Praktyczne aspekty sporządzania dokumentacji aplikacyjnej

Praktyczne aspekty sporządzania dokumentacji aplikacyjnej

Cottbus 2008

… każdy pomysł powinien wynikać z szeregu działań.

Analiza potrzeb↓

Wyznaczenie celów↓

Koncepcja projektu↓

Harmonogram↓

Budżet↓

Wybór źródła finansowania↓

Dokumentacja aplikacyjna

Harmonogram

Działanie 2007

styczeń luty marzec kwiecień maj Osoba odpowiedzialna

Rozpoczęcie przetargu na prace budowlane

Jerzy

Rozstrzygnięcie przetargu na prace budowlane

Jerzy

Prace remontowo-budowlane i montażowe

Tomek

Dostawa urządzeń komputerowych wraz z oprogramowaniem

Adam

Działanie Jednostka

Ilość jednostek

Koszt jednostkowy

Koszt całkowity netto

Podatek VAT

Koszt całkowity brutto

Koszt kwalifikowany

Zakup maszyn

sztuka 2 10.000 20.000

4.400 24.400

20.000

Zakup komputerów

sztuka 10 2000 20.000

4.400 24.400

20.000

Koszt transportu maszyn

podróż 1 1000 1.000 220 1.220 0

Koszt szkolenia pracowników

osoba 10 500 5.000 1100 6100 0

Wynagrodzenie kierownika projektu

miesiąc 1 2000 2000 440 2440 0

Łącznie 48.000

10.560 58.560

40.000

Przykładowy budżet projektu

Wybór źródła finansowania projektu

Wstępna koncepcja projektu

Analiza Programów Pomocowych pod kątem wsparcia udzielanego na realizację tego typu przedsięwzięć

Weryfikacja czy nasz projekt wpisuje się w priorytety i cele wybranego działania

Identyfikacja działań, w ramach którego możemy ubiegać się o dofinansowanie – należymy do grupy beneficjentów działania.

TAKPrzygotowanie dokumentacji aplikacyjnej

NIE

Zmiana założeń projektu, bądź poszukiwanie alternatywnego

źródła finansowania

Weryfikacja projektu

Co należy zweryfikować: Status przedsiębiorstwa Sytuację finansową przedsiębiorstwa Innowacyjność technologii Spójność inwestycji z celami programu Kwalifikowalność kosztów Wskaźniki projektu Projekcję finansową projektu Poprawność merytoryczną projektu Poprawność załączników

Weryfikacja projektu - Status przedsiębiorstwa

Warto upewnić się do jakiego sektora przedsiębiorstw należy nasza firma:

mikroprzedsiębiorstwa małe przedsiębiorstwa

średnie przedsiębiorstwa

duże przedsiębiorstwa

Weryfikacja projektu - Sytuacja finansowa przedsiębiorstwa

Bilans oraz rachunek wyników - te dokumenty pokazują czy przedsiębiorca jest w stanie sfinansować planowaną inwestycję oraz jak powinien wyglądać montaż finansowy projektu – tzn. na jaką część inwestycji powinien zapewnić zewnętrzne źródło finansowania.

Pamiętajmy, iż jeśli źródła finansowania projektu nie zostaną przedstawione w sposób rzetelny a przede wszystkim wiarygodny – wniosek może zostać odrzucony jeszcze przed oceną merytoryczną projektu.

Weryfikacja projektu - Innowacyjność technologii

Innowacyjność technologii zawsze powinniśmy potwierdzić zewnętrznym dokumentem z niezależnej instytucji naukowej, naukowo-technicznej, naukowo-badawczej, badawczo-rozwojowej o zasięgu ogólnopolskim.

Warto taki dokument załączyć nawet jeśli oficjalnie wytyczne programowe tego nie wymagają.

Dokument taki powinien zawierać opis samej technologii oraz okres jej stosowania w Polsce lub na świecie.

Weryfikacja projektu - Spójność inwestycji z celami projektu

Aby projekt miał szanse na uzyskanie wsparcia, niezbędne jest aby inwestycja spełniała najważniejsze cele programu pomocowego.

Dla przykładu jeśli głównymi celami programu jest zwiększenie poziomu zatrudnienia w przedsiębiorstwach oraz zwiększenie innowacyjności przedsiębiorstw, projekt, który nie zakłada realizacji tych dwóch aspektów, nie ma szans na pozyskanie wsparcia, nawet jeśli w pozostałych kryteriach oceny uzyskałby maksymalną liczbę punktów.

Weryfikacja projektu - Kwalifikowalność kosztów

Wydatkami kwalifikującymi się do objęcia dofinansowaniem są wydatki niezbędne do realizacji projektu i poniesione przez Beneficjenta w okresie realizacji Projektu.

Wszystkie wydatki muszą być bezpośrednio związane z projektem np. jeżeli zakupujemy nową maszynę, to dodatkowo możemy zakupić do niej urządzenia peryferyjne, bez których nie będzie ona funkcjonowała bądź nie będzie można uruchomić całego cyklu produkcji.

Weryfikacja projektu - Wskaźniki projektu

Należy się upewnić, że:

uwzględniono i opisano wszystkie niezbędne wskaźniki produktu odzwierciedlające główne koszty kwalifikowane projektu

prawidłowo dobrano jednostki, wartości i terminy realizacji wskaźników produktu

dobrano takie wskaźniki rezultatu projektu, które w możliwie najlepszy sposób odzwierciedlają najważniejsze aspekty inwestycji

prawidłowo dobrano jednostki, wartości i terminy realizacji wskaźników rezultatu

Weryfikacja projektu - Projekcja finansowa

Prawidłowa projekcja finansowa :

wynika z dotychczasowej sytuacji finansowej firmy jest spójna ze wskaźnikami produktu opisanymi w

projekcie jest spójna ze wskaźnikami rezultatu opisanymi w

projekcie jest spójna z harmonogramem rzeczowo-finansowym

projektu uwzględnia źródła finansowania projektu jest przedstawiona w sposób wiarygodny

Weryfikacja projektu - Poprawność merytoryczna

Należy upewnić się czy: Wszystkie najważniejsze aspekty projektu są

wystarczająco mocno uwypuklone, czy nie nikną np. w zbyt szerokich opisach technologicznych.

Czy cała dokumentacja składająca się z wniosku, biznes planu oraz załączników jest spójna i nie zawiera sprzecznych ze sobą informacji.

Czy nie ma prostych błędów literowych lub stwierdzeń typu „masło maślane”

Każdy projekt, przed naniesieniem ostatnich poprawek powinien być przeczytany przez osobę dotychczas nie związaną z projektem – „metoda dwóch par oczu”

Weryfikacja projektu - Poprawność załączników

Należy upewnić się że:

Posiadamy wszystkie załączniki niezbędne do udokumentowania tez zawartych w projekcie.

Załączniki są sporządzone przez odpowiednie instytucje Treść załączników jest jednoznaczna i wyraźnie określa

kwestie, które są przedmiotem opisu dokumentu

Np. jeśli jest to opinia o innowacyjności to konkluzją dokumentu powinno być stwierdzenie iż dana technologia nie jest stosowana w Polsce dłużej niż np. 1 rok, a nie że jest to najnowocześniejsza technologia.

Wskaźniki projektu - Najważniejszy element dokumentacji

Które wskaźniki wybrać?

Przede wszystkim należy pamiętać, iż nie wszystkie wskaźniki rezultatu, wymienione we wniosku o dofinansowanie trzeba koniecznie wypełnić.

Można również dodać własne, indywidualnie dobrane wskaźniki, które będą odzwierciedlały najważniejsze aspekty projektu.


Dobrze dobrane wskaźniki projektu, powinny w sposób czytelny pokazać komisji oceniającej, że wszystkie najważniejsze efekty realizacji inwestycji, które zostały opisane w projekcie zostały oszacowane w sposób wiarygodny i rzetelny.

Są niejako gwarancją przeprowadzenia inwestycji w sposób zgodny z opisem zawartym w projekcie.



Przede wszystkim powinno się wybrać te wskaźniki projektu, które są związane z kryteriami oceny merytorycznej projektów i w związku z którymi liczymy na otrzymanie określonej punktacji.

Wystarczy tak naprawdę jeden solidny wskaźnik do jednego, „punktującego” kryterium oceny formalnej.


Przykładowe wskaźniki:

wskaźnik dotyczący przyrostu zatrudnienia wskaźnik ograniczenia hałasu w miejscu pracy wskaźnik dotyczący ograniczenia emisji substancji

szkodliwych do środowiska wskaźnik dotyczący wielkości eksportu w sprzedaży wskaźnik dotyczący poprawy selektywności zbiórki

odpadów i recyklingu


Bezpieczne wskaźniki:

Przy doborze i szacowaniu wskaźników, zawsze należy pamiętać, iż aby otrzymać rzeczywiste dofinansowanie, wszystkie wpisane w projekt wskaźniki rezultatu muszą zostać osiągnięte w 100%.

Dlatego oprócz ostrożności w szacunkach, można zastosować czasami dodatkowe wskaźniki, których spełnienie jest absolutnie pewne.

Np. wskaźnik określający wzrost maksymalnych mocy produkcyjnych - wynika z danych technicznych maszyn.


Jak nie wpaść w pułapkę wskaźników?

nie dobierać zbyt wielu wskaźników rezultatu – zwiększa ryzyko niespełnienia choćby jednego z nich, nawet z przyczyn obiektywnych i niezależnych

dobrać takie wskaźniki, których spełnienia jesteśmy nie tylko pewni, ale których spełnienie będzie można również łatwo udowodnić za pomocą dokumentów

nie szacować przyrostu wartości wskaźników w dłuższym okresie niż jest to wymagane


Jak nie wpaść w pułapkę wskaźników?

Bardzo uważnie przeczytać wytyczne programowe oraz instrukcję wypełniania wniosku

Prawidłowo dobrać wartość bazową Prawidłowo wpisać zmianę wartości oraz jednostki

miary


Wskaźnik rezultatu

j.m. Rok bazowy

N-1 N N+1 N+2 N+3 N+4 N+5 razem

Przyrost zatrudnienia

etat 34 4 4 8

Źródła sukcesu projektu… kilka rad praktycznych

Co zrobić, aby projekt uzyskał taką punktację, jaką sami zakładamy…?

Źródła sukcesu projektu… kilka rad praktycznych

… podać punktację „na tacy”

Słowa - Klucze

Wskaźniki

Część opisowa

Załączniki

Dziękuję za uwagę

EurochanceAl. Jana Pawła II 1500-828 Warszawatel. 022/ 697 63 66

[email protected]

Konrad Nowacki

Documents

Praktyczne aspekty sporządzania dokumentacji aplikacyjnej