PENGAWALAN (PP)

8/7/2019 PENGAWALAN (PP)

1/25

PENGAWALANDEFINISI

Tindakan memastikan aktiviti organisasi dilaksanakan

mengikut perancangan yang telah dibuat padaperingkat awal. Perancangan dibuat oleh tigaperingkat pengurusan, iaitu pengurusan atasanpengurusan pertengahan dan pengurusan bawahan.

Proses mengukur kemajuan pelaksanaan ataupencapaian sesuatu rancangan dan mengambiltindakan pembetulan jika ianya menyimpang darirancangan asal atau standard.


2/25

KEPENTINGANMemastikan pelaksanaan mengikut perancangan .

Membantu pengurus meramal, mengesan dan

mengambil tindakan terhadap sebarang perubahandalam persekitaran.

Dapat mengesan kesilapan-kesilapan kecil dalamorganisasi.

Mengesan peluang-peluang yang berlaku dalampersekitaran.

Memastikan agar warga organisasi melakukanpekerjaan mengikut prosedur dan peraturan yangditetapkan.


3/25

TAHAP KAWALAN KE ATAS

PROGRAMKAWALANSTRATEGIK

- dilakukan pada peringkat pengurusan tertinggidalam organisasi.

- memantau, menilai dan memastikan rancangandilaksanakan seperti dijangkakan.

KAWALAN TAKTIKAL- dilakukan oleh pengurus pertengahan yang

bertanggungjawab merangka rancangantaktikal.- dapat menyokong dan memperincikan tahapkawalan strategik.


4/25

KAWALANOPERASI

- dilakukan pengurus lini atau penyelia.

- mengawal aktiviti harian, memantau danmengambil tindakan pembetulan.

-penting dalam menentukan pencapaianmatlamat organisasi.


5/25

JENIS KAWALANy KAWALANDALAMAN

- merujuk kepada disiplin yang tinggi yang

dimiliki oleh pekerja bagi mengawal diri dalammelakukan pekerjaan .

- kawalan kendiri.


6/25

y KAWALANLUARAN

- pengurus mengawal pekerjaannya.

- sekirannya berlaku penyelewengan, penyeliaakan mengenal pasti tindakan pembetulan yang

perlu diambil.- jenis kawalan ini berasakan sistem ganjaran danhukuman.


7/25

PROSES DAN KITARAN

PENGAWALAN

Suatu langkah yang tersusun dan sistematik bagimemudahkan pencapaian matlamat organisasi.

Kitaran pengawalan:- Proses pengawalan yang berlaku sepanjang masadalam pengurusan organisasi.

- Berakhir dengan memperoleh maklum balas

sebagai panduan untuk membuat perancanganpada masa hadapan.


8/25


9/25

MENETAPKAN STANDARD

y Asas untuk menilai matlamat atau objektif yangingin dicapai.

y Mesti jelas, mudah difahami, boleh diukur (kuantiti,kualiti, wang atau masa) dan dapat dicapai.


10/25

MENGUKUR PENCAPAIANy Bertujuan untuk mengetahuai tahap pencapaian

organusasi sepanjang pelaksanaan sesuatu aktiviti.

yPencapaian boleh diukur dari segi masa, bentukdan siapa sahaja boleh menggunakan pelbagai carauntuk menguji tahap pencapaian sama ada dalambentuk lisan atau bertulis.


11/25

MEMBUAT PERBANDINGAN

ANTARA PENCAPAIAN SEBENAR

DENGAN STANDARD

y Bertujuan mengukur keberkesanan proses

pengawalan yang telah dijalankan.y Pengurus melakukan analisa untuk mengenal pasti

perbezaan dan sisihan antara pencapaian sebenardengan standard seterusnya mengesan sebarang

penyelewangan.y sisihan kecil tidak perlukan pembetulan tetepi

sisihan yang besar memerlukan pembetulandengan segera.


12/25

MENGAMBIL TINDAKAN

PEMBETULAN

y Dibuat jika ada penyelewangan yang ketaraberlaku.

yPengurus perlu mengetahui punca penyelewangansama ada daripada penyalagunaan sumber fizikaldan manusia atau kesilapan semasa menetapkanstandard.

y

Penyelewangan mesti terhampus.y Tindakan pembetulan lazimnya berlaku di

peringkat tranformasi dan output.


13/25

KAEDAH KAWALAN1. KAWALAN AWALAN

y Dilaksanakan sebelum sebarang kerosakan atau

penyimpangan berlaku.y Lazimnya digunakan untuk mengawal aktiviti Yng

melibatkan penggunaan mesin atau peralatan. Di mana,

pemeriksaan, penggantian peralatan atau mesin yang

telah rosak akan dijalankan.y Secara ringkasnya kawalan awalan dilaksanakan

sebelum sesuatu aktiviti dimulakan dan kawalan awalan

lebih kepada pencegahan.


14/25

y Sebagai contoh, sebuah mesin pencetak didapati

rosak, maka mesin tersebut perlu diganti denganmesin pencetak yang baru agar sesuatu aktiviti yangakan dijalankan berjalan dengan lancar.


15/25

2. KAWALANSEMASA

y Dilaksanakan ketika sesuatu proses atau aktiviti sedangberjalan.

y lebih tertumpu kepada tindakan pemulihan,pembetulan dan pengubahsuaian selepas kerosakan ataupenyimpangan berlaku.

y Bentuk kawalan semasa ialah kawalan kualiti, kawalankuantiti dan kawalan prestasi.

y Contoh kawalan semasa ialah pemeriksaan terhadapsampel untuk mengenalpasti sebarang kerosakan.S

eterusnya tindakan pembetulan yang sesuai akandiambil terhadap sampel yang rosak berdasarkan puncakerosakan yang telah dikenal pasti.

y Secara ringkasnya, kawalan semasa lebih berbentukpembetulan.


16/25

3. KAWALANSELEPAS

y Dilaksanakan selepas sesuatu proses atau aktivititamat.

y Kawalan selepas bertujuan bagi organisasi mengetahuisama ada hasil sebenar yang diperoleh menepati

perancangan yang telah dibuat atau sebaliknya.y Kawalan selepas membolehkan tindakan pembetulan

diambil terhadap proses pengawalan pada masa akandatang.


17/25


18/25

Alat kawalan ( a.k.a. alat

perancangan)yPerancangan- memastikan hala tuju

organisasi selari dgn matlamat yg ingindicapai.

yPengawalan-memastikan pelaksanaan

setiap perancangan. Tanpanya,perancangan yg dbuat tidak akanmembawah kesan terhadap organisasi.


19/25

Jenis alat pengawalan :Analisis pulangmodal

Belanjawan

Carta Gantt

Analisis PERT/CPM


20/25

ANALISIS PULANG MODALMengenal pasti unit pengeluaran minimumyg perludicapai supaya operasi perniagaan tidak mengalamikerugian dan seterusnya membolehkan perniagaan

terus kekal dalam industri.Mengawal jumlah kos operasi perniagaan supaya

tidak melebihi jumlah kos belanjawan. Pengawalankos operasi lebih tertumpu pada kos berubah.

Mengawal prestasi pekerja utk memastikan segalaaktiviti yg djalankan dapat mencapai matlamat ygtelah ditetapkan terhadap sasaran keluaran.


21/25

Menetapkan untung sasaran melalui peningkatankuantiti keluaran dan peletakan harga jualanminimum terhadap setiap unit keluaran. Pengawalanboleh dilakukan dengan memastikan perniagaanmengeluarkan keluaran mengikut kuantiti dan

menjual mengikut harga jualan yg telah ditetapkan.


22/25

BelanjawanMemastikan setiap sumber kewangan yg diperolehdapat membiayai kos aktiviti yg dirancang. Cthpengawalan ialah memastikan hutang dikutip dlm

tempoh yg telah ditetapkan.Memastikan setiap peruntukan perbelanjaan

digunakan secara berkesan bagi mengelakkanpembaziran.


23/25

Menentukan sumber pembiayaan dan bentuk

perbelanjaan yg akan dilibatkan bagi setiapbelanjawan hasil dan belanja, belanjawan modal danbelanjawan bahan mentah supaya prestasi kewanganorganisasi secara keseluruhan dapat ditingkatkan.

Memudahkan pihak pengurusan membuatperbandingan memandangkan belanjawan disediakanberdasarkan data berangka. Sebarang perbezaan dapatdikesan dengan cepat dan tindakan pembetulan boleh

diambil dengan segera.


24/25

CARTA GANTT

mengawal penggunaan masa dan aktivitidlmproses pengeluaran bagi memastikan sumberdigunakan dgn cekap.

Memastikan setiap aktiviti dijalankan mengikuturutan yg betul spya tidak menjejaskan perjalananaktiviti lain yg berkaitan.

Memantau aktiviti yg perlu dijalankan secaraserentak bagi mengelakkan pembaziran masa dan

tenaga.


25/25

ANALISIS PERT/CPMM

emastikan setiap aktiviti disiapkan pd masa ygdirancang supaya keseluruhan projek dapat disiapkandalam tempoh yg ditetapkan.

Memastikan semua aktivitipendahulu disiapkan padamasa yg telah ditetapkan supaya tidak menjejaskan

perjalanan aktiviti lain.Memastikan aktiviti genting dan kritikat disiapkan

pada masa yg ditetapkan supaya tidak menjejaskanperjalanan keseluruhan projek.

Mengawal aktiviti luar jangka yg mungkin berlakudlm proses pengeluaran. Ini membolehkan tindakanpembetulan diambil dgn segera jika berlaku sebaranggangguan terhadap proses pengeluaran sepertikerosakan mesin atau bencana alam.

Documents

PENGAWALAN (PP)