-
Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dengan Metode
Be Vissta Planning
(Studi Kasus : PT. Barito Prima Consultant)
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada
Fakultas Teknologi Informasi
untuk memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi
Oleh :
Ega Yolanda Kawulusan
NIM : 682010057
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
Desember 2014
-
1
-
2
Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dengan Metode Be Vissta
Planning
(Studi Kasus : PT.Barito Prima Consultant)
1)
Ega Yolanda Kawulusan, 2)
Andeka Rocky Tanaamah, 3)
Agustinus Fritz Wijaya
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Jl. Diponegoro 52-60 Salatiga
E-mail: 1)
[email protected], 2)
[email protected], 3)
[email protected]
Abstract
Information systems play an important role helping companies
optimize their business
processes to achieve corporate objectives and increase
competitive advantage in the face
of competition. The research was conducted at PT. Barito Prima
Consultant, the
company does not yet have information systems that need to be
made of information
systems strategic planning in order to optimize business
processes in every part of PT.
Barito Prima Consultant. This strategic planning method Vissta
Be Planning to produce
a competitive advantage based on the opportunities that are
owned by the company.
Analysis tools based on external and internal conditions are
five forces, value chain
activity, resulting in a solution of IS / IT and business
benefits, then mapping the future
of application development with Mc Farland strategic grid.
Keywords: Information Systems, Strategic Planning, Competitive
Advantage, Be Vissta
Planning, Five Forces, Value Chain Activity, Business Benefits,
Application
Development, Mc Farland Strategic Grid.
1) Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Jurusan Sistem
Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga.
2) Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas
Kristen Satya Wacana
3) Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas
Kristen Satya Wacana
mailto:[email protected]
-
3
1. Pendahuluan Penggunaan teknologi saat ini semakin meningkat
dari hari ke hari
berdasarkan survei yang dilakukan oleh asosiasi penyelenggara
jasa internet
indonesia (APJII) mengungkap jumlah pengguna teknologi internet
pada tahun
2013 mencapai 71,19 juta, meningkat 13% dibanding tahun 2012
yang mencapai
sekitar 63 juta pengguna [1]. Sistem informasi sekarang
peranannya tidak hanya
sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi informasi berupa
laporan-
laporan keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yang lebih
penting didalam
menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi-fungsi
perencanaan,
alokasi-alokasi sumberdaya, pengukuran dan pengendalian.
Laporan-laporan dari
sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen
mengenai
permasalahan-permasalahan yang terjadi didalam organisasi untuk
menjadi suatu
bukti yang berguna didalam menentukan tindakan yang
diambil.Sistem informasi
berbasis komputer ini, sekarang menjadi suatu hal yang utama
bagi pemenuhan
kebutuhan informasi. Banyak bidang yang telah memanfaatkan
sistem informasi
komputer sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan. [14]
Metodologi Perencanaan Strategis Sistem Informasi dipilih
sebagai dasar
penerapan manfaat SI/TI pada PT.Barito Prima Consultant
berdasarkan masalah
yang dimiliki oleh perusahaan tersebut, penilitian ini
diharapakan dapat menjadi
acuan bagi perusahaan dalam mengembangkan infrastruktur
SI/TI.[2] SI/TI yang
akan diterapkan dalam perusahaan berkaitan dengan tata kelola TI
(IT
Governance) yang sudah dibentuk. IT Governance sebagai suatu
sistem untuk
mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam mencapai
tujuannya dengan
memanfaatkan SI/TI dan proses didalamnya perlu sebuah
perencanaan strategis
supaya dapat diperoleh manfaatnya [5].
PT. Barito Prima Consultant merupakan perusahaan yang bergerak
di
bidang jasa konsultan juga menyadari betapa pentingnya sebuah
sistem informasi
dalam membantu meningkatkan kinerja perusahaan terlebih dengan
bidang
layanan jasa yang tidak sedikit namun terdapat beberapa masalah
seperti
pencatatan proyek yang belum terstruktur contohnya pencatatan
rencana kegiatan
perusahaan penyusunan jadwal kerja, perusahaan belum memiliki
web resmi
sehingga menyulitkan perusahaan dalam promosi, pencatatan
kegiatan
administrasi dan non administrasi yang belum terstruktur
sehingga terkadang ada
data-data yang terhapus atau hilang, dan pengelolaan data
keuangan perusahaan
yang belum terstruktur berpeluang hilang data serta dapat memicu
terjadinya
kecurangan oleh pegawai.
Melihat permasalahan yang dihadapi, maka perlu dilakukan
suatu
perencanaan strategis SI/TI yang akan diterapkan dengan
mengunakan metode Be
Vissta Planning yang merupakan metode untuk menghasilkan sebuah
perencanaan
strategis SI/TI yang digunakan serta dapat memberikan keunggulan
kompetitif
berdasarkan peluang yang dimiliki oleh PT.Barito Prima
Consultant. Sehingga
hasil perencanaan strategis SI/TI dapat menjawab peluang manfaat
bisnis yang
diperoleh dengan investasi SI/TI pada PT.Barito Prima Consultant
sehingga
organisasi dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
-
4
2. Tinjauan Pustaka Penelitian terdahulu
Beberapa penelitian terdahulu, dijelaskan sebagai berikut.
Pertama,
penelitian berjudul “Penerapan metodologi Be Vissta Planning
pada Konsultan
Teknik dan Manajemen“(Studi Kasus : PT. Virama Karya) bertujuan
agar dapat
menghasilkan suatu perencanaan strategis sistem informasi PT.
Virama Karya
untuk mendukung strategi bisnis yang telah dibuat perusahaan
dalam jangka
waktu 2004-2008 menggunakan metodologi perencanaan strategis
sistem
informasi berbasis value bisnis Be Vissta Planning. Selain itu
dengan metodologi
ini peneliti dituntun tahap demi tahap dengan rinci apa yang
harus di identifikasi,
di analisa dan di laporkan dalam laporan akhir. Perencanaan
Strategis Sistem
Informasi yang sudah dibahas ini sangat dibutuhkan dan penting
diterapkan pada
PT. Virama Karya karena Keunggulan kompetitif dalam menghadapi
persaingan
dengan perusahaan lain dapat dimiliki, meningkatkan daya saing
yang
meningkatkan kompetensi perusahaan dan kompetensi tenaga ahli
sehingga
strategi perusahaan tercapai [3].
Penelitian lain yaitu “Perencanaan Strategis Sistem Informasi
dalam rangka
Meningkatkan Keunggulan Kompetitif Perguruan Tinggi Menggunakan
Metode
Be Vissta Planning” (Studi Kasus : UKSW Salatiga), penelitian
ini bertujuan
untuk meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan
menyusun strategi
SI/TI berupa Executive Information System (EIS)”. Hasil analisis
yang diperoleh
dari penelitian ini menggambarkan bahwa penerapan SI/TI yang
dilakukan di
UKSW belum dapat mendukung proses bisnis secara keseluruhan.
Berdasarkan
hasil pembahasan dan analisis terkait penyusunan renstra SI/TI
di UKSW
menggunakan metodologi Be Vissta Planning, maka diperoleh
portofolio aplikasi
yang sebaiknya diterapkan di UKSW sehingga perlu dikaji kesiapan
infrastruktur
TI yang ada saat ini dapat mendukung implementasi
aplikasi-aplikasi tersebut [4].
Penelitian lain yaitu “Penyusunan Metodologi Perencanaan
Strategis Sistem
Informasi Berbasis Value Bisnis (Be Vissta Planning) dalam
rangka
Meningkatkan Peran Strategis Sistem Informasi pada suatu
Organisasi”,
Penelitian ini bertujuan untuk menyusun suatu perencanaan
strategis (renstra)
sistem informasi berbasis manfaat bisnis yang menghasilkan cetak
biru bagi
sistem,teknologi dan manajemen informasi disebuah perusahaan
industri.
Kesimpulan dari penelitian tersebut memberikan ruang terhadap
penelitian
selanjutnya, bagi pengembangan metodologi BVP pada organisasi
dengan
karakteristik tertentu, misalnya pada organisasi-organisasi yang
bersifat non
profit, seperti organisasi yang bergerak didunia pendidikan
[2].
Penelitian lain yaitu “Analisis Rantai Nilai (Value Chain)
dalam
Lingkungan Internal Perusahaan”. Penelitian ini bertujuan untuk
mengidentifikasi
tahap-tahap value chain dimana perusahaan dapat meningkatkan
value untuk
pelanggan atau untuk menurunkan biaya. Penurunan biaya atau
peningkatan nilai
tambah dapat membuat perusahaan lebih kompetitif. Analisis Value
Chain
membantu perusahaan dalam mengidentifikasi posisi perusahaan
dalam
menganalisis aktivitas-aktivitas yang ada dalam rantai nilai
serta mengurangkan
atau mengeliminasi aktivitas yang tidak menciptakan nilai tambah
pada produk
atau jasa. Perusahaan harus mampu mengerti posisinya pada rantai
nilai yang
-
5
membentuk produk atau jasa tersebut, hal ini sangat penting
untuk
mengidentifikasi kesempatan dari persaingan, kemudian menentukan
strategi
kompetitifnya untuk bersaing dengan pesaingnya serta menjaga
hubungan baik
dengan supplier dan distributor untuk memaksimalkan
nilai.[10]
Rumusan metodologi BVP didasarkan atas kelebihan-kelebihan
metodologi
perencanaan strategis sistem informasi yang ada. BVP
mengumpulkan
keunggulan-keunggulan metode perencanaan strategis sistem
informasi dari Ward
dan Peppard, Wetherbe, Marthin dan Tozer, kemudian dikompilasi
menjadi
metodologi Based On Value Information Systems Strategic Planning
(BVP).
Kelebihan-kelebihan metodologi perencanaan strategis sistem
informasi tersebut.
Pertama, Ward dan Peppard (2002),adanya alur logis renstra SI/TI
yang
mudah dan relatif lengkap, tersedianya alat pemrosesan renstra,
tools dan teori
yang ada dapat memberikan gambaran mengenai keadaan lingkungan
eksternal
bisnis, adanya prosedur yang merekam kegiatan dan proses
internal non teknis
SI/TI organisasi, adanya prosedur dalam melakukan pemilihan
teknologi dari
perkembangan teknologi yang ada.
Kedua, Wetherbe (2002), pemetaan antara kebutuhan
aplikasi/sistem SI
dengan pemenuhan ditingkat infrastruktur TI, pengaturan alokasi
sumberdaya
SI/TI dalam kegiatan implementasi hasil renstra SI/TI, adanya
mekanisme kontrol
terhadap setiap kegiatan SI/TI yang dilakukan dan selalu
dibandingkan dengan
rencana kerja atau blue print SI/TI yang dimiliki.
Ketiga, Marthin (1990), penjabaran visi, misi dan tugas pokok
fungsional
kedalam bentuk matriks, adanya pemetaan yang jelas antara tugas
pokok
fungsional dalam struktur organisasi dengan kebutuhan
data/informasi,
pendefinisian dan pengelompokan masalah beserta cara pemenuhan
kebutuhan
data/informasi untuk mengatasi masalah, pembentukan Entity
Relationship
Diagram (ERD) organisasi keseluruhan secara umum,
mempertimbangkan adanya
solusi alternatif bagi setiap pembuatan aplikasi bagi setiap
pembuatan aplikasi,
infrastruktur dan manajemen SI/TI organisasi.
Keempat, Tozer (1996), adanya masukan, proses, dan keluaran yang
jelas
terstruktur dan berurutan, pembuatan format tabel untuk masukan,
yang akan
membantu proses analisis dan pengambilan keputusan, pembuatan
format tabel
keluaran yang meringkas dan memperjelas hasil renstra, tuntunan
langkah
perlangkah dalam membuat renstra SI/TI dari awal hingga akhir,
yang berurutan
dan terkait, pembuatan contoh dokumen keluaran per fase kegitan,
pembuatan dan
persiapan pelaksanaan jadual rencana implementasi hasil renstra
SI/TI, adanya
prosedur mengenai persiapan pendahuluan sebelum melakukan
renstra SI/TI,
adanya prosedur pembuatan landasan kebijakan dan pengambilan
keputusan
melakukan renstra SI/TI, adanya prosedur dalam melakukan
pengelompokan
prioritas dan pemilihan solusi, adanya prosedur mengenai
strategi migrasi yang
jelas.[2]
-
6
Metode Be Vissta Planning
Metode Be Vissta Planning perencanaan sistem informasi
menggunakan
arah dan tujuan perusahaan yang telah dituangkan dalam rencana
bisnis. Segala
sesuatu yang menjadi hasil dalam rencana bisnis tersebut
diinterpretasikan sebagai
kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh bidang/divisi
SI/TI. Bidang/divisi
SI/TI tersebut lalu melakukan konsolidasi internal guna
mengetahui kemampuan
sumber dayanya dan pemenuhan kebutuhan akan informasi bisnis
tersebut. Hasil
konsolidasi internal tersebut berupa strategi sistem, manajemen,
dan teknologi
informasi kemudian dibuatkan prioritas pelaksanaan proyek dan
jadwal
implementasinya. [3]
Tabel 1. Metodologi analisis lingkungan organisasi internal dan
eksternal
Internal Eksternal
Five Forces
Value Chain Activity
Mc Farlan Strategic Grid
Five Forces
Analisis kompetitif digunakan untuk mengevaluasi struktur
lingkungan
bisnis suatu industri dan tantangan dari pesaing dalam suatu
industri. Hasil
diagram kompetitif model suatu organisasi digunakan sebagai
dasar untuk
mengindentifikasi peluang dari eksternal organisasi guna
pemanfaatan SI dan TI
yang dapat menigkatkan keunggulan kompetitif bisnisnya. Porter
(1985) membagi
kekuatan industri menjadi 5 bagian, yaitu: 1) daya tawar
konsumen (bargaining
power of buyer), berasal dari konsumen produk/jasa dalam
industri. Suatu
perusahaan perlu mempertimbangkan, mengetahui pengaruh, manfaat
dan
keadaan daya tawar tersebut; 2) daya tawar pemasok (bargaining
power of
supplier), berasal dari penyediaan produk/jasa yang turut
berkontribusi pada
keunggulan kompetitif suatu perusahaan disuatu industri. Daya
tawar pemasok
akan kuat apbila pemasok memilki pasaokan terhadap produk yang
unik/jarang
ditemukan. Pemasok tersebut perlu memotivasi agar terus menerus
melakukan
kerjasama dengan suatu organisasi, begitu pula sebaliknya; 3)
tekanan dari
pendatang baru (threats of new entrance), pendatang baru yang
akan ikut serta
berkompetisi didalam perusahaan baru, perusahaan lama
berstrategi bisnis yang
berbeda untuk masuk ke pasar yang baru, perusahaan lama yang
tadinya tidak
berkompetisi pada area yang sama kini berpindah ke area yang
sama dengan
perusahaan kita. Tekanan tersebut disikapi perusahaan yang sudah
ada dengan
meninggikan Entry Barrier, Entry Barries tersebut dapat berupa
Entry
cost/Switching cost bagi konsumen yang tinggi, keluar dari
persaingan, dan
berhenti dari bisnis; 4) tekanan dari produk pengganti (threat
of substitute
product), tantangan ini berasal dari produk/jasa alternatif lain
yang ditawarkan
perusahaan dalam suatu industri. Produk/jasa alternatif tersebut
perlu
mempertimbangkan alasan ketertarikan dan pilihan konsumen; 5)
rivalitias intra
industri (intra industri rivalry), rivalitas yang terjadi berupa
kompetisi diantara
perusahaan dalam suatu industri yang sama.[9]
-
7
Value Chain Activity
Analisis Value Chain Activity merupakan analisis
aktifitas-aktifitas yang
menghasilkan nilai, baik yang berasal dari dalam dan luar
perusahaan. Konsep
Value Chain memberikan perspektif letak perusahaan dalam rantai
nilai industri.
Analisis Value Chain membantu perusahaan untuk memahami rantai
nilai yang
membentuk produk tersebut. Nilai yang berawal dari bahan mentah
sampai
dengan penanganan produk setelah dijual kepada konsumen.
Perusahaan harus
mampu mengenali posisinya pada rantai nilai yang membentuk
produk atau jasa
tersebut. Hal ini sangat penting untuk mengidentifikasi
kesempatan dari
persaingan. Setelah mengidentifikasi posisinya, maka perusahaan
mengenali
aktifitas-aktifitas yang membentuk nilai tersebut.
Aktifitas-aktifitas tersebut dikaji
untuk mengidentifikasi apakah memberikan nilai bagi produk atau
tidak. Jika
aktivitas tersebut memberikan nilai, maka akan terus digunakan
dan diperbaiki
untuk memaksimalkan nilai. Sebaliknya, jika aktifitas tersebut
tidak memberikan
nilai tambah maka harus dihapus.[10]
Aktivitas tidak bernilai tambah adalah aktivitas-aktivitas yang
tidak perlu
atau aktivitas-aktivitas yang perlu, namun tidak efisien dan
dapat diperbaiki. Jika
aktivitas tidak bernilai tambah dilaksanakan, akan berakibat
menambah biaya
yang tidak perlu dan merintangi kinerja, sehingga menimbulkan
biaya tidak
bernilai tambah. Biaya tidak bernilai tambah adalah biaya yang
disebabkan oleh
aktivitas-aktivitas yang tidak bernilai tambah. Biaya tidak
bernilai tambah dapat
diartikan sebagai biaya atas aktivitas-aktivitas yang dapat
dieliminiasi tanpa
menimbulkan kesan buruk dari para pelanggan mengenai kinerja,
fungsi, atau
ukuran mutu lainnya suatu produk. Analisis aktivitas dapat
menurunkan biaya
dengan cara peniadaan aktivitas, pemilihan aktivitas,
pengurangan aktivitas, dan
penggunaan aktivitas secara bersama.[11] Kerangka rantai nilai
membagi aktivitas
dalam perusahaan menjadi dua kategori : 1). Aktivitas primer,
aktivitas yang
berkaitan dengan penciptaan fisik produk, penjualannya dan
distribusinya ke para
pembeli dan servis setelah adanya penjualan; 2). Aktivitas
pendukung, aktivitas
yang membantu perusahaan secara keseluruhan dengan menyediakan
dukungan
yang diperlukan bagi berlangsungnya aktivitas-aktivitas primer
secara
berkelanjutan.[12]
McFarlan Strategic Grid McFarlan strategic grid digunakan untuk
memetakan aplikasi SI
berdasarkan konstribusinya terhadap organisasi. Pemetaan
dilakukan pada empat
kuadran (strategic, high potential, key operation, and support).
Dari hasil
pemetaan tersebut didapat gambaran konstribusi sebuah aplikasi
SI terhadap
organisasi dan pengembangan dimasa mendatang [13]. Keempat
kuadran tersebut
dapat dilihat pada gambar dibawah ini
-
8
Gambar 1. Mc Farland Strategic Grid (Sumber : Ward and Peppard,
2002)
Desain Metodologi
Desain Metodologi BVP ini mendasarkan kegiatan renstra SI/TI
berpedoman pada dokumen rencana bisnis organisasi. Setiap data
yang
dituangkan dalam rencana bisnis organisasi tersebut di
interpretasikan sebagai
kebutuhan infomasi yang harus dipenuhi oleh bidang/divisi TI.
Bidng atau divisi
TI itu kemudian melakukan analisis kondisi internal dan
eksternal guna
mengetahui kemampuan sumberdayanya dan pemenuhan kebutuhan
akan
informasi bisnis tersebut. Hasil analisis internal dan eksternal
tersebut berupa
strategi sistem,manajemen, dan teknologi informasi yang kemudian
dibuatkan
prioritas pelaksanaan proyek dan jadual implementasinya. Berikut
merupakan
konsep desain metodologi BVP.
Tahapan pertama menelaah ruang lingkup dan strategi (ruang
lingkup dan
posisi/kondisi mutakhir organisasi), dengan melakukan
identifikasi masalah,
analisis lingkungan internal bisnis organisasi, analisis
lingkungan internal SI/TI
organisasi, analisis lingkungan eksternal bisnis organisasi,
analisis eksternal SI/TI
organisasi. Hasil akhir dari tahap 1 ini adalah gambaran
mengenai keadaan bisnis
perusahaan, serta peluang pemanfaatan SI/TI pada perusahaan
dimasa depan,
untuk mendapatkan keluaran tersebut kita perlu memperoleh
informasi
perusahaan berupa visi, misi, dan tujuan perusahaan serta
menganalisis kondisi
eksternal bisnis perusahaan untuk mengetahui perkembangan
teknologi dalam
dunia bisnis untuk mendukung strategi perusahaan dimasa depan.
Mengetahui
bagaimana posisi, keadaan dan kekuatan SI/TI perusahaaan.
Tahapan kedua, menelaah strategi (posisi dan kondisi kedepan
yang ingin
diraih dan modal yang dimiliki), dengan melakukan identifikasi
masalah dan
solusi bisnis organisasi, identifikasi pemanfaatan SI/TI dari
eksternal organisasi,
analisis kesenjangan kebutuhan informasi, membuat landasan
kebijakan SI/TI,
membuat strategi SI/TI, membuat landasan bagi operasional
strategi SI/TI, srategi
manajemen informasi. Hasil yang diperoleh pada tahap 1 akan
menjadi usulan
pada tahap ini. Setelah itu akan diperoleh usulan strategi SI/TI
yang sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
-
9
Tahapan ketiga, mendefinisikan strategi (posisi dan kondisi
kedepan yang
ingin diraih beserta cara merealisasikannya), dengan melakukan
prioritas dan
pemilihan strategi SI/TI, pendetilan strategi SI/TI. Hasil dari
tahap ini adalah
kebijakan terhadap rencana implementasi SI/TI pada PT. Barito
Prima Consultant.
Tahapan keempat, merencanakan implementasi (cara
merealisasikannya),
dengan membuat rencana pendukung SI/TI dan pembuatan jadwal
waktu
pengerjaan. Tahapan kelima, mengkaji ulang implementasi
(cara
merealisasikannya) dengan membuat rencana implementasi.[2]
3. Metodologi Penelitian Penelitian kualitatif merupakan
penelitian yang berhubungan dengan ide,
persepsi, pendapat, kepercayaan orang yang akan diteliti.
Penelitian kualitatif
segala sesuatunya tidak dapat di ukur dengan angka dan teori
yang digunakan
dalam penelitian tidak dipaksakan untuk memperoleh gambaran
seutuhnya
mengenai suatu hal menurut pandangan manusia yang telah diteliti
.[6]
-
10
Gambar 2 Tahapan penelitian
Tahap 1 Menelaah Kebutuhan Bisnis dan Organisasi. Pada tahap ini
akan
dilakukan observasi dan wawancara pada PT. Barito Prima
Consultant untuk
mendapatkan pemahaman mengenai kondisi perusahaan, proses
bisnis
perusahaan, dan kebutuhan SI/TI perusahaan. Hasil akhir dari
tahap 1 ini adalah
gambaran mengenai keadaan bisnis perusahaan, serta peluang
pemanfaatan SI/TI
pada perusahaan dimasa depan, untuk mendapatkan keluaran
tersebut kita perlu
memperoleh informasi perusahaan berupa visi, misi, dan tujuan
perusahaan serta
menganalisis kondisi eksternal bisnis perusahaan untuk
mengetahui
perkembangan teknologi dalam dunia bisnis untuk mendukung
strategi
perusahaan dimasa depan. Mengetahui bagaimana posisi, keadaan
dan kekuatan
SI/TI perusahaaan.[15]
Tahap 1
Menelaah Kebutuhan Bisnis dan
Organisasi
Lingkungan Eksternal Organisasi
Analisis Bisnis Eksternal
- Analisis Five Forces
Analisis Kondisi SI/TI Eksternal
Analisis Manfaat penerapan SI/TI
pada PT. Barito Prima Consultant
Lingkungan Internal Organisasi
Tahap 2 (Menentukan Target
SI/TI)
Analisis Kesenjangan Aplikasi
Tahap 3 (Menentukan Strategi
SI/TI)
Rencana Strategis
Penentuan Rencana Strategis SI/TI Tahap 4 (Menyusun Usulan
SI/TI)
Penyusunan Rencana Implementasi dan
Manfaat bisnis SI/TI pada PT. Barito Prima
Consultant
Analisis Bisnis Internal
- Analisis Value Chain Activity
- Blue Print sistem informasi
Analisis Kondisi SI/TI Internal
Portofolio Aplikasi mendatang
menggunakan Mc Farlan Strategic
Grid
-
11
Tahap 2 Menentukan Target bagi SI/TI. Pada tahap ini akan
dilakukan
observasi dan wawancara kepada manajer perencanaan dan direktur
utama
perusahaan, kemudian menentukan usulan strategi untuk memenuhi
kebutuhan
PT.Barito Prima Consultant. Hasil yang diperoleh pada tahap 1
akan menjadi
usulan pada tahap ini. Setelah itu akan diperoleh usulan
strategi SI/TI yang sesuai
dengan kebutuhan perusahaan, untuk mendapatkan keluaran tersebut
maka perlu
adanya identifikasi masalah dan solusi bisnis internal pada
perusahaan,
identifikasi pemanfaatan SI/TI dari eksternal organisasi,
Analisis kesenjangan
kebutuhan informasi, membuat usulan strategi SI/TI.
Tahap 3 Menentukan Strategi SI/TI. Pada tahap ini akan dibuat
strategi
SI/TI dengan memperhatikan hasil wawancara, serta aturan
kebijakan yang ada
sehingga akan diambil kebijakan terhadap rencana implementasi
SI/TI pada PT.
Barito Prima Consultant. Tahap 4 Rencana Implementasi SI/TI
kemudian pada
tahap ini akan dibuat rencana implementasi SI/TI yang akan
diterapkan pada PT.
Barito Prima Consultant. [4]
4. Hasil dan Pembahasan Profil PT. Barito Prima Consultant
PT. Barito Prima Consultant terletak di jalan suprapto no.07
Palangka Raya,
perusahaan ini diresmikan notaris sejak 26 April 1996 sebagai
perusahaan yang
menyediakan layanan jasa konsultansi untuk jasa-jasa konstruksi
maupun non-
konstruksi. Visi dan Misi PT.Barito Prima Consultant adalah
senantiasa turut
berperan serta dalam pembangunan nasional dengan dilandasi
idealisme serta
profesionalisme dengan didukung oleh personil yang handal
dibidangnya masing-
masing serta ditunjang dengan peralatan yang memadai, mampu
melakukan
pekerjaan diberbagai bidang sesuai keahlian.
Analisis Five Forces
Penelitian ini dilakukan dengan Observasi dan Wawancara sehingga
didapat
hasil analisis kekuatan menurut Five Forces pada PT.Barito Prima
Consultant,
yang pertama adalah pesaing (competitor), perusahaan pesaing
berlomba-lomba
untuk meningkatkan strategi bisnis salah satunya dengan memiliki
sistem
informasi yang terintegrasi serta dapat memenuhi kebutuhan
proses bisnis dengan
cukup baik serta mempermudah para pegawai dalam menyelesaikan
pekerjaan,
hal tersebut secara tidak langsung berpengaruh pada PT. Barito
prima Consultant
yang mau tidak mau harus bisa menyesuaikan dengan perkembangan
para
pesaing. Kedua, analisis ancaman pesaing baru di fokuskan pada
bagaimana jenis
pelayanan atau jasa dan strategi bisnis oleh pesaing baru
tersebut dapat
mengancam posisi PT. Barito Prima Consultant.
Hasil analisis adanya strategi bisnis baru berupa perlengkapan
dan peralatan
baru yang lebih canggih dapat menjadi ancaman bagi perusahaan
lama yang
peralatan dan perlengkapan nya tergolong sudah cukup tua atau
lebih dari 10
tahun pemakaian yang secara tidak langsung dapat berpengaruh
pada ketepatan
waktu penyelesaian proyek. Ketiga, analisis ancaman produk/jasa
pengganti
contohnya sertifikasi untuk konsultan konstruksi dan
non-konstruksi. Keempat,
analisis kekuatan menawar pelanggan, pelanggan yang dimaksud
disini adalah
-
12
para pengguna jasa yaitu pemerintah dan perusahaan yang telah
menerima hasil
dari proyek yang sudah dikerjakan PT. Barito Prima Consultant,
oleh karena itu
proyek yang sudah didapat harus dikerjakan dengan baik dan tepat
waktu sesuai
kesepakatan kontrak antar kedua belah pihak, sehingga mereka
akan memberikan
penilaian yang berpengaruh pada image PT. Barito Prima
Consultant. Kelima,
analisis kekuatan menawar pemasok, yang dimaksud pemasok disini
adalah
pengguna jasa yang menggunakan jasa PT. Barito Prima Consultant
yaitu
pemerintah dan pengusaha, oleh sebab itu penting menjaga nama
baik perusahaan
dan kerja sama yang baik dengan para pengguna jasa sebelumnya
sehingga calon
pengguna jasa dapat memperhitungkan pengalaman PT. Barito Prima
Consultant
yang cukup baik di bidangnya.
Berikut merupakan pemetaan kebutuhan SI/TI PT. Barito Prima
Consultant
berdasarkan hasil analisis Five Forces.
Tabel 2 Kebutuhan SI/TI dan Solusi SI/TI berdasarkan analisis
Five Forces
Faktor Five Forces Kebutuhan SI/TI Solusi SI/TI
Competitor
Kebanyakan para
pesaing memiliki
sistem informasi yang
dapat membantu
meningkatkan kinerja
pegawai dalam
menyelesaikan proyek
- Membangun sistem informasi yang dapat
membantu pencatatan
proyek agar lebih
terstruktur
- SIMANPRO
Threat of New Entrans
strategi bisnis baru
yang digunakan para
pesaing
- Menyiapkan perangkat keras tidak perlu
canggih tapi cukup
mendukung aplikasi
sistem informasi yang
akan digunakan dan
dapat memenuhi
kebutuhan bisnis PT.
Barito Prima
Consultant.
- SITEK - Menyediakan
infrastruktur
yang akan
digunakan sesuai
kebutuhan SI/TI
pada PT. Barito
Prima
Consultant
Bargaining Powers of
Suppliers and Buyers
Faktor pelanggan dan
pemasok yang
mempengaruhi
pelayanan
- Membangun sebuah sistem yang dapat
memberikan informasi
tentang profil
perusahaan, kinerja
perusahaan, dan
lingkup layanan jasa
untuk dapat
menampung
permintaan pelanggan.
- SI CRM - SI SCM
Threat of Subtitute
Products/ Services jasa
pengganti berupa
sertifikasi
- Membangun sistem informasi yang dapat
memberikan informasi
tentang perusahaan,
lingkup layanan jasa,
sertifikasi yang
diperoleh perusahaan.
- Web Promosi
-
13
Berikut merupakan penjelasan solusi SI/TI berdasarkan analisis
Five Forces
: 1) SIMANPRO (sistem informasi manajemen proyek), aplikasi ini
berfungsi
untuk membantu pencatatan rencana proyek, jadwal pengerjaan
proyek, tenaga
ahli yang akan melakukan pengerjaan proyek, jadwal pengerjaan
proyek,
menyimpan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proyek yang
akan
dikerjakan, evaluasi laporan mingguan apa saja yang sudah mulai
dikerjakan
sesuai tahapannya, setelah selesai semua ada termin /tagihan
untuk pemberi
proyek dari laporan anggaran proyek; 2) SITEK (sistem informasi
pengelolaan
teknologi), aplikasi ini membantu pencatatan perangkat keras
yang sudah ada
seperti computer, notebook, printer, LCD proyektor, scanner,
plotter, camera
digital, theodolite, waterpass, GPS, echo sounding, total
station, planimeter
digital, kompas, motor, dan mobil. Pencatatan meliputi jenis
peralatan,
kapasitas/output saat ini, merk/type, tahun pembelian, kondisi
peralatan saat ini,
lokasi peralatan, dan bukti kepemilikan. Dari pencatatan
tersebut diketahui kapan
akan dilakukan perawatan atau penggantian dengan alat baru; 3)
SI CRM (sistem
informasi customer relationship), aplikasi ini berfungsi untuk
membantu
pencatatan profile pelanggan dengan begitu akan membantu dalam
menjalin relasi
bisnis kembali dengan pelanggan tersebut; 4) SI SCM (sistem
informasi supply
chain management), aplikasi ini berfungsi membantu pencatatan
pengadaan
barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan dalam pengerjaan
proyek, contohnya
material yang dibutuhkan proyek konstruksi dalam pengerjaan
pembangunan
jembatan, jalan, dan gedung, pencatatan meliputi jenis proyek,
daftar material,
siapa supplier yang mendatangkan material, rencana anggaran
untuk material
yang akan didatangkan oleh supplier, profile supplier. Dari
pencatatan tersebut
diketahui biaya untuk supply material dan menjaga relasi bisnis
dengan supplier;
5) Web promosi, aplikasi berbasis internet yang berfungsi untuk
memperkenalkan
perusahaan kepada publik memberikan informasi meliputi profile
perusahaan,
visi, misi perusahaan, jenis layanan jasa, profile tenaga ahli,
dan daftar proyek
yang sudah rampung dikerjakan oleh PT. Barito prima Consultant
dari awal
berdiri hingga sekarang serta informasi sertifikasi yang menjadi
dasar kualifikasi
perusahaan.
Manfaat Penerapan SI/TI pada Kondisi SI/TI Eksternal
Organisasi
Berdasarkan hasil analisis kondisi SI/TI eksternal organisasi.
Perkembangan
SI/TI, sistem informasi pada jaman sekarang sudah merupakan
kebutuhan untuk
menunjang kinerja dalam memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan
maupun
organisasi, pesatnya perkembangan perangkat lunak pada saat ini
menyebabkan
banyak perusahaan dan organisasi berlomba membeli sebuah
software untuk
mempermudah proses bisnis. Sedangkan PT. Barito Prima Consultant
15 tahun
ke belakang belum menggunakan aplikasi apapun dalam
menyelesaikan proses
bisnis pada perusahaan seperti administrasi, laporan keuangan,
pencatatan proyek,
promosi, penjadwalan kerja, sehingga ditemukan berbagai kendala
dalam
mengintegrasikan seluruh bagian serta didukung dengan
perkembangan perangkat
keras yang semakin canggih perkembangan perangkat keras, dimulai
dari PC
ukuran besar menjadi yang berukuran lebih kecil dan sekarang
menggunakan
-
14
laptop, perangkat keras lain nya adalah printer yang ukuran
besar dan hanya
tersedia tinta hitam putih sampai sekarang menggunakan printer
yang memiliki
fungsi scan dan fotocopy, kemudian media penyimpanan seperti
disket yang
memiliki kapasitas penyimpanan kecil sampai dengan hardisk yang
memiliki
kapasitas penyimpanan besar.
Sementara itu perkembangan sistem basis data berkembang cepat
hingga
sekarang didukung dengan fasilitas data warehousing dan
fasilitas basis data
berbasis web sebagai suatu strategi bisnis dalam meningkatkan
kinerja organisasi
didukung oleh perkembangan jaringan komunikasi dan keamanan
data, saat ini
perkembangan jaringan komunikasi sangat berpengaruh dalam
menghubungkan
devices yang digunakan untuk saling berbagi data, dari
menggunakan LAN (local
area network) jaringan untuk berbagi data hanya pada satu gedung
, kemudian
berkembang menjadi WAN (wide area network), dan sekarang
berkembang kearah
internet yang memungkinkan pengguna untuk mengakses data
dimanapun berada
sementara pada PT. Barito prima Consultant semenjak 10 tahun
terakhir sudah
mengandalkan internet dalam proses berbagi data contohnya
melalui kirim
dokumen melalui email, jika perlu berbagi data dengan kapasitas
besar maka
digunakan Flashdisk atau Hardisk Eksternal. Setelah itu sistem
keamanan data,
penting menjaga keamanan data dari berbagai serangan komputer
seperti virus,
dan cracker untuk mengantisipasi virus sementara PT. Barito
prima Consultant
masih menggunakan anti virus yang banyak digunakan pengguna
komputer pada
umumnya.
Perkembangan media jejaring sosial, saat ini sangat pesat
sehingga
memudahkan dalam melakukan promosi melalui beberapa jejaring
sosial yang
sedang banyak diminati masyarakat yaitu melewati media sosial
karena lebih
efektif dan mudah penggunaannya, serta dapat menghemat biaya.
Berdasarkan
hasil analisis kondisi SI/TI eksternal didapat hasil manfaat
penerapan SI/TI pada
tabel 3
-
15
Tabel 3 Manfaat Penerapan SI/TI pada kondisi SI/TI eksternal
organisasi
Kondisi SI/TI Eksternal Manfaat Penerapan SI/TI
- Perkembangan sistem informasi yang menjadi
kebutuhan dalam proses bisnis
- Pesatnya perkembangan perangkat lunak
- Berkembangnya teknologi sehingga memungkinkan
menyimpan data berbasis
internet
- Teknologi berbasis internet yang banyak dimanfaatkan
dalam jaringan computer
- Pentingnya menjaga keamanan data yang sensitive
dari serangan computer
maupun kerusakan perangkat
keras.
- Promosi melalui media sosial
- Memudahkan dalam penyelesaian aktivitas kerja dalam proses
bisnis
untuk mengintegrasikan ke semua
bagian perusahaan dalam sebuah
sistem informasi
- Meningkatkan kinerja pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan
dan secara tidak langsung dapat
menekan biaya.
- Menyimpan data berbasis internet memudahkan untuk
mengakses
dimanapun berada sehingga tidak
perlu berada dikantor untuk
mengolah data tapi bisa juga
dilakukan sambil santai dirumah.
- Selalu melakukan upgrade terhadap anti virus yang sudah dibeli
secara
legal untuk mengamankan data-
data dalam komputer.
- Melakukan promosi pada media sosial yang saat ini banyak
diminati
merupakan pilihan tepat untuk
menekan biaya promosi, tidak perlu
membayar mahal pasang iklan
maupun membuat website resmi.
Analisis Value Chain Activity
Analisis lingkungan Bisnis internal organisasi, analisis ini
dilakukan untuk
mengetahui proses bisnis pada PT. Barito Prima Consultant
sehingga dapat
diketahui secara jelas rencana strategis SI/TI sesuai kebutuhan
organisasi.
Berdasarkan hasil analisis yang diperoleh dari kuesioner kode II
dan V kemudian
alat yang digunakan untuk menganalisis lingkungan bisnis
internal organisasi
adalah Value Chain Activity. Analisis value chain activity
dilakukan untuk
mengetahui aktivitas bisnis utama dan aktivitas bisnis
pendukung, kemudian hasil
analisis ini akan digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan
SI/TI pada PT.
Barito Prima Consultant.
Aktivitas utama pada perusahaan merupakan aktivitas yang
bernilai dalam
menjalankan proses bisnis namun menghasilkan biaya dalam
pelaksanaannya.
Aktivitas pendukung merupakan aktivitas yang mendukung
terlaksananya
aktivitas utama dengan membantu pengelolaan keuangan dan
administrasinya.
Berikut merupakan beberapa tugas dari setiap unit bagian pada
perusahaan
berdasarkan pengelompokan aktivitas utama dan aktivitas
pendukung.
-
16
Gambar 3 Value Chain Activity PT. Barito Prima Consultant
Aktivitas utama perusahaan : a). Bagian perencanaan, membuat
rencana
kegiatan serta langkah-langkah dalam rangka mencari kegiatan di
instansi
pemerintah dan swasta, setelah itu baru melaksanakan
pengembangannya,
kegiatan ini melibatkan Direktur utama, manajer bagian
perencanaan dan staff
perencanaan, b). Bagian pengawasan, bertugas melakukan audit
terhadap bagian
keuangan dan pengawasan terhadap bagian administrasi dan non
administrasi,
kegiatan ini melibatkan manajer pengawasan, bagian keuangan, dan
bagian
administrasi, c). Bagian studi, bertugas sebagai pelaksana
kegiatan studi
kelayakan, studi perencanaan umum dan studi mikro lainnya,
kegiatan ini
melibatkan manajer bagian studi, manajer bagian perencanaan,
staff bagian studi,
staff bagian perencanaan, dan bagian keuangan, d). Bagian sosial
budaya,
bertugas merencanakan dan melaksanakan kegiatan yang bersifat
peduli
lingkungan dan pengabdian masyarakat, serta membantu pemerintah
dalam
pengembangan potensi daerah, kegiatan ini melibatkan manajer
sosial budaya,
manajer bagian perencanaan, staff bagian sosial budaya, bagian
keuangan.
Aktivitas pendukung perusahaan: a). Bagian Keuangan, bertugas
mengatur
belanja perusahaan, mengurus termin/tagihan kepada pemberi
proyek, dan
membuat laporan keuangan perusahaan perbulan, kegiatan ini
melibatkan manajer
perencanaan, manajer pengawasan, manajer studi, manajer
pengawasan, manajer
sosial budaya, dan bagian administrasi, b). Bagian Administrasi,
bertugas
menyusun penawaran dengan pemberi pekerjaan atau pemberi proyek,
kegiatan
ini melibatkan direktur utama, manajer bagian perencanaan,
manajer bagian
pengawasan, dan bagian keuangan.
Tabel 4 Solusi SI/TI berdasarkan analisis value chain
activity
Bagian/Unit
Akrivitas
Utama
Kebutuhan bisnis Kebutuhan SI/TI Solusi SI/TI
Perencanaan
- Membuat rencana kegiatan
dan mengatur
langkah-langkah
untuk mencari
kegiatan di
instansi
pemerintah /
swasta.
- Melakukan
- Sistem informasi yang
dapat memberikan
informasi tentang
rencana kegiatan
yang sudah
disusun dan
informasi jadwal
penentuan
pengerjaan
SIPREK
SITEK
Ak
tiv
ita
s
uta
ma
Ak
tiv
ita
s
pen
du
ku
ng
Perencanaan
Study
Pengawasan
Sosial
Budaya
Keuangan
Administrasi
Va
lue
Ad
ded
-
17
pengembangan
infrastruktur
perusahaan
kegiatan
- Sistem informasi yang
mengatur
pengelolaan
teknologi
Pengawasan Melakukan pengawasan
pada bagian Keuangan
dan administrasi dan non
administrasi
- Sistem informasi
pengawasan
kegiatan
administrasi dan
non administrasi
SIPA
Studi Studi kelayakan , studi
umum dan studi mikro
- Sistem Informasi
penjadwalan
pelaksanaan
kegiatan studi
SIPKSTUDI
Sosial
Budaya
Kegiatan pengabdian
masyarakat
- Sistem informasi
penjadwalan dan
perencanaan
kegiatan
pengabdian
masyarakat
SIPMAS
Bagian/Unit
Akrivitas
Pendukung
Kebutuhan bisnis
Kebutuhan SI/TI
Solusi SI/TI
Keuangan Membuat laporan
keuangan dan mengurus
termin/tagihan
- Sistem informasi yang
memberikan
informasi tentang
laporan keuangan
perusahaan
SIMKEU
SITERTA
Administrasi - Menyusun berkas
penawaran dan
data-data
pemberi proyek.
- Mengelola data pegawai
- Sistem informasi yang
dapat mengelola
data-data
pelanggan/pemberi
pekerjaan
- Sistem Informasi
pengelola data
pegawai
SIADMIN
SIPEG
Berikut merupakan penjelasan solusi SI/TI yang didapat dari
hasil analisis
value chain activity : 1) SIPREK ( sistem informasi perencanaan
kegiatan proyek)
aplikasi ini membantu pencatatan kegiatan meliputi pencatatan
rencana kegiatan
setelah mendapat informasi kegiatan proyek yang ada di
instansi
pemerintah/swasta, kemudian mencatat langkah-langkah pengerjaan
kegiatan,
setiap langkap akan dicantumkan tanggal jadwal pengerjaan
kegiatan, kemudian
aplikasi akan memberikan warning setiap aplikasi dibuka, akan
ada message
-
18
informasi tentang jangka waktu pengerjaan tahapan proyek
tersebut sisa berapa
hari lagi dan setelah selesai semua tahapan akan ada kolom
evaluasi
keterlambatan ataupun sudah tepat waktu sesuai kesepakatan
dengan pemberi
proyek; 2) SITEK (sistem informasi pengelolaan teknologi),
aplikasi ini
membantu pencatatan perangkat keras yang sudah ada seperti
komputer,
notebook, printer, LCD proyektor, scanner, plotter, camera
digital, theodolite,
waterpass, GPS, echo sounding, total station, planimeter
digital, kompas, motor,
dan mobil. Pencatatan meliputi jenis peralatan, kapasitas/output
saat ini,
merk/type, tahun pembelian, kondisi peralatan saat ini, lokasi
peralatan, dan bukti
kepemilikan. Dari pencatatan tersebut diketahui kapan akan
dilakukan perawatan
atau penggantian dengan alat baru; 3) SIPA (sistem informasi
pengawasan
administrasi), aplikasi ini membantu menyeleksi administrasi
data dari pihak
pemberi proyek dan menyimpan data-data dari pemberi proyek
terkait proyek
yang akan dikerjakan, serta scan surat kontrak dengan pemberi
proyek; 4)
SIPKSTUDI (sistem informasi penjadwalan kegiatan studi),
aplikasi ini
membantu pencatatan penjadwalan pelaksanaan studi kelayakan dan
mencatat
siapa pegawai yang akan melakukan pelaksanaan kegiatan, kemudian
pencatatan
anggaran untuk studi kelayakan tersebut; 5) SIPMAS (sistem
informasi
termin/tagihan), aplikasi ini membantu pencatatan jadwal
kegiatan pengabdian
masyarakat yang dilakukan perusahaan dan pencatatan rencana apa
saja kegiatan
yang akan dilaksanakan, kemudian pencatatan anggaran biaya untuk
kegiatan
tersebut; 6) SIMKEU (sistem informasi manajemen keuangan),
aplikasi ini
membantu pencatatan laporan keuangan setiap bulan meliputi
pendapatan, biaya,
aktiva, kewajiban, dan ekuitas; 7) SITERTA (sistem informasi
termin/tagihan),
aplikasi ini membantu pencatatan biaya yang akan digunakan pada
pengerjaan
proyek, dan kemudian menghasilkan output tagihan untuk pemberi
proyek; 8)
SIADMIN (sistem informasi administrasi), aplikasi ini membantu
melakukan
penyimpanan data pemberi proyek dan data-data lain terkait
pengerjaan proyek; 9)
SIPEG (sistem informasi pegawai), aplikasi ini membantu
menyimpan data-data
pegawai yang meliputi identitas nama, alamat, pendidikan
terakhir, kontak nomor
telpon dan alamat email yang bisa dihubungi, pengalaman kerja
(jika ada), scan
ijazah terakhir, dan sertifikat penunjang (jika ada).
Blue Print Sistem Informasi berdasarkan kebutuhan bisnis
perusahaan
Berdasarkan usulan solusi SI/TI pada perusahaan PT. Barito
Prima
Consultant pada beberapa tahap sebelumnya serta memperhatikan
aktivitas utama
dan aktivitas pendukung pada PT. Barito Prima Consultant maka
dihasilkan
blueprint sistem informasi yang harus dimiliki perusahaan sesuai
dengan
kebutuhan bisnis perusahaan.
-
19
-
20
Portofolio Aplikasi Mendatang menggunakan Mc Farlan Strategic
Grid
Berdasarkan usulan solusi SI/TI dan blue print sistem informasi
pada PT.
Barito Prima Consultant yang telah dibuat sebelumnya maka hanya
usulan baru
yang akan dipetakan pada matriks Mc Farlan Strategic grid karena
perusahaan
belum memiliki SI/TI
Gambar 5 Mc Farlan Strategic Grid Portofolio Aplikasi
Mendatang
Key operational sistem informasi yang penting untuk
mendukung
kelangsungan bisnis saat ini dan harus selalu dijaga ke
efektifannya, aplikasi
seperti SIMKEU, SITERTA, dan SIADMIN merupakan aplikasi yang
diperlukan
untuk aktivitas perusahaan sehari-hari. Support membantu
meningkatkan efisiensi
proses bisnis dan efektivitas manajemen, namun tidak kritis bagi
bisnis, aplikasi
SIPMAS merupakan aplikasi pendukung yang tidak terlalu
berpengaruh dalam
mencapai sasaran bisnis perusahaan. Strategic sistem informasi
yang kritis untuk
bisnis dan kesuksesan mendatang, aplikasi SIPEG, SIPA, dan
SIPREK merupakan
aplikasi yang menentukan berjalannya kegiatan dari pemberi
proyek. High
potential sistem informasi yang terwujud dari inovasi-inovasi
baru dan sangat
potensial mencapai keunggulan kompetitif aplikasi SITEK dan
SIPKSTUDI
merupakan aplikasi yang berpotensi tinggi dapat meningkatkan
kinerja dimasa
mendatang.
Berdasarkan solusi SI/TI yang telah dipetakan sebelumnya ke
dalam Mc
Farlan Strategic Grid, maka selanjutnya akan dilakukan analisis
kesenjangan
aplikasi yang harus ada untuk memenuhi kebutuhan PT.Barito Prima
Consultant.
Analisis ini dilakukan untuk menentukan aplikasi apa saja yang
akan di-upgrade,
delete, dan direncanakan untuk dibuat pada PT. Barito Prima
Consultant
Strategic High potential
Key Operational Support
- SI pengelolaan data pegawai (SIPEG)
- SI pengawasan administrasi (SIPA)
- SI perencanaan kegiatan (SIPREK)
-
- SI pengelolaan teknologi (SITEK)
- SI penjadwalan kegiatan studi
(SIPKSTUDI)
- SI manajemen keuangan
(SIMKEU)
- SI termin/tagihan proyek
(SITERTA)
- SI administrasi (SIADMIN)
- SI pengabdian masyarakat (SIPMAS)
-
21
Tabel 5 Analisis kesenjangan aplikasi pada PT. Barito Prima
Consultant
Usulan aplikasi Upgrade Delete Rencanakan
SI manajemen
keuangan(SIMKEU)
- -
SI termin/tagihan
(SITERTA)
- -
SI administrasi
(SIADMIN)
- -
SI pengelolaan data
pegawai (SIPEG)
- -
SI pengawasan
administrasi (SIPA)
- -
SI perencanaan kegiatan
(SIPREK)
- -
SI penjadwalan kegiatan
studi (SIPKSTUDI)
- -
SI pengelolaan
teknologi (SITEK)
- -
SI pengabdian
masyarakat (SIPMAS)
- -
Penentuan rencana strategis SI/TI dengan menggunakan tabel 5,
analisis
kesenjangan aplikasi dapat diketahui bagaimana keadaan SI/TI
pada PT. Barito
Prima Consultant. Belum ada aplikasi yang dapat membantu
kebutuhan setiap
bagian, berdasar pada hasil analisis terhadap lingkungan bisnis
dan SI/TI internal
dan eksternal, diperoleh usulan solusi SI/TI yang harus dimiliki
PT. Barito Prima
Consultant sesuai dengan kebutuhan bisnis setiap bagian yang ada
di perusahaan
yaitu perencanaan, pengawasan, study, sosial-budaya,
administrasi dan keuangan.
Pada tabel 5, hanya terdapat 1 (satu) kebijakan yang akan
diambil yaitu
rencanakan membuat aplikasi baru untuk membantu perusahaan
dalam
mengintegrasikan proses bisnis disetiap unit bagian pada PT.
Barito Prima
Consultant.
Penyusunan rencana implementasi berdasarkan aplikasi yang
telah
diusulkan maka dibuat sebuah Roadmap prioritas untuk 4 (empat)
tahun kedepan
dengan memperhitungkan faktor keuangan perusahaan yang tidak
memungkinkan
untuk membuat dan membeli semua usulan aplikasi sistem informasi
yang sudah
diusulkan secara bersamaan, maka dari itu dibuat bertahap setiap
tahunnya selama
4 tahun kedepan.
Tabel 6 Rencana implementasi SI/TI pada PT. Barito Prima
Consultant
Solusi SI/TI 2015 2016 2017 2018 SI manajemen
Keuangan
(SIMKEU)
Key
Oper
ati
on
al
SI termin/tagihan
(SITERTA)
SI administrasi
(SIADMIN)
-
22
SI pengelolaan data
pegawai (SIPEG)
Str
ate
gic
SI pengawasan
administrasi (SIPA)
SI perencanaan
kegiatan (SIPREK)
SI penjadwalan
kegiatan studi
(SIPKSTUDI)
Hig
h
Pote
nti
al
SI pengelolaan
teknologi (SITEK)
SI pengabdian
masyarakat
(SIPMAS)
Su
pport
Berikut penjelasan rencana implementasi SI/TI pada PT. Barito
Prima Consultant : 1). Tahun 2015 akan mulai dibangun sistem
informasi yang terdapat
pada kolom Key Operational yaitu SIMKEU, SITERTA, dan SIADMIN.
Ketiga
sistem informasi ini dibutuhkan untuk membantu penyelesaian
pekerjaan sehari-
hari pada aktivitas pendukung perusahaan yaitu administrasi dan
keuangan sebab
aktivitas pendukung merupakan aktivitas yang menghasilkan nilai
tambah untuk
perusahaan sehingga perlu dioptimalkan terlebih dahulu. 2).
Tahun 2016 akan
mulai dibangun sistem informasi yang terdapat dalam kolom
Strategic yaitu
SIPEG, SIPA, dan SIPREK, ketiga aplikasi ini dibutuhkan untuk
menunjang
kegiatan dari pemberi proyek namun proses nya tidak berlangsung
setiap hari
hanya jika sedang ada proyek saja atau saat akan memeriksa dan
entri data
pegawai aplikasi ini baru akan digunakan, sehingga diputuskan
dibangun 2 tahun
kedepan. 3). Tahun 2017 akan mulai dibangun sistem informasi
yang terdapat
pada kolom High Potential yaitu SIPKSTUDI dan SITEK kedua
aplikasi ini
merupakan aplikasi yang berpotensi meningkatkan kinerja pegawai
dimasa
mendatang namun pembiayaan teknologi dan pengadaan kegiatan
studi masih
perlu waktu untuk mengoptimalkan nya, maka diputuskan dibangun 3
tahun
kedepan. 4). Tahun 2018 akan mulai dibangun sistem informasi
yang terdapat
pada kolom Support yaitu SIPMAS, aplikasi ini merupakan aplikasi
yang tidak
terlalu berpengaruh dalam mencapai sasaran bisnis perusahaan
karena kegiatan
pengabdian masyarakat jarang dilakukan dan hanya akan dilakukan
jika
perusahaan memiliki dana lebih, maka dari itu diputuskan
dibangun 4 tahun
kedepan. Proses identifikasi manfaat bisnis SI/TI dilakukan
dengan melakukan
penafsiran dari data yang diperoleh di lapangan dengan usulan
solusi SI/TI yang
telah disusun. Berdasarkan hasil penafsiran tersebut, maka dapat
disimpulkan
bahwa perencanaan strategis SI/TI di PT. Barito Prima Consultant
memiliki
manfaat bisnis seperti pada Tabel 7.[10]
-
23
Tabel 7 Manfaat Bisnis SI/TI pada PT. Barito Prima
Consultant
No Manfaat SI/TI yang
Teridentifikasi
Ranti's Generic IS/IT
Business Value
Kode
1 Mengurangi penggunaan
telepon pribadi.
Mengurangi/menekan biaya
telekomunikasi.
RCO-
01
2 mengurangi biaya pembelian
ATK jika dilakukan pencatatan
oleh sistem
Mengurangi biaya ATK RCO-
10
3 Beberapa proses kerja dapat
dilakukan oleh seorang
pegawai.
Meningkatkan produktivitas
karena restrukturisasi
pembagian fungsi kerja.
IPR-
01
4 Mempercepat proses
pembuatan laporan harian,
mingguan, bulanan, dan
tahunan.
Mempercepat proses
pembuatan laporan.
APR-
03
5 Pimpinan dapat lebih cepat dan
lebih akurat mengambil
keputusan dalam perencanaan,
penetapan, dan evaluasi proyek.
Mempercepat proses
pengambilan keputusan.
APR-
08
6 Meningkatkan image
perusahaan.
Meningkatkan image karena
peningkatan kualitas layanan.
IQU-
03
7 Proses pembayaran transaksi
dapat lebih cepat.
Mempercepat proses transaksi. APR-
06
Mempercepat proses
pembayaran tagihan.
APR-
07
8 Mengurangi kesalahan hitung
dalam transaksi.
Mengurangi resiko dari
kesalahan hitung.
RRI-
01
9 Mengurangi terjadinya
kehilangan data.
Mengurangi resiko kehilangan
data.
RRI -
05
10 Menghindari terjadinya
pemalsuan data oleh
perusahaan.
Mengurangi resiko dari
pemalsuan.
RRI-
09
11 Menghindari terjadinya
penipuan/kecurangan
administrasi.
Mengurangi resiko dari
kecurangan administrasi.
RRI-
10
12 Mengurangi terjadinya
kesalahan penginputan data.
Mengurangi resiko kesalahan
data.
RRI-
06
13 Mengurangi kesalahan
pembayaran oleh klien.
Mengurangi resiko kesalahan
pembayaran.
RRI-
11
14 Klien merasa lebih yakin
dengan jumlah tagihan yang
harus dibayar.
Meningkatkan pendapatan
karena peningkatan
kepercayaan pelanggan.
IRE-
03
Berikut merupakan penjelasan mengenai manfaat bisnis dan solusi
SI/TI
yang telah disusun : 1) Mengurangi /menekan biaya telekomunikasi
dengan
adanya sistem yang terintegrasi online dapat mengurangi biaya
telepon karena
-
24
bisa transfer data melalui email; 2) Mengurangi biaya ATK dengan
adanya sistem
maka pencatatan tidak lagi dilakukan secara manual sehingga
dapat mengurangi
biaya pembelian alat tulis kantor; 3) Beberapa proses kerja
dapat dilakukan oleh
seorang pegawai sehingga tidak perlu mengeluarkan biaya gaji
untuk beberapa
orang cukup untuk seorang pegawai; 4) Mempercepat proses
pembuatan laporan
dengan adanya sistem keuangan data-data keuangan bulan lalu jika
ingin
dilaporkan tidak perlu lagi dicatat atau diketik ulang tapi
cukup diprint dari
database sesuai tanggal yang diminta; 5) Mempercepat proses
pengambilan
keputusan dengan adanya sistem contohnya sistem pengawasan
administrasi pada
perusahaan sehingga pimpinan dapat mengambil keputusan dengan
cepat dan
akurat; 6) Mempermudah proses pekerjaan dengan adanya sistem
secara tidak
langsung dapat mempercepat dan mempermudah pekerjaan sehingga
dapat
meningkatkan kualitas pelayanan dan meningkatkan image
perusahaan dimata
masyarakat; 7) Proses transaksi bisa dilakukan dengan cepat
dengan adanya
sistem sehingga proses pembayaran tagihan bisa lebih dipercaya;
8) Mengurangi
kesalahan hitung dengan adanya sistem perhitungan yang diinput
sudah secara
otomatis dilakukan oleh sistem sehingga tidak perlu lagi
menghitung berulang-
ulang, contohnya pada saat pembuatan laporan keuangan dan pada
saat mengurus
termin tagihan; 9) Mengurangi terjadinya kehilangan data dengan
adanya sistem
maka pada saat proses pencatatan sekaligus penyimpanan data akan
lebih
terstruktur; 10) Menghindari terjadinya pemalsuan data dengan
adanya sistem
maka setiap pegawai memiliki user id masing-masing sehingga
tidak sembarang
orang dapat mengakses data dan secara tidak langsung dapat
meningkatkan
keamanan data; 11) Mengurangi resiko dari kecurangan
administrasi dengan
adanya sistem proses admnistrasi sudah ada standar pengawasan
sehingga
mengurangi kecurangan administrasi; 12) Mengurangi resiko
kesalahan
penginputan data dengan adanya sistem maka pencatatan kegiatan
perusahaan
akan lebih terstruktur; 14) Mengurangi kesalahan pembayaran oleh
klien dengan
adanya sistem maka perhitungan tagihan sudah terstruktur dengan
baik; 15) Klien
merasa lebih yakin dengan jumlah tagihan yang dibayar dengan
adanya sistem
informasi yang terstruktur pada perusahaan sehingga meningkatkan
kepercayaan
pelanggan.
Teknologi informasi bagi bisnis muncul dalam berbagai bentuk.
Teknologi
informasi yang terintegrasi seperti internet, groupware,
Enterprise Resource
Planning (ERP) telah memperkuat kenyataan bahwa teknologi
informasi telah
menyatu dengan dunia bisnis. Dalam bidang akuntansi, sistem
pemrosesan
informasi akuntansi berbasis komputer telah banyak diaplikasikan
pada berbagai
organisasi dengan tujuan untuk memberikan kemudahan bagi para
akuntan dalam
menghasilkan informasi yang dapat digunakan dalam pengambilan
keputusan.
Jadi dapatlah dikatakan bahwa pemanfaatan teknologi informasi
pada setiap
penyelenggaraan kegiatan operasional perusahaan merupakan
kebutuhan yang
tidak terelakkan, yang digunakan untuk pengolahan data,
mendukung pertukaran
data dan informasi serta penyaluran informasi secara cepat,
tepat, dan akurat. [16]
Perencanaan strategis sistem informasi pada PT. Barito Prima
Consultant
dirancang mengikuti model Sistem Informasi terintegrasi seperti
yang sudah
diterapkan perusahaan pada umumnya, sehingga semua aplikasi yang
diusulkan
-
25
diperusahaan akan terintegrasi dengan sistem informasi manajemen
keuangan
(SIMKEU) dan pegawai dari tiap unit bagian tidak perlu melakukan
migrasi data.
5. Simpulan Berdasarkan hasil analisis pada PT. Barito Prima
Consultant
menggambarkan bahwa penerapan SI/TI dapat mengintegrasikan
proses bisnis
pada unit bagian yang terdapat pada perusahaan diketahui melalui
analisis yang
dilakukan. Analisys Five Forces menghasilkan situasi bisnis pada
PT. Barito
prima Consultant dari kondisi eksternal kebanyakan para pesaing
sudah memiliki
sistem informasi yang terintegrasi sehingga di dapat hasil
solusi SI/TI pada
kondisi eksternal perusahaan, Analisys Value Chain Activity
menghasilkan
pengelompokan aktivitas berdasarkan aktivitas utama dan
aktivitas pendukung
pada perusahaan dan solusi aplikasi pada setiap aktivitas yang
ada pada
perusahaan, kemudian dari analisis tersebut didapat blueprint
dan fortopolio solusi
SI/TI yang berisi tentang analisis aktivitas utama dan aktivitas
pendukung.
Berdasarkan Blueprint dan Fortopolio tersebut diketahui
prioritas aplikasi yang
akan diterapkan dimasa mendatang menggunakan alat analisis Mc
Farlan
Strategic Grid. Setelah itu dilakukan analisis kesenjangan
aplikasi diketahui
kondisi SI/TI diperusahaan bahwa disana belum memiliki aplikasi
yang dapat
mendukung proses bisnis sehingga diambil satu kebijakan yaitu
membuat atau
membeli aplikasi baru yang kemudian menghasilkan gambaran
rencana
implementasi aplikasi-aplikasi yang sudah diusulkan untuk
diterapkan pada PT.
Barito Prima Consultant dengan membuat Roadmap prioritas untuk 4
tahun
kedepan agar bisa disesuaikan dengan kondisi keuangan perusahaan
namun tetap
dapat membantu proses bisnis dan kinerja pegawai. Sistem
informasi dibuat
terintegrasi dengan aplikasi SIMKEU (sistem informasi manajemen
keuangan)
agar pegawai tidak perlu melakukan perpindahan data manual.
-
26
6. Daftar Pustaka [1] Sinaga, R. (2014, Januari 15). APJII:
penguna internet di Indonesia terus
meningkat. Retrieved Januari 27, 2014, from
www.antaranews.com:
http://www.antaranews.com/berita/414167/apjii-penguna-internet-di-
indonesia-terus-meningkat (Diakses : 18 Juli 2014)
[2] Haris, W. 2002. Penyusunan Metodologi Perencanaan Strategis
Sistem
Informasi Berbasis Value Bisnis (Be Vissta Planning) dalam
rangka
Meningkatkan Peran Strategis Sistem Informasi pada Suatu
Organisasi.
Jakarta: Universitas Indonesia.
[3] Imelda, 2008. Penerapan Metodologi Be Vissta Planning pada
Konsultan
Teknik dan Manajemen. (Studi kasus : PT. Virama Karya), Bali
:
Konferensi Nasional Sistem dan Informatika.
[4] Fritz Wijaya, A. 2011. Perencanaan Strategis Sistem
Informasi dalam
rangka meningkatkan Keunggulan Kompetitif Perguruan Tinggi
Menggunakan Metode Be Vissta Planning. (Studi Kasus : UKSW
Salatiga)
[5] Weil, P., Ross, J. W., 2006, IT Governance, Massachussets:
Harvard
Bussiness School Press.
[6] Sulistyo, Basuki. 2006. Metode Penelitian. Jakarta: Wedatama
Widya
Sastra & Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas
Indonesia.
[7] Raghunathan, B., Raghunathan, T. S., & Qiang Tu, 1999,
Dimensionality
of The Strategic Grid Framework: The Construct and its
Measurement,
INFORMAS: Information System Research.
[8] Ranti, B., 2004, Materi Kuliah: Information Economics,
Jakarta:
Universitas Indonesia.
[9] Maryani, D. Suparto, 2010, Perancangan Rencana Strategis
Sistem
Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) : Studi Kasus STMIK
XYZ,
CommIT, 4(2):77-85
[10] Wisdaningrum, O. 2013. Analisis Rantai Nilai (Value Chain)
dalam
Lingkungan Internal Perusahaan, Banyuwangi : Universitas 17
Agustus
1945
[11] Supriyono. 2002. Akuntansi Biaya Dan Akuntansi Manajemen
Untuk
Teknologi Maju Dan Globalisasi. Edisi 2.Yogyakarta : BPFE.
[12] Hitt, Michael A, R. Duane Ireland, and Robert E.Hoskisson.
2005.
Strategic Management-Competitiveness and Globalization. USA:
Thomson International Student Edition.
[13] Ward, J. and Griffiths, P. Strategic Planning for
Information System 2nd
ed. Chicester: John Wiley & Son, 1996
[14] Jogiyanto. 2003. SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI Pendekatan
Terintegrasi : Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan,
dan
Pengelolaan. Yogjakarta : Andi Offset.
[15] Ward, J., Peppard, J., 2002, Strategic Planning for
Information Systems 3rd
Ed., UK : John Willey & Sons, Ltd.
[16] Muslichah (2011, April 13) http://blog.stie-
mce.ac.id/muslichah/2011/04/13/teknologi-informasi-peluang-dan-
tantangan-bagi-sistem-akuntansi-manajemen-kontemporer/Diakses
tanggal
: 07 Desember 2014
