Cuantitativo

(Absoluto o

Cobertura a

Demanda )

Proceso

(Componente

Simple o

Secuencial

Simple)

I II III IV I II III IV

Diseñar y desarrollar campaña de

concientización en cuanto a los

perjuicios asociados a la utilización

del fax en papel químico como medio

de remisión de documentos.

15%

No. De funcionarios

y colaboradores con

participación activa

en la campaña /

Total del personal

de la SSF

100%Cobertura a

Demanda100% 100% 100% 100% 100%

Cordinadora y

colaboradores del

Centro de

Documentación

Estudiar y analizar la estadistica de los

costos financieros y ambientales

derivados del uso del fax.

10%

Informe estadistico

con analisis

elaborado.

100%Componente

Simple1

Informe

estadistico

analizado.

Cordinadora y

colaboradores del

Centro de

Documentación

Iniciar campaña de utilización del

escaner y el correo electronico . 15%

No. de funcionarios

y colaboradores con

participación activa

en la campaña /

Total de

funcionarios y

colaboradores de la

SSF

100%Cobertura a

Demanda100% 100% 100% 100% 100%

Cordinadora y

colaboradores del

Centro de

Documentación

Controlar el servicio no conforme en

materia de las devoluciones de

correspondenciaque permita

maximizar la utilización de los recursos

(fisicos, humanos y financieros)

20%Producto entregado

en oportunidad. 100%

Componente

simple3

Informe derivado

de las

estadisticas del

servicio no

conforme con

diagnostico del

estado actual.

Documento de

políticas de

envío de

correspondenci

a.

Publicación y

divulgación de

las políticas de

corresppondenci

a.

Cordinadora y

colaboradores del

Centro de

Documentación

Actualizar las Tablas de Retención

Documental10%

N° de TRD

modificadas en el

período / N° de

solicitudes de

modificación a las

TRD recibidas en el

período

100%Cobertura a

Demanda100% 100% 100% 100% 100%

Cordinadora y

colaboradores del

Archivo Central

Digitalizar el archivo de gestión

recibido en el Archivo Central5%

No de carpetas

digitalizadas /

No. De carpetas

recibidas.

100%Cobertura a

Demanda100% 100% 100% 100% 100%

Encargado de archivo y

auxiliar

Realizar seguimiento a la

documentación generada por las

áreas para crear mecanismo de control

1

Informe de

seguimiento

elaborado, revisado

y aprobado

100%Componente

Simple3

Informe de

seguimiento

trimestral

Informe de

seguimiento

trimestral

Informe de

seguimiento

trimestral

Cordinadora y

colaboradores del

Archivo Central

Fomentar la modernización

de los recursos

tecnologicos, administrando

de manera eficiente y

oportuna el Sistema de

Gestión Documental

procurando la adecuada

operación del archivo

central.

70%

8

Ponderación

Actividad

9

Indicador de la

Actividad

10

Ponderación Indicador

11

Clase y Tipo de Indicador

12

Meta Anual

2

Objetivo Sectorial

3

Objetivo Institucional

4

Objetivos Específicos de

Dependencia

5

Ponderación

Obj.Espec.

13

Cantidades o productos programados por Trimestre

6

Proyecto o Area

Temática

MATRIZ DE PROGRAMACIÓN

GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMACION PLAN DE ACCION - AÑO 2011

1. OBJETIVO GENERAL: Administrar el Programa de Gestión Documental.

14

Recursos por Indicador de la

Actividad por Trimestre

15

Responsables

7

Actividad

Fortalecer las

instituciones del sector de

la protección social y la

rendición de cuentas en

ejercicio del Buen

Gobierno, en búsqueda

de la modernización,

eficiencia y eficacia

administrativa.

Optimizar el

desempeño físico,

financiero y

administrativo de la

Superintendencia del

Subsidio Familiar,

mediante el monitoreo

y seguimiento de la

gestión para el

mejoramiento de las

funciones y

competencias de la

Entidad.

AT-

Fortalecimiento

de la Gestión

Velar por el cumplimiento

de la norma NTCGP 1000-

2009 en lo relacionado con

la gestión documental en la

SSF

20%AT- Seguimiento

y Control50%

Nº de acciones

correctivas

cumplidas/Nº

de acciones

correctivas

programadas

*100

50%Cobertura a

Demanda100% 100% 100% 100% 100%

Cordinadora y

colaboradores del

proceso.

50%

Nº de acciones

preventivas

cumplidas/Nº

de acciones

preventivas

programadas

*100

50%Cobertura a

Demanda100% 100% 100% 100% 100%

Cordinadora y

colaboradores del

proceso.

50%

Nº de planes de

acciones

correctivas

con eficacia

global /Nº de

planes de

acciones

correctivas *100

50%Cobertura a

Demanda100% 100% 100% 100% 100%

Cordinadora y

colaboradores del

proceso.

50%

Nº de planes de

acciones

preventivas

con eficacia

global /Nº de

planes de

acciones

preventivas *100

50%Cobertura a

Demanda100% 100% 100% 100% 100%

Cordinadora y

colaboradores del

proceso.

GLORIA PATRICIA PACHECO RODRIGUEZ

Coordinadora Grupo de Gestión Documental

Dar cumplimiento a las acciones de

mejora del SIG.

Velar por la efectividad de las acciones

de mejora del SIG.

Fortalecer las

instituciones del sector de

la protección social y la

rendición de cuentas en

ejercicio del Buen

Gobierno, en búsqueda

de la modernización,

eficiencia y eficacia

administrativa.

Optimizar el

desempeño físico,

financiero y

administrativo de la

Superintendencia del

Subsidio Familiar,

mediante el monitoreo

y seguimiento de la

gestión para el

mejoramiento de las

funciones y

competencias de la

Entidad.

(AT) Sistema

Integrado de

Gestión: MECI-

CALIDAD

Contribuir en la mejora

continua del Sistema

Integrado de Gestión: MECI

- CALIDAD implementado

en la Superintendencia del

Subsidio Familiar.

10%

Contribuir al

mejoramiento de los

estándares de calidad de

los servicios prestados

por el Sistema Integral de

Seguridad Social – SISS

ciones de

consolidación y mejora

continua del Sistema

Integrado de Gestión:

MECI - CALIDAD

implementado en la

Superintendencia del

Subsidio Familiar, para

cumplir con nuestras

funciones de IVC con

procesos controlados

que garanticen la

satisfacción de los

requisitos de nuestros

clientes.