PeopleSoft User Group

September 9, 2015

User Group Agenda

• Updates to nVision reports • Council User Security Review• Budget process• Forecast ledger• Other Updates

nVision Reports

• Recent changes for nVision Reports– Detail Statement of Financial Position All Funds

• (Report ID: DSFP) – Comparative Statement of Operations with Schedules

• (Report ID: CSOPS1)– Temporarily Restricted Funds –All Funds

• (Report ID: TRFUND)– nVision email setup

Detailed Statement of Financial Position – all funds

• (Report ID: DSFP)• Provides a detail view of all financial position accounts in one view

Detail Statement of Financial Position All Funds

Comparative Statement of Operations w/schedules

• (Report ID: CSOPS1)• Not an official report • Comparative Statement of Operations presentation with comparison to last year

• Includes – schedules to show income breakouts – tabs for Income & Expense graphs

Comparative Statement of Operations with Schedules

Comparative Statement of Operations with Schedules

Comparative Statement of Operations with Schedules

Comparative Statement of Operations with Schedules

Support and Revenue Chart

Expenses Chart

Temporarily Restricted Funds Report

Temporarily Restricted Funds Report

• (Report ID: TRFUND)

• Provides an all fund view of temporarily restricted balances for all three funds 

Temporarily Restricted Funds

Temporarily Restricted Funds

Temporarily Restricted Funds

Temporarily Restricted Funds

Temporarily Restricted Funds

nVision email setup

• Provide ability for email receiver to see what reports they are receiving

• Simple steps • Instructions are available on FID webpage www.scouting.org/financeimpact/

• Surf to PeopleSoft User Group site

nVision Report Information in Email Subject Line

• Define Report Request– Change Output Options Type to Email– For Scope Reports

• Click Scope and Delivery Templates• Select Scope• File Template ‐ %RTT%‐%SFV%‐%SFD%‐%ASD%.XLS• Email Template – Enter Email Address

– Non‐Scope Reports• Click Scope and Delivery Templates• File Template ‐ %RTT%‐%ASD%.XLS• Email Template – Enter Email Address

•

nVision Report Information in Email Subject Line (Scope Report Example)

nVision Report Information in Email Subject Line (Scope Report Example)

nVision Report Information in Email Subject Line (Scope Report Example)

nVision Report Information in Email Subject Line (Scope Report Example)

nVision Report Information in Email Subject Line (Scope Report Example)

nVision Report Information in Email Subject Line (Scope Report Example)

nVision Report Information in Email Subject Line (Scope Report Example)

Council User Security Audit

• Monitor and maintain user security• Scout Executive will review and certify user security roles 

• The Member Care Contact Center will be notified via email if a Scout Executive removes a user’s security role

• Quarterly requirement, email reminder• Instructions were sent to Scout Executives and are available on FID webpage

Council Security Review Menu

2016 Budget Preparation• Chapter 14 of the user guide• Recorded webinar on Finance Impact Site www.scouting.org/financeimpact

• Tools available – Recommended Queries to start process 

• LC_ACTUAL_SPREADSHEET_FIS_YR• LC_BUDGET_FISCAL_YR – the starting point for budget

– Recommended Report • Detail Budget Analysis – Scope 

– Run on 12‐31‐14– Provides current plus 2 years of history and budget 

2016 Budget Preparation

• Build out your tree• Make “nodes” for each budget participant• Create two “scopes” for each “node”

– Summary (page 8‐21 in PeopleSoft User Guide)– Individual (page 8‐22) in PeopleSoft User Guide)

• Define report request and use email feature to send Detailed Budget Analysis‐Scope reports

Starting Your Budget

Actual Spreadsheet

Budget Report

www.scouting.org/financeimpact

Forecast Ledger

• PeopleSoft is ledger based• Actuals, Budget, Forecast • Similar to budget ledger but used for future period forecasting

• Journal entries don’t need to be balanced• Can upload Forecast similar to Budget

Forecast Ledger

Forecast Ledger

• Two Reports Available– FCBDTLF1 – Forecast with Budget – Detail– FCBSUMF1 – Forecast with Budget ‐ Summary

Journey to Excellence Submission

• Submitting JTE• Populate the Finance Facts database• This is not an automatic process• Part of the month‐end process• After making Audit Adjustments

Journey to Excellence Submission

Journey to Excellence Submission

Journey to Excellence Submission

Journey to Excellence Submission

Journey to Excellence Submission

• Using the “Refresh” button, wait until status is complete with “Success” in the Run Statuscolumn and “Posted” in the Distribution Status

• If this process completes with an “Error” in the Run Status, contact the Member Care Contact Center to report this condition.

Member Care Contact Center

• Accounting calls currently have a “special” queue

• Three staff members rotate on calls– Please practice patience 

• Working to determine how calls will be handled in 2016 and beyond

For the Good of the Order

• User Guide• Best practices • Needs