Embed Size (px)
DESCRIPTION
administración publica
Citation preview
PLAN DE COMPRAS – ADQUISICIÓN DE BIENES
INGRESOS, SALIDAS Y BAJA DE BIENES
ELIANA TRIANA VIZCAYA
Estudiante
GENTIL LOZANO
Docente
CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR CUN
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS -ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
ADMINISTRACIÓN DE BIENES
CARMEN DE APICALA
2015
TABLA DE CONTENIDO
1. PLAN DE COMPRAS........................................................................................5
1.1 Marco Legal Decreto 1510 De 2013...........................................................5
1.2 Objetivos del Sistema de Compras y Contratación Pública........................5
1.3 Partícipes de la Contratación Pública.........................................................4
1.4 Conceptos aplicados en la Adquisición de Bienes......................................4
2. PORQUE UN PLAN DE COMPRAS.................................................................9
2.1 ¿Para qué se usa el Plan de Compras, Plan de Adquisición de Bienes o Servicios o el Plan Anual de Adquisiciones actualmente?.................................10
2.2 La declaración estratégica........................................................................10
3. DETALLE DE LOS BIENES, OBRAS Y SERVICIOS......................................11
4. MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS...............................................................12
4.1 Entradas Al Almacén.................................................................................12
4.1.1 Compra de elementos......................................................................12
4.1.2 Reintegros.........................................................................................13
4.1.3 Sobrantes..........................................................................................14
4.1.4 Recuperación....................................................................................14
4.1.5 Reposición........................................................................................15
4.1.6 Renovación de equipos por cambio tecnológico..........................15
4.2 SALIDA DE ELEMENTOS........................................................................16
4.2.1 Suministros.......................................................................................16
4.3 Baja de elementos....................................................................................17
4.3.1 Baja de bienes servibles..................................................................18
4.3.2 Baja de bienes inservibles...............................................................18
4.3.3 Venta de bienes................................................................................18
1. PLAN DE COMPRAS
1.1 Marco Legal Decreto 1510 De 2013
Que el Gobierno Nacional por medio del Decreto-ley número 4170 de 2011 creó la
Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, como
ente rector de la contratación pública para desarrollar e impulsar políticas públicas
y herramientas orientadas a asegurar que el sistema de compras y contratación
pública obtenga resultados óptimos en términos de la valoración del dinero público
a través de un proceso transparente.
1.2 Objetivos del Sistema de Compras y Contratación Pública
Las Entidades Estatales deben procurar el logro de los objetivos del
sistema de compras y contratación pública definidos por Colombia
Compra Eficiente.
El principal objetivo del Plan Anual de Adquisiciones es permitir que la entidad
estatal aumente la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a
través de la participación de un mayor número de operadores económicos
interesados en los procesos de selección que se van a adelantar durante el año
fiscal, y que el Estado cuente con información suficiente para realizar compras
coordinadas.
1.3 Partícipes de la Contratación Pública.
Los partícipes del sistema de compras y contratación pública para efectos del Decreto-ley número 4170 de 2011 son:
1. Las Entidades Estatales que adelantan Procesos de Contratación.
En los términos de la ley, las Entidades Estatales pueden asociarse para la adquisición conjunta de bienes, obras y servicios.
2. Colombia Compra Eficiente.
3. Los oferentes en los Procesos de Contratación.
4. Los contratistas.
5. Los supervisores.
6. Los interventores.
7. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la participación ciudadana en los términos de la Constitución Política y de la ley.
1.4 Conceptos aplicados en la Adquisición de Bienes
Acuerdos Comerciales
Son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que
contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales
existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios
de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.
Acuerdo Marco de Precios
es el contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra
Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de
Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y
condiciones establecidas en este.
Adendas
Es el documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica los pliegos de
condiciones.
Bienes Nacionales
Son los bienes definidos como nacionales en el Registro de Productores de
Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto número 2680 de 2009 o las
normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes
Son los bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y
patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia
pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y
a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de
2007.
Bienes y Servicios para la Defensa y Seguridad Nacional
Son los adquiridos para ese propósito por el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República, las entidades del Sector Defensa, la Dirección
Nacional de Inteligencia, la Fiscalía General de la Nación, el INPEC, la Unidad de
Servicios Penitenciarios y Carcelarios SPC, la Unidad Nacional de Protección, la
Registraduría Nacional del Estado Civil y el Consejo Superior de la Judicatura en
las categorías previstas en el artículo 65 del presente decreto.
Capacidad Residual o K de Contratación
Es la aptitud de un oferente para cumplir oportuna y cabalmente con el objeto de
un contrato de obra, sin que sus otros compromisos contractuales afecten su
habilidad de cumplir con el contrato que está en proceso de selección.
Catálogo para Acuerdos Marco de Precios
Es la ficha que contiene: (a) la lista de bienes y/o servicios; (b) las condiciones de
su contratación que están amparadas por un Acuerdo Marco de Precios; y (c) la
lista de los contratistas que son parte del Acuerdo Marco de Precios.
Clasificador de Bienes y Servicios
Es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos
y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.
Colombia Compra Eficiente
es la Agencia Nacional de Contratación Pública creada por medio del Decreto-ley
número 4170 de 2011.
Cronograma
es el documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas, horas y plazos
para las actividades propias del Proceso de Contratación y el lugar en el que estas
deben llevarse a cabo.
Documentos del Proceso
son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los
pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe
de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad
Estatal durante el Proceso de Contratación.
Entidad Estatal es cada una de las entidades: (a) a las que se refiere el artículo 2°
de la Ley 80 de 1993; (b) a las que se refieren los artículos 10, 14 y 24 de la Ley
1150 de 2007 y (c) aquellas entidades que por disposición de la ley deban aplicar
la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen,
aclaren, adicionen o sustituyan.
Etapas del Contrato
son las fases en las que se divide la ejecución del contrato, teniendo en cuenta
las actividades propias de cada una de ellas las cuales pueden ser utilizadas por
la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.
Grandes Superficies
son los establecimientos de comercio que venden bienes de consumo masivo al
detal y tienen las condiciones financieras definidas por la Superintendencia de
Industria y Comercio.
Lance es cada una de las posturas que hacen los oferentes en el marco de una
subasta.
Margen Mínimo
es el valor mínimo en el cual el oferente en una subasta inversa debe reducir el
valor del Lance o en una subasta de enajenación debe incrementar el valor del
Lance, el cual puede ser expresado en dinero o en un porcentaje del precio de
inicio de la subasta.
Mipyme
Es la micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente
aplicable.
Período Contractual
Es cada una de las fracciones temporales en las que se divide la ejecución del
contrato, las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar
las garantías del contrato.
Plan Anual de Adquisiciones
Es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de
2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un
instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben
diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente decreto.
Proceso de Contratación
es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad
Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad,
estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación
ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más
tarde.
Riesgo
Es un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el
logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un
Contrato.
RUP
Es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el
cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar
inscritos.
Servicios Nacionales
Son los servicios prestados por personas naturales colombianas o residentes en
Colombia o por personas jurídicas constituidas de conformidad con la legislación
colombiana.
Secop
Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el
artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.
2. PORQUE UN PLAN DE COMPRAS
El Plan Anual de Adquisiciones busca comunicar información útil y temprana a los
proveedores potenciales de las entidades estatales, para que éstos participen de
las adquisiciones que hace el Estado.
El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta para:
facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar
sus necesidades de bienes, obras y servicios; y
diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda
que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.
2.1 ¿Para qué se usa el Plan de Compras, Plan de Adquisición de Bienes o Servicios o el Plan Anual de Adquisiciones actualmente?
Para identificar y justificar el valor total de recursos requeridos por la entidad para
compras y contratación. Como referente inicial para evaluar el nivel de ejecución
del presupuesto. Para pronosticar la demanda de bienes y servicios de la entidad
durante el año referido en el Plan.
2.2 La declaración estratégica
Sirve para que el potencial proveedor conozca el contexto de la entidad y pueda
proponer soluciones a la medida. La declaración estratégica está compuesta por:
a. Nombre de la entidad
b. Dirección
c. Teléfono
d. Página web
e. Perspectiva estratégica (incluyendo iniciativas clave, información útil para
posibles proveedores, número de personas que trabajan en la entidad, políticas y
programas previstos para el año para el cual es elaborado el Plan Anual de
Adquisiciones y presupuesto anual).
f. Información de contacto g. Valor total del PAA1
h. Límite de contratación de menor cuantía
1 PAA Plan Anual de Adquisiciones
i. Límite de contratación de mínima cuantía
j. Fecha de última actualización del PAA
3. DETALLE DE LOS BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
La entidad estatal debe separar:
Los bienes, obras y servicios que ha identificado plenamente; y
las necesidades que ha identificado pero que desconoce el producto
preciso que las satisface, caso en el cual debe incluir la descripción de la
necesidad y los posibles códigos de los bienes y servicios que podrían
suplir la necesidad. los bienes, obras y servicios que ha identificado
plenamente;
El funcionario encargado debe trabajar de cerca con las personas que mejor
conocen las necesidades para describir la necesidad y especificar los
resultados que busca, y/o para identificar el bien, obra o servicio específico.
Los bienes, obras y servicios identificados plenamente deben ser enumerados
utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas con el
máximo nivel posible de descripción de este clasificador.
En algunos casos es necesario incluir descripciones adicionales relativas a las
características físicas, tales como dimensiones, color, unidad de medida.
Las siguientes preguntas guían al encargado para que determine si es
necesario incluir características adicionales en el Plan Anual de Adquisiciones:
¿Es la unidad de medida un elemento determinante para que el
proveedor pueda planear su propuesta?
¿Es la identificación precisa y detallada del bien o producto un elemento
esencial para que una propuesta satisfaga la necesidad de la entidad
estatal?
¿Es la identificación precisa y detallada una característica determinante
de la utilidad del bien y de su pertinencia para satisfacer la necesidad de
la entidad estatal?
¿Es la cantidad una característica que puede modificar el tiempo
requerido para que el oferente pueda planear su propuesta? ¿Es la
cantidad una característica que excluye a posibles proveedores de
participar en un proceso de selección?
4. MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS
4.1 Entradas Al Almacén
La entrada de bienes al Almacén según su origen, puede producirse por alguno de
los siguientes conceptos: adquisición, compra por caja menor, reintegros,
traslados, sobrantes, transferencias, recuperación o reposición.
4.1.1 Compra de elementos
Son las operaciones mercantiles a través de las cuales la entidad adquiere los
bienes mediante la erogación de fondos de conformidad con las disposiciones
vigentes. La recepción de los bienes debe realizarse en el Almacén, según lo
pactado en el contrato o pedido correspondiente.
No obstante puede recibirse directamente en los lugares de utilización y en todo
caso el funcionario responsable del Almacén verificará la operación. La entrada se
perfecciona cuando el servidor público con funciones de almacenista recibe los
elementos y firma la factura o comprobante de recibo.
Para que dicha persona reciba los bienes debe previamente confrontar las
características físicas de los bienes objeto de la entrada referente a cantidad,
clase, marca, estado, etc., contra los documentos que sustenten la operación.
A la llegada de los bienes al Almacén, el servidor público con funciones de
Almacenista, elabora el respectivo comprobante de entrada con base en la factura
comercial y la orden de compra o contrato si fuere el caso.
En los contratos o pedidos donde se estipulen las especificaciones técnicas de
determinados materiales o equipos y cuyo funcionamiento deba verificarse
mediante pruebas, la recepción en el almacén se hace a título de depósito y en
forma condicional, mientras se produce el concepto sobre el resultado de dichas
pruebas requeridas para su recibo a satisfacción.
A los bienes que se encuentren en el almacén sin registros en inventarios, se les
hará el ingreso de la siguiente manera: se identificarán conforme a las
agrupaciones según su género y especie, con precios y características y se
elaborará el comprobante de ingreso con sus respectivas observaciones. Cuando
se trate de elementos devolutivos, se procederá a su plaquetización.
4.1.2 Reintegros
Es la devolución al almacén de bienes que no se requieren en una dependencia,
para el cumplimiento del objetivo para el cual fueron destinados, pudiendo la
administración optar por la habilitación, redistribución o baja de los mismos. El
servidor público con funciones de almacenista al recibir los bienes debe verificar
su estado, clase, calidad, marca, modelo y demás características que se
encuentren en el comprobante de inventario. Al encontrar conforme el bien, hará la
correspondiente entrada al almacén. En el evento en que los elementos no
concuerden o hayan sido sustituidos o tengan diferentes especificaciones, el
servidor público con funciones de Almacenista se abstendrá de recibir el bien e
informará por escrito al superior inmediato para que se investiguen los hechos y se
establezcan las responsabilidades. Por ninguna razón el servidor público con
funciones de Almacenista debe aceptar la sustitución o reemplazo de bienes
entregados inicialmente, por otros diferentes, o aceptar bienes dañados,
deteriorados, con roturas o averías sin haber determinado la causa del deterioro.
4.1.3 Sobrantes
Se entiende que hay sobrantes cuando al practicarse el inventario, se determine
que el número de bienes es superior a los que se reflejan en los registros; esta
mayor cantidad se relaciona en el acta de la diligencia, determinando la situación
que los generó, para lo cual el servidor público con funciones de Almacenista
elabora el respectivo comprobante de entrada por sobrante y el comprobante de
salida de almacén a nombre del funcionario que posee el bien; de ello se informa a
la Sección de Contabilidad para lo de su competencia el valor de los bienes
sobrantes se determina por el valor de los bienes de iguales características.
4.1.4 Recuperación
Es la restitución física de bienes que han salido del patrimonio de la entidad y que
han sido descargados del inventario y de la contabilidad. En el evento de la
recuperación de bienes, estos deben ingresar inmediatamente al Almacén por
medio del comprobante de entrada detallando las características y
especificaciones de los elementos. Si hubiere proceso de responsabilidad fiscal en
curso, deberá informarse a la Secretaría General o a la dependencia que tenga la
competencia sobre el control disciplinario interno y a la Unidad de Investigaciones
Fiscales de la Contraloría General de la República para que cese o varié su valor.
4.1.5 Reposición
Es el proceso administrativo por el cual se reemplazan los bienes faltantes o los
que han sufrido daños, por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por
otros elementos iguales o de similares características. De igual manera se
produce reposición cuando el proveedor reemplaza el elemento inicial por otro en
cumplimiento de la garantía otorgada en la venta. La entrada de bienes por
reposición, debe soportarse con los siguientes documentos:
Acta de baja del elemento faltante.
Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes o la compañía
aseguradora, ofreciendo los bienes que va a reponer y detalle de estos.
Aceptación por parte del responsable de Almacén e inventarios, de la
viabilidad de la reposición del bien.
Acta o Concepto técnico de reposición, que certifique que los bienes
ofrecidos reúnen las mismas características de los bienes faltantes.
Informe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas donde se indican
las causas que originan la reposición del elemento por garantía de venta,
cuando se trate de equipos de cómputo y de sistemas; en caso de
elementos diferentes, el informe debe proceder del responsable de su
custodia y uso.
4.1.6 Renovación de equipos por cambio tecnológico
Cuando los elementos devolutivos sean reemplazados por otros que ofrezcan
mejores ventajas tecnológicas, pueden darse las siguientes situaciones:
Que los equipos en uso los conserve. En tal caso se reintegrarán al
Almacén para determinar posteriormente su destino final. ·
Que el proveedor reciba en parte de pago los equipos en uso. El Comité de
Bajas intervendrá para recomendar la correspondiente operación, por
efectos de entrega de los elementos al proveedor. Los nuevos elementos
ingresarán por el valor el establecido en los respectivos documentos
soporte o en su defecto, por el valor comercial. Cualquiera que sea la
situación de reemplazo, se elaborarán los documentos y efectuarán los
registros correspondientes a reintegros, bajas, ingreso al Almacén y entrega
de elementos.
4.2 SALIDA DE ELEMENTOS
La salida de elementos del Almacén, se produce por solicitud de los jefes de
dependencia, con la debida justificación. Cuando se trata de salida de elementos
de consumo, implica su contabilización como gasto, porque dichos elementos no
son susceptibles de regresar al Almacén como sí lo son los devolutivos. Lo que
caracteriza a estos últimos es precisamente que su salida del Almacén
generalmente es transitoria aunque su permanencia en el servicio sea prolongada.
4.2.1 Suministros
El jefe de la dependencia que requiera un bien, debe elaborar por escrito el
pedido, en donde se especifique clara y detalladamente la clase de elementos y el
número de unidades, señalando la persona que los recibirá, quien se hará
responsable administrativa y fiscalmente de su tenencia. La solicitud se envía al
jefe de la Sección de Servicios Generales o quien haga sus veces, para que este
expida la orden de suministro. En los casos relacionados con elementos de
consumo, dicha orden se hará por el número de unidades que se consideren
posibles y necesarias, de acuerdo con los controles sobre consumo y existencias.
4.3 Baja de elementos
Baja de bienes es el procedimiento mediante el cual se retira definitivamente un
elemento del patrimonio de la entidad, por alguna de las siguientes situaciones:
por ser inservible, reposición, renovación, obsolescencia, destrucción,
desmantelamiento, hurto o cuando el bien no se encuentre en condiciones de
prestar el servicio para el cual fue adquirido, decisión soportada a través de acto
administrativo motivado, que además indica el destino final del bien.
Los procedimientos para dar de baja un bien, difieren de acuerdo con las
características de este. Por eso hay que tener en cuenta si se trata de bienes
servibles o inservibles, como criterio básico para determinar su destino, teniendo
como alternativas la venta directa o en pública subasta, la transferencia a otras
entidades de derecho público o la destrucción.
La baja se perfecciona con el retiro físico, la firma del acta de conformidad con el
hecho que la originó y el descargo de los registros contables de inventario. El acta
de baja constituye el documento soporte principal para dar salida a los bienes de
Almacén, por motivos de destrucción, entrega, desmantelamiento, venta, hurto,
destrucción u otra modalidad de retiro de elementos de inventario.
El acta de baja definitiva será suscrita por el Delegado de la Dirección General en
el Comité de Bajas, por el Presidente y el Secretario del Comité de Bajas; por el
funcionario responsable del Almacén y por la persona autorizada de la institución
pública que reciba el bien.
4.3.1 Baja de bienes servibles
Es la salida definitiva de bienes que se encuentran en buenas condiciones, pero
que no son requeridos por la Entidad para el normal desarrollo de sus actividades,
o de aquellos bienes que estando en servicio activo o depósito han desaparecido,
respecto de los cuales, mediante trámite administrativo de investigación, se
determine que en el servidor público a cuyo cargo se hallaban, no recae
responsabilidad alguna o que habiéndose establecido responsabilidad, se efectué
su pago o reposición. La salida definitiva del Almacén de bienes servibles, debe
estar soportada por la correspondiente resolución de Ordenación de Baja, la cual
constituye soporte del Acta de Baja. Dicha resolución deberá contener la relación
detallada y pormenorizada de los bienes muebles objeto de la operación, los
grupos de inventario, los costos unitarios y totales y el destino que se dará a los
mismos. El documento de salida definitiva del Almacén, será firmado por el Jefe
de la Sección de Servicios Generales y el funcionario responsable del Almacén.
4.3.2 Baja de bienes inservibles
Es el retiro definitivo de bienes que por su desgaste, deterioro u obsolescencia
física, no son de utilidad para el servicio de la entidad, o que estando en servicio
activo o en depósito, el bien haya sido hurtado o haya desaparecido
definitivamente del servicio.
4.3.3 Venta de bienes
Es la operación mercantil consistente en la transferencia del domino de un bien
servible o inservible a cambio de un precio representado en dinero, ya sea a una
persona natural o jurídica. El valor que resulte del avalúo efectuado a los bienes a
darse de baja, determinará la modalidad del procedimiento para la venta, en los
términos previstos en la ley 80 de 1993 y decreto 855 de 1994, o las normas que
la modifiquen o adicionen.
4.3.3.1 Procedimiento para la venta en pública subasta
De conformidad con el artículo 14 del Decreto 855 de 1994, modificado por el
Decreto 4117 del 22 de noviembre de 2006 (Diario Oficial 46.460), “Las entidades
estatales previstas en el Art. 2° de la Ley 80 de 1993, podrán dar en venta bienes
de su propiedad que no requieran para su servicio por el procedimiento de remate
o subasta, a través del sistema de martillo utilizado por las entidades financieras
debidamente autorizadas para el efecto y vigiladas por la Superintendencia
Financiera de Colombia, en los eventos en que la entidad respectiva así lo
determine mediante acto administrativo, el cual una vez expedido deberá surtir
tramite de publicidad establecido en el Art. 7 de la ley de 962 de 2.005”
