Upload
others
View
11
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
3/28/2016
1
PERENCANAAN
N. Tri Suswanto Saptadi
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 1
Bahan Kajian
• Pengertian, Fungsi, Unsur, Proses, Strategi Perencanaan
• Strategis, Taktis, Operasional
• Hambatan dan Cara Pandang
• Pendekatan Traditional vs Strategic
• Analisa SWOT
• Visi, Misi, Tujuan, Fungsi
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 2
3/28/2016
2
Capaian Pembelajaran
• Mahasiswa dapat membuat perencanaan secara strategis, taktis dan operasional berdasarkan visi, misi, tujuan dan fungsi organisasi pengelolaan.
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 3
Pengertian 1 dari 2
• Proses, cara, perbuatan merencanakan (merancangkan) (Bahasa Indonesia)
• Proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi.
• Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi (pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan) tak akan dapat berjalan.(Wikipedia)
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 4
3/28/2016
3
• Menurut George R. Terry: “planning is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result”.
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 5
Pengertian 2 dari 2
Kedudukan Manajemen
• Plan: Identifying and analyzing the problem
• Do: Developing and testing a potential solution
• Check: Measuring how effective the test solution was, and analyzing whether it could be improved in any way.
• Act: Implementing the improved solution fully.
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 6
3/28/2016
4
Fungsi 1 dari 2
• Meningkatkan efisiensi
• Meningkatkan kualitas pelayanan publik
• Memberikan arah bagi organisasi
• Menyediakan alternatif tindakan
• Mengurangi resiko gagal
• Menarik komitmen
• Dasar evaluasi
• Dasar penerapan akuntabilitas
(Asropi, 2013, Lembaga Administrasi Negara)
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 7
Fungsi 2 dari 2
• Perencanaan sebagai Pengarah
• Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian
• Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya
• Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas.
Robbins dan Coulter
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 8
3/28/2016
5
Unsur
• Rasional: dibuat dengan pemikiran yang rasional; tidak secara khayalan/angan-angan; harus dapat dilaksanakan;
• Estimasi: dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan yang mendekati/estimate; untuk pelaksanaan yang akan segera dikerjakan;
• Preparasi: dibuat sebagai persiapan/pre-parasi; pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/bukan untuk yang telah lalu;
• Operasional: dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya; bukan yang telah lalu.
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 9
Proses
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 10
Lingkungan Eksternal Organisasi
Misi Organisasi
Tujuan Strategis
Tujuan Operasional
Tujuan Taktis
Rencana Operasional
Rencana Taktis
Rencana Strategis
3/28/2016
6
Strategis
• Dari misi organisasi diturunkan menjadi tujuan strategis. Rencana strategis ditujukan untuk mencapai tujuan strategis.
• Biasanya rencana strategis ditetapkan oleh manajemen puncak.
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 11
Taktis
• Rencana taktis diturunkan dari misi dan rencana strategis. Rencana taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis yang merupakan bagian tertentu dari rencana strategis. Fokus pada hubungan manusia dan aksi, dan biasanya ditetapkan oleh manajemen menengah.
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 12
3/28/2016
7
Operasional
• Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana operasional lebih sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan manajemen tingkat bawah.
– Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh: program, proyek, dan anggaran.
– Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang, contoh: kebijakan, prosedur standar, dan aturan.
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 13
Hambatan
• Kurang pengetahuan tentang organisasi;
• Kurang pengetahuan tentang lingkungan;
• Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif;
• Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang;
• Biaya;
• Takut gagal;
• Kurang percaya diri;
• Ketidak-sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan
alternatif.
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 14
3/28/2016
8
Pernyataan Para Filsuf
• The beginning is the most important part of the work. (Plato, BC 427-BC 347)
• By failing to prepare, you are preparing to fail. (Benjamin Franklin, 1706-1790)
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 15
Cara Pandang
• What (apa): tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan)• When (kapan): waktu (kapan hal tersebut perlu
dilakukan)• How (bagaimana): cara mengerjakannya (bagaimana
cara melakukan pekerjaan tersebut)• Who (siapa): tenaga kerja (siapa yang melakukan
pekerjaan tersebut)• Where (dimana): tempat (dimana pekerjaan itu harus
dilakukan)• Why (mengapa): keperluannya (mengapa pekerjaan itu
harus dilakukan)
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 16
3/28/2016
9
Alat bantu
• Perencanaan dengan Flow Chart
• Penjadwalan Melalui Gantt Chart
• Perencanaan dengan PERT
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 17
Mulai
Perlu buku
bacaanTidak Berhenti
Ya
Beli buku
bacaan?
Ya
Tidak Pinjam
Membeli buku bacaan
yang diinginkan
Membaca buku bacaan
yang diinginkanSelesai
I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
1. Pembelian bahan baku
2. Proses produksi
3. Pergudangan
4. Pengiriman
PekerjaanBulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4
1 6 75
4
3
2
(A)
Desain
Produk
(B)
Riset Pasar
(C)
Produksi
Terbatas
(D)
Penyusunan
Lay-Out
Produksi
(E)
Tes Pasar
(F)
Estimasi
Biaya
(G)
Promosi(H)
Produksi
Massal
Selesai
Flow Chart
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 18
Mulai
Perlu buku
bacaanTidak Berhenti
Ya
Beli buku
bacaan?
Ya
Tidak Pinjam
Membeli buku bacaan
yang diinginkan
Membaca buku bacaan
yang diinginkanSelesai
3/28/2016
10
Gantt Chart
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 19
I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
1. Pembelian bahan baku
2. Proses produksi
3. Pergudangan
4. Pengiriman
PekerjaanBulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4
Pert
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 20
1 6 75
4
3
2
(A)
Desain
Produk
(B)
Riset Pasar
(C)
Produksi
Terbatas
(D)
Penyusunan
Lay-Out
Produksi
(E)
Tes Pasar
(F)
Estimasi
Biaya
(G)
Promosi(H)
Produksi
Massal
Selesai
3/28/2016
11
Pergeseran Pendekatan
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 21
Deming Cycle approach
Traditional Planning
• Berorientasi input dan kegiatan
• Teknokratis
• Netral
• Perencanaan linier
• Kaku dalam penerapan
• Berdasarkan rutinitas
• Monitoring atas kepatuhan
• Penekanan pada dokumen perencanaan
Strategic Planning
• Berorientasi hasil
• Partisipatif
• Mobilisasi instrumen
• Perencanaan yang Iteratif
• Fleksibel dalam penerapan
• Berorientasi perubahan
• Monitoring atas kinerja
• Penekanan pada penerapan perencanaan
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 22
Traditional vs Strategic
3/28/2016
12
Traditional vs Performance-based
Traditional Culture
• Fokus pada penghargaan dan hukuman
• Mengukur ‘pekerjaan’
• Pimpinan sebagai penilai kinerja
• Pengukuran kinerja untuk kepentingan penghargaan dan hukuman
Performance-based Culture
• Fokus pada pembelajaran
• Mengukur manfaat yang diterima masyarakat
• Masyarakat sebagai penilai kinerja
• Pengukuran kinerja untuk membantu setiap individu belajar
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 23
Orientation
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 24
Traditional Planning
Strategic Planning
Traditional Culture
Performance based Culture
3/28/2016
13
KRITIK Terhadap Traditional Planning
• Terlalu fokus pada perencanaan, kurang perhatian terhadap implementasi
• Disusun secara top down dengan pendekatan yang teknokratis
• Kurang perhatian terhadap perubahan lingkungan
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 25
KONSEP DASARStrategic Planning
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 26
3/28/2016
14
PROSES PERENCANAANStrategic Planning
• Diagnosa
• Penetapan Misi, Visi, dan Nilai-nilai Organisasi
• Analisis Lingkungan Stratejik
• Identifikasi isu Strategis
• Penyusunan Strategi
• Pelaksanaan Strategi
• Monitoring dan Evaluasi
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 27
DIAGNOSAStrategic Planning
• Diperlukan untuk mengidentifikasi masalah-masalah, faktor-faktor pendukung keberhasilan, dan faktor-faktor yang dapat menghambat keberhasilan oganisasi
• Memanfaatkan informasi tentang profil organisasi, hasil analisis stakeholder dan hasil analisis SWOT (Kenneth Andrew)
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 28
3/28/2016
15
Pertanyaan
• Apakah SWOT?
• Siapa Stakeholder?
• Bagaimana upaya yang dilakukan?
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 29
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 30
Bagan Analisa
3/28/2016
16
Gap: Profil - SWOT
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 31
STRATEGIC PLANNINGPenetapan Visi, Misi, Dan Nilai-nilai Organisasi
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 32
3/28/2016
17
Visi
• Siapa para pemangku kepentingan (stakeholders) kita?• Apa yang ingin mereka terima dari kita? • Apa hal terbaik yang bisa kita berikan untuk mereka?
KRITERIA RUMUSAN
• “shorter is better.” • Memuat keseimbangan internal dan eksternal • Menarik komitmen seluruh pemangku kepentingan • Dapat diwujudkan
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 33
Contoh Visi
• To become a leading InfoCom player in the region.
• Telkom berupaya untuk menempatkan diri sebagai perusahaan InfoCom terkemuka di kawasan Asia Tenggara, Asia dan akan berlanjut ke kawasan Asia Pasifik.(Telkomsel)
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 34
3/28/2016
18
Misi
• Memberikan alasan keberadaan organisasi –mengungkapkan siapa dan apa yang dilakukan organisasi
• Memberikan informasi bagaimana visi akan diwujudkan
• Menjelaskan kebutuhan dasar yang akan dipenuhi
• Mengekspresikan nilai-nilai inti dari organisasi
• Mesti ringkas dan padat
• Mudah dipahami
• Memuat kekhasan organisasi seperti mandat (TUSI) yang membedakannya dari organisasi lain
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 35
Contoh Misi
• To explore the universe and search for life and to inspire the next generation of explorer (NASA) – good mission statement
• To make people happy (Walt Disney) – bad Mission statement
”Pernyataan Misi diawali dengan kata kerja”
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 36
3/28/2016
19
Contoh Penetapan
Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi pada:
Perpustakaan Institut Pemerintahan Dalam Negeri
http://lib.ipdn.ac.id/home/visi-dan-misi
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 37
Visi
• Menjadi pusat pengelola dan penyebaran informasi yang berbasis teknologi informasi guna mendukung pelaksanaan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat serta pengembangan ilmu dan terapan pemerintahan.
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 38
3/28/2016
20
Misi
• Meningkatkan kemampuan mengelola dan meyebarkan informasi guna mendukung kebutuhan informasi bagi sivitas akademika di IPDN.
• Meningkatkan kemampuan mengelola dan menyebarkan informasi atas kekayaan ilmiah yang dimiliki oleh IPDN.
• Menunjang sistem jaringan informasi baik di antara perpustakaan perguruan tinggi atau perpustakaan lain di tingkat regional, nasional, dan internasional.
• Mengelola dan menyebarkan informasi tentang perkembangan ilmu pemerintahan dan penerapannya khususnya di lingkungan pemerintahan daerah dan pemerintah pusat.
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 39
Tujuan• Menyediakan dan mengupayakan ketersediaan akses
informasi yang mendukung proses belajar-mengajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.
• Mendokumentasikan dan menyebarluaskan hasil sivitas akademika dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.
• Mengupayakan terwujudnya jaringan informasi di lingkungan perpustakaan perguruan tinggi IPDN atau perpustakaan lain di tingkat regional, nasional, maupun internasional.
• Mendokumentasikan dan menyebarluaskan informasi tentang perkembangan ilmu pemerintahan dan penerapannya dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 40
3/28/2016
21
Fungsi
• Sebagai sumber media informasi dan layanan program pendidikan dan pengajaran;
• Sebagai sumber media informasi dan layanan program penelitian;
• Sebagai sumber media informasi dan layanan program pengabdian pada masyarakat;
• Sebagai media rekreasi alternatif bagi sivitas akademika perguruan tinggi.
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 41
Notes
• Tidak ada cara tunggal dalam menyiapkan rencana strategis
• Manfaat utama dari perencanaan stratejik adalah pada proses bukan pada adanya dokumen perencanaan
• Tidak ada rencana yang sempurna
• Hambatan utama dalam perencanaan adalah bukan pada teknis perencanaan, tetapi pada faktor manusia dan budayanya
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 42
3/28/2016
22
Perencanaan Baik• Mempermudah tercapainya tujuan,
• Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi,
• Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan,
• Disertai perincian yang teliti,
• Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan,
• Bersifat sederhana,
• Luwes,
• Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko,
• Bersifat praktis/pragmatis,
• Merupakan forcasting (peramalan).
3/28/2016 nts/pik/ti uajm 43