PrefDataImporter. Manual de usuario - PrefSuite · para crear el mismo, deberá usarse Microsoft Office 97, Microsoft Office 2000 ó Microsoft Office 2003. También se podrá crear

Ronda Guglielmo Marconi, 9 Parque Tecnológico 46980 Paterna, Valencia (Spain)

T (+34) 96 338 99 66 [email protected] www.preference.es

Preference, S.L. NIF B96251988 Registro Mercantil de Valencia, Tomo 4770, General 2080 Folio 145 Hoja V-31996, Inscripción 1ª, Fecha 15/02/1994 Por favor,

recicle

PrefDataImporter Manual de usuario Julio de 2017

PrefDataImporter | Manual de usuario | 2

Contenidos 1. Introducción ____________________________________________________ 3

2. La aplicación ___________________________________________________ 4

2.1. Importación de Tarifas _________________________________________________ 5

2.1.1. Descripción y detalles de la aplicación __________________________________________ 5

2.2. Importación de Clientes y Proveedores ___________________________________ 6


2.3. Importación de Datos de Materiales ______________________________________ 7


3. Estructura de los archivos para importar Tarifas ________________________ 8

3.1. Importes por Material _________________________________________________ 8

3.1.1. Estructura XML ____________________________________________________________ 8

3.1.2. Estructura Excel ____________________________________________________________ 9

3.1.3. Estructura Access _________________________________________________________ 10

3.1.4. Estructura TXT (ASCII) _____________________________________________________ 10

3.2. Importes por peso ___________________________________________________ 11

3.2.1. Estructura Excel ___________________________________________________________ 11

3.3. Importes por Pintura _________________________________________________ 12

3.3.1. Estructura Excel ___________________________________________________________ 12

4. Estructura de los archivos para importar Clientes/Proveedores ___________ 13

4.1. Introducción ________________________________________________________ 13

4.2. Estructura Excel ____________________________________________________ 13

4.2.1. Clientes _________________________________________________________________ 13

Proveedores ___________________________________________________________________ 14

5. Estructura de los archivos para importar Datos de Materiales _____________ 15

5.1. Introducción ________________________________________________________ 15

5.1.1. Niveles de Stock __________________________________________________________ 15

5.1.2. Datos de Compras por Proveedor _____________________________________________ 16

5.2. Estructura Excel ____________________________________________________ 16

5.2.1. Niveles de Stock __________________________________________________________ 17

5.2.2. Datos de Compras por Proveedor _____________________________________________ 17


1. Introducción Esta aplicación se ha creado con la idea de ahorrar el tiempo de inserción de datos en PrefSuite a partir de un

archivo Excel por ejemplo. A través de ella podremos importar tarifas, clientes o proveedores, datos de

materiales… como veremos a continuación.


2. La aplicación Hemos separado el documento en tres partes, una para la importación de tarifas, otra la importación de clientes

y proveedores, y por último datos de materiales ya que su inserción es prácticamente idéntica pero el formato

que han de tener los archivos origen varia un poco como veremos más adelante. Pulsando sobre las pestañas

Tarifas, Cli./Prov. y Materiales escogeremos si lo que queremos es importar tarifas, clientes y proveedores o

Datos de Materiales, como niveles de stock o datos de compras por proveedor. A continuación, vamos a

describir los distintos tipos de datos que podemos importar con la aplicación, la forma de proceder y el formato

que deben tener los datos para su correcta importación en la base de datos.

Se debe tener en cuenta que para importar los datos con PrefDataImporter a partir de un Excel:

Para el instalador compatible con PrefSuite 2006, la extensión del archivo debe ser .xsl. Esto significa que

para crear el mismo, deberá usarse Microsoft Office 97, Microsoft Office 2000 ó Microsoft Office 2003.

También se podrá crear con Microsoft Office 2007 ó Microsoft Office 2010, pero teniendo en cuenta que se

deberá almacenar con compatibilidad Windows 97-2003. Así mismo, la versión de Office deberá ser para

32 bits. Es necesario tener PrefSuite 2006 instalado en el mismo equipo donde se ejecute PrefDataImporter.

Para el instalador compatible con PrefSuite 2008 y versiones posteriores, la extensión del archivo debe ser

.xslx. Esto significa que para crear el mismo, deberá usarse Microsoft Office 2007 ó Microsoft Office 2010.

Si no tiene instalado MS Excel puede instalar los redistribuibles OLEDB para realizar la importación. Los

archivos necesarios para 32 y 64 bits están disponibles en la web de Microsoft:

http://www.microsoft.com/es-es/download/details.aspx?id=13255

Para esta versión de PrefDataImporter no es necesario tener instalado PrefSuite en el equipo para usar

PrefDataImporter. Es requisito tener instalado Microsoft .NET Framework 4. El usuario tendrá para esta

versión dos msi de PrefDataImporter (PrefDataImporter (x86) y PrefDataImporter (x64)). Se instalará uno

u otro dependiendo de si el Office instalado es de 32 o de 64 bits. Es decir, no depende del sistema operativo

del equipo, solo del Office que se aplique en el mismo.

http://www.microsoft.com/es-es/download/details.aspx?id=13255


2.1. Importación de Tarifas Ésta aplicación nos va a ahorrar el tedioso y pesado trabajo de tener que introducir todas las referencias y todos

los precios de las tarifas en PrefWise. A partir de los tipos de archivo u origen más comunes (Excel, Access,

ASCII y XML) y con una estructura determinada (comentada en el punto 3 de este manual) vamos a ser capaces

de importar con un solo clic todo nuestro listado de referencias y precios.

Figura 1. Interfaz de la aplicación (Tarifas).

2.1.1. Descripción y detalles de la aplicación

Vamos a describir por orden la secuencia lógica que deberíamos seguir:

A. Botón para seleccionar el origen o servidor y la base de datos.

B. Distintos tipos de archivo para importar tarifas (pudiendo elegir entre XML, Excel, Access y

TXT).

C. Podemos insertar tanto la tarifa normal como la tarifa en largo, deberemos seleccionar una de las

dos.

D. Seleccionar si se desea importar precios en la pestaña Importes para material, Importes por peso

ó Importes por pintura (estos últimos, solo es posible importar datos usando ficheros Excel).

E. Combo de Tarifas de la Base de Datos actualmente seleccionada.

F. Botón de búsqueda de archivo.

G. Cuando tengamos todos los campos seleccionados se nos habilitara el botón de importar con el

que importaremos las tarifas del archivo origen seleccionado.

D E

B

C

F

A

G


2.2. Importación de Clientes y Proveedores Pulsando sobre la pestaña Cli./Prov. tenemos la posibilidad de importar datos de clientes o Proveedores a través

de un Excel con una estructura determinada (comentado en el punto 4 de este manual). La inserción de estos

es muy sencilla.

Figura 2. Interfaz de la aplicación (Cli./Prov.).




B. Seleccionamos cliente o proveedor dependiendo de lo que queremos importar.

C. Botón de búsqueda de archivo, buscamos en el cuadro de dialogo nuestro archivo de clientes o

proveedores a insertar.

D. Pulsamos el botón importar, para llevar a cabo la actualización.

B

A

C

D


2.3. Importación de Datos de Materiales Pulsando sobre la pestaña Materiales tenemos la posibilidad de importar datos de materiales a través de un

Excel con una estructura determinada (comentado en el punto 5 de este manual). La inserción de estos es muy

sencilla.

Figura 3. Interfaz de la aplicación (Materiales).




B. Seleccionamos niveles de stock o datos de compras por proveedor dependiendo de lo que

queremos importar.

C. Botón de búsqueda de archivo, buscamos en el cuadro de dialogo nuestro archivo de niveles de

stock o de datos de compras por proveedor.

D. Pulsamos el botón importar, para llevar a cabo la actualización.

B

A

C

D


3. Estructura de los archivos para importar Tarifas

3.1. Importes por Material Para que la aplicación funcione e importe todas las parejas referencia final / precio. Los archivos deben tener

una determinada estructura que detallaremos a continuación.

3.1.1. Estructura XML

Figura 4. Estructura de archivo XML.

A. Palabra ‘Tarifa’.

B. Referencia final del material.

C. Precio.

B A C


3.1.2. Estructura Excel

Figura 5. Estructura de archivo Excel.

A. Referencia final.

B. Precio.

C. La hoja Excel debe llamarse tarifa (podemos cambiarla haciendo clic derecho sobre ella y a

continuación cambiar nombre).

La primera fila de la hoja Excel se utiliza como cabecera, los datos a insertar hay que indicarla a partir de la

segunda fila.

B A

C


3.1.3. Estructura Access

Figura 6. Estructura de archivo Access.

A. El nombre de la tabla deberá ser Tarifa.

B. Primer campo se llamará Referencia.

C. El segundo campo se llamará Precio.

3.1.4. Estructura TXT (ASCII)

Figura 7. Estructura de archivo TXT.

A. Referencia final.

B. Precio.

… Así sucesivamente.

B

A

C

B

A


3.2. Importes por peso Para este apartado solo se admite formato Excel. Para que la aplicación funcione e importe los importes por

peso del material, el archivo debe tener una determinada estructura que detallaremos a continuación.


Figura 8. Estructura Excel para importes por peso

A. Incluir los importes por peso en las siguientes columnas:

a) Materia Prima: Indicar el nombre de la materia prima

b) Proveedor: Indicar el nombre del proveedor

c) Orden de proveedor: Indicar el orden de proveedor

d) Importe: Indicar el importe

e) Descripción: Indicar la descripción de la línea (opcional).

B. La hoja Excel debe llamarse “TarifaPeso” (podemos cambiarla haciendo clic derecho sobre ella y

a continuación cambiar nombre).


segunda fila.

B

A


3.3. Importes por Pintura Para este apartado solo se admite formato Excel. Para que la aplicación funcione e importe los importes para

la pintura, el archivo debe tener una determinada estructura que detallaremos a continuación.


Figura 9. Estructura Excel para importes por pintura

A. Incluir los importes para pintura en las siguientes columnas:

a) Color: Indicar el nombre del color

b) Proveedor: Indicar el nombre del proveedor

c) Importe: Indicar el importe

d) Importe por cara: Indicar el importe por cara

B. La hoja Excel debe llamarse “TarifaColor” (podemos cambiarla haciendo clic derecho sobre ella

y a continuación cambiar nombre).


segunda fila.

B

A


4. Estructura de los archivos para importar Clientes/Proveedores

4.1. Introducción Para que la aplicación funcione e importe todos los campos de los clientes o proveedores correctamente los

archivos deben tener una determinada estructura que detallaremos a continuación.

4.2. Estructura Excel A continuación, se detallan como deben estar estructurados los archivos Excel para su correcta importación de

esta manera:

Letra Columna. Campo.

Hoja Excel. Ha de tener el nombre de ‘Clientes’ para clientes y de ‘Proveedores’ para proveedores.

Para Clientes

Para Proveedores

Figura 10. Nombre de la hoja para clientes y proveedores

Los datos a insertar en la base de datos deben de estar escritos a partir de la segunda fila. La primera fila la

usaremos para incluir una cabecera con el nombre del dato a escribir en cada columna, de esta forma nos

resultará más cómoda la inserción de los datos en la hoja Excel.

4.2.1. Clientes

A. Código Cliente

B. Nif

C. Nombre

D. Domicilio

E. Domicilio2

F. Localidad

G. Código Postal

H. Provincia

I. País

J. Tarifa

K. Divisa

L. Iva

M. Forma de Pago

N. Teléfono

O. Teléfono1


P. Teléfono2

Q. Teléfono3

R. Fax

S. Fax1

T. Fax2

U. Página web

V. e-mail

W. Cuenta contabilidad (si no se introduce la aplicación la generará)

X. Entidad

Y. Oficina

Z. DC (Dígito de Control)

AA. Número cuenta

AB. IBAN

AC. Texto informativo

AD. Persona de contacto

AE. Teléfono persona de contacto

AF. Primer día de pago

AG. Segundo día de pago

AH. Cuenta de anticipo (si no se introduce la aplicación la generará)

AI. Cuenta de retención (si no se introduce la aplicación la generará)

Proveedores

A. Código Proveedor

B. Nif

C. Nombre

D. Domicilio

E. Domicilio2

F. Localidad

G. Código postal

H. Provincia

I. País

J. Teléfono

K. Teléfono1

L. Teléfono2

M. Fax

N. Fax1

O. Página web

P. e-mail

Q. Tarifa

R. Divisa

S. Iva

T. Forma de pago

U. Texto

V. Cuenta contabilidad (si no se introduce la aplicación la generará)

W. Persona de contacto

X. Teléfono persona de contacto

Y. Día de pago


5. Estructura de los archivos para importar Datos de Materiales

5.1. Introducción Para que la aplicación funcione e importe todos los campos de los datos de materiales correctamente los

archivos deben tener una determinada estructura que detallaremos a continuación.

5.1.1. Niveles de Stock

Los datos de niveles de stock se encuentran en PrefGest dentro del Menú de Aplicaciones en

Artículos > Materiales.

Si hacemos doble clic sobre cualquier material nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, sobre la pestaña

datos generales vemos los niveles de stock de esa referencia.

Aquí definimos el nivel de Stock mínimo y habitual para cada referencia, estos son los datos que podremos

importar desde una hoja Excel con PrefDataImporter.

Figura 11. PrefGest: Niveles de Materiales: Artículos > Materiales.


5.1.2. Datos de Compras por Proveedor

Desde el mismo cuadro de dialogo que aparece en la anterior captura (Figura 8), podemos ver los datos de

compras por proveedor para cada uno de los materiales, para acceder a ellos deberemos pulsar sobre la pestaña

datos de compras (Figura 9), estos son los datos que podremos importar desde una hoja Excel con

PrefDataImporter.

Figura 12. Propiedades de la Referencia – Datos de compras.

5.2. Estructura Excel A continuación, se detallan como deben estar estructurados los archivos Excel para su correcta importación de

esta manera:

Letra Columna. Campo.

Hoja Excel. Ha de tener el nombre de ‘NivelesStock’ para los niveles de Stock y de ‘ComprasMateriales’ para

los datos de compras por proveedor.

Para los niveles de Stock

Para los datos de comprad por proveedor

Figura 13. Nombre de las hojas Excel para niveles de stock y datos de compra.


Como en las otras Hojas Excel, debemos de incluir una primera fila utilizada como cabecera. La información

a insertar en la base de datos debe de escribirse a partir de la segunda fila.

5.2.1. Niveles de Stock

Figura 14. Cabecera de Excel para niveles de stock.

A. Referencia (campo obligatorio)

B. Código de Almacén

C. Longitud

D. Altura

E. Nivel Mínimo

F. Nivel Habitual

5.2.2. Datos de Compras por Proveedor

A. Referencia (campo obligatorio)

B. Código de Proveedor (campo obligatorio)

C. A Partir

D. UP1

E. Descripción UP1

F. UP2

G. Descripción UP2

H. Fecha última compra (formato de fecha dd/mm/yyyy, p.ej.:10/10/2013)

I. Precio última compra

J. Divisa

K. Fecha siguiente compra (formato de fecha dd/mm/yyyy, p.ej.:10/12/2013)

L. Precio siguiente compra

M. Divisa Precio siguiente compra

N. Entrega Media

O. Referencia Proveedor

P. Descripción Proveedor

Documents

PrefDataImporter. Manual de usuario - PrefSuite · para crear el mismo, deberá usarse Microsoft Office 97, Microsoft Office 2000 ó Microsoft Office 2003. También se podrá crear