If you can't read please download the document
Upload
irwanhidayat
View
239
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
Document
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
School Of Information Systems
Jurusan Komputerisasi Akuntansi
Skripsi Sarjana Komputer
Semester Ganjil tahun 2012/2013
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS
PADA PT. SUMBER SINAR LESTARI
Ayu Novita
1
3
0106
4
0
71
Safitri Rahmadiani
1
3
0106
8
3
91
Hana Listianti
1
3
0106
9
2
61
Kelas / Kelompok : 07 PBA/ 04
Abstrak
TUJUAN PENELITIAN, ialah untuk merancang sistem berbasis komputerisasi yang dimana diharapkan
dapat memberikan efektifitas dan efisien dalam membaca, mencari, mengisi, meperbaharui data yang
bertujuan akan dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan. Terutama dalam hal kemudahan
pembelian dan pengeluaran kas PT. Sumber Sinar Lestari. METODE PENELITIAN yang digunakan dalam
penulisan skripsi ini yaitu 1.Studi Pustaka, 2.Studi Lapangan yang terdiri dari wawancara, observasi, dan
review dokumen, 3.Metode Analisis, 4. Metode Perancangan yang terdiri dari rich picture, event table,
UML activity diagram(overview dan detail), workflow table, UML class Diagram, navigation diagram,
rancangan database, rancangan formulir, rancangan layar, dan rancangan laporan. HASIL YANG
DICAPAI ialah terbuatnya sistem komputerisasi yang dapat mencari data, membaca data, mengisi data,
menyimpan data dan membuat laporan pada perusahaan. SIMPULAN dari penelitian ini ialah, rancangan
yang telah dibuat dapat beroperasi secara efektif, efisien dan bermanfaat bagi kepentingan perusahaan.
Adapun sistem ini berisi data tentang pemasok, data barang, data purchase requisition, data surat
permintaan penawaran harga, data purchase order, data bukti terima barang, data pengeluaran bank, data
bukti pembayaran dan data tanda terima kwitansi serta Laporan yang dihasilkan sistem yaitu, Laporan
Hutang Jatuh Tempo, Laporan Pembelian berdasarkan Barang (sering dibeli), Laporan Pembelian Barang
(terfavorit), Laporan Pembelian berdasarkan Pemasok, Laporan Pembelian berdasakan PO (berdasarkan
nilai), Laporan Pembelian Periode yang nanti nya dapat digunakan untuk membantu dalam melakukan
pengambilan keputusan yang tepat pada PT. Sumber Sinar Lestari.
Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian dan Pengeluaran Kas.
Latar Belakang
Kebutuhan akan teknologi menjadi salah satu kebutuhan yang penting
bagi
perusahaan,
karena
sudah banyak proses
suatu bisnis
perusahaan
dikendalikan dengan teknologi informasi. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
merupakan suatu alat yang digunakan dalam bidang sistem Informasi
dan
teknologi Informasi (IT) dimana dirancang untuk membantu dalam manajemen
dan pengendalian terhadap topik yang berhubungan dengan organisasi dalam
bidang ekonomi dan keuangan (Siamak;Nejadhosseini;Soudani. International
Journal of Economics and Finance
Vol. 4, No. 5;May 2012: p.136. The
Usefulness of an Accounting Information System for Effective Organizational
Performance).
Sistem informasi pembelian dan pengeluaran kas adalah merupakan
system informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode
yang
dirancang
untuk
menghasilkan,
menganalisis,
menyebarkan
dan
memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai
pembelian dan pengeluaran kas. Tujuan sistem informasi akuntansi adalah
untuk mengumpulkan dan menyimpan data tentang proses bisnis yang dapat
digunakan untuk menghasilkan output yang berarti bagi para pengambil
keputusan.
(Brown; Ulysses, Park; Yonpae, Jung; Sungwoo. International
Journal of Research in Higher Education;Aug 2010:p.3. The effects of
students knowledge and attitude on the classroom performance). Selain itu,
sistem informasi pembelian dan pengeluaran kas juga sangat penting untuk
melakukan pencatatan yang akurat serta menghasilkan informasi secara tepat
waktu.
Berdasarkan berbagai pertimbangan tersebut, maka dalam penyusunan
tugas skripsi penulis memilih judul ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM
INFORMASI
AKUNTANSI
PEMBELIAN
DAN
PENGELUARAN KAS PADA PT. SUMBER SINAR LESTARI.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup pembahasan pada sistem informasi akuntansi pembelian dan
pengeluaran kas pada PT. Sumber Sinar Lestari dibatasi pada prosedur
pembelian yang terdiri dari :
1
.
Pengajuan Permintaan pembelian,
Pada pengajuan permintaan pembelian ini dimulai dari Bagian Penjualan
memberikan Purchase Order Penjualan kepada Bagian Pembelian untuk
melakukan pembelian yang sesuai Purchase Order Penjualan tersebut
2
.
Pemilihan Pemasok
Pada pemilihan pemasok ini dimulai ketika Bagian Pembelian membuat
Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH), hingga pemasok memberikan
Surat Penawaran Harga (SPH) kepada perusahaan PT. Sumber Sinar Lestari,
dimana dari SPH tersebut akan diketahui bahwa pembelian tersebut akan
dilakukan dengan Down Payment atau tidak dengan Down Payment.
3
.
Pemesanan pembelian,
Bagian Pembelian membuatkan Purchase Order yang akan dikirim ke
pemasok sesuai dengan perjanjian harga yang telah disepakati.
4
.
Penerimaan barang,
Pada penerimaan barang ini dimulai ketika Bagian Pembelian menerima
barang, mengecek kesesuaian barang yang diterima, hingga membuat Bukti
Terima Barang (BTB).
5
.
Pencatatan hutang dan pengeluaran kas
Pencatatan hutang dan pengeluaran kas atas pembelian dan pengeluaran kas
dimulai ketika bagian pembelian menerima kwitansi dari pemasok, hingga
membuat Tanda Terima Kwitansi yang akan diberikan kepada pemasok.
Surat-surat tersebut akan diberikan kepada Bagian Keuangan untuk cross
check, melakukan pembayaran dengan cek/ giro hingga dibuatkan Bukti
Pengeluaran Bank oleh Bagian Keuangan.
6
.
Pada skripsi ini tidak membahas tentang retur pembelian.
Tujuan dan Manfaat
Tujuan dan manfaat dari skripsi ini tentunya untuk memberikan keuntungan
bagi perusahaan. Terutama dalam hal kemudahan Pembelian dan Pengeluaran
Kas pada PT. Sumber Sinar Lestari yang sangat berpengaruh dalam persediaan
barang.
A.
Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah :
1.
Bagi Penulis
a.
Penelitian dilakukan untuk menerapkan ilmu yang telah didapat
selama perkuliahan.
b.
Penelitian dilakukan untuk lebih mengenal dunia perusahaan, selain
itu lebih memahami masalah yang dihadapi perusahaan khususnya
dalam pembelian dan pengeluaran kas.
c.
Penelitian dilakukan untuk meningkatkan pengetahuan yang lebih
sekedar yang didapat di bagku perkuliahan.
2.
Bagi Perusahaan :
a.
Melakukan analisis terhadap transaksi akuntansi pembelian dan
pengeluaran kas yang terjadi di PT. Sumber Sinar Lestari
b.
Merancang sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran
kas pada PT. Sumber Sinar Lestari.
c.
Memberikan
rekomendasi
berdasarkan
masalah-masalah
yang
ditemukan pada proses bisnis akuntansi pembelian dan pengeluaran
kas yang berjalan pada PT. Sumber Sinar Lestari.
B.
Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah :
1.
Bagi Penulis :
a.
Dapat mengetahui bagaimana sistem pembelian dan pengeluaran
kas yang dilakukan oleh PT. Sumber Sinar Lestari.
2.
Bagi Perusahaan
a.
Memberikan kemudahan dalam mengakses data yang diperlukan
PT. Sumber Sinar Lestari.
b.
Memberikan informasi yang detail dan sistematis sehingga dapat
meningkatkan kinerja sistem informasi pembelian dan pengeluaran
kas yang digunakan pada PT. Sumber Sinar Lestari.
c.
Memberikan informasi dan saran berupa laporan bagi PT. Sumber
Sinar Lestari mengenai solusi untuk meningkatkan efisiensi dan
efektifitas tercapainya strategi dan tujuan perusahaan.
Metodologi Penelitian
Untuk mendukung pembuatan skripsi serta perancangan sistem informasi dan
aplikasi yang sesuai dengan tujuan yang telah disampaikan, berikut penjabaran
dari metodologi yang digunakan dalam pembuatan skripsi ini :
1.
Studi Kepustakaan
Metode ini dilakukan untuk mengumpulkan teori-teori yang berkaitan
dengan judul skripsi yang disajikan, dengan mempelajari beberapa literatur-
literatur yang berhubungan dengan Sistem Informasi Akuntansi yang
berkaitan
dengan
proses
Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT.
Sumber Sinar Lestari.
2.
Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang dilakukan dengan melakukan pengumpulan
data
langsung
yang
berhubungan dengan perusahaan sebagai objek
penelitian. Ada beberapa studi lapangan yang dilakukan, antara lain :
a.
Wawancara
Salah satu metode studi lapangan yang dilakukan adalah dengan
mengadakan wawancara, yaitu tanya jawab dengan pihak pihak
terkait dengan menemui ibu Ati selaku Bagian Pembelian pada
tanggal 30 September 2012, tanggal 15 Oktober 2012 dengan
menemui bapak Limanto selaku Bagian Keuangan, dan tanggal 20
Desember 2012 menemui Direktur PT. Sumber Sinar Lestari dan
bapak Limanto selaku Bagian Keuangan, mengenai berbagai hal
seputar penelitian berdasarkan pertanyaan pertanyaan yang telah
disiapkan
terlebih dahulu untuk mendapatkan informasi
yang
dibutuhkan mengenai gambaran umum perusahaan dan masalah
masalah yang dihadapi sehubungan dengan tema penelitian.
b.
Observasi
Observasi yaitu melakukan pengamatan langsung ke lapangan untuk
mendapatkan informasi yang lebih detail mengenai proses bisnis
yang
dijalankan
oleh
PT.
Sumber
Sinar
Lestari
dalam
kesehariannya.
c.
Review dokumen
Melakukan pemeriksaan terhadap dokumen dokumen
transaksi
perusahaan yang
berkaitan
dengan
proses
pembelian
dan
pengeluaran kas
meliputi Surat
Permintaan Penawaran Harga
(SPPH), Purchase Order (PO), Bukti Terima Barang (BTB), Tanda
Terima Kwitansi (TTK), dan Bukti Pengeluaran Bank (BPB), serta
menerima menerima dokumen perusahaan yang berisi company
profile.
3.
Metode Analisis
Dalam skripsi
ini, metode analisis yang digunakan yaitu analisis sistem
yang berorientasi objek untuk menentukan kebutuhan sistem. Mulai dari
menganalisis proses bisnis untuk kebutuhan PT. Sumber Sinar Lestari
hingga
bagaimana
kebutuhan
tersebut
akan
digunakan,
serta
mengidentifikasi kelemahan sistem manual dan membuat sistem yang baru.
4.
Metode Perancangan
Dalam skripsi ini, metode perancangan menggunakan metode Object
Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan menggunakan Unified
Modelling Languange (UML), yang meliputi tahap:
a.
Membuat narasi
b.
Membuat Rich Picture
c.
Membuat Event Table
d.
Membuat UML Activity Diagram (overview dan detail)
e.
Membuat Workflow Table
f.
Membuat UML Class Diagram
g.
Membuat Usecase Diagram
h.
Membuat Navigation Diagram
i.
Membuat Rancangan Database
j.
Membuat Rancangan Formulir
k.
Membuat Rancangan Layar
l.
Membuat Rancangan Laporan
Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dalam penulisan skripsi ini disusun dalam lima bab. Untuk
lebih memudahkan pembahasan, maka isi skripsi ini secara sistematis disusun
dalam format-format sebagai berikut :
BAB 1: PENDAHULUAN
Bab ini akan
menjelaskan
mengenai latar belakang pemilihan judul
skripsi
ANALISIS
DAN
PERANCANGAN
SISTEM
INFORMASI
AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT.
SUMBER SINAR
LESTARI,
Ruang
Lingkup, Tujuan dan
Manfaat,
Metodologi Penulisan, Sistematika Penulisan .
BAB 2 : LANDASAN TEORI
Pada bab ini dijelaskan pembahasan mengenai konsep-konsep dan teori-
teori yang digunakan dalam penulisan topik skripsi ini. Konsep-konsep tersebut
dijadikan sebagai landasan umum selama Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT. Sumber Sinar Lestari.
BAB 3: ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN
Pada bab ini dibahas mengenai gambaran umum perusahaan, struktur
organisasi, profil perusahaan, visi dan misi perusahaan, analisis sistem yang
sedang berjalan pada perusahaan, tata laksana sistem yang berjalan, dokumen
yang digunakan, masalah yang sedang dihadapi,
dan usulan pemecahan
masalah.
BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Berisikan hasil analisis aspek kerahasiaan, analisis permasalahan dan
kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas PT.
Sumber Sinar Lestari, pemodelan sistem secara fungsional dan gambaran
rancangan struktur program dan desain antar muka, serta memberikan gambaran
tentang hasil laporan yang dapat dijadikan solusi untuk PT. Sumber Sinar
Lestari.
BAB 5: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab terakhir akan memuat kesimpulan isi dari keseluruhan uraian bab-
bab sebelumnya dan saran-saran dari hasil yang diperoleh yang diharapkan dapat
bermanfaat dalam pengembangan selanjutnya.
Teori Dasar
Pengertian Sistem
Ralph Stair dan George Reynold (2011,p.8), mengemukakan bahwa
Sistem adalah seperangkat elemen atau komponen yang berinteraksi untuk
mencapai tujuan
Gelinas, Dull dan Wheeler (2012,p11), mengemukakan bahwa
Sistem
adalah seperangkat
elemen independen
yang
bersama-sama
mencapai tujuan spesifik.
Jadi berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem
adalah sekumpulan komponen yang saling berkaitan satu sama lain untuk
mencapai suatu output.
Pengertian Informasi
Rainer dan Turban (2009, p6), mengemukakan bahwa Informasi
menunjukkan data yang telah di atur sehingga informasi tersebut memiliki
arti dan nilai bagi penerimanya.
Hall (2013,
p110),
mengemukakan bahwa
Informasi
sering
diartikan sebagai data yang diolah dimana informasi tersebut ditentukan
oleh efeknya terhadap pengguna, bukan dari bentuk fisiknya.
Stair dan Reynold (2011,p.5), mengemukakan bahwa Informasi
adalah kumpulan fakta yang terorganisir dan diproses sehingga memiliki
nilai tambah di luar nilai fakta individu
Jadi berdasarkan definisi diatas dapat di simpulkan bahwa informasi
adalah sekumpulan data yang sudah diolah
sehingga dapat berguna bagi
kebutuhan penggunanya.
Pengertian Sitem Informasi
Satzinger (2009, p6), mengemukakan bahwa Sistem informasi
adalah sekumpulan komponen komputer yang saling berhubungan yang
dikumpul,
diproses,
disimpan
(biasanya
di
dalam
database) dan
menyediakan output informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas
bisnis.
Dull dan Wheeler (2012, p12), mengemukakan bahwa Sistem
informasi adalah suatu sistem yang umumnya terdiri dari serangkaian
komponen berbasis komputer dan komponen manual bertujuan untuk
mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data untuk memberikan output
informasi ke pengguna
Hall (2013, p5), mengemukakan bahwa Sistem informasi adalah
serangkaian prosedur resmi dimana data tersebut dikumpulkan, diproses
menjadi informasi, didistribusikan kepada pengguna.
Jadi berdasarkan definisi diatas dapat di simpulkan bahwa sistem
informasi adalah suatu kumpulan komponen yang diproses sehingga dapat
menghasilkan informasi yang berguna bagi perusahaan untuk mencapai
tujuan.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Considine, Olsen, Speer dan Lee (2010, p14), mengemukakan bahwa
Sistem informasi akuntansi menunjukan sebagai tekhnologi aplikasi untuk
dapat mengambil, memverifikasi, menyimpan, memisahkan dan melaporkan
data yang berhubungan dengan aktifitas organisasi atau perusahaan.
Puspitawati Lilis dan Anggadini (2011,p.57) mengemukakan bahwa
Sistem
informasi
akuntansi
adalah
rangkaian
aktivitas
yang
menggambarkan pemerosesan data-data dari aktivitas bisnis pengolahan
data keuangan perusahaan dengan menggunakan sistem informasi komputer
yang saling terintegrasi.
Hall (2013, p5), mengemukakan bahwa Sistem informasi akuntansi
adalah bagian dari proses transaksi keuangan dan transaksi bukan keuangan
yang
secara langsung memberikan pengaruh
pada
proses
transaksi
keuangan.
Jadi berdasarkan definisi diatas dapat di simpulkan bahwa sistem
informasi akuntansi adalah sekumpulan manusia, perangkat keras, perangkat
lunak dan jaringan yang saling berkaitan untuk mengolah data keuangan
maupun data
bukan keuangan agar
menjadi
informasi
yang
dapat
bermanfaat bagi kebutuhan pengguna.
Pengertian Analisis Sistem
Whitten dan Bentley (2007, p32), mengemukakan bahwa analisis
sistem
adalah
pembelajaran
domain
masalah
bisnis
untuk
merekomendasikan perbaikan dan menentukan persyaratan dan perioritas
bisnis sebagai solusi.
Satzinger (2009, p4), mengemukakan bahwa Analisis sistem adalah
proses memahami dan menentukan secara rinci apa sistem informasi harus
capai.
Jadi berdasarkan definisi diatas dapat di simpulkan bahwa analisis
sistem adalah tahap selanjutnya dari pengembangan sistem yang lebih rinci
dan
memerlukan
banyak
informasi
serta
memahami
sistem
dan
permasalahan yang sudah ada sebelumnya.
Pengertian Perancangan Sistem
Whitten
dan
Bentley
(2007,
p33),
mengemukakan
bahwa
pengertian perancangan sistem adalah spesifikasi atau kontruksi solusi
teknis
yang
berbasis
komputer
sebagai
persyaratan
bisnis
yang
diidentifikasikan dalam analisis sistem.
Romney
dan Steinbert
(2009,
p819),
mengemukakan bahwa
perancangan
sistem
adalah suatu
proses
detail,
spesifikasi
untuk
mengembangkan sebuah sistem informasi yang baru.
Satzinger (2009, p4), mengemukakan bahwa perancangan sistem
adalah proses menentukan secara rinci bagaimana banyak komponen dari
sistem informasi harus secara fisik dilaksanakan.
Jadi
berdasarkan definisi
diatas
dapat
di
simpulkan bahwa
perancangan sistem adalah rancangan sistem terdiri dari aktivitas desain
yang bertujuan untuk menentukan bentuk dari sistem tersebut yang
dikembangkan dalam proses analisis sistem.
Pengertian Event Table
Jones dan Rama (2009, p22) mengemukakan bahwa event adalah
berbagai hal yang terjadi pada suatu saat tertentu.
Satzinger (2009, p168) mengemukakan bahwa event table meliputi
baris dan kolom, yang mewakili event dan detilnya masing-masing.
Jadi berdasarkan definisi diatas dapat di simpulkan bahwa event
table adalah proses mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam
suatu rangkaian sistem yang berjalan dalam perusahaan.
UML Class Diagram
Whitten dan Bentley (2007, p.400), mengemukakan bahwa Class
Diagram adalah suatu gambaran grafis dari suatu struktur objek statis
sistem, yang menunjukkan kelas objek bahwa sistem terdiri dari hubungan
antara kelas objek.
Satzinger (2009, p.60), mengemukakan bahwa UML class diagram
adalah model grafis yang digunakan dalam pendekatan berorientasi obyek
untuk menunjukan seluruh class dari objek suatu sistem.
UML class diagram menunjukkan representasi statis dari masalah
penelitian yang menggabungkan objek berorientasi database dan operasi
yang diterapkan pada database. (Vipin;Saxena, Deepa;Raj, Vishal;Verma.
Computer and Electrical Engineering Vol.4, No.1, February 2012 : p.7.
Vehicle Insurance Policy System through UML)
Jadi berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa class
diagram adalah diagram yang menunjukkan kelas yang menunjukkan
hubungan antar table dan sifatnya.
Overview Activity Diagram
Jones dan Rama (2009, p.79) mengemukakan bahwa Overview
Activity Diagram adalah suatu aktivitas UML yang menyajikan suatu
pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan
kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian ini, dan jumlah aliran
informasi dalam peristiwa-peristiwa ini.
Overview Activity Diagram ialah diagram yang menunjukkan aliran
kegiatan melalui sistem. (Dayanand;Ingle, Meshram. Computer Science
Issues, Vol. 9, Issue 4, No 3, July 2012.: p.531. Hybrid Analysis and
Design Model for Building Web Information).
Detail Activity Diagram
Jones dan Rama (2009, p.80) mengemukakan bahwa Detail Activity
Diagram adalah suatu diagram aktivitas UML yang menyediakan penyajian
yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua
kejadian yang disajikan dalam OAD.
Pengertian C# (C Sharp)
Nash (2010, p.1), mengemukakan bahwa C # adalah tipe bahasa
berorientasi objek yang hampir sama dengan kode visual C + + (dan Java).
Hejlsberg dan Golde (2006,
p3)
mengemukakan bahwa C #
(diucapkan "See Sharp") adalah sederhana, berorientasi objek, dan jenis
bahasa pemrograman yang aman. C # memiliki akar dalam bahasa C dan
dikenal dengan C, C + +, dan Java Programmer.
Dietel (2011, p37) mengemukakan bahwa "C# adalah berorientasi
objek dan memiliki akses pada kecanggihan .Net Framework Class Library
koleksi
komponen
prebuilt
dalam
jumlah besar, memungkinkan
programmer untuk mengembangkan aplikasi dengan cepat. "
Jadi, berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa
C#
adalah sebuah program berorientasi objek yang memiliki akses yang
canggih didalamnya.
Pengertian Crystal Reports
Peck (2003, p.2) mengemukakan bahwa crystal reports menjadi
jendela-laporan berdasarkan penulisan,
penyedia
semua
alat
yang
dibutuhkan untuk membuat presentasi laporan yang berkualitas.
Taylor (2008, p11) mengemukakan bahwa crystal reports
adalah
sebuah paket aplikasi pembuatan laporan untuk lebih dari satu dekade,
dimana sejauh ini yang paling sering digunakan untuk membuat laporan
didunia.
Jadi, berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa
crystal
reports merupakan suatu peralatan yang digunakan untuk membuat laporan
dan presentasi berkualitas dalam mengelola kegiatan yang dilakukan.
Teori Khusus
Pengertian Pembelian
Assauri (2008, p.233), mengemukakan bahwa pembelian merupakan
salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan.
Fungsi ini dibebani tanggung jawab untuk mendapatkan kuantitas dan
kualitas bahan-bahan yang tersedia pada waktu dibutuhkan dengan harga
yang sesuai dengan harga yang berlaku. Pengawasan perlu dilakukan
terhadap pelaksanaan fungsi ini, karena pembelian menyangkut investasi
dana dalam persediaan dan kelancaran arus bahan dalam pabrik.
Bodnar
dan Hopwood (2010,
p308), mengemukakan bahwa
pembelian merupakan sinonim dari pengadaan, yang diartikan sebagai:
pengadaan
adalah proses
bisnis
pemilihan sumber,
pemesanan, dan
memperoleh barang dan jasa.
Jadi, berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pembelian
merupakan
kegiatan yang
dilakukan untuk
pengadaan barang yang
dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan usahanya dimulai dari pemilihan
sumber sampai memperoleh barang.
Analisis Sistem Yang Berjalan
Sejarah Perusahaan
PT. Sumber Sinar Lestari merupakan perusahaan yang bergerak
dibidang electrical, mechanical, Instrument and control Equipment General
Contractor
Supplier
dimana
PT. Sumber
Sinar
Lestari
melakukan
penjualan barang secara langsung kepada konsumennya sesuai dengan
pesanan.
Perusahaan
ini didirikan pada awal tahun 22 November 2000
sebagai PT. Sumber Sinar Lestari dibawah akte notaris Ibu Netty Maria
Machdar, SH dengan akte pendirian No. 10 dimana pengurusnya meliputi
Bapak Roby Rudy Djohan sebagai Direktur Utama, Bapak Beny Rudy
Djohan sebagai Direktur, dan Bapak Tedy Rudy Djohan sebagai Komisaris.
Perusahaan
ini
didirikan
dengan
No.
SIUP
(Surat
Izin
Usaha
Perdagangan) 0002/10-04/PM/I/2001 tanggal 31 Januari 2001 dengan nama
perusahaan PT. Sumber Sinar Lestari yang berSJmisili di kota Tanggerang,
tepatnya di Jl. Palem Siarai VII No. 12 RT/RW : 05/019 Bencongan - Curug
-
Tanggerang 15810
Sejalannya waktu pada tahun 2003 terjadi penjualan saham dan
pengunduran diri Bapak Tedy Rudy Djohan sebagai Komisaris dibawah
akte notaris Ibu Netty Maria Machdar, SH dengan akte pendirian No. 4
tanggal 06 May 2003 dimana pengurusnya berganti menjadi Bapak Roby
Rudy Djohan sebagai Direktur, dan Bapak Beny Rudy Djohan sebagai
Komisaris.
Pada tahun 2009 terjadi penyesuaian akte perusahaan dengan UU
Perseroan No. 40/2007 dibawah akte notaris Bapak Linggo Darsono, SH
dengan akte pendirian No. 5 tanggal 04 Agustus 2009.
Pada tahun 2012 terjadi peningkatan modal dasar dari 1 Milyar
menjadi 5 Milyar serta peningatan modal ditempatkan dan disetor penuh
dari Rp.250.000.000 menjadi Rp.2.500.000.000 dibawah akte notaris Ibu
Heriati Zuraida, SH dengan akte pendirian No. 23 tanggal 28 Juni 2012.
Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur
organisasi
dalam
sebuah perusahaan
menggambarkan
bagaimana aliran tugas dan tanggung jawab setiap fungsi yang ada di dalam
perusahaan. Berikut ini adalah struktur organisasi dari PT. Sumber Sinar
Lestari :
Kelemahan Sistem Berjalan dan Usulan Pemecahan Masalah
Berikut ini adalah beberapa yang terdapat dalam sistem pembelian
dan pengeluaran aks yang sedang berjalan dalam perusahaan dan usulan
pemecahan terhadap kelemahan yang ada.
1.
Terjadinya kecurangan dalam proses pembelian dan penerimaan barang
yang disebabkan adanya perangkapan tugas di Bagian Pembelian.
Kriteria
Jones dan Rama (2009, p134), pengendalian internal menurut
laporan COSO salah satunya adalah adanya pemisahan tugas yang
mencakup pembebanan tanggung jawab untuk otorisasi transaksi,
pelaksanaan transaksi, pencatatan transaksi, pemeliharaan aset
kepada karyawan yang berbeda-beda.
Sebab
Didalam
perusahaan, bagian pembelian bertanggung
jawab
terhadap otorisasi transaksi, pencatatan dokumen dan pelaksanaan
transaksi meliputi
pemesanan barang,
pemilihan
pemasok,
penerimaan barang dan yang melakukan pengecekan barang-
barang yang masuk.
Akibat
Penggelapan
barang
yang
diterima
dari
pemasok
akibat
perangkapan tugas di bagian pembelian.
Usulan
Untuk pemecahan masalah ini, maka diusulkan untuk penambahan
fungsi
bagian
penerimaan barang
dalam
struktur organisasi
sehingga adanya pemisahan tugas antara bagian pembelian dengan
bagian penerimaan barang. Dengan tujuan agar barang yang
diterima
lebih terjamin,
serta
menghilangkan potensi tindak
kecurangan yang dapat dilakukan oleh pihak yang bersangkutan.
2.
Terjadinya
kesalahan di
dalam
dokumen pencatatan
hutang
yang
disebabkan karena adanya akumulasi pembayaran.
Kriteria
Jones dan Rama (2009, p137), resiko terlambatnya, terlewatnya,
atau
terduplikasinya
pembayaran
dapat
dikurangi
dengan
mengambil langkah untuk mencatat faktur secara tepat waktu.
Sebab
Dalam sistem berjalan ini, ditemukan masalah, misalnya ketika
bagian keuangan melakukan pembayaran sebesar Rp. 10.000.000
untuk dua transaksi sekaligus yang terdiri dari satu transaksi yang
terjadi hari ini dan satu transaki pembayaran sebelumnya yang
diakumulasikan pembayarannya untuk hari ini, namun setelah
dilakukan pengecekan ternyata 2 transaksi tersebut hanya sebesar
Rp.
9
.
0
00.
0
00
.
Akibat
Akibat dari pencatatan transaksi yang digabungkan tersebut
membuat bagian keuangan melakukan
kesalahan pencatatan
hutang pada aging hutang karena adanya pembayaran hutang
sebelumnya dapat diakumulasikan dengan pembayaran hutang
yang akan dibayar.
Usulan
Untuk pemecahan masalah ini, maka akan dibuat sistem yang
membantu dalam proses pencatatan, dimana transaksi yang terjadi
dapat langsung tercatat oleh system dan ditampilkan pada saat 1
minggu sebelum tanggal jatuh tempo.
3
.
Mengembangkan sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi karena
untuk menunjang kebutuhan perusahaan.
Kriteria
Puspitawati Lilis dan Anggadini (2011,p.57), manfaat sistem
informasi akuntansi salah satunya adalah menyediakan informasi
yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas
utama pada value chain secara efektif dan efisien.
Sebab
Sering terjadinya kesalahan pencatatan dokumen yang disebabkan
Identifikasi Kebutuhan Informasi
Dalam proses pembelian dan pengeluaran kas di PT Sumber Sinar
Lestari harus dilengkapi dengan berbagai informasi yang mendukung yang
dibutuhkan untuk pengendalian internal, mengurangi terjadi kesalahan dari
manusia ( human eror) dan mendukung proses pengambilan keputusan.
Idetifikasi kebutuhan informasi antara lain :
1.
Master data yang dibutuhkan untuk memudahkan dalam proses transaksi,
antara lain :
a.
Ms_Pemasok
Data
yang
berisi
informasi detail mengenai
pemasok yang
diperlukan untuk melakukan transaksi pembelian.
b.
Ms_Barang
Data yang berisi seluruh informasi mengenai detail barang yang ada
di dalam perusahaan yang dibutuhkan sebagai rincian pada setiap
transaksi.
c.
Ms_Karyawan
Data yang berisi informasi mengenai detail pada karyawan yang di
perlukan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap
suatu dokumen dan transaksi tersebut.
2.
Laporan yang
dibutuhkan untuk mendukung
pengendalian
dalam
perusahaan, antara lain :
a.
Laporan pembelian periode
b.
Laporan pembelian barang (terfavorit)
c.
Laporan pembelian barang (sering dibeli)
d.
Laporan pembelian berdasarkan pemasok
e.
Laporan pembelian barang berdasarkan PO (berdasarkan nilai)
f.
Laporan hutang jatuh tempo
g.
Laporan pengeluaran kas
oleh human eror sehingga perusahaan tidak dapat mencapai
keefektifan dan keefisienan dalam proses bisnis perusahaan.
Akibat
Dokumen yang dihasilkan tidak dapat menunjang proses bisnis
pembelian dan pengeluaran kas dimana perusahaan membutuhkan
informasi yang relevan, akurat, dan tepat.
Usulan
Menerapkan sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi.
4.
Tidak adanya laporan hutang jatuh tempo untuk disesuaikan dengan
keuangan perusahaan.
Kriteria
Hutang jatuh tempo diperlukan apabila laporan digunakan untuk
disesuaikan dengan keuangan perusahaan.
Sebab
Laporan yang dihasilkan masih berupa daftar transaksi yang
belum diolah sesuai kebutuhan.
Akibat
Hal ini mengakibatkan direktur menjadi sulit dalam mengambil
keputusan karena kurangnya informasi.
Usulan
Dibuatkannya laporan hutang jatuh tempo untuk disesuaikan
dengan keuangan perusahaan.
Perancangan Sistem Yang Diusulkan
Struktur Organisasi Yang Diusulkan
Untuk mendukung prosedur pembelian dan pengeluaran kas pada
PT. Sumber Sinar Lestari, maka diusulkan untuk menambah fungsi didalam
struktur organisasi sebagai berikut :
Overview Activity Diagram Pembelian dan Pengeluaran Kas Dengan Down Payment
Overview Activity Diagram Pembelian dan Pengeluaran Kas Tanpa Down Payment
Class Diagram
Rancangan Layar Form Login
Rancangan Layar Form Utama
Rancangan Layar Master Barang
Rancangan Layar Master Pemasok
Rancangan Layar Purchase Requisition
Rancangan Layar SPPH
Rancangan Layar PO
Rancangan Layar BTB
Rancangan Layar TTK
Rancangan Layar BP DP
Rancangan Layar BPB
Simpulan
Setelah dilakukan analisis terhadap prosedur dan sistem berjalan di PT.
Sumber Sinar Lestari terhadap masalah yang di hadapi, sistem yang dapat di
usulkan, maka dapat di tarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1.
PT. Sumber Sinar Lestari
merupakan perusahaan yang bergerak dibidang
electrical,
mechanical,
Instrument
and control
Equipment
General
Contractor
Supplier
dimana
PT. Sumber
Sinar
Lestari
melakukan
penjualan barang secara langsung kepada konsumennya sesuai dengan
pesanan.
2.
Terdapat beberapa masalah yang kami temukan, diantaranya yaitu adanya
perangkapan fungsi di dalam struktur organisasi, mekanisme pembayaran
yang tidak sesuai dengan dokumen pendukung, dan tidak adanya cap
Lunas
pada Bukti Pengeluaran
Bank yang
mendukung kebutuhan
perusahaan, tidak adanya integritas sistem antara bagian pembelian, bagian
keuangan, dan bagian akuntansi serta laporan yang dihasilkanpun tidak
menunjang dalam pengambilan keputusan terhadap strategi perusahaan.
3.
Dengan adanya sistem yang baru perusahaan sudah menggunakan sistem
yang terkomputerisasi dimana sistem ini berisi data tentang
pemasok, data barang, data purchase requisition, data surat permintaan
penawaran harga, data purchase order, data bukti terima barang, data
pengeluaran bank, data bukti pembayaran dan data tanda terima kwitansi
serta Laporan yang dihasilkan sistem yaitu, Laporan pembelian berdasarkan
barang yang sering dibeli, laporan pembelian berdasarkan barang yang
jarang dibeli, laporan pembelian per-PO, laporan pembelian per-Pemasok,
laporan hutang, laporan pengeluaran kas yang nanti nya dapat digunakan
untuk membantu dalam melakukan pengambilan keputusan yang tepat pada
PT. Sumber Sinar Lestari.
Saran
Saran saran yang dapat dipertimbangkan mengenai sistem informasi
akuntansi pembelian dan pengeluaran kas yang diusulkan agar dapat berguna
bagi pihak perusahaan adalah sebagai berikut :
1.
Data dan informasi yang dimasukkan kedalam sistem harus diperhatikan
kelengkapan dan kebenarannya. Tujuannya agar mencegah terjadinya
kesalahan-kesalahan yang dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan.
2.
Sebelum mengimplementasikan sistem yang diusulkan pada PT. Sumber
Sinar Lestari, sebaiknya perusahaan perlu memberikan pelatihan kepada
karyawannya mengenai cara pengoprasian aplikasi.
3.
Perlu dilakukan backup data dan pengawasan terhadap penggunaan sistem
untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, seperti pencurian data,
kerusakan data, overload data yang akan berdampak pada kinerja sistem dan
penghapusan data kepada pihak yang tidak berwenang.
4.
Dalam periode tertentu, minimal perbulan sebaiknya perusahaan melakukan
pemeliharaan dan evaluasi terhadap kinerja sistem untuk mengetahui apakah
sistem yang dijalankan tersebut masih berfungsi sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.