Planes de Calidad IDEP

PLANES DE CALIDAD PRODUCTOSPLANES DE CALIDAD PRODUCTOS

formaciónInvestigacionesEvaluacionesInnovaciones (alternativas pedagogicas)AsesoriasConsultoriasformaciónPublicacionessocializaciones

investigacion e innovacion

asesorias y consultorias

Comunicaciones

Código: PL-FMO-001

ESPECIFICACIONESTECNICA O

INSTRUMENTO DE MEDICION

DOCUMENTO FRECUENCIA DE MEDICION REGISTRO DE CALIDAD RESPONSABLE

Definir politica y plan de comunicación con base en directrices de planeación estrategica

Politica de Comunciaciones

institucional y distritalOrdenador

Director GeneralProfesional de Comunicación

Carpeta de documentos de comunicaciones

1. Cumplimiento de lineamientos del plan estrategico del instituto2. Tiempo3. Evaluacion de politicas y planes

1. Plan estrategico2. Entre diciembre y enero de cada año

1. Contrastación de documentos2. Cronograma

1. N.A2. N.A

1. Anual2. Anual

1 y 2. Firma en Politica de Comunicación Director General

Definir Comité de ComunicacionesResolucion que define

Comité de Comunicaciones

Cargos y Perfiles de competencias Director General

Comunicación formal (acta - resolución - oficio)

1. Competencia de miembros de Comité2.Coherencia con politica de comunicaciones

1. Reconocimiento academico y profesional2. Politica de Comunicaciones

1. Contrastación con hoja de vida2. Revisión documento

1 y 2. N.ASiempre que se define Comité de Comunicaciones

Actas de Comité Profesional de Comunicación

Definir equipos para desarrollar cada medio o acción comunicativa N.A Comité

convocado Comité designado Actas de asignacion de equipos

1.Cumpliento de politica de comunicaciones 1. Politica de Comunicaciones 1. Contrastación

documentos N.ASiempre que se definen equipos para desarrollar medios

Actas de Comité Comité de Comunicaciones

Procedimentar la realización de medios y acciones comunicativas - Revista educacion y ciudad - Magazin aula urbana Politica de

Comunicaciones Ordenador Equipos para desarrollo 1 Tiempo 1. Actas de Comité y equipos Actas e informes de

TECNICA / EQUIPO /

HERRAMIENTA

Versión: 0,1 Pagina __ de ___

PLAN DE CALIDAD

REGISTRORESPONSABLE ACTIVIDAD

VARIABLE A CONTROLAR

(caracteristicas del servicio / parametro de

METODO DE CONTROL

No ACTIVIDAD DOCUMENTO NORMATIVO

g - Programa radial - Web - Libros academicos - Eventos - Boletin Interno

ComunicacionesPolitica de Comunicación

Distrital

Lineamientos de Comités

de medio o acción comunicativa

Actas e informes 1. Tiempo2. Forma y contenido

y2. Definida para cada medio o acción comunicativa

1-2 Seguimiento N.A Trimestral Actas e informes de equipos y Comité Comité de Comunicaciones

Elaborar términos de referencia para contratar servicios técnicos de edición, diseño, diagramación, impresión, distribución o emisión de cada estrategia comunicativa, gestión de contenidos, sitio web, realización de eventos

Ley 80 de 1993Decreto 2170

Ley 29 Ciencia y Tacnologia

ComputadorEstudios del DANE, ANIF, SICE

Profesional del área

Terminos de referencia dentro de carpeta del proyecto o contratación a realizar

1. Tiempo2. Tipo de contratación3. Valor total, tipo de rubros requeridos, equipo humano requerido, valor por persona, tiempo de dedicación por persona, otros gastos, si requiere coofinanciación

1. Maximo 5 días2. Normatividad3. Estudio de mercado

1. Calendario2. Visual3. Visual

1 a 3 N.A Siempre que elaboran terminos de referencia

Visto bueno en los terminos de referencia Subdirector Academico

Evaluar propuestas


Ley 29 Ciencia y Tecnologia

Computador Asesor oficina Juridica

Carta de invitación o aviso de prensa dentro de carpeta del proyecto o contratación a realizar

1. Certificado de disponibilidad presupuestal CDP2. Tiempo convocatoria3. Observaciones realizadas por proponentes4. Fecha y hora de cierre5. Recepcion de propuestas

1. La establecida en los terminos de referencia2 a 5. Normatividad

1 a 5. Visual 1 a 5. N.ASiempre que elabore convocatoria publica o focalizada

1.CDP en carpeta con visto bueno

2 a 5 Acta cierre de convocatoria

1. Tesorero2 a 5 Director y Asesor

Juridico

Seleccionar mejores puntajes Instructivo ManualmenteComputador

Profesional del áreaEvaluadores Externos

Formato de evaluaciónConsolidado en carpeta del proyectoRecomendación de contratación de acuerdo a mejores puntajes

1. Tiempo2. Metodologia3. Selección y contratacion de evaluadores

1. Entre 15 y 30 días2. Instructivo3. Banco de expertos y formato de contratación simplificada


1. N.A2. N.A3. N.A

Siempre que se evaluan propuestas 1 a 3 Carpeta Profesional de área

Subdirector Academico

Contratar



Computador Asesor oficina Juridica Contrato en carpete del proyecto

1. Cumplimiento de normatividad2. Tiempo

1. Normatividad2. Maximo 8 días

1. Visual2. Calendario

1. N.A2. N.A Siempre que se contrate 1. Contrato firmado por

partes Asesora Juridica

Delegar interventoria



Computador Subdirector Academico Oficio de delegación en carpeta

1. Competencia del delegado2. Tiempo para dedicar al proceso

1. Profesional con experiencia de por lo menos 6 meses en el IDEP2. Maximo 10 interventorias de proyectos academicos

1 y 2 Visual 1. N.A2. N.A

Siempre que se delege interventoria

Oficio de delegación en carpeta Subdirector Academico

Desarrollar plan de comunicación

FirmaElaboró: Rafael pabon

Fecha: 23/05/2007

FirmaRevisó: Nestor Raul Ramirez

Fecha: 09/11/2007

FirmaAprobó: Cecilia Rincon Verdugo

Directora General

Fecha: Res-247-23/11/2007

Código: PL-FMO-001



DOCUMENTO FRECUENCIA DE MEDICION

REGISTRO DE CALIDAD RESPONSABLE

1. INVESTIGACION EN EDUCACION Y PEDAGOGIA

1Elaborar plan de acción y de contratación para el proceso de fomento y apoyo a la investigacion en educacion y pedagogia

Matriz Formatos de planeación

Subdirectora Academica

Coordinadores de Proyecto

Jefe de Planeación

Plan de AcciónPlan de Contratación

1. Coherencia con plan de acción para el cuatrienio2. Tiempo

1. Plan de Accion del cuatrienio (idep, sector, distrito)2. Ultimo trimestre año anterior

1. Lectura del documento2. Cronograma

1. Sistema Planeacion

2. N.A

1. Trimestralmente2. Anual

1. Carpeta planeación2. Oficio de remisión por parte de cada responsable a su Jefe inmediato

1. Jefe de Planeación2. POR DEFINIR

2 Definir necesidad investigativa a desarrollar N.A

InternetBibliografia especializada

Consultas, sondeos, plan sectorial

Consejo DirectivoSubdirector AcademicoProfesional responsable

Carpeta compartida en el sistema

1. Tiempo2. Competencia del profesional3. Estructura de presentación4. Pertinencia con politicas

1. Entre 30 y 45 días2. Perfil del cargo3. Tema, coherencia interna del texto, argumentación, bibliografia 4. Plan de Desarrollo, Plan sectorial

1. Cronograma2. Evaluacion de Desempeño3. Lectura del documento

1. N.A2. Documento CNSC (Talento

Humano)3. N.A

1. Una vez para cada necesidad2. Semestral3. Siempre

1. Fechas en documento2. Hoja de vida de cada empleado3. Firma

1. Subdirectos Academico2. Talento Humano

3. Subdirector Academico

3Análizar la documentación sobre esa necesidad investigativa que se plantea ( t d d l t d l t ti )

Normatividad aplicable dependiendo del estudio o

i ti ió

InternetBibliografia especializada

E t d d l tProfesional del área Carpeta del proyeto o

contratación a realizar

1. Tiempo2. Profundidad del analisis3. Pertinencia con politicas

i l i t i l

1. Entre 30 y 45 días2. Que incluya definiciones categoriales, metodologias propuestas, actores comprometidos en los estudios, impactos, estadisticas consistentes, un analisis de los ultimos estudios o acciones que sobre la materia se vangan desarrollando, fuentes de información claras y confiables, que plantee conclusiones y recomendaciones consistentes, que el texto sea

1. Calendario2,3,4. Visual N.A

1. Dos veces para cada estudio2. Dos veces para cada estudio3. Dos veces para cada

1 a 4. Visto bueno sobre el documento

Subdirector AcademicoDirector

TECNICA / EQUIPO / HERRAMIENTA


PLAN DE CALIDAD


VARIABLE A CONTROLAR (caracteristicas del servicio /

parametro de proceso)

METODO DE CONTROL


(estado del arte de la tematica) investigación Estado del arte nacionales e internacionales4. Que permita tomar decisiones

, qcoherente3. Plan de desarrollo y plan sectorial de la ciudad, politicas internacionales del sector4. Que plantee tendencias, que sea consistente, que sea actualizado, cierto grado de profundidad, que incluya conclusiones y recomendaciones

, , pestudio4. Dos veces para cada estudio

4 Elaborar la justificación de la convocatoria N.A Computador Profesional del áreaTerminos de referencia dentro

de carpeta del proyecto o contratación a realizar

1. Forma2. Tiempo3. Pertinencia

1. Que referencie el analisis de la necesidad que este diligenciado sobre el formato establecido2. Maximo 3 días3. Ejes, planes y programas del plan de desarrollo y plan sectorial, plan estrategico del IDEP, metas y resultados de los proyectos del IDEP, analisis de la necesidad

1. Visual2. Calendario3. Visual

1 y 2. N.A.3. Presupuesto

Orientado a Resultados

(POR) y Plan de Acción

1,2,3 Una vez 1 a 3 Visto bueno sobre el texto de la justificación Subdirector Academico

5Elaborar los términos de referencia en los que se definen dos ámbitos, el académico y el administrativo (estudio de costos)



ComputadorEstudios del DANE, ANIF, SICE Profesional del área

Terminos de referencia dentro de carpeta del proyecto o

contratación a realizar






6 Elaborar la convocatoria pública o focalizada.


Ley 29 Ciencia y TacnologiaComputador Asesor oficina Juridica

Carta de invitación o aviso de prensa dentro de carpeta del proyecto o contratación a realizar

1. Certificado de disponibilidad presupuestal CDP2. Tiempo convocatoria3. Observaciones realizadas por proponentes4. Fecha y hora de cierre5. Recepcion de propuestas

1. La establecida en los terminos de referencia2 a 5. Normatividad 1 a 5. Visual 1 a 5. N.A

Siempre que elabore convocatoria publica o focalizada




Juridico

7 Evaluar propuestas y seleccionar mejores puntajes Instructivo Manualmente

ComputadorProfesional del área

Evaluadores Externos

Formato de evaluaciónConsolidado en carpeta del

proyectoRecomendación de

contratación de acuerdo a mejores puntajes




1. N.A2. N.A3. N.A



8 ContratarLey 80 de 1993Decreto 2170

Ley 29 Ciencia y TacnologiaComputador Asesor oficina Juridica Contrato en carpete del

proyecto1. Cumplimiento de normatividad2. Tiempo

1. Normatividad2. Maximo 8 días


1. N.A2. N.A

Siempre que se contrate

1. Contrato firmado por partes Asesora Juridica

9 Delegar interventoriaLey 80 de 1993Decreto 2170

Ley 29 Ciencia y TacnologiaComputador Subdirector Academico Oficio de delegación en

carpeta1. Competencia del delegado2. Tiempo para dedicar al proceso





10 Establecer cronograma de trabajo Terminos de referencia Computador Interventor Copia de cronograma en carpeta de interventoria

1. Fechas entrega informes2. Fecha de visitas3. Fecha desembolsos4. Fecha entregas a interventor5. Fecha emision de conceptos de interventoria6. Responsables

1. Entre 1 y 3 por proyecto2. Entre 1 y 3 por proyecto3. Entre 1 y 3 por proyecto4. Entre 1 y 3 por proyecto5. Entre 1 y 3 por proyecto6. Entre quienes suscriben el contrato y ejecutan el proyecto

1 a 6 Visual 1 a 6 N.ASiempre que se establezca cronograma de trabajo

Cronograma aprobado con visto bueno en

carpeta de interventoriaInterventor

11 Ejecutar cronograma y realizar seguimiento Cronograma de trabajo Computador Interventor Actas de seguimiento en

carpeta de interventoria

1. Cambios2. Lectura externa3. Lectura interna4. Autorización desembolsos5. Desarrollo de socializaciones

1. Ley 80 de 19932. Manual de Interventoria3. Manual de Interventoria4. Contrato y Ley 80 de 19935. Lo que estipula el contrato

1 a 5. Visual 1 a 5 N.A Siempre que se realice el seguimiento

Modificaciones a los contratos y conceptos de interventoria en carpeta

Interventor

12 Liquidar contratoLey 80 de 1993Decreto 2170

Ley 29 Ciencia y TacnologiaComputador Interventor

Asesor oficina juridicaActa de liquidación en carpeta

del contrato

1. Acta de liquidacion2. Cumplimiento del contrato3. Ejecución presupuestal4. Ingresos de productos a almacen y al archivo tecnico5. Acta beneficiarios

1. Ley 80 de 1993 y formato del IDEP2. Concepto de interventoria y acta de liquidación3. Informes financieros producidos por contratista versus cronograma4. Acta de liquidación5. Manual de interventoria

1 a 5. Visual 1 a 5 N.A Siempre que se liquide un contrato

Acta de liquidación firmada

InterventorAsesor Oficina Juridica

Código: PL-FMO-001







PLAN DE CALIDAD




METODO DE CONTROL


2. SISTEMATIZACION DE LA INVESTIGACION

1 Definir el objetivo y el objeto de la sistematización


investigaciónReunion Subdirección Academica Subdirector Academico

Equipo Plan de Acción Inicio formal de terminos de referencia Plan de Acción N.A. Siempre que elaboran

terminos de referencia Visto Bueno Subdirector Academico

2 Elaborar términos de referencia para realizar la sistematización


Ley 29 Ciencia y TacnologiaFormato Términos de referencia

Equipo profesionall de la subdirección

académicadocumento






3 Elaborar convocatoria para contrataciónLey 80 de 1993Decreto 2170

Ley 29 Ciencia y TacnologiaComputador/Aviso público Oficina juridica registro

1. Certificado de disponibilidad presupuestal CDP2. Tiempo convocatoria3. Observaciones realizadas por proponentes4. Fecha y hora de cierre5 R i d t

1. La establecida en los terminos de referencia2 a 5. Normatividad 1 a 5. Visual 1 a 5. N.A

Siempre que elabore convocatoria publica o focalizada




Juridico

5. Recepcion de propuestas

4

Construir una ruta de evaluación con la que se pueda seleccionar o valorar la calidad, pertinencia y coherencia de las propuestas presentadas.

Instructivo Formato de Evaluación de propuestas

Equipo profesionall de la subdirección

académicaregistro de evaluación




1. N.A2. N.A3. N.A



5 Elaborar el contratoLey 80 de 1993Decreto 2170

Ley 29 Ciencia y TacnologiaFormato contrato Oficina juridica contrato 1. Cumplimiento de normatividad

2. Tiempo1. Normatividad2. Maximo 8 días


1. N.A2. N.A

Siempre que se contrate

1. Contrato firmado por partes Asesora Juridica

6 Designar interventorLey 80 de 1993Decreto 2170

Ley 29 Ciencia y TacnologiaResolución Subdirector Academico oficio 1. Competencia del delegado

2. Tiempo para dedicar al proceso





7 Definir ruta de seguimiento y monitoreo de las experiencias

Sistema de Monitoreo y seguimiento de experiencias

pedagogicasPlan de interventoria/registro Profesional

Especializado acta de interventoria

1. Fechas entrega informes2. Fecha de visitas3. Fecha desembolsos4. Fecha entregas a interventor5. Fecha emision de conceptos de interventoria6. Responsables

1. Entre 1 y 3 por proyecto2. Entre 1 y 3 por proyecto3. Entre 1 y 3 por proyecto4. Entre 1 y 3 por proyecto5. Entre 1 y 3 por proyecto6. Entre quienes suscriben el contrato y ejecutan el proyecto

1 a 6 Visual 1 a 6 N.ASiempre que se establezca cronograma de trabajo

Cronograma aprobado con visto bueno en

carpeta de interventoriaInterventor

8 Construir y administrar bases de datos N.A. Ficha Técnica Contratista informe





Interventor

9 Ordenar y clasificar la informaciónNormatividad aplicable

dependiendo del estudio o investigación

Bases de datos Contratista informe





Interventor

10 Analizar, sintetizar e interpretar críticamente el proceso


investigaciónBases de datos Contratista Concepto especializado





Interventor

11Elaborar documento que incluya la construcción conceptual sobre los procesos sistematizados


investigacióncomputador Contratista informe

1. Cambios2. Lectura externa3. Lectura interna4. Autorización desembolsos5 D ll d i li i

1. Ley 80 de 19932. Manual de Interventoria3. Manual de Interventoria4. Contrato y Ley 80 de 19935 L ti l l t t



Interventor

5. Desarrollo de socializaciones 5. Lo que estipula el contrato

12Formular conclusiones y sugerencias para usuarios de productos y resultados de la investigación


investigaciónInformes Contratista informe





Interventor

13 Constituir y administrar fondo documental del IDEP

Procedimientos del Centro de Documentación y archivo tecnico Archivo Contratista/profesional ficha fondo documental

14 Socializar y difundir los resultados Politica de Comunicaciones

PublicacionesPagina webDifusion a grupos de maestrosCentro de documentaciónArchivo tecnico

profesional de Comunicación

educativa/profesional de la Subdirección

académica

registros de socialización

15Alimentar sistema de seguimiento y monitoreo, asi como proyectos misionales del IDEP

Ficha FIDES Centro de documentaciónArchivo Tecnico Personal de apoyo FIDES

Código: PL-FMO-001







PLAN DE CALIDAD




METODO DE CONTROL



Fecha: 23/05/2007


Fecha: 09/11/2007


Directora General

Fecha: Res-247-23/11/2007

Código: PL-FMO-001




1 Identificar alianzas potenciales

Plan de Acción pluriaul - Planes

anuales de la subdirección académica

Plan de desarrollo

Distrital - Plan Sectorial.

Ordenador

Dirección General - Subdirección Acadsémica

Plan de Acción - programaActaMemo

Tiempo - Idoneidad - Aliado

Identificación proyectos estratégicos aliados

Lectura de documento. Avances de ejecución

Plan de contratación Mensual - Anual Informe de gestión

periodo Control Interno

2 Definir oferta de servicios a cada alianza

Portafolio de servicios

Portafolio de servicios- Impresora

Subdirección Académica

Plan de Acción -programaActaMemo

Pertiencia con plan de acción del instituto Portafolio de servicios

Entrevista equipo Subdirección Académica

Informe de ejecución Mensual - Anual Informe de gestión

periodo

1. Dirección General 2.Control Interno 3. Planeación

Presentar propuesta a aliados Plan de P t d Pertiencia con plan de Ali d f t d t A tportafolio de

i i I f d tió




METODO DE CONTROL


TECNICA / EQUIPO /

HERRAMIENTA


PLAN DE CALIDAD

3p p

interesados de acuerdo con sus requerimientos

Contratación y Formartos

Propuesta de Gestión Coordinadores de Área Plan de Contratación

pacción del instituto - Tiempo

Aliados ofertando contra Aliados identificados

Avances propuesta de gestión

servicios y propuesta de

gestión

Mensual - Anual Informe de gestión periodo Control Interno

5 Recibir solicitudes de servicios

Términos de referencia de las entidades demandantes del servcicio

Revisión Solicitudes

Seguimiento de la Subdirección académica

Reparto y seguimiento a solicitudes

Pertinencia de la solicitud con plan de acción del IDEP

Criterios aplicados para aprobar o rechazar solicitud

Lectura de documento. Solicitudes aprobadas respecto a las recepcionadas

Documento de respuesta Trimestral - Anual Informe de gestión

periodo Dirección General y

Subdirección Académica

6 Establecer alianzas a través de convenios

Formatos para elaboración de

convenios

Documentos de convenios y

Alianzas

Dirección General - Subdirección

Acadsémica - Oficina asesora jurídica

Plan de Acción

Obligaciones concertadas en el marco de los proyectos estratégicos. Tiempo

Minuta de convenio y/ó alianza. Plan de acción de la Vigencia

1.Lectura de documento. 2. Cronograma

Minuta de convenio Trimestral - Anual

1.carpeta de convenio ó alianza 2. Carpeta interventoria

Control Interno

7 Definir equipo para la ejecución del convenio

Decisión de la dirección y la subdirección académica

Reuniones Comité de

Coordinación

Subdirección Académica Plan de Acción Tiempo - productos -

resultados - obligacionesSeguimiento al avance de ejecución del convenio

Revisión de informes y revisión Plan de Contratación

Plan de ejecución Mensual - anual Informes ejecución de

convenio

1. Dirección General 2.Control Interno 3. Interventoria y Subdirección

Académica

8 Elaborar Plan de Trabajo

Criterios de calidad para

diseño y ejecución de planes de

calidad

Comité de coordinación

Subdirección Académica Programa actaMemo

ActividadesFechasResponsablesProductosDesembolsos a IDEP

Secuencia lógica de actividades TiemposResponsables Recursos identificados Recurso humanoa requerido

Verificación visual Plan de trabajo Trimestral - semestral y Anual Plan de trabajo aprobado Subdirección Académica y

coordinadores de proyecto.

9 Ej Pl d T b jSeguimiento de

l i Contratistas e

Dirección Académica - Subdirección

A dé i Ofi Informe financieros e Ejecución de actividadesC li i d f h Convenio V ifi ió i l

Plan de ejecución y Trimestral - semestral y

Plan de trabajo Actas Subdirección Académica y9 Ejecutar Plan de Trabajo control interno,

manuales

Contratistas e interventores Académica - Ofina

asesora de control interno

Informe financieros e informes académicos Cumplimiento de fechas

Cumplimineto de pagos

ConvenioPlan de trabajo Verificación visual ejecución y

cronograma de actividades

Trimestral semestral y Anual

Actas Convenio

Oficios y memorandos

Subdirección Académica y coordinadores de proyecto.

10 Realizar cierre del convenioProcesos de

liquidación de convenios

Comité de coordinación

Subdirección Académica - Oficna

Asesora Jurídica

Documento Final y Acta de final del

convenio

Informe tecnico del convenio

Informe de contribuciones del convenio a la misión del IDEP Verificación visual

Acta final de convenio

Documento academico y

financiero

Al finalizar convenio

ActaConveniodocumento academicoInforme de interventoria o supervisoriaCuenta de cobro o factura

Dirección General - Subdirección Académica y

Control Interno

Código: PL-FMO-001







METODO DE CONTROL


TECNICA / EQUIPO /

HERRAMIENTA


PLAN DE CALIDAD


Fecha: 23/05/2007


Fecha: 09/11/2007


Directora General

Fecha: Res-247-23/11/2007

Documents

Planes de Calidad IDEP