Upload
marsa-hadi-broto
View
57
Download
2
Tags:
Embed Size (px)
Citation preview
Business Process Re-engineering(BPR)Binus University
Kelompok 10 :1200983710/ Milania
1200968174/ Aditya Rizki Hermawan1200960013/ Ahmad Rayhan Ramadhan
1200965184/ Ananda Putra1200968193/ Bagas Rizki Dwiputra
ImprovementABC (Future)
BEC
PCM BEC (future)
PCM BCC (future)
Detailed Cost Benefit
People and Technology Development
RASCI Model
People Core Capability Gap Analysis
Transaction Type Brought Forward
Per week
New Transaction
Complete Transaction
Carried Forward(per day)
Within SLA
OOS OOS 2 3 7 14
Membuat draft dokumen kerjasama 8 8 6 2 2 VMengkonsultasikan dokumen kerjasama dengan kepala unit yang mengajukan proposal, WR IV, bagian Legal, finansial dan pihak ekternal
8 8 6 2 2 V
Koordinasi pelaksanaan penandatanganan kerjasama 8 8 6 2 2 V
Arsip salinan dokumen kerjasama 8 8 6 2 2 VMengumunkan kerjasama (internal dan eksternal 8 8 6 2 2 V
People Core Capability Gap Analysis pada Monitoring
Transaction Type Brought Forward
New Transaction
Complete Transaction
Carried Forward(per day)
Within SLA
OOS OOS 2 3 7 14
Mengirimkan Remainder Evaluasi 6 6 6 0 0
Memutuskan kelanjutan kerjasama 6 6 6 0 0
Mengkonsultasikan tentang pemutusan kerja sama ke finance dan legal
6 6 6 0 0
Memberikan informasi pemutusan kerja sama ke pihak eksternal
6 6 6 0 0
Mengarsip dan mendistribusikan dokumen pemutusan kerja sama
6 6 6 0 0
M embuat dan mengirimkan rekap laporan hasil evaluasi ke WRIV
6 6 6 0 0
People Core Capability Gap Analysis pada Short Course (Masuk) untuk Unit IO
Transaction Type Brought Forward
New Transaction
Complete Transaction
Carried Forward(per day)
Within SLA
OOS OOS 1 3 7 14
Mengevaluasi proposal content program dari jurusan 7 7 4 3 3 VMenerima form registrasi calon peserta short course dari pihak luar negeri.
7 7 4 3 3 VMelakukan seleksi calon peserta 7 7 4 3 3 VMemberikan pengumuman perserta yang lolos seleksi 7 7 4 3 3 VMenerima pembayaran dari peserta short course 7 7 4 3 3 VMemeriksa kelengkapan berkas administrasi surat 7 7 4 3 3 VMeminta jurusan menentukan dosen yang mengajar selama shortcourse
7 7 4 3 3 VMelakukan evaluasi peserta short course 7 7 4 3 3 VMenerima dan merekapitulasi hasil kuesioner evaluasi short course
7 7 4 3 3 VMembuat laporan evaluasi peserta short course rangkap dua
7 7 4 3 3 V
Mencetak transkrip dan sertifikat, dan diberikan kepada peserta short course
7 7 4 3 3 VMengirimkan transkrip peserta dan kuesioner evaluasi short course ke institusi luar negeri terkait (eksternal)
7 7 4 3 3 V
Mempublikasi berita terkait shortcourse 7 7 4 3 3 V
People Core Capability Gap Analysis pada Short Course (Keluar) untuk Unit IO
Transaction Type Brought Forward
New Transaction
Complete Transaction
Carried Forward(per day)
Within SLA
OOS OOS 1 3 7 14
Meminta konfirmasi persetujuan kepada ketua jurusan tentang usulan pelaksanaan short course
7 7 4 3 3 VMelakukan seleksi calon peserta 7 7 4 3 3 VMengkonfirmasi penerimaan short course kepada calon peserta melalui pengumuman dan secara pribadi via email.
7 7 4 3 3 V
memeriksa kelengkapan surat dan administrasi dari calon peserta
7 7 4 3 3 V
Menerima pembayaran short course dari calon peserta 7 7 4 3 3 VMengirimkan data peserta kepada pihak univ/ lembaga pendidikan luar negeri
7 7 4 3 3 VMenerima konfirmasi penerimaan short course dari pihak univ/ lembaga pendidikan luar negeri
7 7 4 3 3 VMengurus administrasi untuk mendapatkan Visa dan jadwal keberangkatan dari Agensi Visa dan Airport
7 7 4 3 3 VMemberikan kuesioner evaluasi kepada Lembaga Pendidikan Luar terkait
7 7 4 3 3 VTransfer rekapitulasi transkrip nilai ke SRSC, jurusan dan peserta
7 7 4 3 3 VMemberikan dan mengevaluasi kuesioner evaluasi kepada peserta
7 7 4 3 3 VMemberikan sertifikat kepada peserta short course 7 7 4 3 3 VMempublikasi berita terkait shortcourse di website. 7 7 4 3 3 V
BIN
US
Uni
vers
ity
WR
IVB
CC
Membuat draft dokumen kerjasama
berdasarkan proposal yang masuk melalui
sistem
Mengkonsultasikan draft dokumen kerjasama
dengan kepala unit yang mengajukan proposal, WR IV, bagian legal,
financial, manajer BCC dan pihak eksternal
Koordinasi pelaksanaan
penandatanganan dokumen kerjasama
Penandatanganan dokumen kerjasama
Arsip salinan dokumen kerjasama
Mengumumkan kerjasama
(Internal dan eksternal)
Perubahan isi dokumen kerjasama?
tidak
Ya
Draft Dokumen kerjasama
Menerima draft dokumen
kerjasama
Memberi umpan balik (approval)
Kep
ala
unit
yang
m
enga
juka
n pr
opos
al Menerima draft dokumen
kerjasama
Memberi umpan balik (approval)
Lega
l Menerima draft dokumen
kerjasama
Memberi umpan balik (approval)
Fin
anci
al
Menerima draft dokumen
kerjasama
Memberi umpan balik (approval)
PROSES
Deployment
Proposed Deployment Strategy
Strategi yang sebaiknya diterapkan pada saat implementasi sistem yang nantinya akan digunakan, jika dilihat dari proses yang terdahulu dapat menggunakan strategi :
-Unit BCC : Pengembangan sebuah aplikasi baru untuk unit BCC dilakukan dengan dengan menggunakan strategi combination. Karena strategi ini cukup fleksibel, dimana merupakan kombinasi dari strategi paralel. Di sini, aplikasi baru tersebut dijalankan perlahan-lahan atau bertahap pada unit bisnis, dan bila sistem yang baru ini sudah benar-benar layak untuk digunakan maka langsung dilakukan cut off terhadap sistem yang lama. Keuntungan dari strategi ini adalah perubahan yang dilakukan itu fleksibel dan masih tetap bisa di-manage.
-Unit BEC : pada unit ini dapat diterapkan strategi implementasi combination, karena selain unit ini sudah berjalan, sehingga perlu adanya tahap – tahap dan adaptasi yang lebih lama kepada unit – unit yang terlibat, sehingga tahap combination kami rasa cukup layak untuk digunakan kepada unit ini.
Monitor And Benefit RealizationBenefit Summary Plan
Benefit Milestone Matrix
Monitoring Kerja Sama
Mengirimkan Form Evaluasi
Mereview form evaluasi dan rekomendasi
kelanjutan kerja sama
Memutuskan Kelanjutan Kerja Sama
Mengkonsultasikan tentang pemutusan kerja
sama ke finance dan legal[jika kerja sama
diberhentikan]
Memberikan informasi pemutusan kerja sama ke pihak eksternal[jika kerja
sama diberhentikan]
Mengarsip dan mendistribusikan
dokumen pemutusan kerja sama[jika kerja sama diberhentikan]
M embuat dan mengirimkan rekap
laporan hasil evaluasi ke WRIV
Waktu
Biaya
Continous Improvement
Mechanism to Manage Business Process and Identify and Realize Opportunities for Process Improvements
Proses Bisnis yang berjalan pada suatu perusahaan atau organisasi harus selalu dimanage dan dianalisis untuk perkembangannya dalam menuju proses yang semakin efektif dan efisien untuk memberikan manfaat kepada perusahaan atau organisasi tersebut. Salah satu caranya yaitu dengan menganlisa dan melakukan improvement kepada proses bisnis tersebut. Pengembangan ini harus selalu dilakukan dalam jangka waktu yang ditentukan dan selalu dilakukan berulang ulang karena pengembangan tidak akan ada habisnya apalagi di jaman yang semakin modern ini. Setelah dilakukan analisa pada proses bisnis unit BCC dan BEC, ternyata masih banyak unit yang proses bisnisnya belum efisien dan efektif sehingga perlu dilakukan banyak perombakan dan perubahan di dalamnya, terlebih lagi masih ada unit yang baru dibentuk dan aktivitas aktivitas di dalamnya masih dilakukan secara manual sehingga akan menghabiskan banyak waktu dan biaya yang seharusnya dapat diminamilisir. Oleh karena itu dengan melihat proses bisnisnya dan setelah dianalisi, dapat terbentuk solusi yang dapat digunakan untuk unit unit tersebut agar proses bisnisnya dapat berjalan dengan efektif dan efisien sehingga merupakan nilai tambah bagi unit unit tersebut dan aset yang tidak dapat diukur dengan uang. Seperti pada unit BEC, yang prosesnya dilakukan kebanykaan secara manual, sehingga membutuhkan aplikasi untuk mendukung prosedur dan aktivitas di dalamnya, begitu juga dengan international office yang merupakan unit baru. Unit ini memerlukan web untuk melakukan registrasi dan web binusmaya untuk mahasiswa yang mengikuti program. Begitu juga dengan BCC yang memerlukan aplikasi untuk file Sharing, sehingga aplikasi perlu dibuat untuk mendukung aktivitasnya.
Untuk pengembangan selanjutnya, perlu dilihat dari proses bisnis dari pengembangan proses yang dilakukan, setelah itu dapat dilihat kekurangan dan perlu diimprove lagi agar semakin optimal dan efektif, sehingga tentu saja hal ini merupakan aset yang terus diolah untuk kedepannya.
Integrated Enterprise Ecosystem
Gambar di atas merupakan Integrated Enterprise Ecosystem, yang merupakan sebuah portal dan berfungsi untuk mengintegrasikan
berbagai aplikasi yang ada.