Portal de Proveedores: manual de usuario Portal Proveedores vf.pdf · validación y envío de facturas electrónicas. El sistema permitirá a los proveedores registrados de FRESENIUS

Manual portal de Proveedores FMC México Página 1 de 30

Portal de Proveedores: manual de usuario

Índice de contenido

Introducción

Iniciar sesión

Registro de Alta de proveedor

Iniciar sesión

Importar, Editar y Enviar comprobantes CFDI

Edición de la Addenda

Enviar comprobantes con complemento de recepción de pagos

Visualizar un documento en el portal


Introducción

El Portal de Proveedores es una plataforma web que ofrece un servicio de validación y envío de facturas electrónicas. El sistema permitirá a los proveedores registrados de FRESENIUS MEDICAL CARE importar cualquier documento de tipo Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) previamente timbrado y permitirá la validación de este antes de su envío final a FRESENIUS. Para el uso de este servicio no se requiere la instalación de ninguna aplicación en la computadora se realizará a través de una plataforma web, accesible con cualquier navegador web como Mozilla Firefox, Google Chrome o Internet Explorer. Para una mejor experiencia se sugiere contar además con un visor de ficheros PDF.

En esta guía se explican los pasos a seguir para realizar el alta de proveedor y el uso general del sistema, resumidamente:

• Cómo realizar el proceso de el alta en la plataforma.

• Cómo acceder a la herramienta a través de la pantalla de acceso.

• Cómo importar un CFDI en formato XML sellado/timbrado y que ya incorporala addenda customizada de FRESENIUS debidamente cumplimentada.

• Cómo importar un CFDI en formato XML sellado/timbrado pero que noincorpora addenda o bien contiene una addenda de terceros distinta a larequerida por FRESENIUS.

• Cómo visualizar y guardar representaciones impresas mediante PDF de losdocumentos encontrados en el sistema.


Registro de Alta de proveedor

El proveedor deberá darse previamente de alta, aportando la información pública

relevante de su empresa requerida por el promotor del servicio.

Paso 1: Ingresar a la página Fresenius www.fmcmexico.com en el apartado de Proveedores, en esta sección podrás visualizar el link de registro, link de ingreso al portal y el manual en formato PDF.


Paso 2: Acceder formulario de registro

Para realizar el alta de usuario se debe acceder a través de Internet al formulario de

registro localizado en:

https://webportal.edicomgroup.com/suppliers/freseniusMX/registry.htm


https://webportal.edicomgroup.com/suppliers/freseniusMX/registry.htm

Paso 3: Completar el formulario de registro

Después de dar click en la opción Registrarse, el primer paso es leer y aceptar los términos de uso y la política de privacidad. A continuación, es necesario que introduzca el RFC de su empresa.


Estos datos, excepto el RFC, pueden ser modificados posteriormente desde la aplicación. Los datos obligatorios son los siguientes: RFC, Nombre, Email, los mismos identificados con un asterisco.

Los datos opcionales son: Calle, Nº Exterior, Nº Interior, Colonia, Municipio, Estado, Código Postal, Lugar expedición, Régimen fiscal, serán opcionales, pero deben ser completados para tener el registro completo.

Para el apartado de pregunta y repuesta de seguridad es importante llenarlo ya que este dato es indispensable para recuperar la contraseña en caso de que se olvide.

Importante: El usuario debe asegurarse que la cuenta de correo

E-mail indicada es válida. Y que nadie más conoce la pregunta y

respuesta de seguridad. Se debe revisar detenidamente toda esta

información.


Paso 3: Usuario y Contraseña

En caso de un registro erróneo, aparecerá un mensaje en pantalla informando del error en el proceso, se deberá intentar de nuevo tras revisar los posibles errores.


Si el proceso de registro se realiza correctamente el usuario visualizará un mensaje de éxito en pantalla, el usuario solamente recibirá sus credenciales de acceso tras la revisión y aceptación por parte de FRESENIUS.


Una vez aceptada la solicitud por parte de FRESENIUS el proveedor recibirá dos correos de confirmación.

Un primer correo electrónico con un enlace a una página web donde deberá introducir una contraseña segura de su elección. El enlace web para introducir la contraseña tardar algunos minutos en activarse, si no se logra ingresar se recomienda esperar y reintentar el acceso nuevamente.

Pantalla para realizar el cambio de contraseña


Confirmación recibida por correo una vez que se cambia la contraseña

Un segundo correo electrónico con un enlace a una página web donde deberá introducir su usuario (RFC) y la contraseña asignada de manera temporal posterior a eso lo direccionará a otro link para cambiar la contraseña por una de su elección. El enlace web para introducir la contraseña tardara algunos minutos en activarse, si no se logra acceder se recomienda esperar y reintentar ingresar.

Importante: El usuario para ingreso siempre será el RFC

registrado en un inicio.


Si es rechazado: recibirá un correo electrónico donde se le indicará que su alta ha sido rechazada, se recomienda contactar a FRESENIUS MEDICAL CARE.


Iniciar sesión

El usuario puede acceder a la plataforma a través de la dirección web de acceso principal.

El link de acceso a la aplicación es:

https://webportal.edicomgroup.com/suppliers/freseniusMX/index.htm

Para ingresar a la plataforma es necesario ingresar el usuario (RFC) y contraseña previamente registrados.


https://webportal.edicomgroup.com/suppliers/freseniusMX/index.htm

Página principal o Panel de control

Una vez se acceda al sistema, lo primero que visualizará es el panel de control de la aplicación, que tiene la siguiente estructura:


Carpetas Principales

La aplicación cuenta con una serie de carpetas para agrupar los documentos según situación (enviado, recibido, recuperado, etc.).

El menú de carpetas permite navegar entre las distintas carpetas de la aplicación. Si se selecciona una de las carpetas el área principal de la aplicación cambiará para mostrar los contenidos

Documentos Recibidos:

Contiene documentos entrantes en la aplicación enviados por FRESENIUS hacia el proveedor:

Icono Carpeta

Pendientes de tratar. Los mensajes entrantes que han sido recibidos se muestran dentro de la carpeta Pendientes de tratar.

Tratados. Los mensajes entrantes que han sido tratados se muestran dentro de la carpeta Tratados


En estos apartados se recibirán las Órdenes de Compra, los Avisos de Recepción de Mercancía y los Avisos de Pago.

Documentos Enviados:

Contiene documentos salientes enviados a Fresenius

Icono Carpeta

Pendientes de Enviar. Los documentos que se acaban de generar o importar a la sección, se listan en esta carpeta en espera de que usuario decida enviarlos y queden marcados para enviar.

Marcados para Enviar. Los documentos que se ha elegido enviar al servidor central, se muestran en esta carpeta. Los documentos pasan a este estado desde la carpeta de Pendientes de enviar por medio de la opción Enviar o Guardar y Enviar, y quedarán en espera de ser enviados automáticamente en la siguiente conexión exitosa con el ser servidor central.

Enviados. Los mensajes que han sido enviados al servidor central (FRESENIUS) se muestran dentro de la carpeta esta carpeta, pasando automáticamente de esta carpeta a una de las siguientes situaciones: Rechazado o Recuperado.

Rechazados. Los mensajes enviados que han sido rechazados por alguna razón técnica pasan a la carpeta Rechazados. Si detecta que su mensaje está en esta situación deberá contactar con FRESENIUS.

Recuperados. Es la situación final para mensajes que han sido enviados correctamente y recuperados por el destinatario ( FRESENIUS). Esta es la situación final de los mensajes, los mensajes que aparecen en la carpeta Recuperados, han realizado con éxito su ciclo de salida y han sido recibidos por FRESENIUS.

Otras carpetas

Existen otras carpetas con funciones distintas a las carpetas del sistema.

Selección Temporal contiene las carpetas que crea el usuario de la aplicación y permiten visualizar documentos agrupados según unos criterios de selección. Los documentos no son movidos de sus carpetas originales, sino que se ofrece una manera alternativa de organizarlos.


Documentos Eliminados permite almacenar los documentos que han sido eliminados. Los documentos eliminados son movidos de las carpetas del sistema y se almacenan aquí hasta que son eliminados definitivamente por el usuario o automáticamente al cabo del tiempo (un plazo nunca superior a 30 días). Los documentos eliminados pueden ser restaurados en el sistema.


Importar, Editar y Enviar comprobantes CFDI

Comprobantes que ya contengan la addenda Fresenius

Un usuario que quiera importar y enviar comprobantes ya firmados/timbrados externamente y que contengan la addenda FRESENIUS, debe seguir estos pasos:

Paso 1. Acceder al formulario de importación. Para acceder al formulario de importación, seleccionar una de las siguientes opciones.

• Menú principal Documentos: opción Importar.

• Barra de herramientas del panel principal: opción Importar.


• Menú contextual: opción Importar.

Paso 2. Proceso de validación Se realiza una validación automática de los campos del documento. Tras finalizar la importación se muestra una pantalla resumen.


Si el CFDI es correcto y la addenda de FRESENIUS cumple todas las especificaciones, el documento deberá ser enviado mediante la opción Enviar, pasando por las sucesivas carpetas hasta llegar al estado final Recuperados o Rechazados.


Si el CFDI es correcto pero la addenda FRESENIUS contiene errores, el documento permanecerá erróneo (en color rojo) en la carpeta Pendientes de Enviar, donde permanecerá bloqueado hasta que se modifique la addenda mediante la Pantalla de Edición utilizando la opción Editar.

Si el CFDI contiene errores en la parte fiscal, el documento no podrá ser importado. La plataforma no acepta CFDI mal formados o con la firma electrónica incorrecta. El documento deberá ser corregido y vuelto a firmar y timbrar antes de volver a ser importado.


Edición de la Addenda

Una vez importado el comprobante visualizara en pantalla el siguiente mensaje (ver imagen error al importar), si no dispone de la addenda debidamente llenada, este quedará en la carpeta Pendientes de Enviar en color rojo y a la espera de que se completen los datos requeridos.

Para editar el documento y eliminar el error al momento de que se importó el documento es necesario agregar los datos de la addenda

• Doble clic sobre el documento.

• Clic derecho sobre el documento y seleccionar la opción Editar.

Al utilizar cualquiera de las dos opciones se abrirá una pantalla de edición para agregar los campos de la addenda. Los campos del comprobante de la parte fiscal están firmados y por lo tanto no pueden ser editados, aparecerán como campos de solo lectura color gris. Los campos que deberán ser llenados de forma obligatoria estarán marcados en color amarillo, los opcionales en blanco o azul.


La pantalla se compone de dos secciones principales a rellenar: Datos Fresenius. Es la sección principal o de cabecera de la addenda, deberá llenar únicamente una vez por cada comprobante.

Los campos por rellenar en la sección Datos Fresenius son los siguientes: Tipo proveedor, Número pedimento (opcional), Número proveedor, Cargo adicional (opcional), Adjunto PDF.


Sección de Conceptos/Líneas.

Esta sección debe rellenarse tantas veces como conceptos/líneas contenga el comprobante. Los campos para llenar se encuentran en el lado derecho de los conceptos (Cargo adicional, orden de compra y Posición entrega)

Los campos por rellenar en cada concepto son los siguientes:

• Orden compra

• Posición entrega.


Importante: Recuerda si una orden de compra contiene dos posiciones y tienes dos facturas es importante subir cada factura por separado, editar en la addenda solo a la posición que corresponde a la factura, nunca llenar las dos posiciones de la addenda.

Una vez editados los datos necesarios, este estará listo para ser enviado. Pulsando Guardar y enviar o Guardar y posterior a eso Enviar (ver imágenes de los diferentes ejemplos) el documento se envió a FRESENIUS.


Una vez el documento ha sido enviado pasará a la carpeta Recuperados. Esto indica que el documento ha sido enviado satisfactoriamente a FRESENIUS.

Nota: en este último paso se realiza una nueva validación como al importar

el documento, pero esta vez, solo de los datos relacionados con la addenda.


Enviar comprobantes con complemento de recepción de pagos

Va a importar los comprobantes con complemento de recepción de pagos ya firmados/timbrados externamente debe seguir estos pasos:

Paso 1. Acceder al formulario de importación. Para acceder al formulario de importación, seleccionar cualquiera de las siguientes opciones.

• Menú principal Documentos: opción Importar.

• Barra de herramientas del panel principal: opción Importar.


• Menú contextual: opción Importar.

Paso 2. Seleccionar el archivo e importarlo. Se realiza una validación automática de los campos del documento. Tras finalizar la importación se muestra una pantalla resumen.

En caso de ser un documento correcto el cual contenga el complemento de recepción de pagos, el documento será enviado automáticamente apareciendo en la carpeta Recuperados.

En caso de ser un documento incorrecto, el documento no podrá ser importado. La plataforma no acepta Comprobantes mal formados o con la firma electrónica incorrecta. El documento deberá ser corregido y vuelto a firmar/timbrar antes de volver a ser importado.

Nota: Este paso es igual al de importar un CFDI, solo se

seleccionará el complemento de pago en lugar del XML de la

factura.


Visualizar un documento en el portal

Para poder visualizar la orden de compra, recepción de mercancía y complemento de pago, desde la sección Tratados las diferentes formas son:

• Click derecho sobre el documento donde se visualiza un menú de opcionesy es necesario seleccionar la opción de visualizar

• Doble click sobre el documento.


Para ambas opciones se mostrará una ventana como la siguiente


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