(Perilaku Dalam Organisasi) Divisi IT

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Peranan Teknologi dalam sebuah organisasi sangat penting. Terutama pada zaman sekarang ini yang menuntut semuanya serba cepat dan praktis. Kita tidak hanya dapat belajar dari buku semata, akan tetapi juga dari media-media yang lain yang ada pada zaman sekarang ini misalnya dari Internet, CD pembelajaran dan lain-lain. Oleh karena itu tepat jika dikatakan bahwa, organisasi yang belajar tidak dapat lepas dari teknologi dalam membantu kinerjanya. Contohnya saja, dengan adanya teknologi informasi (internet), proses belajar (pelatihan) dalam suatu organisasi menjadi lebih fleksibel, tidak hanya terpaku di satu tempat dan dengan sistem tatap muka yang terkesan konvensional saja. Pelatihan juga dapat diberikan melalui internet sehingga para anggota di organisasi tersebut dapat mengikuti proses belajar atau pelatihan kapan saja dan dimana saja. Hal ini jelas membuktikan bahwa dengan teknologi untuk membantu pembelajaran dapat memperkecil cost dan pembelajaran menjadi lebih fleksibel.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang maka rumusan masalah penulisan ini adalah :

1. Apa itu peranan teknologi dalam organisasi?

2. Apa saja manfaat teknologi dalam organisasi?

3. Bagaimana teknologi dalam organisasi seharusnya diterapkan?

4. Bagaimana tugas masing-masing dari divisi IT?

C. Tujuan

Penulisan dari makalah ini bertujuan untuk :

1. Mengetahui peranan teknologi dalam organisasi

2. Mengetahui manfaat teknologi dalam organisasi

3. Mengetahui bagaimana teknologi dalam organisasi seharusnya diterapkan

4. Mengetahui tugas-tugas dan peran-peran masing di divisi IT

Divisi IT & Peranan Teknologi Dalam Organisasi Page 1

BAB II

PEMBAHASAN

A. Peranan Teknologi Dalam Organisasi

Teknologi didefinisikan sebagai pengetahuan, alat-alat, teknik dan kegiatan yang digunakan untuk mengubah input menjadi output. Karena itu dapat dikatakan bahwa teknologi meliputi seluruh proses transformasi yang terjadi dalam organisasi, menyangkut mesin-mesin yang digunakan, pendidikan dan keahlian karyawan, serta prosedur kerja yang digunakan dalam pelaksanaan seluruh kegiatan (Lubis & Husaini : 1987 : 96).

Organisasi adalah sebuah sistem terbuka, dan teknologi organisasi merupakan cerminan dari kondisi lingkungan organisasi dan juga jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi.

Teknologi dalam organisasi memiliki peranan utama dalam mempelajari sifat-sifat dari teknologi suatu organisasi dan hubungan teknologi terhadap struktur organisasi. Dalam teori organisasi yaitu dengan prinsip ketergantungan (contingency), menyatakan bahwa karakteristik organisasi mempunyai ketergantungan terhadap faktor-faktor teknologi yang pada akhirnya berkembang menjadi pendekatan modern dalam teori organisasi. Menurut James Thomson, teknologi organisasi tidak didasarkan pada penyelidikan yang dilakukan dilapangan, melainkan merupakan suatu pembahasan teoritis yang disusun berdasarkan landasan-landasan pemikiran yang telah muncul sebelumnya.

Pembahasan mengenai teknologi organisasi dilakukan dengan membedakan organisasi menjadi dua jenis, yaitu : organisasi perusahaan manufaktur dan organisasi non-manufaktur. manufaktur adalah suatu cabang industri yang mengaplikasikan peralatan dan suatu medium proses untuk transformasi bahan mentah menjadi barang jadi untuk dijual. Manufaktur adalah

proses fisik dalam produksi barang non jasa. Contoh manufaktur adalah seperti pembuatan minyak urut di mana jasa pijit yang menggunakan minyak urut tersebut tidak termasuk dalam perusahaan manufaktur. Penilitian mengenai teknologi organisasi perusahaan manufaktur yang dianggap paling berpengaruh terhadap perkembangan teori organisasi, yang dilakukan Joan Woodward pada tahun 1950-an di Inggris. Woodward menemukan bahwa perusahaan yang mengunakan struktur yang sesuai dengan teknologi produksinya dikelompokkan ke dalam tiga tipe teknologi produksi, yaitu : 1) pembuatan produk tunggal atau dalam kelompok ukuran kecil, 2) produk massal atau dalam kelompok ukuran besar dan 3) produksi menurut proses.

Thomson mengelompokkan teknologi organisasi menjadi 3 jenis, yang masing-masing menggambarkan jenis hubungan yang terjadi dengan konsumen maupun jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi, yaitu :


1. Teknologi perantara (mediating technology), digunakan untuk menghubungkan beberapa klien yang satu sama lain tidak dapat dihubungkan secara langsung, misalnya jika hubungan langsung tersebut memerlukan ongkos yang besar ataupun karena terlalu rumit untuk dilaksanakan.

2. Teknologi rangkaian panjang (long-linked technology) pada jenis teknologi ini kegiatan organisasi terdiri dari tahapan-tahapan kegiatan yang berurutan. Hasil dari suatu kegiatan menjadi input bagi kegiatan berikutnya, berurutan, hingga akhirnya produk siap untuk digunakan oleh konsumen.

3. Teknologi intensif (intensitive technology) teknologi intensitif merupakan kumpulan dari beberapa jenis pelayanan khusus, yang keseruhannya digabungkan untuk melayani klien. Teknologi intensif ini umumnya digunakan pada kegiatan yang mempunyai akibat yang cukup berarti pada klien sehingga klien mengalami perubahan.

Perow mengklarifikasi empat jenis teknologi, yaitu :

1. Teknologi rutin : ditandai dengan variasi tugas yang kecil, pekerjaan yang dilakukan umumnya bisa mempunyai standar dan juga formal serat mempunyai prosedur komputasi tertentu untuk menyelesaikannya. Ini berarti bahwa jenis teknologi rutin mempunyai tingkat kemudahan analisis yang tinggi.

2. Teknologi non-rutin : ditandai dengan mempunyai variasi tugas yang dapat dikatakan tinggi dan juga proses yang tidak terlalu dimengerti sehingga tidak mudah untuk dianalisis dalam penyelesaian pekerjaan yang termasuk teknologi non-rutin, diperlukan usaha yang cukup besar untuk menganalisis kegiatan maupun permasalahan yang muncul, karena itu diperlukan adanya pengalaman yang cukup tinggi serta pengetahuan teknis yang memadai.

3. Teknologi craft : cirinya adalah adanya aliran kegitan yang relatif stabil, tetapi dengan proses yang tidak terlalu dimengerti. Karena itu pekerjaan jenis ini menuntut pengalaman yang tinggi serta latihan yang cukup agar para karyawan dapat menghadapi permasalahan yang rumit dengan bijaksana berdasarrkan intuisi dan pengalamannya.

4. Teknologi engineering : pekerjaan yang cukup rumit karena variasi tugas yang cukup tinggi tetapi umumnya kegiatan ditangani dengan formula prosedur maupun teknik yang sudah baku. Permasalahan umumnya diselesaikan dengan menggunakan sejumlah pengetahuan yang sudah cukup mapan sebagai ajuan.

Pada suatu organisasi yang kompleks setiap bagian organisasi mempunyai teknologi yang jenisnya berbeda-beda disebabkan kenyataan bahwa setiap bagian organisasi melakukan kegiatan mengubah input menjadi output dengan teknologi yang berlainan. Perrow menunjukkan adanya dua dimensi dari kegiatan kerja yang mempunyai relevansi terhadap struktur maupun kegiatan yang terjadi dalam suatu organisasi, yaitu :


1. Variasi tugas , menunjukkan banyaknya kekecualian dalam tugas yang diukur dengan banyaknya hal yang tak terduga dan hal yang baru yang terjadi dalam proses pekerjaan.

2. Kemudahan analisis, pekerjaan yang mudah dianalisis bisa diuraikan menjadi beberapa langkah yang jelas dan juga bersifat mekanistik sehingga bisa dijalankan dengan prosedur yang bersifat objektif dan terukur secara kuantitatif. Penyelesaian masalah menjadi mudah karena setiap langkah dalam proses terukur secara jjelas dan mudah diketahui jikan ada penyimpangan.

Teknologi yang digunakan pada suatu organisasi mempunyai hubungan yang erat terhadap berbagai karakteristik organisasi seperti kualifikasi karyawan, struktur organisasi dan pola organisasi. Hubungan teknologi dengan berbagai karakteristik tersebut dapat terlihat berdasarkan : a. Organisasi organik dan mekanistik. b. Kualifikasi karyawan. c. Struktur formal. d. Rentang kendali, yaitu sebagian jumlah karyawan yang dipimpin oleh seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Besarnya rentang kendali dipengaruhi oleh rumitnya kegiatan dan juga tingkat profesionalisme karyawan dalam organisasi. Rentang kendali harus lebih kecil agar atasan dan para bawahan bisa lebih sering berinteraksi. e. Desentralisasi, power dan kebebasan mengambil keputusan. f. Komunikasi. g. Koordinasi dan kontrol.

Organisasi modern adalah organisasi yang sangat kompleks karena menyangkut hubungan yang kompleks dalam pencapaian tujuan organisasi yang berdimensi ganda. Hubungan tersebut meliputi, hubungan antara manusia-manusia, manusia-mesin, manusia-organisasi, mesin-organisasi, mesin-mesin dan organisasi—organisasi. Dari segi manajemen ada tiga tiga fungsi komputer, yaitu : 1). Komputer sebagai ingatan (memori), 2). Komputer sebagai pemroses, 3. Komputer sebagai informasi eksternal. Simon (1970) : a. Komputer akan meningkatkan efektifitas apabila keluaran nilainya lebih kecil dibanding dengan masukkan. b. Menyatakan indeks pasif (proses pencatatan data) dengan indeks aktif (pemilihan dan penyaringan informasi). c. Mengetahui model analitik dan sistematik dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan.

B. Pemanfaatan Teknologi Dalam Organisasi

Pemanfaatan atau implementasi teknologi dalam kegiatan operasional organisasi akan memberikan dampak yang cukup signifikan bukan hanya dari efisiensi kerja tetapi juga terhadap budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan institusi. Pengelolaan administrasi kerja berbasis teknologi informasi juga harus mempertimbangkan pengembangan sumber daya manusia (SDM) untuk mendukung optimalisasi pada pemanfaatan atau implementasi teknologi informasi yang bertahap yang dimulai dengan perencanaan, pengembangan, ahli kelola, operasional sampai dengan tahap pemeliharaan.


Dengan adanya teknologi informasi, maka produktivitas suatu organisasi atau perusahaan akan meningkat, serta dapat membuat model bisnis yang sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut disebabkan karena masing-masing organisasi atau perusahaan memiliki strategi yang berbeda satu dengan yang lainnya.

Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan juga berkaitan dengan keunggulan kompetitif untuk meningkatkan kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi atau perusahaan menggunakan teknologi informasi baik sebagai alat bantu maupun strategi yang tangguh untuk mengintegrasikandan mengolah data dengan cepat dan akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya saing untuk menghadapi kompetisi.

Selain itu implementasi atau pemanfaatan teknologi informasi memiliki dampak positif yang secara umum adalah terjadi efisiensi waktu dan biaya yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan ekonomis yang sangat tinggi. Oleh karena itu, pengoperasian secara optimal juga harus diperhatikan, agar semua perangkat teknologi informasi bersifat multi fungsi sehingga dalam pengembangan selanjutnya diupayakan terjadi integrasi perangkat.

Pemanfaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian teknologi informasi. Karyawan dengan kualifikasi tertentu baik bagian teknologi informasi maupun bagian lain perlu dilibatkan selain untuk memberikan masukan juga untuk mempersiapkan karyawan dalam menghadapi perubahan. Di sisi lain, diperlukan kesadaran personal lainnya tehadap manfaat sistem bagi dirinya dan kemudahan penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk menigkatkan kemampuan mereka.

Berdasarkan struktur organisasi, pemanfaatan teknologi informasi diklasifikasikan menjadi 3 kategori, yaitu:

1. Perbaikan efisiensi : Pemanfaatan teknologi informasi untuk perbaikan efisiensi diterapkan pada level operasional organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan penurunan waktu dan biaya proses.

2. Perbaikan efektivitas : Pemanfaatan teknologi informasi untuk perbaikan efektifitas diterapkan pada level manajerial organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan kemudaan dan kecepatan memperoleh status pencapaian target organisasi.

3. Strategic Improvement : Pemanfaatan teknologi informasi untuk strategic improvement (perbaikan daya saing) diterapkan pada level eksekutif organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan kemudahan dan ketepatan pengambilan keputusan oleh eksekutif.


Peran teknologi informasi bagi sebuah perusahaan dapat kita lihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry, ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah organisasi, yaitu:

1) Fungsi Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.

2) Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.

3) Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut di atas.

4) Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi moderen dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.

5) Fungsi Interorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain.

Konsep kemitraan strategis atau partnerships berbasis teknologi informasi seperti pada implementasi Supply Chain Management atau Enterprise Resource Planning membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi informasinya. Bahkan tidak jarang ditemui perusahaan yang cenderung melakukan kegiatan pengalihdayaan atau outsourcing sejumlah proses bisnis terkait dengan manajemen teknologi informasinya ke pihak lain demi kelancaran bisnisnya. Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh terhadap rancangan atau desain struktur organisasi perusahaan; dan struktur organisasi departemen, divisi, atau unit terkait dengan system informasi, teknologi informasi, dan manajemen informasi.


C. Bagaimana Teknologi Dalam Organisasi Seharusnya Diterapkan

Pada dasarnya tujuan teknologi adalah menjamin ketercapaian tujuan atau target organisasi. Untuk mengidentifikasi tujuan penggunaan teknologi dapat dilakukan dengan sistem pengukuran balanced scorecard. Dari sistem pengukuran ini, akan diperoleh beberapa proses manajemen penting :

Menentukan visi dan strategi organisasi. Mengomunikasikan dan mengaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis. Merencanakan, menetapkan sasaran, dan menyelaraskan berbagai inisiatif

strategis. Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.

Bahkan hingga saat ini sudah banyak organisasi-organisasi yang bergerak di bidang teknologi informasi meluncurkan produk-produk yang berhubungan dengan pengelolaan balanced scorecard itu sendiri. Salah satu contoh, PUSINTEK Kementerian Keuangan RI sedang mengembangkan aplikasi yang bertujuan penentuan arah kebijakan berupa pengendalian work flow hasil rapat pimpinan dan persuratan adalah aplikasi yang diadopsi dari konsep balanced scorecard. Dengan aplikasi ini, pemegang kendali keuangan negara dapat menentukan arah dan strategi kebijakan keuangan dengan lebih mudah.


BAB III

STRUKTUR ORGANISASI DAN PERAN DIVISI

Berikut ini adalah penjelasan Tentang Struktur Organisasi IT, Peran dari Divisi IT, dan Perusahaan IT.

Sebuah sumber utama dari ketidak efisienan dari departemen IT adalah organisasi yang buruk dari staf dan kurangnya kejelasan peran dan tanggung jawab. Biaya dari departemen IT yang tidak efektif umumnya besar. Organisasi IT yang buruk juga menyebabkan deadline proyek yang tidak terpenuhi, jatuhnya service dari server secara tidak terencana, garis service IT yang tidak jelas, dan proyek yang tidak menguntungkan.

Umumnya seluruh kegiatan IT dapat dibagi menjadi dua bagian dasar yaitu “operation and infrastructure” dan “Aplication Development“. Bagian operasi berurusan dengan penanganan sehari-hari dari lingkugan komputer dan keamanan. Bagian Aplikasi bertanggung jawab dengan pembuatan dan pengembangan aplikasi bisnis. Untuk perusahaan besar, ada beberapa group khusus yang dibentuk agar lebih terspesialisasi. Berikut adalah diagram peran karyawan pada divisi IT (Note: diagram dibawah dapat menjadi bentuk dari struktur organisasi tetapi tidak selalu):

Untuk perusahaan yang kecil, satu karyawan dapat mengambil lebih dari satu peran misalkan sebagai Business Analyst sekaligus Application Developer. Tapi perusahaan harus tetap berpegang pada satu syarat: tidak diperkenankan karyawan memegang dua jenis peran sebagai pembuat sekaligus pengawas dalam sebuah proyek. Misalkan seorang programmer yang juga mengambil peran sebagai testing. Ada kemungkinan hasil testingnya diragukan karena programmer tersebut menilai hasil karyanya sendiri.

Peran-peran diatas juga melambangkan tingkatan penanganan masalah IT dalam perusahaan. Berikut ini adalah gambar tingkatan penanganan masalah IT:


Help desk adalah lapisan pertama yang harus dihubungi oleh end user bila mereka mereka mendapatkan masalah. Help desk akan berupaya menanganinya, tapi bila gagal akan mengirimkan ke lapisan yang lebih senior. Selama itu, help desk akan menjadi koordinator dari penanganan masalah. End user harus selalu menghubungi help desk saat meminta bantuan ataupun menanyakan progress permintaan bantuan mereka. End User dilarang untuk menghubungi secara langsung lapisan support yang lebih dalam (mem-bypass helpdesk).

Berikut ini adalah penjelasan dari peran-peran yang umum ditemukan pada divisi IT:

1. Help Desk

Help Desk adalah titik utama dimana client dari IT akan pertama kali menghubungi

divisi IT saat mempunyai pertanyaan atau masalah yang berhubungan dengan IT.

Help Desk membawa harga diri dan wibawa divisi IT saat berhubungan dengan

client sehingga Help Desk sangat mempengaruhi customer experience.

Help Desk menyimpan database dari masalah dan solusi yang muncul dari

operasional IT sehari-hari. Help Desk memfasilitasi komunikasi antara user dan

bagian IT lainnya, merespon crisis, dan membuat prioritas pengerjaan masalah.

Karena merupakan titik pertama hubungan ke client, staf help desk harus

mempunyai pengetahuan yang luas (meskipun tidak mendalam). Hal ini diperlukan

agar sebuah masalah dapat segera dikategorikan dan diberikan pada tim solusi yang

benar.

Helpdesk haruslah menjadi tempat utama client pertama kali menghubungi divisi

IT. Bila tidak, penanganan masalah menjadi tidak terkoordinasi dan pengetahuan

menjadi hilang setelah solusi diimplementasikan. Client tidak diperkenankan untuk

menghubungi divisi lain karena akan mengacaukan prioritas kerja.

Help Desk sebaiknya dibantu oleh software tertentu untuk memfasilitasi pelacakan

sebuah insiden, eskalasi masalah, dan pelaporan. Software harus juga mampu


melakukan pengkategorian masalah, menyimpan pengetahuan dari solusi yang

didapat, dan melakukan prioritas pengerjaan.

Intensitas dari pekerjaan Help Desk yang tinggi menyebabkan seringnya bagian

Help Desk mengalami kejatuhan moral kerja karena tekanan dan lembur yang harus

ditanggung. Alternatif yang baik adalah memberikan kompensasi yang besar untuk

help desk atau melakukan rotasi pekerjaan untuk menghilangkan kejenuhan.

2. End User Support

End User Support bertanggung jawab untuk perbaikan fisik komputer dan

kunjungan ke lapangan kerja. Grup ini adalah lapisan kedua dari manajemen

masalah dan solusi. Umumnya bila ukuran group cukup besar, manajer akan

membagi menjadi beberapa tim kecil berdasarkan lokasi, teknologi, aplikasi, atau

kelompok bisnis. Setiap kelompok kecil mempunyai seorang kepala.

Seperti Help Desk, End User Support harus juga mempunyai kemampuan yang luas

pada sistem IT pada perusahaan. Perbedaannya, End User Support mempunyai

pengetahuan yang lebih mendalam pada sistem standar perusahaan. Keahlian lebih

diarahkan pada hardware dan software yang ada pada sistem komputer end user

bukan pada aplikasi server.

End User Support bertanggung jawab dalam memberikan dukungan pada seluruh

peralatan dan aplikasi yang terpasang pada sisi end user. Selain itu End User

Support juga bertanggung jawab pada instalasi peralatan baru, perawatan peralatan

yang ada, dan upgrade pada sistem end user. Untuk memudahkan pekerjaan End

User Support, IT Standard harus diberlakukan agar pekerjaan tidak terlalu beragam.

Selain kemampuan teknis, End User Support harus mempunyai kemampuan untuk

berkomunikasi dengan client dan membangun hubungan baik dengan anggota

bisnis lain. Pekerjaan lainnya adalah memberikan training untuk end user sehingga

mengurangi jumlah panggilan kepada end user Support.

Dalam sebuah organisasi IT yang lemah, adalah umum bila kita mendapati end user

/ client melompati help desk dan langsung menghubungi profesional atas. Bila terus

berlangsung, sikap ini akan menimbulkan frustasi pada profesional lapisan atas

karena pekerjaan mereka yang terganggu. Ujung-ujungnya prosesional atas akan

keluar dari perusahaan saat moral kerja mereka menjadi terlalu rendah. Sifat dari


end user / client ini juga menunjukkan frustasi mereka pada IT karena merasa help

desk kurang dapat membantu menangani masalah mereka.

Terkadang, perusahaan menempatkan end user support team dibawah sebuah divisi

tertentu dan secara hirarki bukan divisi IT meskipun pekerjaan mereka adalah IT.

Secara jangka pendek, hal ini merupakan solusi yang baik karena dengan

menempatkan tim IT permanent, respon terhadap masalah client menjadi lebih

cepat. Disisi lain, hal ini menunjukkan masalah serius pada divisi IT jika

penempatan tersebut bersifat jangka panjang. Divisi lain kemungkinan merasa

divisi IT tidak mampu merespon dengan cepat pada kebutuhan mereka, kemudian

berinisiatif membuat “divisi IT bayangan” pada divisi mereka. Divisi IT bayangan

ini dapat menimbulkan masalah serius saat mereka mengupayakan solusi sendiri

terpisah dari divisi IT utama. Sistem IT pada perusahaan dengan cepat dapat

terpulau-pulau dan tidak compatible satu sama lain karena tidak dipatuhinya

standar. Perubahan yang terjadi pada salah satu Divisi IT bayangan dapat berakibat

pada Divisi IT atau divisi lainnya, yang akhirnya mengakibatkan saling

menyalahkan. Koordinasi dan komunikasi menjadi masalah besar. Masalah lain

muncul bila divisi IT bayangan bubar, divisi IT yang asli akan kesulitan mengambil

alih bila sistemnya berbeda dengan standar. Jika divisi IT bayangan juga

melakukan development software dan sekaligus menjadi end user, Auditor IT

mungkin akan menunjukkan muka tidak setuju karena terdapat resiko karyawan IT

bisa memanipulasi data karena tidak adanyasegregation of duties.

3. Network Administration Group

Network Administrator Group mengatur semua kemampuan jaringan komunikasi

data yang dibutuhkan oleh bisnis. Network administrator bertanggung jawab pada

semua kabel, hubs/switch, kemananan jaringan, routers, gateways, firewall, dan hal

yang berhubungan dengan jaringan lainnya. Mereka melakukan

pengawasan traffic jaringan dan melakukan efisiensi / upgrade sebelum kebutuhan

melebihi kapasitas.

Network administrator membutuhkan keahlian yang khusus meliputi pengetahuan

pada hardware jaringan, media network / kabel, network protocols, enkripsi,

dan firewall. Tingginya tuntutan keahlian dan pengetahuan pada network

administrator menyebabkan tingginya pula pelatihan dan pengalaman yang harus

dibayar agar seorang network administrator menjadi efektif. Pelatihan sendiri

membutuhkan waktu 5 tahun lebih agar efektif.


Network administrator bertanggung jawab dalam meneliti aplikasi, akses, dan data

transfer yang dibutuhkan. Kemudian menentukan solusi yang paling optimal dan

menegosiasikan kontrak dengan vendor. Penilaian kebutuhan, perencanaan

kapasitas, dan implementasi yang baik dapat mengurangi biaya.

Untuk perusahaan menangah atau kecil, network administrator dan system

administrator dapat dikerjakan oleh satu orang.

4. System Administrator / Computer Operation Group

System Administrator dan Computer Operations Group mengatur, mengawasi, dan

mengkonfigurasi seluruh Server dan System Software yang membentuk sebuah

infrastruktur dimana terdapat aplikasi dan data perusahaan. Sistem ini termasuk

email server , web/FTP server, print server, development, test, and production

server. Setiap server mungkin berdasarkan pada teknologi yang berbeda tergantung

pada standar perusahaan.

Tugas-tugas seorang System Administrator antara lain instalasi/perawatan/upgrade

peralatan/ sistem operasi / aplikasi, perencanaan kapasitas, backup, user profile

management, dan keamanan sistem. Keseluruhan tugas ini membutuhkan

pengetahuan yang sangat mendalam pada bagaimana software bekerja untuk

memenuhi kebutuhan bisnis.

Sistem administrator secara proaktif mengatur sistem server untuk mengurangi

masalah yang dapat muncul saat jam production dan penyusupan ilegal. Sistem

administrator juga harus melacak utilisasi server, mengantisipasi dengan

menambah kapasitas bila frekuensi penggunaan mendekati batas kemampuan

server. Karena ini, sistem administrator umumnya mempunyai pekerjaan yang berat

karena mereka harus tersedia saat jam kerja dan harus merawat server di luar jam

kantor.

Jadwal perawatan dan upgrade harus dengan hati-hati dikoordinasikan dengan unit

bisnis yang lain. Bila aspek ini diabaikan, dapat terjadi sebuah server di

maintenance pada saat user sedang sibuk, mengakibatkan user menjadi frustasi

karena tidak dapat mengakses aplikasi yang berada pada server tersebut. Downtime

dari serbuah server harus diumumkan keseluruh pemakai.

Sistem administrator juga harus berkoordinasi pada saat memperkenalkan sebuah

teknologi baru pada sistem perusahaan. Sistem administrator harus dengan sangat


hati-hati melakukan uji coba sistem baru dan memperhatikan aspek pelatihan dan

pengalaman. Langkah-langkah ini diperlukan agar sistem baru tidak mengganggu

sistem lama. Hal yang sama juga dilakukan bila sistem administrator harus

mengupgrade sistem.

Memberikan dukungan pada hardware dan software server adalah sebuah pekerjaan

yang kompleks serta membutuhkan keahlian khusus. Umumnya divisi IT selalu

mempunyai orang-orang ahli tertentu yang bertanggung jawab mengatur sebuah

aspek dari infrastruktur servernya. Sebaiknya sebelum perusahaan memperkenalkan

platform baru, biaya tenaga ahli dimasukkan dalam perhitungan. Sebuah platform

standar harus dibuat untuk jenis server yang ada dan mengurangi biaya tenaga ahli.

5. Telecommunications Services Group

Banyak perusahaan mendapati bahwa lebih murah untuk membeli dan

mengoperasikan telepon sistem mereka sendiri.Telecommunications Services

Group mengatur seluruh telepon dan jasa lainnya yang berhubungan. Jasa yang

diberikan adalah telepon, voice mail, fax, dan video conferencing.

Jasa telekomunikasi mensyaratkan pengetahuan pada telephony switch hardware

(PBX) dan konfigurasi software, perkabelan pada bangunan, konfigurasi call

center, voice mail configuration, dan video conferencing equipment.

Terkadang anggota Telecommunication Services Group diassign secara reguler ke

help desk karena umumnya anggota help desk kurang mempunyai pengetahuan

pada area ini. Assignment ini berikan agar tidak seluruh permintaan support di

arahkan ke kelompok Telecommunication Services Group.

Bila sistem cukup kompleks, perusahaan dapat meng-outsource services pada

vendor. Help desk dalam hal ini harus mendapatkan fasilitas untuk melakukan

penjadwalan support dengan vendor.

6. Infrastructure / Operations Manager

Manajer operasi bertanggung jawab pada performa dari semua tim yang berada

pada IT Operation Group. Manajer harus mempunyai pengetahuan yang luas pada

teknologi yang berada pada wilayah tanggung jawabnya tetapi detailnya tetap

berada pada setiap anggota tim.

Manajer operasi bertangggung jawab untuk performa keseharian dari sistem IT,

memaksimalkan availability dari sistem, dan menyelesaikan masalah end user.


Manajer ini juga berperan dalam membentuk sebuah disaster recovery plan dan

eksekusinya. Mempunyai manajer dengan peran ini membantu CIO utuk lebih

berfokus pada arah strategis IT dari pada mencemaskan performa keseharian dari

IT.

7. Application Development Teams

Application Development Teams menyediakan pengembangan dan dukungan pada

aplikasi bisnis, berdasarkan pada kebutuhan yang dikumpulkan dan

didokumentasikan oleh business analyst. Untuk perusahaan kecil, business

analyst dan development teamumumnya dilakukan oleh orang yang sama. Aplikasi

bisnis mungkin dibuat sendiri atau dibeli dari luar dan dikonfigurasi agar cocok

dengan pola bisnis perusahaan.

Application Developers umumnya terspesialisasi pada teknologi tertentu seperti

web, ERP, CRM. Group ini juga umumnya dibagi kedalam tiga kategori besar yang

masing-masing menggunakan teknologi tersendiri :1. Customer Facing Application. Termasuk didalamnya aplikasi web,

pemesanan dan proses, dan Customer Service.2. Production Support. Aplikasi Supply Chain

seperti procurement, manufacturing,warehousing, inventory, dan logistic.

3. Business Support. Umumnya sistem yang sangat internal seperti akuntansi dan sumber daya manusia.

Umumnya sebuah tim terdiri dari beberapa orang dengan keahlian yang berbeda-

beda. Tim ini bertanggung jawab untuk membuat sebuah fungsi baru pada aplikasi,

upgrade dan patchaplikasi pihak ketiga, menguji coba fungsionalitas dari aplikasi

sebelum masuk ke production dan dukungan pada aplikasi bisnis saat telah masuk

kedalam production.

Saat ukuran sistem bisnis dan kompleksitasnya meningkat, perusahaan mungkin

harus menempatkan staff khusus yang didedikasikan pada salah satu dari tiga

kategori diatas. Membangun tim untuk setiap aplikasi bisnis memungkinkan

pelatihan silang dari staff untuk mendukung aplikasi spesifik.

Saat mengerjakan sebuah proyek, penanggung jawab proyek harus jelas dan

memiliki cukup kekuasaan untuk menjalankan proyek dengan lancar. IT

Development group harus menjadwalkan dan dengan jelas mengkomunikasikan

pada IT Department, Streering Committee, dan business users untuk progress dari

proyek, fungsionalitas sistem, dan waktu implementasi proyek. Aplikasi yang akan


diimplementasikan harus memperhatikan waktu dari bisnis. Saat kebutuhan bisnis

sedang tinggi, sebaiknya tidak ada implementasi sistem yang beresiko.

Untuk software-software besar seperti Enterprise Resource Planning, terkadang

perusahaan harus mengalah pada proses bisnis yang telah didefinisikan pada

software untuk menghindari biaya customization yang tinggi. Perubahan proses

bisnis ini belum tentu suatu yang buruk bila proses bisnis yang terdefine pada

software jauh lebih cocok bagi perusahaan. Umumnya pembuatan aplikasi bisnis

disertai dengan Business Process Reengineering.

Application Support Group

Pada perusahaan besar, tim developer sering dibagi menjadi dua. Disatu sisi

menangani pembuatan aplikasi, disisi lain menjadi support seperti help desk untuk

aplikasi yang telah dibuat. Grup ini menjadi lapis ketiga dalam support aplikasi.

Pemisahan seperti mempunyai beberapa efek positif:

1. Menghilangkan gangguan pada development team sehingga mereka dapat berfokus pada aplikasi baru.

2. Memperjelas perhitungan proyek, dengan tidak terganggunya tim development untuk memberikan support, penjadwalan proyek menjadi lebih tepat.

8. Application Testing

Application Testing Team bertanggung jawab untuk menguji coba perubahan dan

upgrade pada aplikasi bisnis dengan tujuan mendeteksi dan menghilangkan

masalah dan menjamin kompabilitas dengan modul lain.

Uji coba pada aplikasi muncul pada berbagai tingkatan. Pada level terendah,

developer akan menguji coba kode-kode yang mereka buat, kemudian untuk level

lebih atas, aplication testing team mengkombinasikan semua modul yang dibuat

dan melihat apakah terjadi masalah. Pada level sistem, modul akan diuji coba untuk

mencari tahu apakah mengganggu sistem lain atau tidak dapat bekerja sama dengan

sistem yang sudah ada. Testing ini umumnya disebut unit testing, integration

testing dansystem testing.

Hanya sedikit organisasi yang memahami fungsi group testing ini dan lebih sedikit

lagi yang memberikan perhatian yang cukup.

Idealnya waktu untuk testing aplikasi adalah 30% dari total proyek. Meskipun

terlihat besar, tetapi akan terbayar dengan stabilnya aplikasi saat telah

menyentuh production sekaligus menghemat panggilan ke help desk.


Tim yang melakukan testing haruslah terdiri dari business users. Peran business

users adalah menjamin fungsi-fungsi yang akan sering terpakai bebas dari masalah.

Keuntungan lainnya,business users menjadi cukup terbiasa menggunakan sistem itu

sebelum di implementasikan.

Aspek lain dari uji coba aplikasi adalah stress testing. Stess Testing adalah tipe uji

coba untuk mengetahui kemampuan sistem dalam menangani request. Hasil dari uji

coba ini sangat membantu dalam memonitor performa server dan meningkatkan

kapasitas bila server mulai terbebani request mendekati batas toleransi.

Pada perusahaan kecil umumnya tim testing menjadi bagian dari

developer, database administrator, atausystem administrator. Pada

perusahaan besar, tim testing umumnya berdiri sendiri.

9. Database Administrator

Database administrator mendesain arsitektur database, melakukan install dan

konfigurasi database software, berpartisipasi pada desain dan pengembangan

dengan developer, menjamin integritas data, dan mengawasi serta meningkatkan

performa database.

Tim ini bertanggung jawab pada database baik pada lingkunganproduction maupun

lingkungan pengembangan.

Karena kompleksitas dari database relational (jenis yang paling umum dipakai),

beberapa keahlian harus dimiliki oleh database administrator. Umumnya keahlian

yang dibutuhkan mengarah spesifik pada salah satu teknologi database yang

dipakai perusahaan seperti Oracle, Microsoft SQL Server, PostgreSQL.

Dalam sebuah perusahaan yang besar, Database Administratorsering dibagi

menjadi dua: satu sisi untuk development dan sisi yang lain untuk Production.

Pebagian ini lebih dikarenakan pemisahan tugas, seorang developer sebenarnya

tidak diperbolehkan untuk menyentuh production.

10. Electronic Data Interchange

Electronic Data Interchange (EDI) bertanggung jawab untuk menjamin transport

data antara aplikasi baik dalam perusahaan maupun dengan luar perusahaan secara

akurat, tepat, dan cepat.

Integrasi aplikasi adalah komponen yang kritis dalam membentuk komunikasi

sistem dan database pada perusahaan dan antar perusahaan. Setiap sistem bisnis dan

aplikasi memerlukan format data tertentu untuk dibaca.


Transmisi data dapat dimulai dari sebuah kejadian atau berdasarkan jadwal.

Seorang EDI harus menterjemahkan hasil dari salah satu aplikasi menjadi format

yang dapat dibaca oleh aplikasi lainnya. Selain itu seorang EDI harus menjamin

tidak ada dua buah transmisi data besar terjadi pada saat bersamaan untuk

menghindari beban jaringan yang terlalu besar.

11. Business Analyst Group

Pekerjaan seorang analis bisnis adalah berhubungan langsung dengan end user /

client untuk mengetahui bagaimana sistem digunakan dan mengidentifikasikan

peningkatan yang dapat menyediakan keuntungan yang tinggi bagi perusahaan.

Tanggung jawab dari sebuah analis bisnis terbagi sama rata antara end user / client

dan divisi IT.

Seorang analis bisnis harus mengembangkan hubungan dengan end user / client dan

menjaga hubungan ini dengan rapat teratur. Mereka harus mengerti proses bisnis

dan bagaimana aplikasi IT digunakan dalam bisnis. Analis bisnis harus juga secara

proaktif mencari, mengumpulkan, dan mendokumentasikan kebutuhan dan

informasi untuk mendorong peningkatan yang bernilai. Sebagai tambahan, seorang

analis bisnis harus terus melacak dan membuat prioritas dari semua permintaan

perubahan.

Bagian paling rumit dari analis bisnis adalah kebutuhan untuk memahami proses

bisnis dan teknologi secara bersamaan. Mereka harus menjamin strategi pada IT

telah sesuai strategi bisnis dan juga menawarkan peluang yang ada pada IT ke

bisnis.

Analis bisnis harus membuat sebuah dokumen high level tentang kebutuhan dari

sistem yang akan dibuat. Dokumen ini akan diterjemahkan oleh application

developer menjadi kode-kode aplikasi. Karena ini, analis bisnis harus bekerja sama

erat dengan application developer.

12. Manager of Application Management

Manager dari Application Mangement Group bertanggung jawab pada performa

dari seluruh tim dalam grupnya. Application Manager harus mempunyai sebuah

pemahaman yang lengkap pada sistem bisnis yang digunakan. Fungsi yang

terpenting adalah organisasi dan manajemen tim. Membuat prioritas, mengatur tim,

dan menyelesaikan proyek adalah tanggung jawab dari application manager.


Application Manager mengarahkan tim pengembangan sesuai dengan prioritas

proyek yang dibuat. Manager ini mengatur jangka pendek dan jangka menengah

dari sistem IT untuk meningkatkan kemampuan, mengintegrasikan proses, dan

menyelesaikan proyek sesuai waktu dan anggaran.

Manager ini memberikan ruang bagi CIO untuk memikirkan IT Governance dan

arah strategis dari divisi IT yang dipimpinnya.

Selain kelompok kerja diatas, beberapa kelompok kerja dibawah ini dapat muncul pada perusahaan yang besar:

1. Architecture: Arsitektur informasi, arsitektur infrastruktur, dan arsitektur aplikasi sebenarnya merupakan tanggung jawab dari CIO. Untuk perusahaan yang besar, peran ini dapat dispesialisasikan pada sebuah grup terpisah yang dipimpin Chief Technology Officer (CTO). CTO berfokus pada mendefinisikan dan mengembangan arsitektur sistem dari tiga sampai lima tahun kedepan, kemudian menjamin pengembangan sistem sesuai dengan arsitektur yang dibuat.

2. Security : Security Personnel bertanggung jawab untuk mengimplementasikan kendali untuk mengurangi potensi dari pembobolan keamanan. Tugas ini mencakup implementasi firewall, software untuk pengawasan, kebijakan enkripsi, kebijakan password, membatasi akses fisik, dan mendeteksi upaya ilegal dari staf dalam.

3. Audit : Ukuran organisasi IT yang besar harus mempunyai sebuah fungsi kendali yang terpisah. Perusahaan terutama yang memproses transaksi finansial seperti bank dan saham harus melindungi dirinya dari tindakan ilegal karyawannya sendiri. Group audit ini dapat melapor kepada CIO atau CFO. Fungsi group audit adalah untuk melihat permintaan persetujuan proyek, mereview rencana proyek, dan melacak perkembangan dari sebuah proyek. Grup ini juga akan mengimplementasi manajemen resiko, menjamin seluruh proyek besar mengikuti metode pengembangan standar yang telah disepakati dan mereview praktek keamanan yang diterapkan.

4. Project Management Office (PMO) : Organisasi IT yang sangat besar biasanya mempunyai beberapa inisiatif proyek yang berjalan bersamaan. Inisiatif proyek ini harus dikoordinasikan, dilacak, dan melapor pada sebuah pusat. Departemen IT umumnya membuat sebuah PMO dimana mengatur seluruh proyek IT yang ada agar tetap dalam jalur.

5. Business Analyst Group : Pada organisasi IT yang besar, CIO dapat membuat sebuah group terpisah untuk analis bisnis yang perannya persis sama dengan analis bisnis yang diatas. Pemisahan ini memungkinkan untuk membuat sub group yang mendedikasikan diri pada sebuah fungsi bisnis.


BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Teknologi dalam organisasi memiliki peranan utama dalam mempelajari sifat-sifat dari teknologi suatu organisasi dan hubungan teknologi terhadap struktur organisasi. Thomson mengelompokkan teknologi organisasi menjadi 3 jenis : 1) Teknologi perantara (mediating technology), 2) Teknologi rangkaian panjang (long-linked technology), 3) Teknologi intensif (intensitive technology).

2. Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan juga berkaitan dengan keunggulan kompetitif untuk meningkatkan kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi atau perusahaan menggunakan teknologi informasi baik sebagai alat bantu maupun strategi yang tangguh untuk mengintegrasikandan mengolah data dengan cepat dan akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya saing untuk menghadapi kompetisi.

B. Saran

1. Agar teknologi yang digunakan dalam organisasi bisa maksimal, manajer harus mampu mencari SDM yang cocok dengan teknologi tersebut baik dari skill maupun kekuatannya, memberi arahan yang jelas tentang cara kerja teknologi tersebut dan apa yang harus di lakukan oleh bawahan dengan teknologi tesebut serta manajer harus memilih teknologi yang tepat guna untuk memproduksi produksinya.

2. Agar tujuan dapat tercapai sesuai dengan harapan sebaiknya: menentukan visi dan strategi organisasi. mengomunikasikan dan mengaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis. merencanakan, menetapkan sasaran, dan menyelaraskan berbagai inisiatif strategis. meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.


DAFTAR PUSTAKA

http://aliefsyahru.blogspot.com/2012/03/struktur-organisasi-bidang-teknologi.html

http://httpzakia.blogspot.com/2012/10/v-behaviorurldefaultvmlo.html

http://pandarion.wordpress.com/2008/11/09/struktur-organisasi-it-dan-peran-divisi-it/


Documents

(Perilaku Dalam Organisasi) Divisi IT