FAIL PENGURUSAN

PT3

CONTOH FAIL PUTIH YANG BIASA DIGUNAKAN JABATAN KERAJAAN (Am 435 – Pin. 1/80)

FOKUS UTAMA : Semua dokumen dalam fail Am 435 – Pin. 1/80 perlu diminitkan menggunakan kertas minit yang sesuai.

Cara perekodan kertas minit :1. Surat diterima dari luar – guna dakwat merah- Nomborkan surat/ bahan kandungan pada sudut atas kanan dan

dibulatkanBil. Surat/ memo : ………………………………………….………..Perkara :…………………………………………………………….…Dari :……………………………………………………. Tarikh dikandung :……………………………… …….

2. Surat dikeluarkan dari dalam ke pihak luar – guna dakwat biru atau hitam

Bil Surat/ memo :…………. ..………………………… Perkara :………....…………………………………………………… Kepada :……………………………………..………… Tarikh dikandung :……………………………………

PPDT (AKAD) 600- 1 / 3 / 3

PERKARA

FAIL PENGURUSAN PT3

( Kod : PPDT = Nama agensi/ sekolah; 600 = Akademik; 3 = PBS ; 3 = Pengurusan PT3* KOD Sekolah adalah singkatan nama sekolah mengikut sekolah masing-masing

Fail 1 – Perlu disediakan sekolah masing-masing

FAIL PUTIH (FAIL Am 435 – Pin. 1/80) – DIKATEGORIKAN SEBAGAI FAIL TERHAD

• Disimpan oleh pihak pentadbiran di bawah pengawasan Ketua Jabatan

• Keluar masuk fail berkenaan perlu direkodkan oleh kerani pendaftaran

• Tajuk fail Induk (termasuk fail-fail rasmi lain) hendaklah ditulis ‘hidup’ menggunakan tangan (tidak boleh dicetak dan digamkan)

• Kertas minit juga mesti yang standard dan tidak digamkan (Kertas am 6)

Prosedur penyusunan dokumen/ surat dalam fail induk ada di slide no. 13 dan no. 14)

SENARAI DOKUMEN/ MAKLUMAT YANG PERLU ADA DALAM FAIL PENGURUSAN PT3.

Semua salinan Surat Pekeliling Iktisas(SPI) / Surat Siaran/ Surat Arahan Pelaksanaan berkaitan PT3 daripada KPM/ LP/ JPN/ PPD yang dihantar ke sekolah bagi tahun semasa.

1. Surat Arahan Penyediaan Instrumen dan Arahan Pelaksanaan Tugasan – surat siaran LP

2. Takwim PT3 – surat siaran LP3. Jadual kerja PT3 – surat siaran LP4. Jadual waktu ujian bertulis – surat siaran LP

1

Salinan SPI/ Surat Siaran/ Surat Arahan Pelaksaan yang sebelumnya juga perlu ada dalam Fail Pengurusan PT3

Surat-surat berkaitan PBS yang dikeluarkan oleh pihak sekolah untuk dihantar keluar kepada pihak-pihak lain seperti KPM/ LP/ JPN/ PPD/ PIBG/ IBUBAPA/ WARIS MURID dan lain-lain pihak yang berkaitan.1. Surat makluman pelaksanaan PS dan PT3 kepada waris bagi tahun semasa

2

SEKOLAH KEBANGSAAN DAERAH TENGAH PETI SURAT 2020

MALAYSIARuj Kami :Ruj Tuan :Tarikh:

Pihak yang berkenaan

PENGURUSAN DOKUMEN-DOKUMEN PBS

Senarai manual/ panduan rujukan asal berkaitan PT3 telah dimasukkan ke dalam fail khas (fail kulit keras).

2. Salinan dokumen berkenaan telah diserahkan kepada panitia/ unit yang berkenaan.

Sekian, terima kasih.

Yang menurut perintah,

…………………………..Cap pengetua

2

( Sediakan fail kulit keras untuk simpanan dokumen-dokumen PBS )

SURAT LANTIKAN SEBAGAI AHLI JAWATANKUASA VERIFIKASI SKOR, PENCETAK, PENYIMPAN INSTRUMEN/SKRIP & PENTAKSIR

MATA PELAJARAN PT3 BAGI TAHUN SEMASA

- Dalam fail pengurusan PT3 dicadangkan dalam bentuk senarai nama bagi semua kakitangan sokongan/ guru yang dilantik sebagai jawatankuasa verifikasi skor, pencetak, penyimpan instrumens/skrip, pentaksir mata pelajaran peringkat sekolah dan lain-lain jawatan berkaitan PT3.

- Surat asal lantikan sebagai (PS dan PT3) jawatankuasa verifikasi skor, pencetak, penyimpan instrumens/skrip, pentaksir mata pelajaran peringkat sekolah dan lain-lain jawatan berkaitan PT3 diserahkan kepada personalia berkenaan untuk disimpan beliau.

3

SEKOLAH KEBANGSAAN DAERAH TENGAH PETI SURAT 2020

MALAYSIA

Ruj Kami :Ruj Tuan :Tarikh:

Pihak yang berkenaan

SENARAI PENTAKSIR PT3 PERINGKAT SEKOLAHLANTIKAN SEKOLAH BAGI TAHUN PERSEKOLAHAN 2015

Sekian, terima kasih.

Yang menurut perintah,…………………………..Cap Pengetua

BIL NAMA PERLANTIKAN SEBAGAI TANDATANGAN PENERIMAAN

01 AHMAD BIN ABU AJK JVS, PENTAKSIR & PENYIMPAN SKRIP (B. MELAYU )

02 SALMAH BT A. KADIR PENTASKIR & PENYIMPAN SKRIP (SEJARAH, BAHASA MELAYU)

SEKOLAH KEBANGSAAN DAERAH TENGAH PETI SURAT 2020

MALAYSIA

Ruj Kami :Ruj Tuan :Tarikh:

Pihak yang berkenaan

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA VERIFIKASI SKOR 2015

Dilampirkan minit mesyuarat verifikasi skor peringkat sekolahbagi tahun persekolahan 2015.

Sekian, terima kasih.

Yang menurut perintah,

…………………………..Cap Pengetua

4

2. Salinan minit mesyuarat berkenaan telah diserahkan Kepada ahli jawatankuasa verifikasi untuk makluman/ tindakan.

SEKOLAH KEBANGSAAN DAERAH TENGAH PETI SURAT 2020

MALAYSIARuj Kami :Ruj Tuan :Tarikh:

Pihak yang berkenaan

ANALISIS PENCAPAIAN PENTAKSIRAN PT3 2015

Analisis PT3 telah dimasukkan ke dalam fail kulitkeras bagi komponen yang berkenaan (Fail kulitkeras).

2. Salinan dokumen berkenaan telah diserahkan kepada panitia/ unit yang berkenaan untuk tindakan.

Sekian, terima kasih.

Yang menurut perintah,…………………………..Cap pengetua

5

( Sediakan fail kulit keras untuk simpanan dokumen-dokumen PBS )

Lembaga Peperiksaan Malaysia

Kementerian Pelajaran Malaysia

PUTRJAYA

________________________________________

Ruj Tuan :

Ruj Kami : LP.SPM.150/2/jld 2

Tarikh : 12 Januari 2015

1

Pejabat Pelajaran Daerah Seberang Perai Tengah 13500 Permatang Pauh_________________________________________________

Ruj Tuan : Ruj Kami : PPDT (PENT)100-3/8/(3)

Ibu bapa / Waris / Penjaga MAKLUMAN PELAKSANAAN PBS

2

Kertas minit No. 2 Helai No. 1

1 Bil surat/ memo LP SPM 150/2/Jld. 2 Perkara Siaran Pelaksanaan PT3 Dari Lembaga Peperiksaan Tarikh dikandung 13 Januari 2015 2 Bil.Surat/ memo PPDT (PENT) 100-3/8/(3) Perkara Makluman Pelaksanaan PT3 Kepada Ibubapa dan waris murid Tarikh dikandung 22 Februari 2015

CARA SUSUNAN SURAT / DOKUMEN DALAM FAIL INDUK PBS

1

2

1Kertas minit No. 2 Helai No. 1

1 Tarikh surat diterima 12 Januri 2015 daripada Lembaga Peperiksaan Malaysia KPM. Perkara …………………….. dikandungkan pada 12 Januari

2015 oleh ............................

2 Tarikh surat bertarikh…………..kepada………….. Perkara………………….dihantar pada……………

SURAT/ DOKUMEN PERTAMA PALING BAWAH DAN SEMAKIN KE ATAS SEMAKIN TERKINI

2

3

4

Ditulis bermula di sebelah belakang dulu, di kertas minit no. 1

1

2

Fail ini ditutup apabila catatan surat masuk dan surat keluar di kertas minit mencapai nombor 100 / 1 inci. Fail baru jilid 2 akan dibuka

PENUTUPAN FAIL

3. Fail PT3 – Fail kulit keras rujukan pentadbir

• Manual Panduan Pentadbiran PT3 - Pelbagai instrumen, ujian lisan BMBI, ujian bertulis

• Panduan Penjaminan Kualiti PT3• Garis panduan Pengurusan Keselamatan Pentadbiran

PT3• Jadual Percetakan instrumens• Jadual kerja/ senarai semak Pelbagai Instrumens

(Dokumen sekolah)• Jadual sidang ujian lisan mendengar dan bertutur

3. Fail PT3 – Fail kulit keras rujukan pentadbir

• Peraturan penyediaan dan penyimpanan instrumens pentaksiran ( Bahan rujukan: Peraturan Pentadbiran Ujian Bertulis PT3 2015 )

• Senarai pentaksir kawasan bagi sekolah berkenaan untuk semua subjek PT3

• Contoh borang-borang penskoran/ pemarkahan bagi semua subjek PT3 (Borang selain daripada yang sedia ada dalam dokumen penjaminan kualiti PT3)

• Analisis pencapian murid PT3 yang dicetak daripada aplikasi PT3/ analisis pencapaian PT3 yang dibuat sekolah

• Contoh sijil-sijil PT3 yang dikeluarkan sekolah kepada murid

PPDT (AKAD) 600 – 1 / 3 / 2

PERKARA

FAIL KES-KES KHAS

Fail 2 – Sudah sedia ada di sekolah masing-masing

Fail ini akan mengandungi- Salinan Minit mesyuarat PBS sekolah (mesti ada bagi setiap tahun )- Salinan JK PBS peringkat sekolah (mesti ada bagi setiap tahun) - Dokumen-dokumen berkaitan kes-kes kategori khas murid yang berkenaan sebagai bahan bukti (sekiranya ada murid berkes khas) bagi PS dan PT3

4. Fail Penjaminan Kualiti PBS Peringkat Sekolah ( Pementoran, Pemantauan, Penyelarasan dan Pengesanan ) – Fail Kulit Kertas• Laporan pelaksanaan penjaminan kualiti yang telah

dibuat berdasarkan jadual pengoperasian yang telah dirancang oleh pihak pengurusan sekolah (Laporan yang dikemukakan oleh personel penjaminan kualiti yang dilantik oleh JK PBS sekolah berdasarkan laporan pelaksanaan pada peringkat pengurusan atasan atau panitia).

- Borang-borang/ dokumen-dokumen yang telah digunakan pada peringkat pengurusan untuk melaksanakan proses penjaminan kualiti sepanjang tahun.

Sebarang masalah & persoalan sila hubungi:

1. USTAZ MOHD HUSNI B. ABD. MANAP ( Ketua Unit PBS SPPJPPP - 01946653352. EN. MOHD NURAZRI BIN KAMARUDIN ( Pegawai Meja PT3 - 01251645103. EN MUHAMAD SABRI HARON ( Pegawai PBS PPDT 016 – 4914834).4. EN. YUSRI B. MUHAMMAD (Pegawai PBS PPDS 018 - 4616846)5. PN NOORHASLIZA MOHD ALI (Pegawai PBS PPDBD 019 - 4730223)6. EN. MOHD ASRI B. SALLEH ( Pegawai PBS PPDU – 0194003916 )7. EN. AHMAD NAWAWI B. ISMAIL@ ABDULLAH ( Pegawai Pep. Dalaman PPDTL - 0125699918