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Procedimiento para la adquisición de bienes con recurso ordinario y extraordinario

C o n t e n i d o

1. Propósito

2. Alcance

3. Responsabilidad y autoridad

4. Normatividad aplicable

5. Políticas

6. Diagrama y desarrollo del procedimiento

7. Glosario

8. Anexos

9. Revisión histórica

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1. Propósito

Establecer los criterios a seguir para gestionar la adquisición de bienes para proyectos de investigación a través de recursos ordinarios y extraordinarios con los que cuenta la Universidad Autónoma del Estado de México. 2. Alcance

Este procedimiento debe ser aplicado por la Secretaría de Investigación y Estudios Avanzados, la Dirección de Gestión de la Investigación y Estudios Avanzados (DGIEA), el Departamento de Administración de Proyectos con Financiamiento UAEM y el Departamento de Administración de Proyectos con Financiamiento Externo; y observado por los investigadores y el responsable del Área Administrativa de cada Espacio Académico. 3. Responsabilidad y autoridad

Responsable Responsabilidad Autoridad

Titular de la Secretaría de Investigación y

Estudios Avanzados

Revisar las requisiciones del Programa de Desarrollo Profesional Docente (PRODEP).

Dar visto bueno a las requisiciones del PRODEP.

Titular de la Dirección de Gestión de la

Investigación y Estudios Avanzados (DGIEA)

Recibir el formato de Solicitud de Adquisición de Bienes y cotización.

Recibir requisición de bienes PRODEP y cotización.

Firmar las requisiciones elaboradas en la DGIEA.

Colocar antefirma en las requisiciones del PRODEP.

Titular del Departamento de Administración de

Proyectos con Financiamiento UAEM

Revisar y validar requisiciones, previo a la firma del Titular de la Dirección de Gestión de la Investigación y Estudios Avanzados.

Enviar a la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones las requisiciones de adquisición de software para visto bueno.

Colocar antefirma en las requisiciones elaboradas en la DGIEA.

Titular del Departamento de Administración de

Proyectos con Financiamiento Externo

Revisar y validar requisiciones, previo a la firma del Titular de la Dirección de Gestión de la Investigación y Estudios Avanzados.

Enviar a la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones las requisiciones de adquisición de software para visto bueno.

Revisar las requisiciones del PRODEP.

Colocar antefirma en las requisiciones elaboradas en la DGIEA.

Colocar antefirma en las requisiciones del PRODEP.

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Responsable Responsabilidad Autoridad

Personal operativo

Revisar y cotejar las requisiciones del PRODEP.

Revisar el formato de Solicitud de Adquisiciones de Bienes y cotización.

Cotejar el formato de Solicitud de Adquisición de Bienes contra convenio de proyecto previo a su captura en el SIIA V3.1

Verificar la suficiencia presupuestal del proyecto de investigación.

Verificar la existencia del bien a adquirir en el catálogo del SIIA V3.1.

Solicitar el alta del bien a la Dirección de Recursos Materiales en el catálogo del SIIA V3.1.

Solicitar al Responsable de la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, enviar ticket para validación y aprobación de compra de software.

Asegurar que la información ingresada en el apartado de justificación corresponda a la captura de los campos obligatorios.

Informar al investigador que firme la requisición.

No aplica.

Responsable de la Unidad de Tecnologías

de la Información y Comunicaciones de la

SIEA

Enviar ticket para validación y aprobación de compra de software.

No aplica

Investigador

Entregar formato de Solicitud de Adquisición de Bienes y cotización.

Cotejar y validar la requisición.

Asistir a los actos de licitaciones públicas (Junta Aclaratoria y Apertura de Oferta).

Firmar la requisición.

Responsable del Área Administrativa de cada

Espacio Académico

Entregar requisición PRODEP y cotización.

Notificar a la DGIEA de la recepción del bien solicitado con recurso ordinario y extraordinario.

No aplica.

Titular de la Dirección de Recursos Materiales

Revisar las requisiciones. Coordinar y supervisar que se lleve a cabo el proceso de

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Responsable Responsabilidad Autoridad

Convocar a los investigadores a los actos de licitaciones públicas (Junta Aclaratoria y Apertura de Ofertas).

Adquirir lo solicitado en las requisiciones.

licitación correspondiente para la adquisición de los bienes solicitados.

Titular de la Dirección de Tecnologías de la

Información y Comunicaciones

Revisar las requisiciones para la adquisición del software solicitado por los investigadores.

Dar visto bueno a las requisiciones de software.

4. Normatividad aplicable

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Título Séptimo, Prevenciones Generales, Artículo 134.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, Artículo 26, párrafo sexto.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, Artículos 28, 29 y 30.

Ley de la Universidad Autónoma del Estado de México, Título Primero, de la Universidad, Artículo 2. Fracción IV. Título Quinto, de la Administración y Patrimonios Universitarios. Artículo 35 y Artículo 36 fracciones I y III.

Estatuto Universitario de la Universidad Autónoma del Estado de México, Título Primero de la Universidad, Capítulo II, de las Libertades de Cátedra e Investigación y, el Libre Examen y Discusión de las Ideas. Artículo 8. Título Tercero, de la Academia Universitaria, Capítulo II, de la Investigación Universitaria, Artículo 60 Fracciones V y VI.

5. Políticas

1. Para la adquisición de bienes con presupuesto de proyectos de investigación recurso ordinario

y extraordinario, los investigadores deberán solicitarlo a través del formato de “Solicitud de Adquisición de Bienes”, así como adjuntar la cotización correspondiente en un lapso máximo de 3 días hábiles posteriores a la expedición de la cotización.

2. Los investigadores adscritos a espacios académicos foráneos, deberán ingresar la Solicitud de Adquisición de Bienes a la Dirección de Gestión de la Investigación y Estudios Avanzados en un plazo no mayor a 5 días hábiles posteriores a la expedición de la cotización.

3. Tratándose del Programa de Desarrollo Profesional Docente (PRODEP), el investigador y/o responsable del área administrativa del espacio académico deberá entregar la requisición y la cotización en un período máximo de 5 días posteriores a la fecha de expedición de la cotización.

4. La cotización para la adquisición de bienes deberá contener la información siguiente:

Dirigida a la Universidad Autónoma del Estado de México

Marcar la opción de crédito a 30 días

Vigencia de la cotización de 45 días

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Justificación: Adquisición por concepto de equipo e instrumental médico, con cargo al proyecto 3743/2014CID, “Efecto del grabado con láser Er: YAG en la microdureza, estructura y morfología del esmalte y dentina”, responsable Dra. Rosalía Contreras Bulnes, adscrito al centro de costo Facultad de Odontología, fondo 1306, función 19007, componente COM-NS-02, actividad ACT-NS-200 y cuenta bancaria xxxxxxxxxx93. Vigencia del proyecto: 23/02/2016 Lugar de entrega: Centro de Investigación y Estudios Avanzados en Odontología (CIEAO)

Justificación: Adquisición por concepto de tazón de molino de óxido, con cargo al CA-202 Ingeniería Industrial Avanzada, convenio PRODEP DSA/103.5/14/11318, Proy. 202120421 IDA: 12047, IDR: 31321 del rubro: Herramientas y Accesorios, Investigador responsable Dr. Alfonso Miranda González. Función: 19007, Fondo: 1306, C. Costo: 30501, Componente: COM-NS-02, Actividad: ACT-NS-200. Vigencia del proyecto: 23/02/2016 Lugar de entrega: Facultad de Ingeniería

Características técnicas de los bienes (equipo, mobiliario, reactivos, software, entre otros)

Establecer la Garantía del bien solicitado

Indicar fecha de entrega del proveedor

Lugar de entrega (adscripción del responsable del proyecto)

Moneda Nacional

Firma del representante legal del proveedor en original

5. Cuando se trate de la adquisición de un bien con un proveedor no registrado en el padrón de proveedores de la UAEM, el investigador o el responsable del Área Administrativa deberán agregar a la Solicitud de Adquisición de Bienes las cartas de exclusividad correspondientes.

6. Solo se podrán adquirir bienes si se cuenta con suficiencia presupuestal en el rubro correspondiente y en los tiempos establecidos en el convenio para dicho fin.

7. El criterio para la captura en el SIIA V3 de la justificación de la requisición deberá ser

capturada por el personal operativo de la DGIEA en el SIIA V3.1 de acuerdo con el ejemplo siguiente:

8. Para el ejercicio de recursos PRODEP, el Responsable del Área Administrativa en el Espacio

Académico deberá capturar la justificación de la requisición en el SIIA V3.1 de acuerdo con el ejemplo siguiente:

Cuerpo Académico

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Justificación: Adquisición por concepto de video proyector, con cargo al convenio PRODEP DSA/103.5/15/3057, dentro del rubro: Equipo, siendo responsable el Dr. Alfonso Miranda González. C.C. 10303, Fondo 1306 , Función 19007 Proyecto 305701E. Vigencia del proyecto: 23/02/2016 Lugar de entrega: Facultad de Ingeniería

Justificación: Adquisición por concepto de equipo de cómputo, con cargo al convenio PRODEP DSA/103.5/15/9063, dentro del rubro: Elementos individuales de trabajo básicos para la labor académica, siendo responsable el Dr. Alfonso Miranda González. C.C. FMVZ, Fondo 1320, Función 19007, Proyecto 906322. Vigencia del proyecto: 23/02/2016 Lugar de entrega: Facultad de Ingeniería

Perfil

PTC

9. El investigador contará con un máximo de 2 días hábiles para firmar e ingresar a la DGIEA la

requisición, una vez que le haya sido notificado mediante correo electrónico y vía telefónica por el personal operativo de la Dirección.

10. Tratándose de la adquisición de software, las requisiciones deberán contar con el visto bueno del titular de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

11. El personal operativo de la DGIEA deberá ingresar a la Dirección de Recursos Materiales las requisiciones de acuerdo con los plazos y condiciones siguientes:

10 días hábiles a partir de la recepción de la requisición en la DGIEA, cuando se soliciten bienes con recursos PRODEP.

8 días hábiles a partir de la recepción de la Solicitud de Adquisición de Bienes en la DGIEA, cuando los bienes sean solicitados por espacios académicos foráneos.

6 días hábiles a partir de la recepción Solicitud de Adquisición de Bienes en la DGIEA para el resto de los espacios académicos.

12. En caso de que los investigadores no asistan a las licitaciones públicas (Apertura de Ofertas y Junta Aclaratoria), la Dirección de Recursos Materiales tomará como criterio de adjudicación el precio ofertado de menor costo.

13. El bien solicitado por el investigador será entregado por la Dirección de Recursos Materiales, exclusivamente en el espacio académico indicado en la requisición.

14. Los comentarios y sugerencias referentes a las solicitudes para la adquisición de bienes serán recibidos en la DGIEA a través de las siguientes direcciones de correo electrónico: dgestionsiea@uaemex.mx, gestionexternos@uaemex.mx y gestionuaem@uaemex.mx.

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6. Diagrama y desarrollo del procedimiento (Adquisición de bienes de proyectos de investigación con fondo ordinario y extraordinario “CONACYT, Empresas y Otros Convenios”)

Investigador y/o responsable del Área Administrativa del Espacio Académico

Titular de la Secretaría de Investigación y Estudios Avanzados

Titular de la Dirección de Gestión de la Investigación y Estudios Avanzados

Titulares de los Departamentos de Administración de Proyectos con Financiamiento UAEM y de Administración de Proyectos con Financiamiento Externo

Personal operativo

INICIO

1 Entrega Solicitud de Adquisición de Bienes y

cotización. 2

Recibe y turna Solicitud de Adquisición de Bienes

y cotización. 3

Recibe y turna Solicitud de Adquisición de Bienes y cotización.

4 Recibe y turna Solicitud de Adquisición de Bienes y cotización.

5.1 Revisa requisitos de la cotización.

5.2 Coteja el bien solicitado.

5.3 Verifica suficiencia presupuestal.

5 Recibe Solicitud de Adquisición de Bienes y cotización.

5.5 Captura requisición en SIIA V3.1.

5.6 Informa de la disponibilidad de la requisición.

A

5.4 Solicita envió de ticket a la DTIC.

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Titular de la Dirección de Recursos Materiales

Personal Operativo Investigador

A 6

Se da por enterado, revisa, signa y remite.

7 Recibe requisición.

7.1 Recaba firmas de autorización, en su caso remiten a la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

7.2 Recaba sellos de validación y envía.

8 Recibe requisición validada.

8.1 Convoca a los actos de licitación pública.

8.2 Realiza proceso de licitación pública.

8.3 Realiza compra del bien solicitado y entrega. 9

Recibe bien solicitado.

FIN

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No. Responsable Descripción de la Actividad Documento

1 Investigador y/o responsable del área administrativas del espacio académico.

1. Entrega el formato de Solicitud de Adquisición de Bienes, acompañado de cotización vigente emitida por el proveedor al titular de la Secretaría de Investigación y Estudios Avanzados.

Formato de solicitud de adquisición de bienes. Cotización.

2 Titular de la Secretaría de Investigación y Estudios Avanzados.

2. Recibe y turna formato de Solicitud de Adquisición de Bienes y cotización al titular de la Dirección de Gestión de la Investigación y Estudios Avanzados.

3 Titular de la Dirección de Gestión de la Investigación y Estudios Avanzados.

3. Recibe y turna formato de Solicitud de Adquisición de Bienes y cotización al titular del Departamento de Administración de Proyectos con Financiamiento UAEM y del Departamento de Administración de Proyectos con Financiamiento Externo.

4

Titular del Departamento de Administración de Proyectos con Financiamiento UAEM y del Departamento de Administración de Proyectos con Financiamiento Externo.

4. Recibe y turna al personal operativo formato de Solicitud de Adquisición de Bienes y cotización.

5 Personal operativo.

5. Recibe formato de Solicitud de Adquisición de Bienes y cotización. 5.1 Revisa requisitos de la cotización adjunta. 5.2 Coteja contra convenio el rubro del bien solicitado. 5.3 Verifica la suficiencia presupuestal del proyecto. 5.4 Solicitará al Responsable de la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones enviar ticket a la DTIC, para su validación y aprobación de compra de software. 5.5 Captura la requisición en el módulo de Recursos Materiales del SIIA V3.1. 5.6 Informa al investigador responsable del proyecto vía telefónica o correo electrónico que puede descargar la requisición adjunta, signarla y remitirla o acudir a la DGIEA para el mismo efecto.

Requisición.

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6 Investigador. 6. Se da por enterado, revisa, signa y remite requisición a la DGIEA o acude a la misma.

7 Personal operativo

7. Recibe requisición signada por el investigador. 7.1 Recaba firmas de autorización de los titulares de la DGIEA, del Departamento de Administración de Proyectos con Financiamiento UAEM o del Departamento de Administración de Proyectos con Financiamiento Externo, quienes en su caso, remiten a la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (DTIC). 7.2 Recaba sellos de validación en la requisición del titular de la Dirección de Programación y Control Presupuestal y del Departamento de Bienes Patrimoniales y envía al titular de la Dirección de Recursos Materiales para efecto de la compra.

8 Titular de la Dirección de Recursos Materiales

8. Recibe requisición validada. 8.1 Convoca a través de correo electrónico a los investigadores a los actos de licitación pública (Junta Aclaratoria y Apertura de Ofertas). 8.2 Realiza proceso de licitación para la adquisición del bien solicitado. (fuera de flujo) 8.3 Realiza compra del bien solicitado y entrega al investigador.

Bien solicitado

9 Investigador 9. Recibe bien solicitado.

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Adquisición de bienes con fondo extraordinario (PRODEP)

Responsable del Área Administrativa del Espacio Académico

Titular de la Dirección de Gestión de la Investigación y Estudios Avanzados

Departamento de Administración de Proyectos con Financiamiento Externo

Personal Operativo

Titular de la Secretaría de Investigación y Estudios Avanzados

INICIO

1 Elabora y entrega requisición y cotización. 2

Recibe requisición y cotización y turna. 3

Recibe requisición y cotización y turna.

4 Recibe requisición y cotización.

4.1 Revisa requisitos de la cotización.

4.2 Coteja el bien solicitado.

4.3 Recaba antefirmas.

4.4 Envía requisición.

5 Recibe requisición, revisa, firma y turna.

6 Recibe requisición firmada.

6.1 Recaba sellos de validación.

6.2 Envía requisición.

A

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Titular de la Dirección de Recursos Materiales

Personal Operativo Investigador

A

7 Recibe requisición validada.

7.1 Convoca a los actos de licitación pública.

7.2 Realiza proceso de licitación pública.

7.3 Realiza compra del bien solicitado y entrega.

8 Recibe bien solicitado.

FIN

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No. Responsable Descripción de la Actividad Documento

1 Responsable del Área Administrativa del Espacio Académico.

1. Elabora y entrega requisición, acompañada de cotización vigente emitida por proveedor al titular de la Dirección de Gestión de la Investigación y Estudios Avanzados.

Requisición. Cotización.

2 Titular de la Dirección de Gestión de la Investigación y Estudios Avanzados.

2. Recibe requisición, acompañada de cotización y turna al titular del Departamento de Administración de Proyectos con Financiamiento Externo.

3 Departamento de Administración de Proyectos con Financiamiento Externo.

3. Recibe requisición, acompañada de cotización y turna al personal operativo.

4 Personal Operativo.

4. Recibe requisición, acompañada de cotización. 4.1 Revisa requisitos de la cotización adjunta. 4.2 Coteja el bien solicitado. 4.3 Recaba antefirma de los titulares de la DGIEA y del Departamento de Administración de Proyectos con Financiamiento Externo. 4.4 Envía requisición para visto bueno del titular de la Secretaría de Investigación y Estudios Avanzados.

5 Titular de la Secretaría de Investigación y Estudios Avanzados.

5. Recibe requisición, revisa, otorga el visto bueno mediante su firma y turna al personal operativo.

6 Personal operativo.

6. Recibe requisición firmada. 6.1 Recaba sellos de validación del titular de la Dirección de Programación y Control Presupuestal y del Departamento de Bienes Patrimoniales. 6.2 Envía requisición al titular de la Dirección de Recursos Materiales para efecto de la compra.

7 Titular de la Dirección de Recursos Materiales

7. Recibe requisición validada. 7.1 Convoca a través de correo electrónico a los investigadores a los actos de licitación pública (Junta Aclaratoria y Apertura de Ofertas). 7.2 Realiza proceso de licitación para la adquisición del bien solicitado. (fuera de flujo) 7.3 Realiza compra del bien solicitado y entrega al investigador.

Bien solicitado

8 Investigador 8. Recibe bien solicitado.

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7. Glosario SIEA: Secretaría de Investigación y Estudios Avanzados.

DGIEA: Dirección de Gestión de la Investigación y Estudios Avanzados.

DTIC: Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

PRODEP: Programa de Desarrollo Profesional Docente

PTC: Profesor de Tiempo Completo

SIIA V3.1: Sistema Integral de Información Administrativa. 8. Anexos

Formato de solicitud de adquisición de bienes. (El cual se encuentra en la página de la SIEA)

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Anexo