Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2016,
pp. 161~166
161
Diterima 10 Januari 2016; Revisi 12 Februari 2016; Disetujui 15
Maret 2016
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSURATAN PADA BADAN KEPEGAWAIAN
NEGARA JAKARTA
Irza asrita1, Oky Irnawati2
1 AMIK BSI Jakarta
e-mail:
[email protected]
Abstrak Sistem persuratan yang ada pada Badan Kepegawaian Negara
Jakarta masih
dilakukan secara manual, mulai dari pencatatan surat masuk dan
keluar sampai dengan distribusinya. Hal ini menyebabkan beberapa
kendala diantaranya lambatnya distribusi surat, sulitnya pelacakan
surat, pengarsipan surat tidak dapat dilakukan dengan baik dan
kurangnya pengontrolan surat karena masing-masing bagian tidak
saling terintegrasi. Sistem komputerisasi diharapkan menjadi solusi
untuk permasalahan-permasalahan yang terjadi. Penelitian ini
menggunakan bahasa pemrograman visual basic sebagai aplikasi
desktop serta mysql sebagai pengelola databasenya, metode yang
digunakan adalah prototyping (analisa, desain, pembuatan aplikasi,
evaluasi, hasil).
Keywords: Perancangan Sistem, Sistem Persuratan 1. Pendahuluan
Sistem persuratan yang ada pada Badan Kepegawaian Negara Jakarta
masih dilakukan secara manual, mulai dari pencatatan surat masuk
dan keluar sampai dengan distribusinya. Hal ini menyebabkan
beberapa kendala diantaranya lambatnya distribusi surat, sulitnya
pelacakan surat, pengarsipan surat tidak dapat dilakukan dengan
baik dan kurangnya pengontrolan surat karena masing-masing bagian
tidak saling terintegrasi. Sistem komputerisasi diharapkan menjadi
solusi untuk permasalahan-permasalahan yang terjadi. Penelitian ini
menggunakan bahasa pemrograman visual basic sebagai aplikasi
desktop serta mysql sebagai pengelola databasenya, metode yang
digunakan adalah prototyping (analisa, desain, pembuatan aplikasi,
evaluasi, hasil). Kata Kunci: Perancangan Sistem, Sistem Persuratan
2. Metode Penelitian Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan
dari unsur-unsur, komponen atau variabel yang terorganisir, saling
berintegrasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain
(Sutabri, 2012:3). Sistem informasi adalah suatu sistem didalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat
manajerial
dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat
menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar
tertentu (Sutabri, 2012:38). Peralatan pendukung digunakan untuk
menggambarkan atau menjelaskan kepada pengguna bagaimana suatu
sistem informasi dapat bekerja menggunakan simbol-simbol ataupun
diagram. Peralatan pendukung sistem yang digunakan dalam penulisan
ini yaitu: 1) Diagram Alir Data (Data Flow Diagram), Menurut
Kendall dan Kendall (2006:518) “Diagram Alir Data adalah gambaran
proses-proses data, aliran data, dan simpanan data secara grafis
dalam suatu sistem perusahaan“. Diagram alir data terdiri dari
beberapa diagram yang masing-masing menggambarkan tingkatan proses
yang terdapat dalam sistem yang akan dijelaskan sebagai berikut: a)
Diagram Konteks, Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber data
serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram
tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari
keseluruhan sistem yang ada. b) Diagram Nol, Diagram ini untuk
menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks, yang
penjabarannya lebih terperinci. c) Diagram Detail, Diagram ini
untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari
tahapan proses yang ada didalam diagram
nol. 2) Enterprise Relationship Diagram (ERD), Menurut Sukamto dan
Shalahuddin (2013:50) “Pemodelan awal basis data yang paling banyak
digunakan adalah menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). ERD
dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang matematika”.
Menurut Fathansyah (2012:81) “Model Enitity- Relationship yang
berisi komponen- komponen Himpunan Entitas dan Himpunan Relasi yang
masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang
merepresentasikan seluruh fakta dari „dunia nyata yang kita tinjau,
dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan
Diagram Entity- Relationship (Diagram E-R)”. 3) Logical Record
Structure (LRS), Menurut Kadir (2009:32) “LRS (Logical Record
Structure) adalah representasi dari struktur record-record pada
tabel-tabel yang terbentuk dari hasil antar himpunan entitas”.
Diagram ERD (Entity Relationship Diagram) ke LRS (Logical Record
Structure) merupakan suatu kegiatan untuk membentuk data-data dari
diagram hubungan entitas ke suatu LRS. Entitas dibedakan menjadi
tipe entitas kuat dan tipe entitas lemah. 4) Hierarchy Input Output
Chart (HIPO), Menurut Mustakini (2005 : 787) “HIPO (Hierarchy plus
Input- Proses-Output) merupakan alat yang digunakan sebagai
dokumentasi program dan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi
dalam siklus pengembangan sistem”. Menurut Pahlevi (2013:1) “Basis
Data adalah sekumpulan data yang saling berhubungan secara logis
beserta deskripsinya, yang digunakan secara bersama-sama dan
dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi disuatu tempat”.
Menurut Sukamto dan Shalahuddin (2013:28) “Model SDLC air terjun
(waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential
linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle)”. Model air
terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara
sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengkodean,
pengujian, dan tahap pendukung (support) yang digunakan dalam
perancangan program ini. Adapun lima tahapan waterfall dijelaskan
sebagai berikut: 1) Analisa kebutuhan perangkat lunak, Pada tahap
ini digunakan perangkat lunak untuk membuat sistem informasi
berbasis desktop. Adapun perangkat lunak yang digunakan, yaitu
Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai desain form dan menjalankan
aplikasi, Xampp
sebagai pengelola database. 2) Desain, Pada tahap desain digunakan
tools agar mendesain aplikasi lebih terstruktur. Tools yang
digunakan ERD dan LRS, spesifikasi file, dan spesifikasi program
menggunakan HIPO. 3) Pembuatan Kode Program, Kode program atau
pengkodingan tidak dilakukan. Hanya membuat desain aplikasi
menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic dan PHP MySQL. 4)
Pengujian, Pengujian dilakukan sebatas pada prototype program
dimana aplikasi dicoba berdasarkan alur program dan kegunaan
fungsinya. 5) Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance).
Tahap ini bisa dikatakan final dalam pembuatan suatu aplikasi atau
sistem. Setelah melakukan analisis, desain maka sistem ini akan
digunakan oleh user. Kemudian aplikasi yang telah dibuat harus
dilakukan pemeliharaan 3. Pembahasan Diagram Alir Data (Data Flow
Diagram), Prosedur sistem usulan untuk sistem persuratan pada Badan
Kepegawaian Negara Jakarta menggunakan sistem yang terkomputerisasi
sebagai pengganti sistem manual sebagai berikut: 1) Prosedur
Penerimaan Surat Masuk, Dalam proses penerimaan surat masuk,
berawal dari instansi luar mengirimkan surat pada Badan Kepegawaian
Negara (BKN) di terima oleh Biro Umum. Kemudian Biro Umum menginput
surat masuk pada form surat masuk. Setelah itu kepala BKN yang
menentukan disposisi surat masuk ke Eselon 1 yang di tuju. 2)
Prosedur Distribusi Surat Masuk, Setelah Eselon 1 mengecek data
surat masuk lalu Eselon 1 mendisposisikan kembali surat masuk
tersebut kepada Eselon 2. Eselon 2 mengecek data surat masuk dan
menyampaikan informasi kepada staff. 3) Prosedur Permintaan Nomor
Surat Keluar, Eselon 2 membuat surat keluar yang berupa surat
balasan untuk instansi luar. Nomor surat keluar sudah otomatis
tertera. Setelah itu Eselon 2 memberikan surat keluar yang sudah
bernomor kepada Biro Umum untuk di kirim ke Instasi luar. 4)
Prosedur Pembuatan Laporan, Biro Umum membuat laporan surat masuk,
laporan disposisi, dan laporan surat keluarberdasarkan data surat
masuk, data disposisi, dan data surat keluar. Setelah lengkap Biro
Umum menyerahkan laporan surat masuk, laporan, disposisi, dan
laporan surat keluar perbulan kepada kepala BKN.
ISBN: 978-602-61242-0-3
Gambar 1. Diagram konteks
Gambar 2. Diagram nol
Enterprise Relationship Diagram (ERD)
Gambar 6. Entity Relationship Diagram (ERD) Logical Record
Structure (LRS)
Gambar 7. Logical Record Structure (LRS)
Spesifikasi File Spesifikasi file yang dibuat dalam perancangan
sistem persuratan ini, adalah: 1) File Petugas, 2) File Bagian, 3)
File Surat Masuk, 4) File Disposisi, 5) File Surat Keluar
Spesifikasi Program
ISBN: 978-602-61242-0-3
Gambar 8. Hierarchy Input Output Chart (HIPO)
Tampilan Program
Gambar 10. Tampilan Layar Menu Utama
Gambar 11. Tampilan Layar Petugas
Gambar 12. Tampilan Layar Bagian/ Karyawan
Gambar 13. Tampilan Layar Surat Masuk
Gambar 14. Tampilan Layar Disposisi
ISBN: 978-602-61242-0-3
Gambar 15. Tampilan Layar Surat Keluar
Gambar 16. Tampilan Layar Cetak Laporan
Surat Masuk
Disposisi
Gambar 20. Tampilan Layar Cetak Laporan
Surat Keluar
Gambar 21. Tampilan Laporan Surat Keluar
4. Simpulan Dengan digantinya sistem manual menjadi sistem
terkomputerisasi untuk sistem persuratan di BKN diharapkan
permasalahan- permasalahan yang telah dibahas akan terselesaikan.
Sistem komputerisasi yang diusulkan, diharapkan akan dapat memiliki
keunggulan antara lain: 1) Memusatkan pengelolaan surat masuk dan
surat keluar pada bagian persuratan sehingga tiap bagian saling
terintegrasi. 2) Pendistribusian surat menjadi lebih cepat. 3)
Pelacakan surat masuk dan surat keluar lebih mudah dan cepat. 3)
Arsip surat disimpan dalam database yang dapat diakses kapan saja,
lebih tahan lama dan penyimpanan dalam bentuk database
meminimalisir penggunaan kertas.
ISBN: 978-602-61242-0-3
Referensi Fahlevi, S. M. (2013). Tujuh Langkah Praktis
Pembangunan Basis Data. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Fathansyah. (2012). Basis Data Edisi Revisi. Bandung: Informatika
Bandung.
Kadir, A. (2009). Dasar Perancangan dan Implementasi Database
Relational. Yogyakarta: Andi.
Kendall, K. E., & Kendall, J. E. (2006). Analisa dan
Perancangan Sistem. Jakarta: PT. Indeks.
Mustakini, J. H. (2005). Analisa & Desain Sistem Informasi:
Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.
Yogyakarta: Andi.
Sukamto, R. A., & Shalahudin, M. (2013). Rekayasa Perangkat
Lunak. Bandung: Informatika.
Sutabri, T. (2012). Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta:
Andi.