Portal Website for Discipline+Staffedmpsbrp1.egat.co.th/persentation/PTT_DisciplineStaff.pdf · Portal Website for Discipline+Staff "Electronic Document Management for Power Plant

Portal Website for Discipline+Staff

"Electronic Document Management for Power Plant Project"

1

2

Staff

Discipline (Leader)

Contractor

Admin Project

Automatic Work Flow by file-name format

Assistant Director Director

E-Mail Notification

E-Mail Notification

3

Admin Project

Mail Server EGAT

(MS Exchange)

Contractor

Portal Web Application

Document Versioning Management

- login เขา Portal สงเอกสาร - รบเมลตอบรบ วาเอกสารเขาระบบแลว -- Menu Download : Original IN

- Task Inbox วามเอกสารเขามาจาก contractor

E-Mail Notification

E-Mail Notification

4

Work Flow on System Design

Mail Server EGAT

(MS Exchange)



Discipline (Leader)

Submit Task Inbox เอกสารจาก contractor

Admin Project

Auto E-Mail Notification

EGAT Director Assistant Director

Work Flow on System Design

Mail Server EGAT

(MS Exchange)



Staff

Discipline (Leader)

E-Mail Notification to Login System

- check in / out เอกสารเพอแกไข - ระบบเกบ version เอกสาร

5


Admin Project

Mail Server EGAT

(MS Exchange)

Contractor



-รบเมลตอบรบ พรอม Link เอกสารให Download -- Menu Download : Original OUT

E-Mail Notification Discipline (Leader)

E-Mail + Link Donwload

E-Mail + Link Donwload

- Update Drawing status - Stamp ลงลายเซนต - create Transmittal /Letter

- ตรวจสอบเอกสาร ใบปะหนา transmittal/letter - scan เอกสาร เขาระบบ - submit Task เพอตอบกลบ contractor 6

File Name Format The commitment file-name format will be setup in the application.

Example Transmittal : SBRP1-T-SAOO-00001 Drawing : SBRP1-D-SAOO-10XYZ-00001 Project

Code Type Sender Receiver Discipline

Train No.

+

KKS-code

Running

Number

SBRP1

L = Letter

T = Transmittal

D = Drawing

TI = Technical

SA = Siemens

Aktiengesellschaft

ST = Siemens Limited

MC = Marubeni

Corporation

E = EGAT

Engineering

S = EGAT

Construction

O = EGAT

Commissioning

C = Civil

E = Electrical

M = Mechanical

K = Control &

Instrumentation

Q = Quality Control

A = Project Administration

O = Commissioning

XXKKS

NNNNN

7

User Interface

Electronic Document Management System (EDMS)

8

[email protected]

http://edmpxxx.egat.co.th 9

Discipline (Leader)

Submit Task Inbox เอกสารจาก contractor

Admin Project

Auto E-Mail Notification


To : [email protected]

Subject : PROJCODE Discipline XX : [Corr-Number]

To : Discipline [email protected]

Subject : Task [Corr-Number]

Discipline (Tasks : In) Electronic Document Management System (EDMS)

10

11

Discipline (Leader)

[8 ]

[ 2 ]

[ 3 ] PROJCODE-T-XEC-0001

PROJCODE-T-XEC-0002

PROJCODE-T-XEC-0003

PROJCODE-T-XEC-0004

PROJCODE-T-XEC-0006

PROJCODE-T-XEC-0007

2

1

PROJCODE-L-XEC-0005

12

PRJCODE-T-XEC-0010

PRJCODE-T-XEC-0001.PDF PRJCODE-T-XEC-0001.XLS

PRJCODE-D-XEC-KKS-0001 PRJCODE-D-XEC-KKS-0002 PRJCODE-D-XEC-KKS-0003 PRJCODE-D-XEC-KKS-0004

Discipline (Leader)

[8 ]

[ 2 ]

[ 3 ]

Discipline : Submit Task

PRJCODE-D-XEC-KKS-0001 PRJCODE-D-XEC-KKS-0002 PRJCODE-D-XEC-KKS-0003

5 123456 123567

** ถาตองการสงใหหนวยอนใหเลอก ขอ 5. Add new Discipline ขอ 6. เลอกหนวยทตองการ ขอ 7. คลก Insert

3

6 4

7

13

PRJCODE-T-XEC-0010



Discipline (Leader)

[8 ]

[ 2 ]

[ 3 ]

Discipline : Submit Task

123567 123456 8

9 10

11

14

Discipline (Leader)

[8 ]

[ 3 ]

[ 3 ]

Status สขาว : ยงไมอยชวง due-date

Status สเหลอง : อยชวงครบ due-date ใน 3 วน

Status สแดง : เลยก าหนด due-date แลว

Status Letter/Transmittal Status : Open รอการตอบกลบ Contractor Status : Pending ตอบกลบ Drawing บางสวน Status : Close ตอบกลบแลว (รอสงออก)

PROJCODE-T-XEC-0123 PROJCODE-T-XEC-0124

PROJCODE-T-XEC-0121 PROJCODE-T-ECC-0001

1 PROJCODE-T-XEC-0124

PROJCODE-T-XEC-0123

PROJCODE-T-XEC-0122

PROJCODE-T-XEC-0121 4

drawing

drawing drawing 2017-09-23 15.15 2017-10-10

drawing

drawing

Sent Lit to Team-Staff

2

Staff Electronic Document Management System (EDMS)

15

16

Mail Server EGAT

(MS Exchange)



Staff

Discipline (Leader)


17

Staff

Discipline (Leader)


Email Notification : Discipline to Team-Staff

18

Task สขาว : ยงไมอยชวง due-date ของ Discipline

Task สเหลอง : อยชวงครบ due-date ใน 3 วน

Task สแดง : เลยก าหนด due-date ของ Discipline แลว

Task Status Status : Job-In Discipline assignment Status : Job-Closed Discipline generate transmittal แลว (รอ Project Admin สงออก)

Staff

1 Task from

Discipline XX

PROJCODE-T-XEC-0124

PROJCODE-T-XEC-0120

PROJCODE-T-XEC-0122

2

19

Staff

Staff : comment


PRJCODE-D-XEC-KKS-0001


PRJCODE-D-XEC-KKS-0003 PRJCODE-D-XEC-KKS-0001


( PROJCODE-T-XEC-0124.PDF )

3

5

Download Last Vesion 4





20

Staff

Staff : comment

7

9 8

6

Check In : อพโหลดเอกสารทแกไข เมอคณท าการแกไขเสรจแลว

Check Out : การปองกนไมใหคนอนแกไขเอกสารเดยวกน Cancel Check Out : การยกเลกการปองกน (คนอนสามารถแกไขเอกสาร)





21

Staff

Staff : comment

REVIEWING

10

( PROJCODE-T-XEC-0124.PDF )

Discipline (Tasks : Out) Electronic Document Management System (EDMS)

22

23

Discipline (Leader)

[8 ]

[ 3 ]

[ 3 ]

Discipline : comment , stamp

PROJCODE-T-XEC-0124

PROJCODE-T-XEC-0120

PROJCODE-T-XEC-0122

1

drawing

drawing

PROJCODE-T-XEC-0121

PROJCODE-T-XEC-0124

PROJCODE-T-XEC-0123

PROJCODE-T-XEC-0122

PROJCODE-T-XEC-0122

drawing

drawing

drawing

drawing

2

24

Discipline (Leader)

[8 ]

[ 3 ]

[ 3 ]


PRJCODE-D-XEC- KKS-0001 PRJCODE-D-XEC- KKS-0002 PRJCODE-D-XEC- KKS-0003

Assignment History

Drawing 1 Drawing 2 Drawing 3

3

25

Discipline (Leader)

[8 ]

[ 3 ]

[ 3 ]

Discipline : comment , stamp RJCODE-T-XEC-0124..PDF RJCODE-T-XEC-0124..XLS


PRJCODE-D-XEC-KKS-0001.PDF

PRJCODE-D-XEC-KKS-0001.PDF

4

5 6

26

[8 ]

[ 3 ]

[ 3 ]




Discipline (Leader)

7

8 9

10

Check In : อพโหลดเอกสารทแกไข เมอคณท าการแกไขเสรจแลว

Check Out : การปองกนไมใหคนอนแกไขเอกสารเดยวกน Cancel Check Out : การยกเลกการปองกน (คนอนสามารถแกไขเอกสาร)

27

[8 ]

[ 3 ]

[ 3 ]




Discipline (Leader)

Drawing Status :

No Exception Noted (NE)

Exception as Noted (EN)

Returned for Correction (RC)

Received for Information (RI)

28

[8 ]

[ 3 ]

[ 3 ]

PRJCODE-T-XEC-0124.PDF PRJCODE-T-XEC-0124XLS


Discipline : Stamp & Generate

Discipline (Leader)

Exception Noted waiting No Exception Noted

1

2 PRJCODE-T-BAC-0036.pdf

PRJCODE-T-BAC-0036.odt

3

PRJCODE-T-ABC-0022

PRJCODE-T-BAC-0036

PRJCODE-D-ABC-

KKS Code-0012

PRJCODE-T-BAC-0036.pdf


29

Example : Generate & Download (.PDF)

PRJCODE-T-BAC-0036.pdf


30

Example : Generate & Download (.ODT)

Example Email Notification : Discipline to Admin Project

E-Mail Notification

Discipline (Leader)

- Update Drawing status - Stamp ลงลายเซนต - Create Letter / Transmittal

- ตรวจสอบเอกสาร ใบปะหนา Letter / Transmittal - Scan เอกสาร เขาระบบฯ - Submit Task เพอตอบกลบ contractor

31

Admin Project

Functions - Reports

32


33

PRJCODE-L-ECC-0001.PDF

PRJCODE-L-ECC-0001.XLS

Discipline (Leader)

2

3

4

5

6 7

Create New Letter

1

Discipline (Leader)



34

3

2

Cancel

1



35

1

2

3

Reject

E-Mail Notification Discipline (Leader)

- ตองการ Reject Task - ตรวจสอบทเมน Task Reject - Confirm เพอแจง contractor



Staff

Discipline (Leader)

Assignment


Email Notification : Discipline to Team-Staff

36

1

2

3

Resend Task

Discipline (Leader)



37

1

2

3

No Reply

38

2

3

4 แสดงรายการเอกสาร

Dashboard

1

39

1

ถาทราบขอมลสามารถระบได


Drawing List Report

3

2

40

1



Correspondence List Report

3

2

41

1


2

3

Progress Report

42

2

น า File Excel มาใชในการ Tracking Report

Tracking Report ใชส าหรบการตรวจสอบเปรยบเทยบขอมลระหวาง Egat และ Contractor โดยน าขอมลทกรอกใน Excel File มาตรวจสอบในระบบวามขอมลตรงกนหรอไม

Tracking Report

1

43

2

3


Reject Report (Correspondence)

1

44

1

2


3

Download

4

45

1

ถาทราบขอมลสามารถระบได แนะน าใหตามดวยเครองหมาย *

คลกเลอกโฟลเดอร เพอดไฟลภายในโฟลเดอร

Folder Project

3 2

คลกเพอดรายละเอยดและประวต Version ของไฟล

4

5

Workshop

46


Questions ?

THANK YOU for YOUR Cooperation

Electronic Document Management System for Power Plant (EDMS for pp )

Contact IT

Email : [email protected] Tel : +66 (02) 436-1634, +66 (02) 436-1637

47

แบบประเมนผลการอบรมการใชงานระบบฯ

สแกน QR Code เปดแบบประเมนผลการอบรมฯ

Documents

Portal Website for Discipline+Staffedmpsbrp1.egat.co.th/persentation/PTT_DisciplineStaff.pdf · Portal Website for Discipline+Staff "Electronic Document Management for Power Plant