PROCESO: GESTIÓN DE COMPRAS Y … · DESARROLLO NACIONAL - FDN adelanta el proceso de adquisición de los bienes y servicios que requiere para su operación y la correspondiente

PROCESO: GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN

MANUAL DE COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES MD-GCC-02-V7

Bogotá, D. C.; 29 de Junio de 2016

MANUAL DE COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES

MD-GCC-02-V7

Página 2 de 22 FR-37-03-V2

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN

0 Ene de 1995 Versión Inicial expedida mediante Circula Normativa No. 08

1 15/Ene/01 Actualización realizada mediante Circular Normativa No. 31

2 30/Sep/03 Actualización realizada mediante Circular Normativa No. 44

3 20/Feb/09 Actualización realizada mediante Circular Normativa No. 68

4 27/Abr/09 Actualización realizada mediante Circular Normativa No. 70

5 01/Junio/10 Actualización realizada mediante Circular Normativa No. 76

6 27 de mayo de 2015

A continuación se relacionan los cambios efectuados al manual, entre otros: - Ampliación del alcance. - Se incluyen los principios rectores de la contratación, el régimen

de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de interés. - Se agrega el título de Requisitos para la gestión contractual. - Actualización de los montos y cotizaciones. - Se ampliaron las competencias para los ordenadores de gasto. - Conformación del Comité de Compras. - Actualización del monto de adquisición por licitación. - El procedimiento para el pago se amplió el detalle para este punto.

7 29 de Junio de 2016

Ajuste del Manual en lo referente a: - Eliminación de la ley 80 en lo pertinente a los procesos de

contratación. - Ajustes en temas sobre el presupuesto de la FDN. - Se incluye la descripción del Comité de Compras Básicas. - Se amplía el detalle sobre las Competencias. - Aclaraciones en temas sobre procesos de contratación. - Actualización en el Procedimiento para el Pago.


MD-GCC-02-V7


TABLA DE CONTENIDO

1 DESCRIPCIÓN .................................................................................................................... 5

2 OBJETIVO ........................................................................................................................... 5

3 ALCANCE ............................................................................................................................ 5

4 POLÍTICAS .......................................................................................................................... 5

5 REFERENCIA NORMATIVA ................................................................................................ 5

6 REQUISITOS PARA LA GESTIÓN CONTRACTUAL ........................................................... 8

6.1 CAPACIDAD PARA CONTRATAR .......................................................................................... 8

6.2 PLANEACIÓN Y OPORTUNIDAD DE LA CONTRATACIÓN. ............................................ 8

6.3 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES ...................................................................................... 8

6.4 CONTRATACIONES CON IGUAL OBJETO Y CONTRATISTA. ....................................... 8

7 MONTOS, MODALIDADES, NÚMERO DE COTIZACIONES Y COMPETENCIAS. ............. 9

7.1 MONTOS Y COTIZACIONES .................................................................................................. 9

7.2 COMPETENCIAS. .................................................................................................................... 10

8 COMITÉ DE COMPRAS .................................................................................................... 11

8.1 OBJETO ..................................................................................................................................... 11

9 PROVEEDORES ................................................................................................................ 12

9.1 QUIENES PUEDEN SER PROVEEDORES ........................................................................ 12

9.2 REGISTRO Y DOCUMENTACIÓN DE PROVEEDORES ................................................. 12

9.3 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES..................................................................................... 13

10 ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD ......................................................... 13

11 PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE LOS BIENES O SERVICIOS ................. 13

11.1 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL .................................................................................... 13

11.2 REQUERIMIENTOS PARA EL PROVEEDOR .................................................................... 14

11.3 COTIZACIONES Y OFERTAS ............................................................................................... 14

11.4 CRITERIOS PARA LA ADJUDICACIÓN .............................................................................. 15

11.5 ELABORACIÓN DEL PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS .............................................. 16

12 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MEDIANTE CONTRATO ................................ 16

12.1 CELEBRACIÓN ........................................................................................................................ 16


MD-GCC-02-V7


12.2 DOCUMENTACIÓN ................................................................................................................. 17

12.3 LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS .......................................................................................... 17

13 LICITACIONES .................................................................................................................. 17

13.1 CONTENIDO MÍNIMO DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA O PLIEGOS DE

CONDICIONES ..................................................................................................................................... 17

14 SUPERVISIÓN DE LAS ADQUISICIONES ........................................................................ 18

15 ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES ................................................................................ 18

15.1 RECIBO DE LOS BIENES ...................................................................................................... 19

15.2 ADMINISTRACIÓN DE BIENES ............................................................................................ 19

15.3 CONTEOS FÍSICOS ................................................................................................................ 19

15.4 RESPONSABILIDAD SOBRE LOS BIENES ....................................................................... 19

15.5 ELEMENTOS DE CONSUMO ................................................................................................ 20

15.6 REPARACIÓN DE BIENES .................................................................................................... 20

15.7 BAJA DE BIENES .................................................................................................................... 20

15.7.1 Por hurto o pérdida ........................................................................................................... 20

15.7.2 Por daño, obsolescencia o desuso ................................................................................ 20

15.7.3 Por venta ............................................................................................................................ 20

15.7.1 Por donación ..................................................................................................................... 20

16 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO .................................................................................. 21

16.1 EXPEDICIÓN DE LA ORDEN DE PAGO ............................................................................. 21

17 PUBLICACIÓN EN LA WEB ............................................................................................... 21

17.1 PUBLICACIONES EN LA WEB DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN ........................ 22

18 CONVOCATORIA DE VEEDURÍAS CIUDADANAS ........................................................... 22


MD-GCC-02-V7


1 DESCRIPCIÓN

Por medio del presente Manual se actualizan las normas y principios bajo los cuales la FINANCIERA DE DESARROLLO NACIONAL - FDN adelanta el proceso de adquisición de los bienes y servicios que requiere para su operación y la correspondiente administración y control de dichos bienes.

2 OBJETIVO El propósito del presente Manual es el de establecer al interior de la entidad los criterios, directrices, normas y procedimientos que en materia contractual deben ser aplicadas en cualquiera de las fases de los procesos para la adquisición de bienes, obras o servicios que adelante la Financiera de Desarrollo Nacional – FDN. Las reglas que se establezcan en este manual se aplicarán a todos los procesos de contratación según corresponda, de conformidad con lo señalado en cada una de sus etapas, previa, contractual y post-contractual, garantizando la eficiencia, eficacia y efectividad en los procesos que la entidad utilice. De igual manera, el presente manual será una guía de contratación que permitirá a los trabajadores y contratistas de la entidad, conocer de manera práctica, los diversos roles y actividades que se deban adelantar a lo largo de toda actividad contractual de la FDN.

3 ALCANCE

Este Manual está dirigido a todos los funcionarios que participan en el Proceso de adquisición, administración y control de los bienes y servicios que requiere la entidad para su operación, bien sea como solicitantes, ordenadores, ejecutores, supervisores o interventores. De igual manera, regula el procedimiento para las contrataciones que requiera adelantar la FDN con sus propios recursos o para aquellos que deba celebrar en desarrollo de negocios celebrados con terceros, desde la identificación de la necesidad del bien, obra o servicio, las modalidades de selección, elaboración del contrato, ejecución, supervisión e interventoría hasta la liquidación de los mismos, sin perjuicio de las disposiciones contractuales y normas aplicables en cada caso particular. Este manual no aplica para aquellos contratos/convenios/negocios con terceros que tengan manual específico de contratación En tal virtud, el presente Manual de Compras y Administración de Bienes debe ser interpretado de manera integral y sistemática, en concordancia con las normas de derecho privado. En consecuencia, ningún trabajador o contratista de la FDN podrá desarrollar procedimientos adicionales o diferentes a los previstos en este documento.

4 POLÍTICAS Las actuaciones que se adelanten para la adquisición, administración y control de bienes y servicios deberán desarrollarse de acuerdo a los principios a que se refieren los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia, así como los demás principios legales que a continuación se relacionan a título enunciativo: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, Buena fe, legalidad, planeación, selección objetiva, transparencia, y responsabilidad. Así mismo deben considerar las políticas socio ambientales, de seguridad y salud y de calidad de la Entidad.

5 REFERENCIA NORMATIVA De conformidad con lo previsto en el artículo 15 de la Ley 1150 de 2007 la contratación de la FDN en su calidad de entidad financiera de carácter estatal, no está sujeta a las disposiciones del Estatuto General de


MD-GCC-02-V7


Contratación de la Administración Pública y se regirá por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades. Sin perjuicio de lo anterior, según lo dispuesto por los artículos 13 y 15 del Decreto Ley 1150 de 2007, acorde con su régimen legal especial, la FDN aplicará los principios de la función administrativa y de la Gestión Fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, según sea el caso y estará sometida al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal. De conformidad con lo anterior, los contratos, órdenes de servicio o de compra, que adelante la FDN se regirá por lo establecido en el presente Manual de Compras y Administración de Bienes y las normas de derecho privado previstas en la legislación mercantil, financiera y civil, así como las demás normas concordantes. 5.1 PRINCIPIOS RECTORES DE LA CONTRATACIÓN. Todas las actuaciones y procesos de carácter contractual que adelante la FDN, se sujetarán y orientarán por las normas contempladas en el derecho privado y los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, de conformidad con lo establecido en los artículos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007, y los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia. En virtud de lo anterior, en todo proceso de contratación se tendrán en cuenta los siguientes principios:

1. Principio de Legalidad. En la contratación que lleve a cabo la FDN se atenderán todas las normas previstas en este Manual y las del derecho privado que le sean aplicables.

2. Principio de Buena Fe. Las partes deberán proceder de buena fe en todas sus actuaciones y los

contratos obligarán no sólo a lo pactado expresamente en ellos, sino a todo lo que corresponda a la naturaleza de los mismos, según la Ley, la costumbre o la equidad, so pena de indemnizar los perjuicios que se causen.

3. Principio de Confidencialidad. Los administradores y empleados de la FDN se abstendrán de utilizar indebidamente información privilegiada, guardando y protegiendo la reserva comercial e industrial de la FDN, de sus Oferentes y Contratistas.

4. Principio de Igualdad. La FDN buscará en los procesos de contratación que se adelanten, que todas las personas que participen y que se encuentren en la misma situación de hecho y de derecho, reciban el mismo tratamiento y se sometan a las condiciones previstas para cada proceso.

5. Principio de Transparencia. El proceso de contratación deberá realizarse con base en procedimientos de selección objetiva y el cumplimiento de las reglas que garanticen la calidad, imparcialidad e igualdad de oportunidades.

6. Principio de Equidad: El principio de equidad debe inspirar y gobernar el proceso contractual, conservando siempre la equivalencia de sus contraprestaciones y el equilibrio contractual.

7. Principio de Moralidad. Todas las actuaciones que adelante la FDN a través de sus trabajadores y contratistas, se desarrollarán con estricta observancia de los intereses colectivos y en atención al cumplimiento de los fines que la Ley le ha otorgado a la Entidad.

8. Principio de Responsabilidad: En virtud de este principio, los empleados de FDN están obligados a vigilar la correcta ejecución del objeto del contrato y a proteger los derechos de la Empresa, respondiendo por sus acciones, omisiones, actos o hechos que afecten el normal desarrollo del proceso de selección o la ejecución del contrato.


MD-GCC-02-V7


9. Principio de Eficiencia: Los procesos de contratación se adelantarán de manera que la FDN pueda seleccionar la propuesta que mejor convenga a sus intereses y ejecutar el contrato respectivo, con los más apropiados recursos técnicos, económicos y humanos.

10. Principio de Eficacia. La FDN adoptará las medidas previstas en el presente Manual de Contratación, con el propósito de lograr que los contratos cumplan su finalidad, previendo todos los factores que los puedan obstaculizar y adoptando las medidas que conduzcan al saneamiento de los defectos que se puedan presentar.

11. Principio de Economía. La FDN procurará suprimir los trámites, requisitos y autorizaciones que sean innecesarias y que entraben los procesos de contratación, con el fin de fortalecer la planeación de los mismos, establecer los mecanismos que agilicen la contratación y que permitan subsanar la ausencia o falta de requisitos en las ofertas formuladas, no necesarios para la comparación de las propuestas. En desarrollo del principio de economía, los procesos de contratación se adelantarán, teniendo en cuenta la optimización de los recursos, buscando siempre las mejores condiciones contractuales para la Entidad desde el punto de vista técnico, económico y jurídico.

12. Principio de Celeridad. La FDN a través de sus trabajadores y contratistas, impulsará oficiosamente los procesos de contratación de tal manera que los contratos puedan celebrarse y ejecutarse con la mayor brevedad.

13. Principio de Publicidad. La FDN adelantará los procesos de contratación, informando a la comunidad a través de su página WEB, dependiendo de las particularidades de cada una de las Modalidades de Selección previstas en el presente Manual.

5.2 RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO DE INTERESES. En cumplimiento de lo establecido en los artículos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007, a todos los procesos de contratación que adelante la FDN, se les aplicará el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en el artículo 8º de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y Capítulo I de la Ley 1474 de 2011 y todas las normas que en el futuro las modifiquen o adicionen. También les aplicará las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en el Código de Ética y Buen Gobierno de la FDN. En consecuencia, quien esté incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en las normas anteriormente referidas, y en las demás que las adicionen, deroguen o modifiquen, no podrá participar en los procesos de selección ni celebrar contratos con la FDN. Los administradores, representantes legales, asesores, consultores y en general todo contratista y/o en general cualquier persona que preste sus servicios a la FDN, deberán abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona, en interés personal o de terceros, en actividades de contratación de la FDN que impliquen conflicto de interés. Se considera que también existe conflicto de intereses cuando el asunto afecte o se relacione con un miembro de la familia de cualquier administrador de la FDN o se trate de sociedades en las que aquellos ocupen un cargo directivo. Para asegurar que no se llegue a presentar conflicto de intereses, la FDN incluirá dentro de los contratos a proveedores una cláusula relativa a “Conflictos de Interés”, donde el contratista declara que ha revisado sus expedientes y que considerando el alcance de los servicios que prestará no tiene ningún conflicto de intereses que le impida la celebración de contratos con la FDN. En caso de que exista cualquier circunstancia en la que la parte contratante dentro de FDN considere que podría haber conflicto de intereses ya sea por relación familiar lejana, relaciones comerciales anteriores, o cualquier otra, deberá informar al Presidente o a cualquiera de los miembros del Comité Evaluador, antes de


MD-GCC-02-V7


iniciar los acercamientos comerciales con el objeto de que se valide o invalide la participación de ese proveedor.

6 REQUISITOS PARA LA GESTIÓN CONTRACTUAL

6.1 CAPACIDAD PARA CONTRATAR La contratación de la FDN será adelantada única y exclusivamente por las personas designadas en el presente manual, aplicando los límites establecidos en las respectivas delegaciones. Para efectos del presente Manual, se entenderá que la persona con capacidad para contratar corresponde al Funcionario Autorizado u Ordenador del Gasto.

6.2 PLANEACIÓN Y OPORTUNIDAD DE LA CONTRATACIÓN. Como parte de la adecuada planeación que deben realizar todas las áreas de La FDN en sus actividades, la contratación que requiera cada una de ellas deberá atender a una adecuada programación, de forma tal que garantice la oportunidad, la eficiente utilización de los recursos y el cumplimiento de los cometidos encomendados a la Entidad. De este modo, a más tardar al inicio de cada vigencia se deberá realizar el Plan de Compras de la Entidad y una programación de la contratación.

6.3 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES En cumplimiento del artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y del artículo 4 del Decreto 1510 del 17 de julio del 2013, y como complemento a la elaboración del presupuesto de la entidad, todas las áreas informarán a la Gerencia de Operaciones, Tecnología y Administrativa las compras y contrataciones que vayan a adelantar durante la vigencia, independientemente de la cuantía o modalidad, de conformidad con la metodología que para tal fin se establezca. La FDN debe preparar su Plan Anual de Adquisiciones con base en las necesidades que se establezcan y conozcan para el año siguiente. Esta actividad se realiza durante el último trimestre del año y podrá ser objeto de ajustes de acuerdo con las modificaciones al presupuesto anual de la FDN. Cuando se conozca el bien, obra o servicio que se requiere, cada área debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios de Colombia Compra Eficiente, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la FDN pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, la fecha aproximada en la cual se iniciará el Proceso de Contratación, el mes proyectado de compra, la cantidad, el valor presupuestado incluido IVA y la descripción del elemento. La Gerencia de Operaciones, Tecnología y Administrativa consolidará el Plan Anual de Adquisiciones y tramitará su publicación en la página web de la Entidad, a más tardar el 31 de enero de cada año.

6.4 CONTRATACIONES CON IGUAL OBJETO Y CONTRATISTA. Si al realizar la planeación de su contratación el área respectiva identifica que requerirá realizar durante la misma vigencia diferentes contrataciones con el mismo objeto y el mismo contratista, las cuales sean susceptibles de la modalidad de suministro, dicha área deberá tramitar el respectivo contrato, el cual estará sujeto a las reglas para la contratación correspondiente, detalladas en el numeral 7 de este manual


MD-GCC-02-V7


7 MONTOS, MODALIDADES, NÚMERO DE COTIZACIONES Y COMPETENCIAS.

7.1 MONTOS Y COTIZACIONES Para efectos de establecer los parámetros y mecanismos de control por cuantías a través de los cuales la FDN debe tramitar y controlar la adquisición de bienes y servicios, se aplicarán los siguientes niveles y competencias en términos de salarios mínimos mensuales legales vigentes:

MONTO ORDENADOR DEL GASTO

AUTORIZADO MODALIDAD COTIZACIONES

Hasta 10 SMLMV excluido IVA

Presidente o Representante Legal, Vicepresidencia responsable de la adquisición, Gerencia de Operaciones, Tecnología y Administrativo

Orden de compra o servicios

1

Más de 10 y hasta 40 SMLMV excluido IVA

Presidente o Representante Legal, Vicepresidencia responsable de la adquisición, Gerencia de Operaciones, Tecnología y Administrativo

Orden de compra o servicios

3


Presidente o Representante Legal, Vicepresidencia responsable de la adquisición.

Contrato 3


Presidente o Representante Legal

Contrato 3


Comité de Compras Contrato y Proveedor inscrito en la Cámara de Comercio

3, acompañados del Estudio de Conveniencia y

Oportunidad (ECO)

Más de 2500 SMLMV excluido IVA

Junta Directiva

Licitación, Concurso de méritos o Contratación directa de acuerdo con instrucciones de la Junta Directiva

Sin importar la cuantía no se requerirá pluralidad de ofertas en los eventos descritos a continuación:

Cuando después de formular una solicitud de oferta privada o pública, no se presente ninguna o las recibidas no cumplan con lo exigido en el documento de Solicitud de Oferta o Términos de Referencia.

Cuando se trate de contratos conexos, complementarios, dependientes o inherentes al objeto de otro contrato.

Cuando se trate de convenios o contratos interadministrativos.

Cuando en el mercado sólo exista un proveedor del bien o servicio a adquirir o exista una relación de dependencia tecnológica.

Cuando se trate de contratos de compra o arrendamiento de bienes inmuebles.

Cuando se trate de un bien o servicio con características específicas como software especializado.

Los servicios bajo la modalidad de suscripción, afiliación o inscripción.

Cuando solo una persona resulte seleccionada, una vez surtido el trámite de preselección de proponentes.

Cuando el bien sea de extrema urgencia para evitar la parálisis en el funcionamiento de la entidad o para prevención de riesgos en sus actividades, en sus funcionarios o en sus bienes.


MD-GCC-02-V7


Cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales, o de ejecución de trabajos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas o para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas.

Cuando se trate de la celebración de contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión de la FDN, que se deben celebrar cuando se trate de fines específicos o no hubiere personal de planta para prestar el servicio a contratar.

Tampoco se requerirá pluralidad de ofertas para compras menores a 40 SMLMV excluido IVA adquiridas directamente en establecimientos que correspondan a la definición de “gran almacén” señalada por la Superintendencia de Industria y Comercio entendiéndose que dichas adquisiciones se realizan a precios de mercado. Las compras entre 10 y 40 SMLMV excluido IVA con cargo al presupuesto de la FDN requieren visto bueno de uno de los miembros del Comité de Compras Básicas de la FDN, diferente al supervisor de la compra, para lo cual el Gerente de Operaciones, Tecnología y Administrativa enviará un correo electrónico al Grupo denominado “Compras Básicas” presentando la solicitud de compra debidamente justificada, la cual debió ser debidamente sustentada por el solicitante de la compra. La fecha de esta aprobación por uno de los miembros de este Comité deberá ser incluida en el Pedido resultante correspondiente, Comité que estará conformado por:

Vicepresidente Financiero

Vicepresidente de Estrategia y Desarrollo

Vicepresidente Jurídico

Gerente de Operaciones, Tecnología y Administrativa

Compras de Tecnología de más de 100 SMLMV excluido IVA deben ser aprobados por el Comité de Operaciones, Tecnología y GEL (Gobierno En Línea). Ante la ausencia de un Vicepresidente, el Presidente podrá delegar la función de ordenador del gasto autorizado a otro Vicepresidente o a un Gerente de la misma Vicepresidencia.

7.2 COMPETENCIAS.

a. Para la suscripción de las Órdenes de Servicio o de Compra de hasta 40 SMLMV excluido IVA, los ordenadores del gasto autorizados son, en su orden:

o Vicepresidente del área gestora o Gerente de Operaciones, Tecnología y Administrativo. o Representante Legal. o Presidente.

b. Para la suscripción de contratos de más de 40 hasta 250 SMLMV excluido IVA, los ordenadores del

gasto autorizados son, en su orden: o Vicepresidente del área gestora. o Representante Legal. o Presidente.

c. Para la suscripción de contratos de más de 250 hasta 1000 SMLMV excluido IVA, los ordenadores

del gasto autorizados son, en su orden: o Representante Legal. o Presidente.

d. Para la suscripción de contratos de más de 1000 hasta 2500 SMLMV excluido IVA, los ordenadores

del gasto autorizados son, en su orden y previa aprobación por parte del Comité de Compras:


MD-GCC-02-V7


o Presidente. o Representante Legal.

e. Para la suscripción de contratos de más de 2500 SMLMV excluido IVA, los ordenadores del gasto

autorizados son, en su orden y previa aprobación por parte de la Junta Directiva: o Presidente. o Representante Legal.

Será responsabilidad del Vicepresidente, Gerente, Director del área que identifica y justifica la adquisición, realizar los trámites establecidos en el presente manual para seleccionar al oferente, o individualizar a aquellos a quienes se les formulará invitación, dependiendo de la Modalidad de Selección correspondiente, la pertinencia e idoneidad del bien, obra o servicio, según sea el caso y solicitar la elaboración del pedido de bienes y servicios o contrato, velando en todo momento por el impulso oficioso y cumplimiento de las normas y pautas dispuestas en el presente Manual de Compras y Administración de Bienes.

8 COMITÉ DE COMPRAS

8.1 OBJETO El Comité de Compras tiene como objetivo aprobar la adquisición de bienes o servicios cuyo valor supere los mil (1000) salarios mínimos mensuales vigentes y hasta dos mil quinientos (2500) salarios mínimos mensuales vigentes excluido IVA, evaluando y recomendando al ordenador del gasto la contratación de la oferta que cumpla con lo establecido en los términos de referencia y que sea la oferta más favorable y conveniente para la entidad. Integrantes: El Comité de Compras está integrado por: – Presidente o quien este delegue – Abogado de la Vicepresidencia Jurídica quien actúa como secretario – Gerente de Operaciones, Tecnología y Administrativo o quien sea delegado.

Invitados al Comité: El Director de Auditoría Interna, o su delegado, será invitado permanente con voz pero sin voto. Igualmente, los miembros del Comité podrán invitar a sus sesiones a trabajadores y/o contratistas de la FDN que por su competencia, conocimiento y según el caso bajo estudio sean requeridos para la ilustración de determinados temas. Asistirá como invitado el Vicepresidente y/o Gerente del área gestora, en la adquisición del bien o servicio en tanto su presencia sea necesaria. Dichos invitados asistirán con voz, pero sin voto Sesiones y decisiones: Para deliberar y tomar decisiones será necesario contar con un quórum mínimo de dos (2) miembros y voto mínimo de dos (2) miembros del mismo incluyendo el Presidente o a quién este delegue. El Comité se reunirá cuando se requiera. Podrá reunirse con la presencia de los participantes, o por conferencia telefónica, conexiones remotas o cualquier otro medio de comunicación.


MD-GCC-02-V7


Las adquisiciones de bienes y servicios que hayan sido aprobadas por la Junta Directiva, no requerirán de aprobación del Comité de Compras. Secretaría: La Secretaría del Comité será ejercida por la Vicepresidencia Jurídica a través de sus abogados, la cual tendrá las siguientes funciones:

Citar a los miembros del Comité a las sesiones a que haya lugar. Elaborar el orden del día de cada sesión y remitir a los miembros e invitados la documentación

requerida en cada sesión. Elaborar las actas de cada sesión, llevar en debida forma el archivo y custodia de las mismas y remitir

copia de las actas al expediente del proceso de selección respectivo.

9 PROVEEDORES

9.1 QUIENES PUEDEN SER PROVEEDORES Podrán participar en los procesos de selección y constituirse en proveedores de la FDN las personas que no se encuentren dentro de las causales de inhabilidad, incompatibilidad y prohibiciones señaladas por la Constitución y la Ley para la contratación estatal. La FDN cuenta con un listado de sus proveedores, al cual podrán integrarse las personas naturales o jurídicas que se vinculen como proveedores de la entidad. No podrá ser proveedor de la FDN en ningún tipo de contrato y orden de compra o de servicio, la persona natural o jurídica que haya incumplido anteriormente con las compras o servicios solicitados o que los servicios post venta no hubiesen sido los requeridos por la Entidad.

9.2 REGISTRO Y DOCUMENTACIÓN DE PROVEEDORES La FDN cuenta con el formato de Vinculación de Persona Natural - FR-22-07 o Jurídica –FR-22-08, según el caso, donde se registran los datos del proveedor y el cual enuncia toda la documentación que debe ser remitida por el proveedor para su vinculación con la FDN. Este formato debe reposar en la carpeta del proveedor con sus respectivos documentos. Todos los proveedores serán objeto de consulta de las listas vinculantes al momento de presentar el formato de Vinculación de Persona Natural-FR-22-07 o Jurídica –FR-22-08, de acuerdo con el Manual de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo realizada por la Dirección de Riesgos. Cuando después de un año de la suscripción del formato de Vinculación de Persona Natural –FR-22-07 o Jurídica –FR-22-08, por parte del Proveedor, se requiera suscribir un otrosí o un nuevo contrato con el mismo proveedor se actualizará la información, utilizando el mismo formato de vinculación y consecuentemente será objeto de una nueva consulta de las listas vinculantes, de acuerdo con el Manual de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo realizado por la Dirección de Riesgos. La FDN no suscribirá ningún contrato con proveedores, persona natural o jurídica, que se encuentren reportados como Responsables Fiscales a la fecha de presentar el formato de Vinculación de Persona Natural –FR-22-07 o Jurídica –FR-22-08, de acuerdo con el Manual de Administración de Riesgos de Lavado de Activos que debe consultar el último listado emitido por la Contraloría General de la República. Para el caso de las Personas Jurídicas, dicha inhabilidad aplica en relación con alguno de sus accionistas o representante


MD-GCC-02-V7


legal. Por consiguiente, al hacer la consulta de listas vinculantes de acuerdo con el Manual de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, la Dirección de Riesgos deberá asegurarse que no exista dicha inhabilidad. Lo anterior sin perjuicio de la responsabilidad que tiene cada funcionario de notificar a la Dirección de Riesgos la información que le pueda llegar en cualquier momento referente a la inclusión del proveedor, de su representante legal o de alguno de sus accionistas en la lista de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República o cualquier otra lista relacionada en el Manual de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo.

9.3 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES La FDN tiene establecido el formato FR-33-07 FORMATO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES, el cual debe ser diligenciado por el funcionario encargado de la supervisión de la calidad y cumplimiento de los requisitos de la compra del bien o servicio a la entrega o a la finalización del contrato o la prestación del servicio. En el caso de contrataciones derivadas de negocios para terceros el informe del Supervisor que autorice el pago reemplazará el formato antes indicado, pero en el mismo se incluirán, como mínimo los mismos datos del citado Formato. El formulario contiene aspectos como calidad, tiempo de respuesta, precio, garantía, respaldo y cualquier otro aspecto que el funcionario que evalúa al proveedor considere importante. Así mismo contiene un espacio para que el funcionario registre sus recomendaciones.

10 ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Para aquellas adquisiciones superiores a quinientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (500 SMLMV), se deberá elaborar un estudio mediante el cual se deje evidencia del análisis de la conveniencia y la oportunidad de realizar la adquisición. Con base en dicho estudio el Presidente de la FDN evaluará y decidirá sobre la conveniencia de la adquisición.

11 PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE LOS BIENES O SERVICIOS Para llevar a cabo el proceso de selección de proveedor, el Supervisor tendrá en cuenta aspectos relativos al tipo de bien o servicio que se va a contratar, sus características, precios, cantidad y cuantía, tipo de proveedor o contratista que puede suministrarlo y realizará las respectivas cotizaciones de acuerdo con el monto del bien o servicio a adquirir.

11.1 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Una vez se decida la adquisición de un bien o servicio con cargo al presupuesto de la FDN, el Supervisor solicitará al Analista Senior de Compras el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) que se deberá adjuntar al Contrato, orden de compra o de servicio correspondiente. Para el caso de aquellas adquisiciones de negocios de terceros que no van con cargo al presupuesto de la FDN, en lugar del CDP se deberá utilizar el Certificado de Disponibilidad de Recursos (CDR). Todos los Contratos, órdenes de compra o de servicio, antes de iniciar su proceso de contratación, deberán contar con el respectivo CDP o CDR. Ninguna compra u orden de servicio podrá ser contratada sin el cumplimiento de este requisito.


MD-GCC-02-V7


Adicionalmente, la FDN no suscribirá ningún tipo de contrato, orden de compra o de servicio con persona natural o jurídica que haya incumplido anteriormente alguna compra o servicio o que los servicios post venta no sean los requeridos por la Entidad. En el caso de pagos para los que no se registre el contrato o la orden de compra o de servicio, tales como servicios públicos o la administración del edificio, se deberá expedir el correspondiente RPC (Reserva Presupuestal de Comprometido). En el caso de los contratos y órdenes de compra o de servicios no se requiere porque el registro correspondiente hace las veces de RPC. Cuando se presenten solicitudes de compras o adquisiciones de bienes y servicios con cargo a los recursos de la FDN y no se cuente con disponibilidad presupuestal el Director de Planeación Financiera podrá realizar un traslado presupuestal, el cual deberá ser aprobado por la Vicepresidencia Financiera o la Presidencia cuando el traslado sea dentro del mismo rubro o aprobado por la Junta Directiva cuando el traslado sea de un rubro a otro. Cuando no se pueda realizar el traslado presupuestal de un rubro u otro, se deberá solicitar una adición a la Junta Directiva. No se podrán fraccionar contratos con el objetivo de que ninguno de los contratos resultantes de dividir un mismo objeto supere el monto de las atribuciones para su aprobación o para distribuir entre diferentes rubros presupuestales.

11.2 REQUERIMIENTOS PARA EL PROVEEDOR Siendo el poseedor del conocimiento técnico o especializado, el área interesada en la contratación deberá elaborar los requerimientos para lo cual deberá elaborar un informe mediante el cual se registre el punto de vista técnico sobre la adquisición. El área interesada en la contratación dará a conocer a los proveedores las condiciones de su requerimiento las cuales deberán contener la siguiente información cuando aplique:

Tipo de bien o servicio que se desea adquirir y cantidad del mismo. Características técnicas y calidad exigidas. Garantías requeridas y servicio de postventa. Tiempo de entrega. Descuentos. Certificaciones de calidad y certificaciones ambientales del producto a adquirir. Requisitos Ambientales, sociales y de seguridad y salud.

El Supervisor deberá mantener al Área de Compras enterada en todo momento de cualquier proceso en curso, así como de la etapa en que se encuentre.

11.3 COTIZACIONES Y OFERTAS La cotización u oferta es el documento que presentan los proveedores a la entidad en el que especifican el tipo de bienes o servicios requeridos, cantidad, disponibilidad de los mismos, precios, calidad, garantía, modalidad de pago, tiempo de entrega y certificaciones de calidad y ambientales. En caso de tratarse de prestación de servicios en tecnología de información (software o hardware) las cotizaciones enviadas por el proveedor deberán tener en cuenta y dejar evidencia como mínimo de los siguientes aspectos:

Acuerdos de niveles de servicio y operación ofrecidos por el proveedor.

Acuerdos de confidencialidad sobre la información manejada y sobre las actividades desarrolladas.


MD-GCC-02-V7


Propiedad de la información.

Restricciones sobre el software empleado.

Normas de seguridad informática y física a ser aplicadas.

Procedimientos a seguir cuando se encuentre evidencia de alteración o manipulación de equipos o información.

Procedimientos y controles para la entrega de la información manejada y la destrucción de la misma por parte del tercero una vez finalizado el servicio (cuando aplique).

Certificación por parte del tercero contratado de que dispone de un plan de contingencia y continuidad debidamente documentados (cuando aplique).

11.4 CRITERIOS PARA LA ADJUDICACIÓN

Los términos de referencia o pliegos de condiciones fijarán los requisitos mínimos que deben cumplir el proponente y su oferta o propuesta, entre los cuales podrá tener en cuenta las condiciones jurídicas, de experiencia, técnicas y/o financieras. La selección de las cotizaciones o propuestas las hará la FDN teniendo en cuenta las mejores condiciones en cuanto a calidad, precio, experiencia, capacidad administrativa, operacional y financiera del oferente, los cuales serán objeto de verificación de cumplimiento. La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia resulte ser la más ventajosa para la entidad. Tratándose de concursos de mérito, tal ponderación dará prelación a los aspectos técnicos y de experiencia Cuando se use la modalidad por precalificación, los criterios para la elaboración de la respectiva lista corta se consignarán en las respectivas invitaciones a expresar interés y se fundamentarán en la evaluación de las condiciones de idoneidad del interesado para acometer la tarea respectiva. En el evento en el cual el número de interesados que acrediten las condiciones para ser precalificado exceda el máximo establecido para el efecto en la respectiva invitación, se procederá como se disponga en la misma. En los casos en que se requiera concepto técnico o especializado sobre los bienes o servicios a adquirir (cualquiera que sea el monto de la adquisición), se requerirá que el supervisor del contrato realice una evaluación de las ofertas presentadas por los proveedores y elaborar un informe mediante el cual se pueda conocer desde el punto de vista técnico la mejor opción para la adquisición (teniendo en cuenta no solo los aspectos técnicos sino también la experiencia relevante del oferente en el campo de que se trate). Esto aplica, por ejemplo, para la adquisición de servicios de tecnología, hardware y software, y para la contratación de servicios Cuando en el mercado sólo exista un proveedor del bien o servicio a adquirir, o se trate de un bien o servicio con características específicas como suscripciones, software especializado, pasajes, entre otros o cuando el bien sea de extrema urgencia para evitar la parálisis en el funcionamiento de la entidad o para prevención de riesgos en sus actividades, en sus funcionarios o en sus bienes, se podrá considerar solamente la cotización presentada por éste. Para la contratación que tenga como objeto la adquisición o suministro de bienes con características uniformes, la FDN tendrá en cuenta como únicos factores de evaluación aquellos relacionados con el tiempo de entrega, el precio, la forma de pago y la garantía de calidad de los bienes ofrecidos. Cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales, o de ejecución de trabajos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas o para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas, la FDN podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que demuestre la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas.


MD-GCC-02-V7


Igual regla opera para la celebración de contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión de la FDN, que se deben celebrar cuando se trate de fines específicos o no hubiere personal de planta para prestar el servicio a contratar. El contrato que se suscriba, deberá contener como mínimo la expresa constancia de la circunstancia anterior, las condiciones de cumplimiento del contrato incluyendo el detalle de los resultados esperados y la transferencia de tecnología a la entidad contratante en caso de ser procedente. La FDN tendrá en cuenta los valores de fletes, seguros y demás gastos en que deba incurrir el proveedor para la entrega de los bienes o servicios, así como los riesgos, incluido el riesgo cambiario, condiciones de pago, volúmenes y en general, todos aquellos factores que afecten el precio del bien o del servicio.

11.5 ELABORACIÓN DEL PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS La orden de compra o de servicios con cargo a recursos propios o de terceros se elaborará en el área de Compras, previa solicitud, con memorando del área Gestora utilizando el formato existente para tal efecto. Para el caso de adquisiciones de bienes, se relacionarán las especificaciones de éstos, la cantidad y el valor de los mismos, la garantía, plazo de entrega y forma de pago. Tratándose de servicios, se registrará el lugar de prestación del servicio, la fecha de iniciación y de terminación, la descripción, el valor, la garantía y forma de pago. Todos los pedidos de bienes y servicios deberán incluir un supervisor o responsable del mismo.

12 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MEDIANTE CONTRATO

12.1 CELEBRACIÓN La adquisición de un bien o servicio se realizará mediante la celebración de un contrato escrito cuando el valor de la adquisición sea igual o superior a cuarenta (40 SMLMV) o cuando, aunque sea inferior a este monto, el Supervisor lo considere necesario en consideración a las características y condiciones de la adquisición y la Vicepresidencia Jurídica esté de acuerdo. Los contratos deben dejar evidencia de los siguientes aspectos:

Objeto del contrato y alcance de ser el caso Disponibilidad presupuestal Duración y plazo Valor Condiciones socio ambientales de seguridad y salud ocupacional. Forma de pago Supervisión Garantías

Para los contratos donde el contratista tenga acceso a información de la FDN, y en particular los de tercerización, se debe tener en cuenta lo establecido por las circulares externas 52 de 2007 y 42 del 2012 de la Superintendencia Financiera de Colombia relativas a la seguridad de la información y en particular el numeral 3.1. Los contratos serán elaborados por un abogado de la Vicepresidencia Jurídica y firmados por un Representante legal.


MD-GCC-02-V7


Para los contratos de prestación de servicios en tecnologías de la información (software o hardware) y de compra de equipos (hardware) o programas (software) se deberá tener en cuenta en el texto del contrato los aspectos que sobre el particular trata el numeral 11.3.

12.2 DOCUMENTACIÓN Los contratos de adquisición de bienes y servicios deben contener como mínimo los siguientes documentos:

Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Certificado de existencia y representación legal de la empresa. Ofertas presentadas. Oferta seleccionada. Estudio de conveniencia y oportunidad, si es mayor de 1000 SMLMV. Acta del Comité de Compras, si es mayor de 1000 SMLMV o autorización de la Junta Directiva

cuando sea mayor a 2500 SMLMV Verificación de conocimiento del cliente a listas vinculantes. Documentos que a juicio del Oficial de cumplimiento se requieran como parte del conocimiento del

cliente. Evaluación del proveedor, si éste ha prestado con anterioridad servicios a la FDN

(FR-33-07 Formato de Evaluación de Proveedores). También se deberá hacer mención del supervisor del contrato quién deberá ser un empleado de planta. El Vicepresidente del área gestora debe comunicar a través de un memorando la asignación del supervisor de contrato. (Ver Manual de Supervisión de Contratos)

12.3 LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS Con el fin de declararse a paz y salvo, los contratos que celebre la FDN serán objeto de liquidación de común acuerdo por las partes contratantes. Para el caso de los contratos de prestación de servicios suscritos con personas naturales, no será necesario elaborar acta de liquidación.

13 LICITACIONES Cuando el monto de la adquisición sea superior a 2500 SMLMV la adquisición debe contar con la aprobación de la Junta Directiva. Junto con la aprobación, la Junta Directiva autorizará adelantar el proceso de selección correspondiente bien sea de Licitación o Concurso de Méritos cuando se trate de consultoría, observando los principios de la función administrativa (Art. 209 C.N.), de la gestión fiscal (Art. 267 C.N.), observando los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. Cuando se trate de concursos de méritos, la FDN podrá adelantar procesos abiertos o con precalificación. La formulación de invitaciones es una actividad preparatoria dirigida a la precalificación de interesados y no supondrá el inicio del concurso de méritos de que se trate, por lo que no requerirá autorización de la Junta Directiva.

13.1 CONTENIDO MÍNIMO DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA O PLIEGOS DE CONDICIONES Los términos de referencia o pliegos de condiciones que sirven de base para el desarrollo de los procesos de licitación, deberán incluir como mínimo la siguiente información:

Objeto del contrato Características técnicas de los bienes, obras o servicios requeridos


MD-GCC-02-V7


Certificado de Disponibilidad Presupuestal o certificado de disponibilidad de recursos según el caso. Requisitos sociales, ambientales y de seguridad y salud ocupacional Factores de escogencia de la oferta y la ponderación matemática precisa, concreta y detallada de los

mismos Criterios de desempate Requisitos o documentos necesarios para la comparación de las ofertas, referidos a la futura

contratación Fecha y hora límite de presentación de las ofertas Término para la evaluación de las ofertas y adjudicación del contrato Plazo y forma de pago del contrato Se definirán los mecanismos de comunicación interactiva con los participantes, indicando el carácter

de oficial de los mensajes de datos para el respectivo proceso y señalando la aplicación de la Ley 527 de 1999.

Las invitaciones a conformar lista de precalificados en los concursos de consultores, deberán incluir como

mínimo:

Objeto de la precalificación

Número máximo de interesados que pueden conformar la lista de precalificados. En la medida en que

sólo un interesado se presente, o habiéndose presentado varios interesados sólo uno satisfaga los

criterios de la precalificación, la lista podrá constar de un solo integrante.

Requisitos mínimos para participar y ser habilitado

Factores de escogencia de los precalificados, pudiendo en igualdad de condiciones incluir el sorteo,

para lo cual se convocará a los interesados

Documentación requerida para acreditar las condiciones de participación

Fecha, lugar y hora límite para entregar la manifestación de interés

Términos del proceso de precalificación

Se definirán los mecanismos de comunicación interactiva con los interesados bajo los postulados de

la Ley 527 de 1999 y la Ley 1437 de 2011.

No se requerirá indicar las condiciones negociables detalladas del proceso a adelantar con los precalificados (plazo, presupuesto, forma de pago, etc.) cuando a juicio de la FDN ello no resulte ser indispensable para adelantar la precalificación. La lista de precalificados tendrá la vigencia que se haya indicado en la invitación a manifestar interés, pero su conformación no obliga a la entidad a abrir el proceso de concurso de méritos de que se trate. Con todo, en el evento de hacerlo dentro del plazo de vigencia, los precalificados tendrán derecho a presentar oferta en los términos y bajo las condiciones que la entidad les comunique al invitarlos a ofertar.

14 SUPERVISIÓN DE LAS ADQUISICIONES Toda adquisición de un bien o servicio debe contar con un supervisor. Cuando la adquisición se realice a través de un contrato, orden de compra o de servicio se dejará evidencia de dicha supervisión. El funcionario encargado de la supervisión debe verificar el cumplimiento del objeto y de cada una de las cláusulas del contrato. Para impartir la aprobación de los pagos correspondientes, el Supervisor debe firmar cada una de las cuentas de cobro o facturas que presente el proveedor o contratista como evidencia de que el bien o servicio se recibió o prestó a satisfacción. Cuando el desembolso corresponda al último pago, el Supervisor, además debe diligenciar y firmar el Formato de Evaluación de Proveedores FR-33-07 y adjuntarlo. En todos los casos, el Supervisor tendrá las facultades y deberes que se encuentran consignados en el manual de supervisión de contratos.

15 ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES


MD-GCC-02-V7


15.1 RECIBO DE LOS BIENES Mediante el proceso de recepción, el funcionario encargado de las funciones del almacén constatará que los bienes o servicios suministrados cumplan con los requisitos exigidos. La recepción de los bienes se encuentra a cargo del área de Cuentas y Servicios y del supervisor y en ella se constatará que los bienes y servicios entregados correspondan a las especificaciones, cantidades y demás características establecidas en el pedido y con lo descrito en la remisión o factura del proveedor, dejando evidencia escrita de esta verificación. Una vez recibido el bien se realiza su registro en el aplicativo ERP de SAP.

15.2 ADMINISTRACIÓN DE BIENES El área de Cuentas y Servicios es responsable de la administración de los bienes y servicios y la supervisión del uso adecuado y racional así como del mantenimiento que requieran los bienes. , así mismo la administración de los equipos de tecnología será llevada por el área de tecnología de la FDN (servidores, equipos de comunicación, equipos de escritorio y portátiles o cualquier otro equipo tecnológico que se utilice en la Entidad). Como pautas generales se tendrán en cuenta las siguientes: Todo funcionario debe recibir y entregar por inventario los bienes que se les confíen para el desempeño de sus funciones. La entrega y devolución se perfeccionará mediante la entrega material de los mismos y el diligenciamiento del formato FR-32-06 ACTA DE ENTREGA Y RECIBO DE CARGOS respectivo, de que trata el manual de recursos humanos (MA-32-01 MANUAL DE RECURSOS HUMANOS). El área de Cuentas y Servicios deberá llevar un registro clasificado, codificado, permanente y actualizado con el fin de obtener información precisa sobre la disponibilidad y asignación de cada uno de los bienes de propiedad de la entidad tales como inmuebles, vehículos, equipos y muebles y enseres, los cuales deben ser registrados en el aplicativo correspondiente.

15.3 CONTEOS FÍSICOS El área de Cuentas y Servicios con el concurso de la Auditoría Interna realizará un conteo físico de sus bienes a más tardar el 10 de enero de cada año, o en todo caso antes de la fecha límite para la remisión de los Estados Financieros y demás información complementaria a la Superintendencia Financiera de Colombia. En este conteo se verificará la existencia física de cada bien frente a los registros del aplicativo, produciéndose las actas correspondientes las cuales indicarán el estado en que se encuentra cada uno de los bienes En caso de diferencias se realizarán las observaciones y justificaciones necesarias y se informará al área de contabilidad para que proceda a realizar los registros necesarios.

15.4 RESPONSABILIDAD SOBRE LOS BIENES Cada funcionario será responsable de los bienes o elementos que le hayan sido asignados para el desempeño de sus funciones así como del uso racional de los mismos. En caso de pérdida de los bienes, el área de Cuentas y Servicios, quien es el área encargada de la Seguridad de los bienes de la Entidad, con el apoyo de la Auditoría Interna , realizará las investigaciones y determinará si el bien debe ser restituido por el empleado.


MD-GCC-02-V7


15.5 ELEMENTOS DE CONSUMO Los bienes de consumo tales como útiles, papelería y elementos de aseo y cafetería, serán depositados en un lugar seguro y debidamente controlados en su recepción y entrega por el área de Cuentas y Servicios.

15.6 REPARACIÓN DE BIENES

El área de Cuantas y Servicios o el área de Tecnología, según el caso, deberán controlar adecuadamente la salida de bienes para reparación llevando los registros que sean necesarios en los pedidos de servicios. La salida de bienes por reparación no generará registros contables.

15.7 BAJA DE BIENES Se presenta cuando se retiran de los inventarios y estados financieros de la entidad materiales o elementos por daño, obsolescencia, venta o hurto.

15.7.1 Por hurto o pérdida En este evento la persona responsable del bien debe informar inmediatamente al área de Cuentas y Servicios sobre las circunstancias en que ocurrió el hecho. En caso de que no informe sobre la pérdida, será responsable de la reposición del bien a la empresa. El área de Cuentas y Servicios, con el apoyo de Auditoría Interna, realizará la correspondiente investigación. Verificada la sustracción o pérdida, quien tenga a su cargo los bienes o elementos procederá a presentar la denuncia ante las autoridades competentes siempre que el valor del mismo sea igual o superior a un salario mínimo legal mensual vigente. El área de Cuentas y Servicios procederá a dar de baja los elementos correspondientes, anexando los antecedentes del caso y si es procedente realizará la reclamación a la empresa aseguradora.

15.7.2 Por daño, obsolescencia o desuso Son aquellos bienes que por deterioro, obsolescencia o desuso deben darse de baja. Tratándose de equipos (sistemas, comunicaciones, etc.) le corresponderá al área de Tecnología conceptuar sobre su obsolescencia y en todo caso decidirá el área de Cuentas y Servicios. Toda baja de elementos debe ser autorizada por la Gerencia de Operaciones, Tecnología y Administrativa.

15.7.3 Por venta La FDN podrá dar en venta los bienes de su propiedad que no requiera para su servicio buscando para el efecto los mejores precios de mercado. Cuando el valor de los elementos objeto de la venta supere doscientos cincuenta (250) salarios mínimos mensuales legales vigentes, la correspondiente oferta se publicará en un medio de comunicación de amplia circulación en el lugar donde se efectúe la venta.

15.7.1 Por donación

De conformidad con la Ley 80 de 1993 y el Artículo 108 del Decreto 1510 de 2013, la FDN podrá dar bienes a título de Donación los cuáles serán ofrecidos a todas las entidades públicas de cualquier orden a título gratuito.


MD-GCC-02-V7


16 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO

El supervisor o responsable deberá solicitar el pago de facturas y cuentas de cobro por la adquisición de bienes o servicios, propios o derivados, al Área de Cuentas y Servicios utilizando el formato de “Memorando de Solicitud de Pago – P2” definido para el efecto y teniendo en cuenta las fechas establecidas por Contabilidad para la recepción de facturas. Dicho memorando deberá ir acompañado por todos los documentos requeridos para el pago incluyendo:

Factura o cuenta de cobro del proveedor debidamente firmada y aceptada por el interventor o supervisor.

Verificación que el pedido de bienes o servicios ó contrato se encuentre debidamente firmado por las partes.

Formulario de evaluación del proveedor firmado por el supervisor en el caso en que sea el único o último pago y que ocurra luego de recibido el bien o prestado el servicio.

Comprobantes de pago o certificados de cumplimiento de pagos parafiscales. EI Supervisor verificará que el contratista cumpla con sus obligaciones frente al sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales (Cajas de compensación familiar, SENA e ICBF), verificación que podrá realizar solicitando certificación del Revisor Fiscal, del Representante Legal del contratista o mediante la obtención de los recibos de pago correspondientes.

Informes de gestión del contratista en caso que el contrato o la orden de compra así lo requiera. Para las compras de negocios de terceros que hayan sido aprobadas por el comité del negocio, se

deberá adjuntar copia del extracto del acta correspondiente. Para efectos de establecer los parámetros y mecanismos de control por cuantías a través de los cuales la FDN debe tramitar y controlar los pagos de bienes y servicios, se aplicarán los siguientes niveles y competencias en términos de salarios mínimos mensuales legales vigentes:

MONTO PAGADOR AUTORIZADO

Hasta 250 SMLMV excluido IVA Gerente o Vicepresidente del Área Gestora

Más de 250 SMLMV excluido IVA Vicepresidente del Área Gestora o Presidente

El Área de Cuentas y Servicios podrá devolver el memorando al Supervisor en caso que encuentre que no cumple con los requisitos mínimos establecidos. En caso de conformidad, procederá a expedir la orden de pago correspondiente.

16.1 EXPEDICIÓN DE LA ORDEN DE PAGO La orden de Pago expedida por el área de Cuentas y Servicios y con destino al Área de Operaciones, debe ir acompañada con el Memorando de solicitud de pago y sus anexos. El Área de BackOffice de Operaciones será la encargada de efectuar los pagos verificando la disponibilidad de recursos.

17 PUBLICACIÓN EN LA WEB La FDN publicará en su página web el Plan de Compras Anual y el listado de los contratos celebrados, listado que será actualizado cada mes. Si la adquisición fue ordenada por Junta Directiva a través de proceso licitatorio, la FDN realizará la publicación en su página web de los términos de referencia indicando los principios y requisitos de la adquisición, de conformidad con las disposiciones sobre el particular contenidas en la legislación mercantil. Las publicaciones en la página web se mantendrán durante dos años.


MD-GCC-02-V7


La ciudadanía podrá formular sus observaciones a través de los mecanismos habilitados en la página web.

17.1 PUBLICACIONES EN LA WEB DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN Para los procesos de solicitud pública de ofertas se realizarán las siguientes publicaciones:

Un proyecto de Términos de Referencia El aviso de apertura al proceso de selección Los términos de referencia definitivos y sus adendas El informe de evaluación de las ofertas Las observaciones al informe de evaluación El acta de apertura de sobres La designación del oferente seleccionado

El área interesada será responsable de elaborar todos los documentos y de entregarlos al área de tecnología con tiempo suficiente para su publicación según los acuerdos de servicios. Vencidos los plazos de permanencia en la página web, el área de tecnología deberá conformar un archivo de los mismos y conservar dichos documentos electrónicos. De igual manera, toda la información contenida en los documentos electrónicos que se produzcan durante un proceso de contratación realizado con el apoyo de herramientas tecnológicas, hará parte del archivo electrónico de la FDN y constituirá uno de los elementos del expediente del proceso de contratación. El área de Tecnología deberá adoptar las medidas necesarias para la salvaguarda de la información. Los contratos que la FDN celebre con recursos públicos, se deberán publicar los documentos enunciados en el artículo 3, Definiciones del decreto 1510 de 2013 como documentos del proceso obligatorios en publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP). Adicionalmente los procesos de contratación pública con su documentación correspondiente se deberán publicar en la página web de la FDN y un consolidado de todos los contratos que se hayan celebrado hasta la fecha con su estado final.

18 CONVOCATORIA DE VEEDURÍAS CIUDADANAS

La FDN en cumplimiento de órdenes impartidas por la Presidencia de la República a través de la Directiva Presidencial número 12 de 2002, permitirá el acceso a las veedurías ciudadanas para realizar control social a cualquier proceso de selección de contratistas, para lo cual se les debe suministrar toda la información y documentación pertinente, utilizando las tecnologías de información. Las veedurías ciudadanas, establecidas de conformidad con la ley, podrán desarrollar su actividad durante la etapa precontractual, contractual y pos-contractual de los procesos de contratación, haciendo recomendaciones escritas y oportunas ante las entidades que administran y ejecutan el contrato y ante los organismos de control del Estado, para buscar la eficiencia institucional y la probidad en la actuación de los funcionarios de la entidad. Así mismo, podrán intervenir en todas las audiencias que se realicen durante el proceso.

Elaboró: Gabriel Alfredo Salazar M. - Cargo: Analista Senior de Compras

Revisó: Claudia Ceccotti de Carmo - Directora de Procesos

Aprobó: Roberto Sanz de Santamaría - Gerente de Operaciones, Tecnología y Administrativa

Documents

PROCESO: GESTIÓN DE COMPRAS Y … · DESARROLLO NACIONAL - FDN adelanta el proceso de adquisición de los bienes y servicios que requiere para su operación y la correspondiente