Embed Size (px)
Citation preview
www.iplacex.cl
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
UNIDAD I
Bases de formulación de adquisiciones y sistemas de información
del sector público
SEMANA 1
www.iplacex.cl 2
Introducción
Los Procedimientos de Adquisiciones se dictan en cumplimiento de lo establecido en el
Decreto N° 20 del Ministerio de Hacienda, de mayo de 2007, que modifica Reglamento de la
Ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de
Servicios.
Estos procedimientos son relativos a la contratación, a título oneroso, de bienes o servicios
para el desarrollo de las funciones de los distintos organismos públicos, es decir, a todas las
adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley 19.886.
En esta materia pasaremos a definir la forma en común como los organismos del Estado
realizan los procesos de compra para el abastecimiento de bienes y servicios para su normal
funcionamiento, los tiempos de trabajo, coordinación y comunicación, y los responsables de
cada una de las etapas del Proceso de Abastecimiento.
En general, el proceso de abastecimiento de las organizaciones públicas se presentará como
algunos aspectos claves de una visión moderna del proceso, intentando mostrar ideas
prácticas que permitan orientar el desarrollo de las actividades habituales de adquisiciones.
SEMANA 1
www.iplacex.cl 3
Ideas fuerza
Manejar el real significado de los procesos relevantes de compras que realiza el
estado.
La aplicación de las políticas públicas de abastecimiento de los organismos
públicos.
La noción de la importancia de los procesos y las diferentes herramientas para
realizar las compras públicas.
SEMANA 1
www.iplacex.cl 4
1. INTRODUCCIÓN A COMPRAS PÚBLICAS
En los últimos tiempos el abastecimiento pasó paso a tomar un papel secundario a uno más
estratégico, esto debido a los diferentes avances tecnológicos de la información, la
globalización y los procesos de reforma y modernización del Estado.
Los organismos públicos en este último tiempo han notado que las adquisiciones juegan un
papel relevante tanto en el cumplimiento de sus objetivos, como en la cantidad de recursos
que se emplea para cumplirlos. Además, en el caso del sector público, la preocupación por la
transparencia juega un rol fundamental en este cambio de visión de las instituciones.
El abastecimiento es una de las etapas de lo que suele llamarse Cadena de Suministro, en
términos generales este concepto engloba los procesos de negocio, las personas, la
organización, la tecnología y la infraestructura física que permite la transformación de
materias primas en productos y servicios que son ofrecidos y distribuidos a los usuarios para
satisfacer su demanda.
En particular, el abastecimiento puede ser entendido como el proceso realizado por una
organización para conseguir aquellos bienes y servicios que requiere para su operación y
que son producidos o prestados por terceros. Este concepto implica incorporar en la
definición de proceso todas aquellas actividades que se relacionan con la compra o
contratación, desde la detección de necesidades hasta la extinción de la vida útil del bien o
servicio.
Los principios orientadores de los procesos de compras y contrataciones del sector público
son:
Eficacia: entendida como la necesidad de que las compras permitan satisfacer una
necesidad efectiva, relacionada con los objetivos de la organización.
Eficiencia: en términos de utilizar de la mejor manera posible los recursos disponibles para
satisfacer los requerimientos. Esto se traduce en dos aspectos; por un lado, cuidar que la
relación entre la calidad de los productos y sus costos sea la adecuada y, por otro, que el
proceso de compra sea realizado sin usar más recursos que los estrictamente necesarios.
Transparencia: como se trata de recursos públicos, es necesario que los procesos de
compras y contratación den garantías de transparencia a todos los actores implicados. Se
trata de cuidar que la información se encuentre disponible para quien lo requiera, de manera
de evitar situaciones poco claras, discriminatorias o que atenten contra la competencia.
SEMANA 1
www.iplacex.cl 5
El deber de las compras y contrataciones y servicios de un organismo público no es una
función exclusiva del departamento o la unidad de adquisiciones de un organismo público,
sino es un proceso consistente en múltiples actividades donde interactúan diversos actores,
como otros departamentos, clientes internos y externos, proveedores, compradores,
ciudadanos, etc.
Una de las primeras etapas para para dar inicio a una adquisición en los organismos públicos
es tener en claro cuál es la definición de requerimientos, esta es la primera etapa del proceso
y probablemente una de las más importantes, aquí comienza con la detección de
necesidades y termina con la definición del producto o servicio que permitirá satisfacer la
necesidad del organismo.
En términos generales, se trata de traducir la necesidad de un usuario o grupo de usuarios
en un requerimiento para los proveedores (Oferentes), esto implica definir la necesidad y
determinar cuáles son las características más importantes del bien o servicio que se necesita
adquirir o contratar y de la condiciones de compra y entrega que nos gustaría asegurar.
Figura 1: Planificación de Compras
DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTO
SELECCIÓN DEL
MECANISMO DE COMPRAS
LLAMADO Y RECEPCIÓN
DE OFERTAS
EVALUACIÓN
DE LAS
OFERTAS
ADJUDICACI
ÓN Y
EVALUACIÓN
EJECUCIÓN Y
GESTIÓN DEL
CONTRATO
SEMANA 1
www.iplacex.cl 6
Definición de requerimiento
Ésta comienza con la detección de la necesidad y termina con la definición del producto o
servicio que permita satisfacer la necesidad.
Una buena definición de requerimiento permite que los compradores como proveedores
manejen la información necesaria para cumplir con su rol en el proceso, de la mejor manera
posible. En el caso de los compradores deben tener claro ¿qué pedir? ¿cómo pedir? y
¿cómo evaluar? Las alternativas de los productos o servicios que necesitamos adquirir con
los proveedores tendrán un margen mucho más amplio de lo que se necesita, y así poder
ofertar y en este grado se ajustarán las ofertas a las necesidades de abastecimiento
(compradores). En términos generales, se trata de traducir la necesidad de lo que se va
adquirir.
En primera instancia hay que tener una descripción y esta se refiere al detalle de lo
solicitado, es decir, las especificaciones técnicas de los bienes o servicios consiste en la
definición de forma precisa e inconfundible, con nomenclatura y caracteres científicos y
técnicos que correspondan, es decir que se incluye toda especificación que deban reunir los
bienes o servicios a contratar.
En los casos especiales originados en razones científicas, técnicas o de probada
conveniencia de los bienes o servicios, no se debe pedir marca determinada, quedando
entendido que si se menciona “marca” o “tipo”, será al solo efecto de señalar características
generales del objeto pedido, sin que ello implique que no podrán proponerse artículos
similares, de otras marcas o tipos.
Asimismo, también debe indicarse si se requiere la presentación de muestras, por
considerarse indispensable, con indicación de cantidad, tamaño, etc., según corresponda.
Para hacer referencia al motivo, uso o aplicación de los bienes / servicios que se deben
utilizar por las unidades y, en caso de corresponder, su justificación conforme al proyecto o
necesidad del organismo público.
Actores
En principio, hay dos actores que participan en el proceso: los usuarios internos que tienen la
necesidad de satifacer a los diversos departamentos que existen en las entidades públicas,
las unidades de abastecimientos o de adquisiciones que son los encargados en realizar las
compras públicas o contratación de servicios.
SEMANA 1
www.iplacex.cl 7
Según la complejidad de los requerimientos, puede ser necesario involucrar a más partes en
este proceso, como a expertos que contribuyan y asesoren en las Especificaciones Técnicas
(E.E.T.T.) de los requerimientos e incluso a los eventuales proveedores para que presten
ideas innovadoras que podrían resolver las necesidades a las compras.
Para conseguir buenas definiciones de requerimientos hay aspectos claves que se deben
ejercer en las unidades de compra como las que podemos nombrar a continuación:
Hacer participar al usuario o cliente externo.
Cuando exista el requerimiento y si en este caso es complejo, hay que consultar a los
expertos, en este caso a proveedores de productos que nos ideen las EETT del
producto o servicio (estas consultas mediante mercado o investigación de mercado).
Utilizar información de otras adquisiciones realizadas por el estado en las plataforma
www.mercadopublico.cl
Redactar en las bases administrativas generales aspectos técnicos relevantes y
términos de referencia ajustados a la necesidad del servicio.
1.1. Selección de Mecanismos de Compra
Una vez que se defina qué se necesita comprar, es necesario determinar qué mecanismo
utilizaremos para adquirir dicho bien. Los mecanismos se encuentran definidos por la Ley
19.886 de Compras Públicas y el Reglamento de dicha Ley, y la utilización de ésta, se
encuentra declarada en un marco normativo.
Los criterios que deben orientar la elección del sistema son la eficiencia, la eficacia y la
transparencia, tal como demuestra la experiencia nacional e internacional, mientras más
abierta y competitiva sea el mecanismo de compra seleccionado, mejores posibilidades de
ser:
Efectivos: Ya que mejoran nuestras posibilidades de conseguir aquello que necesitamos.
Eficientes: seguramente podemos conseguir la mejor opción existente en el mercado, mejor
precio y lograr una mejor relación entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos.
Transparentes: Todos los actores interesados podrán participar en el proceso con igualdad
de oportunidades para acceder a la información.
SEMANA 1
www.iplacex.cl 8
Los mecanismos que establece la ley para la realización de compras públicas y contratos de
suministros son:
Catálogo Electrónico de Convenios Marco: Se trata de un sistema pensado especialmente
para las compras habituales o estándares. La Dirección de Compras y Contratación Pública
realiza licitaciones públicas a partir de las cuales elabora el Catálogo Electrónico. De acuerdo
a lo establecido por la Ley de Compras Públicas, la mayoría de las adquisiciones debieran
realizarse por esta vía, ya que el procedimiento con que se realiza da amplias garantías de
transparencia y permite compras eficaces y eficientes.
Licitaciones Públicas: Al igual que en el caso anterior se trata de un mecanismo que
garantiza la transparencia, eficacia y eficiencia. Por lo tanto, su uso corresponde siempre, a
menos que el producto o servicio se encuentre en el Catálogo Electrónico o corresponda a
una excepción contemplada en la Ley. Es un proceso de amplia participación, ya que es un
llamado abierto.
Licitaciones Privadas: Se trata de un mecanismo excepcional contemplado por la Ley,
restringido a situaciones especiales establecidas en el Art. 8 de la Ley de Compras Públicas
y Art. 10 del Reglamento de dicha Ley. A diferencia de la Licitación Pública, en este
mecanismo concursan sólo los proveedores invitados por la entidad licitante.
Trato Directo: También se trata de un mecanismo excepcional contemplado por la Ley,
restringido a situaciones especiales establecidas en el Art. 8 de la Ley de Compras Públicas
y Art. 10 del Reglamento de dicha Ley. Puede ser un proceso abierto o privado, o la emisión
directa de la orden de compra a un proveedor, dependiendo de la excepción que se trate.
Es fundamental resaltar que los procedimientos establecidos en la Ley y el Reglamento de
Compras son totalmente consistentes con las recomendaciones disponibles. Se trata de
utilizar el camino que, garantizando la mayor transparencia, permita conseguir ofertas
generadas a partir de la mayor competencia posible. De esta manera el, proceso permite
conseguir ofertas que respondan a nuestras necesidades del modo más económico, más
oportuno y más eficiente.
Una tarea que se conecta directamente con esta etapa es la planificación de las compras. En
la medida que las adquisiciones se planifiquen más y mejor, las compras resultará más
simples y rutinarias, por lo que será posible programarlas y, de este modo, utilizar los
mecanismos más adecuados a las características de la compra, evitando al máximo el uso
de sistemas excepcionales pero siempre regulándose en la normativa vigente.
SEMANA 1
www.iplacex.cl 9
Aun cuando esta etapa es responsabilidad principalmente de la unidad o departamento de
abastecimiento, eventualmente en ella pueden participar los departamentos jurídicos, el
usuario o cliente interno/externo, que solicita la compra o el servicio para su necesidad.
Para la selección del mecanismo a utilizar es imprescindible tener en cuenta dos aspectos
claves:
En primer lugar, es fundamental conocer la Ley 19.886 de Compras Públicas y el
Reglamento de dicha Ley, de manera de saber cuándo es posible usar cada mecanismo
establecido.
En segundo lugar, es muy recomendable tener presente la experiencia y las
recomendaciones de los expertos que señalan que es preferible optar por los mecanismos de
compra que garanticen mayor competencia entre los oferentes.
1.2 Formulación de bases y términos de referencia
Las bases administrativas generales para la adquisición de insumos o servicios son
documentos aprobados por la autoridad competente que contienen el conjunto de requisitos,
condiciones y especificaciones, establecidos por la Entidad Licitante, en esta se describen
los bienes y servicios a contratar y regulan el Proceso de Compras y el contrato definitivo.
Incluyen las Bases Administrativas y Bases Técnicas”
Estas dan a conocer los principales lineamientos normativos para la Formulación de Bases
de Licitación, sus criterios de Evaluación y recomendaciones para la Adjudicación, que
permitan a los funcionarios adoptar las competencias necesarias para una eficiente gestión
de abastecimiento.
(Art. 2° N° 3, Reglamento)
Antecedentes obligatorios
Artículo 22 del Reglamento de Compras:
“Las bases deberán contener, en lenguaje claro y preciso, a lo menos las siguientes
materias:
Requisitos y condiciones que deben cumplir los oferentes para que sus ofertas sean
aceptadas.
Las especificaciones de los bienes y/o servicios que se requiere contratar.
Etapas y plazos de la licitación.
SEMANA 1
www.iplacex.cl 10
Condición, plazo y modo en que se compromete el o los pagos.
Plazo de entrega del bien o servicio adjudicado.
Naturaleza y Monto de las Garantías que la entidad exija a los oferentes.
Art 18 y 20 de la ley N° 19.886, y 21, 58 y 60 R
Señalan los sistemas electrónicos y digitales, así como los formularios de bases que al efecto
establezca la Dirección de Compras y Contratación Pública, constituyen los medios oficiales
de comunicación entre cada entidad licitante y los oferentes, de manera que es
responsabilidad de las entidades mantener actualizada la información que se publica en el
Sistema de Información, de modo que ésta sea veraz e íntegra y, por ende, concordante con
el acto administrativo que la contenga.
Art 18 y 20 de la ley N° 19.886, y 21, 58 y 60 R
Los sistemas electrónicos y digitales, así como los formularios de bases que al efecto
establezca la Dirección de Compras y Contratación Pública, constituyen los medios oficiales
de comunicación entre cada entidad licitante y los oferentes, de manera que es
responsabilidad de las entidades mantener actualizada la información que se publica en el
Sistema de Información, de modo que ésta sea veraz e íntegra y, por ende, concordante con
el acto administrativo que la contenga.
Dictamen N° 43.011 de 30/07/2010
Contenido Mínimo de las Bases
Artículo 22 del Reglamento de Compras:
“Las bases deberán contener en lenguaje claro y preciso:
1. Requisitos y condiciones que deben cumplir los oferentes para que sus ofertas sean
aceptadas.
ART 22 N°1) REGLAMENTO DICTÁMENES CONTRALORÍA
Las únicas inhabilidades para contratar con el Estado, en las contrataciones afectas a la ley
N°19.886, se encuentran contempladas precisamente en el artículo 4° de ésta, siendo
improcedente la estipulación de otras que no tengan origen legal.
SEMANA 1
www.iplacex.cl 11
Contenido Mínimo de las Bases
Sin indicar marcas. Se vale agregar “o equivalente”
Artículo 22 del Reglamento de Compras:
“Las bases deberán contener:
Las especificaciones de los bienes y/o servicios que se requiere contratar
Etapas y plazos de toda la licitación.
Condición, plazo y modo en que se compromete el o los pagos.
Plazo de entrega del bien o servicio adjudicado
Naturaleza y Monto de las Garantías que la entidad exija a los oferentes
Los criterios objetivos que serán considerados para decidir la adjudicación.
En las licitaciones menores a 1000 UTM y superiores a 100 UTM, definir si se
requerirá la suscripción de contrato o si éste se formalizará mediante la emisión de la
orden de compra por el comprador y la aceptación por parte del proveedor, en
conformidad con lo establecido en el Art. 63 del Reglamento. (Modificación).
Los medios para acreditar si el proveedor adjudicado registra saldos insolutos de
remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o en
los últimos dos años.
La forma de designación de las comisiones evaluadoras.
Las bases podrán contener: (art 23R)
1. Prohibición de subcontratación (circunstancias y alcances)
2. Puntajes o ponderaciones que se asignen a oferentes derivada del cumplimiento de
normas que privilegien medio ambiente, contratación de discapacitados y demás materias de
alto impacto social. No podrán ser los únicos que se consideren para adjudicar.
3. Cualquier otra materia que no contradiga la ley y su reglamento.
SEMANA 1
www.iplacex.cl 12
Si la adjudicación no se realiza dentro del plazo:
Se deberá informar en el Sistema de Información las razones que justifican el incumplimiento
e indicar un nuevo plazo para la Adjudicación, debiendo estar contemplada en las bases esta
posibilidad. (Art 41R)
Las entidades licitantes deberán publicar oportunamente en el Sistema de Información los
resultados de sus procesos. Así como la resolución fundada que declare y/o la declaración
de desierto del proceso.
La Entidad Licitante aceptará una oferta mediante acto administrativo, debidamente
notificado al adjudicatario y al resto de los oferentes. Para estos efectos deberán publicar la
mayor, cantidad de información respecto del proceso de evaluación, se deberá indicar el
mecanismo para resolución de consultas respecto de la adjudicación.
(Art. 41 Reglamento)
Mediante esta cláusula "Pacto de Integridad", los proveedores se comprometen, entre otras
cosas, a actuar con transparencia, probidad y veracidad en la información y antecedentes
presentados en la propuesta.
Principios de la contratación pública
Libre concurrencia al llamado
Igualdad ante las bases
Artículo 20.-
Las Bases de licitación deberán establecer las condiciones que permitan alcanzar la
combinación más ventajosa entre todos los beneficios del bien o servicio por adquirir y todos
sus costos asociados, presentes y futuros.
Estas condiciones no podrán afectar el trato igualitario que las entidades deben dar a todos
los oferentes, ni establecer diferencias arbitrarias entre éstos, como asimismo, deberán
proporcionar la máxima información a los proveedores, contemplar tiempos oportunos para
todas las etapas de la licitación y evitarán hacer exigencias meramente formales, como, por
ejemplo, requerir al momento de la presentación de ofertas documentos administrativos, o
antecedentes que pudiesen encontrarse en el Registro de Proveedores, en el caso de los
oferentes inscritos.
SEMANA 1
www.iplacex.cl 13
No discriminación arbitraria
Sujeción estricta a las Bases (Artículo 10 Ley de Compras)
Artículo 10.- El contrato se adjudicará mediante resolución fundada (decreto Firmado del Jefe
del Servicio”) de la autoridad competente, comunicada al proponente.
Los procedimientos de licitación se realizarán con estricta sujeción de los participantes y de
la entidad licitante, a las bases administrativas y técnicas que la regulen. Las bases serán
siempre aprobadas previamente por la autoridad competente.
No formalización
Transparencia y publicidad en las bases administrativas (BA)
Artículo 18. Los organismos públicos regidos por esta ley
Deberán cotizar, licitar, contratar, adjudicar, solicitar el despacho y, en general, desarrollar
todos sus procesos de adquisición y contratación de bienes, servicios y obras a que alude la
ley 19.886, utilizando solamente los sistemas electrónicos o digitales que establezca al efecto
la Dirección de Compras y Contratación Pública.
Los organismos públicos regidos por esta ley no podrán adjudicar contratos cuyas ofertas no
hayan sido recibidas a través de los sistemas electrónicos o digitales establecidos por la
Dirección de Compras y Contratación Pública. (Excepto 62). www.mercadopublico.cl
(Artículo 18 ley 19.886 y 7 ley 20.285, Sobre Acceso a la Información)
Artículo 7°.- Los órganos de la Administración del Estado
Señalados en el artículo 2°, deberán mantener a disposición permanente del público, a través
de sus sitios electrónicos, los siguientes antecedentes actualizados, al menos, una vez al
mes:
Las contrataciones para el suministro de bienes muebles, para la prestación de servicios,
para la ejecución de acciones de apoyo y para la ejecución de obras, y las contrataciones de
estudios, asesorías y consultorías relacionadas con proyectos de inversión, con indicación de
los contratistas e identificación de los socios y accionistas principales de las sociedades o
empresas prestadoras, en su caso.
SEMANA 1
www.iplacex.cl 14
Probidad:
“Consiste en observar una conducta funcionaria intachable y un desempeño honesto y leal
de la función o cargo, con preeminencia del interés general sobre el particular.”
Figura 2
1.3. Contenido de términos de referencia (t.d.r.)
Los términos de referencia son utilizados para la contratación de servicios de consultoría
especializados en evaluación de programas y proyectos gubernamentales tiene como
objetivo general orientar a los servidores públicos de entidades gubernamentales en la
preparación de los términos de referencia específicos que requieran para la contratación de
dichos servicios.
SEMANA 1
www.iplacex.cl 15
Los objetivos específicos son:
Proveer un resumen del contexto de la creciente necesidad de contratar evaluadores
externos para realizar estudios de evaluación para el sector público en América Latina
y el Caribe.
Presentar una estructura básica que facilite a los servidores públicos la elaboración de
términos de referencia para la contratación de evaluaciones.
Ofrecer un instrumento de verificación para validar la coherencia de los términos de
referencia elaborados.
Destacar los principales aspectos gerenciales detrás del uso de la contratación al
exterior como un mecanismo de mercado aplicado a la gestión pública.
Presentar un conjunto de modelos de TDR para estudios de evaluación, así como
ejemplos de TDR específicos que sirvan de fuente de consulta.
Contenido básico de los términos de referencia
La elaboración de los Términos de Referencia para la contratación de estudios de evaluación
de programas y proyectos gubernamentales deberá contar, mínimamente, con la siguiente
estructura básica:
Antecedentes.
Objetivo general y objetivos específicos de la consultoría.
Alcance, enfoque de la evaluación, actores implicados y sus
responsabilidades.
Metodología.
Actividades a realizar.
Productos e informes a entregar.
Duración del servicio.
Recursos y facilidades a ser provistas por la entidad contratante.
Perfil del evaluador externo.
Costos y remuneración.
Criterio de selección/evaluación.
Confidencialidad de la información.
Anexos.
Los Términos de Referencia (TDR) se aplican para servicios de carácter intelectual y de
asesoramiento provistos por consultores, quienes cuentan con las competencias (valores,
SEMANA 1
www.iplacex.cl 16
conocimientos y habilidades) y experiencias requeridas para cubrir la necesidad que les da
origen. De hecho, la preeminencia del trabajo intelectual en la prestación del servicio es la
que jurídicamente lo tipifica como trabajo de consultoría o de asistencia técnica. El rol de las
áreas técnicas que definen su necesidad es muy relevante ya que se trata de servicios que
por su naturaleza son menos tangibles que una obra, en la que pueden existir planos, o bien
cuyos atributos pueden ser fácilmente especificados y verificados.
Responsabilidades:
El responsable de la elaboración de los TDR es el área técnica que identifica la necesidad de
los servicios a contratar. Esta área juega un rol predominante en la evaluación técnica y
económica de las propuestas de los evaluadores externos licitantes, así como en la
negociación. En cambio, la que administra el proceso de contratación es usualmente una
unidad administrativa o de contrataciones. Es indispensable que exista diálogo,
comunicación y coordinación entre ambas entidades en todo momento. En ocasiones,
aunque menos frecuente, una única unidad es la que identifica y gestiona los servicios
contratados.
Antes de contratar un estudio de evaluación, el área técnica debe certificar que constituye
una contraparte adecuada para supervisar y apoyar la consultoría, lo que implica que los
funcionarios que se involucran conocen la necesidad, la región o zona donde se llevará a
cabo el estudio, el funcionamiento y estructura de la entidad contratante, las fuentes de
información que serán utilizadas, las herramientas de gestión de programas, por ejemplo
marco lógico, método de ruta crítica, entre otros aspectos.
Metodología de los T.D.R
Los Términos de Referencia suelen no incluir la metodología a emplear en la ejecución de la
consultoría, siendo el consultor licitante quien elabora las propuestas en su oferta técnica. En
estos casos, la entidad contratante espera que el licitante presente como parte de su oferta la
propuesta metodológica o que el consultor la desarrolle como parte de sus servicios. Esta
sección indicará esta circunstancia, de forma que los licitantes puedan presentar sus ofertas
incluyendo el desarrollo de la metodología como parte de los trabajos a desarrollar. A veces,
los criterios de evaluación de las ofertas técnicas incluyen la pertinencia de los métodos
propuestos, y la innovación y solidez de la metodología propuesta como aspectos o criterios
para calificar la metodología.
SEMANA 1
www.iplacex.cl 17
Conclusión
Como pudimos ver en estos puntos, todos los mecanismos de compras públicas están
normados por la ley 19.886 y su reglamento, es por ello que se debe lograr que los procesos
de compras públicas y sus mecanismos estén necesariamente motivados por la eficacia -
eficiencia – transparencia, y además, estar acompañados por los lineamientos internos para
que las instituciones públicas se desarrollen en diferentes competencias y busquen madurez
en el desarrollo de los sistemas de compras.
Los funcionarios expertos en temas de compras públicas aseguran a las instituciones
procesos más viables y se deben complementar con los usuarios para generar una
investigación acerca de qué es lo mejor a adquirir y en qué condiciones, siempre asegurando
el desarrollo de la institución como su patrimonio.
Planificar las compras nos lleva a una mejor elección del producto o servicio a adquirir ya que
los procesos de revisión de las especificaciones técnicas supervisa que las solicitudes estén
a la altura de las expectativas que necesitan los usuarios, y cumplan los objetivos propuestos
al momento de su adquisición.
SEMANA 1
www.iplacex.cl 18
Bibliografía
Documentos
Análisis de las herramientas gerenciales de los lineamientos de monitoreo y evaluación de la
Administración pública federal, Report for the LAC Poverty and Gender Group, World Bank,
Washington D.C.
Ley N° 19.886 normativa de compras públicas y su reglamento
Sitios Web
www.mercadopublico.cl
www.contraloria.cl dictámenes
www.gobiernotransparentechile.cl
www.subdere.cl
SEMANA 1
www.iplacex.cl 19
www.iplacex.cl
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
UNIDAD I
Bases de formulación de adquisiciones y sistemas de información del
sector público
SEMANA 2
www.iplacex.cl 2
Introducción
El sistema de información de Compras y contrataciones públicas tiene como objetivo mejorar
la transparencia, eficiencia y calidad de los procesos de compras y contrataciones de los
Servicios Públicos, así como fortalecer el acceso a mayor y mejor información.
Para la incorporación gradual del mecanismo de certificación ISO 9001:2000 que iniciaron los
servicios públicos a partir del año 2006, la Dirección de Presupuestos del Ministerio de
Hacienda han elaborad los Manuales de Referencia que definen los requisitos que deberán
alcanzar los sistemas del Programa Marco Avanzado para certificarse según la Norma ISO
9001:2000 esto todo en lo referente a sistemas de información.
Los objetivos de estos son servir de guía para apoyar el proceso de Implementación y
Certificación de los Servicios. Además tienen un conjunto de requisitos establecidos en las
cláusulas de la Norma de compras públicas que van en vía al desarrollo de los respectivos
sistemas, la relación entre los procesos institucionales y los sistemas y las directrices para
definir las exclusiones de la certificación del sistema.
La estructurado considerando algunas de las etapas que deberá desarrollar el Servicio para
Implementar el Sistema de Compras y Contrataciones bajo los requisitos normativos ISO y
su posterior certificación para ello hace más profesionalizado el sistemas de compras
públicas.
SEMANA 2
www.iplacex.cl 3
Ideas fuerza
Revisión de los procesos de Implementación y Certificación de los Servicios.
Fortalecer el acceso a mayor y mejor información.
Desarrollo del Servicio e implementación el Sistema de Compras y Contrataciones.
SEMANA 2
www.iplacex.cl 4
2. POLÍTICAS DE CALIDAD DEL SISTEMA DE COMPRAS
La política de calidad es una declaración de intenciones globales y orientaciones del Servicio
a la calidad que son coherente con la Misión de las entidades públicas. Los elementos
conceptuales asociados a la política de calidad que define la Norma ISO 9001:2000, se
señalan a continuación.
Política de la calidad.
La alta Dirección Pública debe asegurarse que la política de la calidad contenga:
a. Sea adecuada al propósito de la organización.
b. Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la
eficacia del sistema de gestión de la calidad.
c. Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la
calidad.
d. Es comunicada y entendida dentro de la organización,
e. Es revisada para su continua adecuación.
De acuerdo a lo señalado en la cláusula b) la norma establece que el Servicio debe definir
explícitamente en la política de calidad un compromiso de cumplir con los requisitos del
cliente y con el mejoramiento continuo del sistema.
La Política de Calidad puede ser genérica para la institución pública y en la medida que se
integren nuevos procesos o sistemas definir nuevos objetivos de calidad.
Con respecto a la satisfacción de los clientes del Sistema Compras y Contrataciones del
sector Público podemos decir que al implementar los Modelo de Gestión de Abastecimiento
que permita entregar un servicio eficiente y transparente tanto a los clientes finales como a
los proveedores que participen en el proceso.
Estos se refieren mediante la interacción de las actividades que forman parte del proceso de
abastecimiento del sector público para proveer de los bienes y servicios que requiere la
organización, e informes con datos de operación que permitan verificar la efectividad y
calidad de los procesos de compra y contratación.
SEMANA 2
www.iplacex.cl 5
Asimismo, se deberá considerar las prioridades gubernamentales como otras definiciones de
política que, en materias de atribuciones de su servicio, establezca el ejecutivo a través del
Ministerio de Hacienda, Secretaria de la Presidencia u otro organismo competente.
Para lograr el mejoramiento continuo del Modelo de Gestión de Abastecimiento, los servicios
públicos deben monitorear, evaluar y retroalimentar periódicamente todos los instrumentos
implementados para medir la gestión de abastecimiento, de tal forma, que le permitan
verificar si cumplen con los estándares de calidad en los resultados, especialmente en los
ámbitos de transparencia, eficiencia de procesos, ahorro y fortalecimiento de las capacidades
técnicas del personal que forma parte del área de abastecimiento.
Normas de Calidad
Los objetivos de calidad, en el contexto de la administración pública, son la expresión de los
logros que se espera que los servicios alcancen respecto a la política de calidad.
Los objetivos de calidad deben cumplir con una serie de requisitos establecidos, respecto a
los objetivos de calidad, la Norma ISO 9001:2000 señala lo siguiente:
Cláusula 5.4.1 Norma ISO 9001:2000
Objetivos de la calidad.
La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo aquéllos
necesarios para cumplir los requisitos para el producto, se establecen en las funciones y
niveles pertinentes dentro de la organización. Los objetivos de la calidad deben ser medibles
y coherentes con la política de la calidad.
Tal como señala la cláusula los objetivos de calidad deben ser medibles y consistentes con la
política de calidad definida por el Servicio, por lo tanto deben considerar al menos objetivos
de calidad referidos a la satisfacción del cliente y al mejoramiento continuo, así como a las
prioridades establecidos en la Ley de Presupuestos de cada año y los recursos asignados a
través de la Ley de Presupuestos.
Objetivos de Calidad
Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de la calidad
Objetivo del sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público. Normalizar según el
sistema de Certificación Internacional Norma ISO 9001:2000, los procesos de compra y
SEMANA 2
www.iplacex.cl 6
contrataciones de los Servicios Públicos, mejorando su transparencia, eficiencia y calidad y
fortaleciendo el acceso a mayor y mejor información.
Para cumplir el requisito normativo se requiere definir adicionalmente que los objetivos de
calidad establecidos señalen el compromiso de la alta dirección con la satisfacción del cliente
y por tanto que incluyan el cumplimiento de los requisitos para el producto y, que éstos se
establecen adecuadamente en la organización.
Requisitos no considerados
La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo aquéllos
necesarios para cumplir los requisitos para el producto se establecen en las funciones y
niveles pertinentes dentro de la organización. Los objetivos de la calidad deben ser medibles
y coherentes con la política de la calidad.
La exclusión se refiere a la no aplicabilidad de los requisitos normativos. Los servicios deben
identificar las exclusiones al sistema Compras y Contrataciones del Sector Público y
justificarlas.
2.1. Proceso de desarrollo del sistema de información de compras
públicas
El sistema debe contar con la documentación necesaria para asegurar el funcionamiento del
sistema. En este sentido el Servicio debe documentar con el fin de medirlo, auditarlo y
mejorarlo.
Generalidades.
La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir:
a. Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad.
b. Un manual de procedimientos de las entidades públicas.
c. Los procedimientos documentados requeridos en esta norma legal Ley 19.886.
d. Los documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz
planificación, operación y control de sus procesos.
e. Los registros requeridos por esta Norma internacional (véase 4.2.4 Norma ISO
9001:2000).
SEMANA 2
www.iplacex.cl 7
La plataforma Chilecompra cuenta con algunos de los requisitos mencionados en la cláusula
anterior, específicamente cuenta con registros que evidencian sus procesos, los que deben
complementarse con los registros solicitados por los requisitos de la norma.
Requisitos considerados
La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir documentos de toma de
razón por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de
sus procesos.
Los servicios deben contar con:
Definición de un procedimiento formal para evaluar periódica y oportunamente todos
los contratos vigentes institucionales.
Definición de un procedimiento interno para elaborar el plan anual de compras de
acuerdo a lo establecido en la normativa y evaluar su cumplimiento.
Manual de Calidad del Sistema de Compras y Contrataciones del sector Público
Los manuales de calidad deben incorporar otros antecedentes relevantes según lo requiera
el servicio, tales como, Política de Calidad, Objetivos de Calidad, Organigrama del SCCP,
Responsabilidades, breve reseña de la Institución y el (los) sistemas descritos.
Adicionalmente, los Servicios públicos deben elaborar un Manual de Procedimientos que
señale y describa al menos los procedimientos documentados con el objeto de precisar
aquellos aspectos del proceso que requieran una mayor especificidad.
Este Manual es de uso interno de los Servicios y no corresponde a un requisito obligatorio de
la norma sino más bien a una sugerencia para apoyar el proceso.
Los documentos necesarios de controlar son definidos por los Servicio públicos y como
mínimo deben incluir los requisitos citados. Los documentos pueden ser internos y externos.
Control de los Documentos
Los documentos requeridos por el sistema de gestión:
SEMANA 2
www.iplacex.cl 8
a. Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.
b. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.
c. Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los
documentos.
d. Asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran
disponibles en los puntos de uso.
e. Asegurar que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.
f. Asegurar que se identifiquen los documentos de origen externo y se controle su
distribución, y
g. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una
identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
2.2. Dirección de Compras Públicas
Es el servicio que tiene la directa relación con la plataforma www.mercadopublico.cl
La Dirección ChileCompra es la institución que administra el Sistema de Compras Públicas
de Chile, ChileCompra (www.chilecompra.cl), a través del cual los organismos del Estado
realizan de manera autónoma sus compras y contrataciones y las empresas pueden ofrecer
sus productos y servicios.
La operación del Mercado de Compras Públicas de Chile, ChileCompra, se basa en un
sistema transparente y eficiente que funciona con un sólido marco regulatorio único, basado
en la gratuidad, la universalidad, la accesibilidad y la no discriminación.
Misión, visión y objetivos
Misión: Es la institución pública que facilita la contratación de bienes y servicios de los
organismos del Estado, conectando sus necesidades con la oferta de los proveedores, a
través del Sistema de Compras Públicas, promoviendo un mercado transparente, probo,
accesible e inclusivo.
Visión: Para el 2018, se plantean ser reconocidos por liderar una contratación eficiente e
inclusiva en el Estado, a través de una gestión participativa y de excelencia.
Objetivos estratégicos: Chile Compra fundamenta sus acciones a través de tres ejes de
acción:
SEMANA 2
www.iplacex.cl 9
Figura 1
Organigrama Dirección de Compras Públicas
El equipo de funcionarios que conforman ChileCompra se ordena según unidades y
divisiones de la siguiente manera:
Figura 2
SEMANA 2
www.iplacex.cl 10
Los Procesos de Direcciones Públicas
Los procesos de la Dirección son aquellos procesos desarrollados en las organizaciones
públicas y permiten establecer la estrategia institucional y la política del Servicio,
constituyendo el marco de referencia para todos los procesos del sistema de Compras y
Contrataciones del Sector Público.
Los procesos de los servicios se definen en la cláusula referente a la “Responsabilidad de los
servicios” de la Norma ISO 9001:2000, la que señala:
Compromiso de la dirección de compras públicas con las instituciones públicas es
proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de
gestión de la calidad, así como con la mejora continua de su eficacia:
a. Comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del
cliente como los legales y reglamentarios
b. Estableciendo la política de la calidad
c. Asegurando que se establecen los objetivos de la calidad
d. Llevando a cabo las revisiones por la dirección, y
e. Asegurando la disponibilidad de recursos
Acciones correctivas:
Las acciones correctivas se generan a partir de una no conformidad detectada en el Sistema
de Compras y Contrataciones Públicas. Estas acciones pueden originarse como resultado de
una auditoria o pueden detectarse en el funcionamiento diario de las actividades. Las no
conformidades y/o la solicitud de acciones correctivas están abiertas mientras no se haya
verificado el resultado de las acciones correctivas implementadas. Una vez que la acción
correctiva implementada sea verificada y aceptada se procederá a cerrar la no conformidad,
de lo contrario se tendrá que implementar nuevas acciones correctivas y evaluar nuevamente
hasta que se verifique la eficiencia de las mismas, mientras tanto la no conformidad seguirá
abierta.
Adicionalmente la dirección de compras públicas debe prestar atención a las quejas de los
clientes, que de acuerdo a la cláusula “Acciones Correctivas” deben ser tratadas igual que
una No Conformidad.
SEMANA 2
www.iplacex.cl 11
Procesos operativos
Los procesos operativos constituyen la secuencia de actividades que agregan valor a cada
una de las etapas del sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público.
Esta secuencia de actividades se considera desde la identificación de los requerimientos del
cliente hasta la prestación del servicio y elaboración de informes de gestión de
abastecimiento y la retroalimentación de los clientes a los procesos, contribuyendo al
mejoramiento continuo del sistema.
El requisito de diseño y desarrollo para el sistema de Compras y Contrataciones del Sector
Público del servicio es considerado una exclusión debido a que el sistema no transforma los
requisitos del cliente en especificaciones del producto, ya que estas son señaladas
directamente por el cliente a través del documento “Requisitos técnicos y Medios de
verificación”. Además no existe un requisito explicitado por el cliente que indique la
necesidad de realizar diseño y desarrollo de los productos.
Compras
La organización debe asegurar que los bienes o servicios que se adquieran mediante el
sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público para la Institución cumplen los
requisitos de compra especificados. Los procesos de compra se consideran a los
proveedores externos de carácter privado, como es el caso de empresas de
telecomunicaciones, contratistas de infraestructura, imprentas, consultorías de estudios,
informáticas, servicios financieros, agencias de viajes, entre otros.
2.3. Operación del sistema de Compras Públicas
El Proceso de Acreditación de Competencias en Compras Públicas efectuado por la
Dirección ChileCompra se realiza todos los años de acuerdo a lo establecido en el artículo 5
Bis del D.S N° 250 del Ministerio de Hacienda (Reglamento de Compras Públicas) y en los
Términos y Condiciones de Uso del Sistema de Información.
Para dicho proceso, la Dirección ChileCompra entrega de manera oportuna la guía de
procedimientos y la reglamentación correspondiente con el objeto de instruir a los usuarios
para su participación.
SEMANA 2
www.iplacex.cl 12
Objetivo de la acreditación de competencias
Los funcionarios públicos que participan en los procesos de compras y contrataciones del
sistema Chilecompa, deben tener por obligatoriedad la acreditación de sus competencias
para operar en la plataforma www.mercadopublico.cl. Dicha acreditación, tiene por objeto
verificar que quienes intervienen en los procesos de adquisiciones de cada Entidad, cuentan
con las aptitudes, conocimientos y destrezas necesarias para cumplir las actividades que
componen su función laboral. Lo anterior, con el propósito de contribuir al desarrollo
profesional de los usuarios del área de abastecimiento, fomentar una gestión transparente y
eficiente de las compras públicas y dar cumplimiento a la normativa vigente.
De acuerdo a lo establecido en el artículo 5 bis del D.S. N° 250 del Ministerio de Hacienda
(Reglamento de Compras Públicas) y lo indicado en los Términos y Condiciones de Uso del
Sistema de Información, deben acreditar competencias todas aquellas personas
pertenecientes a Organismos Públicos que participen en el proceso de abastecimiento de su
Institución, tengan o no clave de acceso al sistema de compras públicas.
La prueba de acreditación consiste en una evaluación escrita de 60 preguntas de distintas
categorías: selección múltiple y casos de decisión. Las respuestas erradas no descuentan,
es decir, no se descuentan buenas por malas. Esta prueba tiene por finalidad evaluar los
conocimientos teóricos y prácticos de los usuarios respecto de temáticas relacionadas con
las compras públicas, gestión de abastecimiento, sistema electrónico de compras y
normativa relacionada. Por tal motivo, al momento de estudiar, se debe considerar, entre
otros elementos:
a. la Ley y el Reglamento de Compras,
b. los Términos y Condiciones de Uso,
c. Dictámenes de Contraloría General de la República,
d. Directivas realizadas por la Dirección ChileCompra,
e. además del uso del portal según el correspondiente perfil.
La prueba de acreditación se realiza dos veces al año para todos los perfiles por igual. En el
primer semestre en el mes de mayo, y en el segundo semestre, en el mes de octubre.
SEMANA 2
www.iplacex.cl 13
Figura 3
Proceso de acreditación 2016
Para el proceso de acreditación del año en curso, deberán participar los funcionarios públicos
que, de alguna u otra forma, estén involucrados en el proceso de abastecimiento de su
Institución y que se encuentren en alguno de los siguientes casos:
No cuenten con su acreditación vigente,
Se encuentren reprobados en procesos anteriores,
Su ausencia se encuentre justificada para el proceso de octubre 2015,
Usuarios nuevos que cumplan con los prerrequisitos establecidos en el punto 6 de la
presente guía.
Los perfiles que deben participar del proceso de acreditación son los siguientes:
Operador
Supervisor
Auditor
Abogado
Administrador ChileCompra de cada entidad (perfil supervisor)
SEMANA 2
www.iplacex.cl 14
Además, podrán participar ciudadanos particulares que deseen acreditar sus competencias
en compras públicas, realizando su inscripción según lo señalado en el punto 6 de la
presente guía y bajo alguno de los perfiles descritos en el párrafo anterior. Por otro lado, los
perfiles de Jefes de Servicio y autoridades con incidencia en la toma de decisiones de
compra, tales como Subdirectores, Subdirectores Administrativos, Secretarios Municipales,
entre otros, deberán participar de un proceso de acreditación especial, el cual será informado
con la debida anticipación.
Requisitos de participación
Los usuarios nuevos contarán por un periodo de 6 meses con una clave transitoria de
usuario. Pasado este tiempo, para que puedan mantener dicha clave, deberán participar en
el proceso de acreditación presencial, luego de lo cual mantendrán la clave por un periodo de
3 años, quedando así acreditados como compradores del sistema de compras públicas de
Chile. Luego de ello, deberán someterse nuevamente para ir renovando su certificación.
A partir del año 2016, los usuarios nuevos deben cursar la malla curricular completa del
proceso, la cual se detalla a continuación, para poder rendir la prueba de acreditación. Con
esto se elimina la regla de los 6 meses, por cuanto un usuario nuevo podrá demorarse hasta
un año en rendir todos los cursos, según la disponibilidad de talleres que se presenten en
sus distintas modalidades, sin necesidad de bloquear su clave. En el caso de los usuarios
antiguos (aquel que ya cuenta con clave en Mercado Público y que fue creado antes del 01
de Noviembre de 2015), cuando estos se sometan a un nuevo proceso de acreditación –
presencial o e-learning-, deben rendir al menos un curso de esta malla.
SEMANA 2
www.iplacex.cl 15
Figura 4
Inscripción a la acreditación
Para la evaluación del primer semestre, para los funcionarios públicos, la inscripción será
realizada por el Administrador ChileCompra de cada institución (a través de una aplicación
disponible en su escritorio de Marcado Publico) en las fechas establecidas para ello. Para los
usuarios particulares, contaremos con un formulario que deberán descargar desde la
Plataforma ChileCompra Formación http://formacion.chilecompra.cl y enviarlas a través de
formulario web Consultas de ChileCompra.
Para la evaluación del segundo semestre será cada usuario el responsable de la inscripción,
sea funcionario público o particular. Para ello contaremos con una aplicación en la
SEMANA 2
www.iplacex.cl 16
Plataforma ChileCompra Formación http://formacion.chilecompra.cl. El Administrador
ChileCompra de cada institución podrá descargar desde esta misma plataforma, un listado
con todos los usuarios inscritos que pertenecen a su institución. Posterior a la fecha indicada,
el proceso de inscripción se cerrará y no se recibirá ningún tipo de solicitud, ni tampoco se
agregarán usuarios a las inscripciones ya realizadas.
Los resultados de la prueba de acreditación, son entregados en un plazo máximo de 60 días
(corridos) después de la fecha de rendición, y los resultados son publicados en el sitio
http://formacion.chilecompra.cl, para lo cual cada usuario debe ingresar a su escritorio
privado y buscar los resultados en la sección “Estado de Acreditación”, desde donde podrá
descargar su certificado y revisar sus brechas.
En la nómina que se publica en la Plataforma ChileCompra Formación, se indica por cada
fase el resultado, y el estado final (acreditado o no acreditado). Así, acreditarán
competencias todos aquellos usuarios que participen y obtengan un porcentaje igual o
superior a 60% de las respuestas correctas en la prueba de acreditación.
A quienes reprueben o no se presenten a alguno de los dos procesos de acreditación anual,
se les bloqueará la clave de acceso al sistema dentro de los 60 días (corridos) siguientes a la
fecha de entrega de resultados del respectivo proceso de Acreditación. No obstante, en caso
de fuerza mayor –licencia médica, comisión de servicio o citación ante Tribunales de Justicia-
, estas fechas de bloqueo podrán ser aplazadas por 30 días más, a partir de los 60 días
reglamentarios.
Si un usuario que cuenta con acreditación vigente desea participar del proceso de
acreditación podrá realizarlo sin problema alguno, sin embargo deberá asumir las mismas
reglas que en el caso de cualquier usuario, por tanto, si no se presenta a rendir la prueba,
solo podrá justificar su inasistencia con alguna causal de fuerza mayor.
Las claves de acceso al Sistema de Información www.mercadopublico.cl son desbloqueadas
a aquellos usuarios que aprueban la prueba de acreditación, dentro de las dos semanas
posteriores a la publicación de los resultados del proceso de acreditación de cada semestre.
En el caso que un usuario inscrito en el proceso de acreditación por el Administrador
ChileCompra, no rinda la prueba de acreditación, sólo podrá justificar su ausencia en
atención a las causales indicadas en el punto sexto del Reglamento del Proceso de
Acreditación de Competencias Período 2016, es decir:
SEMANA 2
www.iplacex.cl 17
La inscripción en estos cursos es de exclusiva responsabilidad de cada usuario nuevo, sin
embargo, la Dirección ChileCompra informa de manera oportuna, las fechas de dictación de
los cursos e indica el procedimiento de inscripción para ello. Esta notificación es enviada a la
casilla de correo electrónico indicada en el perfil de cada usuario de Mercado Público. Esta
información de cursos siempre está disponible en la Plataforma ChileCompra Formación
http://formacion.chilecompra.cl
SEMANA 2
www.iplacex.cl 18
Conclusión
Como revisamos, www.mercadopublico.cl es la plataforma en la cual se generan los
procesos de compras y contratos de servicios que debe contratar el estado y por ello se hace
una herramienta fuerte, que demanda de parte de los funcionarios públicos que la utilizan,
estar preparados para las nuevas fórmulas de compras públicas como también capacitarse
habitualmente para desenvolverse en ella.
Los modelos de capacitación que ofrece la dirección de compras públicas en sus diferentes
formatos siempre tienen la intención de innovar y hacer más didáctico el flujo entre
compradores y oferentes del sistema.
Con la rigurosidad de la legislación vigente en lo que respecta a compras públicas, la amplia
gama de ofertas de capacitación existente en todo el país, se asegura la solidez del sistema,
y usuarios preparados para el uso de ésta.
SEMANA 2
www.iplacex.cl 19
Bibliografía
Documentos
Ley N° 19.886 normativa de compras públicas y su reglamento
Sitios Web
www.mercadopublico.cl
www.formacion.chilecompra.cl
www.gobiernotransparentechile.cl
SEMANA 2
www.iplacex.cl 20
www.iplacex.cl
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
UNIDAD II
Procedimientos de adquisiciones y servicios
SEMANA 3
www.iplacex.cl 2
Introducción
La gestión de compras es una de las tareas más importantes en la cadena de suministros.
En las instituciones públicas se pueden mejorar con márgenes de beneficio siguiendo una
política de aprovisionamiento adecuada.
Se deben conocer las fuentes de suministro para poder elegir las que cumplan mejor con los
requisitos establecidos, por tanto la información es imprescindible para saber hasta dónde
pueden llegar en las pretensiones económicas o de servicio.
En este caso, verificaremos el logro de definir los procesos para la gestión del
aprovisionamiento. Se deben tener los procesos identificados, definidos y documentados,
para poder analizarlos periódicamente con el objetivo de detectar posibles oportunidades de
mejora.
El control de gestión de compras daría para un artículo extenso en su análisis desde la
iniciación del proceso hasta la culminación de éste, sin embargo vamos a considerar y
plantear sólo algunos aspectos relativos a los procesos y sus generalidades
.
SEMANA 3
www.iplacex.cl 3
Ideas fuerza
Revisión de los procesos de información para Compras Públicas
Orígenes de información ya sean internas como externas
Procesos de registros de la información
Gestión de Seguridad de la Información Dirección de Compras
SEMANA 3
www.iplacex.cl 4
1. INFORMACIÓN REQUERIDA PARA LA ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
Las instituciones públicas, en mayor o menor medida, se han visto afectadas, al menos, por
dos cuestiones fundamentales: el valor creciente de la información, como parte importante
del capital rentable y el concepto de gestión de calidad.
Ambos factores influyen de una manera positiva en la función, cada vez más relevante, que
debe tener la gestión de la información y el valor que ésta tiene para aumentar la
competitividad y generar beneficios.
La gestión de información de compra es la capacidad de las organizaciones públicas para
registrar, procesar, almacenar y distribuir la información relacionada con las compras.
La información es un insumo indispensable para tomar buenas decisiones. Es el resultado
del registro y procesamiento de datos básicos y nos permite conocer, combinando elementos
cuantitativos y cualitativos, cómo se ha desarrollado una actividad, proyecto, programa o
plan. También nos permite controlar y estimar su futuro comportamiento.
La información es un recurso estratégico más de una institución pública. El personal, los
medios materiales y económicos del servicio son considerados recursos de la misma índole
porque generan mayores rendimientos, es decir, son productivos, pero la información
también produce mejores rendimientos ya que tiene la misión de informar, revelar
alternativas, reducir incertidumbre y develar soluciones, entre otros usos. La información
apoya la toma de decisiones y nos puede volver más competitivos.
La información se puede obtener tanto de recursos organizacionales, como humanos o
económicos. Asimismo, el análisis de la información obtenida, requiere de la participación de
otros recursos tecnológicos, humanos, etc.
La información no es patrimonio de las personas ni de los departamentos que la generan,
buscan, almacenan o utilizan, sino que es patrimonio de la organización en su conjunto.
Cuando una unidad operativa genera información, es muy probable que ésta pueda ser útil
también para otras unidades.
SEMANA 3
www.iplacex.cl 5
La información puede tener uso estratégico de gestión y operativo.
Uso estratégico: cuando apoya decisiones que afectan al futuro de nuestra
organización y a sus usuarios.
Uso de gestión: cuando permite controlar las actividades y corregir las posibles
desviaciones.
Uso operativo: cuando las personas que la utilizan, lo hacen periódicamente con fines
de elaborar productos o servicios.
Los criterios de calidad de la información operan en todos los niveles y en todas las
decisiones, y son:
Aportes de la información
Contar con información de calidad permite apoyar distintas áreas de las organizaciones.
En primer lugar, facilita la gestión diaria de una organización, ya que si se cuenta con
información se podrán realizar las actividades en forma correcta y oportuna, evitando
demoras y gastos innecesarios.
En segundo lugar, la disponibilidad de información histórica ordenada apoya la toma de
decisiones de mediano y largo plazo en una organización, facilitando la preparación de los
fundamentos cuantitativos y cualitativos basados en el comportamiento pasado y permitiendo
proyectar futuros escenarios.
Disponibilidad Que exista
Accesibilidad Para quienes la necesiten
Oportunidad En el momento adecuado
Veracidad Información real
Integral Toda la información necesaria
Adecuada Gráfica, tablas, texto, etc.
SEMANA 3
www.iplacex.cl 6
Entonces, el buen uso de la información permitirá ser:
Eficaces, pues podremos tomar mejores decisiones para cumplir nuestros objetivos en
el abastecimiento y procesos de compra.
Eficientes, ya que con información adecuada evitaremos pérdidas de tiempo y
recursos, realizando cada vez mejor nuestras compras.
Transparentes, ya que permitirá que todos cuenten con la información acerca del
desarrollo y términos de los procesos de compra.
Fuentes de información
La información que usamos en las distintas decisiones puede tener diferentes orígenes.
Una clasificación general es distinguir la información que proviene del exterior de la
información que se genera internamente. Asimismo, esta clasificación permite distinguir la
información que entrega la organización hacia el exterior.
Figura 1
SEMANA 3
www.iplacex.cl 7
El origen de la información podrá tener dos tipos de fuente:
Interna
Información de requirentes o clientes internos. Los cuales tienen la necesidad que
debemos satisfacer. Esta información por ejemplo, es fundamental para las decisiones
de planificación y elaboración del plan de compras.
Información del plan de compras. Realizar un plan de compras y su posterior
seguimiento, nos permite guiar y controlar nuestras compras. De esta manera,
podremos tomar medidas correctivas oportunas, y de igual forma, adaptarnos a las
condiciones del entorno e ir actualizando nuestro plan, en la medida en que esto fuese
necesario.
Información de anteriores procesos de abastecimiento. Permite, a través de su
análisis, comparar actuaciones pasadas, las decisiones tomadas y sus consecuencias,
no cometer los mismos errores y poder proyectar futuros escenarios. Por ejemplo,
bases realizadas, registros de contratos, evaluación de resultados, evaluación de
proveedores, etc.
Nosotros también somos fuentes de información. Luego de generar información para
apoyar una decisión, ésta debe quedar disponible para que la puedan usar otros. Esto
es aplicable tanto para la información que generamos para nuestras decisiones, como
para información que generamos para entregar a terceros.
Externa
Información adhoc de proveedores. Esta información complementa nuestra
información interna y nos permite satisfacer mejor los requerimientos al insertar
variables nuevas para la toma de decisiones sobre cómo definir bien lo que
necesitamos.
Portales de ChileCompra (www.chilecompra.cl), MercadoPúblico
(www.mercadopublico.cl) y Analiza (www.analiza.cl). En estos portales podemos
encontrar información que nos puede ayudar a ser “mejores compradores” y tomar
mejores decisiones, como por ejemplo:
SEMANA 3
www.iplacex.cl 8
- Información de otros compradores, tales como bases, términos de referencia,
resoluciones, precio, proveedores, etc.
- Información con documentos de apoyo sobre gestión de abastecimiento,
programas de mejoramiento de la gestión, apoyo normativo legal y de
capacitación de uso del portal.
- Información acerca de las preguntas frecuentes de compradores y proveedores
de ChileCompra.
- Información con diversas noticias, tales como seminarios y encuentros en los que
podemos participar.
- Información cuantitativa por medio de informes de gestión de nuestra institución,
estadísticas de compras y contrataciones de otros organismos compradores, etc.
- Información referente a proveedores inscritos y lo que ofrecen tanto en convenios
marco como en ofertas realizadas a través de otros mecanismos de compra.
- Información de bienes o servicios ofrecidos y demandados, que se puede
acceder por medio del catálogo electrónico y de otros mecanismos de compra
(estadísticas, bases elaboradas, etc.).
Información de proveedores publicada en Internet. Internet nos da una infinidad de
información respecto a muchos proveedores y los productos y servicios que ellos
ofrecen.
Información de otros compradores. Realizar prácticas como el benchmarking nos
permite conocer las experiencias de otros organismos públicos o privados respecto del
trato con proveedores, complejidades a considerar de productos o servicios de ciertos
rubros, resultados obtenidos a partir de sus procesos de abastecimientos, indicadores,
etc.
La información externa es fácil de encontrar y existe en gran cantidad, es por esto que
debemos saber establecer filtros de entrada para manejar sólo información de calidad. Es
recomendable utilizar como filtro la fuente de origen de la información, pues si utilizamos
información de fuentes confiables y formales, como por ejemplo la publicada en el portal
ChileCompra, se garantizará información de calidad.
La aplicación práctica de la información mencionada, se podrá ver más adelante cuando se
describa la elaboración de indicadores y se muestren algunos ejemplos.
SEMANA 3
www.iplacex.cl 9
¿Qué información registrar y cómo?
El proceso de abastecimiento y cada una de sus etapas tienen distintos requerimientos y
resultados esperados. Sobre la base de aquellos, debemos definir qué es lo que se espera
de cada uno para que el proceso completo se realice correctamente, es decir, establecer
metas. Estas metas obviamente lograrán que nuestra organización sea más eficaz, eficiente
y transparente.
El cumplimiento de los objetivos de cada etapa dependerá en gran medida de las decisiones
intermedias que se tomen. En algunos casos, es posible conocer previamente las decisiones
que se deberán tomar y en otros no es tan claro; sin embargo se pueden estimar en alguna
medida.
Sobre la base de los objetivos y las decisiones que se deberán tomar para alcanzarlos, se
debe determinar la información que será útil.
Cuando es posible estandarizar la información necesaria, es conveniente diseñar indicadores
que se valoricen permanentemente y que permitan conocer y comparar su valor con medidas
máximas, mínimas y estándares determinados previamente, acordes a los objetivos que se
desean alcanzar. Además, se pueden realizar comparaciones con los indicadores de otros
organismos compradores, respecto a los tipos de indicadores utilizados, los valores
alcanzados, etc.
Dadas las características de las decisiones que se toman día a día, en muchas ocasiones
necesitamos información de mayor o menor complejidad, es por esto que debemos ser
capaces de gestionarla y adecuarla a nuestros requerimientos.
La gestión de información puede entenderse como la capacidad de nuestra organización
para registrar, procesar, almacenar y distribuir la Información, asociada a la gestión
estratégica, táctica y operativa de la organización.
La gestión de información debe coordinar los recursos dispersos en la organización,
haciendo énfasis en el contenido de la información por sobre el medio que la soporte,
considerando que el gasto en información es para obtener beneficios y/o ahorro de costos.
En resumen, gestionar información es definir:
¿Cuál es la información necesaria?
¿Dónde se registran los datos para obtenerla?
Especificaciones de datos a registrar
SEMANA 3
www.iplacex.cl 10
Mecanismos de registros de los datos
Modo de distribución de manera oportuna
Usos oportunos para la toma de decisiones
1.1. Indicadores de compras públicas
Los indicadores miden el comportamiento de una variable para evaluar el grado de
cumplimiento que se ha alcanzado con respecto a lo planificado previamente, cómo se están
desarrollando los procesos operacionales y cuán eficientes somos en cada uno de ellos. Los
indicadores de gestión operacional se clasifican de acuerdo a lo que se busca medir con
ellos en:
Actividad: mide las salidas o productos de una unidad, proceso o programa.
Costo: Mide los desembolsos controlables o variables de la organización, asociados a
una unidad, proceso o programa.
Eficacia: Mide el grado en que se logran los objetivos de una unidad, proceso o
programa.
Resultado: Mide el impacto final de un proceso o programa.
La medición de la gestión global del proceso de abastecimiento requiere del desarrollo de un
grupo armónico y sistemático de indicadores que abarquen, con un adecuado conocimiento
de sus posibles interrelaciones, las dimensiones de costo, eficacia, actividad y eficiencia, que
permitan obtener información, como por ejemplo:
Calidad del resultado de la compra o contratación
Costo presupuestado y ejecutado
Grado de ajuste al calendario acordado
Grado de satisfacción de los usuarios
Cumplimiento de los aspectos administrativos
Para cada indicador se debe definir un conjunto de características que determinarán su
medición y su evaluación. Estas características son:
SEMANA 3
www.iplacex.cl 11
Nombre del indicador: Colocar un nombre representativo.
Descripción: Se debe explicar la forma de cálculo, entregar la fórmula explícita y de
qué fuente se obtendrá la información para su valorización.
Unidad de medida: En qué unidades se mide (Número, porcentaje, sí o no, $, etc.).
Regularidad: Período de tiempo que cubre. Por ejemplo, diario, anual, etc.
Frecuencia de medición: Cada cuánto tiempo se debe medir (continuamente “minuto a
minuto” o una vez al día, mensual, semestral, etc.).
Valor estándar o esperado: Valores que se espera que el indicador tome y que
permitirán realizar una comparación.
Como los indicadores son cuantitativos, es decir, valoran numéricamente una unidad,
proceso o programa, estos valores se deben comparar con otro valor para evaluar si
se está bien, mejor o peor que determinado estándar. Algunos estándares para
comparar indicadores son: períodos anteriores en la misma organización o con
respecto a lo presupuestado o planeado anteriormente.
Límites de variación: Son los valores máximo y mínimo que puede tomar el indicador
sin que afecte el desarrollo del proceso.
Definiendo un rango que se puede considerar dentro de la normal operación del sistema. Si
un indicador se saliera del rango permitido, la persona encargada de la unidad, proceso o
programa, deberá evaluar la situación y tomar medidas correctivas que permitan alcanzar los
rangos normales, de otro modo, se deberán cuestionar los valores máximo y mínimo
establecidos previamente.
Ejemplo de indicador:
Nombre: Porcentaje de compras urgentes.
Descripción: Se calcula como el número de compras realizadas mediante la
excepción de “compras urgentes” sobre el total de compras. La fuente de información
es ChileCompra.
SEMANA 3
www.iplacex.cl 12
Unidad de medida: Porcentaje.
Regularidad: Anual.
Frecuencia de medición: Se mide automáticamente cada vez que se realiza una
compra.
Valor estándar o esperado: Menor al 2%.
Límites de variación: Límite superior de 3%. No hay límite inferior.
Responsable Indicador: Supervisor de abastecimiento.
1.2. Proceso de abastecimiento de compras
El proceso de abastecimiento de cada compra puede descomponerse en una serie de etapas
secuenciales, que son ilustradas en la siguiente figura (recuerde que las etapas de llamado y
recepción, evaluación y adjudicación dependerán del mecanismo de compra escogido).
Además, hemos señalado la importancia de elaborar un plan de compras que pronostica las
compras anuales de nuestro organismo y de un programa de seguimiento del plan, que
analice las desviaciones del mismo y las causas que las originan. Asimismo, la relevancia de
contar con información respecto a los productos y servicios otorgados por nuestros
proveedores y la satisfacción de nuestros clientes internos ante las compras efectuadas,
resulta clave para realizar buenas compras a futuro.
Figura 2
SEMANA 3
www.iplacex.cl 13
Por consiguiente, la información útil de registrar, procesar, almacenar y distribuir en relación
con los procesos de compra es enorme y muy variada. A continuación, mostraremos algunos
ejemplos de información e indicadores útiles para la gestión diaria, de mediano plazo y de
transparencia de nuestra organización. Esta categorización la hemos basado en las
principales áreas donde se manifiesta el aporte de la información. Sin embargo, estos
indicadores sólo representan una guía y, en base a las herramientas entregadas, su
organismo puede establecer otras categorías y definir otros indicadores igualmente
importantes.
Por último, los indicadores son presentados en términos generales, pero también en muchos
casos es recomendable estudiarlos con un mayor nivel de detalle. Por ejemplo, el indicador
de “porcentaje de licitaciones desiertas” puede analizarse sólo sobre el total de licitaciones
públicas, licitaciones privadas, o licitaciones públicas por rubro, etc.
Ello nos permite ir encontrando información más completa para descubrir y mejorar los
problemas. Por ejemplo, puede ser que el porcentaje total de licitaciones desiertas sea bajo
(2%), pero el porcentaje de licitaciones desiertas en el rubro de asesoría sea elevado (30%).
Procesos internos de abastecimiento de servicios públicos
Información para la gestión diaria
Requerimientos internos
Niveles de inventario
Compras anteriores del mismo requerimiento
Contratos realizados
Información de proveedores
Reglamentos y leyes de compras públicas
Presupuestos destinados
Características de los bienes y servicios publicados en el Catálogo Electrónico
Información para la elaboración del contrato
Información para la gestión de mediano plazo
Planificación:
Plan de compras actual, anteriores y presupuestos asociados.
SEMANA 3
www.iplacex.cl 14
Cantidad (interna) promedio demandada y desviación estándar para cada tipo de
producto o servicio.
Número de solicitudes internas de compra por tipo de producto o servicio.
Niveles de Inventario.
Número de quiebres de stock por producto.
Fill rate o tasa de llenado (unidades entregadas v/s total de unidades solicitadas).
Compras con desviaciones respecto a lo pronosticado:
Porcentaje de procesos adjudicados sin emisión de Orden de Compra.
Porcentaje de licitaciones desiertas sin oferentes, clasificadas por motivos.
Porcentaje de licitaciones desiertas con oferentes, clasificadas por motivos.
Porcentaje de ofertas rechazadas porque no cumplen con las bases.
Porcentaje de veces que se hizo efectiva la garantía según mecanismo de compra,
rubro y proveedor.
Porcentaje de devoluciones de la compra o rechazos en el momento de la entrega por
rubro y proveedor.
Porcentaje de rechazos de órdenes de compra según motivo.
Porcentaje de incumplimiento del proveedor según motivos.
Porcentaje de incumplimiento de pago del comprador.
Información de mecanismos de compra:
Tiempo promedio del proceso de compra y medida de dispersión (una vez
seleccionado el mecanismo de compra hasta la formalización del contrato).
Número de contratos celebrados.
Montos de compras realizadas según mecanismo de compra.
Número de licitaciones públicas.
Número de licitaciones privadas.
Número de compras por medio de Catálogo Electrónico de Convenio Marco.
Número de compras excepcionales, según tipo de excepción.
Número de adquisiciones publicadas clasificadas como menor a 100 UTM según
mecanismo de compra.
Cantidad promedio y desviación de ofertas presentadas por mecanismo de compra.
Porcentaje de licitaciones con modificación de bases (cuando se avisa al proveedor
que hubo modificaciones).
Información de Contratos:
SEMANA 3
www.iplacex.cl 15
Porcentaje de contratos de suministro según rubro y proveedor.
Porcentaje de contratos de terminación anticipada según motivo.
Porcentaje de contratos modificados según motivo.
Número de contratos vigentes renovables, con fecha de término en este año y que
deben ser gestionados.
Número de contratos vigentes, con fecha de término en este año y con renovación
automática.
Porcentaje de contratos vigentes renovados.
Uso de ChileCompra:
Porcentaje de operaciones realizadas dentro y fuera de ChileCompra.
Porcentaje del monto total de compras que fueron realizadas dentro y fuera de
ChileCompra, según fuente de financiamiento.
Información de Transparencia
Porcentaje de evaluaciones con comisiones o equipos evaluadores en licitaciones.
Porcentaje de proveedores que presentan reclamos clasificados por motivos.
Porcentaje de licitaciones con publicación de criterios de evaluación distintos del
precio.
Porcentaje de licitaciones con resolución fundada de adjudicación y planilla de
evaluación publicadas en ChileCompra.
Número de compras clasificadas como excepcionales con resoluciones fundadas
publicadas en ChileCompra.
Porcentaje de compras realizadas con información completa (señalada en el Art. 57
del Reglamento de la Ley de Compras Públicas)
Promedio de tiempo de publicación y su desviación estándar según mecanismo de
compra. Porcentaje de licitaciones cerradas sobre el total de licitaciones publicadas.
Los indicadores que favorecen la transparencia deben estar constantemente controlados, es
por esta razón que la mayoría está presente en el conjunto de indicadores claves que se
mostraron anteriormente. Mantener estos indicadores dentro de los límites de variación
establecidos permite el accountability o auditoria social que realiza la comunidad, legitimando
así el correcto actuar de la organización. Para realizar un mejor seguimiento de los
resultados obtenidos, es recomendable distinguir los indicadores claves, permitiendo así su
medición y seguimiento constante. De esta manera, usted podrá realizar un control a las
variables importantes cada vez que éstas sobrepasen los límites de variación permitidos,
SEMANA 3
www.iplacex.cl 16
evidenciando que los resultados se están “escapando” del estándar esperado. Para esto
puede utilizar mecanismos de alerta que indiquen el momento en que ocurran las
desviaciones para corregirlas oportunamente. A continuación destacaremos los indicadores
que no debemos olvidar de controlar, los cuales fueron extraídos de la lista entregada
anteriormente y agrupados en las mismas áreas críticas.
Gestión diaria:
Nº de compras anteriores del mismo requerimiento.
Monto del presupuesto disponible por ítem.
Gestión de mediano plazo
Porcentaje de licitaciones desiertas con/sin oferentes, clasificadas por motivos.
Porcentaje de devoluciones de la compra o rechazos en el momento de la entrega por
rubro y proveedor.
Tiempo promedio del proceso de compra y medida de dispersión (una vez
seleccionado el mecanismo de compra hasta la formalización del contrato).
Montos de compras realizadas según mecanismo de compra.
Número de licitaciones públicas y privadas.
Número de compras por medio de Catálogo Electrónico de Convenio Marco.
Número de compras excepcionales, según tipo de excepción.
Transparencia
Porcentaje de evaluaciones con comisiones o equipos evaluadores en licitaciones.
Porcentaje de licitaciones con resolución fundada de adjudicación y planilla de
evaluación publicadas en ChileCompra.
Número de compras clasificadas como excepcionales con resoluciones fundadas
publicadas en ChileCompra.
Porcentaje de compras realizadas con información completa (señalada en el Art. 57
del Reglamento de la Ley de Compras Públicas)
Promedio de tiempo de publicación y su desviación estándar según mecanismo de
compra.
Porcentaje de licitaciones cerradas sobre el total de licitaciones publicadas.
Porcentaje de licitaciones con publicación de criterios de evaluación distintos del
precio.
SEMANA 3
www.iplacex.cl 17
Aporte de las tecnologías de la información
Las Tecnologías de la Información pueden entenderse como el conjunto de elementos
tecnológicos que sirven a un usuario que requiere informarse y comunicarse. Esto incluye
equipamiento (hardware), aplicaciones computacionales (software) y redes de
comunicaciones.
Las Tecnologías de la Información permiten manejar mejor la información que dispone la
organización y generar así nuevos beneficios y ahorros. El avance de esta tecnología, junto
con las reducciones de su costo, hace que la mayoría de las organizaciones tengan acceso a
computadores, programas y conexiones a Internet. Así, hoy se cuenta con software estándar
como Excel, aplicaciones computacionales desarrolladas específicamente para apoyar
procesos específicos y sistemas que integran distintos procesos de la organización tipo (flujo
de trabajo).
Herramientas accesibles y usables como una planilla electrónica puede transformarse en un
excelente apoyo en la gestión de la información, es decir, en el registro, almacenamiento y
en la obtención oportuna de información estructurada, accesible y de calidad.
A modo de conclusión, tenga presente lo siguiente:
Recuerde que la información es un recurso estratégico muy importante, del cual usted
podrá disponer si realiza una adecuada gestión de ella, utilizando mecanismos
formales para recoger y registrar datos, los cuales una vez procesados permitirán la
obtención de información de calidad en forma oportuna.
Asegúrese de utilizar la información cuando deba tomar decisiones, pues no sirve de
nada almacenar y generar información si no la utiliza posteriormente. No olvide que el
valor de la información se incrementa con el uso de ésta.
Finalmente, al realizar una adecuada gestión de información podrá controlar sus
niveles de eficiencia, eficacia y transparencia, compararlos con los estándares
establecidos y con los resultados de otros organismos, y le permitirá tomar mejores
decisiones para mejorarlos.
Política de Gestión de Seguridad de la Información Dirección de Compras y
Contratación Pública
SEMANA 3
www.iplacex.cl 18
La Dirección de Compras y Contratación Pública, la información y el conocimiento son
activos de valor estratégico y deben ser gestionados con el propósito de mejorar el
desempeño de la organización en forma continua.
Dicho valor son responsables de la seguridad de la información que se genere, almacena,
accedemos, utiliza, procesa y transmite, para el ejercicio de esta función pública. Asimismo,
se debe procurar que esta responsabilidad se extienda a los proveedores.
La importancia y necesidad de identificar, comprender y gestionar los riesgos de seguridad
de la información en todo institución con respecto a la función pública, y para la gestión de la
plataforma de compras públicas en particular, de acuerdo a las normativas aplicables y las
políticas establecidas.
En la Dirección de Compras y Contratación Pública se establece e implementa una
metodología para la evaluación y tratamiento de los riesgos y se ha definido un nivel de
riesgo aceptable que garantiza el ejercicio de las funciones, de acuerdo con estos principios.
De acuerdo a lo anterior, en la Dirección de Compras y Contratación Pública se debe ceñir a
los siguientes principios básicos en el tratamiento de la información:
La información declarada confidencial, sea institucional o de nuestros clientes y
usuarios, no puede ser divulgada sin autorización, de lo contrario se considera un
incumplimiento grave contra las políticas de la Dirección de Compras y Contratación
Pública, sin perjuicio de lo aplicable de acuerdo con las normas legales de probidad.
El valor de nuestra información y la de nuestros clientes y usuarios está tanto en su
integridad, confidencialidad, así como en su disponibilidad, por lo que debemos
asegurar, su completitud y veracidad, en forma íntegra, sin que pueda ser modificada
por personas no autorizadas para ello, y asegurar que esté disponible para las
personas entidades autorizadas.
Mantenemos siempre disponible la información más crítica para ejercer nuestra
función pública, de cara hacia nuestros clientes.
La información contenida en nuestros componentes tecnológicos (tecnologías de
información, comunicaciones e infraestructuras de TI) cuentan con medidas de
seguridad apropiadas a sus riesgos.
SEMANA 3
www.iplacex.cl 19
El costo de las medidas de seguridad que implementamos es proporcional al valor de
la información que protegemos.
La Dirección de Compras y Contratación Pública define que para llevar a cabo el
cumplimiento de los principios enunciados, la política se difunde a través de medios internos,
en las inducciones al personal de nuevo ingreso y en capacitaciones a los funcionarios
públicos y personal a honorarios y personal de proveedores que realizan sus tareas en las
instalaciones de la organización.
La Política de Seguridad de la Información, está también disponible para las partes
interesadas pertinentes, a través de su publicación en el sitio web Institucional.
La organización evalúa la idoneidad, adecuación y cumplimiento de la política al menos una
vez al año y en caso necesario se realizan los ajustes pertinentes. De igual manera, y como
vía para lograr el cumplimiento de los crecientes requisitos de los clientes y usuarios, lo
establecido en el sistema y la satisfacción de los requisitos legales y reglamentarios
aplicables, la Directora, en conjunto con el Comité de Seguridad de la Información de la
Dirección ChileCompra lideran en forma permanente la mejora continua de los procesos
asociados a la gestión de la Seguridad de la Información.
SEMANA 3
www.iplacex.cl 20
Conclusión
En los procesos de abastecimientos, la información que se debe manejar en los procesos de
compras por parte del sector púbico es relevante ya que constituye un factor fundamental al
dar el inicio a un proceso real de abastecimiento.
La revisión del comportamiento de los indicadores que deben tomar como pruebas de
medición, dará cuenta de los resultados donde figuran eficacia, eficiencia y trasparencia de
las compras públicas realizadas por diferentes organizaciones postulantes.
Por último, la revisión de las políticas de seguridad, comprendiendo toda la información que
se distribuye en el mercado además la que está disponible en la plataforma de chile
compras, debe tener registros de seguridad invulnerable para los procesos en compras
públicas y servicios contratados por el Estado.
SEMANA 3
www.iplacex.cl 21
Bibliografía Documentos
Ley N° 19.886 normativa de compras públicas y su reglamento
Ley N° 19.886 normativa de compras públicas y su reglamento
Sitios Web
www.mercadopublico.cl
www.gobiernotransparentechile.cl
Formación Chile Compra
SEMANA 3
www.iplacex.cl 22
www.iplacex.cl
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
UNIDAD II
Procedimientos de adquisiciones y servicios
SEMANA 4
www.iplacex.cl 2
Introducción
En los procesos de compras públicas donde hay ciertos tipos de complejidades para la
adquisición de bienes y servicios, es importante analizar las diferentes problemáticas que
existen en los procesos de abastecimiento. Para estos efectos es necesario repasar y
visualizar aspectos que puedan entrabar los ciclos de compras ya sea por parte de las
entidades compradores como de los oferentes.
Un buen diseño de las bases administrativas llevará a realizar procesos exitosos de compras.
Por ello, en esta unidad se revisarán los errores más frecuentes que ocurren en los
diferentes procesos de compras de bienes y servicios de los organismos públicos.
Revisaremos en qué consiste el diseño de compras por sistema convenio marco, sus
políticas y la importancia de ser la forma de dar inicio a los procesos de compras que tienen
la mayoría de las organizaciones públicas.
.
SEMANA 4
www.iplacex.cl 3
Ideas fuerza
Revisión de los errores e identificarlos en las compras públicas.
Convenio marco como un proceso de compras públicas.
Importancia de la información en la obtención de los bienes y servicios.
Sistematizar conceptos en la elaboración de bases técnicas.
SEMANA 4
www.iplacex.cl 4
2. ERRORES RECURRENTES EN LAS ADQUISICIONES Y
SERVICIOS
En este punto revisaremos las trabas o errores que surgen al realizar compras públicas, ya
sea en errores en las Bases Administrativas Generales como los contenidos que tienen las
BAG para todos los tipos de compras y contracción de servicios del Estado. Estos errores
más recurrentes son:
Infracción de la libre concurrencia:
En el Artículo 9° de la ley 18.575 que rige las compras públicas se hace mención a la libre
concurrencia de los oferentes al llamado de licitación y a la igualdad ante las bases que rigen
el contrato. Así, la normativa indica: “La licitación privada procederá, en su caso, previa
resolución fundada que así lo disponga, salvo que por la naturaleza de la negociación
corresponda acudir al trato directo”.
En ese sentido, los elementos que infringen dicha libre concurrencia son:
Las prórrogas automáticas de contrato, cuyos montos excedan las 1000 UTM, a
menos que existan motivos fundados para establecer dichas cláusulas y así se
hubiese señalado en las Bases. (Art. 12 Reglamento)
Las garantías desproporcionadas
Las inhabilidades no incluidas en art. 4° Ley N° 19.886
Exigir experiencia para participar en licitaciones
Invalidar actos por errores no esenciales en ofertas.
Infracción de la Igualdad ante las Bases:
Sobre este punto, indica la ley 19.886, en su artículo 27 que la Entidad Licitante no podrá
tener contactos con los Oferentes, salvo a través del mecanismo de las aclaraciones, las
visitas a terreno establecidas en las Bases y cualquier otro contacto especificado en las
bases. Además de ello, en su artículo 38 que aplicar erróneamente los criterios de evaluación
significarán también una infracción en torno a este ítem.
SEMANA 4
www.iplacex.cl 5
Infracción de la No discriminación Arbitraria:
El principio de no discriminación arbitraria implica que no se podrá, en el marco de un
proceso de licitación, definir criterios arbitrarios para distinguir entre oferentes. En ese
sentido, es improcedente la exigencia de determinadas marcas comerciales, por cuanto
vulnera este principio (Dictamen N° 14.432, de 2012), ya que desincentiva la participación de
otras marcas sin criterio de selección legítimo.
No formalización:
El procedimiento debe desarrollarse con sencillez y eficacia, de modo que las formalidades
que se exijan sean aquéllas indispensables para dejar constancia indubitada de lo actuado y
evitar perjuicios a los particulares.
(Art. 13, Ley 19.880)
Lo infringen:
La Entidad deberá abstenerse de exigir en las licitaciones a que convoque por la ley N°
19.886, la presentación y retiro de documentos en soporte papel, lo que debe restringirse
sólo a los casos del artículo 62.
No resulta procedente la exigencia de presentar declaraciones juradas notariales como
requisito para postular, por cuanto atenta a lo dispuesto en los artículos 6° de la ley N°
19.886 y 20 del reglamento, al exigir mayores formalidades que las dispuestas en dicha
normativa, siendo por tanto suficiente que aquellas sean simples (aplica criterio de dictamen
N° 19.761)
Transparencia y Publicidad
Los organismos públicos regidos por esta ley deberán cotizar, licitar, contratar, adjudicar,
solicitar el despacho y, en general, desarrollar todos sus procesos de adquisición y
contratación de bienes, servicios y obras a que alude la presente ley, utilizando solamente
los sistemas electrónicos o digitales que establezca al efecto la Dirección de Compras y
Contratación Públicas (Artículo 18)
SEMANA 4
www.iplacex.cl 6
Infringe la Transparencia:
Aceptar ofertas o parte de ellas por medio distinto a Mercado Público
Infringe el principio de Publicidad:
No informar la contratación de bienes y servicios, además en el sitio de transparencia de
cada institución.
Sujeción estricta a las Bases:
Los procedimientos de licitación se realizarán con estricta sujeción, de los participantes y de
la entidad licitante, a las bases administrativas y técnicas que la regulen. Las bases serán
siempre aprobadas previamente por la autoridad competente. (Art. 10, inc. 2)
Infringe la Sujeción estricta a las Bases
Adjudicar atendiendo exclusivamente a un criterio y no al conjunto de la mejor oferta (por
ejemplo, considerar únicamente la mejor oferta económica, o la propuesta técnica).
Constituye también una infracción de este tipo el no regirse por las ponderaciones de cada
una de las ofertas predefinidas.
Inhabilidades Generales
Contratar con condenados por prácticas antisindicales o infracción a derechos fundamentales
del trabajador, dentro de los anteriores 2 años.
Contratar con personas jurídicas condenadas a la pena de prohibición de celebrar actos y
contratos con organismos del Estado, según Ley 20.393.
“Considerando que el ordenamiento jurídico no ha previsto excepciones a la inhabilidad para
contratar con la Administración, contenida en el inciso primero del artículo 4° de la ley N°
19.886, es preciso concluir que no resulta procedente que el Servicio requirente contrate,
cualquiera sea la modalidad que utilice, con una empresa condenada por prácticas
antisindicales.”(Dictamen N° 44.820 de 15-07 -2011).
Inhabilidades Específicas
Se Prohíben:
Contratos con funcionarios directivos del órgano adquirente.
SEMANA 4
www.iplacex.cl 7
Contratos con personas con relaciones de parentesco con los directivos de la Entidad.
Contratos con sociedades en que los directivos o sus parientes participen, ni con
gerentes, administradores, representantes o directores de ellas.
Otros Errores
No Definir adecuadamente los productos o servicios a licitar.
No establecer plazo prudencial para que potenciales oferentes hagan consultas.
No incorporar documentación pertinente (Resoluciones o decretos, anexos, bases
técnicas, otros).
No cumplir con los tiempos establecidos.
Solicitar garantías desproporcionadas.
2.1. Procedimientos de Contratación
Convenio Marco
Es una modalidad de adquisición en la cual se establecen precios y condiciones de compra
para bienes y servicios. Tales bienes y servicios se disponen en un Catálogo Electrónico
mediante el cual los organismos públicos acceden directamente, pudiendo emitir una orden
de compra a los proveedores licitados.
Por lo tanto es un mecanismo de compra definido en la Ley 19.886 de compras públicas
cuyos principales objetivos son:
Ofrecer a los compradores del Estado productos y servicios en condiciones técnicas y
comerciales.
Optimas, particularmente en términos de precio y plazo de entrega.
Reducir los costos y riesgos administrativos en las adquisiciones de bienes y servicios
comúnmente
requeridos por los distintos organismos públicos, disminuyendo los inventarios y el
tiempo para realizar
SEMANA 4
www.iplacex.cl 8
estos procesos, liberando así recursos humanos para otras tareas.
Los productos y servicios en Convenio Marco están disponibles para los compradores
del Estado en el
catálogo electrónico ChileCompra Express, disponible en: www.chilecompra.cl.
Uso de los convenios marco
La ley de Compras Públicas y su reglamento define lo siguiente respecto del uso de los
Convenios Marco:
Los Servicios Públicos deben considerar siempre como primera opción de compra los
productos y servicios en Convenio Marco. Un Servicio Público sólo puede comprar fuera de
este sistema si no encuentra el producto o servicio requerido, o si puede obtener fuera del
catálogo condiciones más ventajosas, según se define en el Reglamento de Compras
Públicas en su Art. N° 15, como “situaciones objetivas, demostrables y sustanciales para la
Entidad”, tales como:
Plazo de Entrega
Condiciones de Garantías
Calidad de los Bienes y Servicios, o bien
Mejor Relación costo beneficio del bien o servicio a adquirir.
Si ocurre alguna de las causales anteriores, el servicio deberá informar a la Dirección de
Compras Públicas de esta situación. Para esto puede usar los formularios en línea
disponibles en ChileCompra o enviar un oficio acompañando los antecedentes.
En el caso de las Fuerzas Armadas y de Orden y Seguridad Pública, la suscripción de
Convenios Marco, no es obligatoria respecto de los bienes y servicios que respectivamente
determinen el Director de Logística del Ejército, el Director General de los Servicios de la
Armada, el Comandante del Comando Logístico de la Fuerza Aérea, el Director de Logística
de Carabineros y el Jefe de la Jefatura de Logística de la Policía de Investigaciones, de
acuerdo a los criterios que al respecto define el reglamento sobre Adquisiciones de bienes
corporales e incorporales muebles y servicios de las Fuerzas Armadas, conforme lo señala el
Artículo N° 30, letra d, inciso 4° de la Ley de Compras Públicas.
SEMANA 4
www.iplacex.cl 9
Para los Municipios, la suscripción de Convenios Marco no es obligatoria, sin perjuicio de que
éstas, individual o colectivamente, puedan adherir voluntariamente a los mismos, según lo
señalado en el Artículo N° 30, letra d, inciso 3° de la Ley de Compras Públicas.
Adhesión voluntaria a los Convenios Marco
La Dirección de Compras y Contratación Pública promueve la incorporación voluntaria de los
organismos públicos a los convenios marco. Desde el año 2007, está a disposición de
cualquier institución pública la posibilidad de establecer convenios de este tipo.
Instrucciones Específicas de Convenio Marco
El Sistema de Convenio Marco - ChileCompra Express es un catálogo multi proveedor. Esto
implica que un mismo producto o servicio en Convenio Marco puede ser ofrecido por distintos
proveedores. Por lo tanto la decisión de compra debe considerar distintas variables.
Variables relevantes para comprar productos o servicios en Convenio Marco
Calidad: Los estándares de calidad de los productos y servicios en ChileCompra
Express se definen en las respectivas bases de licitación. Sin embargo, sobre este
nivel, los distintos proveedores pueden ofrecer productos o servicios de distinta
calidad. Respecto de este punto, se sugiere revisar características como: desempeño,
materiales, rendimiento, certificaciones, garantías, respaldo, costo de insumos, etc.
Precio: Un mismo producto puede ser ofrecido a distintos precios en el catálogo,
dependiendo de la oferta de cada proveedor y de las condiciones comerciales
complementarias.
Condiciones Comerciales: Son complementarias al precio y calidad. Deben ser
consideradas para realizar una compra. Un mismo producto puede tener distintas
Condiciones Comerciales dependiendo de la oferta de cada proveedor. Cada
Convenio tiene Condiciones Comerciales específicas dependiendo del tipo de
producto o servicio en cuestión, sin embargo las más frecuentes son:
Monto Mínimo de Orden de Compra: Es el valor mínimo de la Orden de Compra que
el proveedor está dispuesto a aceptar.
Tiempo de Despacho: Es el tiempo que el proveedor demorará en hacer entrega de
los bienes o servicios que sean adquiridos por Convenio Marco.
Tiempo de Reposición: Es el tiempo que el proveedor demorará en cambiar un
producto o servicio con problemas, que haya sido adquirido por Convenio Marco.
SEMANA 4
www.iplacex.cl 10
Costo de Flete: Corresponde al costo de despachar los productos o servicios
comprados a través de Convenio Marco al comprador específico. Si el despacho se
hace dentro de la región base del proveedor, este costo es cero.
Garantías Adicionales: Garantías adicionales a las básicas del producto o servicio.
Descuentos por Volumen: Permiten que los compradores obtengan descuentos
especiales por agregación adicional de demanda.
Servicios Adicionales: Los distintos proveedores en ChileCompra Express refuerzan
su oferta mediante servicios adicionales para los bienes o servicios que se ofrecen.
Estos pueden incluir asesorías especializadas para la utilización de productos, la
posibilidad de disponer de productos en demostración y soporte permanente entre
otros.
Las condiciones comerciales pueden ser transversales a la oferta del proveedor o pueden
variar para regiones específicas. Por ejemplo, los costos de flete.
Instrucciones para Comprar Productos y Servicios en Convenio Marco
Alcance de los convenios marco: Siempre que use ChileCompra Express considere
que los productos y servicios disponibles son los que están en la tienda virtual y por lo
tanto, si su requerimiento no puede ser cubierto con esa oferta debe seguir los
procedimientos alternativos indicados en la normativa vigente. en consecuencia, se
debe negociar las variaciones a productos, condiciones comerciales o precios con los
proveedores.
Se debe definir el requerimiento: Antes de ingresar al catálogo electrónico, se debe
definir claramente el requerimiento, en términos técnicos y comerciales. para esto
considere productos genéricos, es decir que independientemente de una marca
satisfagan su requerimiento.
Tener claridad del presupuesto disponible: Antes de comprar un producto o
servicio tenga claridad del presupuesto disponible para satisfacer su requerimiento y
asegúrese de tener las autorizaciones necesarias.
SEMANA 4
www.iplacex.cl 11
Se debe buscar los productos o servicios requeridos: Se debe Identificar en
ChileCompra Express, los productos o servicios que cumplen con las características
que han definido. Para cada requerimiento se debe buscar encontrar diversas
alternativas.
Si se cotiza una lista con múltiples productos: Se debe considerar que comprar al
mismo proveedor todos los productos reduce el costo administrativo, pero podría
eventualmente incrementar el costo asociado al precio total de los productos de la
lista. Por lo tanto, se debe realizar ce una comparación del costo total de una lista de
productos, incluyendo fletes y otros eventuales gastos asociados.
Se debe reportar las condiciones más ventajosas: En ciertos casos, se puede
ocurrir que una coyuntura de mercado permita encontrar productos más ventajosos
fuera del catálogo electrónico ChileCompra Express. En este caso se debe proceder
según los procedimientos de contratación establecidos en la ley 19.886.
La normativa también señala que en este tipo de casos debe reportar esta
condición a la Dirección de Compras. Esto se realiza r mediante el ingreso a la
sección de consultas, reclamos o sugerencias disponible en www.chilecompra.cl.
Alternativamente se debe enviar un oficio si se estima conveniente. En ambos casos
se debe incluir los documentos que respaldan la condición más ventajosa.
Contacto con Proveedores: En la medida que se tenga dudas sobre los bienes y
servicios que se está cotizando se puede contactar a los proveedores potenciales para
que expliquen las ventajas de las ofertas específicas.
Establecer cuadro comparativo: Para todas las alternativas que se hayan
encontrado y que satisfagan totalmente el requerimiento, se establece un cuadro
comparativo. Incluya precio, flete si corresponde, garantías, tiempos de despacho y
otras condiciones comerciales relevantes.
Evaluación de Proveedores: La evaluación de los proveedores es indispensable
para que estos puedan mejorar sus niveles de atención. Por tal motivo, se debe
SEMANA 4
www.iplacex.cl 12
realizar estas evaluaciones con las herramientas que disponga su servicio o en el
sistema ChileCompra.
Reclamos y sanciones: Cada producto o servicio en Convenio Marco cuenta con
condiciones comerciales previamente definidas, como se ha indicado estas pueden
ser tiempos de despacho, calidad, precio o descuentos por volumen entre otras. Si el
proveedor no cumple de manera satisfactoria con estas condiciones se debe
considerar:
Multas por atraso: Se establecen en las bases de licitación de cada convenio y se
hacen efectivas mediante un descuento en el valor de los bienes y servicios
adquiridos. Para esto puede solicitar una rebaja en la factura correspondiente o bien
una nota de crédito por el valor de la diferencia.
Reclamo a la Dirección de Compras y Contratación Pública: Si no se resuelve
directamente un problema con un proveedor se deberá acudir a la Dirección de
Compras y Contratación Pública utilizando los formularios disponibles en ChileCompra
y acompañando los antecedentes del caso. La Dirección de Compra mediará entre las
partes, si no hay una solución satisfactoria en el marco de las bases de licitación del
respectivo convenio, el proveedor puede ser suspendido del catálogo y eventualmente
se puede cobrar una boleta de garantía.
Plazo de Pago: Las condiciones ofrecidas en los Convenios Marco por parte de los
proveedores implican asumir el compromiso de pago en el más breve plazo. Por lo
tanto se debe verificar si el Convenio contiene cláusulas de plazos de pago, las cuales
deben cumplirse estrictamente para no perjudicar o desincentivar la participación de
los proveedores en estos Convenios.
Licitación Pública
Procedimiento administrativo de carácter concursal, mediante el cual la administración realiza
un llamado público, convocando a los interesados para que sujetándose a las bases fijadas
formulen propuestas de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.
Licitación Privada
Procedimiento administrativo de carácter concursal, previa resolución fundada que lo
disponga, mediante el cual la administración invita a determinadas personas para qué
SEMANA 4
www.iplacex.cl 13
sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y
aceptará la más conveniente.
Trato directo
Contratación realizada a un solo proveedor, previa Resolución fundada o Decreto Alcaldicio,
solicitando un mínimo de tres cotizaciones, salvo las causales de las letras c, d, f, y g del Art.
8 de la Ley. (Art.10 Reglamento).
Los tratos directos que se realicen en virtud de lo dispuesto en el artículo 10 requerirán de un
mínimo tres cotizaciones de diferentes proveedores, con excepción de aquellos tratos o
contrataciones directas contenidas en los números 3, 4, 6 y 7.(Art. 51 Reglamento).
No fundamentar los Tratos Directos exclusivamente en los las causales previstas en la
Ley y el Reglamento:
Al ser la licitación pública la regla general, las causales de propuesta privada o trato directo
son taxativas y de derecho estricto y por ende, deben constar en el acto administrativo que
aprueba el convenio respectivo, y acreditar su concurrencia (Dicts. Nos. 45.730/03;
37.342/05; 3.417/08; 61.883/09 entre otros).
No adjuntar todos los antecedentes que respaldan el procedimiento de contratación:
No basta para los fines de justificar un trato directo, la sola referencia a las disposiciones
legales y reglamentarias que contienen la causal que fundamenta dicha modalidad de
contratación, como tampoco la sola alusión a razones de índole interno de funcionamiento
del Servicio (Dict. N 46.427/08).
Los tratos directos que se realicen en virtud de lo dispuesto en el artículo 10 requerirán de un
mínimo tres cotizaciones de diferentes proveedores, con excepción de aquellos tratos o
contrataciones directas contenidas en los números 3, 4, 6 y 7.
(Art. 51 Reglamento).
Si en la licitación pública previa no se hubieran presentado interesados. En este caso
procede primero la licitación privada y si no tuviera interesados se puede realizar Trato
Directo.
SEMANA 4
www.iplacex.cl 14
Si se tratara de contratos que correspondieran a la realización o terminación de un contrato
que haya debido resolverse anticipadamente por falta de cumplimiento del contrato u otras
causales, cuyo remanente no supere las 1000 UTM.
Si se tratara de convenios de prestación de servicios a celebrar con personas jurídicas
extranjeras que deban ejecutarse fuera del territorio nacional.
Si las contrataciones son iguales o inferiores a 10 UTM.
2.2. Contratación de Bienes y Servicios Relacionados con Tecnologías
de la Información y Comunicaciones
Objetivo
El objetivo de esta es entregar pautas y lineamientos que los organismos públicos regidos
por la Ley N°19.886 para la contratación de bienes y servicios relacionados con tecnologías
de la información y comunicaciones, tales como: servicios de desarrollo de software, de
operación de sistemas, de adquisición de hardware o software, de análisis de datos,
plataforma de datos, de hosting o housing, de externalización, o de optimización y
automatización de procesos de gestión, entre otros ya que en el tiempo en que trabajamos
estas tecnologías son la principal plataforma para la gestión.
Una vez que exista claridad respecto de la necesidad o requerimiento que se quiere abordar,
la entidad debe identificar y evaluar distintas alternativas de solución. Este proceso debe
incorporar entre otros aspectos:
Análisis de elementos conceptuales básicos, por ejemplo, análisis de modelos
operacionales alternativos, definir cuánta externalización se requiere (considerar que
la externalización ordena la operación y permite al organismo contratante concentrase
en su negocio principal, pero internaliza parte de los riesgos del operador externo),
acotar quienes serán los principales usuarios, definir a qué plazo se espera tener el
problema resuelto, etc.
SEMANA 4
www.iplacex.cl 15
Análisis de elementos de gestión, entre otros elementos se deberá revisar si la
institución tiene las competencias internas para la realización del proyecto y qué tipo
de apoyo externo será necesario incorporar.
Análisis de restricciones respecto de alternativas tecnológicas, se deberá considerar si
existen sistemas anteriores y qué restricciones imponen éstos a los servicios que se
contratarán, entre otros puntos.
Primera aproximación a los costos de contratación, una posibilidad para aproximarse a
los costos es revisar experiencias similares de otros organismos públicos en
ChileCompra.
Análisis y definición de alcance, esto implica definir bien qué se está contratando y
qué no. Por ejemplo, si se está contratando el desarrollo de un sitio web que tendrá
una sección en inglés, deberá quedar definido si está dentro o fuera del alcance del
proyecto la traducción de documentos. O si se está contratando la operación de un
sistema, deberá definirse si las licencias para que opere el sistema serán provistas por
el contratante o por el operador. Esta definición es particularmente importante, puesto
que los proyectos con alcance difuso pueden tener problemas serios durante la
implementación.
El producto debería ser un documento de proyecto que contenga, a lo menos, una
descripción del problema a resolver, los servicios a contratar, los plazos disponibles y las
principales etapas del proyecto.
El análisis realizado en la etapa anterior, especialmente en casos de alto valor e impacto,
debe ser respaldado con la incorporación de la experiencia y conocimiento de la industria
TIC. Por lo tanto, se recomienda a las entidades realizar una consulta amplia, estructurada y
formal a los potenciales proveedores. Este proceso también se conoce como Request For
Information (“RFI”). En general, para el desarrollo de un RFI se recomienda considerar lo
siguiente:
a. Relación con la posterior licitación: La entidad podrá optar por mecanismos que
generen incentivos a las empresas para participar en el RFI. Así, por ejemplo, podrá
establecer un criterio de evaluación que otorgue puntaje o un aumento porcentual de
éste, para los oferentes que hubiesen participado en el RFI. De este modo, se
SEMANA 4
www.iplacex.cl 16
incentiva a las empresas a colaborar con la entidad en el RFI, sin que esta
participación signifique una barrera de entrada al proceso licitatorio.
b. Establecer con precisión los puntos sobre los que necesita que la industria aporte
información: Un RFI puede incorporar consultas sobre aspectos técnicos, comerciales
o de negocio. Por ejemplo, un RFI puede consultar sobre alternativas para solucionar
un problema o sobre las posibles reglas para evaluar las propuestas.
c. Establecer el documento de RFI. Este documento se estructura a partir de las
definiciones del proyecto, incluye las preguntas que se están formulando a la industria
y las reglas de la consulta. Entre estas reglas, se sugiere incluir el plazo para recibir
respuestas y los medios y formatos a través de las cuales éstas se recibirán. Se
recomienda también, que el documento contenga las cláusulas esenciales del contrato
definitivo, tales como: plazo, causales de término, forma y cálculo de multas, control
de cambios, etc., de forma tal de entregar la mayor información posible a la industria,
para que a su vez ésta pueda hacer las consultas y observaciones con mayor
precisión.
d. Establecer la base de proveedores. Puede ser determinada mediante la utilización de
los registros de ChileCompra o de asociaciones gremiales, entre otras fuentes.
e. Convocatoria al RFI. El proceso debe ser difundido ampliamente. Al menos publique el
documento de RFI en la página web del organismo público y distribúyalo a la base de
proveedores y las asociaciones gremiales.
f. Reunión de RFI. Considere como parte del proceso una o más reuniones de discusión
del documento de RFI. En estas sesiones se espera que las empresas que respondan
a la convocatoria se reúnan con el responsable del proyecto con el objeto de discutir
las consultas formuladas en el RFI.
SEMANA 4
www.iplacex.cl 17
Elaboración de las BAG del Producto
Al elaborar las bases de licitación considerando todo lo investigado hasta el momento, y en la
medida que haya generado buenos documentos en las etapas anteriores, ello deben
utilizarse como apoyo a la redacción de las bases.
Dependiendo de los componentes del servicio licitado, se debe preparar la licitación en varias
líneas. Por ejemplo: infraestructura, software aplicativo y/o sistema operativo,
comunicaciones, soporte, servicios conexos y otros. Esto permite contratar todos los
componentes a un solo proveedor o a distintos proveedores, según la factibilidad técnica y
las reglas que establezca la licitación.
Es importante considerar que en general, para este tipo de procesos es recomendable
diseñar licitaciones en dos etapas, la primera técnica y la segunda económica. Esto permite
evaluar en detalle la calidad técnica de las propuestas, sin sesgos originados por la oferta
económica.
Preparación de las Bases Técnicas
Sin perjuicio del contenido específico de las bases técnicas, se deben considerar los
siguientes elementos generales en su diseño:
a. Principio de neutralidad tecnológica: El Gobierno de Chile adhiere al principio de
neutralidad tecnológica, lo que implica que no se debe dar preferencia a tecnología
alguna, sino que se debe buscar en cada caso la mejor alternativa disponible en el
mercado. Sin embargo, puede que en algunas circunstancias, existan razones
fundadas para restringir las opciones a un cierto tipo de tecnologías, en este caso, los
fundamentos deben quedar claramente establecidos en las bases.
b. Principio de no discriminación por utilización de formatos propietarios: De manera
participación del mayor número de proveedores en el proceso, se deberá evitar exigir
formatos propietarios para la presentación de las ofertas de los proveedores. Por lo
tanto, las bases de licitación deberán privilegiar la utilización de formatos
interoperables como xml, txt o csv. Este principio es especialmente relevante para los
archivos producto de aplicaciones de productividad personal como procesadores de
texto u hojas de cálculo.
c. Estándares de seguridad: Los desarrollos deberán dar cumplimiento a las normativas
existentes en materia de seguridad, en particular aquellas que tienen relación con el
SEMANA 4
www.iplacex.cl 18
Decreto 83/2005 que aprueba la norma técnica para los órganos de la administración
del Estado sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electrónicos.
Descripción del Requerimiento
Éste es el elemento más importante en las bases técnicas. Ello, pues mientras más precisas
sean las especificaciones técnicas del requerimiento, las ofertas serán más ajustadas a
mercado y a la expectativa del contratante. En este sentido, se debe dejar claramente
reflejado en los documentos de licitación los servicios requeridos y el alcance del proyecto.
Algunos elementos a considerar para esta sección del documento son:
Descripción del organismo contratante
Descripciones del entorno del problema
Descripciones de la solución o servicio requerido
Niveles de servicios definidos
Alcance del servicio requerido
Recursos institucionales disponibles
Principales restricciones
Sistemas complementarios
Principales hitos o plazos del proyecto
Presupuesto estimado
Otros
Hacer especificaciones de detalle es complejo, sin embargo, no hacerlas puede implicar que
durante el desarrollo del proyecto surjan problemas de interpretación de bases y contratos
con el proveedor. Este tipo de problemas pueden ser significativos dependiendo del valor del
proyecto.
SEMANA 4
www.iplacex.cl 19
Conclusión
Como vimos en esta unidad, el revisar los errores recurrentes en las compras públicas obliga
a las organizaciones a reevaluar los procesos de compras. En la primera parte se revisó y
demostró las trabas que tienen diferentes procesos de compras.
En los distintos métodos de compras, revisamos que la modalidad de convenio marco, y se
analizó cómo el despliegue de oferentes se presenta sin importar su tamaño ni región
disponibles en el catálogo de la plataforma; éstos pueden ser adjudicados a varios
proveedores para un mismo producto o servicio y estar a disposición de los organismos
públicos para satisfacer sus necesidades de compras y de gestión.
De esta manera los compradores después de encontrar lo que buscan en el Catálogo
Electrónico, sólo deben emitir la orden de compra al proveedor sin realizar más trámites, lo
que redunda en una mayor eficacia dentro de la gestión pública.
Verificamos los lineamientos de las bases administrativas y técnicas, además anexamos los
procesos de compras de bienes tecnológicos y asumimos las importancias de éstos.
SEMANA 4
www.iplacex.cl 20
Bibliografía
Documentos
Ley N° 19.886 normativa de compras públicas y su reglamento
Sitios Web
www.mercadopublico.cl
www.gobiernotransparentechile.cl
SEMANA 4
www.iplacex.cl 21
www.iplacex.cl
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
UNIDAD III
Procesos de almacenamiento y transparencia
SEMANA 5
www.iplacex.cl 2
Introducción
En esta unidad revisaremos y definiremos conceptos básicos que se deben manejar en el
ámbito de las compras públicas. En este caso, cada concepto está relacionado con una
etapa de compra hasta llegar al bien o servicio a contratar.
Los procesos de compras están identificados según la complejidad de procesos de compra,
es ahí donde se planifica el tiempo de duración con variables de medición del presupuesto
catalogado en UTM.
En esta unidad también analizaremos la importancia de un plan de compra y cómo se debe
monitorear, y a la vez cumplir y reflejar en el año calendario. En esta materia se ve la
planificación de las unidades técnicas, y la proyección de cómo se va a planificar el año.
.
SEMANA 5
www.iplacex.cl 3
Ideas fuerza
Definición expresa que el abastecimiento.
Selección de procedimientos y montos de las contrataciones.
Implementar y monitorear el plan de compras.
Procesos de inventario.
SEMANA 5
www.iplacex.cl 4
1. GESTIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO
Uno de los factores cruciales para el funcionamiento eficiente de un servicio público es la
adecuada gestión de los recursos, especialmente en esta época en la que el contexto
económico obliga a las instituciones a ser muy eficientes en su gestión.
En este punto, un área que juega un papel fundamental, es el departamento de Compras y
Abastecimientos. Esta importante área es la que juega el rol más importante en los procesos
de compras y abastecimientos de las instituciones públicas.
Es de vital importancia la eficiente inversión del presupuesto de las instituciones, ya que de
no hacerlo adecuadamente se presentará la irremediable mala gestión de los recursos
públicos.
De ahí la importancia del Departamento de Compras, y sobre todo de su sistema de
información, ya que sin importar su tamaño y el giro a que se dedique, siempre va a resaltar
la función tan trascendente que es la de invertir de mejor forma el dinero presupuestado.
La función de compras años atrás se llevaba a cabo por personas sin una preparación
especializada, pero debido a las situaciones cada día más complejas, se requirieron de
profesionales en esta área. Es aquí donde el profesional de la administración pública tiene un
campo muy extenso y fértil para desarrollarse, debido a la formación que adquiere durante
sus estudios profesionales como ya hemos visto en capítulos anteriores.
La relación del Departamento de Adquisiciones con la Dirección General de una institución
pública se debe coordinar en base a reportes oportunos de las actividades de compras en lo
que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado período de tiempo y los
conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadísticos de los mercados
de insumos y la posición de la institución ante éstos, lo cual permite la evaluación y toma de
decisiones para el mejor desarrollo global de la organización. Estos reportes son llevados a
través de la plataforma de compras públicas donde se pueden ir monitoreando todas las
compras que está realizando la institución y su estado de gestión.
El abastecimiento o aprovisionamiento es el conjunto de actividades que permite identificar y
adquirir los bienes y servicios que una organización requiere para su operación adecuada y
eficiente, ya sea de fuentes internas o externas.
SEMANA 5
www.iplacex.cl 5
Dentro del proceso de abastecimiento se tienen las siguientes actividades:
Cálculo de necesidades
Compra o adquisición
Obtención
Almacenamiento
Despacho o distribución
Control de stocks
Otra definición expresa que el abastecimiento es una de las etapas de lo que suele llamarse
Cadena de Suministro. En términos generales este concepto engloba los procesos de
negocio, las personas, la organización, la tecnología y la infraestructura física que permite la
transformación de materias primas en productos y servicios que son ofrecidos y distribuidos a
los usuarios para satisfacer su demanda.
En particular, el abastecimiento puede ser entendido como el proceso realizado por una
organización para conseguir aquellos bienes y servicios que requiere para su operación y
que son producidos o prestados por terceros. Este concepto implica incorporar en la
definición de proceso todas aquellas actividades que se relacionan con la compra o
contratación, desde la detección de necesidades hasta la extinción de la vida útil del bien o
servicio.
Los Formularios más recurrentes en lo que respecta los requerimientos de las unidades
técnicas de los servicios deben contener al menos:
Identificación de la Unidad
Identificación del Requerimiento
Cantidad requerida
Justificación del Requerimiento
Identificación del Usuario Final
Financiamiento
Presupuesto estimado
Características Técnicas
SEMANA 5
www.iplacex.cl 6
Criterios de Evaluación
Identificación del Responsable
Referente Técnico de la Adquisición
Fecha en que se requiere el bien o servicio y plazo por el cual se requiere
Nombre y firma de quien lo solicita
Con respecto a la revisión de los requerimientos solicitados por las unidades técnicas de los
servicios la unidad de abastecimiento, es de su competencia visar el Formulario de
Requerimiento, verificar que no tenga errores ni le falten datos, y presentar al comité de
abastecimiento para la aprobación de la compra dependiendo de la disponibilidad de
presupuesto (refrendación presupuestaria).
Conceptos Utilizados Más Frecuentes En Compras Públicas
Portal Mercado público: (www.mercadopublico.cl), Sistema de Información de Compras y
contrataciones de la Administración, a cargo de la Dirección de Compras y Contratación
Pública. Es utilizado por las áreas o unidades de compra para realizar los procesos de
Publicación y Contratación, en el desarrollo de los procesos de adquisición de sus Bienes y/o
Servicios.
Plan Anual de Compras: Corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carácter
referencial, que la institución planifica comprar o contratar durante un año calendario. Los
procesos de compra se deben elaborar en conformidad y en la oportunidad determinada en
el Plan anual de compras elaborado por cada Entidad Licitante.
Catálogo de Convenios Marco: Lista de bienes y/o servicios y sus correspondientes
condiciones de contratación, previamente licitados y adjudicados por la Dirección y puestos,
a través del Sistema de información, a disposición de las Entidades.
Solicitud de Compra: Es la manifestación formal de la necesidad de un producto o servicio
que el Usuario Requirente solicita al Área o Unidad de Compra del Organismo.
Cotización: Requerimiento de información respecto de precios, especificaciones y detalles
del bien o servicio.
SEMANA 5
www.iplacex.cl 7
Contrato de Suministro de Bienes Muebles: Aquel que tiene por objeto la compra o el
arrendamiento, incluso con opción de compra, de productos o bienes muebles. Un contrato
será considerado igualmente de suministro si el valor del servicio que pudiere contener es
inferior al cincuenta por ciento del valor total o estimado del contrato.
Bases Administrativas: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen,
de manera general y/o particular, las etapas, plazos, mecanismos de consulta y/o
aclaraciones, criterios de evaluación, mecanismos de adjudicación, modalidades de
evaluación, cláusulas del contrato definitivo, y demás aspectos administrativos del Proceso
de Compras.
Bases Técnicas: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen de
manera general y/o particular las especificaciones, descripciones, requisitos y demás
características del bien o servicio a contratar.
Términos de Referencia: Pliego de condiciones que regula el proceso de Trato o
Contratación Directa y la forma en que deben formularse las cotizaciones.
Documentos de Garantía: Boletas de garantías, Vale vista o Pólizas de Seguro de Caución,
certificado de fianza, emitido por cualquier entidad de intermediación financiera bancaria o no
bancaria regulada y autorizada por la superintendencia de bancos y entidades financieras,
que tiene por objeto garantizar el fiel cumplimiento de una obligación contraída por el
tomador o un tercero a favor del beneficiario. (DNSC).
Licitación o Propuesta Pública: Procedimiento administrativo de carácter concursal
mediante el cual la Administración realiza un llamado público, convocando a los interesados
para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales
seleccionará y aceptará la más conveniente.
Licitación o Propuesta Privada: Procedimiento administrativo de carácter concursal, previa
resolución fundada que lo disponga, mediante el cual la Administración invita a determinadas
personas para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales
seleccionará y aceptará la más conveniente.
Trato o Contratación Directa: Procedimiento de contratación que por la naturaleza de la
negociación debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la Licitación
o Propuesta Pública y para la Privada.
SEMANA 5
www.iplacex.cl 8
Proveedor: Persona individual o empresa, en virtud del contrato, que contrae la obligación
de ejecutar una obra, entregar un producto o brindar un servicio, de acuerdo con las
especificaciones técnicas, propuesta, plazo y monto detallados en un documento,
relacionándolo contractualmente con la Dirección Nacional del Servicio Civil.
Oferente: Proveedor que participa en un Proceso de Compras, presentando una oferta o
cotización.
Contratista: Proveedor que suministra bienes o servicios a las Entidades, en virtud de la Ley
de compras y del presente Reglamento.
Certificado de Inscripción Registro de Proveedores: Documento emitido por la Dirección,
que acredita que una determinada persona natural o jurídica se encuentra inscrita en el
Registro de Proveedores o en alguna de sus categorías.
Resolución y/o Decreto Alcaldicio: Acto administrativo dictado por una autoridad
competente, en el cual se contiene una declaración de voluntad realizada en el ejercicio de
una potestad pública.
Adjudicación: Acto administrativo fundado, por medio del cual la autoridad competente
selecciona a uno o más Oferentes para la suscripción de un Contrato de Suministro o
Servicios, regido por la Ley N° 19.886, en adelante, también, la "Ley de Compras".
Adjudicatario: Oferente al cual le ha sido aceptada una oferta o una Cotización en un
Proceso de Compras.
Orden de Compra / Contrato: Documento de orden administrativo y legal que determina el
compromiso entre la unidad demandante y proveedor, tiene como función respaldar los actos
de compras o contratación, respecto de la solicitud final de productos o servicios. Estos
documentos son validados con la firma de los responsables del proceso en toda su magnitud,
ya sea en el documento o en forma electrónica según lo establezcan los procedimientos.
Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de
productos o servicios, y que está asociado a una orden de compra.
SEMANA 5
www.iplacex.cl 9
Guía de Despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar
mercadería fuera de la bodega hacia otros lugares de la institución.
Bodega: Espacio destinado al almacenamiento de distintos bienes. Se encuentran
generalmente en industrias, puertos y Municipalidades.
Procesos de compras
Las adquisiciones de bienes o contrataciones de servicios serán efectuadas por las
instituciones públicas a través de los Convenios Marco, Licitación Pública, Licitación Privada,
Trato o Contratación Directa, de conformidad a la Ley de Compras y su Reglamento.(Artículo
7 Reglamento Ley 19.886).
Los convenios marco no son obligatorios para la municipalidad, sin perjuicio de ello, la misma
puede adherir voluntariamente a ellos. (Artículo 8 Reglamento Ley 19.886).
Selección de procedimientos y montos de las contrataciones
Cada servicio público que gestione un proceso de compra será responsable de estimar el
posible monto de la contratación, para efecto de determinar el mecanismo de contratación
que corresponde. De conformidad al monto estimado, se deberá utilizar alguno de los
siguientes mecanismos de contratación: (Artículo 11 Reglamento Ley 19.886).
RANGO EN UTM DE LA
ADQUISICIÓN
TIPO
LICITACIÓN
PUBLICA
TIPO
LICITACIÓN
PRIVADA
PLAZO
PUBLICACIÓN EN
DIAS CORRIDOS
Contrataciones inferiores a
100 UTM
L1 E2 5
Contrataciones iguales o
superiores a 100 UTM e
inferiores a las 1.000 UTM
LE CO 10, rebajable a 5
Contrataciones iguales o
superiores a 1.000 UTM e
inferiores a las 2.000 UTM
LP B2 20, rebajable a 10
SEMANA 5
www.iplacex.cl 10
Contrataciones iguales o
superiores a 2.000 UTM e
inferiores a 5.000 UTM
LQ H2 20, rebajable a 10
Contrataciones iguales o
superiores a 5.000 UTM
LR I2 30
1.1. Plan de compras anual (PAC)
Las instituciones públicas deberán elaborar y evaluar el Plan Anual de Compras que
contendrá una lista de los bienes y/o servicios que se contratarán durante cada mes del año,
con indicación de su especificación, número y valor estimado, la naturaleza del proceso por
el cual se adquirirán o contratarán dichos bienes y servicios y la fecha aproximada en la que
se publicará el llamado a través del portal www.mercadopublico.cl .Dicho Plan deberá ser
publicado en el Sistema de Información, en la forma y plazos que establezca la Dirección de
Compras Públicas (Artículo 98 – 102 Reglamento Ley 19.886).
Para efectos de confeccionar dicho Plan cada Dirección a inicio del año calendario deberá
planificar su compra según presupuesto aprobado, a través de una ficha de compras que
contenga los objetivos y fundamentos de las mismas.
Los procesos de compras y contratación se formularán de conformidad y en la oportunidad
determinada en el Plan Anual de Compras, previa consulta de la respectiva disponibilidad
presupuestaria, a menos que circunstancias no previstas al momento de la elaboración del
Plan Anual de Compras hagan necesario dejar de cumplirlo o se haya efectuado una
modificación al mismo (Artículo 99 Reglamento Ley 19.886).
La planificación de compras es un proceso en que los clientes internos de la organización
especifican sus requerimientos para un periodo dado. Su objetivo es organizar la provisión de
los insumos necesarios para cumplir con las normas y objetivos institucionales. Una vez
identificada esta información, este instrumento debe permitir reportar la distribución de los
procesos de compra y contratación que realizará la institución durante el transcurso del año,
ajustados a los recursos disponibles, ya sean presupuestarios como profesionales.
Para implementar y monitorear el plan de compras. La institución debe designar un
responsable para asumir la tarea de elaboración, monitoreo y evaluación del Plan Anual de
SEMANA 5
www.iplacex.cl 11
Compras. Tentativamente la Unidad de administración o Abastecimiento debiera ser
responsable de esta tarea. A su vez, es preciso instaurar vía resolución u otro acto formal un
procedimiento para la ejecución del Plan. Este deberá ser comunicado a todos los
integrantes de la organización, con el objeto de facilitar el entendimiento y colaboración por
parte de todas las unidades en la entrega de información de calidad, sustento fundamental
para la elaboración del Plan. El procedimiento a definir debe identificar al menos: Flujo de
solicitud de información y consolidación; Información a utilizar (registros históricos de
consumo; nuevos proyectos, proyecciones, entre otros); formularios, medios de recopilación
y actualización de información; presupuesto disponible.
Involucrar a todas las unidades de la organización en la elaboración del plan es una mejor
práctica que la identificación de requerimientos se realice en aquellas unidades usuarias de
estos insumos, sin perjuicio de su posterior aprobación o ajuste a las políticas y prioridades
institucionales. Solicitar un plan de compras por unidad permite contar con información
precisa respecto a cantidades, plazos y especificaciones requeridas, lo que permitirá agregar
de mejor manera la información y transmitirla a los posibles proveedores.
Cuando el monto adjudicado supere en más de un 30% al monto estimado, se deberá explicitar
en el acto adjudicatario las razones técnicas y económicas que justifiquen dicha diferencia,
debiendo, asimismo, mantener los antecedentes para su revisión y control posterior por parte de
la correspondiente entidad fiscalizadora.
Presupuesto y Plan de Compras
Para la elaboración de presupuesto institucional es preciso considerar la elaboración de un
plan de compras exploratorio para el siguiente año, utilizando información histórica de la
propia institución o de mercado, disponible en www.chilecompra.cl u otras fuentes. Una vez
finalizado el proceso de aprobación presupuestario debe confirmarse o adecuarse el plan
según la disponibilidad presupuestaria con que contará definitivamente la institución.
También es importante incorporar en el Plan todos los procesos de compra y contratación
que financiará con presupuesto propio o por transferencias del sector público o privado, que
se formalizan por medio de convenios u otros acuerdos.
Un plan de compras debe contener básicamente el detalle de los principales bienes y
servicios que la institución necesita adquirir, cuando publicará la adquisición (periodo
SEMANA 5
www.iplacex.cl 12
mensual), la cantidad requerida y el monto estimado disponible, el cual se debe definir en
función de los valores del mercado.
En temas dedicados a la calidad de la información presentada estará dada por el nivel de
detalle y precisión de los datos y el nivel de cobertura que ésta alcance. Es necesario definir
los bienes o servicios con claridad y con un lenguaje que permita a los integrantes de la
institución (clientes internos), los proveedores y la ciudadanía comprender lo que se requiere
adquirir.
Esto aporta a la participación en los procesos de compra por parte de los proveedores y a la
transparencia de la gestión institucional. Considerar las compras y contrataciones
gestionadas por las diversas unidades.
Junto con planificar las adquisiciones del departamento de administración y/o
abastecimiento, es preciso planificar las adquisiciones de todas las otras áreas de la
institución que compran o contratan bienes o servicios específicos, como por ejemplo:
estudios, inversión, programas, obras, proyectos de infraestructura, entre otras. Asimismo, es
importante incluir la planificación de todas las compras o contratos de las unidades centrales
o descentralizadas.
Contratación de Medios de Comunicación
Par los organismos afectos a la Ley de Presupuestos, el plan de compras debe especificar el
plan de contratación de medios de comunicación de la institucional. Para esto, es necesario
en detalle todos los productos o servicios relacionados con avisaje, publicidad o promoción
que se requiere adquirir o contratar durante el año. Se debe especificar al menos: objetivo de
la contratación; definición de público objetivo; definición de los medios para llegar a esos
públicos; producción de las piezas a utilizar; fundamento de eficiencia y efectividad de los
medios utilizados; mecanismos de evaluación y presupuesto disponible.
Información relacionada con los contratos vigentes que tienen las instituciones
públicas:
Un plan de compras sólo recoge la información respecto de las adquisiciones que la
institución realizará durante el año y no contratos existen por los cuales se desembolsen
SEMANA 5
www.iplacex.cl 13
recursos. Por lo tanto no debe incluir aquellos convenios de suministro o prestaciones
permanentes, contratadas en años anteriores, y que durante el año sólo constituyen un pago
y no una nueva contratación. Tampoco incluya los procesos de compra o contratación que
por confidencialidad y seguridad no sea posible publicitar.
Monitoreo y Cumplimiento del plan
Es preciso monitorear si el plan se ejecuta de acuerdo a lo programado y actualizarlo según
cambios de prioridades o condiciones no previstas. Este proceso debe realizarse al menos
trimestralmente y tantas veces según modificaciones sustanciales que existan. Importante en
la actividad de monitoreo es identificar y reportar el impacto de las desviaciones en la gestión
institucional, particularmente en atrasos en la ejecución de adquisiciones que comprometan
la implementación de tareas o proyectos estratégicos para la institución, así como la
ejecución presupuestaria anual.
Ingresar oportunamente el Plan de Compras y sus modificaciones al sistema
www.chilecompra.cl.
Una vez elaborado el Plan debe ingresarlo en los formularios dispuestos en
www.chilecompra.cl. Esto deberá realizarse preferentemente antes del fin de año previo al
periodo del Plan reportado y a más tardar durante enero del mismo año. A su vez, toda
modificación sustancial debe ser informada a través de este mismo medio.
1.2. Responsabilidades de las unidades de abastecimiento público
Las unidades de Abastecimiento son unidades encargadas de coordinar la Gestión de
Abastecimiento de un servicio público y gestionar los Unidad de Adquisiciones: Unidad
dependiente de la Unidad de Abastecimiento, a la que pertenecen los encargados y jefe de
compra, les corresponde realizar todo o parte de los procesos de adquisiciones, ajustadas a
la normativa legal e interna, para proveer de productos y servicios a todas las dependencias,
para el normal funcionamiento de la Institución.
Esta unidad elabora o colabora en la preparación de bases, términos de referencia, solicitud
de cotizaciones, etc., necesarias para generar la compra de un Bien y/o Servicio.
SEMANA 5
www.iplacex.cl 14
Las otras unidades relacionadas al proceso de Compra de un determinado servicio (Áreas
Técnicas /Jurídica/Auditoría) como por ejemplo son todas partícipes conforme a su función
siendo en general, la de apoyo en elaboración de especificaciones técnicas, la de asignación
y/o autorización de Marcos Presupuestarios, de registro de los hechos económicos, y de
materialización de los pagos, respectivamente.
Estas Unidades, que se mencionan en función de su rol, apoyan y controlan la gestión de
abastecimiento de la institución. requerimientos de compra que generen los Usuarios
Requirentes. En su labor debe aplicar la normativa vigente de compras públicas, normativa
relacionada.
Las unidades de abastecimientos están encargadas por un funcionario público, responsable
de revisar y de validar los requerimientos de compra para posteriormente publicarlos en
www.mercadopublico.cl. Además, una vez cerrados los procesos y recibidas las ofertas a
través de www.mercadopublico.cl, los Jefe de Adquisiciones deben realizar el proceso de
adjudicación, en virtud de los criterios de evaluación definidos o respecto de la
recomendación de adjudicación de la comisión de evaluación.
Las comisión de evaluación también las podemos poner en el grupo de personas internas o
externas responsables, estas son convocadas para integrar un equipo multidisciplinario que
se reúne para evaluar ofertas y proponer el resultado de un llamado a Licitación. Su creación
por Resolución será necesaria siempre que se realice una licitación, sea ésta pública o
privada, y estará, por lo general, consignada en las respectivas Bases de Licitación.
Los Jefe/a de las unidad de abastecimiento son responsable del procedimiento de compras
ante el jefe de servicio, este se encarga de administrar los requerimientos realizados a la
Unidad de Abastecimiento por los usuarios requirentes de manera de asegurar eficiencia y
eficacia en el abastecimiento institucional.
Jefe/a de Finanzas: Responsable de efectuar el compromiso presupuestario de las Órdenes
de Compra, contratos y otros pagos relacionados con los procesos de compras.
Abogado/a o Asesor/a Jurídico: son los responsable de velar por el control de la legalidad
de los actos y contratos administrativos de los servicios, de revisar y visar las Bases,
Resoluciones y Contratos asociados a los procesos de compras, prestar asesoría a los
SEMANA 5
www.iplacex.cl 15
encargados de cada unidad de Compra en materias jurídicas y orientar a las unidades
funcionales internas respecto de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los
actos y contratos de la Administración.
Asignación del ejecutivo responsable y selección del proveedor
En caso de que el producto o servicio requerido se encuentre disponible en un convenio de
suministro vigente, el Jefe de Adquisiciones es responsable de llevar el proceso de compra a
través www.mercadopublico.cl. El Jefe de Adquisiciones es responsable de determinar a qué
proveedor(es) enviará la orden de compra, según la tabla de evaluación de los proveedores
que se encuentran adjudicados en este convenio de suministro, establecida en las
respectivas bases según corresponda.
1.3. Manejo de Inventario
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,
acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los
tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los
inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez, que le asegurarán la
subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de
almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la
existencia de los inventarios.
Finalidad de la Administración de Inventarios
La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que
deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de
unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer
lo que implica la administración de inventario:
Este manejo contable permite a los servicios públicos mantener el control oportunamente, así
como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación
económica de la misma.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a los servicios de materiales
necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel
SEMANA 5
www.iplacex.cl 16
vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de abastecimiento y
gestión de las instituciones públicas.
Inventario
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos muebles e inmuebles que tienen las
organizaciones en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de
activos circulantes.
Un inventario es la existencia de bienes mantenidos para su uso o venta en el futuro.
La administración de inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al momento
de requerir su uso, basados en políticas que permitan decidir cuándo y en cuánto
reabastecer el inventario.
La administración de inventarios se centra en cuatro (04) aspectos básicos:
1. Número de unidades que deberán producirse en un momento dado.
2. En qué momento debe producirse el inventario.
3. ¿Qué artículos del inventario merecen atención especial? y
4. ¿Podemos protegernos de los cambios en los costos de los artículos en inventario?
El hecho de controlar el inventario de manera eficaz tiene sus ventajas y desventajas la
ventaja principal es que la organización puede satisfacer las demandas de sus usuarios con
mayor rapidez, como desventajas se pueden mencionar:
Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento).
Peligro de obsolescencia.
La administración de inventarios tiene entonces como meta, conciliar o equilibrar los
siguientes objetivos:
Maximizar el servicio.
Maximizar la eficiencia de las unidades de compra, y
Minimizar la inversión en inventarios.
Análisis del Inventario
Una política eficiente de inventarios es aquella que planea el nivel óptimo de la inversión en
inventarios y mediante el control se asegura de que los niveles óptimos si se cumplen.
SEMANA 5
www.iplacex.cl 17
Nivel óptimo de Inventario
Para lograr la eficiencia en el manejo de los bienes, y que el producto final tenga un costo
adecuado por este concepto, cada organización debe fijar una política para el manejo de los
inventarios, teniendo en cuenta las condiciones en las cuales desarrolla su objeto social.
Existen diferentes áreas dentro de las instituciones públicas especialmente en la del área de
Salud que tienen necesidades diferentes en cuanto al nivel de inventarios:
Al momento de fijar una política de inventarios en cuanto a su nivel óptimo, las instituciones
tendrán que tener en cuenta diversos factores:
Ritmo de solicitudes de compra: a través de la experiencia determinar cómo es la demanda
de as solicitudes de los bienes solicitados.
Capacidad de compras: Suficiencia de presupuesto para financiar las compras.
Carácter perecedero de los artículos: La duración de los productos es fundamental para
determinar el tiempo máximo que puede permanecer el inventario en bodega.
Roles importantes del inventario
Tiempo de respuesta a las unidades:
Abastecimiento instantáneo: Justo a Tiempo
Abastecimiento demorado: Niveles altos
Instalaciones de almacenamiento: Dependiendo de la capacidad de las bodegas, se podrá
mantener más o menos unidades en inventario. Alternativas:
Alquiler de bodegas.
Pactos con proveedores para suministros periódicos.
Suficiencia de capital para financiar el inventario: Mantener el inventario produce un costo.
Si la rotación es alta el costo de oportunidad es bajo.
Si la rotación es baja el costo de oportunidad es alto.
SEMANA 5
www.iplacex.cl 18
Costos asociados a mantener el inventario:
Manejo
Seguros
Depreciación
Arriendos
Protección:
Contra posible escasez del producto.
Contra demanda intempestiva.
Contra aumentos de precios.
Riesgos incluidos en los inventarios:
Disminución de precios.
Deterioro de los productos.
Pérdidas accidentales y robos.
Falta de demanda.
1.4. Técnicas de Administración del Inventario
Como se explica en las secciones precedentes, el objetivo de la administración de
inventarios, es tratar de equilibrar la inversión en inventarios y la demanda real del producto o
servicio ofertado, de manera que se satisfagan de forma eficiente, las necesidades tanto a
nivel público como de los clientes internos de una organización.
SEMANA 5
www.iplacex.cl 19
Para lograr este objetivo, las organizaciones deben desarrollar métodos y técnicas de control
de inventarios. A continuación se explican diversos métodos de control de los inventarios:
El método ABC, en los inventarios:
Consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o
categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su
número y monto merecen una vigilancia y atención permanente.
El análisis de los inventarios es necesario para establecer tres (03) grupos de productos: el
A, B y C. Los grupos deben establecerse con base al número de partidas y su valor.
Generalmente el 80% del valor del inventario está representado por el 20% de los artículos y
el 80% de los artículos representan el 20% de la inversión.
Los artículos “A” incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversión y el 20% de
los artículos, en el caso de una composición 80/20. Los artículos “B”, con un valor medio,
abarcan un número menor de inventarios que los artículos “C” de este grupo y por último los
artículos “C”, que tienen un valor reducido y serán un gran número de inventarios.
Este sistema permite administrar la inversión en tres categorías o grupos para poner atención
al manejo de los artículos “A”, que significan el 80% de la inversión en inventarios, para que a
través de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir
la inversión en inventarios, mediante una administración eficiente.
Determinación del punto de reorden:
Como transcurre algún tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director de
finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario considerando el
número de días necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, así como el
tiempo en que los artículos estarán en tránsito.
Algunas herramientas de este control de inventarios son:
La requisición viajera: El objetivo de esta es el ahorrar mucho trabajo administrativo, pues de
antemano se fijaron puntos de control y aprobación para que por este medio se finquen
nuevos pedidos de compras y que no lleguen a faltar materiales o artículos de los inventarios
en las organizaciones.
SEMANA 5
www.iplacex.cl 20
Existen dos sistemas básicos que se usan la requisición viajera para reponer las existencias,
éstos son:
Órdenes o pedidos fijos. En éste el objetivo es poner la orden cuando la cantidad en
existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda máxima que puede haber
durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacén.
Resurtidos periódicos. Este sistema es muy popular, en la mayoría de los casos
cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de
este sistema es conocer las existencias.
SEMANA 5
www.iplacex.cl 21
Conclusión
Los elementos más relevantes en la gestión de procesos de compras es sin duda el
funcionamiento eficiente de un servicio público, y la adecuada gestión de los recursos. Esto
se ve reflejado en una eficiente planificación donde deben participar todos los actores
relacionados al proceso abastecimiento, en donde son responsables de proyectar según
visión del servicio la necesidad de éste.
Es preciso monitorear si el plan se ejecuta de acuerdo a lo programado y actualizarlo según
cambios de prioridades o condiciones no previstas. Este proceso es muy importante ya que
como vimos, lleva el orden y da el pie para una gestión de compras exitosa.
El que una organización tenga madurada una política de inventario refleja automáticamente
que la organización es eficiente en los procesos de almacenamiento, ya que con buenos
procedimientos de inventarios la organización tiene en sus manos toda la información de los
bienes, y puede dar respuesta según la información detallada de sus procedimientos a sus
múltiples usuarios.
SEMANA 5
www.iplacex.cl 22
Bibliografía
Ley N° 19.886 normativa de compras públicas y su reglamento
www.mercadopublico.cl
www.gobiernotransparentechile.cl
SEMANA 5
www.iplacex.cl 23
www.iplacex.cl
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
UNIDAD III
Procesos de almacenamientos y transparencia
SEMANA 6
www.iplacex.cl 2
Introducción
Durante esta semana revisaremos varios procesos de compras y veremos los
procedimientos que amerita la contracción directa de bienes y servicios sujetos a la Ley N°
19.886 (normativa de compras públicas).
En relación al impacto de las compras públicas en el empleo, se revisará las medidas que
realiza Ia Dirección ChileCompra, la cual orienta medidas específicas a adoptar por los
organismos contratantes para favorecer el empleo. Por último, veremos e los proveedores
que operan en el mercado público.
.
SEMANA 6
www.iplacex.cl 3
Ideas fuerza
Dar a conocer los aspectos normativos que rigen los Tratos Directos, y algunas
recomendaciones para su utilización.
Casos en que procede el trato directo en las compras públicas.
Relación de trato directo con compras urgentes.
Procesos de compras antes de llegar a nuevos procesos de Adquisiciones.
El mercado público es un motor relevante en la generación de puestos de trabajo.
SEMANA 6
www.iplacex.cl 4
2. UTILIZACIÓN DE CONTRATACIONES DIRECTAS
2.1. Instrucciones para la utilización del trato directo
El objetivo es presentar en forma detallada y ejemplificada las directivas referidas al proceso
de compra denominado trato o contratación directa, para orientar un adecuado y correcto uso
de este mecanismo de compra, definido por la Ley N° 19.886 y su reglamento. Los tópicos
que incluye son:
Concepto y objetivo.
Ámbito de aplicación.
Casos en que procede.
Tipos de trato directo.
Términos de referencia.
Información que debe publicarse en www.mercadopublico.cl
Resolución que autoriza el trato directo.
Trato directo en contrataciones iguales o inferiores a 100 UTM.
Concepto de trato directo en las contrataciones públicas
El trato directo es un proceso de compra simplificado y excepcional, definido como aquel
procedimiento de contratación que, por la naturaleza de la negociación que conlleva, debe
efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la licitación pública como para
la privada, circunstancia que debe ser acreditada.
El trato directo se debe usar sólo cuando es estrictamente necesario y su utilización debe ser
justificada.
Objetivo de trato directo en las contrataciones públicas
El objetivo del trato o contratación directa es ser un procedimiento ágil y sencillo para
seleccionar y contratar a los proveedores de un bien o servicio requerido, cuando concurren
determinadas circunstancias establecidas en el ordenamiento jurídico, que justifican la no
utilización de los procesos de licitación.
SEMANA 6
www.iplacex.cl 5
La normativa contempla este proceso de compra en consideración a variables,
características y circunstancias especiales que requieren un procedimiento de compra
simplificado y más expedito y que justifican la no exigencia de todas las formalidades propias
de una licitación, es decir, que en casos especiales se recurre a un tipo de compra más
rápida y con menos requisitos que los de una licitación.
¿Cómo se aplica?
Procesos de Compra
Los organismos públicos afectos a la Ley No 19.886, a excepción de los municipios, están
obligados a considerar siempre como primera opción para la compra de los bienes o la
contratación de los servicios que requieran, independiente de los montos que involucre la
compra, la oferta disponible en el catálogo electrónico ChileCompra Express, que han sido
contratados por la Dirección de Compras y Contratación Pública por el mecanismo de
Convenio Marco.
Si el bien o servicio requerido no se encuentra en el catálogo o se pueden obtener
condiciones más ventajosas a las que presenta el catálogo, se debe optar por los otros
procesos de compra que son: la licitación pública, como regla general y luego, por excepción,
la licitación privada y, por último, el trato directo.
Aplicación
El trato directo es un procedimiento particular, ya que sólo procede cuando no es posible
usar la oferta del catálogo electrónico y siempre que concurra alguno de los casos
taxativamente establecidos en la Ley No 19.886 para no concretar la adquisición del bien o
servicios a través de licitación pública. Por ello, se requiere acreditar la concurrencia de las
circunstancias que configuran cada caso y que la autoridad competente dicte una resolución
fundada que lo autorice, la cual debe adjuntarse a cada proceso generado en el portal.
Cabe precisar que el trato directo es un mecanismo de compra que para todos los efectos
siempre se realiza a través del sistema www.mercadopublico.cl, ya sea publicando un
proceso o emitiendo una orden de compra, según sea el caso. Por lo anterior, es necesario
que todo proveedor con el que se contrate se encuentre registrado en el mencionado portal.
Sólo en los casos establecidos en el artículo 10 número 5, 6 y 7 letra i) del reglamento de la
Ley de Compras, éstos pueden efectuarse fuera del sistema, no obstante igualmente
deberán publicarse los términos de referencia, la resolución de adjudicación y la orden de
compra. Estos casos son relativos a prestación de servicios a ejecutarse en el extranjero;
SEMANA 6
www.iplacex.cl 6
servicios de naturaleza confidencial y, bienes muebles para comprarse y prestarse en el
extranjero.
Casos en que procede el trato directo en las compras públicas
Los artículos 8 de la Ley N° 19.886 y 10 de su reglamento señalan los casos en que se
puede utilizar el trato directo o contratación directa. Estos son los mismos casos que hacen
procedente la licitación privada.
Se debe tener presente que la concurrencia de un caso que hace procedente el trato directo
no implica que su utilización sea obligatoria, ya que el organismo contratante igualmente
puede optar por usar la licitación pública, atendiendo a las condiciones de la compra.
Los casos que hacen procedente el trato directo son los siguientes:
Licitaciones en que no se presentaron oferentes
Aplica cuando en una licitación pública y posteriormente en una licitación privada, para la
misma contratación, no se presentaron interesados. En este caso, se podrá realizar una
licitación privada invitando a lo menos tres proveedores. Si luego de efectuar una licitación
privada nuevamente se da el caso en que no hay ofertas, se podrá concurrir al trato directo,
donde también se deberá convocar a un mínimo de tres proveedores.
En este caso, las bases que se utilizaron para la licitación pública y posteriormente para la
privada deben ser las mismas que se utilicen para contratar a través del trato directo. Es
decir, los términos de referencia correspondientes al trato directo deben ser iguales a las
bases de licitación antes utilizadas, en todo lo que diga relación con el bien o servicio a
contratar. Sin embargo, en lo relativo a las características propias de cada proceso de
compra, podrán ser diferentes, como por ejemplo, los plazos o la no existencia de la etapa de
preguntas y respuestas.
SEMANA 6
www.iplacex.cl 7
Remanentes de contratos anteriores que han terminado anticipadamente
Se trata de contratos para la realización o terminación de un contrato que ha debido
resolverse o terminarse anticipadamente por falta de cumplimiento del contratante u otras
causales y cuyo remanente no supera las 1000 UTM.
Esta situación aplica, por ejemplo, cuando se cuenta con un contrato por la prestación de
servicios de aseo, que ha debido terminar anticipadamente por incumplimiento de las
obligaciones del proveedor. Lo que falta por cumplir es posible contratarlo por trato directo,
mientras se prepara la nueva licitación.
El objetivo de esta norma es evitar el daño que puede generar el término anticipado e
imprevisto de un contrato, en los casos en que los tiempos que involucra la realización de
una licitación pública no permite dar la continuidad necesaria a la contratación requerida,
razón por la cual se autoriza contratar por trato directo la ejecución del remanente del
contrato anterior
Compras urgentes
Se trata de casos de emergencia, urgencia o imprevisto calificados mediante una resolución
fundada del jefe superior de la entidad contratante y bajo su responsabilidad directa.
Son casos en que el organismo contratante se ve obligado a contratar algo que no estaba
previsto, pero que es indispensable para satisfacer una necesidad imperiosa e
impostergable.
Este proceso implica que el organismo público emitirá una orden de compra por el sistema
www.mercadopublico.cl en forma directa a un proveedor con el que previamente haya
acordado las condiciones.
La calificación indebida de una situación como emergencia, urgencia o imprevisto tiene como
sanción una multa a beneficio fiscal de 10 a 50 UTM para el Jefe de Servicio, dependiendo
del monto de la contratación involucrada, sin perjuicio de otras sanciones administrativas que
puedan aplicarse. En este sentido, no es posible entender como un "imprevisto" que amerite
recurrir al trato directo la circunstancia de haber expirado un contrato y estar pendiente un
proceso licitatorio, cuando el contrato que ha finalizado tenía una vigencia determinada
conocida por la entidad contratante. En estos casos puede entenderse la necesidad de
continuidad del servicio como una urgencia, pero se deben establecer las eventuales
responsabilidades administrativas por no adoptar las medidas conducentes a realizar un
proceso licitatorio con la antelación necesaria.
SEMANA 6
www.iplacex.cl 8
Proveedor único
Se trata del caso en que sólo existe un proveedor del bien o servicio que se requiere
contratar, lo cual debe ser acreditado y explicitado en una resolución fundada.
Dependiendo de las especificidades del bien o servicio requerido o las circunstancias que
rodean a la contratación, como el factor de localización, puede usarse esta modalidad. Por
ejemplo, en localidades pequeñas en que existe un solo proveedor de combustible y donde
los caminos que comunican con otras localidades en que existen más proveedores suelen
quedar inutilizados en determinadas épocas del año por fenómenos climáticos. En este caso,
contratar un proveedor de fuera de la localidad donde se encuentra la entidad contratante
puede significar poner en riesgo el cumplimiento regular, oportuno y continuo de las
funciones de la entidad contratante, por lo que en dicho caso podría fundamentarse que se
da una caso de único proveedor.
Prestaciones de servicios que deben ejecutarse por personas jurídicas extranjeras
fuera del territorio nacional
La aplicación de esta causal requiere que se den tres requisitos en forma conjunta: que el
proveedor sea una persona jurídica, quedando fuera de este caso las personas naturales,
que la contratación requerida sea un prestación de servicios dejando fuera a las
adquisiciones de bienes y que éstos deban ejecutarse fuera del territorio nacional.
Servicios de carácter confidencial o cuya difusión pueda afectar la seguridad o el
interés nacional, los que deben ser determinados por decreto supremo
Con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley de Compras Públicas, la Ley 20.050
modificó el artículo 8 de la Constitución Política, estableciendo que son públicos los actos y
resoluciones de los órganos del Estado, así como sus fundamentos y los procedimientos que
utilicen, salvo aquellos establecidos por una ley de quórum calificado, cuando la publicidad
afectare el debido cumplimiento de las funciones de dichos órganos, los derechos de las
personas, la seguridad de la nación o el interés nacional.
Contrataciones por un monto igual o inferior a 100 UTM.
Este caso es uno de los más utilizados y tiene particularidades propias.
SEMANA 6
www.iplacex.cl 9
Contrataciones en que la naturaleza de la negociación hace indispensable utilizar el
trato directo, de conformidad con los siguientes criterios y casos:
Prórroga de un contrato o contratación de servicios conexos. Esto, por considerarse
indispensable para las necesidades de la Entidad y siempre que dicha prórroga o
servicio conexo no supere las 1000 UTM y, sólo por el tiempo en que se procede a un
nuevo proceso de compras.
La prórroga significa extender la duración de un contrato vigente. Por tanto, es requisito para
prorrogar un contrato que éste no haya terminado, ya que de lo contrario no sería una
prórroga sino una nueva contratación.
Por otro lado, son servicios conexos aquellos vinculados o relacionados directamente con el
objeto principal del contrato suscrito con anterioridad y que en función de dicha relación es
razonable contratar con el mismo proveedor.
El tiempo en que se procede a un nuevo proceso de compra puede variar según la
complejidad y magnitud de la contratación de que se trate, sin embargo se debe tener
presente que eludir la licitación pública cuando ella es procedente constituye una falta grave
a la probidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 62, número 7, del DFL- 1-19.653
que fijó el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley 18.575.
Gastos de representación. Se trata de contrataciones financiadas con gastos de
representación, de conformidad a las reglamentaciones presupuestarias
correspondientes.
El Clasificador Presupuestario define que se entiende por gastos de representación. En
general, éstos son gastos por concepto de inauguraciones, aniversarios, presentes, atención
a autoridades, delegaciones, huéspedes ilustres y otros análogos, en representación del
organismo público. Comprenden, además, otros gastos por causas netamente institucionales
y excepcionales, que deban responder a una necesidad de exteriorización de la presencia
del respectivo organismo y los gastos que demande la realización de reuniones con
representantes o integrantes de entidades u organizaciones públicas, privadas, de otros
poderes del Estado, y/o con expertos y autoridades nacionales o extranjeras, que se
efectúen en las Secretarías de Estado, con concurrencia de funcionarios y asesores cuando
así lo determine la autoridad superior. Respecto de las manifestaciones, inauguraciones,
SEMANA 6
www.iplacex.cl 10
ágapes y fiestas de aniversario, incluidos los presentes recordatorios que se otorguen en la
oportunidad, los gastos pertinentes sólo podrán realizarse con motivo de celebraciones que
guarden relación con las funciones del organismo respectivo y a los cuales asistan
autoridades superiores del Gobierno o del Ministerio correspondiente.
Las contrataciones que se financien con gastos de representación pueden efectuarse
mediante trato directo, sin cotizaciones. Sin embargo dependerá de las particularidades de
cada caso en particular la determinación del procedimiento de contratación que resulte más
conveniente.
Cuando pueda afectarse la seguridad e integridad personal de las autoridades. Se
trata de contrataciones en que es necesario utilizar directamente un proveedor
probado, que asegure discreción y confianza para que no se afecte la seguridad e
integridad personal de las autoridades.
Este es el caso de la contratación de servicio de traslado y/o resguardo de autoridades, por
ejemplo, cuando se realiza un evento internacional en que participan jefes de gobiernos o
ministros de otros Estados. Es necesario contratar con un proveedor, utilizado anteriormente,
que dé seguridad y confianza respecto de la calidad del servicio prestado, de manera de no
poner en riesgo a las autoridades y que no se divulgue información privada o ajena al
servicio contratado.
Consultorías encomendadas en especial consideración de las facultades del
proveedor. En estos casos, la razón para contratar directamente, sin recurrir a un
proceso de licitación para seleccionar la mejor oferta, se basa en la conveniencia de
contratar con un proveedor con aptitudes o facultades especiales. Esto supone que el
proveedor contratado posee cualidades que no son comunes en todos los
proveedores del rubro de que se trate.
Contrataciones que sólo pueden realizarlas los titulares de los respectivos derechos
de propiedad intelectual, industrial, licencias, patentes y otros. En estos casos el
objetivo de la norma es evitar realizar procesos concursales cuando sólo existe un
proveedor que está en condiciones de prestar el servicio o vender los bienes
requeridos, en razón de ser titular de un derecho específico.
SEMANA 6
www.iplacex.cl 11
Cuando la magnitud e importancia de la contratación hace indispensable recurrir a un
proveedor determinado. En este caso se establecen tres requisitos que deben
concurrir conjuntamente:
magnitud e importancia de la contratación;
que se trate de un proveedor determinado en razón de la confianza y seguridad que
se derivan de su experiencia comprobada en la provisión de los bienes y/o servicios
requeridos y,
que se estime fundadamente que no existen otros proveedores que otorguen esa
seguridad y confianza.
Los hechos, antecedentes y documentación que configuran la concurrencia de estos tres
requisitos deben estar especificados y acreditados en la resolución que autoriza el trato
directo.
La magnitud e importancia de la contratación puede vincularse con la criticidad que el bien o
servicio objeto de la contratación tiene para la institución o con el volumen o monto de la
contratación en relación con el volumen o monto promedio de las contrataciones del
organismo público en cuestión.
Se requiere que el proveedor tenga experiencia comprobada en la provisión de los bienes o
servicios requeridos, de manera que en razón de dicha experiencia, el organismo público
deriva la confianza y seguridad que le atribuye como contratista.
Respecto de la no existencia de otros proveedores que otorguen esa seguridad y confianza,
se debe tener presente que no basta con señalar las razones por las cuales el organismo
público estima que el proveedor contratado cumple con los requisitos exigidos en esta
causal, sino que se requiere fundamentar y acreditar las razones que hacen estimar que no
existen otros proveedores que otorguen esa confianza y seguridad.
Reposición o complementación de equipamiento y servicios accesorios que deben
necesariamente ser compatibles con los modelos, sistemas y/o infraestructura
previamente adquirida por el respectivo organismo que realiza el proceso de compra.
SEMANA 6
www.iplacex.cl 12
Este caso supone que el organismo público ha adquirido un equipamiento y con posterioridad
se hace necesario la complementación del equipamiento o la contratación de servicios
accesorios, respecto de los cuales es indispensable que sean compatibles con los existentes.
Cuando el conocimiento público del proceso licitatorio pone en riesgo el objeto y la
eficacia de la contratación. Se trata de casos en que la divulgación de la realización
del proceso licitatorio puede poner en serio riesgo el fin y el cumplimiento de los
efectos que se esperan lograr con la contratación en cuestión.
Adquisiciones de bienes muebles a oferentes extranjeros, para ser utilizados o
consumidos fuera de Chile, en el cumplimiento de las funciones propias la institución y
en las que por razones de idioma, sistema jurídico, sistema económico, o culturales u
otras de similar naturaleza, sea indispensable acudir al trato directo.
Esta causal fue introducida por el Decreto 620, del Ministerio de Hacienda, publicado en el
Diario Oficial el 13 de julio de 2007.
El objeto de esta norma es no entrabar el cumplimiento de la funciones propias de algunos
organismos que realizan actividades en el extranjero y en que por razones de idioma,
sistema jurídico, sistema económico, cultural o de otra naturaleza semejante, no resulta
posible la realización de una propuesta pública y/o la utilización del sistema de información.
Los casos de trato directo que se realicen fundados en esta causal se pueden efectuar a
través del sistema de información, emitiendo directamente una orden de compra cuando el
proveedor contratado se ha inscrito previamente en www.mercadopublico.cl o por fuera del
sistema de información, en virtud de lo dispuesto en el artículo 62. En este último caso, el
organismo debe publicar en el sistema de información los términos de referencia, la
resolución de adjudicación y la orden de compra.
En el caso que se aplique esta causal, las entidades deben determinar por medio de una
resolución, los procedimientos internos que permitan resguardar la eficiencia, transparencia,
publicidad, igualdad y no discriminación arbitraria en esta clase de adquisiciones.
SEMANA 6
www.iplacex.cl 13
2.2. Medidas de Pro Empleo en Mercado Público:
A partir de los escenarios de crisis económica en el país, se instalan medidas Pro Empleo, en
el entendido que el mercado público es un componente importante dentro de la economía
nacional, ya que se ha estimado que representa un 3% del PIB y soporta más de 50.000
empleos directos.
Especialmente en relación con el impacto de las compras públicas en el empleo, Ia Dirección
ChileCompra orienta medidas específicas a adoptar por los organismos contratantes para
favorecer el empleo en los proveedores que operan en el mercado público.
En este contexto, a continuación se presentan los lineamientos para la gestión de contratos
generados de los procesos de compra que se realizan a través del sistema de información
www.mercadopublico.cl.
La ejecución del gasto
El mercado público es un motor relevante en la generación de puestos de trabajo,
principalmente porque las empresas de menor tamaño, que representan el 37% de este
mercado, son reconocidas como el mayor generador de empleo de la economía nacional.
En este contexto, se recomienda a los organismos públicos, a través de la disminución de los
plazos de decisión de implementación o del uso de soluciones expeditas de contratación,
agilizar sus procesos de contratación, e implementar de forma rápida y responsable los
programas de compras y contratación definidos.
El proceso de contratación
Con la finalidad que las oportunidades de negocio del mercado público beneficien a más
empresas, se recomienda no establecer barreras innecesarias que dificulten la participación
de mayor número de empresas en las licitaciones.
En este sentido, se recomienda:
No solicitar garantías de seriedad, más allá de lo establecido en la normativa, salvo
cuando resulten necesarias, y en caso lo fueran, requerirlas por montos menores y no
acotar el tipo de instrumento de garantía.
Evitar requerir certificaciones de procesos o de productos, solo hacerlo en caso de
tratarse de bienes o servicios de alta complejidad y que no sean considerados
commodities.
SEMANA 6
www.iplacex.cl 14
No exigir experiencia previa, salvo en aquellos casos que se estime necesaria para
evaluar a los postulantes, definiendo tiempos moderados.
No considerar, ni solicitar DICOM a los proveedores, salvo cuando la envergadura del
proyecto a contratar requiera conocer esta información.
Definir tiempos suficientes para la preparación y presentación de ofertas,
considerando la complejidad de los bienes o servicios requeridos.
El proceso de adjudicación
Agilizar procesos de evaluación
Procesos de evaluación inconclusos son costos para las empresas ofertantes, quienes deben
mantener detenidos sus equipos de trabajo y capital disponible, por lo que procesos de
evaluación más cortos, además de disminuir la incertidumbre y apoyar la transparencia del
mercado público, permiten a las empresas no mantener capital inmovilizado de forma
innecesaria y por tanto, con igual cantidad de recursos enviar más ofertas, aumentando así
sus posibilidades de adjudicar contratos.
Se recomienda a los organismos públicos optimizar zar sus procesos de evaluación,
estableciendo criterios de evaluación sencillos y objetivos de medir, procedimientos de
evaluación eficientes, estableciendo una buena planificación y en caso de proceder mediante
comisiones de evaluación, formalizar estas comisiones con la mayor antelación posible.
Realizar contrataciones de mediano plazo para facilitar la continuidad del empleo
Para apoyar a que los empleos generados en torno al mercado público ofrezcan un grado de
estabilidad relevante, se recomienda que los organismos visualicen sus procesos de
contratación como oportunidades de realizar alianzas estratégicas con sus proveedores.
Se recomienda, en cuanto sea posible, según naturaleza del contrato, efectuar
contrataciones de mediano plazo y solicitar servicio postventa.
El proceso de pago
Agilizar los procesos de pago a través de ajustes de procedimientos
Con anterioridad al llamado a licitación, los organismos públicos deben verificar la
disponibilidad de recursos para solventar los compromisos contraídos en cada proceso.
Con esta consideración, se recomienda que los organismos públicos establezcan como
prioritario el pago a proveedores, de manera de hacer más eficiente el proceso administrativo
SEMANA 6
www.iplacex.cl 15
para el pago final. Para ello se debieran disminuir las etapas de aprobación previas al pago,
entregar la responsabilidad de la recepción conforme a los usuarios finales, radicando la
agilidad del proceso de pago en el usuario final y por consiguiente, en toda la institución y no
solo en los equipos de administración y finanzas.
Asimismo, se recomienda ajustar las delegaciones en conformidad con lo anteriormente
señalado.
Fomentar anticipos previa entrega de garantías
Una oportunidad relevante de facilitar a las empresas un mayor nivel de participación es
lograr que éstas financien los productos o servicios entregados con mayor facilidad y
accedan a mejores posibilidades de crédito.
Para ello es posible contemplar anticipos, previa entrega de la garantía correspondiente por
el monto anticipado, por parte de las empresas contratadas, a fin de posibilitar a éstas
disponer de recursos necesarios para la prestación de los servicios y no generar un
endeudamiento innecesario, en el entendido de que los recursos para financiar las
licitaciones del Estado se encuentran disponibles desde el momento en que se realizan los
llamados a licitación.
Establecer metodoIogías de pago contra entregables
Dependiendo de los recursos que las empresas emplean en desarrollo de productos o en la
prestación de servicios, y considerando la prioridad asignada en su cadena productiva, éstas
pueden lograr generar los productos o servicios comprometidos, en plazo inferiores a los
solicitados por los organismos públicos, lo que constituye un beneficio total para el mercado
público.
A fin de hacer tangible este beneficio, se recomienda a los organismos públicos optar por
metodologías de pago contra entregables, en la que se establecen pagos contra productos o
servicios específicos, con límites máximos de tiempo, posibilitando con esto que aquellas
empresas que inviertan mayor cantidad de recursos para una entrega anticipada de las
soluciones puedan obtener el beneficio económico de estas decisiones.
Instalar políticas de descuentos por pronto paso
Tanto en la contratación de bienes como de servicios las empresas asocian a sus ofertas el
costo financiero del período de pago indicado por el organismo público en las respectivas
SEMANA 6
www.iplacex.cl 16
bases de licitación, costo que puede disminuir en caso que la empresa cuente con los pagos
con anterioridad al plazo de pago comprometido por el organismo público.
Se recomienda instalar una política de pronto pago, entregando la posibilidad explícita a las
empresas de ofertar indicando descuentos por pronto pago, eliminando así un costo
financiero innecesario, en el entendido de que los recursos para financiar las licitaciones del
Estado se encuentran disponibles al momento en que se realizan los llamados a licitación.
2.3. Estándares de transparencia
Con el propósito de fortalecer la transparencia en la gestión de abastecimiento de los
organismos públicos sujetos de la Ley 19.886 de Compras Públicas y avanzar hacia un
estado de mayor cumplimiento de estándares en esta materia, la Dirección de Compras y
Contratación Pública ha fijado las siguientes Directivas:
Selección de proceso de compra adecuado: Cada vez que su institución requiera la
compra o contratación de algún bien o servicio, se debe evaluar rigurosamente cuál
proceso de compra es el adecuado. La regla general es la licitación pública y deberá
ser elegido este procedimiento en la gran mayoría de los casos. No obstante, en
circunstancias excepcionales, se puede realizar una licitación privada, un trato directo
con cotizaciones o inclusive la compra directa a un determinado proveedor, si es que
existen fundamentos para ello. Cabe precisar que en caso que se requiera utilizar
como primera opción la compra directa, es recomendable que sólo realice la emisión
de la orden de compra directamente al proveedor, fundando esta opción en una
Resolución que apruebe dicha adquisición. Evite realizar llamados públicos a licitar o
cotizar, a través de www.chilecompra.cl, si su opción predeterminada es un proveedor
en particular, ya que esta práctica vulnera los principios de transparencia,
comportamiento que es ilegal y advertido por los proveedores del Estado.
Promoción de competencia y amplio acceso: Procurar que la mayor cantidad de
procesos de compra sean abiertos y públicos a la participación de todas las empresas
del rubro, regiones y tamaños, con el fin de promover la competencia entre
proveedores y obtener mejores condiciones de compra o contratación. Esto se traduce
en evitar redactar Bases de Licitación o Términos de Referencia con restricciones a la
participación de empresas, tales como requisitos de tamaño (medido en número de
SEMANA 6
www.iplacex.cl 17
empleados o capacidad financiera), localización o experiencia (cuando no son
indispensables para la provisión del bien o servicio), o bien boletas de garantía de
costos desproporcionados al valor del posible contrato
Amplios plazos entre el llamado y el cierre de recepción de ofertas: En los procesos de
compra es preciso otorgar el mayor tiempo posible entre el llamado y el cierre de
recepción de ofertas, con el objetivo de lograr una elevada publicidad y asegurar un
alto nivel de participación y competencia de proveedores. En la fijación de plazos es
necesario evaluar los tiempos que se requieren para que los proveedores preparen de
manera óptima sus ofertas, utilizando como criterios la especificidad, complejidad,
eventuales visitas a terreno o trámites previos que los oferentes deberán realizar. En
consecuencia, estos tiempos pueden no ser los mínimos de publicación establecidos
en el reglamento, los que apuntan a fijar límites y no el tiempo adecuado que debe
establecerse caso a caso. Por lo general, los tiempos de recepción de ofertas deben
ser superiores a los mínimos contemplados en la norma.
Contrariamente, además de la transparencia del proceso, puede afectarse la participación y
la calidad de las ofertas y por tanto la oportunidad y calidad de la contratación.
En términos operativos esto significa no tomar obligatoriamente la propuesta de fecha que
otorga el sistema de manera automática, sino determinar las fechas de publicidad necesarias
según cada proceso que se realice.
Completitud de la información, en las diversas etapas de los procesos de compra y
contratación: Cada proceso de compra y contratación realizado a través del sistema
de información www.chilecompra.cl debe contener toda la información relevante que
corresponda a cada etapa del proceso, con el propósito de que los proveedores
comprendan de manera fácil y precisa los requerimientos solicitados, los criterios de
evaluación que se utilizarán y sus resultados, los fundamentos de la adjudicación y las
condiciones de contratación. En términos operativos, esto implica ingresar en cada
campo del formulario electrónico de bases de licitación y/o términos de referencia
disponibles en el sistema, todos los datos pertinentes, que son los contenidos mínimos
exigidos por la Ley de Compras, más aquellos correspondientes a la Oferta Técnica.
Así también, se entiende que el proceso termina cuando a través del sistema se
notifica formalmente los resultados a los proveedores participantes. Sin embargo, con
el objetivo de fortalecer esta comunicación, se sugiere enviar los agradecimientos de
participación a los proveedores no adjudicados, instándolos a continuar haciéndolo a
futuro.
SEMANA 6
www.iplacex.cl 18
Oportunidad de la información: Las diversas etapas de la compra y contratación
electrónica, desde la elaboración de las bases, hasta el envío de la orden de compra y
la publicación de los contratos, deben ser realizadas a través del sistema
www.chilecompra.cl de manera oportuna, es decir, las transacciones deben ocurrir o
materializarse en línea, cuando se toman las decisiones y nunca de manera ex post.
Esto implica que debe privilegiarse utilizar los formularios, Actas y demás
herramientas que provee el www.chilecompra.cl como medio para realizar e informar
las transacciones, por sobre otros medios alternativos que pudiera utilizar la
institución.
Contacto con los proveedores, previo y durante un proceso de compra o contratación:
o Previo a la publicación del proceso de compra: Cada vez que un organismo público
requiere realizar una compra, es deseable que conozca el funcionamiento del
mercado respectivo, en particular cuando se trata de compras complejas y que
involucran una gran cantidad de recursos. Existen algunas prácticas asociadas a la
consulta a la industria respectiva para conocer el estado del arte respecto a la
provisión de un determinado bien o servicio. Esta actividad puede ser realizada de
manera abierta invitando a los proveedores del rubro respectivo a conocer del
requerimiento de la institución y los proveedores pueden aportar en la determinación
de las especificaciones técnicas, diversos productos o servicios que pueden satisfacer
el requerimiento de la institución, formas de evaluar las diversas alternativas, tiempos
necesarios para la preparación de ofertas, entre otras. No obstante estos contactos
previos, la etapa de redacción de bases y términos de referencia, así como la
determinación de los criterios de evaluación debe ser un proceso autónomo de los
posibles oferentes.
o Durante el Proceso de Compra Cualquier contacto de la institución con los
proveedores participantes de un proceso de adquisición deberá realizarse de manera
abierta a través de interacciones colectivas, tales como reuniones informativas
públicas, visitas a terreno colectivas o respondiendo preguntas siempre a través de
www.chilecompra.cl. Es muy importante evitar la entrega de información que pueda
favorecer la participación de algún proveedor en particular en el proceso de
adquisición.
SEMANA 6
www.iplacex.cl 19
Asimismo, para evitar la entrega de información de manera parcial, que pudiese implicar
discriminación y atentar contra la igualdad de oportunidades, se sugiere realizar reuniones
informativas durante el proceso. En éstas, la institución puede responder las dudas que
surgen del proceso de manera directa a todos los proveedores interesados en participar.
Estas reuniones se deben informar en las bases de la licitación y/o en los términos de
referencia respectivos y se recomienda su realización durante el período de preguntas y
respuestas.
Criterios de Evaluación explícitos y objetivos. Para todas las adquisiciones,
independientemente de su monto, es preciso formular criterios de evaluación de las
ofertas e indicarlos en las Bases o Términos de Referencia respectivos. Esta
información es muy importante señalarla a los proveedores con el objeto que puedan
previamente estimar la compatibilidad de sus ofertas con lo requerido y conocer los
términos por los cuales serán evaluados, configurando mejor su real interés a
participar. De esta forma, el organismo público focalizará su esfuerzo en la evaluación
de propuestas pertinentes y los proveedores centrarán su trabajo en la preparación de
ofertas coherentes con los requerimientos del organismo demandante. La elaboración
de los criterios de evaluación debe atenerse a criterios objetivos, en lo posible
numéricos y fácilmente calculables. No obstante, para evaluar factores difícilmente
asimilables a números tales como calidad del diseño, idoneidad de la experiencia,
calidad de las metodologías propuestas u otros factores eventualmente subjetivos, es
recomendable utilizar una evaluación colegiada entre diferentes evaluadores
(generalmente son comisiones de evaluación y/o apoyos de expertos), estableciendo
consenso o puntajes promedios. A mayor monto y complejidad de la licitación
generalmente se requiere una mayor elaboración y precisión de los criterios de
evaluación, lo que permitirá luego una evaluación más simple y un proceso licitatorio
transparente. Para concluir exitosamente una licitación, es imprescindible que los
resultados obtenidos en la evaluación por cada proveedor sean parte de la publicación
de la adjudicación o bien se indique explícitamente que estarán disponibles en caso
un proveedor desee conocer su evaluación.
Fundamento de Adjudicación y Finalización del Proceso de Contratación en
www.chilecompra.cl: Para preservar la transparencia de los procesos de licitación,
éstos siempre deben llevarse a cabo de manera completa y oportuna en la plataforma
SEMANA 6
www.iplacex.cl 20
www.chilecompra.cl. El proceso de licitación finaliza con la decisión de adjudicación o
deserción, el cual debe contar con un fundamento comprensible, indicando con
claridad las razones objetivas para seleccionar una determinada oferta, con
argumentos que permitan fácilmente la comparación con el resto de las ofertas. Para
los proveedores conocer las razones de una adjudicación o deserción determinan su
percepción de transparencia del proceso.
Como buena práctica, es recomendable además agradecer formalmente a los proveedores
su participación, en razón a su interés de prestar un servicio a la institución y al tiempo
dedicado para presentar sus ofertas. Esto, como una señal para que continúen participando
en las futuras licitaciones del Estado.
Reclamos recibidos y respuesta oportuna a ellos: Cada vez que la institución
recepcione un reclamo de uno o varios proveedores, ésta deberá responder a la
brevedad al reclamante, explicando de manera sencilla y directa los fundamentos que
sustentan el comportamiento reclamado. Si el reclamo es acogido, deberá asimismo
informarse a la brevedad de las acciones que se tomarán al respecto.
Cuando el reclamo haya sido derivado a la institución por la Dirección de Compras y
Contratación Pública, se deberá remitir a esta Dirección, copia íntegra de la respuesta
enviada al reclamante.
Además, la institución deberá generar un registro interno de reclamos, simple y de fácil
administración, que permita analizar los temas o situaciones a que se refieren, para tomar
medidas internas oportunas, que eviten su recurrencia.
Evaluación e indicadores de transparencia de los procesos de compra y contratación:
La institución debe evaluar periódicamente la gestión de compras y contrataciones
para lograr preservar permanentemente en la institución un elevado estándar de
transparencia. Este proceso se puede sustentar en la información objetiva que provee
el sistema www.chilecompra.cl. Para apoyar esta labor, la Dirección de Compras y
Contratación Pública ha definido un conjunto de indicadores con el propósito que sus
resultados sean analizados y se ejecuten acciones que los refuercen u optimicen, en
caso que sean positivos, o bien, emprender acciones correctivas, en caso de ser
negativos.
SEMANA 6
www.iplacex.cl 21
Los indicadores señalados se encuentran definidos en el documento “Guía de Apoyo
Evaluación de la Gestión de Compras Institucional”.
SEMANA 6
www.iplacex.cl 22
Conclusión
El proceso de trato directo es una medida excepcional de compra, pero sin embargo es
usado por la reglamentación como opciones de compras para servicios ya realizados; se
debe actuar al pie de la letra según la reglamentación de compras públicas.
En relación a los tratos directos, hay compatibilidad de contratación como lo indica la
normativa en aspectos de proveedores de un único servicio: como servicios complementarios
que deben estar antes descritos con un contrato y previa licitación pública privada.
También vimos la importancia de la plataforma como una herramienta que refleja una gran
cantidad de movimiento en el negocio público, especialmente en relación con el impacto de
las compras públicas en el empleo. Asimismo, revisamos las medidas que orientan los
organismos contratantes para favorecer el empleo en los proveedores que operan en el
mercado público y por esta razón se relaciona con la oportunidad de empleo en vías del pro
empleo que genera el mercado público.
Por último, se revisó el tema de transparencia y el proceso de evaluación, los cuales son muy
importantes para la gestión de abastecimientos del sector público.
Las buenas prácticas hacen más recomendable a los proveedores su participación, en razón
a su interés de prestar un servicio a la institución y al tiempo dedicado para presentar sus
ofertas. Esto, como una señal para que continúen participando en las futuras licitaciones del
Estado y se fortalezca aún más el sistemas de contrataciones públicas.
SEMANA 6
www.iplacex.cl 23
Bibliografía
Ley N° 19.886 normativa de compras públicas y su reglamento
www.mercadopublico.cl
www.gobiernotransparentechile.cl
SEMANA 6
www.iplacex.cl 24
