Upload
phamthien
View
327
Download
13
Embed Size (px)
Citation preview
PERANCANGAN
STRATEGIK AGENSI SEKTOR AWAM
KANDUNGAN
Penyediaan Pelan Strategik
KonsepPengurusan Strategik
Model Pengurusan Strategik Sektor
Awam
Perancangan Strategik Bagi Agensi Sektor Awam
Overview Modul Pelan Strategik
Perantaian Ke Hadapan
KONSEP
PENGURUSAN
STRATEGIK
PENGURUSAN STRATEGIK
Proses di mana pemimpin sesuatu organisasimengimpikan masa hadapan yang baik denganmembangunkan prosedur dan operasi yang bersesuaian untuk merealisasinya di sampingmengenal pasti kaedah untuk menilai kejayaantersebut
(Goodstein et al. 1992)”
“Pengurusan strategik pada asasnya adalahproses berterusan yang diambil olehsesebuah organisasi dan ia merangkumi 3 elemen penting iaitu memahamikedudukan strategik organisasi; mengenalpasti dan membangunkan pilihan-pilihanstrategik; dan melaksanakan strategi-strategi yang dipilih
“
” (Johnson et al. 2005)
People should not be unfamiliar with strategy, Those who understand it will survive, Those who
do not understand it will perish
“
”Sun Tzu’s the Art of War
Organisation has facing challenges due to complexity and complicatedness
“
”( Yves Morieux and Peter Tollman, 2014 )
Pengurusan strategik merupakan proses
berterusan yang perlu dilaksanakan oleh
sesebuah agensi merangkumi beberapa
elemen penting seperti :
memahami kedudukan strategik agensi; mengenalpasti dan membangunkan
pilihan-pilihan strategi dan program; melaksanakan strategi-strategi dan
program yang dipilih; menilai pencapaian pelaksanaan yang
ditetapkan; dan seterusnya membuat penambahbaikan yang
bersesuaian.
Pengurusan strategik merupakan
satu proses perancangan, penyusunan,
pengarahan dan pengawalan
dalam sesebuah organisasi
bagi mencapai misi serta visi
yang telah ditetapkan.
DEFINISI :
PENGURUSAN STRATEGIK MENURUT PERSPEKTIF MAMPU
4
5
6
3
2
71Impak Globalisasi Ke Atas
Negara
Meningkatkan Dan MengekalkanDaya Saing Negara
Keperluan Kepada Lebih Ramai PemimpinTransformasi
Pembudayaan Nilai Murni Dan Integriti
Penggunaan sumber secaraoptima dan cekap
Mengurus persepsi rakyatterhadap perkhidmatanawam
Mengoptimumkanpenggunaan ICT sebagaipemacu strategik
ISU-ISU STRATEGIK
Ekspektasi tinggi daripadapelanggan danstakeholders
Sistempenyampaianyang mesrapelanggan danmemudahkanrakyat
Penurunan kuasa(empowerment)
KolaborasiStrategik
Perkongsiansumber dankepakaran
Sejajar denganAgenda Negara/DasarNasional sepertiRMKe-11
Pengurusankewangan danperbelanjaanberhemah(pendekatanOutcome Based Budgeting)
Cabaran membentuk tadbirurus yang strategik danbersepadu
Public engagement (Era Government knows best is over)
RASIONALISASI KEPERLUAN PENGURUSAN
STRATEGIK
- Bertaraf Dunia
Mampu MenanganiCabaran EkonomiSemasa Serta Memenuhi HarapanRakyat
Profesional dankomited dalammelaksanakantugas secaracekap danberkesan
Rakyat didahulukan, pencapaian(outcome) diutamakan
- Menyediakanperaturan yang telus dan jelas
Proaktif danbersikapketerbukaanterhadappandangan rakyat
Menyediakanmaklumat yang tepat dan telus
Mengamalkantahap etika yang tinggi, jujur danberintegriti
Bertanggungjawabterhadapkeputusan dantindakan demi kepentingan rakyat
HARAPAN
TERHADAP
PERKHIDMATAN
AWAM
PEMBUDAYAAN PENGURUSAN STRATEGIK
1 2
3 4
KEBERHASILAN
PENGURUSAN
STRATEGIK
• Peningkatan % pembudayaanpengurusan strategik di agensisektor awam
PEMANTAPAN PENGURUSAN STRATEGIK
• Peningkatan % bilangan agensi yang mempunyai pelan strategik
• 740 agensi awam :
o Kementerian
o Jabatan
o SUK/PBT/PDT dll
PENGIKTIRAFAN PENCAPAIAN
• Peningkatan % bilangan agensiyang mendapat pengiktirafan
• Lain-lain penarafan, indeksglobal dan sebagainya
ORGANISASI BERPRESTASI TINGGI (HPO)
• Peningkatan % bilanganOrganisasi Berprestasi Tinggi (HPO)
PENYEDIAAN
PELAN
STRATEGIK
A strategic plan is a document used to communicate with the organization the organizations goals, the actions needed to achieve those goals and all of the other critical elements developed during the planning exercise.
(Balanced Scorecard Institute, 2016)
Pelan strategik merupakan komponen terpenting dalam
usaha merangka dan merancang dasar, menentukan
program dan tindakan bagi mencapai matlamat agensi
dan seterusnya menyumbang kepada pencapaian
agenda perkhidmatan awam dan negara.
Definisi Pelan Strategik
Membantu agensimencapai objektifyang diharapkan
Sejajar denganAgenda Negara
Memperkukuhkan organisasidan memudahkan warga
organisasi mencapaisasaran prestasi
KENAPA PERLU PELAN STRATEGIK?
13
National
Stakeholder
Agenda
Performance Past
Customer’s
NeedsborationColla
Stateof Agency
Changes
(Uniqueness)Others
Current State
Strategic alignment with national agenda (RMK11, GTP, State Plan etc)
Stakeholder AspirationWho? Any changes?
Analyzing past performanceHow to improve?
Managing customer needs and expectationHow To Benefit ?
Do we have strategic partners ?Can we do better if we’ve with them ?
Weakness? Strength?
Is there any changes?Act, Regulation, By-Laws, Statutes, Policies
Other factors not yet covered, uniqueness of agency?
Current State : Environmental Scanning ( 8 Dimension)
15
Desired
State
Where do we
want to be?
Criteria Fullfilled KPIs /
Outcome Achieves
Example:
Criteria of “Leading
Agency” ?
Fullfilled? Not yet?
What are the KPIs of
“Leading agency”?
How do we see our
organization in next
3/5/10 years ?
Desired State : A+ Objective for Agency
16
Planning & Execution
“MISSION”
Performance Management i.C : Monitoring + Evaluating + Necessary Adjustment
2
1 Strategic Thrust + Strategy + Intervention + Programs + Projects
CURRENT
STATE
D
E
S
I
R
E
D
S
TAT
E
ACTION PLAN / OPERATION PLAN
PERANCANGAN DAN FORMULASI
1
• Penetapan Hala Tuju Strategik
Agensi
• Penentuan Isu-isu Strategik
• Penentuan Tindakan-tindakan
Strategik
• Penyediaan Dokumen Pelan
Strategik
Berasaskan Model Plan – Do –Check – Action (PDCA)
PELAKSANAAN
2PEMANTAUAN
DAN
PENGUKURAN
PRESTASI
3PENILAIAN
DAN SEMAKAN
SEMULA
4
• Program Kesedaran
• Pelan Operasi
• Peruntukan Sumber-
sumber
• Penyediaan Ekosistem
yang Menyokong
• Pengurusan Perubahan
• Mekanisme Pemantauan
• Mekanisme Pengukuran
• Laporan Pemantauan
dan Pencapaian
• Kajian Semula Program
• Kajian Impak Program
• Menilai Pencapaian
• Menilai
Keberkesanan
• Penambahbaikan
Berterusan
• Kajian Semula Pelan
Strategik
Model Pengurusan Strategik Agensi Sektor Awam
OVERVIEW
MODUL
PELAN
STRATEGIK
WHOWHAT WHY
WHEN HOW
Penyediaan pelan strategik mengikut tempoh masa yang bersesuaian, contohnya 5 tahun
Disasarkan kepada agensi awam di pelbagai peringkat
Modul yang mengandungi kaedah umum untuk meyediakan pelan strategik bermula daripada penetapan strategi sehinggalah kepada penyediaan dokumen
Dilaksanakan melalui kaedah khidmat nasihat, perundingan dan juga bengkel.
Membantu memastikan setiap agensi awam mempunyai pelan strategik sebagai panduan utama dalam melaksanakan fungsi dan peranan masing-masing yang menyumbang kepada agenda nasional
MODUL PELAN STRATEGIK
VISI
STRATEGI
MISI
TERAS STRATEGIK
PROGRAM
Pernyataan rasmi tentang apa yang hendak dicapai olehorganisasi di dalam jangka masa panjang
Pernyataan rasmi tentang matlamat organisasi merangkumi tujuankewujudan organisasi, skop operasi dan mekanisme pelaksanaan
Pernyataan yang menjawab persoalan/isu/fokus strategikorganisasi. Suatu proses yang menjawab kepada persoalan“APAKAH YANG HENDAK DICAPAI?”. Membantu di dalammembangunkan pelan tindakan yang berkesan
Pernyataan mengenai bagaimanakah kaedah pelaksanaan kearah memenuhi perkhidmatan teras agensi
Pernyataan aktiviti-aktiviti utama bagi setiap strategi bagimencapai objektif yang ditetapkan dengan menggunakanPetunjuk Prestasi Utama (KPI) dan sasaran
ELEMEN UTAMA PELAN STRATEGIK
1
ANALISIS SWOT
2
7S MCKINSEY
3
ANALISIS PESTEL
Management
Tools
4SMART
5
TOWS MATRIX
6
ERRC
7
MODEL LOGIK
MODUL PELAN STRATEGIK
MODUL 1
MODUL 2
MODUL 3
MODUL 4
MODUL 5
Mengenal pastiKeperluanStakeholders, Pelanggan dan Rakan Strategik, Penetapan Visi, Misi serta Nilai-Nilai Bersama
Mengenal pastiTeras StrategikBerdasarkanAnalisis SenarioPersekitaran
MenentukanStrategi, Program dan MenetapkanPelan Tindakan
MerencanaPelaksanaan, Pemantauan, dan Penilaian
MendokumentasikanDokumen PelanStrategik
MODUL DESKRIPSI OBJEKTIF
Mengenalpasti Stakeholders, Pelanggan, Rakan Strategik, Membangunkan Visi dan Penyataan Misi serta Nilai-NilaiBersama
• Mengenal pasti pihak berkepentingan
(stakeholders) dan pelanggan
• Membangunkan Visi dan Misi
• Mengenal pasti nilai-nilai bersama
MODUL 2
Mengenalpasti Teras Strategik dan CabaranMengenalpasti Teras Strategik
berdasarkan analisa senario
persekitaran
MODUL 3
MODUL 1
Menentukan Strategi, Program dan MenetapkanPelan Tindakan
Merangka dan membangunkan pelan
tindakan berdasarkan Teras Strategik
MODUL 4
Merencana Pelaksanaan, Pemantauan, dan PenilaianMerangka dan Menyediakan: - Kaedah dan Pelan Pelaksanaan- Mekanisme Pemantauan - Kriteria Penilaian Bagi Pelan Tindakan
MODUL 5
Mendokumentasikan Pelan Strategik Menyediakan Draf PenulisanPelan Strategik
MODUL PELAN STRATEGIK
BAB 1 - PENDAHULUANi. Ringkasan Eksekutif Pengenalanii. Latar Belakang Agensiiii. Carta Organisasiiv. Fungsi dan Peranan Agensiv. Punca Kuasa
KATA-KATA ALUAN
BAB 2 - SENARIO PERSEKITARANi. Stakeholders, Pelanggan dan
Rakan Strategik Agensiii. Isu-Isu/Cabaran-Cabaran
Strategik berdasarkan AnalisaSenario Persekitaran
BAB 3 - HALA TUJU STRATEGIKi. Visiii. Misiiii. Moto/Slogan iv. Nilai-Nilai Bersama
1
2
3
4
5
6
BAB 4 – STRATEGI DAN FORMULASI TINDAKANi. Teras Strategikii. Pelan Tindakan
a. Strategib. Programc. Indikator d. Sasaran dan Tahun Sasarane. Pihak Bertanggungjawab
BAB 5 – IMPLEMENTASI KE ARAH KEJAYAANi. Mekanisme Pelaksanaanii. Pemantauaniii. Penilaianiv. Elemen Penentu Kejayaanv. The Way Forward
BAB 6 – PENUTUP
KANDUNGAN PELAN STRATEGIK
Underestimating time and complexity of execution
Not fully factoring in current commitments
Not anticipating system implications, effects, and pushbacks
Not looking at execution through the eyes of those doing the work
Underestimating needed communication and coordination
The Top Five Mistakes In Action Planning
1
2
3PELAKSANAAN
• Melaksanakan Strategi & Program Agensi• Memantapkan Pengurusan Organisasi Agensi
seperti melaksanakan Pengurusan Risiko, Penambahbaikan Proses dan Prosedur Kerja (BPR) serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadisebuah Organisasi Berprestasi Tinggi (HPO)
PEMANTAUAN & PENGUKURAN PRESTASI
• Melaksanakan Pemantauan secara bersistematik• Kajian Semula & Kajian Impak Program
PENILAIAN & SEMAKAN SEMULA• Menilai Pencapaian & Keberkesanan Program• Melaksanakan Penambahbaikan• Kajian Semula Pelan Strategik
PERANTAIAN KE HADAPAN
27
SEKIAN TERIMA
KASIH