KOMPETENT | ÅPEN | PÅLITELIG | SAMFUNNSENGASJERT

KONTAKTKONFERANSEN 17.06.2019

Nytt sak-arkivsystem og smart informasjonsforvaltning

- nye moglegheiter (og utfordringar!)

Introduksjon:

• Kort om status Bk360 i dag

• Bergen byarkiv si rolle i SAS-prosjektet og forvaltninga

• Overlevering av system til forvaltning – smertefritt?

• Smart informasjonsforvaltning – kva er det? Kva rolle skal og kan Bk360 spele? o Program for digital fornyelse

o Den digitale arbeidsflata

o Digitalisering av prosessar - skjemaløysningar

o Arbeid og erfaringar med integrasjonar

Status Bk360 i dag:

• I produksjon sidan våren 2017

• Antall brukarar (aktive/logga): 5400

• Antall brukarar fordelt på roller: ca 7500

• Bergen kommune som eitt felles arkiv: • 18 arkivdeler • 23 sakstypar • 6 dokumentarkiver • 14 klassifikasjonssystem/register

• Sentralarkivet samt 10 andre arkivtenester betjener Bk sitt arkiv

• Antall integrasjonar: ca 20 (eksterne/interne) eksl. SOA-integrasjonar

• 80-90 skjemaløysningar (fleire under planlegging)

Anskaffing, test, implementering og utrulling:

• Oppstart forprosjekt 2013

• SAS-prosjektet etablert 2014

• Bk360 anskaffa 2016

• Det vart etablert 15 lokale mottaksprosjekter i organisasjonen 2016

• Akseptansetest 2016 (og eArkiv 2017/2018) kor fleire LM deltok

• Implementering 2017 (og eArkiv 2018)

• Oppstart utrulling (fase 1) vår 2017

• Ferdig vår 2018 samtidig som prosjektet vart fasa ut

• Oppstart utrulling (fase 2) hausten 2017 – pågår

Prosjektorganisasjon

Kva rolle har Bergen byarkiv hatt:

o Forprosjekt, prosjekt og mottaksprosjekter

o Arbeidsgruppe arkiv: Utarbeiding av arkiv- og informasjonsstruktur

o Akseptansetest (Bk360 og eArkiv)

o LMA: Overordna arkivrutiner, etablere tydelege ansvarsområder

o Implementering og utrulling – opplæring av arkivarer

o Konvertering, uttrekk, HEA innsyn, avlevering

Kva rolle har vi i dag: o Forvaltning

o Endringsstyring

o Digitalseringsprosjekter knytta til utrulling

o Innovasjon og gevinst

o Konvertering, uttrekk, HEA innsyn, avlevering

Styringsgruppe SAS

(hovedprosjekt)

Systemansvar

Evaluering

Forhandlinger Kontraktinngåelse

Mottak

Administrasjon

Prosess

Opplæring

Test

Lokale mottaksprosjekt

Arkiv Teknisk

Sikkerhet

Konvertering

Integrasjoner

Test

Forvaltning Prosess

Sentrale føringer

Generell saksbehandling

Gevinst

Prosjekteier

Prosjektleder

Lin

jeo

rgan

isas

jon

P

rosj

ekt

Etater, resultater og virksomheter Bystyrets kontor. Byrådsavdelinger

Analyse

Design

Planlegging

Risikostyring Gevinstplanlegging og -

realisering

Leverandør

Maler

Administrasjon

Risikostyring

Gevinstrealisering

Informasjon

Prosess Opplæring

Rapportere

Planlegge og gjennomføre iht. plan

Prosesser

Konvertering

Test

AIS

Rutiner

Papirarkiver

Avlevering

Doculive, avlevering og HEA Innsyn

Arkiv og informasjonsstruktur (AIS)

Etablere AIS

Klassifikasjon

Organisering / arkivansvar

Prosess (Arkiv)

Tjenester, prosess og rutiner

Administrasjon

Arkivplan

HEA Innsyn Forvaltning Arkiv

Bergen byarkiv, arkivtjeneste lokalt Arkiv

Arkiv- og informasjonsstruktur

Prosess Arkiv

Frå prosjekt til forvaltning – smertefritt?

Etablering av forvaltning:

› Eitt kontaktpunkt – uavhengig av type henvendelse

› Felles forvaltningsmodell – standardiserte prosessar

› Samhandling mellom forvaltningsområda/fagmiljøa

Porteføljen skal realiserast og gevinstar haustast: • Kanalstrategien

o Sjølvbetening, digital kanal/nettbaserte tenester

• Program for digital fornyelse Samla fleire prosjekt under eit

o Digitalisere arbeidsprosessar

o Meir effektiv systemportefølje

• Den digitale arbeidsflata

• Integrasjonar

....OG utrullinga fortsetjer!

Program digitalt

førstevalg

Digital samhandling

og kontorstøtte

Selvbetjening

HR

Prosjekt- og

porteføljestyring

Arbeidsplass-

konsept

Nasjonale prosjekt:

Digisos

Digihelse

Digibarnevern

eVik

…

FIKS - Felles

integrasjonsplattform

kommunal sektor

1.000 bygg –

10.000 muligheter

Helhetlig eDialog

(kanalstrategi)

Brukerorientert

forvaltning

Tilgjengeliggjøring

av data

Smart

informasjonsforvaltning

Smart

Omsorg

Smart

oppvekst

Digitalisering

Lønns- og

regnskapssenteret

Digitalisering

bymiljøetaten

Digitalisering

Plan og bygningsetaten

Digitalisering

kemneren

Ein liten kikk i Bk sin prosjektportefølje:

Smart informasjonsforvaltning – kva er det?

• At vi sikrar oss kunnskap om kor og korleis Bergen kommune forvaltar informasjon

• At vi sikrar best mogleg kvalitet i informasjonen

• At vi sikrar best mogleg utnytting av informasjonen

• At vi ivaretek informasjonssikkerheit

• At informasjonen skal vere systematisk og henge saman med arbeidsprosessane

• At vi legg til rette for vidare digitalisering og innovasjon

• At data kan gjerast tilgjengeleg

Kva kan smart informasjonsforvaltning bidra til?

• Auka kvalitet i saksbehandling og arkivering i Bergen kommune

• Auka effektivitet i saksbehandling og arkivering

• Betre kontroll på informasjon i Bergen kommune

• Vidare digitalisering og innovasjon i kommunen

BkSamhandling BkProsjekt

BkKvalitet H: / S:

Fagsystemer Saksbehandling

i Bk360

• Samhandling i enhet/avdeling

• Deling av filer og mapper

• Felles startside

• Mulig å dele med eksterne

H: / S: mappestruktur

• Lagring lokalt på maskin/server

• Maks x GB plass

• Administreres av Helpdesk

• Slettes ikke automatisk

Fagsystemer

• Fagspesifikke systemer

• Alle avtaler, vedtak og beslutninger

skal inn i Bk360

• Prosjektplanlegging

• Deling av filer og oppgaver i prosjektteam

• Porteføljestyring

• Mulig å dele med eksterne

• Alle referat, mandat, beslutninger og vedtak skal i Bk360

• Prosedyrer

• Prosesser

• Maler

• Alle avtaler, vedtak og

beslutninger skal inn i Bk360

• Saks- og arkivsystem

• Arkiv- og informasjonsforvaltning

• Saksarkivering

• Journalfunksjon

• Fagspesifikke spesialarkiver

Bk360 arkiv

Den digitale arbeidsflata:

Smart informasjonsforvaltning i Bk360:

• Nye muligheter: o Stor satsing på skjemaløysningar

o Tenesteorientert (portalen/minSide/allmenningen)

o Arbeid med integrasjonar, inkl. sharepoint-connector

o Kartlegging og behov, betre retningslinjer og rutiner

• Utfordringar: o Kva rolle skal Bk360 ha?

o Redusere antal fagsystem

o Teknisk

o Funksjonalitet og oppsett i 360

o Fleire aktørar med ulike mål

o Ressursar

Utfordringar:

Vigilo

Innovasjon

Mercell

Bk360

Erfaringar så langt…

• Sørg for å bli kopla på prosjekta så tidleg som mogleg

• Ha ein aktiv dialog med teknisk på system og prosjektleiarar

• Still krav til kartlegging av behov, kva type informasjon som vert produsert og om kva som skal inn i sak-arkivsystem

• Sørg for at prosjekt, teknisk og arkiv er omforent om løysning iht. leverandør av system

• Inkluder arkivtenestene!

• Legg mest mogleg til rette for å unngå meirarbeid

• Dokumentere, informere!