3.1.              Rahsia Besar: Maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses perancangan adalah merupakan antara rahsia besar kerajaan, contohnya Kertas Pembentangan Anggaran Belanjawan Kerajaan yang belum dibentangkan di Parlimen. Maklumat ini dimuatkan di dalam fail berwarna kuning dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail. Dasar-dasar kerajaan juga merupakan rahsia besar kerajaan , contohnya Dasar Penswastaan – Agensi-Sgensi yang hendak diswastakan dan program-program lain yang melibatkan dasar akan menggunakan fail jenis ini.

Di sekolah belum ada lagi maklumat yang dikelaskan sebagai Rahsia Besar Kerajaan. Namun demikian, kertas-kertas soalan peperiksaan awam juga dikategorikan sebagai Rahsia Besar Kerajaan. Disebabkan sekolah tidak menyimpan kertas soalan yang belum diedarkan, maka sekolah tidak terlibat dengan urusan tersebut.

     Rahsia:

Urusan berkaitan dengan program pembangunan kerajaan, contohnya proses tender bagi sesuatu projek merupakan antara urusan yang diangap ‘rahsia’. Fail yang menyimpan maklumat pengelasan rahsia, bewarna merah jambu dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail.

Di sekolah, mungkin soalan yang disetarakan di peringkat daerah yang belum diedarkan boleh dianggap sebagai maklumat ‘rahsia’. Jika dipersetujui demikian, seharusnya sekolah mewujudkan sistem pengurusan fail pengelasan tersebut. Jika dikelaskan sebagai rahsia, seharusnya tatacara yang betul diikuti dalam penyimpanan dan pengedaran fail

berkenaan.

Sulit:Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan pentadbiran kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri dan maklumat berkenaan disimpan di dalam fail berwarna hijau muda. Di sekolah, urusan berkaitan dengan proses tindakan tatatertib seseorang pegawai/kakitangan adalah dianggap sebagai maklumat sulit. Oleh yang demikian, perlulah diwujudkan fail jenis ini dan ikutlah tatacara pengendalian fail yang berkelas sulit.

Terhad : Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edarannya terhad disebabkan maklumat yang terkandung di dalamnya. Maklumat seperti butiran peribadi staf adalah dianggap sebagai maklumat terhad dan fail-fail jenis ini berwarna putih.

Terbuka:Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis terbuka, iaitu fail-fail berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran adalah tergolong dalam kategori ini. Fail berkenaan berwarna putih.

Sampul Kecil:Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan berlandaskan fail utamanya. Tujuan diwujudkan sampul kecil adalah untuk memudahkan pegawai-pegawai berkenaan membawanya keluar untuk mesyuarat dan urusan-urusan lain yang berkaitan, terutamanya bagi kelas-kelas fail yang tidak boleh dibawa keluar daripada ibu pejabat. Apabila sesuatu urusan itu selesai, hendaklah dimuatkan semula ke dalam fail utama mengikut keutamaan.

Sampul kecil juga dibuka untuk menyegerakan sesuatu urusan jika fail utama tidak dapat dikesan cepat. Fail ini berkulit nipis dan berwarna kuning. Di sekolah tidak digalakkan menggunakan sampul kecil kerana bilangan fail yang ada boleh diuruskan dengan segera dan dikhuatiri kekerapan menggunakan sampul kecil akan menjejaskan kelicinan

pentadbiran sekolah.

Fail Timbul:Fail Timbul atau ‘subjacket’ mengandungi bahan-bahan atau maklumat yang belum diedarkan kepada pegawai-pegawai. Maklumat yang sudah diambil tindakan hendaklah dipindahkan ke dalam fail bagi kandungan-kandungan yang berkenaan. Maklumat-maklumat untuk edaran dalaman juga boleh dibuatkan fail timbul. Fail ini berwarna putih. Di sekolah, Pengetua/Guru Besar hendaklah mempunyai fail timbul supaya Pengetua/Guru Besar sentiasa dalam pengetahuan mereka terhadap surat-surat edaran / pekeliling yang diedarkan kepada guru, pelajar / murid dan ibu bapa. Fail Timbul tidak perlu direkodkan dalam indeks fail.

KOD PENGURUSAN FAIL

01 - Asrama

02 - Hal Ehwal Murid

03 - Kemudahan Fizikal

04 - Kewangan dan Akaun

05 - Kokurikulum

06 - Kurikulum

07 - Pentadbiran Am Sekolah

08 - Perhubungan Masyarakat

09 - Perjawatan & Perkhidmatan

10 - Pelbagai

06/01 Laporan lawatan 06/02 Jadual waktu 06/03 Kursus pengajian06/04 Pelbagai06/05 Ujian/peperiksaan06/06 Panitia Mata Pelajaran ( Hanya Fail (06/06) diuruskan oleh pengerusi –pengerusi panitia menggunakan kod panitia matapelajaran yang telah ditetapkan

KOD FAIL BERNOMBOR DI BAWAH KURIKULUM ( 06 )

06/06 PANITIA MATA PELAJARAN

01 BAHASA MELAYU02 BAHASA INGGERIS03 MATEMATIK04 SAINS05 PENDIDIKAN ISLAM / MORAL06 PENDIDIKAN MUZIK07 PENDIDIKAN JASMANI & KESIHATAN08 PENDIDIKAN SENI VISUAL09 KEMAHIRAN HIDUP10 KAJIAN TEMPATAN11 PEMULIHAN

PEND. SIVIK & KEWARGANEGARAAN12

01 FAIL INDUK

Kandungan

a. Surat-surat Perhubungan Luar / Dalaman

b. Carta Organisasi Kurikulum & Panitia

c. Jawatankuasa Panitia

d. Pekeliling-pekeliling Ikhtisas ( contoh : PP Ikh. Bil 4/96 )

02 FAIL SUKATAN PELAJARAN

Kandungan

a. Sukatan Pelajaran Semua Kelas

b. Huraian Sukatan Pelajaran Semua Kelas

c. Rancangan Pelajaran Tahunan

d. Senarai Bahan Bantu Mengajar & Kedudukannya

SISTEM PENGURUSAN JENIS FAIL PANITIA MATA PELAJARAN

03 FAIL MESYUARAT PANITIA

Kandungan

a. Surat-surat panggilan mesyuarat peringkat sekolah

b. Buku Minit mesyuarat panitia ( sekurang-kurangnya 3 X setahun)

04 FAIL PROGRAM KECEMERLANGAN

Kandungan

a. Program Developmental dan Rutin

b. Laporan-laporan program

05 FAIL ANALISIS UJIAN BULANAN & PEPERIKSAAN

Kandungan

a. Analisis UPSR

b. Analisis Pencapaian setiap mata pelajaran UPSR

c. Analisis PKSR sekolah keseluruhan

06 FAIL PENYELIAAN / PENCERAPAN

Kandungan

a. Guru Besar

b. Guru-guru Penolong Kanan

c. Ketua-ketua Panitia

d. Rakan sejawat

07 FAIL PEMERIKSAAN BUKU-BUKU KERJA MURID

Kandungan

a. Jadual Pemeriksaan

b. Instrumen Pemeriksaan

08 FAIL AKTIVITI KOKURIKULUM AKADEMIK

Kandungan

a. Surat Menyurat

b. Senarai Aktiviti Tahunan yang dirancang

c. Laporan Aktiviti yang telah dijalankan

09 FAIL BANK SOALAN

Kandungan

a. Soalan-soalan UPSR

b. Soalan-soalan Setara Daerah / Zon

c. Soalan-soalan Peperiksaan Setengah & Akhir Tahun

d. Soalan-soalan Ujian Bulan

10 FAIL MAKLUMAT GURU MATA PELAJARAN

Kandungan

a. Jadual Persendirian Guru

b. Maklumat Asas, Akademik dan Ikhtisas Guru

JBA 4005 /06/06 /012 /01(01)

NO KOD SEKOLAHKod Panitia

Matapelajaran Bil. Surat masuk/keluar

KOD PENGURUSAN FAIL

Bidang Kurikulum

Fail Panitia mata pelajaran

PANDUAN MENULIS NOMBOR RUJUKAN FAIL

JBA 4005 / 06 / 06 /012/01(01)

JENIS FAIL

(cth: 01-fail induk)

PERINGATAN PENTING UNTUK MEWUJUDKAN FAIL PANITIA

1. Fail yang digunakan adalah fail kertas berwarna putih.2. Kod Fail hendaklah ditulis tangan dan huruf-huruf

dirapatkan (Tidak dibenarkan menggunakan printer)3. Bagi fail induk ( FAIL SURAT MASUK DAN KELUAR) - untuk mencatat bil. surat keluar hendak menggunakan

dakwat biru pada hujung sebelah kanan atas salinan surat yg dihantar

- untuk mencatat bil. surat masuk hendaklah menggunakan dakwat merah dihujung kanan sebelah atas surat yang diterima