutilstanden) som udvalgt eksempel påen aktivitet, der finder sted i byfornyelsesprocessens planfase. Den efterføl-gende gennemgang af denne aktivitet fokuserer på registreringens tilrette-læggelse og forløb og de indre arbejdsprocesser samt de implicerede aktø-rer, deres roller og den grundlæggende struktur af beslutningsprocessen.

Bydelsanalysen (karréregistreringen) ligger efter byfornyelsesprocessensindledende fase ‘screening af bydele’, hvor forskellige byområders overord-nede byfornyelsesbehov, enten i form af kvarterløft eller en helhedsoriente-ret byfornyelse afdækkes.

Hvor screeningsfasen i høj grad kan opfattes som en politisk betingetproces, hvor beslutningerne træffes på et overordnet niveau af et begrænsetaktørgalleri, er bydelsanalysen (karréregistreringen) derimod kendetegnetved, at mange aktører deltager på forskellige niveauer i processen.

Der er mange kommunale aktører i bydelsanalysen (karréregistreringen),og myndighedsrollen er fordelt på et bredt udvalg af unikke aktører, der ope-rerer på forskellige aktørlag i processen. I bydelsanalyseprocessen (karrére-gistreringen) er de involverede kommunale aktører imidlertid udelukkendefra de to øverste niveauer, hvilket også fremgår af efterfølgende figur E1. Itilgift til disse kommunale aktører er yderligere en række aktører involveret idenne planfase.

Bydelsregistrering:– Mange kommunale

niveauer.– Bygherren uden

beslutningskom-petence.

– Bygherrerådgiverener forretningsfører.

VisionÆndring

Nu

1. Virksomhed ogoverordnet proces

2a. Y

dels

ePl

anfa

se

2c. Y

dels

eK

onst

rukt

ion

2b. Y

dels

eKo

ncep

t

93

1. Politikere

2. Planmyndigheder

3. Byfornyelsesselskab

A.Opstart afkontrakt

Kontrakt/Ydelses-beskrivelse

Kontrakt/Ydelses-beskrivelse

Udkast tilregistrerings-rapport

G.Godkendelseaf udkast tilbeslutnings-forslag

Udkast tilforslag tilbeslutningombygnings-fornyelse

Forslag tilbeslutningombygnings-fornyelse

4. Teknisk rådgiver

5. Lejere

B.Opstart afkontrakt

C.Registrering

Møde-referater

F.Indsamle øvrigedata.Vurdering afdata og reg.

6. Ejer

D.

Ejendoms-møder

Registre-ringsrapport

E.Supplerende regi-strering

BESLUTNING OMBYGNINGSFORNYELSE

KARRÉREGISTRERINGSCREENINGAF BYDELE

Figur E1. Bydelsanalyse (karréregistrering) i nutilstand.

Det ses umiddelbart, at de to centrale aktører er den tekniske rådgiver ogbyfornyelsesselskabet, der hver især er involveret i henholdsvis fire og femaf de syv skitserede aktiviteter, der beskrives nedenfor.

Bygherrerådgiverens rolle i bydelsanalysen (karréregistreringen) er speci-fikt knyttet til den overordnede styring og koordinering af aktiviteter og aktø-rer, dvs. de ydre arbejdsprocesser. Dette indebærer blandt andet:

– Udbud af registreringsopgave.– Indstilling af valg af teknisk rådgiver til de kommunale myndigheder.– Rekvirering, indsamling og formidling af informationer.– Indkaldelse og afholdelse af møder mellem de implicerede parter.– Udarbejdelse af udkast til forslag om bygningsfornyelse.

Den tekniske rådgiver er udelukkende engageret med henblik på at tilveje-bringe det tekniske grundlag for planfasens gennemførelse i form af registre-ringer og med reference til bygherrerådgiveren/byfornyelsesselskabet. Den-ne refererer derimod til aktører på aftager- såvel som byggesiden, hvilketdiskuteres efterfølgende.

Den nuværende karréregistrering i relation til beslutningsgrundlagetBygherrerådgiverne skal tilvejebringe og udarbejde det grundlag, der liggertil grund for den kommunale behandling og beslutning. Bygherrerådgivernevaretager med andre ord en funktion som konsulenter for myndighederne,som beskrevet i bilag C.

Beslutningsprocessen i planfasen er tilrettelagt i overensstemmelse medden overordnede byfornyelsesproces, hvilket vil sige i en hierarkisk struktur.Kommune og planmyndigheder er de øverste instanser og har blandt andettil opgave at godkende det udkast til forslag om bygningsfornyelse, der erudarbejdet af bygherrerådgiverne på baggrund af den tekniske rådgivers re-gistreringer.

94

Tabel E1. Aktører og opgaver i den nuværende karréregistrering.Aktivitet Aktører og indholdOpstart af kontrakt Der indgås kontrakt mellem Københavns Kommune og byfornyelsesselskabet

(BS) om udarbejdelse af beslutning om bygningsfornyelse for en karré.Opstart af kontrakt BS udbyder registreringsopgaven til min. to tekniske rådgivere (TR) og ind-

stiller til kommunen om valg af TR.

BS rekvirerer endvidere tingbogsoplysninger og BBR-oplysninger, som for-midles videre til TR.

Registrering TR gennemfører registrering af samtlige ejendomme, herunder besigtigelseaf et antal lejligheder. TR udarbejder udkast til registreringsrapporter.

Som noget nyt har følgende model for registreringen været afprøvet:TR gennemfører en overordnet registrering af ejendommene – udvendig be-sigtigelse samt besigtigelse af trapper samt enkelte lejligheder. Herefter ud-arbejder TR tilstandsnotat for hver enkelt ejendom.

BS drøfter dernæst resultatet af den overordnede registrering med kommu-nen og foreslår i hvilket omfang, der skal gennemføres fuld registrering. Påbaggrund heraf gennemfører TR en fuld registrering af de udvalgte ejen-domme, herunder besigtigelse af samtlige lejligheder.

Beboermøder BS/TR afholder ejendomsmøder, hvor udkast til registreringsrapporter drøf-tes.

Supplerende registrering TR udarbejder endelig rapport justeret med oplysningerne fra ejendomsmø-derne.

Indsamle øvrige data.Vurdere data og reg.

BS indsamler supplerende oplysninger vedrørende ejendommenes økonomi-ske forhold.

BS drøfter registreringsrapporterne og øvrige oplysninger med kommunen forat fastlægge, hvilken status de enkelte ejendomme skal have i forslaget tilbeslutning om bygningsfornyelse (råde-over, opfordring, stk. 5).

BS udarbejder udkast til forslag om bygningsfornyelse.Godkende udkast til for-slag til beslutning

Borgerrepræsentationen godkender udkast til forslag om bygningsfornyelse.Herefter sendes forslaget i høring.

Forløbet af aktiviteter og beslutninger i planfasen kan karakteriseres som li-neært eller sekventielt med kun lille erfaringsudveksling og -tilbageførelsemellem aktørerne.

Planfasen er centreret omkring udarbejdelsen af en registreringsrapport,der udgør det formelle beslutningsgrundlag i forhold til myndighederne. Kun iden innovative nutilstand for gennemførelse af aktivitet C (kursiveret i tabelE1) foregår der en egentlig erfaringstilbageførelse i processen, idet den tek-niske rådgiver skal gennemføre en fuld registrering af de udvalgte ejendom-me, såfremt bygherrerådgiveren og kommunen i fællesskab, på baggrund afudkast til den overordnede registrering, finder dette påkrævet.

Den fælles beslutning om en eventuel fuld registrering tager udgangs-punkt i en drøftelse af resultatet af den overordnede registrering, og dentekniske rådgiver handler dermed direkte på foranledning af kommune ogbygherrerådgivere.

Bygherren (svarende til ejere/lejere på dette niveau af byfornyelsespro-cessen) har ingen reel beslutningskompetence i planfasen, men har derimodmulighed for at påvirke processen ved deltagelse på ejendoms- og boligmø-

95

der. Disse afholdes af byfornyelsesselskab og teknisk rådgiver med henblikpå at drøfte udkastet til registreringsrapporten. Formålet hermed er at bringebygherrens viden om ejendomsspecifikke forhold i spil, for derigennem atblive opmærksom på forhold, som ikke er registreret og med unøjagtig histo-rik, der kan have betydning, dvs. økonomiske konsekvenser, for bygnings-fornyelsens gennemførelse.

FremtidsvisionDen fremtidige vision for bydelsregistreringen tager udgangspunkt i en sam-mensmeltning af processerne ‘screening af bydel’ og ‘karréregistrering’ somdet fremgår af nedenstående figur.

1. Politikere

2. Planmyndigheder

3. Bygherrerådgiver

A.Opstart afkontrakt

C. Register-oplysning.

Kontrakt/ydelses-beskrivelse

B.Politiskeudmel-dinger

Politiskeudmeldingerombyfornyelse

NotatOplysnings-skema

Udkast tilpolitiskværdi-grundlag

Informativtdatablad

Politiskværdi-grundlag

F. Beslut-ning

Debat og idégrundlag inkl.BYDELSREGISTRERING (vision)

4. Borgere

D. Cykel-registreringog borge-rinddragelse

E. Vurder-ing afoplys-ninger

Figur E2. Bydelsanalyse (vision) som del af processen ‘Debat og idégrundlag’.

Diagrammet viser forløbet af aktiviteter fordelt på aktører i den fremtidigebydelsanalyse. Det, der først og fremmest springer i øjnene, er, at bydel-sanalysen er blevet forenklet på to dimensioner.

– I den fremtidige vision for bydelsanalysen er der kun fire forskellige aktør-grupper mod seks aktørgrupper i den nuværende karréregistrering.

– Der er foretaget en reduktion af antallet af aktiviteter, der skal gennemfø-res som et led i bydelsanalysen.

Disse forenklinger er delvist kausale. Således er der med bortfaldet af dentekniske rådgiver intet behov for opstart af kontrakt mellem bygherrerådgiverog teknisk rådgiver (aktivitet B i den nuværende karréregistrering), hvorfordenne aktivitet falder bort. Også en række af de andre aktiviteter knyttet tilden tekniske rådgivers funktion i den nuværende karréregistrering er udgåetaf processen eller er indholdsmæssigt redefineret og overdraget til andreaktører. Endvidere anvendes nu betegnelsen borgere i stedet for ejere/lejeremed henblik på at fremhæve, at der arbejdes på et højt aggregeringsniveau ibyfornyelsesprocessen, svarende til det overordnede planniveau, og at for-hold vedrørende ejendomsspecifikke arbejder og lign. ikke tages til behand-ling i denne fase.

Indhold i og aktører knyttet til de seks aktiviteter er redegjort for i neden-stående tabel.

Bydelsregistrering:– Sammensmeltning

af faser – proces-forenkling.

– Færre aktører ogklare roller.

– Fra teknisk til politiskproces.

VisionÆndring

Nu

1. Virksomhed ogoverordnet proces

2a. Y

dels

ePl

anfa

se

2c. Y

dels

eKo

nstru

ktio

n

2b. Y

dels

eK

once

pt

96

Tabel E2. Aktører og opgaver i den fremtidige bydelsanalyse.Aktivitet Aktører og indholdOpstart af kontrakt Der indgås kontrakt mellem Københavns Kommune og bygherrerådgiver om

udarbejdelse af et politisk værdigrundlag for bygningsfornyelse.Politiske udmeldinger Planmyndigheden tilvejebringer et overblik over eksisterende relevante politiske

udmeldinger for byfornyelsesområdet samt rejser eventuelle nye politiske de-batter, hvis der er behov for supplerende politiske udmeldinger på området.

I samarbejde med bygherrerådgiveren vurderes, hvordan kommunens politik påområdet kan tilgodeses bedst muligt inden for de eksisterende juridiske og øko-nomiske rammer.

Registeroplysninger Bygherrerådgiveren indsamler relevante oplysninger fra eksisterende registrevedrørende udvalgte bydele og/eller bygningstyper.

Cykelregistrering ogborgerinddragelse

Bygherrerådgiveren foretager en såkaldt ‘cykelregistrering’ af udvalgte bydeleog/eller bygningstyper, og der gøres brug af data fra ny prisdatabase. For byg-ninger er der tale om en udvendig besigtigelse af tag og fag eventuelt suppleretmed besigtigelse af kældre og trappeopgange.

Borgere og andre interessenter inddrages på et overordnet niveau svarende tilfx processen i forbindelse med lokalplaner og helhedsorienteret byfornyelse.Drøftelser om konkrete arbejder og økonomi vedrørende specifikke ejendommeskal først ske i forbindelse med den efterfølgende bygningsfornyelse.

Vurdering af oplysnin-ger

Bygherrerådgiveren udarbejder udkast til politisk værdigrundlag på baggrund afde politiske udmeldinger, de indsamlede oplysninger og drøftelser med kom-munen.

De punkterede kasser i figur 11 ved C, D og E illustrerer, at planmyndighedenkan vælge at gennemføre aktiviteten i eget regi uden inddragelse af konsulent-bistand.

Beslutning Borgerrepræsentationen godkender udkast til politisk værdigrundlag. Hereftersendes det politiske værdigrundlag i høring.

Med bortfaldet af den tekniske rådgiver, indtræder bygherrerådgiveren i enendnu mere central rolle end tidligere. Der er to årsager hertil:

– Der er foretaget en formel og strukturel reorganisering af den overordne-de proces med hensyn til samarbejde, ansvars- og rollefordeling mellemaktørerne.

– Den overordnede processuelle reorganisering har afstedkommet en æn-dring af de ydre arbejdsprocesser, svarende til de konkrete arbejdsopga-ver og aktiviteter der skal udføres.

Således er der i den fremtidige vision ikke længere lagt op til, at der skalforetages en egentlig registrering af bygninger. Denne aktivitet er i stedet forplanlagt til udførelse i bygningsfornyelsesfasen, før udførelsen finder sted.Dette redegøres for i efterfølgende afsnit om koncept- og designfasen.

Bygherrerådgiveren har nu til opgave at indsamle relevante oplysningerfra eksisterende registre vedrørende udvalgte bydele og/eller bygningstyperog foretage en såkaldt ’cykelregistrering’ af disse. For bygninger er der taleom en udvendig besigtigelse af tag og fag eventuelt suppleret med besigti-gelse af kældre og trappeopgange. Borgere og andre interessenter inddra-ges i denne proces på et overordnet niveau. Drøftelser om konkrete arbejderog økonomi vedrørende specifikke ejendomme skal først ske i forbindelsemed den efterfølgende bygningsfornyelsesfase.

Disse aktiviteter gennemføres på baggrund af det, af planmyndigheden,tilvejebragte overblik over eksisterende relevante politiske udmeldinger for

97

byfornyelsesområdet, samt eventuelle politiske debatter. Kommunen ogbygherrerådgiveren vurderer i fællesskab, hvordan kommunens politik påområdet kan tilgodeses bedst muligt inden for de eksisterende juridiske ogøkonomiske rammer.

Med udgangspunkt i de politiske udmeldinger, de indsamlede oplysningerog drøftelser med kommunen, udarbejder bygherrerådgiveren et udkast tilpolitisk værdigrundlag, der skal godkendes i kommunalpolitisk regi, hvorefterdet sendes i høring.

Den fremtidige bydelsanalyse i relation til beslutningsgrundlagetOverordnet set er det muligt at opdele den fremtidige bydelsanalyseproces iet tre-strenget forløb:

1 Planmyndighedernes politiske udmeldinger2 Politikeres beslutning knyttet til formuleringen af et politisk værdigrundlag3 Bygherrerådgivernes opgaver knyttet til bydelsanalyse og vurdering af

oplysninger.

Planmyndighederne har ingen reel beslutningskompetence eller -funktion,men har imidlertid stadig en stærk indflydelse på processen, idet disse ud-stikker de overordnede politiske rammer for bygningsfornyelsen og, i samar-bejde med bygherrerådgiveren, de juridiske og økonomiske rammer.

Politikerne indgår ikke i samarbejdskonstellationer med de øvrige aktører,men besidder alligevel den endelige beslutningskompetence i forhold til dis-se, idet de skal godkende det politiske værdigrundlag, der fungerer somplangrundlag for den videre bygningsfornyelsesfase.

Inden for disse rammer kan bygherrerådgiveren operere med udbredtautonomi i tilrettelæggelse og udførelse af de aktiviteter og opgaver, denneskal udføre, dvs. indsamling af informationer, besigtigelse af bygninger ogudarbejdelse af udkast til værdigrundlag.

Planmyndigheden kan imidlertid vælge selv at udføre disse aktiviteter,hvorfor bygherrerådgiverne (næsten) helt falder ud af processen. Dette er enbeslutning planmyndigheden skal træffe tidligt i forløbet. Der er visse forhold,der taler imod en beslutning om at udvide planmyndighedernes rolle. Byg-herrerådgivernes argument imod dette er, at kontinuiteten og erfaringskob-lingen mellem byfornyelsesprocessens faser risikerer at bliver forringet.Bygherrerådgiverne spiller en central og gennemgående rolle i processen.Det er fx denne aktør, der kan sikre, at samarbejdet mellem de forskelligeaktører forløber planmæssigt, og at et fyldestgørende grundlag for beslut-ninger, der skal træffes på kommunalt niveau, tilvejebringes.

Ydermere kan der også anlægges et kvalitetsmæssigt perspektiv på pro-blematikken. Bygherrerådgiveren kan være offentlighedens garant for, at derforetages en uvildig (ikke politisk betinget) undersøgelse af behovet for by-og bygningsfornyelse i forskellige områder. Der er således ikke altid etsammenfald mellem beslutningskompetence, faglig kompetence og uvildig-hed.

98

Ændringer i planfasen, bydelsanalyseGrundlæggende set tager visionen for den fremtidige planfase udgangs-punkt i en sammensmeltning af faserne ‘screening af bydel’ og ‘registreringaf karré’. Dette medfører følgende:

– Der sker en forenkling af den overordnede proces, hvor der vil være færreaktiviteter og aktører at holde rede på.

– Bydelsanalysen lægges op på et højere hierarkisk niveau i byfornyelsenog tager mere form af en politisk proces end en teknisk proces.

– Den meget detaljerede registrering af enkeltejendomme, som i dag gen-nemføres som en del af karréregistreringen, vil i den fremtidige vision fin-de sted i forbindelse med udarbejdelsen af byggeprogrammet, dvs. ikravfasen (se efterfølgende afsnit).

Den fremtidige bydelsanalyse tager dermed udgangspunkt i de politiske ud-meldinger, som derfor bør være mere detaljerede end i dag. De politiskeudmeldinger skal føre til udarbejdelsen af et politisk værdigrundlag, der somminimum indeholder kommunale krav til valg af renoveringsløsninger ogmaterialer, krav til finansiering og krav til selve bygningsfornyelsesproces-sen.

I og med, at processen lægges op på et højere politisk niveau, vil bydel-sanalysen fremover typiske omfatte flere byområder og bygninger, end derkommer til at indgå i det politiske værdigrundlag. Det politiske værdigrundlagvil derfor skulle udformes generelt.

Budgetlægningen i visionen tager udgangspunkt i en anvendelse af enprisdatabase. I prisdatabasen kombineres BBR-oplysninger om fx manglen-de wc/bad og fjernvarme samt cykelregistreringens vurdering af tilstandenpå tag og fag med erfaringspriser for de enkelte bygningsdele.

Budgetlægningen vil imidlertid i visionen være mindre præcis end ved enegentlig tilstandsvurdering af en konkret ejendom. Til gengæld får man etøkonomisk sammenligningsgrundlag på screeningsniveau, hvilket er en for-del i relation til det politiske værdigrundlag.

Afslutningsvist kan der peges på udarbejdelsen af et informativt databladsom eksempel på en ændring mellem de to tilstande. De informative data-blade udarbejdes med henblik på at synliggøre renoveringssagens omfang,produktivitet og kvalitet i forhold til offentligheden. Det informative databladskal endvidere anvendes som input til krav- og konceptfasen, idet de oplys-ninger om den kommende bygningsfornyelse, der fremgår heraf, skal brugesi dialogen om valg af koncept og lign. Det informative datablads rolle og ud-formning diskuteres i hovedrapportens kapitel 3.

E2. Koncept- og designfase

Nuværende tilstandI lighed med byfornyelsens planfase, eksemplificeret ved bydelsanalysen, erder i dette eksempel foretaget en analyse af den såkaldte koncept- og de-signfase. Den foregående krav- og programfase omhandler udviklingen afkrav og de tidlige løsningsforslag for den pågældende byggesag, hvilket vilsige indledningsvis fastlæggelse af krav- og principløsning. I koncept- og de-signfasen detaljeres kravene i hovedprojektet med baggrund i en nærmereprojektering, og der gennemføres en licitation, hvor entreprenørerne vælges.

I modsætning til den øvrige del af byggefasen spiller bygherren, specifiktejere/lejere, en passiv rolle i udviklingen af projektet i koncept- og designfa-sen. Ejere/lejere indgår således i samarbejdet med bygherrerådgiveren ogteknisk rådgiver om konkretisering af ideer og ønsker vedrørende funktions-krav og valg af løsninger (eksempelvis køkken, bad, materialer og lign.).

Bydelsregistrering:– Procesforenkling.– Politisk proces.– Lavere detaljerings-

grad.

VisionÆndring

Nu

1. Virksomhed ogoverordnet proces

2a. Y

dels

ePl

anfa

se

2c. Y

dels

eK

onst

rukt

ion

2b. Y

dels

eKo

ncep

t

Konceptfase:– Passive bygherrer.– Regid proces.– Fastlagt

arbejdsdeling.– Myndigheder som

centrale aktører.

VisionÆndring

Nu

1. Virksomhed ogoverordnet proces

2a. Y

dels

ePl

anfa

se

2c. Y

dels

eKo

nstru

ktio

n

2b. Y

dels

eK

once

pt

99

Valg af arkitektur, bygningsudformning og teknisk løsning har bygherren idenne fase ikke særlig stor (om nogen) indflydelse på. Denne funktion hvilerhos den tekniske rådgiver, der endvidere i samarbejde med de kommunalemyndigheder fastlægger udbuds- og samarbejdsgrundlag for entreprenører-ne samt udarbejder hovedprojekt og udbudsmateriale til licitation.

1. Myndigheder

3. Bygherrerådgiver

4. Teknisk Rådgiver

5. Udførende

2. Ejere/lejere

Prissat projektforslag

TilstandvurderingPrissat projektforslag

Dialog omIdeer/ønsker

6 ugers høringBeboermøde

For- og hovedpro-ekt/udbudsgrundl.

Ansøge ombyggetilladelse

LicitationTilbudsgivning

Indstilling tilmyndigheder

Indhente byggelån

TilbudsregningTilbudsafgivelser

Tilstandvurdering

RådgiverkontraktPrissatprojektforslag Udbudsmateria

Byggetilladelse

Hovedprojekt/udbudsmateriale Licitationsindstilling

Tilbudslister

Myndigheds-godkendelse

Forprojekt Hovedprojekt

Centrale

dokumenter

BeslutningerValg af tekniskrådgiver

Godkende prissatprojektforslag

Godkende prissatprojektforslag

Byggetilladelse

Godkendehovedprojekt ogudbudsgrundlag

Licitation

Figur E3. Koncept- og designfase (nuværende).

Bygherren skal endvidere godkende den tekniske rådgivers prissatte pro-jektforslag, hovedprojekt og udbudsgrundlag, men som redegjort for imakroanalysen er det myndighederne, der træffer den endelige beslutningog udsteder byggetilladelsen.

I licitationsprocessen er bygherren ikke længere aktivt repræsenteret. Hertræder bygherrerådgiveren ind og indhenter tilsagn om byggelån på bygher-rens vegne. Den tekniske rådgiver indstiller i denne forbindelse entreprenø-rens (de udførendes) tilbud til myndighederne.

Det prissatte projektforslag i relation til beslutningsgrundlagetKonceptfasen kan karakteriseres som en fragmenteret proces, i hvilken deforskellige ansvarsområder og arbejdsopgaver er yderst veldefinerede ogafgrænsede mellem de forskellige aktører. Samarbejde omkring konkreteaktiviteter finder kun sted mellem ejere/lejere og bygherrerådgiver i form afdialog, høring og beboermøder. De mange involverede aktører er med andreord aldrig aktive på samme tidspunkt. De fire processer er opdelt i en rækkeadskilte aktiviteter, der hver især skal være afsluttet, før man kan gå videretil næste aktivitet (stop-go proces).

Denne tilrettelæggelse af de ydre arbejdsprocesser fører behovet for enhierarkisk beslutningsproces med sig, idet det ikke er muligt at handle ogtræffe beslutninger i fællesskab. De forskellige aktører er derfor nødsaget tilhver især at udarbejde et komplet, entydigt og juridisk dækkende grundlag,der indholder alle de oplysninger, de beslutningsansvarlige aktører skal bru-ge med henblik på at træffe deres valg. Såfremt én aktør på et givent niveau

100

gør indsigelser mod beslutningsgrundlaget, føres informationen ned gennemhierarkiet til den pågældende aktør, der har udarbejdet grundlaget. Herefterskal det reviderede beslutningsgrundlag tilbage op gennem systemet oggodkendes på beslutningsniveauet.

Den hierarkiske beslutningsproces er opbygget med myndighederne somøverste instans, der skal godkende de formelle rammer og aftaler i projektet.Ejere/lejere besidder også et beslutningsansvar men har en begrænset ind-flydelse på projektets formelle udformning og agerer primært på foranledningaf bygherrerådgiverens indstillinger og anbefalinger.

Myndighederne spiller en ‘tung’ rolle i denne fase, idet to tidskrævendebeslutninger skal træffes, henholdsvis beslutning om godkendelse af prissatprojektforslag og beslutning om tildeling af byggetilladelse. Det er her i kon-cept- og designfasen det opleves, at den kreative proces topper, og projektettaber intensitet og fremdrift (EBST, 2003A).

Fremtidig visionI den fremtidige vision for koncept- og designfasen arbejdes der med en re-duktion af de fire processer i den nuværende byfornyelsesproces:

– Prissat projektforslag– Myndighedsgodkendelse– Forprojekt/hovedprojekt– Licitation

Disse foreslås samlet til én enkelt proces, koncept- og designfase.

1. Myndigheder

3. Bygherrerådgiver

4. Teknisk Rådgiver

5. Udførende

2. Ejere/lejere

Koncept- og designfase

Centrale

dokumenter

Beslutninger Godkende prissatprojektforslag.

Godkende husleje.

Deltagelse i workshop-projektering

Procesledelse,forventningsafstemning,

målinger, varslehuslejeforhøjelser,

genhusning

Workshopprojek-tering

Afgive tilbud

SamarbejdsaftaleEntreprisekontrakt

ProcesresultaterInformativt datablad

Prissatprojektforslag

Figur E4. Koncept- og designfase (fremtidig).

Konceptfase:– Processuel

forenkling.– Konceptramme.– Kravspecifikation.– Bygherrerådgiveren

som konsulent.

VisionÆndring

Nu

1. Virksomhed ogoverordnet proces

2a. Y

dels

ePl

anfa

se

2c. Y

dels

eKo

nstru

ktio

n

2b. Y

dels

eKo

ncep

t

101

Samling af de fire nuværende processer i én ’konceptet’ tager sit udgangs-punkt i bogen ’Bygherren som forandringsagent – på vej mod en ny bygge-kultur’s forståelse af byggeprocessen. Her anvendes ’koncept’ som beteg-nelse for en proces, i hvilken bygherrens kravspecifikation, og byggepro-grammet bliver omsat til et design for byggeriet og udmøntes i et kontrakt-projekt, der konkretiserer og illustrerer bygherrens værdier i prissatte løsnin-ger og danner grundlag for en bindende aftale om færdigprojektering ogudførelse (Bertelsen et al., 2002).

Det centrale element i denne proces er afholdelsen af workshops. Work-shops i konceptprocessen er en dialogbaseret metode til at skabe en såkaldtværdibaseret afklaring af byggeriets rammer, fastlægge program og udformeprincipper for løsning af den pågældende bygningsfornyelsessag. Det ermed andre ord her projekteringen finder sted.

Til trods for, at de forskellige roller, i lighed med den nuværende projekte-ringsfase, er veldefinerede, er der en mindre entydig afgrænsning af an-svarsområder og -fordeling. De udførende har således stadig til opgave atudarbejde og afgive et tilbud på det projekt, bygherren skal tage stilling til,men denne stillingtagen og den efterfølgende beslutning træffes i fællesskabmed bygherrerådgiveren i en central rolle.

Hidtil har bygherrerådgiveren ageret som forretningsfører i forbindelsemed udarbejdelse af prissat projektforslag, enten for kommunen eller byg-herren, og opgaverne har typisk været:

– Møder med myndigheder og ejere og lejere– Varetager kontakten til beboerne (håndterer høring)– Rådgiver ejere og lejre om sagsgangen– Assistance til udarbejdelse af budget– Beregning af huslejekonsekvenser.

I den fremtidige vision for konceptfasen lægges op til at fjerne forretningsfø-rerrådgivning og i stedet operere med bygherrerådgivning, hvor dette skalforstås som faglig, økonomisk, juridisk og ikke mindst ledelsesmæssig spar-ring for den aktive bygherre. Dette uddybes efterfølgende.

Konceptfasen i relation til beslutningsgrundlagetBygherreinteressenternes eget værdigrundlag, som redegjort for tidligere,indgår som ramme for bygningsfornyelsen. Workshopprojekteringen har tilformål at konkretisere dette værdigrundlag.

Workshops i (konceptprocessen) er også en metode til, at leverancepart-nerne lærer bygherren bedre at kende og får lejlighed til at leve sig ind ibygherrens værdigrundlag og præferencer. Workshops bevirker også, atbygherren lærer tænkningen i 'den nye byggeproces' bedre at kende, samtat bygherren gennem det tætte samarbejde med leveranceteamet udviklersin egen kompetence i blandt andet kravformulering og værdistyring (Ber-telsen et al., 2002).

Erfaringer peger dog på, at der er behov for en procesleder med kompeten-ce i værdibaseret dialog og kendskab til blandt andet værdistyring af bygge-processen og nye samarbejdsformer til at facilitere, dvs. understøtte og smi-diggøre processen på workshoppen. Bygherren skal kunne agere aktivt iforhold til de forslag, der fremsættes i det fælles dialogforum, hvorfor udvik-lingen af bygherrens kompetencer ydermere skal omfatte beslutningskom-petencer, idet beslutninger træffes ad hoc i fællesskab på baggrund af denførte dialog og det grundlag de forskellige aktører hver især har udarbejdet(samarbejdsaftaler, entreprisekontrakt og procesresultater).

Denne procesleder-/konsulentrolle skal bygherrerådgiveren tage på sig.Dette vil sige, at fx Byfornyelse København udover traditionel juridisk/økono-

102

misk rådgivning skal kunne håndtere overordnet procesledelse og sikre, atbygherreinteressenternes værdier og krav bliver afstemt i konceptfasen.

I konceptfasen skal det informative datablade, der er udarbejdet i forbin-delse med bydelsanalysen anvendes som input til den fælles dialog om valgaf løsninger. Databladet, der indholder det overordnede plangrundlag forprojektets gennemførelse, skal indgå som en del af bygherrerådgiverens‘værktøjskasse’ til at støtte bygherren (ejere/lejere) til at træffe beslutningerom det videre forløb. Det er med andre ord medvirkende til at øge beslut-ningskompetencen blandt bygherreinteressenterne. Dette er diskuteret yder-ligere i hovedrapportens kapitel 3.

Ændringer i koncept- og designfasenI den fremtidige vision baseres processen på, at der sker en inddragelse afrelevante parter og kompetencer fra projektets start. Det betyder, at der skeren eller anden form for tidligt udbud, og at entreprenøren kan inddrages alle-rede i koncept- og designfasen. Hovedprojektet skal i disse tilfælde derfor ik-ke forberedes som udbudsmateriale til licitationen. I stedet for foreslås, athovedprojekteringen erstattes af et udførelsesprojekt, som foretages af en-treprenøren inden opstarten i konstruktionsfasen. De to faser ’forprojekt/hovedprojekt' og ’licitation’ kan derfor reduceres. Aktiviteterne udgår elleroverflyttes til henholdsvis krav- eller konstruktionsfasen i den fremtidige pro-ces.

I den nuværende proces er aktiviteterne i høj grad knyttet til hver af aktø-rerne. Aktiviteterne foregår efter hinanden og afleveres ofte i en form forgodkendelsesskrivelse eller anden form for skriftlig dialog. I den fremtidigeproces er aktiviteterne ofte sammenfaldende og foregår i en dialog mellemaktørerne. Beslutningerne træffes i fællesskab på møder. I konceptfasenskal der foregå en værdibaseret projektering, som kan styres af rådgiversi-den, men både bygherresiden, rådgivere og udførende (hvis de er valgt i tid-ligt udbud) sidder med ved bordet. Man kan benytte sig af workshopprojekte-ring. Myndighederne skal formelt godkende det prissatte projektforslag, menkan gøre det relativt hurtigt, fordi man har kendskab til projektets detaljer.

De centrale dokumenter i dag vil være mange af de samme i den fremti-dige proces, men de vil da ligge i digital form.

Til konceptfasen er der, ud over entreprisekontrakten, kommet en samar-bejdsaftale. Der laves efter hver fase procesmålinger efter kriterier, som ervalgt af aktørerne i fællesskab. Måleresultaterne foreligger efter afslutningenaf hver fase. Endelig er der ved sagsoprettelsen lavet et informativt datablad,som opdateres undervejs i projektet, når der sker ændringer og justeringer iprojektets nøgledata. Det er bygherrerådgiveren, der er tiltænkt de overord-nede ansvar i forhold til at udarbejde og justere de informative databladeundervejs i processen.

I relation til beslutningsprocessen kan der peges på en anden vigtig æn-dring mellem den nuværende og den fremtidige koncept- og designfase. Iden nuværende situation træffes beslutningerne hierarkisk, hvilket vil sige, atforslag og indstilling til projektændringer og lign. skal behandles og godken-des sekventielt på de overordnede niveauer med myndigheder som denøverste autoritet. Heroverfor står den fremtidige vision, i hvilket det er hen-sigten, at beslutninger træffes i fællesskab på baggrund af dialog mellem li-geværdige aktører. Myndighederne har dog stadigvæk til opgave at foretageden endelige godkendelse og udstedelse af de rette tilladelser til byggeriet.

Konceptfase:– Tidligere

inddragelse afrelevante aktører.

– Beslutningsfælle-skab.

VisionÆndring

Nu

1. Virksomhed ogoverordnet proces

2a. Y

dels

eP

lanf

ase

2c. Y

dels

eKo

nstru

ktio

n

2b. Y

dels

eKo

ncep

t

103

E3. Konstruktions- og udførelsesfase

Nuværende tilstandDet sidste eksempel, der er undersøgt i forbindelse med mikroanalysen afydelser i byfornyelsesprocessen, er konstruktions- og udførelsesfasen, derer afbildet i nedenstående figur.

UDFØRELSESFASE

1. Myndigheder

2. Bygherrer

3. Rådgivere

4. Entreprenør

5. Underentreprenør

A.Opstart-møde

B.Grundigregistre-ring

C.Bygherre-møder D.

Byg-gemøder

E.UE-møder

F.Detail-møder

G.Fakturering

Ref.Forslag

NotatForslag

Udbe-taling

Forb. Forb. Forb. Forb.

Ref Ref RefNotat

Figur E5. Konstruktions- og udførelsesfasen (nuværende).

I forhold til opdelingen i tilstande på figur B1 dækker ovenstående afbildningaf udførelsesfasen såvel tilstand I (traditionel nutilstand) og tilstand II (inno-vativ nutilstand) i sin grundlæggende udformning. Udførelsesfasen er i dissetilstande opdelt i syv aktiviteter, der gennemgås efterfølgende i tabel E3.

Set i forhold til kravfasen spiller aftagersiden, bygherrer (ejere/lejere) ogmyndigheder, en mere tilbagetrukken rolle i udførelsesprocessen. Bygherrendeltager naturligvis i et vist omfang på bygherremøderne, men denne funkti-on kan også, på bygherrens foranledning, blive varetaget af bygherrerådgi-veren.

Ændringerne i de indre arbejdsprocesser, mellem henholdsvis den traditi-onelle og den innovative nutilstand for udførelsesfasen, er kun knyttet til op-startmødet, registreringen og bygherremøderne, hvorimod de andre aktivi-teter, relateret til byggesagens operationelle niveau, tilrettelægges og udfø-res uændret. Det er med andre ord kun i den taktiske planlægning af udfø-relsen, at ændringerne finder sted.

I gennemgangen af de syv aktiviteter i udførelsesfasen, er der fokuseretspecielt på bygherrerådgiverens rolle i processen. Det fremgår heraf, at byg-herrerådgiveren har til opgave at samle alle trådene, herunder:

– skrive referater– indkalde til møder– forbedrede notater– forestå overordnet økonomistyring.

I tilgift hertil har bygherrerådgiveren også til opgave at sørge for, at de øvrigeaktører hver især udfylder deres specifikke roller og funktionen i processen,hvad enten dette er i den traditionelle eller den innovative nutilstand.

Den nuværende udførelsesfase i relation til beslutningsgrundlagetBygherrernes og myndighedernes funktioner er reduceret til en formel be-sluttende og godkendende rolle primært i afslutningen af udførelsesfasen,hvor det endelige valg af detailløsninger (eksempelvis farver, vinduer oglign.) skal træffes, og hvor faktureringen finder sted.

Konstruktionsfase:– Byherren står svagt

repræsenteret.– Bygherrerådgiveren

som passivadministrator.

VisionÆndring

Nu

1. Virksomhed ogoverordnet proces

2a. Y

dels

eP

lanf

ase

2c. Y

dels

eKo

nstru

ktio

n

2b. Y

dels

eKo

ncep

t

104

Tabel E3. Indhold og aktører i den nuværende udførelsesfases aktiviteter.Aktivitet Indhold og aktører (Tilstand I og II)A. Opstartmøde Afholdelse af to møder henholdsvis mellem bygherre og rådgiver (samt evt. myn-

digheder) og mellem rådgiver og entreprenør.Et møde mellem bygherrer, rådgivere og entreprenør. Der skrives et referat af mø-det, som holdes på baggrund af en standard dagsorden. Evt. forslag til ændringer afprojektet medtages i referatet. Hvis der skal tages aktion på et emne, skrives det imargen, hvem den ansvarlige er. Bygherrerådgiveren skriver evt. notat til kommu-nen med forslag til ændringer.

B. Grundig reg. Der fortages ikke registreringer på dette tidspunkt. I stedet henvender entreprenø-ren sig i byggeperioden med ekstrakrav knyttet til pludseligt opståede problemer(uforudsete hændelser), der ikke er medregnet i udbudet.Bygherrerådgiveren deltager fx i gennemgang af gulvene for at vurdere udskift-ningsgraden. Af og til deltager kommunen også i denne aktivitet for at sikre godken-delse af resultatet. Bygherrerådgiveren skriver evt. notat til kommunen med forslagtil ændringer.

C. Bygherremøder Møder mellem bygherre og rådgiver henholdsvis mellem rådgiver og entreprenørafholdes.Bygherremøder mellem bygherre, rådgiver og entreprenør ud fra fast dagsorden. Påmødet aftales hvem der tager aktion på opståede uenigheder, ændringsforslag,ekstraarbejder, uklarheder og lign.

D. Byggemøder Fra byggemøde fremsendes referat til bygherrerådgiveren til orientering. Såfremtdenne forventes at skulle tage handling på en given forespørgsel, kontaktes dennedirekte.Samme procedure som beskrevet ovenfor.

E. UE-møder Bygherrerådgiveren modtager referater fra sikkerhedsmøder til orientering.Samme procedure som beskrevet ovenfor.

F. Detailmøder Undervejs i udførelsesfasen afholdes møder med henblik på at bestemme facade-farver, vinduestyper, gelænder og sommetider aptering. Der skrives i denne forbin-delse et notat.Samme procedure som beskrevet ovenfor.

G. Fakturering Hver måned fremsendes fakturaer vedrørende håndværkerudgifter. Disse er atte-steret af rådgiver og sendes til udbetaling af bygherrerådgiverens projektleder påden pågældende sag. Den tekniske rådgiver fremsender ligeledes løbende stade-vurderinger. Som forberedelse til denne aktivitet foretages en afstemning af økono-mien. Budgettet sammenholdes med fremsendte fakturaer. Eventuelle kommentarerfra rådgiver tages i betragtning. Alle større arbejder skal afklares mellem rådgiver,bygherre og kommune .Samme procedure som beskrevet ovenfor.

Som i den nuværende krav- og konceptfase træffes beslutningerne hierar-kisk. På de lukkede møder mellem aktørerne på udførelsessiden (underen-treprenører, entreprenør og tekniske rådgivere) kan der således ikke træffesvalg, der vil have indflydelse på projektets gennemførelse og pris, uden engodkendelse fra aftagerne.

I lighed med de øvrige nuværende byfornyelsesfaser eksisterer der såle-des en stærk arbejds- og ansvarsdeling mellem aktørerne i udførelsen. Dettefremgår eksempelvis af dagsordnen for opstartmødet, på hvilket eventuelleforslag til ændringer føres til referat med angivelse af, hvem der er ansvarligfor at tage aktion på et givet emne. Bygherrerådgiveren skriver på baggrundheraf et notat med forslag til ændringer til godkendelse hos de kommunalemyndigheder.

Drejer dette sig eksempelvis om økonomiske ændringer, træder i førsteomgang bygherrerådgiveren ind i rollen som forretningsfører og foretager enafstemning af økonomien og sammenholder budgettet med de fremsendtefakturaer eller estimerede omkostninger ved ændringsforslagene. Såfremt

105

der er tale om større arbejder skal dette afklares i fællesskab mellem rådgi-ver, bygherre og kommune, med sidstnævnte som den endelige beslut-ningstager.

FremtidigsvisionEfterfølgende beskrives visionen for den fremtidige konstruktionsfase, derkan skitseres, som vist i figuren nedenfor.

Der er foretaget en markant ændring af den overordnede organisering ogde ydre arbejdsprocesser. Der arbejdes stadig med en opdeling af fasen isyv aktiviteter, hvoraf én er særegen for den fremtidige proces, og en andener gledet ud.

B.

Grun-digregi-strering

KONSTRUKTIONSFASEN

1. Myndigheder

2. Bygherrer

3. Rådgivere

4. Entreprenør

5. UE'er

A.

Op-start-møde

For-bere-delse

C.

Bygher-remøder

Forbe-redelse

D.

Byggemøder E.

UE-møder

G.

Faktu-rering

Forberedelse

Udbe-taling

H.

Af-stem-ningsmøde

For-bere-delse

Informativtdatablad(Input)

Informativtdatablad(Justering)

Fællesbeslutning

Fællesbeslutning

Ref. Ref. Ref. ReRef.Ref.

Ref.

Figur E6. Konstruktionsfasen (fremtidig)

Indledningsvist er det værd at bemærke, at den grundige registrering af denkonkrete ejendom, der skal renoveres, foreslås rykket til aktiviteter lige førudførelsen. Resultatet gives i et notat, der beskriver forslag til eventuelleændringer eller nye opståede problemer, der skal behandles på eksempelviset projekt- eller projekteringsmøde. Den grundige registrering kommer der-med til at fungerer som en planlægning for uforudsete hændelser, til minime-ring af ekstraomkostninger forbundet med udbedring af pludseligt opståedeproblemer eller ikke-afklarede forhold i udførelsen.

Andre væsentlige ændringer i den fremtidige visionstilstand er udvidelseaf opstartsmødet og afholdelse af løbende afstemningsmøder. På opstart-mødet er det hensigten, at også myndigheder og underentreprenører kandeltage, idet begge disse kan besidde informationer og viden, der kan kom-me til nytte i det videre forløb, eksempelvis i forbindelse med udarbejdelse afet informativt datablad, som beskrevet i hovedrapportens kapitel 2.

Afstemningsmøderne fordrer deltagelse af alle parter. Opståede proble-mer debatteres parterne imellem på stedet, der stræbes efter enighed i be-slutningerne, som skrives i et beslutningsdokument. Afstemningsmødernehar til formål at fungere som et værktøj for løbende justeringer af blandt an-det forventninger og krav fra aftagersiden til de udførende. Behovet for dennuværende fases detailmøder ved valg af aptering falder bort, idet disse øn-sker, og de økonomiske konsekvenser forbundet hermed, kan afklares på deløbende afstemningsmøder.

Konstruktionsfase:– Afstemningsmøde

som styringsværktøj.– Ad hoc

beslutningstagen.

VisionÆndring

Nu

1. Virksomhed ogoverordnet proces

2a. Y

dels

ePl

anfa

se

2c. Y

dels

eKo

nstru

ktio

n

2b. Y

dels

eK

once

pt

106

Tabel E4. Indhold og aktører i den fremtidige konstruktionsfases aktiviteter.Aktivitet Indhold og aktører (Tilstand III)A. Opstartmøde I mødet deltager alle relevante parter, mødet kan vare en hel dag.

Der skrives et referat af mødet, som holdes på baggrund af en standard-dagsorden. Evt. forslag til ændringer af projektet diskuteres. Der skrivesreferat af mødet, hvis der skal tages aktion på et emne skrives det i margenhvem den ansvarlige er. Bygherrerådgiver skriver et fælles beslutningsdo-kument.

H. Afstemningsmøde Afstemningsmøder afholdes ca. hver 3. måned. Planlægges efter milepælei projektet. Fx, vinduer, facader mv. Alle relevante parter deltager i møder-ne. Opståede problemer debatteres parterne imellem på stedet. Hvis deropnås enighed, skrives beslutningen ned i et beslutningsdokument. Skalder undersøges yderligere, aftales hvem der agerer, og hvor informationenskal hen.

C. Bygherremøder Bygherremøder mellem bygherre, rådgiver og entreprenør og underentre-prenør. Fast dagsorden der ligger som standard. Det fastlægges altid påmøderne, hvem der er ansvarlig for at agere. På møderne tales om tids-plan, økonomi etc.

D. Byggemøder Byggemøder omhandler den månedlige/ugentlige planlægning af byggeriet.Fra byggemøde fremsendes referat til bygherrerådgiver til orientering. Hvisder skal tages aktion kontaktes bygherrerådgiveren direkte.

E. UE-møder Den ugentlige arbejdsplan aftales. Bygherrerådgiveren modtager referaterfra sikkerhedsmøder til orientering.

G. Fakturering Der fremsendes hver måned fakturaer vedrørende håndværkerudgifter.Disse er attesteret af rådgiver og sendes til udbetaling af bygherrerådgive-ren. Teknisk rådgiver fremsender ligeledes løbende stadevurderinger. Somforberedelse til faktureringen foretages afstemning af økonomi, sammen-holdelse af budget med fremsendte fakturaer. Attestere, evt. kommentarerfra rådgiver tages i betragtning. Alle større arbejder bør være afklarede påafstemningsmøder.

B. Grundig registrering Den grundige registrering ligger i fasen før udførelse og bør medføre etnotat med en beskrivelse af forslag til eventuelle ændringer eller nye op-ståede problemer til løsning fx på et projektmøde.

Resten af de skitserede aktiviteter er indholdsmæssigt uændrede i visionentil den fremtidige udførelsesfase. Der henvises til ovenstående tabel fornærmere beskrivelse af arbejdsindholdet.

Den fremtidige udførelsesfase i relation til beslutningsgrundlagetDe ydre arbejdsprocesser knyttet til bygherrerådgiverens rolle er stort setuændret, idet denne stadig har til opgave at skrive referater, indkalde til mø-der, forberede notater og stå for den overordnede økonomistyring.

De indre arbejdsprocesser er dog underlagt en større ændring. Bygherre-rådgiveren har ansvaret for at følge op på, at alle aktører udfylder deres rollei henhold til den nye tilrettelæggelse af den overordnede organisation ogsamarbejdet mellem aktørerne.

Alle aktører forventes at deltage i opstartmøde og afstemningsmøder og ifællesskab behandle opståede problemer og tage beslutning om det videreforløb. Alle aktørerne skal med andre ord tage ejerskab til løsninger og be-slutninger undervejs. Endskønt myndighederne har den endelige formellebeslutningskompetence, er det hensigten, at det forløb, der kendetegner be-slutningsprocessen på afstemningsmødet, er baseret på aktiv inddragelse afde forskellige aktørers specifikke viden i en gensidig eller dialogbaseret adhoc forhandlingssituation.

107

Ændring i konstruktions- og udførelsesfasenSom redegjort for i foregående afsnit, forekommer der ændringer i såvel deydre som de indre arbejdsprocesser hos aktørerne og den overordnede or-ganisering af udførelsesfasen.

I relation til bygherrerådgiveren tilstræbes det, at der i den fremtidige visi-on udarbejdes en ramme for, hvordan dennes ydelser skal tilrettelægges.Med dette menes ikke, at alle skal udføre opgaven på samme måde, menderimod at alle har det samme baggrundsmateriale som et fælles udgangs-punkt for deres ydelser og arbejder ud fra en fælles given procesforståelse.

Som et eksempel på dette kan det nævnes, at der skal være større fokuspå at styre aktiviteterne i henhold til konkrete milepæle for projektet, snarereend efter en tidsplan udarbejdet i forbindelse med projekteringen. Dette skalvære medvirkende til at øge fleksibiliteten i forløbet, idet det vil være nem-mere at justere projektplanerne i forhold til de løbende ændringer, der findersted undervejs.

Der er endvidere den forskel, at alle de aktører, der er i spil i denne fase,medvirker til at tage centrale beslutninger af betydning for hele projektet ifællesskab. Det er så at sige de ’rigtige’, dvs. de der besidder den reelle vi-den og kompetence om givne forhold, der er med til at træffe beslutningerne.Man kan tale om en decentralisering af beslutningsmyndigheden.

Den nye proces skal dermed tilrettelægges handlings- og løsningsoriente-ret så aktørerne kan agere proaktivt i forhold til de kommende aktiviteter ogopgaver. I forhold hertil fremstår den nuværende udførelsesfase som pro-blemorienteret og reaktiv, idet en given aktør først bringes i spil i processen,såfremt der skal tages handling på en forespørgsel fra en aktør uden enformel beslutningskompetence placeret længere nede i det organisatoriskehierarki.

Endelig er der også ændringer knyttet til udarbejdelsen og anvendelsen afinformative datablade. De informative datablade behandles særskilt i et ef-terfølgende afsnit, hvorfor der hér kun foretages en kort summarisk beskri-velse af de relaterede ændringer.

Den før omtalte fælles ramme, der skal udarbejdes for bygherrerådgiver-nes medarbejdere, kunne for eksempel tage form af anvisninger til brug afinformative datablade med henblik på at underbygge aktørernes beslut-ningskompetencer og dermed styrke de valg, der skal træffes løbende. Detinformative datablad skal indeholde:

– oplysninger om økonomiske og projektmæssige beslutninger i forbindelsemed opstarten.

– oplysninger om efterfølgende ændringer, der har indflydelse på kvalitet,æstetik, pris og tid.

Det informative datablad anvendes såvel udadtil til formidling af byggesagentil offentligheden vedrørende beslutninger om bl.a. økonomi, udformning ogvalg af løsninger, men også som løbende input i processen blandt andet til:

– Fastholdelse af mål, aftaler ol aktørerne imellem.– Beslutningsstøtte til bygherren eksempelvis til valg af detailløsninger,

bygningsudformning og kvalitet.– Værdistyring, dvs. måling og afstemning af projektets milepæle i forhold til

bygherrens/bygherreinteressenternes værdigrundlag.

Konstruktionsfase:– Konceptramme.– Beslutningsfælles-

skab.– Decentrale beslut-

ninger.– Informative databla-

de som beslutnings-støtte.

VisionÆndring

Nu

1. Virksomhed ogoverordnet proces

2a. Y

dels

ePl

anfa

se

2c. Y

dels

eKo

nstru

ktio

n

2b. Y

dels

eK

once

pt

108

Bilag F. Byfornyelsens beslutningsproces

Dette bilag er knyttet til hovedrapportens kapitel 3 og indeholder den samle-de dokumentation for analysen vedrørende byfornyelsens beslutningspro-ces. Bilaget indeholder også ’tidlige’ eksempler på udformning af de infor-mative datablade, der er præsenteret i hovedrapporten.

F1. Elementer i beslutningsgrundlaget for planfasen

I beskrivelsen af bydelsanalysen er der valgt at fokusere på processen somen helhed, hvilket vil sige, at der ikke ’åbnes op’ for indholdet af de forskelli-ge aktiviteter.

Den mest centrale ændring i denne forbindelse er anvendelsen af infor-mative datablade og løbende erfaringsindhentning og -tilbageførelse i denfremtidige proces. Det fremgår således, at der allerede tidligt i processenanvendes eksempler på informative datablade som beslutningsstøtte/-grund-lag for det videre arbejde. Endvidere indhentes der oplysninger om priser ogtidligere støttede arbejder fra en database.

Senere i processen fortages en erfaringstilbageførelse til databasen,hvorved disse oplysninger ligger centralt gemt til videre anvendelse blandtde forskellige aktører, når de endelige beslutninger skal træffes.

Tabel F1. Elementer i udarbejdelse af beslutningsgrundlaget for planfasen.Elementer Bydelsanalysen i planfasen - Visiona. Vejledning og procesværktøjer Flowdiagram – hvem laver hvad hvornår – beskrivelse af akti-

viteternes indhold og rækkefølge.Kommunale og statslige vejledninger.Eksempler på informative datablade.

b. Regler og registerdata BBR-oplysninger.Prisdatabase (88 sager).Oplysninger om tidligere støttede arbejder.

c. Tilstandsbeskrivelse ‘Cykelregistrering’.d. Kundeønsker Politiske udmeldinger om fx boligpolitik, produktudfaldskrav og

miljø-/ressourcebesparelser.e. Leverandørmuligheder Standardløsninger fra entreprenør/producent.f. Vurderingsproces Oplysninger fra BBR, prisdatabase og cykelregistreringer

kombineres i en bygningsdatabase, hvor der genereres etoverslag over de samlede omkostninger fordelt på de enkelteejendomme – informative datablade. Disse vurderes i forholdtil de politiske udmeldinger.

g. Oplæg til beslutning Med udgangspunkt i de informative datablade og de politiskeudmeldinger formuleres et udkast til et politisk værdigrundlagfor bygningsfornyelse.

h. Beslutning -i. Informativt datablad -

109

F2. Elementer i beslutningsgrundlaget for konstruktionsfasen

Samme centrale rolle er det informative datablad også tiltænkt at spille i denfremtidige konstruktionsfase, jf. eksemplerne i tabel F2 og F3.

I konstruktionsfasen anvendes det i konceptfasen udarbejdede informati-ve datablad som input til opstartmødet, hvorefter ændringer til projektet ikonstruktionsfasen indsættes i det informative datablad. I næstfølgende akti-vitet, afstemningsmødet, foretages så en justering af det informative data-blad. Dette fungerer så som vejledning/dagsorden for de kommende aktivi-teter, således at fokus på eksempelvis bygherrens værdigrundlag fastholdesgennem hele projektet. Det informative datablad opdateres og justeres medandre ord løbende, hvorved det kan anvendes som erfaringsmateriale i for-bindelse med den efterfølgende fase eller aktivitet.

Tabel F2. Elementer i udarbejdelse af beslutningsgrundlaget i den fremtidige konstruktionsfase (del 1).Elementer Opstartmøde - vision Afstemningsmøde - visiona. Vejledning og proce-sværktøjer

Ydelseshåndbog.Standardreferat.Aftaler om fakturering.

Standard referat.

b. Regler og register-data

Diverse kendte frister fra kommunalemyndigheder samt eventuelle god-kendelser m.m.

Diverse kendte frister fra kommunalemyndigheder samt eventuelle god-kendelser m.m.

c. Tilstandsbeskrivelse Registreringsrapporten, hovedpro-jekt.

Registreringsrapporten, hovedpro-jekt.

d. Kundeønsker Ændringsforslag i henhold til det af-talte projekt (fra det informative data-blad), aftale om indhentning af priser.

Ændringsforslag i henhold til det af-talte projekt (fra det informative data-blad), aftale om indhentning af priser.

e. Leverandørmulighe-der

Relevante oplysninger fra leverandø-rer vedrørende fx frister for rekvire-ring af materialer og produkter.

Relevante oplysninger fra leverandø-rer vedrørende fx frister for rekvire-ring af materialer og eller produkter.

f. Vurderingsproces Opstartmødets parter når til enighedom det videre forløb.

Opstartmødets parter når til enighedom det videre forløb.

g. Oplæg til beslutning Der skrives et referat og et beslut-ningsdokument fra mødet.

Der skrives et referat og et beslut-ningsdokument fra mødet.

h. Beslutningi. Informativt datablad Ændringer i henhold til projektet ind-

sættes i det informative datablad.Ændringer i henhold til projektet ind-sættes i det informative datablad.

Tabel F3. Elementer i udarbejdelse af beslutningsgrundlaget i den fremtidige konstruktionsfase (del 2).Elementer Bygherremøde - vision Fakturering - visiona. Vejledning og proce-sværktøjer

StandardreferatInformativt datablad

Aftaler om fakturering, besluttet påopstartmøde.Almindelig praksis internt i huset.Almindelig praksis i forhold til diversebanker.Informativt datablad.

b. Regler og register-data

Diverse kendte frister fra kommunalemyndigheder samt eventuelle god-kendelser m.m.

-

c. Tilstandsbeskrivelse Registreringsrapporten, hovedprojekt. Statusnotater fra tekniske rådgivere.d. Kundeønsker Mindre ændringsforslag i henhold til

det aftalte projekt, aftale om indhent-ning af priser.

Evt. specialaftaler vedrørende ud-betaling.

110

e. Leverandørmulighe-der

Relevante oplysninger fra leverandø-rer vedrørende fx frister for rekvire-ring af materialer og/eller produkter.

-

f. Vurderingsproces Bygherremødets parter når til enig-hed om det videre forløb. Der tagesevt. kontakt til andre relevante parterefterfølgende.

Vurdering om det, der anmodes omat få udbetalt, svarer til det faktiskudførte arbejde.

g. Oplæg til beslutning Der skrives referat fra mødet. Attestation, følgebrev, underskrifter,kopiering og arkivering.

h. Beslutning - Beløbet udbetales.

i. Informativt datablad Der sker ingen ændringer i det infor-mative datablad.

F3. Eksempler på informative datablade

Informative datablade i bydelsanalysenI den kommunale planfase arbejdes på et objektniveau, som har særlig fo-kus på bydelen, men den kan også indeholde specifikke oplysninger om kar-réer og bygninger. I den fremtidige planfase er detaljeringsniveauet, somgennemgået tidligere, blevet reduceret, idet den grundige registrering afejendomme nu først finder sted senere i processen.

I stedet for har bygherrerådgiveren til opgave at indsamle relevante op-lysninger fra eksisterende registre vedrørende bydelen og udvalgte bygnin-ger og på baggrund heraf foretage en cykelregistrering, hvilket primært inde-bærer en udvendig besigtigelse af tag, fag, kældre og trappeopgange.Drøftelser om konkrete arbejder og økonomi skal først ske i forbindelse medden efterfølgende bygnings- og boligfornyelse. Som et eksempel på, hvilkeeksisterende registre, der kan inddrages i denne proces, kan UrbanMaster(2003) nævnes.

Figur F1a. Eksempel på ‘Informativt datablad’ i den kommunale planfase (fra UrbanMaster, 2003).

111

Figur F1b. Eksempel på ‘Informativt datablad’ i den kommunale planfase (Fra UrbanMaster, 2003).

UrbanMaster er et Internetbaseret værktøj, der gennem et åbent struktureretinformationssystem indeholdende data i statistisk, grafisk og deskriptiv form,der har til formål at forbedre beslutningskompetencen blandt offentlige myn-digheder, virksomheder og borgere i relation til by- og bygningsfornyelse.Systemet er koblet til GIS-baserede kort og eksisterende eksterne informati-onssystemer indeholdende kvantitative såvel som kvalitative data om ek-sempelvis kvalitetsniveauer, bygningshistorie, lokalplaner og lign. UrbanMa-ster er tilgængelig via Internettet (www.urbanmaster.lt).

Grundlæggende set kan UrbanMaster siges både at fungere (primært)som en del af beslutningsprocessens tekniske grundlag, men også at funge-re (sekundært) i samme rolle som det informative datablad er tiltænkt, dvs.med henblik på at synliggøre renoveringssagens omfang og kvalitet i forholdtil offentligheden. Af figur F1a og F1b fremgår således en række oplysninger om en givenkarré, der er af central betydning i relation til beslutning om bygningsfornyel-se:

− Grafisk er bygningen afbildet, således at det er muligt for beslutningsta-gerne ved selvsyn at konstatere, hvordan den givne bygnings tilstand er.

− Bygningens stamdata fremgår af databladet. Endvidere er bygningen be-skrevet ved en række kvalitative parametre, såsom arkitektonisk og kul-turhistorisk værdi.

− Slutteligt fremgår de vurderede omkostninger af en indvendig og udven-dig istandsættelse. Disse kan evt. betragtes som rammeudgifter eller er-faringspris for bygningsfornyelsessagens gennemførelse. Det er dennepris, der efterfølgende søges opfyldt i forbindelse med krav-, koncept- ogkonstruktionsfasen.

Som det fremgår heraf, skal de informationer (beslutningsgrundlag), der til-vejebringes i planfasen, anvendes videre i byfornyelsesprocessen. I efterføl-gende afsnit diskuteres, hvilken rolle det informative datablad er tiltænkt ikonceptfasen.

Informative datablade i konceptfasenSåfremt beslutningen om bygningsfornyelse bliver truffet af bygherreinteres-senterne i kravfasen, påbegyndes arbejdet med konceptualisering af renove-ringssagen. Denne konceptualisering skal foregå inden for rammerne af de ikravfasen fastlagte budgetter (erfaringspriser) og vilkår (omfang og kvalitet).

112

Som beskrevet i et tidligere afsnit, er formuleringen af bygherreinteres-senternes kravspecifikation et af de helt centrale omdrejningspunkter i denfremtidige konceptfase. De informative datablade, der er udarbejdet i planfa-sen og kravfasen skal anvendes som input til den fælles dialog om valg afløsninger. Databladet, der som beskrevet ovenfor, indeholder det kommu-nale plangrundlag for bygnings- og boligfornyelsens gennemførelse, skalindgå som en del af bygherrerådgiverens ‘værktøjskasse’ til at støtte bygher-reinteressenterne, når de skal træffe beslutninger om det videre forløb.

Hvor objektniveauet i den kommunale planfase omhandler bydele, karréerog bygninger med særlig vægt på bydelen, arbejdes der i krav- og kon-ceptfasen på et mere detaljeret niveau med fokus på henholdsvis bygningog bygningsdele.

Bygherreinteressenterne skal tage stilling til den konkrete udformning afbyggeriet, herunder valg af detailløsninger inden for eksempelvis:

− Facadeudformning− Vinduer− Tagbeklædning− Badeværelse− Køkken.

Det er især, hvad angår den indvendige istandsættelse, at bygherreinteres-senterne (primært ejere/lejere) inddrages i beslutningsprocessen, idet derofte er specifikke krav til den udvendige fremtoning i relation til overholdelseaf lokalplaner og lign. Dette skal imidlertid fremgå af det informative data-blad, der er udarbejdet i den kommunale planfase.

Ved valg af fast inventar og specifikke byggevarer kan der anvendes pro-duktblade (informative datablade på et meget detaljeret objektniveau), derindeholder oplysninger om de mulige løsninger, der kan vælges imellem.Bygherrerådgiveren kan i samarbejde med leverandører udarbejde disse iforbindelse med workshopprojekteringen, således at brugerne (ejere/lejere)har mulighed for at vurdere, hvilke konkrete løsninger der skal anvendes.

Nedenfor i figur F2a til F4 vises eksempler på, hvilken information der kanknyttes til det informative datablad i konceptfasen. Der foretages en kortgennemgang af indholdet af disse samt den tiltænkte anvendelse. Der skal iden forbindelse gøres opmærksom på, at de viste priser blot er til illustration,og de kan derfor ikke anvendes til en konkret kalkulation.

Figur F2a. Forslag til indretning af billigt badeværelse. Priserne er kun til illustration og kan ikke anven-des i praksis.

I forbindelse med en bygningsfornyelse er der fra bygherreinteressenternesside et kvantitativt og økonomisk såvel som kvalitativt og æstetisk hensyn at

113

tage i forbindelse med valg af løsninger. Og det er alene bygherreinteres-senterne, der træffer den endelige beslutning om, hvilken løsning der skalforfølges.

I det billige badeværelseseksempel har bygherrerådgiveren udarbejdet toinformative datablade, der viser hvilke omkostninger, der er forbundet medrenovering af et badeværelse, såfremt en given håndvask installeres.

Figur F2b. Forslag til indretning af billigt badeværelse. Priserne er kun til illustration og kan ikke anven-des i praksis.

I eksemplet beløber omkostningerne sig til kr. 77.200, svarende til en årlighuslejestigning på 695 kr./m2. I tilgift til summen af alle arbejder og den be-regnede huslejestigning indeholder det informative datablad billeder afvalgte løsninger og en beskrivelse knyttet hertil. Formålet hermed er at givebygherreinteressenterne det bedst mulige grundlag for at træffe deres be-slutninger, blandt andet med henblik på at sikre, at der ikke senere opstårtvivl og stridigheder om, hvilke løsninger der er valgt, og hvilke aftaler der erindgået.

I det dyre badeværelseseksempel med valg af badeværelsesindretning erder udarbejdet et alternativt forslag, hvor en meget moderne og dyrere løs-ning er afbildet og prissat.

Figur F3a. Forslag til indretning af dyrt badeværelse. Priserne er kun til illustration og kan ikke anvendesi praksis.

114

Figur F3b. Forslag til indretning af dyrt badeværelse. Priserne er kun til illustration og kan ikke anvendesi praksis.

Prisen i dette eksempel ses her at være beregnet til kr. 83.200, hvilket er kr.6.000 dyrere end første løsning. Ud fra informationerne på det informativedatablad, kan bygherreinteressenter så træffe deres beslutning om, hvilkenløsning der skal vælges. Med andre ord om de synes, at den meget moder-ne løsning er prisstigningen værd, eller om det økonomiske hensyn vejeretungere.

Når detailløsningen er valgt, udarbejdes eller justeres det informative da-tablad, således at det afspejler den eksakte løsning, der er valgt, eksempel-vis i en form, som det fremgår af nedenstående figur.

Figur F4. Samlet forslag til indretning af badeværelse. Priserne er kun til illustration og kan ikke anven-des i praksis.

Dette informative datablad, der indeholder en principtegning over den valgteløsning, summen af alle arbejder og den beregnede årlige huslejestigning,kan herefter anvendes blandt andet i forbindelse med den efterfølgende li-citation og som videre input til konstruktions- og udførelsesfasen.

115

Informative datablade i konstruktionsfasenI konstruktionsfasen anvendes det informative datablad som beskrevet i ho-vedrapporten, hvilket her uddybes nærmere.

På dette tidspunkt i byfornyelsesprocessen er det hensigten, at byggesa-gens informative datablad justeres med oplysninger om:

– økonomiske og projektmæssige ændringer i forbindelse med opstarten afkonstruktions- og udførelsesfasen.

– ændringer der har indflydelse på kvalitet og æstetik, og som kan opstå ikonstruktionsforløbet.

Disse forhold afklares blandt andet på opstartmøder, afstemningsmøder ogevalueringsmøder. Databladet kan på dette tidspunkt i byfornyelsesproces-sen antage følgende udseende, som vist i figur F5.

Informativt datablad UdførelsesfasenKøbenhavns KommuneYdre Nørrebro, Karre´ xx,matr. nr. xx, AB Bjerringhus, Stefansgade 29, 2200 Kbh. N

Links

Registrering projektforslag hovedprojekt udførelse aflevering byggeregnskab Version

ProjektSammenlægning af 30 lejligheder til15 indeholdende:

Istandsættelse af facader 500.000Istandsættelse af vinduer. 700.000Udskiftning af tagbeklædning 1.000.000Etablering af badeværelse 1.700.000Nyt køkken 1.100.000Øvrige arbejder 800.000Andre udgifter 3.000.000

Target pris 8.800.000

Licitation

525.000688.000

1.088.0001.689.5001.115.000

900.0003.166.000

LicitationsResultat 9.171.500

Figur F5. Informativt datablad i udførelsen. Priserne er kun til illustration og kan ikke anvendes i praksis.

Udførelsesfasen er karakteriseret ved, at der løbende opstår uforudsetehændelser, der skal afklares ad hoc parterne imellem. Det informative data-blad indeholder de principbeslutninger, der er truffet tidligere i processen ogskal således justeres hver gang uforudsete hændelser, der har indflydelsepå ovennævnte forhold optræder.

Denne løbende justering af databladet skal sikre, at det kan anvendesudadtil til formidling af byggesagens status til offentligheden, men også lø-bende kan anvendes til videre input i processen, blandt andet til måling ogafstemning af projektets milepæle og økonomi, og som støtte til de enkelteaktørers beslutningstagen.

116

Bilag G. Dokumentation ved aflevering

I dette bilag redegøres, som baggrund for hovedrapportens kapitel 4, for ar-bejdsgange og –processer i relation til dokumentation ved aflevering af engiven renoveringssag. Der gennemgås to eksempler på henholdsvis afleve-ring og 1-års eftersyn samt udarbejdelse af byggeregnskab. For hvert ek-sempel gennemgås det nuværende forløb samt et forslag til en fremtidig til-rettelæggelse af samme med udgangspunkt i anvendelsen af informativedatablade.

G1. Aflevering og 1-års eftersyn

I dette kapitel præsenteres først den nuværende fase omhandlende afleve-ring og 1-års eftersyn, herunder de aktiviteter der er indeholdt heri. I forlæn-gelse heraf præsenteres et forslag til en fremtidig model for samme.

Nuværende afleveringNedenstående figur viser i skematisk form flowet i den nuværende afleve-ringsfase med angivelse af de aktører, der medvirker heri, og hvilke aktivi-teter de hver især er ansvarlige for at gennemføre.

Centrale dokumenter

1. Myndigheder

2. Bygherre/ejer

3. Forretningsfører

4. Teknisk rådgiver

5. Entreprenør

B.

Afleveringaf byg-ningsdel C.

Nedskrivgaranti

D.

Aflevering afD/V plan ogbeboervej-ledning

A. Melderbyggeriet klartil aflevering

F.Udbedremangler

E.IndflytningMeddele

l

G.Tilsyn

H.Udbetaleevt. bonus

I.

1-årsgennem-gang

Evalueringaf proces

J.Udbedremangler

K.Nedskrivgaranti

Afleverings-protokol forbygningsdel

Karakterbogfor bygge-sagens par-ter

Afleverings-protokol medmangelliste

Karakterbogfor bygge-sagens par-ter

Beboer-mangelliste

Informativtdatablad

AFLEVERING OG 1-ÅRS EFTERSYN - VISION

1-års eftersynSamlet afleveringDelaflevering

Informativtdatablad

Figur G1. Nuværende aflevering og 1-års eftersyn.

I tabellen nedefor er der foretaget en indholdsmæssig uddybning af de væ-sentlige aktiviteter.

Tabel G1. Beskrivelse af aktiviteter i den nuværende aflevering og 1-års eftersyn.Aktivitet BeskrivelseA. Melder byggeriet klartil aflevering

Det forekommer, at entreprenøren melder byggeriet klar til aflevering medensdelarbejder stadig pågår, idet denne har en interesse i at aflevere så tidligtsom muligt med henblik på at undgå dagbøder og kunne nedskrive garantien.

B. Mangelgennemgang Mangelgennemgangen har tendens til at fokusere på mangler i forhold til eg-ne/individuelle forventninger fremfor en vurdering af, om det udførte er i over-ensstemmelse med det beskrevne i udbudsmaterialet – der sker ofte ensammenblanding af begreberne ’mangler’ og ’ønsker’.

117

C. Mangeludbedring Rådgivernes og entreprenørens mangelgennemgang og efterfølgende man-geludbedring (B+C) gentages ofte flere gange inden den egentlige aflevering.

D. Aflevering Forud for afleveringen er typisk gået én eller flere mangelgennemgange meddeltagelse alene af rådgiverne og entreprenøren for at minimere omfanget affejl og mangler ved den egentlige aflevering til bygherren.Rådgiveren prissætter manglerne og fastsætter tidsfrist for mangeludbedring.Ved afleveringen tages der alene stilling til standarder og kvalitet af arbejdet.Hverken overholdelse af tid eller budget vurderes i forbindelse med afleverin-gen. Der foretages heller ingen godkendelse eller evaluering af den gen-nemførte proces.Sammenblandingen af begreberne ’mangler’ og ’ønsker’ er ofte mere udtaltved selve afleveringen, da den involverede bygherre ofte er lægmand, derhelt naturligt alene forholder sig til det, denne ser ved afleveringen.Der sker sjældent en egentlig procesopfølgning, evaluering af det samledeforløb eller opsamling af data i forbindelse med afleveringen. Typisk afsluttesder med en frokost, som har karakter af en uformel sammenkomst.

E. Mangeludbedring Mangler udbedres jf. afleveringsprotokollen.F. Garantinedskrivning Nedskrivning af garanti er reguleret i lovgivningen – garantien skal nedskri-

ves, når byggeriet er modtaget. Det er vanskeligt at nægte at modtage detfærdige byggeri, da der skal være tale om så alvorlige fejl og mangler, atbyggeriet ikke kan tages i anvendelse (fx manglende vand eller varme). Forlægfolk kan lovgivningen synes entreprenørvenlig.

G. Indflytning Beboerne skal inden for en nærmere fastsat tidsfrist, typisk to uger, meddelemangler til ejendommens ejer eller dennes administration.Beboernes mangellister sendes gennem det hierarkiske system ejer - bygher-rerådgiver - teknisk rådgiver til entreprenøren, der udbedrer manglerne.

H. Mangeludbedring Entreprenørens frist for udbedring af mangler er reguleret i lovgivningen, hvil-ket medfører, at bygherren ikke uden videre kan anvende garantien til at lademangeludbedringen foretage af anden entreprenør.

I. Tilsyn I forbindelse med indkaldelse til 1-års gennemgang kan der indhentes supple-rende mangelliste fra beboerne.

Fremtidig afleveringForslag til fremtidig aflevering tager udgangspunkt i en opdeling af densamlede afleveringsforretning i flere delafleveringer som vist på figur G2.

Centrale dokumenter

1. Myndigheder

2. Bygherre/ejer

3. Forretningsfører

4. Teknisk rådgiver

5. Entreprenør

B.

Afleveringaf byg-ningsdel C.

Nedskrivgaranti

D.

Aflevering afD/V plan ogbeboervej-ledning

A. Melderbyggeriet klartil aflevering

F.Udbedremangler

E.IndflytningMeddele

l

G.Tilsyn

H.Udbetaleevt. bonus

I.

1-årsgennem-gang

Evalueringaf proces

J.Udbedremangler

K.Nedskrivgaranti

Afleverings-protokol forbygningsdel

Karakterbogfor bygge-sagens par-ter

Afleverings-protokol medmangelliste

Karakterbogfor bygge-sagens par-ter

Beboer-mangelliste

Informativtdatablad

AFLEVERING OG 1-ÅRS EFTERSYN - VISION

1-års eftersynSamlet afleveringDelaflevering

Informativtdatablad

Figur G2. Forslag til fremtidig aflevering og 1-års eftersyn.

118

Delafleveringen foreslås foretaget pr. bygningsdel, hvorved garantien kannedskrives i takt med, at de enkelte bygningsdele bliver klarmeldt til afleve-ring af den ansvarlige entreprenør.

Først når samtlige delafleveringer er gennemført udarbejdes drifts- ogvedligeholdelsesplaner. Der skal i denne forbindelse foretages en samleevaluering af parterners fælles målsætninger i forhold til såvel produkt- ogproceskrav, som specificeret i krav- og konceptfasen, hvor kvalitetsniveauerfor de enkelte bygningsdele er blevet fastlagt.

I nedenstående tabel er foretaget en uddybning af de aktiviteter, hvor derer stillet forslag, der giver anledning til væsentlige ændringer i forhold til dennuværende praksis.

Tabel G2. Beskrivelse af aktiviteter i forslag til fremtidig aflevering og 1-års eftersyn.Aktivitet BeskrivelseA. Melder byggeriet klartil aflevering

Løbende delafleveringer af bygningsdele forudsætter, at der fastlægges enrækkefølge for afleveringen af de konkrete bygningsdele. De afleverede byg-ningsdele skal kunne forsegles.Eksempler:– Tag kan afleveres tidligt.– Facader kan ikke afleveres før tag på grund af stillads.– Gulve og hovedtrapper kan først afleveres til sidst.

B. Aflevering af byg-ningsdel

Modellen stiller store krav til entreprenørens egenkontrol. Det aftales, at hvisder konstateres et vist antal mangler, der burde være kendt, afbrydes afleve-ringsforretningen.

C. Garantinedskrivning Garanti nedskrives. Aktiviteterne A-C gentages for samtlige bygningsdele,indtil det samlede byggeri er afleveret.

D. Aflevering Når samtlige delafleveringer er gennemført, udarbejdes D/V-plan og beboer-vejledning. Derudover skal der ske en evaluering af parternes opfyldelse afde fælles målsætninger, både vedrørende produkt og proces. Evalueringenresulterer i en ‘karakterbog’ for byggesagens parter.

H. Udbetaling af bonus En eventuel økonomisk bonus udbetales.I. 1-års gennemgang Der foretages en supplerende evaluering af parternes opfyldelse af de fælles

målsætninger med fokus på parternes evne til at følge op på byggesagensafslutning.

G2. Byggeregnskab

Som et centralt element i dokumentationen ved aflevering står byggeregn-skabet. I dette delkapitel gennemgås den nuværende praksis vedrørendebyggeregnskab og forslag til fremtidigt byggeregnskab præsenteres.

Nuværende byggeregnskabFiguren nedenfor viser fasediagrammet for den nuværende proces vedrø-rende udarbejdelse af byggeregnskab.

119

BYGGEREGNSKAB - NU

1. Myndigheder

2. Bygherrer

3. Selskabet

4. Teknisk rådgiver

5. Entreprenør

3a. Byggesagsleder

3b. Jurist

A. DVmateriale

BVBMateriale

KV materiale

B. Tekniskbyggeregnskab

D.Administrativtbyggeregnskab

C. TjekteknikersregnskabAfklar m.tekniker.

E. Regnskabmv. tilkommunen

F.Godkenderegnskab

Diversekorrespon-dancermellemparterne.

Fx yderlige-re bilag ogoplysninger

Tjek rådgiverregnskab

Del afadministrativtregnskab

Del af adm.regnskabHusleje/renter

Følgebrev

Materiale til KKog BVB

Afsende regn-skab

AFLEVERING

Interne arbejdsgange hos bygherrerådgiverne

3c. Bogholderi

G. Efterfølgen-de korrespon-dance vedr.ikke godkendteposter og lign.

H. Endeligafklaring

Udskrifter vedr.alle poster

Indsamleyderligeremateriale til KKog besvareanmodningerfra KK.

Brevvekslingmed KK vedr.godkendtregnskab

Afstemmeregnskab medbogholderi

Forsøg på atlukke bygge-sag og køreden somdriftssag

Figur G3. Fasediagram for den nuværende proces vedrørende udarbejdelse af byggeregnskab.

I korte træk er det bygherrerådgiverens rolle i den nuværende proces vedrø-rende udarbejdelse af dokumentation:

– at granske det fremsendte tekniske regnskab– at granske materiale til kommunen og Byggeskadefonden vedrørende

Bygningsfornyelse (kvalitetssikringsmaterialet)– at udføre den administrative del af regnskabet– at fremsende hele dokumentationen til kommunen efter aflevering.

Tabel G3. Beskrivelse af aktiviteter i den nuværende fase vedrørende udarbejdelse af byggeregnskab.Aktivitet BeskrivelseA. Indsamling af sags-materiale

Rådgiver, entreprenør og underentreprenør samler materiale til kvalitetssik-ring, Byggeskadefonden samt drift og vedligehold. Herunder skal rådgiverenudarbejde en beboervejledning, hvori boligens drift beskrives.

B. Udarbejdelse af tek-nisk byggeregnskab

Rådgiver udarbejder teknisk byggeregnskab. Der findes ikke en standard forudarbejdelsen, men en beskrivelse af indhold. Forskellige kommuner kan ha-ve forskellige standarder, som skal følges.Bygherrerådgiveren skal have regnskabet senest to måneder efter aflevering.

C. Kvalitetssikring af tek-nisk byggeregnskab

Bygherrerådgiveren tjekker rådgivers byggeregnskab. Det sammenholdesmed udskrifter fra eget bogholderi. Evt. uklarheder afstemmes med rådgiver.

D. Udarbejdelse af admi-nistrativt byggeregnskab

Der udarbejdes et administrativt byggeregnskab. Det indeholder alle bygher-rerudgifter, fx byggevand, byggestrøm, rejsegilde m.m. Ligeledes indregnesrenter, forsikringer, eget honorar mv. Det administrative byggeregnskab udar-bejdes på baggrund af udskrifter fra bogholderiet samt kopier af fakturaer. Ar-bejdet er delt mellem en tekniker og en jurist/økonom.

E. Fremsendelse afregnskab til kommunen

Alt materiale fremsendes til kommunen senest tre. mdr. efter aflevering.Der skrives et følgebrev med beskrivelse af særlige forhold vedrørende byg-gesagen, fx tidsfristforlængelser, overskridelser af økonomi eller andre æn-drede forudsætninger.Hvis der er forsøg på sagen, beskrives det her.

F. Korrespondance ogindsamling af suppleren-de oplysninger og bilag

Senest seks måneder efter fremsendelse af regnskab skal det være behand-let i kommunen.Kommunen kan dog bede om yderligere informationer eller dokumentationsenest en måned efter modtagelsen.Dokumentationen indhentes fra rådgiver og evt. entreprenør.Godkendelse fremsendes, idet alle poster ofte ikke er godkendt.

G. Korrespondance Der korresponderes vedrørende evt. ikke godkendte poster.H. Godkendelse Endelig afklaring. Kan variere mellem seks måneder, hvis der ingen bemærk-

ninger er, og flere års sagsbehandling.

120

Fremtidigt byggeregnskabForslaget til den fremtidige fase tager udgangspunkt i den ovenstående dis-kussion af den eksisterende praksis.

Som udgangspunkt for forslag til det fremtidige byggeregnskab er mål-sætningen om, at dette fremover bør være nemmere at udfærdige og god-kende, idet alle har været med til at beslutte ændringer i sagen undervejs.

Samtidig skal der foretages en vis standardisering af den anvendte meto-de – eksempelvis i form af udarbejdelse af en standardmanual for udarbej-delse og fremstilling af byggeregnskab. Denne tænkes at skulle indgå somet element i procesrammen, jf. kapitlet om udarbejdelse af beslutnings-grundlag i hovedrapporten.

Nedenstående figur viser visionen for den fremtidige proces vedrørendeudarbejdelse af byggeregnskab.

DRIFTSFASEBYGGEREGNSKAB - VISION

1. Myndigheder

2. Bygherrer

3. Selskabet

4. Teknisk rådgiver

5. Entreprenør

3a. Byggesagsleder

3b. Jurist

A. DVmateriale

BVBMateriale

KV materiale

B. Tekniskbyggeregnskab

D.Administrativtbyggeregnskab

C. TjekteknikersregnskabAfklar m.tekniker.Fra web

E. Regnskabmv. tilkommunen

F.Godkenderegnskab

Tjek rådgiverregnskab

d. Del afadministrativtregnskab

d. Del af adm.regnskabHusleje/renter

e. Følgebrev

Materiale til KKog BVB

Afsende regn-skab

f.Afstemmeregnskab medByggeweb ogprisdata base+/- 10 %

g.Lukke bygge-sag og køreden somdriftssag

AFLEVERING

Interne arbejdsgange hos bygherrerådgiverne

Figur G4. Aktivitetsdiagram for forslag til fremtidigt byggeregnskab

Efterfølgende redegøres for indholdet af de forskellige aktiviteter, og forløbetaf den fremtidige fase gennemgås på et overordnet niveau.

Tabel G4. Beskrivelse af aktiviteter i den fremtidige fase vedrørende udarbejdelse af byggeregnskab.Aktivitet BeskrivelseA. Udarbejdelse afsagsmateriale

Rådgiver, entreprenør og underentreprenør samler materiale til kvalitetssik-ring, Byggeskadefonden samt drift og vedligehold. Herunder skal rådgiverenudarbejde en beboervejledning hvori boligens drift beskrives. Kan evt. gøreselektronisk.

B. Udarbejdelse af tek-nisk byggeregnskab

Rådgiver gennemgår økonomien på byggewebben og sammensætter tekniskbyggeregnskab i henhold til aftale med bygherrer og kommune. Der skal ind-sættes elektroniske aftalesedler og diverse vigtige noter under relevantepunkter. Det skal være muligt at følge tilbudslisterne fra udbud helt til bygge-regnskab og forstå ændringer undervejs.Fx kan det beskrives, at en post er blevet dyrere, hvorfor, hvad det koster me-re, hvor der så er sparet, hvem der har godkendt ændringen etc.Godkendelses procedure skal være elektronisk på fælles byggeweb.Når tekniker har udfærdiget den tekniske del af regnskabet, oploades dette tilden fælles byggeweb. Link sendes til bygherrerådgiveren, der skal haveregnskabet senest en måned efter afleveringen.

C. Kvalitetssikring afregnskab og sagsmateri-ale

Bygherrerådgiveren gennemgår rådgivers byggeregnskab fra byggewebben.Ligeledes tjekkes det fremsendte kvalitets-, D/V- og BVB-materiale.Evt. spørgsmål eller mangler ved regnskab afklares med tekniker.

D. Udarbejdelse af admi-nistrativt byggeregnskab

Bygherrerådgiveren sætter den administrative del af byggeregnskabet sam-men med den tekniske del.Kun de poster, der er aftalt med bygherre og kommune medtages. Dette vilsom regel være alle de poster, bygherren skal betale selv, og alle de poster

121

kommunen giver støtte til. Sommetider er der poster, bygherren betaler sær-skilt, hvorfor disse så ikke skal med i det officielle byggeregnskab. I stedetkan de indgå i et uofficielt byggeregnskab for at få et reelt billede af sagsom-kostningerne.

E. Indsendelse af regn-skab til kommune

Alt materiale samles og uploades til kommunen senest to mdr. efter afleve-ring. Der skrives et følgebrev og diverse centrale dokumenter, fx beslutnings-dokumenter fra afstemningsmøder, hæftes ved regnskabet.Kommunen modtager regnskab vha. uploading og et link. Div. D/V-, kvalitets-og BvB -materiale sendes separat.

F. Godkendelse af regn-skab

Senest en måned efter fremsendelse af regnskab til kommunen skal der fore-ligge en afklaring om godkendelse eller møde vedrørende afklaring.Regnskabet godkendes online vha. det Internetbaserede informative data-blad.

Processen vedrørende udarbejdelse af byggeregnskab starter så tidligt somved kontraktskrivning. Tilbudslister skal således udformes, så disse kan an-vendes direkte til udfærdigelse af regnskabet og ved fakturering.

I forslag til fremtidig tilrettelæggelse af denne aktivitet stilles der krav til, atden fælles byggeøkonomi skal føres elektronisk fx på fælles ’byggeweb’.Således vil byggeregnskabet blive et direkte resultat af en løbende budget-kontrol. Dette betyder, at alle fakturaer (fx til tekniske rådgivere og fagentre-prenører) udskrives over byggeweb til den pågældende byggesagspart, derskal forestå godkendelse af faktura og elektronisk videresendelse til bygher-rerådgiveren, dvs. bygherrerådgiveren/den sagsansvarlige.

Enkelte fakturaer vil dog stadig kunne skulle distribueres med almindeligpost. Disse skal så scannes ind i systemet som bilag og indtastes manueltpå byggeweb, således at de indgår i det samlede økonomiske overblik un-dervejs.

Efter aflevering gennemgår den givne udførende sagspart den tekniskedel af det elektroniske regnskab og har ansvaret for at melder dette klar tilbygherrerådgiveren. Dette vil ske gennem en elektronisk godkendelse. Her-efter er bygherrerådgiveren ansvarlig for at gennemgå alle sammentalte po-ster i det løbende regnskab – svarende til de poster, det er aftalt mellembygherre og kommune, at regnskabet skal bestå af. Regnskabet vil derefterblive videresendt til kommunen. Videresendelsen sker automatisk, så snartregnskabet er blevet godkendt elektronisk af alle implicerede parter.

Regnskabet bør kunne færdiggøres inden for en måned efter afleverin-gen, hvis den aftalte fremgangsmåde er fulgt. I forlængelse heraf indsendesmateriale til byggeskadefonden og øvrigt materiale til kommunen.

Den kommunale sagsbehandler gennemgår regnskabet og henvender sigmed evt. spørgsmål. Vigtige informationer vedrørende ændringer af projektetog dertil hørende aftalesedler skal håndteres elektronisk og være tilgængeli-ge via regnskabet. Det samlede regnskab kan derefter godkendes endeligt,hvorved byggesagen lukkes.

122

Bilag H. Informative datablade

I dette bilag gengives de informative datablade på henholdsvis bygningsni-veau, bygningsdelsniveau og produktniveau.

123

124

125

Publikationen sammenfatter resultaterne fra gennemførelsen af et udviklingsforløb vedrørende etablering af et system for byfornyelsens aktører bestående af informative datablade og prisdatabase.Baggrunden for udvikling af systemet er et ønske om at øge produktiviteten i byfornyelsen ved at fokusere på benchmar-king og nøgletal for priser og kvalitet og herigennem synlig-gøre bedste praksis i byfornyelsen.Systemet består dels af informative datablade, der kan anvendes til at understøtte samarbejdet mellem de forskel-lige aktører, når beslutninger skal træffes, og dels af en prisdatabase, der kan håndtere de informative datablade og analysere nøgletal og indikatorer for effektivitet og kvalitet på gennemførte byfornyelsessager. Anvendelsen af informative datablade og prisdatabase er tæt knyttet til en udvikling af byfornyelsesaktørernes roller og an-svarsområder. Der lægges således op til en systematisering af bygherrerådgiverens arbejdsopgaver i forbindelse med udarbejdelse af beslutningsgrundlag. Bygherrerådgiveren skal fremover varetage en funktion som procesleder eller facilitator for de øvrige parter. Opgaven for denne er at forenkle og smidiggøre dialogen mellem kunde og leverandør. Desuden skal bygherrerådgiverens ydelser kunne matche store forskelle i beslutningskompetencen hos kunder og leverandører. En samlet procesramme for bygherrerådgiverens fremtidige ydelser, koblet til anvendelsen af informative datablade og prisdatabase, er præsenteret i publikationen.

2. udgave, 2005ISBN 87-563-1238-5