Upload
lamngoc
View
230
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PERKONGSIAN ILMU
SISTEM PENGURUSAN KUALITI
Oleh:
ZALEHA BINTI ATAN
TIMBALAN KETUA PUSTAKAWAN (PERKHIDMATAN)/
WAKIL PENGURUSAN
Perpustakaan UTM
4 September 2018 (Selasa)
PERPUSTAKAAN UTM
PSZ JB
PRZS JB
PSZ KL
PERPUSTAKAAN
IBD, JB
12 PERPUSTAKAAN
FAKULTI PERPUSTAKAAN
MJIIT, KL
PERPUSTAKAAN
SEKOLAH RAZAK, KL
VISI Menyumbang kepada peningkatan ilmu melalui penyediaan akses mudah,
penyebaran dan perkongsian maklumat sains, teknologi dan kejuruteraan.
MISI Perpustakaan sebagai pusta ilmu terulung dalam bidang sains, teknologi dan
kejuruteraan
MOTO
OBJEKTIF Memberi Perkhidmatan berasaskan maklumat kepada pelanggan.
Mengurus maklumat yang menepati keperluan pembelajaran,
pengajaran, penyelidikan, perundingan dan penerbitan UTM.
Mempromosikan maklumat kepada masyarakat dalam dan luar UTM.
Memupuk budaya ilmu kecemerlangan minda di kalangan
masyarakat dalam dan luar UTM.
KECEMERLANGAN INFORMASI
PIAGAM PELANGGAN
Memberikan perkhidmatan yang berkualiti dan peka kepadakeperluan dan kepuasan pelanggan .
Mengamalkan sikap positif dan nilai-nilai murni dalamperkhidmatan.
Melaksanakan langkah pembaharuan yang berterusan bagi mempertingkatkan perkhidmatan.
Meningkatkan kemahiran dan kewibawaan stafmelalui latihan.
Memastikan persekitaran Perpustakaan UTM selamat dankondusif
• CSI Keseluruhan 84%• Peminjaman/
pemulangan mencapai <2.5 min.
• KIK - Emas & Perak• Pengurusan Kejat -
Anugerah Kumpulan & Persembahan Terbaik
• Latihan staf 100% (217 staf)
• Amalan SPP• CSI Staf 95.90%
• CSI (Persekitaran) 92.92%
Carta Organisasi
Perpustakaan UTM Tahun 2018 11 Bahagian
42 Unit
KETUA PUSTAKAWAN
Timbalan
Ketua Pustakawan
(Perancangan &
Pembangunan)
PERANCANGAN &
PEMBANGUNAN
Bahagian
Pentadbiran
& Korporat
(BTK)
Pengurusan
Sumber
Manusia
(PSM)
Pengurusan
Kewangan
& Fasiliti
(PKF)
Korporat &
Bisnes
Strategik
(KBS)
Bahagian
Pembangunan
Sumber &
Katalog
(BPSK)
Pengurusan
Teknikal
(PT)
Hadiah dan
Pertukaran
(HP)
Perolehan
Bahan
(PB)
Jurnal &
Media
Elektronik
(JME)
Timbalan
Ketua Pustakawan
(PRZS)
PERPUSTAKAAN
RAJA ZARITH
SOFIAH
Bahagian
Automasi
(BA)
Sistem
Pengurusan
Perpustakaan
(SPP)
Pengurusan
ICT
Perpustakaan
(PIC)
Server &
Rangkaian
(SR)
Sistem
Aplikasi
Perpustakaan
(SAP)
Bahagian
Perkhidmatan
Maklumat,
Penyelidikan
& Sirkulasi
(BPMPS)
Sirkulasi
(SK)
Perkhidmatan
Maklumat &
Sokongan
Penyelidikan
(PMP)
Bahagian
Repositori
Metadata
(BRM)
Koleksi Khas
(KK)
Pengurusan
UTM-IR &
Data
Penyelidikan
(PID)
Pengurusan
Dokumen
Digital
(PDD)
Pentadbiran
(PTD)
GALERIUM
Timbalan
Ketua Pustakawan
(Galerium)
Bahagian
Multimedia
(BM)
Pembangunan
Multimedia
(BMM)
Pengurusan
Multimedia
(PMM)
Bahagian
Galerium
(BG)
Pembangunan
Galerium
(PBG)
Penyelidikan
Galerium
(PYG)
Konservasi
Galerium
(KG)
Tarikh Dikemaskini:
27 Jun 2018
Timbalan
Ketua Pustakawan
(PSZ KL)
PERPUSTAKAAN
SULTANAH ZANARIAH,
UTM KL
Bahagian
Perkhidmatan
Maklumat &
Penyelidikan
(BPMP)
Pengurusan
Maklumat &
Sokongan
Penyelidikan
(PMSP)
Promosi,
Alumni &
Galerium
(PAG)
Pentadbiran
& Korporat
(PK)
Bahagian
Pengurusan
Koleksi &
Perpustakaan
Cawangan
(BPKC)
Perpustakaan
Menara Razak
Pemeliharaan
&
Pemuliharaan
(PP)
Perolehan,
Katalog &
Digital
(PKD)
Sirkulasi &
Reading
Station
(SRS)
Perpustakaan
MJIIT
Perpustakaan
CASIS
Perpustakaan
UTMSpace
Timbalan
Ketua Pustakawan
(Perkhidmatan)
PERKHIDMATAN
Bahagian
Perkhidmatan
Maklumat
&
Penyelidikan
(BPMP)
Runding
Maklumat &
Penyelidikan
(RMP)
Pengurusan
Maklumat
(PM)
Pangkalan
Data
Penyelidikan
(PDP)
Pengurusan
Penerbitan
Penyelidikan
(PPP)
Promosi &
Alumni
(PA)
Perpustakaan
IBD
Perpustakaan
HPT Pagoh
Bahagian
Pengurusan
Koleksi
(BPK)
Sirkulasi
(SK)
Pemeliharaan
dan
Pemuliharaan
(PP)
Perpustakaan
Fakulti
(PF)
Reading
Station
(RS)
15348
201
STAF PERPUSTAKAAN UTM
JUMLAH STAF
PROFESIONAL PELAKSANA
Kemaskini: 10 Julai 2018
0
22
2
22
0
5
10
15
20
25
DOKTOF FALSAFAH SARJANA & SARJANA MUDA SARJANA MUDA & DIPLOMA
LANJUTAN
SARJANA MUDA
MAKLUMAT KELAYAKAN AKADEMIK
KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESSIONAL
(SKIM S : PUSTAKAWAN)
102
51
13
30
3 20
20
40
60
80
100
120
BANGUNAN PSZ (JB) BANGUNAN PRZS
(JB)
PFJB BANGUNAN PSZ KL BANGUNAN HPT
PAGOH
CB-CTG
PECAHAN STAF PERPUSTAKAAN UTM
(Mengikut Cawangan)
PERPUSTAKAAN UTM : KOLEKSIMonograf
689,541 naskhah
Serial
10,946 naskhah
Media Elektronik
3,456,034 judul
Pangkalan Data
18 judul Utama
Kartografi (helaian)
44,257 naskhah
Bahan AV
225,345 naskhah
Lain-lain
16,827 naskhah
APA ITU ISO
ISOISOS (Bahasa Yunani) bermaksud Konsisten /
berkekalan
ISO Nickname International
Organization For Standardization (IOS)
SEJARAH ISO
NGO, ibupejabat di
Geneva Switzerland
Ditubuhpada 1946
Committee bermesyuarat setiap
4 tahun
Keahlian 150 negara – setiap negara diwakili oleh badan persijilan
Mempunyai > 180 Technical Committee
MS ISO 9000
“Satu standard bertulis yang menetapkan keperluan asas dalam
melaksanakan sistem pengurusan kualiti bagi memenuhi
kehendak dan kepuasan pelanggan dan stake holder
(pihak berkepentingan)”
KEPENTINGAN STANDARD MS ISO 9000
13
01
Memantapkan sistem penyampaian perkhidmatan
04
Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan organisasi
02
Memberi fokus kepada kehendak
dan ekspektasi pelanggan
03
Melakukan inovasi dalam
penambahbaikan
01
02
03
04Tujuan
ISTILAH MUDAH SPK
`Say what you do’
`Do what you say’
`Record what is done’
`Improve, based on results’
mendokumenkan prosedur proses kerja yang memberi kesan kepada kualiti produk.
melaksanakan aktiviti kerja yang dinyatakan dalam prosedur
rekod aktiviti bukti pematuhan kepada apa yang didokumenkan
perbandingan apa yang dilakukan dengan apa yang dirancangkan penabahbaikan
CIRI-CIRI UTAMA SPK
Tindakan pencegahan
Kajian Semula yang berterusan ke atas tindakanpembetulan
Bekerja secara konsisten menepati prinsip
`betul kali pertama dan setiap kali’
Mematuhi dasar, peraturan, undang-undang sertaprosedur yang didokumenkan
Penyenggaraan rekod kualiti
SISTEM PENGURUSAN KUALITI
PERPUSTAKAAN UTM
Idea mendapatkan pengiktirafan Kualiti ISO 9002 Perpustakaan UTM lahir semasa Persidangan
Pustakawan PSZ pada penghujung 1996
PROGRAM KUALITI
Persijilan ISO 9001 dikemaskini mengikut versi. BS 11620 standard pengukuran prestasi produk dan
penyampaian perpustakaan. Mesyuarat Semakan Pengurusan Taklimat kualiti kepada staf baru dan kesedaran
semasa kepada staf sedia ada
PERALIHAN KE ISO 9001:20151998
MS ISO 9002 : 1994
2002
MS ISO 9001 : 2000
2010
MS ISO 9001 : 2008
2016
MS ISO 9001 : 2015
MS : Malaysia Standard
ISO : International Organization for Standardization
9001 : Keperluan Standard
2015 : Versi Keluaran
PERALIHAN KE ISO 9001:2015 Bengkel Kefahaman ISO 9001:2015 dan draf awal dokumentasi (WP dan
Pustakawan) – 23 Disember 2015
Bengkel Pengurusan Risiko Perpustakaan Mengikut Keperluan ISO 9001:2015 (Fasilitator: PM Shoki, Ketua bahagian dan AJK Kualiti), 4 – 6 April 2015)
Pra Bengkel Dokumentasi ISO 9001:2015. WP dan Ketua Bahagian, 5 Mei 2016
Kursus Audit Dalaman ISO 9001:2015 dan Bengkel dokumentasi ISO 9001:2015. PM Shoki, WP, KB dan pemilik Proses - 9 Mei 2016
Bengkel Pengurusan Risiko, anjuran HCD. Pustakawan Perpustakaan ikut serta.
Penyediaan dokumentasi lengkap oleh Pemilik Proses -- 12 Mei 2016
Pembukaan Audit dalam -- 17 Julai 2016
Penutup Audit Dalam - 28 Julai 2016
Audit Pensijilan SIRIM, 5 – 6 September 2016
PENGIKTIRAFAN MS ISO 9001:2015
MS ISO 9001 : 2015
“Satu standard bertulis yang menetapkan keperluan asas dalam
melaksanakan sistem pengurusan kualiti bagi memenuhi
kehendak dan kepuasan pelanggan dan stake holder
(pihak berkepentingan)”
• Konteks Organisasi: Memahami keperluan organisasi dan harapan
pihak yang berkepentingan / pelanggan serta skop sistem
pengurusan kualiti
• Pengurusan Risiko: Satu kaedah yang sistematik bagi
mengenalpasti, menilai ancaman risiko dan mengenalpasti kaedah
mengurangkan risiko
• Tiada keperluan wajib menyediakan dokumen manual kualiti
• Tiada keperluan wajib jawatan wakil pengurusan
• Tiada keperluan wajib tindakan pencegahan
KEPERLUAN BAHARU YANG DIPERKENALKAN DALAM
STANDARD MS ISO 9001: 2015
PRINSIP KUALITI MS ISO 9001: 2015
Fokus kepada pelanggan (harapan dan keperluan pelanggan)
Sentiasa memenuhi keperluan pelanggan dan stakeholder/pihak
berkepentingan setiap masa
Kepimpinan (Tuju arah dan Sokongan)
Penglibatan pengurusan atasan dalam setiap aspek pengurusan Cth,
merancang, melaksana, mengawal dan memantau
Penglibatan ( Penyertaan dan Akauntabiliti)
Penglibatan semua peringkat tenaga kerja dalam system
penyampaian perkhidmatan
PRINSIP KUALITI MS ISO 9001: 2015
Pendekatan Proses ( Kecekapan dan Keberkesanan) Keupayaan
menggunakan sumber dan aktiviti yang berkaitan diuruskan
sebagai satu proses
Penambahbaikan (terhadap Produk dan Proses) Menerapkan dan
melaksanakan budaya penambahbaikan berterusan dalam sistem
pengurusan
Keputusan berdasarkan fakta nyata (statistic dan Trends) Keputusan
dibuat berdasarkan data dan maklumat yang nyata dan relevan
Hubungan Pengurusan Memastikan hubungan dengan pelanggan
dan pihak berkepentingan sentisa terjalin baik bagi menjaminkan
produk dan perkhidmatan dapat disampaikan dengan berkesan
PERANAN, TANGGUNGJAWAB & BIDANGKUASA
Dijelaskan melalui Carta Organisasi Perpustakaan UTM.
Setiap staf disediakan dengan senarai tugas yang jelas untuk melaksanakan tugas
dengan penuh tanggungjawab.
Pengurusan tertinggi menetapkan tugas dan tanggungjawab SPK diagihkan dengan
jelas bagi perkara berikut :-
Memastikan SPK Perpustakaan UTM mematuhi keperluan piawaian ISO
9001:2015
Memastikan proses kerja mampu mencapai output yang ditetapkan.
Melapor prestasi SPK serta peluang penambahbaikan kepada pengurusan
tinggi perpustakaan atau di lain-lain kaedah bersesuaian.
Memastikan penekanan kepada fokus pelanggan dibuat kepada keseluruhan
organisasi.
Memastikan integriti SPK dikekalkan apabila berlaku perubahan kepada
perancangan dan impelmentasi SPK.
DOKUMENTASI MS ISO 9001:2015
1 Manual Kualiti
3 Senarai Induk
6 Prosedur Mendiri
37 Prosedur
Dokumen Sokongan
Minit Mesyuarat
Dasar Perpustakaan
Buku Panduan
Fail-fail berkaitan proses
Rujuk Portal Kualiti
http://portal.psz.utm.my/quality/
PROGRAM AUDIT DALAM PERPUSTAKAAN UTM
Nor Ashikin Mohamad(Ketua Juruaudit)
NorainiYahya
KamariahMohamed Jong
Mohd. NasirIbrahim
HaslinaNasir
ZafarinaDol
JunaidahAbdullah
KhairulbahiyahYaakub
Mohd. FuadMohamed
Yusof
Nik MasrizaZakaria
PASUKAN JURUAUDIT
Salina Shamsuri
Md Razib Karno
SarasyimaMd Salleh
Siti Nisrin Mohd. Anis
Haliza Zainal Syaranah Mohd Raqi
SKOP
Audit Dalam dijalankan mengikut Prosedur Audit Dalam P(AD) PSZ/8.2.2 berdasarkan keperluan standards MS ISO 9001:2015;
KAEDAH AUDIT
Semakan kepada
prosedur
Semakanrekod/dokumensokongan dan
bahan bukti
Temubual
(Interview)
Pemerhatian
(Observation)
PELAKSANAAN PROGRAMAUDIT DALAM
Pembukaan Audit Dalam
Proses Pengauditan
Penyediaan Laporan Audit Dalam
Mesyuarat Penutup Audit Dalam
Susulan Audit Dalam
PROGRAM SPKPERPUSTAKAAN UTM
PELASTARIAN
5S
STANDARD PEOPLE PRACTICE
PELASTARIAN
JAWATANKUASA INDUK PELESTARIAN PERPUSTAKAAN UTM
PERPUSTAKAAN RAJA ZARITH SOFIAH
SETIAUSAHAPN. ZAFARINA BINTI DOL
WAKIL BAHAGIAN
Ketua Bhgn Katalog, Hadiah & Pertukaran Ketua Bhgn. Pembangunan Sumber dan Katalog Ketua Bhgn. Perkhidmatan Maklumat &
Penyelidikan Ketua Bhgn. Perkhidmatan & Sirkulasi Ketua Bhgn. Repositori Metadata Ketua Bhgn. Automasi
PENYELARAS AKTIVITIPN. NORAINI BINTI YAHYA
GREEN MANAGERPN. KAMARIAH MOHAMED
JONG
KETUA PTJDR. NORAZIAH BINTI SHARUDDIN
PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH
PENYELARAS AKTIVITIEN. MOHD. NASIR BIN IBRAHIM
Paper
Recycle
Energy
Waste
Paper
Recycle
Energy
Waste
Penggunaan Tanah Kosong Sekitar Bangunan PSZ
Sudut tanaman herba dan rempah di bawah
pokok tepi tangga utama Perpustakaan
Penggunaan Ruang di PRZS
Sebelum Selepas Kaktus
Lengkuas & Serai
MahkotaDewa
Kaktus
Pemandangandari luar
Penggunaanbotol terpakai
Taklimat KetuaProjek
Pelbagaitanaman
Pokok di ruangantandas
Pokok di ruangantandas
Tanaman Herba Di Kawasan Courtyard PRZS
Pokok Mahkota Dewa Lengkuas & Serai
LAMAN HERBA (SEKITAR BANGUNAN PSZ)
INISIATIF PENJIMATAN TENAGA
Kempen kepada semua staf dan pelajar amalan ke arah penjimatan elektrik :
Menutup suis lampu jika keluar dari bilik / setiap pejabat dengan agak
lama spt; pergi ke tandas, mesyuarat, berkursus dan lain-lain aktiviti.
Penggunaan cahaya semulajadi bagi kawasan bersesuaian
Signage - alert
INISIATIF PENJIMATAN TENAGA
Semulajadi
PENJIMATAN TENAGA ELEKTRIK:PSZ DAN PRZS
2013 2014 2015 2016 2017
RM677, 098.97 RM699, 097.37 RM587, 737.97 Masalah meter
Bil Elektrik PRZS Berkongsi dengan Meter bagi Dewan Peperiksaan
Gotong Royong Bulanan Perpustakaan UTM
5s
TERIMA KASIH
Perpustakaan
UTM