Upload
others
View
17
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
PERKONGSIAN INOVASI
JABATAN BENDAHARI
UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS
INOVASI PENGURUSAN KEWANGAN MELALUI
SISTEM MAKLUMAT KEWANGAN (MyFIS)
MEMENANGI ANUGERAH INOVASI SEKTOR AWAM (AISA) BAGI KATEGORI
ANUGERAH INOVASI PERNGURUSAN KEWANGAN (AIPK) 2014
1. PENGENALAN
2
(1997) URUSAN
KEWANGAN SECARA MANUAL
(1998) URUSAN KEWANGAN
SECARA SISTEM (INTACS) INTA
CS
Kekangan
(2004) URUSAN KEWANGAN
SECARA SISTEM (SISTEM MAKLUMAT KEWANGAN
(MyFIS)
PENYELESAIAN MASALAH YANG
MENYELURUH (TOTAL
SOLUTION)
•Wujud Tahun 1997
•Bertanggungjawab urus kewangan & perakaunan UPSI
JABATAN BENDAHARI UPSI
3
2. FASA PEMBANGUNAN MyFIS
•2004 - 2007
•Sistem MyFIS Version 1.0 FASA 1
•2008 - 2010
•Sistem MyFIS Version 1.0 FASA 2
•2011 - 2013
•Sistem MyFIS Version 1.1 FASA 3
Pembangunan sistem oleh pembekal dengan penyerahan source code kepada UPSI dan UPSI bertanggungjawab penuh untuk mengawal & memantau dan menaiktaraf operasi sistem dan kelebihan berikut telah diperolehi:-
(1) Pemindahan kepakaran teknologi kepada staf UPSI
(2) Tiada yuran tahunan dan yuran penyelenggaraan
(3) Staf dilatih dengan sistem, perisian dan pengetahuan terkini
dalam ICT
Hasil cetusan idea daripada para pegawai kewangan Jabatan Bendahari dan dibantu dengan kepakaran yang disumbangkan oleh para pegawai Pusat ICT
Sistem MyFIS yang digunapakai sekarang merupakan Version 1.2 yang mula digunakan mulai awal tahun 2014
2. FASA PEMBANGUNAN MyFIS
4
• Proses pembangunan ini mengambil masa yang lama dengan
beratus siri perbincangan bernas dibuat di antara pihak Jabatan Bendahari, Pusat ICT dan pembekal.
• Perbincangan yang diadakan mengenalpasti business rules dan
business process bagi sesuatu inovasi sebelum aliran kerja (workflow) bagi inovasi tersebut dimuktamadkan untuk dibangunkan.
• Selepas dibangunkan sesi user acceptance test (UAT) dan final
acceptance test (FAT) akan dibuat sebelum proses latihan diberi kepada para pengguna.
3. PERBANDINGAN SEBELUM & SELEPAS
INOVASI
5
SEBELUM INOVASI SELEPAS INOVASI
• Sukar untuk menyelenggara set akaun
dengan cepat dan tepat
• Menyediakan kemudahan penyenggaraan
satu set akaun yang lengkap dan terkini
• Akaun tidak dapat ditutup setiap hari. • Membolehkan akaun ditutup setiap hari.
• Terdapat banyak masalah dalam
pelaksanaan proses kewangan.
• Menyediakan kemudahan perakaunan
pengurusan kewangan dengan lebih baik.
• Sukar untuk menyediakan laporan
kewangan dengan tepat dan cepat
mengikut kehendak pemegang taruh
(stakeholders).
• Menyediakan laporan kewangan yang tepat
dan cepat.
• Proses kewangan sering lambat
menyebabkan tahap perkhidmatan menjadi
kurang memuaskan.
• Mempercepatkan proses kewangan dan
meningkatkan tahap perkhidmatan.
6
SEBELUM INOVASI SELEPAS INOVASI
Bebanan tugas staf sangat banyak dan
menurunkan tahap motivasi staf untuk
bekerja
Mengurangkan bebanan tugas dan
meningkatkan kepuasan hati pelanggan.
Kerja kewangan dibuat secara manual dan
memerlukan ramai kakitangan untuk
menyelesaikan sesuatu proses
Menggalakkan automasi dalam proses
kerja kewangan.
Membudayakan penggunaan ICT di
kalangan staf.
Tahap keselamatan data yang disimpan
kurang selamat kerana disimpan secara
manual dan memerlukan masa untuk
mendapatkan data tersebut apabila
diperlukan
Meningkatkan keselamatan data kerana
adanya audit trail yang mantap
3. PERBANDINGAN SEBELUM & SELEPAS
INOVASI
4. PENYERTAAN AIPK
7
•Berjaya ke peringkat akhir ( top 3 finalist) Anugerah Kualiti Pengurusan Kewangan Tahun 2009 2009
•Berjaya ke peringkat akhir ( top 5 finalist) Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan Tahun 2013 2012
•Berjaya memenangi Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan Tahun 2014 2014
ISI KANDUNGAN
BAB 1 Ringkasan Eksekutif
BAB 2 Latar Belakang Agensi
BAB 3 Huraian dan butir-butir Inovasi Produk/Perkhidmatan Yang Dihasilkan
BAB 4 Pembudayaan Inovasi
BAB 5 Penambahbaikan
BAB 6 Impak Inovasi Kepada Agensi Stakeholder
BAB 7 Ciri-ciri Kelebihan Inovasi
BAB 8 Rumusan
5. OVERVIEW SISTEM MAKLUMAT KEWANGAN
(MyFIS)
8
9
Sistem Maklumat Kewangan Bersepadu (MyFIS) UPSI merupakan sistem pengurusan kewangan berkomputer
yang berintegrasi dan menyeluruh bermula daripada proses pengurusan bajet sehingga ke Sistem Pelaporan Eksekutif
(EIS).
11 Modul
1. Budgeting
2. Purchasing
3. A/C Payable
4. A/C Receivable
5. Asset/Inventory Mgt
6. Store Management
7. General Ledger
8. Cash Management
9. Loan Management
10. Payroll
11. EIS (Executive Information System)
10
11
Sistem Maklumat Pentadbiran
& Sumber Manusia
Sistem Maklumat Akademik & Rekod Pelajar
E-Banker
MyUPSI Portal
Portal E-Payment@UPSI
Vendor@UPSI Portal
Sistem Maklumat Kewangan
Dibangunkan mengikut Standard Accounting for Government Agencies (SAGA) & mematuhi pekeliling serta Arahan Perbendaharaan
Berkonsep single data entry - setiap transaksi yang dilakukan akan mengambil kira akaun-akaun yang berkaitan
Dibangunkan secara web based yang membolehkan pengurusan kewangan boleh dibuat di mana-mana dan pada bila-bila masa
Berintegrasi dengan aplikasi utama lain dan menyelesaikan masalah ketidaktepatan data
Mempunyai aplikasi portal yang lengkap dan menyeluruh berkaitan pengurusan kewangan kepada kakitangan, pelajar dan pembekal
Kawalan keselamatan yang tinggi – Digicert dan https
Mesra pengguna – memudahkan operasi dan kerja-kerja auditan & menjana laporan dengan tepat dan cepat –kaedah drag and drop menggunakan Oracle Business Intelligent (OBI) 12
13
Surat penurunan kuasa dijana melalui Sistem MyFIS
•PTj puas hati
•Aktiviti dapat dijalankan lebih efisyen
•Budaya akauntabiliti diterapkan
KESAN
1. Menyedia, melulus & memantau bajet secara online.
2. Menyedia dan melulus tambahan dan virement bajet secara online.
Proses lebih mudah & cepat Tidak berlaku kerja 2 kali Pemantauan lebih berkesan Data disimpan secara historical Mudah jana laporan
KELEBIHAN
14
1. Menyedia, melulus dan memantau sebutharga & tender secara online.
2. Menyedia dan meluluskan pesanan belian
secara online.
Proses lebih mudah & cepat Tidak berlaku kerja 2 kali Pemantauan lebih berkesan
KELEBIHAN
15
Proses lebih mudah & cepat Tidak berlaku kerja 2 kali Pemantauan lebih berkesan Laporan dapat dijana melalui sistem
KELEBIHAN
16
1. Pendaftaran bil dibuat oleh PTj secara online • Mengambil kira transaksi perakaunan Akaun Kena Bayar (AKB) yg
berkaitan iaitu :- • Debit Perbelanjaan • Kredit Pemiutang
KELEBIHAN
Rekod daftar bil PTj lebih seragam
Pemantauan bil PTj secara online - lebih mudah – bayaran lebih cepat
17
MANUAL ONLINE
18
Akauntabiliti meningkat + integriti staf – tanggungjawab isi kebenaran luar stesen
Atasi kesilapan pengiraan tuntutan Proses tuntutan lebih cepat - tidak berlaku kerja 2 kali Semakan status boleh dibuat pada bila-bila masa dan dimana
sahaja
KELEBIHAN
1. Proses permohonan dan bayaran pendahuluan pelbagai dibuat secara online melalui MyUPSI Portal dan berintegrasi dengan Sistem MyFIS
KELEBIHAN
Atasi kesilapan semasa proses pengiraan permohonan – proses lebih cepat – kepuasan pelanggan meningkat
Atasi masalah sukar baca tulisan tangan – borang dijana oleh sistem + format standard
Bebanan kerani – kurang kerana pengiraan secara automatik
19
1. Proses permohonan dan bayaran zakat dibuat secara online melalui MyUPSI Portal dan berintegrasi dengan Sistem MyFIS
20
1. Proses permohonan dan bayaran panjar wang runcit (pwr) dibuat secara online melalui MyUPSI Portal dan berintegrasi dengan Sistem MyFIS
KELEBIHAN
Kurang kos percetakan buku pwr Proses permohonan + bayaran =
cepat Kurang terimaan dokumen tidak
lengkap – kerana dokumen berdasar senarai semak pwr
Pemeriksaan mengejut lebih mudah – borang pemeriksaan dijana oleh sistem
21
1. Penyediaan & kelulusan baucer bayaran secara online 2. Bayaran terus ke akaun pelanggan melalui penggunaan Electronic Payment
System (EPS) – makluman melalui emel.
KELEBIHAN
Proses bayaran lebih efisien, jimat masa + kos (tiada lg cek, sampul surat, setem)
Bayaran kepada pelanggan lebih cepat + mudah – pelanggan sangat berpuashati
Tingkat produktiviti – proses kerja lebih ringkas, penyata penyesuaian bank laras secara online
22
1. Status bayaran boleh disemak secara online
23
1. Terimaan/kutipan wang dibuat secara online
Proses kutipan lebih mudah dan cepat kerana pengguna boleh membuat bayaran pada bila-bila masa dan di mana sahaja
Ada pembahagian tugas (penerima + pelulus)
Maklumat tunai dikemaskini secara automatik
Pergerakan tunai dipantau secara online
24
KELEBIHAN
1. Penyediaan, kelulusan dan pemantauan bil hutang dibuat secara online – dapat memantau hutang melalui dasar penahanan pendaftaran semester & keputusan peperiksaan
Pemantauan hutang lebih mudah & berkesan.
% pelajar berhutang menurun
Kutipan hutang meningkat-krn pelajar perlu byr hutang sblm pengajian semester baru
25
KELEBIHAN
1. Pendaftaran aset/inventori melalui GRN secara online – menyelesaikan masalah aset tidak bertagging
2. Penyelenggaraan aset/inventori secara online – rekod dikemaskini
26
3. Pinjaman aset/inventori secara online – mudah untuk mengesan pergerakan aset
4. Pengiraan susut nilai secara online – pengiraan tepat
5. Pelupusan aset/inventori secara online – rekod aset dikemaskini secara automatik
27
PROSES VERIFIKASI LEBIH MUDAH
6. Verifikasi secara online dengan menggunakan smartphone 28
7. Senarai aset/inventori di bawah tanggungjawab individu
Memudahkan pengguna mengenalpasti aset
dibawah tanggungjawab masing-masing kerana maklumat aset dipapar secara online di portal
individu masing-masing
29
KELEBIHAN
1. Permohonan dan kelulusan stok secara online – lebih mudah, dapat mengetahui baki stok terkini.
2. Proses kemaskini rekod dan pemantauan stok secara online – verifikasi lebih efisien, pemberitahuan re-order level
30
31
KELEBIHAN
Permohonan lebih mudah + cepat – (maklumat automatik)
Tiada isu sukar baca tulisan tangan
Kurang silap isi borang
Dokuman pinjaman (srt tawaran, agreement, jadual byrn) dijana melalui sistem
1. Permohonan dan kelulusan pinjaman kenderaan/komputer secara online.
2. Semakan baki komputer boleh dibuat secara online di MyUPSI Portal pada bila-bila masa & dimana sahaja.
32
33
•Ketua Unit keluar WO secara online di portal
•Staf laksana kerja lebih masa
Proses Pengeluaran Arahan Kerja (WO)
•Staf buat tuntutan OT secara online
•Ketua Unit sahkan OT secara online - maklumat tuntutan ke Sistem MyFIS
Proses Tuntutan OT
34
Maklumat tuntutan OT masuk ke Sistem MyFIS – semakan + kelulusan dibuat – bayaran bersekali dengan proses bayaran gaji bulanan staf.
Kurang salahguna tuntutan OT – kawalan secara online
Atasi kesilapan pengiraan OT (pengiraan automatik)
Atasi sukar baca tulisan tangan Proses bayaran OT lebih cepat &
kurang beban staf proses OT Kepuasan pelanggan meningkat –
byrn cepat & mudah dipantau
KELEBIHAN
1. Bayaran gaji dibuat secara online – lebih mudah, cepat & tepat.
2. Slip gaji dan EC Form di portal – mudah diperolehi di mana saja & pada bila-bila masa.
35
1. Permohonan potongan zakat/PCB dibuat secara online – lebih mudah, & cepat.
36
1. Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank secara automatik – proses lebih cepat & tepat.
2. Penyediaan dan penyelenggaraan pelaburan (fixed deposit) lebih efisien .
37
1. Menyediakan kemudahan bagi menjana laporan-laporan kewangan secara online dengan cepat & tepat mengikut keperluan Kerajaan dan mampu
menjana maklumat yang lebih terperinci dan memenuhi SAGA.
38
Sistem berupaya menjana laporan kewangan yang diperlukan pada bila-bila masa & dimana sahaja.
Lembaran Imbangan
Penyata Pendapatan
Penyata Aliran Tunai
39
Penyata Perubahan Ekuiti
Kemudahan menjana laporan-laporan kewangan dalam bentuk eksekutif untuk
pengurusan tertinggi dengan lebih cepat & tepat dalam bentuk yang menarik &
informatif.
40
INOVASI MyUPSI PORTAL
Mengandungi maklumat peribadi & kewangan staf Menyediakan pelbagai kemudahan online kepada staf UPSI yang membolehkan urusan kewangan boleh dibuat pada bila-bila masa & di mana jua.
41
SEBELUM
pembekal perlu datang sendiri ke UPSI
Kena isi borang secara manual
SELEPAS
Katalaluan akan diberikan kepada pembekal yang berdaftar dengan
UPSI
Pembekal boleh daftar secara online dari mana-mana lokasi
Pembekal boleh semak tawaran sebutharga/tender/pesanan belian
Pembekal boleh semak status bayaran
Pendaftaran pembekal secara online melalui Vendor@UPSI Portal
KELEBIHAN 42
Kemudahan bayaran secara online melalui kad kredit & FPX dengan menawarkan 5 jenis kemudahan bayaran iaitu:- 1. Yuran pengajian 2. Denda 3. Yuran Seminar/Bengkel 4. Pembelian produk/barangan 5. Pembelian buku terbitan UPSI 43
INOVASI PORTAL ePayment@UPSI
44
INOVASI PORTAL ePayment@UPSI
Alternatif kpd pengguna utk buat bayaran Menjimatkan masa & kos pengguna – tdk perlu keluar
rumah @beratur panjang di kaunter Waktu bayaran tidak terhad kpd waktu pejabat –
pembelian pada bila-bila masa & dimana jua
KELEBIHAN
INOVASI & PENGIKTIRAFAN
•Perolehan Online
•Penilaian Pembekal Online
•Pelupusan Aset Online
•Verifikasi Aset melalui Mobile
•Sistem Permohonan Bayaran Zakat/PCB Online
2013
•Penggunaan e-Payment melibatkan kad kredit berasaskan web dan Financial Process Exchange (FPX)
•Semakan aset di MyUPSI Portal 2011
•Membangunkan pendaftaran bil PTj 2010
•Membangunkan Proses Verifikasi Aset Menggunakan Pengimbas Kodbar (Barcode Scanner)
•Mewujudkan Tuntutan Bayaran dan Pelarasan Secara Online
•Membangunkan Modul Pengisian Sebutharga/Tender Secara Online
•Membangunkan Sistem Pengurusan Stor (Store Management System)
•Membangunkan Portal Pembekal (Vendor@UPSI Portal)
•Menempatkan Automated Teller Machine (ATM), Cash Deposit Machine (CDM) dan Cheque Deposit Machine (CQM) di hadapan Jabatan Bendahari Dan Kemudahan Bayaran Yuran Menggunakan Mesin ATM.
•Membangunkan Sistem Arahan Kerja dan Tuntutan Lebih Masa Secara Online
2009
• Membangunkan Sistem Pendaftaran Aset Melalui Nota Terimaan Bekalan (GRN) Secara Online dan Pengurusan Aset Secara Bersepadu (Integrated)
• Membangunkan Sistem Pelaporan Eksekutif (EIS)
• Mewujudkan Sistem Permohonan Cuti Online
• Mewujudkan Sistem Permohonan Zakat Online
2008
• Cetakan Slip gaji & Penyata Pedapatan (EC Form) Melalui Portal
• Penggunaan Thin-client Dalam Operasi Sistem IMS-FIS di Jabatan Bendahari.
• Membangunkan Sistem Pengurusan Akaun Amanah & Akaun Penyelidikan Melalui Sistem IMS
2007
• Membangunkan Sistem Kutipan Terimaan Secara Online
• Membangunkan Sistem Permohonan Panjar Wang Runcit Secara Online
• Membangunkan Sistem Permohonan dan Agihan Belanjawan Secara Online
• Membangunkan Sistem Daftar Bil Secara Online
• Membangunkan Sistem Permohonan Pinjaman Kenderaan & Komputer Universiti Secara Online
2006
• Membangunkan Portal Pelajar
• Membangunkan Portal Kakitangan (MyUPSI Portal)
• Sistem Pembayaran Elektronik (Electronic Payment System (EPS)
2005
49
KERATAN AKHBAR MyFIS
50
51
Jabatan Bendahari telah berjaya membawa pulang ganjaran sebanyak RM300,000.00, trofi dan sijil. Anugerah telah disampaikan oleh YBhg Tan Sri Dr. Ali bin Hamsa, Ketua Setiausaha Negara pada Majlis Anugerah Inovasi Sektor Awam 2014 pada 9 Oktober 2014 di The Place @ One City Subang Jaya.
52
53
2012 54
55
2013
56
2012
57
2012
58
2010
59
2009
60
Salinan surat Kem. Kew BPKS.CR(8.15)/56/1-10(16) bertarikh 8 Oktober 2009
2009
61
2009
62
Lawatan kerja untuk melihat dan mempelajari sistem pengurusan kewangan berkomputer UPSI
64
1 OGOS 2012
12 FEB 2014
2 SEPT 2014
FUTURE
NEXT…
BADAN BERKANUN
65